DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
20 ottobre 1998, n. 428.
Regolamento recante norme per la gestione del protocollo
informatico da parte delle amministrazioni pubbliche.
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Visto l'articolo 87 della Costituzione;
Visto il regio decreto 27 maggio 1875, n. 2552;
Visto il regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29;
Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59;
Visto l'articolo 17, comma 1, della legge 23 agosto 1988, n. 400; Sentita l'Autorita' per l'informatica
nella pubblica amministrazione;
Consultato il Garante per la protezione dei dati personali;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi
nell'adunanza de 14 settembre 1998;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 16 ottobre 1998;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del
Ministro per la funzione pubblica e gli affari regionali;
E m a n a il seguente regolamento:
Sezione prima
Disposizioni sul protocollo informatico
Art. 1.
Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento s'intende:
a) per "amministrazioni", le pubbliche amministrazioni indicate dall'articolo 1, comma 2, del
decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29;
b) per "gestione dei documenti", l'insieme delle attivita' finalizzate alla registrazione di protocollo e
alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi (o, in
forma abbreviata, "documenti"), formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato;
c) per "sistema di protocollo informatico" o, in forma abbreviata, "sistema", l'insieme delle risorse
di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle
amministrazioni per la gestione dei documenti;
d) per "segnatura di protocollo" l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma
permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Art. 2.
Gestione dei documenti con sistemi informativi automatizzati
1. La gestione dei documenti e' effettuata mediante sistemi informativi automatizzati.
2. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da
considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative
omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonche' di comunicazione
interna tra le aree stesse.
3. In sede di prima applicazione le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione
informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo gia' esistenti presso le
direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici
centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Art. 3.
Requisiti del sistema di protocollo informatico
1. Il sistema di protocollo informatico deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrita' dei dati;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto
dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati,
nel rispetto delle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in materia di tutela delle
persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione
d'archivio adottato.
Art. 4.
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche
amministrazioni e' effettuata mediate la memorizzazione in un archivio informatico delle seguenti
informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma
non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma
non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti
spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza
di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non
modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito
dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di
uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo e' effettuata dal
sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte
dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorita' per l'informatica
nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, da adottare
entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, sono specificate le
regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni
di registrazione di protocollo.
5. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: gazzette ufficiali, bollettini ufficiali e notiziari
della pubblica amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, materiali
statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri, opuscoli, depliant, materiali pubblicitari,
inviti a manifestazioni e tutti i documenti gia' soggetti a registrazione particolare
dell'amministrazione.
Art. 5.
Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni annullate, in conformita' alle disposizioni del presente regolamento, devono
rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla
procedura. La procedura per indicare l'annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno
in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni
originarie, poi annullate, unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del
provvedimento d'autorizzazione.
2. Le informazioni non modificabili sono annullabili con la procedura del comma 1 del presente
articolo.
Art. 6.
Segnatura di protocollo
1. Le informazioni da apporre od associare ad ogni documento attraverso l'operazione di segnatura
di protocollo consentono di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le
informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 8;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa individuata ai
sensi dell'articolo 2, comma 2, del presente regolamento.
2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di
registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo puo' includere il codice identificativo dell'ufficio cui il
documento e' assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di
classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni
siano disponibili gia' al momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento e' indirizzato ad altre amministrazioni ed e' formato e trasmesso con
strumenti informatici, la segnatura di protocollo puo' includere tutte le informazioni registrate sul
documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico puo' utilizzare tali informazioni
per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorita' per l'informatica
nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, da emanare
entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, sono stabiliti il
formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del
comma 4.
Art. 7.
Operazioni ed informazioni minime
1. Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 4 e le operazioni di segnatura di protocollo di
cui all'articolo 6 del presente regolamento nonche' le operazioni di classificazione costituiscono
operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del protocollo informatico da parte delle pubbliche
amministrazioni.
Art. 8.
Formato del progressivo di protocollo
1. Il progressivo di protocollo e' un numero ordinale costituito da sette cifre numeriche. La
numerazione e' rinnovata ogni anno solare.
2. Il progressivo di protocollo, apposto o associato al documento mediante l'operazione di segnatura
di protocollo, puo' essere composto da un numero di cifre inferiore a sette. In tal caso il numero
ordinale progressivo si ottiene anteponendo al numero specificato nella segnatura una successione
di simboli zero.
