“I servizi archivistici delle Istituzioni Pubbliche di
Assistenza e Beneficenza”.
Lo scarto di atti d’archivio
Verona, 4 marzo 2009
Maria Volpato
L’archivio è: uno per tutti, tutti per uno
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La tradizione Archivistica Italiana si fonda su una concezione
unitaria del bene Archivio in cui sussitono la compresenza del valore
amministrativo e del valore culturale. Questo coinvolge in quasi
egual misura, una responsabilità dell’amministrazione StataleArchivistica e del Soggetto o Ente Produttore. L'archivio appartiene a
tutti e serve a tutti.
L’archivio dunque è un complesso unitario anche se per convenzione
viene suddiviso in tre fasi di vita:
Archivio corrente /archivio in formazione
Archivio di deposito/ dalla cessazione della pratica fino al
quarantennio data oltre la quale diviene “storico”
Archivio Storico / dopo 40 anni la documentazione diventa storica su
questa documentazione, in linea teorica, non si può procedere ad
alcuna forma di scarto
Come sono tutelati gli archivi?
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Ricordiamo che gli archivi, i singoli documenti,
sono “ex lege” Beni Culturali e Codice dei Beni
Culturali e del Paesaggio), e che la distruzione
non autorizzata dei documenti dell’archivio è
punita con l’arresto da sei mesi a un anno e con
l’ammenda da euro 775,00 ad euro 38.734,50 e
che anche la cancellazione di documenti
elettronici è considerata una forma di scarto
(art. 169, c.1 del summenzionato Codice.
L'ARCHIVIO RISPECCHIA IN TUTTO E PER TUTTO
L’ATTIVITA’ dell’ente produttore e quindi anche la
produzione documentaria del nostro ufficio.
La vigilanza sugli archivi
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La Vigilanza:
È l’attività mediante la quale si esplicano
le funzioni di tutela dei beni culturali
previste dalla legge.
Gli archivi, i singoli documenti, sono “ex
lege” Beni Culturali e quindi oggetto della
tutela (art. 10, comma 2, D.Lgs n.
42/2004- Codice dei Beni Culturali e del
Paesaggio
La Vigilanza sugli archivi
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Evoluzione storica dell’azione di vigilanza
Nel 1875 fu dichiarato l’interesse nazionale per la sorte
degli archivi non statali ribadita dal Sesto Congresso
Storico Italiano (1895), nel quale si dispose l’intervento
del governo per mezzo degli Archivi di Stato nel” servire
ai desideri degli studiosi”, imponendo l’ordinamento degli
archivi dei comuni, delle curie vescovili e ogni altro ente
morale.
Nel 1939 furono istituite le Soprintendenze Archivistiche,
uffici deputati a svolgere, su delega del Ministero di
competenza, l’attività di vigilanza.
La vigilanza oggi
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Da chi è attualmente esercitata la
vigilanza?
L’attività di vigilanza è esercitata dalle
Soprintendenze Archivistiche, organi
periferici del Ministero per i Beni e le
Attività Culturali (ex DPR 1409/1963 e D.
Legislativo n. 42/2004).
Esse hanno sede in ciascun capoluogo di
Regione con competenza territoriale.
La vigilanza
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La Soprintendenza archivistica per il Veneto ha
sede a Venezia ed esercita nell’intera Regione, la
VIGILANZA sugli archivi degli enti pubblici (tra
cui le ULSS) e su quelli privati dichiarati
d’interesse storico particolarmente importante.
Tale vigilanza si esplica mediante l’attività di
tutela e valorizzazione degli archivi suddetti, di
accertamento delle condizioni di conservazione,
di gestione e organizzazione del loro
ordinamento in modo da garantirne la
consultazione all’utenza.
La Vigilanza
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L’ente pubblico ai sensi dell’art. 18 del D.LGS
42/2004- Codice dei Beni Culturali e del
Paesaggio-, ha l’obbligo di dare ordine al proprio
archivio (corrente, di deposito, storico). Su
questo obbligo VIGILA la Soprintendenza
Archivistica.
IL Soprintendente ai sensi dell’art. 19 della
succitata normativa, può effettuare ispezioni per
accertare lo stato di conservazione custodia e
gestione degli archivi (con preavviso di almeno 5
giorni, salvo che non si versi in situazioni di
“estrema urgenza”)
La vigilanza
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La Soprintendenza archivistica può emettere
prescrizioni per la tutela degli archivi.
L’inosservanza è punibile a norma di legge (art.
650 del Codice Penale, e art. 21 comma 4-5 e
art. 34 del Codice Beni Culturali e del Paesaggio)
e se è accertato un danno, questo può dar luogo
all’intervento statale sostitutivo a spese dell’ente
(art. 32 comma 1-2 e art. 33 del succitato
Codice)
La vigilanza
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La Soprintendenza esplica la VIGILANZA
sulle modalità di riordino ed
inventariazione degli archivi pubblici e
privati coordinando le figure professionale
specifiche (archivisti) ed approvando o
esprimendo pareri sui progetti riguardanti
a vario titolo l’archivio e sull’affidamento in
“outsourcing”, ovvero l’affidamento a
privati dei servizi archivistici degli enti
pubblici.)
Ancora sulla vigilanza degli archivi
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La Soprintendenza esplica la vigilanza sul
commercio di archivi e/o singoli documenti di
comprovato valore storico-culturale mediante il
controllo dei cataloghi delle librerie antiquarie,
delle case d’asta e attraverso contatti e rapporti
con i privati proprietari.
Se la documentazione fosse di comprovato
valore storico-culturale la Soprintendenza potrà:
Procedere alla trattativa diretta per l’acquisto a
favore dell’Amministrazione Archivistica
Ancora sulla vigilanza degli archivi
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Esercitare il diritto di prelazione a favore
dello Stato, previsto dalla legislazione
vigente nel caso di passaggio di proprietà
tra privati
Notificare la dichiarazione di notevole
interesse storico nel caso di archivi e/o
documento che rimangano di proprietà
privata, imponendo quindi precisi obblighi
di conservazione e tutela ai proprietari
Ancora sulla vigilanza degli archivi
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La Soprintendenza vigila sull’osservanza da parte
degli enti pubblici di:
Dare ordine al proprio archivio, conservarlo
correttamente, rispettandone l’integrità e
l’organicità, senza danni, restaurato se
necessario, e non adibito a usi incompatibili con
l’originaria funzione e natura (art. . 30, c. 4, art.
20, c. 1, c. 2, art. 21, c. 2,art. 29, c. 4 del Codice
dei beni culturali e del paesaggio)
Ancora sulla vigilanza degli archivi
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Gli interventi sui beni culturali sono
