Unità Progettazione e rendicontazione
progetti di ricerca
Briefing iniziale nuovi progetti FP7
Area Ricerca - Unità progettazione e
rendicontazione progetti di ricerca
La gestione della documentazione del
progetto
Per una corretta gestione e rendicontazione del progetto
di ricerca e per evitare errori nell’esposizione dei
costi che possono comportare anche, nei casi più
gravi, la restituzione all’UE di parte del finanziamento
occorre dall’inizio del progetto:
- Instaurare un costante rapporto di collaborazione con
Segreteria di Dipartimento e Area Ricerca
- Condividere le informazioni inerenti al progetto
La gestione della documentazione del
progetto
1) Predisporre presso il Dipartimento un raccoglitore
cartaceo dedicato al progetto in cui inserire:
Informazioni contrattuali UE:
-
Contratto con la Commissione UE firmato
(grant agreement) e modifiche
(amendments)
-
Form A firmato (in caso di partecipante)
-
Allegato tecnico (Annex I) e eventuali
modifiche
-
Consortium Agreement firmato
La gestione della documentazione del
progetto
Informazioni finanziarie:
-
Copia di eventuali richieste al
coordinatore/Commissione UE per
trasferimenti di budget da una
categoria all’altra o tra partecipanti
-
Copia dei Financial Statements
presentati (FORM C)
-
Copia della corrispondenza relativa
all’accettazione da parte della
Commissione UE dei costi dichiarati
La gestione della documentazione del
progetto
Informazioni finanziarie:
-
Copia dei certificati di Audit necessari
per il progetto (contributo
EU≥375.000€)
-
Copia della documentazione relativa
alla selezione della società
certificatrice (richiesta del servizio,
preventivi, accettazione del servizio)
-
Copia del Report periodico del
progetto (scientifico/finanziario)
La gestione della documentazione del
progetto
Costi del personale:
-
Copia dei curricula dei
ricercatori/personale tecnico
rendicontato sul progetto, firmati
dagli stessi
-
Copia di tutti i contratti temporanei
dei ricercatori o personale tecnico
che lavorano sul progetto
-
Per i borsisti o assegnisti anche la
copia del bando e la lettera di
assegnazione
La gestione della documentazione del
progetto
Costi del personale:
-
Copia dei time sheets di tutte le
persone rendicontate sul progetto
firmati dalle stesse e controfirmati
dal responsabile scientifico
-
Copia dei compensi/ricevute
/fatture/cedolini per le persone
rendicontate sul progetto per la
durata dell’impegno sul progetto e
documentazione comprovante il
pagamento
La gestione della documentazione del
progetto
Acquisti di beni o servizi:
- Copia degli ordini ai fornitori
- Copia dei documenti di trasporto
- Verbali di collaudo
- Fatture e documenti di pagamento
Subcontratti:
- Evidenza della procedura di selezione del
subcontraente
- Copia delle fatture
- Evidenza dei risultati ottenuti dal subcontractor
La gestione della documentazione del
progetto
Missioni:
- Meetings periodici: copia delle agende dei meetings/minute
- Partecipazione a seminari/convegni: copia del programma
dell’evento e dei papers presentati
- Eventuali autorizzazioni della Commissione UE per viaggi extra
UE se non previsti nell’allegato tecnico
- Carte d’imbarco e tutta la documentazione giustificativa
Sul modulo di missione VM devono essere sempre
menzionati il nome del progetto, la motivazione (es meeting
annuale, riunione scientifica progetto, etc) e possibilmente il
wp di riferimento
La gestione della documentazione del
progetto
File elettronico del progetto:
Raccogliere anche in un file
elettronico dedicato al progetto tutta
la documentazione disponibile in
formato elettronico
Progetti collaborativi – Il Grant Agreement
Article 3 – Duration and start date of the project
Questo articolo indica la durata complessiva del progetto
(es 36 mesi) e la sua data di inizio (es. 01/01/2010).
N.B.: solo i costi generati durante la vita del progetto
sono eleggibili. La data di inizio del progetto determina
il periodo di eleggibilità dei costi.
Eccezione per i costi relativi alla preparazione dei reports
finali, certificati di audits finali: possono essere
sostenuti entro 60 giorni dalla conclusione del progetto
Progetti collaborativi – Il Grant Agreement
Article 4 – Reporting periods and language of reports
Indica i periodi di rendicontazione del progetto:
P1: from month 1 to month 18
P2: from month 19 to the last month of the project
Da tenere sotto controllo per sapere quando è il
momento di rendicontare
I pagamenti
a) Pre-finanziamento
pari al 160% del contributo EU medio per periodo per
progetti con più di due periodi di rendicontazione.
