STRUTTURA
DEL SOFTWARE
FRONT OFFICE
REVENUE
MANAGEMENT
MEETING
NET BOOKING
POS
ECONOMATO
CRM
PROXIMA SERVICE S.r.l.
10143 Torino - Corso Francia 2/bis
Tel. +39 011 4731745 - Fax +39 011 4378961
[email protected] - www.hotelcube.eu
Milano - Roma - Modena - Bari - Cagliari - Siracusa
Per informazioni commerciali
Numero Verde
840 000 261
Struttura del software
Azienda
HotelCUBE International è costruito su un unico database ed è
organizzato in moduli. Gli operatori possono utilizzare i moduli, e di
PROxIMA Service
questi le funzionalità specifiche, se muniti di autorizzazione. L’utilizzo
delle più moderne tecnologie di implementazione delle applicazioni
PROxIMA Service (acronimo di PROdotti x Il Management Alberghiero)
(Web Service) e di Microsoft SQL 2005 consentono di gestire i dati,
vanta un’esperienza di oltre 20 anni nella meccanizzazione di strutture
in modo automatico e trasparente, sia su un unico database centrale,
ricettive, sia commerciali che turistiche, e dal 1997 si propone con
sia su un database per struttura ricettiva, sia su una distribuzione
HotelCUBE che è uno dei software gestionali per alberghi leader sul
mista (solo alcune tabelle centralizzate, per esempio i Clienti, le Ditte,
mercato con oltre 500 installazioni.
i Fornitori).
In questi anni PROxIMA ha saputo porsi al fianco delle strutture
L’architettura di HotelCUBE International consiste in una parte client
alberghiere per approfondire le esigenze di ogni singolo reparto e,
e in una parte server suddivisa in diversi layer:
con HotelCUBE, ha offerto uno strumento adeguato per affrontare
• Application Layer, consiste in uno o più Web Service che ricevono
l’evoluzione del mercato e dei continui cambiamenti dell’Information
HotelCUBE è un software che permette di gestire, con i suoi diversi
moduli, tutti i reparti dell’Hotel fornendo una soluzione a 360° che va
dal Booking (anche via Internet), statistiche, Uniform System, Revenue
Management, fino al Customer Relation Management.
Attenta all’evolversi delle tecnologie Microsoft, PROxIMA migliora e
sviluppa costantemente HotelCUBE per renderlo sempre più affidabile
ed in linea con le nuove esigenze applicative.
Azienda
HotelCUBE viene commercializzato nelle seguenti versioni:
International. Lo strumento più
moderno di gestione delle
multiproperty, con funzionalità di
Revenue Management, CRM e Workflow.
Anche se progettato per multiproperty,
l’albergo singolo può utilizzarlo traendone
tutti i vantaggi funzionali e tecnologici.
New Generation. Completa, flessibile.
Contiene, oltre a tutte le funzioni standard,
un insieme di statistiche per analisi di
marketing. Lo standard di riferimento a
livello nazionale.
Lite. Ideale per piccoli alberghi, B&B, case
vacanza. Scaricabile dal sito aziendale,
autoinstallante.
Free. L’unico prodotto di gestione alberghiera
freeware.
le richieste provenienti dai client e le smistano al Services Layer.
Struttura del software
Technology.
• Services Layer, consiste in diversi Web Service specializzati (es.
per i dati, per le stampe, per le statistiche, ecc) che ricevono le richieste
dall’Application Layer.
• Data Layer, gestisce le richieste provenienti dal Service Layer
effettuando le query sul database.
La suddivisione in layer consente di ottimizzare le prestazioni dei
server nel caso di strutture complesse e di salvaguardare l’investimento
hardware.
In caso di multi property, inoltre, viene garantita l’unicità delle anagrafiche
dei clienti, ditte, agenzie, fornitori.
Di seguito vengono evidenziati alcuni scenari, dal più semplice (albergo
singolo) al più complesso (alberghi multiproperty con database
parzialmente distribuiti).
