ALLEGATO “A”
QC S.r.l. - MD 27 REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE DEI PRODOTTI DA AGRICOLTURA BIOLOGICA E PER L'USO DEL MARCHIO - Emissione: 02 - Revisione: 04- Data: 03/09/2015 - Elaborata da AD - Verificata da RQ - Approvata da AD – pagine 1 di 4
QCertificazioni S.r.l.
Villa Parigini, località Basciano 53035 Monteriggioni (SI)
tel. 0577327234 - fax 0577329907
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REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE DEI PRODOTTI DA AGRICOLTURA BIOLOGICA E PER L’USO DEL MARCHIO QC
INDICE
Definizioni
Art. 1
Scopo e campo di applicazione
Art. 2
Domanda di certificazione
Art. 3
Modalità di controllo e certificazione
Art. 4
Modifiche ed estensioni della certificazione
Art. 5
Rinuncia alla certificazione
Art. 6
Non conformità e provvedimenti
Art. 7
Licenza
Art. 8
Registrazione e gestione dei reclami da parte dell’operatore
Art. 9
Ricorsi e reclami
Art. 10
Uso dei documenti della certificazione e del marchio QC
Art. 11
Pubblicazioni
Art. 12
Riservatezza
Art. 13
Condizioni economiche
Art. 14
Modifiche alle norme di produzione ed al regolamento
DEFINIZIONI
La definizione dei termini utilizzati nel presente Regolamento è data dalle norme UNI CEI EN ISO/IEC 17065 e UNI EN ISO 9000, dal Reg. CE 834/07 e dalle varie normative
di riferimento. Per quanto non riportato si deve fare riferimento alle definizioni riportate sensi del Reg. CE 834/07, Reg. CE 889/08 e Reg. CE 710/09 e successive
modificazioni ed integrazioni. In particolare, si riportano le seguenti definizioni principali:
Certificazione di conformità:
atto mediante il quale una terza parte indipendente dichiara, con ragionevole attendibilità, che un determinato prodotto o
processo produttivo è conforme ad una specifica norma o ad altro documento normativo. I documenti emessi per la
certificazione sono i seguenti:
-
Documento giustificativo, è il documento emesso dall’OdC che attesta l’inserimento dell’operatore nel sistema di controllo
per la specifica attività soggetta a certificazione;
-
Certificato di conformità, è il documento associato al documento giustificativo contenente l’elenco dei prodotti certificati per i
quali l’operatore può rilasciare indicazioni o dichiarazioni di conformità;
-
Dichiarazioni di conformità/ etichette di confezionamento: sono documenti emessi dall’operatore, ed assimilabili alle
“dichiarazioni di conformità rilasciate dal Fornitore” di cui alla UNI CEI EN ISO/IEC 17050, cui si rimanda per la definizione;
-
Documenti di transazione, sono emessi dall’OdC all’esito di specifica richiesta dell’operatore, in riferimento ad uno specifico
lotto di produzione e previa verifica della conformità dello stesso.
Licenza (per la certificazione):
documento emesso conformemente alle regole di un sistema di certificazione, mediante il quale un organismo di certificazione
accorda il diritto di utilizzare certificati e marchi di conformità per un determinato prodotto, processo o servizio, secondo le
regole del relativo schema di certificazione.
Marchio di conformità:
marchio depositato, applicato conformemente alle regole di un sistema di certificazione, indicante che, con sufficiente certezza,
un determinato prodotto, processo o servizio è conforme a una specifica norma o ad altro documento normativo.
Organismo di certificazione:
organismo che effettua la certificazione di conformità.
Operatore:
persona, ente, società, organismo, impresa o parte di essa, a capitale azionario o meno, pubblico o privato, avente funzioni di
responsabilità all'interno di un'azienda.
Prodotto:
risultato di attività o di processi.
Sistema di controllo e certificazione:
sistema con sue regole procedurali e gestionali, che effettua la certificazione di conformità.
Unità produttiva:
sede in cui si esercitano le attività collegate alla produzione alla quale si applicano le normative oggetto di richiesta di
certificazione.
