time management
Ma avremo
mai tempo
pinomangione
per gestire
il nostro
TEMPO???
1
definizione
pinomangione
Il tempo è quella qualità della natura
che impedisce agli eventi di accadere
tutti contemporaneamente
Ultimamente non sembra funzionare …
2
Schematizziamo
II
Il
nostro
IIITEMPO
IV
URGENTE
NON URGENTE
IMPORTANTE
I
NON URGENTE
NON IMPORTANTE
NON IMPORTANTE
pinomangione
IMPORTANTE
URGENTE
3
Primo quadrante
pinomangione
IMPORTANTE
URGENTE
•
•
•
•
•
•
•
•
Problemi pressanti
Computer che non funziona
Scadenze pagamenti
Vendere
Consegnare
Problemi legali
Manca la carta igienica
Telefonata della moglie o marito …
II
• In una parola CRISI !!!
III
IV
4
Terzo Quadrante
NON IMPORTANTE
pinomangione
I
•
•
•
•
•
•
Interruzioni
Alcune telefonate ricevute
Fax con la dicitura urgentissimo
E-mail
Fare il lavoro degli altri …
ATTIVITÀ URGENTI CHE NON
FARANNO MAI LA DIFFERENZA
PER LA SOCIETÀ
II
IV
5
URGENTE
pinomangione
Quadrante pinomangione
In verità non è che non ho tempo ….
Lo impegno nelle cose che più mi piacciono …
Ultimamente mi piace far NIENTE (pinomangione).
6
Quarto Quadrante
III
II
• Mondoffice / Internet
• Alcune telefonate fatte
• Pulire la tastiera con cura
maniacale
• Fare lavoro con programmi che
non si conoscono
• Attività piacevoli …
• Riunioni inutili..
Normalmente ci si dedica al quadrante IV quando molto
stanchi perché si sono fatte tutte attività del quadrante III…
NON URGENTE
NON IMPORTANTE
pinomangione
I
7
Secondo Quadrante
pinomangione
I
III
•
•
•
•
•
•
•
•
IMPORTANTE
NON URGENTE
Formazione
Pianificazione
Prevenzione
Consolidamento relazioni importanti
Organizzazione
Verifica
Progetti a termine
CURA DI SE STESSI E DELLA
FAMIGLIA
IV
8
CRISI
II
CRISI
Il nostro
TEMPO
III
URGENTE
IV
NON URGENTE
IMPORTANTE
I
NON URGENTE
NON IMPORTANTE
NON IMPORTANTE
pinomangione
IMPORTANTE
URGENTE
9
Il bel Quadrante
II
Il nostro
TEMPO
III
URGENTE
IV
NON URGENTE
IMPORTANTE
I
NON URGENTE
NON IMPORTANTE
NON IMPORTANTE
pinomangione
IMPORTANTE
URGENTE
10
pinomangione
Legge del management
Se un manager in uno stato di crisi, continua solamente
far fronte ai problemi, la necessità di “far fronte”
continuerà ad aumentare nel futuro,
fino a che l’intero Team non annega!
11
pinomangione
Come si lavora
Lavorando sulle
Cose
“importanti”
ma non
“urgenti”
Un manager
efficace
comprime
le crisi del futuro
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Come operare nel quadrante II
1. Lista dei cicli aperti
pinomangione
2. Identificare gli obiettivi strategici
che si vorranno eseguire nelle
prossime settimane
3. Fissare delle date irrevocabili in
agenda per quando ci si dovrà
occupare di tali obiettivi.
13
Cicli aperti
pinomangione
=
• Ogni Finestra (ciclo) APERTO rallenta
l’attività delle altre cose in corso e crea
CONFUSIONE
14
pinomangione
Cicli aperti
questa costante, improduttiva
preoccupazione per le cose da fare
é il più grande consumatore di
tempo e energia.
(Kerry Gleeson)
15
Cicli aperti
Spesso, la ragione per cui pensiamo
ripetutamente a una cosa è che vorremmo che
fosse diversa da come attualmente è, …
pinomangione
ma:
• Non abbiamo definito con precisione ciò
che vogliamo ottenere;
• Non abbiamo deciso quale sarà il prossimo
passo concreto in proposito;
• Non abbiamo inserito un promemoria
riguardo l’obiettivo e ai passi da fare in un
sistema affidabile.
16
Cicli aperti - cose da fare
pinomangione
progetti
“cose”
cestino
Che cos’é
prima o poi
forse
È fattibile ora?
si
(fermarsi,
controllare
per decidere i
passi successivi)
richiede meno
di due minuti?
FARE
(scadenziario, agenda)
archivio
specifiche dei
progetti
si
no
(attività consultabile
quando necessario)
no
delegare
in lista per data precisa
17
Cicli aperti
pinomangione
pensare più volte a una cosa in cui
non si fa alcun progresso è una
perdita di tempo e di energia,
e finisce solo con l’alimentare l’ansia
legata alla sensazione che non state
facendo quello che dovreste fare
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Esempio cicli aperti
1. Portare documentazione in banca
2. Ordinare il mio posto di lavoro
3. Rispondere a quella lettera
4. Comprare il regalo per il mio amore
5. Rileggere la procedura (progetto) dell’attività in corso
pinomangione
6. Sistemare il problema del mio collega
7. Comprare i pannolini…
• Si devono aggiungere attività all’elenco solo
quando è completato o restano poche voci
• Ricordarsi di ricordare che è necessario ricordare
di guardare periodicamente l’elenco
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(appuntamento ricorrente)
Cicli aperti
pinomangione
di solito la quantità di tempo
per cui qualcosa resta in mente
é inversamente proporzionale a
quanto è stato già fatto
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La nostra agenda
Fissare i colloqui di lavoro
con collega in orari che
non interrompono il
normale svolgimento
delle attività
Verificare i cicli
aperti almeno
una volta a
settimana di
prima mattina
Programmare le attività
strategiche in modo
da lasciare spazio agli
imprevisti
pinomangione
Programmare
riunioni di settore
periodiche
Appuntamenti con esterni nelle
ore finali del lavoro e magari
di seguito… così si è
costretti a mollare il primo
che fa perdere tempo per
passare al prossimo
Prepararsi per le
Riunioni Generali
21
Attività
pinomangione
Raramente le cose si bloccano
Per mancanza di tempo.
Lo fanno perché non sono state definite.
Gestire le attività è la sfida principale
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Un esempio …
• Se non metti prima le pietre non ce le
metterai mai più !!!
pinomangione
• QUALI SONO LE PIETRE ???
• I tuoi figli, i tuoi cari, la tua crescita culturale
e personale, i sogni del tuo cuore, una
giusta causa
• Insegnare o investire nelle vite degli altri,
fare altre cose che ami, avere tempo per te
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stesso, la salute, ecc.
In Una sola Parola …
AVERE
Metti tutto quello che ti succede nelle tue mani,
immaginariamente, e fa il gesto di custodirlo nel
tuo cuore, come si custodisce un gioiello in uno
scrigno.
RISPETTO
DI NOI
pinomangione
STESSI
Memorizzalo dentro di te,
e dì “Grazie”, di cuore.
24
Concludendo
Trova il tempo di RIFLETTERE,
é la fonte della forza.
Trova il tempo di GIOCARE,
é il segreto della giovinezza.
pinomangione
Trova il tempo di LEGGERE,
é la base del sapere.
Trova il tempo di ESSERE GENTILE,
é la strada della felicità.
Trova il tempo di SOGNARE,
25
Concludendo
Il TEMPO
Non ci da TEMPO.
DOMINIAMOLO
pinomangione
e saremo
S E R E N I
( pinomangione)
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