IL
CODICE DI
CONDOTTA
ED ETICA
AZIENDALE
www.regalbeloit.com
02
INDICE
03
Messaggio di Mark
04
Perché abbiamo un Codice di condotta ed etica aziendale
06
Conformità ai requisiti legali; conflitti tra Legge e Codice
06
Le nostre responsabilità
07
Segnalazioni
08
Nessuna ritorsione
09
Violazioni
09
LEALTÀ
Proteggere le nostre risorse
12
Informazioni sull'azienda
13
Libri e registri aziendali
14
Gestione di registri e documenti
16
Diritti di proprietà intellettuale
17
Insider Trading (sfruttamento di informazioni riservate per
la compravendita di titoli) e Stock Tipping (divulgazione di
informazioni riservate a terzi per la compravendita di titoli)
18
Comunicazione con i media e dichiarazioni pubbliche
19
Social Media
19
Evitare i conflitti d'interessi
20
Dare e ricevere regali e ospitalità
21
Regali
22
Intrattenimento
22
Pasti
23
Regali, Intrattenimento e Pasti con rappresentanti del governo
23
GRANDE ENERGIA
Pratiche di impiego equo
26
Luogo di lavoro sicuro
27
Luogo di lavoro privo di sostanze
27
Luogo di lavoro esente da violenza
28
Ambiente, Salute, Sicurezza e Sostenibilità
29
Rapporti con i fornitori
30
Privacy dei dati personali
31
RENDIMENTO
Sicurezza e qualità dei prodotti
34
Concorrenza leale
35
Lavorare con i governi
37
Programma anticorruzione
38
Attività e contributi politici
39
Controlli sul commercio internazionale
40
Riciclaggio di denaro e prevenzione della corruzione
41
"Integrity line" - segnalazione comportamenti non etici
43
04
Messaggio di Mark
Al cuore della nostra azienda risiede una forte
cultura caratterizzata dai valori di lealtà,
grande energia e prestazioni. Il nostro Codice
di Condotta ed Etica Aziendale rispecchia
questi tre valori ed è alla base di tutte le nostre
azioni, in qualsiasi luogo facciamo affari. I
nostri affari possono cambiare con l'aggiunta
di nuovi prodotti, acquisizioni, sedi e persone,
ma i nostri valori chiave e il Codice rimangono
costantemente la guida per la correttezza di
comportamento.
La comprensione e il rispetto del Codice ci
aiutano ad assicurarci un successo a lungo
termine. Il nostro Codice deve crescere ed
adattarsi alle modifiche e agli ampliamenti
aziendali messi in atto per soddisfare nuove
richieste. Per rispondere alle modifiche e
alla crescita della nostra azienda, abbiamo
aggiornato il Codice. Il nuovo Codice è più
comprensibile, tratta più argomenti e include
simulazioni di situazioni che potreste trovarvi
ad affrontare e indicazioni su come comportarsi.
Sta a ognuno di noi usare un buon metro di giudizio e chiedere sempre aiuto quando non è chiaro il
giusto percorso di azioni. Quando ponete una domanda o segnalate una possibile cattiva condotta,
contribuite a rendere la nostra azienda un grande posto di lavoro, ora e in futuro. Se, in buona
fede, segnalate una possibile cattiva condotta, avete la mia parola che verrete protetti da possibili
ritorsioni. Fare una segnalazione richiede coraggio e noi sosteniamo le persone che cercano di
agire correttamente.
In Regal, tutti devono attenersi al Codice. Siamo tutti soggetti agli stessi standard compresi i
dirigenti, responsabili, direttori e supervisori. Possiamo essere tutti orgogliosi della reputazione e
del successo aziendale che caratterizzano Regal.
Grazie per il vostro contributo nel fare di Regal una grande azienda!
Presidente e Amministratore Delegato
05
TRASFORMIAMO
LA POTENZA IN
MOVIMENTO PER
UN MONDO PIÙ
EFFICIENTE.
I nostri valori chiave sono legati alle indicazioni che
troviamo nel Codice. Assumendo comportamenti etici
e legali, contribuiamo a rendere Regal un grande posto
di lavoro e aiutiamo a garantire a tutti i nostri azionisti
un successo a lungo termine della nostra azienda.
Al cuore di tutte le nostre azioni risiedono i nostri tre valori
chiave
LEALTÀ
Siamo un'azienda onesta, affidabile, schietta, trasparente
e leale.
GRANDE ENERGIA
La nostra cultura promuove una forte etica professionale
con team di grande energia che favoriscono una cultura di
integrazione e rispetto per tutti.
RENDIMENTO
Tutti devono avere un buon rendimento e i nostri azionisti
contano su di noi per operare, soddisfare gli impegni e
migliorare continuamente.
Mettendo in relazione i nostri comportamenti e questi valori,
possiamo comprendere meglio il grado di influenza delle
nostre azioni. Tenete a mente questi valori quando vi trovate in
situazioni in cui non sapete come comportarvi. Quando agiamo
con lealtà, grande energia e ci concentriamo sulle prestazioni,
la scelta corretta diviene naturale.
06
Il Codice e le nostre
responsabilità
PERCHÉ ABBIAMO UN CODICE
DI CONDOTTA ED ETICA
AZIENDALE
CONFORMITÀ AI REQUISITI
LEGALI; CONFLITTI TRA
LEGGE E CODICE
Negli ambienti aziendali odierni spesso
sorgono problematiche etiche e legali. Il
nostro Codice di Condotta ed Etica Aziendale
ci aiuta nel prendere decisioni e nell'agire
quotidiano in modo da rispettare i nostri
valori chiave. Ovviamente il Codice non
può trattare o prevedere tutte le potenziali
problematiche o circostanze in cui la
scelta corretta non è così evidente, offre
però esempi e indicazioni di possibili
situazioni. Il comportamento e le decisioni
aziendali delle persone che lavorano in
Regal, influenzano la nostra reputazione
e la nostra cultura. Il nostro Codice non è
un contratto, ma attenersi al Codice è un
requisito per l'assunzione. Attenendoci al
Codice, affiniamo le capacità di giudizio e
siamo in grado di mantenere vivi i nostri
valori. Il nostro Codice si applica a tutte le
sedi e a qualsiasi livello lavorativo, compresi
direttori, funzionari e dipendenti oltre a
fornitori, appaltatori, agenti, venditori
e partner commerciali nei casi in cui ci
rappresentano verso altri.
I dipendenti e i rappresentanti Regal
devono rispettare tutti i requisiti legali
in vigore. Nessuno in Regal ha l'autorità
di ordinare ad altri di violare la legge o
richiedere azioni che infrangerebbero
una legge.
Conformità non significa solamente
rispettare le leggi; implica anche fare
affari secondo principi etici in modo
da essere riconosciuti come azienda
impegnata nel rispetto dell'integrità e
dell'eccellenza. Nessun dipendente deve
presumere o credere che gli interessi di
Regal richiedano azioni illegali o non
etiche. Non dobbiamo consapevolmente
favorire condotte illecite, registri contabili
imprecisi o la frode da parte di terzi,
indipendentemente da possibili costumi
locali o da possibili pressioni.
In rari casi, può accadere che una legge
locale sia in conflitto con una specifica
azione o politica prevista da questo
Codice. In questo caso, dovete attenervi
alla legge. Se una procedura locale o
la politica di un'altra azienda sono in
conflitto con il nostro Codice, dobbiamo
attenerci al nostro Codice. Se ritenete
che potrebbe esserci un conflitto, se siete
insicuri su come procedere o per domande,
consultate l'Ufficio Legale.
07
Il Codice e le nostre
responsabilità continua
LE NOSTRE RESPONSABILITÀ
Noi andiamo oltre gli standard minimi
richiesti dalla legge e ci comportiamo
secondo i più elevati livelli di comportamento
etico, evitando anche solo di dare
l'impressione di assumere un comportamento
non etico, illegale o improprio. Le seguenti
responsabilità valgono per tutti noi:
•Leggere, comprendere e attenersi al Codice;
I nostri responsabili, team leader e
supervisori, inoltre, hanno obblighi
specifici visto che devono fungere da guida
e dare l'esempio ai loro dipendenti. Se
sei un supervisore, un team leader o un
responsabile, ci aspettiamo che tu:
•Dedichi del tempo alla spiegazione del
Codice agli altri riguardo alle aree del
Codice che interessano il loro lavoro;
•Applicare i principi indicati in questo
Codice, controllare le politiche Regal e
assimilare i requisiti legali;
•Crei un ambiente in cui tutti si sentono
liberi di parlare, porre domande e
segnalare azioni senza timore di
possibili ritorsioni;
•Essere leali e onesti; usare buon senso
e accortezza;
•Sia diligente nel rilevare ed evitare azioni
che possono violare il Codice;
•Consultare i propri responsabili, l'Ufficio
Etica e Conformità, l'Ufficio Legale o altre
risorse messe a disposizione dall'azienda
per dubbi o domande sulle politiche e su
come procedere in modo etico. Quando
siamo incerti sul comportamento da
adottare, dobbiamo sfruttare le risorse
che abbiamo a disposizione;
•Agisca tempestivamente per accertarti che
tutte le segnalazioni di possibili violazioni
vengano inserite nel nostro sistema,
siano sottoposte a indagine se necessario
e affrontate adeguatamente nel caso
qualcuno si rivolga a te per un problema o
perché non è sicuro di come comportarsi;
•Riferire tempestivamente possibili cattive
condotte o potenziali violazioni delle
nostre politiche, della legge o del Codice;
•Collaborare alle indagini su questioni
etiche o di conformità; e
•Verificare periodicamente la nostra
conoscenza di questo Codice e accettare
l'imposizione di attenerci ad esso.
•Ricerchi opportunità per discutere e
sottoporre agli altri domande etiche
e situazioni difficili, incoraggiando un
dialogo aperto, onesto e di fiducia; e
•Quando viene ricevuta una segnalazione
anonima, non cercare di identificarne
l'autore e ricordati che le segnalazioni non
devono in alcun modo essere considerate
un atto di sfida verso l'autorità.
08
Segnalazioni
Normalmente, quando si teme un problema di conformità, la
cosa migliore è segnalarlo al proprio supervisore diretto, team
leader o responsabile, poiché con tutta probabilità egli è la
persona più adatta a risolverlo. Se non ci si sente a proprio
agio nel segnalare al proprio team o responsabile locale, sono
disponibili altri metodi per riferire possibili problemi.
