Il ruolo del magazzino in azienda
ACQUISTI
PRODUZIONE
Materie prime, merci
Semilavorati, prodotti finiti
FINANZA
MAGAZZINO
CRM
Prodotti finiti
DISTRIBUZIONE
Documenti
CONTABILITÀ
La funzione del magazzino
L’attività di organizzazione e gestione del magazzino è
stata storicamente orientata alle seguenti finalità:
- supporto alla produzione (a garanzia di continuità)
- realizzazione di economie di scala (riduzione costi
unitari)
- tutela contro oscillazioni dei prezzi (in mercati
fortemente altalenanti)
- garanzia standard di servizio elevati ai clienti (evitare
la rottura di stock, migliorare i tempi di risposta agli
ordini)
La funzionalità del magazzino si scontra con la scelta
della quantità e della tempistica degli acquisti.
Obiettivo di una corretta gestione è garantire il
giusto equilibrio tra funzionamento del magazzino a
supporto dell’impresa e impatti economicofunzionali del magazzino stesso.
Due ulteriori limiti si pongono alla gestione del
magazzino:
- senescenza: invecchiamento fisico del prodotto,
che, per talune categorie, raggiunge l’estremo nella
deperibilità;
- obsolescenza: invecchiamento tecnologico del
prodotto,
dovuto
ai
progressi
intervenuti
successivamente.
In passato la gestione del magazzino non era
considerata centrale, tant’è che nei modelli di
management più diffusi era “nascosta” nelle attività
di logistica.
Il magazzino oggi
Con il passare del tempo l’attività di gestione del
magazzino ha assunto maggior centralità, essendone
stata riconosciuta l’importanza strategica.
Inoltre per effetto della focalizzazione sulle
misurazioni di performance aziendali, si è spostata
l’attenzione sull’impatto economico del magazzino.
Infine le nuove tecnologie hanno spinto verso una
rivisitazione del ruolo del magazzino, visti i
miglioramenti realizzabili.
In conseguenza di quanto detto:
la gestione del magazzino è diventata un’attività
dotata di piena autonomia, connotandosi come una
vera e propria occasione di business.
Il magazzino diventa, così, il centro di governo dei
flussi fisici (e, in taluni casi, anche immateriali)
interni all’azienda, in un quadro in cui la logistica
integrata assume sempre più peso.
Il caso “Valvorobica industriale S.p.A.”
L’impresa ha fatto della gestione del magazzino il
proprio business.
La Valvorobica nasce negli anni ‘80 per la fornitura di
componenti idraulici per impiantistica.
La rete di partner ha consentito di portare avanti
l’attività aziendale e, parimenti, di sviluppare un’ampia
conoscenza delle esigenze dei propri clienti.
Grazie alle informazioni acquisite l’impresa ha
modificato la propria offerta alla clientela, impostando
una partnership con la “Inforobica Consulting”.
Per effetto di quest’accordo l’attività si è trasformata,
ed è stata impostata nel modo che segue:
- garantire ai propri clienti vantaggi, con:
magazzino collocato vicino alla linea di produzione
materiale sempre disponibile a consegna immediata
abbattimento dei costi di gestione
miglioramento dei flussi finanziari
- migliorare il margine di contribuzione tramite:
la riduzione dei costi di magazzinaggio
la riduzione dei costi di spedizione
la riduzione dei costi logistici
la riduzione dei costi di gestione ordini
- fidelizzare il cliente offrendo un servizio completo
Le finalità raggiungibili mediante le nuove
strumentazioni tecnologiche disponibili si riferiscono a:
- pianificazione e controllo del magazzino e delle scorte
- sincronizzazione con le aree di gestione correlate
- localizzazione dei prodotti (tracciabilità interna)
- supporto al commercio elettronico
- miglioramento della sicurezza
- disponibilità di feedback utili ad altre aree aziendali
(tra cui budgeting, contabilità, area acquisti, area
vendite)
- analisi dei dati (querying e reporting)
In particolare, per i clienti, si riesce a garantire
un’offerta basata sul concetto della quick response.
La velocità di risposta è un fattore decisivo, in linea con
l’orientamento al time to market ed al time to
customer.
Nell’operatività aziendale, si riflette sulla realizzazione
di attività con una logica detta “assemble to order”, che
velocizza il completamento degli ordini.
Il layout
Il layout è la disposizione fisica delle strutture tecnicoproduttive che compongono lo stabilimento.
Tale
disposizione
deve
essere
strumentale
all’ottimizzazione delle attività aziendali, soprattutto
per quelle connesse alle movimentazioni fisiche e, nel
contempo, puntare alla minimizzazione dei costi.
Le scelte di layout incidono sulla collocazione del
personale, delle attrezzature e sull’organizzazione degli
spazi per la movimentazione dall’esterno, all’interno e
verso l’esterno.