Sezione seconda
Accesso alle informazioni
Art. 9.
Funzioni di accesso alle informazioni
1. L'accesso ai dati da parte degli utenti appartenenti all'amministrazione, nonche' la ricerca, la
visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono
disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del protocollo.
2. La ricerca delle informazioni e' effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di
informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da
combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni
costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole
parole o parti di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilita' di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo
scopo di favorire le attivita' di controllo interno di gestione.
Art. 10.
Accesso esterno
1. Per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti, di cui al capo V della legge 7 agosto 1990, n.
241, possono essere utilizzate tutte le informazioni del protocollo informatico anche mediante
l'impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono
l'acquisizione diretta delle informazioni da parte dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni di cui alla
legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modifiche ed integrazioni, e nell'ambito delle misure
organizzative previste dall'articolo 22, comma 3, della legge 8 agosto 1990, n. 241, i criteri tecnici
ed organizzativi per l'impiego, anche per via telematica, del sistema di protocollo informatico per il
reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle
informazioni da parte dell'interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate al
comma 2 determinano, altresi', le modalita' di identificazione del soggetto anche mediante l'impiego
di strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati
dall'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, dal decreto del Presidente della
Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, e dai relativi regolamenti di attuazione.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione
possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni messe a
disposizione - anche per via telematica - attraverso gli uffici relazioni col pubblico di cui all'articolo
12 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29.
Art. 11.
Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al
sistema di protocollo informatico dell'area organizzativa omogenea di cui al comma 2 dell'articolo
2, adottano le modalita' di interconnessione stabilite nell'ambito delle norme e dei criteri tecnici
emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di protocollo informatico attraverso la rete
unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per
ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso l'indicazione
alternativa o congiunta dell'oggetto, della data di spedizione, del mittente, del
destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso
l'indicazione della data e del numero di protocollo attribuiti dall'amministrazione al documento
spedito.
3. Le funzioni minime di accesso di cui al comma 1 sono fornite dalla pubblica amministrazione
che gestisce il sistema di protocollo informatico.
4. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, con
riferimento al proprio ordinamento e sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorita' per
l'informatica nella pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi
per l'accesso alle informazioni del protocollo informatico.
Sezione terza
Archiviazione e conservazione delle registrazioni
Art. 12.
Servizio per la tenuta del protocollo informatico della gestione dei flussi documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee
individuate ai sensi dell'articolo 2 del presente regolamento. Il servizio e' posto alle dirette
dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio e' preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei
requisiti professionali o di professionalita' tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di
formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra
abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto
delle disposizioni del presente regolamento;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui
all'articolo 4;
d) cura che le funzionalita' del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro 24 ore
dal blocco delle attivita' e, comunque, nel piu' breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 13 e 14, in luoghi sicuri e differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attivita' di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalita' di accesso di cui agli articoli 10 e 11 e le attivita' di gestione degli archivi di cui agli
articoli 18, 19 e 20;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 5;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale
autorizzato e degli incaricati.
Art. 13.
Procedure di salvataggio e archiviazione dei dati
1. Il responsabile per la tenuta del protocollo informatico dispone per la corretta esecuzione delle
operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
2. E' consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo
relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del
protocollo informatico dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e
tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo
informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni del protocollo informatico costituiscono parte integrante del sistema di
indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto di procedure di archiviazione
ottica sostitutiva.
Art. 14.
Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di
protocollo su un registro di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare
la procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio
dell'interruzione nonche' la data e l'ora del ripristino della funzionalita' del sistema.
2. Qualora l'impossibilita' di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore,
per cause di eccezionale gravita', il responsabile per la tenuta del protocollo puo' autorizzare l'uso
del registro di emergenza per periodi successivi di non piu' di una settimana. Sul registro di
emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
3. Per ogni giornata di registrazione manuale e' riportato sul registro di emergenza il numero totale
di operazioni registrate manualmente.
4. Il primo documento protocollato manualmente per l'impossibilita' di utilizzare la procedura
informatica acquisisce il numero di protocollo successivo all'ultimo generato automaticamente. La
numerazione del protocollo riprende, al ripristino delle funzionalita' del sistema informatico, dal
numero successivo a l'ultimo registrato manualmente.
