manuale
di
stile
della federazione trentina della cooperazione
indice
Introduzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pag. 002
sezione 1
il metodo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pag. 005
I requisiti della scrittura professionale e i criteri per potenziarli
1.1)
1.2)
1.3)
1.3)
1.4)
Scrivere chiaro: eliminare i disturbi della percezione . . .
Ottenere sintesi: più leggerezza, più efficacia . . . . . . . .
Organizzare la struttura: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
l’ordine del discorso secondo l’obiettivo da raggiungere
Scegliere lo stile: valore del motto “scrivi come parli” . .
. . . pag. 006
. . . pag. 008
. . . pag. 011
. . . pag. 020
sezione 2
gli strumenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pag. 025
I più usati nella nostra comunicazione scritta
2.1)
2.2)
2.3)
2.4)
Lettere: scrivere per farsi leggere . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Circolari: dal “dispaccio del re” alla comunicazione efficace .
E-mail: emozioni digitali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Slide: dieci spunti per scrivere una presentazione . . . . . . . .
pag. 026
pag. 046
pag. 063
pag. 075
sezione 3
i valori della nostra comunicazione . . . . . . . . . . . . . pag. 085
La comunicazione come circolo virtuoso: una pratica coerente
ai valori cooperativi
introduzione
manuale di stile
della Federazione Trentina della Cooperazione
Per uno stile più riconoscibile e più efficace
Governare la propria comunicazione scritta è un impegno importante per ogni organizzazione moderna: garantisce il rispetto della propria identità, e la coerenza di ogni
messaggio scritto con lo stile che quella identità comporta.
Esiste già un manuale che disciplina l'uso del nuovo marchio1 della Federazione Trentina della Cooperazione nei vari strumenti di comunicazione. Il passo successivo è
oggi questo manuale, dedicato agli strumenti quotidiani della nostra comunicazione:
lettere, circolari, e-mail e presentazioni a slide sono infatti strumenti che veicolano,
con il marchio, l'attività e l'identità, appunto, della nostra Federazione.
Senza comprimere la creatività individuale, lo sforzo cui ognuno di noi è chiamato è
oggi quello di allineare quegli strumenti ad alcune regole di formato e di scrittura,
per aumentarne l'efficacia.
Accanto alle regole, in queste pagine proponiamo una serie di esempi, spesso con
un confronto diretto tra il testo efficace e quello non efficace.
Di questi esempi, molti sono tratti dalle nostre recenti esperienze formative: documenti “prima” e “dopo” la riscrittura. Questo a testimonianza del cambiamento in
atto, e di un'identità che, pur nel rispetto della tradizione cooperativa, sa evolvere e
migliorare se stessa.
Un manuale scritto con metodo cooperativo
Anche questo manuale, come la recente Guida alla cooperazione trentina, è stato realizzato con metodo cooperativo. È infatti il frutto del lavoro di un gruppo di nostri colleghi che, con la guida di Alessandro Lucchini, ha portato a frutto il lavoro svolto prima
in aula, poi nell'attività quotidiana.
1)
Il nuovo marchio della Federazione sintetizza graficamente le strategie del movimento cooperativo trentino: reinterpreta in chiave moderna il marchio storico, adattandolo all'attuale realtà economica. Oltre alle
sette verghe clesiane, che rappresentano il concetto di unità, il carattere adottato per la scritta “Cooperazione Trentina” evoca le radici, rifacendosi alla scrittura manuale dei verbali delle prime cooperative, guidate da don Lorenzo Guetti, padre del movimento. Il carattere è stato modificato per dare alle lettere altezze
diverse, richiamando così sia la varietà dei settori cooperativi, sia il territorio trentino.
introduzione | pag. 003
Questo ne garantirà il più rapido allineamento da parte di tutti i colleghi, non solo per
disciplina di squadra, ma proprio per efficacia operativa.
Un grazie ai colleghi che hanno collaborato al progetto:
Roberta Baldessari,
Monica Belloni,
Renzo Bridi,
Paola Calza,
Federica Castelli,
Rita Corazzola,
Fabrizio Cuel,
Roberta Girardini,
Arianna Giuliani,
Mauro Loss,
Marco Paissan,
Marina Pancheri,
Sara Perugini,
Andrea Porcelli,
Irene Rosi,
Francesca Tomasi,
Elisa Zerlottin.
Le tre sezioni del manuale
Il manuale si articola in tre sezioni.
1) IL METODO
I requisiti della scrittura professionale e i criteri per potenziarli:
S scrivere chiaro: eliminare i disturbi della percezione;
S ottenere sintesi: più leggerezza, più efficacia;
S organizzare la struttura: l'ordine del discorso secondo l'obiettivo da raggiungere;
S scegliere lo stile: valore del motto “scrivi come parli”.
2) GLI STRUMENTI
Un approfondimento sugli strumenti più usati nella nostra comunicazione scritta.
S Lettere e circolari. Oggetto chiaro e significativo, formule di apertura cordiali e
coinvolgenti, senza troppi convenevoli, sequenze logiche efficaci nell'argomentazione, leggerezza nella chiusura (saluti e firma). E in caso di documenti lunghi, un
abstract in apertura, che attiri e guidi i lettori interessati, e lasci liberi quelli non interessati. (E senza il “LORO SEDI”!).
S E-mail. Se una lettera dev'essere chiara e snella, una mail lo dev'essere ancora di
più: siamo sempre di fretta, l'attenzione va catturata in pochi secondi. Gli elementi
essenziali: la qualità dei testi, l'oggetto, la sintesi, la densità e la leggerezza,
l'interattività, lo stile, la firma. Influenze psico-linguistiche: durezza/morbidezza
delle parole, gestione dell'impatto emotivo, congruenza tra contenuto e relazione.
Modelli neuro-linguistici in campo nelle e-mail: il metodo CRG (calibrazionericalco-guida) per entrare in sintonia con il lettore e costruire con lui una relazione
basata sulla fiducia.
pag. 004 | manuale di stile
S Presentazioni a slide. Le presentazioni a slide sono momenti in cui combiniamo
il testo scritto (canale visivo) con la parola (canale auditivo) e con l'espressività
davanti al pubblico (canale cenestesico). Queste scelte possono arricchire gli
aspetti razionali con quelli emotivi, se la presentazione è gestita bene; o, viceversa, scivolare nella noia e nel rifiuto da parte del pubblico.
Il “come” comunichiamo vale quanto il “cosa” comunichiamo. Dallo stile, infatti,
dipenderà l'energia e l'efficacia del messaggio; questo sarà l'elemento di continuità e
di coerenza, questo passerà al pubblico come lo “stile” della Federazione.
3) I VALORI DELLA NOSTRA COMUNICAZIONE
Per concludere, una riflessione sulla coerenza tra valori della cooperazione e il nostro
stile comunicativo. Il messaggio centrale è questo: cooperazione è conversazione.
L'era di internet sta facendo evolvere il concetto di cliente da “oggetto”, “target” di un
messaggio, in un “soggetto” attivo, protagonista del rapporto con un certo marchio.
Informato da molteplici fonti, egli non si accontenta più di subire le azioni del marketing e della comunicazione istituzionale, richiede di essere accolto e coinvolto.
A tutte le organizzazioni - siano imprese, enti o federazioni professionali - non basta
più dichiararsi migliori della concorrenza, per convincere i lettori: devono creare un
rapporto unico e personale, meritarsi la loro fiducia e attenzione. Non più messaggi
unidirezionali, ma dialogo, conversazione. Ecco il senso della nuova cultura che si
sta affermando, denominata “marketing della conversazione”.
Nel patrimonio di valori e di principi della cooperazione, la cultura della conversazione merita oggi un ruolo importante e un'attenzione specifica.
Buona lettura a tutti, e buon uso di questo manuale.
Carlo Dellasega
sezione 1
il metodo
i requisiti della scrittura professionale
e i criteri per potenziarli
sezione 1
il metodo
i requisiti della scrittura professionale
e i criteri per potenziarli
1.1) Scrivere chiaro: eliminare i disturbi della percezione
Tre fasi scandiscono il processo di percezione di un messaggio: tre fasi che
generano altrettanti tipi di disturbi.
A) Decodifica del testo. La prima fase ha a che fare con le regole della grammatica,
con la scelta delle parole, e con la diversa conoscenza del codice linguistico da
parte delle persone coinvolte. Se un arabo e un tedesco parlano ciascuno nella
propria lingua, non si capiscono. Ma anche dentro la stessa lingua: un analfabeta
e un plurilaureato, o un bancario e un agricoltore, faticano a intendersi.
B) Analisi dei significati. Non più la grammatica, ma la semantica, i significati. Da'
un'occhiata a questa frase:
«Giovanni scagliò il bicchiere contro il muro e lo ruppe.»
Ogni persona di buon senso sa che quel lo si riferisce al bicchiere, e quindi che si
rompe il bicchiere. Ma se vai in Giappone, dove i muri sono di carta e i bicchieri
d’argento, si rompe il muro.
Oppure, se usi la parola “conferitore” nel programma di un convegno scientifico o
letterario, i lettori penseranno alla personalità chiamata ad assegnare un premio, o un
titolo onorifico. Ma se scrivi:
«8.000 conferitori, 16 cantine sociali, 1 consorzio di secondo grado,
880.000 quintali di uva e 8.100 ettari di viti...»
nella Guida alla cooperazione trentina, è la fotografia della cooperazione
vitivinicola trentina.
Esempi paradossali? Nella tua memoria potrai trovare molti casi reali in cui forse
hai dovuto dire, dopo: “Scusa, non intendevo...”.
sez.1: il metodo | pag. 007
C) La previsione del messaggio. La fase più delicata. Chiunque riceva uno scritto,
sulla base della propria esperienza elabora una previsione sul messaggio che sta per
leggere. Può essere una previsione articolata, una generica speranza, un timore, o
solo un accenno di fastidio, anche embrionale e inconsapevole: una previsione c’è
sempre. Se ricevi una lettera del tuo amato, o una circolare del tuo capo, o una lettera
dell’ufficio delle tasse, prima di aprire la busta maturi un’aspettativa, quasi sempre un
po' diversa dall’intenzione del mittente. Questo complica la comprensione.
Lo stesso vale per i nostri soci: quando ricevono una busta con il marchio della Federazione, prima ancora di aprirla hanno già maturato un’aspettativa. Come fare in
modo che quest’aspettativa sia favorevole al nostro messaggio?
Le fasi A) e B) hanno a che fare con la chiarezza e la sinteticità del testo; la fase C)
soprattutto con la sua struttura.
Scrivere chiaro ed efficace
S Parole brevi: rapido, anziché tempestivo; partire, anziché allontanarsi; uso,
anziché utilizzo; tema, anziché tematica.
S Parole semplici, comuni, concrete: se anziché nel caso in cui; su anziché in
relazione a; quando anziché nel momento in cui; pagare anziché effettuare il
versamento; soldi anziché liquidi; realizzare o sviluppare anziché implementare.
S Parole coerenti: per esprimere lo stesso concetto, usiamo sempre le stesse
parole; un congresso è sempre un congresso, non un convegno, o un
workshop, o un meeting, o un simposio.
S Periodi brevi e lineari: ridurre la lunghezza dei periodi ne aumenta la
comprensione; massimo 25 parole, e non più di due frasi, meglio coordinate
che subordinate; pochi incisi; sintassi essenziale: soggetto-verbocomplemento oggetto (chi-fa-che cosa), poi gli altri complementi.
S Linguaggio positivo: invece di affermare qualcosa, spesso neghiamo il suo
contrario (non va dimenticato che…), magari per attenuare un giudizio; ma così
portiamo il lettore a soffermarsi proprio su ciò che neghiamo. Meglio fare
affermazioni, semplici e dirette.
pag. 008 | manuale di stile
S Modi e tempi verbali semplici: il congiuntivo e il condizionale sono eleganti,
esprimono sfumature o desideri, ma l’indicativo è il modo migliore per farsi
capire. Tra i tempi: meglio limitarsi a presente, passato prossimo, imperfetto,
futuro semplice. Tutto il resto complica inutilmente le cose.
S Verbi, non nominalizzazioni: scrivere effettuare un cambiamento, anziché
cambiare, o prendere una decisione anziché decidere è una tentazione diffusa.
Ma il lettore potrebbe confondersi.
S Verbi in forma attiva: è più chiara e incisiva di quella passiva, e più energica di
quella impersonale.
S Elenchi: se c’è da presentare una serie di valori, meglio scandirla in un elenco;
numerico o alfabetico, se esiste una priorità, altrimenti con trattini, pallini,
quadratini ecc.
S Poche sigle, maiuscole, parole straniere o espressioni gergali: AD, KM,
MBO, WBT… il Presidente, il Direttore, il Socio, il Servizio…; e poi il
background, le performance, il chairman…
Scrivere in modo chiaro e comprensibile a tutti non significa usare una terminologia
sciatta o imprecisa, significa pensare al destinatario della comunicazione e al contesto
nel quale il nostro messaggio è inserito. Soprattutto quando ci rivolgiamo a un pubblico ampio, disomogeneo e con competenze diversificate, come quello composto dai
soci della cooperazione trentina, è importante usare un linguaggio semplice, preciso e
senza troppi tecnicismi; e se proprio non possiamo farne a meno, cerchiamo almeno
di spiegare i termini tecnici che non possiamo evitare.
1.2) Ottenere sintesi: più leggerezza, più efficacia
Vi scrivo una lettera lunga perché non ho il tempo di scrivervene una breve.
(Voltaire)
Diffidate delle persone che parlano senza dir niente, perché o sono stupide e
perdete il vostro tempo, o sono molto astute e perdete il vostro denaro.
(Auguste Detoeuf)
È più difficile scrivere un rapporto di venti righe che uno di venti pagine.
(Dwight Eisenhower)
sez.1: il metodo | pag. 009
In genere quelli che hanno niente da dire fanno in modo di metterci un sacco di
tempo per dirlo. (James Russel Lowell)
Scrivere è sempre nascondere qualcosa, in modo che poi venga scoperto.
(Italo Calvino)
Non bisogna mai esaurire un argomento, al punto che poi al lettore non resta più
nulla da fare. Non si tratta di far leggere, ma di far pensare. (Montesquieu)
I pensieri illustri sulla sintesi abbondano: lasciamo che ci risuonino nella mente,
saranno utili.
Tre considerazioni:
S la sintesi non è un presupposto: è un risultato. Se ti metti a scrivere ed escono
venti righe, è probabile che siano venti righe superficiali. Se invece scrivi tre pagine, e poi le porti a venti righe, allora è sintesi;
S la sintesi non è brevità. La parola synthesis, composizione, viene dal greco
syntithemi, “mettere insieme”. Dunque “comporre”, “avvicinare le parti per formare il tutto”. Comporre non è semplicemente aggiungere, ma prima scomporre e
poi scegliere, eliminare l'inutile e valorizzare ciò che resta;
S la sintesi non è superficialità, al contrario: è padronanza dell'argomento; a tal
punto da saper scegliere le parole chiave, a tutto vantaggio del lettore.
In genere, finito di scrivere, riletto il testo, individuato il messaggio principale e stabilita la dimensione da raggiungere, conviene tagliare. La tecnica è chiamata “forbici e
colla”: è simile a quella dello scultore, che affronta il blocco di marmo con mazzetta e
scalpellone, per ottenere la sagoma, poi disegna i particolari con lo scalpellino, e rifinisce con la lima. “La Pietà - diceva Michelangelo - è già dentro il blocco di marmo: io
devo solo eliminare il superfluo”.
Puoi iniziare sgrossando il testo: esamina i periodi, elimina quelli deboli e tieni quelli
forti. Poi taglia quelli che danno poco valore, gli incisi di troppo, le parole fra parentesi, virgole o trattini (è vero, le parentesi danno informazioni più dettagliate, ma a volte
inutili, come questa).
Quindi passa al lavoro di fino: occhio ai giri di parole, alle ripetizioni, ad avverbi e
aggettivi inutili: entro e non oltre, allo stato attuale delle cose, vorremmo ricordare
quella che è la nostra esperienza... Ridondanze che non facilitano la comprensione:
la rendono solo tortuosa. Non serve riscrivere, basta tagliare, e ricucire con operazioni minime: una congiunzione, un cambio di posizione, o poco più. Il valore della sintesi sta proprio nel riconoscere le parole utili da quelle inutili. Quelle inutili non vanno
sostituite: vanno tolte.
pag. 010 | manuale di stile
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Abbiamo ricevuto un pagamento tramite
bonifico del valore di cinquemila Euro.
Abbiamo ricevuto un bonifico di cinquemila Euro.
Vi chiedo di non prolungare oltre misura
la durata della riunione.
Vi chiedo di non prolungare la riunione.
La forza di questo settore è legata
anche ad un caposaldo della cooperazione agricola trentina: ogni socio è
tenuto a conferire alla propria cooperativa l'intera produzione. La libera scelta
attraverso la quale si conferisce, e quindi si consegna alla cooperativa il proprio prodotto, è un tratto peculiare e
distintivo del movimento trentino rispetto a quello nazionale. (56 parole)
Ogni socio è tenuto a conferire alla propria cooperativa l'intera produzione: la
libera scelta è un tratto distintivo del
movimento trentino rispetto a quello
nazionale. (25 parole)
Badando bene, mentre tagli, a conservare intatto il significato originario.
Un'avvertenza: la capacità di sintesi richiede un allenamento continuo. Non è che a
un certo punto ce l'hai. I grandi scrittori ci passano la vita: asciugare, strizzare, eliminare, distillare.
Un esempio ottenuto nei nostri corsi di scrittura efficace
Divisi in quattro gruppi, i partecipanti a un corso in Federazione hanno lavorato
sull'abstract di una circolare, rendendolo ancora più sintetico, quindi più leggibile ed
efficace. Il documento in questione era la Circolare Unità di Servizio Sindacale sul
nuovo contratto di apprendistato, indirizzata alle Famiglie Cooperative.
Testo originale: 192 parole
L'apprendistato professionalizzante
è applicabile anche nelle cooperative
di consumo.
Per effetto di recenti interventi normativi e
di un'intesa provinciale, la disciplina che
Ecco gli abstract elaborati dai
quattro gruppi di lavoro.
1) Cambia la normativa sull'apprendistato. Formazione: onere della cooperativa. Età: 18/29 anni. Modalità di
gestione e vantaggi. (16 parole)
sez.1: il metodo | pag. 011
consente di assumere apprendisti di età
compresa tra 18 e 29 anni è ora applicabile nelle Cooperative di consumo.
Il nuovo apprendistato si caratterizza
per il fatto di invertire quella che è stata
fino ad ora l'impostazione dell'attività
formativa degli apprendisti: non spetta
più all'ente pubblico ma è un onere del
datore di lavoro prevedere il contenuto
e le modalità della componente prevalente della formazione (una quota minore della formazione rimane fissata
dall'ente pubblico).
Quanto alla disciplina generale
dell'apprendistato la stessa dovrà essere integrata nei prossimi mesi
dall'apposita legge provinciale che definirà con esattezza i profili applicativi (in
particolare formativi) del contratto e
che, ci si augura, possa trovare una
soluzione al venir meno delle assunzioni di apprendisti a tempo determinato.
Si riporta di seguito il quadro della
nuova disciplina in preparazione
dell'incontro del 19 ottobre prossimo, di
cui si sottolinea l'importanza per la comprensione delle modalità operative di
gestione del contratto.
Si allega una scheda riassuntiva dei passaggi procedurali che interessano.
2) Il nuovo apprendistato
Formazione dell'apprendista. Profili
applicativi in attesa della legge provinciale. Disciplina giuridica dell'apprendistato: nozioni. Vademecum
per l'assunzione dell'apprendista.
(20 parole)
3) Nuovo apprendistato: vantaggi per
le cooperative di consumo. Si allunga l'età per l'assunzione di apprendisti: 18/29 anni. Nuova impostazione
dell'attività formativa: un onere del
datore di lavoro. Disciplina dei profili
formativi e dubbi sull'assunzione a
tempo determinato.
Si attende la legge provinciale.
Gestione del contratto: modalità operative.
Scheda riassuntiva allegata: passaggi procedurali. (52 parole)
4) Nuovo apprendistato: fino a 29 anni.
Formazione: sceglie il datore di lavoro. Fase transitoria in attesa della
legge provinciale. Presentazione
nuova disciplina. Scheda operativa
per le cooperative. (27 parole)
1.3) Organizzare la struttura: l'ordine del discorso secondo l'obiettivo
da raggiungere
BLOT, BLIM e BLOB: queste tre sigle ci aiutano a memorizzare la struttura ideale in
base all'obiettivo di un testo.
pag. 012 | manuale di stile
A) BLOT: the Bottom Line On Top - L'argomento principale all'inizio
Subito il fatto, la novità, poi gli eventuali antefatti, le condizioni e le conseguenze.
Schema adatto a comunicati stampa, articoli di cronaca, annunci ufficiali, e in
generale a testi di tipo informativo, in cui la notizia vera va data nelle prime righe.
Schema definito anche “a piramide rovesciata”: dal fatto più importante a quelli
meno importanti. Se il lettore trova all'inizio gli argomenti che più lo interessano, e
via via gli approfondimenti, abbiamo la sua massima attenzione sui fatti principali.
Caro Presidente,
a lei e ai soci della cooperativa … il nostro più cordiale benvenuto!
La vostra cooperativa è stata iscritta al n. … del libro soci della Federazione Trentina
della Cooperazione. Il consiglio di amministrazione ha infatti deliberato la vostra iscrizione il … (data per esteso).
Lei potrà perfezionare l'associazione alla Federazione seguendo le istruzioni indicate
in fondo a questa lettera.
