Società della Salute – Kit degli strumenti informativi e procedurali
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PROGETTO “FACILITATORE - SOCIETÀ DELLA SALUTE”
ALLEGATO 10
Indicazioni per la gestione della comunicazione
21 Ottobre 2005
Comune di
Firenze
Azienda
Sanitaria 10
Provincia di
Firenze
Regione
Toscana
Ministero del Lavoro e
delle Politiche Sociali
Società della Salute
Il presente documento fornisce una serie di semplici indicazioni concrete per gestire la comunicazione
laddove vi sia la necessità di effettuare un intervento informativo.
Il documento che segue è nato nell’ambito del Corso di formazione “Facilitatore - Società della Salute”. In
particolare gli ARGOMENTI AFFRONTATI fanno riferimento a:
- GESTIRE LA COMUNICAZIONE
- CONDIZIONI DI EFFICACIA NELLA COMUNICAZIONE
- CRITICITÀ E OSTACOLI NELLA COMUNICAZIONE
- COMUNICARE: GESTIRE LA RELAZIONE CON IL “PUBBLICO”
- UTILIZZARE I SUPPORTI AUDIOVISIVI
- DEFINIZIONE E ARTICOLAZIONE DI UN INTERVENTO INFORMATIVO
- AVVERTENZE NELLA REALIZZAZIONE DEL PUBLIC SPEAKING
- INDICAZIONI NELLA REALIZZAZIONE DEL PUBLIC SPEAKING
1
Gestire la comunicazione
GESTIRE CON EFFICACIA LA COMUNICAZIONE
SIGNIFICA
ACQUISIRE COMPETENZA ….
NEL COMUNICARE, NEL GESTIRE LA
RELAZIONE CON IL “PUBBLICO”
NELL’UTILIZZARE I SUPPORTI AUDIOVISIVI
NEL CONDURRE E ANIMARE I PARTECIPANTI
E IL GRUPPO DI LAVORO
2
Condizioni di efficacia nella comunicazione
CONDIZIONI DI EFFICACIA PER UNA
BUONA COMUNICAZIONE
CONSAPEVOLEZZA DI SE’, RISPETTO DI SE’ E DEGLI ALTRI
ASSERTIVITA’
CAPACITA’ DI IDENTIFICAZIONE, DI PORSI IN SINTONIA
CHIAREZZA (NEI CONTENUTI/NELLA RELAZIONE)
DISPONIBILITA’/CAPACITA’ DI ASCOLTO FLESSIBILITA’
RAPPORTO NEGOZIALE (CAPACITA’ DI MEDIARE)
FIDUCIA/STIMA RECIPROCA
DISTANZE
INTERPERSONALI
COERENTI
A
OBIETTIVI-
SITUAZIONE-INTERLOCUTORE
AMBIENTE FAVOREVOLE
3
Criticità e ostacoli nella comunicazione
PRINCIPALI OSTACOLI AD UNA
BUONA COMUNICAZIONE
ESSERE TROPPO CONCENTRATI SULLE “COSE DA FARE”, SULLE
“COSE DA DIRE” E TRASCURARE IL “COME”
ASSUMERE
UN
ATTEGGIAMENTO
POCO
ORIENTATO
ALL’ASCOLTO, ESSERE CENTRATI SU SE STESSI O ASSUMERE
ATTEGGIAMENTI
CHE
AUMENTANO
LA
“DISTANZA”
INTERPERSONALE
UTILIZZARE
UN
LINGUAGGIO
POCO
COMPRENSIBILE
AL
NOSTRO INTERLOCUTORE
COMUNICARE
IN
UN
CONTESTO
AMBIENTALE
POCO
FAVOREVOLE
NON SENTIRSI SICURI DI CIÒ CHE SI FA (COMPETENZA)
4
Comunicare: gestire la relazione con il “pubblico”
AVVERTENZE PER GESTIRE LA COMUNICAZIONE,
LA RELAZIONE CON IL “PUBBLICO”, CON IL GRUPPO
DEI PARTECIPANTI
COME OTTENERE ATTENZIONE
IL CRITERIO GENERALE E’ “ALTERNARE”
CONTENUTO
VOCE
POSTURA
COINVOLGIMENTO
RISPOSTA A DOMANDE
SUPPORTI VISIVI
• DATI
• ESEMPI
• SOTTOLINEATURE
• PAUSE
• FERMA/IN MOVIMENTO
• IN PIEDI/SEDUTA
• GUARDARE TUTTI
• FARE DOMANDE
• BREVE
• SEMPRE
• LUCIDI, DIAPOSITIVE, VIDEO
• LAVAGNA CARTACEA
5
Comunicare: gestire la relazione con il “pubblico”
(segue)
INOLTRE,
NEL GESTIRE COMUNICAZIONE E LA RELAZIONE...
