MINISTERODELLAPUBBLICAISTRUZIONE ISTITUTOCOMPRENSIVO“G.PASCOLI” VIACARDUCCIN.2 64028SILVI(TE) [email protected]‐[email protected] MANUALEDIGESTIONEDELPROTOCOLLO INFORMATICO,DEIDOCUMENTIEDELL’ARCHIVIO Anno2015 PROT. N. 11569/A32 DEL 12/10/2015 1 INDICE PREMESSA SEZIONE1–DISPOSIZIONIGENERALIEDEFINIZIONI 1. AMBITODIAPPLICAZIONE 2. DEFINIZIONI 3. AREEORGANIZZATIVEOMOGENEE 4. TENUTADELPROTOCOLLOINFORMATICO,DELLAGESTIONEDEIFLUSSIDOCUMENTALIE DEGLIARCHIVI 5. UNICITÀDELPROTOCOLLOINFORMATICO 6. ELIMINAZIONEDEIPROTOCOLLIINTERNI 7. MODELLOOPERATIVOADOTTATOPERLAGESTIONEDEIDOCUMENTI SEZIONE2–DOCUMENTIINUSCITA 8. MODALITÀDIFORMAZIONEDEIDOCUMENTIECONTENUTIMINIMI. 9. FORMATODEIDOCUMENTIINFORMATICI 10. SOTTOSCRIZIONEDEIDOCUMENTIINFORMATICI 11. SPEDIZIONEDEIDOCUMENTISUSUPPORTOCARTACEO 12. SPEDIZIONEDEIDOCUMENTIINFORMATICI SEZIONE3–DOCUMENTIININGRESSO 13. RICEZIONEDEIDOCUMENTISUSUPPORTOCARTACEO 14. RICEZIONEDEIDOCUMENTIINFORMATICI 15. RILASCIODIRICEVUTEATTESTANTILARICEZIONEDEIDOCUMENTI 16. ILPROTOCOLLOPARTICOLARE 17. DOCUMENTISOGGETTIAREGISTRAZIONEDIPROTOCOLLO 18. REGISTRAZIONEDIPROTOCOLLODEIDOCUMENTIRICEVUTIESPEDITIDAUNAAOOALLE ALTREAOO(ANCHEFACENTIPARTEDELLOSTESSOENTE) 19. SEGNATURADIPROTOCOLLO 20. ANNULLAMENTODELLEREGISTRAZIONIDIPROTOCOLLO 21. REGISTROGIORNALIERODIPROTOCOLLO 22. RECAPITODEIDOCUMENTIAGLIUFFICIUTENTE 23. DOCUMENTISOGGETTIASCANSIONEEDUFFICIABILITATI 24. MODALITÀDISVOLGIMENTODELPROCESSODISCANSIONE SEZIONE4–GESTIONEDOCUMENTALE 25. PIANODICONSERVAZIONEDELL’ARCHIVIO 2 26. CLASSIFICAZIONEDEIDOCUMENTI 27. UNITÀDISMISTAMENTO 28. FLUSSODILAVORAZIONEDEIDOCUMENTIRICEVUTI 29. FLUSSODILAVORAZIONEDEIDOCUMENTIINUSCITA 30. FLUSSODILAVORAZIONEDEIDOCUMENTIINTERNI 31. COMUNICAZIONIINFORMALITRAUFFICIUTENTE 32. SCAMBIODIDOCUMENTITRAUFFICIUTENTE 33. MEMORIZZAZIONEDEIDOCUMENTIINFORMATICIEDELLERAPPRESENTAZIONIDIGITALI DEIDOCUMENTICARTACEI 34. ARCHIVIAZIONEOTTICA 35. SELEZIONEESCARTOARCHIVISTICO 36. REGOLEDIACCESSOAIDOCUMENTI 37. ACCESSIBILITÀDAPARTEDEGLIUTENTIAPPARTENENTIALL’AREAORGANIZZATIVA OMOGENEA 38. ACCESSOESTERNO 39. ACCESSODAPARTEDIALTREPUBBLICHEAMMINISTRAZIONI SEZIONE5–GESTIONEFASCICOLIEDOSSIER 40. IDENTIFICAZIONEDEIFASCICOLIEDUFFICIABILITATIALLALOROFORMAZIONE 41. PROCESSODIFORMAZIONEDEIFASCICOLI 42. APERTURAEREPERTORIODEIDOSSIER 43. PASSAGGIODEIFASCICOLINELL’ARCHIVIODIDEPOSITO SEZIONE6–GESTIONEECCEZIONI 44. DOCUMENTINONSOGGETTIAREGISTRAZIONEDIPROTOCOLLO 45. REGISTRAZIONEDIPROTOCOLLODEIDOCUMENTIINTERNIART.53COMMA5 46. REGISTRODIEMERGENZA 47. DIFFERIMENTODEITERMINIDIREGISTRAZIONE 48. DETERMINAZIONIORGANIZZATIVE,CONTRATTIECIRCOLARI 49. DOCUMENTIINERENTIAGARED’APPALTO 50. DOCUMENTISUSUPPORTOCARTACEOINDIRIZZATINOMINATIVAMENTEALPERSONALE DELL’AREAORGANIZZATIVAOMOGENEA 51. LETTEREANONIMEEDOCUMENTINONFIRMATI 52. DOCUMENTIRICEVUTIPRIMAVIAFAXEPOI,SUCCESSIVAMENTE,INORIGINALESU SUPPORTOCARTACEO 53. DOCUMENTIDICOMPETENZADIALTREAMMINISTRAZIONIODIALTRISOGGETTI 54. MODIFICADELLEASSEGNAZIONI 3 SEZIONE7‐FUNZIONALITA’DELSISTEMADIGESTIONEINFORMATICADEIDOCUMENTI ALLEGATON°1AreeOrganizzativeOmogeneeeModelliOrganizzativi ALLEGATON°2ABILITAZIONIALL’UTILIZZODELSISTEMADIGESTIONEINFORMATICADEI DOCUMENTI ALLEGATON°3DOCUMENTISOGGETTIAREGISTRAZIONEPARTICOLAREEDESCLUSI DALLAPROTOCOLLAZIONE ALLEGATON°4TITOLARIODICLASSIFICAZIONE ALLEGATON°5UFFICIABILITATIALL’ASSEGNAZIONEDEIDOCUMENTIECRITERIDI SMISTAMENTO ALLEGATON°6PIANODISICUREZZAINFORMATICARELATIVOALLAFORMAZIONE, GESTIONE,TRASMISSIONE,INTERSCAMBIO,ACCESSOECONSERVAZIONEDEIDOCUMENTI INFORMATICI ALLEGATON°7REGISTRODIEMERGENZA 4 PREMESSA Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono conl’amministrazione. Il Protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico‐funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’amministrazione. Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazioneearchiviazionedeidocumenti. Il presente documento si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendentieaisoggettiesternichesirelazionanoconl’amministrazione. I manuali utente per i ruoli definiti all’interno dell’applicazione possono essere consultati all’interno delportalewww.silviscuola.itnell’areaamministrazionetrasparente SEZIONE1–DISPOSIZIONIGENERALIEDEFINIZIONI 1.AMBITODIAPPLICAZIONE IldecretodelPresidentedelConsigliodeiMinistridel31ottobre2000concernentele“Regoletecniche perilprotocolloinformaticodicuialdecretodelPresidentedellaRepubblicadel20ottobre1998n° 428”, all’art. 3, comma 1, lettera c, prevede per tutte le amministrazioni di cui all’art. 2 del decreto legislativo30marzo2001,n.165,l’adozionedelmanualedigestione. Quest’ultimo, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, “descrive il sistema di gestione e di conservazionedeidocumentiefornisceleistruzioniperilcorrettofunzionamentodelservizio”. Attraversol’integrazioneconleproceduredigestionedeiprocedimentiamministrativi,diaccessoagli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per una più efficace gestione del flusso informativo e documentale interno all’amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento. InquestoambitoèprevistocheogniamministrazionepubblicaindividuiunaopiùAreeOrganizzative Omogenee,all’internodellequalisianominatounresponsabiledelservizioperlatenutadelprotocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa–decretodelPresidentedellaRepubblican.445del20dicembre2000(giàart.12del citatoDPRn.428del20ottobre 1998). 5 2.DEFINIZIONI Sigla AmministrazioneUSR AOO Archiviazioneottica Archiviocorrente Archiviodideposito Archiviostorico Assegnazione Classificazione CNIPA CSA DG<sigladirez.Generale> Definizione UfficioScolasticoRegionale AreaOrganizzativaOmogenea,uninsiemedi funzioniedistrutture,individuate dall’Amministrazione,cheoperasutematiche omogeneeechepresentaesigenzedigestione delladocumentazioneinmodounitarioe coordinato L’operazionechegenera,sudiunsupportodi memorizzazione,unaregistrazionecontenente laversioneinizialediunaistanzadiun documentoinformatico Lapartedidocumentazionerelativaadaffaried aprocedimentiincorsoditrattazione,o comunqueversoiqualisussisteuninteresse corrente Lapartedidocumentazionerelativaadaffari esauriti,nonpiùoccorrentiquindialla trattazionedegliaffariincorso,manonancora destinataistituzionalmenteallaconservazione permanenteedallaconsultazionedapartedel pubblico Ilcomplessodidocumentirelativiadaffari esauritiedestinati,previeoperazionidiscarto, allaconservazionepermanentepergarantirnein formaadeguatalaconsultazionealpubblico L’operazioned’individuazionedell’ufficioutente competenteperlatrattazionedelprocedimento amministrativootrattazionediattivitàd’ufficio, cuiidocumentisiriferiscono L’operazionecheconsentediorganizzarei documentiinrelazioneallefunzioniedalle modalitàoperativedell’Amministrazione CentroNazionaleperl’Informaticanella PubblicaAmministrazione CentroServiziAmministrativi DirezioneGenerale<NomeDirezioneGenerale> Documentoamministrativo Ognirappresentazione,comunqueformata,del contenutodiatti,ancheinterni,dellepubbliche amministrazionio,comunque,utilizzatiaifini dell’attivitàamministrativa Documentoinformatico Larappresentazioneinformaticadiatti,fattio datigiuridicamenterilevanti DPCM DecretodelPresidentedelConsigliodeiMinistri Fascicolo L’unitàarchivisticacheraccoglieidocumenti relativiadunprocedimentoamministrativooad unatrattazionediattivitàd’ufficio 6 Fascicolazione L’operazionediriconduzionedeisingoli documenticlassificatiintantifascicoli corrispondentiadaltrettantetrattazionio procedimentiamministrativi FirmaDigitale Ilrisultatodellaprocedurainformatica (validazione)basatasudiunsistemadichiavi asimmetricheacoppia,unapubblicaeuna privata,checonsentealsottoscrittoretramitela chiaveprivataealdestinatariotramitelachiave pubblica,rispettivamente,direnderemanifesta ediverificarelaprovenienzael’integritàdiun documentoinformaticoodiuninsiemedi documentiinformatici Gestionedeidocumenti L’insiemedelleattivitàfinalizzatealla registrazionediprotocolloeallaclassificazione, organizzazione,assegnazioneereperimentodei documentiamministrativiformatioacquisiti dall’Amministrazione,nell’ambitodelsistemadi classificazioneadottato Improntadiundocumentoinformatico Unasequenzadisimbolibinariingradodi identificarneunivocamenteilcontenuto, registratainformanonmodificabile IPA l’IndicedellaPubblicaAmministrazione N.A. Indicaleattivitàchel’amministrazionenon intendeimplementarenellaprimafasediavvio dellagestioneconilnuovoapplicativodi ProtocolloInformaticoASPmachegestiràinuna fasesuccessiva PdP ProdottodiProtocolloInformatico PEC(PostaElettronicaCertificata) Unsistemadipostaelettronicanelqualeè fornitaalmittentedocumentazioneelettronica, convalenzalegale,attestantel’invioela consegnadidocumentiinformatici Pianodiconservazionedegliarchivi Ilpiano,integratoconilsistemadi classificazione,contenenteicriteridi organizzazionedell’archivio,diselezione periodicaeconservazionepermanentedei documenti,nelrispettodellevigentidisposizioni inmateriadituteladeibeniculturali RSP(Responsabile) Quandononmegliospecificato,s’intendeil responsabiledellatenutadelprotocollo informatico,dellagestionedeiflussidocumentali edegliarchivi Segnaturadiprotocollo L’apposizioneol’associazione,all’originaledel documento,informapermanenteenon modificabile,delleinformazioniriguardantiil 7 documentostesso Sistemadigestioneinformaticadeidocumenti L’insiemedellerisorsedicalcolo,degliapparati, delleretidicomunicazioneedelleprocedure informaticheutilizzatidall’Amministrazioneper lagestionedeidocumenti TestoUnico Il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000, n. 445 – Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materiadidocumentazioneamministrativa Titolariodiclassificazione Un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamenteordinate,individuatosullabase dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione,alqualedevericondursila molteplicitàdeidocumentiprodotti UOP Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo – rappresenta un ufficio che svolge attivitàdiregistrazionediprotocollo UOR Ufficiorganizzatividiriferimento–uninsiemedi uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazioneinmodounitarioecoordinato USP Ufficioscolasticoprovinciale USR Ufficioscolasticoregionale UU(UfficioUtente) UfficioUtente–unufficiodell’AOOcheutilizzai servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico; ovvero il soggetto destinatario del documento, così come risulta dallasegnaturadiprotocolloneicampiopzionali 3.AREEORGANIZZATIVEOMOGENEE Ai fini della gestione dei documenti l’Amministrazione, per una gestione ottimale e funzionale degli innumerevoliflussiesistenti,individuaedefinisceunaseriediAreeOrganizzativeOmogenee–AOO. Per la gestione dei documenti, l’amministrazione individua un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata AOO TEIC83700D che è composta dall’insieme di tutti gli uffici di segreteria articolaticomeriportatonell’allegato1. All’internodellaAOOilsistemadiprotocollazioneèunico. Nell’unica AOO è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentaliedegliarchivi. Nelmedesimoallegatosonoriportatiladenominazione,ilcodiceidentificativodellaAOOel’insieme degliUORchelacompongonoconlaloroarticolazioneinUU. 