PIANO DELLE FUNZIONI
AREA
AFFARI ISTITUZIONALI
Modifiche apportate con deliberazioni:
n. 317 Reg. G.C. / n. 348 P.D. in data 10/10/2012
n. 398 Reg. G.C. / n. 423 P.D. in data 05/12/2012
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Denominazione struttura
SERVIZIO CONSIGLIO, GIUNTA, CONSIGLI DI CIRCOSCRIZIONE E COMUNICAZIONE
Area: Affari istituzionali
Direzione Assistenza agli organi
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Servizio: Consiglio, Giunta, Consigli circoscrizionali
e Comunicazione
Responsabile:
dott.sa Simona Locatelli (titolare)
dott.sa Carmela Picarella (sostituta)
Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
Assistenza agli organi di governo centrali e decentrati dell’ente e alla Presidenza del Consiglio. Gestione degli atti.
Comunicazione istituzionale e Ufficio relazioni col pubblico.
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Funzioni :
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Altre attività svolte nell’ambito di processi trasversali ad altre strutture
• Assistenza agli organi istituzionali ( consiglio e giunta comunale, commissioni consiliari permanenti e speciali,
consiglio delle donne , consigli circoscrizionali);
• gestione degli atti, fino alla pubblicazione sul sito;
• gestione delle determinazioni dirigenziali;
• svolgimento delle funzioni istituzionali di comunicazione, attraverso gli strumenti individuati dall’amministrazione
e di ufficio relazioni con il pubblico.
• Gestione del sito internet.
• Iscrizione delle libere associazioni nel repertorio comunale
• ricerca di sponsorizzazioni
• Comunicazione delle spese pubblicitarie all'Autorità per le garanzie nelle comunicazioni
• Concessione di patrocinio da parte dei consigli di circoscrizione a enti per l’organizzazione di iniziative culturali,
teatrali, sportive e di partecipazione
• Concessione in uso di locali comunale nell'ambito dei centri sociali delle circoscrizioni
• Convocazione delle sedute del consiglio comunale, della giunta e dei consigli circoscrizionali
• Gestione delle interrogazioni e interpellanze a risposta scritta
• Gestione delle sedute di Giunta comunale e degli atti conseguenti supporto giornaliero agli uffici, ai consiglieri e
assessori e ai cittadini
• Pubblicazione della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive
• gestione delle nomine di rappresentanti del Comune presso enti, aziende ed istituzioni
• Gestione delle sedute del Consiglio comunale e degli atti conseguenti
• Gestione delle determinazioni
• Assistenza alla commissioni consiliari permanenti e speciali
• Segreteria del Presidente del Consiglio
• Realizzazione del progetto "A scuola di cittadinanza"
• Gestione dei regolamenti
• Assistenza al consiglio delle donne
• Organizzazione delle iniziative e e delle manifestazioni della Presidenza del Consiglio
• Gestione delle segnalazioni pervenute all'Ufficio Relazioni con il Pubblico
• Gestione delle richieste di incontro con il Sindaco
• Monitoraggio della soddisfazione dell'utenza
• Realizzazione e distribuzione materiale informativo/promozionale per campagne informative promosse dal
Comune
• Supporto tecnico ad altri uffici per la realizzazione di campagne di comunicazione
• Gestione dei totem pubblicitari esterni ed interni a uffici comunali
• Realizzazione dell' agenda mensile degli eventi pubblicata su internet e in forma cartacea
• Gestione del sito intranet
• gestione account su face book
• Formazione dei dipendenti per inserimento di dati nei siti intranet e internet
• Copertura fotografica eventi in cui non è prevista la presenza di un fotografo professionista e pubblicazione foto
sul sito internet del Comune di Bergamo
• Pubblicazione video per il canale You Tube del Comune di Bergamo
• Attività di comunicazione per l'organizzazione e la partecipazione ad eventi (mostre, fiere, ecc.)
• Gestione degli stagisti in formazione
• assistenza alle sedute del Consiglio circoscrizionale e degli atti conseguenti
• Gestione di interrogazioni ed interpellanze presentate dai consiglieri di circoscrizione
• Assistenza al Presidente della circoscrizione
• Assistenza alla conferenza dei Presidenti di circoscrizione
• Gestione delle nomine di rappresentanti della circoscrizione presso commissioni di gestione di biblioteche, centri
socio culturali, centri sociali, e di commissioni temporanee di proposta
• Supporto al Segretario generale
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Gestione degli atti del consiglio e della giunta
Gestione dei decreti e delle ordinanze del Sindaco
Gestione presenze/assenze dei consiglieri
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Denominazione struttura
DIREZIONE CONTRATTI ED APPALTI
Area: Affari istituzionali
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Direzione Contratti ed appalti
Responsabile: dott. Giovanni Cappelluzzo
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Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
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Funzioni
Procedimenti di scelta del contraente ad evidenza pubblica per l’acquisizione di beni e servizi ovvero per
l’affidamento di lavori; consulenza per l’attività contrattuale del Comune e di altri soggetti pubblici e privati.