Per chiedere supporto riguardo all'etica aziendale, per dubbi
sulla conformità o per segnalare violazioni reali, pianificate
o sospette di questo Codice o delle politiche aziendali,
rivolgetevi a:
•il vostro supervisore o responsabile diretto;
•al livello dirigenziale successivo al proprio supervisore,
team leader o responsabile;
•all'esperto o responsabile funzionale appropriato (ad
esempio, Risorse Umane o Finanza);
•all'Ufficio Legale;
•all'Ufficio Etica e Conformità;
•al numero di telefono "Integrity Line", sul portale Web, o
•al Comitato Verifiche del nostro Consiglio di
Amministrazione indirizzando la posta ordinaria alla nostra
sede degli Stati Uniti: 200 State St, Beloit WI 53511 USA.
ANONIMATO – Salvo nei casi espressamente vietati dalla
legge, come in alcuni paesi dell'Unione Europea, possiamo
segnalare problemi di conformità e richiedere indicazioni di
comportamento in modo anonimo. Abbiamo studiato il sistema
di segnalazione "Integrity Line" in modo da conformarci alle
leggi locali. Tenete presente che, se si segnala un problema in
modo anonimo, è molto importante fornire indicazioni sufficienti
da consentirci di procedere con un'indagine approfondita.
RISERVATEZZA – Se non invii la segnalazione in forma
anonima, la tua identità e le informazioni che hai fornito
verranno divulgate solo se necessario per risolvere il problema.
INDAGINI – Regal eseguirà indagini su ogni segnalazione
ricevuta. L'indagine produrrà dei riscontri e, se necessario,
a raccomandazioni di azioni correttive. Quando possibile,
informeremo chi ha segnalato su eventuali sviluppi, ma senza
divulgare azioni disciplinari sui singoli individui.
UFFICIO ETICA E CONFORMITÀ:
TEL.:
608.361.7416 (diretto)
800.833.7901 (numero verde U.S.A.)
608.364.8800 (sede Beloit)
FAX:
608.364.8817
E-MAIL:
[email protected]
POSTA
ORDINARIA: Ethics and Compliance Office
Regal Beloit Corporation
200 State St
Beloit WI 53511 USA
NUMERO "INTEGRITY LINE" - SEGNALAZIONE
COMPORTAMENTI NON ETICI:
Un fornitore di servizi esterno prende in
carico la vostra segnalazione. Comporre il
numero in base alle istruzioni specifiche per
un paese riportate sul retro dell'opuscolo del
Codice o ricercare il numero online reperibile
all'indirizzo http://media.corporate-ir.
net/media_files/IROL/11/116222/pdf/
IntegrityAlertLineNumbers.pdf. La telefonata
sarà gestita, nella vostra lingua locale, da una
società di terzi, oppure potrete restare in linea e
richiedere un interprete che vi aiuti a riferire il
problema o a chiedere indicazioni.
PORTALE WEB "INTEGRITY LINE" SEGNALAZIONE COMPORTAMENTI NON ETICI:
Questo sito Web esterno, gestito da un fornitore di
servizi di terzi, offre un modulo da completare e
da inviare nella lingua di appartenenza.
Nell'Unione Europea (eccetto Spagna e Portogallo):
www.regalbeloitEUintegrity.alertline.com
In Spagna e Portogallo:
www.regalbeloitSPintegrity.alertline.com
Resto del mondo:
www.regalbeloitintegrity.alertline.com
09
Nessuna ritorsione
Parlare è un atto di coraggio. Dobbiamo sentirci sicuri e protetti quando poniamo domande
o segnaliamo situazioni. Non si subiscono ritorsioni per segnalazioni fatte in buona fede o
per aver partecipato a un'indagine. Una segnalazione in buona fede è tale se si pensa che un
fatto sia vero e se non è guidata dall'unico intento di danneggiare od ostacolare altre persone.
La protezione contro le ritorsioni, inoltre, è estesa anche a coloro i quali sono coinvolti nelle
indagini per condotta inappropriata. Le persone che fanno ritorsioni verso altri, subiscono
azioni disciplinari che possono anche portare alla conclusione del rapporto di lavoro.
Violazioni
Il mancato rispetto di questo Codice o delle nostre politiche può portare ad azioni disciplinari,
anche alla conclusione del rapporto di lavoro e, in casi estremi, a sanzioni e reclusione. Ad
esempio, se violiamo le regole o se chiediamo ad altri qualcosa che viola le regole, stiamo
infrangendo il nostro Codice e siamo passibili di azioni disciplinari. È sbagliato non agire
quando sappiamo o abbiamo buoni motivi di sospettare che qualcosa non sia corretto: anche
questa azione può portare a conseguenze disciplinari per non aver rispettato il nostro Codice.
10
LEALTÀ
L'integrità è fondamento di tutti i nostri affari. La nostra reputazione
di azienda onesta, corretta e rispettosa è stata importante per il
nostro successo; tale successo può essere mantenuto se tutti noi
mettiamo al primo posto la nostra integrità personale.
Ogni volta e ovunque operiamo, ci impegniamo a lavorare con lealtà.
Questo significa comportarsi correttamente anche se nessuno ci sta
osservando. Lavoriamo correttamente non prendendo scorciatoie e
agendo sempre in maniera coerente al nostro Codice. Lealtà significa
essere corretti con i nostri clienti, fornitori, investitori e con chiunque
altro. Le sezioni che seguono descrivono le nostre linee guida su come
operare con lealtà e garantire così un futuro al nostro successo.
11
12
Proteggere le nostre risorse
Noi proteggiamo e preserviamo le nostre risorse tangibili e non tangibili. Le risorse aziendali
devono essere utilizzate solo per gli scopi aziendali e per favorire l'azienda. L'uso personale
accidentale può essere consentito se non consuma una quantità significativa di risorse e se non
interferisce con la capacità di eseguire il proprio lavoro.
Le nostre risorse comprendono beni tangibili come edifici, attrezzature, computer, forniture
per ufficio, materiali di produzione e altre proprietà fisiche. Le risorse includono anche beni
non tangibili, quali tecnologie, proprietà intellettuali, informazioni riservate, software,
strategie e piani commerciali, dati finanziari, piani di marketing e vendita, ecc. Tutti i sistemi
d'informazione e le risorse aziendali come telefoni cellulari, personal computer, e-mail, ecc. sono
di proprietà dell'azienda. I sistemi aziendali devono essere utilizzati con attenzione per garantire
comunicazioni professionali e adeguate. Questi sistemi devono essere utilizzati in conformità
alla nostra Politica sulle comunicazioni elettroniche. Le nostre risorse di comunicazione non
devono essere considerate private o personali e non devono essere sollevate questioni sulla
privacy a meno che le leggi locali diano indicazioni diverse in materia di privacy.
SIMULAZIONE
Sara, responsabile vendite, lavora in un ufficio
frenetico. Si reca alla stampante per prendere
alcuni report e nota che una sua collega, Jessica,
sta ritirando alcune centinaia di pagine. Sara
domanda a Jessica "Come sei carica, che cos'è
questa roba?" Jessica spiega che fa parte di un gruppo
teatrale e ha stampato 500 volantini per pubblicizzare
la loro prossima rappresentazione. È giusto?
RISULTATO
No, questo comportamento non è accettabile. Anche se l'uso
saltuario di computer, stampante e altre attrezzature a livello
personale è permesso se fatto con moderazione e con un lieve
costo aggiuntivo per l'azienda, non dobbiamo abusarne.
Utilizzando la stampante dell'azienda per stampare 500
volantini per una rappresentazione teatrale, Jessica ha
superato il ragionevole uso personale e non ha utilizzato
in modo responsabile i beni dell'azienda.
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Informazioni sull'azienda
Le informazioni sull'Azienda sono una risorsa molto preziosa. Esse includono tutte le informazioni,
in tutti i formati, che normalmente non sono rese pubbliche. Sono inoltre incluse le informazioni
sviluppate, acquistate o concesse in licenza dall'Azienda e le informazioni che l'Azienda riceve da
terze parti (compresi clienti e fornitori).
Noi dovremo mantenere la riservatezza delle informazioni affidate dall'Azienda, dai nostri clienti e dai
nostri venditori, salvo i casi in cui la diffusione è debitamente autorizzata o richiesta per legge. Le
informazioni riservate devono essere utilizzate e condivise solo se necessarie per lo svolgimento del
lavoro. Noi dobbiamo:
•Mantenere le informazioni protette e riservate e dobbiamo condividerle solo se necessario;
•Evitare di divulgare informazioni aziendali a terzi esterni all'Azienda salvo il caso in cui siano
legittimati a conoscerle e abbiano concordato, previo accordo di riservatezza o simile, di mantenere
la loro riservatezza;
•Usare le informazioni aziendali solo per lo scopo previsto e mai per motivi personali;
•Copiare responsabilmente i documenti contenenti informazioni aziendali ed eliminare i documenti
dall'area di lavoro solo quando necessario per l'esecuzione del lavoro; e
•Distruggere in modo adeguato le informazioni aziendali.
Tutti i registri aziendali (documenti, e-mail e altri materiali) contenenti informazioni aziendali sono di
proprietà dell'Azienda. L'Azienda si riserva il diritto di monitorare o accedere a tali registri in qualsiasi
momento e senza preavviso, ove sussista un motivo commerciale e sia consentito dalla Legge.
A volte può essere necessario rivelare informazioni aziendali a persone esterne a Regal per validi
motivi commerciali. Prima di divulgare o ricevere informazioni, dobbiamo stipulare un accordo che
descriva le modalità con cui le parti possono utilizzare e proteggere le informazioni. Regal ha moduli
standard per Contratti di riservatezza da utilizzare e far firmare a entrambe le parti prima che un
dipendente possa rivelare qualsiasi informazione non pubblica di Regal.
Noi non possiamo utilizzare informazioni riservate acquisite dai dipendenti in impieghi precedenti per
il nostro lavoro in Regal. Sia gli attuali dipendenti sia quelli in dimissione da Regal sono tenuti a non
rivelare le nostre informazioni riservate. I dipendenti devono adottare le opportune precauzioni per
evitare di divulgare informazioni aziendali in luoghi pubblici.
SIMULAZIONE
Bill, uno dei responsabili degli approvvigionamenti, ha collaborato
con un fornitore a un'offerta di filo di rame per avvolgimenti.
