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DOCUMENT
CONSULTING
CASO UTENTE: FRATELLI CARLI
GRAZIE ALLE TECNOLOGIE E AI SERVIZI DI RICOH L’AZIENDA LIGURE MIGLIORA I PROCESSI
DI STAMPA E LA PRODUZIONE DI MATERIALE DI MARKETING IN-HOUSE.
La lunga tradizione dell’azienda Fratelli Carli è iniziata ad Oneglia nel 1911 quando la famiglia Carli, proprietaria di un’avviata tipografia, ottiene dal proprio oliveto un raccolto eccezionale. Questo fa nascere l’idea di vendere l’olio in eccesso
intraprendendo un’attività di vendita porta a porta in modo
da fidelizzare i clienti. L’idea si rivela vincente e la famiglia Carli decide di proseguire su questa strada con uno dei fratelli, Giovanni Carli, che percorre le strade della Liguria e del
basso Piemonte, in bicicletta prima e in motocicletta poi, alla
ricerca di nuovi clienti. E per promuovere il nuovo business
la tipografia di famiglia viene utilizzata anche per stampare
i primi listini e altro materiale pubblicitario. Nel corso degli anni
al prodotto principale si sono affiancate altre specialità tra cui
tonno, olive in salamoia, paté, pesto, marsala e vino, una produzione che sa coniugare tradizione e innovazione per garantire ai consumatori il massimo della qualità. Con il passare del tempo anche le esigenze di stampa si sono evolute e questo ha portato Fratelli Carli a rivolgersi a Ricoh. Il progetto realizzato ha consentito all’azienda da un lato di innovare i processi di stampa e di gestione documentale negli uffici e dall’altro di migliorare la produzione di materiale promozionale proseguendo così la tradizione dell’antica tipografia.
Ne parliamo con Federico Calzamiglia, direttore Operations,
e Alessandro Anemone, responsabile acquisti.
DOTT. CALZAMIGLIA,
COME È NATO IL PROGETTO?
Nei primi mesi del 2009 è nata l’esigenza di ‘mettere un po’ di ordine’ nell’ambiente di stampa
che era composto da dispositivi di
differenti brand e modelli, molti dei
quali acquistati sulla base di esigenze specifiche o momentanee.
Questa eterogeneità aveva conseguenze negative per il reparto IT, che
aveva a carico tutti gli oneri gestionali, e per il reparto amministrativo
che si trovava a gestire una grande
quantità di ordini di acquisto e di fatture. Un altro aspetto da
migliorare riguardava i consumabili: il toner non era intercambiabile da un dispositivo all’altro e per evitare di rimanerne
sprovvisti eravamo costretti a tenerne numerose scorte di magazzino. Queste diventavano inutilizzabili alla fine del ciclo
di vita del dispositivo con un impatto negativo sui costi e sull’ambiente. Per risolvere queste problematiche abbiamo adottato il Pay Per Page Green (PPPG) di Ricoh, un modello di
business che ci ha consentito di rinnovare l’ambiente di stampa e di ottenere interessanti benefici.
MAKE OR BUY, DUE ALTERNATIVE STRATEGICHE: COME SCEGLIERE?
In ambito ICT tanto i responsabili dei sistemi informativi quanne. Per quanto il document management la risposta alla doto il mondo dell’offerta si trovano di fronte alla sfida di tromanda ‘make or buy’ è ‘make and buy’, dal momento che
vare nuovi modelli e servizi che sappiano coniugare le opper le aziende può essere vantaggioso esternalizzare alcune
portunità che la tecnologia offre con le nuove esigenze di
attività e tenerne ‘in casa’ altre. Fanno parte delle prime tutbusiness. Che si debba investire in ICT come leva di crete le attività riguardanti la gestione dell’ambiente di stamscita e di competitività è un dato di fatto, ciò che è da vapa: dall’assistenza tecnica alla manutenzione, all’approvlutare riguarda la scelta tra quali prodotti e servizi realizzavigionamento dei consumabili. Affidando queste attività a
re all’interno (make) e quali invece acquistare da provider
un provider esterno le imprese hanno garanzia di un am(buy). Non è infatti sempre detto che la scelbiente di stampa sempre disponibile, anche
ta migliore sia delegare all’esterno tutte le atgrazie alla possibilità di misurare costantetività non direttamente legate al core busimente gli SLA stabiliti. La scelta ‘make’ apness, poiché queste possono comunque espare invece quella ottimale quando si tratsere decisive nella creazione di valore per l’ata di gestire la produzione di materiale di
zienda stessa. Nella scelta tra make or buy
marketing o promozionale. Percorrendo
l’obiettivo della riduzione dei costi è solo uno
questa strada, come ha fatto l’azienda Fradei criteri da prendere in considerazione, ma
telli Carli, è possibile infatti ottenere vantaggi
è necessario fare valutazioni di tipo strate- Giorgio Bavuso, direttore del non solo in termini di costi, ma anche di maggico e organizzativo e considerare l’impat- Production Printing Business giore flessibilità e velocità di time-to-market
to sui processi nel breve e nel lungo termi- Group di Ricoh Italia
e di possibilità di personalizzazione.