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Espletamento dei procedimenti di scelta del contraente ad evidenza pubblica e redazione dei contratti
conseguenti per l’acquisizione di beni e servizi ovvero per l’affidamento di lavori, ivi compresi tutti gli
adempimenti previsti dalla legge e dai regolamenti del Comune;
redazione di altri contratti secondo le previsioni regolamentari del Comune;
assistenza al segretario generale del Comune nella sua qualità di ufficiale rogante; consulenza, nella specifica
materia, alla struttura tutta del Comune e ad altri soggetti pubblici e privati richiedenti.
Stipulazione dei contratti di atti di trasferimento e/o costituzione di diritti reali immobiliari (compravendite,
costituzioni servitù, diritti di superficie, decreti di espropriazione
Affidamento di servizi a persone giuridiche attraverso la convenzione
Convenzioni con enti privati
Stipulazione dei contratti di locazione di beni patrimoniali e comodati
Gestione dell’albo dei fornitori
Altre attività svolte nell’ambito di processi trasversali ad altre strutture
Attività di consulenza a favore degli Uffici del Comune e di altri soggetti pubblici e privati
1 Denominazione struttura:
DIREZIONE CONTRATTI E APPALTI – Integrazione di funzioni in materia di concessioni e servizi
cimiteriali
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Area: Affari Istituzionali
Direzione: Contratti e Appalti
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Responsabile: dott. Giovanni Cappelluzzo
Funzioni: Concessioni e servizi cimiteriali
Responsabile: dott. Giovanni Cappelluzzo
Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
Rilascio di concessioni cimiteriali. Conduzione e apertura al pubblico dei cimiteri e servizi tecnici
correlati.
Funzioni della Struttura
• Svolge in generale le attività tecnico-amministrative necessarie al funzionamento dei cimiteri civici cittadini
• Assolve le incombenze amministrative riguardanti gli atti ed i procedimenti propri dell’Ufficiale di polizia
mortuaria, nonché le concessioni di manufatti ed aree (loculi, ossari, nicchie cinerarie, tombe e cappelle) per il
diritto d’uso della sepoltura
• Gestisce la contabilità delle entrate derivanti dallo svolgimento dei servizi cimiteriali
• Assicura l’apertura dei cimiteri al pubblico, vigilando sul rispetto delle norme e sulla sicurezza delle persone e delle
sepolture
• Assicura la ricezione delle salme e la loro sepoltura e/o cremazione, fissando gli orari dei funerali
• Esegue tutte le operazioni riguardanti le traslazioni di salme, nonché le rimanenti operazioni atte al mantenimento
del decoro e pulizia degli spazi cimiteriali
• Mantiene ed aggiorna l’anagrafe cimiteriale e svolge funzioni di segreteria della Commissione tecnico-artistica
cimiteriale
• Gestisce il servizio di illuminazione votiva
• Assicura il servizio di cremazione delle salme mediante affidamento a soggetto esterno.
• Presiede all’affidamento delle concessioni di manufatti ed aree (loculi, ossari, nicchie cinerarie, tombe e cappelle)
per il diritto d’uso della sepoltura
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Altre attività svolte nell’ambito di processi trasversali ad altre strutture
• Fornisce all’Area “Lavori pubblici” il quadro delle esigenze per gli interventi di manutenzione ordinaria e
straordinaria sul patrimonio cimiteriale
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Denominazione struttura
SERVIZIO GESTIONE DOCUMENTALE
Area: Affari istituzionali
Direzione Assistenza agli organi
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Servizio Gestione documentale
Responsabile: dott.sa Elisabetta Belloni
Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
Protocollazione ,fascicolazione e archiviazione dei documenti dell’ente. Notificazione degli atti
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Funzioni tipiche
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Altre attività svolte nell’ambito di processi trasversali ad altre strutture
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Protocollazione e fascicolazione elettronica e cartacea dei documenti interni ed esterni e supporto agli
uffici nello svolgimento delle medesime funzioni. Archiviazione degli atti, anche attraverso intereventi
di conservazione sostitutiva. Notificazione e consegna degli atti depositati.
