ITC ”JACOPO
NIZZOLA”TREZZO
PR_MP4_ 01 - Registrazione, archiviazione e gestione della
documentazione del SGQ
Rev. 4-29/03/12
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PR_MP4_01
REGISTRAZIONE, ARCHIVIAZIONE E GESTIONE DELLA
DOCUMENTAZIONE DEL SGQ
Redazione e
verifica
Approvazione
Prima emissione
RSGQ
DS
10/3/03
Revisione generale
RSGQ
DS
2
24/4/07
RSGQ
DS
3
23/4/10
RSGQ
DS
4
29/3/12
Inserimento allegati – Aggiornamento matrici
Aggiornamento matrici.
Integrazioni su identificazione e distribuzione
documentazione
Aggiornamento matrici
RSGQ
DS
revisione
data
0
3/7/03
1
Descrizione modifiche
Scopo: descrivere le responsabilità, i criteri e le modalità per l’identificazione, l’emissione, la modifica,
l’archiviazione e la conservazione della documentazione di registrazione della qualità.
Campo di applicazione: La procedura si applica ai documenti che ogni funzione produce, in ragione di
processi e procedure dell’organizzazione, per dare evidenza delle attività svolte e documentare la conformità
ai requisiti del SGQ
Responsabilità:
DS
 elabora, personalmente o avvalendosi di referenti da lui individuati, nuovi documenti o revisioni
di documenti in uso di sua competenza
 approva i documenti per l’emissione, sentiti, ove previsto, gli organi competenti,
 trasmette copia (formato cartaceo ed elettronico) dei documenti d’istituto prodotti ex-novo o
revisionati al RSGQ per la verifica dei requisiti previsti, l’aggiornamento delle relative matrici e
della raccolta della documentazione disponibile sul sito dell’Istituto
 collabora affinché siano rimosse le edizioni dei documenti superate e quelli in uso siano
distribuite al personale coinvolto
 definisce i requisiti di riservatezza e le modalità di consultazione dei documenti
 provvede alla distribuzione controllata dei documenti di origine interna ed esterna
DSGA
 elabora nuovi documenti relativi ad ambiti di sua competenza e propone revisioni a quelli
esistenti
 attua le azioni previste per garantire le sicurezza dei dati e la privacy degli utenti (gestione
accessi tramite assegnazione di password, conservazione protetta documenti, ecc)
SD SC
SA RP
 segnalano al DS e al RSGQ la necessità di redigere nuovi documenti (procedure, moduli di
lavoro, istruzioni di lavoro, regolamenti, ecc) o di apportare modifiche a quelli esistenti
 predispongono i documenti di propria competenza avvalendosi, ove previsto, del supporto del
RSGQ, e li sottopongono all’’iter definito per la loro emissione
 Trasmettono copia (formato cartaceo ed elettronico) dei documenti prodotti ex-novo o revisionati
al RSGQ per la verifica dei requisiti previsti e l’aggiornamento delle relative matrici
 curano che documenti e modulistica messi in distribuzione e/o utilizzati corrispondano alle
versioni più recenti
 assicurano la corretta compilazione delle registrazioni previste e la relativa archiviazione e
conservazione
RSGQ




è il responsabile dell’applicazione della presente procedura
verifica la conformità dei documenti ai requisiti della norma di riferimento
registra nelle relative matrici, di cui cura l’aggiornamento e la diffusione, i documenti del SGQ
definisce in accordo con i R coinvolti i criteri di classificazione e identificazione dei documenti
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 supporta nella fase di redazione e verifica la produzione o la revisione della documentazione
 cura l’aggiornamento del MQ e del MQ e la loro distribuzione
 verifica che i documenti siano utilizzati nelle loro versioni aggiornate e che i documenti superati
siano rimossi dai centri di possibile utilizzazione
 utilizzano la modulistica prevista dal MQ e dalle procedure utilizzando esclusivamente quella
distribuita dalle segreterie o scaricabile dal sito o verificando che lo stato di aggiornamento di
quella in loro possesso corrisponda a quella in uso
D
R. pr
 gestisce la documentazione in ingresso e in uscita attraverso registri informatizzati e/o cartacei
FASI
AZIONI
1
Classificazione documentazione
La documentazione dell’Istituto può essere di
origine interna o esterna.