Troverà allegate delle pubblicazioni che ci auguriamo possano essere utili. Riguardano il sistema della Cooperazione Trentina, oltre che la storia, i valori e le regole del
movimento cooperativo nel suo complesso. Inoltre, le inviamo copia della rubrica
telefonica degli uffici della Federazione.
In caso di necessità o per qualsiasi ulteriore informazioni potrà rivolgersi a
Nome Cognome, carica (tel. 0461/898… - email [email protected]) o a
Nome Cognome, carica (tel. 0461/898… - email [email protected]).
Rinnovandole il nostro benvenuto, in attesa di poterla incontrare di persona, le inviamo un saluto cordiale e i migliori auguri di buon lavoro.
Carlo Dellasega - direttore generale
Diego Schelfi - presidente
Allegati:
- Guida alla Cooperazione Trentina
- Rapporto sulla Cooperazione Trentina 2006
- Annuario 2006
- Elenco telefonico Federazione Trentina della Cooperazione aggiornato al … (data
per esteso)
sez.1: il metodo | pag. 013
L'adesione della cooperativa … sarà completata con il versamento:
- della quota sociale di … euro e
- della tassa di ammissione di 100,00 euro
sul conto corrente bancario n. 000000013720 presso la Cassa Centrale delle
Casse Rurali e delle BC del Nord Est S.p.a. ABI 03599 CAB 01800 con causale
“versamento quota sociale e tassa di ammissione”.
B) BLIM: the Bottom Line In the Middle - L'argomento principale in mezzo
In mezzo, tra un'introduzione e una conclusione. Ideale per comunicare un messaggio poco gradito al lettore: una proposta respinta, un ordine annullato.
Un tono di cortesia all'inizio, per creare sintonia; poi la notizia vera e propria; infine,
un altro tocco positivo per attenuare l'impatto.
Maggiore è la nostra sensibilità, e il rispetto per lo stato d'animo del lettore, più delicato sarà il tono del testo. Spesso cadiamo nelle formule sbrigative: “Spiacenti di
comunicarle che…”, “Nostro malgrado dobbiamo informarla che...”. Espressioni
standard che non riducono l'impatto negativo. Anzi. Nel comunicare un messaggio sgradito, il nostro obiettivo è conservare una buona relazione con il lettore.
Questo schema è chiamato anche “a sandwich”: la cattiva notizia in mezzo, e un
tono garbato sopra e sotto. È definito anche con la sigla 3 K, ossia Kiss-Kick-Kiss,
un calcio tra due baci. Formule che schematizzano il concetto in modo piuttosto
meccanico, ma sono comode da ricordare.
Si avvicina l'estate e non sarebbe tempo di pensare al freddo e all'inverno, ma i lusinghieri risultati della Slipegada 2006 e la buona partecipazione ci hanno spinto a rinnovare, con l'appoggio della Federazione, le nostre NUOVE TUTE DA SCI da discesa
che saranno realizzate con una combinazione di colori in esclusiva per il Circolo. Il
valore commerciale della tuta da discesa è di circa 510 euro mentre il costo riservato
al Circolo sarà di 269 euro + IVA (per un numero di ordini di almeno 50 capi). Alle persone interessate sarà richiesto di versare, al momento dell'eventuale ordine, la
somma di 80 euro ed al momento del ritiro della tuta una cauzione di ulteriori 100 euro
; somma che verrà restituita solo dopo la partecipazione alla prossima Slipegada (fatta salva una franchigia di 50 euro). (…) Siamo sicuri che l'iniziativa saprà entusiasmarvi in attesa di partecipare numerosi alla prossima Slipegada.
pag. 014 | manuale di stile
C) BLOB: the Bottom Line On the Bottom - L'argomento principale alla fine
Un ragionamento che procede per gradi, da una premessa fino alla logica conclusione. È lo schema dell'argomentazione di vendita: far emergere il bisogno per poi
spingere all'azione. Adatta a testi commerciali, o promozionali, o comunque a
testi argomentativi, che vogliono sostenere una tesi e convincerne il lettore.
Nella scia del discorso persuasivo di Cicerone:
S exordium: il grande oratore all'inizio presentava il messaggio principale e i criteri
poi seguiti nell'esposizione;
S narratio e argumentatio: nel corpo centrale metteva la descrizione dei fatti e poi
particolari, dettagli, prove a favore del messaggio stesso;
S peroratio: nel finale riepilogava gli argomenti più importanti e ribadiva il
messaggio principale, invitando il pubblico all'azione.
Naturalmente è uno schema, non una legge. È efficace quando c'è una tesi da
difendere, una richiesta da sostenere, un prodotto o un servizio da proporre. Relazione tecnica o lettera di marketing, richiesta di finanziamento o invito a un convegno, il problema è sempre lo stesso: far accettare a qualcun altro una nostra idea.
Caro Presidente,
la Cooperazione Trentina ha oltre cento anni di storia e molte delle sue società hanno
raggiunto e superato il traguardo del primo secolo di attività a servizio delle rispettive
comunità locali. Un traguardo superato anche da “Strenna Trentina”, pubblicazione
annuale che raccoglie contributi di storia, arte, folclore, poesia, attualità, strettamente
legati alla tradizione di casa nostra.
Per i trentini, e mi auguro lo sia anche per te, nel periodo a cavallo tra la fine di un anno
e l'inizio del successivo è un appuntamento consueto sfogliare le pagine di questa
pubblicazione che comunica con garbo e con intelligenza le peculiarità della nostra
terra. Per ricordare al meglio la tappa centenaria i responsabili di “Strenna Trentina”
hanno ideato per le società cooperative (considerato che la casa editrice è una cooperativa) condizioni economiche vantaggiose.
Lo sconto applicato sul prezzo di copertina è del 25%. Anziché 6 euro le cooperative
pagheranno 4 euro e 50 centesimi a copia purchè il numero non sia inferiore a cinque. In allegato troverai una cartolina ordinazione già affrancata con la preghiera di
restituirla entro il mese di ottobre segnando il quantitativo acquistato. La consegna
avverrà a fine novembre o, al massimo, nei primi giorni del mese di dicembre, comunque in tempo utile per farne omaggio in occasione delle festività natalizie.
Auspicando una adesione massiccia, colgo l'occasione per salutarti cordialmente.
sez.1: il metodo | pag. 015
Cosa devi scrivere?
Quale struttura è meglio usare?
Comunicato stampa
Articoli di cronaca
Annunci ufficiali
Testo di tipo informativo
BLOT
L’argomento principale all’inizio
Messaggio delicato o sgradevole
Proposta respinta
Ordine annullato
BLIM
L’argomento principale in mezzo
Testi commerciali o promozionali
Testi argomentativi
Testi per vendere qualcosa
Testi per convincere qualcuno
BLOB
L’argomento principale alla fine
L'inizio: quali incipit incollano il lettore alla sedia
L'inizio e la fine sono le parti più delicate del testo: l'inizio, perché è legato
all'aspettativa del lettore; la fine, perché condizionerà il suo agire. Qui va messa la
massima attenzione.
Alcune tecniche per potenziare l'inizio.
A) 5 W
Who = chi
What = (ha fatto) che cosa
When = quando
Why = perché
Where= dove
La regola del giornalismo è valida anche quando dobbiamo scrivere un testo con un
forte contenuto informativo: novità fiscale, cambiamento organizzativo, fusione tra
società ecc.
“Pazienti difficili: presa in carico e progetto terapeutico”: è il titolo del seminario promosso dalla cooperativa Mimosa di Riva del Garda che si svolgerà il 27 gennaio al
Palacongressi. L'iniziativa è rivolta in particolare ai professionisti impegnati, a vario
titolo, nel settore del disagio psichiatrico.
Comunicato stampa 19 gennaio 2007
pag. 016 | manuale di stile
Diego Schelfi, presidente della Cooperazione Trentina, è intervenuto oggi pomeriggio in apertura della riunione di Consiglio dell'Alleanza Cooperativa Internazionale, il
massimo organismo di rappresentanza della cooperazione a livello mondiale (800
milioni di soci).
Comunicato stampa 7 dicembre 2006
Il giorno … abbiamo effettuato un intervento presso la cooperativa “…” per verificare
la regolare tenuta della contabilità sociale e la corretta rilevazione dei fatti di gestione
nelle scritture contabili, come previsto dall'articolo 2409 ter del Codice Civile.
Modello di verbale di controllo contabile
B) Numeri.
I numeri creano aspettativa (Quattro consigli per perdere peso, Cinque ragioni per
votare il nostro partito…) e scandiscono il ritmo dei pensieri.
8.000 conferitori, 16 cantine sociali, 1 consorzio di secondo grado, 880.000 quintali di
uva e 8.100 ettari di viti: questa la realtà del comparto cooperativo vitivinicolo trentino.
C) Domande.
È il modo più efficace per aprire un dialogo con l'interlocutore. Anche quando è
una domanda retorica, quando se ne sa già la risposta: è il modo più dolce e più
efficace per fare un'affermazione. Molto usata nei giornali, con o senza il punto di
domanda. Cosa cambia con la nuova Finanziaria, Quale futuro per la cooperazione trentina - la domanda apre quel processo che gli psicologi della comunicazione riassumono nella sigla AIDA: attenzione, interesse, desiderio, azione. Oltre
all'inizio, la tecnica delle domande si può applicare ad altre parti del testo: al titolo,
per attivare il dialogo con il lettore; a un titolino, per interrompere un lungo blocco
di testo; persino alla conclusione, per lasciare al lettore uno spunto di riflessione.
A chi può rivolgersi un anziano per avere la spesa a casa? Quali sono i centri specializzati in girelli? A queste e ad altre domande risponde “Tracce”, la nuova rivista gratuita per anziani realizzata dal consorzio di cooperative sociali Con.Solida. e presentata
questa mattina al Barycentro di Piazza Venezia a Trento.
Comunicato stampa 24 febbraio 2007
sez.1: il metodo | pag. 017
Cos'hanno in comune una banca comunitaria e una Cassa Rurale? E in cosa sono
diverse? Cosa può imparare l'una dall'altra? Per trovare risposta a queste e ad altre
domande è in questi giorni in Trentino una delegazione di rappresentanti dell'ICBA
(presidente, direttore e massimi dirigenti), l'organizzazione statunitense delle “banche di comunità” statunitensi, istituti bancari per certi aspetti molto simili alle Casse
Rurali trentine.
Comunicato stampa 8 novembre 2006
D) Citazioni.
ll paragrafo precedente (1.2 Ottenere sintesi: più leggerezza, più efficacia) si apriva con delle citazioni. All'inizio di un testo, una citazione può piacere. Purché sia
breve, pertinente, facilmente condivisibile, e firmata da un personaggio di facile
consenso. Attenzione: possono rappresentare una forte tentazione, sono
un'arma impropria, nel dubbio meglio non usarle. La citazione può inoltre essere
utilizzata per riportare in maniera più diretta e incisiva il pensiero altrui.
“Date alle donne occasioni adeguate ed esse possono fare tutto” (Oscar Wilde)
Opuscolo di presentazione dell'Associazione Donne in Cooperazione
“…Laudato sì, mi Signore, per sor'acqua, la quale è molto utile et umile et pretiosa et
casta…” (dal Cantico di Frate Sole)
Cooperazione tra Consumatori marzo 2007 articolo L'acqua, bene comune
“In Trentino la maggior parte delle imprese appartiene al segmento retail, caratterizzato da un assorbimento di capitale maggiore. Nella logica di Basilea la quantità di
credito disponibile aumenterà per questa categoria”. A prevedere un futuro positivo
per le piccole e medie imprese trentine è Giuseppe Zadra, direttore generale dell'ABI
(Associazione Bancaria Italiana), intervenuto stamani a Trento al convegno “Il territorio, le banche e le imprese - un momento di dialogo per favorire la crescita”, organizzato dalla Commissione Regionale ABI, in collaborazione con l'Università degli Studi
di Trento e la Camera di Commercio Industria Agricoltura e Artigianato di Trento.
Comunicato stampa 30 novembre 2006
pag. 018 | manuale di stile
E) Teaser e calembour.
Diceva Italo Calvino: “Scrivere è sempre nascondere qualcosa, in modo che poi
venga scoperto”. Stuzzicare la curiosità del lettore, prima di presentargli il messaggio vero e proprio. Ecco la tecnica del teaser (to tease = nascondere). Una
società d'investimenti ha titolato così una lettera “Segreti finanziari: cose che la
sua banca preferisce non farle sapere”. Un albergo, per presentare un servizio di
videoconferenza, ha scritto: “Meglio muovere le persone o muovere le idee”? I
calembour sono invece giochi di parole, battute che giocano su un modo di dire, o
sul titolo di un libro o di un film. Molto usati nella pubblicità - Bella e possibile (Toyota), Internet, the FREElosophy (Tiscali), ecc. - ispirano simpatia. Maestro di
calembour era Totò, un genio capace d'inventare frasi come Ma cosa credete che
io sia qui a parlare con Chicche e Sia?
La fine: come lasciare il segno nella memoria del lettore
A pagina 15 abbiamo visto lo schema BLOB, the Bottom Line on the Bottom. Questo
schema sembra contraddire una delle doti principali della scrittura professionale: la
sintesi. Ma una cosa è la ripetizione, una cosa diversa è il richiamo.
La ripetizione è quasi sempre irritante; il richiamo, invece, giustificato dall'ordine del
discorso, in genere è gradito e torna comodo al lettore.
Molti argomenti forti, però, naufragano su conclusioni deboli: formule fiacche, noiose, che rendono vano lo sforzo compiuto finora:
Fidando in un pronta e sollecita risposta…
Restando a vostra completa disposizione…
In attesa di ricevere copia della presente firmata per accettazione, si ringrazia della
cortese attenzione e si inviano distinti saluti.
Con osservanza
La conclusione è l'ultima possibilità per parlare al lettore: dev'essere forte, dignitosa,
senza parole inutili. Ecco una raccolta di buone conclusioni per i nostri testi:
Vi rinnoviamo il benvenuto nel movimento della Cooperazione Trentina e vi auguriamo un buon lavoro.
“Uno sforzo notevole - commenta il direttore Giancarlo Ruatti - che testimonia un forte
impegno sociale. Basti pensare che quasi la metà dei paesi in cui siamo presenti
conta una popolazione inferiore ai 500 abitanti”. Per esempio Cavizzana (200), Pracorno (200) e Piazzola (300), dove la presenza di un punto vendita acquisisce funzione sociale più che economica.
Comunicato stampa 28 febbraio 2007
sez.1: il metodo | pag. 019
E' un peccato non poter dire quale fu la Cassa Rurale protagonista di questa storia,
ma non è neppure necessario. Ogni Cassa Rurale trentina potrebbe raccontare una
storia simile.
Articolo Cooperazione Trentina - rubrica Racconti di Cooperazione
Un'ultima nota, sul P.S.: il post-scriptum. Molti sostengono che sia una buona scelta
nelle lettere, ma non per altri documenti. Invece un post scriptum in un comunicato
stampa, in una circolare, in una relazione o in un report, può aggiungere un tocco di
originalità. Il lettore coglie a colpo d'occhio quelle righe, evidenziate in grassetto:
sono la prima e anche l'ultima cosa a cui presta attenzione. Ideali per riassumere il
tema principale, o per precisare un dettaglio. Si può anche scrivere il P.S. a mano:
genera più attenzione, personalità, simpatia, e spinge ad agire subito. (E perché non
usarlo anche nell'ultima slide di una presentazione?)
Alcuni consigli da tenere sempre presente:
A) Nei panni del lettore.
L'espressione “mettersi nei panni dell'altro” nella scrittura assume un significato
reale, non metaforico. Conviene farlo davvero, in fase di stesura e anche dopo
aver finito di scrivere: mettiamoci un attimo dall'altra parte del tavolo, l'impressione
sarà più distaccata, più obiettiva, più vicina a quella del lettore vero. Tornando di
qua, di sicuro cambieremo qualcosa, soprattutto nell'inizio.
B) L'inizio, alla fine.
Gli inizi più efficaci vengono dopo che si è lavorato molto sul testo, tagliando, spostando, rimodellando. Si può buttar giù nella prima stesura, ma poi è opportuno
un buon lavoro di revisione. Soprattutto sull'inizio.
C) Variazioni.
Uno stile omogeneo, sempre uguale, anche se semplice e diretto, può risultare
noioso e poco efficace. La soluzione è in ciò che i latini chiamavano variatio: a
volte conviene stupire il lettore con uno stile diverso da quello che si sarebbe
aspettato.
Per esempio: le parole corte sono più efficaci, ma meglio alternarle con qualche
parola lunga. Così i periodi: quelli brevi e incalzanti danno ritmo alla lettura, ma
dopo un po' irritano. Meglio alternarli con un periodo più lungo e profondo. E con
qualche esclamazione! O un periodo sospeso… E perché non una domanda?
pag. 020 | manuale di stile
1.4) Scegliere lo stile: valore del motto “scrivi come parli”
Il dipartimento di scrittura della City University di New York insegna un approccio
basato sul motto Write the way you speak: scrivi nel modo più simile a come parli.
Più avvicini la tua lingua scritta a quella parlata, più sarà autentica ed efficace.
Per noi questo significa sviluppare uno stile vivace, accattivante, potente e personale.
Come le persone riconoscono la nostra voce quando parliamo, possiamo farci riconoscere anche quando scriviamo: daremo più forza al messaggio.
Liberiamoci dai fattori che vincolano l'espressione. Non abusiamo delle parole che al
di fuori del nostro lavoro suonerebbero innaturali. Evitiamo le parole affettate, rigide e
formali, e i gerghi, che oscurano il nostro pensiero. Inutile gonfiare i testi con espressioni altisonanti: alcuni pensano di aggiungere così una nota di professionalità alla
loro immagine, ma il risultato non è in linea con il nostro tempo.
Altro problema: la scrittura di lavoro è spesso noiosa. Testi piatti, sonnolenti, come le
dichiarazioni dei notai. Perché scriviamo così? Non parliamo quasi mai così, né vorremmo avere a che fare con chi parla così. Se sappiamo parlare chiaramente, possiamo anche scrivere chiaramente. La verità, però, è che se è difficile chiarire i pensieri
complessi, spesso ci viene facile rendere oscuri i pensieri semplici.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
In seguito al quesito da lei postoci al telefono questa mattina la informiamo che
non disponiamo della copia originale
dell'articolo da lei richiesto. Le alleghiamo quindi una fotocopia dell'originale.
Qualora si rendesse necessario, per
ogni ulteriore aiuto, non esiti a indirizzare la sua futura corrispondenza direttamente a questo ufficio.
Poiché le copie originali dell'articolo
che lei mi ha richiesto sono terminate, le
allego una fotocopia. Mi dica se posso
esserle ancora d'aiuto.
Non solo il messaggio è più diretto, è anche meno noioso.
Quello che scriviamo è spesso l'unica opportunità che abbiamo per presentarci a una
persona. Se il nostro stile è involuto, noioso e impersonale, oppure, al contrario, semplice, naturale, amichevole, il lettore ci vedrà proprio in questo modo.
Write the way you speak, comunque, non significa scrivere esattamente come si parla. Alcuni modi di parlare, vaghi e prolissi, potrebbero generare solo caos. O qualche
situazione imbarazzante. Per manifestare affetto a un amico che ha appena perso il
sez.1: il metodo | pag. 021
padre, per esempio, meglio non scrivere nel telegramma: “Peccato che il tuo vecchio
abbia tirato le cuoia!”
Ecco il consiglio di Emanuela Piemontese, autorevole linguista dell'Università La
Sapienza di Roma, nel libro Capire e farsi capire. Teoria e tecnica della scrittura controllata:
Un primo criterio per scrivere chiaro è scrivere come si parla. Il senso di questo criterio non è ignorare o appiattire le differenze, formali o sostanziali, che esistono tra scritto e parlato. Questo suggerimento che, ovviamente, non va inteso alla lettera, invita chi
scrive a cercare la soluzione più semplice per esprimersi, pensando al modo in cui si
esprimerebbe parlando.
Il decalogo di stile di Joseph Williams
Joseph M. Williams è considerato nel mondo il più autorevole studioso di stile della
comunicazione scritta. Nel suo Style - Ten Lessons in Clarity and Grace, la bibbia del
settore, propone questo decalogo.
1) Per uno stile rispettoso: ricorda che i tuoi lettori probabilmente conoscono meno
di te ciò che stai chiedendo loro di leggere. Devi essere più semplice di quanto
pensi.
2) Per uno stile corretto: scrivi non come i grammatici dicono che dovresti scrivere,
ma come scrivono gli scrittori che più ammiri.
3) Per uno stile chiaro: metti le persone nei soggetti delle tue frasi, poi uniscile ai
verbi che descrivono le loro azioni.
4) Per uno stile ben connesso: organizza le informazioni in modo che ogni frase
accompagni il lettore, da quelle che gli sono più familiari a quelle che gli sono nuove.
5) Per uno stile coerente: inizia ogni frase in un modo coerente, non casuale, con
parole che per i lettori richiamino solo quel tipo di idee.
6) Per uno stile enfatico: finisci le frasi con le tue parole più energiche.
7) Per uno stile incisivo: taglia, taglia ancora, poi taglia un’altra volta.
8) Per uno stile scorrevole: controlla i legami tra le parti grammaticali più importanti.
Evita i soggetti lunghi. Metti ogni soggetto vicino al suo verbo e ogni verbo vicino
al suo complemento oggetto.
9) Per uno stile proporzionato: usa frasi brevi, evita di inchiodare una frase qualsiasi
a un’altra frase qualsiasi, e soprattutto evita di inchiodarcene una terza.