Ha inviato e ricevuto e-mail su prezzi e specifiche per un nuovo
contratto. Nella sua casella di posta arriva un'e-mail indirizzata a uno
dei concorrenti di Regal con un indirizzo e-mail simile a quello di Bill.
Leggendo alcune delle frasi si rende conto che nell'e-mail sono incluse
informazioni riservate del concorrente. Come deve comportarsi?
RISULTATO
Bill dovrebbe interrompere la lettura dell'e-mail e
contattare l'Ufficio Legale. Non possiamo utilizzare
a nostro vantaggio informazioni di un concorrente
inviateci accidentalmente.
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Libri e registri aziendali
Tutti i record e registri contabili, inclusi i documenti commerciali e finanziari e le informazioni e
i moduli relativi ai dipendenti, devono essere congrui, precisi e completi. Noi dobbiamo firmare
e autorizzare le transazioni in modo adeguato e coerente con la nostra Politica delle autorità.
Noi, per nessun motivo, creiamo intenzionalmente record falsi o fuorvianti.
Teniamo sempre libri e registri accurati assicurando che:
•Le transazioni siano debitamente autorizzate e registrate in modo corretto secondo standard
e politiche adeguate di contabilità;
•I nostri beni siano adeguatamente protetti;
•Le dichiarazioni finanziarie e gestionali siano affidabili, imparziali e precise e riflettano le
reali attività aziendali;
Ogni unità commerciale e ogni funzione deve conservare e applicare controlli tali da garantire
che le informazioni importanti siano registrate tempestivamente nei livelli adeguati di Regal.
SIMULAZIONE
Melissa è una nuova contabile del nostro ufficio e sta
prendendo confidenza con libri e registri. Mentre guardava
documenti e transazioni, nota alcune cose che le paiono errate.
Nota dei costi che potrebbero non essere stati correttamente
capitalizzati e che sono errati nel foglio di bilancio, la doppia
rendicontazione di alcune vendite con relative discrepanze
d'inventario e alcune spese occultate in libri segreti. Che cosa
dovrebbe fare Melissa?
RISULTATO
Registrando informazioni false e imprecise e occultando informazioni
per evadere le tasse o per un qualsiasi altro motivo, violiamo i nostri
elevati standard in materia di precisione nella conservazione e nella
trasparenza delle registrazioni. Mai esagerare costi o spese per
nascondere le attività. Questa può diventare una grave frode che
richiede l'adozione di azioni adeguate per garantire che i nostri
registri siano precisi e completi. Melissa deve presentare un
report all'Integrity Line e comunicare la sua scoperta al suo
diretto responsabile finanziario o a un revisore interno.
15
Libri e registri aziendali continua
Sia che si tratti di registrare ore di lavoro, note spese, contabilità generale o registri di
produzione o acquisto, ognuno di noi è personalmente responsabile di assicurare che i
documenti siano completi e accurati. Abbiamo diversi modi per fare ciò, tra i quali:
•Implementare controlli e procedure tali da migliorare precisione e affidabilità dei nostri
registri aziendali;
•Registrare le informazioni finanziarie e commerciali, transazioni e metriche in modo
tempestivo e accurato;
•Valutare regolarmente le debolezze di sistemi e processi; apportare o suggerire correzioni
ove necessario;
•Conoscere i controlli e le autorità interne applicabili al nostro lavoro;
•Cooperare con revisori e investigatori;
•Segnalare tempestivamente qualsiasi dubbio sulla registrazione di informazioni finanziarie
e commerciali al nostro responsabile, all'ispettore, al revisore interno, all'Integrity Line,
all'Ufficio Etica e Conformità o al Comitato Verifiche del Consiglio di Amministrazione.
SIMULAZIONE
Mentre rivedeva alcuni report settimanali su inventario e cifre
di vendita, George, un responsabile del magazzino, nota che un
ordine di motori è stato segnato come pagato e spedito, ma lui
sa che i motori sono ancora in Regal. Ne parla con il responsabile
vendite che ha elaborato l'ordine, il quale risponde "Sono quasi
certo che il cliente effettuerà l'ordine la prossima settimana, ma
devo assolutamente raggiungere i miei obiettivi di questo trimestre
e questa vendita mi sarebbe di grande aiuto. Sono certo che l'affare
andrà in porto, che cosa c'è di male se elaboro quest'ordine in anticipo?".
RISULTATO
Questo comportamento non è in linea con il nostro Codice o
con i nostri elevati standard riguardo alla tenuta corretta
delle registrazioni. George deve far capire al responsabile
delle vendite che questo comportamento non è accettabile
e avvisare il suo manager della situazione. Anche se il
cliente potrebbe alla fine fare l'ordine, per la registrazione
dobbiamo attendere la reale realizzazione.
16
Gestione di registri e
documenti
Dobbiamo conservare le registrazioni commerciali in modo organizzato. Conservando
correttamente le informazioni soddisfiamo i requisiti legali e possiamo tenere traccia di tutto il
nostro lavoro e gestire la nostra attività in modo efficiente.
Per chiarire quali registri tenere e per quanto tempo, abbiamo pubblicato la nostra Politica per
la Conservazione dei Registri con una Pianificazione allegata. È nostra responsabilità prendere
confidenza con politiche, procedure e documenti correlati e di fare riferimento ad essi per la
gestione delle registrazioni. Il termine "registrazioni" in genere si riferisce a tutte le prove ai
documenti delle attività in qualsiasi formato, cartaceo, elettronico o su altro supporto, eseguite
o compilate dall'azienda e dai suoi dipendenti. Alterare o distruggere senza permesso qualsiasi
registro costituisce una violazione della politica aziendale, ed è spesso illegale.
In caso di reali o potenziali controversie o altri procedimenti o indagini legali o governative,
l'Ufficio Legale dell'azienda fornirà specifiche indicazioni sulla conservazione delle
registrazioni. Spesso queste procedure legali richiedono un allungamento dei tempi di
conservazione e mantenimento delle registrazioni.
17
Diritti di proprietà intellettuale
L'innovazione e lo sviluppo di nuovi prodotti sono essenziali per il nostro successo a lungo
termine. Se pertinente al nostro lavoro, siamo tenuti a contribuire alla ricerca e allo sviluppo
di nuove tecnologie e nuovi prodotti. La nostra proprietà intellettuale comprende tutte le
innovazioni da noi create.
La proprietà intellettuale può includere brevetti, marchi, diritti d'autore, segreti commerciali
e altre informazioni proprietarie, quali scoperte e idee. La proprietà intellettuale è tra le
risorse Regal più preziose. Dobbiamo tutti conservare e proteggere i nostri diritti di proprietà
intellettuale. Per proteggere la nostra proprietà intellettuale, dobbiamo:
•Verificare il completamento dei contratti di non divulgazione e riservatezza adeguati;
•Con regolare frequenza, riesaminare accuratamente i nuovi prodotti, servizi, processi e
software aziendali per identificare possibili invenzioni e segreti commerciali;
•Apporre avvisi di proprietà intellettuale su prodotti, documentazione di prodotto
e pubblicità;
•Riferire tempestivamente sospette violazioni dei diritti di proprietà intellettuale; e
•Prima di sviluppare scoperte e idee con qualcuno esterno all'azienda, consultare l'Ufficio
legale e assicurarsi che sia in essere un contratto di sviluppo tecnologico.
Così come ci aspettiamo che gli altri rispettino la nostra
proprietà intellettuale, noi dobbiamo rispettare quella degli
altri. Non dobbiamo mai violare consapevolmente i diritti di
proprietà intellettuale di altri. I dipendenti devono prendere
le precauzioni necessarie per eseguire ricerche tempestive su
possibili conflitti di brevetti o marchi registrati. I dipendenti
non devono utilizzare software, musica, foto o altre immagini,
ecc. non autorizzate o su licenza Regal.
Le nuove idee e invenzioni possono rivoluzionare la nostra
azienda e il settore, per questo dobbiamo documentare e
proteggere adeguatamente queste informazioni. Abbiamo
definito una serie di strumenti di supporto alla proprietà
intellettuale durante la creazione di innovazioni. Accedere
a questi supporti quando si lavora su proprietà intellettuali
esistenti o nuove:
•Modulo Numero di brevetto;
•Richieste per ricerca di brevetto;
•Strumento Idea Capture;
•Programma Patent Awards.
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Insider Trading (sfruttamento di informazioni
riservate per la compravendita di titoli) e
Stock Tipping (divulgazione di informazioni
riservate a terzi per la compravendita di titoli)
Noi non possiamo acquistare o vendere azioni dell'azienda – o incoraggiare altri a farlo – basandoci
su materiale informativo interno. Il materiale informativo interno contiene informazioni non
disponibili al pubblico e potrebbe andare a influire sul prezzo delle nostre azioni o sulle decisioni
degli investitori riguardo la vendita, l'acquisto o la sospensione dell'azione. Le informazioni interne
possono comprendere risultati finanziari, stime di reddito, nuovi prodotti o servizi, acquisizioni
o altri sviluppi commerciali importanti. Inoltre non potremo cedere informazioni interne né
raccomandare o suggerire l'acquisto o la vendita di nostri titoli a terzi (comunemente denominato
tipping) sulla base di informazioni interne.
Abbiamo adottato una Politica che vieta l'Insider Trading che è valida per tutti. Ad ogni modo, è
più di una politica aziendale - è anche Legge. Le pene per l'insider trading sono severe e possono
comprendere il procedimento penale.
Le mansioni dei nostri direttori, funzionari e di alcuni dipendenti chiave li espongono a requisiti
aziendali aggiuntivi, specificati in una politica dedicata, relativi all'acquisto e alla vendita di
security. I direttori, funzionari e dipendenti interessati, devono conformarsi al Certificato per
direttori, funzionari e personale chiave in ambito operativo e finanziario.
SIMULAZIONE
È appena arrivato un grosso ordine da un nostro cliente e
Sandra, che lavora alla spedizione e al ricevimento merci,
ne sta parlando con il suo manager, il quale commenta
"Non l'hanno ancora annunciato, ma un mio buon amico
che lavora per l'azienda che ha fatto l'ordine, mi ha detto
che hanno appena fatto un'importante conquista che cambierà
le regole del gioco. Se avessi i soldi, comprerei più azioni
possibile di questa azienda". Sandra pensa che siccome non si
tratta di azioni di Regal, può tranquillamente acquistare alcune
azioni del cliente. È corretto il suo ragionamento?
