Area Organizzativa Omogenea
ASSB-BSB
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO
INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL'ARCHIVIO -
Bolzano – 05/02/2014
1
PREMESSA
Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000 concernente le
“Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della
Repubblica del 20 ottobre 1998 n° 428”, all'art. 3, comma 1, lettera c, prevede per tutte le
amministrazioni di cui all'art. 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165, l'adozione del
manuale di gestione.
Quest'ultimo, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, “descrive il sistema di gestione
e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del
servizio.”
Attraverso l'integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di
accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo
informatico realizza le condizioni operative per una più efficace gestione del flusso
informativo e documentale interno all'amministrazione anche ai fini dello snellimento delle
procedure e della trasparenza dell'azione amministrativa.
Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell'effettivo ricevimento e spedizione di
un documento. In quest’ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una
o più Aree Organizzative Omogenee, all'interno delle quali sia nominato un responsabile
del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
degli archivi, ai sensi dell'art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa – decreto del Presidente della
Repubblica n. 445 del 20 dicembre 2000 (già art. 12 del citato DPR n. 428 del 20 ottobre
1998).
Obiettivo del Manuale di gestione è:
• Descrivere il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione
della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna
• Descrivere le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che
a diverso titolo interagiscono con l'amministrazione.
La gestione informatizzata del protocollo attraverso il software specifico, anche con le
funzionalità minime, costituisce l'infrastruttura tecnologica su cui dare avvio al processo
d'informatizzazione e di trasparenza dell'amministrazione.
Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le
istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di:
• Formazione del documento e del fascicolo
• Registrazione di protocollo
• Classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti
Il presente documento è destinato non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a
tutti i dipendenti dell’Azienda Servizi Sociali di Bolzano.
Il Direttore
Dott. Bruno Marcato
2
INDICE
1.2 AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA
9
1.3 TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLA GESTIONE DEI FLUSSI
DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
9
1.4 UNICITA' DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
10
1.5 ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI INTERNI
10
2.1 L'OGGETTO DEL DOCUMENTO
10
2.2 TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI
11
2.3 DOCUMENTI IN INGRESSO
11
2.4 DOCUMENTI IN USCITA
11
2.5 DOCUMENTI INTERNI
11
3.1 DOCUMENTO CARTACEO IN USCITA, DIAGRAMMA DI FLUSSO
13
3.2 DOCUMENTO INFORMATICO IN USCITA
15
3.3 MODALITA' DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI
17
3.4 FORMATO DEI DOCUMENTI INFORMATICI
17
3.5 SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
18
3.6 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
18
3.7 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI VIA PEC
18
4.1 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
19
4.2 DOCUMENTI RICEVUTI PRIMA VIA FAX E POI IN ORIGINALE SU SUPPORTO
CARTACEO
20
4.3 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
20
4.4 MODALITA' DI TRATTAMENTO DELLE FATTURE IN ENTRATA
21
4.4 FLUSSO DEI DOCUMENTI IN INGRESSO
24
4.5
RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE O SPEDIZIONE DEI
DOCUMENTI INFORMATICI E CARTACEI
4.6 RECAPITO DEI DOCUMENTI ALLE UNITA' OPERATIVE
25
25
4.7 UFFICI ABILITATI ALLA SCANSIONE DEI DOCUMENTI IN ENTRATA
E VISIBILITA'
26
4.8 MODALITA' DI SVOLGIMENTO DEL PROCESSO DI SCANSIONE
26
5.1 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI RICEVUTI E SPEDITI
27
5.2 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO
28
3
5.3 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
28
5.4 SEGNATURA
29
5,5 REGISTRO DI PROTOCOLLO GIORNALIERO
30
5.6 IL REGISTRO DI PROTOCOLLO PARTICOLARE
30
5.7 REGISTRO DI PROTOCOLLO D'EMERGENZA
31
6.1 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
31
6.2 REPERTORIO DEI FASCICOLI
32
6.3 SERIE ARCHIVISTICHE
32
7.1 IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI ED UFFICI ABILITATI ALLA LORO
FORMAZIONE
33
7.2 PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLI
34
7.3 PASSAGGIO DEI FASCICOLI NELL'ARCHIVIO DI DEPOSITO
35
8.1 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL'ARCHIVIO
35
8.2 ACCESSIBILITA' DA PARTE DEGLI UTENTI APPARTENENTI
ALL' AOO ASSB-BSB
36
8.3 REGOLE DI ACCESSO AI DOCUMENTI
36
9.1 DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI REGISTRAZIONE
37
9.2 DOCUMENTI INERENTI A GARE DI APPALTO
37
9.3 GESTIONE FATTURE
37
9.4 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE
38
9.5 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONE
38
10.1 PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA
39
INDICE ALLEGATI
40
4
SEZIONE 1 – DISPOSIZIONI GENERALI E DEFINIZIONI
Sigla
Definizione
AOO
Area Organizzativa Omogenea, un insieme
di funzioni e di strutture, individuate
dall'Amministrazione,
che
opera
su
tematiche omogenee e che presenta
esigenze di gestione della documentazione
in modo unitario e coordinato
Archiviazione ottica
L'operazione che genera, su di un supporto
di memorizzazione, una registrazione
contenente la versione iniziale di una
istanza di un documento informatico
Archivio corrente
E' la parte di documentazione relativa ad
affari ed a procedimenti in corso di
trattazione, o comunque verso i quali
sussiste un interesse corrente
Archivio di deposito
E' composto dai fascicoli contenenti
documentazione relativa ad affari esauriti,
non più occorrenti quindi alla trattazione
degli affari in corso, ma non ancora
destinata
istituzionalmente
alla
conversazione permanente.
Archivio storico
Il complesso di documenti relativi ad affari
esauriti e destinati, previe operazioni di
scarto, alla conservazione permanente per
garantirne
in
forma
adeguata
la
consultazione al pubblico
Assegnazione
L'operazione d'individuazione della Unità
Operativa (UO) per la trattazione del
procedimento amministrativo o trattazione
di attività d'ufficio, cui i documenti si
riferiscono
Centro di Protocollazione
E' denominato centro di Protocollazione la
postazione all'interno dell'AOO preposta
alla protocollazione dei documenti in entrata
in ASSB, gestione PEC e supervisione
gestione documentale
Classificazione
L'operazione che consente di organizzare i
documenti in relazione alle funzioni ed alle
modalità operative dell'Amministrazione
DIGIT-PA
Centro Nazionale per l'Informatica nella
5
Pubblica Amministrazione
Documento
Nell'ambito del processo di gestione
documentale, il documento amministrativo,
in termini operativi, è classificabile in:
• ricevuto ( di norma a mezzo di posta
elettronica
convenzionale
o
certificata oppure su supporto
rimovibile)
• inviato (inviati di norma per mezzo
della posta elettronica convenzionale
o certificata)
All'interno di un azienda invece si può
distinguere fra:
• interno formale (sono formati con
tecnologie informatiche e vengono
scambiati per mezzo della posta
convenzionale
o
certificata.
Il
documento informatico di questo tipo
viene prima sottoscritto con firma
digitale e poi protocollato),
• interno informale (sono formati
con tecnologie informatiche e
vengono scambiati mediante posta
elettronica istituzionale o tramite
posta interna).
Documento amministrativo
Ogni rappresentazione, comunque formata,
del contenuto di atti, anche interni, delle
pubbliche amministrazioni o, comunque,
utilizzati ai fini dell'attività amministrativa.
Documento informatico
La rappresentazione informatica di atti, fatti
o dati giuridicamente rilevanti.
Documento
probatorio
di
carattere
redatti
dal
personale
giuridico Documenti
nell’esercizio delle proprie funzioni o ricevuti
da terzi, al fine di documentare atti o
provvedimenti amministrativi, dal quali
sorgono diritti, doveri o legittime aspettative
di terzi
DPCM
Decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri
Fascicolo
E' l'unità archivistica che raccoglie tutti i
documenti generati da un procedimento
amministrativo, e rappresenta il luogo di
conservazione dei documenti. Per esigenze
pratiche il fascicolo può essere distinto in
sottofascicoli.
Fascicolazione
L'operazione di riconduzione dei singoli
documenti classificati in tanti fascicoli
6
corrispondenti ad altrettante trattazioni o
procedimenti amministrativi.
Firma digitale
Il risultato della procedura informatica
(validazione) basata su un sistema di chiavi
asimmetriche a coppia, una pubblica e una
privata, che consente al sottoscrittore,
tramite la chiave privata e al destinatario
tramite la chiave pubblica, rispettivamente,
di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l'integrità di un documento
informatico o di un insieme di documenti
informatici.
Gestione dei documenti
L'insieme delle attività finalizzate alla
registrazione
di
protocollo
e
alla
classificazione,
organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti
amministrativi
formati
o
acquisiti
dall'Amministrazione,
nell'ambito
del
sistema di classificazione adottato.
Impronta di un documento
Una sequenza di simboli binari in grado di
identificarne univocamente il contenuto,
registrata in forma non modificabile.
Segnatura di protocollo
L'apposizione o l'associazione, all'originale
del documento, in forma permanente e non
modificabile, delle informazioni riguardanti il
documento stesso.