10) Per uno stile elegante: crea periodi bilanciati e paralleli, e controlla come le strutture, le idee, i suoni funzionano gli uni con gli altri.
pag. 022 | manuale di stile
I nemici dello stile:saper riconoscerli, e tenersene lontani
Ci sono anche dei nemici dello stile: lo offuscano, lo irrigidiscono, vanificando gli sforzi che hai fatto per costruire la relazione con il lettore.
Eccone alcuni.
S I luoghi comuni. Customer satisfaction, scelta vincente, soluzioni su misura,
sviluppo economico e sociale delle comunità di riferimento, grande famiglia,
sinergie,… Per risparmiare la fatica d’inventare nuove espressioni, spesso
finiamo per usare quelle vecchie e logore. Così anche contenuti interessanti
perdono fascino ed energia.
S La scrittura a singhiozzo. Egr. sig. Luca Rossi, Racc.ta A/R, Spett.le Ditta XYZ
S.p.A., Alla c.a. di …, Abbiamo ricevuto la gradita Vs. del 12 u.s.... Le abbreviazioni
appesantiscono la lettura anziché alleggerirla, danno un senso di fretta e di
superficialità. Un percorso a singhiozzi, a sgambetti. Proprio il contrario di ciò che
il lettore si attende da noi.
S L’uso dissennato delle maiuscole. Troppe Società, Aziende, Direzioni e
Direttori2 , Soci e Clienti. Troppi siamo lieti di informarLa che la Vostra Società … .
Le maiuscole in eccesso esprimono inutile deferenza, irrigidiscono la scrittura e
disperdono l’attenzione. Nessun lettore si offende se non trova le maiuscole ai
pronomi che lo riguardano o alle parole chiave del testo.
S La rabbia. Se stai per esplodere di rabbia, non cerchi il dialogo: ti lanci sulla
tastiera per dirgliene quattro. I signori da gentili diventano egregi; i saluti da
cordiali, distinti; e non sei a disposizione per chiarimenti. I testi che trasudano
rancore portano di rado a buoni risultati.
S Il sarcasmo. È la rabbia, travestita da umorismo (sarcazein = mordersi il labbro
per l’ira, in greco). Il sarcasmo distrugge le relazioni. Uno sfogo e un tono di sfida
possono solo aggravare la ferita. Invece un tono fermo, ma pacato e paziente,
senza battute o allusioni inutili, può ottenere una reazione positiva.
S La fretta. La calma e la lucidità sono condizioni spesso lontane dai ritmi del
lavoro. Ma con la fretta, la scrittura si fa approssimativa e inefficace. Se puoi,
concediti un po’ di lentezza. Sfrutta la saggezza del tempo. Lascia riposare i
pensieri, fanne asciugare l’impeto prima di mandarli in missione
S La pignoleria. Troppi particolari, dettagli ossessivi: che noia! La paura di non
convincere il lettore, o di essere fraintesi, spinge a essere molto precisi, ma
distrugge l’attenzione. Soprattutto all’inizio e alla fine di un testo, cerca la
curiosità, la velocità, il ritmo, non il cavillo.
2
I titoli onorifici (presidente, direttore, ecc) e di studio (dottore, ingegnere, ecc) vanno minuscoli se seguiti
dal nome proprio, maiuscoli se invece sostuiscono il nome.
sez.1: il metodo | pag. 023
Reader focused writing: scrivere in modo orientato al lettore
Nella scrittura professionale è in voga un’espressione derivata dal web: reader focused writing, ossia scrivere in modo orientato al lettore.
Significa pensare al lettore come a una persona, non come a un “target”.
Parla al tuo lettore in modo diretto, renditi riconoscibile. Anche se scrivi a tante persone, parla come se ti rivolgessi a ciascuna di loro, instaura una conversazione uno-auno. Fallo nella scelta delle parole e dello stile. Per esempio, qual è la parola più bella
che le nostre orecchie possano sentire? Il nostro nome sulla bocca di un altro: dunque, puoi chiamare il lettore per nome, farlo sentire una persona, non un Egregio
Signore o uno Spettabile Socio.
Può essere utile appuntarti i commenti che immagini il lettore farà sul tuo messaggio:
le sue domande, i suoi dubbi, le sue preoccupazioni. Se sei in grado di mettere a
fuoco queste domande e trovare le risposte, puoi aggirare gran parte degli ostacoli
della relazione e raggiungere l’obiettivo.
Abbi rispetto per il tuo lettore. Non farlo sentire uno fra i tanti. Trattalo come vorresti lui
trattasse te, se le parti fossero invertite.
Un ottimo esempio: un testo scritto per una nostra Famiglia Cooperativa, ben orientato al lettore.
Una testa, un voto
Caro Socio, è tempo di elezioni.
Hai l’opportunità di decidere chi vuoi che rappresenti i valori e gli interessi tuoi e
dell’intera comunità nel consiglio di amministrazione della cooperativa.
Tu sai che in qualità di socio proprietario della Famiglia Cooperativa Xxxx hai il diritto
di votare ed essere votato secondo il principio democratico: “una testa, un voto”.
Nel mese di febbraio 2007 si terrà l’assemblea generale per rinnovare il consiglio di
amministrazione della cooperativa. Per questo motivo, se sei interessato a partecipare attivamente nella gestione della Famiglia Cooperativa Xxxx puoi scegliere di candidarti come:
- amministratore
- vice presidente
- presidente.
In questa lettera troverai allegate alcune informazioni utili per conoscerne la struttura,
l’organizzazione democratica, i compiti del consiglio di amministrazione, i consiglieri
attuali e quelli in scadenza.
Cordiali saluti.
Il consiglio di amministrazione
pag. 024 | manuale di stile
sezione 2
gli strumenti
i più usati nella nostra comunicazione scritta
sezione 2
gli strumenti
i più usati nella nostra comunicazione scritta
2.1) Lettere: scrivere per farsi leggere
Signorina, veniamo noi con questa mia addirvi che…
Nel 1956 Totò metteva in ridicolo uno stile usato ancora oggi nelle lettere, così aulico,
autoreferenziale, carico di formalismi.
Formalismi che cadono, in buona parte, se riusciamo a spostare il centro
dell’attenzione da chi scrive a chi legge. Nel marketing, si sa, vince l’approccio
orientato al cliente, rispetto a quello orientato al prodotto. Nella scrittura, invece,
siamo spesso ancora fermi a un approccio centrato su chi scrive, anziché su chi
legge. Lo scrittore è preoccupato della propria immagine, del proprio ruolo, del
prodotto/servizio che offre, più che della percezione di questi valori da parte del
lettore. Se concepiamo il lettore come una persona, anziché come un “target”, ossia
come il centro di un bersaglio, ci è più facile entrare in relazione con lui.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Egr. Dott. Pres. Bianchi,
Gentile presidente Bianchi, (a mano)
ho appreso della Sua recente nomina a Presidente della XXX di Trento.
A nome mio personale e della Federazione Trentina delle Cooperative, Le
esprimo le più sincere congratulazioni
per il nuovo e prestigioso incarico.
L’occasione mi è gradita per porgerLe, unitamente ai miei più cordiali saluti,
i migliori auguri di buon lavoro.
benvenuto in terra trentina e auguri
per l'incarico prestigioso di nuovo Presidente della XXX di Trento.
La sua esperienza in molte importanti regioni italiane è il migliore punto di
partenza per l'esercizio delle sue nuove
funzioni.
La Cooperazione Trentina, con le
sue 600 società e il suo ruolo nell'economia provinciale, confida nell'importante ed efficace funzione della XXX.
Il Direttore Generale
Buon lavoro!
nome cognome
direttore generale
nome cognome
presidente
sez.2: gli strumenti | pag. 027
I ganci per l’attenzione
Il nome e l’indirizzo del lettore. Sono tra le prime parole che gli arrivano:
condizionano il suo stato d’animo. Scrivi prima il nome poi il cognome, poi l’azienda e
l’indirizzo: così ti rivolgi a lui come a un individuo, non come a un qualsiasi
componente dell’azienda.
Invece di scrivere così
Presidenza e Direzione
Direttore Generale
Trento, data
Prot. N.
Spett.
Cassa Rurale XXX
Piazza Italia, 1
38100 Trento
c.a. Egr. Sig.
Presidente Rossi Mario
Meglio scrivere così
Presidenza e Direzione
Direttore Generale
Trento, data
Prot. N
Gentile signor
in grassetto, più grande
Mario Rossi
Presidente Cassa Rurale XXX
Piazza Italia, 1
38100 Trento
Il titolo. È lì che deciderà se leggerti o no. In genere si chiama oggetto, ma va scritto
proprio come un titolo di giornale: grassetto, grande, magari al centro della riga, e
con la forza di un titolo. Senza scrivere oggetto: hai mai visto la parola titolo prima del
titolo di un giornale?
Quanto alla dimensione, usiamo un carattere più grande: per esempio, se il corpo del
testo è un 11, possiamo utilizzare un 12.
Invece di scrivere così
Oggetto: richiesta intervento XXX SpA: Ufficio Casse Rurali – Progetto “Piano di
investimenti del sistema Casse Rurali trentine per la segmentazione e la gestione dei
clienti” 1/04 CR. Proposta finanziaria: € …..
pag. 028 | manuale di stile
Meglio scrivere così
Richiesta di finanziamento per il progetto
“Piano di investimenti delle Casse Rurali per la segmentazione
e la gestione dei clienti”
La formula di apertura. Egr. dott., Gent. dott.ssa, Gent.ma Sig.ra. Le abbreviazioni
creano un effetto singhiozzo che comunica fretta e irrigidisce la scrittura. Non è
quello che il lettore si aspetta da te (Gentile dottoressa: due battute in più, e tutto
cambia). Tra Egregio e Gentile meglio il secondo, più attuale e diretto; bene anche
Caro/Cara, se il rapporto con il lettore è confidenziale. Gentile Socio è triste: il suo
nome è la parola più bella che le sue orecchie possano sentire; se non lo sai,
procuratelo prima di scrivergli: costa poco, e rende molto
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Egr. Dott. Pres. Bianchi,
forma per il lei Gentile presidente Bianchi,
Ill.mo Ing. Bianchi,
forma per il tu Caro Mario,
si può anche personalizzare a mano
Inizio, corpo centrale, conclusione
Captatio benevolentiae: farsi amico il lettore. Parole semplici, cordiali, attraenti, per
creare l’atmosfera giusta nelle prime righe. E senza convenevoli: In risposta alla
pregiata vostra, Con riferimento a…, Come da vostra gentile richiesta. Magari una
citazione, o un dato statistico (il 70% delle Famiglie Cooperative sceglie…), una
ricerca recente (Lo stile di consumo nei Comuni con più di 1.000 abitanti...), una formula che gratifichi e identifichi il lettore (Lei è tra quei soci che...). Evitando, però, ogni
formula fissa.
Corpo centrale: catturato il lettore, passiamo al corpo: dichiariamo la nostra
proposta, mettendo l’accento sui vantaggi che il lettore otterrà se farà ciò che gli
chiediamo di fare, magari anche citando testimoni autorevoli, persone o imprese,
che li hanno già ottenuti. Trattiamoli con cura, i vantaggi, spieghiamoli bene, senza
affastellarli uno sull’altro, senza paura di farli apparire scontati.
sez.2: gli strumenti | pag. 029
Nella conclusione, spingiamo il lettore ad agire: barra la casella, firma e spedisci,
telefona a questo numero, manda un’e-mail. Anche qui, evitando i rituali: cogliamo
l’occasione…, vogliate gradire… I saluti distinti sono piuttosto formali; più caldi i
cordiali o i migliori saluti. Ma a volte basta un semplice Grazie, o A presto. O anche
niente: togliere la formula di saluto può sembrare un azzardo, ma può dare
personalità al messaggio, proprio per la sua stranezza.
Oppure si può personalizzare la lettera aggiungendo una frase a mano prima della
firma (per es. con stima).
La firma: nome e cognome per esteso, leggibile, non solo una svogliata sigla. In
alcuni casi, la firma va messa in modi diversi a seconda del tipo di documento. Per
quanto ci riguarda, le situazioni più frequenti sono:
S doppia firma Capo Servizio e Direttore Generale: le due firme vanno apposte in
basso a destra; a sinistra e, in ordine di tempo, per prima va messa quella del
Capo Servizio, successivamente a destra quella del Direttore Generale;
nome cognome
responsabile
firma
nome cognome
direttore generale
firma
S unica firma Presidente/Direttore: sempre in basso a destra si scrivono nome e
cognome (senza i vari Dott., Ing., ecc…) e carica (minuscolo) con un carattere più
piccolo;
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Dott. nome cognome Il Direttore Generale
firma
nome cognome - direttore generale
firma
Ing. nome cognome Il Presidente
firma
nome cognome - presidente
firma
S doppia firma Presidente e Direttore Generale: la firma del Presidente va a
destra, quella del Direttore Generale a sinistra
nome cognome
direttore generale
firma
nome cognome
presidente
firma
pag. 030 | manuale di stile
NB! caso specifico: se la firma è dei presidenti di due istituzioni diverse e nella carta
intestata ci sono i due rispettivi loghi, le firme vanno incrociate rispetto alla posizione
dei loghi:
LOGO X
LOGO Y
…testo lettera…
nome cognome
presidente Y
firma
nome cognome
presidente X
firma
Ecco alcuni esempi di riscrittura:
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
1. Risposta a richiesta di contributo
1. Risposta a richiesta di contributo
Spettabile Fondazione,
Gentile presidente cognome,
(anche A MANO)
con la presente siamo a comunicarVi
che nell’ambito del progetto “XXX”, la
scrivente Federazione Trentina delle
Cooperative, valutata la bontà del
progetto, ha intrapreso una serie di
incontri volti alla realizzazione di una
convenzione ed altre collaborazioni
con ….
Distinti saluti.
Dott. nome cognome
Direttore Generale
lei ha ragione a far riferimento agli
ideali di solidarietà che da sempre
ispirano il mondo della Cooperazione.
Proprio per questo ho letto con
particolare attenzione la sua lettera e mi
congratulo per l’impegno della sua
associazione in favore della ricerca
scientifica.
Provvederò ad inoltrare la sua
richiesta di aiuto economico a XXX
Confido che l’iniziativa da voi
promossa verrà considerata con la
massima attenzione, e sono certo che
lo spettacolo di Cavalese otterrà il
massimo rilievo mediatico e la
partecipazione che merita.
Un saluto cordiale.
nome cognome - direttore generale
sez.2: gli strumenti | pag. 031
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
2. Ringraziamento per
accoglimento richiesta
2. Ringraziamento per
accoglimento richiesta
Egregio Presidente,
con la presente volevo ringraziarLa
dell’approvazione della nostra richiesta
di finanziamento per il progetto XXX da
parte del Consiglio di Amministrazione
di XXX in data XXX u.sc.
La nostra iniziativa rappresenta una
scelta strategica e vincente oltre che
utile per la costruzione e il rafforzamento delle linee di indirizzo che stiamo
definendo.
L’occasione è gradita per porgerLe
distinti saluti.
Dott. nome cognome - Presidente
Gentile presidente cognome,
oppure Caro nome,
grazie per la tua lettera in cui ci
comunichi che XXX ha valutato
positivamente le richieste di contributo
che abbiamo presentato ….
Siamo particolarmente contenti per
le motivazioni addotte, che dimostrano
il nostro legame e la nostra comunanza
di obiettivi. Avete colto il nostro sforzo
per promuovere la Cooperazione
Trentina nei suoi valori fondanti…
Ti preghiamo di estendere il nostro
grazie ai membri del Consiglio di
Amministrazione.
Un cordiale saluto.
nome cognome - presidente
Le sette fasi della convinzione
L’acquisto di un servizio, l’approvazione di un’idea, l’accettazione di certe condizioni,
sono sempre legati alla soddisfazione di un bisogno, alla soluzione di un problema.
Quando scriviamo, proponiamoci come solutori di problemi. Paul Le Roux, francese,
esperto di tecniche di comunicazione, è autore del prezioso Presentare per
convincere3. In quel libro egli descrive un metodo per presentare in modo
convincente un discorso, un'idea, un progetto, entrando nei codici dell'altro o del
gruppo e usando le leve della convinzione. Il suo schema è articolato in 7 punti: ci è
utile per organizzare i nostri argomenti sia nel discorso a voce - quindi lo ritroveremo
anche nel capitolo sulle slide - sia nel testo scritto:
3
Paul Le Roux, Presentare per convincere, Lupetti, Milano 1995
pag. 032 | manuale di stile
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
visione d’insieme: si parte da un ampio scenario
problema/bisogno: la visuale si stringe sul problema specifico del lettore
idea/soluzione: la nostra proposta che risolverà quel problema
evidenze: fatti, statistiche, giudizi di esperti che ne testimoniano l’efficacia
vantaggi: i benefici specifici per il lettore
riepilogo: sintesi di quanto detto finora
azione: è il nostro obiettivo, il motivo per cui scriviamo.
Tre buoni esempi dal nostro repertorio.
1. Accompagnatoria per l’invio della Guida alla Cooperazione
Un altro sassolino alla montagna
per il tu:
Caro nome (anche da personalizzare a mano)
per il lei:
Gentile Presidente/Direttore/Assessore cognome (anche da personalizzare a mano)
1. visione d’insieme
trent’anni forse non cambiano molto la vita di una montagna, ma cambiano
moltissimo la nostra.
È del 1975 il primo manuale della cooperazione trentina. Da allora sono cambiate le
leggi in materia, è cambiato il contesto sociale e quello economico, anche se restano
saldi i valori su cui il nostro movimento si fonda.
2. problema/bisogno
Era dunque necessario un libro aggiornato, che fosse al tempo stesso agile e
approfondito, così da aiutare sia chi vuole avvicinarsi alla cooperazione, sia chi opera
nel settore.
3. idea/soluzione
Noi crediamo che oggi lo scopo sia raggiunto: ho il piacere di inviarti la nuova Guida
alla Cooperazione Trentina, realizzata dalla nostra Federazione.
4. evidenze
Scritta in un linguaggio semplice, e frutto di un lavoro condotto con metodo
cooperativo da alcuni dipendenti della Federazione e da esperti esterni, la Guida
sez.2: gli strumenti | pag. 033
racconta la storia, i valori, le regole, gli elementi organizzativi e normativi che fanno
costituire e poi ben funzionare un’impresa cooperativa.
5. vantaggi
Gli amministratori, i giovani che fondano nuove cooperative, gli insegnanti che
educano ai principi cooperativi, i politici e chi vuole capire il fenomeno troverà qui un
efficace strumento per conoscere la struttura delle cooperative, i loro metodi di
partecipazione democratica, i loro sforzi per la solidarietà con il territorio, la vita delle
persone che le compongono.
Sì, la vita delle persone. Perché questo è lo scopo principale delle cooperative, che
non sono società di capitale ma, appunto, di persone. Perché per noi la persona è
soggetto, non oggetto, dell’organizzazione sociale e degli scambi economici. E
perché la cooperazione trentina è un patrimonio a disposizione di tutti, ben oltre i
confini delle nostre imprese.
6. riepilogo
Appena usciti da un secolo di grandi passioni positive, ma anche di tragedie, il nostro
impegno è di portare ogni giorno un sassolino alla montagna della speranza.
7 azione
Speriamo che anche questo sassolino, la Guida, incontri il tuo gradimento.
Buona lettura.
nome cognome - presidente
2. Lettera di richiesta
Progetto “Una storia per immagini”
Cari Presidenti, cari Direttori,
il nostro movimento si avvicina ai centoventi anni di vita, costruita attraverso i valori, le
esperienze, la solidarietà, i successi e anche le tragedie. Il risultato che noi oggi ci
troviamo a gestire, è un sistema di imprese che trova la sua forza anche nella propria
storia. Per questo riteniamo importante portare alla luce - e valorizzare - lo
straordinario patrimonio che le nostre società, in particolare Casse Rurali e Famiglie
Cooperative, oltre che gli stessi soci, hanno prodotto nella loro esistenza.
Il primo passo è quello di censire i fondi archivistici (documentali, fotografici, audio e
pag. 034 | manuale di stile
video) esistenti nelle nostre cooperative. Nel corso delle prossime settimane, sarete
contattati telefonicamente da archivisti della Cooperativa Sociale Kinè, che
provvederanno a sottoporvi un questionario volto a conoscere i dati fondamentali dei
vostri archivi storici, la loro consistenza, le loro caratteristiche e condizioni di
conservazione, per poi procedere – eventualmente – ad un sopralluogo.
Ci auguriamo che possiate condividere con noi lo stesso entusiasmo e il medesimo
spirito di “scoperta” che ci ha motivati ad avviare questo progetto, convinti come
siamo che tante piccole storie ne formino una, grande ed importante, come quella
della Cooperazione Trentina.
Per questo motivo vi invitiamo fin d'ora a pensare di individuare una persona che
possa incaricarsi di ricercare il materiale presso i vostri archivi, o da altre fonti.
Per qualsiasi chiarimento sono a vostra disposizione i colleghi del Servizio Stampa e
Comunicazione che coordinerà il progetto.
Vi ringraziamo per la disponibilità. Un saluto cordiale.
3. Invito a incontro di presentazione
Ai Signori
Presidenti e Direttori
delle Cooperative associate
Gentili Presidenti, gentili Direttori,
come ci eravamo ripromessi in più occasioni, intendiamo inaugurare con voi una
nuova modalità di confronto su problemi e strategie di interesse della Cooperazione
Trentina.
Lo abbiamo fatto nei giorni scorsi incontrando le cooperative nei rispettivi
comprensori.
