STATISTICHE DOCUMENTI PMV
IN SOL
INTRODUZIONE
A cura del Coordinamento del Polo regionale
del Veneto
Vicenza, 12 ottobre 2011
PREMESSA
Le istruzioni fornite nel 2010 per la compilazione
del PMV riferito all'anno 2009 restano
sostanzialmente invariate. Vengono quindi
riportate di seguito con alcuni aggiornamenti.
Ricordiamo che dal catalogo di SOL si possono
ricavare solo i dati inseriti: se il catalogo di una
biblioteca (e così è per la maggior parte delle
biblioteche)
non
è
completamente
automatizzato non sarà mai possibile ottenere il
dato complessivo delle risorse documentarie
presenti attraverso un'estrazione complessiva
dei dati a catalogo.
COSA NON VERRA' RICAVATO DA SOL
PMV richiede di quantificare i documenti posseduti pubblicati
negli ultimi 20 anni. Attualmente questa estrazione non è
possibile attraverso le procedure statistiche: in questo
documento non verrà considerata.
PMV richiede di differenziare la dotazione per adulti rispetto a
quella per ragazzi. Questi dati possono essere ricavati solo dalle
biblioteche che hanno collocato il proprio posseduto in sezioni
apposite che separano tutti i documenti per gli adulti da tutti
quelli per i ragazzi. Perché i dati estratti da SOL tengano conto di
questa differenziazione, è necessario lanciare statistiche con filtri
opportuni, specializzati per biblioteca. In questo documento
generale queste procedure non verranno quindi considerate, ma
le biblioteche che rientrano nella casistica illustrata sopra
possono rivolgersi per assistenza al Coordinamento.
PERIODICI CORRENTI
Il dato richiesto da PMV si riferisce alla
dotazione di PERIODICI CORRENTI, suddivisi
per periodicità, di cui era attivo l’abbonamento o
che sono stati ricevuti in dono durante l’anno del
rilevamento. Il metodo più veloce consigliato è
procedere al conteggio manuale delle testate
possedute dalla biblioteca.
COSA VERRA' ESTRATTO DA SOL
PMV richiede di suddividere i documenti
posseduti dalla biblioteca per tipologia
materiale (Libri, Audio, Video, Risorse
elettroniche) differenziandoli dai periodici.
Questa estrazione è possibile, anche se gli
inventari relativi ai periodici sono conteggiati in
più Tipi documento.
Si renderà quindi necessario sottrarre il dato
relativo agli inventari dei periodici dai totali
parziali dei documenti qualificati con i rispettivi
Tipi documento.
PROBLEMA DATE INCONGRUENTI
Le nuove accessioni vengono ricavate a partire
dalla data di inserimento dell'inventario: se nel
2010 sono stati effettuati recuperi di materiale
pregresso qualificandoli come ACQUISTI e
mantenendo la data corrente questi recuperi
entreranno automaticamente nel calcolo delle
nuove accessioni, quindi il dato risulterà
incongruente.
Per le biblioteche che hanno effettuato questi
recuperi con Tipo provenienza ACQUISTO o
DONO senza modificare la data, sarà
necessario, in fase di elaborazione statistica,
inserire un ulteriore filtro. Per ottenere il numero
delle nuove accessioni infatti bisognerà estrarre
la statistica impostando come numero
d'inventario di partenza dell'estrazione il primo
inserito nel 2010. Se una biblioteca non è in
possesso di questo dato può rivolgersi per
assistenza al Centro servizi o al Coordinamento
di Polo.
PIU' DI UNA SERIE INVENTARIALE
Se nella biblioteca sono attive più serie
inventariali, per esempio una serie per i
documenti correnti e una utilizzata
esclusivamente per gli audiovisivi e le risorse
elettroniche, è necessario tener conto, nella
rilevazione statistica del posseduto, di tutte le
serie utilizzate. Se esistono ancora le serie
DUP e ERR, da riversamento, andrebbero
bonificate e comunque i documenti presenti
conteggiati per farli rientrare nel dato totale
delle risorse documentarie possedute. Tali serie
non sono invece significative ai fini del calcolo
delle nuove accessioni 2010.
OPERAZIONI PRELIMINARI
Per ricavare statistiche coerenti da qualunque
tipo di funzione in SOL, è fondamentale inserire
in maniera congruente i dati che poi verranno
elaborati.
Per quanto riguarda le statistiche volumi,
bisogna inserire con precisione i dati richiesti in
fase di inventariazione, compilando con cura
almeno i campi fondamentali.
TIPO PROVENIENZA AI FINI PMV
Per gli acquisti
1. ACQUISTO
2. ACQUISTO UTENTE
3. VISIONE TRATTENUTA (molto poco usato)
Per i doni/scambi
4. DONO ANNO CORRENTE
5. DEPOSITO LEGALE
6. SCAMBIO
ALTRI TIPI PROVENIENZA NON CONSIDERATI
DA PMV

DONO PREGRESSO
Da utilizzare per vecchi doni, recuperi di fondi
mai catalogati o di materiale pregresso che non
deve rientrare nelle statistiche delle nuove
accessioni