I.P.
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OLTRE A QUELLI APPENA CITATI,
DOTT. CALZAMIGLIA, QUALI ALTRI BENEFICI
AVETE OTTENUTO?
Il PPPG ci ha consentito una razionalizzazione dell’ambiente
di stampa: il numero dei dispositivi è stato ridotto del 48% senza che questo andasse a discapito delle funzionalità a disposizione degli utenti. Anzi il numero delle funzioni è addirittura aumentato grazie all’utilizzo della multifunzionalità. Per
quanto riguarda i costi, abbiamo ottenuto un risparmio del 18%
rispetto alla situazione di partenza. Un aspetto interessante
è poi quello del green: il PPPG consente una riduzione dell’impatto ambientale dei processi di stampa con dati certi e
quantificati durante la fase di analisi. La riduzione deriva, ad
esempio, dal fatto che i dispositivi proposti sono efficienti da
un punto di vista energetico e garantiscono l’impostazione del
fronte-retro come default. I benefici riguardano anche il reparto
IT e quello amministrativo che sono sollevati da tutti gli oneri gestionali, che ora sono a carico del fornitore, e amministrativi.
Gli interventi di assistenza tecnica sono pressoché immediati
a garanzia di dispositivi sempre disponibili. Per migliorare ulteriormente la gestione dell’ambiente di stampa abbiamo installato il software @Remote che consente il monitoraggio dei
volumi di stampa e il riordino automatico del toner.
DOTT. ANEMONE, OLTRE AI PROCESSI DI STAMPA
QUESTO PROGETTO INTERESSA ANCHE I
DOCUMENTI DIGITALI?
Sì, nel reparto amministrativo abbiamo infatti installato DigiDocFlow, una soluzione che – interfacciandosi direttamente con i dispositivi multifunzione – migliora i flussi di scansione
e la creazione di archivi digitali direttamente dal pannello.
Alessandro Anemone,
responsabile acquisti di Fratelli Carli
Federico Calzamiglia,
direttore Operations di Fratelli Carli
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UN DOPPIO
PROGETTO
ESIGENZE
IN SINTESI
ALTRE
SOLUZIONI
DOTT. ANEMONE, IN QUALI FASI È STATO
STRUTTURATO IL PROGETTO?
Il progetto è partito con una fase di analisi dettagliata in cui
gli specialisti di Ricoh hanno analizzato i volumi di stampa e
rilevato i dati amministrativi calcolando il Total Cost of Ownership della gestione documentale e il risparmio che il progetto ci avrebbe garantito. Ricoh ha condiviso con noi i risultati
dell’analisi e progettato un ambiente di stampa ottimizzato.
Tutti i dispositivi precedentemente installati sono stati ritirati da Ricoh a valore di cespite e sostituiti con sistemi all’avanguardia che garantiscono qualità e velocità di stampa. I
nuovi dispositivi sono tutti connessi in rete in modo che, qualora uno non fosse momentaneamente disponibile, i lavori possano essere indirizzati su un altro.
● razionalizzare e innovare l’ambiente di stampa
migliorandone allo stesso tempo la gestione
● ridurre il TCO della gestione documentale
● ottimizzare la produzione di basse tirature di
materiale di marketing
● Il Pay Per Page Green ha consentito a Fratelli Carli di:
- ridurre i costi del 18%
- sollevarsi da tutti gli oneri gestionali
- migliorare i processi di stampa
- ridurre l’impatto ambientale dei processi di stampa
● Ricoh Pro C900 garantisce qualità, velocità e flessibilità nella stampa e consentendo la produzione
di documenti con dati variabili
● @Remote per il monitoraggio dei volumi di stampa e il riordino automatico del toner
● DigiDocFlow migliora i flussi di scansione e la
creazione di archivi digitali
E VENIAMO, DOTT. CALZAMIGLIA, ALLA SECONDA
‘ANIMA’ DEL PROGETTO… LA RICOH PRO C900.
