Il software Aleph
caratteristiche e funzionalità
Aleph500
versione 16.02
Acquisizioni e Periodici, Circolazione,
Interlibrary loan e Document delivery
i moduli ACQ/SER, CIR, ILL/DD
seminario a cura di Libera Marinelli
Università di Genova - Centro di servizi per il Coordinamento
del Sistema Bibliotecario di Ateneo
nell’ambito dell’insegnamento di
Teorie, tecniche e tecnologie per le biblioteche e gli archivi
tenuto dal prof. Graziano Ruffini
Firenze,, Università degli studi, 13 maggio 2009
ACQ/SER: Presentazione
o
Permette la gestione di:
•
•
•
•
•
•
•
o
ORDINI
PRENOTAZIONI su ordini
ARRIVI
FORNITORI
FATTURE e pagamenti
BUDGET
STAMPA/invio per E-MAIL di ordini, solleciti, avvisi utenti,
produzione di report amministrativi
Si riferisce a Monografie e Periodici
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
BARRA
FATTURA:
BARRA ORDINI
BARRA
PERIODICI
ACQ/SER:
Generalità
TAB:
Ordine
Fatture
Budget
Ricerca ordine
Periodici
Ricerca nel catalogo
Aleph500 versione 16.02
BARRA FATTURA: per recuperare una fattura generale e le sue
linee d'ordine
creare una nuova fattura e aggiungere per quella fattura delle linee
d’ordine
BARRA ORDINI:Permette di ricercare e visualizzare un record
relativo agli ordini, per mezzo di una ricerca rapida esatta
Firenze, 13 maggio 2009
ACQ/SER: Generalità/2
Il modulo ACQ/SER contiene 6 TAB (identificate da rispettive icone):
ORDINE: per
creare un ordine
registrare arrivo
inviare sollecito
FATTURA: per
registrare una
fattura e caricare
gli importi delle
linee d’ordine
AMMINISTRAZIONE: per
gestire budget, fornitori
Aleph500 versione 16.02
RICERCA: per
cercare un titolo
nel catalogo
bibliografico
PERIODICI: Per
creare
sottoscrizione e
schedulazione,
registrare
fascicoli
RICERCA ORDINE: sono
disponibili diversi indici
per mezzo dei quali
Firenze,
13 maggio
ricercare
gli2009
ordini
Creare un ordine: la sequenza delle
operazioni
Da TAB Ricerca è possibile verificare se
il record del libro da ordinare il record del libro da ordinare non è
è nel Catalogo
nel Catalogo
Creare ordine
(TAB Ordine)
Catalogare
(MODULO Catalogazione)
Creare ordine
Aleph500 versione 16.02
(MODULO Catalogazione Apri
Firenze, 13 maggio 2009
record in Acquisizioni)
Aggiungere un ordine
Dalla TAB Ricerca si individua e visualizza il record bibliografico relativo all’ordine che si
intende fare e si preme il pulsante ACQ
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Aggiungere un ordine/2
Si apre la TAB Ordine che visualizza la lista degli ordini effettuati e permette di
aggiungere, modificare, inviare, stampare, cancellare un ordine
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Aggiungere un ordine/3
Aleph500 versione 16.02
Premendo il pulsante Aggiungi si passa al
modulo d’ordine dove si indicano tipo di
materiale, richiedente, centro di spesa,
prezzo, quantità, fornitore, capitolo di
spesa …
Firenze, 13 maggio 2009
Inviare un ordine
o
Quando si crea un ordine è possibile :
•
•
o
Creare una COPIA FISICA VISIBILE DA WEB con stato “in
acquisizione”
Porre una PRENOTAZIONE per conto di un utente sull’ordine
L’ordine può essere STAMPATO O INVIATO PER E-MAIL:
•
•
Con PROCEDURA DIRETTA (dalla TAB Ordine) premendo il
pulsante Invia/Stampa
Con PROCEDURA BATCH (dal Menu Servizi) utilizzando la util di
recupero e stampa “Invia lista ordini a un fornitore”
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Arrivo del materiale ordinato
L’arrivo del materiale ordinato si registra
Oppure REGISTRANDO UNA FATTURA
generale e caricando l’importo relativo
all’ordine: in questo caso l’arrivo e la chiusura
dell’ordine vengono registrati
automaticamente
Lo status della copia
(WEB) cambia in “in
catalogazione”
Dalla TAB Ordine REGISTRANDO
MANUALMENTE L’ARRIVO e chiudendo
l’ordine
Si torna al modulo Catalogazione per
completare la catalogazione, attribuire
collocazione e inventario alla copia
Aleph500 versione 16.02
Si passa al modulo Circolazione per
inviare un messaggio all’utente che aveva
richiesto l’ordine
Firenze, 13 maggio 2009
Gestione dei solleciti e produzione di
report
Il sollecito può essere inviato
Dalla TAB Ordine con PROCEDURA
DIRETTA
Oppure dal menu Servizi mediante una
PROCEDURA BATCH di recupero e stampa
report e lettere di sollecito
Dal menu Servizi sono
disponibili altri utili
report amministrativi
(recupero e stampa
liste ordini, situazione
contabile …)
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
BARRA UTENTE
BARRA COPIA
Modulo Circolazione
BARRA UTENTE: per caricare e visualizzare un utente in fase
di prestito (TAB Prestito) e in riepilogo dati utente (TAB
UTENTE)
BARRA COPIA:Per caricare una copia in fase di prestito (TAB
PRESTITO) e in fase di restituzione (TAB RESTITUZIONE)
TAB:
Prestito
restituzione
Utente
Copie
Ricerca nel catalogo
Aleph500 versione 16.02
TAB PRESTITO