RISULTATO
No. Il trading su qualsiasi informazione ottenuta, anche
se non riguarda Regal, viola il nostro Codice e può
essere illegale. Le violazioni possono sancire pene
pecuniarie e persino il carcere.
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Comunicazione con i media
e dichiarazioni pubbliche
Regal comunica con i mezzi d'informazione e con il pubblico per condividere informazioni sul
nostro operato. Siamo tenuti a comunicare in modo preciso, tempestivo e rispettoso circa tutti i
rapporti commerciali in cui siamo coinvolti.
Dobbiamo fare attenzione quando parliamo di informazioni finanziarie con investitori
potenziali, organi regolamentativi o mezzi d'informazione, poiché tali comunicazioni
possono influire sugli investimenti fatti nell'azienda. Solo alcune persone specifiche hanno
l'autorizzazione a divulgare informazioni finanziarie al pubblico seguendo rigide normative su
come e quando rendere pubbliche tali informazioni.
I mezzi d'informazione come quotidiani, giornalisti televisivi e siti Web vogliono sapere che
cosa sta facendo Regal. Potremmo essere contattati da addetti dei mezzi d'informazione in
modi diversi, per esempio tramite telefono, richieste d'incontro, messaggi di testo, e-mail,
piattaforme di social media o riunioni di associazioni di categoria. Non importa il modo in cui
siamo contattati, dobbiamo rispondere sempre alla stessa maniera. Se veniamo contattati da
addetti dei mezzi d'informazione ma non abbiamo l'autorizzazione preventiva a parlare con loro
o a commentare a nome dell'azienda, dobbiamo informare il vicepresidente dei Rapporti con gli
investitori, il Responsabile dell'Ufficio finanziario, il Consiglio generale o il vicepresidente di
Marketing e comunicazioni che gestiranno questo tipo di richieste. Solo questi portavoce hanno
il permesso di parlare ai media o agli investitori a nome dell'azienda.
SOCIAL MEDIA
La crescente popolarità dei social media come Facebook, Twitter e molti altri siti simili ci
consente di comunicare in modi nuovi ed eccitanti. Anche se i social media possono essere
divertenti, il loro uso implica responsabilità specifiche. Quando usiamo i social media,
dobbiamo tenere a mente i nostri valori di Lealtà, Grande energia e Prestazioni, oltre al
nostro Codice. Ad esempio, non possiamo divulgare segreti commerciali o informazioni
interne sui social media. Solo alcune persone selezionate e approvate possono pubblicare
sui social media a nome di Regal.
20
Evitare i conflitti d'interessi
I dipendenti devono comportarsi correttamente tra di loro, con i nostri clienti, fornitori,
partner commerciali e con l'azienda. Un conflitto d'interesse si verifica quando qualcuno ha una
relazione personale, finanziaria o d'altro tipo che potrebbe interferire con il suo impegno verso la
correttezza, o quando qualcuno sfrutta la sua posizione in Regal per ottenere guadagni personali
a scapito dell'azienda.
Nessuna decisione o azione, intrapresa sia sul lavoro che esternamente, dovrà entrare in conflitto
con le nostre responsabilità verso Regal. L'uso improprio delle risorse o dell'influenza della
nostra posizione nell'Azienda è proibito. Dobbiamo evitare anche solo la parvenza di un conflitto
d'interessi poiché potrebbe avere effetti negativi. Dobbiamo sempre tenere conto di come
appariranno le nostre decisioni o azioni agli altri, sia dentro che fuori l'Azienda.
Tutti i conflitti reali o potenziali devono essere comunicati tempestivamente in forma scritta al
proprio responsabile e all'Ufficio Etica e Conformità ([email protected]) per la valutazione,
incluse quelle circostanze in cui si è in dubbio sull'esistenza di un reale o potenziale conflitto.
I conflitti reali o potenziali possono includere,
ma non si limitano a:
•Un interesse di proprietà finanziaria o
azionaria in un'altra azienda che è fornitore,
cliente o concorrente;
•Donare o accettare regali o qualsiasi cosa di
valore da altri con cui Regal fa o vorrebbe
fare affari (eccetto quanto previsto dalle
nostre politiche su regali, intrattenimento
e pasti);
•Quando un membro del proprio nucleo
familiare o famiglia stretta lavora per o è un
fornitore o cliente;
•Uso personale dei beni o delle attrezzature
di Regal oltre i limiti o l'uso personale
consentito;
•Una relazione sentimentale con un altro
dipendente con cui si ha un rapporto di
dipendenza diretto o indiretto;
•Affari esterni o altro interesse che ruba una
considerevole parte di tempo o attenzione
dal nostro lavoro in Regal;
•Accettare un incarico di direttore o
funzionario in una qualsiasi azienda od
organizzazione (anche se non-profit) senza
l'approvazione del proprio manager e
dell'Ufficio Etica e Conformità.
SIMULAZIONE
I figli di Patrick sono quasi pronti per andare al college ed egli sta
cercando di guadagnare un po' di più per sostenere le loro spese. Lavora
come saldatore e svolge egregiamente il suo lavoro in Regal. Sta cercando
di ottenere un altro lavoro da un'azienda che fornisce componenti a Regal.
L'azienda ha un posto di lavoro disponibile per lui dove potrebbe lavorare i
fine settimana al termine delle sue mansioni in Regal. Dovrebbe accettare il
lavoro offertogli dall'azienda fornitrice di Regal?
RISULTATO
È possibile. Sono molti i fattori che possono influire sulla situazione. In
base alle circostanze, potrebbe sussistere o meno il rischio di un conflitto
d'interessi. Patrick dovrebbe consultarsi con il suo supervisore e con
l'Ufficio Risorse Umane ed Etica e Conformità prima di accettare il
lavoro per verificare la presenza di un possibile conflitto d'interessi.
21
Dare e ricevere regali
e ospitalità
Noi produciamo e commercializziamo i nostri prodotti e servizi in base alla loro qualità,
efficienza, affidabilità e uniformità. Affidandoci a tali caratteristiche per ottenere e conservare
la nostra posizione, non abbiamo bisogno di ricercare tattiche illegali o non etiche per
raggiungere i nostri obiettivi.
Lo scopo di regali, intrattenimento e pasti nel nostro lavoro è creare rapporti lavorativi solidi
e cordiali. Non dovremmo mai offrire, promettere o accettare nulla di valore per un vantaggio
finanziario scorretto o di altro tipo. Qualcosa di valore può essere tangibile, ad esempio
biglietti per un evento sportivo o cene, oppure immateriale, come posti di lavoro per amici e
familiari o la condivisione di informazioni. Il nostro Codice non esiste per limitare il normale
scambio commerciale. Il nostro Codice ci aiuta a capire che cosa è corretto e definisce le
situazioni in cui dobbiamo chiedere aiuto prima di agire.
Tutte le nostre transazioni devono essere esenti anche solo da una parvenza di scambio
di vantaggi impropri per ottenere un guadagno commerciale. Questo vale anche per altre
figure che agiscono a nome di Regal, come i rappresentanti, gli agenti, i fornitori e i partner
commerciali. Non possiamo chiedere a qualcun altro di fare qualcosa che sappiamo essere
contro il nostro Codice o la Legge. In termini generali, tutti i regali, l'intrattenimento e i pasti
devono essere saltuari, ragionevoli per il mercato e mai di lusso, oltre ad essere inerenti a uno
scopo commerciale. Le linee guida che seguono si applicano alla maggior parte di situazioni
private e non governative. Esistono regole specifiche nel caso di dipendenti pubblici o
governativi. Offrire o donare regali, intrattenimento o pasti a dipendenti pubblici o governativi
può essere proibito dalla Legge e dalle normative. Sapere che cosa è concesso e cosa è vietato
riguardo regalie e ospitalità come intrattenimento e pasti può non essere chiaro e richiedere
ulteriori ricerche, per questo vi chiediamo di consultarvi in caso di indecisione sul da farsi.
22
Regali
I regali vengono donati per creare un legame con altre persone con cui
lavoriamo e sono un modo per promuovere un'azienda o il suo marchio.
I regali devono avere un valore nominale di mercato, devono essere
consentiti dalla legge (e dalle politiche aziendali del destinatario), non
devono essere richiesti dal destinatario, devono essere appropriati e
devono essere saltuari. Per esempio, negli Stati Uniti, non offriamo o
accettiamo regali con valore di mercato pari o superiore a 100 dollari
senza previa autorizzazione; dare o ricevere oggetti promozionali di
valore nominale (normalmente inferiore a 25 dollari) è sempre consentito.
In altre regioni e mercati, abbiamo un valore minimo accettabile
inferiore; siate coscienti del mercato in cui operate e verificate sempre
possibili requisiti locali. I regali in denaro o equivalenti a denaro (come
omaggi, voucher) non sono mai appropriati. Le donazioni adeguate a
organizzazioni di beneficenza approvate da funzionari aziendali sono
consentite se non eseguite per ricambiare l'interessamento per una
transazione commerciale o per ottenere un vantaggio improprio.
SIMULAZIONE
A una fiera annuale di elettronica, energia e automotive
degli Stati Uniti, Bethany, un tecnico Regal, visita lo stand
di un fornitore. Conosce così nuovi prodotti e prende qualche
brochure. Il rappresentante allo stand del fornitore le offre
anche una tazza, un calendario e alcune penne. Lei sa che Regal
ha standard elevati in merito all'accettazione di regali: sarà
consentito accettare questi omaggi?
RISULTATO
Sì, è consentito. Accettare saltuariamente oggetti
promozionali (non equivalenti a denaro) è una normale
pratica commerciale, così come offrire omaggi
promozionali di valore nominale è normalmente un
modo corretto per promuovere il marchio e l'azienda.
Intrattenimento
Accettare da e offrire intrattenimento ai nostri clienti e partner commerciali può essere un modo per favorire le trattative commerciali
e promuovere una buona collaborazione di lavoro. Dobbiamo però essere certi che tutti gli intrattenimenti a cui partecipiamo
siano adeguati e ragionevoli, non di lusso. Come per i regali, vogliamo evitare di far intendere che l'intrattenimento sia un modo
per incoraggiare o ottenere un qualsiasi tipo di ritorno o risultato commerciale favorevole o che risulti in una qualsiasi forma di
corruzione ad opera di Regal. Può risultare difficile decidere che cosa è accettabile e cosa non lo è. Gli intrattenimenti accettabili:
•Hanno un valore ragionevole;
•Non sono lussuosi;
•Sono saltuari;
•Sono legali;
•Sono consentiti dal codice di condotta del destinatario;
•Sono destinati e accessibili a entrambi i sessi.
