STATISTICHE DOCUMENTI PMV
IN SOL
INTRODUZIONE
A cura dell'Ufficio coordinamento Polo
regionale del Veneto
Vicenza, 28 settembre 2010
PREMESSA
Dal catalogo di SOL si possono ricavare solo i
dati inseriti: se il catalogo di una biblioteca (e
così è per la maggior parte delle biblioteche)
non è completamente automatizzato non sarà
mai possibile ottenere il dato complessivo delle
risorse documentarie presenti attraverso
un'estrazione complessiva dei dati a catalogo.
Converrà quindi alla maggior parte delle
biblioteche estrarre il dato delle Nuove
Accessioni 2009 e sommarlo ai dati ricavati lo
scorso anno, in fase compilazione PMV 2008.
COSA NON VERRA' RICAVATO DA SOL
PMV richiede di quantificare i documenti
posseduti pubblicati negli ultimi 20 anni.
Attualmente questa estrazione non è possibile
attraverso le procedure statistiche: in questo
documento non verrà considerata.
PMV richiede di differenziare la dotazione per
adulti rispetto a quella per ragazzi. Questo dato
si ottiene attraverso l'incrocio di molte e diverse
elaborazioni, troppo complesse da illustrare e
diverse per ogni biblioteca. In questo
documento non verranno considerate.
BIBLIOTECHE TREVISANE ENTRATE IN SOL
TVA NEL CORSO DEL 2009
PMV, quest'anno, richiede dati relativi all'annata
2009. Ovviamente, le biblioteche trevisane
entrate nel polo temporaneo TVA nel corso del
2009 non potranno ricavare da SOL tutti i dati
relativi alle acquisizioni, ai movimenti e agli
utenti attivi, in quanto solo parzialmente presenti
in SOL. Ogni volta che verrà elaborata una
statistica, non si potrà richiedere il dato a partire
dallo 01/01/2009 ma per queste biblioteche si
renderà necessario impostare una data di inizio
congruente, immediatamente successiva a
quella del loro ingresso in SOL TVA.
PERIODICI CORRENTI
Il dato richiesto da PMV si riferisce alla
dotazione di PERIODICI CORRENTI di cui è
attivo l'abbonamento, suddivisi in base alla
periodicità. Il metodo più veloce consigliato
anche durante i corsi è procedere al conteggio
delle testate possedute dalla biblioteca.
COSA VERRA' ESTRATTO DA SOL
PMV richiede di suddividere i documenti
posseduti dalla biblioteca per tipologia materiale
(Libri, Audio, Video, Risorse elettroniche)
differenziandoli dai periodici. Questa estrazione
è possibile, anche se il Tipo documento (che
verrà utilizzato come filtro di estrazione): Testo
a stampa moderno contiene anche inventari
relativi ai periodici.
Si renderà quindi necessario sottrarre il dato
relativo agli inventari dei periodici dal totale dei
documenti qualificati come Testo a stampa
moderno.
PROBLEMA DATE INCONGRUENTI
Le nuove accessioni vengono ricavate a partire
dalla data di inserimento dell'inventario: se nel
2009 sono stati effettuati recuperi di materiale
pregresso qualificandoli come ACQUISTI e
mantenendo la data corrente questi recuperi
entreranno automaticamente nel calcolo delle
nuove accessioni, quindi il dato risulterà
incongruente.
Per le biblioteche che hanno effettuato questi
recuperi con Tipo provenienza ACQUISTO
senza modificare la data sarà necessario, in
fase di elaborazione statistica, inserire un
ulteriore filtro. Per ottenere il numero delle
nuove accessioni infatti bisognerà estrarre la
statistica impostando come numero d'inventario
di partenza dell'estrazione il primo inserito nel
2009. Se una biblioteca non è in possesso di
questo dato può rivolgersi per assistenza al
centro servizi o al coordinamento di polo.
PIU' DI UNA SERIE INVENTARIALE
Se nella biblioteca sono attive più serie
inventariali, per esempio una serie per i
documenti correnti e una utilizzata
esclusivamente per gli audiovisivi e le risorse
elettroniche, è necessario tener conto, nella
rilevazione statistica del posseduto, di tutte le
serie utilizzate. Se esistono ancora le serie
DUP e ERR, da riversamento, andrebbero
bonificate e comunque i documenti presenti
conteggiati per farli rientrare nel dato totale
delle risorse documentarie possedute. Tali serie
non sono invece significative ai fini del calcolo
delle nuove accessioni 2009.
OPERAZIONI PRELIMINARI
Per ricavare statistiche coerenti da qualunque
tipo di funzione SOL è fondamentale inserire in
maniera congruente i dati che poi verranno
elaborati.
Per quanto riguarda le statistiche volumi,
bisogna inserire con precisione i dati richiesti in
fase di inventariazione, compilando con cura
almeno i campi fondamentali.
TIPO PROVENIENZA AI FINI PMV
Per gli acquisti
1. ACQUISTO
2. ACQUISTO UTENTE
3. VISIONE TRATTENUTA (molto poco usato)
Per i doni/scambi
4. DONO ANNO CORRENTE
6. SCAMBIO
ALTRI TIPI PROVENIENZA NON CONSIDERATI
DA PMV

DONO PREGRESSO
Da utilizzare per vecchi doni, recuperi di fondi
mai catalogati o di materiale pregresso che non
deve rientrare nelle statistiche delle nuove
accessioni