Acquacoltura:
la definizione che figura nel Reg. CE 1198/2006 del Consiglio, del 27 luglio 2006, relativo al Fondo europeo per la pesca;
Art. 1 - Scopo e campo di applicazione
Il presente regolamento specifica i requisiti generali e le prescrizioni che gli operatori si obbligano a rispettare al fine di ottenere e mantenere la certificazione dei prodotti da
agricoltura biologica, ai sensi del Reg. CE 834/07 e successive modificazioni ed integrazioni.
Il Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità di QC, organo rappresentativo delle parti significativamente coinvolte nelle politiche e nei principi riguardanti il contenuto e il
funzionamento del sistema certificazione, sorveglia sulla corretta applicazione del presente regolamento.
Art. 2 - Domanda di certificazione
La domanda di certificazione può essere presentata, senza alcuna limitazione o discriminazione, da qualsiasi operatore che produca uno dei seguenti prodotti,
conformemente al Reg. CE 834/07, Reg. CE 889/08 e Reg. CE 710/09:
1) prodotti agricoli, vegetali ed animali, non trasformati;
2) prodotti agricoli, vegetali ed animali, trasformati e destinati all'alimentazione umana;
3) mangimi, mangimi composti per gli animali e materie prime per i mangimi;
4) prodotti dell'acquacoltura (indicati nell’art. 25 bis del Reg. CE 710/09), alghe marine e lieviti utilizzati come alimenti o come mangimi;
5) materiale di propagazione vegetativa e sementi per la coltivazione.
Alla domanda di certificazione, che deve essere inviata alla sede nazionale di QC, devono essere allegati i seguenti documenti:
copia di un documento di riconoscimento, legalmente valido, del titolare o del rappresentante legale dell’azienda;
copia del certificato di attribuzione del numero di partita IVA;
copia della Notifica di attività con metodo biologico, completa dell’evidenza dell’invio all’autorità regionale competente.
Inoltre, alla domanda dovrà essere allegata ogni ulteriore documentazione eventualmente richiesta da QC, in relazione alle caratteristiche generali dell’azienda. Verificata la
correttezza e la completezza della domanda di certificazione, QC attiverà le procedure necessarie alla valutazione iniziale. All’esito positivo dell’istruttoria documentale, da
parte di QC, della domanda di certificazione, l’operatore deve sottoscrivere il contratto per l’erogazione del relativo servizio al quale è allegato il presente regolamento e
l’estratto del tariffario applicato all’operatore stesso.
Con la sottoscrizione del contratto e del presente regolamento l'operatore si obbliga a:
mantenere la conformità ai requisiti di certificazione;
assumersi ogni responsabilità relativamente alle attività esercitate;
assoggettarsi al regime di controllo previsto dalla norma per la certificazione, rispettando la normativa di riferimento e le prescrizioni di QC;
accettare, in caso di non conformità, i provvedimenti previste nel presente regolamento;
accettare, in caso di ricorso, come vincolante la decisione del Comitato Ricorsi;
comunicare ogni eventuale variazione dei dati contenuti nella domanda di certificazione o comunque inerente alle attività assoggettate;
dare libero accesso al personale incaricato dei controlli, ai luoghi di magazzinaggio, di produzione e di lavorazione, nonché ai registri e ai documenti giustificativi
necessari ai fini dell’attività di valutazione;
consentire al personale incaricato dei controlli di prelevare i campioni da sottoporre ad analisi;
acconsentire al subappalto, da parte di QC, dell’attività di svolgimento di analisi su prodotti e matrici a favore di laboratori esterni;
prestare, al personale incaricato dei controlli, la più ampia e fattiva collaborazione e comunicare ogni informazione utile;
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comunicare a QC tutte le informazioni necessarie ai fini dell'ispezione;
comunicare eventuali procedimenti giudiziari conseguenti alle leggi sulla responsabilità da prodotto, o comunque conseguenti a violazioni di leggi di prodotto e/o
servizio;
conformarsi ai requisiti richiesti da QC o a quanto specificato nello schema di certificazione, quando fa riferimento alla propria certificazione nei mezzi di comunicazione
quali documenti, opuscoli, o materiale pubblicitario;
cessare ogni uso dei documenti di certificazione a seguito di revoca della certificazione o annullamento degli stessi;
inviare entro i termini stabiliti il Programma Annuale di Produzione ed ogni sua variazione successiva, nonché ogni altra documentazione prevista;
effettuare le eventuali contro analisi dei campioni prelevati presso un laboratorio accreditato per le prove oggetto dell’indagine, le cui spese sono a carico della parte
soccombente;
operare in conformità a quanto riportato dal Reg. CE 834/07, Reg. CE 889/08 e Reg. CE 710/09 e successive modificazioni ed integrazioni;
rispettare gli obblighi finanziari e amministrativi connessi con l'attività di controllo.
