LA RIUNIONE COME LUOGO
DI MEDIAZIONE E NEGOZIAZIONE
Dott. Enrico Flavio Giangreco
Docente di Formazione
Giornalista Professionista
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Obiettivi di apprendimento
Identificare la comunicazione come leva
di superamento dei conflitti
La comunicazione come strumento di
mediazione per lavorare in team
Comunicare in una riunione per
negoziare: un approccio assertivo per
essere persuasivi
Utilizzare in modo appropriato le
strategie negoziali nel governo di una
riunione
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Gli assiomi della comunicazione
1. Non si può non comunicare.
2. Ogni messaggio presenta un
aspetto di contenuto e uno di
relazione.
3. Il significato di una sequenza
di informazioni scritte è dato
dalla punteggiatura.
4. Esistono relazioni simmetriche
e relazioni complementari.
5. È gratuito supporre che l'altro
colga le stesse informazioni e
le elabori nello stesso modo.
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I Conflitti e le Obiezioni
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Il conflitto
Di valori;
Scontro tra
personalità;
Discussioni di
merito.
5
Le strade per tentare di uscire da un
conflitto
LA METACOMUNICAZIONE;
RIVOLGERSI AD UN
TERZO;
DISARMO UNILATERALE;
LA RISTRUTTURAZIONE.
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La gestione delle obiezioni
Ci possono essere
diversi tipi di bisogni:
Bisogno di sicurezza;
Bisogno di qualità;
Bisogno di novità;
Bisogno di
tranquillità;
…………..
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Possibili risposte alle obiezioni
RINVIARE
"Mi dà l'opportunità di parlarne
dopo?"
RIDURRE
"Tenendo conto di tutte queste
osservazioni quale è la più
importante dalla quale
partiamo?"
AMPLIARE
"C'è qualcosa d'altro che vuole
dirmi?”
ISOLARE
"Rispondendo a queste
domande soddisfo tutti i suoi
bisogni?
TRASFORMARE IN
ARGOMENTO
Dare la spiegazione tecnica.
CONTRODOMANDARE
Rilevare la fondatezza
dell'opinione
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Il Gruppo
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I requisiti di un gruppo
Almeno tre persone;
Obiettivo comune
interrelato;
Contiguità fisica
periodica.
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Team building
Gruppo di lavoro:
Committenza organizzativa
Obiettivo chiaro e condiviso
Analisi delle risorse e dei vincoli
(R.U./Tecnologia/Tempo/Budget)
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Le dinamiche di gruppo: le regole
All'interno di un gruppo è necessario
concordare una serie di regole
FONDAMENTALI.
Gli scopi di tali regole sono:
– stabilire un codice di comportamento comune
durante le riunioni e le altre interazioni;
– offrire ai membri del team un quadro di
riferimento per affrontare il comportamento
reciproco, senza che l'interazione rischi
continuamente di diventare una questione
personale.
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Le dinamiche di gruppo: le regole
Perché funzionino, le regole devono:
– essere prese di comune accordo da tutti i
componenti del Team;
– essere sufficientemente specifiche da essere
pratiche;
– crescere insieme al Team.
Non devono, al contrario:
– essere d'ostacolo alla creatività del Team;
– essere usate come un'arma contro i singoli di
fronte ai colleghi.
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Le dinamiche di gruppo che influenzano le
decisioni
Alcune dinamiche
portano i membri di un
gruppo a prendere
sovente delle decisioni
che individualmente non
prenderebbero (la logica
del gregge).
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Le dinamiche di gruppo che influenzano le
decisioni
Altre dinamiche
spingono alcuni
individui a esprimere
opinioni estreme che
non prenderebbero se
non fossero sfidati o
sollecitati da
interlocutori in
disaccordo (la logica del
campanile);
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Le dinamiche di gruppo che influenzano le
decisioni
Altre dinamiche nei
gruppi riguardano i
gruppi eccessivamente
coesi, i quali spesso
sono più interessati a
mantenere un livello di
coesione e consenso
interno alto, piuttosto
che individuare la
migliore delle soluzioni.
(la logica della banda).
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Un approccio adeguato alle decisioni
Favorire il dissenso
nel gruppo, quindi,
può, in qualche
modo, stimolare lo
spirito critico.
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La struttura del gruppo
La dimensione psicologica della struttura di
gruppo è costituita da:
Rapporti di amicizia
Simpatia / Antipatia
Aggressività
Competizione / Collaborazione

Preferenze
Rifiuti
Associazione di persone
Frequenza
Qualità delle relazioni
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Le forze in un gruppo
L’attrazione
interpersonale;
L’influenza sociale;
Le regole;
Il conformismo.
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Ruolo
Posizione di un
membro rispetto agli
altri componenti di
un gruppo:
Compiti;
Funzione;
Reazioni
Comportamentali
Ipotizzabili.
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Il gruppo e la soddisfazione dei bisogni
LEADERSHIP:
Bisogno di equilibrio.
MEMBERSHIP:
Bisogni dell’individuo.
