ALL. A
PIANO DELLE FUNZIONI
AREA
AFFARI ISTITUZIONALI
Modifiche apportate con deliberazioni:
n. 317 Reg. G.C. / n. 348 P.D. in data 10/10/2012
n. 398 Reg. G.C. / n. 423 P.D. in data 05/12/2012
n. 375 Reg. G.C. / n. 400 P.D. in data 06/11/2013
n. 17 Reg G.C. / n. 16 P.D. in data 29/01/2014
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Denominazione struttura
SERVIZIO CONSIGLIO, GIUNTA, CONSIGLI DI CIRCOSCRIZIONE E COMUNICAZIONE
Area: Affari istituzionali
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Direzione Assistenza agli organi
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Servizio: Consiglio, Giunta, Consigli circoscrizionali Responsabile: dott.sa Simona Locatelli
e Comunicazione
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Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
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Funzioni :
Assistenza agli organi di governo centrali e decentrati dell’ente e alla Presidenza del Consiglio. Gestione degli atti.
Comunicazione istituzionale. Collaborazione con lo Sportello polifunzionale del Cittadino, mediante condivisione dei flussi
di comunicazione istituzionale e generale di interesse per l’utenza dell’URP di ente.
• Assistenza agli organi istituzionali ( consiglio e giunta comunale, commissioni consiliari permanenti e speciali,
consiglio delle donne , consigli circoscrizionali);
• gestione degli atti, fino alla pubblicazione sul sito;
• gestione delle determinazioni dirigenziali;
• Svolgimento delle funzioni di comunicazione istituzionale, attraverso gli strumenti individuati dall’Amministrazione.
• Gestione del sito internet.
• Iscrizione delle libere associazioni nel repertorio comunale
• ricerca di sponsorizzazioni
• Comunicazione delle spese pubblicitarie all'Autorità per le garanzie nelle comunicazioni
• Concessione di patrocinio da parte dei consigli di circoscrizione a enti per l’organizzazione di iniziative culturali,
teatrali, sportive e di partecipazione
• Concessione in uso di locali comunale nell'ambito dei centri sociali delle circoscrizioni
• Convocazione delle sedute del consiglio comunale, della giunta e dei consigli circoscrizionali
• Gestione delle interrogazioni e interpellanze a risposta scritta
• Gestione delle sedute di Giunta comunale e degli atti conseguenti supporto giornaliero agli uffici, ai consiglieri e
assessori e ai cittadini
• Pubblicazione della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive
• gestione delle nomine di rappresentanti del Comune presso enti, aziende ed istituzioni
• Gestione delle sedute del Consiglio comunale e degli atti conseguenti
• Gestione delle determinazioni
• Assistenza alla commissioni consiliari permanenti e speciali
• Segreteria del Presidente del Consiglio
• Realizzazione del progetto "A scuola di cittadinanza"
• Gestione dei regolamenti
• Assistenza al consiglio delle donne
• Organizzazione delle iniziative e e delle manifestazioni della Presidenza del Consiglio
• Gestione delle richieste di incontro con il Sindaco
• Realizzazione di materiale informativo / promozionale per iniziative di comunicazione promosse dal Comune.
• Inoltro del materiale informativo / promozionale prodotto allo Sportello polifunzionale del Cittadino e alle altre sedi
comunali per la distribuzione al pubblico.
• Supporto informativo allo Sportello polifunzionale del Cittadino mediante segnalazione dei nuovi contenuti della
comunicazione istituzionale ove di interesse per il pubblico.
• Supporto tecnico ad altri uffici per la realizzazione di campagne di comunicazione
• Gestione dei totem pubblicitari esterni ed interni a uffici comunali
• Realizzazione dell' agenda mensile degli eventi pubblicata su internet e in forma cartacea
• Gestione del sito intranet
• gestione account su face book
• Formazione dei dipendenti per inserimento di dati nei siti intranet e internet
• Copertura fotografica eventi in cui non è prevista la presenza di un fotografo professionista e pubblicazione foto sul
sito internet del Comune di Bergamo
• Pubblicazione video per il canale You Tube del Comune di Bergamo
• Attività di comunicazione per l'organizzazione e la partecipazione ad eventi (mostre, fiere, ecc.)