Versato al coordinatore entro 45 gg dall’entrata in vigore
del contratto UE
Dal pre-finanziamento è dedotto il 5% del contributo EU è
destinato al Fondo di Garanzia
Il 10% del contributo EU è versato con l’ultimo pagamento
I pagamenti
b) Pagamenti intermedi
Al termine di ciascun periodo di rendicontazione sulla
base dei costi accettati dalla Commissione UE
c) Pagamento finale
Alla conclusione del progetto per l’ultimo periodo di
rendicontazione + restituzione del 5% sul Fondo di
Garanzia + eventuali aggiustamenti.
Certificato stati finanziari (form D)
Certificato obbligatorio per i beneficiari il cui
contributo EU, per ciascuna richiesta di pagamento
(intermedia o finale), è ≥ € 375.000.
Dopo la certificazione dei costi il conteggio riparte da 0
per le successive richieste di contributi EU sino al
raggiungimento della soglia dei € 375.000.
Per i progetti che hanno durata ≤ 2 anni e che
raggiungono la soglia di € 375.000 è prevista
l’emissione di un solo certificato al termine del
progetto
Certificato stati finanziari (form D)
Progetto durata superiore a 2 anni:
1A rendicontazione
Contributo EU richiesto: € 175.000 - NO CFS
2A rendicontazione
Contributo EU richiesto: € 200.000 (€ 200.000 + € 175.000= €
375.000) – SI’ CFS
3A rendicontazione
Contributo EU richiesto: € 250.000 - NO CFS
ARITMO:
SAFROS:
SPACIOS:
contributo EU totale € 54.720 – NO CFS
contributo EU totale € 647.800 – SI’ CFS
contributo EU totale € 469.820 – SI’ CFS
Progetti collaborativi – FORM C
Entro 60 gg dal termine del periodo di rendicontazione ogni
partecipante invia al coordinatore un report periodico
comprensivo di:
-
Report tecnico
Report sull’utilizzo delle risorse
FORM C (modulo finanziario) per la rendicontazione dei costi
Il report è compilato e trasmesso al coordinatore in formato elettronico
e per posta in originale. La compilazione elettronica avviene
tramite il portale EU FORCE previa registrazione ad ECAS (European
Commission Authentication Service):
https://webgate.ec.europa.eu/cas/login?service=http%3A%2F%2Ffp6.cc.cec.eu.int%3A15
001%2FFormC%2Fecas%2FforceAccessList.action&acceptStrength=STRONG
Documenti EU - rendicontazione
Documenti guida EU per la rendicontazione dei progetti
collaborativi FP7:
- “Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect
Actions” (version 02/04/2009)
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf
- “Guidance Notes on Project Reporting” (version
10/11/2008)
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project_reporting_en.pdf
Le % di finanziamento UE
• Attività di RTD
Contributo EU 75% dei costi
• Attività di DIMOSTRAZIONE
Contributo EU 50% dei costi
• Attività di MNGT, TRAINING, OTHER
Contributo UE 100% costi
Progetti collaborativi – Costi indiretti
Special transitional flat rate (60%)
Per il calcolo dei costi indiretti dei progetti collaborativi,
l’Università di Verona partecipa al 7PQ con la modalità
dello “Special transitional flat rate”. La percentuale
del 60%, ammessa dalla Commissione Europea, é
calcolata sui costi diretti (al netto di subcontratti).
(rif. nota rettorale del 7 giugno 2007, prot. n. 25898 sul sito web d’Ateneo)
Progetti collaborativi – Costi indiretti
 Special transitional flat rate (60%)
Trattandosi di un flat rate, l’importo ricevuto dalla
Commissione UE non deve essere rendicontato e può
essere utilizzato come “salvadanaio” per il progetto
Progetti collaborativi – Tempo produttivo
annuale
1) Nota del MUR del 03/04/2007 “Partecipazione a
progetti di ricerca comunitari: modalità di calcolo del
costo orario personale docente” (pubblicata sul sito
d’Ateneo)
1512 ore annue (210 giorni) tempo produttivo annuo
(personale docente e personale T.A. strutturato a tempo pieno)
Progetti collaborativi – Tempo produttivo
annuale
8 luglio 2009 – trasmissione alla Commissione Europea
(DG Research), da parte del MIUR, della nota del 3 aprile
2007 allo scopo di avvalorare le indicazioni univoche
date dal Ministero alle Università italiane e rafforzarne
la posizione in caso di ispezioni finanziarie (audits) della
Commissione Europea
Guide Finanziarie UE (ed. 02/04/09):
“if the beneficiary uses the standard productive hours,
it can not claim more hours than the standard
productive hours, even if actual time spent exceeds
them”.