Qualora le attività di valutazione consentano di ritenere l’operatore idoneo, QC attesterà la conformità iniziale dell’azienda con relativa comunicazione scritta.
Art. 3 - Modalità di controllo e certificazione
Durante la successiva fase di sorveglianza l’operatore deve rispettare ogni obbligo assunto con la sottoscrizione del contratto e del presente regolamento; in particolare egli
dovrà:
comunicare tempestivamente ogni variazione intervenuta nelle attività soggette a certificazione;
garantire il libero accesso a tutte le aree valutate ed alla relativa documentazione;
permettere il prelievo dei campioni da sottoporre ad analisi;
effettuare una efficace gestione dei reclami;
attuare le azioni correttive necessarie.
Le visite ispettive presso le strutture gestite dall’operatore sono eseguite da tecnici ispettori designati da QC, eventualmente in presenza di osservatori. Per giustificati motivi,
l’operatore può proporre la ricusazione del tecnico ispettore designato. Le modalità di effettuazione delle visite ispettive possono prevedere anche l’assenza del preavviso.
Nella fase di sorveglianza, QC dispone le attività di valutazione conformemente alle procedure ed in funzione del rischio associato all’operatore, all’esito delle quali verrà
periodicamente rivalutata l’idoneità dell’operatore e la conformità aziendale. Le relative comunicazioni all’operatore verranno effettuate qualora si verifichino variazioni della
conformità aziendale e/o dello stato di certificazione; negli altri casi farà fede il contenuto dei documenti di valutazione.
Art. 4 - Modifiche ed estensioni della certificazione
Nel caso in cui l'operatore proceda ad attuare modifiche rispetto a quanto comunicato con la domanda di certificazione, o con le successive integrazioni, dovrà informarne
tempestivamente QC e non distribuire prodotti certificati nel caso in cui le modifiche stesse richiedano valutazioni aggiuntive da parte di QC.
Art. 5 - Rinuncia alla certificazione
L'operatore controllato può rinunciare ad avvalersi delle attività di certificazione svolte da QC nei seguenti casi:
a)
recesso dal contratto, dandone comunicazione formale nel rispetto del termine di preavviso ivi previsto;
b)
a seguito di variazione delle norme cogenti di produzione;
c)
non accettazione delle eventuali modifiche del presente Regolamento per la Certificazione;
d)
non accettazione delle variazioni tariffarie apportate da QC.
Nei casi di cui ai precedenti punti b), c) e d), la comunicazione di rinuncia deve essere inviata dall'operatore alla sede nazionale di QC entro 30 (trenta) giorni dalla data in cui
sono intervenute o sono state comunicate le variazioni. La rinuncia da parte dell’operatore di avvalersi delle attività di certificazione svolte da QC comporta comunque il
pagamento del corrispettivo secondo quando previsto nel tariffario, sino alla data di uscita dal sistema di controllo.
A seguito della rinuncia alla certificazione, l'operatore ha l'obbligo di:
restituire a QC gli originali dei documenti di certificazione ricevuti;
non utilizzare, nemmeno in copia e/o riproduzione, i documenti di certificazione rilasciati da QC;
eliminare ogni marchio o riferimento a QC dalla carta intestata e dalla documentazione tecnica e pubblicitaria;
non apporre alcun riferimento al sistema di certificazione QC nei prodotti e nei relativi imballi;
dare notizia ai committenti della rinuncia, con la stessa modalità utilizzate per comunicare l'avvenuta certificazione.
A seguito della rinuncia l'operatore è contestualmente cancellato dall'elenco degli operatori controllati da QC e questi ne darà notizia alle competenti autorità.
Art. 6 - Non conformità e provvedimenti
6.1. Non conformità
Il sistema di controllo e certificazione di QC prevede tre livelli principali di non conformità, graduati rispetto alla possibilità di incidere o meno sulla certificazione e sulle
conformità delle aree sottoposte a certificazione: inosservanze, irregolarità ed infrazioni
6.1.1 Inosservanza
Consiste in un’inadempienza lieve che non compromette la conformità del processo di produzione e/o il sistema di autocontrollo sul metodo di produzione o la gestione della
documentazione aziendale e si caratterizza per non avere effetti prolungati nel tempo e non determinare variazioni sostanziali dello “status” aziendale e/o di conformità di
prodotti e/o di affidabilità dell’operatore. Comporta l’applicazione di una diffida.