• Gestione degli stagisti in formazione
• assistenza alle sedute del Consiglio circoscrizionale e degli atti conseguenti
• Gestione di interrogazioni ed interpellanze presentate dai consiglieri di circoscrizione
• Assistenza al Presidente della circoscrizione
• Assistenza alla conferenza dei Presidenti di circoscrizione
• Gestione delle nomine di rappresentanti della circoscrizione presso commissioni di gestione di biblioteche, centri
socio culturali, centri sociali, e di commissioni temporanee di proposta
• Supporto al Segretario generale
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Altre attività svolte nell’ambito di processi trasversali ad altre strutture
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Gestione degli atti del consiglio e della giunta
Gestione dei decreti e delle ordinanze del Sindaco
Gestione presenze/assenze dei consiglieri
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Denominazione struttura
DIREZIONE CONTRATTI ED APPALTI
Area: Affari istituzionali
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Direzione Contratti ed appalti
Responsabile: dott. Giovanni Cappelluzzo
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Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
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Funzioni
Procedimenti di scelta del contraente ad evidenza pubblica per l’acquisizione di beni e servizi ovvero per
l’affidamento di lavori; consulenza per l’attività contrattuale del Comune e di altri soggetti pubblici e privati.
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Espletamento dei procedimenti di scelta del contraente ad evidenza pubblica e redazione dei contratti conseguenti
per l’acquisizione di beni e servizi ovvero per l’affidamento di lavori, ivi compresi tutti gli adempimenti previsti
dalla legge e dai regolamenti del Comune;
redazione di altri contratti secondo le previsioni regolamentari del Comune;
assistenza al segretario generale del Comune nella sua qualità di ufficiale rogante; consulenza, nella specifica
materia, alla struttura tutta del Comune e ad altri soggetti pubblici e privati richiedenti.
Stipulazione dei contratti di atti di trasferimento e/o costituzione di diritti reali immobiliari (compravendite,
costituzioni servitù, diritti di superficie, decreti di espropriazione
Affidamento di servizi a persone giuridiche attraverso la convenzione
Convenzioni con enti privati
Stipulazione dei contratti di locazione di beni patrimoniali e comodati
Gestione dell’albo dei fornitori
Altre attività svolte nell’ambito di processi trasversali ad altre strutture
Attività di consulenza a favore degli Uffici del Comune e di altri soggetti pubblici e privati
1 Denominazione struttura:
DIREZIONE CONTRATTI E APPALTI – Integrazione di funzioni in materia di concessioni e servizi cimiteriali
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Area: Affari Istituzionali
Direzione: Contratti e Appalti
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Responsabile: dott. Giovanni Cappelluzzo
Funzioni: Concessioni e servizi cimiteriali
Responsabile: dott. Silvio Bonfanti
Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
Rilascio di concessioni cimiteriali. Conduzione e apertura al pubblico dei cimiteri e servizi tecnici
correlati.
3 Funzioni della Struttura
• Svolge in generale le attività tecnico-amministrative necessarie al funzionamento dei cimiteri civici cittadini
• Assolve le incombenze amministrative riguardanti gli atti ed i procedimenti propri dell’Ufficiale di polizia mortuaria,
nonché le concessioni di manufatti ed aree (loculi, ossari, nicchie cinerarie, tombe e cappelle) per il diritto d’uso della
sepoltura
• Gestisce la contabilità delle entrate derivanti dallo svolgimento dei servizi cimiteriali
• Assicura l’apertura dei cimiteri al pubblico, vigilando sul rispetto delle norme e sulla sicurezza delle persone e delle
sepolture
• Assicura la ricezione delle salme e la loro sepoltura e/o cremazione, fissando gli orari dei funerali
• Esegue tutte le operazioni riguardanti le traslazioni di salme, nonché le rimanenti operazioni atte al mantenimento del
decoro e pulizia degli spazi cimiteriali
• Mantiene ed aggiorna l’anagrafe cimiteriale e svolge funzioni di segreteria della Commissione tecnico-artistica
cimiteriale
• Gestisce il servizio di illuminazione votiva
• Assicura il servizio di cremazione delle salme mediante affidamento a soggetto esterno.
• Presiede all’affidamento delle concessioni di manufatti ed aree (loculi, ossari, nicchie cinerarie, tombe e cappelle) per
il diritto d’uso della sepoltura
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Altre attività svolte nell’ambito di processi trasversali ad altre strutture
• Fornisce all’Area “Lavori pubblici” il quadro delle esigenze per gli interventi di manutenzione ordinaria e
straordinaria sul patrimonio cimiteriale
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Denominazione struttura
SERVIZIO GESTIONE DOCUMENTALE
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Area: Affari istituzionali
Direzione Assistenza agli organi
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Servizio Gestione documentale
Responsabile: dott
Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
Protocollazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti dell’ente. Notificazione degli atti; ricevimento del
pubblico di competenza presso lo Sportello polifunzionale del cittadino ovvero presso le postazioni specialistiche del
Servizio.