DEPOSITO LEGALE
Solo per le biblioteche che ricevono i documenti
con questa modalità
NUOVO TIPO PROVENIENZA: ACQUISTO
PREGRESSO
Visti i problemi rilevati dalle biblioteche e per
velocizzare la procedura di recupero dei vecchi
inventari abbiamo appena provveduto a inserire
in tabella Tipo provenienza anche ACQUISTO
PREGRESSO, da utilizzare per le vecchie
acquisizioni che verranno recuperate da ora in
poi, in alternativa alla necessità di modificare
ogni volta la data di inventariazione.
Starà alle biblioteche scegliere la modalità che
riterranno più idonea. Ovviamente gli acquisti
pregressi non andranno conteggiati nelle
statistiche delle nuove accessioni.
Tipo Provenienza
Da utilizzare per
Data
ACQUISTO
1. Nuove acquisizioni
Corrente
2. Vecchie acquisizioni mai catalogate nel catalogo
automatizzato ma presenti nel cartaceo; vecchie
acquisizioni giacenti, mai catalogate.
Retrodatare
ACQUISTO
PREGRESSO
Vecchie acquisizioni mai catalogate nel catalogo
automatizzato ma presenti nel cartaceo: vecchie
acquisizioni giacenti, mai catalogate.
Corrente
ACQUISTO
UTENTE
Documenti acquistati da utenti
Corrente
DEPOSITO
LEGALE
Documenti provenienti per deposito legale
Corrente
DONO ANNO
CORRENTE
Doni pervenuti nell'anno in corso
Corrente
DONO
PREGRESSO
Doni giacenti, recupero di vecchi fondi donati e mai
catalogati
Corrente
SCAMBIO
Scambio tra enti/biblioteche
Corrente
VISIONE
TRATTENUTA
Acquisto diretto presso librerie, fornitori che portano libri in Corrente
visione. E’ utilizzato dalle biblioteche che vogliono
differenziare gli acquisti tramite ordine, per i quali usano
ACQUISTO, da quelli invece fatti senza ordine per i quali
usano VISIONE TRATTENUTA.
TIPO MATERIALE
E' un altro campo da compilare sempre in fase
di inventariazione di un documento: per
quest'anno non verrà considerato come fonte di
informazioni, perché non è possibile al
momento incrociare in maniera efficace i dati
inseriti in Tipo materiale inventario all'interno
delle funzioni legate alle statistiche. Le pagine
seguenti sono quindi semplicemente
informative, e vanno utilizzate come indicazioni
ai fini di un corretto inserimento dei dati, con la
previsione di poterli utilizzare anche in futuro e
comunque nell'ottica di avere un registro
d'ingresso completo in tutti i suoi dati e ben
compilato.
TIPO MATERIALE (AI FINI PMV)
Libri:
- Volume monografico (monografie a
stampa)
- Opuscolo (meno di 50 pagine)
- Volume periodico
TIPO MATERIALE (AI FINI PMV)
Video:
- DVD:
- Videocassetta
Audio:
- Compact disc
- Risorsa elettronica
ALTRI TIPI MATERIALE NON CONSIDERATI AI
FINI PMV

Cartolina

Diapositiva

Fotografia

Musica monografia

Musica opuscolo

Stampa

Carta geografica
.....
Quello che segue e' un esempio di dettaglio di
un inventario correttamente collocato, compilato
in tutti i suoi campi (Tipo materiale, Data
ingresso congruente, Tipo provenienza,
Fornitore, Valore inventariale, ecc.). Ove
possibile, non sarebbe male inserire anche lo
stato della copia che qui non è presente.
TIPO DOCUMENTO
Anche in fase di catalogazione e' fondamentale
verificare i dati: il campo tipo documento,
presente all'interno del record bibliografico, ci
serve a distinguere le varie tipologie di
materiale (audio, video, testo a stampa
moderno ecc.) e attraverso opportune
aggregazioni rispondere a quanto richiesto nel
PMV. Ove rilevaste a catalogo record
bibliografici che riportano Tipi documento non
congruenti col materiale che state inventariando
è necessario cambiare il dato utilizzando la
funzione Modifica materiale - Natura.
A catalogo ci sono ancora molti record da
riversamento con Tipo documento impostato
erroneamente, ma i documenti recenti
(soprattutto quelli condivisi con SBN) riportano
di solito dati congruenti.
Poiché la rilevazione in corso riguarda
documenti accessionati nel 2009 i dati a
catalogo dovrebbero quindi rivelarsi
sufficientemente attendibili ai fini statistici. In
ogni caso, sono i più attendibili a nostra
disposizione in questo momento.
Seguono due slides con esempio di dove si
trova il campo Tipo documento all'interno del
record bibliografico.
COSA CHIEDE PMV RELATIVAMENTE ALLA
DOTAZIONE DOCUMENTARIA?
PMV chiede la dotazione documentaria
TOTALE della biblioteca relativamente a libri,
video, audio, risorse elettroniche.
Chiede inoltre l'incremento annuale della
dotazione documentaria in libri, video, audio,
risorse elettroniche pervenuta tramite
acquisto distinta da quella pervenuta tramite
dono/scambio.
Nelle prossime slides vi sarà spiegato
attraverso quali procedure ricavare tali dati.
continua...