6.1.2 Irregolarità
Consiste in un’inadempienza che compromette la qualificazione dei prodotti, ma non la conformità del processo di produzione e/o il sistema di autocontrollo sul metodo di
produzione o la gestione della documentazione aziendale e si caratterizza per non avere effetti prolungati nel tempo e non determinare variazioni sostanziali dello “status”
aziendale. Comporta l’applicazione della soppressione delle indicazioni biologiche.
6.1.3 Infrazione
Consiste in un’inadempienza di carattere sostanziale che compromette la conformità del processo di produzione e/o il sistema di autocontrollo sul metodo di produzione o la
gestione della documentazione aziendale o il rispetto degli obblighi contrattuali assunti nei confronti di QCertificazioni s.r.l. e si caratterizza per avere effetti prolungati tali da
determinare variazioni sostanziali dello “status” aziendale e/o di conformità di prodotti e/o di affidabilità dell’operatore. Comporta l’applicazione della sospensione della
certificazione o dell’esclusione dell’operatore dal sistema di controllo.
6.2. Aree di controllo
Le aree di controllo nelle quali si possono verificare le suddette non conformità, vengono distinte in due livelli:
a) il livello operativo, nei confronti del mercato, che comprende le seguenti aree di controllo:
b)
-
area documentale;
-
area del mancato rispetto dei provvedimenti;
area della produzione agricola;
area della produzione zootecnica;
area della trasformazione;
area dell’importazione;
area delle specifiche di prodotto e dell’etichettatura;
il livello contrattuale, nei confronti di QC, che comprende le seguenti aree di controllo:
area della recidiva.
6.3. Provvedimenti
Ai livelli di non conformità precedentemente indicati, nell’ambito delle aree di controllo come sopra individuate, fanno seguito i quattro livelli di provvedimenti appresso
descritti, la cui tipologia viene graduata in funzione della capacità di pregiudicare o meno la sicurezza del sistema di controllo : diffida, soppressione delle indicazioni di
conformità, sospensione della certificazione ed esclusione dell’operatore.
6.3.1 Diffida
Questa prescrizione non ha efficacia sulla certificazione e consiste nell’invito scritto a correggere la non conformità rilevata in tempi definiti ed a predisporre le opportune
azioni correttive correttive (AC) affinchè l’evento non si ripeta. Il provvedimento è emesso dal Responsabile dell'Area Certificazione di QC e la relativa azione correttiva è
verificata alla prima visita ispettiva utile, salvo le ipotesi in cui RC valuti direttamente l’azione correttiva posta in essere dall’ operatore o allo stesso sia assegnato un termine
per adempiere.
Il mancato rispetto di una diffida comporta l’irrogazione di una diffida ultimativa.
6.3.2 Soppressione delle indicazioni di conformità
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Questa prescrizione comporta il divieto per l’operatore di riportare le indicazioni relative al metodo di produzione biologica nell’etichettatura e nella pubblicità dell’intera partita
o dell’intero ciclo di produzione in cui è stata riscontrata la non conformità. Il provvedimento è emesso dal Comitato di Certificazione di QC e la sua applicazione, e la relativa
efficacia, deve avere un riscontro documentale ed essere successivamente verificata in sede di visita ispettiva. Il mancato rispetto di una soppressione delle indicazioni di
conformità comporta l’applicazione di un provvedimento più significativo, normalmente sospensione della certificazione.
6.3.3 Sospensione della certificazione
Questa prescrizione consiste nella sospensione della certificazione di conformità e viene applicata nel caso in cui sia compromessa temporaneamente l’affidabilità
dell’operatore controllato. La sospensione comporta automaticamente l'interruzione dell’emissione dei documenti di certificazione ed il divieto per l’operatore di
commercializzare i prodotti con le indicazioni riferite alla certificazione per il periodo indicato, nonché la soppressione delle indicazioni biologiche, se del caso, anche di
prodotti già immessi sul mercato.