a. La documentazione di origine interna
comprende:
· documenti correlati alla sfera della
comunicazione
rappresentate
principalmente da circolari e
lettere
individuali (scuola-famiglia, lettere d’incarico,
ecc)
· documenti correlati alle attività gestionali
afferenti all’area contabile, amministrativa e
studenti
· documenti correlati all’erogazione dell’attività
didattica (verbali, programmazioni, piani di
lavoro, registri,ecc)
· documenti
correlati
ai
progetti
di
ampliamento dell’offerta formativa (schede
progetto,
registrazioni
correlate
alla
realizzazione dei progetti)
· documenti correlati al SGQ (Politica e
obiettivi qualità, manuale qualità, procedure
documentate, istruzioni di lavoro, moduli di
lavoro, riesami, ecc)
b. La documentazione di provenienza esterna
comprende:
· leggi, decreti, regolamenti, direttive emanate
dallo Stato, dalle Regioni e dalla Comunità
europea
· comunicazioni e circolari emanate dagli
organi istituzionali d riferimento (MIUR, CSA,
DSR)
· documenti provenienti dagli utenti
· documenti provenienti dai fornitori
· corrispondenza generica
2
Identificazione documentazione
La documentazione elaborata internamente è
identificata secondo le seguenti modalità:
a. i moduli di lavoro utilizzati per registrare
le attività devono riportare in tutte le pagine del
modulo (nell’intestazione o a piè di pagina):
· il
titolo, preceduto da un codice
alfanumerico formato da tre campi: il primo
DOCUMENTI
R
C
TEMPI
DS
AA
RP
IN FASE DI
CATALOGAZI
ONE DELLA
DOCUMENTA
ZIONE
ESISTENTE E
TUTTE LE
VOLTE CHE
VIENE
EMESSO UN
NUVO
DOCUMENTO
MATRICE DELLA
MODULISTICA
MATRICE
DOCUMENTAZIONE
MATRICE PROCEDURE
MATRICE ISTRUZIONI DI
LAVORO
MATRICE
RSGQ
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FASI
AZIONI
formato da due lettere indicanti l’area di
competenza; il secondo formato da tre
lettere richiamanti il processo coinvolto; il
terzo formato da un numero progressivo di
due cifre. La corrispondenza tra codici e
aree di competenza e processi è esplicitata
da apposita matrice;
· la data di emissione e lo stato di revisione
· il n. di pagina e il n. di pagine complessive.
Es. SD_ISC 01 si riferisce al modulo n. 1 (01)
relativo al processo di iscrizione (ISC) gestito
dalla segreteria didattica (SD)
I moduli di lavoro acquistati da fornitori
specializzati sono identificati esclusivamente
dal titolo.
La stessa codifica si applica ai moduli
lavoro su foglio elettronico.
b. le procedure e le istruzioni di lavoro sono
identificati da un codice alfanumerico formato
da tre campi il primo campo formato da due
lettere indicanti la tipologia del documento (PR
e IL) il secondo, formato da tre lettere, indicante
la sezione del MQ cui fa riferimento (es MP1,
MP2, ecc) il terzo formato da un numero
progressivo di 2 cifre e da un titolo.
c. per favorire una più immediata
comprensione e la corretta applicazione
delle procedure il RSGQ, in collaborazione
con i RP, può predisporre delle versioni
sintetiche e semplificate delle procedure
identificate dal titolo, dal n. di revisione e
dalla data di emissione.
Il Manuale della Qualità è contraddistinto solo
dalla sigla MQ. Quest’ultimo riporta nel
frontespizio il n. della copia e il tipo di
distribuzione (controllata e non controllata)
Gli altri documenti prodotti dall’istituto, ove
applicabile,
(POF,
opuscoli
informativi,
regolamenti, ecc) sono identificati solo dal titolo.
In tutti i casi di cui al punto b l’identificazione è
completata dall’indicazione del n. di revisione,
dalla data di emissione, dall’indicazione del n.
di pagina e del n. di pagine complessivo. Tutti
gli elementi identificativi sono riportati in ogni
pagina del documento. Sul frontespizio o in
altra posizione ritenuta idonea, deve essere
inoltre riportata l’indicazione dei responsabili
della redazione, verifica ed approvazione del
documento.
Nei documenti revisionati dovrà inoltre essere
fornito il criterio per il riconoscimento delle
modifiche apportate secondo quanto indicato
nel punto 6. della presente procedura
DOCUMENTI
CORRISPONDENZA
CODICI IDENTIFICATIVIPROCESSI
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R
C
TEMPI
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FASI
AZIONI
DOCUMENTI
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R
C
TEMPI
Per l’emissione e la gestione delle circolari vale
quanto previsto nella specifica procedura PR
1.3.5.2
3
4
5
Distribuzione
La documentazione è resa disponibile nella
versione in vigore al personale che deve
utilizzarla tramite:
· distribuzione controllata con liste di
distribuzione definite dal DS,
· distribuzione su richiesta presso gli uffici di
segreteria,
· l’aggiornamento dell’archivio informatico
delle segreterie
· la messa a disposizione nel sito dell’Istituto
delle versioni scaricabili, non modificabili e
aggiornate dei documenti in uso e dei
moduli di lavoro in formato compilabile.