In genere, si considera intrattenimento qualcosa a cui partecipano sia il dipendente Regal sia il partner commerciale esterno. Per
esempio, fare una partita di golf con un potenziale cliente è considerato intrattenimento, mentre ricevere o offrire un voucher per
una gara di golf è considerato un regalo. Inoltre, se non sareste a vostro agio a partecipare con vostra moglie o con un parente per il
tipo di ambiente, sicuramente non sarebbe appropriato neanche per fare affari. Prima di offrire un intrattenimento (o qualsiasi altra
cortesia commerciale), è nostra responsabilità chiedere se l'azienda in cui opera il nostro ospite pone dei limiti alla sua capacità di
accettare l'intrattenimento (o il regalo).
23
Pasti
Noi possiamo condividere pasti e rinfreschi ragionevoli con i nostri clienti e partner
commerciali nel normale rapporto di lavoro. La condivisione di pasti con qualcuno con
cui facciamo affari può essere un buon modo per creare o migliorare una relazione
commerciale e discutere di affari. Tuttavia, dobbiamo fare attenzione a condividere
pasti con persone solo se sono:
•Ragionevoli e connessi a una riunione commerciale (rinfreschi leggeri come tè,
caffè, frutta, pasticcini sono ottimi esempi);
•Coerenti alla regione o al tipo di mercato in cui sono offerti e alle politiche
commerciali del destinatario;
•Saltuari; e
•Mai stravaganti o di lusso.
In tutte queste situazioni – regali, pasti, intrattenimento – può risultare difficile
definire una somma di denaro come “nominale,” “lussuosa” o “stravagante”, poiché il
costo di tali cortesie può variare nelle regioni del mondo. Se non siamo certi che una
cosa sia permessa o inappropriata o illegale, chiediamo prima di agire. Per richiedere
la riservatezza, inviate un'e-mail a [email protected].
SIMULAZIONE
Si è appena chiuso un grosso progetto e Dean,
il project manager, desidera portare fuori a cena
il team del cliente e di Regal. Ha prenotato un
tavolo nel migliore ristorante della città. Durante
la cena, vengono ordinate costose bottiglie di vino
e di champagne oltre a svariate portate di cibo,
aperitivi e dolci. Il conto ammonta a diverse centinaia
di dollari a persona. Dean paga con la carta di credito
aziendale. È un comportamento corretto?
RISULTATO
No, Dean ha offerto quello che qualsiasi persona ragionevole
considererebbe una cena sofisticata e di lusso. Noi possiamo offrire pasti
e intrattenimenti ragionevoli ai nostri clienti e partner commerciali in
modo da favorire le relazioni commerciali e creare un buon rapporto
di lavoro, ma Dean ha esagerato. Avrebbe dovuto valutare meglio
l'utilizzo delle risorse aziendali. E anche se Dean avesse pagato
la cena di tasca sua (con i suoi soldi), sarebbe stato comunque
inappropriato. Indipendentemente da chi paga, valgono le stesse
regole per regali, intrattenimento e pasti.
Regali, Intrattenimento e Pasti
con rappresentanti del governo
In tutto il mondo esistono regole molto severe che controllano l'offerta di regali,
intrattenimento e pasti a dipendenti governativi. Azioni che possono essere legali
e pratica comune in un determinato ambiente commerciale, possono essere illegali
se offerte a una persona pubblica, un dipendente governativo o altro "funzionario di
governo". Noi ci atteniamo rigidamente alle leggi in vigore nei paesi in cui operiamo.
Salvo per quanto approvato in precedenza dall'Ufficio Etica e Conformità, ci è proibito
offrire qualsiasi cosa di valore (anche rinfreschi leggeri o omaggi promozionali di poco
valore) a dipendenti, rappresentanti, funzionari pubblici o governativi - o ai membri
della loro famiglia.
24
GRANDE
ENERGIA
Noi promuoviamo una forte etica professionale con team di
grande energia che favoriscono una cultura di integrazione e
rispetto per tutti. I team di grande energia hanno un'identità
di gruppo e si impegnano reciprocamente, festeggiando i nostri
successi e condividendo le sfide.
Molti sono i fattori che rendono possibile un posto di lavoro di
Grande energia, come la capacità di sognare e di raggiungere gli
obiettivi. Altri attributi che facilitano un ambiente di lavoro di Grande
energia sono il rispetto, l'integrazione e l'accettazione degli altri. Noi
ci affidiamo gli uni agli altri per essere produttivi e offrire i più alti
valori ai nostri clienti. Un ambiente di lavoro in cui tutti si sentono
rispettati e protetti è fondamentale per il nostro modo di operare.
25
26
Pratiche di impiego equo
Noi apprezziamo e rispettiamo la nostra diversità. Lavoriamo giorno dopo giorno per creare un'atmosfera dove
ognuno di noi si senta apprezzato come individuo e sia trattato con dignità e rispetto.
I dipendenti hanno uguali opportunità in tutte le nostre sedi nel mondo. Noi assumiamo e promuoviamo
persone qualificate senza discriminazioni. Non è consentito trattare un individuo, in modo più o meno
favorevole, rispetto alla sua razza, colore, religione, sesso, identità sessuale, orientamento sessuale,
stato civile, età, nazione di origine, disabilità, stato militare o di veterano. Questo vale per tutti gli aspetti
dell'impiego, inclusi reclutamento, assunzione, formazione e sviluppo, compenso, trasferimento, promozione,
provvedimenti disciplinari o licenziamento.
Noi ci impegniamo a rispettare le leggi in vigore sul lavoro e l'impiego in tutti i paesi in cui facciamo affari,
incluse quelle relative alla libertà di associazione, privacy, contrattazione collettiva, immigrazione, condizioni
di lavoro eque, discriminazione e molestie sul lavoro. Noi trattiamo tutti con rispetto, ossia in modo corretto,
professionale e con onestà.
Ci impegniamo a mantenere un ambiente di lavoro esente da molestie fisiche, psicologiche, verbali e non
verbali, incluse le molestie sessuali. Provvederemo a indagare tempestivamente e in modo imparziale le
lamentele di molestie e discriminazioni.
La molestia è un comportamento rivolto a razza, genere, colore, religione, nazionalità di origine, età,
orientamento sessuale, stato civile, status di veterano di guerra, disabilità o altre caratteristiche di un
individuo che crea un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o offensivo o che interferisce ingiustificatamente
con il rendimento professionale di un dipendente. Tutte le forme di molestia sono severamente proibite, incluse
le molestie al nostro personale da parte di qualsiasi cliente, fornitore, visitatore.
Per maggiori informazioni su questo argomento e su come contribuire al nostro valore di Grande energia,
consultare la nostra Politica sul rispetto e la dignità.
SIMULAZIONE
L'azienda sta cercando un nuovo addetto macchina e si sono
presentate diverse persone qualificate. Durante i colloqui, viene
intervistato Sean, un giovane ventenne. Egli fa una buona impressione
a quasi tutto il team, dimostrando di essere in possesso delle capacità
richieste e di essere un gran lavoratore. Tuttavia, un membro del
team afferma, "Sean è troppo giovane per saper fare bene queste cose.
Non vogliamo assumere un giovane che sicuramente farà errori dettati
dall'inesperienza. Dobbiamo assumere qualcuno più vecchio che conosca
realmente come avviene il lavoro". È giusto?
RISULTATO
No, questo non è in linea con il nostro Codice, i nostri valori e il nostro
atteggiamento verso la diversità e l'integrazione. Pur se dobbiamo tenere
in considerazioni fattori quali l'esperienza lavorativa, l'attitudine e le
capacità necessarie alle mansioni richieste, non discriminiamo in base
all'età o altri fattori. Il fatto che Sean venga discriminato per la sua
età è sbagliato e non deve avvenire in Regal. Dobbiamo assumere la
persona più idonea alla mansione senza discriminare.
27
Luogo di lavoro sicuro
LUOGO DI LAVORO PRIVO DI SOSTANZE
Il nostro lavoro è svolto al meglio se la mente è lucida e il corpo non è alterato da droga o alcol. Non
tolleriamo l'uso di droghe o alcol tale da danneggiare la sicurezza e la buona condotta dei nostri affari.
In conformità alle politiche locali, scoraggiamo l'uso di prodotti del tabacco all'interno degli edifici
o nei veicoli aziendali. Non consentiamo il possesso o l'uso di alcol o droghe illegali durante l'orario
di lavoro, incluse le pause pranzo e gli intervalli. Il possesso, l'uso, l'acquisto, il trasferimento o la
vendita di droga o di sostanze controllate senza autorizzazione medica valida e documentata comporta
un'immediata azione disciplinare. Può essere consentito l'uso di alcol durante speciali eventi (come
una festa per le vacanze) previa approvazione di un funzionario aziendale.
SIMULAZIONE
Tornando al lavoro dopo un pranzo fuori, Jake nota
che il suo manager puzza di alcol. Il manager di Jake
si comporta in modo strano e biascica le parole. Jake ne
parla con il suo manager, ma questi afferma di stare bene
e che spesso beve un paio di birre prima di tornare al lavoro
per "allentare la pressione". Che cosa dovrebbe fare Jake?
RISULTATO
Jake deve agire in modo che il suo manager non faccia del male a
sé e agli altri. Il suo manager sta creando un ambiente di lavoro
non sicuro perché sotto l'effetto di alcol sul posto di lavoro.
Jake dovrebbe informare qualcuno della dirigenza e delle
Risorse Umane sulla situazione, in modo che vengano presi
provvedimenti immediati.
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Luogo di lavoro sicuro continua
LUOGO DI
LAVORO ESENTE
DA VIOLENZA
Il nostro luogo di lavoro è esente da violenza,
intimidazione e bullismo. Violenza può significare
fare del male fisico a un'altra persona, spingere o
molestare ma anche senza contatto fisico, urlando
o minacciando. Le persone che compiono atti
di violenza, inclusi i fornitori, vanno contro i
nostri valori, il nostro Codice e il nostro modo
di fare affari.
Vietiamo il possesso di armi nei locali
dell'Azienda, incluso all'interno di veicoli personali
(salvo espressamente consentito dalla Legge).
Le armi comprendono fucili, coltelli, esplosivi e
qualsiasi altro oggetto potenzialmente pericoloso.