IPA
L'Indice della Pubblica Amministrazione
PEC (Posta elettronica Certificata)
Un sistema di posta elettronica nel quale è
fornita
al
mittente
documentazione
elettronica, con valenza legale, attestante
l'invio e la consegna di documenti
informatici.
Piano di conservazione degli archivi
Il piano, integrato con il sistema di
classificazione, contenente i criteri di
organizzazione dell'archivio, di selezione
periodica e conservazione permanente dei
documenti, nel rispetto delle vigenti
disposizioni in materia di tutela dei beni
culturali.
RSP
S'intende il responsabile della tenuta del
protocollo informatico di tutti i documenti in
entrata soggetti
a registrazione di
protocollo, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi dell'ASSB.
RPA
È il Responsabile
Amministrativo
7
del
procedimento
Testo Unico
Il decreto del Presidente della Repubblica
20 dicembre 2000, n.445 – Testo unico
delle disposizioni legislative e regolamentari
in
materia
di
documentazione
amministrativa
Titolario di classificazione
Un sistema precostituito di partizioni
astratte
gerarchicamente
ordinate,
individuato sulla base dell'analisi delle
competenze dell'Amministrazione, al quale
deve
ricondursi
la
molteplicità
dei
documenti prodotti
UOR
Ufficio Organizzativo Responsabile – un
insieme di settori che, per tipologia di
mandato istituzionale e di competenza, di
funzione amministrativa perseguita, di
obiettivi e di attività svolta, presentano
esigenze di gestione della documentazione
in modo unitario e coordinato.
UO
Unità Operativa è un settore di un Ufficio
Organizzativo Responsabile (es: il CED per
l'Ufficio Di Direzione). Rappresenta un unità
operativa che svolge attività di registrazione
di protocollo dei documenti in uscita
soggetti a tale procedura.
Utente
Per utente si intende il singolo dipendente
amministrativo che utilizza i servizi messi a
disposizione dal sistema di protocollo
informatico; ovvero il soggetto destinatario o
mittente del documento.
Utente operatore
L'utente operatore è la figura di personale
che crea il documento e avrà accesso
solamente ai documenti da lui creati.
Utente documentale
L'utente documentale, oltre le funzioni
dell'Utente operatore, ha accesso a tutti i
documenti all'interno dell'UOR.
8
1.2 AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA
Per la gestione dei documenti, l'amministrazione individua un'unica Area Organizzativa
Omogenea (AOO) denominata "AOO ASSB-BSB" che è composta dall'insieme di tutti gli
Uffici organizzativi (UOR) e dalle singole Unità Operative (UO) che lo compongono come
riportato nell'allegato 1.
Nell’allegato 2 invece viene riportato il regolamento di organizzazione dell’ASSB dove
vengono elencate le funzioni di ogni Ufficio Organizzativo di Riferimento (UOR).
All’interno della "AOO ASSB-BSB" il sistema di protocollazione è centralizzato per la
corrispondenza in entrata salvo i seguenti tipi di documenti:
•
Fax
•
E-mail
•
Domande di accesso alle prestazioni
•
Posta consegnata a mano
•
Documenti relativi ad acquisto di beni e servizi
•
Richieste/domande consegnate dai dipendenti
che sono protocollati presso le 11 sedi esterne
Il sistema di protocollo è sempre decentralizzato per la corrispondenza in uscita. La
protocollazione in uscita viene effettuata direttamente dai singoli Responsabili dei
procedimenti amministrativi (RPA) abilitati in quanto collegati al sistema informatico dell'
"AOO ASSB-BSB".
1.3 TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLA
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
Nell'ambito dell'Amministrazione è prevista la funzione di responsabile della tenuta del
protocollo informatico (RSP), della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Il responsabile del sistema della Registrazione di protocollo in via telematica è il Direttore
Generale dell'Azienda Servizi Sociali di Bolzano protempore, Dott. Bruno Marcato.
Il referente incaricato per la tenuta del protocollo informatico (RSP) è il sig. Luciano
Guariento,la sig.ra Squarcina Laura e la sig.ra Vasarin Claudia, presso la Direzione
Generale.
La lingua utilizzata nel campo “oggetto” per la registrazione a protocollo dei documenti in
entrata/uscita è quella italiana. Tale scelta è motivata dalla necessità pratica di
consultazione del registro di protocollo informatico e di ricerca dei documenti. Inoltre la
quasi totalità dei documenti in entrata/uscita è in lingua italiana.
9
1.4 UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
Ai sensi dell'art. 53, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, la registrazione di protocollo è
“un'operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da una pubblica
amministrazione e per tutti i documenti informatici.
Nell'ambito dell' "AOO ASSB-BSB" il registro di protocollo è unico, sia per la registrazione
di protocollo in entrata che in uscita.
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva per anno.
La numerazione si chiude al 31 dicembre e ricomincia il 1 gennaio dell'anno successivo.
Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento
reca un solo numero di protocollo. Quindi non è consentita la protocollazione di un
documento già protocollato.
Il numero di protocollo è costituito da minimo sette cifre numeriche.
Non è consentita l'identificazione dei documenti mediante l'assegnazione manuale di
numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche
se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.
1.5 ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI INTERNI
Con l'entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti cessano tutti i
sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico a partire
01 gennaio 2012.
SEZIONE 2 – TIPOLOGIE DEI DOCUMENTI
2.1. L'OGGETTO DEL DOCUMENTO
Ai fini della classificazione e posizione archivistica di un documento, la chiarezza e
pertinenza dell’oggetto del documento stesso acquisisce estrema rilevanza. Esso è
è la chiave d’interpretazione del contenuto di un documento e fornisce l’indicazione
per la classificazione e archiviazione dello stesso.
Quanto più l’oggetto è chiaro, sintetico e pertinente tanto più è veloce e corretta la
comprensione del suo contenuto e collocazione come classificazione e
archiviazione.
Qualora il documento costituisca la risposta ad un documento ricevuto da terzi,
l’oggetto della risposta deve contenere anche il numero di protocollo del documento
cui si risponde.
Qualora dovesse pervenire all'ASSB un documento recante un doppio oggetto o
comunque riferito a più processi, il documento va registrato una sola ed unica volta
riportando nella classificazione tutte le informazioni necessarie a comprendere i vari
argomenti oggetto del documento.
10
La classificazione è da individuare nell’argomento prevalente o comunque
individuato come tale.
E' però possibile fascicolare il documento in più fascicoli entrambi pertinenti : in
questo caso è necessario procedere alla replica del documento. Tale procedura
permette la gestione archivistica di copie del documento alle quali attribuire diversa
classificazione e fascicolazione, fatta salva l’unicità di registrazione del documento
originale ricevuto e senza l’attribuzione di ulteriori numeri di protocollo.
2.2 TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI
In relazione allo stato di trasmissione, cioè alla circolazione dei documenti, questi si
distinguono in:
a) Documenti in ingresso
b) Documenti in uscita
c) Documenti interni
2.3 DOCUMENTI IN INGRESSO
I documenti in ingresso sono tutti i documenti ricevuti dall'ASSB nell’'ambito della propria
attività da enti pubblici, organizzazioni e cittadini.
2.4 DOCUMENTI IN USCITA
I documenti in uscita sono tutti i documenti prodotti dall'ASSB nell'ambito della propria
attività e trasmessi all’esterno, ovvero verso enti pubblici, organizzazioni e cittadini.
2.5 DOCUMENTI INTERNI
I documenti interni sono prodotti, mantenuti e scambiati solo all’interno dell’ASSB, tra i
diversi settori e la sede centrale. I documenti interni si distinguono in:
a) documenti di preminente carattere informativo (informali):
Generalmente sono documenti di lavoro di natura temporanea, ad esempio prime bozze
di documenti, memorie informali, appunti scambiati tra le Unità operative (UO).
Questo tipo di documenti sono importati e archiviati nel titolario, attraverso il sistema
informatico di gestione documentale.
b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio (formali):
sono quelli redatti dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni al fine di documentare
fatti inerenti l'attività svolta e la regolarità dell'azione dell'ente e che costituiscono fasi
obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi o qualsiasi altro documento
11
dal quale possono nascere diritti, doveri, o legittime aspettative di terzi.
Documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio
Gli elementi e le modalità di redazione e di gestione dei documenti interni di
preminente carattere giuridico-probatorio sono gli stessi dei documenti in uscita.
I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio devono essere
registrati sul protocollo informatico, classificati, fascicolati e inviati a
cura del RPA. La loro registrazione deve essere effettuata una sola volta dal RPA mittente.
Il destinatario del documento interno non deve effettuare una nuova registrazione
del documento in arrivo.
Le procedure per la consegna e la trasmissione dei documenti ai servizi di
competenza si effettuano in modo analogo a quanto stabilito per i documenti in arrivo. Lo
stesso vale per il trattamento archivistico.