subordinati secondo il Codice dei beni
culturali e del paesaggio –Capo III
sezione I- Misure di protezione
all’autorizzazione della Soprintendenza
competente, all’art. 21.
Tale delega è prevista con Decreto del
Direttore Generale per gli Archivi del 23
dicembre 2004.
Ancora sulla vigilanza degli archivi
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Sono subordinati all’autorizzazione ai sensi dell’art. 21 del Codice dei
beni culturali e del paesaggio i seguenti interventi:
Autorizzazione (Ex nulla osta) allo scarto di documentazione
considerata superflua e di inutile conservazione
Autorizzazione preventiva al trasferimento ed all’esposizione
temporanea di documenti in occasione di mostre e manifestazioni
culturali in Italia e all’estero.
Autorizzazione e collaudo degli interventi di restauro su beni
culturali archivistici
Autorizzazione allo spostamento di sede dell’archivio cosiddetto di
deposito o storico norma di legge, con conseguente rilascio
d’idoneità dei locali che vengono utilizzati come archivi di deposito
Modello Italiano d’archivio, la normativa: la
gestione documentale è una risorsa
strategica per l’Ente
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Regio Decreto n. 35/1900 il quale già prevedeva la
protocollazione dell’atto principale, la segnatura
archivistica la costituzione e la gestione dei fascicolo e lo
smistamento da parte dell’ufficio di registratura o
protocollo, dei documenti agli uffici competenti
DPR n. 1409/1963 (Ordinamento dell’amministrazione
Archivistica e ordinamento degli archivi)
DPR 445/2000 Testo Unico della Documentazione
Amministrativa
D.l.gvo n. 42/2005 Codice Beni Culturali e del Paesaggio
DPR 445/200
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Una legge importante: IL DPR 445/2000
che cosa prevede?
Servizio per la gestione informatica dei
documenti, dei flussi documentali e degli
archivi (art. 61)
Disposizione sugli archivi (Artt. 65-69)
Una legge importante: IL DPR 445/2000 che cosa prevede?
Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa.
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La gestione dell’archivio fin dalla sua “nascita”
(archivio corrente) perché la redazione concatenata
dei documenti è una necessità reale
Essa porta alla emanazione di provvedimenti o atti
che mediante pezze giustificative attestino assunzioni
di responsabilità e scelte, ovvero conduce alla
forrmazione e gestione di documenti attivi alla
conservazione di documenti affidabili per la certezza
del diritto e per la memoria storica dell’istituzione e
della società.
Una legge importante: IL DPR 445/2000 che cosa prevede? Testo
Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa.
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Per fare ciò utilizza specifici strumenti di gestione
determinati dalla normativa quali: Disposizioni sulla
gestione informatica dei documenti (art. 50 del DPR
445/2000- Attuazione di sistemi) ) con la creazione del
cosiddetto “protocollo informatico.
Inoltre ciascuna amministrazione individua nel proprio
ordinamento, gli uffici da condividere con gestione unica
o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative
omogenee
assicura criteri uniformi di classificazioni e
archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le
aree stesse
Ciascun Ente dovrà preliminarmente individuare le AOO
Aree Organizzative Omogenee e mediante atto
deliberativo
Il Servizio Archivistico nell’Ente Pubblico- Il
Manuale di gestione
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L’ART. 61 del DPR 445/2000, obbliga ciascuna amministrazione a istituire il servizio
per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. La
creazione del servizio in sintonia anche con i principi di trasparenza dell’azione
amministrativa ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241, individua un Responsabile
del Servizio, in possesso di idonei requisiti professionali (Archivista) il quale deve:1)
predisporre sentiti gli uffici coinvolti e proporre il manuale di gestione approvato e
deliberato dall’organo competente.
Ma COSA contiene il Manuale di Gestione?
Nucleo Centrale del Manuale tendenzialmente stabile
Allegati sono: l’individuazione formale delle Areee Organizzative Omogenee (negli enti
più piccoli o medio grande è quasi sempre una sola) , il decreto di nomina del
responsabile del Servizio Archivistico che deve essere persona qualificata
L’organigramma dell’ente (chi fa che cosa) con annesso relativo prontuario di
smistamento dei documenti e di assegnazione degli stessi
Elenco di documenti SOGGETTI E NON SOGGETTIi a protocollazione
Piano di classificazione anche detto TITOLARIO nel quale i documenti sono
FINALMENTE organizzati logicamente poiché LA SOLA REGISTRAZIONE A
PROTOCOLLO HA FUNZIONE GIURIDICO-PROBATORIA E GESTIONALE MA NON
QUELLA DI CREARE UN SISTEMA AL QUALE DEVE RICONDURSI LA GRAN PARTE
DEI DOCUMENTI PRODOTTI PER ORGANIZZARE LA SEDIMENTAZIONE ORDINATA
Il Servizio Archivistico nell’Ente Pubblico- Il
Manuale di gestione
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Indici sia sistematico che alfabetico del piano di
classificazione in modo da renderlo più agevole nella
consultazione
Piano di conservazione il quale indica preventivamente
per ogni tipologia di documenti e quindi in stretto
legame con il titolario o piano di classificazione se i
documenti debbano essere conservati perpetuamente o
in caso contrario e dopo quanto tempo possano essere
eliminati
Descrizione del software di gestione
Livelli e modalità di accesso ai documenti
Regolamenti specifici
Modulistica in uso per il servizio archivistico
Il Piano di Classificazione dei documenti o
Titolario di Classificazione
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Il titolario è concettualmente un sistema precostituito di partizioni
astratte, categorie, FISSATE SULL’ANALISI DELLE FUNZIONI E
DELLE ATTIVITA’ SVOLTE DALL’ENTE, AL QUALE DEVE ESSERE
RICONDOTTA LA MOLTEPLICITA’ DEI DOCUMENTI PRODOTTI PER
ORGANIZZARE UNA SEDIMENTAZIONE ORDINATA E NON UN
ASSESTATO DISORDINE.
Il Piano di classificazione o titolario è atto di organizzazione interna
e va deliberato dall’organo preposto. Non ha valore retroattivo
ovvero è applicabile, come anche il piano di conservazione solo dal
momento in cui è adottato e operativo
È generale ma non generico, deve contenere tutto, prevedere tutto
ma deve essere flessibile ai cambiamenti quindi dinamico
Si sviluppa su più livelli titolo, classe, sottoclasse ma genericamente
sono adottati 2 livelli semplicemente titolo e classe
Il piano di conservazione dei documenti.