Oltre a ottimizzare la gestione dei processi di stampa negli
uffici, avevamo necessità di migliorare la produzione di materiale di marketing che gestiamo in-house e non con tipografie esterne poiché questo ci consente una maggiore flessibilità. Vendendo direttamente ai consumatori, il materiale che
inviamo loro è fondamentale per lo sviluppo del business ed
è importante che sia di qualità e di grande impatto visivo. In
particolare, ci serviva una soluzione che consentisse di produrre basse tirature che con la stampa offset era impensabile gestire per una questione di costi. In realtà nel nostro centro stampa era presente una stampante laser che utilizzavamo per tale scopo, ma non era più in grado di soddisfare le
nostre esigenze specialmente nella gestione di carte pesanti.
Ricoh Pro C900 si è rivelata la soluzione ideale per la produzione di flyer, brochure, volantini con una qualità e accuratezza del colore eccellenti. Il sistema garantisce alta produttività e una velocità di 90 ppm in full color anche utilizzando
grammature carta elevate. Ma non solo: grazie a Ricoh Pro
C900 abbiamo scoperto interessanti possibilità.
PUÒ CITARNE QUALCUNA A TITOLO DI ESEMPIO?
Prima di tutto riusciamo a gestire la stampa di dati variabili producendo documenti personalizzati, per cui è possibile preparare comunicazioni ai clienti con informazioni pensate ad hoc. Anche i documenti a colori e in fronte-retro possono essere personalizzati, cosa che con i sistemi a bobina non è possibile. I tempi di produzione di questi documenti
sono ridotti grazie alla funzionalità RIP (Raster Image Processor) che permette di combinare due file pdf, contenenti uno la grafica dei documenti e l’altro i dati variabili provenienti da host. Per razionalizzare i cicli produttivi ci avvaliamo della stampa temporizzata, per cui i lavori programmati di giorno vengono svolti durante la notte. Oltre all’efficienza della tecnologia proposta, di Ricoh apprezziamo il supporto tecnico e l’assistenza post-vendita che sono
tempestivi ed efficienti. Come nel PPPG, Ricoh mantiene
sempre un approccio consulenziale per comprendere in che
modo le funzionalità del sistema possono supportare le nostre esigenze e per suggerirci nuove possibili applicazioni.
UFFICI E CENTRI STAMPA AZIENDALI:
COME MIGLIORARE LA PRODUZIONE DEI DOCUMENTI?
GRAZIE A SOLUZIONI E SERVIZI INNOVATIVI LE ORGANIZZAZIONI POSSONO OTTIMIZZARE
LA GESTIONE DEI PROCESSI DOCUMENTALI NEGLI UFFICI E COGLIERE INTERESSANTI
OPPORTUNITÀ PRODUCENDO IN-HOUSE MATERIALE DI MARKETING.
Tutte le aziende hanno necessità di migliorare le attività legate alla produzione e alla gestione dei documenti che rappresentano un importante strumento di comunicazione sia
all’interno che all’esterno dell’azienda. Di qualunque tipologia di documento si tratti – un’offerta commerciale, una
fattura, una brochure di marketing – è necessario trovare
un equilibrio tra due esigenze apparentemente contrapposte:
quella di ridurre i costi da un lato e quella di ottimizzare i
processi di stampa dall’altro. Coniugare questi opposti è possibile adottando soluzioni e servizi che consentano di ridurre
il TCO (Total Cost of Ownership) per la produzione dei documenti e allo stesso tempo di recuperare efficienza e, qualora si tratti di materiale creato per essere utilizzato all’esterno dell’azienda, di aumentare la flessibilità nella realizzazione e l’efficacia comunicativa.
L’outsourcing per migliorare
i processi di stampa
Una possibilità interessante per migliorare i processi di stampa negli uffici viene dall’outsourcing che consente alle aziende di incrementare la produttività del parco macchine, ottimizzarne la gestione e migliorare l’efficienza dei flussi di lavoro. Questo servizio prevede il ritiro dei dispositivi di stampa precedentemente installati (pagati dal fornitore a valore
di cespite) e la loro sostituzione con dispositivi tecnologicamente all’avanguardia e in grado di rispondere alle effettive esigenze. Queste vengono messe in luce durante la fase
di analisi in cui viene calcolato il TCO e vengono individuate le opportunità di miglioramento di efficacia e di efficienza. A questi aspetti si aggiunge l’analisi dell’impatto ambientale dei processi documentali in termini di consumi energetici, di carta e relative emissioni di CO2. Alla fase di analisi segue la condivisione dei risultati con l’azienda cliente
e la progettazione del nuovo ambiente tecnologico. L’obiettivo
è migliorare i processi documentali mediante soluzioni che
consentano di ottimizzare i costi, aumentare l’efficienza e ridurre l’impatto sull’ambiente. Questo si ottiene, ad esempio, consolidando il parco macchine (grazie al corretto dimensionamento e all’utilizzo della multifunzionalità) e installando dispositivi tecnologicamente all’avanguardia che
garantiscono efficienza energetica, velocità e qualità di stampa, funzionalità di distribuzione documentale e avanzate opzioni di finitura. Una volta terminata la progettazione, si passa all’implementazione e alla gestione del servizio (assistenza
tecnica, manutenzione, approvvigionamento dei consumabili) che è completamente a carico del fornitore.