8 All’interno della AOO il sistema di protocollazione centralizzato per la corrispondenza in entrata, è decentralizzato,perlacorrispondenzainuscita,attraversoalcune(otuttele)UORchesvolgonoanche icompitidiUOP. 4. TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLIARCHIVI Nell’ambito dell’Amministrazione è prevista la funzione di responsabile della tenuta del protocollo informatico,dellagestionedeiflussidocumentaliedegliarchivi. Al servizio è preposto un impiegato amministrativo in possessodi idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione interni definiti secondoleprocedureprescrittedalladisciplinavigente. Eglièfunzionalmenteindividuatonellapersonadell’assistenteamministrativoDott.ssaElsaDiCamillo impiegata responsabile del protocollo, nominato con provvedimento di questo Ufficio prot. n. 10741/A1fdel23/09/2015. Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del responsabile, il titolare individua nel Sig. Di Blasio Biagio(individuazioneprot.n.11571/A1fdel12/10/2015),ilpropriosostituto.Adettafunzionesono ricondottiicompitidicuiall’articolo61comma3,delTestoUnico. 5.UNICITÀDELPROTOCOLLOINFORMATICO Nell’ambitodell’AOOilregistrodiprotocolloèunico,siaperlaprotocollazioneiningressochein uscitaelanumerazioneprogressivadelleregistrazionidiprotocolloèunicaindipendentementedal modelloorganizzativo,centralizzatoodistribuito.Lanumerazionesichiudeal31dicembree ricominciailprimogennaiodell’annosuccessivo. Ilnumerodiprotocolloindividuaununicodocumentoe,diconseguenza,ognidocumentorecaunsolo numerodiprotocollo.Quindinonèconsentitalaprotocollazionediundocumentogiàprotocollato. Ilnumerodiprotocolloècostituitodaalmenosettecifrenumeriche. Nonèconsentital’identificazionedeidocumentimediantel’assegnazionemanualedinumeridi protocollocheilsistemainformaticohagiàattribuitoadaltridocumenti,anchesequestidocumenti sonostrettamentecorrelatitraloro. 6.ELIMINAZIONEDEIPROTOCOLLIINTERNI Conl’entratainfunzionedelsistemadigestioneinformaticadeidocumenticessanotuttiisistemidi registrazionedeidocumentialternativialprotocolloinformaticodalladatad’iniziodell’utilizzodel programmaprotomail 7.MODELLOOPERATIVOADOTTATOPERLAGESTIONEDEIDOCUMENTI Perlagestionedeidocumentièadottatounmodellooperativoditipodecentratocheprevedela partecipazioneattivadipiùsoggettiedufficiutente,ognunodeiqualièabilitatoasvolgeresoltantole operazionidipropriacompetenza. Gliufficiutenteedisoggettiabilitatiperlaricezioneel’assegnazionedeidocumentisonoriportati nell’allegato2,mentreisoggetticompetentiperlaprotocollazione,classificazioneedarchiviazionedei 9 documentisonoidentificatidalresponsabiledistrutturamedianteordinediserviziotrasmessoal responsabiledelProtocollo. SEZIONE2–DOCUMENTIINUSCITA Lapresentesezionefornisceindicazionisullemodalitàdiutilizzodistrumentiinformaticiperlo scambiodidocumentiall’internoeall’esternodell’AOO.Nell’ambitodelprocessodigestione documentale,ildocumentoamministrativo,interminioperativi,èclassificabilein: ricevuto(dinormaamezzopostaelettronicaconvenzionaleocertificataoppuresusupporto rimovibile), inviato(inviatidinormapermezzodellapostaelettronicaconvenzionaleocertificata), internoformale(sonoformaticontecnologieinformaticheevengonoscambiatipermezzo dellapostaconvenzionaleocertificata.Ildocumentoinformaticodiquestotipovieneprima sottoscrittoconfirmadigitaleepoiprotocollato),internoinformale. Ildocumentoamministrativo,interminitecnologici,èclassificabilein informatico(èlarappresentazioneinformaticadiatti,fattiodatigiuridicamenterilevanti),analogico( documentoamministrativoformatoutilizzandounagrandezzafisicacheassumevaloricontinui,come letraccesucarta,comeleimmaginisufilm,comelemagnetizzazionisunastrosusupportonon digitale). 10 11 8.MODALITÀDIFORMAZIONEDEIDOCUMENTIECONTENUTIMINIMI Idocumentisonoprodotticonsistemiinformatici,aisensidell’articolo3delD.L.vo12febbraio1993, n.39. Leregoleperladeterminazionedeicontenutiedellastrutturadeidocumentisonodefinitedai responsabilidellestruttureaisensidell’articolo3,comma2delD.L.vo29/93. Perpoterconsentirel’identificazionedell’amministrazionemittenteoccorreinserireleseguenti informazioni: denominazioneeillogodell’Amministrazione; indicazionecompletadell’AOOedell’ufficioutentechehaprodottoildocumento; indirizzocompletodell’amministrazione(via,numero,CAP,città,provincia); ilnumeroditelefonodell’UOR; ilnumerodifaxdellaUORprotocollo; indirizzomaildipostacertificata; Inoltre,ildocumentodeverecarealmenoleseguentiinformazioni: luogodiredazionedeldocumento; datacompleta(giorno,mese,anno); ilnumerodiprotocollo; ilnumerodirepertorio(sedisponibile); ilnumerodegliallegati,sepresenti; oggettodeldocumento; setrattasididocumentodigitale,firmaelettronicaavanzataoqualificatadaparte dell’istruttoredeldocumentoesottoscrizionedigitaledelRPAe/odelresponsabiledel provvedimentofinale; setrattasididocumentocartaceo,siglaautografadell’istruttoreesottoscrizioneautografadel Responsabiledelprocedimentoamministrativoe/odelresponsabiledelprocedimentofinale. 9.FORMATODEIDOCUMENTIINFORMATICI Idocumentiinformaticiprodottidall’Amministrazione,indipendentementedalsoftwareutilizzatoper lalororedazione,primadellalorosottoscrizioneconfirmadigitalesonoconvertitiinunodeiformati standardprevistidallanormativavigenteinmateriadiarchiviazione,alfinedigarantirelanon alterabilitàdurantelefasidiaccessoeconservazioneel’immutabilitàneltempodelcontenutoedella struttura(aisensidell’art.3comma3DPCM13gennaio2004). 12 10.SOTTOSCRIZIONEDEIDOCUMENTIINFORMATICI La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitaleconformealledisposizionidettatedallanormativavigente(Codicediamministrazionedigitale, artt.24‐37). L’Amministrazione si avvarrà pertanto dei servizi di una Certification Authority iscritta nell’elenco pubblicodeicertificatoritenutodall’IPA. 11.SPEDIZIONEDEIDOCUMENTISUSUPPORTOCARTACEO LaUOPprovvededirettamenteatutteleoperazionidispedizionedellacorrispondenzaprovvedendo anche all’affrancatura e all’eventuale pesatura, alla ricezione e alla verifica delle distinte di raccomandate compilate dagli uffici. I documenti da spedire su supporto cartaceo, nell’ambito della UOP,sonotrasmessiall’ufficioaddettoallosmistamentodellapostacentrale,seprevisto,abilitatoalla spedizione“fisica”dellacorrispondenza. 12.SPEDIZIONEDEIDOCUMENTIINFORMATICI Le modalità di composizione e di scambio dei messaggi, il formato della codifica e le misure di sicurezza sono conformi alla circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28. I documenti informatici sono trasmessiall’indirizzoelettronicodichiaratodaidestinatari,ovveroabilitatoallaricezionedellaposta perviatelematica. Gli uffici trasmettono i documenti informatici in partenza, all’indirizzo elettronico dell’ufficio di spedizione, dopo aver eseguito le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazioneefascicolazione. Nel caso di documenti informatici in partenza, l’operatore esegue anche la verifica della validità amministrativa della firma. Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollosieffettuapertuttiifileallegatialmessaggiodipostaelettronicaricevutooinviato. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estrattosull’esistenzaosulcontenutodellacorrispondenza,comunicazioniomessaggitrasmessiper via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione del mittentesonodestinateadessereresepubbliche(cfr.articoli17,comma1,deltestounico). SEZIONE3–DOCUMENTIININGRESSO Lapresentesezionefornisceindicazionisullagestionedeidocumentiiningressoall’AOOanalizzando lediversemodalitàdipendentidallediversetipologiedidocumenti. 13 13.RICEZIONEDEIDOCUMENTISUSUPPORTOCARTACEO Di seguito si descrive la modalità di ricezione dei documenti che pervengono direttamente presso i localidell’Amministrazione. Idocumentisusupportocartaceopossonopervenireall’AreaOrganizzativaOmogeneaattraverso: A. ilserviziopostaleoperativoall’internodell’amministrazione; B. gliapparecchifax. 14 I documenti che transitano attraverso l’amministrazione scolastica vengono consegnati agli uffici di segreteriaperleseguentioperazioni: Ricezione: apertura buste, autenticazione (esame al fine di verificarne la provenienza), apposizione timbro datario che certifica la ricezione del documento da parte dell'Amministrazione; Smistamentoaidirigentidegliufficicompetentiperlatrattazionedellamateria; Quando la corrispondenza è indirizzata nominativamente, se contiene la dicitura "personale", "riservata"oaltro,nonvieneprotocollatamainoltratadirettamenteall'interessato;incasocontrario, in base all'intestazione della busta e alla composizione dell'indirizzo si cerca di comprendere se da protocollare(equindisiprocedeall’apertura)oppure,seidocumentinondevonoessereprotocollati (Allegato 3) vengono direttamente inviati agli uffici destinatari. Tutto questo avviene sempre per smistamentodapartedell’ufficiodiprotocollazione I documenti ricevuti con apparecchi fax, se soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consenta l’acquisizione in formato elettronico (fax management) sono trattaticomedocumenticartacei. Possonononessereseguitidallatrasmissionedell’originale,inquantol’usodelfaxsoddisfailrequisito della forma scritta; se successivamente si riceve lo stesso documento in originale, è necessario attribuire all’originale la stessa segnatura di protocollo del documento ricevuto via fax. Qualora si rilevichel’originaleèstatoregistratoconundiversonumerodiprotocollo,ènecessarioannullaretale registrazione. Se si riscontrano differenze sia pure minime tra il documento ricevuto via fax e l’originale,sidevonoconsideraredocumentidiversiequindil’originaledeveessereregistratoconun nuovonumerodiprotocollo.Lasegnaturadiprotocollosiapponesuldocumentoenonsullacopertina di trasmissione del fax; la copertina e il rapporto di trasmissione vengono anch’essi inseriti nel fascicoloperdocumentaretempiemodidell’avvenutaspedizione. Sul documento, oltre alla segnatura di protocollo di cui all’art. 19, bisognerà apporre la dicitura “RicevutoviaFax”. L’individuazionedeifaxricevutieregistratialprotocolloèresapossibileedimmediatadalsistemadi gestione informatica dei documenti. Se viene protocollato un fax e, successivamente, si riceve anche l’originale, ma viene recapitato presso un UO diverso da quello che ha ricevuto il fax, e in fase di protocollazione vengono inserite le stesse informazioni del primo documento protocollato, l’applicazionesegnalalasuapresenza,perevitareunanuovaprotocollazione. LeprincipalitipologiedidocumentichepervengonoAOOTEIC83700Dsono: Lettere Fax Email Telegrammi Postaordinaria Raccomandate Verranno protocollati, solo se ritenuto opportuno dall’ufficio di protocollazione, tutti i documenti ricevutiperconoscenzaall’AOOTEIC83700D 14.RICEZIONEDEIDOCUMENTIINFORMATICI 15 I documenti informatici sono ricevuti e trasmessi in modo formale sulla/dalla casella di posta elettronicacertificataistituzionaledell’amministrazione: [email protected] [email protected] Laregistrazionediprotocollodiundocumentoinformaticosottoscrittoconfirmadigitaleèeseguita dopochel’operatore addettoalprotocollonehaaccertatol’autenticità,laprovenienza,l’integrità ed haverificatolavaliditàdellafirma. Nel caso di documenti informatici in partenza, l’operatore esegue anche la verifica della validità amministrativa della firma. Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollosieffettuapertuttiifileallegatialmessaggiodipostaelettronicaricevutooinviato. Laregistrazionediprotocollodeidocumentiinformaticiricevutiperpostaelettronicaèeffettuatain mododafarcorrispondereadognimessaggiounaregistrazione,laqualesipuòriferiresiaalcorpodel messaggioesiaadunoopiùfileadessoallegati. I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazionidiregistrazioneesegnaturadelprotocollo. 15.RILASCIODIRICEVUTEATTESTANTILARICEZIONEDEIDOCUMENTI Laricezionedeidocumenticomportal’invioalmittentediduetipologiediversediricevute:unalegata alserviziodipostacertificata,unaalserviziodiprotocollazioneinformatica. Nelcasodiricezionedidocumentiinformaticiperviatelematica,lanotificaalmittentedell’avvenuto recapitodelmessaggioèassicuratadalserviziodipostaelettronicacertificatautilizzatodall’AOOcon glistandardspecifici. Nelcasodidocumentocartaceo,questogeneralmenteèconsegnatodirettamenteall’ufficioprotocollo esaràquestoarilasciareunaricevutadiavvenutaconsegnadeldocumento. Nelcasodovesseaccaderecheildocumentovenisseconsegnatoamanodirettamenteall’internodella AOOTEIC83700Dsevenisserichiestoilrilasciodiunaricevutaattestantel’avvenutaconsegna,laUOP cheloriceveèautorizzataa: fotocopiaregratuitamentelaprimapaginadeldocumento; apporreelementiutilialladimostrazionedellaricezionedeldocumento; apporre gli estremi della segnatura se contestualmente alla ricezione avviene anche la protocollazioneeapporresullacopiacosìrealizzatailtimbrodell’amministrazioneconladata el’orad’arrivoelasigladell’operatore. 16.ILPROTOCOLLOPARTICOLARE All’internodell’AOOèistituitoilprotocolloriservatosottrattoallaconsultazionedapartedichinonsia espressamente abilitato. Possono essere previste particolari forme di riservatezza e di accesso al protocolloperalcunetipologiedidocumentiquali: documentilegatiavicendedipersoneoafattiprivatioparticolari 16 documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi noti, possono ostacolare il raggiungimentodegliobiettiviprefissati documenti dalla cui pubblicità può derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attivitàamministrativa documentisottrattiall’accesso letipologiedidocumentiindividuatidallanormativavigenterichiamatinell’allegato3. La registrazione nel protocollo particolare, quando non sia palesemente evidente la necessità, può essere disposta dal RSP con l’apposizione, sul documento, della seguente dicitura:” Da registrare sul protocolloparticolare”. Nelcasodiricezioneottenutaattraversolapresentazionediundocumentotelematicosiricorreràalla stampamediantesistemainformativodiunaricevuta,siaessasingolacheriepilogativaasecondadei casi,comprovantel’avvenutaricezionedeidocumentidapartedell’Amministrazione. 17.DOCUMENTISOGGETTIAREGISTRAZIONEDIPROTOCOLLO I documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente dell’applicazione, indipendentemente dal supporto sulqualesonoformati,adeccezionediquelliindicatialprecedenteparagrafo16,sonoregistratinel sistemadigestioneinformaticadeidocumenti. 18. REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI RICEVUTI E SPEDITI DA UNA AOO ALLE ALTREAOO(ANCHEFACENTIPARTEDELLOSTESSOENTE) Per ogni documento ricevuto o spedito dall’ area organizzativa omogenea, è effettuata una registrazionediprotocolloconilsistemadigestioneinformaticadeidocumenti. Questeregolesonovalidepertuttiidocumentitrattatidall’AOO(ricevuti,trasmessiedinterniformali, digitalioinformaticieanalogici). Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioniinpiùfasisuccessive,aisensidell’articolo53,comma3,delTestoUnico. Ciascunaregistrazionediprotocollocontiene,almeno,iseguentidatiobbligatori: a) il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in formanonmodificabile; c) ilmittentechehaprodottoildocumento,registratoinformanonmodificabile; d) ildestinatariodeldocumento,registratoinformanonmodificabile; e) l’oggettodeldocumento,registratoinformanonmodificabile; f) la classificazione (la quale può essere eseguita anche in una fase successiva a quella della protocollazioneossiadopolapresaincaricodeldocumentoperassegnazione); Le registrazioni di protocollo, in armonia con la normativa vigente, prevedono elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni sianodisponibili. 17 19.SEGNATURADIPROTOCOLLO L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazionediprotocollo. La segnatura è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile,delleinformazioniriguardantiildocumentostesso. Essaconsentediindividuareciascundocumentoinmodoinequivocabile. Leinformazioniminimeapposteodassociatealdocumentomediantel’operazionedisegnaturasono quelleelencatenell’articolo9delDPCM31ottobre2000,eprecisamente: a) codiceidentificativodell’Amministrazione(MPI); b) codiceidentificativodell’areaorganizzativaomogeneaAOOTEIC83700D; c) dataenumerodiprotocollodeldocumento; E’facoltativoriportareleseguentiinformazioni: a) denominazionedell’Amministrazione; b) indicediclassificazione; c) ilcodiceidentificativodell’UORacuiildocumentoèdestinato/assegnatoochehaprodottoil documento; d) numerodifascicolo. Peridocumentiinformaticiinuscitapossonoesserespecificateanchepersonae/oufficiodestinatario e,identificazionedegliallegatieinformazionisulprocedimentoesultrattamento. Lasegnaturadiprotocollodiundocumentocartaceoavvieneattraversol’apposizionesudiessodiun “segno” grafico sul quale vengono riportate le seguenti informazioni relative alla registrazione di protocollo: codiceidentificativodell’amministrazione, codiceidentificativodell’AOO, dataenumerodiprotocollodeldocumento. Il segno grafico può essere apposto anche effettuando la scansione del documento subito dopo aver effettuatolaprotocollazione,utilizzandogliscannerappositamentepredisposti. L’operazione di segnatura dei documenti in partenza viene effettuata dall’UOR/UU/RPA competente che redige il documento se è abilitata, come UOP, alla protocollazione dei documenti in uscita; in alternatival’operazionevieneintegralmenteeseguitadallaUOP. Peridocumentiinuscita,nelcasositrattassedidocumentocreatoconstrumentiinformaticisipuò decidere di associarlo come immagine pdf in fase di protocollazione. In questo specifico caso sarà l’applicativostessocheassoceràlasegnaturadiprotocollosull’immaginestessadeldocumento. Il“segno”dellasegnaturadiprotocollodeveessereappostosullaprimapaginadell’originale;senon dovesse esserci spazio sufficiente sulla prima pagina dell’originale il “segno” verrà apposto sul retro dellapaginamedesima. 20.ANNULLAMENTODELLEREGISTRAZIONIDIPROTOCOLLO 18 Lanecessitàdimodificare,percorreggereerrori verificatisiinsedediimmissione manualedidati o attraverso l’interoperabilità dei sistemi di protocollo mittente e destinatario, comporta l’obbligo di annullarel’interaregistrazionediprotocollo.Leinformazionirelativeallaregistrazionediprotocollo annullata rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioniprevistedallaprocedura. Intaleipotesilaprocedurariportaladicitura“annullato”inposizionevisibileetaledaconsentirela lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l’avvenuta rettifica, la data e il soggetto cheèintervenuto. Soloilresponsabiledelserviziodiprotocolloèautorizzatoadannullare,ovveroadaredisposizionidi annullamentodelleregistrazionidiprotocollo. L’annullamento di una registrazione di protocollo generale deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamentemotivata,indirizzataalRSP. 21.REGISTROGIORNALIERODIPROTOCOLLO Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioniinseriteconl’operazionediregistrazionediprotocollonell’arcodiunostessogiorno. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo è riversato, su base giornaliera, su supporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati a cura del responsabile della conservazione delle copie appositamente nominato dall’amministrazione/AOO, diverso dal Responsabile del protocollo, con le modalitàprevistedallanormativavigente. L’applicativo Protocollo ASP contiene la funzionalità di generazione scarico del registro in formato PDF. Talisupportirimovibilisonoconservatidallastessapersonacheharealizzatoilriversamento,diversa dalRSP. Il responsabile della conservazione delle copie è la Dott.ssa Elsa DI CAMILLO il suo sostituto è individuatonellapersonadelSig.BiagioDIBLASIO Leprocedurediriversamentoecustodiadellecopie,predispostedalRSP,sonoillustrate nelpianodisicurezza. 22.RECAPITODEIDOCUMENTIAGLIUFFICIUTENTE Idocumentiinformaticiricevutiperviatelematicasonoresidisponibiliagliufficiutente,attraversola reteinternaall’AOO,immediatamentedopol’operazionediassegnazione. Le immagini dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono rese disponibili agli uffici utente, attraversolareteinternadell’Amministrazione,immediatamentedopol’operazionediscansione. I documenti ricevuti dall’area organizzativa omogenea su supporto cartaceo, anche se acquisiti in formatoottico,sonoconsegnatiagliufficiutentedicompetenzaiqualihannoilcompitodiinserirlinei rispettivifascicolieconservarlifinoalversamentonell’archiviodideposito. 23.DOCUMENTISOGGETTIASCANSIONEEDUFFICIABILITATI 19 Idocumentiricevutisusupportocartaceo,diformatoinferioreodugualeall’A3,dopoleoperazionidi registrazione e segnatura protocollo, sono acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner appositamentepredispostiperquestotipodiattività. Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archiviindividua,conl’ausiliodeiresponsabilideiprocedimenti,idocumentidasottrarrealprocesso discansionechenelciclodilavorazionedeidocumentiricevutisegueleoperazionidiregistrazionee segnaturadiprotocollo. PerquestidocumentiEgliètenutoaspecificarelemodalitàeditempi,diversidaquelliordinari,con cuisiprocederàallalorodigitalizzazione. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole vigenti, su supportidimemorizzazione,inmodononmodificabilealterminedelprocessodiscansione. I documenti cartacei dopo l’operazione di riproduzione in formato immagine e conservazione sostitutiva ai sensi della delibera CNIPA 19 febbraio 2004 n.11 vengono conservati presso l’ufficio doveildocumentoèstatoprotocollatofinquandoc’èdisponibilitàdispazio. L’amministrazioneAOOTEIC83700Deffettueràquestoprocessoconlastrumentazione(scanner) appositamentepredispostiperquestotipodiattività. 