Al fine di specificare meglio la procedure per la trasmissione dei documenti interni di
carattere preminentemente giuridico-probatorio si descrive il seguente Iter come
esempio:
– L'uff. Appalti invia all' Handicap la richieste di un parere obbligatorio;
– L'uff. Appalti redige il documento in formato analogico o digitale;
– L'uff. Appalti registra il documento sul protocollo informatico in modalità “interno”; e
lo invia;
– Il ser. Handicap riceve il documento e non lo protocolla, quindi tratta l'affare;
– L'uff. Handicap redige la risposta in formato analogico o digitale e protocolla il
documento in modalità “interno”;
– L'uff. Appalti riceve il documento e non lo protocolla
Documenti interni di preminente carattere informativo
Ogni servizio produce documenti di preminente carattere informativo che trasmette via
posta interna cartacea o tramite posta elettronica all'interno dell'Azienda. Tali documenti
non
sono
da
protocollare,
sono
documenti
informativi-appunti-richiesteinterventi....lettere di trasmissione....comunicazioni di servizio...
Il programma di gestione documentale in uso all'interno dell'ASSB permette di mappare
tutte le fasi di elaborazione del documento (report storico), è possibile recuperare tutte le
versioni del documento e tenere traccia del percorso via posta D.3
SEZIONE 3 – DOCUMENTI IN USCITA
Il documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificabile in:
• informatico: è una rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti
• analogico: utilizza una grandezza fisica che assume valori continui. Sono
documenti analogici i documenti cartacei, le immagini su film, le magnetizzazioni
su nastro su supporto non digitale).
La presente sezione fornisce indicazioni sulla procedura d'invio di documenti informatici e
cartacei all'interno e all'esterno dell'”AOO ASSB-BSB”.
12
3.1 DOCUMENTO CARTACEO IN USCITA
Descrizione del flusso lavorazione documenti in uscita:
Iter documenti in formato cartaceo:
Nr.
Attività
Man./Auto.
Input
Output
Manuale
Documento
vuoto
Documento amministrativo
con i dati relativi alla
procedura
Note
1
Creazione del
documento in
formato
elettronico
2
Classificazione Manuale
e
fascicolazione
Documento
3
Registrazione
di protocollo
Automatica
Documento
Documento protocollato
soggetto a
registrazione di
protocollo
4
Stampa
Automatica
Documento
elettronico
Documento cartaceo
5
Firma
autografa
Manuale
Documento
cartaceo
Documento cartaceo
firmato dal dirigente
Il documento ha valenza
giuridica
6
Spedizione
documento
Manuale
Documento
cartaceo
Documento cartaceo
imbustato per spedizione
L'operatore spedisce il
documento al
destinatario
7
Archiviazione
originale
cartaceo
Manuale
Documento
cartaceo
Documento cartaceo
archiviato
L'operatore archivia il
documento nell'archivio
cartaceo
Documento archiviato nel
Titolario
13
FLUSSO DEI DOCUMENTI CARTACEI IN USCITA
CREAZIONE DI UN
DOCUMENTO
INFORMATICO
FASCICOLAZIONE
INFORMATICA
DEL DOCUMENTO IN D.3
REGISTRAZIONE DI
PROTOCOLLO E
SEGNATURA IN D.3
STAMPA DEL DOCUMENTO
FIRMA AUTOGRAFA
FASCICOLO
ESISTENTE ?
SPEDIZIONE VIA POSTA
ORDINARIA
SI
NO
CREAZIONE NUOVO
FASCICOLO
ALL’INTERNO
DELL’ARCHIVIO
CARTACEO
ARCHIVIAZIONE
DEFINITIVA
NELL’ARCHIVIO
CARTACEO
14
3.2 DOCUMENTO INFORMATICO IN USCITA
Iter documenti in formato informatico:
Nr.
Attività
Man. /
Auto.
Input
Creazione del
documento
elettronico
Manuale
1
Documento
vuoto
Documento
amministrativo con i
dati relativi alla
procedura
Manuale
Documento da
classificare
Documento
classificato
2
Classificazione del
documento
associandolo ad
una voce del
titolario
Manuale
Documento
classificato in
Titolo e
Categoria
Documento fascicolato L'operatore inserisce il
documento in un
fascicolo preesistente
oppure ne crea uno
nuovo se si apre un
nuovo procedimento
Manuale
Documento
senza firma
Documento firmato
digitalmente
La firma digitale è
apposta solo dal
proprietario del
certificato
3
Fascicolazione
4
Firma digitale
Output
Note
L'operatore classifica il
documento nell'archivio
(Titolario) scegliendo il
Titolo e la Classe
Re Registrazione di
5 protocollo
Automatica Documento da
protocollare
Documento
protocollato
Si acquisiscono i dati
della procedura
Spedizione
documento
Automatica Documento con
segnatura
Documento inviato
tramite busta virtuale
L'operatore spedisce il
documento al
destinatario tramite la
casella di posta
elettronica certificata
(PEC)
6
15
FLUSSO DEI DOCUMENTI INFORMATICI IN USCITA
16
3.3 MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E
CONTENUTI MINIMI
I documenti sono prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell'articolo 3 del D.L.vo 12
febbraio 1993, n. 39.
Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite
all'interno dell' “ASSB-BSB” ai sensi dell'articolo 3, comma 2 del D.L.vo 29/93.
Per poter consentire l'identificazione dell'amministrazione mittente occorre inserire le
seguenti informazioni:
− denominazione e il logo dell'Amministrazione;
− indicazione della Unità Operativa (UO) che ha prodotto il documento;
− indirizzo completo dell'Amministrazione (via, numero, CAP, città e provincia);
− il numero di telefono della Unità operativa (UO);
− il numero di fax dell'Ufficio Organizzativo di Competenza (UOR);
− indirizzo mail di posta certificata;
Inoltre, il documento deve recare almeno le seguenti informazioni:
• luogo di redazione del documento;
• data completa (giorno, mese, anno);
• il numero di protocollo;
• il numero degli allegati
• oggetto del documento;
• se trattasi di documento informatico, firma digitale sul documento prodotto da parte
del possessore della firma digitale.
• se trattasi di documento cartaceo, sigla autografa del dirigente responsabile.
3.4 FORMATO DEI DOCUMENTI INFORMATICI
I documenti informatici prodotti o ricevuti dall'Amministrazione, soggetti a registrazione di
protocollo, devono essere convertiti in uno dei formati aperti previste dalla normativa
vigente in materia di archiviazione, al fine di garantire la non alterabilità durante le fasi di
accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura (ai
sensi dell'art. 3 comma 3 DPCM 13 gennaio 2004).
Nel caso di un documento prodotto dall’Amministrazione, prima avviene la conversione
nei formati aperti poi la sottoscrizione con firma digitale. Tutti i documenti standard e
documentati (OAIS) non devono contenere macro istruzioni.
Il formato utilizzato dall’“AOO ASSB-BSB” per lo scambio di documenti amministrativi che
risponde ai requisiti di cui sopra, sono:
− PDF/A
− PDF/X
Per i documenti cartacei acquisiti in formato digitale i formati standard accettati dall'ASSBBSB sono :
• TIF
• PDF
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3.5 SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo
di firma digitale conforme alle disposizioni dettata dalla normativa vigente
(Codice di amministrazione digitale, art. 24-37).
L'Amministrazione si avvarrà pertanto dei servizi di una Certification Authority iscritta
nell'elenco pubblico dei certificatori tenuto dall' IPA.
3.6 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
All'interno delle Unità Operative (UO) gli utenti che creano il documento provvedono all'
imbustamento del medesimo e alla compilazione dei necessari modelli postali per la
spedizione.
La posta è trasportata dagli addetti dei vari uffici al servizio postale interno della sede
centrale. Gli addetti al servizio postale interno in sede centrale provvederanno
all'affrancatura e alla consegna presso il servizio di Posta Italiane.
3.7 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI via PEC
Le modalità di composizione e di scambio dei messaggi, il formato della codifica e le
misure di sicurezza sono conformi alla circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28.
I documenti informatici sono trasmessi all'indirizzo elettronica certificata dichiarato dai
destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.
Fatti salvi gli indirizzi di Posta elettronica certificata specifici (quali quello degli Avvocati di
ASSB), è istituita una sola casella di PEC istituzionale presso la Direzione generale di
ASSB.
Il dirigente di ogni servizio è abilitato all'utilizzo della funzione PEC-MAIL per l'invio dei
documenti prodotti dal suo ufficio. Tali documenti sono archiviati in un fascicolo presente
nel sistema documentale dell' ASSB (archivio), firmati digitalmente e protocollati in uscita.
Per ogni invio, nel fascicolo del documento inviato, viene archiviato il file eml. che
contiene sia il corpo dell'invio sia i file allegati (doc. principale, gli allegati, file XLM).
Le ricevute di accettazione e consegna sono archiviate dall'ufficio protocollo in un
fascicolo specifico per ogni servizio.
All'interno dell'“AOO ASSB-BSB” l'accesso e l'utilizzo della posta elettronica certificata in
entrata (PEC) è svolta dalle seguenti persone:
• Direttore Generale dott. Bruno Marcato
• Responsabile della tenuta del protocollo informatico sig. Luciano Guariento
• Addetti al protocollo sig. ra Squarcina Laura e Vasarin Claudia
Nel caso di documenti informatici in partenza, al momento dell'apposizione della firma
digitale sul documento viene verificata dal sistema informatico la validità della firma. Il
calcolo dell'impronta previsto nell'operazione di registrazione di protocollo si effettua per
tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto o inviato. Gli utenti preposti alle
operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti
informatici non possono visionare la corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi
18
mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per
estratto sull'esistenza o sul contenuto della corrispondenza, comunicazioni o messaggi
trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per
espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche (Articolo 17,
comma 1, L.P.R. n. 445).