L’art. 68 del DPR 445/2000 (Disposizioni per la
conservazione degli archivi), prevede la
dotazione da parte dell’ente di un piano di
conservazione dei documenti, assolutamente
correlato al piano di classificazione. Questo
strumento deve essere in grado di selezionare i
documenti destinati alla conservazione
permanente oppure di identificare quelli oggetto
di selezione periodica, nel rispetto delle
disposizioni vigenti in materia di tutela dei beni
culturali
Il piano di conservazione dei documenti.
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Ma prima di entrare nel dettaglio per quanto riguarda la
descrizione del Piano di conservazione dei documenti,
anche detto Prontuario di scarto,occorre che facciamo
una riflessione sull’azione vera e propria inerente l’azione
di selezione volgarmente detta “scarto”.
Su questa delicata operazione intendiamo soffermarci
ricordando ancora che la distruzione non autorizzata dei
documenti dell’archivio è punita con l’arresto da sei mesi
a un anno e con l’ammenda da euro 775,00 ad euro
38.734,50 e che anche la cancellazione di documenti
elettronici è considerata una forma di scarto (art. 169,
c.1 del summenzionato Codice
LO SCARTO da dove comincio?
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L'eliminazione di documenti è un intervento che
presuppone una decisione consapevole e non arbitraria
che va compiuta con la massima cautela
partendo da ciò che si deve conservare per giungere a
ciò che si può scartare ovvero avendo come obiettivo
finale quello di conservare in modo permanente i
documenti necessari a testimoniare l'attività istituzionale
dell'Ente Produttore (sotto i vari profili ivi incluso quello
storico) e in subordine avendo come scopo quello di
risolvere i problemi di ridondanza in modo da poter
mettere a disposizione della ricerca interna ed esterna
fondi o serie documentarie utilizzabili.
LO SCARTO da dove comincio?
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Per questa ragione la dottrina archivistica ha dibattuto a lungo se
considerare tale pratica come un:
“un compromesso fra la necessità teorica e l'impossibilità
pratica della conservazione integrale dei documenti
d'archivio” Elio Lodolini
“un paradosso della conservazione” Isabella Zanni Rosiello
“una vera necessità” Antonio Romiti
“la selezione come elemento qualificante “ Paola Carucci
“male necessario, ma più che di necessità del male sarebbe il
caso di parlare di indispensabilità della selezione e di percorrere la
strada della sua giustificazione teorica. L'archivistica italiana, infatti
continua a considerare, pur tra i vari distinguo e con qualche
eccezione, la selezione come un lavoro scientificamente
giustificabile, optando per un debole compromesso: non si dovrebbe
fare, ma si fa”
Gianni Penzo Doria
Lo scarto da dove comincio la
selezione ?
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Il momento della valutazione su che cosa e come scartare è dunque fondamentale esso ci porta
dall'analisi delle tipologie documentarie alla decisione circa la durata e la destinazione finale dei
documenti stabilità in base alla loro funzionalità archivistica (attività di Selezione)
CI TROVEREMO QUINDI DINNANZI AL BIVIO:
CONSERVAZIONE
DISTRUZIONE
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Lo scarto è l'effetto della selezione qualora si sia optato per la distruzione dei documenti.