24.MODALITÀDISVOLGIMENTODELPROCESSODISCANSIONE Inquestasezionevienedefinitoilprocessodiscansione. Ilprocessodiscansionesiarticolanelleseguentifasi: Acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione (tipicamentePDF); verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originalicartacei; collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non modificabile; memorizzazionedelleimmagini,inmodononmodificabile. I documenti con più destinatari, sono riprodotti in formato immagine ed inviati solo in formato elettronicooppureildocumentocartaceooriginalepuòessereinviatoalprimodestinatario La riproduzione dei documenti cartacei in formato immagine verrà eseguita sulla base di criteri che sarannosuccessivamentedeterminati. Inognicasononvengonoriprodottiinformatoimmagineiseguentidocumenti: icertificatimedicicontenentiladiagnosi; certificatidiinvalidità; certificaticontenentidatisensibili LeUOP/UUabilitateall’operazionediscansionedeidocumentisonoriportateinallegato2. SEZIONE4–GESTIONEDOCUMENTALE 20 Lapresentesezionesiponecomeobiettivoladefinizionedituttiiprocessiemodalitàdigestionedei documentiall’internodelprocedimentoamministrativo. 25.PIANODICONSERVAZIONEDELL’ARCHIVIO Il piano di conservazione dell’archivio dell’Amministrazione comprende il titolario di classificazione riportatonell’allegato4. Il titolario è predisposto, verificato e confermato antecedentemente all’avvio delle attività di protocollazione informatica e di archiviazione, considerato che si tratta degli strumenti che consentono la corretta formazione, gestione e archiviazione della documentazione dell’amministrazione. Nel momento in cui viene pubblicato il manuale di gestione il titolario di classificazione viene automaticamenteufficializzatoinquantopresenteinesso.Larichiestadipubblicazionedelmanualedi gestionelafailresponsabiledelprogetto“ProtocolloInformaticoASP”. Ilsuoaggiornamentocompeteesclusivamentealresponsabiledellatenutadelprotocolloinformatico, dellagestionedeiflussidocumentaliedegliarchiviedèassicuratoquandosenepresentalanecessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazionedegliarchivi. Dopo ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti i soggetti abilitatiall’operazionediclassificazionedeidocumentieadareloroleistruzioniperilcorrettoutilizzo dellenuoveclassifiche. Gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici non territoriali sono beni culturali inalienabili. I singoli documenti sono quindi inalienabili, sin dal momento dell’inserimento di ciascun documento nell’archiviodell’AOO,dinormamediantel’attribuzionediunnumerodiprotocolloediuncodicedi classificazione. L’archiviononpuòesseresmembrato,aqualsiasititolo,edeveessereconservatonellasuaorganicità. Il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione è subordinato all’autorizzazionedelladirezionegeneralepergliarchivi. L’archiviodidepositoel’archiviostoricononpossonoessererimossidalluogodiconservazionesenza l’autorizzazionedelladirezionegeneralepergliarchivi. 26.CLASSIFICAZIONEDEIDOCUMENTI La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamentologico,inrelazioneallefunzionieallecompetenzedellaAOO. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell’archivio. Si tratta di un sistema logico astratto che organizza i documenti secondo una struttura ad albero definita sulla base della organizzazione funzionale dell’AOO, permettendo di organizzare in maniera omogenea e coerente i documenti che si riferiscono ai medesimi affari o ai medesimi procedimenti amministrativi. Ladefinizionedelsistemadiclassificazioneèstataeffettuataprimadell’avviodelsistemadiprotocollo informatico. 21 Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente dell’area organizzativa omogenea, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario riportatonell’allegato4. Mediante la classificazione si assegna al documento, oltre al codice completo dell’indice di classificazione (titolo, classe, sottoclasse, etc), il numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo. Qualoral’enteloritengaopportuno,leoperazionidiclassificazionepossonoesseresvolteinmomenti diversi. Gliutentiabilitatiall’operazionediclassificazionedeidocumentisonoindividuatidairesponsabilidi strutturaaisensidelparagrafo7delpresentedocumentoeriportatinell’allegato2. 27.UNITÀDISMISTAMENTO Le AOO che fruiscono del servizio di protocollo con il proprio PdP eseguono lo smistamento e l’assegnazionedeidocumentiprotocollatiesegnatiadottandolefunzionalitàdiseguitoillustrate: smistamentoaidirigentidegliufficicompetentiperlatrattazionedellamateria 28.FLUSSODILAVORAZIONEDEIDOCUMENTIRICEVUTI Lefasidellagestionedeidocumentiricevutisono: 1. ricezionedeldocumento; 2. aperturadellebustecontenentiidocumentiricevuti; 3. registrazioneesegnaturadiprotocollo; 4. scansione, se si tratta di documenti su supporto cartaceo;classificazione del documento associandoloadunavocedititolario; 5. L’attivitàdiclassificazionepuòesserefattaanchesuccessivamenteallapresaincaricodel documento,dopol’assegnazione.assegnazione; 6. Seundocumentodeveessereassegnatoadunutentechenonèstatoabilitatoalsistemadi Protocollo ASP ma è colui che deve evadere la pratica. In questo caso si può assegnare il documento all’ufficio e, nel campo note viene scritto a chi viene assegnato il documento stesso. 7. fascicolazionedeldocumento. 22 29.FLUSSODILAVORAZIONEDEIDOCUMENTIINUSCITA Lefasidellagestionedeidocumentispeditisono: 1. produzionedeldocumento; 2. registrazioneesegnaturadiprotocollo; 3. classificazionedeldocumentoassociandoloadunavocedititolario; 4. fascicolazionedeldocumento; 5. spedizionedeldocumento. 30.FLUSSODILAVORAZIONEDEIDOCUMENTIINTERNI Lefasidellagestionedeidocumentiinternisono: produzionedeldocumento; registrazioneesegnaturadiprotocolloall’internodelregistrodiprotocollointerno; classificazionedeldocumentoassociandoloadunavocedititolario; fascicolazionedeldocumento. 31.COMUNICAZIONIINFORMALITRAUFFICIUTENTE Per comunicazione informale tra uffici utente si intende uno scambio di informazioni, con o senza documentiallegati,delqualenonsiritienenecessarioteneretracciainarchivio. Le comunicazioni di questo genere sono generalmente ricevute e trasmesse per posta elettronica e noninteressanoilsistemadiprotocolloinformatico. 32.SCAMBIODIDOCUMENTITRAUFFICIUTENTE Per lo scambio di documenti tra gli uffici utente, l’AOO non utilizzerà un registro di protocollazione interno. 33. MEMORIZZAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI E DELLE RAPPRESENTAZIONI DIGITALI DEI DOCUMENTICARTACEI I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazionidiregistrazioneesegnaturadiprotocollo. Lerappresentazionidigitalideidocumentisusupportocartaceo,acquisiteconl’ausiliodelloscanner, sonomemorizzatenelsistema,inmodononmodificabile,alterminedelprocessodiscansione. Il processo sopra descritto potrà essere effettuato solo utilizzando della strumentazione adeguatamentepredispostaperquestaattività.Saràcompitodell’amministrazionestessacomunicare conlamassimatempestivitàqualsiasimodificarelativaaquestoprocesso. 34.ARCHIVIAZIONEOTTICA N.A. 23 35.SELEZIONEESCARTOARCHIVISTICO Successivamenteverràaggiornatoquestomanualeperdefinireilmassimariodiscarto. 36.REGOLEDIACCESSOAIDOCUMENTI L’autorizzazioneall’accessoairegistridiprotocolloèregolatatramiteiseguentistrumenti: L’utenteoperatoreavràaccessoaisolidocumentidasestessocreati; L’utentedocumentaleavràaccessoatuttiidocumentidell’ufficiodiappartenenzaeatuttiquei documentichelevengonoassegnatidirettamente; Ilresponsabiledelregistrodiprotocolloavràaccessoatuttiidocumentidelregistrostesso. Comunque, la visibilità dei documenti sarà possibile coerentemente con i diritti di accesso al documento stesso. In modo particolare ciascun utente potrà accedere solamente ai documenti assegnatialsuoUOR,oagliufficiutente,UUadessosubordinati. Infatti,seundocumentovieneprotocollatocomeriservato,saràvisibilesoloagliutentiautorizzatidal RSP. La registrazione dei documenti nel protocollo riservato è svolta da chi ha l’abilitazione a farlo e comunquechedachivieneautorizzatodalresponsabiledelregistroe/odeldirigentestesso. 37. ACCESSIBILITÀ DA PARTE DEGLI UTENTI APPARTENENTI ALL’AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraversol’usodiprofiliepassword,oaltretecnicheedispositividiautenticazionesicura. L’operatorecheeffettualaregistrazionediprotocolloinserisceillivellodiriservatezzarichiestoperil documentoinesame,sediversodaquellostandardapplicatoautomaticamentedalsistema. In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne determina ancheillivellodiriservatezza. Perquantoconcerneidocumentisottrattiall’accesso,sirinviaallospecificoregolamentoperl’accesso degliatti. 38.ACCESSOESTERNO L’accessoalsistemadigestioneinformaticadeidocumentidell’amministrazionedapartedialtreAOO avviene nel rispetto della cooperazione applicativa, secondo il decreto legislativo 28 febbraio 2005 n°42. 39.ACCESSODAPARTEDIALTREPUBBLICHEAMMINISTRAZIONI L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre pubbliche amministrazioni,èrealizzatoapplicandolenormeedicriteritecniciemanatiperlarealizzazionedella reteunitariadellepubblicheamministrazioni(RUPA). 24 SEZIONE5–GESTIONEFASCICOLIEDOSSIER Nella presente sezione viene definita la gestione dei fascicoli e dei possibili dossier, al fine di archiviare, in base alla classificazione assegnata, tutti i documenti appartenenti ai procedimenti amministrativi. 40.IDENTIFICAZIONEDEIFASCICOLIEDUFFICIABILITATIALLALOROFORMAZIONE Tuttiidocumenticlassificati,indipendentementedalsupportosulqualevengonoformati,sonoriuniti in fascicoli o pratiche. Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento.Idocumentisonoarchiviatiall’internodiciascunfascicoloo,all’occorrenza,sottofascicolo oinserto,secondol’ordinecronologicodiregistrazione. 41.PROCESSODIFORMAZIONEDEIFASCICOLI Ogniufficioutentesifacaricodigestirelepratichedipropriacompetenza. Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento amministrativo, in base all’organizzazione dell’ente, il soggetto preposto provvede all’apertura di un nuovo fascicolo. Un documentopuòessereassegnatoancheapiùfascicoli. La formazionediunnuovo fascicoloavviene attraversol’operazionedi“apertura”checomprendela registrazionedialcuneinformazioniessenziali: titolo, classe e sottoclasse del titolario di classificazione nell’ambito dei quali il fascicolo si colloca; numerodelfascicolo,attribuitoautomaticamentedalsistema oggettodelfascicolo; datadiaperturadelfascicolo; AOOeUOR; collocazionefisica,dieventualidocumenticartacei; collocazionelogica,deidocumentiinformatici; livellodiriservatezza,sediversodaquellostandardapplicatodasistema. Ilfascicolodinormavieneapertoall’ultimolivellodellastrutturagerarchicadeltitolario. Inpresenzadiundocumentodainserireinunfascicolo,l’ufficiodiprimaassegnazioneprovvedealla fascicolazione: 1. Stabilisce,conl’ausiliodellefunzionidiricercadelsistemadiprotocolloinformatico,seessosi colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica; 2. Se si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso: seleziona il relativo fascicolo; collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; inviaildocumentoall’UORcuièassegnatalapratica.Sesitrattadiundocumentosusupporto cartaceo,assicural’inserimentofisicodellostessonelrelativocarteggio; 25 3. se dà avvio ad un nuovo fascicolo: si esegue l’operazione di apertura del fascicolo; si collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto; siassegnaildocumentoadunufficioutentesuindicazionedelResponsabiledelprocedimento; si invia il documento con il relativo fascicolo al dipendente che dovrà istruire la pratica per competenza; Ilfascicolovienechiusoalterminedelprocedimentoamministrativooall’esaurimentodell’affare.La datadichiusurasiriferiscealladatadell’ultimodocumentoprodotto. Essovienearchiviatorispettandol’ordinediclassificazioneeladatadellasuachiusura. Quando si verifica un errore nella assegnazione di un fascicolo, l’ufficio abilitato all’operazione di fascicolazione provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il fascicoloall’UORdicompetenza. Ilsistemadigestioneinformatizzatadeidocumentitienetracciadiquestipassaggi,memorizzandoper ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore di UU che effettua la modifica con la data e l’ora dell’operazione. Ifascicoli,sonoannotatinelrepertoriodeifascicoli. Il repertorio dei fascicoli, ripartito per ciascun titolo del titolario, è lo strumento di gestione e di reperimentodeifascicoli. La struttura del repertorio rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi varia in concomitanzaconl’aggiornamentodiquest’ultimo. Mentreiltitolariorappresentainastrattolefunzionielecompetenzechel’entepuòesercitareinbase allapropriamissioneistituzionale,ilrepertoriodeifascicolirappresentainconcretoleattivitàsvoltee idocumentiprodottiinrelazioneaquesteattività. Nelrepertoriosonoindicati: ladatadiapertura; l’indicediclassificazionecompleto(titolo,classe,sottoclasse,etc.); ilnumerodifascicolo(edaltreeventualipartizioniinsottofascicolieinserti); ladatadichiusura; l’oggettodelfascicolo(edeventualmentel’oggettodeisottofascicolieinserti); l’annotazione sullo status relativo al fascicolo, se cioè sia ancora una “pratica” corrente, o se abbia esaurito la valenza amministrativa immediata e sia quindi da mandare in deposito, oppure,infine,sesiadascartareodapassareall’archiviostorico; l’annotazionesullostatodellapraticaacuiilfascicolosiriferisce(praticaincorsodainserire nell’archivio corrente, pratica chiusa da inviare all’archivio di deposito, pratica chiusa da inviareall’archiviodistoricoodascartare). Ilrepertoriodeifascicoliècostantementeaggiornato. 42.APERTURAEREPERTORIODEIDOSSIER La formazione di un nuovo dossier avviene attraverso l’operazione di “apertura” che prevede l’inserimentodelleseguentiinformazioniessenziali: 26 ilnumerodeldossier; ladatadicreazione; ilresponsabiledeldossier; ladescrizioneooggettodeldossier; lasigladellaAOOedell’UOR; l’elencodeifascicolicontenuti; illivellodiriservatezzadeldossier. Idossier,dinorma,sonoannotatinelrepertoriodeidossier.Ilrepertoriodeidossierècostantemente aggiornato. 43.PASSAGGIODEIFASCICOLINELL’ARCHIVIODIDEPOSITO Solo in mancanza di spazio fisico dove conservare i fascicoli, gli uffici utente individuano quelli che sono da versare nell’archivio di deposito in quanto relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunquenonpiùnecessariallosvolgimentodelleattivitàcorrenti. Dopo di che li inviano all’archivio di deposito con un’apposita funzione del sistema di protocollo informatico,curandoancheiltrasferimentofisicodeglieventualicarteggi. Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archiviocorrente. Ilresponsabilecuralaformazioneelaconservazionediunelencodeifascicoliedelleserietrasferite nell’archiviodideposito. SEZIONE6–GESTIONEECCEZIONI Nella sezione seguente vengono presentate tutte le casistiche in cui un documento viene gestito in manieranonstandardocomunquenonrispondentealleproceduretipo. 44.DOCUMENTINONSOGGETTIAREGISTRAZIONEDIPROTOCOLLO Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell’art. 53 comma 5 del DPRn.445/2000 le seguentitipologiedidocumenti: legazzetteufficiali,ibollettiniufficialieinotiziaridellaPubblicaAmministrazione,lenotedi ricezione circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali,leriviste,ilibri,gliopuscoli,imaterialipubblicitari,gliinvitiamanifestazionichenon attivino procedimenti amministrativi, i biglietti d’occasione ( condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, etc.), gli allegati accompagnati da lettera di trasmissione, i certificatiedaffini,leofferte/preventividiterzinonrichiesti. Sonoaltresìesclusidallaregistrazionediprotocollo: idocumentigiàsoggettiaregistrazioneparticolaredell’Amministrazioneelencatinell’allegato 3; idocumentiformatiall’internodell’AOOescambiatifraufficiutente; 27 45.REGISTRAZIONEDIPROTOCOLLODEIDOCUMENTIINTERNIART.53COMMA5. Perognidocumentoprodottodagliufficiutente,nonspeditoasoggettiesterni,l’AOOnonutilizzeràun registrodiprotocollazioneinterno. 46.REGISTRODIEMERGENZA Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registridiemergenzaogniqualvoltapercausetecnichenonsiapossibileutilizzareilsistema. In taluni casi, dovranno essere compilati in ogni loro parte e firmati, i Moduli di Registrazione di Emergenza (vedi allegato 7 in appendice) oppure l’amministratore di AOO può autorizzare l’utilizzo delsistemalocalediregistrazioned’emergenza,dopoaversospesoilregistroufficialediprotocollo. Siapplicanolemodalitàdiregistrazionedeidocumentisulregistrodiemergenzaedirecuperodelle stessenelsistemadiprotocolloinformatico,inottemperanzaall’articolo63delTestoUnico. Ilregistrodiemergenzasirinnovaogniannosolare,epertanto,iniziailprimogennaioeterminail31 dicembrediognianno. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzionedelservizio. A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollodiemergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, duenumeri:quellodelprotocollodiemergenzaequellodelprotocollogenerale. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimentoperladecorrenzadeiterminidelprocedimentoamministrativo. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimentoamministrativo. Qualora durante l’anno non venga utilizzato il registro di emergenza, il RSP annota sullo stesso il mancatouso. Nonappenailsistemasirendedinuovodisponibileequindivienechiusoilregistrod’emergenza,si provvede a caricare sul registro ufficiale di protocollo le registrazioni relative utilizzando una proceduraappositaperloscaricodeidati. 47.DIFFERIMENTODEITERMINIDIREGISTRAZIONE Le registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti presso l’amministrazione destinataria sono effettuatenellagiornatadiarrivoecomunquenonoltrele12orelavorativedalricevimentodidetti documenti. In alcuni casi il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datariod’arrivo,esplicitandonel’autorizzazioneattraversoappositenoteinterne.Ilprotocollodifferito consiste nel differimento dei termini di registrazione. Il protocollo differito si applica solo ai documentiinarrivoepertipologieomogeneecheilRSPdescrivenelprovvedimentosopracitato. 28 48.DETERMINAZIONIORGANIZZATIVE,CONTRATTIECIRCOLARI Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, le tipologie di documenti riportati in allegato 3. Sono inoltre esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti di cui all’articolo 53 comma 5 del decretodelPresidentedellaRepubblica20dicembre2000n.445. 49.DOCUMENTIINERENTIAGARED’APPALTO Lacorrispondenzacheriportal’indicazione“offerta”–“garad’appalto”–“preventivo”osimili,odalcui involucroèpossibileevincerechesiriferisceallapartecipazioneadunagara,nondeveessereaperta, ma protocollata in arrivo con l’apposizione della segnatura, della data e dell’ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e deve essere inviata al Responsabile del Procedimento. E’ compito dello stesso ufficio provvedere alla custodia delle buste o dei contenitori protocollati,conmezziidonei,sinoall’espletamentodellagarastessa. Dopo l’apertura delle buste l’UOR che gestisce la gara d’appalto riporta gli estremi di protocollo indicati sulla confezione esterna, su tutti i documenti in essa contenuti, mantenendo tale confezione comeallegato. Per motivi organizzativi tutti gli UOR sono tenuti ad informare preventivamente il RSP dell’amministrazioneinmeritoallescadenzediconcorsi,gare,bandidiognigenere. 50. DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO INDIRIZZATI NOMINATIVAMENTE AL PERSONALE DELL’AREAORGANIZZATIVAOMOGENEA. La posta indirizzata nominativamente al personale dell’area organizzativa omogenea viene regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “riservata”o“personale”.Inquestocasovienerecapitatainbustachiusaaldestinatarioilquale,dopo averla aperta e preso visione del contenuto, se valuta che il documento ricevuto non è personale lo devericonsegnarealresponsabiledell’ufficioperleattivitàdiprotocollazione. 51.LETTEREANONIMEEDOCUMENTINONFIRMATI Tuttiidocumentiricevuticomeanoniminonvengonoprotocollati. Lo stesso comportamento viene tenuto anche nel caso di documenti con firma illeggibile che pervengonodaprivati. I documenti ,anche se con firma non leggibile proveniente da altre amministrazioni vengono protocollati. Idocumenti(informaticiocartacei)anonimi,cometaliindividuatiaisensidell’art.8,comma4,e141 delcodicediprocedurapenale,vengonoinviatialRSPcheneeffettualavalutazione: se ritiene che contengano dati o informazioni di interesse dell’amministrazione/AOO, provvede ad inviarli agli uffici competenti per le ulteriori eventuali determinazioni. Questi decidonodiregistrarliodifarliregistrarenelprotocollogenerale. Sesiriesceacapirechièilmittentedeldocumento,potrebbevenireinseritocomeallegatoo comunqueinseritonelcamponote. 29 sesiritienechenoncontenganodatirilevantidalpuntodivistaamministrativo,ildocumento potrebbeessereregistratonelprotocollointerno. L’operatore di protocollo, conformandosi alle regole stabilite dal RSP attesta la data, la forma e la provenienzadiognidocumento. Le lettere anonime, pertanto, devono essere protocollate ed identificate come tali, con la dicitura “mittentesconosciutooanonimo”e“documentononsottoscritto”. Perlestesseragionilelettereconmittente,privedifirmaoconfirmailleggibile,vannoprotocollatee vengonoidentificatecometali. E’ poi compito dell’UOR di competenza e, in particolare, del RPA valutare, se il documento privo di firmadebbaritenersivalidoecometaletrattatodall’ufficioassegnatario. 