E’ PERICOLOSO LEGGERE!
•
•
•
SPESSO LEGGENDO SI ACCELLERA…
…. E SI TOGLIE ENFASI E BRIO
LEGGERE IMPEDISCE DI GUARDARE IL PUBBLICO E VERIFICARNE LA
COMPRENSIONE
COME RISPONDERE ALLE DOMANDE
•
•
•
•
•
•
LE DOMANDE RIACCENDONO L’ATTENZIONE, LE DOMANDE SONO UN
INDICATORE DI ATTENZIONE. QUINDI: FAVORIRE LE DOMANDE.
LASCIAR FINIRE LA DOMANDA A CHI LA PONE
RISPONDERE COMUNQUE, ANCHE A DOMANDE FUORI TEMA,
RICONDUCENDO ALL’OBIETTIVO
FORNIRE RISPOSTE BREVI
LIMITARSI AL CONTENUTO SENZA COMMENTI
FARE UNA VERIFICA FINALE DELLA COMPRENSIONE
6
Utilizzare i supporti audiovisivi
NELLE PRESENTAZIONI
I SUPPORTI AUDIOVISIVI CONSENTONO DI VIVACIZZARE LA PROPRIA
ESPOSIZIONE/CONDUZIONE E DI FACILITARE LA MEMORIZZAZIONE DEI
MESSAGGI E DELLE INFORMAZIONI PIU’ RILEVANTI
I PRINCIPALI STRUMENTI AUDIOVISIVI
LAVAGNA LUMINOSA PER LA PROIEZIONE DI LUCIDI
LAVAGNA DI CARTA, A FOGLI MOBILI
VIDEOCASSETTE/FILMATI/DVD, DIAPOSITIVE
MA ATTENZIONE!
GLI STRUMENTI AUDIOVISIVI SONO UN SUPPORTO AL DISCORSO…
NON SONO IL DISCORSO,
OVVERO NON POSSONO E NON DEVONO SOSTITUIRLO
7
Utilizzare i supporti audiovisivi
(segue)
AVVERTENZE
NELLA PREPARAZIONE DEI LUCIDI
 SCRITTE SINTETICHE E CHIARE
 SCHEMI PER VALORIZZARE LE “LOGICHE”
 POCHI CONCETTI IN CIASCUN FOGLIO/LUCIDO
 USARE
COLORI, SE POSSIBILE, PER VISUALIZZARE E SOTTOLINEARE
CONCETTI/COLLEGAMENTI
 USARE
DISEGNI, GRAFICI, PER RAFFORZARE I MESSAGGI PROPOSTI/I
DATI FORNITI
 USARE
SEQUENZE DI PAROLE E DI CONCETTI AUTOESPLICATIVI (DEVE
AVERE UN SENSO ANCHE RILETTA A DISTANZA DI TEMPO)
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Utilizzare i supporti audiovisivi
(segue)
AVVERTENZE
NELL’USO DELLA LAVAGNA LUMINOSA

EVITARE DI METTERSI DAVANTI AL PROIETTORE INTERROMPENDO L’IMMAGINE

NON INDICARE I CONCETTI ADDITANDO LO SCHERMO,
DIRETTAMENTE SU LUCIDO CON UNA MATITA, PENNA ECC.