GROUPSHIP:
Bisogni del gruppo.
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La Comunicazione Assertiva
per la Riunione
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L’assertività
L'ASSERTIVITA' SI
BASA:
Sul senso di
responsabilità
personale.
Sulla consapevolezza
dei diritti altrui.
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L’assertività
L’assertività significa:
Essere onesti con se stessi e con gli
altri.
Avere la capacità di comunicare
direttamente quale è la cosa che
vogliamo, di cui abbiamo bisogno o
che proviamo, ma NON a spese del
prossimo.
Avere fiducia in se stessi.
Tenere un atteggiamento positivo.
Comprendere il punto di vista degli
altri.
Comportarsi in modo razionale e
adulto.
Riuscire a negoziare e a
raggiungere un compromesso
realizzabile.
Avere rispetto per se e per gli altri.
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L’assertività
L’assertività NON significa:
Fare di testa propria e
vincere sempre.
Imparare a pappagallo
una serie di tecniche e
trucchetti prestabiliti da
utilizzare ogni volta che
si presenta una
soluzione difficile.
Manovrare e controllare
gli altri in modo da
averla sempre vinta.
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L’assertività
L’assertività permette:
Di avere molte più
possibilità di
ottenere ciò che si
vuole.
Di accettare
positivamente se
stesso e il proprio
comportamento.
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Le tre fasi dell’assertività
Per acquisire assertività vi sono tre semplici fasi:
FASE 1
ASCOLTATE ATTIVAMENTE QUELLO CHE VIENE
DETTO, POI MOSTRATE ALL'ALTRA PERSONA CHE
AVETE SENTITO E CAPITO.
FASE 2
DITE COSA PENSATE O COSA PROVATE.
FASE 3
DITE COSA VOLETE CHE ACCADA.
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Tecniche chiave dell’assertività
Linguaggio del corpo.
Tecnica del disco
incantato.
Dire NO.
Compromesso
realizzabile.
Annebbiamento.
Dialoghi interiori.
Affermazione di
sentimenti negativi.
Affermazioni di
disaccordo.
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Comunicare per negoziare: diventare
assertivi per essere persuasivi
Migliorare il modo di
comunicare, combattere
l’ansia, in una parola,
padroneggiare la
situazione, significa
diventare assertivi.
Diventare assertivi
consente il creare un
“potere positivo”,
l’esercitare una
leadership attiva, l’avere
credibilità e, quindi,
l’essere persuasivi.
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Comunicare per negoziare: diventare
assertivi per essere persuasivi
Per far questo è necessario superare:
– il rifiuto psicologico del potere e,
quindi, delle responsabilità;
– il rifiuto, a priori, delle situazioni
conflittuali;
– l’eccessiva importanza data al
“giudizio” degli altri;
– l’incapacità di “fidarsi” degli altri;
– la paura di non “riuscire”;
– l’anticipo mentale delle “conseguenze
negative” e, quindi, l’inibizione
dell’immaginazione positiva;
– lo scarso livello di “speranza” nel
futuro;
– l’impossibilità di credere alle proprie
capacità di “influenzare” gli altri.
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Comunicare per negoziare: diventare
assertivi per essere persuasivi
E’ bene tenere, sempre,
presente che ognuno
possiede delle risorse e delle
potenzialità, che può
utilizzare meglio e
valorizzare, che possono
diventare i punti di forza di
un proprio “stile
comunicativo” personale e
soggettivo.
Il comportamento assertivo
è una qualità che permette a
un soggetto di raggiungere
gli obiettivi prefissati senza
creare situazioni conflittuali.
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I piani della comunicazione assertiva
La comunicazione assertiva
si esprime su piani
differenti che riguardano:
– il viso (contatto visivo;
espressione del viso);
– il corpo (gesti; posizione
del corpo);
– la voce (tono; inflessione;
volume);
– i tempi (andata; ritorno).