Come viene chiamato lo scarto ?
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Spurgo
Scarto
Epurazione
Eliminazione
di documenti
di documenti
di documenti
di documenti
= azione di effettiva distruzione
= processo irreversibile
La conservazione illimitata
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La conservazione illimitata
“Essa si fonda sull’idea che i documenti archivistici sono creati a memoria perpetua di fatti o eventi
da cui risultano o a cui si riferiscono, un’idea che trova origine nel diritto Romano. In tale contesto,
il termine permanente non è usato nel significato di eterno o indefinito, ma è legato ai concetti di
continuità, o assenza di interruzione, stabilità, o assenza di cambiamento, e durevolezza, o assenza
di termine prevedibile”

L..Duranti. I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’Ente Produttore 1997
(in bibliografia)
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Tipologia di documentazione a conservazione permanente
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Documentazione di carattere amministrativo:
Delibere, ordinanze, determinazioni, circolari
Inventari, fascicoli del patrimonio immobiliare e mobiliare
Bilanci, conti consuntivi, libri mastri, giornali di cassa
Atti di gare, contratti, verbali
Sentenze e contenzioso
Fascicoli del Personale, libri matricola
Atti istituzionali e specifici dell’ente produttore
Relazioni, ispezioni, statistiche, materiali di studio e ricerca
anche allegati alle delibere e determine
carattere normativo e regolamentare
attestazione di natura patrimoniale
documenti contabili di sintesi
contrattualistica
documenti giudiziari
documenti del personale
documentazione caratterizzante
doc. statistica o riepilogativa
I documenti Vitali