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono inserite nel sistema
informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, entro cinque giorni dal ripristino
delle funzionalita' del sistema.
Sezione quarta
Disposizioni sulla gestione dei flussi documentali
Art. 15.
Gestione dei flussi documentali
1. La gestione dei flussi documentali e' finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento
dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicita', di efficacia
dell'azione amministrativa e di pubblicita' stabiliti dalla legge.
2. Le pubbliche amministrazioni adottano sistemi per la gestione dei procedimenti amministrativi
mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra
costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorita' per l'informatica nella pubblica
amministrazione.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il
sistema di protocollo informatico.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative
omogenee, le modalita' di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi
procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi
quelli non soggetti a registrazione di protocollo.
Art. 16.
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre ai requisiti indicati all'articolo 3, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il
singolo procedimento cui esso e' associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il
relativo responsabile, nonche' la gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attivita' dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre
amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.
Art. 17.
Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali
1. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorita' per l'informatica
nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, da adottare
entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, sono specificate le
regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione
e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali.
Sezione quinta
Disposizioni sugli archivi
Art. 18.
Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e
degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in
un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
nell'archivio corrente.
Art. 19.
Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di
conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri
di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei
documenti, nel rispetto delle disposizioni contenute nel decreto del Presidente della Repubblica 30
settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi dev'essere tenuta traccia del movimento effettuato e della
richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati
personali, le disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, e dei relativi regolamenti di
attuazione.
Art. 20.
Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti, contestualmente agli
strumenti che ne garantiscono l'accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella
separata sezione di archivio secondo quanto previsto dal decreto del Presidente della Repubblica 30
settembre 1963, n. 1409.
Sezione sesta
Attuazione ed aggiornamento dei sistemi
Art. 21.
Attuazione dei sistemi
1. Entro il 31 marzo 1999 le pubbliche amministrazioni introducono nei piani di sviluppo dei
sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in
attuazione delle disposizioni del presente regolamento.
2. Entro il 31 dicembre 1999, le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti
esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle
disposizioni del presente regolamento.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono, entro 5 anni, a partire dal 1 gennaio 1999, a realizzare
o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e
dei procedimenti amministrativi in conformita' alle disposizioni del presente regolamento ed alle
disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, nonche' dell'articolo 15, comma 2, della legge 15
marzo 1997, n. 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.
Art. 22.
Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno
recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.
Art. 23.
Abrogazioni
1. Sono abrogate le norme regolamentari incompatibili con il presente regolamento e, in particolare,
le disposizioni del regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sara' inserito nella Raccolta ufficiale degli atti
normativi della Repubblica italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Dato a Roma, addi' 20 ottobre 1998
SCALFARO
Prodi, Presidente del Consiglio dei Ministri
Bassanini, Ministro per la funzione pubblica e per gli affari regionali
Visto, il Guardasigilli: Diliberto
Registrato alla Corte dei conti il 9 dicembre 1998
Atti di Governo, registro n. 115, foglio n. 3
NOTE
Avvertenza:
Il testo delle note qui pubblicato e' stato redatto ai sensi dell'art. 10, comma 3, del testo unico delle
disposizioni sulla promulgazione delle leggi, sull'emanazione dei decreti del Presidente della
Repubblica e sulle pubblicazioni ufficiali della Repubblica italiana, approvato con D.P.R. 28
dicembre 1985, n. 1092, al solo fine di facilitare la lettura delle disposizioni di legge alle quali e'
operato il rinvio. Restano invariati il valore e l'efficacia degli atti legislativi qui' trascritti.
Note alle premesse:
- Si riporta il testo dell'art. 87 della Costituzione:
"Art. 87. - Il decreto del Presidente della Repubblica e' il Capo dello Stato e rappresenta l'unita'
nazionale.
Puo' inviare messaggi alle Camere. Indice le elezioni delle nuove Camere e ne fissa la prima
riunione.
Autorizza la presentazione alle Camere dei disegni di legge di iniziativa del Governo.
Promulga le leggi ed emana i decreti aventi valore di legge e i regolamenti.
Indice il "referendum" popolare nei casi previsti dalla Costituzione.