SEZIONE 4 – DOCUMENTI IN INGRESSO
4.1 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
Le principali tipologie di documenti che pervengono all'"AOO ASSB-BSB" sono:
• Lettere via posta ordinaria
• Lettere raccomandate
• Fax
• Telegrammi
• Domande di prestazioni
Di seguito si descrive la modalità di ricezione dei documenti che pervengono dall'esterno
presso il servizio postale interno della sede centrale.
I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all' “AOO ASSB-BSB” attraverso:
− il ritiro della posta in entrata dalla casella di posta presso il servizio delle Poste
Italiane
− la consegna a mano agli uscieri presso la sede dell'Azienda Servizi Sociali
− gli apparecchi fax
− consegne a mano
I documenti che transitano presso il servizio postale interno dell'Amministrazione "AOO
ASSB-BSB" sono soggetti alle seguenti operazioni:
• consegna dei documenti al Responsabile della tenuta del registro di protocollo
(RSP) per la registrazione di protocollo, vedasi sezione 5 del presente manuale;
• assegnazione all'Unità operativa (UO) competente per la trattazione della materia;
I documenti cartacei in ingresso prima di essere inviati tramite servizio postale interno alle
varie Unità Operative (UO), sono soggetti a registrazione di protocollo e assegnati ai
destinatari per competenza e/o per conoscenza.
Qualora arrivi in Azienda della posta e l'ufficio protocollo è chiuso, l'usciere ritira il
documento ed appone sulla busta un timbro datario recante la data e l'ora della ricezione.
La consegna in “deposito” del documento all'usciere equivale all'inserimento dello stesso
nella cassetta postale dell'ente.
Il primo giorno utile lavorativo, il documento sarà protocollato con la data in entrata in
Azienda che è stata registrata sulla busta, questo secondo la logica della protocollazione
in differita prevista, soprattutto, in caso di ricezione di un numero considerevole di
corrispondenza.
Quando la corrispondenza è indirizzata nominativamente, se contiene la dicitura
“personale”, “riservata” o simili, non viene protocollata ma inoltrata direttamente
all'interessato; altrimenti in base all'intestazione della busta e alla composizione
19
dell'indirizzo si cerca di comprendere se è da protocollare (e quindi si procede all'apertura)
oppure, se i documenti non devono essere protocollati (Allegato Numero 4). In tal caso
vengono direttamente inviati agli uffici destinatari.
Saranno soggetti a registrazione di protocollo anche i documenti ricevuti per conoscenza.
Le fatture pervenute all’ASSB in formato cartaceo, saranno soggette a registrazione di
protocollo ed inviate in formato digitale, oltre che in formato cartaceo, ai responsabili di
budget degli uffici destinatari, Il formato cartaceo sarà sottoposto a verifica e validazione
tecnica e contabile ed inviato all’ufficio finanze per la liquidazione. Il formato digitale
rimarrà come copia nell'archivio digitale. Vedi punto 4.4
4.2 DOCUMENTI RICEVUTI PRIMA VIA FAX E POI IN
ORIGINALE SU SUPPORTO CARTACEO
Il documento ricevuto a mezzo fax è un documento a tutti gli effetti.
Il documento trasmesso da chiunque alla “AOO ASSB-BSB” tramite fax, qualora ne sia
accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta.
Sul documento trasmesso via fax può essere apposta la dicitura: “La trasmissione via fax
del presente documento non prevede l'invio del documento originale”.
I documenti ricevuti con apparecchi fax, se soggetti a registrazione di protocollo, in
assenza di un sistema informatico che ne consenta l'acquisizione in formato elettronico
(fax management) sono trattati come documenti cartacei.
Se in seguito si riceve lo stesso documento in originale, è necessario attribuirgli la stessa
segnatura di protocollo del documento ricevuto via fax. Qualora si rilevi che l'originale è
stato registrato con un diverso numero di protocollo, è necessario annullare tale
registrazione.
Se si riscontrano differenze sia pure minime tra il documento ricevuto via fax e l'originale,
si devono considerare documenti diversi e quindi l'originale deve essere registrato con un
nuovo numero di protocollo. La segnatura, (vedasi sezione 5 del presente manuale), si
appone sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax; la copertina e il
rapporto di trasmissione vengono anche essi inseriti nel fascicolo per documentare tempi
e modi dell'avvenuta spedizione.
Sul documento, oltre la segnatura di protocollo di cui l'art. 19, bisognerà apporre la dicitura
“Ricevuto via Fax”.
Sia il fax che l’originale vanno inseriti nel fascicolo.
Nel caso si trasmetta il modello di invio fax contenete il testo del documento, questo deve
contenere il numero di protocollo.
Se invece il modello di invio fax è utilizzato come lettera accompagnatoria, i documenti
allegati sono loro ad essere protocollati.
4.3 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
I documenti informatici scambiati con soggetti esterni rispetto all’ASSB sono ricevuti e
trasmessi sulla/dalla casella di posta elettronica certificata (PEC) dell'amministrazione:
[email protected]@legalmail.it
20
Pertanto le direttive sono le seguenti:
• Le comunicazioni con l’esterno (enti pubblici, aziende) devono avvenire tramite
PEC
• Se un documento arriva via PEC ed è firmato digitalmente, si può procedere alla
registrazione di protocollo dato che tutte le norme vigenti sono rispettate
• Se un documento pervenuto via PEC non è firmato digitalmente, spetta al
responsabile del procedimento la decisione di sottoporre il documento a
registrazione di protocollo.
• Se un documento arriva tramite un sistema di posta elettronica ordinaria il
responsabile del procedimento valuta il contenuto al fine della registrazione di
protocollo.
• Qualora un documento, spedito via posta elettronica, corrisponde ai formati definiti
nel manuale, ma risulti illeggibile, dopo una valutazione del contenuto del
messaggio da parte del Responsabile del procedimento, si procede alla
registrazione di protocollo e si comunica al mittente l’illeggibilità dell’allegato.
• L'accesso alla casella PEC dell'ASSB-BSB è consentita agli operatori del centro di
protocollo, Guariento Luciano, Squarcina Laura, Vasarin Claudia e dal direttore
generale, Marcato Bruno tramite User-id e Password che è modificata ogni 6 mesi.
La gestione della casella PEC per i documenti in uscita è affidata anche ai dirigenti
dei servizi ASSB e ad eventuali sostituti nominati dagli stessi. I dirigenti hanno
accesso solo alla modalità in uscita mentre quella in entrata è solo di pertinenza del
centro di protocollo. Questi documenti sono archiviati nel sistema documentale D3,
firmati digitalmente e protocollati in uscita.
La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica
certificata (PEC) è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una
registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad
esso allegati.
I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al
termine delle operazioni di registrazione e segnatura del protocollo.
4.4 MODALITA' DI TRATTAMENTO DELLE FATTURE IN
ENTRATA
Le fatture pervenute in Assb sono trattate secondo le direttive descritte dalla legge 82/05 e
il nuovo CAD nr. 235 del 30.12.10, inoltre dalle direttive del Dgls n. 52 del 20.02.04.
Al fine di comprendere al meglio i formati su cui si creano le fatture si specifica quanto
segue:
– Per trasmissione elettronica si intende l'invio della fattura mediante l'utilizzo di
procedure informatizzate ( quali la posta elettronica, il telefax, via modem) per le
quali sia stato preventivamente acquisito il consenso del destinatario.
La fattura in formato cartaceo può essere creata attraverso uno strumento informatico
ma c'è l'obbligo di materializzare il documento informatico su supporto cartaceo.
La materializzazione è necessaria in quanto il documento è carente dei requisiti
21
(riferimento temporale-firma elettronica qualificata) che caratterizzano
elettronica, garantendone la data certa e l'inedificabilità del contenuto.
la
fattura
Le fatture pervenute in ASSB tramite PEC, dal 1 febbraio 2014 sono sempre protocollate
ed inoltrate ai servizi tramite sistema documentale interno (posta D3), ma non sono più
stampate dall'ufficio protocollo. Sarà quindi compito di ogni servizio provvedere alla
stampa delle fatture assegnate.
La fattura elettronica è un documento predisposto in forma elettronica secondo
specifiche modalità che garantiscono l'integrità dei dati contenuti e l'attribuzione univoca
del documento al soggetto emittente senza necessità di provvedere alla stampa su
supporto cartaceo. Più precisamente l'emittente deve assicurare:
-Attestazione della data;
-Autenticità dell'originale;
-Integrità del documento
L'attestazione della data viene fornita al documento dalla marca temporale che è
un'informazione associata al documento che attesta il momento della formazione della
fattura.
L'autenticità della fattura è garantita dalla firma elettronica qualificata che garantisce la
connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica.
L'integrità del documento viene pertanto garantita dalla firma elettronica qualificata e dallo
strumento di trasmissione che è la PEC.
La fattura elettronica, così redatta, ha “efficacia prevista dall'art. 2702 del codice civile”,
ossia, “fa piena prova, fino a querela di falso.....”.
La casella postale PEC sostituisce le informazioni generate dalla marcatura temporale.