Se la Cooperazione Trentina, come andiamo dicendo da tempo, ha tra le sue
caratteristiche principali quella di essere strettamente legata al territorio, alle sue
comunità locali, è allora nel territorio che essa deve realizzare momenti di
discussione, veri, efficaci.
Compatibilmente con le rispettive agende, vorremmo che questa modalità
diventasse una costante nel nostro modo di lavorare.
Crediamo infatti che dal confronto tra cooperative che operano in settori diversi, ma
sullo stesso territorio, possano nascere nuovi impulsi, idee e stimoli per crescere
assieme e permetterci di corrispondere sempre al meglio alle vostre esigenze.
sez.2: gli strumenti | pag. 035
Vi invitiamo per questo, assieme ai vostri consiglieri, sindaci e dirigenti, ad un
incontro che si terrà
Venerdì 23 marzo 2007 alle ore 20.00
Federazione Trentina della Cooperazione – Sala Congressi
Nell’incontro avremo modo di discutere su alcune questioni strategiche che
interessano i diversi settori cooperativi, e raccogliere vostre sollecitazioni sulla
situazione, le opportunità, i problemi e le prospettive della Cooperazione nel vostro
territorio.
L’incontro servirà anche per confrontarci sulla proposta di Carta dei valori della
Cooperazione Trentina, di cui avete già ricevuto il testo approvato dal Consiglio di
amministrazione della Federazione.
In attesa di incontrarci, auspichiamo numerosi, vi salutiamo con tanta cordialità.
nome cognome
direttore generale
nome cognome
presidente
Forma e formato: la lettura a “S”
Stile, tono, potenza e fluidità dei periodi: una buona forma dà risalto al contenuto. Ma
anche un aspetto ordinato, con caratteri leggibili, paragrafi non troppo fitti, rientri di
colonna e spazi bianchi, rende la lettura più invitante.
Lunghezza ideale: una pagina. Se è necessario scrivere di più, concentriamo il
messaggio chiave nella prima pagina, e concepiamo le successive come allegati.
Nell’impaginare una lettera, infine, può essere utile ricorrere a segni di richiamo:
parole evidenziate o in colore, MAIUSCOLI, grassetti.
Quando leggiamo una lettera - sostiene Sigfried Vögele, uno dei maggiori esperti
della comunicazione diretta, autore del libro Metodo dialogo4 - nei primi cinque
secondi disegnamo istintivamente con lo sguardo una “S” lungo il foglio:
S partiamo dal marchio dell’azienda per sapere chi ci sta scrivendo;
S poi leggiamo l’indirizzo per accertarci che sia destinata proprio a noi;
S quindi l’oggetto, per identificare il motivo della lettera;
4
Sigfried Vögele, Metodo Dialogo, Sarin Edizioni, Roma 1988
pag. 036 | manuale di stile
S a questo punto vaghiamo nel corpo centrale, soffermandoci qualche istante sulle
parole evidenziate;
S leggiamo infine la firma per riconoscere chi ci scrive e (se c’è) il post scriptum per
capire che cosa viene sottolineato.
Se in quei cinque secondi la nostra attenzione è stata stimolata, torniamo all’inizio e
rileggiamo tutto con calma. Altrimenti lasciamo il foglio sulla scrivania. E li rimarrà.
Lettura a “S”:
i primi 5 secondi
S marchio;
S indirizzo;
S oggetto;
S parole evidenziate;
S firma;
S post-scriptum.
Ecco qui di seguito alcuni esempi di nostre lettere in 2 versioni:
1. risposta a quesiti: richiesta e relative risposte con “vecchio” e “nuovo” stile
Oggetto: requisiti dei soci - diritto di voto
Con la presente siamo a formularle i seguenti quesiti:
“Può essere socio chi non risulta essere proprietario di terreni ovvero chi non ha
alcun titolo su alcun terreno?”.
Che cosa si intende “hanno diritto di voto coloro che risultano iscritti nel libro dei
soci da almeno 90 giorni”? vale a dire dal momento della sottoscrizione?
Grati per l’attenzione che vorrà prestarci, Le inviamo i migliori saluti.
sez.2: gli strumenti | pag. 037
PRIMA
Servizio Legale
Fiscale Sindacale
Ufficio Legale
Trento, data
Prot. N.
DOPO
Spett.
Cooperativa XXX
Indirizzo
Oggetto: requisito soci – diritto di voto;
risposta a quesiti
In merito alla Vs richiesta di chiarimenti segnaliamo quanto segue.
La normativa codicistica prevede
espressamente che …
Nel Vs caso, in base all’art. 5 dello Statuto, possono essere soci “i produttori
agricoli di ortofrutta singoli o associati”
che …
In particolare si sottolinea come non
sia requisito indispensabile per il nuovo
socio essere proprietario di un terreno;
occorre però che il soggetto abbia la
“disponibilità” del terreno in base ad un
titolo idoneo.
…
Per quanto concerne il secondo quesito
sottopostoci, si precisa che secondo
l’interpretazione prevalente il soggetto
diventa socio …
Sempre a disposizione per eventuali
ulteriori chiarimenti, porgiamo cordiali
saluti.
FEDERAZIONE TRENTINA DELLA
COOPERAZIONE
Firma
Firma
Servizio Legale
Fiscale Sindacale
Ufficio Legale
Trento, data
Prot. N.
Gentile signor
Mario Bianchi
Presidente
Cooperativa XXX
Indirizzo
Requisito soci - diritto di voto;
risposta a quesiti
Ecco la risposta ai vostri quesiti:
1) “Può essere socio chi non risulta
essere proprietario di terreni ovvero chi
non ha alcun titolo su alcun terreno?”.
Sì, in linea di principio può essere socio
chi non risulta proprietario di un terreno.
Il codice civile prevede infatti che …
Occorre però che il soggetto abbia la
“disponibilità” del terreno in base ad un
titolo idoneo. …
Può esserci invece qualche problema
se… Il comodato non ha una durata
minima di legge e se è concesso a
tempo indeterminato può essere risolto
in qualsiasi momento.
2) Che cosa si intende “hanno diritto di
voto coloro che risultano iscritti nel libro
dei soci da almeno 90 giorni”? vale a
dire dal momento della sottoscrizione?
Secondo l’interpretazione prevalente il
soggetto diventa socio …
Sempre a disposizione per eventuali
chiarimenti, invio i miei migliori saluti.
nome cognome
responsabile
firma
nome cognome
direttore generale
firma
pag. 038 | manuale di stile
2. congratulazioni per nuovo incarico direttivo
PRIMA
Presidenza
e Direzione
Trento, data
Prot. N.
DOPO
Egregio Signor
Bianchi Mario
Settore xxx
SEDE
Caro Mario,
ho il piacere di comunicarTi che il nostro Comitato Esecutivo, su mia
proposta, in accordo con il responsabile del Servizio Risorse Umane dott.
xxx, ha deliberato la Tua nomina a
responsabile del Settore xxx con
decorrenza XXX.
Certo della Tua costante e proficua
collaborazione colgo l’occasione per
porgerTi i miei più cordiali saluti.
Dott. Nome e Cognome
Direttore Generale
Presidenza
e Direzione
Trento, data
Prot. N.
Gentile signor
Mario Bianchi
Incarico di responsabile Settore xxx
Caro Mario, (anche a mano)
sono felice di comunicarti che il
nostro Comitato Esecutivo ha deciso la
tua nomina a responsabile del Settore
xxx, dal XXX.
Siamo consapevoli della complessità e dell’impegno che richiede tale
incarico e, nel periodo in cui hai retto
“ad interim” la responsabilità del settore, hai dimostrato di possedere le qualità necessarie.
Le tue doti professionali, unite
all’impegno e all’entusiasmo che hai
garantito partecipando alla crescita
della Federazione anche in questa
importante fase di cambiamento, ci consentono di affidarti questa responsabilità sicuri che insieme raggiungeremo
ulteriori successi.
Con i migliori auguri. (anche a mano)
nome cognome
(del direttore generale)
sez.2: gli strumenti | pag. 039
3. comunicazione di ricorso respinto
PRIMA
DOPO
Servizio Legale
Fiscale Sindacale
Ufficio Legale
Trento, data
Prot. N.
Spett.
Cooperativa XXX
Indirizzo
Oggetto: invio copia sentenza
Trasmettiamo in allegato copia della
sentenza XXX del data, emessa dalla
Commissione Tributaria di Primo grado
di Trento, per Vs. documentazione.
La Commissione ha respinto il ricorso
presentato contro il Comune di XXX per
contenzioso ICI anno 2007.
Cordiali saluti.
FEDERAZIONE TRENTINA
DELLA COOPERAZIONE
Firma
1 allegato
Firma
Servizio Legale
Fiscale Sindacale
Ufficio Legale
Trento, data
Prot. N.
Gentile signor
Mario Bianchi
Presidente
Cooperativa XXX
Indirizzo
Contenzioso I.C.I. anno 2007 contro il comune di XXX
Gentile Presidente/Direttore,
abbiamo ricevuto comunicazione
dalla Commissione Tributaria di Primo
Grado di Trento dell’esito del contenzioso in oggetto.
Spiace informare che il vostro ricorso è stato respinto per le motivazioni
esposte nella sentenza di cui inviamo
copia integrale.
Le norme del processo tributario
consentono di impugnare le sentenze
di rigetto, presentando appello alla
Commissione Tributaria di secondo grado, entro termini perentori. Nel vostro
caso la data ultima per attivarsi in tal
senso è il <data>, salvo che il Comune
non provveda a notificare la sentenza.
L’ufficio Fiscale resta in attesa di
vostre indicazioni a riguardo ed è disposizione per qualsiasi chiarimento.
Un cordiale saluto.
nome cognome
responsabile
firma
1 allegato
nome cognome
direttore generale
firma
pag. 040 | manuale di stile
4. conferma contratto a tempo indeterminato
PRIMA
Presidenza
e Direzione
Trento, data
Prot. N.
DOPO
Egregio Sig.
Mario Bianchi
Indirizzo
oggetto: conferma contratto a tempo
indeterminato
Sono lieto di informarLa che il nostro
comitato esecutivo, tenuto conto del
parere favorevole del responsabile
delle risorse umane e sviluppo organizzativo e del suo responsabile, da me
condiviso, ha deciso di confermarLa in
servizio a tempo indeterminato dal 1
gennaio 2006, fermo restando l’attuale
inquadramento.
AugurandoLe un proficuo lavoro colgo
l’occasione per porgerLe i distinti saluti.
Dott. nome cognome
Direttore Generale
Presidenza
e Direzione
Trento, data
Prot. N.
Gentile signor
Mario Bianchi
Indirizzo
Conferma contratto a tempo indeterminato
Gentile signor cognome (a mano)
sono lieto di informarla che il nostro
comitato esecutivo ha deciso di confermarla a tempo indeterminato dal 1 gennaio 2006, questo tenuto conto del parere del responsabile del servizio risorse
umane e organizzazione e del suo
attuale responsabile, da me condiviso.
Questa scelta nasce dalla positiva valutazione della sua esperienza maturata
all’interno dell’ufficio xxx.
Sicuro che saprà confermare la grande
fiducia che la nostra azienda ripone in
lei, augurandole un proficuo lavoro, le
porgo un saluto cordiale.
nome cognome
(del direttore generale)
sez.2: gli strumenti | pag. 041
5. comunicazione esito negativo di selezione, due esempi
Il primo con chiusura positiva in quanto a seguito della selezione il curriculum del candidato verrà tenuto in evidenza.
PRIMA
DOPO
SERVIZIO RISORSE UMANE
E ORGANIZZAZIONE
Trento, data
Prot. N.
Egregio Sig.
Mario Bianchi
Indirizzo
Oggetto: selezione personale
Con riferimento a quanto in oggetto ed
al colloquio intercorso, siamo a comunicarLe che per la copertura della posizione è stato individuato un altro candidato.
Considerato peraltro l’esito positivo del
colloquio da Lei sostenuto, sarà nostra
cura tenere in evidenza il Suo nominativo per eventuali future esigenze.
RingraziandoLa per la collaborazione, è
gradita l’occasione per porgere distinti
saluti.
Dott. nome cognome
Resp. Servizio Risorse Umane
e Organizzazione
Servizio Risorse Umane Gentile signor
e Organizzazione
Mario Bianchi
Trento, data
Indirizzo
Prot. N.
Selezione personale
Gentile signor Bianchi,
grazie per la collaborazione e la
disponibilità dimostrata nel corso dei
nostri colloqui.
Al momento, per la copertura della
posizione nell’ufficio XXX è stato individuato un altro candidato.
Vista la positiva valutazione, il suo
nome sarà tenuto in particolare evidenza per possibili futuri altri incarichi
all’interno del nostro movimento.
Sarà nostra cura contattarla qualora
si presentassero occasioni in linea con
il suo profilo professionale.
Un cordiale saluto.
nome cognome
responsabile
firma
nome cognome
direttore generale
firma
pag. 042 | manuale di stile
Il secondo totalmente negativo perché il nominativo del soggetto non verrà tenuto in
considerazione per future selezioni.
PRIMA
DOPO
SERVIZIO RISORSE UMANE
E ORGANIZZAZIONE
Trento, data
Prot. N.
Egregio Sig.
Mario Bianchi
Indirizzo
Oggetto: selezione personale
A seguito della selezione effettuata per
….., siamo spiacenti di doverLe comunicare che è stato scelto un altro candidato.
Ringraziando per la collaborazione, ci è
gradita l’occasione per porgere distinti
saluti.
Dott. nome cognome
Resp. Servizio Risorse Umane
e Organizzazione
Servizio Risorse Umane Gentile signor
e Organizzazione
Mario Bianchi
Trento, data
Indirizzo
Prot. N.
Selezione personale
Gentile signor Bianchi,
grazie per la collaborazione e la
disponibilità dimostrata nel corso dei
nostri colloqui.
Al momento, per la copertura della
posizione nell’ufficio XXX è stato individuato un altro candidato.
Le auguriamo un futuro ricco di soddisfazioni.
Un cordiale saluto.
nome cognome
responsabile
firma
nome cognome
direttore generale
firma
6. invio modulo per pubblicità sulla nostra rivista
PRIMA
Servizio Stampa
e Comunicazione
Trento, data
Prot. N.
DOPO
Spett.le
AZIENDA
Indirizzo
Oggetto: pubblicità su “Cooperazione
Trentina”
Siamo lieti di informarVi che abbiamo deciso di mantenere inalterate le
tariffe per le inserzioni pubblicitarie
nella rivista “Cooperazione Trentina”
anche per l’anno 2007.
Servizio Stampa
e Comunicazione
Trento, data
Prot. N.
Gentile signor
Mario Bianchi
Direttore /
Amministratore
Azienda XXX
Indirizzo
Pubblicità su “Cooperazione Trentina”
Gentile direttore/presidente cognome
anche per l’anno 2007 le tariffe per le
sez.2: gli strumenti | pag. 043
In virtù delle positive e durature relazioni che legano la Vostra impresa al
movimento cooperativo trentino, ci permettiamo quindi di proporVi il nostro
mensile come vetrina dalla quale pubblicizzare i vostri prodotti/servizi.
Si tratta dell’organo di stampa ufficiale della Federazione Trentina della
Cooperazione, che conta quasi seicento imprese associate, che si rivolgono
ad oltre 200mila soci in tutto il Trentino.
La rivista di 52 pagine a colori, vuole
essere uno strumento di divulgazione
prestigioso ed autorevole, portavoce di
un movimento che contribuisce in
maniera sostanziale allo sviluppo economico e sociale del nostro Trentino.
Essa viene distribuita agli amministratori e dipendenti delle cooperative
associate e a tutte le federazioni regionali, a numerosi opinion leader quali sindaci, consiglieri provinciali, parlamentari, presidenti di enti ed associazioni,
giornalisti, insegnanti, biblioteche.
Nel 2005 la rivista è stata protagonista di un restyling grafico e di un ulteriore innalzamento del valore dei contenuti
(con articoli e interviste di docenti e
ricercatori) che contribuirà ad aumentare ancora la sua lettura e diffusione.
Certi che una presenza della Vostra
società possa risultare di grande interesse e di sicuro riscontro presso i
nostri lettori, ci permettiamo pertanto
allegare a questa lettera le tariffe pubblicitarie ed il modulo di prenotazione.
Con l’augurio che Voi possiate trovare interessanti le nostre proposte,
inviamo i più cordiali saluti.
FEDERAZIONE TRENTINA
DELLA COOPERAZIONE
Firma
Firma
inserzioni pubblicitarie su “Cooperazione Trentina” sono rimaste inalterate.
La rivista è l’organo di stampa ufficiale della Federazione Trentina della
Cooperazione, che con le sue 600
imprese associate, contribuisce in
maniera sostanziale allo sviluppo economico e sociale del Trentino. Il nostro
mensile, composto da 52 pagine a colori, è portavoce del movimento cooperativo trentino ed è quindi uno strumento
di informazione e divulgazione diffuso
in modo capillare su tutto il territorio provinciale.
La nostra rivista viene distribuita ad
amministratori e dipendenti delle cooperative associate, a giornalisti, insegnanti, sindaci, consiglieri provinciali,
parlamentari, presidenti di enti ed associazioni, alle federazioni regionali e a
numerosi altre istituzioni.
Allo scopo di aumentare ulteriormente l’interesse dei lettori, recentemente abbiamo rinnovato la veste grafica e la gamma dei contenuti proposti:
compariranno ad esempio articoli di
approfondimento scritti da docenti e
ricercatori.
Certi che su “Cooperazione Trentina” la NOME DELLA SOCIETA’ possa
ricevere il risalto che merita, vi riproponiamo il nostro mensile come vetrina
per pubblicizzare i vostri prodotti/servizi.
Vi alleghiamo quindi le
nostre proposte con relativo modulo di
prenotazione.
Cordiali saluti.
nome cognome
responsabile
firma
nome cognome
direttore generale
firma
pag. 044 | manuale di stile
Gli esempi contenuti in questo capitolo del Manuale sono molto utili per chi deve scrivere una lettera: a seconda del contenuto, dello scopo o del destinatario, infatti, si
può “costruire” la lettera prendendo spunto dai diversi modelli proposti.
Ecco due esempi di lettere scritte in questo modo:
7. invio di un omaggio: si nota l’uso di alcuni passaggi contenuti nella lettera per
l’invio della Guida alla Cooperazione (esempio n. 1, Le sette fasi della convinzione,
> pag. 32)
Presidenza e Direzione
Direttore
Trento, data
Prot. N.
Gentile signor
Mario Bianchi
Presidente/Direttore/…
Cooperativa XXX
Indirizzo
Gentile Presidente/Direttore/… cognome,
sono ben felice di inviarle una copia della nostra nuova “Guida alla Cooperazione”.
Scritta in un linguaggio semplice e diretta a tutti coloro che desiderano approfondire la conoscenza del nostro Movimento Cooperativo, essa è frutto di un lavoro condotto con metodo cooperativo da dipendenti della Federazione e da esperti esterni.
La Cooperazione Trentina è un patrimonio a disposizione di tutti ben oltre i confini
delle nostre imprese, e la Guida nasce anche con l’auspicio che la sua diffusione
diventi occasione di scambio con altre realtà.
Spero che essa possa incontrare il suo interesse.
Un saluto cordiale.
nome cognome
direttore generale
Firma
sez.2: gli strumenti | pag. 045
8. ringraziamento per utilizzo sala: si nota l’uso di alcuni passaggi contenuti nella
lettera di invito a incontro di presentazione (esempio n. 3, Le sette fasi della convinzione, > pag. 34).
Presidenza e Direzione
Trento, data
Prot. N.
Gentili signori
Mario Bianchi
Presidente
Lucia Rossi
Direttore
Cooperativa XXX
Indirizzo
Caro Presidente, caro Direttore,
vi ringraziamo per la disponibilità e la cordialità con cui ci avete ospitato nella
vostra sede per l’incontro tra cooperatori nel quale, tra l’altro, abbiamo presentato la
bozza della Carta dei Valori.
Per la Cooperazione Trentina, che ha come radice e punto di forza uno stretto legame con il territorio, è fondamentale saper costruire dei momenti di autentico confronto da cui ricevere impulsi e nuove idee per crescere e migliorarsi.
Per il vostro contributo alla realizzazione di questi momenti di dialogo vi siamo particolarmente riconoscenti.
nome cognome
direttore generale
Firma
nome cognome
presidente
Firma
pag. 046 | manuale di stile
2.2) Circolari: dal “dispaccio del re” alla comunicazione efficace
Interpretata come documento autoritario, più che come strumento di comunicazione, la circolare usa in genere un linguaggio scarno, freddo, spersonalizzato, spesso
neanche dichiara apertamente il proprio scopo. Così molte circolari non vengono lette, e si scatena la disorganizzazione se, per esempio, vi erano segnalate nuove procedure da seguire.
Quanto ai punti di vista della scrittura, tre sono le possibilità:
1) utile per chi scrive
Devo illustrare al direttore l’incidenza degli investimenti sulla gestione: vi prego di fornirmi un rapporto sulle spese sostenute quest’anno dal vostro ufficio.
2) utile per l’organizzazione
Il direttore vuole controllare l’incidenza degli investimenti sulla gestione: vi prego di
fornirmi un rapporto sulle spese sostenute quest’anno dal vostro ufficio.
3) utile per chi legge
È opportuno dimostrare al direttore che gli investimenti sono ben gestiti dal vostro ufficio, e che incidono positivamente sulla gestione: vi prego di fornirmi un rapporto sulle
spese da voi sostenute quest’anno.
Ovvio che la terza è la più redditizia.
Un modello: la lettera delle aziende agli azionisti
C’è un tipo di circolare che ha un altissimo indice di lettura: è la lettera agli azionisti.