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Funzioni tipiche
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Altre attività svolte nell’ambito di processi trasversali ad altre strutture
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Protocollazione e fascicolazione degli atti
Spedizione degli atti
Notificazione e consegna degli atti
Archiviazione degli atti
Controllo su altre attività tipiche (e servizi) affidate/i in gestione a soggetti esterni
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Protocollazione e fascicolazione elettronica e cartacea dei documenti interni ed esterni e supporto agli uffici nello
svolgimento delle medesime funzioni. Archiviazione degli atti, anche attraverso intereventi di conservazione
sostitutiva. Notificazione e consegna degli atti depositati.
Accesso agli atti
Notificazione degli atti
Pianificazione annuale del piano di conservazione dell'archivio per l'intera struttura del Comune e attività di
riordino
selezione e conservazione dei documenti cartacei
organizzazione archivistica
Affrancatura e spedizione degli atti
consegna di materiale
Richiesta di rimborso dei diritti di notifica
protocollazione di documenti
Gestione del protocollo:annullamento delle registrazioni di protocollo e dei fascicoli
differimento dei termini di registrazione dei documenti
stampa del registro giornaliero di protocollo
gestione del registro di emergenza
spedizione dei documenti destinati all'esterno e ulteriori attività per spedizioni particolari
supporto agli addetti con compiti di protocollazione e fascicolazione
Pianificazione annuale delle attività inerenti la gestione documentale
Pubblicazione all'albo pretorio e consegna delle cartelle esattoriali
domiciliazione degli atti presso il Comune
rilascio di attestazioni varie
Aggiornamento del manuale di gestione documentale e dei relativi allegati
ricezione, registrazione e consegna degli atti giudiziari depositati alla casa comunale
Protocollazione e fascicolazione elettronica
Gestione delle affrancatrici
Partecipazione del servizio al Progetto “Sportello polifunzionale del cittadino”
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Partecipa alle attività di pianificazione della copertura oraria del front-office dello Sportello polifunzionale e
dell’accesso del pubblico ai servizi anche su appuntamento.
Concorre alla copertura del front-office dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio
per le funzioni di specifica competenza nei tempi e nei modi pianificati.
Concorre alla copertura del front-office dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio
per le funzioni semplici di carattere polifunzionale nei tempi e modi pianificati.
Concorre alla copertura del call-center dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio
fornendo le risposte o prendendo in carico le telefonate su funzioni di specifica competenza, nei tempi e nei modi
pianificati.
Cura la redazione e la pubblicazione in internet delle risposte alle domande frequenti (FAQ) sul servizio di
competenza, al fine di facilitare l’erogazione di informazioni ai cittadini.
1
Denominazione struttura
SERVIZIO SERVIZI AUSILIARI
Area: Affari istituzionali
Direzione Assistenza agli organi
Responsabile: dott. Giacoma Giaccone
Responsabile: dott. Giacoma Giaccone
Servizio Servizi ausiliari
Responsabile: dott. Carmela Picarella
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Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
3
Funzioni
Svolgimento delle attività ausiliarie alla struttura comunale, con particolare riferimento alla stampa e legatura di atti e
documenti, alla ricezione e smistamento delle telefonate, all’apertura, sorveglianza e chiusura dell’accesso agli uffici
comunali e giudiziari, al trasporto con auto di rappresentanza di amministratori e personale dirigenziale/direttivo dell’ente.
Servizi di esecutore tecnico servizi ausiliari *
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Assicura apertura, sorveglianza, videocontrollo e chiusura degli accessi alla sede di Palazzo Uffici negli orari di
chiusura dello Sportello polifunzionale
D’intesa con personale degli istituti di vigilanza preposti, concorre all’apertura, sorveglianza e chiusura degli
accessi agli uffici giudiziari ed assicura la funzione di primo contatto e orientamento del pubblico in entrata.
Assicura i servizi ausiliari di supporto allo Staff del Sindaco, presso l’Anticamera del Sindaco di palazzo Frizzoni.
Assicura i servizi ausiliari di supporto allo svolgimento delle sedute degli organi istituzionali
Gestione della esposizione delle bandiere sui principali edifici comunali
Recapito della posta, delle pratiche e documentazione agli uffici .
Allestimento delle sale utilizzate per riunioni, commissioni, conferenze e adunanze degli organi istituzionali
ovvero per le esigenze degli uffici e servizi comunali; allestimenti temporanei correlati ad eventi istituzionali
straordinari.