Booking. Semplice e immediato, fornisce in automatico le tariffe
allocate dal Revenue Manager. Per il soggiorno è possibile assegnare,
giorno per giorno, trattamento, tariffa e camera differente. E’ gestito
l’invio automatico del fax di conferma e la memorizzazione della
corrispondenza su una cartella specifica per prenotante, facilmente
visualizzabile da Outlook o Word. Tramite le funzionalità di CRM è
possibile visualizzare i dati che consentono all’operatore di relazionarsi
al meglio con il prenotante. Oltre alla semplice prenotazione della
camera, è possibile inserire prenotazioni accessorie (come posto auto,
ombrelloni, ecc.) o associare le camere ad un meeting.
Preassegnazione. Associare le camere ad una prenotazione di gruppo,
modificarne l’assegnazione e registrare la roaming list, tutte operazioni
che possono essere eseguite con estrema semplicità, con un semplice
click sulla camera.
Check In. E’ possibile gestire individuali, walkin, prenotati, gruppi. In
qualsiasi momento del soggiorno si può dividere il conto di appartenenti
alla stesso conto o riunire i conti se eseguiti separatamente. Anche
Front office
in questa fase, tramite le funzionalità di CRM, è possibile visualizzare
La semplicità, l’intuitività e la potenza delle funzioni sono le caratteristiche
prenotante.
principali del modulo del Front Office di HotelCUBE International.
Visualizzazioni chiare, con caratteri di dimensione adeguate che non
costringono a sforzi visivi, grafica e disposizione dei campi lo rendono
immediato e semplice nella registrazione dei dati.
Front office
Su ogni operazione, viene effettuato il controllo delle autorizzazioni
concesse all’operatore.
i dati che consentono all’operatore di relazionarsi al meglio con il
Governante .Gestisce tutti gli eventi e produce le stampe per i reparti.
E’ possibile integrare le funzionalità della governante con i dispositivi
di gestione della struttura per essere aggiornati su richiesta di pulizia
della camera, una richiesta di manutenzione, o sulla presenza in
camera del cliente.
Nel modulo sono presenti tutte le funzionalità necessarie per qualsiasi
Check out. E’ possibile, in qualsiasi momento del soggiorno, aprire
tipologia di struttura ricettiva.
più conti per la stessa camera ed assegnare intestazioni differenti. In
Le principali funzioni innovative del Front Office di HotelCUBE
International sono:
Allotment. E’ possibile effettuare la registrazione del contratto per
numero di camera (la 101, 110, ecc), per tipologia di camera o generica.
Si possono definire quantità di camere differenti per giorno della
settimana e release diversi per periodo. Una chiara rappresentazione
grafica consente di visualizzare la situazione delle vendite per agenzia.
fase di emissione del conto tutto è possibile: dividere conti, estrarne
parzialmente, ecc.
Visualizzazioni. Tutte le visualizzazioni possono essere esportate su
stampa, su PDF, su XML, su Excel. In HotelCUBE International, tramite
le funzionalità di drill down, è possibile acquisire maggiori informazioni
di dettaglio.
Revenue management
Meeting
Lo scopo del modulo è poter stabilire quante e quali “tariffe” possono
Il modulo MEETING è destinato alle strutture che hanno la necessità
essere vendute.
di gestire le sale riunioni, sale ristoranti e spazi comuni in base a
Il Revenue Manager avrà a disposizione una serie di statistiche sullo
eventi congressuali o conferenze.
storico e la previsione di occupazione.
Il programma gestisce le prenotazioni consentendo la registrazione di:
Poiché il RM può lavorare solo sulle camere da lui gestibili, il modulo
• ordini di servizio
esclude dai conteggi le camere in allotment e quelle assegnate a
• mise en place
specifici segmenti di business sulla base dell’esperienza o dei dati
• attrezzature e loro disponibilità
statistici.
• servizi erogati da fornitori esterni
Profili. Questo strumento fornisce, sulla base dei dati storici, l’incidenza
E’ possibile associare alla prenotazione di un evento congressuale
sull’occupazione per i segmenti di clienti per giorno della settimana.
diverse sale in varie fasce orarie e diverse tipologie; contestualmente
Un profilo è costituito da un insieme di identificatori (tariffa, spesa
è possibile prenotare più camere dell'albergo.
appartamento, spesa residua trattamento, extras, lead time, ecc) a
La relazione tra prenotazione evento e prenotazione camere consentirà
cui è possibile associare un “peso”. Nel caso di archivi non strutturati
di ottenere una ricca collezione di statistiche per l’analisi sull’occupazione
(dove l’uso del segmento cliente, del mercato di provenienza, ecc.
e sulla produzione.