Nell’ottica della documentazione a conservazione perenne una
categoria di documenti da tenere in particolare considerazione è
quella rappresentata da i cosiddetti “documenti vitali” ovvero quei
documenti che :” in caso di disastro sono necessari a ricreare lo
stato giuridico e la situazione legale e finanziaria dell’ente,a
garantire i diritti dei dipendenti, clienti, azionisti o cittadini, a
soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni.”

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Per disastro s’intendono sia le calamità naturali che gli interventi
come le guerre provocati dagli essere umani. Ed è per questo che
sarebbe importante avere un Disaster Plan.

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Definizioni di Luciana Duranti in “ I documenti archivistici. La
gestione dell'Archivio da parte dell‘Ente produttore” 1997.
DISASTER PLAN
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I DOCUMENTI VITALI SONO AD ESEMPIO:
Atti Istitutivi dell’Ente ,Registri di azionisti, libri
mastri, rapporti tecnici, atti deliberativi, inventari dei
beni. Nel stendere un piano di conservazione occorre
tenere presente che solo il 10% dei documenti è da
considerarsi “vitale” . Tre i modi di protezione dei
documenti vitali: duplicazione con produzione di
produzione multipla di documenti, protezione fisica in
situ mediante casseforti, camere blindate, sotterranei
attrezzati, protezione fisica in luoghi remoti (servizio
di outsourcing società specializzate nella gestione e
conservazione di archivi e di addetti).
Ancora sui concetti di selezione
Analisi della funzione del documento
Analisi sul valore del documento
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Analisi delle funzioni del documento (nell'attività di selezione)
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Funzione amministrativa = produzione documentaria definita
rispetto alle attività istituzionali e rappresentata da Statuti,
Deliberazioni, Verbali, Circolari Bilanci, Rapporti, Promemoria
Generali
Funzione legale = produzione documentaria individuata sulla
base dell'ordinamento giuridico e rappresentata da dirittti e
obblighi dei singoli interni o esterni all'Ente Produttore come
Contratti Titoli ecc
Funzione fiscale/contabile = produzione documentaria che
testimonia le modalità di utilizzo,distribuzione e controllo delle
risorse finanziarie come Fatture, Mandati di pagamento, Mastri,
Libri cassa
Ma quali sono i documenti inutili?
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

I documenti “inutili” Finalmente si arriva allo scarto ovvero
all’eliminazione dei documenti,previa selezione di quelli
ritenuti inutili o superflui ai bisogni ordinari
dell’amministrazione e non necessari ai fini della ricerca
storica.
I documenti inutili sono potenzialmente rappresentati da:
stampati, modulistica superata, semplici copie degli originali,
da documenti nei quali le informazioni importanti siano
trasferite in altra documentazione destinata alla conservazione
permanente oppure da documenti le cui informazioni
fondamentali siano ricavabili da altra documentazione
generalmente di carattere riassuntivo.
Piano di conservazione e Massimario di scarto quale differenza?


Gli strumenti della selezione: il piano di conservazione e i
massimari di selezione o scarto
Come già detto il piano di conservazione è uno strumento
debitamente autorizzato dall’ente sulla base della propria potestà di
autoregolamentazione, che stabilisce i tempi di attività, semiattività
e inattività dei documenti nonché il destino ultimo dei medesimi.

