Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione Concorso “Premiamo i risultati” DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE -1- PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE ) INPS Direzione provinciale di Lecce Firma del responsabile della candidatura f.to: Vittorio LIGUORI -2- PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano P.A.S.S.I. - Pubbliche Amministrazioni Salentine Sono Insieme per accessibilità e servizi ai disabili. Responsabile: Cognome: Vittorio Nome: Liguori Telefono: 0832 341381 E-mail: [email protected] Ruolo: Direttore provinciale Referente: Cognome: Vincenza Nome: Pasqua Telefono: 0832 341380 E-mail: [email protected] Ruolo: Controller Durata dell’intervento in mesi : 10 Periodo di realizzazione: da 15/1/2009 a 15/11/2009 Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: €.............................................................……...di cui: - a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€........................................................ - a carico di altre Fonti (indicare quali) €…………………………………………………….. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio -3- SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un’iniziativa autonoma del proponente altro (specificare)______________________________________________________ 1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare)_______________________________________________ di 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi A seguito di sopraggiunta modifica normativa si è realizzato il trasferimento di competenze in materia di Invalidità civile dal Ministero dell’ Economia all’INPS: in tale occasione è stato programmato e realizzato con successo un piano per l’incremento di efficienza ed efficacia nella fase di competenza (verifiche sanitarie di secondo livello). 1.4. Motivo prevalente dell’intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare)_________________________________________________________ -4- 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio. L’intervento di più PP.AA. nel procedimento di concessione delle provvidenze economiche allunga i tempi di definizione delle domande con danni ai disabili, privi di sostentamento per lunghi periodi, ed all’Amministrazione, chiamata a corrispondere interessi legali sui ritardati pagamenti. I ritardi inoltre provocano innumerevoli disagi per l’utenza, che si reca da un’amministrazione all’altra per rintracciare la propria domanda, causando sovraffollamenti e code agli sportelli. La difficoltà di reperimento delle informazioni alimenta il faccendierato, tanto più deplorevole in quanto si consuma ai danni di fasce della popolazione particolarmente deboli e bisognose di tutele. Infine l’intervento intende aggredire la mole ingente di contenzioso giudiziario in materia, che vede l’amministrazione sempre soccombente, e ridurre il fenomeno delle azioni esecutive e dei pignoramenti conseguenti alla intempestiva esecuzione delle sentenze di condanna. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento altro……………………………………………………………….. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Incontri con il rappresentanti qualificati delle altre PP.AA.. Riunioni con il personale che sarà impegnato nell’intervento per verifiche di fattibilità, analisi delle criticità, esame delle proposte emerse, selezione delle proposte più convincenti 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): Solleciti ricevuti agli sportelli, lamentele anche presso organi di informazione dati di funzionamento (specificare quali): I tempi medi di definizione domanda non sono rilevabili direttamente, in mancanza di rilascio della prevista procedura automatizzata condivisa fra più amministrazioni; ma si ricavano indirettamente tramite computo degli interessi legali da corrispondere, generalmente decorrenti dalla data di presentazione della domanda. Il contenzioso giudiziario nella provincia registra un’incidenza fra le più elevate di tutto il territorio nazionale. Le soccombenze in giudizio risultano patologicamente numerose Altro (specificare) In mancanza dei richiesti interventi legislativi di semplificazione, in mancanza di stanziamenti di budget per far fronte agli adempimenti trasferiti, riscontrata l’emergenza sul fronte dell’efficienza, dell’efficacia e dell’economicità, vacillando la garanzie di legalità e legittimità dell’azione amministrativa, si è deciso di intraprendere ogni possibile iniziativa, a costo zero e con le risorse disponibili, atta a risolvere le criticità riscontrate. -5- TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area: (scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L’intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare)__________________________________________________ -6- 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Nel rispetto della legalità, imparzialità e trasparenza, integrare le