Avere a disposizione il dettaglio di ogni singolo evento è sicuramente
di gestione alberghiera è possibile utilizzare processi di data mining
uno degli aspetti di maggiore rilevanza. In tempo reale, quando il
insiti in HotelCUBE International per ottenere una segmentazione
cliente richiede informazioni sull’evento da organizzare, con il modulo
della clientela.
Meeting potrete fornire un preventivo dettagliato della situazione delle
Previsione. E’ possibile eseguire previsioni a lungo e breve termine.
sale e di quelle che sono le disponibilità delle attrezzature e naturalmente
Una collezione di statistiche, eseguite sia su dati storici sia su
dei costi.
prenotazioni con date future, forniscono un supporto al RM per
Inoltre è possibile predisporre automaticamente, con i dati forniti dal
determinare l’occupazione prevista. L’occupazione viene memorizzata
cliente, tutti gli ordini di servizio per i vari reparti dell’albergo, impostati
per poi essere utilizzata in fase di ottimizzazione.
Le statistiche di supporto sono:
• Serie storiche (presenze e camere)
• Prenotazioni acquisite
• Curve di prenotazione cumulative
• Tabella eventi. Oltre a definire i tassi di occupazione previsti è possibile dichiarare le date
di “alone”.
Sovrapponendo i contenuti della tabella eventi ai grafici delle serie storiche il RM può orientarsi
per decidere la relazione Eventi-Prenotazioni acquisite.
Per le previsioni vengono determinate le occupazioni previste tramite il metodo del pick up.
Ottimizzazione. L’ottimizzazione permette di definire la quantità ed
il tipo di tariffa disponibile alla vendita. Il RM, supportato dalle statistiche
e grafici delle previsioni, può determinare giorno per giorno l’allocazione
delle tariffe. Il personale del booking vedrà esclusivamente le tariffe
disponibili per segmento di cliente e, se nessuna è applicabile, potrà
facilmente registrare il regret o denial.
in maniera tale che potrete avere, grazie all’elaborazione automatica
dei dati, anche i tempi di preparazione per l’allestimento delle sale e
l’organizzazione dei vari servizi collaterali (coffe break, colazioni di
lavoro, ecc.).
Uno strumento pertanto di grande utilità per una adeguata ed evoluta
pianificazione della situazione congressuale che permette di controllare,
Meeting
Revenue management
non erano gestiti accuratamente) o provenienti da altre applicazioni
con una visione d’insieme, tutta l’area congressuale dell’albergo e
naturalmente tutta la situazione dei budget relativi ai vari eventi
(preventivi di spesa per il cliente organizzatore, impiego di personale
e attrezzature, eventi collaterali alla manifestazione e collegamento
con la situazione delle camere – prenotazioni e occupazione) in
relazione ai vari eventi congressuali.
Pos
Net booking
Gli Albergatori oggi percepiscono sempre di più la necessità di fornire alle proprie strutture ricettive la “visibilità
Il modulo è totalmente integrato in HotelCUBE International.
globale” che Internet può garantire. Prova ne è il crescente numero di siti Web che offrono i prodotti di singoli alberghi
Oltre a poter gestire le vendite di bar e ristoranti per esterni, consente
o gruppi di strutture e ne consentono la richiesta di prenotazione da parte di nuovi clienti occasionali (navigatori) o
l’addebito automatico su conti in camera o su conti passanti (meeting, ecc.).
ditte convenzionate. I siti Web degli alberghi sono di diverso tipo, in parte evoluti ma quasi tutti con lo stesso limite:
Collegabile al modulo Economato, permette di scaricare in automatico dal
magazzino gli articoli a quantità unitaria (lattine, bottiglie, ecc.) e proporre i
• obbligo di chiudere/aprire le date
• modificare la quantità di camere disponibili alla vendita
• conferma richiesta prenotazione non automatica
consumi presunti nel caso di ricette.