Nomina, nei casi indicati dalla legge, i funzionari dello Stato.
Accredita e riceve i rappresentanti diplomatici, ratifica i trattati internazionali, previa, quando
occorra, l'autorizzazione delle Camere.
Ha il comando delle Forze armate, presiede il Consiglio supremo di difesa costituito secondo la
legge, dichiara lo stato di guerra deliberato dalle Camere.
Presiede il Consiglio superiore della magistratura.
Puo' concedere grazia e commutare le pene.
Conferisce le onoreficienze della Repubblica".
- Il R.D. n. 2552/1875 reca: "Ordinamento degli Archivi del Regno e di quelli esistenti nei
capiluogo di provincia".
- Il R.D. n. 35/1900 reca: "Regolamento per gli uffici di registrature e di archivio delle
amministrazioni centrali".
- Si riporta il testo del capo V della legge n. 241/1990 (Nuove norme in materia di procedimento
amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi):
"Capo V
Accesso ai documenti amministrativi
Art. 22. - 1. Al fine di assicurare la trasparenza dell'attivita' amministrativa e di favorirne lo
svolgimento imparziale e' riconosciuto a chiunque vi abbia interesse per la tutela di situazioni
giuridicamente rilevanti il diritto di accesso ai documenti amministrativi, secondo le modalita'
stabilite dalla presente legge.
2. E' considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica,
elettromagnetica o di qualunque altra speie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle
pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attivita' amministrativa.
3. Entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della presente legge le amministrazioni interessate
adottano le misure organizzative idonee a garantire l'applicazione della disposizione di cui al
comma 1, dandone comunicazione alla commissione di cui all'art. 27.
Art. 23. - 1. Il diritto di accesso di cui all'art. 22 si esercita nei confronti delle amministrazioni dello
Stato, ivi compresi le aziende autonome, gli enti pubblici ed i concessionari di pubblici servizi.
Art. 24. - 1. Il diritto di accesso e' escluso per i documenti coperti da segreto di Stato ai sensi
dell'art. 12 della legge 24 ottobre 1977, n. 801, nonche' nei casi di segreto o di divieto di
divulgazione altrimenti previsti dall'ordinamento.
2. Il Governo e' autorizzato ad emanare, ai sensi del comma 2 dell'art. 17 della legge 23 agosto
1988, n. 400, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della presente legge, uno o piu' decreti
intesi a disciplinare le modalita' di esercizio del diritto di accesso e gli altri casi di esclusione del
diritto di accesso in relazione alla esigenza di salvaguardare:
a) la sicurezza, la difesa nazionale e le relazioni internazionali;
b) la politica monetaria e valutaria;
c) l'ordine pubblico e la prevenzione e repressione della criminalita';
d) la riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese, garantendo peraltro agli interessati la visione
degli atti relativi ai procedimenti amministrativi, la cui conoscenza sia necessaria per curare o per
difendere i loro interessi giuridici.
3. Con i decreti di cui al comma 2 sono altresi' stabilite norme particolari per assicurare che
l'accesso ai dati raccolti mediante strumenti informatici avvenga nel rispetto delle esigenze di cui al
medesimo comma 2.
4. Le singole amministrazioni hanno l'obbligo di individuare, con uno o piu' regolamenti da
emanarsi entro i sei mesi successivi, le categorie di documenti da esse formati o comunque
rientranti nella loro disponibilita' sottratti all'accesso per le esigenze di cui al comma 2.
5. Restano ferme le disposizioni previste dall'art. 9, legge 1 aprile 1981, n. 121, come modificato
dall'art. 26, legge 10 ottobre 1986, n. 668, e dalle relative norme di attuazione, nonche' ogni altra
disposizione attualmente vigente che limiti l'accesso ai documenti amministrativi.
6. I soggetti indicati nell'art. 23 hanno facolta' di differire l'accesso ai documenti richiesti sino a
quando la conoscenza di essi possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell'azione
amministrativa. Non e' comunque ammesso l'accesso agli atti preparatori nel corso della formazione
dei provvedimenti di cui all'art. 13, salvo diverse disposizioni di legge.
Art. 25. -1. Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copie dei documenti
amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla presente legge. L'esame dei documenti e'
gratuito. Il rilascio di copia e' subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le
disposizioni vigenti in materia di bollo, nonche' i diritti di ricerca e di visura.