L’informatizzazione e le nuove tecnologie hanno
portato all’introduzione di una strumentazione di
particolare rilevanza: le apparecchiature rfid.
La tecnologia rfid consente l’identificazione e la
memorizzazione di prodotti mediante radiofrequenze.
Wal-Mart, Tesco e MetroGroup sono state
pionieristiche nell’impiego di tale tecnologia per
identificare i propri prodotti prescindendo dal
consolidato sistema dei codici a barre.
La tecnologia rfid permette la lettura a distanza di
informazioni contenute all’interno di un’etichetta (tag)
apposta sui prodotti, mediante l’utilizzo di appositi
lettori ottici.
Le tags sono costituite da microchip e ciò rende il
sistema dispendioso se non utilizzato su larga scala e se
non comporta ampi benefici in termini di riduzione di
costi (e/o tempi) dell’attività di riconoscimento e
movimentazione in magazzino.
I sistemi rfid sono composti da un lettore e un ricettore
connessi mediante antenne. Entrambi gli strumenti
possono essere fissi o portatili, in base alle esigenze
dell’impresa utilizzatrice.
Negli ultimi anni si tende a superare un ulteriore
ostacolo dipendente dai tags, vale a dire la loro eccessiva
vulnerabilità che ne comporta difficoltà di lettura.
Le performance
La finalità delle attività di magazzino è l’ottenimento di
livelli di efficacia (raggiungimento dell’obiettivo) ed
efficienza (relazione tra costi sostenuti e risultati
ottenuti). Per verificare che ciò accada è necessario
predisporre un sistema di indicatori.
L’attività che ruota intorno a tali indicatori prevede:
- sistema di misurazione
- sistema di elaborazione dati
- analisi di benchmark
- interventi di miglioramento
- individuazione dei punti critici
Sin dall’inizio dello svolgimento di attività di gestione
del magazzino è necessario impostare un sistema di
misurazione, volto a definire il modo in cui gli
strumenti disponibili possano consentire la raccolta dei
dati.
In questa fase andranno, inoltre, definiti i fattori che
richiedono una misurazione, in quanto oggetto di
possibili interventi di ottimizzazione.
I parametri solitamente individuati sono i tempi, i costi
e i risultati (o i volumi).
I dati raccolti saranno oggetto di elaborazione e, al fine
di analisi sintetiche, verranno costruiti degli appositi
indicatori, alcuni dei quali sono presentati nel seguito.
L’indice di rotazione delle scorte di magazzino è dato
da:
quantità prelevata nel periodo
scorta media nel periodo
e consente di misurare quante volte il magazzino viene
completamente “utilizzato” nel periodo di riferimento.
Il dato, opportunamente rapportato al periodo, può
essere trasformato in unità di tempo.
L’indice di utilizzo delle superfici è dato da:
superficie utilizzata
superficie disponibile per lo stoccaggio
e rappresenta la capacità del magazzino utilizzata. Uno
scarso utilizzo può dar luogo ad una ristrutturazione
del magazzino, a patto che non vi siano motivazioni
congiunturali retrostanti.
L’indice di utilizzo dei volumi è dato da:
volume occupato dagli scaffali
volume disponibile
e rappresenta la capacità del magazzino occupata dagli
scaffali. Un eccessivo utilizzo potrebbe essere un segnale
di difficoltà di movimentazione all’interno dello stesso.
L’indice di utilizzo dei vani è dato da:
volume occupato dall’unità di carico
volume del vano
e rappresenta l’adeguatezza dello spazio messo a
disposizione (vano) rispetto all’unità di carico
impiegata. È utile a valle di ristrutturazioni del
magazzino per verifiche di adeguatezza.
Il lead time di produzione (o messa a disposizione) è
dato da:
tempo di uscita del prodotto finito –
tempo di ingresso delle nuove materie prime
e rappresenta la capacità del magazzino di rifornire con
continuità l’apparato produttivo aziendale.
L’indice di qualità delle movimentazioni di magazzino è
dato da:
(movimentazioni effettuate– movimentazioni errate)
movimentazioni effettuate
e rappresenta la corretta funzionalità delle strutture
disponibili e il corretto svolgimento dell’attività del
personale nelle movimentazioni di magazzino.
L’indice di flessibilità degli ordini è dato da:
numero di modifiche ordine evase
numero di modifiche ordine ricevute
e rappresenta la capacità di intervenire tempestivamente
in caso di modifiche degli ordini ricevuti.
Accanto agli indici individuati, anche alcuni dati
elementari possono essere fonte di informazioni utili
per l’impresa. Tra essi troviamo:
•Tempo di scarico del mezzo
•Tempi di condizionamento (reimballo o etichettatura)
•Pallet o Colli scaricati per ora
•Colli danneggiati durante lo scarico
•Giacenza media per codice
•Frequenza della rottura di stock
•Tempo di preparazione pallet
•Tempo di gestione di un reso