Versamenti e operazioni postali varie richieste dagli uffici.
Servizi di guardia giurata autista
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Servizi di trasporto di rappresentanza per le necessità di organi elettivi e della struttura comunale, anche al di fuori
del territorio comunale; ritiro e consegna di plichi e altro materiale.
Cura la pulizia e l’efficienza degli automezzi in dotazione.
Controlli di sicurezza all’ingresso della casa comunale di Palazzo Frizzoni, in collaborazione con la Polizia
locale
Servizi di centralinista *
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Ricezione delle telefonate in arrivo, smistamento agli uffici e collegamento degli uffici con i numeri esterni
richiesti.
Fornisce risposta telefonica a richieste di informazioni semplici
Indirizza le richieste telefoniche di informazioni complesse al call-center dello Sportello polifunzionale del
cittadino o del Sueap
Segnalazione dei guasti degli apparecchi telefonici al servizio manutentivo competente.
Contabilizzazione delle telefonate private effettuate dai dipendenti e comunicazione dei relativi dati all’ufficio
competente.
Raccolta e archiviazione della documentazione relativa al traffico telefonico giornaliero.
Servizi di operaio professionale stampatore *
Fotocopiatura, stampa e legatura di tutta la documentazione necessaria al funzionamento degli organi istituzionali
e degli uffici
• Fotocopiatura, stampa e legatura di modulistica, locandine e opuscoli per conto degli uffici e servizi comunali che
ne fanno richiesta.
• Registrazione sotto il profilo tecnico e contabile delle riproduzioni eseguite ai fini della attribuzione dei costi agli
uffici o servizi richiedenti
* Mansioni contrattualmente esigibili anche da personale di diversa figura professionale appartenente alla medesima
categoria
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Partecipazione del servizio al Progetto “Sportello polifunzionale del cittadino”
Servizi di esecutore tecnico servizi ausiliari
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Partecipa alle attività di pianificazione della copertura oraria del front-office dello Sportello polifunzionale, al fine
di assicurare continuità di sorveglianza all’accesso di palazzo Uffici durante le fasce orarie di chiusura al pubblico
dello Sportello Polifunzionale.
Assicura la funzione di primo contatto e orientamento del pubblico in entrata a palazzo Uffici durante gli orari di
chiusura al pubblico dello Sportello polifunzionale del cittadino.
Servizi di centralinista
•
1
Partecipa alle attività di pianificazione della copertura oraria della funzione di call-center dello Sportello
polifunzionale, al fine di assicurare con proprio personale la continuità di risposta telefonica nei momenti di punta
della giornata e nelle fasce orarie di chiusura al pubblico dello Sportello polifunzionale..
Denominazione struttura
SERVIZIO SERVIZI DEMOGRAFICI ED ELETTORALE
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Area: Affari istituzionali
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Direzione Assistenza agli Organi
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Servizio Servizi Demografici ed Elettorale
Responsabile: dott.sa Angelina Marcella
Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
Conduzione dei servizi delegati dallo Stato in materia di anagrafe della popolazione, di stato civile ed elettorale, con
particolare riferimento alle iscrizioni e alle cancellazioni anagrafiche, alla tenuta di registri e redazione di atti di stato
civile, relativi a matrimoni, cittadinanza, morte e nascita. Il servizio comprende, altresì, tutte le funzioni relative
all’elettorato attivo e passivo dei cittadini e degli aventi diritto. Ricevimento del pubblico di competenza presso lo
Sportello polifunzionale del cittadino ovvero presso le postazioni specialistiche del Servizio.
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Funzioni tipiche
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Accesso formale agli atti comunali
Iscrizioni nell'anagrafe o trasferimenti di indirizzo - istanza di parte
Cancellazioni dall'anagrafe - richieste da altro Comune o dai Consolati o a istanza di parte
Cancellazione d'ufficio per irreperibilità al censimento generale della popolazione o irreperibilità accertata
Cancellazione d'ufficio per mancato rinnovo della dichiarazione di dimora abituale
Iscrizione anagrafica o variazione d'indirizzo d'ufficio per mancata dichiarazione dell'interessato
Iscrizione anagrafica o variazione d'indirizzo - annullamento pratica
Rilascio di certificazioni di anagrafe e stato civile ,(carte d'identità, autenticazione di sottoscrizioni, copie
conformi all'originale, certificazioni storiche)
Rilascio di certificazioni di stato civile (nascita - matrimonio - morte): eventi avvenuti nel Comune o da
celebrarsi nel Comune
Annotazioni di matrimonio e di morte su atti di nascita
Annotazioni di interdizione, inabilitazione, nomina tutore, apertura e chiusura tutela
Attribuzione dei ``prenomi`` art. 36 d.P.R. 3.11.2000 n. 396
Correzione di errori materiali di scritturazione art. 98 d.P.R. 3.11.2000 n. 396
Trascrizione dell’atto di nascita avvenuta all`estero su richiesta dei consolati o di parte
Dichiarazione di riconoscimento di figlio naturale
Riconoscimento della cittadinanza italiana per stranieri di ceppo italiano
Accertamento della sussistenza dei requisiti a seguito di dichiarazione di acquisto/perdita/riacquisto della
cittadinanza italiana
Riconoscimento del mantenimento ininterrotto della cittadinanza italiana (Sentenza corte costituzionale n.