Rendicontazione COSTI DEL PERSONALE
CALCOLO DEL COSTO ORARIO:
Se il tempo produttivo annuo registrato nel time sheet è < a 1512 il costo
lordo annuo si divide per 1512
Se il tempo produttivo annuo registrato nel time sheet è > a 1512 il costo
lordo annuo si divide per il tempo produttivo registrato (es 1520).
Allo scopo di prevenire eventuali richieste di rimborsi da
parte della Commissione UE sui costi del personale si
raccomanda di non superare il tetto massimo di 1512 ore
nell’esposizione del tempo produttivo annuo nei time
sheets
Rendicontazione COSTI DEL PERSONALE
• Tempo produttivo annuo per la ricerca= 1512 ore – ore didattica
(rif. Allegato 1 circolare 03/07/2009)
• Costo orario* ai fini della rendicontazione= costo annuale lordo
(comprensivo di oneri previdenziali e fiscali)/1512
*costi del personale per la rendicontazione da richiedere con un certo anticipo alla
Direzione Personale d’Ateneo tramite la Segreteria di Dipartimento
N.B. : PER CIASCUNA PERSONA RENDICONTATA SUL PROGETTO OCCORRE
TENERE TRACCIA DEL DETTAGLIO DI CALCOLO PER LA
DETERMINAZIONE DELL’IMPORTO ADDEBITATO SUL PROGETTO FP7
(COSTO ORARIO, ORE ADDEBITATE SUL PROGETTO FP7, IMPORTO
OTTENUTO)
Progetti collaborativi – Time sheets
Time sheet
Tutto il personale impegnato nel progetto FP7 (contratti
permanenti e temporanei) che rendiconta il suo costo
del personale deve registrare, per tutta la durata del
progetto, le ore lavorate sul medesimo tramite
compilazione del time sheet (allegato 2 circolare D.A.
del 03/07/09)
“Only the hours worked on the project can be charged. Working time
to be charged must be recorded throughout the duration of the project
by timesheets, adequately supported by evidence of their reality and
reliability” (FP7 Financial Guidelines, ed 02/04/09 pag 43)
Progetti collaborativi – Time sheets
I time sheets devono essere compilati dagli interessati e
controfirmati dal responsabile scientifico del progetto.
Se il personale impegnato su di un progetto FP7 ha
contemporaneamente altri progetti nazionali o europei
in corso, la registrazione del tempo lavorato deve
permettere una riconciliazione delle ore totali (full time
recording per person) del tempo produttivo individuale
su attività di ricerca, di didattica e altro, indicando
anche le assenze per ferie o malattia.
“It is important to remember that an effective time recording system (a
system that certifies the reality of the hours worked) is a requisite for
the eligibility of costs” (Financial Guidelines ed. 02/04/09 pag 43)”
Progetti collaborativi – Time sheets
L’Ateneo di Verona, con la circolare del 03/07/2009, ha
adottato un time sheet integrato su base giornaliera
per la registrazione delle ore lavorate sui progetti FP7
e su eventuali altri progetti nazionali/europei (rif.
Allegato 2 circolare 03/07/2009).
Il modello adottato è in linea con il modello di time sheet
esposto nelle Guide Finanziarie FP7 (ed 02/04/2009).
L’IVA
Ove identificabile, l’IVA non è un costo ammissibile per la
rendicontazione
Acquisti di beni o servizi in regime di non imponibilità:
In base all’art.72 D.P.R. 633/1972 per acquisti di
beni e servizi con fondi europei del progetto è possibile
chiedere al fornitore la non imponibilità dell’IVA per la
percentuale di finanziamento UE previsto dall’attività
per la quale il bene o servizio è stato acquistato (es. nel
7PQ 75% per RTD, 50% per dimostrazione, 100% per
management).
L’IVA
% finanziamento UE:
-
Ricerca e Sviluppo tecnologico: 75% (enti pubblici e SMEs)
Dimostrazione: 50%
Management: 100%
Training: 100%
Other: 100%
Esempio:
Acquisto di materiale di consumo per il valore di € 5000 per attività di RTD
Valore bene non imponibile: € 3.750 (pari al 75% di 5.000)
Valore bene imponibile IVA: € 1.250 (pari al 25% di 5.000)
L’ammortamento di beni durevoli
In fase di rendicontazione è possibile imputare sul
progetto il costo di un bene durevole necessario per lo
svolgimento del progetto stesso. Tale valore è
calcolato sulla base del COSTO STORICO del bene.
Il costo ammissibile per la rendicontazione dei beni
durevoli è basato sulla quota di ammortamento del
bene secondo i coefficienti annuali e periodi di
ammortamento riportati nell’allegato 3 della circolare
del 03/07/2009.