Accesso agli atti
Notificazione degli atti
Pianificazione annuale del piano di conservazione dell'archivio per l'intera struttura del Comune e
attività di riordino
selezione e conservazione dei documenti cartacei
organizzazione archivistica
Affrancatura e spedizione degli atti
consegna di materiale
Richiesta di rimborso dei diritti di notifica
protocollazione di documenti
Gestione del protocollo:annullamento delle registrazioni di protocollo e dei fascicoli
differimento dei termini di registrazione dei documenti
stampa del registro giornaliero di protocollo
gestione del registro di emergenza
spedizione dei documenti destinati all'esterno e ulteriori attività per spedizioni particolari
supporto agli addetti con compiti di protocollazione e fascicolazione
Pianificazione annuale delle attività inerenti la gestione documentale
Pubblicazione all'albo pretorio e consegna delle cartelle esattoriali
domiciliazione degli atti presso il Comune
rilascio di attestazioni varie
Aggiornamento del manuale di gestione documentale e dei relativi allegati
ricezione, registrazione e consegna degli atti giudiziari depositati alla casa comunale
Protocollazione e fascicolazione degli atti
Spedizione degli atti
Notificazione e consegna degli atti
Archiviazione degli atti
Controllo su altre attività tipiche (e servizi) affidate/i in gestione a soggetti esterni
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Protocollazione e fascicolazione elettronica
Gestione delle affrancatrici
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Denominazione struttura
SERVIZIO SERVIZI AUSILIARI
Area: Affari istituzionali
Direzione Assistenza agli organi
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Servizio Servizi ausiliari
Responsabile: dott.sa Carmela Picarella
Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
Svolgimento delle attività ausiliarie alla struttura comunale, con particolare riferimento alla stampa di atti e documenti,
alla ricezione e smistamento delle telefonate, all’apertura, chiusura e accesso agli uffici comunali, e servizio di
trasporto di rappresentanza a favore degli amministratori e del personale dirigenziale e direttivo dell’ente
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Funzioni
Servizi di esecutore tecnico servizi ausiliari *
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Apertura, chiusura e sorveglianza degli accessi agli uffici comunali e giudiziari; primo contatto ed
orientamento del pubblico in entrata.
Gestione della esposizione delle bandiere sui principali edifici comunali
Recapito della posta, delle pratiche e documentazione agli uffici .
Allestimento delle sale utilizzate per riunioni, commissioni, conferenze e adunanze degli organi istituzionali
ovvero per le esigenze degli uffici e servizi comunali; allestimenti temporanei correlati ad eventi istituzionali
straordinari.
Versamenti e operazioni postali varie richieste dagli uffici.
Servizi di guardia giurata autista
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Servizi di trasporto di rappresentanza per le necessità di organi elettivi e della struttura comunale, anche al di
fuori del territorio comunale; ritiro e consegna di plichi e altro materiale.
Cura la pulizia e l’efficienza degli automezzi in dotazione.
Controlli di sicurezza all’ingresso della casa comunale di Palazzo Frizzoni, in collaborazione con la Polizia
locale
Servizi di centralinista *
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Ricezione delle telefonate in arrivo, smistamento agli uffici e collegamento degli uffici con i numeri esterni
richiesti.
Informazioni al pubblico.
Segnalazione dei guasti degli apparecchi telefonici al servizio manutentivo competente.
Contabilizzazione delle telefonate private effettuate dai dipendenti e comunicazione dei relativi dati all’ufficio
competente.
Raccolta e archiviazione della documentazione relativa al traffico telefonico giornaliero.
Servizi di operaio professionale stampatore *
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Fotocopiatura, stampa e legatura di tutta la documentazione necessaria al funzionamento degli organi
istituzionali e degli uffici
Fotocopiatura, stampa e legatura di modulistica, locandine e opuscoli per conto degli uffici e servizi comunali
che ne fanno richiesta.
Registrazione sotto il profilo tecnico e contabile delle riproduzioni eseguite ai fini della attribuzione dei costi
agli uffici o servizi richiedenti
* Mansioni contrattualmente esigibili anche da personale di diversa figura professionale appartenente alla medesima
categoria
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Denominazione struttura
SERVIZIO SERVIZI DEMOGRAFICI ED ELETTORALE
Area: Affari istituzionali
Direzione Assistenza agli Organi
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Responsabile: dott.sa Giacoma Giaccone
Servizio Servizi Demografici ed Elettorale
Responsabile: dott.sa Angelina Marcella
Denominazione breve dell’ambito funzionale specifico
Servizi di anagrafe, stato civile ed elettorale. Il servizio comprende tutte le funzioni relative all’anagrafe della
popolazione, con particolare riferimento alle iscrizioni e alle cancellazioni e allo stato civile, alla redazione degli atti
relativi matrimoni, alla cittadinanza , alla morte e alla nascita. Il servizio comprende, altresì, tutte le funzioni
relative all’elettorato attivo e passivo dei cittadini e degli aventi diritto.
