PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO
Servizio Semplificazione amministrativa
Linee guida alla semplificazione
amministrativa:
la legge provinciale 23/92 avvicina
amministrazione e cittadino
La legge provinciale n. 23 del 1992 (che ha subito un importante
processo
di
riforma
democratizzazione,
nel
2007)
contiene
semplificazione
e
le
norme
in
materia
partecipazione
di
all’azione
amministrativa provinciale e in tema di procedimento amministrativo.
Per ridurre e rendere certi i tempi dell’azione amministrativa, ma anche
per diminuire il peso della burocrazia sul cittadino, la L.P. 23/92 prevede
disposizioni e misure incisive di semplificazione amministrativa, quali il ricorso
al silenzio-assenso e ad altri istituti di auto-regolazione da parte del privato
(come
la
dichiarazione
di
inizio
attività),
nonché
l’utilizzo
dell’autocertificazione e di ulteriori meccanismi atti a rendere effettivo
l’obbligo per l’amministrazione di acquisire d’ufficio i dati e le informazioni
richieste già in suo possesso.
La
L.P.
amministrazione
23/92
nel
rappresenta
solo
percorso
partecipazione,
di
l’ultimo
passo
della
nostra
democratizzazione,
trasparenza e semplificazione nei confronti dei cittadini; percorso che,
ricordo, è iniziato con la legge provinciale n. 45 del 1988, prima ancora che il
legislatore statale disciplinasse in modo organico la materia.
Il processo di semplificazione amministrativa implica da parte delle
amministrazioni pubbliche un impegno costante nella ricerca di una
operatività, di un “fare quotidiano” che sia trasparente ed efficace, ma al
contempo accessibile e comprensibile al cittadino. Ciò presuppone anche, da
parte dell’ente pubblico, una continua attenzione al miglioramento finalizzata,
in particolare, a colmare le distanze e ad abbattere le barriere che ancora
oggi dividono – e talvolta contrappongono – cittadino e amministrazione.
-1-
A tal fine è stato realizzato, come strumento di comunicazione
immediato e di facile comprensione, questo opuscolo, che, lungi dal voler
offrire
una
disamina
esaustiva
della
disciplina
del
procedimento
amministrativo e degli istituti di partecipazione, di semplificazione e di
garanzia che la legge prevede a tutela del cittadino, è pensato come
semplice raccolta delle regole che governano l’azione amministrativa (viste
nell’ottica di chi è il principale destinatario di tale azione) e rappresenti quindi
per il cittadino una utile e sintetica guida per conoscere i propri diritti e per
orientarsi nei rapporti con gli uffici pubblici.
Di seguito sono illustrate alcune sintetiche “istruzioni per l’uso”,
indicazioni in materia di accesso ai documenti, suggerimenti in tema di
modulistica e autocertificazione, e molte altre informazioni utili per gli utenti
che a vario titolo si rapportano con l’amministrazione provinciale e che
intendono instaurare con quest’ultima un rapporto dialettico e collaborativo.
-2-
I principali contenuti della L.P. 23/92:
individuazione di un termine massimo
residuale
per
la
conclusione
del
procedimento amministrativo;
rimedi
esperibili
contro
il
silenzio
ingiustificato dell’amministrazione;
facile reperibilità on-line della modulistica;
obbligo di acquisizione d’ufficio di documenti e informazioni
da parte dell’amministrazione;
controllo della veridicità delle dichiarazioni sostitutive di
certificazione e di atto notorio;
individuazione dei casi in cui si applica la dichiarazione di
inizio attività (D.I.A.);
individuazione dei casi in cui si applica il silenzio – assenso;
disciplina
organica
dell’istituito
del
preavviso
di
provvedimento negativo;
comunicazione di avvio del procedimento amministrativo;
disciplina
dell’accesso
ai
documenti
amministrativi:
in
particolare, individuazione degli strumenti di tutela in caso di
risposta negativa dell’amministrazione;
ruolo degli sportelli di assistenza e di informazione al pubblico.
-3-
QUANTO DURA UN PROCEDIMENTO
AMMINISTRATIVO?
A meno che non sia già stato fissato da una
disposizione di legge o di regolamento, spetta alla
pubblica amministrazione individuare il termine di
conclusione
del
amministrativo,
cioè
procedimento
il
tempo
massimo
a
disposizione degli uffici competenti per decidere sulla tua domanda.
Se il termine non risulta fissato con le modalità appena richiamate,
la legge prevede che il procedimento amministrativo deve
comunque concludersi, con l’adozione di un provvedimento
espresso, entro il termine massimo di 30 giorni.
Il termine del procedimento decorre:
dal
ricevimento
della
tua
domanda
e
della
relativa
documentazione da parte dell’ufficio competente;
se la domanda è presentata ad un ufficio diverso da quello competente,
sarà la struttura ricevente (e non il richiedente) a trasmetterla senza
ritardo a quella effettivamente competente, al fine di evitare che i
tempi di smistamento delle pratiche si ripercuotano sul
cittadino;
oppure
dall’avvio d’ufficio da parte dell’amministrazione.
-4-
A proposito di termini…. la legge contiene una norma “tagliatempi”, che impone all’amministrazione di prevedere per i propri
procedimenti un termine massimo di conclusione di 90 giorni.