L’ammortamento di beni durevoli
Il costo ammissibile per la rendicontazione è determinato
con il metodo lineare (quote costanti) in base alla
seguente relazione:
(A/B) x C x D
In cui:
“C” è il costo storico
“B” è il periodo di ammortamento del bene in mesi
“A” è il periodo di utilizzo del bene espresso in mesi
“D” è la percentuale d’uso del bene per il progetto di
ricerca
L’ammortamento di beni durevoli
Esempio:
Bene durevole: attrezzatura scientifica per la ricerca
Periodo di ammortamento: 36 mesi
Costo d’acquisto: 50.000 Euro
Data di acquisto: 01/01/2008
Durata progetto di ricerca: 01/01/2007 - 31/12/2009 (36 mesi)
% di utilizzo per lo specifico progetto: 100%
(24/36) x 50.000 x 100% = € 33.333,33 = costo ammissibile complessivo
per la rendicontazione
L’ammortamento di beni durevoli
Documentazione da mantenere per la rendicontazione:
- Documentazione relativa al bene (ordine, documenti di trasporto,
verbali di collaudo, fatture, contabili etc)
- Dettaglio del calcolo effettuato per la determinazione del costo
ammissibile secondo l’esempio nella circolare del 03/07/2009
- Dichiarazione del responsabile del progetto sulla percentuale d’uso
del bene sul progetto e schema di rilevazione
- Dichiarazione del responsabile del progetto qualora le attrezzature
non fossero ubicate presso il beneficiario
L’IVA
Acquisto di beni strumentali
Se l’acquisto per il progetto riguarda un bene ammortizzabile, oltre alla
percentuale di finanziamento UE (75%, 50%, 100% etc) prevista per
l’attività del progetto, occorre tenere in considerazione il costo
ammissibile del bene secondo le quote di ammortamento imputabili
al progetto, a partire dalla data di acquisizione del bene, e la
percentuale d’uso del bene sul progetto. La data di acquisizione del
bene coincide normalmente con la sua data di consegna.
E’ pertanto necessario, in fase di ordine del bene, concordare
preventivamente con il fornitore la data di consegna del bene che
costituisce il riferimento necessario per il calcolo della non
imponibilità I.V.A
L’IVA
Es: Acquisto di un’attrezzatura per attività di RTD
Costo storico attrezzatura: € 200.000
Utilizzo del bene sul progetto: 100%
Durata progetto: 36 mesi (01/01/2009-31/12/2011)
Data consegna bene: 01/05/2009
Periodo di ammortamento bene: 36 mesi
Calcolo costo ammissibile del bene sul progetto:
(32/36) x 200.000 x 1= € 177.777,77
€ 177.777,77 x 75%= € 133.333,33 valore bene non imponibile I.V.A
€ 200.000 – 133.333,33= € 66.666,67 valore bene imponibile I.V.A
Per acquisti di beni o servizio per un valore sino ad € 258,22 il regime
di non imponibilità I.V.A non è applicabile.
Trasferimenti di budget
Nel corso del progetto sono possibili trasferimenti di
budget tra attività (es RTD, MANAGEMENT etc) e tra
beneficiari senza necessità di modifiche (amendments)
al Grant Agreement. E’ opportuno segnalare sempre al
coordinatore i trasferimenti di budget che si intendono
effettuare.
La condizione da osservare è che il lavoro del progetto
sia svolto come previsto dall’Annex I (ALLEGATO
TECNICO) del Grant Agreement. Il coordinatore
dovrebbe verificare caso per caso e contattare il
Project Officer qualora vi sia il dubbio che il
trasferimento possa avere un potenziale impatto sulla
descrizione del lavoro del progetto. In caso di modifica
sostanziale con impatto sull’Annex I deve essere
modificato il Grant Agreement.
Trasferimenti di budget
RTD 75%
N.B.: ATTENZIONE ALLE % DI
RIMBORSO PREVISTE PER LE
VARIE ATTIVITA’
NON E’ POSSIBILE ECCEDERE IL
CONTRIBUTO EU MASSIMO
STABILITO
COSTO €
100.000
MANAGEMENT
100%
COSTO €
100.000
Contributo EU
€ 75.000
Contributo EU
€ 75.000
Contributo EU
€ 75.000
Contributo EU
€ 100.000
Disseminazione risultati progetto
I partecipanti ai progetti finanziati dal Settimo
Programma Quadro devono utilizzare e disseminare i
risultati generati dal progetto (“foreground”).
Seguire con attenzione il “piano di disseminazione
del progetto” con le regole e modalità di
disseminazione dei risultati del progetto (notifica al
consorzio del progetto, menzione del finanziamento
FP7 della Commissione Europea etc).
GRAZIE!
Unità Progettazione e Rendicontazione Progetti di ricerca
Università degli Studi di Verona