Che siano tre o trecento gli azionisti di un’azienda, tutti la leggono appena la ricevono. È la lettera che dice su per giù così:
Caro azionista, quest’anno la tua azienda ha fatto questo; il comparto in cui opera ha
conseguito questo andamento, i concorrenti si sono mossi in questo modo, la tendenza dei consumi è stato questa.
.
sez.2: gli strumenti | pag. 047
È la garanzia della correttezza del bilancio: della conformità dei risultati ottenuti
nell’anno rispetto agli obiettivi e agli impegni assunti. È insomma il termometro
dell’azienda. Viene vissuta come un messaggio scritto in prima persona dal presidente o dall’amministratore delegato, e ha un notevole significato per un vero leader.
Certo, non tutte le circolari possono essere scritte con la cura, la passione,
l’attenzione al dettaglio di una lettera agli azionisti. Ma gli autori di circolari possono
guardare a questa lettera come a un modello, anche per inviare comunicazioni su
temi meno eccitanti di un ottimo risultato di bilancio, come magari un cambiamento
normativo o un nuovo adempimento fiscale.
Disposizioni e procedure: un limite invalicabile?
Generalmente la circolare si usa per finalità informative in senso stretto: disposizioni,
procedure, variazioni organizzative, dettagli di vita dell’organizzazione. Messaggi di
carattere per lo più impositivo, come si può notare da alcune sfumature stilistiche:
S “si comunica che...”: sarebbe più corretto e meno impersonale “vi informiamo
che”, visto che la comunicazione presuppone un rapporto paritetico tra mittente e
destinatario, che invece nelle circolari non pare essere ricercato;
S “a far data da...”: formula borbonica per esprimere una decorrenza;
S “la nuova disposizione è da intendersi come immediatamente operativa”, come
dire: bisogna adeguarsi alla svelta, poche chiacchiere. Se i messaggi devono
influire sui comportamenti delle persone e dell’organizzazione nel suo
complesso, un sistema così rigido inibisce l’interattività, a meno che si adotti uno
stile e una struttura diversi.
Lo stile e la struttura
Alcune riflessioni sullo stile:
S frasi brevi: 20/25 parole al massimo;
S paragrafi non troppo articolati ed ampi;
S verbi in forma attiva: il consiglio di amministrazione stabilisce, anziché viene
stabilito dal consiglio di amministrazione;
S no ai giri di parole che creano ambiguità: non proponiamo alla vostra valutazione
ma vi proponiamo; non per quanto riguarda ma su; non con lo specifico obiettivo
di ma per; non la presente metodologia dev’essere da voi sperimentata al fine di
ottimizzare le varie fasi produttive, ma sperimentate questo metodo per migliorare
la produzione.
pag. 048 | manuale di stile
E perché privare del tutto la circolare di personalità e di umanità? In apertura, per
esempio, meglio evitare quel lungo e noioso elenco di uffici cui è inviata (che può
stare meglio in ultima pagina), mentre una forma di cortesia (Gentili colleghi) può invitare alla lettura.
Alla fine: saluti, ringraziamenti e una firma estesa, anziché il solito scarabocchio indecifrabile.
Come una lettera di marketing, dunque, anziché come un documento burocratico.
Indicazioni operative per la scrittura delle circolari
Destinatari
In determinati casi può essere opportuno personalizzare l’intestazione qualora la circolare sia rivolta a soggetti definiti (esempio: invece di “Spettabili società”, indicare
“Gentile Presidente e/o Direttore”).
L’indicazione dei destinatari della circolare deve essere semplice ed essenziale, non
formale e burocratica:
NO: Spett.le
Cooperative associate
LORO SEDI
SÍ:
Spettabili
Società Cooperative
Titolo
Omettere la parola oggetto dal frontespizio della circolare e scrivere direttamente il
titolo secondo questi criteri:
S scrivere i titoli in grassetto, centrati sulla pagina;
S usare un formato di carattere più grande rispetto a quello utilizzato nel testo della
circolare (ad esempio, se il testo ha carattere arial 11 il titolo potrà avere carattere
14/16);
S evitare, in generale, eccessivi riferimenti normativi;
S evitare titoli troppo lunghi (massimo 2/3 righe);
S utilizzare titoli di impatto, efficaci.
sez.2: gli strumenti | pag. 049
Abstract
In linea generale, tutte le circolari devono avere l’abstract.
Obiettivi:
S rappresentare in sintesi il contenuto della circolare: questo soprattutto
quando la lunghezza e la complessità della circolare lo richiede. Suggeriamo
l’utilizzo del carattere corsivo;
S indicare a chi è rivolta la circolare: il lettore deve comprendere se sia opportuno
o meno proseguire nella sua lettura; ad esempio: interessa esclusivamente le
cooperative che hanno più di 50 dipendenti, piuttosto che le cooperative che
hanno richiesto il contributo, ecc.;
S indicare se ci sono adempimenti operativi: ad esempio, comunicazioni da
effettuare, modulistica da compilare, istanze da presentare, adesioni, ecc.
Al di sotto del riquadro che contiene l’abstract, indicare chi ha scritto la circolare per
agevolare un eventuale contatto di chiarimento o di confronto.
Esempio:
Funzione: Consulenza
Referente: Mario Rossi
Contenuto
È importante privilegiare le indicazioni sugli adempimenti operativi che la cooperativa deve compiere concretamente. Quando possibile, quindi, privilegiare l’utilizzo di
schemi ed esempi che facilitino la comprensione delle azioni da compiere. Può essere utile dare un titolo “adempimenti operativi” o “cosa bisogna fare” seguito dalla
sequenza delle operazioni da eseguire.
È opportuno privilegiare una struttura “a blocchi” che facilita la lettura e la comprensione dell’organizzazione del lavoro.
Riferimenti normativi: quelli principali e/o indispensabili sono richiamati nel testo,
quelli di dettaglio vanno preferibilmente inseriti in nota per non appesantire la lettura
della circolare.
Organizzare la struttura del testo in modo tale che vi siano minimo due paragrafi
distinti per facciata. Utilizzare sottotitoli che facilitino la comprensione di ciò che viene
poi descritto (ad esempio, sottotitoli in rilievo o bordati). In determinati casi si può,
con sobrietà, utilizzare un colore (azzurro) per lo sfondo dei riquadri o per il carattere
dei titoli/sottotitoli o per altre ulteriori esigenze (es. tabelle).
pag. 050 | manuale di stile
Conclusioni
Evitare frasi di rito per concludere la presentazione del lavoro svolto (esempio non
scrivere “a disposizione per i chiarimenti che dovessero rendersi opportuni, si coglie
l’occasione per porgere i più cordiali saluti” ma usare semplicemente la formula di
“cordiali saluti”).
Seguono ora alcuni esempi di nostre circolari, riscritte secondo i criteri qui indicati.
Esempio 1: circolare alle cooperative per promuovere l’acquisto della Guida alla
cooperazione trentina
PRIMA
Alle Cooperative associate
Loro sedi
Oggetto: stampa volume “Guida alla
cooperazione trentina”
DOPO
Gentile signor
Nome Cognome
società
indirizzo
e a tutte le cooperative associate
Abbiamo il piacere di segnalare
un’iniziativa editoriale della Federazione di sicuro interesse per le nostre associate.
A breve andrà in stampa il volume
“GUIDA ALLA COOPERAZIONE
TRENTINA” frutto del lavoro cooperativo di un gruppo di collaboratori della
Federazione e di esperti esterni. Il testo
intende approfondire la storia, i valori e
le regole del movimento cooperativo
nel contesto internazionale. In allegato
riportiamo l’indice dei capitoli.
Riteniamo che la pubblicazione possa
costituire un utile strumento di conoscenza e di lavoro per i soci, gli amministratori, i dipendenti delle società associate. Il libro potrà inoltre essere proficuamente impiegato nei contatti con le
“GUIDA ALLA
COOPERAZIONE TRENTINA”
UN UTILE STRUMENTO DI
LAVORO,
UN BEL REGALO PER NATALE
Cresce l’importanza del nostro movimento, anche grazie al contributo di
aziende come quella che lei rappresenta. In più, Natale è vicino, e regalare un
libro è un pensiero sempre gradito.
Ecco perché abbiamo il piacere di
segnalarle un’iniziativa editoriale di sicuro interesse.
A breve andrà in stampa il libro “Guida
alla cooperazione trentina”, frutto del
sez.2: gli strumenti | pag. 051
scuole o con persone interessate a
conoscere il nostro movimento.
Sarà nostra cura omaggiare le cooperative con una copia del volume. Per coloro che sono interessati ad avere un maggior numero di volumi, proponiamo un
prezzo speciale: €15 a copia per ordini
fino a 15 copie; €10 la copia per ordini
superiori.
Allo scopo alleghiamo modulo di prenotazione, che vi invitiamo a restituirci
debitamente compilato entro il 30
novembre.
Maggiori informazioni potranno essere
richieste al nostro Ufficio....................,
telefono 0461 898XXX.
Confidando in una positiva accoglienza
della presente iniziativa, inviamo cordiali saluti.
lavoro cooperativo di un gruppo di collaboratori della Federazione e di esperti
esterni.
Con uno stile preciso, e al contempo
semplice e piacevole, il libro presenta
la storia, i valori e le regole del movimento cooperativo nel contesto internazionale (allegato l’indice dei capitoli).
Riteniamo che la pubblicazione sia un
utile strumento di conoscenza e di lavoro per i soci, gli amministratori, i dipendenti delle società associate. Inoltre il
libro può essere proficuamente impiegato nei contatti con le scuole o con persone interessate a conoscere il nostro
movimento.
Sarà nostra cura far omaggio alle cooperative di una copia del volume. Chi
desidera avere un maggior numero di
copie gode di un prezzo speciale: € 15
a copia per ordini fino a 15 copie; € 10 a
copia per ordini superiori.
Trova in allegato il modulo di prenotazione, che la invitiamo a restituirci compilato entro il 30 novembre. Per maggiori informazioni può contattare il
nostro Ufficio..............., al telefono
0461 898XXX.
Confidiamo in una positiva accoglienza
da parte sua di questa iniziativa.
Grazie.
Un cordiale saluto.
pag. 052 | manuale di stile
PRIMA
Oggetto: operazione di ristrutturazione
del gruppo Parmalat. Trattamento tributario ai fini della disciplina sui capital
gains.
Pervengono alla scrivente richieste
di chiarimenti in merito all’operazione di
ristrutturazione del gruppo Parmalat, in
relazione alla proposta di concordato
recentemente approvata dal Tribunale
di Parma, e le conseguenze tributarie
sui portatori delle obbligazioni emesse
dalle società del predetto gruppo.
Nel proseguo, quindi, si segnalano
gli aspetti principali di interesse per gli
investitori obbligazionisti.
Sintesi dell’operazione di ristrutturazione
Il piano del concordato prevede la
costituzione della Fondazione Creditori
Parmalat che provvede alla sottoscrizione, per mandato conferito dai creditori del gruppo, e distribuzione delle
azioni e dei warrant emesse dalla società Parmalat S.p.a di nuova costituzione.
L’operazione, sinteticamente si sviluppa secondo il seguente iter:
DOPO
PIANO DI
RISTRUTTURAZIONE DEL
GRUPPO PARMALAT E
CONSEGUENZE PER GLI
OBBLIGAZIONISTI
Nella circolare informiamo della
ristrutturazione del gruppo Parmalat, recentemente approvata dal tribunale di Parma. I possessori di
obbligazioni emesse dalla società
riceveranno azioni e warrant di
nuova emissione, in luogo dei titoli
in loro possesso. Analizziamo, in particolare, le modalità di assegnazione dei titoli e il trattamento tributario
del reddito che si manifesta
nell’operazione.
Sintesi del piano di ristrutturazione
Il piano del concordato prevede la costituzione della Fondazione Creditori Parmalat, la quale provvederà alla sottoscrizione, per mandato conferito dai creditori del gruppo, e alla distribuzione
delle azioni e dei warrant emesse dalla
società Parmalat S.p.a di nuova costituzione.
-
l’aumento di capitale è avvenuto con
la sentenza che approva il concordato;
L’operazione si sviluppa nel seguente
modo:
-
gli obbligazionisti saranno assegnatari di azioni nominative di nominale
1 euro per un ammontare in valore
1. l’aumento di capitale è avvenuto con
la sentenza del 1° ottobre 2005 che
approva il concordato Parmalat.
sez.2: gli strumenti | pag. 053
nominale pari all’ammontare del credito ridotto della percentuale concordataria (vedi allegato) nonché di
1 warrant per ogni azione limitatamente alle prime 650; tale warrant
attribuirà ai creditori chirografari il
diritto di sottoscrivere al valore nominale azioni a pagamento in via continuativa con effetto entro il decimo
giorno del mese successivo alla presentazione della domanda in ciascun anno solare a partire dall’anno
2005 e fino al 2015;
2. Gli obbligazionisti riceveranno azioni nominative di nominale 1 euro per
un ammontare in valore nominale
pari al credito vantato, ridotto secondo una percentuale che abbiamo
evidenziato nell’allegato alla circolare. Sarà anche distribuito 1 warrant
per ogni azione, limitatamente alle
prime 650 possedute. Il warrant
attribuisce il diritto a sottoscrivere
azioni a pagamento, al valore loro
nominale ed entro il 2015.
-
alla data di esecuzione dell’aumento
tutte le emissioni obbligazionari
ammesse negli stati passivi saranno
ritirate da parte della Fondazione;
-
gli obbligazionisti legittimati che
hanno partecipato alla votazione,
riceveranno azioni e warrants;
3. Le emissioni obbligazionarie ammesse negli stati passivi della procedura concorsuale saranno ritirate
dalla Fondazione a partire dal 1°
ottobre 2005.
-
gli obbligazionisti che non hanno
partecipato alla votazione (cosiddetti creditori “tardivi”), otterranno, in
sostituzione delle obbligazioni, diritti, che non sono trasferibili, rappresentativi del “diritto a ricevere” azioni
e warrant. Per ottenere gli strumenti
finanziari di loro spettanza dovranno
legittimarsi attraverso l’intermediario
che tiene il relativo conto titoli entro il
termine quinquennale di decadenza
dei predetti diritti. In merito segnaliamo che Cassa Centale quale intermediario delle Associate sta attendendo dalla società emittente le
istruzioni ed i tempi per l'esercizio di
detti diritti. Non appena conosciuti,
sarà Sua cura comunicarli tempestivamente.
4. Gli obbligazionisti che hanno partecipato alla votazione di approvazione del piano di ristrutturazione, riceveranno azioni e warrant.
5. Gli obbligazionisti che non hanno
partecipato alla votazione (cosiddetti creditori “tardivi”), otterranno diritti
non trasferibili ad altri e rappresentativi del “diritto a ricevere” in futuro
azioni e warrant. I diritti decadono
nel termine di cinque anni dalla loro
consegna. Segnaliamo che Cassa
Centrale, quale intermediario delle
associate, comunicherà tempestivamente istruzioni per l’esercizio di
questi diritti, non appena esse verranno comunicate dalla Parmalat
Spa.
pag. 054 | manuale di stile
Aspetti tributari dell’operazione
Effetti tributari dell’operazione
Di seguito, si espongono sinteticamente gli aspetti tributari rilevanti
dell’operazione, ai fini dell’applicazione
della disciplina sui capital gains (artt.
67-68 DPR n. 917/1986), sulla scorta
degli intendimenti assunti in sede interbancaria.
Gli effetti tributari dell’operazione in
capo agli obbligazionisti, diversi dalle
società commerciali, sono stati oggetto
di analisi in sede interbancaria e qui
diamo sinteticamente conto delle soluzioni ivi condivise.
La società Parmalat Spa rimborsa le
obbligazioni possedute con le azioni ed
i warrant di nuova emissione. Quindi il
risultato che l’obbligazionista realizza,
ordinariamente una perdita, nasce dal
confronto tra il valore nominale delle
azioni, considerando i warrant a costo
zero, e il costo fiscale d’acquisto delle
obbligazioni
I “diritti a ricevere azioni e warrant”,
in possesso dei creditori “tardivi”,
saranno valorizzati al valore nominale
delle azioni.
L’operazione è suddivisa fra rimborso delle obbligazioni possedute - ed ora
annullate - e sottoscrizione, attraverso il
credito scaturente dal rimborso, delle
azioni di nuova emissione comprensive
di warrant. Le azioni sono ufficialmente
quotate in borsa a partire dal giorno 6
ottobre 2005.
Il valore di rimborso è pari al valore
nominale delle nuove azioni ricevute.
Quindi il reddito (plusvalenza/minusvalenza) che scaturisce in capo al possessore di obbligazioni nasce dal confronto tra il valore nominale delle azioni
(warrants - costo zero) e il costo
d’acquisto (prezzo secco) delle obbligazioni.
Nei confronti dei creditori “tardivi” i
diritti a ricevere azioni e warrant, saranno valorizzati al valore nominale delle
azioni.
La data rilevante per l’emersione del reddito (plusvalenza/minusvalenza), che si
genera dal confronto fra il valore nominale delle nuove azioni ed il costo delle
obbligazioni annullate, è individuata
nella data di pubblicazione della sentenza di approvazione del concordato
(1° ottobre 2005).
Proponiamo il seguente esempio:
Valore nominale delle
obbligazioni possedute
Costo fiscale di
ogni obbligazione
Costo fiscale complessivo
delle obbligazioni
Quantità di azioni /
diritti a ricevere azioni,
ottenuti
Valore complessivo
delle azioni /diritti
a ricevere azioni,
ottenuti
Perdita complessiva=
+ € 150 - € 2.582,28
€ 2.582,28
100/100
€ 2.582,28
150
€ 150
-€ 2.432,28
sez.2: gli strumenti | pag. 055
Tale impostazione è ritenuta corretta
anche per i creditori tardivi i quali ottengono, come già indicato, i diritti a ricevere, da esercitare entro cinque anni,
azioni e warrant. Anch’essi, quindi, dalla
richiamata data, potranno utilizzare le
eventuali minusvalenze emerse fra il
valore di carico delle obbligazioni ed il
valore nominale che detti diritti consentono di ricevere.
Infine, si rammenta che le implicazioni fiscali connesse al rimborso sono
riferibili, in caso di cointestazione del
rapporto di deposito dei titoli obbligazionari, al solo soggetto al quale verranno intestate le azioni, per effetto di
espressa dichiarazione di tutti i cointestatari del dossier in cui sono inserite le
obbligazioni medesime.
La perdita si considera fiscalmente
realizzata al 1° ottobre 2005, data di pubblicazione della sentenza di approvazione del concordato Parmalat. Da questo termine potrà essere utilizzata per le
compensazioni ammesse dalla disciplina vigente.
Le azioni ricevute sono ufficialmente
quotate in borsa a partire dal giorno 6
ottobre 2005.
In caso di cointestazione delle obbligazioni nel deposito titoli, il reddito realizzato nell’operazione potrà essere riferito al solo soggetto al quale verranno
intestate le azioni, per effetto di espressa dichiarazione di tutti i cointestatari
del dossier titoli.
Cordiali saluti.
FEDERAZIONE TRENTINA
COOPERAZIONE
PRIMA
Oggetto: tutela della privacy: indicazioni operative.
Riprendiamo l’argomento dell’adozione delle misure minime di sicurezza
per il trattamento dei dati personali per
approfondire alcuni aspetti e per fornire
alcune indicazioni operative. Ricordiamo, nuovamente, che il Decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196, denominato
“Codice in materia di protezione dei dati
FEDERAZIONE TRENTINA
COOPERAZIONE
DOPO
TUTELA DELLA PRIVACY:
COME ADEGUARSI ALLE
NUOVE NORME
La circolare riprende l’argomento della
tutela della privacy per fornire indicazioni operative sulle misure minime di sicurezza. Per facilitare le società alleghiamo fac-simili pre-compilati della modulistica. La documentazione è disponibile
anche sul sito della Federazione.
pag. 056 | manuale di stile
personali”, ha sostituito e innovato la
normativa precedente in materia di privacy, adeguandola ai mutamenti tecnologici avvenuti ed all’esperienza acquisita e che l’allegato B di tale codice,
denominato “Disciplinare tecnico in
materia di misure minime di sicurezza”,
ha individuato le misure minime di sicurezza che tutti i titolari del trattamento
dovranno adottare.
Il termine entro il quale devono essere adottate le misure minime di sicurezza è slittato al 31 dicembre 2005. Avranno tempo fino al 31 marzo 2006 coloro
che non sono in grado, per obiettive
ragioni tecniche, di adeguare gli strumenti elettronici che non consentono, in
tutto o in parte, l’applicazione immediata delle misure previste dalla legge.
Sintetizziamo, di seguito, gli adempimenti richiesti alle Famiglie Cooperative, fornendo alcune indicazioni operative.
NOMINA DEL RESPONSABILE E
DEGLI INCARICATI AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (da parte
del Consiglio di Amministrazione)
Rimandiamo al contenuto della circolare dell’Unità di Servizio Fiscale n.
253/V2004 di data 14 giugno 2004 per
eventuali approfondimenti. Qui ci limitiamo a ricordare che:
-
per responsabile del trattamento si
intende la persona fisica, la persona
giuridica o l’ente preposto dal titolare al trattamento dei dati personali;
E’ slittato al 31 dicembre 2005 il termine entro il quale adottare le misure
minime di sicurezza. Avranno tempo
fino al 31 marzo 2006 coloro che non
sono in grado, per certificati motivi, di
proteggere gli archivi entro la fine di
dicembre.