MA

NON GUARDARE
L’UDITORIO
CONTATTO

EVITARE DI PROIETTARE MOLTI LUCIDI IN TEMPI RIDOTTI

EVITARE DI LEGGERE I LUCIDI

NON LASCIARE LA LAVAGNA LUMINOSA ACCESA SENZA NESSUNA PROIEZIONE

QUANDO SI VUOLE RICHIAMARE L’ATTENZIONE SU DI SE’ O SU UN ARGOMENTO
PER DISCUTERE SOSPENDERE TEMPORANEAMENTE LA PROIEZIONE

“SVELARE” PROGRESSIVAMENTE IL LUCIDO (STREAP) O REALIZZARE
PRESENTAZIONE ANIMATA SE REALIZZATE LA PRESENTAZIONE CON IL PC
SOLO
LA
“PROIEZIONE”,
MANTENERE
IL
SEGNALARLI
CON
UNA
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Utilizzare i supporti audiovisivi
(segue)
AVVERTENZE
NELL’USO DELLA LAVAGNA A FOGLI MOBILI
NON METTERSI DAVANTI ALLA LAVAGNA
NON GUARDARE
RIUNIONE)
SOLO
LA
LAVAGNA
(SPALLE
AI
PARTECIPANTI/ALLA
SCRIVERE DIRETTAMENTE, PER FOCALIZZARE L’ATTENZIONE
EVITARE DI “SCARABOCCHIARE” IN MODO NON LEGGIBILE
RIUTILIZZARE I FOGLI SCRITTI
SINTESI/APPROFONDIMENTI
DURANTE
LA
RIUNIONE
PER
FARE
RIUTILIZZARE I FOGLI SCRITTI - DOPO LA RIUNIONE - PER RECUPERARE
IDEE ECC.
SCRIVERE IN STAMPATELLO, A CARATTERI GRANDI
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Definizione e articolazione di un intervento informativo
UN INTERVENTO INFORMATIVO E’:
UN INTERVENTO FINALIZZATO AL RAGGIUNGIMENTO DI SPECIFICI
OBIETTIVI DI CONOSCENZA/INFORMAZIONE
ED E’ ARTICOLATO IN 3 FASI PRINCIPALI
A.
AVVIO
• MOTIVI DELL’INTERVENTO
• OBIETTIVI, CONTENUTI
• ARTICOLAZIONE, PROGRAMMA
B.
SVILUPPO
• PRESENTAZIONE MESSAGGI CHIAVE
• ILLUSTRAZIONE/PRESENTAZIONE
CONTENUTI
• DISCUSSIONE/CONFRONTO CON I
PARTECIPANTI (eventuale)
• APPROFONDIMENTI
T
E
M
P
I
C.
CHIUSURA
• SINTESI DEI MESSAGGI CHIAVE
• BILANCIO (eventuale)
• COMMIATO
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Avvertenze nella realizzazione del public speaking
NELLA FASE DI PREPARAZIONE DELL’INTERVENTO
chi effettua la presentazione dovrà porre attenzione ai
seguenti aspetti:
ESSERE PREPARATO SULL’ARGOMENTO DA PRESENTARE
SCEGLIERE I CONTENUTI E PREDISPORRE LA SCALETTA
-
Informazioni fondamentali
Informazioni utili
Informazioni di riserva
Informazioni escluse
GESTIRE BENE I TEMPI RISPETTO AI CONTENUTI DA
AFFRONTARE
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Avvertenze nella realizzazione del public speaking
(segue)
PER EVITARE DI PERDERE IL
FILO, DI DILUNGARSI
AVERE BEN PRESENTE IL TEMPO A DISPOSIZIONE IN BASE AL
PROGRAMMA E TENERE D’OCCHIO (IN MODO DISCRETO) IL TEMPO
UTILIZZATO
PREPARARE L’INTERVENTO IN ANTICIPO, ORGANIZZANDO I
MATERIALI A DISPOSIZIONE IN MODO DI AVERLI IN ORDINE E
SUBITO PRONTI PER L’USO
PREDISPORSI
DEI
PROMEMORIA
DA
CONSULTARE
VELOCEMENTE, SELEZIONARE LE SCHEDE DI PRESENTAZIONE
(SLIDE SU PC, LUCIDI
FACILMENTE REPERIBILI
ecc.)