Essa si può riferire ad una o più attività (produzione, preparazione, e importazione), una o più unità produttive o all’intera azienda. La sospensione si applica alla singola
attività o unità produttiva qualora l’infrazione non abbia ricadute su altre attività o unità produttive. Nel periodo di sospensione l’operatore deve continuare ad applicare le
regole della certificazione. Il provvedimento è emesso dal Comitato di Certificazione di QC e la verifica dell’azione correttiva è svolta nei termini e con le modalità previste dal
provvedimento stesso. Il mancato rispetto di una sospensione della certificazione comporta normalmente l’esclusione dell’operatore.
6.3.4 Esclusione dell’operatore
Avviene nel caso di non conformità di gravità tale da compromettere l’affidabilità dell’operatore nella gestione aziendale e quindi la sua permanenza nel sistema di controllo,
ivi compresi i casi di mancato rispetto dei provvedimenti e di recidiva. Il provvedimento è emesso dal Comitato di Certificazione di QC e comporta l‘immediata revoca dei
documenti di certificazione.
6.3.5. Soppressione cautelativa delle indicazioni biologiche
Qualora risultino evidenze dalle quali sorga un legittimo sospetto circa la conformità di un prodotto, al fine di compiere i necessari accertamenti circa la fondatezza di tali
sospetti, il Comitato di Certificazione di QC adotta un provvedimento di soppressione cautelativa delle indicazioni biologiche, consistente nel divieto temporaneo per
l’operatore di commercializzare i prodotti con indicazioni riferite al metodo di produzione biologica, con indicazione di un termine entro cui l’operatore deve inviare le
osservazioni volte a chiarire i dubbi e le circostanze che hanno determinato la misura. Se l’operatore entro il termine stabilito fornisce evidenza che i sospetti erano infondati,
il Comitato di Certificazione di QC delibera la revoca del provvedimento di soppressione; in tal caso la relativa comunicazione deve essere inviata all’operatore prima
dell’emissione dei documenti di certificazione. Qualora decorso il termine di durata della soppressione non sia giunta alcuna comunicazione da parte dell’operatore o queste
non siano determinanti, il provvedimento di soppressione viene confermato e diventa definitivo.
6.3.6. Reiterazione
E’ definita reiterazione la situazione che si verifica quando l’operatore, che ha commesso una determinata NC all’interno di una specifica area di attività, pur avendo risolto la
non conformità con opportuni trattamenti e azioni correttive, ripete nuovamente una NC della medesima area di pertinenza. Tale evento comporta automaticamente
l’applicazione di una provvedimento di gravità maggiore.
6.4. Comunicazione delle non conformità
Qualora si renda necessario prescrivere i provvedimenti all’operatore, a seguito del rilievo di una o più non conformità da parte delle competenti funzioni di QC, il
Responsabile dell'Area Certificazione lo comunicherà all'operatore stesso mediante lettera ordinaria, nel caso di richiami o diffide, oppure mediante PEC, fax o lettera
raccomandata A/R in tutti gli altri casi.
QC comunicherà alle competenti autorità e, ove previsto, agli altri organismi di controllo, le non conformità rilevate e i relativi provvedimenti comminati.
6.5. Azioni correttive
Qualora a carico dell’operatore sottoposto a controllo vengano rilevate non conformità alle norme stabilite, egli dovrà attuare le necessarie azioni correttive nei tempi e nei
modi che verranno di volta in volta stabiliti, comunicandone tempestivamente l’attuazione a QC. Allo stesso modo, l’operatore dovrà attuare ogni azione correttiva che
dovesse essere necessaria a seguito della propria attività di controllo continuo interno.
Inoltre, fino a quando le rilevate non conformità non vengano risolte l’operatore non potrà cambiare organismo di controllo e pertanto qualsiasi notifica di variazione per
cambio di OdC sarà considerata nulla.