PP.AA. coinvolte nel procedimento di erogazione delle provvidenze economiche, e garantire la tutela effettiva degli interessi di invalidi, ciechi, sordi civili, anche favorendo l’accesso alle informazioni che li riguardano. Semplificazione e snellimento dell’azione amministrativa, maggiore efficienza, efficacia ed economicità Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Sinergie e protocolli di intesa fra PP.AA.. Realizzazione sportello unico al cittadino. Ottimizzare l’uso delle risorse attraverso una revisione delle modalità organizzative dei processi di trasferimento e gestione delle singole fasi del procedimento concessorio delle provvidenze agli invalidi. Ottimizzare le modalità organizzative dei processi di gestione del contenzioso giudiziario in materia. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Accessibilità alle informazioni sullo stato delle pratiche da ciascuna delle PP. AA. aderenti al protocollo per il cittadino-disabile. Riduzione dei tempi di liquidazione delle prestazioni. Riduzione del contenzioso giudiziario in materia. Incremento degli esiti favorevoli dei giudizi. Riduzione delle azioni esecutive e decremento dei pignoramenti subiti. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Realizzazione di uno sportello unico per gli Invalidi civili, ciechi civili, sordi, disabili (AUSL, INPS, Comune). Coinvolgimento delle associazioni di volontariato per la pubblicizzazione delle iniziative. Integrazione e collaborazione fra PP.AA. per procedere senza soluzioni di continuità fra le varie fasi procedimentali. Impegni delle PP.AA. con appositi protocolli a ridurre i tempi di lavorazione delle pratiche di rispettiva competenza, al di sotto di quelli previsti ex lege. Lavorazione a flusso continuo, senza fermi di lavorazione. Costituzioni mirate in giudizio ed attivazione dell’autotutela per l’economicità dell’azione -7- 2 LE ATTIVITA’ PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi 1. Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Richiesta di autorizzazione alla Regione Puglia, competente per la semplificazione del procedimento, che attualmente prevede la restituzione del fascicolo sanitario alla AUSL ed il successivo inoltro dalla AUSL al Comune Contatti AUSL e Comune invio di copia del verbale sanitario direttamente dall’INPS al Comune per la fase di verifica dei requisiti amministrativi e la decretazione Tempi di attesa fra il completamento della fase sanitaria e l’emissione del provvedimento amministrativo di concessione Sottoscrizione del protocollo 3. Lavorazione da parte della CMVP INPS in tempo reale (ciclo continuo di prodotto). Protocollo di intesa per la lavorazione a ciclo continuo e impegno per tempi certi di definizione delle fasi di rispettiva competenza Ottimizzazione del flusso nella fase di verifica sanitaria di 2° livello 4. Definizione decreti emessi da parte dell’UdP Invalidi civili INPS in tempo reale. Attivazione task force per eliminazione arretrati di lavorazione Contenzioso giudiziario: studio preliminare e selezione ricorsi relativi alle diverse fattispecie al fine di attivare autotutela. Memorie tempestive di costituzione e difesa Liquidazione delle provvidenze in tempo reale, abbattimento degli interessi legali per ritardato pagamento Attivazione autotutela ove ne ricorrono i presupposti. Economie di spesa Riduzione dei costi sostenuti per spese processuali Individuazione delle eccezioni processuali e di merito mirate all’accoglimento delle ragioni dell’Istituto con conseguente tempestivo rigetto del ricorso avverso Inserimento tempestivo in procedura automatizzata SISCO dei ricorsi notificati Giudizi favorevoli all’Istituto % giudizi favorevoli all’Istituto su totale giudizi definiti Aggiornamento degli archivi, rintracciabilità della pratica, facilità di accesso all’informazione per l’utente; tempestiva costituzione in giudizio; Aggiornamento degli archivi, rintracciabilità della pratica, facilità di accesso all’informazione per l’utente; tempestiva appellabilità del giudizio di 1 grado; Liquidazione tempestiva dei compensi per la prevenzione delle azioni esecutive per mancato pagamento. Puntuale esecuzione sentenze definitive per prevenzione azioni esecutive % ricorsi acquisiti in tempo utile per la costituzione in giudizio 2. 5. 6. 7. 8. 9. Aggiornamento tempestivo in procedura automatizzata SISCO con l’inserimento della sentenza notificata e conseguente definizione dei relativi ricorsi. 