1. NOMINA DEGLI INCARICATI
al trattamento dei dati
a) Vi invitiamo a nominare, per iscritto,
l’incaricato (o gli incaricati) al trattamento dei dati, utilizzando, con gli
opportuni aggiustamenti, l’allegato
n. 1. Tale nomina dovrà essere deliberata dal Consiglio di Amministrazione (allegato n. 9)
b) E’ necessario fornire all’incaricato le
istruzioni da osservare per una corretta gestione dei dati (allegato n. 2).
c) Conserverete agli atti una copia
della lettera di incarico, sottoscritta
dall’interessato.
2. CONSENSO PER
IL TRATTAMENTO DEI DATI
La normativa prevede che il consenso sia manifestato in forma scritta solo
quando il trattamento riguarda dati sensibili.
Le Famiglie Cooperative, in linea di
massima, acquisiscono e trattano dati
sensibili solo nei confronti dei dipendenti
(si pensi, per esempio, all’appartenenza
sindacale o allo stato di salute). E’ necessario, pertanto, procurarsi il consenso
scritto dei dipendenti, facendo firmare
loro l’allegato n. 3 e conservarlo agli atti.
sez.2: gli strumenti | pag. 057
-
per incaricato del trattamento si
intende, invece, la persona fisica
autorizzata ad eseguire operazioni
di trattamento di dati personali.
La nomina del responsabile è facoltativa, ma l’eventuale designazione deve
essere effettuata per iscritto, con indicazione analitica dei compiti affidati.
Vi invitiamo a provvedere, invece, alla
nomina dell’incaricato, che andrà deliberata dal Consiglio di Amministrazione e fatta per iscritto, utilizzando, con gli
opportuni aggiustamenti, l’allegato n.
1. Provvederete, anche, a fornire all’incaricato le istruzioni da osservare per
una corretta gestione dei dati (allegato
n. 2). Una copia della lettera di incarico,
sottoscritta dall’interessato, andrà conservata agli atti.
CONSENSO PER IL TRATTAMENTO
DEI DATI
Il Codice della privacy sviluppa il
principio del bilanciamento degli interessi con uno snellimento degli adempimenti a carico delle aziende. Resta,
sostanzialmente, confermata la necessità del consenso, ma si prevedono ulteriori ipotesi di esonero con riferimento a
settori specifici.
L’art. 23 del codice al comma 4 prevede che il consenso sia manifestato in
forma scritta quando il trattamento
riguarda dati sensibili.
Le Famiglie Cooperative, in linea di
massima, acquisiscono e trattano dati
sensibili solo nei confronti dei dipendenti ( si pensi, per esempio, all’appar-
3. INFORMATIVA
Rimane fermo l’adempimento dell’informativa agli interessati effettuata in
modo preventivo rispetto al trattamento
dei dati. La legge precisa che la stessa
può avvenire oralmente o per iscritto.
Potete soddisfare tale adempimento,
conformandosi alle seguenti prescrizioni:
a) Dipendenti: nei loro confronti suggeriamo di adottare l’allegato 3,
che, oltre a raccogliere il consenso
al trattamento dei dati, fornisce
anche l’informativa in forma scritta.
b) Fornitori: potete consegnare ai fornitori un’informativa scritta, (allegato
n. 4) con preghiera di restituirvene
una copia firmata oppure scegliere di
procedere all’informativa verbale,
della quale, però, non rimarrà traccia.
c) Clienti: anche nei loro confronti
sarebbe sufficiente effettuare un’informativa verbale. Suggeriamo,
però, di riportare, in fondo alle fatture emesse, il testo riportato dall’allegato n. 5.
4. MISURE MINIME DI SICUREZZA
Vi ricordiamo che per verificare la compatibilità tecnica dei vostri sistemi informatici all’introduzione delle nuove misure minime di sicurezza (password di
non meno di otto caratteri, autenticazione informatica, sistemi di cifratura, pro-
pag. 058 | manuale di stile
tenenza sindacale o allo stato di salute).
E’ necessario, pertanto, che ogni società si procuri il consenso scritto dei propri dipendenti, facendo firmare loro
l’allegato n. 3 (che riporta anche
l’informativa) e conservarlo agli atti.
INFORMATIVA
Rimane fermo l’adempimento dell’informativa agli interessati, effettuata
in modo preventivo rispetto al trattamento dei dati. L’art. 13 del Codice precisa che la stessa può avvenire oralmente o per iscritto.
Ogni Famiglia Cooperativa può soddisfare tale adempimento, conformandosi alle prescrizioni specifiche sotto elencate, suddivise per classi di interessati:
1. Dipendenti: suggeriamo di adottare
l’allegato 3, che, oltre a raccogliere
il consenso al trattamento dei dati,
fornisce anche l’informativa in forma
scritta.
2. Fornitori: potete consegnare ai fornitori un’informativa scritta, utilizzando l’allegato n. 4 con preghiera di
restituirvene una copia firmata oppure scegliere di procedere all’informativa verbale, della quale però non
rimarrà traccia.
3. Clienti: anche nei loro confronti
sarebbe sufficiente effettuare
un’informativa verbale. Suggeriamo, però, di riportare in calce alle
fatture emesse, il testo riportato
nell’allegato n. 5.
cedure per il ripristino dei dati) potete
avvalervi della consulenza fornita dal
Consorzio SAIT (il referente è ............
Tel .........., e.mail ..........).
In questo contesto, ci limitiamo, pertanto, a suggerire l’adozione di alcune
misure, relative sia al trattamento dei
dati con strumenti elettronici sia a quello con supporto cartaceo.
A. TRATTAMENTO DEI DATI CON
STRUMENTI ELETTRONICI
1. E’ necessario nominare un soggetto preposto alla custodia delle
parole chiave, solo qualora ci siano
più incaricati che utilizzano il computer per trattare i dati e, quindi,
siano in uso più parole chiave. Tale
nomina sarà deliberata dal Consiglio di Amministrazione (cfr. allegato n. 9) e formalizzata utilizzando
l’allegato n. 6.
2. La legge prevede, inoltre, la tenuta
di un aggiornato DOCUMENTO
PROGRAMMATICO SULLA
SICUREZZA (DPS): l’adozione di
tale documento è richiesta quando
si trattano, con strumenti elettronici,
dati sensibili o giudiziari che possano consentire l’individuazione,
anche indiretta, del soggetto cui
l’informazione si riferisce. Quindi,
solo se usate il computer per trattare
dati sensibili che siano riconducibili
ai singoli individui, è obbligatoria la
tenuta del DPS. La maggior parte di
voi, pertanto, non dovrà adottare il
documento programmatico sulla
sicurezza. Vi invitiamo, comunque,
sez.2: gli strumenti | pag. 059
MISURE MINIME DI SICUREZZA
Vi ricordiamo che per verificare la compatibilità tecnica dei Vostri sistemi informatici all’introduzione delle nuove misure minime di sicurezza potete avvalervi
della consulenza fornita dal Consorzio
Sait. In questo contesto, ci limitiamo,
pertanto, ad elencare le modalità tecniche da adottare a cura del titolare, del
responsabile ove designato e dell’incaricato, segnalando che, qualora vi siano
più incaricati al trattamento e quindi
siano in uso più parole chiave, è necessario nominare un soggetto preposto
alla custodia delle parole chiave; tale
nomina sarà deliberata dal Consiglio di
Amministrazione (cfr. allegato n. 9) e
formalizzata utilizzando l’allegato n. 6.
A. TRATTAMENTO DEI DATI CON
STRUMENTI ELETTRONICI
(cfr. allegato n. 2)
1. Sistema di autenticazione informatica;
2. attivazione di strumenti elettronici da
aggiornare con cadenza almeno
semestrale contro il rischio di trattamenti illeciti di dati, accessi non consentiti e contro determinati programmi informatici;
3. adozione di procedure per la custodia
di copie di sicurezza, il ripristino della
disponibilità dei dati e dei sistemi;
4. tenuta di un aggiornato DOCUMENTO PROGRAMMATICO SULLA
SICUREZZA (DPS): l’adozione di
tale documento è richiesta quando
si trattano, con strumenti elettronici,
dati sensibili o giudiziari che possano consentire l’individuazione,
an-che indiretta, del soggetto cui
ad effettuare tale verifica (per gli
approfondimenti rimandiamo alla
circolare dell’Unità di Servizio Fiscale n. 253/V del 14/06/2004).
In ogni caso vi suggeriamo di portare all’ordine del giorno del vostro
Consiglio di Amministrazione il tema
della tutela della privacy, verbalizzando i provvedimenti assunti dalla
cooperativa a recepimento delle
modifiche della normativa. Potete
utilizzare, adattandolo, il fac-simile
di delibera allegata (allegato n. 9).
B. TRATTAMENTO DEI DATI SENZA
L’AUSILIO DI STRUMENTI
ELETTRONICI
E’ consentito trattare dati personali
senza l’ausilio di strumenti elettronici
solo se si adottano le seguenti misure
minime:
1. è necessario impartire agli incaricati
istruzioni scritte finalizzate al controllo ed alla custodia degli atti e dei
documenti contenenti dati personali
(allegato 2). Gli incarichi e le relative
istruzioni vanno aggiornate una
volta all’anno;
2. mentre svolgono i loro compiti gli
incaricati devono controllare e
custodire gli atti e i documenti contenenti dati personali sensibili o giudiziari (impedendone l’accesso alle
persone prive di autorizzazione) e
restituirli al termine del lavoro;
3. occorre, infine, controllare l’accesso
agli archivi contenenti dati sensibili o
giudiziari. Le persone ammesse, a
qualunque titolo, dopo l’orario di
pag. 060 | manuale di stile
l’informazione si riferisce. Per quanto di nostra conoscenza, la generalità delle Famiglie Cooperative non
opera, con strumenti elettronici, trattamenti di dati sensibili che siano
riconducibili ai singoli individui; se
ciò rispecchia anche la Vostra singola realtà, la tenuta del DPS non è
richiesta. Vi invitiamo, pertanto, ad
effettuare tale verifica (per gli approfondimenti rimandiamo alla circolare dell’Unità di Servizio Fiscale n.
253/V2004 di data 14 giugno 2004).
Vi suggeriamo, tuttavia, di portare
all’ordine del giorno del Vostro Consiglio di Amministrazione il tema
della tutela della privacy, verbalizzando i provvedimenti assunti dalla
società a recepimento delle modifiche della normativa (ad esempio
analisi dei rischi privacy, censimento
e discriminazione dei dati, redazione della modulistica richiesta dalla
legge, aggiornamento degli incarichi, la motivazione delle scelte operate, etc.). Potete utilizzare, adattandolo, il fac simile di delibera allegato
(allegato n. 9).
B. TRATTAMENTO SENZA L’AUSILIO
DI STRUMENTI ELETTRONICI
L’art. 35 del Codice dispone che “il trattamento di dati personali effettuato senza
l’ausilio di strumenti elettronici è consentito solo se sono adottate le seguenti
misure minime (cfr. allegato n. 2):
1. aggiornamento periodico dell’individuazione dell’ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati o
unità organizzative;
chiusura, devono essere identificate
e registrate. Devono essere autorizzate anche quelle che accedono agli
archivi privi di strumenti elettronici di
controllo o in assenza di incaricati
alla vigilanza.
5. VIDEOSORVEGLIANZA
Se effettuate la video sorveglianza, è
necessario esporre, nei locali soggetti a
tale attività, il relativo cartello (allegato
n. 8); completerete l’informativa, esponendo - in luogo accessibile e visibile l’allegato n. 7.
Avete la possibilità di scaricare gli allegati in fac-simile dal sito internet della
Federazione www.cooperazionetrentina.it (in area riservata, accessibile tramite password).
Cordiali saluti.
FEDERAZIONE TRENTINA
COOPERAZIONE
sez.2: gli strumenti | pag. 061
2. previsione di procedure per una adeguata custodia di atti e documenti
affidati agli incaricati per lo svolgimento dei relativi compiti;
3. previsione di procedure per la conservazione di determinati atti in
archivi e accesso selezionato e
disciplina delle modalità di accesso
finalizzata all’identificazione degli
incaricati.
L’allegato B) sopra richiamato dispone
le modalità tecniche, come sotto riportate, da adottare a cura del titolare, del
responsabile se nominato, e dell’incaricato (cfr. allegato n. 2).
a) Agli incaricati sono impartite istruzioni scritte (cfr. allegato 2), finalizzate al controllo ed alla custodia, per
l’intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento, degli atti e dei documenti contenenti dati personali. Nell’ambito
dell’aggiornamento periodico, con
cadenza almeno annuale, dell’individuazione dell’ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati, la lista degli incaricati può essere
redatta anche per classi omogenee
di incarico e dei relativi profili di autorizzazione.
b) Quando gli atti e i documenti contenenti dati personali sensibili o giudiziari sono affidati agli incaricati del
trattamento per lo svolgimento dei
relativi compiti, i medesimi atti e
documenti sono controllati e custoditi dagli incaricati fino alla restituzione, in maniera che ad essi non accedano persone prive di autorizzazio-
pag. 062 | manuale di stile
ne e sono restituiti al termine delle
operazioni affidate.
c) L’accesso agli archivi, contenenti
dati sensibili o giudiziari, è controllato. Le persone ammesse, a qualunque titolo, dopo l’orario di chiusura,
sono identificate e registrate. Quando gli archivi non sono dotati di strumenti elettronici per il controllo degli
accessi o di incaricati della vigilanza,
le persone che vi accedono sono
preventivamente autorizzate.
VIDEOSORVEGLIANZA
Nel caso in cui venga effettuata la video
sorveglianza, provvederete ad informare gli interessati esponendo - nei locali
soggetti a tale attività - il relativo cartello
(allegato n. 8); completerete l’informativa, esponendo in bacheca - o comunque in luogo accessibile e visibile l’allegato n. 7.
L’Ufficio Cooperative di Consumo ha
attivato un apposito servizio, in area
riservata accessibile tramite password,
sul sito internet della Federazione
www.cooperazionetrentina.it, al fine di
supportarvi nella predisposizione della
modulistica necessaria, dando la possibilità di scaricare direttamente dal sito i
vari allegati in fac-simile.
Per qualsiasi ulteriore informazione,
potete rivolgervi direttamente allo scrivente Ufficio (rif. Monica Belloni Tel.
0461/898322).
FEDERAZIONE TRENTINA
COOPERAZIONE
sez.2: gli strumenti | pag. 063
2.3) E-mail: emozioni digitali
Brutta copia, bella copia. Imbustare, bollare, spedire. E aspettare.
Questo il nostro esclusivo rito epistolare, fino a pochi anni fa.
Oggi, più spesso: destinatario, oggetto, testo, rilettura veloce (e neanche sempre),
clic. Detto, fatto. O meglio: scritto, fatto.
L’e-mail è forse l’invenzione che più ha cambiato il modo di lavorare negli ultimi anni.
Veloce, economica, asincrona, arriva in pochi secondi e ci permette di comunicare a
costi bassissimi con molte persone contemporaneamente, e a vantaggio di un principio fondamentale: la trasparenza.
Ma non senza insidie!
Poter trasmettere velocemente ci illude che il tempo non esista. Questa è una trappola, cui va prestata attenzione: scrivere e leggere sono attività che richiedono tempo.
Come tutte le rivoluzioni, anche l’e-mail ha lasciato sul campo un po’ di anarchia. Tutti
scriviamo tanto, e ognuno lo fa come crede. A volte, piuttosto male.
Come scrivere, allora, anche qui, per essere letti? Perché la comunicazione sia mirata
ed efficace, in uno spazio così piccolo le regole sono rigorose.
Oggetto. È il primo contatto con il lettore. Annuncia l’urgenza e crea interesse sul
messaggio. Come il titolo di un libro, di un sito, o di un articolo di giornale, ti convince
ad aprirla oppure ti induce a saltarla. L’oggetto vive di vita propria. Dev’essere un piccolo capolavoro di efficacia: 40/60 caratteri essenziali perché il lettore ci legga. Forma
breve, asciutta, senz’articoli, esplicita e precisa. Non Novità, ma quale novità. Non
Comunicazione di servizio (immaginiamo l’eccitazione del lettore!), ma il succo del
messaggio. Non Invito, ma Invito al convegno su….
Per comunicare il trasferimento di un collega a un altro Servizio.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Oggetto: comunicazione
Oggetto: novità organizzativa
Per comunicare la procedura da usare nell’invio di mail ufficiali.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Oggetto: gestione mail in uscita
ufficio xxx
Oggetto: modalità di invio mail ufficiali
pag. 064 | manuale di stile
Per chiedere spiegazioni sulle modalità di gestione di un prodotto bancario.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Oggetto: richiesta chiarimenti
Oggetto: richiesta chiarimenti anticipo
fatture
Per richiedere a una cooperativa la collaborazione del collega su un progetto di diversificazione delle analisi istruttorie.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Oggetto: diversificate
Oggetto: richiesta collaborazione progetto “analisi istruttorie diversificate”
Per inoltrare il testo di due lettere predisposte per una cooperativa.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Oggetto: in allegato trovi le due lettere
per la CCIAA da stampare su carta
intestata, adattandola se del caso. Ciao
Oggetto: invio fac-simile lettere
N.B: L’oggetto, dunque, deve essere chiaro, sintetico e invitante. E non scriviamo
tutto il messaggio nell’oggetto, magari lasciando poi, sotto, un enorme spazio vuoto.
Brevità. Secondo alcuni studi, solo il 15% degli utenti legge le e-mail per intero e oltre
il 50% non supera le prime righe. E la tecnologia non aiuta. Al contrario: molti accedono alla posta elettronica da computer portatili sempre più compatti; da palmari, che
hanno spazi visivi sempre più ridotti; o da connessioni remote, non sempre agevoli
(alberghi, aeroporti...).
Per non essere letti a metà, dunque, meglio scrivere testi brevi, ben organizzati e lievi.
E per aiutare a memorizzare la sequenza delle informazioni: un paragrafo, una sola
idea. Per ogni paragrafo, 25 parole al massimo.
Mappa visiva. In qualche caso, pur rispettando la sintesi, non è possibile scrivere
poco. Pazienza. Più l’e-mail è densa di contenuti, più andrà curata anche dal punto di
vista visivo: sul monitor, l’occhio si stanca molto presto.
sez.2: gli strumenti | pag. 065
Usiamo:
S una frase per avvisare il lettore di ciò che stiamo per dirgli, e magari per chiedergli
un po’ di pazienza;
S un indice iniziale se l’argomento è lungo: aiuta a orientarsi meglio;
S uno spazio bianco fra i paragrafi: alleggerisce la lettura;
S liste puntate o numerate: rendono meglio visibili le informazioni;
S grassetti (pochi): mettono in evidenza le parti che vogliamo “far uscire” dal testo;
utilissimi per veloci riletture.
BLOT: the Bottom Line on Top. Anche nelle e-mail, quella con l’argomento principale all’inizio è quasi sempre la struttura migliore.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Oggetto: indagine conoscitiva sul cinema e lo spettacolo dal vivo
Oggetto: cinema e spettacolo. Audizioni parlamentari e proposte di intervento.
Gentili Consiglieri,
prima dell’interruzione dei lavori parlamentari per la pausa natalizia, abbiamo
fatto richiesta di audizione nell’ambito
dell’indagine conoscitiva sul cinema e
lo spettacolo dal vivo, che la commissione istruzione del senato ha deliberato nell’estate 2006.
Con l’approvazione della finanziaria,
l’indagine conoscitiva ha ripreso il suo
corso.
In vista di una prossima convocazione,
vi chiederei se avete delle proposte che
intendete avanzare affinché il Presidente possa presentarle in sede di audizione. Di seguito vi indico l’elenco delle
audizioni sino ad oggi svoltesi ed invio
in allegato i resoconti parlamentari.
Gentili consiglieri,
per permettere al nostro Presidente di
preparare un intervento completo da
presentare alla prossima audizione parlamentare, vi chiediamo di inoltrarci le
vostre osservazioni e proposte relative
all’indagine conoscitiva sul cinema e
spettacolo dal vivo.
In allegato inviamo il calendario con le
audizioni sinora svolte (all. 1) e i resoconti parlamentari (all. 2).
pag. 066 | manuale di stile
Ma non è l’unica struttura possibile: con le notizie poco gradite al lettore, per esempio, funziona meglio la struttura con il messaggio principale nel mezzo.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Oggetto: Rif. C.R. xxx – Internal Audit
Oggetto: Richiesta posticipo intervento
di audit
Con relazione all’oggetto, chiederei il
procrastinamento di una settimana
dell’intervento di audit, anziché dal 16 in
poi, dal 23 maggio in poi.
Lo spostamento è motivato dall’assenza per corsi di formazione dei colleghi
dell’ufficio xxx.
In attesa di riscontro si porgono distinti
saluti.
Il direttore
Caro xxx xxx,
ho ricevuto la comunicazione con la
data di inizio dell’intervento di audit, fissata per il 16 maggio.
Proprio in quel periodo i colleghi
dell’ufficio xxx saranno impegnati in un
corso di formazione. Avresti la possibilità di posticipare al 23 maggio l’inizio
della verifica? Sperando che ciò sia agevole sul piano organizzativo, attendo
una tua conferma. Un saluto cordiale.
Firma
Per proposte, inviti, messaggi motivazionali, meglio mettere il messaggio principale
alla fine.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Per Maria Rossi, Carla Bianchi
CC
Per Maria Rossi, Carla Bianchi
CC
Oggetto: Gestione documentale
Oggetto: Invito a riunione “Gestione
documenti”
Gentili colleghi/e se siete interessati
all’uso della gestione documentale.
È indetta una riunione con argomento la
nuova procedura Notes Gestione Documentale. La riunione si tiene presso
Care colleghe,
se gradite approfondire le funzionalità
della nuova procedura Notes per la
gestione dei documenti, vi informo che
sez.2: gli strumenti | pag. 067
l’aula blu al primo piano dell’edificio
dalle 10.00 alle 12.30.