Tutto ciò comporta l’intervento di un operatore qualificato e tempi lunghi per la risposta, drasticamente accresciuti
Particolarmente adatto ai sistemi touch screen, anche se non indispensabili,
da eventuali fusi orari. L’esigenza degli Albergatori è di disporre di uno strumento che permetta di:
ha la possibilità di personalizzare la posizione dei pulsanti corrispondenti
ai prodotti in vendita e può pilotare una stampante tradizionale o stampanti
• Fornire al richiedente una risposta in tempo reale, 24 ore al giorno, 365 giorni l’anno.
• Vendere secondo criteri di Yield.
• Avere la totale “affidabilità” della vendita e garantirla al cliente.
• Offrire alternative, se esistono, e non perdere mai alcun contatto.
fiscali (Olivetti, Ditron)
Le principali funzioni dell’applicazione, consentono di:
• Registrare il prodotto (piatto al Ristorante o consumazione al Bar o
I principali canali attraverso i quali gli alberghi espongono le loro tariffe e disponibilità sono rappresentati dai portali
prodotto da “Boutique”) attribuendo a ciascuno una classificazione di
degli IDS, molti dei quali a loro volta sono collegati anche ai GDS. A questo iniziale approccio si va costantemente
Classe, Tipo e Sub-tipo utilizzabile in fase di generazione delle statistiche.
affiancando la vendita diretta attraverso il sito dell’albergo realizzata con l’ausilio di un Booking Engine. I risultati
• Registrare le ricette dei piatti utilizzando come componenti sia gli articoli
ottenuti attraverso la vendita diretta sono in molti casi migliori
codificati in Economato che ulteriori ricette (per un massimo di due livelli).
rispetto a quella dei portali turistici, consentendo all’albergo
• Registrare la comanda di ogni singolo tavolo utilizzando anche i palmari.
un risparmio notevole in termini di commissioni ed un contatto
• Possibilità di suddividere il conto in più conti.
diretto con il cliente. Il modulo NetBooking di Hotelcube
• Possibilità di gestire i menù speciali e scegliere quali piatti serviti.
International è il primo CRUSCOTTO integrato con il Booking
• addebito su conto camera o conto passante, con registrazione automatica
Engine in grado di gestire entrambe le modalità di vendita
sullo scarico sala.
attraverso un’unica interfaccia.
• Sconti per percentuale o importo fisso.
• Ottenere molteplici statistiche tra le quali:
I punti di forza della nostra soluzione sono:
- Piatti più venduti.
Aspetti Funzionali
- Convenienza nel rapporto "Costo materiale del piatto" confrontato con
il "Prezzo di vendita" secondo le tecniche della Cornwell University.
• sincronizzazione in tempo reale tra il booking engine con il PMS HotelCUBE
semplice, flessibile e potente
• unica nel suo genere, definizione di regole automatiche per la gestione tariffe e disponibilità secondo
indicatori di performance stabili dall’albergatore
• unica nel suo genere, definizione di trigger che informano in tempo reale il revenue manager
sull’andamento delle vendite interne ed esterne
• disponibilità albergo integrata con le tariffe internet
• controllo completo sui log variazioni
• controllo completo tariffe e disponibilità pubblicate su internet
• possibilità di operare da un unico cruscotto
Aspetti Tecnici
• web service realizzati su piattaforma .Net
• utilizzo reale degli standard OTA
• continuità di servizio (seamless)
• sicurezza e certezza nelle comunicazioni delle variazioni tariffe e disponibilità
• sicurezza nell’acquisto on line (Https, Verified by Visa)
Pos
Net booking
• integrazione completa tra il booking engine con il PMS HotelCUBE
Su tutte le configurazioni viene garantito, oltre all’addebito in main courante
sul conto del cliente o sul conto passante, anche la parte relativa agli scarichi
degli articoli venduti nel reparto di magazzino interessato.