52.DOCUMENTIRICEVUTIPRIMAVIAFAXEPOI,SUCCESSIVAMENTE,INORIGINALESUSUPPORTO CARTACEO Ildocumentoricevutoamezzofaxèundocumentoanalogicoatuttiglieffetti. IldocumentotrasmessodachiunqueadunapubblicaAOOtramitefax,qualoranevengaaccertatala fontediprovenienza,soddisfailrequisitodellaformascritta. Suldocumentotrasmessoviafaxpuòessereappostaladicitura:“Latrasmissioneviafaxdelpresente documentononprevedel’inviodeldocumentooriginale”. Solosurichiestadeldestinatarioverràtrasmessoanchel’originale. Il fax ricevuto direttamente su una postazione di lavoro è la rappresentazione informatica di un documento che può essere, sia stampato e trattato come un fax convenzionale, sia visualizzato e trattatointeramentecontecnicheinformatiche. In questo secondo caso il “file” rappresentativo del fax, viene inviato all’ufficio di competenza per essere sottoposto alle operazioni di protocollazione e segnatura e poi trattato secondo le regole precedentementespecificateperlagestionedeidocumentiinformatici. 53.DOCUMENTIDICOMPETENZADIALTREAMMINISTRAZIONIODIALTRISOGGETTI Qualorapervengaall’areaorganizzativaomogeneaundocumentodicompetenzadiunaltroente,altra personafisicaogiuridica,lostessovienetrasmessoachidicompetenza, seindividuabile,altrimenti vienerestituitoalmittente. Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al protocollo, verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, con una lettera di trasmissioneopportunamenteprotocollata;ildocumentoprotocollatosaràsoggettoallaproceduradi annullamentodelprotocollo. 54.MODIFICADELLEASSEGNAZIONI Nel caso di assegnazione errata, l’ufficio utente che riceve il documento, se è abilitato allo smistamento, provvede a trasmettere l’atto all’UOR competente, in caso contrario comunica l’errore allaUOPchehaerroneamenteassegnatoildocumento,cheprocederàadunanuovaassegnazione. 30 NelcasoincuiundocumentoassegnatoerroneamenteadunUUafferiscaacompetenzeattribuitead altro UU dello stesso UOR, l’abilitazione al relativo cambio di assegnazione è attribuita al dirigente dellaUORmedesimaoapersonadaquestiincaricata. Nel caso in cui venisse assegnato un documento ad una persona assente dal lavoro il mittente può eseguirel’annullamentodell’assegnazione. Unaltrolivellodiassegnazione,perevitarechesuccedaquantoscrittonelcapoversoprecedente,può esserequellodiassegnareildocumentoall’ufficiodicompetenza. Il sistema di gestione informatica tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando l’identificativo dell’utentecheeffettual’operazioneconladatael’oradiesecuzione. SEZIONE7‐FUNZIONALITA’DELSISTEMADIGESTIONEINFORMATICADEIDOCUMENTI Lefunzionalitàdelsistemadigestioneinformaticadeidocumentiinusopressogliufficisonodescritte nelmanualedidatticodiPROTOMAIL ALLEGATON°1AREEORGANIZZATIVEOMOGENEEEMODELLIORGANIZZATIVI RegistrodiProtocollopergliufficiAOOTEIC83700D,strutturatacomedefinitodiseguito: CodiceAOO AOOTEIC83700D Descrizione AreaOrganizzativaOmogeneaIstitutoComprensivo“G.Pascoli ViaCarduccin.2–64028SILVI(TE) NellatabellasottostantedescrivereleUOR/UOP/UUdefiniteperlaAOOinesame CodiceUOR/UOP/UU BILANCIO Descrizione 1. Liquidazione competenze fondamentali ed accessorie personalesupplenteATAeDocente 2. RilascioCU 3. PraticheINPS 4. gestione trasmissioni telematiche (F24EP, 770, dichia‐ razioneIRAP,UNIEMENS,DMA,ecc.) 5. Elaborazione dati per i monitoraggi e per il bilancio di previsioneeconsuntivo 6. SchedefinanziarePOF 7. Adempimenticonnessiconlafatturaelettronica 8. RichiestaDURC 9. Verificainadempimenti 10. RichiestaCIG(Codiceidentificativodigara) 11. Piattaformacertificazionedeicrediti 12. Bandiperilreclutamentodelpersonaleesterno 13. Tenutaregistroc/cpostaleedelpatrimonio 14. TenutaRegistri‐curaemanutenzionedelpatrimonio 15. attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alleattivitànegoziali 16. tenutadegliinventari 17. Emissione dei buoni d’ordine, sul sistema locale e su “acquistinretepa” 18. Acquisizionerichiested’offerte 19. caricoescaricomaterialedifacileconsumo 31 20. redazionedeiprospetticomparativi 21. Distribuzione materiale ai plessi ‐ rapporti con i sub‐ consegnatari 22. ConvenzioniconUniversitàerapporticonitirocinanti 23. AttivitàconnessealRAV 24. Convenzioni 25. Contrattidiprestazioned’operaoccasionale 26. Registrocontratti 27. Anagrafedelleprestazioni 28. ProgrammaAnnuale 29. ContoConsuntivo 30. VariazionieStornialProgrammaAnnuale 31. Verificaal30/06delProgrammaAnnuale 32. DenunceIrap 33. CertificazioneUnica‐770 34. Uniemens Individuale integrato (Emens + Denuncia MensileAnalitica) 35. F24EP 36. PagamentoMandati 37. IncassoReversali 38. Adempimentifiscali,erarialieprevidenziali 39. Adempimenticonnessiallaverificadicassa 40. Tenutaregistrominutespese 41. RichiestaCUP(Codiceunicodiprogetto) 42. AdempimenticonnessiaPOR/PON/FSE PERSONALE 1. Visitefiscali 2. Aggiornamento assenze e presenze personale con emissionedecreticongediedaspettative 3. Certificatidiservizio 4. Registrocertificatidiservizio 5. Inviofascicolipersonalideidocenti 6. Nomina Coordinatori e segretari di sezione, di inter‐ classeediclasse 7. Decretoferienongodute 8. RilevazioneSciopero 9. predisposizione circolari al personale scolastico per l’eserciziodeldirittodiScioperoedipartecipazioneal‐ le Assemblee Sindacali‐e trasmissione all’ufficio alunni percomunicazioninecessarieallefamiglie 10. Compilazione graduatorie soprannumerari docenti ed ATA 11. Convocazioneorganicollegiali(GiuntaEsecutivaeCon‐ sigliod’Istituto) 12. ComunicazioneaidocentideiCorsidiformazioneeag‐ giornamentoerelativaadesione 13. Attestaticorsidiaggiornamento 14. Tabulazione dei permessi ex art 29 CCNL comparto Scuola 15. Tabulazione ore di permessi durante la programma‐ zione 16. NominadelleFunzioniStrumentali 32 ALUNNI 17. Convocazioni supplenti online, tramite telegramma o fonogramma 18. Anagrafepersonale 19. Richiestaetrasmissionedocumentirelativialpersona‐ le 20. Stipulacontrattidilavoro 21. NominedocentiedATA 22. personaleVega,personalenondocenteingenere 23. gestionesupplenze 24. comunicazioniassunzioni,prorogheecessazionialcen‐ troperl’impiego. 25. gestionecircolariinterne 26. Organici–inserimentoSIDI 27. RilevazioniMEFsudotazioneorganica 28. Convocazioni supplenti online, tramite telegramma o fonogramma 29. attribuzionesupplenze 30. Assunzioniinservizio 31. Costituzione,svolgimento,modificazioni,estinzionedel rapportodilavoro 32. Registrodecretipersonale 1. Iscrizionialunni 2. Gestioneregistromatricolareinformatizzato 3. Delegheerelativoreport 4. Predisposizione,ritiroeconservazionemodulistica 5. Tenutafascicolidocumentialunni 6. Richiestaotrasmissionedocumenti 7. Gestione corrispondenza e comunicazioni con le fami‐ glie 8. BorsedistudioePremialunni 9. ConvocazioniConsiglidiClasse,Interclasse,intersezione 10. CompilazioneDiplomi 11. tabelloniscrutini 12. gestione e rilevazione assenze alunni di ogni ordine e grado 13. gestionenullaostainformatizzato 14. esonerieducazionefisica 15. Certificazionivarieetenutaregistri 16. pratichealunnicondisabilità 17. convocazionegruppiH 18. rapporticonUSPinerentiglialunnidiversamenteabili 19. Gestione presenze permessi personale “Assistenti edu‐ cative”– 20. Elezioniscolasticheorganicollegialididurataannualee triennale 21. Pratiche connesse all’ assicurazione e Assicurazioni on lineDenunceinfortunialunni 22. EsamiTerzaMedia 23. Stesuraincarichi(personaleinterno/esterno) 24. ProgettiAreaaRischio 25. Inviofascicolipersonalialunni 26. Predisposizioneelenchialunni 27. Monitoraggi relativi agli alunni (Anagrafe Nazionale, 33 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. flussiinformativirelativialleiscrizioni) Gestionestatistiche Gestionedocumentidivalutazione(pagelle) INVALSI ComunicazioneallefamigliedelloScioperodelpersona‐ le e delle assemblee sindacali in collaborazione con l’ufficiodelpersonale Rilevazionepresenzealunnipermensa GestionedelRegistroelettronico(scuolaPrimariaeSe‐ condariadiIgrado) Inserimentopianodelleattivitànelregistroelettronico Gestioneeprocedureperadozioniesussidi(libridite‐ sto)ecedolelibrarie Stampa delle schede di valutazione scuola dell’infanzia primariaesecondariadiIgrado Stipulacontratticonnessiallagestionedeiprogetti Tenutaecontrollopraticherelativeatuttiiprogettida realizzare PredisposizioneRegistriProgetti Adempimenti connessi all’organizzazione delle attività previstenelPOF CollaborazionedocentiFunzioniStrumentali(POFeVa‐ lutazione) Stesura incarichi (personale interno/esterno) progetti previstinelPOF ContributovolontarioPOF(controllopagamentoindivi‐ dualealunnoepredisposizionereport) ALLEGATON°2ABILITAZIONIALL’UTILIZZODELSISTEMADIGESTIONEINFORMATICADEI DOCUMENTI Dadecideresel’assegnazionevienefattaall’ufficioodirettamenteall’utente Indicareperogniufficiodell’organigrammailnominativodelresponsabileedelruoloapplicativo relativo.Fareriferimentoallacheck‐list1. Ufficio Utente PERSONALE COMIVINCENZA CONTABILITA’ DIBLASIOBIAGIO PROTOCOLLO DICAMILLOELSA RicezioneeAssegnazione Documenti Responsabile– utentedocumentalee visibilità totalesututtoilregistrodiprotocollo dell’AOO Responsabile– utentedocumentalee visibilità totalesututtoilregistrodiprotocollo dell’AOO Responsabile– utentedocumentalee visibilità totalesututtoilregistrodiprotocollo dell’AOO 34 ALUNNI DIMARCOLUCIANA PERSONALE DURANTINIASSUNTA PERSONALE GUIDAANGELA ALUNNI PICCIUTOMARIA GIUSEPPINA Responsabile– utentedocumentalee visibilità totalesututtoilregistrodiprotocollo dell’AOO Responsabile– utentedocumentalee visibilità totalesututtoilregistrodiprotocollo dell’AOO Responsabile– utentedocumentalee visibilità totalesututtoilregistrodiprotocollo dell’AOO Responsabile– utentedocumentalee visibilità totalesututtoilregistrodiprotocollo dell’AOO ALLEGATON°3DOCUMENTISOGGETTIAREGISTRAZIONEPARTICOLAREEDESCLUSIDALLA PROTOCOLLAZIONE Documentirelativiavicendedipersoneoafattiprivatioparticolari; Documentidicaratterepoliticoediindirizzoche,seresidipubblicodominio,possono ostacolareilraggiungimentodegliobiettiviprefissati; Documentidallacuicontestualepubblicitàpossaderivarepregiudizioaterzioalbuon andamentodell’attivitàamministrativa; Idocumentianonimiindividuatiaisensidell’art.8,comma4,e141delcodicediprocedura penale; Corrispondenzalegataavicendedipersoneoafattiprivatioparticolari; Letipologiedidocumentiindividuatidall’art.24dellalegge7agosto1990n.241; Dall’art.8delDPR27giugno1992n.352,nonchédallalegge675/96(esuccessivemodifiche edintegrazioni)enormecollegate. ALLEGATON°4TITOLARIODICLASSIFICAZIONE Titolariodella Nellatabellasottostantesonoriportatetuttelevocideltitolariodiclassificazioneadottato traivarilivellideltitolarioegliutentiappartenentiallaAOOvengonodefinitelelistedicompetenza, utiliaifinidell’assegnazionedeidocumenti. 