Saranno illustrate le funzionalità disponibili, novità e particolarità varie e raccolti eventuali suggerimenti e quant’altro
possa essere utile a migliorare la procedura stessa.
L’invito è rivolto ad un collega per ufficio
onde poi divulgare la propria conoscenza dell’argomento, ma nulla vieta il frequentare la riunione ad altri colleghi/e.
è stata organizzata una riunione
il giorno x xx 2007 – ore 10.00–12.30
presso l’Aula Blu
Rosa Bruni
Stile efficace
Orientamento al lettore: reader focused writing. Abbandonare la scrittura autoreferenziata è sempre una buona scelta. Significa rispondere ad alcune semplici
domande: chi mi leggerà? Il vertice aziendale? I colleghi? Il capo? Qualcuno che non
conosco? Singoli o gruppi?
Mettere al centro della comunicazione il lettore implica scegliere forme linguistiche
adeguate alle sue conoscenze, adattare il proprio stile al suo. Avere un ampio repertorio di stili in questo caso è fondamentale. Altrettanto utile è saper “calibrare” il linguaggio delle e-mail in entrata per confezionare la risposta più adeguata, come si fa
con i vestiti su misura. Nelle comunicazioni uno-a-tanti, invece, come quelle in cui noi
partiamo per primi, conviene “ricalcare” alcune situazioni generiche nelle quali i lettori potranno rispecchiarsi, qualunque sia la loro posizione e il loro coinvolgimento nel
contenuto.
“Calibrare”? “Ricalcare”? Vediamo meglio di che si tratta.
Il metodo CRG: calibrazione, ricalco, guida. Se usiamo lo stesso linguaggio del
nostro interlocutore, ci muoviamo come lui e usiamo il suo stesso tono di voce,
entriamo in sintonia e ci predisponiamo a capirci reciprocamente. Tratto dagli studi
sulla comunicazione interpersonale, il metodo CRG aiuta ad ampliare l’effetto delle
parole, acquisendo dimestichezza con la sfera paraverbale e non verbale, oltre che
con quella verbale. “Paraverbale” e “non verbale” nelle e-mail, che sono fatte solo di
parole? Eccome!
Velocità delle frasi (verbi), pause (spazi bianchi), variazioni di ritmo (parole lunghe,
parole brevi, punteggiatura) o di volume (maiuscole e minuscole); tutto questo dà
una voce alla scrittura. È la sua componente paraverbale.
pag. 068 | manuale di stile
ciao xxx!
ho letto con attenzione l'ultima versione del documento e mi vengono
alcune CONSIDERAZIONI. se dovessimo rispondere alla domanda prima e
generale:
cosa ne pensiamo di questo progetto, ci piace o no?
cosa risponderemmo?
rileggendo i vari spunti di riflessione e approfondimento proposti si
evince un puntuale DISACCORDO e solo di qui il pensiero più generale.
credo che dovremmo confrontarci nella prossima riunione!
la mia PROPOSTA è quindi che il lavoro svolto finora dal gruppetto
venga presentato come insieme di idee chiarendo ai nostri referenti che tutto può
essere ancora modificato.
in termini di strutturazione del lavoro sceglierei anziché un documento una TABELLA
con:
1. in riga gli argomenti di osservazione selezionati e/o i parametri di valutazione (che
ne so, partecipazione, valorizzazione soggetti cooperativi ecc),
2. in colonna gli elementi positivi e criticità.
potrebbe aiutarci… a più tardi. Xxx
E poi, i caratteri usati, i colori di alcune parole, la formattazione, gli elenchi puntati o
numerati. Gli emoticon, le faccine disegnate con i caratteri della tastiera. È la componente non verbale.
Oggetto: cortesemente …
qui in Federazione ho smarrito un cellulare del modello in foto
se qualcuno di Voi lo avesse trovato o ne avesse notizia, vi prego contattarmi…
Grazie! ☺
sez.2: gli strumenti | pag. 069
Sono tutti elementi che possiamo ricalcare. Ancora: possiamo ricalcare facilmente le
formule di apertura e di chiusura usate dal nostro interlocutore, la sua struttura argomentativa, il sistema rappresentazionale dominante, visivo, auditivo o cenestesico
(vedi riquadro), i verbi, i modi e i tempi usati, le congiunzioni, gli operatori modali (i
verbi come dovere, potere, volere, essere necessario…).
Per contro, ci sono elementi che non conviene ricalcare: certi “font” scelti per eccentricità, o certi toni rigidi e freddi, per esempio. In qualche caso anche l’oggetto: di fronte a un tono polemico, conviene cambiare decisamente l’oggetto, senza affidarsi a
quel ricalco automatico che sta nei nostri software di posta: il tasto “rispondi”.
Invece di scrivere così
Meglio scrivere così
Oggetto: Ma è vero?
Oggetto: Contributi provinciali. Prossima pubblicazione.
Un funzionario della provincia mi ha riferito che esistono dei contributi sostanziosi per il rinnovo delle attrezzature
non a norma.
Vi risulta? Avete mandato qualche
comunicazione?
Il direttore della cooperativa xxx
Gentile direttore xxx,
questa mattina ho provato a telefonare
per aggiornarla sui contributi di cui mi
chiede.
Ad oggi la Provincia non ha ancora pubblicato la delibera che prevede contributi per il rinnovo delle attrezzature non
a norma.
Provvederemo a comunicare alle associate con circolare le informazioni di interesse non appena l’iter amministrativo
si sarà concluso.
A presto.
Firma
responsabile dell’ufficio xxx
pag. 070 | manuale di stile
Sistemi rappresentazionali
Sono i sistemi che tutti noi usiamo per conoscere e rappresentare il mondo.
Filtriamo la realtà attraverso i cinque sensi, e inconsapevolmente la rielaboriamo. Creiamo così una “rappresentazione” del mondo, fatta di immagini, suoni, odori, gusti,
sensazioni fisiche. Pur usando tutti i sensi, ciascuno tende a privilegiarne uno. I sistemi rappresentazionali visivo, auditivo e cenestesico indicano il senso privilegiato nel
raccogliere ed elaborare le informazioni: vista, udito o cenestesia (olfatto-gusto-tatto,
e il sesto senso, ossia la sfera emotiva).
L’essere umano non solo entra in relazione con il mondo attraverso i sensi, ma struttura anche le attività mentali sulla base delle sensazioni che sperimenta: “vede” un
argomento, “ascolta” un pensiero, “manipola” un’idea, e così via. E quindi parla, e
scrive, secondo il proprio sistema dominante, ed è ricettivo agli stimoli diretti a quel
sistema, più che agli altri.
Così, con il visivo, meglio usare parole come vedere, osservare, chiarire, focalizzare,
dipingere, tratteggiare; chiaro, limpido, cristallino, nitido, brillante, oscuro, fosco, torbido; immagine, quadro, scenario, schema, colori.
In prospettiva a lungo termine, il quadro della situazione si presenta più roseo
del previsto.
Eccoti la bozza per il rinnovo 2004. Puoi darle un’occhiata per vedere se è tutto
chiaro?
Con l’auditivo: ascoltare, sentire, parlare, dire, spiegare, suonare; acuto, sordo, stridulo, forte, piano; armonia, sintonia, dissonanza, campanello d’allarme.
Ti comunico le scadenze delle garanzie per la società Xyz. Dimmi se potete
dare risposte rapide.
Con il cenestesico: gustare, fiutare, toccare, provare; caldo, freddo, pesante, concreto, ruvido, saporito; odore, contatto, sapore, sensazione, attrazione.
La sua concreta relazione ha espresso bene gli umori del momento, ma anche
il gusto della sua scelta.
Per chi scrive, il risultato di questo sforzo è costruire un buon rapporto con il lettore.
sez.2: gli strumenti | pag. 071
Se calibrazione e ricalco hanno prodotto sintonia, è il momento di passare alla fase di
“guida”: teniamo ben presente l’obiettivo della relazione con il lettore e il messaggio
che vogliamo dargli, e muoviamoci con lui in quella direzione.
Attenzione:
“muoviamoci insieme”, non “spingiamolo”. Guidare significa andare per primo: il lettore deve sentirsi accompagnato, non spinto.
Metodo CRG
Calibrazione
raccogliamo informazioni su chi ci scrive, perché scrive, che cosa vuole da noi, qual è
il suo stato d’animo, quali scelte ce lo rivelano:
• scelte verbali (registro lessicale, sistemi rappresentazionali, verbi, sostantivi,
aggettivi, avverbi)
• scelte paraverbali (tono, stile, fluidità di ritmo, punteggiatura)
• scelte non verbali (grafica, formattazione, maiuscoli)
> senza fretta di giudicare!
Ricalco > rapport
individuiamo quali parti del suo testo ci conviene ricalcare per entrare in buona relazione.
> attenzione anche alle scelte che non ci conviene ricalcare.
Guida
individuiamo l’obiettivo della relazione con il lettore e il messaggio che vogliamo dargli: creata la sintonia muoviamo con lui verso quella direzione; con questo intesto,
scriviamo la risposta.
Formule per iniziare. Non esistono ricette passepartout, ma il buon senso suggerisce di scrivere un’e-mail rispettosa e accurata come una lettera di carta, tenendo a
mente il ventaglio di modulazioni emotive più ampio che l’e-mail offre. Quindi:
S al collega che conosciamo bene: Cara Luisa, Ciao Mario…;
S a professionisti con cui abbiamo una relazione formale: Gentile avvocato Rossi,
Gentile professoressa Ferro; dopo qualche scambio di e-mail, però, possiamo
passare a formule più calde;
S al presidente: Gentile ingegner…
pag. 072 | manuale di stile
Formule per congedarsi. Trovare un buon modo per congedarsi è impegnativo
come azzeccare l’attacco. Anche in questo caso vale il principio del ricalco e del
buon senso. Quindi:
S con i vertici societari: se iniziamo con Gentile ingegner..., scriviamo in maniera
rispettosa e formale, ma non burocratica e troppo ossequiosa. Da abolire il Le,
Suo, Lei con le maiuscole. Al termine della nostra esposizione, possiamo
concludere semplicemente con Un cordiale saluto. (o forse con Un saluto
cordiale, che forse è ancora più cordiale).
S con i colleghi con cui siamo in confidenza: in comunicazioni senza altre persone
in “copia per conoscenza”, informalità assoluta, o formalità cortese;
S con il capo, dipende dal tipo di rapporto: il linguaggio e i toni giusti si trovano con il
tempo;
S con chi non conosciamo di persona: garbata formalità e attenzione nella scelta
del tono e delle espressioni. Grazie, A presto, vanno benissimo ed esprimono il
desiderio dell’autore di continuare a comunicare con il lettore. Da evitare gli
stereotipi impersonali tipo: In attesa di un suo cortese cenno di riscontro si
porgono i migliori saluti. Orribili già nelle lettere, insopportabili nelle e-mail.
Firma. È il nostro biglietto da visita, soprattutto quando comunichiamo con qualcuno
che non conosciamo. Per questo è bene che includa, oltre a nome e cognome (senza
Dott., Ing., Prof., Arch., Rag., P.i. ...), anche la nostra organizzazione, indirizzo, e-mail
e web, telefono, fax, cellulare aziendale.
Di seguito, un importante dettaglio tecnico.
Come firmare le e-mail?
Non tutti i programmi di posta elettronica consentono di visualizzare immagini o loghi
che a volte vengono associati alla firma in e-mail.
Per questo proponiamo un esempio semplice e di sicura ricezione della firma in un
messaggio di posta elettronica inviato dalla Federazione.
Mario Rossi
Ufficio xxx
_________________________________________________
FEDERAZIONE TRENTINA DELLA COOPERAZIONE
I 38100 Trento, via Segantini 10
T +39 0461898xxx - F +39 0461985431 - M +39 348xxxxxxx
e-mail: [email protected] - www.cooperazionetrentina.it
sez.2: gli strumenti | pag. 073
Per impostare la firma automatica in Lotus è necessario procedere come segue: da
“Mario Rossi – posta in entrata” cliccare sulla voce “Strumenti” della barra posta
sopra l’elenco delle e-mail; scegliere la voce “Preferenze” e poi “Firma”. Selezionare
la voce “Aggiungi automaticamente una firma in fondo ai messaggi di posta in uscita”
e poi “Usa: Testo”. Nel riquadro in basso scrivere i propri dati rispettando il formato
sopra indicato.
Sobrietà per le e-mail?… Sì grazie!
L’uso professionale della posta elettronica ha un suo bon ton anche nel messaggio
visivo. A questo proposito è preferibile scegliere delle intestazioni digitali che abbiano un decoro semplice, senza ricorrere a soluzioni grafiche particolari.
Invece di così
Meglio così
Scripta manent. Nelle e-mail viene fuori quasi sempre ciò che sentiamo mentre scriviamo. A volte lasciamo del tutto libere le emozioni, grazie al fatto di non dover affrontare la presenza fisica dell’interlocutore. Il rischio di farsi prendere la mano c’è. Con
conseguenze a volte gravi e imbarazzanti: la velocità tecnologica incoraggia comportamenti di rottura che faccia a faccia sarebbero autocensurati.
Rispondere a caldo è sempre sconsigliabile. Produce quello che gli americani chiamano flaming, fiammate di emotività. Ma al contrario della fiammata, le e-mail inviate
non si smorzano e non si cancellano. E possono essere inviate ad altri, stampate e
appese in bacheca.
pag. 074 | manuale di stile
Semmai, meglio una discussione a quattr’occhi. A volte anche il silenzio è un’ottima
risposta.
Pillole di galateo elettronico
Sono molti i manuali di comportamento reperibili nel web, ma le regole di base sono
sempre quelle:
S allegati no: non allegare file troppo pesanti, in formati non leggibili dal destinatario,
di incerta provenienza e soprattutto senza avvertire: sono lunghi da scaricare,
provocano fastidio e, se arrivano da chissà dove, possono contenere virus;
S allegati sì: quando un’e-mail supera una certa lunghezza (20 righe circa) è bene
trasformarla in allegato. L’e-mail diventa una breve introduzione. È una scelta
opportuna se preferiamo che il messaggio non venga letto da altri (es. la segretaria
del destinatario); ne traggono vantaggio la lettura, la stampa e l’archiviazione del
contenuto;
S spamming 5 no: interrompere al più presto le catene di sant’Antonio ;
S ricevuta di ricezione: non forzare il lettore a inviarla: se l’indirizzo digitato è
scorretto, il messaggio “torna indietro”; è molto raro che si perda. Se abbiamo
bisogno di certezze, una telefonata è preferibile: sentirsi di persona, fra l’altro, dà
sempre un calore diverso;
S privacy: se inviamo messaggi a una lunga mailing list, meglio usare la funzione
“copia nascosta”, che non permette ai membri della lista di sapere chi sono gli altri;
S interattività: se invitiamo qualcuno a visitare un sito, usiamo i link che portano
direttamente alle pagine di cui si parla, evitando al lettore troppi clic inutili, e a noi il
rischio di perderlo;
S revisione: va curata sempre. Anche se nell’e-mail è accettata un’ortografia meno
rigorosa che nelle lettere di carta, è bene sempre dedicare un momento all’editing.
Nel rispetto di chi legge e di noi stessi: prima che per i nostri contenuti, i lettori ci
giudicano per la nostra forma. Il nostro stile, appunto.
5
Spamming è il mandare posta elettronica non richiesta. Spam in inglese è la carne di maiale di pessima
qualità, usata per confezionare polpettoni e cibo in scatola: cibo scadente, pesante da digerire. Ma è
diventato un acronimo: S.P.A.M. = stupid people advertising message, messaggio pubblicitario di persone
stupide. Compiuta da aziende o privati, è un'azione deprecabile, anche se tra tanta spazzatura può capitare a volte qualcosa d'interessante. Per qualificare una mail come spam si guarda più il lato emotivo che la
reale utilità. Spam è ciò che ci è arrivato non richiesto, che ci disturba, ci fa perdere tempo, ci fa infuriare
oppure ci annoia: siamo più insofferenti alla violazione del nostro indirizzo e-mail, rispetto alla normale
casella di posta.
sez.2: gli strumenti | pag. 075
2.4) Slide: dieci spunti per scrivere una presentazione
Nel mondo, dopo l’e-mail, la presentazione a slide è il secondo strumento di comunicazione più usato nelle aziende. Sta diventando così anche da noi: ci serve per comunicare in pubblico; per presentare il bilancio nelle assemblee delle nostre cooperative, ma anche per illustrare idee, progetti e soluzioni all’interno dei nostri uffici; o
all’esterno, per convincere i nostri interlocutori. Eppure non sempre ne facciamo un
uso efficace. Anzitutto, quando ricorrere alle slide? Quando parole e immagini trasferiscono meglio un’idea. Quando vogliamo costruire contenuti con flessibilità e trasmetterli in modo articolato e dinamico. Quando vogliamo essere percepiti con autorevolezza.
Se l’obiettivo è convincere, ecco un ottimo strumento per applicare al meglio l’antica
e sempre attuale arte della retorica.
Le fasi della retorica
Ecco le fasi da seguire quando prepariamo una presentazione a slide.
1
le fasi della retorica
S Inventio. A partire dall’obiettivo
immaginiamo il soggetto della
presentazione: raccogliamo idee e
argomenti.
S Dispositio. Organizziamo le idee.
Prima impostiamo l’indice, con le
elocutio
sezioni principali, poi - per ogni
memoria
sezione - definiamo gli argomenti.
pronuntiatio
Non scriviamo testi, solo titoli.
Quindi specifichiamo, per ogni slide,
i contenuti: testo, foto, immagini,
grafici… Ogni slide, una sola idea.
Meglio molte slide rarefatte che poche slide illeggibili. Curiamo soprattutto l’inizio
e la fine, perché quelli sono i momenti in cui l’attenzione e l’aspettativa della platea
sono al massimo.
inventio
dispositio
La presentazione a slide
Alessandro Lucchini
[email protected]
S Elocutio. Scendiamo in profondità e completiamo la redazione delle slide. Una
slide non dev’essere esaustiva come la pagina di un libro. Non è la versione scritta
del discorso: ne è piuttosto la traccia. È un aiuto al pubblico, per comprendere e
ricordare. Distilliamo i messaggi e i dati più importanti, lasciando alla
conversazione le interpretazioni e i dettagli.
S Memoria. Recitiamo la nostra presentazione a braccio, misurando prima i tempi
necessari per l’esposizione. Pensiamo al potere seduttivo dei racconti, delle
pag. 076 | manuale di stile
metafore. Con una foto o una semplice frase, in una slide, possiamo suggerire
una storia: prepariamoci un aneddoto, ispirato alla nostra esperienza di vita e di
lavoro. È storia nostra, la ricorderemo bene.
S Pronuntiatio. Riempire una slide con molto testo ci espone alla tentazione di
leggere. E vedere un relatore che legge una slide è forse uno degli spettacoli più
deprimenti in una riunione di lavoro. Anche il pubblico si metterà a leggere, riga
per riga, ma a una velocità diversa, traendo le proprie conclusioni senza più
ascoltare. E in un colpo solo se ne andranno così l’attenzione, il contatto visivo, il
controllo del processo mentale, e la nostra immagine. Il testo delle slide
dev’essere solo una sottolineatura di ciò che, poco alla volta, illustreremo.
La struttura
La presentazione a slide è una sequenza lineare e ordinata. Permette di organizzare il
discorso con l’efficacia dell’ordine militare, o con la più autorevole delle scalette, quella del discorso ciceroniano, o secondo lo schema tipico dell’argomentazione di vendita. Vediamoli, uno a uno.
Un discorso del sergente alle reclute.
2
l’ordine del sergente
2) lo dico
Nello zaino dovete mettere: il sacco a
pelo, il telo tenda, la carta topografica,
la bussola, la biancheria di ricambio, la
gavetta ...
1. dico ciò che dirò
2. lo dico
3. ridico ciò che ho detto
La presentazione a slide
Alessandro Lucchini
1) dico ciò che dirò
Attenzione: ora vi dirò che cosa dovrete
mettere nello zaino domattina quando
partiremo per la marcia.
[email protected]
3) ridico ciò che ho detto
Dunque, abbiamo visto come dev'essere composto lo zaino. Attenti: chi si
presenterà con l'equipaggiamento
incompleto sarà punito.
Attenzione: ridico ciò che ho detto non è ripeto e basta. Riepilogando, il sergente unisce un energico invito all'azione. In questo caso, una minaccia: chi non porta tutto, lo
sbatto dentro.
sez.2: gli strumenti | pag. 077
3
il discorso di Cicerone
Exordium. Nei paragrafi iniziali indicava il messaggio principale e i criteri poi
seguiti nell’esposizione.
1. exordium
2. narratio e argumentatio
3. peroratio
La presentazione a slide
Alessandro Lucchini
Rivediamo la scaletta del discorso di
Cicerone (> pag. 14).
Narratio e argumentatio. Nel corpo
centrale, la descrizione dei fatti e le argomentazioni a favore del messaggio.
[email protected]
Peroratio. Nel gran finale riepilogava gli
argomenti più importanti e ribadiva il
messaggio principale.
4
lo schema di vendita
1. visione d’insieme
La struttura è la stessa dell’ordine militare. Più brillante, più eloquente, ma
ugualmente schematica.
2. problema/bisogno
Anche lo schema di Paul Le Roux funziona molto bene nelle slide: per presentare
un prodotto, un'idea, un progetto, usando le leve della convinzione. Lo trovi
descritto ed esemplificato a pag. 31.