Secondo quanto è stato previsto le seguenti fatture e le loro modalità di ricezione saranno
le seguenti:
1. Fatture pervenute in ASSB tramite PEC sull'indirizzo di PEC aziendale e firmate
digitalmente: rispondono ai requisiti richiesti e saranno trattate in forma elettronica.
2. Fatture pervenute in ASSB tramite PEC sull'indirizzo di PEC aziendale senza firma
digitale: saranno stampate e trattate come documento cartaceo.
3. Fatture pervenute in ASSB tramite posta elettronica ordinaria e firmate digitalmente
o meno: si dovrà interpellare il mittente per accertare che la spedizione provenga
dal mittente indicato e in ogni caso devono essere stampate su carta.
4. Le fatture pervenute in ASSB tramite fax rispondono ai requisiti di autenticità ed
integrità se il documento reca i dati informativi del mittente (denominazione
dell'inviante- fax inviante-data ed ora invio), quindi sono trattate come documento
originale.
Al fine di trattare le fatture pervenute in azienda in formato elettronico, si invitano i
22
collaboratori esterni pubblici/privati ad inoltrare solo fatture firmate digitalmente tramite la
PEC aziendale.
23
FLUSSO DEI DOCUMENTI IN INGRESSO
SMISTAMENTO DEL
CARTACEO ALL’
INTERESSATO
DOCUMENTO IN ARRIVO
NO
DOCUMENTO
PROTOCOLLATO ?
DOCUMENTO TRATTATO DAL
RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO
SI
ASSEGNAZIONE TELEMATICA AL
RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO
REGISTRAZIONE DI
PROTOCOLLO E
CLASSIFICAZIONE
SUCCESSIVO INVIO DEL
CARTACEO ALL’UNITA’
OPERATIVA DI UN UFFICIO
ORGANIZZATIVO
RESPONSABILE
FASCICOLO
ESISTENTE ?
SI
NO
ARCHIVAZIONE
DEFINITIVA DEL
DOCUMENTO
24
INSERIMENTO DEL
DOCUMENTO NEL
NUOVO FASCICOLO
4.4 RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE O
SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI E CARTACEI
La ricezione dei documenti comporta l'invio al mittente di due tipologie diverse di ricevute:
• una legata al sistema informatico di posta elettronica certificata,
• l'altro al servizio di posta ordinaria.
- Sistema informatico di posta elettronica certificata
a) Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente
dell'avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal gestore della PEC utilizzato
dall'"AOO ASSB-BSB" con gli standard specifici.
b) Nel caso di invio di documenti informatici per via telematica a destinatari con casella
PEC, la AOO ASSB-BSB riceve dal gestore di PEC una notifica di avvenuta accettazione
e consegna del messaggio al destinatario.
c)Nel caso di invio a caselle di posta elettronica ordinaria la AOO ASSB-BSB riceve dal
gestore di PEC un notifica di accettazione da parte dal gestore di PEC dell'AOO ASSBBSB.
− Posta ordinaria per documenti cartacei:
a) Nel caso di ritiro di documento cartaceo presso il servizio postale delle Poste Italiane,
l'addetto al servizio postale interno firma la ricevuta di consegna.
b) Nel caso di spedizione presso il servizio postale delle Poste Italiane questo appone sul
modello di rendiconto giornaliero un timbro postale datario che attesta la presa in carico
della posta.
c) Nel caso dovesse accadere che il cittadino consegni a mano il documento direttamente
all'interno di un servizio dell’Azienda Servizi Sociali di Bolzano e fosse richiesto il rilascio
di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, il servizio postale interno é autorizzato:
• a fotocopiare la prima pagina del documento;
• apporre elementi utili alla dimostrazione della ricezione del documento, ossia
il timbro dell’amministrazione, data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore.
4.5 RECAPITO DEI DOCUMENTI ALLE UNITÀ OPERATIVE
I documenti informatici ricevuti per via telematica sono resi disponibili alle Unità Operative
(UO), tramite il sistema informatico all'”AOO ASSB-BSB”, immediatamente dopo
l'operazione di protocollazione e assegnazione.
Le immagini dei documenti cartacei soggetti a registrazione di protocollo e acquisite con lo
scanner, sono rese disponibili alle Unità Operative (UO), attraverso la rete interna
dell'Amministrazione, immediatamente dopo l'operazione di scansione.
L’assegnazione dei documenti via posta telematica avviene all’Unità Operative (UO) e non
al singolo utente per ovviare ai problemi di assenza di unità di personale, quindi al
possibile protrarsi dei tempi di consultazione.
I documenti ricevuti dall' “AOO ASSB-BSB” su supporto cartaceo, anche se acquisiti in
formato digitale, sono materialmente consegnate alle Unità Operative (UO) di competenza
i quali hanno il compito di inserirli nei rispettivi fascicoli e conservarli fino al versamento
nell'archivio di deposito. I documenti cartacei, dopo la procedura di registrazione di
protocollo, saranno imbustati e assegnati agli uffici destinatari. Il ritiro giornaliero della
posta cartacea in arrivo avviene tramite il servizio postale interno.
25
4.6 UFFICI ABILITATI ALLA SCANSIONE DEI DOCUMENTI IN
ENTRATA E VISIBILITA'.
La modalità organizzativa adottata in ASSB per la ricezione e protocollazione dei
documenti in entrata, prevede che questi siano accettati e trattati presso le postazioni di
protocollo. La principale, a cui pervengono la maggior parte della posta in ingresso è in via
Roma 100 presso la sede centrale dell' ASSB, le altre 12 sono presso le sedi dei servizi
territoriali per la ricezione della posta consegnata dai cittadini a mano.
La visibilità della posta protocollata in ingresso/uscita è totale per gli operatori del centro di
protocollo presso la sede centrale, mentre è limitata alla sola posta in entrata per i servizi
territoriali del singolo servizio. (Vedi allegato 15)
I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura
di protocollo, sono acquisiti dal Responsabile della tenuta del servizio di protocollo (RSP)
in sede centrale o dal Responsabile del procedimento (RPA) nelle sedi decentralizzate
(vedi sezione 1.2 paragrafo 2), in formato immagine con l'ausilio di scanner.
Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole
vigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo
di scansione.
I documenti cartacei dopo l'operazione di riproduzione in formato immagine, vengono
conservati presso l'Unità Operativa (UO) dove il documento è stato assegnato fin quando
c'è disponibilità di spazio.
4.7 MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL PROCESSO DI
SCANSIONE
In questa sezione è definito il processo di scansione.
Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:
• acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto
da più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla
conservazione (vedasi sezione 3.4);
• verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza
con gli originali cartacei;
• collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non
modificabile;
• memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.
La riproduzione dei documenti cartacei in formato immagine viene eseguita sulla base del
seguente criterio:
Il documento ricevuto viene acquisito direttamente tramite lo scanner se non supera 30
pagine, altrimenti verrà effettuata la scansione del frontespizio e dell'indice, se presente.
Non vengono riprodotti in formato immagine i seguenti documenti:
• i certificati medici
• i certificati medici contenenti la diagnosi;
• certificati di invalidità;
• atti giudiziari contenenti condanne penali.
26
I documenti con più destinatari, sono riprodotti in formato immagine ed inviati solo in
formato elettronico a tutti i destinatari. Il documento cartaceo originale è inviato al primo
destinatario e le copie ai restanti destinatari.
Qualora un documento contenga elementi, indicazioni, informazioni che possono
ledere la riservatezza della persona in oggetto o comunque soggetti a privacy, non
vengono scansionati ma solamente registrati a protocollo. Il documento cartaceo
viene inserito in una busta sigillata recante il nome del responsabile del
procedimento e a lui consegnata.
Per questi documenti soggetti a tutela della privacy, nella fase di registrazione nella
maschera di protocollo, è necessario inserire nel campo “oggetto” informazioni che non
contengono dati da cui si evince il contenuto stesso. Quindi se il documento è riferito ad
un dipendente ASSB si scrive il cognome e nome e un riferimento generico tipo,
dichiarazione, segnalazione certificato....etc.
Quando l'Azienda servizi sociali di Bolzano deciderà di utilizzare il protocollo riservato per
l'archiviazione di questo tipo di documenti, il relativo file immagine sarà inserito in tale
protocollo.
SEZIONE 5 – REGISTRO DI PROTOCOLLO
Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e
dell'effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla
regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Il registro di
protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente
rilevanti previste dalla normativa vigente.
Il registro di protocollo è gestito mediante sistema informatico.
La descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico è costituita dal
Manuale operativo del software D3.
5.1 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI
RICEVUTI E SPEDITI
Per ogni documento, ad eccezione di quelli indicati nell’allegato n. 3 e al paragrafo 5.3,
ricevuto o spedito dall'"AOO ASSB-BSB", è eseguita una registrazione di protocollo con il
sistema di gestione informatica dei documenti.
I documenti prodotti dall’amministrazione nell’espletamento delle sue funzioni e trasmessi
al proprio interno tra uffici, seppur archiviati con il sistema D3, non sono di regola soggetti
a registrazione di protocollo. Fanno eccezione quei documenti che danno avvio al
computo di termini nell'ambito di procedure con scadenze temporali determinate.
La registrazione di protocollo è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per
l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell'articolo 53,
27
comma 3 della legge 445/2000.
Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno i seguenti dati obbligatori:
a. Il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma
non modificabile;
b. la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e
registrata in forma non modificabile;
c. il mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile;
d. il destinatario del documento, registrato in forma non modificabile;
e. l'oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
f. la classificazione (la quale può essere eseguita anche in una fase successiva a
quella della registrazione di protocollo ossia dopo la presa in carico del documento
per assegnazione);
5.2 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI
PROTOCOLLO
La necessità di modificare i dati di protocollo, per correggere errori verificatisi in sede di
immissione manuale di dati, comporta l'obbligo di inserire nel sistema le variazioni e il
motivo di tali variazioni. Queste variazioni saranno registrate dal sistema
Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata rimangono memorizzate
nel registro del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste.
In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale da
consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l'avvenuta
rettifica, la data e il soggetto che è intervenuto.
Può avvenire che uno stesso documento viene protocollato due volte, questo capita
quando il documento segue più vie di trasmissione in tempi differenti (fax,lettera. PEC).
In questo caso si annulla la seconda protocollazione dietro richiesta motivata.
Solo il responsabile del servizio di protocollo è autorizzato ad modificare/annullare, ovvero
a dare disposizioni di annullamento delle registrazioni di protocollo.
L'annullamento di una registrazione di protocollo generale deve essere richiesto con
specifica nota, adeguatamente motivata, indirizzata al Responsabile della tenuta del
protocollo (RSP).
5.3 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI
PROTOCOLLO
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell'art. 53 comma 5 del DPR
n.445/2000 le seguenti tipologie di documenti:
• le gazzetta ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della Pubblica Amministrazione, le
note di ricezione circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori
interni, i giornali, le riviste, i libri, gli opuscoli, i materiali pubblicitari, gli inviti a
manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi, i biglietti d'occasione
(condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, etc.), gli allegati
accompagnati da lettera di trasmissione, i certificati con diagnosi ed affini, le
28
offerte/preventivi di terzi non richiesti. (Vedi allegato 3)
Sono altre sì esclusi dalla registrazione di protocollo:
• i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'Amministrazione elencati
nell'allegato nr. 4.
Tali documenti (decreti- determinazioni – convenzioni ) sono soggetti a
numerazione progressiva di repertorio. Tale numero ha doppia funzione, sia di
repertorio sia di numerazione particolare
• documenti il cui contenuto non rientra nell’attività di competenza dell’ASSB.
Tali documenti se d’interesse per la collettività vanno inviati agli enti proposti a tale
scopo (es: emergenze sanitarie, pericolo pubblico).
5.4 SEGNATURA
L'operazione di segnatura è effettuata contemporaneamente all'operazione di
registrazione di protocollo.
La segnatura è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma
permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso
attraverso l'etichetta barcode.
Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Le informazioni minime apposte o associate al documento mediante l'operazione di
segnatura sono quelle elencate nell'articolo 9 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:
a) codice identificativo dell'Amministrazione (ASSB)
b) codice identificativo dell'Area Organizzativa Omogenea ("AOO ASSB-BSB")
c) data e numero di protocollo del documento
d) Indice di classificazione (Titolo e categoria)
In aggiunta è possibile riportare le seguenti informazioni:
a) denominazione dell'Amministrazione;
b) il codice identificativo dell'Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR) a cui il documento
è destinato/assegnato o che ha prodotto il documento;
c) numero di fascicolo.
Per i documenti informatici in uscita possono essere specificate anche persone e/o Unità
Operative (UO) riceventi e, identificazione degli allegati e informazioni sul procedimento e
sul trattamento.
La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l'apposizione su
di esso di un etichetta con inciso un codice a barre sul quale vengono riportate le
informazioni minime elencate sopra prodotto automaticamente dal sistema informatico per
la gestione della registrazione del protocollo.
L'operazione di segnatura dei documenti in uscita viene effettuata dall'utente che redige il
documento, insieme alla registrazione di protocollo dei documenti in uscita.
Per i documenti in uscita, nel caso si trattasse di un documento creato con strumenti
informatici, essi devono essere prodotti o trasformati nei formati specificati nel paragrafo
3.4 in fase di registrazione di protocollo. In questo specifico caso sarà il sistema
informatico utilizzato stesso che assocerà la segnatura di protocollo in formato XML
29
sull'immagine stessa del documento.
Nel caso di documento cartaceo la segnatura di protocollo, ovvero le informazioni minime
citate sopra, devono essere apposte sulla prima pagina dell'originale; in caso di spazio
insufficiente sarà apposto sul retro della prima pagina.
5.5 REGISTRO DI PROTOCOLLO GIORNALIERO
Il responsabile della tenuta del protocollo informatico (RSP), della gestione dei flussi
documentali e degli archivi provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo,
costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di
protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
Alla fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazioni di protocollo, il
contenuto del registro di protocollo è riversato su supporti di memorizzazione non
riscrivibili. Questi sono conservati a cura del responsabile della conservazione dei backup,
appositamente nominato dell'amministrazione ASSB, diverso dal Responsabile della
tenuta del protocollo informatico (RSP), con le modalità previste dalla normativa vigente.
Il backup giornaliero è effettuato a cura degli addetti del CED.
5.6 IL REGISTRO DI PROTOCOLLO PARTICOLARE
All'interno dell'"AOO ASSB-BSB" è costituito un iter di registro di protocollo particolare
riservato, in quanto sottratto alla consultazione da parte di chi non sia espressamente
abilitato.
I documenti che possono essere soggetto a riservatezza d'accesso sono elencati
Allegato 4.
Nel caso di riservatezza temporanea delle informazioni è necessario indicare,
contestualmente alla registrazione di protocollo, anche l'anno, il mese ed il giorno nel
quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette all'accesso
ordinariamente previsto.
I documenti anonimi sono soggetti ad una valutazione da parte del RSP:
• se ritiene contengano dati o informazioni di interesse dell'amministrazione,
provvede ad inviarli agli uffici competenti per le ulteriori eventuali determinazioni.
Questi decidono se registrarli, farli registrare nel protocollo generale o riservato;
• se ritiene che non contengano dati rilevanti dal punto di vista amministrativo, il
documento viene registrato nel protocollo generale.
Il documento se contiene la dicitura “personale”, “riservata” o altro è soggetto a
registrazione di protocollo particolare, non viene protocollato ma inoltrato direttamente
all'interessato. Quest'ultimo dopo la consultazione se lo ritiene necessario, rimanda il
documento al Responsabile della tenuta del protocollo (RSP) che provvederà alla
registrazione di protocollo.
In aggiunta verranno assegnati i diritti d'accesso al documento solamente al destinatario.
30
5.7 REGISTRO DI PROTOCOLLO D'EMERGENZA
Il responsabile della tenuta del protocollo, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di
protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile
utilizzare il sistema.
In taluni casi, dovranno essere compilati in ogni loro parte e firmati, i Moduli di
Registrazione di Emergenza (vedasi allegato nr. 7).
Si applicano le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di
recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico, in ottemperanza all'articolo 63
della legge 445 del 2000
Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare, e pertanto, inizia il primo gennaio e
termina 31 dicembre di ogni anno.
Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo
numero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generale
raggiunta al momento dell'interruzione del servizio.
A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione
riportati sul protocollo di emergenza.
I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano,
pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale.
La data in cui è stata effettuata la registrazione di protocollo sul registro di emergenza è
quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento
amministrativo.
In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un
determinato procedimento amministrativo.
Qualora durante l'anno non venga utilizzato il registro di emergenza, il responsabile della
tenuta del protocollo (RSP) annota sullo stesso mancato utilizzo.
SEZIONE 6 – ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
6.1 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
La classificazione è l'operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo un
ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze della “AOO ASSB-BSB”.
La classificazione è eseguita a partire dal titolario del piano di conservazione dell'archivio
(allegato nr. 5).
Si tratta di un sistema logico astratto che organizza i documenti secondo una struttura ad
albero definita sulla base dell’organizzazione funzionale dell’“AOO ASSB-BSB”,
permettendo di organizzare in maniera omogenea e coerente i documenti che si
riferiscono ai medesimi affari o ai medesimi procedimenti amministrativi.
Tutti i documenti ricevuti e prodotti dalle singole Unità Operative (UO), indipendentemente
dal supporto sul quale vengono formati, sono classificabili in base al titolario riportato
nell'allegato nr. 5.
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Mediante la classificazione si assegna al documento, oltre al codice completo dell'indice di
classificazione (titolo, classe), il numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo.
La classificazione dei documenti nel titolario potrà essere eseguita da ogni dipendente
abilitato all'utilizzo del sistema di gestione del protocollo informatico all'interno dell'ASSB,
indipendentemente dal fatto che il documento abbia una registrazione di protocollo.
6.2 REPERTORIO DEI FASCICOLI
I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.
Il repertorio dei fascicoli, ripartito per ciascun titolo del titolario, è lo strumento di gestione
e di reperimento dei fascicoli.
La struttura del repertorio rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi varia
in concomitanza con l’aggiornamento di quest’ultimo.
Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l’ente può
esercitare in base alla propria missione istituzionale, il repertorio dei fascicoli rappresenta
in concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.
