C I T T A’ D I C A S T I G L I O N E D E L L E S T I V I E R E
Provincia di Mantova
AREA SERVIZI ALLA PERSONA
GESTIONE E TUTELA DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
“Ripasso” su definizioni, principi e regole attinenti la gestione
e tutela dei documenti amministrativi, dal protocollo all’archivio
La conoscenza della definizione di documento amministrativo e delle regole circa la corretta tenuta e
gestione dello stesso, sono basilari per consentire ai responsabili del procedimento, ma anche a tutti gli
istruttori di pratiche in senso ampio, l’esatto svolgimento del procedimento amministrativo, l’adozione
dell’eventuale provvedimento finale, nonché la successiva archiviazione degli stessi.
DOCUMENTO AMMINISTRATIVO. Definizione (come da art. 22., 1° comma, lett. d, L n. 241/90): per
documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o
di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, o non relativi ad uno specifico procedimento,
detenuti dalla P.A. e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o
privatistica della loro disciplina sostanziale.
TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI: I documenti si distinguono in: documenti in arrivo, documenti in
partenza, documenti interni e documenti acquisiti (ad es. donazioni o depositi).
PROTOCOLLO E GESTIONE DEI DOCUMENTI: I documenti vanno protocollati e gestiti come da
indicazioni di seguito riportate:
1. i documenti in arrivo e in partenza vanno protocollati (vedi eccezioni sottoindicate)
2. i documenti da non protocollare sono individuati con un provvedimento apposito;
3. sono esclusi dalla registrazione del protocollo: Gazzette Ufficiali, giornali, riviste, libri, opuscoli,
depliant, materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni e quei documenti soggetti a registrazioni
particolari (es. protocolli riservati).
4. istruttori delle pratiche e responsabile del procedimento amministrativo sono tenuti alla corretta
conservazione e custodia dei documenti relativi ai procedimenti amministrativi di propria
competenza.
PROTOCOLLO. Definizione: per “protocollo” si intende l’insieme delle procedure e degli elementi
attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale.
Il protocollo è costituito da elementi obbligatori e da elementi accessori. Tali elementi sono annotati
nel registro di protocollo (ora informatizzato). La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è
rilevante sul piano giuridico-probatorio mentre la registrazione di quelli accessori è rilevante sul piano
amministrativo, organizzativo e gestionale.
Il REGISTRO DI PROTOCOLLO, è un atto pubblico, originario che fa fede della tempestività e
dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del
documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
ELEMENTI DEL PROTOCOLLO: Gli elementi obbligatori sono:
a) data di registrazione,
b) numero di protocollo,
c) mittente per il documento in arrivo,
d) destinatario per il documento in partenza,
e) oggetto
M U N I C I P I O : P A L A Z Z O G O N Z A G A - V I A C . B A T T I S T I , N. 4 – C A P . 4 6 0 4 3 – T E L . : 0 3 7 6 . 6 7 9 1 – F A X : 0 3 7 6 . 6 7 0 4 6 6
PI e CF 00152550208 – WEB: www.comune.castiglione.mn.it
C I T T A’ D I C A S T I G L I O N E D E L L E S T I V I E R E
Provincia di Mantova
AREA SERVIZI ALLA PERSONA
Sul documento, va altresì indicato un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la
conservazione e l’individuazione dei documenti. Tale strumento è detto “titolario di classificazione” ed è
indispensabile per la gestione archivistica successiva del documento. Pertanto ogni documento, al momento
della protocollazione va anche classificato mediante, quindi, l’applicazione di detto TITOLARIO, cioè
assegnando categoria e la classe ed eventualmente altri ulteriori livelli di dettaglio (quali sottoclasse,
fascicolo ecc.).
Con l’attuale sistema pro-net, se la protocollazione in partenza richiama un precedente in arrivo, il
sistema in automatico assegna anche la classificazione; se non vi è precedente va compilato come da
titolario.
N.B.: Qualora i destinatari della presente fossero sprovvisti del titolario, possono richiederne una
copia alla scrivente. Inoltre, se protocollare in partenza è peculiarità dei soli soggetti abilitati dal ced, la
consultazione quotidiana di pro-net è obbligatoria per tutti i dipendenti da quando esiste il nuovo sistema
informatizzato (vedi comunicazione del SG prot. n. 10065 del 15.05.2007)
Si precisa altresì, che ogni numero di protocollo individua un unico documento e, di
conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo. Non è consentita la protocollazione ne la
trasmissione recante un numero di protocollo già utilizzato per un altro documento.
In conformità a ciò, il Comune di Castiglione delle Stiviere ha un “protocollo unico”: non è
ammesso quindi l’utilizzo di qualsiasi altra forma di protocollazione o registrazione diversa dal “protocollo
unico”, senza deroghe o eccezioni.
N.B.: Per i servizi gestiti in forma associata, per i quali il Comune di Castiglione risulti capofila e
quindi, nell’ambito del proprio apparato amministrativo-contabile vengano esercitati tali servizi, i relativi
addetti (dipendenti o non dipendenti comunali) DEVONO attenersi alle regole sopraindicate per la corretta
gestione dei procedimenti amministrativi, della tenuta dei relativi documenti e per la relativa idoneità a
produrre effetti giuridici.
Castiglione delle Stiviere, Settembre 2009
IL DIRIGENTE AREA SERVIZI ALLA PERSONA
Dott.ssa Barbara Marangotto
M U N I C I P I O : P A L A Z Z O G O N Z A G A - V I A C . B A T T I S T I , N. 4 – C A P . 4 6 0 4 3 – T E L . : 0 3 7 6 . 6 7 9 1 – F A X : 0 3 7 6 . 6 7 0 4 6 6
PI e CF 00152550208 – WEB: www.comune.castiglione.mn.it