3. idea/soluzione
4. evidenze
5. vantaggi
6. riepilogo
7. AZIONE!!!
La presentazione a slide
5
Alessandro Lucchini
[email protected]
link ipertestuali
a un’altra diapositiva
a un altro file
a una pagina web
…
La presentazione a slide
Alessandro Lucchini
[email protected]
Le slide mantengono la logica sequenziale, ma consentono di usare varie soluzioni ipertestuali. Possiamo linkare una
parola o un’immagine a un’altra parte
della presentazione, a un altro file (testo, immagine, suono, video), a una
pagina web o a un indirizzo di posta elettronica. Possiamo dunque scorrerle in
sequenza lineare, oppure scegliere altri
percorsi: da un titolo nell’indice possiamo saltare alla slide corrispondente,
possiamo collegarci a una pagina web,
o anche aprire un messaggio di posta
elettronica e spedirlo in diretta a uno o
più indirizzi.
pag. 078 | manuale di stile
6
massima cura ai titoli
ossatura della presentazione
sequenziali e coerenti
chiari e incisivi:
da “argomento” a “messaggio”
Il contesto
=> La situazione oggi in Europa
Statistiche 2005 => 2005: un anno decisivo
Punti di forza
=> Prezzi bassi, servizi puntuali
La presentazione a slide
7
Alessandro Lucchini
[email protected]
un titolo e...
poche righe di testo
elenchi puntati o numerati
senza punti e virgole finali
concetti all’osso, pochi dettagli
simboli, grafici, foto, vignette
La presentazione a slide
8
Alessandro Lucchini
No
[email protected]
Sì
frasi complete
titoli e slogan
concetti astratti
fatti e cifre
paragrafi da leggere
parole chiave
nominalizzazioni
verbi
aggettivi/avverbi
sostantivi essenziali
La presentazione a slide
Alessandro Lucchini
[email protected]
Consigli di stile
In una presentazione a slide, anche
l’occhio vuole la sua parte. Testi, immagini, struttura, caratteri, colori. La “forma”
gioca un ruolo importante per comunicare in modo efficace e risultare credibili
e autorevoli. Ecco alcuni accorgimenti.
Per titolare le slide, pensiamo di essere
il caporedattore di un giornale. Non “Il
contesto”, ma “La situazione oggi in
Europa”. Non “Punti di forza”, ma “Prezzi bassi”, “servizi puntuali”. O anche un
titolo e un sottotitolo, usando i due punti
o le parentesi.
“La raccolta delle mele ieri, oggi e domani: andamento del mercato”. “Ritorno al
futuro: la cooperativa nel 2050 (scenario
e previsioni)”.
Oltre al titolo, non più di 6-7 righe di
testo per ogni slide. Diamo ritmo al
discorso con gli elenchi, a punti, a lettere o a numeri. Senza ricorrere ai punti e
virgola alla fine di ogni riga: appesantiscono la lettura. Andiamo all’essenziale, anzi all’osso. Evitiamo avverbi e
aggettivi: daremo le sfumature con
gestualità e tono di voce. E facciamoci
aiutare dai simboli: niente è meglio di
una freccia per esprimere il rapporto
causa-effetto. Una faccina sorridente ci
rassicura: tutto bene ☺.
Più che frasi sintatticamente perfette, è
utile scrivere titoli e slogan, privilegiando sempre un linguaggio positivo.
Anziché lunghi paragrafi da leggere,
usiamo parole chiave, verbi attivi e
sostantivi.
sez.2: gli strumenti | pag. 079
9
Esprimiamo concretezza con fatti e
cifre: se la presentazione sarà stampata
e portata via dal pubblico, resteranno a
testimoniare la forza della nostra idea.
forma e formato
variazioni
caratteri
storie
corpi
Variamo lo stile, mescolando i generi:
formale e informale, serio e faceto,
interazione
corsivi sottolineati
numeri e storie, aneddoti. Ogni tanto
colori
una piccola trance apre alla ricettività.
Possiamo cominciare con una storia, o
lasciarla scivolare nel discorso, oppure
usarla per concludere, sempre controllando l’interazione col pubblico.
10 la versione stampata
Sobrietà con i caratteri dei testi: meglio
sceglierne due in tutto, uno per i titoli e
uno per il testo.
non prima della presentazione
Evitiamo i corpi troppo piccoli: ogni
ma dopo
parola si deve poter leggere anche
e con qualcosa in più...
dall’ultima fila di una sala affollata. Definiamo la dimensione dei font per titoli,
es. note, link ipertestuali, bibliografia...
sottotitoli, testi o didascalie: una volta
stabilito lo standard, rispettiamolo in
ogni slide.
Limitiamo il tutto maiuscolo, il corsivo e le sottolineature: complicano la lettura a
distanza (e si confondono con i link). Evitiamo anche i troppi colori: fanno effetto “arlecchino”. Per i testi, un paio al massimo; e sempre lo stesso per i titoli. La combinazione migliore con sale buie è fondo blu con scritte gialle o bianche. Con sale illuminate, meglio fondo chiaro e testi scuri.
Infine, meglio non consegnare la stampa delle slide prima dell’intervento: il pubblico
inizierebbe a sfogliarla e non presterebbe attenzione all’oratore. Utile, invece, informare all’inizio che sarà distribuita la copia della presentazione con le note ed eventuali spunti per l’approfondimento (bibliografia, siti web ecc.).
Così il pubblico non dovrà affannarsi a prendere appunti.
inizio/fine
MAIUSCOLI
La presentazione a slide
Alessandro Lucchini
[email protected]
La presentazione a slide
Alessandro Lucchini
[email protected]
Presentare in pubblico è un po’ come recitare: il relatore è l’attore principale. Le slide
formano la scenografia di sfondo. Con effetti multimediali, visivi e sonori, stimolano
l’immaginazione e catturano l’interesse del pubblico. Creiamo magia. E suspense.
Scandiamo il discorso e, passo dopo passo, offriamo al pubblico un solo supporto
visivo per ogni concetto. Scopriamo le carte al momento giusto: mostriamo la diapositiva poco alla volta e lasciamola in vista finché non abbiamo esaurito l’argomento.
pag. 080 | manuale di stile
Usiamo anche le animazioni. Ma con coerenza e parsimonia. Ecco alcuni esempi di
presentazioni di successo, tratte dal nostro repertorio.
Invece di così
Meglio così
FUSIONE DELLE SOCIETA’ - ART. 2501 C.C. -
FUSIONE DELLE SOCIETA’ - ART. 2501 C.C. Tipologie di fusione
di più società
La fusione di più società può eseguirsi mediante la
costituzione di una nuova società, o mediante
l’incorporazione in una società di una o più altre.
Costituzione di una
nuova società
La partecipazione alla fusione non è consentita alle società in
liquidazione che abbiano iniziato la distribuzione dell’attivo.
Incorporazione
non possono partecipare alla fusione
le società in liquidazione che hanno iniziato
la distribuzione dell’attivo
SETTORE XXXXX
Invece di così
Meglio così
Progetto di fusione delle società
Elemente necessari
Progetto di fusione
L’organo amministrativo delle società partecipanti alla fusione redige
un progetto di fusione, dal quale devono in ogni caso risultare:
1) Il tipo, la denominazione o ragione sociale, lasede delle società
partecipanti alla fusione;
2) L’atto costitutivo della nuova società risultante dalla fusione o di
quella incorporante, con eventuali modificazioni derivanti dalla
fusione.
3) Il rapporto di cambio delle azioni o quote, nonché l’eventuale
conguaglio in denaro.
4) Le modalità di assegnazione delle azioni o delle quote della
società che risulta dalla fusione o di quella incorporante.
5) La data dalla quale tali azioni o quote partecipano agli utili.
6) La data a decorrere dalla quale le operazioni delle società
partecipanti alla fusione sono imputate al bilancio della societ à
che risulta dalla fusione o di quella incorporante.
1.
TIPO, DENOMINAZIONE, RAGIONE SOCIALE, SEDE SOCIETÀ
PARTECIPANTI
2.
ATTO COSTITUTIVO DELLA NUOVA SOCIETA’
3.
RAPPORTO DI CAMBIO DELLE AZIONI O QUOTE
4.
MODALITÀ ASSEGNAZIONE AZIONI / QUOTE
5.
DATA DA CUI LE AZIONI O QUOTE PARTECIPANO AGLI UTILI
6.
DATA DA CUI LE OPERAZIONI DELLE SOCIETÀ PARTECIPANTI ALLA
FUSIONE SONO IMPUTATE AL BILANCIO DELLA NUOVA SOCIETÀ
SETTORE XXXXX
sez.2: gli strumenti | pag. 081
Invece di così
Meglio così
La Cooperazione
CostiTrentina
del personale
oggi (al 31.12.2006)
222.000 Soci
507 Cooperative
24.000 Conferitori
22 Società - enti centrali
5.000 Amministratori
I Settori
222.700
222.700Soci
Soci
12.000 Dipendenti
2 mld di €
(su
(su500.000
500.000abitanti)
abitanti)
di patrimonio
5.000
5.000Amministratori
Amministratori
12.500
12.500Dipendenti
Dipendenti(valore
(valoremedio)
medio)
105 settore Agricolo
* Dati Annuario 2006
89 settore Consumo
558
558società
societàaderenti
aderenti
(cooperative,
(cooperative,consorzi
consorzididi 2°
2°grado,
grado,
società
societàdidiservizi,
servizi,altre
altresocietà)
società)
53 settore Credito
311 settore Lavoro,Sociali,Servizio,Abitazione
Un
Unsistema
sistemaunitario
unitariosu
su33livelli:
livelli:
• •Cooperative
Cooperativedidibase
base
• •Consorzi
Consorzididisecondo
secondogrado
gradoeesocietà
societàdidiservizi
servizi
• •Una
Unasola
solaFederazione
Federazione
4 settori
di attività
I Settori Economici
della
Cooperazione Trentina
Credito
22mld
mlddi
dieuro
eurodi
dipatrimonio
patrimonio
indivisibile
indivisibileaadisposizione
disposizione
della
dellaComunità
Comunità
Agricolo
Soci: 100.000
Soci: 23.762
Cooperative: 48
Cooperative: 93
Dipendenti: 2.110
Dipendenti: 2.515
Consumo
220.000 Soci per conservare un patrimonio
di 117 anni di storia
LavoroServizi SocialeAbitazione
Soci: 73.009
Soci: 19.680
Cooperative: 87
Cooperative: 279
Dipendenti: 1.550
Dipendenti: 5.022
222.000 Soci
507 Cooperative
24.000 Conferitori
22 Società - enti centrali
5.000 Amministratori
12.000 Dipendenti
2 mld di €
di patrimonio
* Dati Annuario 2006
pag. 082 | manuale di stile
7 Principi 7 principi
Identità Cooperativa:
Identità Cooperativa: i Valori
1° Principio
Responsabilità sociale
Adesione libera e volontaria
2° Principio
mutuo aiuto
altruismo
equità
sono linee guida mediante le
quali le cooperative mettono
in pratica i propri valori
Valori delle
uguaglianza
Controllo democratico da parte dei Soci
I principi cooperativi
democrazia
3° Principio
Partecipazione economica dei Soci
4° Principio
Autonomia e indipendenza
Imprese cooperative
5° Principio
Educazione, formazione e informazione
responsabilità
onestà
solidarietà
6° Principio
Cooperazione tra cooperative
7° Principio
trasparenza
Impegno verso la collettività
Uff. Marketing Strategico Intercooperativo
4 settori
di attività
I Settori Economici
della
Cooperazione Trentina
Credito
Uff. Marketing Strategico Intercooperativo
Settore Agricolo : leader nel mercato locale
Agricolo
Agricolo
Soci: 100.000
Soci: 23.762
Cooperative: 48
Cooperative: 93
Dipendenti: 2.110
Dipendenti: 2.515
23.762 soci conferitori
93 cooperative
2.515 dipendenti
6.000 lav. stagioniali
Consumo
•
•
•
•
•
LavoroServizi SocialeAbitazione
Soci: 73.009
Soci: 19.680
Cooperative: 87
Cooperative: 279
Dipendenti: 1.550
Dipendenti: 5.022
Settore Credito
17 cantine sociali
20 caseifici
2 cooperative zootecniche
33 cooperative ortofrutticole
21 servizi
Ortofrutticolo Vitivinicolo Lattiero caseario Zootecnico
90% quota di mercato
Settore Consumo
Consumo
Credito
100.000 soci
73.009 soci
48 Casse Rurali
87 famiglie cooperative
371 Sportelli (40 fuori provincia)
353 punti vendita
2.110 dipendenti
1.550 dipendenti
68% raccolta in provincia di Trento
38% quota di mercato
61% prestiti in provincia di Trento
in 207 paesi unico servizio per la Comunità
I.B.FIN.
SpA
sez.2: gli strumenti | pag. 083
Settore L.S.S.A.
L avoro - Servizi - Sociale - Abitazione
19.680 Soci
279 cooperative
5.022 Dipendenti
•
•
•
•
•
•
•
•
8 Porfido
4 Consorzi elettrici
91 Produzione Lavoro
1 Consorzio dei Comuni
22 Culturali e Musicali
32 Turismo e Tempo libero
77 Sociali
44 Edilizie abitative
La governance
della Federazione
•
Assemblea dei soci
•
Presidente
•
Consiglio di amministrazione
•
Comitato esecutivo
•
Collegio sindacale
•
Comitati di settore
•
Comitato tecnico intercooperativo
•
Direttore generale
Uff. Marketing Strategico Intercooperativo
I servizi
•
265 Revisioni
•
Attività informativa
•
Consulenza:
della Federazione




•
I servizi
Fiscale
Bilancio
Organizzazione
Pianificazione
Normativa di settore
Informatica
Legale (CR)
Internal Audit (CR)
Controllo gestione
Adeguamento statuti
Fusioni
Cooperative agricole
Casse rurali
Cooperative di consumo
Cooperative di Lavoro Sociali Servizio Abitazione
Certificazione di bilancio e controllo contabile
per 229 società
51
84
16
78
della Federazione
 Divisione controllo contabile e certificazione
Credito
Agricole
Famiglie cooperative
Lavoro, Sociali, Servizio, Abitazione
•
Verifiche trimestrali e bilanci semestrali
•
Sottoscrizione dichiarazioni fiscali
•
Comitato di controllo
Uff. Marketing Strategico Intercooperativo
Uff. Marketing Strategico Intercooperativo
•
Attività informativa
•
Comunicazione e immagine
•
Consulenza
•
Editoria
•
Organizzazione eventi
•
Audiovisivi
•
Rapporti con i media
•
Comunicati stampa
Contenziosi
•
Conferenze stampa
Contrattualistica
•
Rassegna stampa quotidiana
I servizi
I servizi
Legale
della Federazione
della Federazione
Fiscale
 Servizio legale, fiscale e sindacale
 Servizio stampa e comunicazione
Sindacale
•
•
Uff. Marketing Strategico Intercooperativo
Uff. Marketing Strategico Intercooperativo
pag. 084 | manuale di stile
I servizi
della Federazione
 Servizio risorse umane e organizzazione
•
Risorse umane
•
Gestione
•
Amministrazione
•
Formazione
•
Organizzazione
•
Pianificazione aziendale
•
Logistica
•
Progetti speciali
I servizi
della Federazione
 Servizio amministrazione
•
Ufficio amministrazione
•
Ufficio paghe
•
Ufficio informatica
•
Ufficio segreteria soci e stampati
•
Ufficio Tecnico
Uff. Marketing Strategico Intercooperativo
Uff. Marketing Strategico Intercooperativo
saper
I servizi
della Federazione
Staff di direzione
 Staff di direzione
•
Ufficio Educazione cooperativa
•
Ufficio Marketing Strategico Intercooperativo
•
Ufficio Studi
•
Ufficio Legislativo
•
Ufficio Progetti Europei
•
Ufficio Segreteria generale
immaginare, coinvolgere, imparare , fare,
rischiare, accogliere, aiutare, ascoltare
saper cooperare
Uff. Marketing Strategico Intercooperativo
sezione 3
i valori della nostra comunicazione
la comunicazione come circolo virtuoso: una pratica coerente
ai valori cooperativi
sezione 3
i valori della nostra comunicazione
la comunicazione come circolo virtuoso: una pratica coerente ai valori
cooperativi
La comunicazione è un'attività che coinvolge più persone. Si struttura in due momenti
che si ripetono: l'espressione di un pensiero o di un silenzio da parte di una persona
e l'ascolto di quel pensiero o silenzio che viene rielaborato e determina una nuova
espressione di pensiero o silenzio.
Considerando la comunicazione in se stessa (punto di vista statico), già il suo essere
scambio interpersonale ne evidenzia la dimensione etica, intesa come coerenza con
i valori, i principi e le norme che un gruppo si dà in base alla propria identità e ai propri
obiettivi. Ogni situazione in cui si realizza una forma d'interazione tra due o più esseri
umani presenta un elemento etico. Nel caso della comunicazione, tale elemento è
dato dal valore della reciprocità, criterio fondamentale anche per chi intende agire
cooperando bene. Il comunicare è dunque un tipo particolare di attività cooperativa
proprio per il suo porsi come rapporto di reciprocità: comunicare bene significa cooperare bene.
Ma come deve svilupparsi la comunicazione in modo che la sua struttura etica si manifesti giustamente nel comportamento (punto di vista dinamico)?
Alcune indicazioni ci vengono dalla Carta dei Valori della Cooperazione Trentina,
quando si sofferma sui concetti di trasparenza, onestà, rispetto, responsabilità e
fiducia.
S
S Trasparenza
La comunicazione, come forma particolare di rapporto tra persone fondato sul dialogo autentico, deve in primo luogo comunicare contenuti di verità. Significa, cioè,
trasparenza innanzitutto dal punto di vista della qualità del dialogo: i contenuti,
oggetto della comunicazione, devono corrispondere alla realtà o, quantomeno, la
loro descrizione deve essere accompagnata dalla sincera intenzione di comunicare contenuti corrispondenti alla realtà; ma non solo.
La trasparenza si riferisce anche alla quantità delle informazioni che ci si scambia
in un dialogo: informazioni che non solo devono essere vere, ma anche complete
in se stesse e nel loro complesso. Se tale è la trasparenza nella comunicazione, si
supera quell'“asimmetria” nell'accessibilità e nella disponibilità di informazione tra
gli interlocutori che ostacola un dialogo alla “pari”. La trasparenza è dunque il valo-
sez.3: i valori | pag. 087
re cui deve attenersi chi comunica per dimostrare il proprio riconoscimento
dell'altro come un “pari”, come un interlocutore che, egualmente a se stessi, è
degno non solo della verità, ma di tutta la verità necessaria e sufficiente per poter
trarre beneficio dal messaggio ricevuto. La trasparenza del comunicatore permette al ricevente di trarre beneficio: lo mette in condizione di poter compiere scelte o
di crearsi un giudizio sulla materia.
S Onestà
Garantendo all'interlocutore questo tipo di trasparenza qualitativa e quantitativa
ed essendone a propria volta beneficiari, si stabilisce un dialogo immune da vizi
che potrebbero comprometterne la natura di rapporto onesto. Un rapporto onesto, infatti, non è mai volutamente piegato all'interesse di una delle persone coinvolte, come avviene invece quando si danno consapevolmente informazioni non
veritiere e/o incomplete. Al contrario, è intenzionato da una lealtà reciproca. Nella
trasparenza delle parole si materializza dunque l'onestà di un rapporto lealmente
inteso da tutti gli interlocutori al bene reciproco: di un rapporto “cooperativo”.
S Rispetto
Per una persona, essere avvicinata in una prospettiva di verità-trasparenza e onestà-lealtà è un diritto umano prima ancora che proprio a una qualsiasi particolare
visione etica. Condizione necessaria per riconoscere la titolarità di questo diritto a
qualsiasi interlocutore è il riconoscimento del corrispondente dovere umano di
portare rispetto per il valore incarnato dalle persone con cui si dialoga. Nessun
tipo di confronto, di collaborazione, di apertura all'altro può infatti essere eticamente evidente all'origine, e tanto meno rimanere tale nel tempo, se non si fonda
sul riconoscimento preliminare del rispetto che si deve a ogni essere umano semplicemente in quanto tale.
S Responsabilità
Essere consapevoli del diritto-dovere di rispettare il nostro interlocutore in quanto
persona, significa assumere la conseguente responsabilità di costruire rapporti
interpersonali trasparenti e onesti. Nonostante le possibili problematiche poste
dalle situazioni contingenti, tale responsabilità potrà essere evasa soltanto tradendo un'etica intimamente radicata sull'innata consapevolezza del valore
umano e non contratta assieme ad altri compiti assegnati dal proprio ruolo
all'interno di un'organizzazione.
S Fiducia
Dimostrare responsabilmente il proprio intimo rispetto per l'altro significa infondere fiducia in lui sul tipo di rapporto che s'intende costruire: certamente basato
sui valori che rendono la comunicazione un circolo virtuoso, un modo di relazionarsi tra persone che si riconoscono come tali e che nel dialogo colgono
pag. 088 | manuale di stile
l'occasione per esprimere la propria razionalità per fare il proprio bene esattamente nel trattare i propri interlocutori come egualmente depositari di razionalità
nel fare cioè nel contempo anche il loro bene aprendoli a un'uguale opportunità di
rispondere razionalmente, alla luce della verità comunicata appunto, così da
poter perseguire a loro volta il loro bene e dare a noi la stessa possibilità. Ma tutto
questo altro non è che praticare una particolare forma dell'attività umana in genere, praticare cioè la comunicazione, aiutando sé e agli altri a farlo in modo buono:
in breve si tratta di uno sforzarsi di comunicare in modo del tutto coerente ai valori
dell'etica cooperativa.