2. La richiesta di accesso ai documenti deve essere motivata. Essa deve essere rivolta
all'amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente.
3. Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell'accesso sono ammessi nei casi e nei limiti stabiliti
dall'art. 24 e debbono essere motivati.
4. Trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende rifiutata.
5. Contro le determinazioni amministrative concernenti il diritto di accesso e nei casi previsti dal
comma 4 e' dato ricorso, nel termine di trenta giorni, al tribunale amministrativo regionale, il quale
decide in camera di consiglio entro trenta giorni dalla scadenza del termine per il deposito del
ricorso, uditi i difensori delle parti che ne abbiano fatto richiesta.
La decisione del tribunale e' appellabile, entro trenta giorni dalla notifica della stessa, al Consiglio
di Stato, il quale decide con le medesime modalita' e negli stessi termini.
6. In caso di totale o parziale accoglimento del ricorso il giudice amministrativo, sussistendone i
presupposti, ordina l'esibizione dei documenti richiesti.
Art. 26. - 1. Fermo restando quanto previsto per le pubblicazioni nella Gazzena Ufficiale della
Repubblica italiana dalla legge 11 dicembre 1984, n. 839, e dalle relative norme di attuazione, sono
pubblicati, secondo le modalita' previste dai singoli ordinamenti, le direttive, i programmi, le
istruzioni, le circolari e ogni atto che dispone in generale sulla organizzazione, sulle funzioni, sugli
obiettivi, sui procedimenti di una pubblica amministrazione ovvero nel quale si determina
l'interpretazione di norme giuridiche o si dettano disposizioni per l'applicazione di esse.
2. Sono altresi' pubblicate, nelle forme predette, le relazioni annuali della commissione di cui
all'art.27 e, in generale, e' data la massima pubblicita' a tutte le disposizioni attuative della presente
legge e a tutte le iniziative dirette a precisare ed a rendere effettivo il diritto di accesso.
3. Con la pubblicazione di cui al comma 1, ove essa sia integrale, la liberta' di accesso ai documenti
indicati nel predetto comma 1 s'intende realizzata.
Art. 27. - 1. E' istituita presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri la commissione per l'accesso
ai documenti amministrativi.
2. La commissione e' nominata con decreto del Presidente della Repubblica, su proposta del
Presidente del Consiglio dei Ministri, sentito il Consiglio dei Ministri. Essa e' presieduta dal
sottosegretario di Stato alla Presidenza del Consiglio dei Ministri ed e' composta da sedici membri,
dei quali due senatori e due deputati designati dai presidenti delle rispettive Camere, quattro scelti
fra il personale di cui alla legge 2 aprile 1979, n. 97, su designazione dei rispettivi organi di
autogoverno, quattro fra i professori di ruolo in materie giuridico amministrative e quattro fra i
dirigenti dello Stato e degli altri enti pubblici.
3. La commissione e' rinnovata ogni tre anni. Per i membri parlamentari si procede a nuova nomina
in caso di scadenza o scioglimento anticipato delle Camere nel corso del triennio.
4. Gli oneri per il funzionamento della commissione sono a carico dello stato di previsione della
Presidenza del Consiglio dei Ministri.
5. La commissione vigila affinche' venga attuato il principio di piena conoscibilita' dell'attivita' della
pubblica amministrazione con il rispetto dei limiti fissati dalla presente legge; redige una relazione
annuale sulla trasparenza dell'attivita' della pubblica amministrazione, che comunica alle Camere e
al Presidente dei Consiglio dei Ministri; propone al Governo modifiche dei testi legislativi e
regolamentari che siano utili a realizzare la piu' ampia garanzia del diritto di accesso di cui all'art.
22.
6. Tutte le amministrazioni sono tenute a comunicare alla Commissione, nel termine assegnato dalla
medesima, le informazioni ed i documenti da essa richiesti, ad eccezione di quelli coperti da segreto
di Stato.
7. In caso di prolungato inadempimento all'obbligo di cui al comma 1 dell'art. 18, le misure ivi
previste sono adottate dalla commissione di cui al presente articolo.