35 1°livel‐ lovoce ditito‐ lario 2°livel‐ 3°livel‐ lovoce lovoceDescrizionedellavocedititolarioFlagperl'abilitazioneall'inserimentodeidocumenti ditito‐ ditito‐ nellavocedititolario lario lario A A A A 0 1 1 2 A 2 A A A 2 2 2 A 2 A A 2 3 A 3 A 3 A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A 3 4 4 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 7 7 8 8 8 9 9 10 10 10 0AffariGenerali 0Fascicolidelpersonalediruoloenondiruolodell'amministrazionescolastica aCarriera,pensione,congedi,varie 0Personaledell'amministrazionescolasticaperiferica Disposizionigeneralipersonaleamministrativo(pensioni,buonipasto,autocertifica‐ a zione,..) bTrattamentoeconomicoelavorostraordinario cGestionepersonalescolasticoutilizzatoecomandato dGestionepersonaleMPI:ruoloregionale,organico,mobilità Formazioneeaggiornamentopersonaleamministrativocorsi‐concorsipassaggiarea e riqualificazione fMonitoraggiregionalideidipendentiMPI 0Amministrazionescolasticaperiferica‐Disposizionigenerali Organizzazioneservizio(meccanizzazione‐trasferimentiecambidiindirizzo–prov‐ a vedimentiministerialieperiferici‐attribuzionecompetenze,URP) Organizzazionelocali(arredamento‐ localiufficio‐ richiestamanutenzione– assisten‐ b zatecnica–disinfestazione,…) cSaluteesicurezzadelpersonale‐prevenzionedeirischi 0Passaggiodiconsegnadell'ufficioscolastico aPassaggiodiconsegnadell'ufficioscolastico 0Inventarirelativiall'Ufficioscolasticodiscaricomaterialidonazioni aInventarirelativiall'Ufficioscolasticodiscaricomaterialidonazioni bConsegnatario 0Spesed'ufficio aMaterialediconsumo bConsumienergetici cSpesepostali,telegrafiche,telefono,stampanti dFondipermissioni eRendicontieaccreditamentivari fVarie 0Consiglioscolasticoprovinciale aConsiglioscolasticoprovinciale 0Automezzodiservizio aAutomezzodiservizio bUsomezzoproprio 0Spedizionepostale‐disposizioni aSpedizionepostale‐disposizioni 0Bibliotecaepubblicazionivariedell'Amministrazionescolasticaperiferica aBibliotecadell'amministrazioneperiferica bPubblicazioni 36 A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A 10 11 11 12 12 12 13 13 13 13 14 14 15 15 15 16 16 16 16 17 17 A 18 A 18 A A A A A A A 19 19 19 20 20 20 20 A 20 A A A A A A A A A A A A A A 20 20 20 20 21 21 21 21 21 21 21 22 22 22 cPubblicazionialtriEnti 0Scartod'archivio,titolario,commissionidivigilanza aScartoattid'archivio,titolario,commissionidivigilanza 0Ispezioniamministrativeecontabili,ministerialielocali aIspezioniamministrativeecontabili,ministerialielocali bRevisorideiconti 0Comitati‐Commissioni aConvocazioni bNomine cGLIP(gruppidilavoroprovincialiperl'integrazionescolastica) 0Concessioniferroviarie‐tesseradiriconoscimento aTesserediriconoscimentoextessereferroviarie 0Decentramentoamministrativo aDisposizionigenerali bOrganizzazione 0RapporticonRegioni,Comuni,Province aConvenzioni,protocollid'intesa,accordidiprogramma bPariopportunità cVarie 0ConsigliosuperioredellaPubblicaAmministrazione aConsigliosuperioredellaPubblicaAmministrazione ConsigliosuperioredellaPubblicaIstruzione(dicuiall'articolo2deldecretolegislati‐ 0 vo30giugno999,n.233) ConsigliosuperioredellaPubblicaIstruzione(dicuiall'articolo2deldecretolegislati‐ a vo30giugno999,n.233) 0Organicollegialinellescuole aDisposizionigenerali bElezioni 0Relazionipubblicheeumane aRapporticonautorità,ufficiesindacati bInterviste,comunicatieprecisazioniallastampa cInterrogazioniparlamentari Nominarappresentantidell'Amministrazionescolasticaperifericainenti,comitatie d commissioni eInviti,elogi,ringraziamentiesaluti fPropostedionorificenze,benemerenzeediplomivari gPatrocini hInterventiassistenzialiecalamitànaturali.UNICEF‐ONU‐Affidifamiliari 0Statistichevarie‐rilevazioniintegrative aInsegnanti bAlunni cIstituzioniscolastiche dContenzioso eContoannuale fLegge440/97 0Programmazionegenerale(interventiinnovativi,…) aDisposizionigenerali bPianodisviluppo 37 A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A 23 23 23 24 24 24 24 24 25 25 25 25 25 25 26 26 26 26 27 27 28 28 29 29 29 29 29 30 30 30 30 30 30 30 30 31 31 31 32 32 33 33 33 33 34 34 34 0Ediliziascolasticaedarredamento aDisposizionigeneraliperl'ediliziascolastica bDisposizionigeneraliperl'arredamento 0Dotazionedidattica,scientificaetecnologicadellescuole aDisposizionigenerali bInterventiministeriali cAcquistiefinanziamenti dUtilizzodellevarieattrezzaturenelladidattica 0Istitutiregionalidiricercaeducativa aDisposizionigenerali bIniziativevarie cAcquistomaterialeedistribuzione dVigilanzasullagestionefinanziaria eAbbonamentoRA‐TV 0Attivitàsindacale aScioperietrattenute bDelegheecontributisindacali cIniziative,comunicazioni,contrattazionedecentrata 0Furtieattivandalicinellescuolediogniordineegrado aFurtieattivandalicinellescuolediogniordineegrado 0RapporticonleUniversitàeleIstituzioniscientificheeculturali aRapporticonleUniversitàeleIstituzioniscientificheeculturali 0Educazioneallasicurezzastradale aDisposizionigenerali bProgetti cEventi dPatentino 0Ricorsiecontroversie aCollegiodiconciliazione‐tribunaledellavoro(pratichegenerali) bTAR(pratichegenerali) cCapodelloStato(pratichegenerali) dConcorsi eAlunni fTrasferimenti gEsposti 0Assemblee aAssembleepersonaleispettivo,direttivo,docenteenondocente bAssembleegenitoriealunni 0Regolamentoscolastico aregolamentiscolastici 0INPDAPexENPAS aPrevidenza bAssistenza cFondipensione(ESPERO...) 0Calendarioscolastico aCalendarioscolastico bAvvioannoscolastico 38 A 35 A 35 A A A A A A A A A A A 35 36 36 36 36 36 37 37 37 37 37 A 38 A A A A 38 38 38 38 A 39 A A A A A 39 39 39 40 40 A 40 A A A A b b b b b b b b b b b b B B B 41 41 42 42 0 1 2 3 4 4 4 5 5 5 6 7 13 13 13 0Localiscolastici Localiscolastici(agibilità,sicurezza,disinfestazioni,richiestaeutilizzolocali,svincolo a edificiscolastici,etc…) bAnagrafescuole 0Attivitàmedico‐psico‐pedagogica aHandicap bDisabilità cProgetti dEventi 0Turismoscolastico aGitescolastiche bVisite,mostre,esposizioni cSettimanemusei dScambiculturaliconl'estero Manifestazioniculturali‐celebrazioni(promosseall'internodell'Amministrazioneo 0 all'esterno) aEventi bConvegnieseminari cCelebrazioni,commemorazioni dScambiculturaliconl'estero(docenti) Educazioneallaconvivenzacivile(alimentare,ambientale,allasalute,all'affettività,alla 0 cittadinanza) aDisposizionigenerali bProgetti cEventi 0Autonomia aDisposizionigenerali Serviziasupportodell'autonomiadidattica,diricercaesviluppodelleistituzioniscola‐ b stiche 0Varie‐Miscellanea aVarie‐Miscellanea 0Legge626/94 aLegge626/94‐Sicurezza 0Istruzioneprimaria 0PersonaleIspettivoeDirettivo(singolifascicoli) 0PersonaleIspettivoeDirettivo(praticagenerale) 0Insegnantielementaridiruoli(singolifascicoli) 0Insegnantielementaridiruoli aStatogiuridicoedeconomicodegliinsegnantielementaridiruolo bValutazionedelservizioperilpersonaledocentediruoloenondiruolo 0Movimentogenerale aTrasferimenti bComandieassegnazioniprovvisorie 0Insegnantielementarinondiruolo(singolifascicoli) 0Insegnantielementarinondiruolo(pratichegenerali) 0CircoliDidattici aPratichegenerali bSingolifascicoli 39 B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B C C C C C 13 14 14 14 14 15 15 15 15 15 15 17 17 17 17 18 19 19 19 19 19 22 24 26 26 32 32 32 33 33 34 34 34 34 0 1 1 1 1 C 2 C C C C C C 2 2 2 3 3 3 cAttivitàorganicollegialialivellodicircolo 0Organicoscuolaelementare aPraticagenerale bRichiestanuoviposti cIstituzioni‐soppressioni‐trasferimentiscuole 0Contabilitàgenerale aPratichegenerali bRichiestafondi cAccreditamenti dBilancio/Contoconsuntivo eScaricomaterialeinventariato 0Ordinamentodidatticodellescuole aOrari aProgrammi bLibriditesto 0Sperimentazione 0Alunni aIscrizioni,obbligoscolasticoeanagrafe bTrasferimenti cCondotta dInfortunieassicurazioni 0Intitolazionescuole 0Scuoleelementariparificateeprivate 0Istituzioniausiliariedellescuolediogniordineegrado aMensascolastica 0Corsieconvegni aCorsidiaggiornamentoeformazioneperinsegnanti bConvegnicongressieraduni 0Concorsiegarexalunni aConcorsiegarexalunni 0E.N.A.M. aComitatoprovinciale bSussidi‐borsedistudio cElezioni 0IstruzionE 0Personalediruolo:fascicolipersonali aDirigentiscolastici bDocenti cATA Pratichegeneraliedisposizionigeneraliconcernentilostatogiuridicoedeconomico‐ 0 delpersonalediruolo aDirigentiscolastici bDocenti cATA 0Mobilità aTrasferimenti bComandi 40 C C C C 3 3 4 4 cUtilizzazioni dAssegnazioniprovvisorie 0Personaleconcontrattoatempodeterminato:fascicolipersonali aPersonaleconcontrattoatempodeterminato:fascicolipersonali C 5 Pratichegeneraliedisposizionigeneraliconcernentilostatogiuridicoedeconomico 0 delpersonaleconcontrattoatempodeterminato C 5 Pratichegeneraliedisposizionigeneraliconcernentilostatogiuridicoedeconomico a delpersonaleconcontrattoatempodeterminato C C C C C C C C 6 6 6 7 7 7 7 7 C 8 C 8 C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 0IncarichiDirigentiScolastici aIncarichididirigenza bEsoneriesemi‐esonerodall'insegnamento 0Contrattiatempodeterminato aDisposizionigenerali bCommissioni cGraduatoriepermanenti dRicorsiordinariestraordinari Rapporticonlaragioneriaprovinciale,regionaleelaCortedeiConti–Direzionepro‐ 0 vincialedeltesoro Rapporticonlaragioneriaprovinciale,regionalee laCortedeiConti–Direzionepro‐ a vincialedelTesoro 0Staffdidirigenza aCollaboratorevicario bFunzionistrumentali cNotediqualifica 0Concorsiacattedre aConcorsiATA‐Docenti‐PersonaleEducativoRiservatieOrdinari bCorsiabilitanti(L43/04ealtricorsi) cSSIS dCertificazionecorsi eEsamidiabilitazione fEsamiabilitazionelibereprofessioni gConcorsiperDirigentiscolastici‐RiservatieOrdinari 0Alboprofessionaleinsegnantimedi aAlboprofessionaleinsegnantimedi 0Attivitàdiformazione,aggiornamentoecultura aCorsidiformazione,aggiornamentoecultura 0Gare‐Concorsiculturaliperborsedistudioperdocenti aGare‐Concorsiculturaliperborsedistudioperdocenti 0Contabilitàgenerale aPraticagenerale‐Bilanci bAccreditamenti/Finanziamenti cRendiconti dRichiestaeassegnazionefondi eProgrammiannuali fModello730‐740 gConticonsuntivi hRevisorideiconti iSCARICOMATERIALEINVENTARIATO 41 C C C C 15 15 15 16 0Alternanzascuola‐lavoro aDisposizionigenerali bProgetti 0Istituti,scuoleeconvittinazionalistatali(singolifascicoli) C 16 Istituti,scuoleeconvittinazionalistatali(singolifascicoliinparticolare:Attivitàorgani a collegialialivellodisingoloistituto) C C C C C C 17 17 18 18 18 18 0Pratichegeneraliistitutiescuolediogniordineegradostatali aPratichegeneraliistitutiescuolediogniordineegradostatali 0Istitutiescuolediogniordineegradononstatali(singolifascicoli) aParitarie bNonparitarie cDisposizionigenerali C 19 Pratichegeneraliistitutiescuolediogniordineegradononstatali(disposizioniinme‐ 0 ritoa:autorizzazioni,vigilanza,finanziamenti,…) C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 19 19 20 20 20 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 22 22 22 22 23 23 23 23 23 23 23 23 23 23 24 24 24 25 aParitarie bNonparitarie 0Istituzioni,trasformazioni,soppressioneetrasferimentiscuole aIntitolazioniscuole bDimensionamentoerazionalizzazioneretescolastica 0Organici aPratichegenerali bRichiestanuovipostiepostidisostegno cIstituzione,soppressioneetrasferimentiposti dAssegnazioneposti eVisiteispettive fRichiestedellefamiglie gProteste hRapportisindacali iMonitoraggi 0Fondazioniscolastiche aFondazioniscolastiche