COMODATO D'USO
Solo per le biblioteche che ricevono i documenti
con questa modalità
ALTRI TIPI PROVENIENZA NON CONSIDERATI
DA PMV

ACQUISTO PREGRESSO
Da utilizzare per le vecchie acquisizioni che
vengono recuperate negli anni successivi in
alternativa alla necessità di modificare ogni
volta la data di inventariazione da quella
corrente (automaticamente inserita da SOL) a
quella pregressa
Tipo Provenienza
Da utilizzare per
Data
ACQUISTO
1. Nuove acquisizioni
Corrente
2. Vecchie acquisizioni mai catalogate nel catalogo
automatizzato ma presenti nel cartaceo; vecchie
acquisizioni giacenti, mai catalogate.
Retrodatare
ACQUISTO
PREGRESSO
Vecchie acquisizioni mai catalogate nel catalogo
automatizzato ma presenti nel cartaceo: vecchie
acquisizioni giacenti, mai catalogate.
Corrente
ACQUISTO
UTENTE
Documenti acquistati da utenti
Corrente
DEPOSITO
LEGALE
Documenti provenienti per deposito legale
Corrente
DONO ANNO
CORRENTE
Doni pervenuti nell'anno in corso
Corrente
DONO
PREGRESSO
Doni giacenti, recupero di vecchi fondi donati e mai
catalogati
Corrente
SCAMBIO
Scambio tra enti/biblioteche
Corrente
VISIONE
TRATTENUTA
Acquisto diretto presso librerie, fornitori che portano libri in Corrente
visione. E’ utilizzato dalle biblioteche che vogliono
differenziare gli acquisti tramite ordine, per i quali usano
ACQUISTO, da quelli invece fatti senza ordine per i quali
TIPO MATERIALE
E' un altro campo da compilare sempre in fase
di inventariazione di un documento: anche per
quest'anno non verrà considerato come fonte di
informazioni, perché non è possibile al
momento incrociare in maniera efficace i dati
inseriti in Tipo materiale inventario all'interno
delle funzioni legate alle statistiche. Le pagine
seguenti sono quindi semplicemente
informative, e vanno utilizzate come indicazioni
ai fini di un corretto inserimento dei dati, con la
previsione di poterli utilizzare anche in futuro e
comunque nell'ottica di avere un registro
d'ingresso completo in tutti i suoi dati e ben
compilato.
TIPO MATERIALE (AI FINI PMV)
Libri:
- Volume monografico (monografie a
stampa)
- Opuscolo (meno di 50 pagine)
- Volume periodico
TIPO MATERIALE (AI FINI PMV)
Video:
- DVD
- Videocassetta
Audio:
- Compact disc
Risorsa elettronica
ALTRI TIPI MATERIALE NON CONSIDERATI AI
FINI PMV

Cartolina

Diapositiva

Fotografia

Musica monografia

Musica opuscolo

Stampa

Carta geografica
.....
Quello che segue e' un esempio di dettaglio di
un inventario correttamente collocato, compilato
in tutti i suoi campi (Tipo materiale, Data
ingresso congruente, Tipo provenienza,
Fornitore, Valore inventariale, ecc.). Ove
possibile, non sarebbe male inserire anche lo
stato della copia che qui non è presente.
TIPO DOCUMENTO
Anche in fase di catalogazione e' fondamentale
verificare i dati: il campo tipo documento,
presente all'interno del record bibliografico, ci
serve a distinguere le varie tipologie di
materiale (audio, video, testo a stampa
moderno ecc.) e attraverso opportune
aggregazioni rispondere a quanto richiesto nel
PMV. Ove rilevaste a catalogo record
bibliografici che riportano Tipi documento non
congruenti col materiale che state inventariando
è necessario cambiare il dato utilizzando la
funzione Modifica materiale - Natura.
A catalogo ci sono ancora molti record da
riversamento con Tipo documento impostato
erroneamente, ma i documenti recenti (soprattutto
quelli condivisi con SBN) riportano di solito dati
congruenti.
Per quel che riguarda quindi i documenti accessionati
nel 2010 i dati a catalogo dovrebbero rivelarsi
sufficientemente attendibili ai fini statistici. A mano a
mano che verranno bonificate le restanti notizie da
riversamento, sarà possibile ottenere dati più corretti
anche per quel che riguarda la dotazione
documentaria totale.
Seguono due slides con esempio di dove si trova il
campo Tipo documento all'interno del record
bibliografico.
COSA CHIEDE PMV RELATIVAMENTE ALLA
DOTAZIONE DOCUMENTARIA?
PMV chiede la dotazione documentaria
TOTALE della biblioteca relativamente a libri,
video, audio, risorse elettroniche.
Chiede inoltre l'incremento annuale della
dotazione documentaria in libri, video, audio,
risorse elettroniche pervenuta tramite
acquisto distinta da quella pervenuta tramite
dono/scambio.
Nelle prossime slides vi sarà spiegato
attraverso quali procedure ricavare tali dati.
continua...