Per prestare una o più copie
TAB RESTITUZIONE
Per registrare la restituzione di una o più copie
TAB UTENTE
Per inserire un utente, modificare i privilegi, aggiornare i
recapiti, visualizzare situazione prestiti, prenotazioni,
inviare messaggi all’utente
TAB COPIE
Per visualizzare la situazione prestiti e prenotazioni di una
Firenze,
13 maggio 2009
copia, passare al modulo CAT e modificare la copia
stessa
CIR: Presentazione
Permette la gestione di:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
PRESTITI LOCALI
RESTITUZIONI
PRENOTAZIONI
RINNOVI
UTENTI (locali e ILL)
STAMPA/invio per MAIL di ricevute, solleciti
STATISTICHE sulla circolazione
(Catalogazione veloce)
(Circolazione off-line)
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Variabili in gioco nel processo di prestito
Status di copia
(prestabile, non
prestabile, a
magazzino, prestito
breve …)
Aleph500 versione 16.02
Status di
processo della
copia
(in ordinazione,
in catalogazione,
in rilegatura,
smarrita …)
Tipo utente
Variano i tempi
della durata del
prestito a cui si
ha diritto
(studente,
dipendente,
esterno …)
Politiche della
Biblioteca
(Prestito,
Prenotazione,
Rinnovo ….)
Firenze, 13 maggio 2009
CIR: Prestito
PRESTITO
Si effettua un prestito inserendo nella
barra utente il codice utente e nella
barra copie il barcode della copia
Il prestito va a buon fine se
l’utente è in regola
la copia è prestabile, non attualmente
in prestito o prenotata, non in
acquisizione o altro
Viene prodotta una ricevuta di
prestito che può essere stampata o
inviata automaticamente per e-mail
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
CIR: Restituzione
RESTITUZIONE
Si effettua una restituzione inserendo
nella barra copie il barcode della copia
Viene prodotta una ricevuta di
restituzione che può essere stampata
o inviata via e-mail
Se sulla copia grava una prenotazione,
viene stampato un promemoria per il
bibliotecario e stampato o inviato un
avviso per l’utente che aveva
effettuato la prenotazione
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
CIR: Stampa avviso prenotazione
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
CIR-Visualizzazione prestiti di un
utente del sistema
I prestiti in corso e le richieste di prenotazione di un utente sono
visualizzabili dall’operatore attraverso il Modulo
CIRCOLAZIONE > TAB Utente
e dall’utente accreditato attraverso il modulo WEB >
La mia tessera della biblioteca
L’utente attraverso il modulo WEB può anche visualizzare lo
storico dei suoi prestiti, rinnovare un prestito, prenotare una
copia
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
CIR: Altre funzionalità
Procedure di recupero e stampa/invio di:
o
o
o
o
AVVISI AGLI UTENTI (lettere di sollecito, lettere di
richiamo, messaggi di copia prenotata disponibile)
REPORT di varia natura
STATISTICHE di circolazione
PROCEDURE BATCH di rinnovo/richiamo, cancellazione
prenotazioni
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
Il modulo ILL – DD:
la barra dei menu e le icone
Gestione
fornitori
ILL
Ricerca
find negli
indici
bibliogra
fici delle
richieste
in
uscita(ca
talogo
Aleph500 versione 16.02
ILL)
Creazione
Richiesta
in Uscita
Ricerca
browse
negli
indici
bibliogra
fici delle
richieste
in uscita
(catalogo
ILL)
Ricerca
negli
indici
delle
richieste
in uscita
e
gestione
richiesta
(catalogo
ILL)
Ricerca nel
catalogo
bibliografic
o Genova+
creazione
richiesta in
entrata
Ricerca per
scorrimento
indici nel
catalogo
bibliografico
Genova+
creazione
richiesta in
entrata
Ricerca negli
indici delle
richieste in
entrata e
gestione
richiesta
(catalogo ILL
e GEN50)
Firenze, 13 maggio 2009
ILL/DD: Presentazione
Permette, interfacciandosi con il modulo CIR e il modulo CAT:
o GESTIONE RICHIESTE ILL/DD IN USCITA
• Creazione del record bibliografico in una base separata relativo al volume, articolo o contributo
•
•
•
richiesto
Creazione e invio della richiesta di prestito interbiblitecario/fornitura articolo o contributo a una
biblioteca di altro sistema
Registrazione dell’arrivo del materiale e prestito locale
Registrazione della restituzione del materiale alla biblioteca fornitrice e chiusura della richiesta
o GESTIONE RICHIESTE ILL/DD IN ENTRATA
• Creazione della richiesta di prestito interbiblitecario/fornitura articolo o contributo da parte di una
•
•
biblioteca di altro sistema
Registrazione del prestito ILL e invio del materiale
Registrazione della restituzione del materiale e chiusura della richiesta
o Produzione di STAMPA/INVIO PER E-MAIL di:
•
•
•
•
Richiesta ILL, cancellazione richiesta
Richiesta all’utente di accettazione copyright o ulteriori informazioni
Stampa promemoria richiesta in entrata, Lettera di risposta/rifiuto
Report vari
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
ILL- Richieste IN USCITA
registrazione della richiesta