Relativamente ai documenti del SGQ copia
cartacea del MQ e del MP è disponibile n
alcune postazioni controllate (sala docenti,
centralino, uffici segreterie, DSGA, RSGQ, DS
e collaboratore vicario)
Emissione di nuovi documenti.
In risposta all’ emanazione di nuove norme e
disposizioni o su recepimento di motivazioni
interne l’istituto può avere la necessità di
produrre nuovi documenti e moduli di lavoro.
I R interessati predispongono una bozza da
sottoporre al riesame e all’approvazione da
parte dei soggetti coinvolti. Recepite le
osservazioni e le modifiche, i R redigono il
documento definitivo garantendo la sua
identificazione mediante i criteri stabiliti nel
punto 2 della presente procedura.
Prima dell’emissione i documenti, ove
applicabile, devono essere sottoposti alla
verifica del possesso dei requisiti previsti dalla
norma di riferimento da parte del RSGQ.
Copia cartacea ed elettronica del documento
dovrà essere fornita al RSGQ che curerà
l’aggiornamento delle relative matrici
e
l’emissione degli stessi nel sito d’istituto.
Per quanto riguarda le procedure e le istruzioni
di lavoro il RSGQ provvederà alla redazione
definitiva delle stesse secondo il modello
adottato nel MP.
Modifica documenti.
Da parte dei diversi soggetti coinvolti (docenti,
genitori, studenti, RP, DS, DSGA, RSGQ) può
venire inoltrata la richiesta di apportare
modifiche ai documenti in uso. Le richieste
vengono esaminate dal DS, il RSGQ e il RP
LISTE DI DISTRIBUZIONE
SITO WEB
CARTELLA
MODULISTICA AD USO
SEGRETERIA
NUOVI DOCUMENTI
OGNIQUALV
OLTA
VENGONO
EMESSI
NUOVI
DOCUMENTI
O NUOVE
EDIZIONI DI
DOCUMENTI
IN USO
DS
RSGQ
RSGQ
DS
DSGA
AA
RP
RICHIESTA DI MODIFICA
DUCUMENTO
REVISIONATO
DS
RSGQ
QUANDO E’
NECESSARIO
REDIGERE
NUOVI
DOCUMENTI
O MODULI DI
LAVORO
QUANDO
VENGONO
INOLTRATE
RICHIESTE
DI MODIFICA
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FASI
AZIONI
DOCUMENTI
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R
C
TEMPI
che valutano l’opportunità o meno di procedere
alla revisione del documento.
Nel caso di richiesta di modifica accettata, il
documento viene riemesso. La redazione
dell'elaborato seguirà le stesse modalità usate
per il documento originale. La responsabilità è
della stessa funzione che ha originato
l'elaborato. La revisione darà luogo a una
nuova emissione con firma per redazione,
verifica e approvazione da parte delle stesse
funzioni che le hanno eseguite in precedenza,
ove previste.
Le modifiche apportate (ad esclusione di quelle
relative ai moduli di lavoro), ove possibile, sono
descritte in apposito spazio previsto dal
documento e sono evidenziate graficamente al
fine di poterle individuare con facilità:
· evidenziando con un riquadro o con una
linea laterale o con un formato diverso le
parti di nuovo inserimento
· barrando il testo da cancellare ed
evidenziando con sfondo grigio, o con
carattere diverso, il testo aggiunto.
Nel caso di modifiche consistenti o di più
modifiche
di
piccola
entità,
che
ne
renderebbero
difficile
la
lettura
e
l’interpretazione, il documento viene redatto exnovo. Nella descrizione delle modifica verrà
indicato “revisione generale”.
6
7
I documenti superati vengono immediatamente
rimossi dai luoghi di lavoro e dall’archivio
informatico e sostituiti con quelli di nuova
emissione, mentre una copia cartacea viene
conservata in archivio con la dicitura
“SUPERATO” in caratteri grandi e in maniera
evidente, in modo che non vi siano equivoci,
Qualora si tratti di un documento a distribuzione
controllata, la nuova edizione dovrà essere resa
disponibile a tutto il personale interessato.
Tenuta sottocontrollo delle registrazioni
I documenti di registrazione della qualità
forniscono l’evidenza delle attività svolte e
sono di norma emessi a cura delle funzione
coinvolte nei processi e nelle procedure
descritte, funzioni che ne assicurano la corretta
compilazione
· utilizzando l’apposita modulistica
· utilizzando appositi registri (registri verbali,
registri di classe, ecc)
· attraverso la stesura di documenti specifici
(circolari, lettere indirizzate a famiglie e a
soggetti istituzionali esterni, ecc.)