6.6. Controllo rinforzato
Qualora l’operatore sottoposto a controllo sia oggetto di più di tre segnalazioni OFIS nelle notifiche di irregolarità presentate dagli Stati membri nell’arco di 2 anni ai sensi
dell’art. 92 Reg. (CE) n. 889/2008, sia oggetto di specifiche indagini di natura penale e/o richieste da parte dell’Autorità pubbliche competenti per il controllo nazionale,
nonché in seguito a irregolarità e/o infrazioni rilevate in seguito a segnalazioni OFIS, QC definisce piani di sorveglianza particolari. Durante il periodo di controllo rinforzato
QC attiverà specifiche misure di controllo che prevedono:
una visita ispettiva immediata presso l’operatore segnalato, con redazione di un bilancio di massa del prodotto (o prodotti) a carico del quale è stata rilevata la criticità e,
se del caso, di altra produzione dell’operatore, nonché il prelievo campioni da sottoporre ad analisi; nel corso della visita l’operatore viene informato dell’inserimento nel
programma di controllo rinforzato;
ulteriori attività ispettive e di prelievo campioni da attuarsi per un arco temporale ritenuto adeguato da QC e individuato secondo la procedura di analisi del rischio, la
tipologia di attività dell’operatore, l’eventuale stagionalità del prodotto e il ruolo ricoperto dall’operatore nella filiera.
Le visite ispettive svolte in ambito di misure di controllo rinforzato dovranno essere tutte di tipo non annunciato e, in ogni caso, al verificarsi delle condizioni di attivazione di
tali misure, QC inserirà l’operatore nella classe di rischio più alta.
In caso di non conformità riguardanti prodotti biologici di importazione, le misure di controllo rinforzato si applicano all’importatore, che dovrà comunicare a QC, entro il giorno
successivo alle stesse, tutte le importazioni di controllo biologico effettuate successivamente all’accertamento della non conformità, anche se il prodotto è destinato allo
stabilimento di altro soggetto. L’importatore dovrà allegare alla comunicazione una copia del documento giustificativo e/o del certificato di conformità del fornitore.
Le misure di controllo rinforzato non si applicano all’operatore che effettua la mera commercializzazione di prodotti biologici in forma sfusa e/o confezionata, ma esse si
applicano al produttore che ha conferito il prodotto oggetto di criticità.
In caso di prodotti confezionati, le misure di controllo rinforzato si applicano al solo soggetto che ha conferito il prodotto non conforme, qualora l’operatore che ha effettuato
l’ultima manipolazione risulti estraneo alla criticità riscontrata.
Le misure di controllo rinforzato si applicano anche agli operatori che sono stati sospesi ai sensi dell’art. 5 e dell’allegato 1 del D.M. 20.12.2013, nel momento che, al termine
del periodo di sospensione, essi rientrino nel sistema di controllo.
Durante il periodo di controllo rinforzato l’operatore non può cambiare Organismo di Controllo.
QC provvede a comunicare a mezzo PEC all’ufficio ICQRF territoriale e alla/e Regione/i competente/i per sede operativa e legale, l’inserimento dell’operatore nel programma
di controllo rinforzato, nonché, alla fine del periodo, gli esiti delle misure rinforzate.
I costi delle attività connesse alle misure di controllo rinforzato sono a carico dell’operatore.
Art. 7 - Licenza
Qualora QC rilasci all’operatore un documento giustificativo, un certificato di conformità o una autorizzazione alla stampa di etichette, l'operatore licenziatario si obbliga ad
emettere le relative dichiarazioni di conformità su licenza di QC anche nel rispetto delle seguenti prescrizioni:
1.
il licenziatario deve informare immediatamente QC circa ogni variazione intervenuta nel proprio sistema produttivo, che possa comportare una revisione del documento
giustificativo o della autorizzazione alla stampa di etichette;
2.
il licenziatario ha il diritto di rilasciare le dichiarazioni di conformità limitatamente ai prodotti elencati nelle liste allegate al documento giustificativo o all’autorizzazione
alla stampa di etichette;
3.
il licenziatario si assume la responsabilità di eventuali dichiarazioni di conformità non corrette;
4.
il licenziatario deve trasmettere tempestivamente a QC i dati relativi ad ogni dichiarazione di conformità rilasciata;
5.
il licenziatario si obbliga a mantenere una dettagliata lista di distribuzione, verificabile a semplice richiesta, relativa ai clienti e ai prodotti in relazione ai quali rilascia
dichiarazioni di conformità;
6.
la licenza ad emettere le dichiarazioni di conformità cessa immediatamente in caso di rinuncia alla certificazione da parte dell’operatore, nel caso in cui siano stati
notificati provvedimenti sanzionatori a seguito del rilievo di non conformità, o con la scadenza del documento giustificativo o dell’autorizzazione alla stampa di etichette;
7.
in caso di cessazione della licenza, il licenziatario non potrà rilasciare dichiarazioni di conformità e dovrà avvertire entro 5 (cinque) giorni i propri clienti, salva in ogni
caso la facoltà riconosciuta a QC di rendere pubblica la notizia della cessazione stessa.