6.3 SERIE ARCHIVISTICHE
La serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche (documenti,
fascicoli, registri) riunite o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma dei
documenti (es. le determinazioni, i contratti, i registri di protocollo) oppure in base alla
materia trattata, all’affare o al procedimento al quale afferiscono (es. i fascicoli del personale).
Le serie documentarie sono formate dai registri e dai relativi fascicoli compresi in un arco
d’anni variabile.
I fascicoli subiscono il processo di selezione e scarto dei documenti; le serie così
composte, faranno parte, successivamente, della sezione storica dell’archivio.
I documenti soggetti a registrazione particolare, come le delibere o i contratti, costituiscono una serie archivistica. Tali documenti sono organizzati nel registro di repertorio.
Con riguardo alla gestione dei documenti cartacei, è previsto che per ogni delibera,
determinazione, decreto, contratto etc… siano, di norma, prodotti almeno due originali, di
cui:
• uno viene inserito nel registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio;
• l’altro, viene conservato nel relativo fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono
al medesimo affare o procedimento amministrativo (per oggetto).
Per quanto concerne la gestione di questi documenti in versione informatica è, di norma, associato:
• Al registro particolare (azienda net)
• al registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio
• al fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento
amministrativo.
Nel repertorio generale sono riportati gli elementi obbligatori del documento (data, classifica e numero di repertorio) che identificano il documento all’interno del repertorio stesso
Il repertorio è costantemente aggiornato. Nell’allegato nr.13 è presente l’elenco dei repertori
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SEZIONE 7 – GESTIONE FASCICOLI
Nella presente sezione è definita la gestione dei fascicoli, al fine di archiviare, in base alla
classificazione assegnata, tutti i documenti appartenenti ai procedimenti amministrativi.
7.1 IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI ED UFFICI ABILITATI
ALLA LORO FORMAZIONE
Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e/o classificati, indipendentemente dal
supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. Ogni documento, dopo la sua
classificazione, è inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all'interno
di ciascun fascicolo o, all'occorrenza, sottofascicolo, secondo l'ordine cronologico di
registrazione.
Si possono costituire sostanzialmente tre tipi di fascicolo:
1. fascicolo per affare;
2. fascicolo per attività;
3. fascicolo per persona fisica
Il fascicolo per affare: si apre al livello più basso del titolario (classe) e conterrà tutti i
documenti, recanti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un
affare, indica nella consuetudine amministrativa il caso concreto che la pubblica
amministrazione deve portare a buon fine. Ad esempio un evento culturale, un bando di
concorso, una gara d’appalto. Ha una durata definita dal tempo di durata dell’affare.
Il fascicolo per attività: comprende tutti i documenti prodotti nello svolgimento di una
attività amministrativa semplice, che si esaurisce in risposte obbligate o meri
adempimenti.
Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari diversi e oggetti diversi ma
con identica classifica, ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può
articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (es. mensili).
Ad esempio: gestione manutenzione beni immobili, gestione delle entrate, comunicati
stampa.
Il fascicolo per persona fisica: comprende tutti i documenti, anche con classi diverse,
che si riferiscono a una persona fisica o giuridica. Il fascicolo della persona conterrà
ciascun documento classificato secondo la classe in oggetto previsto dal titolo III. Il
fascicolo si apre per tutti i dipendenti dell’azienda al livello della classe 2 del titolo III e
conterranno i documenti che riguardano la persona, gli stessi documenti saranno presenti
anche nelle classi relative per oggetto nei fascicoli per materia. Ad es. il documento
“mandato sindacale” è contenuto nel fascicolo “Mandati sindacali nel Tit.III cl. 12” e sarà
collegato al fascicolo della persona nella cl. 2.
Per quanto riguarda i fascicoli delle associazioni, cooperative, sono da aprire nel Tit. I cl.
17 e conterranno documenti di classi diverse a seconda dell’oggetto che trattano.
Per quanto riguarda i fascicoli dei rapporti istituzionali con altri enti pubblici (prov. Comune
di Bolzano, Comunità Comprensoriali..etc), sono da aprire nel Tit. I cl.14 e conterranno
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documenti di classi diverse a seconda dell'oggetto che trattano.
7.2 PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLI
Ogni Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR) si fa carico di gestire le pratiche di propria
competenza.
Qualora un documento dia luogo all'avvio di un nuovo procedimento amministrativo, in
base all'organizzazione dell'ente, il soggetto preposto provvede all'apertura di un nuovo
fascicolo. Un documento può essere assegnato anche a più fascicoli.
La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l'operazione di “apertura” che
comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali:
• titolo e categoria del titolario di classificazione nell'ambito dei quali il fascicolo si
colloca.
• numero del fascicolo, attribuito automaticamente dal sistema
• oggetto del fascicolo;
• data di apertura del fascicolo;
• Area Organizzativa Omogenea (AOO) e Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR);
• collocazione fisica, di eventuali documenti cartacei;
• livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato da sistema.
Il fascicolo di norma è aperto all'ultimo livello della struttura gerarchia del titolario, dopo la
classificazione di Titolo e Classe.
Alla presenza di un documento nuovo da inserire in un fascicolo, si consultano i
dipendenti nominati per singola Unità organizzativa (UO) che gestiscono l’apertura e la
chiusura dei singoli fascicoli allo scopo di ottenere una corretta e trasparente gestione
dei fascicoli.
Il processo della fascicolazione comprende i seguenti punti:
•
il Responsabile della gestione dei fascicoli stabilisce, con l'ausilio delle funzioni di
ricerca del sistema di protocollo , se esso si colloca nell'ambito di un affare o
procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica, ovvero l'apertura
di un nuovo fascicolo;
se si colloca nell'ambito di un affare o procedimento in corso:
• seleziona il relativo fascicolo;
• collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo
selezionato;
• se il documento fa parte di un procedimento che coinvolge più Uffici
organizzativi responsabili (UOR) sarà assegnato all'Ufficio Organizzativo
Responsabile (UOR) di competenza. Se si tratta di un documento su
supporto cartaceo, assicura l'inserimento fisico dello stesso nel relativo
carteggio;
se dà avvio ad un nuovo fascicolo:
• si esegue l'operazione di apertura del fascicolo;
• si collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo;
• nel caso il documento fa parte di un procedimento che coinvolge più
Uffici organizzativi responsabili (UOR) il documento viene assegnato alla
singola Unità Operativa (UO) al Responsabile del procedimento
amministrativo (RPA).
Il fascicolo è chiuso al termine del procedimento amministrativo o all'esaurimento
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dell'affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto.
Esso è archiviato rispettando l'ordine di classificazione e la data della sua chiusura.
Quando avviene un errore nell’assegnazione di un fascicolo, l'Unità Operativa (UO) che
l’ha creato, provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad
inviare il fascicolo all' Unità operativa (UO) di competenza.
Il sistema di gestione informatizzata dei documenti tiene traccia di questi passaggi,
memorizzando per ciascuno di essi l'identificativo dell'operatore della Unità Operativa
(UO) dell'Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR) che effettua la modifica con la data e
l'ora dell'operazione.
L'indice dei fascicoli (chiamato anche repertorio), ripartito per ciascun titolo del titolario, è
lo strumento di gestione e di reperimento dei fascicoli. Il registro in formato digitale è
presente nel software D3 che sarà stampato alla fine dell’anno.
La struttura dell'indice dei fascicoli rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi
varia in concomitanza con l'aggiornamento di quest'ultimo.
Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l'ente può
esercitare in base alla propria missione istituzionale, l'indice dei fascicoli rappresenta in
concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.
Nell'indice sono indicati:
− l’anno di apertura
− l'indice di classificazione completo (titolo, classe, fascicolo, sottofascicolo);
− il numero di fascicoli;
− stato del fascicolo (aperto-chiuso)
− l’oggetto della pratica.
L’indice dei fascicoli è costantemente aggiornato.
Per quanto riguardano le informazioni da apporre sul dorso di un faldone contenente
documenti cartacei che si riferiscono a un procedimento in corso, si veda l’allegato
nr.12.
7.3 PASSAGGIO DEI FASCICOLI NELL'ARCHIVO DI DEPOSITO
Il passaggio dei fascicoli di pratiche concluse è regolato dalle disposizioni contenute
nell’allegato nr. 8 del presente manuale.
Sempre nel presente allegato sono descritte le caratteristiche dei locali adibiti ad archivio
di deposito e loro gestione.
SEZIONE 8 – CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
8.1 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL'ARCHVIO
Il piano di conservazione dell'archivio dell'Amministrazione comprende il titolario di
classificazione riportato nell'allegato nr. 5, e il piano di conservazione allegato nr. 6. Il
Piano di Conservazione utilizzato dall'ASSB è quello utilizzato presso l'Amministrazione
Comunale di Bolzano ed approvato dall'ente preposto alla vigilanza sugli archivi degli enti
locali (in Alto Adige l'Archivio Provinciale). In tale piano, è riportato per ogni titolo e classe
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del Titolario, l'indicazione delle tipologie documentarie prodotte e dei relativi tempi di
conservazione.
L'aggiornamento del piano di conservazione compete esclusivamente al Responsabile
della tenuta del protocollo (RSP), della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed è
assicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni
contenute nella normativa vigente in materia di formazione conservazione degli archivi.