Art. 28. - 1. L'art. 15 del testo unico delle disposizioni concernenti lo statuto degli impiegati civili
dello Stato, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3, e'
sostituito dal seguente:
''Art. 15 (Segreto d'ufficio). - 1. L'impiegato deve mantenere il segreto d'ufficio. Non puo'
trasmettere a chi non ne abbia diritto informazioni riguardanti provvedimenti od operazioni
amministrative, in corso o concluse, ovvero notizie di cui sia venuto a conoscenza a causa delle sue
funzioni, al di fuori delle ipotesi e delle modalita' previste dalle norme sul diritto di accesso.
Nell'ambito delle proprie attribuzioni, l'impiegato preposto ad un ufficio rilascia copie ed estratti di
atti e documenti di ufficio nei casi non vietati dall'ordinamento''.".
- Si riporta il testo degli articoli 1 e 12 del D.Lgs. n. 29/1993 (Razionalizzazione
dell'organizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di
pubblico impiego, a norma dell'art. 2 della legge 23 ottobre 1992, n. 421):
"Art. 1 (Finalita' ed ambito di applicazione). - 1. Le disposizioni del presente decreto disciplinano
l'organizzazione degli uffici e i rapporti di lavoro e di impiego alle dipendenze delle
amministrazioni pubbliche, tenuto conto delle autonomie locali e di quelle delle regioni e delle
province autonome, nel rispetto dell'art. 97, comma primo, della Costituzione, al fine di:
a) accrescere l'efficienza delle amministrazioni in relazione a quella dei corrispondenti uffici e
servizi dei Paesi della Comunita' europea, anche mediante il coordinato sviluppo di sistemi
informativi pubblici;
b) razionalizzare il costo del lavoro pubblico, contenendo la spesa complessiva per il personale,
diretta e indiretta, entro i vincoli di finanza pubblica;
c) realizzare la migliore utilizzazione delle risorse umane nelle pubbliche amministrazioni, curando
la formazione e lo sviluppo professionale dei dipendenti, garantendo pari opportunita' alle
lavoratrici ed ai lavoratori e applicando condizioni uniformi rispetto a quelle del lavoro privato.
2. Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli
istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni
dello Stato, ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunita' montane, e
loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le
camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici
non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio
sanitario nazionale.
3. Le disposizioni del presente decreto costituiscono principi fondamentali ai sensi dell'art. 117
della Costituzione. Le regioni a statuto ordinario si attengono ad esse tenendo conto delle
peculiarita' dei rispettivi ordinamenti. I principi desumibili dall'art. 2 della legge 23 ottobre 1992, n.
421, e dall'art. 11, comma 4, della legge 15 marzo 1997, n. 59, costituiscono altresi', per le regioni a
statuto speciale e per le province autonome di Trento e di Bolzano, norme fondamentali di riforma
economicosociale della Repubblica".
"Art. 12 (Ufficio relazioni con il pubblico).
- 1. Le amministrazioni pubbliche, al fine di garantire la piena attuazione della legge 7 agosto 1990,
n. 241, individuano, nell'ambito della propria struttura e nel contesto della ridefinizione degli uffici
di cui all'art. 31, uffici per le relazioni con il pubblico.
2. Gli uffici per le relazioni con il pubblico provvedono, anche mediante l'utilizzo di tecnologie
informatiche:
a) al servizio all'utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo III della legge 7 agosto 1990, n.
241;
b) all'informazione all'utenza relativa agli atti e allo stato dei procedimenti;
c) alla ricerca e analisi finalizzate alla formulazione di proposte alla propria amministrazione sugli
aspetti organizzativi e logistici del rapporto con l'utenza.
3. Agli uffici per le relazioni con il pubblico viene assegnato, nell'ambito delle attuali dotazioni
organiche delle singole amministrazioni, personale con idonea qualificazione e con elevata capacita'
di avere contatti con il pubblico, eventualmente assicurato da apposita formazione.
4. Al fine di assicurare la conoscenza di normative, servizi e strutture, le amministrazioni pubbliche
programmano ed attuano iniziative di comunicazione di pubblica utilita': in particolare, le
amministrazioni dello Stato, per l'attuazione delle iniziative individuate nell'ambito delle proprie
competenze, si avvalgono del Dipartimento per l'informazione e l'editoria della Presidenza del
Consiglio dei Ministri quale struttura centrale di servizio, secondo un piano annuale di
coordinamento del fabbisogno di prodotti e servizi, da sottoporre all'approvazione del Presidente del
Consiglio dei Ministri.