Ricoh Pro C900 è una stampante per il Production
Printing che garantisce una velocità di 90 ppm in full
color, anche utilizzando grammature carta elevate,
e una capacità fino a 11.000 fogli.
La qualità di stampa è assicurata dalla nuova
tecnologia Image Processing combinata con il
Controller interno Fiery, con risoluzione 1.200 x
1.200 dpi. Il Graphic Art package di serie consente
di soddisfare le più elevate esigenze di qualità e
accuratezza del colore, con funzionalità come la
simulazione della carta, le separazioni illimitate, la
gestione professionale delle curve colore. Il Fiery
offre inoltre funzioni di pre-flight, gestione delle
barre di controllo e delle progressive, oltre alla
funzionalità di hot folders, per un trasferimento
facile e veloce degli spool di stampa.
Pro C900 gestisce supporti di dimensioni fino a
330,2 - 487,7 mm e grammature fino a 300g/mq
ed è configurabile con un’ampia gamma opzioni
di finitura professionali quali rilegatore a spirale,
termolegatore, booklet maker e impilatore ad alta
capacità. La soluzione garantisce semplicità di
utilizzo grazie a un pannello semplice e intuitivo
che guida l’operatore nelle impostazioni
di tutte le operazioni.
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Una marcia in più con il web-to-print
SPOSTANDO ALL’INTERNO
LA PRODUZIONE DI
MATERIALE DI MARKETING
SI VA VERSO UN APPROCCIO
DI PRINTING ON DEMAND
Le aziende che vogliono migliorare l’invio dei lavori da stampare dai vari reparti aziendali al centro stampa possono avvalersi delle soluzioni web-to-print. In pratica, gli utenti dal
proprio desktop caricano i lavori su una piattaforma indicando caratteristiche quali il numero delle pagine o le opzioni di finitura. Il centro stampa prende in carico il lavoro
e genera un pdf che invia all’utente affinché possa verificarne l’esattezza. Dopo l’approvazione, il lavoro viene ripreso in carico dal centro stampa con la possibilità per gli
utenti di verificarne lo stato di avanzamento.
Gestire la produzione di materiale
di marketing in-house
Anziché affidarsi a tipografie esterne le aziende possono
gestire in-house la produzione di materiale di marketing (brochure, depliant, opuscoli, newsletter, cataloghi…) installando
soluzioni di production printing. I vantaggi sono evidenti su
più fronti. Prima di tutto si elimina la necessità di commissionare elevate tirature alle tipografie per ottenere prezzi vantaggiosi. Questo è infatti causa di sprechi dal momento
che qualora fosse necessario apportare una modifica il materiale diventa inutilizzabile ed è necessario farne stamparne
di nuovo. Spostando la produzione in-house si va verso un
approccio just-in-time e di printing on demand: si stampano solo i documenti necessari in quel momento eliminando così gli sprechi e i costi associati ed aumentando
la flessibilità poiché i documenti possono essere modificati sulla base delle necessità del momento.
La produzione di materiale di marketing in-house consente inoltre di personalizzare le comunicazioni, per cui si possono creare messaggi ad hoc. Inoltre grazie ad appositi
software che si interfacciano con le soluzioni di production
printing, è possibile inserire nei documenti provenienti dal
gestionale, quali ad esempio le fatture, messaggi customizzati.
UN PORTALE PER OTTENERE IL MEGLIO DALLE SOLUZIONI DI PRODUCTION PRINTING
Il Business Driver Programme è un portale che Ricoh ha sviluppato con l’obiettivo di consentire sia ai centri stampa aziendali che ai service provider di trarre il meglio dalle soluzioni installate. Casi applicativi, aggiornamenti sulle più recenti novità tecnologiche e corsi di formazione a distanza sono alcune delle risorse a cui si può accedere registrandosi.
Per visitare il portale: http://businessdriver.ricoh.it
GESTIONE DOCUMENTALE
- Auditing dei costi e dei processi
- Progettazione di sistemi per la riduzione
dei costi e dell’impatto ambientale
- Gestione del servizio in modalità ‘PAY PER USE’
Ricoh Italia Srl • [email protected] • www.document.it
Mese di pubblicazione: luglio-agosto 2010 - Tutti i diritti riservati - All rights reserved
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