Modulo circolazione: è necessario che il richiedente sia
inserito come utente del prestito
Modulo ILL: è necessario che la Biblioteca a cui si
richiede il materiale sia inserita come fornitore ILL
Modulo ILL – Creazione della richiesta (Record
Bibliografico GEN 20)
Modulo ILL – Scegliere il fornitore e inviare la richiesta
al fornitore
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
ILL -Richieste IN USCITA:
gestione della richiesta

Modulo ILL -Registrazione dell’arrivo del materiale

Modulo ILL - Prestito del materiale all’utente

Modulo ILL - Restituzione del materiale al fornitore
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
ILL-Creazione richiesta in Uscita
Per
creare
una
richiesta
ILL in
uscita
PERIODICO
Scegliere
il tipo di
materiale
che si
intende
richiedere
La richiesta creata
avrà come Status
NEW
Aleph500 versione 16.02
MONOGRAFIA
CONFERENZA
REPORT
Compilare i campi
Necessari e
Cliccare su INVIO
Firenze, 13 maggio 2009
ILL-Creazione richiesta in Uscita/2:
inviare la richiesta a un fornitore
1
Selezionare
Pagina 2
3
Compilare
i campi
richiesti
La richiesta sarà inviata per mail o
stampata
Aleph500 versione 16.02
2
Cliccare su
NUOVO
FORNITORE
4
Cliccare
AGGIORNA
e poi procedere
con l’INVIO
della richiesta
al Fornitore
Firenze, 13 maggio 2009
ILL-Gestione richiesta in Uscita:
registrazione dell’arrivo del materiale
1.Recuperare la
richiesta
tramite ricerca
negli indici
Con l’opportuno settaggio
si possono stampare e/o
spedire per e-mail
le lettere :
Ricevuta per materiale richiesto,
Aleph500
versione 16.02
Arrivo
materiale
richiesto
Registrare
l’arrivo e il
prestito
all’utente
Firenze, 13 maggio 2009
ILL-Gestione richiesta in Uscita:
registrazione della restituzione
1. Recuperare la
richiesta tramite
ricerca negli indici
ILL-OUT
Con l’opportuna configurazione
si possono stampare e/o
spedire per e-mail
le lettere :
Restituzione alla biblioteca del
materiale richiesto
Aleph500 versione 16.02
2.Registrare la
restituzione
Firenze, 13 maggio 2009
ILL-OUT-Indice richieste in uscita
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
ILL-Visualizzazione richieste ILL di un
utente del sistema
Le richieste ILL di un utente sono visualizzabili dall’operatore
attraverso il Modulo CIRCOLAZIONE > TAB Utente
e dall’utente accreditato attraverso il modulo WEB >
La mia tessera della biblioteca
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
ILL-Richieste IN ENTRATA






E’ PENSATO PER LA GESTIONE E LO SMISTAMENTO
DELLE RICHIESTE TRAMITE UN UNICO CENTRO ILL
Modulo circolazione : è necessario che la Biblioteca
richiedente sia inserita come utente
Modulo ILL – Ricerca copia richiesta
Modulo ILL – Creazione della richiesta ILL/dd
Modulo ILL – Invio del materiale richiesto
Modulo ILL – Registrazione della restituzione del
materiale prestato
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
ILL-Creazione richiesta In Entrata 1


Effettuare la ricerca del materiale che ci viene richiesto
nel nostro catalogo bibliografico usando le icone
Selezionare il record desiderato e cliccare su Crea
richiesta
Compilare i campi
obbligatori
E procedere
all’INVIO della copia
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
ILL-Richiesta In Entrata :
registrazione della restituzione del materiale

Dal menù ILL In > Restituzione
•Digitare il BARCODE
della copia
o Oppure dal modulo Circolazione, completando
comunque la registrazione di restituzione anche dal
modulo ILL
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009
ILL-IN-Indice richieste in entrata
Aleph500 versione 16.02
Firenze, 13 maggio 2009