29
Luogo di lavoro sicuro continua
AMBIENTE, SALUTE, SICUREZZA
E SOSTENIBILITÀ
I nostri ambienti di lavoro sono sani e sicuri. Noi teniamo traccia dei miglioramenti apportati
agli edifici nel nostro Riesame di conformità e cittadinanza (Compliance Citizenship Review
CCR). Ci impegniamo a conformarci a tutti i requisiti legali ambientali in vigore e a condurre
le nostre attività riducendo al minimo l'impatto sull'ambiente. Questo vale per tutte le nostre
attività, non limitandosi alla sola gestione dei rifiuti e delle emissioni, ma abbracciando
tutto quello che facciamo. Ciò comprende l'utilizzo efficiente delle risorse, il riciclo e il
funzionamento delle sedi in conformità con tutte le leggi e le nostre politiche.
La sicurezza deve sempre essere una priorità essenziale. Seguire le procedure corrette in caso
di incendio o di emergenza. Dobbiamo sapere come utilizzare i nostri strumenti e attrezzature
in modo corretto e sicuro. Nessuna scadenza o vendita è così importante da mettere a rischio
le persone o da compromettere la sicurezza. Se notate qualcosa che può rappresentare un
pericolo potenziale, parlate. Tutti hanno l'autorità di interrompere il lavoro per rimediare a
un problema di sicurezza. Assimilare e seguire le politiche Regal su Responsabilità sociale e
Sostenibilità ambientale.
SIMULAZIONE
Si avvicina la fine della giornata ed è necessario completare un
ordine per rispettare la scadenza del cliente. Nadine è addetta
alla lavorazione a macchina e ha lavorato sodo tutto il giorno
per rispettare la scadenza. Nota che uno dei suoi colleghi ha
disabilitato la protezione su un trapano con un po' di filo e nastro.
Chiede al suo collega cosa succede e questi risponde "Ascolta,
conosco questa macchina come le mie tasche e questa protezione di
sicurezza mi rallenta troppo. Dobbiamo finire quest'ordine e in questo
modo sono molto più veloce". Che cosa dovrebbe fare Nadine?
RISULTATO
Il collega di Nadine deve ripristinare la protezione di sicurezza prima di
proseguire il lavoro. Nulla (nemmeno una scadenza o il guadagno) è così
importante da mettere a rischio la sicurezza di qualcuno. A volte, possiamo
essere distratti dalla necessità di rispettare i nostri obiettivi, ma sacrificare
la sicurezza e aumentare la probabilità d'incidenti non è mai il modo corretto
di fare le cose. Se il collega non ripristina la protezione di sicurezza,
Nadine deve avvertire immediatamente il suo manager o qualcuno in
EHSS e interrompere il lavoro fino a risoluzione del problema.
30
Rapporti con i fornitori
I nostri fornitori sono vitali per i nostri affari e noi ci affidiamo a loro perché ci forniscano
prodotti e servizi di qualità. Collaboriamo con i fornitori basandoci sul valore e la qualità
dei prodotti oltre al loro impegno nell'eseguire correttamente il lavoro. Per avere successo,
dobbiamo affidarci a fornitori che condividono i nostri valori di Grande energia e transazioni
commerciali etiche. Le nostre aspettative sulla qualità dei fornitori e sulle transazioni etiche
sono descritte nel nostro Manuale sulla garanzia di qualità dei fornitori e altri documenti sul
nostro sito Web.
Noi collaboriamo con fornitori che rispettano i diritti umani. Tutti i nostri fornitori devono
mantenere ambienti di lavoro sani e sicuri in cui i loro dipendenti siano rispettati e trattati
con dignità. Noi inoltre richiediamo che i nostri fornitori si conformino alla nostra Politica
sui minerali insanguinati e sulle leggi in materia di sostanze chimiche e pericolose.
A volte può essere necessario verificare che i fornitori rispettino le nostre aspettative. A
tale proposito, i fornitori devono fornire documenti come certificazioni, politiche e manuali;
questi controlli possono anche prevedere visite in sede, ispezioni e verifiche. La conformità
a elevati standard etici e la sicurezza della catena di approvvigionamento sono obbligatorie
per fare affari con Regal. Possiamo richiedere ai fornitori di apportare miglioramenti o, se
necessario, di concludere una collaborazione se il fornitore non conduce gli affari secondo le
nostre aspettative.
La nostra collaborazione con i fornitori si basa sulla fiducia. Noi forniamo ai nostri fornitori
informazioni riservate e sensibili (e viceversa) e ci aspettiamo che questi le proteggano
nello stesso modo in cui noi proteggiamo le loro.
31
Privacy dei dati personali
Noi dobbiamo rispettare i singoli e le loro informazioni personali. Noi ci impegniamo a
mantenere un ambiente di lavoro dove i dati personali sono protetti.
Durante i nostri affari, raccogliamo e conserviamo informazioni personali come nomi,
informazioni di contatto e numeri identificativi dei nostri dipendenti, fornitori e clienti.
Coloro che ci divulgano tali informazioni possono farlo con la sicurezza che provvederemo a
mantenere e utilizzare tali informazioni in modo responsabile per scopi commerciali legittimi e
in conformità con le leggi applicabili sulla privacy. I nostri dipendenti e rappresentanti devono
impegnarsi a gestire tali informazioni personali solo per lo scopo previsto e "per conoscenza".
Molti paesi hanno leggi per la raccolta e l'uso di informazioni personali. Tali normative possono
governare la gestione delle informazioni fornite dai clienti e anche le informazioni personali
dei dipendenti e dei rappresentanti aziendali di Regal. Raccogliamo, utilizziamo e divulghiamo
le informazioni personali con la sicurezza adeguata e in modo coerente con le leggi dei paesi
in cui facciamo affari. Devono essere adottate misure di sicurezza per garantire il controllo
adeguato dei dati come il trasferimento sicuro delle informazioni personali.
Informare il proprio supervisore, team leader o responsabile, l'Ufficio Risorse Umane, il servizio
Integrity Line o l'Ufficio Legale aziendale se si viene a conoscenza o si sospetta che si sia
verificata una divulgazione o un uso improprio di informazioni personali.
SIMULAZIONE
Tobias, che lavora alle Risorse umane di Regal in
Wisconsin (U.S.A.), sta lavorando a un progetto con altro
personale Regal di Europa, Cina e Messico. Sta per andare
in vacanza e necessita di alcune informazioni mentre non è in
ufficio. Ha un file con nomi, indirizzi, numeri ID e conti bancari
dei dipendenti Regal che fanno parte del progetto. Invia il file
al suo account e-mail personale (non dell'azienda) in modo da
poter accedere a tali informazioni. Era la cosa giusta da fare?
RISULTATO
Non era la cosa giusta da fare. Quando inviamo informazioni a indirizzi
e-mail esterni alla rete e-mail di Regal, aumentiamo le probabilità
che esse possano essere rubate da altri. Questo è particolarmente
rischioso quando i dati condivisi riguardano informazioni personali
private. Tobias avrebbe dovuto informare il suo manager e l'ufficio
IT sulla sua azione in modo che venissero prese le precauzioni
necessarie per massimizzare la sicurezza dei dati.
32
RENDIMENTO
I nostri azionisti contano su di noi per operare, soddisfare
gli impegni e migliorare continuamente. I nostri obiettivi
sull'Eccellenza operativa garantiscono l'allineamento degli obiettivi
aziendali a quelli dei team per raggiungere prestazioni eccezionali.
Il modo in cui produciamo è altrettanto importante dei prodotti stessi.
I nostri azionisti, investitori, clienti e comunità si aspettano che noi
rispettiamo i nostri obblighi in modo etico e responsabile. Siamo in
continuo rinnovamento e cerchiamo sempre nuovi modi per soddisfare
le richieste di un mondo in evoluzione. Regal è composta da persone
esigenti ed etiche: tutto ciò si riflette nelle nostre prestazioni. Alla fine
della giornata, veniamo ricordati per come ci comportiamo.
33
34
Sicurezza e qualità dei prodotti
Il nostro scopo commerciale è "Trasformiamo la potenza in movimento per un mondo più
efficiente". Questo ci è possibile offrendo prestazioni eccellenti ai nostri clienti attraverso
innovazione, qualità, consegna, reattività e costo. I nostri prodotti devono essere di altissima
qualità e sicuri per ottenere questo scopo. Noi tutti siamo responsabili dell'utilizzo delle risorse
Regal per migliorare l'affidabilità e la sicurezza dei nostri prodotti.
Siamo consapevoli delle differenze tra operare in efficienza e applicare scorciatoie per completare
un lavoro. Adottiamo un controllo di qualità e standard di produzione severi per essere certi che
tutti i nostri prodotti rispettino i requisiti legali, normativi e della clientela. Creando prodotti
eccellenti in modo etico e sicuro ci assicuriamo un successo a lungo termine. Per informazioni sulla
creazione di prodotti di qualità, consultate la nostra Home page intranet sulla qualità.
Noi creiamo prodotti che funzionano e che sono sicuri per l'uso a cui sono destinati. I prodotti
sono soggetti a numerose normative e test per garantire che ciò che vendiamo rispetti tutti gli
standard di sicurezza dei prodotti Se veniamo a conoscenza di problematiche di sicurezza dei
nostri prodotti, dobbiamo approfondire e risolvere tali problemi.
Quando inventiamo un nuovo prodotto, siamo tenuti a seguire il nostro Processo per lo sviluppo di
nuovi prodotti. Questo processo è strutturato per garantire che i nostri prodotti siano progettati
e prodotti per rispettare o superare gli standard normativi e di qualità in materia di salute e
sicurezza. Per sapere chi contattare per domande sulla qualità sulla sicurezza dei prodotti o per
problemi, consultare la Pagina intranet Tecnologia.
35
Concorrenza leale
Ci impegniamo ad acquisire i clienti grazie alla qualità e al valore totale dei nostri prodotti e servizi.
Non abbiamo successo creando svantaggi sleali nei confronti dei nostri concorrenti. È essenziale che
tutti noi evitiamo anche la benché minima irregolarità nella competizione sul mercato.
Le leggi sulla concorrenza (in alcuni paesi chiamate leggi antitrust) favoriscono la leale e onesta
competizione e proteggono fornitori e clienti da pratiche che ne limitano la concorrenza. La
violazione di queste leggi può provocare possibili danni e pene pecuniarie all'azienda e sanzioni
maggiori e il carcere per le persone coinvolte.