INDISPENSABILI
E
RENDERLE
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Avvertenze nella realizzazione del public speaking
(segue)
PER EVITARE DISTRAZIONI O CALI
DI ATTENZIONE
UTILIZZARE IL PIÙ POSSIBILE I SUPPORTI VISIVI
MANTENERE SEMPRE IL CONTATTO VISIVO CON LE PERSONE,
PER VERIFICARE IL LIVELLO DI ATTENZIONE E DI COMPRENSIONE
IN CASO DI SEGNALI DI DISTRAZIONE O DIMIUNZIONE
DELL’ATTENZIONE, QUANDO POSSIBILE, PREVEDERE UNA PAUSA
USARE UN VOLUME DELLA VOCE UDIBILE DA TUTTI, VARIARE
TONO E VELOCITÀ DELLA VOCE PER EVITARE DI ESSERE
SOPORIFERI
STARE IN PIEDI, MUOVERSI (SENZA ESAGERARE), AVVICINARSI
FISICAMENTE
CONSENTE)
AI
PARTECIPANTI
(QUANDO
IL
CONTESTO
LO
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Avvertenze nella realizzazione del public speaking
(segue)
PER COMUNICARE EFFICACEMENTE
CHIARIRE AI PARTECIPANTI I CONTENUTI, GLI OBIETTIVI E
L’UTILITÀ DELL’INTERVENTO CHE STANNO PER SEGUIRE:
• ANTICIPARE BREVEMENTE CIÒ CHE SI STA PER DIRE
• DIRLO
• RIASSUMERE BREVEMENTE CIÒ CHE È STATO DETTO
UTILIZZARE UN
PARTECIPANTI
LINGUAGGIO COMPRENSIBILE A TUTTI I
VERIFICARE, DI TANTO IN TANTO, ANCHE ATTRAVERSO DOMANDE
DIRETTE CHE TUTTI ABBIANO COMPRESO
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Indicazioni nella realizzazione del public speaking
CONCRETAMENTE
COSA PUO’ FARE CHI PRESENTA PER……
VALORIZZARE L’ESPERIENZA DEI PARTECIPANTI?
CERCARE DI PARTIRE DALL’ESPERIENZA DEI PARTECIPANTI
FACENDO DOMANDE DI APPROFONDIMENTO, CHIEDENDO ESEMPI,
FACENDO EMERGERE LE PERPLESSITÀ
PREVEDERE TEMPO PER LA DISCUSSIONE IN GRUPPO E PER
RISPONDERE AD EVENTUALI DOMANDE/DUBBI, IN QUANTO GLI
ADULTI HANNO BISOGNO DI ESPRIMERE IL LORO PUNTO DI
VISTA
NON IMPORRE I CONTENUTI, MA “CONVINCERE” I PARTECIPANTI
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Indicazioni nella realizzazione del public speaking
(segue)
CONCRETAMENTE
COSA PUO’ FARE CHI PRESENTA PER …….
FAR COMPRENDERE AI PARTECIPANTI L’UTILITA’
DELL’INTERVENTO?