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La Riunione
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La Riunione: Tipologie e Obiettivi
TIPOLOGIE
OBIETTIVI
INFORMATIVA
Fornire dati preliminari e aggiornare situazioni
Esplicitare politiche dell’ente
Dare disposizioni e diffondere conoscenze
Facilitare l’omogeneità del modo di lavorare
CONSULTIVA
Raccogliere pareri
Valutare aspetti globali
Confrontare competenze specifiche
Elaborare alternative e preparare decisioni
DECISIONALE
Approvare una raccomandazione
Scegliere tra varie proposte
Definire piani d’azione
Stabilire responsabilità
Avviare nuovi progetti
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Organizzare una Riunione
PRIMA
Stabilire obiettivi e durata
Comunicare quanto sopra a tutti i partecipanti fornendo il
materiale di riferimento
Richiedere conferma della partecipazione
DURANTE
Verificare il consenso sugli obiettivi
Ripartire il tempo a disposizione
Nominare un segretario per far rispettare i tempi e far
preparare un verbale
DOPO
Distribuire il verbale con le indicazioni su:
a) “chi fa cosa”
b) entro quali tempi
c) con quali risorse
d) scadenze per ulteriori incontri o verifiche
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Il governo della Riunione:
le Strategie Negoziali
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La Riunione: Caratteristiche delle
Strategie Negoziali (1)
FATTORI
Obiettivo del
comportamento
Strategia
Espressione
degli obiettivi
Strategia
Subordinata
Strategia
Competitiva
Strategia
Collaborativa
Persegue obiettivi
a spese dell’altra
parte
Persegue obiettivi
sostenuti in comune
con l’altra parte
Consciamente subordina i propri obiettivi per
evitare il conflitto
con la controparte
Nasconde le
proprie carte: alta
fiducia in se stessi
e bassa nell’altro
Esprime i propri
pensieri e emozioni con
fiducia e schiettezza:
ascolto attivo ed esplorazione comune delle
alternative
Completamente aperto
nell’esprimere le proprie
debolezze e vulnerabilità
alla controparte
Comprende ma
distorce i propri
obiettivi
Comprende e rappresenta accuratamente i propri
bisogni
Preoccupato dei bisogni
dell’altro, reprime i
propri bisogni
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La Riunione: Caratteristiche delle
Strategie Negoziali (2)
FATTORI
Prevedibilità
Condivisione
di informaz.
Strategia
Competitiva
Strategia
Collaborativa
Strategia
Subordinata
Azioni imprevedibili;
mescola strategie e
sorprese per sottomettere l’altro
Azioni prevedibili;
comportamento flessibile
e senza sorprese
Azioni prevedibili;
va incontro completamente all’altra
parte
Utilizza minacce e
bluff; cerca di
predominare
Condivide le informazioni
ed è onesto; tratta l’altro
con comprensione e
integrità
Rinuncia alla propria
posizione per
ammorbidire la
posizione della
controparte
Trova soluzioni ai problemi soddisfacenti
per entrambi
Trova modi di adattarsi
alla posizione dell’altra
parte
Trova maniere di
Comportamento apparire impegnato
di ricerca
su una posizione;
manipola in modo
distruttivo l’altra pos.
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La Riunione: Caratteristiche delle
Strategie Negoziali (3)
FATTORI
Strategia
Competitiva
Strategia
Collaborativa
Strategia
Subordinata
Strumenti
per avere
successo
Crea una cattiva
immagine dell’altro;
ignora le logiche
altrui; aumenta
l’ostilità
Evita i cattivi stereotipi;
Considera le idee in
base al merito; non
induce ostilità
Minimizza o evita
il conflitto e placa
l’ostilità
Estremo
negativo
Ritenere che il suo
obiettivo sia quello
di impedire alla
controparte di
raggiungere l’ob.
Confondere la propria
identità e quella della
controparte
Diventa uno zerbino
della controparte
Attitudine
chiave/comp.
Affrontare
l’impasse
“Io vinco, tu perdi.”
Ricorrere ad un
mediatore/arbitro
“Qual è il miglior modo di
soddisfare gli obiettivi di
entrambe le parti ?”
“Tu vinci, io perdo.”
Utilizzare un facilitatore
esperto in dinamiche
di gruppo
Utilizzare formazione
sull’assertività o
psicoterapia
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La Riunione: le Tattiche Negoziali (1)
TIPO DI NEGOZIATORE
TATTICHE UTILIZZATE
Dall’Apertura
Aggressiva
Mette a disagio le controparti facendo commenti taglienti
sulle loro prestazioni precedenti, i loro numeri, la loro
irragionevolezza, od ogni altra cosa possa essere
utilizzata per insinuare che non vale la pena parlare con
le controparti
Dai Lunghi Silenzi
Ascolta le controparti ma non risponde in modo
immediato alle loro proposte e affermazioni, quanto
piuttosto sembra lasciar loro molto tempo, con il
risultato che i lunghi silenzi hanno lo scopo di fare in
modo che chi gli è di fronte si scopra di più
Il Beffardo
Deride e schernisce le proposte dell’opposizione al fine
di mettere quest’ultima così in tensione da dire qualcosa
di cui, poi, doversi pentire
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La Riunione: le Tattiche Negoziali (2)
TIPO DI NEGOZIATORE
TATTICHE UTILIZZATE
Interrogator
Affronta tutte le proposte con meticolosità, sollecitando
domande in modo tale da indurre la controparte a ritenere
che non abbia fatto attentamente il lavoro. Affronta ogni
risposta evidenziando i problemi e chiede
all’opposizione di spiegare in modo più approfondito
cosa intende
Dall’Infida
Ragionevolezza
Sembra disposto ad accettare ed è di aiuto, mentre pone
domande impossibili allo scopo di conquistare l’amicizia
e la confidenza dell’opposizione
Divide et impera
Crea dissenso tra l’opposizione in modo che debba
stare attenta al disaccordo interno. Si allea con una
persona del team e cercare di condizionarlo contro gli altri
membri del gruppo
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“Più l’uomo dà agli altri, più possiede se stesso”
Lao-Tze
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