Le leggi sull'antitrust sono complesse, possono applicarsi globalmente e funzionare diversamente
a seconda delle circostanze. Noi ci conformiamo a tutte le leggi sulla concorrenza applicabili. È
fondamentale consultare l'Ufficio legale prima di discussioni o accordi con un concorrente, prima di
incaricare o terminare i rapporti con partner (inclusi i distributori) o prima di cambiare i processi o
le pratiche dei prezzi.
Non stipuliamo contratti o accordi, formali o informali, con concorrenti, fornitori o altri per limitare
o ridurre intenzionalmente la concorrenza. Noi decidiamo indipendentemente i prezzi e i termini di
vendita per i nostri prodotti e servizi. Non "fissiamo il prezzo" ed evitiamo accordi sui prezzi - scritti
o verbali, formali o informali - con la concorrenza.
Non fissare il prezzo significa che i nostri prezzi sono decisi in maniera indipendente. Un accordo sui
prezzi con un concorrente è severamente proibito. Tale divieto include, ma non solo, accordi volti a
ridurre i prezzi, incrementare i prezzi, fissare prezzi minimi o massimi o stabilire una formula per il
calcolo dei prezzi.
Noi non assegnamo territori di vendita, linee di prodotto o clienti con la concorrenza e non
stipuliamo accordi per tali attività. Questi tipi di accordi sono severamente proibiti.
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Concorrenza leale continua
Le comunicazioni con i concorrenti devono avvenire solo in situazioni limitate e dietro
approvazione preventiva. Incontriamo un rappresentante della concorrenza (esternamente alle
riunioni delle associazioni professionali) solo dopo aver prima consultato l'Ufficio legale. Anche
se a volte dobbiamo incontrare fornitori o clienti che sono anche concorrenti, dobbiamo sempre
riferire le situazioni in cui si incontra un fornitore o cliente che è anche un concorrente quando
la discussione esula dallo scopo del rapporto con il fornitore o cliente. Se un concorrente
tenta di avviare una comunicazione su argomenti anti-concorrenza, siamo tenuti a rifiutare
immediatamente la prosecuzione del discorso e a riferire al concorrente che la politica
aziendale vieta questo tipo di discussione. Se questi argomenti vengono toccati durante una
riunione o un'altra comunicazione e la discussione non viene interrotta subito, dobbiamo
abbandonare la riunione. Poi, riferire immediatamente l'avvenuto all'Ufficio legale.
La partecipazione o l'appartenenza ad associazioni di scambio e professionali spesso implica
che i concorrenti abbiano contatti e comunichino tra loro. Se si partecipa ad associazioni di
scambio o professionali, prestare estrema attenzione alla nostra politica antitrust ed evitare
discussioni su argomenti di competitività.
Raccogliere informazioni sui nostri concorrenti e su prodotti e servizi della concorrenza è una
procedura di routine e necessaria negli affari. La raccolta di queste informazioni tuttavia non
deve avvenire con mezzi impropri come il furto o l'inganno.
SIMULAZIONE
Durante una conferenza a Hong Kong, Francis che
vende drive a frequenza variabile, incontra clienti,
partner commerciali ed esperti del settore. Francis viene
avvicinata da un responsabile vendite di uno dei concorrenti
di Regal. In prima battuta, il discorso verte sulla conferenza
e sul tempo. Poi, il responsabile vendite afferma "Detto tra
noi, stiamo perdendo tempo e soldi in Brasile. Ti dico una cosa,
se Regal vuole dominare il mercato in Brasile, ci sta bene, ma
deve stare alla larga dall'India. Così entrambe faremo più soldi,
pensaci su". Poi se ne va. Come dovrebbe comportarsi Francis?
RISULTATO
Francis deve riferire la conversazione all'Ufficio Legale. Nonostante
possa sembrare un commento estemporaneo, è necessario registrare
l'avvenuta conversazione per proteggere Regal. Il responsabile
vendite della concorrenza stava cercando di indurre un'attività
anti-competitiva che potrebbe danneggiare i nostri clienti e
mettere a rischio il successo a lungo termine di Regal.
37
Lavorare con i governi
Noi facciamo affari con diverse società pubbliche e private, inclusi governi nazionali,
statali, provinciali e municipali ed enti governativi (talvolta definiti imprese pubbliche).
Lavoriamo abitualmente con enti e funzionari regolatori governativi in relazione con i
nostri affari non governativi.
In caso di contrattazioni con governi potrebbero vigere regole particolari che disciplinano
la contabilità analitica, la determinazione dei prezzi, la dichiarazione, la conformità con le
specifiche dei clienti. È essenziale che noi esaminiamo e comprendiamo appieno i requisiti
governativi in vigore, in particolare quelli del governo statunitense e delle sue agenzie,
prima di inviare proposte o accettare contratti. Stipuleremo accordi solo se vincolati da
requisiti che possiamo soddisfare appieno. Qualsiasi proposta per la vendita di merci
o servizi a un governo o ente governativo, unità militare, ramo del governo, inclusa una
vendita a un cliente o appaltatore non governativo per la successiva vendita a un'agenzia
governativa, richiede la previa revisione e approvazione dell'Ufficio Legale. Tutte le
comunicazioni con funzionari del governo devono essere veritiere, precise e complete.
Ci impegniamo a rispettare le regole di governo per la concorrenza leale. Noi osserveremo
le restrizioni che si applicano ai dipendenti del governo, quali le restrizioni relative a
regali e offerta di impiego a ex funzionari governativi.
Qualsiasi attività che coinvolge un funzionario governativo e modifiche a leggi e normative
che si riflettono sull'Azienda (come il lobbismo) richiede la previa autorizzazione
dell'Ufficio Legale. Tale attività può richiedere la registrazione o dichiarazione anticipata
ai sensi del lobbismo o di altre leggi.
38
Programma anticorruzione
Nessun guadagno a breve termine merita di danneggiare il nostro successo o la nostra reputazione. Noi siamo
contrari a qualsiasi forma di corruzione e non la tolleriamo nei nostri affari o dai nostri partner commerciali. Le
leggi anticorruzione vigono in tutto il mondo. Tali leggi, incluse ad esempio la Legge statunitense sulle pratiche
anticorruzione per il mercato estero (FCPA) e la Legge britannica anticorruzione, vietano alle aziende di cedere
alcunché di valore per ottenere, mantenere o influenzare una decisione o un'azione.
Noi non ci facciamo coinvolgere in attività di corruzione per ottenere o conservare vantaggi commerciali impropri.
Un atto di corruzione può essere qualsiasi cosa di valore (inclusi favori e altri elementi non tangibili) inteso a
influenzare scorrettamente una decisione commerciale. Noi non consentiamo ad altri di corrompere in nostra vece.
Dobbiamo controllare attentamente le azioni dei nostri partner e agenti commerciali, perché le azioni di persone
che agiscono per contro di Regal possono influire direttamente su Regal. In caso di condotta impropria, alcune
leggi non fanno alcuna distinzione tra i dipendenti Regal e i partner commerciali che agiscono per conto nostro.
Potrebbero verificarsi situazioni in cui un funzionario governativo richiede una piccola somma di denaro per
semplificare o accelerare o completare un'attività di routine, ad esempio l'assegnazione di una linea telefonica
o l'emissione di un pagamento. Noi non esaudiamo o paghiamo tali richieste che vengono talvolta chiamate
"bustarelle". Possono esistere circostanze limitate ed estreme in cui eseguiamo un pagamento che diversamente
non faremmo. Se siamo di fronte a una situazione che mette a repentaglio la vita o a danni seri per noi o le
proprietà, allora il pagamento potrebbe essere necessario; tuttavia, se vi trovate in tali situazioni, contattate
l'Ufficio Legale prima possibile.
Un altro elemento chiave in materia di corruzione sono i regali e gli intrattenimenti forniti a ufficiali governativi e la
corretta registrazione delle transazioni. Per informazioni aggiuntive su definizioni, processi e politiche, consultate i
documenti online del nostro Programma anticorruzione e la sezione "Dare e ricevere regali e ospitalità" del Codice.
Se qualcosa non vi sembra corretto, non fatelo. Se avete domande, rivolgetevi al vostro manager o a qualcuno dell'Ufficio
Legale prima di agire. Comprendete i vostri obblighi come dipendenti Regal ai sensi del Programma anticorruzione.
SIMULAZIONE
Stiamo predisponendo un nuovo ufficio in Sudamerica e Eugene
è incaricato di ottenere i permessi necessari e l'approvazione
dal governo locale. Sta lavorando con il contatto governativo
incaricato delle utenze, il quale commenta "Sono contento che
vogliate predisporre degli uffici, ma dovete sapere come funzionano
le cose qui. Un regalo di ringraziamento per il mio tempo e i miei
sforzi è molto apprezzato se volete ottenere questi permessi. Se
non ottengo questo apprezzamento, potrebbe volerci molto tempo
per ottenere quello che chiedete o addirittura potreste non ottenerlo
per nulla. Eugene è combattuto tra completare l'ufficio in tempo e fare
regalie improprie. Si tratta di corruzione?
RISULTATO
Sì, si tratta di corruzione ed Eugene non dovrebbe pagare. Anche se
il contatto governativo lo chiama semplicemente un "regalo", si tratta
comunque di corruzione. Eugene dovrebbe riferire quanto accaduto al suo
responsabile e all'Ufficio Legale. Noi non commettiamo atti di corruzione.
Troveremo un'altra via, legale, per ottenere il permesso. Eugene ha il completo
appoggio di tutti in Regal per eseguire le sue mansioni correttamente.
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Attività e contributi politici
Adempieremo a tutte le leggi nazionali, statali e locali che regolano la nostra partecipazione
ad affari politici, incluse le limitazioni sui contributi a partiti politici, organizzazioni politiche
e singoli candidati. Chiunque si metta in contatto per conto dell'Azienda con partiti politici,
organizzazioni politiche, candidati o funzionari governativi deve rispettare appieno tutte le leggi
e le regole in vigore.
Incoraggiamo i nostri dirigenti, funzionari e dipendenti a partecipare alle elezioni e a prendere
parte al processo politico. La partecipazione al processo politico è una decisione individuale e
del tutto volontaria. Tuttavia, contribuire ad attività politiche può a volte essere un modo per
veicolare la corruzione a membri del governo. Dobbiamo fare attenzione a evitare anche la mera
parvenza di corruzione quando siamo coinvolti in attività politiche.