DARE IL QUADRO D’INSIEME DELL’INCONTRO E SEGNALARE
L’EVENTUALE PRESENZA DI PARTI/CONTENUTI CHE, PUR NON
ESSENDO IMMEDIATAMENTE UTILI, SONO NECESSARIE PER CAPIRE PER SVILUPPARE E GARANTIRE NEL TEMPO LA SICUREZZA
DELLE INFORMAZIONI, ATTRAVERSO L’OPERATIVITÀ QUOTIDIANA
PARTIRE DAI PROBLEMI DEI PARTECIPANTI NEL PRESENTARE
UN ARGOMENTO E FAR COMPRENDERE COME QUELL’ARGOMENTO
POSSA CONTRIBUIRE ALLA SOLUZIONE DEI PROBLEMI PRESENTATI
PREVEDERE UNA ”PARTE PRATICA”, IN CUI DARE DELLE
INDICAZIONI OPERATIVE RISPETTO ALLE DIVERSE INFORMAZIONI
E AI TEMI TRATTATI (attraverso esempi, casi vissuti ecc.)
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Indicazioni nella realizzazione del public speaking
(segue)
CONCRETAMENTE
COSA PUO’ FARE CHI PRESENTA PER …..
STIMOLARE L’ATTENZIONE DEI PARTECIPANTI?
USARE MEZZI E MODALITA’ DI COMUNICAZIONE DIVERSI-
FICATI PER RENDERE PIÙ VIVACE LA PROPRIA ESPOSIZIONE (non
leggere il documento proiettato, cercare di commentarlo e personalizzarlo)
ALTERNARE TEORIA E PRATICA, PREVEDENDO BREVI “LEZIONI”
(proiettare poche slide alla volta) SEGUITE DA ESEMPI CONCRETI,
BASATI SULLE ESPERIENZE DEI PARTECIPANTI
LIMITARE AL MASSIMO I CONTENUTI DA TRASMETTERE,
DIRE CIOE’ SOLO LE COSE INDISPENSABILI
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Indicazioni nella realizzazione del public speaking
(segue)
IN SINTESI …..
PER GUIDARE EFFICACEMENTE I PARTECIPANTI VERSO GLI OBIETTIVI
DELL’INTERVENTO
E’ IMPORTANTE CHE CHI PRESENTA/CONDUCE
ASSUMA UN ATTEGGIAMENTO DI APERTURA, INTERESSE E
COINVOLGIMENTO IN PRIMA PERSONA RISPETTO AI TEMI CHE
PROPONE
CHIARISCA IL PROPRIO RUOLO DI GUIDA, ORIENTATO A
FACILITARE IL PASSAGGIO DEI CONTENUTI E A FINALIZZARLI
PER EVITARE DISPERSIONI INUTILI
PONGA ATTENZIONE A FAVORIRE IL COINVOLGIMENTO DI
TUTTI I PARTECIPANTI (QUANDO IL CONTESTO LO CONSENTE)
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Indicazioni nella realizzazione del public speaking
(segue)
NELLA FASE DI CHIUSURA E’ IMPORTANTE
1.
FARE UNA SINTESI DEL PERCORSO
RIASSUMERE QUANTO È AVVENUTO DURANTE L’INTERVENTO,
QUALI SONO STATI GLI ARGOMENTI TRATTATI E I
PRINCIPALI RISULTATI EMERSI
2.
RIASSUMERE I MESSAGGI CHIAVE
I MESSAGGI CHIAVE DELL’INTERVENTO VANNO RACCOLTI ED
EVIDENZIATI ANCORA UNA VOLTA, RAFFORZANDO LE
INDICAZIONI AZIENDALI
3.
EFFETTUARE UN BILANCIO DELL’INTERVENTO
DEFINIRE UN BILANCIO COMPLESSIVO DELL’ESPERIENZA
REALIZZATA, RACCOGLIENDO ANCHE EVENTUALI INDICAZIONI DI GRADIMENTO DA PARTE DEI PARTECIPANTI
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