5. Per le comunicazioni previste dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, non si applicano le norme
vigenti che dispongono la tassa a carico del destinatario. 5-bis. Il responsabile dell'ufficio per le
relazioni con il pubblico e il personale da lui indicato possono promuovere iniziative volte, anche
con il supporto delle procedure informatiche, al miglioramento dei servizi per il pubblico, alla
semplificazione e all'accelerazione delle procedure e all'incremento delle modalita' di accesso
informale alle informazioni in possesso dell'amministrazione e ai documenti amministrativi.
5-ter. L'organo di vertice della gestione dell'amministrazione o dell'ente verifica l'efficacia
dell'applicazione delle iniziative di cui al comma 5-bis, ai fini dell'inserimento della verifica
positiva nel fascicolo personale del dipendente. Tale riconoscimento costituisce titolo
autonomamente valutabile in concorsi pubblici e nella progressione in carriera del
dipendente. Gli organi di vertice trasmettono le iniziative riconosciute ai sensi del presente comma
al Dipartimento della funzione pubblica, ai fini di una adeguata
pubblicizzazione delle stesse. Il Dipartimento annualmente individua le forme di pubblicazione.
5-quater. Le disposizioni di cui ai commi 5-bis e
5-ter, a decorrere dal 1 luglio 1997, sono estese a tutto il personale dipendente dalle
amministrazioni pubbliche".
- Il D.Lgs. n. 39/1993 reca: "Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle
amministrazioni pubbliche, a norma dell'art. 2, comma 1, lettera mm), della legge 23 ottobre 1992,
n. 421".
- Si riporta il testo dell'art. 15 della legge n. 59/1997 (Delega al Governo per il conferimento di
funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la
semplificazione amministrativa):
"Art.15. - 1. Al fine della realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni,
l'autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione e' incaricata, per soddisfare esigenze di
coordinamento, qualificata competenza e indipendenza di giudizio, di stipulare, nel rispetto delle
vigenti norme in materia di scelta del contraente, uno o piu' contrattiquadro con cui i prestatori dei
servizi e delle forniture relativi al trasporto dei dati e all'interoperabilita' si impegnano a contrarre
con le singole amministrazioni alle condizioni ivi stabilite.
Le amministrazioni di cui all'art. 1, comma 1, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, in
relazione alle proprie esigenze, sono tenute a stipulare gli atti esecutivi dei predetti contrattiquadro.
Gli atti esecutivi non sono soggetti al parere dell'Autorita' per l'informatica nella pubblica
amministrazione e, ove previsto, del Consiglio di Stato. Le amministrazioni non ricomprese tra
quelle di cui all'art. 1, comma 1, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, hanno facolta' di
stipulare gli atti esecutivi di cui al presente comma.
2. Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti
informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonche' la loro archiviazione e
trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. I criteri e le
modalita' di applicazione del presente comma sono stabiliti, per la pubblica amministrazione e per i
privati, con specifici regolamenti da emanare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore
della presente legge ai sensi dell'art. 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400. Gli schemi
dei regolamenti sono trasmessi alla Camera dei deputati e al Senato della Repubblica per
l'acquisizione del parere delle competenti commisioni".
- Si riporta il testo dell'art. 17, della legge n. 400/1988 (Disciplina dell'attivita' di Governo e
ordinamento della Presidenza del Consiglio dei Ministri):
"Art. 17 (Regolamenti). - 1. Con decreto del Presidente della Repubblica, previa deliberazione del
Consiglio dei Ministri, sentito il parere del Consiglio di Stato che deve pronunziarsi entro novanta
giorni dalla richiesta, possono essere emanati regolamenti per disciplinare:
a) l'esecuzione delle leggi e dei decreti legislativi;
b) l'attuazione e l'integrazione delle leggi e dei decreti legislativi recanti norme di principio,
esclusi quelli relativi a materie riservate alla competenza regionale;
c) le materie in cui manchi la disciplina da parte di leggi o di atti aventi forza di legge, sempre che
non si tratti di materie comunque riservate alla legge:
d) l'organizzazione ed il funzionamento delle amministrazioni pubbliche secondo le disposizioni
dettate dalla legge;
e) l'organizaazione del lavoro ed i rapporti di lavoro dei pubblici dipendenti in base agli accordi
sindacali.