Economato
CRM
Il Modulo Economato è dotato di strumenti in linea con le crescenti
"Il Customer Relationship Management è una strategia aziendale per
esigenze relative alla determinazione dei costi ed al controllo dei
selezionare e gestire le relazioni con i clienti di maggior valore. Il CRM
consumi.
richiede una filosofia e una cultura aziendale cliente-centrica per
E’ possibile gestire un magazzino centrale e multi magazzini, uno per
sostenere degli efficaci processi di marketing, vendita e servizio.”
Definiti i reparti, ed eseguite le movimentazioni, il modulo economato
In HotelCUBE International il CRM è totalmente integrato e permette
fornisce la possibilità di determinare i consumi sia per quantità sia per
di monitorare e migliorare il servizio offerto ai clienti. Le anagrafiche
valore.
sono uniche anche per i cluster alberghieri ed è possibile inserire e
La registrazione dei carichi e degli spostamenti tra reparti può essere
visualizzare informazioni specifiche raccolte da tutti i reparti (ricevimento,
effettuata utilizzando sistemi di lettura a codici a barre.
bar, ristorante,governante, booking).
Le principali funzioni dell’applicazione consentono di:
Le informazioni registrabili possono essere personalizzate dal personale
• Gestire un magazzino e più reparti oppure un magazzino centrale,
più magazzini e relativi reparti.
• Gestione degli ordini e della scorta di sicurezza degli articoli da riordinare.
• Registrare il Buono Entrata Merce con la merce che rimane giacente in magazzino o
scaricata al reparto per consumo diretto o per giacenza.
• Registrare i prelievi dal magazzino e scaricarli al reparto per consumo diretto
oppure lasciarli in giacenza per un consumo dilazionato nel tempo.
• Restituire la merce al fornitore.
• Spostare la merce da un reparto ad un altro oppure restituire la merce al magazzino.
• Registrare le giacenze della merce nei reparti.
• Ottenerne un inventario previsto della merce consegnata ai reparti per giacenza,
per consentire una più semplice rilevazione dell'inventario stesso.
• Valorizzare i consumi al prezzo medio oltre che all’ultimo costo di acquisto.
• Visualizzare e stampare i movimenti della merce.
• Ottenere le statistiche di consumo per reparto, riepilogate su quattro livelli:
-La Classe dell’articolo (Alimentari, Cantina, Generi di pulizia, ecc.)
-Il Gruppo Merceologico (Carne, Pesce, Verdure, ecc.)
-Il Tipo Prodotto (Fresco, Congelato, ecc.)
-L’Articolo
• Stampare o visualizzare le schede degli articoli con la situazione
per magazzino e per reparto.
• Visualizzare la situazione della merce.
• Gestire la data di scadenza della merce.
• Ottenere statistiche di consumo previsto in funzione delle comande di ristorante
e le consumazioni del bar.
• Gestire lo stock bar.
• Gestire l'anagrafica delle attrezzature e l'inventario nelle loro ubicazioni.
• Gestire lo spostamento delle attrezzature da una ubicazione ad un'altra.
• Gestire la distruzione dell'attrezzatura.
autorizzato dell’albergo. Non è necessario, quindi, richiedere interventi
di programmazione e l’implementazione di altre informazioni può
essere effettuata autonomamente, senza l’intervento della PROxIMA.
Con il CRM di HotelCUBE International
è possibile:
• definire gli alberghi e le organizzazioni (cluster di alberghi) che si
intendono gestire, anche distribuiti geograficamente.
• definire gli utenti e i gruppi di utenti che hanno accesso alle
informazioni del sistema. La presenza di utenti e gruppi di utenti
permette al CRM di identificare sempre chi sta operando sulle
informazioni dei clienti. Viene quindi aggiunto un ulteriore livello
applicativo di sicurezza sopra a quelli forniti dalla piattaforma software
di base (Windows, IIS, SQL Server).
• definire l’interfaccia grafica di accesso alle informazioni sui clienti.
La personalizzazione dell’interfaccia grafica permette non solo di
definire quali informazioni, tra tutte quelle disponibili, debbano essere
presentate all’operatore, ma anche come debbano essere raggruppate,
in diversi pannelli e sotto-pannelli, e quali operazioni siano consentite
su di esse (solo visualizzazione o anche inserimento/modifica).
CRM
Economato
struttura ricettiva.