Coloro che scelgono di partecipare al processo politico, investendo tempo o risorse, non possono
farlo in veste di rappresentanti di Regal. Non dobbiamo usare il tempo, le risorse o gli edifici
dell'azienda per portare avanti attività politiche o raccolte fondi senza preventiva approvazione.
Queste restrizioni valgono per le attività politiche e i pagamenti in tutti i paesi, salvo ove le
leggi in vigore consentano tali attività. Tuttavia, anche se consentito dalla Legge, il leader
aziendale e l'Ufficio Legale devono autorizzare preventivamente qualsiasi attività politica o
pagamento da effettuarsi per conto dell'Azienda.
SIMULAZIONE
Mike lavora come capoufficio in Regal e recentemente
si è unito alla campagna di un politico locale in corsa
per le elezioni. Deve fare alcune telefonate e studiare dei
volantini per la campagna, ma non trova il tempo per farlo.
Per risparmiare tempo, sfrutta un paio di ore durante il suo
turno in Regal per fare le telefonate e usare il suo computer per
disegnare il volantino. Questo comportamento è corretto?
RISULTATO
No, non lo è. I sistemi, le risorse, le attrezzature, il tempo e i fondi
di Regal non devono essere utilizzati a scopo personale o politico
senza approvazione.
40
Controlli sul commercio
internazionale
In qualità di società leader globale con operazioni in tutto il
mondo, dobbiamo essere consapevoli e attenerci alle leggi quando
facciamo affari oltre i confini nazionali. Tutti i paesi prevedono
requisiti legali che regolano il passaggio di merci oltre i propri
confini. Le esportazioni implicano la movimentazione fuori da un
paese di prodotti, servizi o informazioni. Le importazioni implicano
la movimentazione all'interno di un paese di prodotti, servizi
o informazioni. In base al tipo di transazioni, possiamo essere
responsabili dell'importazione, dell'esportazione o di entrambe.
I dipendenti coinvolti in attività di esportazione o importazione
devono:
•Ottenere un'autorizzazione adeguata come prescritto;
•Stabilire l'idoneità dei destinatari dei prodotti esportati
dall'Azienda;
•Emettere e consegnare la documentazione necessaria in modo
puntuale, fedele, accurato, completo; e
•Tenere registri in conformità con i requisiti in vigore.
Il commercio internazionale implica la movimentazione di prodotti fisici, come motori, generatori
e componenti, e di informazioni, come software e know-how tecnico. Le leggi vigenti in molti
paesi vietano o limitano l'esportazione di alcune merci, tecnologie, software, informazioni e
altro. Un'esportazione può avvenire mediante spedizioni, trasporto degli oggetti oltre un confine,
trasmissione elettronica (e-mail, accesso sul web, telefono ecc.) o conversazioni faccia a faccia.
Le leggi degli Stati Uniti vietano alle aziende statunitensi di fare affari con cittadini, aziende
e rappresentanti di determinati paesi. Tale divieto si applica anche alle persone e alle aziende
contenute in diversi elenchi di parti soggette a limitazioni. Le leggi inoltre vietano alle aziende
statunitensi di cooperare con boicottaggi di altri paesi e impongono alle aziende statunitensi di
riferire le richieste di supporto a boicottaggi. Per essere certi di fare affari con entità affidabili con le
quali esportare e vendere legalmente, dobbiamo raccogliere informazioni sufficienti.
È importante conoscere i nostri clienti quando facciamo affari in territorio nazionale e all'estero.
I nostri clienti devono fornire risposte chiare sulle loro attività, proprietari, sedi e destinazione
d'uso dei prodotti prima di essere coinvolti nel processo di esportazione. Dobbiamo accertarci
che i nostri clienti non siano coinvolti in atti di terrorismo, produzione di armi illegali o presenti
in elenchi per attività pericolose e illegali. Come leader globali, dobbiamo assicurarci che i nostri
prodotti non finiscano nelle mani sbagliate. Questo è possibile conoscendo la nostra catena di
approvvigionamento e i nostri clienti.
Se non si sa come comportarsi in attività internazionali, chiedere aiuto al Team per la Conformità
del Commercio Globale ([email protected]) e consultare i nostri Manuali
sull'importazione e l'esportazione. Tutte le nostre entità e attività, indipendentemente dalla località,
sono responsabili di conformarsi a tali regole, alle nostre politiche e procedure.
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Riciclaggio di denaro e
prevenzione della corruzione
Il riciclaggio di denaro è un tentativo da parte di individui o organizzazioni di nascondere, o far apparire legittimi,
i profitti dei loro reati, quali terrorismo, traffico di sostanze stupefacenti, corruzione e frode. Possono tentare di
nascondere i fondi ottenuti illecitamente utilizzandoli per acquistare prodotti come quelli venduti da Regal.
Ci impegniamo a rispettare le leggi antiriciclaggio in tutto il mondo. Interrompere il riciclaggio di denaro è
un passaggio chiave per combattere attività criminali pericolose. È essenziale adottare misure ragionevoli per
individuare ed evitare relazioni con potenziali clienti che mettono a rischio l'Azienda per riciclaggio. Faremo
affari solo con clienti implicati in attività commerciali legittime e che utilizzano fondi ottenuti in modo e da
fonti legittime.
Prima di coinvolgere rappresentanti, distributori, agenti di terzi o altri partner commerciali che potrebbero
rappresentare Regal, dobbiamo svolgere la due diligence adeguata e seguire la Procedura di coinvolgimento o
ri-coinvolgimento di partner commerciali.
Alcuni tipi di attività commerciali dovrebbero suscitare in dipendenti e rappresentanti il dubbio se Regal viene
utilizzata per riciclare denaro o per altre attività illegali. Di seguito alcuni esempi:
•Tentativi o richieste da parte di un cliente
o potenziale cliente di pagare in contanti, o
utilizzando assegni o travellers cheque;
•Tentativi o richieste da parte di un cliente o
potenziale cliente di pagare tramite terzi;
•Tentativi di impostare l'attività in modo da evadere
la registrazione contabile e i requisiti di report,
come diverse transazioni in contanti inferiori
all'importo che obbliga alla segnalazione alle
autorità o due serie di libri contabili con omissione
intenzionale di informazioni in uno di essi;
•Richiesta da parte di un fornitore di eseguire un
pagamento a una terza parte;
•Transazioni inspiegabilmente complicate;
•Ordini o acquisti da parte di un cliente non
collegati alla sua normale attività;
•Cliente o suo rappresentante che fornisce
informazioni d'identità false o che si mostra restio
a fornire informazioni complete sul cliente; e
•Transazioni che implicano luoghi associati
al terrorismo, al traffico di stupefacenti o al
riciclaggio di denaro;
•Commissioni, bonus, piani per gli imprevisti,
commissioni di successo e altre disposizioni di
pagamento che superano il tasso abituale.
SIMULAZIONE
Un nuovo cliente ha appena annullato un ordine. Janice, un responsabile
contabilità in Regal, sta elaborando il rimborso. Il cliente ha richiesto che il
rimborso avvenga con un assegno emesso direttamente dal CEO dell'Azienda (John
Smith) e non intestato alla stessa azienda (società ABC) che ha pagato inizialmente
per l'ordine. Janice trova strana questa situazione. Come deve comportarsi?
RISULTATO
Janice ha ragione a pensare che qualcosa non vada. Questo può essere
uno dei molti modi di riciclaggio dei soldi da parte di persone e
aziende corrotte. Deve informare il suo responsabile e l'Ufficio Legale
prima di emettere il rimborso.
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"INTEGRITY LINE" - SEGNALAZIONE
COMPORTAMENTI NON ETICI
Nell' Unione Europea: www.regalbeloitEUintegrity.alertline.com
In Spagna e Portogallo: www.regalbeloitSPintegrity.alertline.com
Resto del mondo: www.regalbeloitintegrity.alertline.com
Internazionale: [email protected]
NUMERI "INTEGRITY LINE" - SEGNALAZIONE COMPORTAMENTI NON ETICI
Paese
Numero del Codice di
accesso
Australia
Belgio
800-100-10
"Integrity line" segnalazione
comportamenti
non etici
Paese
Numero del Codice di
accesso
"Integrity line" segnalazione
comportamenti
non etici
1-800-658-121
Filippine
Bayan/Digitel/Globe/
Philcom/Smart: 105-11
Digitel/Globe/Philcom/
Smart in Tagalo: 105-12
PLDT: 1010-5511-00
PLDT in Tagalog:
1010-5511-10
877-918-2054
Romania
0808-03-4288
877-918-2054
Russia
8^10-800-110-1011
Mosca
363-2400
Fuori Mosca
8^495-363-2400
San Pietroburgo
363-2400
Fuori da San
Pietroburgo
8^812-363-2400
877-918-2054
877-918-2054
Brasile
0800-892-1871
Canada
877-918-2059
Cina
Colombia
Regione settentrionale,
Beijing e aree vicine
108-888
Regione meridionale,
Shanghai e aree vicine
108-11
877-918-2054
01 800 911 0010
877-918-2054
Francia
0800-91-5638
Germania
0-800-2255-288
877-918-2054
Guatemala
999-91-90
877-918-2054
Singapore
000-911
800-110-1953
India
877-918-2054
Slovacchia
0-800-000-101
877-918-2054
Israele
180-931-7121
Sud Africa
Italia
800-787935
Spagna
00531-11-0174
Thailandia
Malesia
1-800-81-6362
Messico
001-877-615-4830
Emirati Arabi
Uniti
Giappone
Paesi Bassi
Nuova Zelanda
0034-800-600040
0066-33-830399
0800-022-9111
Antille olandesi
(Incluso: Bonaire,
Curacao, Saba, St.
Eustatius e St. Maarten)
001-800-872-2881
877-918-2054
000-911
877-918-2054
0800-999-756
900-99-00-11
877-918-2054
001-800-11-0026663
8000-021
Militare
8000-051 o 8000-061
877-918-2054
Regno Unito
0808-234-0978
Stati Uniti
877-918-2059
Venezuela
877-918-2054
I codici di accesso elencati per ogni paese possono variare, controllare questo sito Web per verificare il codice di accesso http://www.business.att.com/bt/access.jsp
Se il proprio paese non compare nell'elenco, consultare il sito Web di governance societaria. www.regalbeloit.com/rbcgovernance.htm
www.regalbeloit.com
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