2. Con decreto del Presidente della Repubblica, previa deliberazione del Consiglio dei
Ministri, sentito il Consiglio di Stato, sono emanati i regolamenti per la disciplina delle materie, non
coperte da riserva assoluta di legge prevista dalla Costituzione, per le quali le leggi della
Repubblica, autorizzando l'esercizio della potesta' regolamentare del Governo, determinano le
norme generali regolatrici della materia e dispongono l'abrogazione delle norme vigenti, con
effetto dall'entrata in vigore delle norme regolamentari.
3. Con decreto ministeriale possono essere adottati regolamenti nelle materie di competenza del
Ministro o di autorita' sottordinate al Ministro, quando la legge espressamente conferisca tale
potere. Tali regolamenti, per materie di competenza di piu' Ministri, possono essere adottati con
decreti interministeriali, ferma restando la necessita' di apposita autorizzazione da parte della legge.
I regolamenti ministeriali ed interministeriali non possono dettare norme contrarie a quelle dei
regolamenti emanati dal Governo. Essi debbono essere comunicati al Presidente del Consiglio dei
Ministri prima della loro emanazione.
4. I regolamenti di cui al comma 1 ed i regolamenti ministeriali ed interministeriali, che devono
recare la denominazione di ''regolamento'', sono adottati previo parere del Consiglio di Stato,
sottoposti al visto ed alla registrazione della Corte dei conti e pubblicati nella Gazzetta Ufficiale.
4-bis. L'organizzazione e la disciplina degli uffici dei Ministeri sono determinate, con regolamenti
emanati ai sensi del comma 2, su proposta del Ministro competente d'intesa con il Presidente del
Consiglio dei Ministri e con il Ministro del tesoro, nel rispetto dei principi posti dal decreto
legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive modificazioni, con i contenuti e con l'osservanza dei
criteri che seguono:
a) riordino degli uffici di diretta collaborazione con i Ministri ed i Sottosegretari di Stato, stabilendo
che tali uffici hanno esclusive competenze di supporto dell'organo di direzione politica e di
raccordo tra questo e l'amministrazione;
b) individuazione degli uffici di livello dirigenziale generale, centrali e periferici, mediante
diversificazione tra strutture con funzioni finali e con funzioni strumentali e loro organizzazione per
funzioni omogenee e secondo criteri di flessibilita' eliminandole duplicazioni funzionali;
c) previsione di strumenti di verifica periodica dell'organizzazione e dei risultati;
d) indicazione e revisione periodica della consistenza delle piante organiche;
e) previsione di decreti ministeriali di natura non regolamentare per la definizione dei compiti delle
unita' dirigenziali nell'ambito degli uffici dirigenziali generali".
Nota all'art. 1:
- Per il testo dell'art. 1, comma 2, del D.Lgs. n. 29/1993, si veda nelle note alle premesse.
Nota all'art. 3:
- La legge n. 675/1996 reca: "Tutela delle persone e degli altri soggetti rispetto al trattamento dei
dati personali".
Note all'art. 10:
- Per il capo V (articoli da 22 a 28) della legge n. 241/1990, si veda nelle note alle premesse.
- Per il titolo della legge n. 675/1996, si veda in nota all'art. 3.
- Per il testo dell'art. 15, comma 2, della legge n. 59/1997, si veda nelle note alle premesse.
- Il D.P.R. n. 513/1997, reca: "Regolamento recante criteri e modalita' per la formazione,
l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma
dell'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59".
- Per il testo dell'art. 12 del D.Lgs. n. 29/1993, si veda nelle note alle premesse.
Note all'art. 19:
- Il D.P.R. n. 1409/1963, reca: "Norme relative all'ordinamento ed al personale degli archivi di
Stato".
- Per il titolo della legge n. 675/1996, si veda in nota all'art. 3.
Nota all'art. 20:
- Per il titolo del D.P.R. n. 1409/1963, si veda nelle note all'art. 19.
Note all'art. 21:
- Per il titolo della legge n. 675/1996, si veda in nota all'art. 3.
- Per il testo dell'art. 15, comma 2, della legge n. 59/1997, vedi nelle note alle premesse.
Nota all'art. 23:
- Per il titolo del R.D. 25 gennaio 1900, n. 35, si veda nelle note alle premesse.