Nuova procedura
WHR – Presenze/Assenze
Incontro con personale part-time.
27/01/12
Sommario
Motivazioni strategiche
Obiettivi perseguiti
Alcune considerazioni
Aspetti in evidenza
Il programma
I profili orari di presenza nella nuova
procedura
Motivazioni strategiche
Le motivazioni per cui l’Azienda ha deciso di dotarsi di uno strumento
informatico evoluto per la rilevazione delle presenze sono:
RIDUZIONE COSTI
– Diretti: l’attuale procedura (AS-400) è complessa e costosa per la manutenzione
e l’ “adattamento” all’evoluzione, anche normativa, delle caratteristiche dell’ODL
– Indiretti:
Elevato grado di “burocratizzazione” per la gestione dei giustificativi
il processo di registrazione contribuisce ad incrementare il contenzioso con i dipendenti
UFFICIO P/A: difficoltà nel gestire un imponente volume di comunicazioni
cartacee in un contesto di risorse decrescenti
ANALISI STRATEGICA DATI: esigenza di poter effettuare l’analisi dei dati
relativi all’orario di lavoro (ODL) del personale in una prospettiva strategico
– gestionale
Obiettivi perseguiti
RISPARMIO di RISORSE e SEMPLIFICAZIONE
– eliminare le fasi del processo p/a a valore aggiunto negativo o
nullo ed avvicinare il momento della registrazione a quello della
gestione
– eliminare in modo quasi totale la “carta”
– integrazione con le altre due procedure per la gestione del
personale:
Giuridico
Stipendi (ESTAV)
RISPETTO DIRETTIVE NAZIONALI / REGIONALI
– Elaborazioni per adempimenti v/s Ministero e RT
– Carta operatore e firma digitale
ANALISI DATI relativi all’orario di lavoro dei dipendenti
Alcune considerazioni:
Si tratta di obiettivi che non hanno rilevanza
esclusivamente per GRU e tecnologie
informatiche perché prevedono alcuni
cambiamenti importanti a tutti i livelli
nell’organizzazione.
Il risultato atteso è quello di liberare risorse per
“gestire il personale” riducendo – a tutti i livelli –
il tempo per “gestire il cartellino”
Aspetti in evidenza
Profili orari:
per la notevole “distanza” tecnologica tra la vecchia
procedura (AS400) e la nuova WHR non è stato
possibile un’importazione automatica dei profili orari che
hanno dovuto essere reimpostati ex novo
Chiusura 2011 – punto di partenza della nuova
procedura
– debiti orari
– definitivizzare entro il 29 febbraio 2012
Prospettiva di un accesso alla procedura tramite
autenticazione con carta operatore (firma digitale) per
l’avvio del decentramento della registrazione “al
dipendente”
Il programma
1/1/2012 Attivazione della procedura con
abbandono definitivo di AS400
1/3/2012 trasferimento alla nuova procedura
delle “posizioni individuali” consolidate al
31/12/2011
Marzo 2012: avvio sperimentazione di gestione
decentrata dei cartellini su alcune situazioni
pilota
Maggio 2012: formazione ai referenti di gestione
del cartellino per l’utilizzo del portale
Giugno 2012: progressiva estensione della
modalità di gestione decentrata del cartellino
I profili orari di presenza nella
nuova procedura
È stato attivato un GDL aziendale nell’ambito del quale è
stata condivisa l’opportunità di procedere ad una
razionalizzazione/ semplificazione della molteplicità dei
profili orari presenti nella vecchia procedura AS400
Si è rilevato come nella vecchia procedura p/a sono attivi
circa 400 profili orari:
– 250 tempo pieno (giornalieri e turnisti “2x6” o “3x8”)
– 150 part time
Dei 250 profili tempo pieno i primi 45 coprono oltre il
90% dei dipendenti
Regole generali per tutti i profili
(dirigenza e comparto)
Recupero eccedenze max 6 mesi successivi con
azzeramento (come da disciplinare)
Possibilità di inserire i giustificativi sui cartellini
fino a 3 mesi a regime a 2 mesi con
disattivazione dei mesi precedenti.
Max 5 mancate transazioni/mese
Regole profili p-t
Flessibilità in uscita max 15 min.
Eccedenza consentita sulla singola
giornata max 15 min.
Straordinario con autorizzazione
Recupero eccedenze max 2 mesi
successivi con azzeramento
Le comunicazioni
Piano di comunicazione/informazione ai
dipendenti da attuare con:
– comunicazioni nella busta paga
– Sezione dedicata in intranet
– Iniziative di formazione al personale
Accesso alla nuova procedura
portale