87/1975)
Acquisizione della cittadinanza italiana , a seguito della prestazione di giuramento e trascrizione del decreto
Trascrizioni di matrimoni civili celebrati fuori Comune
Annotazione di convenzioni patrimoniali
Annotazione di sentenze di divorzio e annullamento su atti di matrimonio trascritti o su atti di nascita
Matrimoni celebrati all'estero - Trascrizione su richiesta dei Consolati
Matrimoni celebrati all'estero - Trascrizione su richiesta di parte
Trascrizione di matrimoni religiosi celebrati fuori comune
Sentenze di scioglimento o di cessazione di matrimonio pronunciate all`estero - Trascrizione su richiesta del
consolato o su richiesta di parte
Annotazione di separazione e ricorso per divorzio sugli atti di matrimonio
Iscrizione matrimoni civili nel Comune
Trascrizione di matrimoni religiosi celebrati nel Comune
Pubblicazioni di matrimonio
Annotazioni di matrimonio
annotazione di sentenza di scioglimento/cessazione di effetti civili del matrimonio pronunciate in Italia
Trascrizione degli atti di morte di persone residenti nel Comune e decedute in altri comuni italiani
Iscrizione nelle liste elettorali o cancellazioni revisione semestrale
Iscrizione nelle liste elettorali o cancellazioni revisione dinamica
Rilascio e variazioni delle tessere elettorali
iscrizione nell'albo dei giudici popolari
iscrizione nell'albo presidenti di seggio
iscrizione nell'albo scrutatori
Iscrizione nelle liste di leva militare
Aggiornamento e tenuta dei ruoli matricolari
Variazioni anagrafiche in seguito a correzioni dei dati
Acquisizioni di beni e servizi in economia (importi inferiori a euro 20.000,00)
assunzione di determinazione di liquidazione di spese impegnate.
liquidazione dei rimborsi delle spese ai componenti delle commissioni Richiesta di pubblicazione di matrimonio
ex II A
attività relative al diritto di soggiorno dei cittadini comunitari ai sensi del D.lgs. N. 30/07 ( rilascio di
attestazione) Aggiornamento e tenuta delle liste elettorali (revisione dinamica ordinaria o straordinaria
Aggiornamento e tenuta delle liste elettorali aggiunte gestione delle elezioni
assistenza alla commissione e alle sottocommissioni elettorali nella gestione delle elezioni
assistenza alle commissioni e sottocommissioni elettorali per l' aggiornamento e la tenuta delle liste elettorali
(revisione dinamica ordinaria 2 volte l'anno o straordinaria, in seguito a elezioni o revisione semestrale )
assistenza alla commissione e alle sottocommissioni elettorali per l' aggiornamento e la tenuta delle liste
elettorali aggiunte
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Partecipazione del servizio al Progetto “Sportello polifunzionale del cittadino”
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Partecipa alle attività di pianificazione della copertura oraria del front-office dello Sportello polifunzionale e
dell’accesso del pubblico ai servizi anche su appuntamento.
Concorre alla copertura del front-office dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio
per le funzioni di specifica competenza nei tempi e nei modi pianificati.
Concorre alla copertura del front-office dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio
per le funzioni semplici di carattere polifunzionale nei tempi e modi pianificati.
Concorre alla copertura del call-center dello Sportello polifunzionale con contingenti di personale del Servizio
fornendo le risposte o prendendo in carico le telefonate su funzioni di specifica competenza, nei tempi e nei
modi pianificati.
Cura la redazione e la pubblicazione in internet delle risposte alle domande frequenti (FAQ) sul servizio di
competenza, al fine di facilitare l’erogazione di informazioni ai cittadini.