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Funzioni tipiche
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Accesso formale agli atti comunali
Iscrizioni nell'anagrafe o trasferimenti di indirizzo - istanza di parte
Cancellazioni dall'anagrafe - richieste da altro Comune o dai Consolati o a istanza di parte
Cancellazione d'ufficio per irreperibilità al censimento generale della popolazione o irreperibilità accertata
Cancellazione d'ufficio per mancato rinnovo della dichiarazione di dimora abituale
Iscrizione anagrafica o variazione d'indirizzo d'ufficio per mancata dichiarazione dell'interessato
Iscrizione anagrafica o variazione d'indirizzo - annullamento pratica
Rilascio di certificazioni di anagrafe e stato civile ,(carte d'identità, autenticazione di sottoscrizioni, copie
conformi all'originale, certificazioni storiche)
Rilascio di certificazioni di stato civile (nascita - matrimonio - morte): eventi avvenuti nel Comune o da
celebrarsi nel Comune
Annotazioni di matrimonio e di morte su atti di nascita
Annotazioni di interdizione, inabilitazione, nomina tutore, apertura e chiusura tutela
Attribuzione dei ``prenomi`` art. 36 d.P.R. 3.11.2000 n. 396
Correzione di errori materiali di scritturazione art. 98 d.P.R. 3.11.2000 n. 396
Trascrizione dell’atto di nascita avvenuta all`estero su richiesta dei consolati o di parte
Dichiarazione di riconoscimento di figlio naturale
Riconoscimento della cittadinanza italiana per stranieri di ceppo italiano
Accertamento della sussistenza dei requisiti a seguito di dichiarazione di acquisto/perdita/riacquisto della
cittadinanza italiana
Riconoscimento del mantenimento ininterrotto della cittadinanza italiana (Sentenza corte costituzionale n.
87/1975)
Acquisizione della cittadinanza italiana , a seguito della prestazione di giuramento e trascrizione del decreto
Trascrizioni di matrimoni civili celebrati fuori Comune
Annotazione di convenzioni patrimoniali
Annotazione di sentenze di divorzio e annullamento su atti di matrimonio trascritti o su atti di nascita
Matrimoni celebrati all'estero - Trascrizione su richiesta dei Consolati
Matrimoni celebrati all'estero - Trascrizione su richiesta di parte
Trascrizione di matrimoni religiosi celebrati fuori comune
Sentenze di scioglimento o di cessazione di matrimonio pronunciate all`estero - Trascrizione su richiesta del
consolato o su richiesta di parte
Annotazione di separazione e ricorso per divorzio sugli atti di matrimonio
Iscrizione matrimoni civili nel Comune
Trascrizione di matrimoni religiosi celebrati nel Comune
Pubblicazioni di matrimonio
Annotazioni di matrimonio
annotazione di sentenza di scioglimento/cessazione di effetti civili del matrimonio pronunciate in Italia
Trascrizione degli atti di morte di persone residenti nel Comune e decedute in altri comuni italiani
Iscrizione nelle liste elettorali o cancellazioni revisione semestrale
Iscrizione nelle liste elettorali o cancellazioni revisione dinamica
Rilascio e variazioni delle tessere elettorali
iscrizione nell'albo dei giudici popolari
iscrizione nell'albo presidenti di seggio
iscrizione nell'albo scrutatori
Iscrizione nelle liste di leva militare
Aggiornamento e tenuta dei ruoli matricolari
Variazioni anagrafiche in seguito a correzioni dei dati
Acquisizioni di beni e servizi in economia (importi inferiori a euro 20.000,00)
assunzione di determinazione di liquidazione di spese impegnate
liquidazione dei rimborsi delle spese ai componenti delle commissioni Richiesta di pubblicazione di matrimonio
ex II A
attività relative al diritto di soggiorno dei cittadini comunitari ai sensi del D.lgs. N. 30/07 ( rilascio di
attestazione) Aggiornamento e tenuta delle liste elettorali (revisione dinamica ordinaria o straordinaria
Aggiornamento e tenuta delle liste elettorali aggiunte gestione delle elezioni
assistenza alla commissione e alle sottocommissioni elettorali nella gestione delle elezioni
assistenza alle commissioni e sottocommissioni elettorali per l' aggiornamento e la tenuta delle liste elettorali
(revisione dinamica ordinaria 2 volte l'anno o straordinaria, in seguito a elezioni o revisione semestrale )
assistenza alla commissione e alle sottocommissioni elettorali per l' aggiornamento e la tenuta delle liste
elettorali aggiunte