Dopo ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti i
soggetti abilitati all'operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni
per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.
Gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici territoriali sono beni culturali inalienabili.
I singoli documenti sono quindi inalienabili, sin dal momento dell'inserimento di ciascun
documento nell'archivio dell' ”AOO ASSB-BSB”, di norma mediante l'attribuzione di un
numero di protocollo e di un codice di classificazione.
L'archivio non può essere smembrato, a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nella
sua organicità.
8.2 ACCESSIBILITÀ DA PARTE DEGLI UTENTI APPARTENENTI
ALL'AOO ASSB-BSB.
La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal
sistema attraverso l'uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di
autenticazione sicura.
L'operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza
richiesto per il documento in esame.
In modo analogo, l'Unità Operativa (UO) che effettua l'operazione di apertura di un nuovo
fascicolo ne determina anche il livello di riservatezza.
La visibilità sull'intero archivio è data al sig. Guariento come responsabile del protocollo
informatico.
Al responsabile del protocollo informatico, tale visibilità sull'intero archvio, è data per
mansioni di carattere statistico e di assistenza agli utenti che utilizzano il programma.
Inoltre ogni dirigente ha la visibilità sull'intero archivio del proprio servizio.
Nell' allegato 15 è rappresentato lo schema delle visibilità dell'archivio aziendale.
8.3 REGOLE DI ACCESSO AI DOCUMENTI
L'autorizzazione all'accesso al registro di protocollo è regolata come segue:
• L'utente operatore (Il responsabile o referente del procedimento amministrativo)
avrà accesso ai soli documenti da se stesso creati;
• L'utente documentale avrà accesso a tutti i documenti dell'Unità Operativa (UO) di
appartenenza e a tutti quei documenti che le vengono assegnati direttamente
• Il responsabile del registro di protocollo (RSP) avrà accesso a tutti i documenti del
registro stesso.
Nello specifico, il Direttore Generale avrà visibilità su tutto il registro ufficiale di protocollo e
gli altri dirigenti delle singole Unità Operative (UO) dell'ASSB avranno la visibilità del
registro di protocollo relativamente all' Unità Operativa (UO) di competenza.
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Comunque, la visibilità dei documenti sarà possibile coerentemente in base ai diritti di
accesso al documento stesso.
Infatti, se un documento viene protocollato come riservato, sarà visibile solo agli utenti
autorizzati dal Responsabile di protocollo (RSP).
La registrazione dei documenti nel protocollo riservato è svolta da chi ha l'abilitazione a
farlo e comunque da chi viene autorizzato dal Responsabile della tenuta di protocollo
(RSP) e/o dirigente stesso.
SEZIONE 9 – GESTIONE ECCEZIONI
Nella sezione seguente sono presentate tutte le casistiche in cui un documento è gestito
in maniera non standard o comunque non rispondente alle procedure fino a qui descritte.
9.1 DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI REGISTRAZIONE
Le registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti presso l'amministrazione
sono compiute entro la giornata di arrivo. Solamente in casi eccezionali la
registrazione di protocollo può avvenire entro le 16 ore lavorative dal ricevimento di
detti documenti. In alcuni casi il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi può autorizzare la registrazione in tempi
successivi, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di
scadenze predeterminate, al timbro datario d'arrivo, esplicitandone l'autorizzazione
attraverso apposite note interne. Il protocollo differito consiste nel differimento del termine
di registrazione. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo.
9.2 DOCUMENTI INERENTI A GARE D'APPALTO
La corrispondenza che riporta l'indicazione “offerta” - “gara d'appalto” - “preventivo” o
simili, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisce alla partecipazione ad una
gara, non deve essere aperta, ma consegnata direttamente al servizio di protocollo
aziendale. Questo provvederà alla immediata registrazione di protocollo con l'apposizione
della segnatura, della data e dell'ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta,
plico o simili. Se richiesto, Per ricevuta sarà consegnata al mittente copia della busta,
plico o simili su cui è stata apposta la registrazione di protocollo. Successivamente la
bista, plico o simile sarà recapitata al Responsabile del Procedimento dell'Unità Operativa
(UO).
È compito dell'Unità Operativa (UO) provvedere alla custodia delle buste, plichi o simili
protocollati, con mezzi idonei, sino all'espletamento della gara stessa.
Dopo l'apertura delle buste, l’Unità Operativa (UO) che gestisce la gara d'appalto
riconsegna la busta contenente i documenti al Responsabile di protocollo (RSP) che
riporterà gli estremi di protocollo indicati sulla confezione esterna, sui documenti in essa
contenuti, mantenendo tale confezione come allegato.
9.3 GESTIONE FATTURE
Le fatture, come ogni altro documento in entrata e uscita, devono essere certamente
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gestite dal sistema di gestione documentale.
La soluzione adottata dall'azienda servizi sociali di Bolzano è quella di protocollare le
fatture in entrata e classificarle per il procedimento che le riguardano, in questo modo ogni
fattura si inserisce nel procedimento amministrativo che le ha generate.
Il riferimento normativo di base è l'art. 53 c. 5 del DPR 445/2000.
9.4 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE
All’interno dell’AOO è istituito il protocollo riservato - sottratto alla consultazione da parte
di chi non sia espressamente abilitato - nel quale sono riportati:
• Documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari;
• Documenti di carattere politico e d’indirizzo che, se resi di pubblico dominio, possono
ostacolare il raggiungimento degli obbiettivi prefissati;
• Documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al
buon andamento dell’attività amministrativa;
• I documenti anonimi individuati ai sensi dell’art. 8, comma 4, e 141 del codice di
procedura penale;
• corrispondenza legata a vicende di persone o a fatti privati o particolari;
• le tipologie di documenti individuati dall’art. 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241;
dall’art. 8 del DPR 27 giugno 1992 n. 352, nonché dalla legge 675/96 (e successive
modifiche ed integrazioni) e norme collegate.
La registrazione nel protocollo particolare, quando non sia palesemente evidente la
necessità, può essere disposta dal RSP con l’apposizione, sul documento, della seguente
dicitura: “Da registrare sul protocollo particolare”.
I documenti (informatici o cartacei) anonimi, come tali individuati ai sensi dell’art. 8,
comma 4, e 141 del codice di procedura penale, vengono inviati al RSP che ne effettua
una valutazione:
• se ritiene che contengano dati o informazioni d’interesse dell’amministrazione/AOO,
provvede ad inviarli agli uffici competenti per le ulteriori eventuali determinazioni.
Questi decidono se registrarli, farli registrare nel protocollo generale;
• se ritiene che non contengano dati rilevanti dal punto di vista amministrativo, il
documento viene registrato nel protocollo particolare.
Qualora pervenga all'Area Organizzativa Omogenea (AOO) un documento di competenza
di un altra ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di
competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente.
Nel caso in cui un documento di tale tipo venga erroneamente registrato a protocollo,
verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, con una lettera di
trasmissione opportunamente protocollata; il documento protocollato sarà soggetto alla
procedura di annullamento di protocollo.
9.5 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI
Nel caso di assegnazione errata, l'Unità Operativa (UO) che riceve il documento,
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restituisce il documento stesso al soggetto mittente che può essere, il Responsabile del
Procedimento dell’ Unità operativa (UO) o il Responsabile di Protocollo (RSP), che
provvederà a nuova assegnazione.
Nel caso in cui venisse assegnato un documento ad una persona assente dal lavoro, il
sistema provvederà a segnalare l’assenza del destinatario e il mittente potrà eseguire
l'annullamento dell'assegnazione.
Un altro livello di assegnazione, per evitare che succeda quanto specificato prima, è
quello di assegnare il documento all'Unità Operativa (UO) di competenza.
Il sistema di gestione informatica tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando
l'identificativo dell'utente che effettua l'operazione con la data e l'ora di esecuzione.
SEZIONE 10 – FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE
INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Le funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti in uso presso gli uffici
sono descritte nel manuale d'uso del software D3. quando sarà disponibile.
SEZIONE 11 – PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA
Il piano di sicurezza informatica, previsto dal D.P.C. 13 gennaio 2004, dalla delibera
CNIPA 11/2004 e dal D.Lgs. n.196/2003, in cui si definiscono le misure minime di
sicurezza adottate dall'Assb, sono contenute nel Documento Programmatico sulla
Sicurezza (DPS). Tale documento è depositato presso l'ufficio CED dell'azienda servizi
sociali di Bolzano.
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INDICE ALLEGATI
1) Elenco e diagramma delle Unità Organizzative Responsabili che costituiscono la struttura organizzativa dell’ASSB
2) Elenco del regolamento organizzativo dell’ASSB con le sue funzioni
suddivise per Unità Organizzative Responsabili
3) Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
4) Documenti soggetti a protocollo particolare
5) Titolario di classificazione
6) Piano di conservazione
7) Modulo di Registrazione d’emergenza
8) Disposizioni per la gestione e tenuta degli archivi
9) Modello proposta di scarto documenti
10)
Modello verbale di scarto
11)
Modello dorso per faldoni da archivio
12)
Modello dorso per faldoni procedure aperte
13)
Elenco documenti soggetti a repertorio
14)
Organigramma gruppi assegnazione posta nel sistema di gestio-
ne documentale D3.
15)
Schema visibilità archivio D3
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