Il massimario di selezione o scarto, è invece uno strumento che

5, 7, 10, 20, 40, o 50 anni.
riproducendo le classi delle categorie, indica poi per ciascuna
categoria , quali documenti vadano conservati per sempre e quali
invece possano essere destinati alla distruzione dopo un periodo di
tempo stimato in
I Massimari di scarto



I massimari di scarto costituiscono dunque elenchi di massima indicativi e non tassativi
(tranne che per la documentazione da conservare) di tipologie documentarie da eliminare a scadenze
prefissate.
I massimari di scarto hanno iniziato a circolare fin dai primi decenni del novecento e ad essere usati
specialmente come linee guida, come binari sui quali, in mancanza di una seria riflessione sul valore e
sulla funzione del documento, si potesse camminare per arrivare obbligatoriamente ad una meta, e
probabilmente alla sola meta consentita da questo strumento: la distruzione dei documenti per fare
spazio a nuova documentazione, in parole povere uno dei modi per contrastare l’iper produzione
documentaria degli ultimi anni accresciuta in modo esasperato grazie anche alle nuove tecnologie
(fotocopiatori, computer, stampanti, fax) che hanno reso assai facile la duplicazione dei documenti.
Alcuni tipi di massimari poi, in maniera ancor più pragmatica e semplificata, elencano le tipologie di
documenti in ordine alfabetico, riportando a lato i tempi oltre i quali i documenti possono essere eliminati
(es. ULSS, Schola Salernitana ).
I problemi principali dati da questi elenchi sono relativi al fatto che talora la medesima tipologia compare
con nomi diversi, oppure poiché non continuamente aggiornati, non compare affatto. Infine poiché di
fatto non sono associati alla categorie e al titolario di classificazione, è difficile comprenderne la funzione
e il contesto dal quale provengono e spesso in questi frangenti si è aiutati solo dal procedere per
analogia.
Sostituiamo il massimario di scarto
con il Piano di Conservazione!!


Altri massimari ancora, sono del tutto incomprensibili perché
riportano sigle e numeri (ovvero codici identificativi) che sono
riconoscibili solo nell’ambito dal quale provengono. Il dato comune è
che quasi tutti i massimari non sono aggiornati e pertanto devono
essere integrati e supportati da un ragionamento analogico con altre
tipologie di documenti e con i titolari vigenti nelle amministrazioni di
provenienza.
La sostituzione del massimario di scarto con il piano di
conservazione potrà sicuramente eliminare gli inconvenienti appena
summenzionati.


LA CAMPIONATURA per serie molto ingombranti ma di contenuto
informativo omogeneo (ad esempio i modelli 740) si possono
prevedere tecniche di campionatura. I risultati sono comunque
parziali. Parte della dottrina archivistica li considera negativamente
in quanto romperebbero il cosiddetto “vincolo originario” o vincolo
archivistico.
Piccola digressione: cos’è il vincolo archivistico?

Il cosiddetto “vincolo archivistico” non è altro che la
relazione espressa tra carta e carta, in grado di fornire il
funzionamento dell’ente nelle manifestazioni esterne
interne e in grado di assicurare nel tempo la continuità
della vita istituzionale amministrativa dello stesso nelle
sue azioni fondanti. Uno scarto che non tenga conto del
vincolo (definito dalla dottrina archivistica come
elemento naturale, originario e anche necessario, nel
senso che non può non esserci il legame tra le carte) di
fatto crea un’azione demolitrice irreparabile, tale da non
restituire la memoria del procedimento, dell’azione e
dell’attività svolta.
Continuiamo adesso. Che dice la normativa Statale
sull’attività di scarto?



La normativa italiana dopo l’unità d’Italia (1875-1902) pone l’accento sul
significato positivo dello scarto, vissuto come liberazione dalle carte inutili.
La normativa post-unitaria (1911-1939) all’art. 69 del Regolamento del
1911, prevedeva presso le amministrazioni non centrali la presenza di
apposite commissioni di scarto nelle quali doveva figurare anche il Direttore
dell’Archivio di Stato competente territorialmente (1 archivio di Stato per
Provincia) ; furono adottati regole e procedure in modo da mettere gli
organi superiori in grado di giudicare la proposta di scarto (relazione
riassuntiva sulle motivazioni addotte per l’eliminazione, estremi cronologici
delle serie, quantità scartate, elenchi redatti in duplice copia al Ministero
allora Ministero. dell’Interno).
E’ previsto anche il principio del “nullaosta” (riconfermato anche dal DPR
1409/1963 e dal Testo Unico n. 490 del 1999 quasi totalmente abrogato )da
parte dell’autorità archivistica competente ossia il Sovrintendente
Archivistico-.
L’attuale normativa D.LGVO n.
42/2004