10. Esecuzione delle sentenze tramite liquidazione delle prestazioni assistenziali e liquidazione degli onorari agli avvocati di controparte -8- Tempi di istruttoria pre-esame e tempi di definizione post-esame medico-legale % liquidate entro 30 giorni su totale pervenuto; riduzione % interessi legali pagati % di cause abbandonate per cessata materia del contendere Spese legali sostenute % esiti acquisiti entro 30 giorni dalla notifica della sentenza % sentenze eseguite entro 60 giorni dalla notifica della sentenza 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Riduzione tempi liquidazione prestazioni Riduzione contenzioso giudiziario Indicatore (descrizione e unità di misura) % liquidate entro 30 e 120 giorni Incremento esiti favorevoli su giudizi Riduzione azioni esecutive e pignoramenti Ricorsi notificati nell’arco temporale considerato % esiti favorevoli su totale sentenze decise Somme pignorate nell’arco temporale considerato Target 80% entro 30 giorni, 100% entro 120 giorni - 5% rispetto all’anno prcedente + 5% rispetto all’anno precedente\ - 5% rispetto all’anno precedente 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si 3.2 N. componenti del gruppo di lavoro: 35 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Dirigenti Vittorio Liguori, direttore Funzionari Silvana Sardone Vincenza Pasqua Antonio Pignatiello Maria Rosaria Esposito Massimo Di Chiara, Angelo Gala, Pietro Leone, Letizia Leopizzi Altro personale: Maria De Carlo, Addolorata Mastrolia, Daniela Dell’Anna, Giovanni Gemma, Lavinia Trifance, Lucio Morrone, Immacolata D’Innocenzio, Cinzia Dell’Anna ed altre 3 unità da individuare Paola Carrassi, Carmen Aurelio, Marta Verdesca, Antonio Murra, Graziella Toro, Alessandra Putignano, Gianni Capone, Maira Greco, Susanna Dimitri, Fiorella Bursomanno, Gualtiero Ciardo, Gianna Falconieri, Pierluigi Risolo Tommaso Buttazzo, Anna Teresa Marzo 3.3. Indicare l’eventuale dell’amministrazione apporto Compiti Responsabile progetto Gg/impegno 40 Coordinamento attività produttive Coordinamento CMVP, CML, ASL. Verifica periodica risultati in relazione a obiettivi progetto Coordinamento liquidazione provvidenze economiche in tempo reale Monitoraggio contenzioso per verifiche e contenimento azioni esecutive Funzionari amministrativi per rappresentanza e difesa nei giudizi di primo grado Segreteria Commissione medica di verifica provinciale e rapporti con le ASL e i Comuni 225 150 Liquidazione prestazioni e spese legali derivanti da determina comunale e da sentenza 225 Sportello informativo all’utenza 225 di altri soggetti 225 225 225 225 (personale (specificare numero, ruolo e funzioni) Giuseppe Carluccio referente amministrativo per la Direzione sub provinciale di Casarano -9- di altri uffici 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Regione, Azienda Sanitaria Locale, Comuni: sinergie per migliorare la tempestività nell’erogazione delle prestazioni e la qualità del prodotto finale., inclusa l’informativa all’utenza 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Antonio Silvestri, Comunicazione Gianfranco Salvatore, consulenza quale esperto della materia e supporto tecnico-normativo Andrea Gugliandolo, Paola De Santis, Anna Rita Quarta consulenza medico-legale e Gianni Convenga della Direzione sub provinciale di Casarano Giuseppe Maggio Consulenza legale 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici dell’ufficio/amministrazione Incontri settimanali per verifica delle iniziative assunte presieduti dal responsabile del progetto 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Incontri periodici con i referenti ed eventuali aggiustamenti del piano di attività in base all’emergere di criticità rilevate e/o variazioni intervenute nell’ambiente esterno (modifiche legislative, rilascio di procedure automatizzate, destinazione di risorse aggiuntive, ecc. ) 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Reportistica mensile e monitoraggio indicatori di misurazione dei risultati 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l’intervento e i suoi esiti Comunicazione interna: ordini e comunicazioni di servizio Comunicazione esterna: tramite comunicati stampa e riunioni con consulenti, enti di patronato, organizzazioni sindacali,. Accordi con le organizzazioni di categoria, associazioni di volontariato. Pubblicazione opuscoli divulgativi. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Sinergie con altre istituzioni coinvolte nel progetto. Contenimento e riduzione del contenzioso. - 10 - 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano Nome attività gen-08 feb-08 mar-08 apr-08 mag-08 Intese con enti ed amministrazioni coinvolte nel procedimento di concessione Richiesta autorizzazione alla Regione Puglia semplificazione procedimento Contatto ASL e Comune per sottoscrizione intese Ottimizzazione Procedimento di riconoscimento Fase INPS : realizzazione lavorazione in tempo reale verifica sanitaria di 2 livello Erogazione in tempo reale da parte dell'INPS delle provvidenze economiche su determina del Comune Contenzioso giudiziario Aggiornamento procedura SISCO ricorsi notificati Attivazione autotutela o costituzione in giudizio Aggiornamento Acquisizione in procedura SISCO Ottimizzazione Liqidazione prestazioni e spese legali su sentenza - 11 - giu-08 lug-08 ago-08 set-08 ott-08
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