Art. 8 - Registrazione e gestione dei reclami da parte dell’operatore
Gli operatori sottoposti a controllo hanno l'obbligo di tenere un registro di tutti i reclami ricevuti e rendere disponibili a richiesta le relative registrazioni. Hanno altresì l’obbligo
di trattare tali reclami, individuando ed attuando le necessarie azioni correttive. L’evidenza delle azioni correttive attuate deve essere conservata.
Art. 9 - Ricorsi e reclami
Gli operatori sottoposti a controllo possono presentare ricorso contro le decisioni sulla certificazione emesse da QC, compresi i provvedimenti emanati a seguito di rilevate
non conformità, mediante lettera raccomandata A.R. o PEC da inviare alla sede nazionale di QC, Villa Parigini, loc. Basciano, 53035 Monteriggioni (SI) entro 15 (quindici)
giorni dal ricevimento della relativa comunicazione. E’ in facoltà di QC chiedere all’operatore ogni documentazione ed informazione necessaria all’istruzione del ricorso.
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La competenza per l’esame e la decisione sui ricorsi è del Comitato per i ricorsi di QC. Tale Comitato si pronuncia entro 30 (trenta) giorni dalla ricezione del ricorso, o della
integrazione documentale eventualmente richiesta, e potrà confermare, modificare o annullare la decisione impugnata. Le spese del ricorso sono a carico della parte
soccombente. Le decisioni del Comitato Ricorsi sono da considerasi insindacabili, vincolanti e non ulteriormente impugnabili con ricorsi interni.
I reclami nei confronti del servizio erogato da QC sono gestiti e decisi dal Responsabile della qualità entro di QC, 30 (trenta) giorni dal loro ricevimento e l’esito viene
successivamente comunicato al reclamante.
Art. 10 - Uso dei documenti di certificazione e del marchio QC
I documenti di certificazione indicati nelle definizioni del presente documento possono essere utilizzati per fini commerciali dagli operatori a favore dei quali sono stati
rilasciati. Se l’operatore fornisce ad altri copia dei documenti di certificazione questi devono essere riprodotti nella loro interezza.
Essi non possono essere usati in modo da:
-
essere ritenuti validi per prodotti non coperti da certificazione o per attività diverse da quelle per le quali sono stati rilasciati;
indurre in errore il destinatario del prodotto, sia questo un intermediario o un consumatore finale;
portare discredito a QC o fare dichiarazioni non corrette o non autorizzate;
fare affermazioni in riferimento a scopi diversi per i quali sono stati rilasciati.
Il marchio QC è registrato presso l’Ufficio italiano brevetti e marchi (UIBM) e le sue caratteristiche tecniche sono riportate nella relativa documentazione. L'operatore è
autorizzato ad utilizzare il marchio QC limitatamente alla certificazione di prodotto ottenuta e secondo le indicazioni riportate nei successivi punti.
10.1. Criteri per l'uso del marchio
Il marchio QC può essere utilizzato dalle aziende sottoposte al controllo che sono risultate conformi. L'uso del marchio è facoltativo; tuttavia, l’operatore che intenda
avvalersene deve rispettare il presente regolamento ed ogni disposizione connessa.
Il marchio QC può essere apposto su etichette e confezioni, materiale di cancelleria, materiale pubblicitario e pubblicazioni, a lato o assieme ai propri marchi registrati o
distintivi. In tutti i casi, un campione del materiale recante il marchio QC deve essere inviato a QC stessa, a semplice richiesta, per la necessaria preventiva approvazione.
L'eventuale uso del marchio QC su un qualsiasi materiale deve consentire di identificare chiaramente la natura dei prodotti sottoposti a controllo e deve evitare di far
intendere che possa essere riferito anche ad altri prodotti non controllati, ma citati nello stesso materiale.