bLascitiedonazioni cCassascolastica 0Ordinamentoscolastici aRiforma:disposizionigenerali bRiforma:monitoraggi cProgrammi dCurricoli eSingolediscipline fOrario,flessibilitàoraria gPortfolio hFunzionetutoriale iProgetti 0Sperimentazione aDisposizionigenerali bClassisperimentali 0Libriditesto 42 C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 25 26 26 27 27 27 27 27 27 27 27 27 27 28 28 29 29 29 29 29 29 29 29 30 30 30 30 31 31 31 31 32 32 32 32 32 32 32 33 33 34 34 34 34 34 35 35 aLibriditesto 0Bibliotecheepubblicazionivarie aBibliotecheepubblicazionivarie 0Alunni aAnagrafe,elenchinatieiscritti‐iscrizioni‐trasferimenti bCondotta‐agitazioni cGareeconcorsiperalunni/incontri–borsedistudio dInfortunieassicurazioni eAlunnidiversamenteabili fAlunnistranieri gRapporticonlefamiglieeconscuoledialtroordineogrado hDiritto‐dovereall'istruzioneeallaformazione iVarie 0Tassescolastiche aTassescolastiche 0Esami aDisposizionigenerali bEsamicompimentoprimociclo cEsamidiStatosecondociclo dScuolelegalmentericonosciute eScuoleparitarie fRicorsi gStatistichealunni 0Serviziformativiinsituazionididisagio aScuoleinospedale bScuoleincarcere cScuoledimontagna 0Titolidistudio aDisposizioni‐quesiti‐equipollenza‐accertamenti bDiplomi‐attestati‐schededivalutazione cLegalizzazionidiplomieattestati 0Educazionemotoriaesportnellascuola:disposizioni aDisposizionigenerali bAttivitàgruppisportivieUnioneProvincialegruppisportivi cEsonerilezionidieducazionefisica dCampisportivi,palestreepiscinescolastiche eProgetti fAttivitàGiochidellagioventù 0Relazionifinalisulfunzionamentodellescuolediogniordineegrado aRelazionifinalisulfunzionamentodellescuolediogniordineegrado 0Disagiogiovanile‐Dispersionescolastica‐Orientamento aPratichegenerali bGiornatadiorientamentoscolastico cAttivitàdiformazioneprofessionale dProgetti 0Convegni‐Congressi‐Raduni‐Seminari‐Meeting aConvegni‐Congressi‐Raduni‐Seminari‐Meeting 43 C C C C 36 36 38 38 0Manifestazioniteatrali‐Musicali‐Cinematografiche aManifestazioniteatrali‐Musicali‐Cinematografiche 0RapportidellascuolaconEntieAssociazionivarie aRapportidellascuolaconEntieAssociazionivarie C 39 Iniziativeconcordateconautoritàmilitari(diffusionebandidiconcorso‐Accademie 0 militari‐cerimonie‐visiteastabilimentimilitari) C 39 Iniziativeconcordateconautoritàmilitari(diffusionebandidiconcorso‐Accademie a militari–cerimonie‐visiteastabilimentimilitari) C C C C C C C D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D E E E 40 40 40 40 40 41 41 0 3 3 3 4 6 9 9 9 9 11 11 11 11 13 13 13 13 17 17 17 17 17 20 20 20 20 23 23 0 1 1 0Valutazione aServizionazionaledivalutazione bIndaginiinternazionali cQualità(autovalutazione,…) dProgetti 0Varie‐miscellanea aVarie‐miscellanea 0Scuoladell'Infanzia 0Insegnantiscuolamaterna(singolifascicoli) adiruolo bnondiruolo 0Statogiuridicoedeconomicoinsegnantiscuoledell'infanzia 0Trasferimenti,comandi,assegnazioniprovvisorieeutilizzazioni 0Concorsipersonaleinsegnante aDisposizionigenerali bCommissioni cDomandeericorsi 0Organicoscuoladell'infanzia aPratichegenerali bRichiestanuoviposti cIstituzioni,soppressionietrasformazioniscuole 0Contabilitàgenerale aPratichegenerali bRichiestafondi cAccreditamentofondi 0Anagrafescolastica aElenchinatieiscritti bRapporticonleautorità cRapportiscuola‐famiglia dInfortunieassicurazioni 0Scuolematernenonstatali aAutorizzazione bApprovazionenomineinsegnanti cSussidiefinanziamentivari 0Corsidiaggiornamentoeformazioneperinsegnanti aCorsidiaggiornamentoeformazioneperinsegnanti 0Educazionedegliadulti 0Educazioneeistruzionepermanentedegliadulti(LLL) aPraticagenerale 44 E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E 1 2 2 3 3 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 bComitatoprovincialeperl'istruzionedegliadulti 0Istruzioneeformazionesuperiorenonuniversitaria aIstruzioneeformazionesuperiorenonuniversitaria 0Corsidiistruzioneperadulti aProposte bProgetti cIstituzione 0Corsidiistruzioneprimariaesecondarianegliistitutidipena aCorsidiistruzioneprimariaesecondarianegliistitutidipena 0Corsidiistruzionemediaperlavoratori aCorsidiistruzionemediaperlavoratori 0Centriterritorialipermanentiistruzioneperadulti aCentriterritorialipermanentiistruzioneperadulti 0Distrettiscolastici aDistrettiscolastici 0Assistenzascolasticanelleregioniastatutospeciale aAssistenzascolasticanelleregioniastatutospeciale 0Entiorganizzatoridicorsiperadulti aEntiorganizzatoridicorsiperadulti 0Programmiedesami aProgrammiedesami 0Diplomi‐Attestati aDiplomi‐Attestati 0Rapporticonregioni,province,comuniemondodellavoro aAccordoGoverno/regioni/entilocaliperE.D.A.‐Conferenzaunificata 0RapporticonIRREeUniversità aRapporticonIRREeUniversità 0Acquistodiattrezzature,materialedidatticoepubblicazioni aAcquistodiattrezzature,materialedidatticoepubblicazioni 0Contabilità aContabilità 0Vigilanza aVigilanza 0Varie‐Miscellanee aVarie‐Miscellanee ALLEGATON°5UFFICIABILITATIALL’ASSEGNAZIONEDEIDOCUMENTIECRITERIDI SMISTAMENTO UFFICIO INDIRIZZOPOSTA ELETTRONICA COMPETENZEDELLA STRUTTURAEPRINCIPALI TIPOLOGIEDELLA DOCUMENTAZIONE ALLEGATON°6PIANODISICUREZZAINFORMATICARELATIVOALLAFORMAZIONE,GESTIONE, TRASMISSIONE,INTERSCAMBIO,ACCESSOECONSERVAZIONEDEIDOCUMENTIINFORMATICI 45 Ilpresentecapitoloriportalemisuredisicurezzaadottateperlaformazione,lagestione,la trasmissione,l’interscambio,l’accessoelaconservazionedeidocumentiinformatici,ancheinrelazione allenormesullaprotezionedeidatipersonali.Inessositienecontodeiseguentielementi: l’Amministrazionesiavvale,perlagestionedelpropriosistemainformativo,diuncontrattodi outsourcingcompletocheprevedel’erogazionediun’ampiagammadiserviziICT,daquelli infrastrutturaliaquellidiconsulenza; nelcasodellagestionedelprotocolloinformaticol’Amministrazionehasceltodiavvalersidel servizioPROTOMAILinmodalitàPHP‐ONLINEcuratodallaederogatodaSOGISNC IlserviziodiprotocolloPROTOMAILvieneerogatotramiteilfornitodallaSOGI.Larelativa infrastrutturaèespostasullareteinternet. Ogniutentedell’amministrazioneaccedeall’applicazioneprotocolloinformaticoutilizzandolapropria postazionedilavoroconnessainrete.Lecredenzialidiaccessobasatesuuseridepasswordsono strettamentepersonalieciascunoèresponsabiledellaloroconservazioneeconfidenzialità,secondo l’insiemedipolitichedescrittesuccessivamente. Perquantoriguardalasicurezzaapplicatival’utentedeveautenticarsialserviziodiprotocollo informaticodigitandoancheinquestocasouseridepasswordchesonospecificheperl’applicazionein questioneechepossonocoincidereconquellediutilizzoperlealtresoluzioniSOGI. Ilperiododivaliditàèilseguente: numerominimodigiornidivalidità:2 numeromassimodigiornidivalidità:56 Almomentodelprimoaccesso,all’utenteèrichiestoilcambioimmediatodellapassword,ricevuta. Nonpossonoessereriutilizzateleprecedenti8password.Ilnumeromassimodierrorinell’immissione dellapasswordprimadell’inibizionedell’accountstessoè5. Ogniutenteèopportunamenteprofilatoall’internodelsistemaedèquindiabilitatoall’esclusivo utilizzodellefunzionitipichedelproprioruoloall’internodell’amministrazione. IlpersonaledigestionedelCentroServizinonèingradodiconoscerelapassworddell’utente. Nelcasoincuil’utentefinaledimenticasselapropriapassworddeveessereseguitalaseguente proceduradiripristino. a) L’utenteinoltralarichiestadiripristinodellapasswordalproprioAmministratorediAOO. b) L’AmministratorediAOO,tramiteunafunzionedell’applicativo(“resetpassword”),inseriscela nuovapassworddell’utente. c) L’applicativogeneraunprocessoautomaticoperlamodificadellapasswordedattival’opzione dicambioobbligatorioalmomentodelsuccessivologin. d) L’AmministratorediAOOcomunicadirettamentelanuovapasswordall’utente. e) L’utenteallaprimaconnessione,successivaalreset,èobbligatoalcambiopassword. Controllodellasessione Lasessionedilavorodell’utenteèprotetta. Inparticolaresonoattivatiiseguentimeccanismi: 46 lacomunicazionetralastazionedilavoroeisistemidielaborazionecherealizzanoilServizio diProtocolloècrittografatatramiteilprotocolloSSLa128bit èconfiguratountime‐outperladisconnessioneautomaticadelleutenzedalServiziodopo15 minutidiinattività Formazionedeidocumentiinformatici Idocumentiinformaticiprodottidall’amministrazionevengonogeneratidinormautilizzandogli strumentimessiadisposizionedallasuiteMicrosoftOffice2003esuccessivi.Qualoraquesti documentivenganoacquisitinell’ambitodelsistemadigestionedocumentalevengono preliminarmenteconvertitinelformatoAcrobatpdf.L’applicativoèingradodiapplicarelasegnatura diprotocolloaldocumentocosìacquisito,potendonepoiprevederel’inoltromediantel’utilizzodella postacertificataadaltraAOO.Incasodinecessitàildocumentoelettronicopuòesserefirmato digitalmente.L’amministrazionealmomentoèinfattiingradodiassegnarealdirigentel’appositokit difirmaecifra,fornitidalSIDI Gestionedeidocumentiinformatici Lasicurezzarelativaaidocumenticaricatiall’internodelsistemadocumentalevienegarantita dall’SOGIgestoredelserviziosullabasedeiseguentiprincipi: garanziadelladisponibilità,riservatezzaeintegritàdeidocumentiedelregistrodiprotocollo; garanziadellacorrettaepuntualeregistrazionediprotocollodeidocumentiinentrataedin uscita; disponibilitàdelleinformazionisulcollegamentoesistentetraciascundocumentoricevuto dall’amministrazioneegliattidallastessaformatialfinedell’adozionedelprovvedimento finale; possibilitàdireperimentodelleinformazioniriguardantiidocumentiregistrati; accessoinsicurezzaalleinformazionidelsistemadapartedeisoggettiinteressati,nelrispetto delledisposizioniinmateriadi“privacy”conparticolareriferimentoaltrattamentodeidati sensibiliegiudiziari; garanziadellacorrettaorganizzazionedeidocumentinell’ambitodelsistemadiclassificazione d’archivioadottato. Tuteladeidatipersonali Aisensideldecretolegislativo30giugno2003,n.196“Codiceinmateriadiprotezionedeidati personali”l’amministrazione,inqualitàdiTitolaredeltrattamentodeidatipersonalieaseguito dell’emissionedell’ordinativodifornituraperilserviziodiprotocollodenominatoPROTOMAIL,ha nominatolaSocietàARUBASPAResponsabiledelTrattamentodeidatipersonaliconparticolare riguardoalseguentepunto: Aifinidellaprivacy,idatipersonaliidentificatividegliutentidell’Amministrazione,(Amministratore diAC,diAOOeutentiprotocollatori),sonoacquisitidallastessanell’ambitodell’esecuzionedel contrattodiadesionealservizioenemantienelatitolarità,contestualmenteallaformale nomina/accettazionediincaricatialtrattamentodeidatidiprotocollo.Talidatisonoacquisitidal sistemainformativoattraversoopportune“finestre”adisposizionedell’AmministratorediAC.Ad 47 ulterioretuteladeidatipersonalileAmministrazioniContraentisonoinformate,almomentodella stipuladelcontrattod’adesione,dellanecessitàdinoninserireinformazionisensibili(direttamenteo seassociateadaltreinformazioni),dalpuntodivistadellaprivacy,nelcampo“oggetto”delregistrodi protocollo. ALLEGATON°7REGISTRODIEMERGENZA Nellapaginasuccessivavienepresentatoilmodellodiregistrodiemergenza da utilizzare 48
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