· utilizzando i database gestionali adottati
ALL’EMISSIO
E DI NUOVI
DOCUMENTI
REGISTRAZIONI
MATRICE DOCUMENTI DI
REGISTRAZIONE
R
RSGQ
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FASI
AZIONI
DOCUMENTI
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R
C
TEMPI
dall’Istituto (gestione alunni, gestione
personale, gestione contabilità).
Tutta la documentazione di registrazione della
qualità viene identificata, raccolta e catalogata
al fine di garantirne l’unicità, la reperibilità, la
leggibilità e la chiarezza del contenuto, la
correlazione dei risultati con le attività cui si
riferisce e la riproducibilità.
Il RSGQ definisce e mantiene aggiornata la
Matrice dei documenti di registrazione della
qualità.
8
9
Archiviazione
Tutta la documentazione prodotta è solitamente
archiviata dalle funzioni che la produce negli
archivi degli uffici di competenza indicati nella
matrice della documentazione. Superato il
tempo di archiviazione indicato i documenti
vengono
trasferiti
nell’archivio
generale
dell’Istituto.
I luoghi di archiviazione garantiscono la
conservazione del documento contro il
deterioramento, il furto, lo smarrimento o la
distruzione.
Il R archivio, alla scadenza del tempo di
conservazione, valuta e decide in base alle
proprie conoscenze professionali la distruzione
materiale della documentazione incaricando,
dell’esecuzione, persona di fiducia alle sue
dipendenze e consultando i RP coinvolti.
L’accesso all’archivio è consentito al personale
coinvolto e al personale autorizzato dal DS.
FALDONI DI
ARCHIVIAZIONE
I documenti di origine esterna sono registrati e
a cura dell’assistente addetta al protocollo e
trasmessi al DS che li esamina e definisce le
modalità di distribuzione (affissione all’albo sala
docenti, diffusione tramite specifica circolare,
trasmissione di copia ai RP coinvolti, ecc.).
Documenti e moduli di lavoro di origine esterna
sono identificati e revisionati a cura del
soggetto che li ha prodotti. L’assistente di
segreteria preposta provvede all’archiviazione
dei documenti stessi.
PROTOCOLLO
DOCUMENTI ORIGINE
ESTERNA
La correttezza e la completezza delle
registrazioni, nonché l’applicazione delle
disposizioni previste dalla presente procedura
sono verificati in occasione degli audit interni.
RA
AA
AL TERMINE
DI OGNI
PROCESSO
al ricevimento
dei documenti
DS
RSGQ
secondo il
calendario
previsto dal
piano degi
audit
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FC
FASI
INIZIO
NO
NUOVO DOCUMENTO O
MODIFICA DOCUMENTO
ESISTENTE?
SI
DEFINIZIONE RESPONSABILITA’
REDAZIONE DOCUMENTO
IDENTIFICAZIONE E CODIFICA
DOCUMENTO
IDENTIFICAZIONE E
CATALOGAZIONE
ELABORAZIONE BOZZA
DOCUMENTO
RIESAME E VERIFICA DA PARTE
RESPONSABILI
CONTROLLO E VERIFICA
CONFORMITA’ SGQ
APPROVAZIONE PER L’EMISSIONE
RIMOZIONE DOCUMENTI
SUPERATI
REGISTRAZIONE
DISTRIBUZIONE
ARCHIVIAZIONE
FINE
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documentazione del SGQ
DOCUMENTAZIONE
LISTE DI DISTRIBUZIONE
MANUALE QUALITA’
MANUALE PROCEDURE
MATRICE MODULISTICA
MATRICE DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE
MATRICE CORRISPONDENZA CODICI IDENTIFICATIVI-PROCESSI
REGISTRO PROTOCOLLO
SIGLE ED ABBREVIAZIONI
C
CSA
D
DOC
DS
DSGA
DSR
FC
IL
MIUR
ML
MP
MQ
P
POF
PR
R
RP
Rpr
RSGQ
SGQ
Collaboratore
Centro servizi amministrativi
Docenti
Documento
Dirigente Scolastico
Direttore Servizi Generali Amministrativi
Direzione scolastica regionale
Flow-chart
Istruzione di lavoro
Ministero istruzione università e ricerca
Modulo di lavoro
Macroprocesso
Manuale della Qualità
Processo
Piano dell’offerta formativa
Procedura
Responsabile
Responsabile Processo
Responsabile protocollo
Responsabile Sistema Gestione Qualità
Sistema di Gestione Qualità
ALLEGATI:
MATRICE CORRISPONDENZA CODICI-PROCESSI
MATRICE MODULISTICA
MATRICE PROCEDURE
MATRICE DOCUMENTAZIONE
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ARCHIVIAZIONE
UFFICI SEGRETERIE
UFFICIO DS
UFFICIO DS
UFFICIO DS
UFFICIO DS
UFFICIO DS
UFFICIO SD