10.2. Ingrandimenti, riduzioni e colore
Il marchio QC può essere ingrandito o ridotto uniformemente, mantenendo il rapporto delle dimensioni. Se l’applicazione del logo rende necessario ridurne le dimensioni, è
prescritto il formato minimo pari ad un diametro di 5 mm. Il colore ufficiale del marchio QC è la tonalità di rosso identificata dal Pantone 201U. Gli operatori possono tuttavia
riprodurre il marchio in qualsiasi colore uniforme o in bianco e nero. Eventuali soluzioni diverse devono essere preventivamente autorizzate da QC.
Le informazioni grafiche relative al marchio di QC possono essere richieste alla sede nazionale di QC.
10.3. Cessazione dell'uso del marchio
L'operatore deve cessare l'utilizzo del marchio QC qualora:
abbia rinunciato alla certificazione, ovvero la certificazione sia stata revocata;
siano state rilevate non conformità e comminati provvedimenti che incidano sull’uso del marchio;
siano state emanate modifiche alle regole del sistema di certificazione e l'operatore abbia omesso di applicarle;
sia stato riscontrato un utilizzo non corretto dei documenti della certificazione.
Qualora ad un operatore venga ritirata la conformità relativamente a uno dei suoi prodotti, questi, limitatamente a quanto utilizzato in riferimento al prodotto non conforme,
dovrà sospendere immediatamente l'uso del marchio e la distribuzione dei materiali che lo riproducono (etichette, confezioni, documenti, materiale pubblicitario, ecc.).
Qualora invece un operatore esca dal sistema di controllo QC, per cambio di organismo di controllo o per esclusione dal sistema di controllo, deve cessare immediatamente
l'uso del marchio QC e la distribuzione dei materiali che lo riproducono (etichette, confezioni, documenti, materiale pubblicitario, ecc.) e deve consegnare a QC tutto il
materiale riportante il marchio ancora in suo possesso.
Art. 11 - Pubblicazioni
QC pubblica e mantiene aggiornato l'elenco degli operatori certificati e dei relativi prodotti. Tale elenco è disponibile al pubblico presso la sede nazionale o presso le strutture
organizzative regionali di QC.
Art. 12 - Riservatezza
Le informazioni contenute nei documenti acquisiti da QC per lo svolgimento dell'attività di controllo hanno carattere riservato e saranno trattate nel rispetto della normativa
vigente in materia.
Art. 13 - Condizioni economiche
Le tariffe relative al servizio di controllo prestato da QC sono approvate dall’Amministratore Unico e sono riportate nel tariffario allegato alla domanda di certificazione. Il
tariffario e le eventuali variazioni debbono essere sottoposti all’approvazione del MiPAAF. Esse possono variare in qualsiasi momento e le relative variazioni sono comunicate
in forma scritta agli operatori. Entro 30 (trenta) giorni dalla comunicazione di variazione delle tariffe, gli operatori hanno diritto di rinunciare, inviandone comunicazione scritta
alla sede nazionale, ad avvalersi dei servizi di QC. In assenza di comunicazione scritta, le variazioni tariffarie si intendono accettate dall’operatore. Nel periodo di preavviso
sono applicate le tariffe antecedenti alle variazioni.
L’operatore deve pagare il corrispettivo per il servizio di controllo QC nei modi e nei termini stabiliti dal tariffario. In caso di ritardo e/o mancato pagamento, salva la
corresponsione degli interessi moratori di legge ed ogni diritto per il recupero del credito, QC, come previsto dal DM 20/12/2013 n. 15962, procede con la sospensione della
certificazione aziendale per un periodo massimo di 9 mesi al termine dei quali, qualora l’operatore non abbia versato l’importo dovuto, viene deliberata l’esclusione dal
sistema di controllo. La reiterazione della non conformità entro il termine di 36 mesi comporterà l’immediato provvedimento di esclusione dal sistema di controllo.
Art. 14 - Modifiche alle norme di produzione e al regolamento
Nel caso in cui QC apporti modifiche alle norme di produzione e al presente Regolamento, si impegna a darne tempestiva comunicazione agli operatori sottoposti al suo
controllo.
Gli operatori assoggettati a QC sono tenuti a recepire le modifiche nei modi e nei tempi prescritti, salvo il caso in cui abbiano contestualmente comunicato alla sede nazionale
di QC, in forma scritta, la rinuncia alla certificazione.
Per accettazione
Firma e Timbro dell'Operatore
Luogo e Data
QCertificazioni S.r.l.
L'Amministratore Unico