Nel Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, quando si parla di
autorizzazione allo scarto si utilizza sempre il termine” il Ministero”. Nella
prassi, con Decreto del Direttore Generale della Direzione Generale per gli
Archivi, Dipartimento per i Beni Archivistici Librari n. 3.66 del 23.12.2004,
sono delegate alle Soprintendenze Archivistiche organi periferici del
Ministero per i Beni e le Attività Culturali alcune funzioni tra cui:”
autorizzare gli interventi di cui all’art, 21 del D.lgs n. 42 del 22.01.2004”
ovvero anche l’autorizzazione allo scarto.
E’ MOLTO IMPORTANTE RICORDARE CHE :
“la distruzione non autorizzata di documenti è punita con l’arresto da sei
mesi a un anno ed è punita con l’ammenda. E’ considerata una forma di
scarto illegittima anche la cancellazione di documenti elettronici.
L’autorizzazione della Sovrintendenza non sana la illegittimità e di eventuali
scarti prematuri di documentazione che pur non essendo destinata alla
conservazione permanente, ha una sua temporanea validità giuridica o
utilità funzionale ed economica.” (art. 169 ,comma 1, del D.lvo n. 42/2004)
La procedura di scarto
come si fa?

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
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

L’Ente deve con provvedimento dirigenziale motivato, inviare la richiesta di
scarto alla Soprintendenza Archivistica della Regione di appartenenza per la
dovuta autorizzazione. (non c’è ormai alcun dubbio che la proposta di scarto
è atto di gestione amministrativa avente rilevanza esterna e che come tale è
di competenza dei Dirigenti)
La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere formulata ai sensi
dell’art. 21, comma d, del D.lgvo n. 42/2004. In allegato deve essere inviata
la proposta di scarto in triplice copia.
La proposta di scarto è costituita da una tabella contenente:
1) tipologia degli atti che s’intendono eliminare con annessa la
classificazione di riferimento o il titolario di riferimento
2) estremi cronologici degli atti es. 1993-1997
3) peso espresso in Kg o metri lineari o numero di buste o faldoni
4) motivazione dello scarto e riferimento ai decorsi tempi di conservazione
in relazione al massimario di scarto o al piano di conservazione adottato
La procedura di scarto
come si fa?


Se dopo un’attenta valutazione nulla osta al procedere della pratica,
la richiesta viene inviata dalla Soprintendenza Archivisticaal
Ministero dell’Interno, Affari Interni e Territoriali, Ispettorato
Centrale per i Servizi Archivistica ai sensi dell’art. 4 del DPR 30
dicembre 1975 n. 854 (attribuzioni del Ministero dell’Interno in
materia di documenti archivistici non ammessi alla libera
consultabilità) e l’assenso è dato ai sensi del Dpr n. 37 del 2001, art
9 applicato per analogia (le proposte di scarto di documenti sottratti
alla libera consultabilità ai sensi dell’articolo 8 del decreto legislativo
30 luglio 1999 n. 281 sono inoltrate per i provvedimenti di
competenza al Ministero dell’Interno il quale si pronuncia al
massimo entro 90 giorni.
Una volta ottenuto l’assenso dal Ministero dell’Interno,che per
conoscenza viene inviato anche all’Ente richiedente, il
Sovrintendente Archivistico appone l’autorizzazione allo scarto e lo
invia all’Ente.
La Croce Rossa Italiana
Non è più obbligatorio richiedere la disponibilità al

ritiro della documentazione da scartare.
L’obbligo della cessione alla Croce Rossa Italiana
degli atti ritenuti inservibili degli uffici statali ha
origini lontane. Risale infatti al Regio Decreto n.
2034 del 10 agosto 1928 ed è stato rinnovato
ogni 5 anni ma dal 30 giugno 2006 è abrogato.
Perciò l’unica norma cui attenersi è quella
relativa all’art. 8 del DPR n. 37 del 2001 la quale
si limita a disporre che le modalità di cessione
degli atti di archivio di cui è stato autorizzato lo
scarto, debbano essere stabilite da ciascuna
amministrazione, anche attraverso
organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa
Italiana
ATTO FINALE

Una volta ottenuta l’autorizzazione allo scarto,
dalla Soprintendenza Archivistica l’Ente che ha
contattato la Croce Rossa Italiana o Ditta
Specializzata o Municipalizzata ma anche una
Cartiera, (importante è che siano garantite
operazioni totalmente distruttive quali
incenerimento, triturazione e spappolamento
della carta), deve inviare, a conclusione della
pratica, un verbale di avvenuta distruzione
indicando le quantità distrutte.
CONCLUSIONI
Le scriviamo insieme, oggi.