Solo in casi del tutto eccezionali, che devono essere adeguatamente
motivati, il termine del procedimento potrà superare i 90 giorni, ma
non potrà comunque essere superiore a 180 giorni.
La Provincia ha già ridotto considerevolmente i termini dei propri
procedimenti, tanto che tre pratiche su quattro devono essere
concluse entro 90 giorni.
Per accedere all’elenco completo dei procedimenti provinciali
consulta il sito www.semplificazione.provincia.tn.it (alla voce:
elenco completo dei procedimenti amministrativi).
ATTENZIONE!
Il termine di conclusione del procedimento
può essere sospeso dall’amministrazione nel caso in cui sia
necessario integrare o regolarizzare la domanda presentata: in
questo caso il cittadino interessato, entro l’ulteriore termine fissato
a tale scopo dall’amministrazione, dovrà integrare o regolarizzare
la propria domanda, altrimenti l’amministrazione medesima dovrà
comunque definire (ed eventualmente, archiviare) il procedimento
sulla base della sola documentazione in suo possesso!
-5-
Per non incorrere in brutte sorprese ... collabora con noi!
CHE COSA POSSO FARE SE L’AMMINISTRAZIONE
NON RISPETTA IL TERMINE DEL
PROCEDIMENTO?
L’amministrazione ha sempre l’obbligo di
concludere
il
procedimento
con
un
provvedimento espresso. Quindi, nel caso in
cui il termine scada inutilmente e l’amministrazione
competente non abbia ancora provveduto in merito alla tua
richiesta, potrai presentare immediatamente ricorso al giudice
amministrativo (sempre che l’inerzia persista ancora e non sia
trascorso più di un anno dalla scadenza del termine stesso).
ATTENZIONE!
Il ricorso al T.R.G.A. (Tribunale Regionale di Giustizia
Amministrativa) di Trento può essere proposto solo nei casi di
silenzio
inadempimento
(cioè
silenzio
“ingiustificato”)
dell’amministrazione, e quindi nelle sole ipotesi in cui la legge non
attribuisce all’inerzia dell’amministrazione il significato di diniego
-6-
della domanda (silenzio – rigetto) o di accoglimento della stessa
(silenzio – assenso).
DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE: DI CHE COSA SI
TRATTA? POSSO FARLE ANCHE IO?
Ma certo! Ricordati che grazie al Decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n. 445, le amministrazioni e gli esercenti di
servizi pubblici non possono più chiedere ai cittadini la
presentazione di certificati, nel caso in cui agli stessi possa
sostituirsi un’autocertificazione, ossia una dichiarazione sostitutiva
di certificazione firmata da te, senza che siano necessari l’autentica
della firma o l’imposta di bollo.
In altre parole, senza affannarti tra un’amministrazione e l’altra
per ottenere e poi produrre i necessari certificati, sarai tu
stesso a dichiarare (autocertificare):
luogo e data di nascita; residenza; cittadinanza;
godimento dei diritti civili e politici;
stato di famiglia; stato di celibe, coniugato,
vedovo o stato libero; tutti i dati a tua conoscenza contenuti nei
registri dello stato civile;
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iscrizione
in
albi
o
elenchi
tenuti
da
pubbliche
amministrazioni; appartenenza ad ordini professionali;
titolo di studio, di specializzazione, di abilitazione, di
formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica,
qualifica professionale posseduta, esami sostenuti;
situazione reddituale ed economica, assolvimento di obblighi
contributivi; stato di disoccupazione, qualità di pensionato e
categoria di pensione;
qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche,
di tutore, di curatore e simili;
di non aver riportato condanne penali
………. e tanto altro ancora!
Ricordati che l’elenco dei casi in cui puoi
utilizzare
le
dichiarazioni
sostitutive
di
certificazione è tassativo! In tutti gli altri casi
puoi ricorrere alle dichiarazioni sostitutive
di atto di notorietà, nelle quali puoi dichiarare tutte le
condizioni, le qualità personali e i fatti (anche riferiti a
persone diverse da te!) di cui sei a diretta conoscenza
(purché non siano già compresi nell’elenco dei certificati, che
l’amministrazione comunque non può più richiederti). Vuoi
qualche esempio? Con questo tipo di dichiarazione sostitutiva
potrai dichiarare di essere erede o affittuario di un appartamento,
di non aver già ricevuto o richiesto altri contributi, di essere a
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conoscenza di un certo fatto passato o presente, o potrai attestare
il tuo stato di servizio.
E ancora: puoi utilizzare la dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà per attestare il fatto che la copia di un atto o di un
documento rilasciato dall’amministrazione (es. concessione
edilizia)
o
conservato
dall’amministrazione
(es.
contratto
registrato) oppure la copia di un documento fiscale (es. fattura) è
conforme all’originale.
Purtroppo, non tutto si può autocertificare.
In particolare:
non puoi ricorrere a dichiarazioni sostitutive
di certificati medici, sanitari, veterinari, di
origine,
di
conformità
CE
(ossia
le
certificazioni che attestano la conformità di un prodotto alla
normativa comunitaria che ne disciplina l’utilizzo), di marchi e
brevetti;
non puoi utilizzare dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà
per attestare informazioni che non rientrano nella tua conoscenza
diretta o che riguardano manifestazioni di volontà (come una tua
dichiarazione d’impegno ovvero un’attestazione che abbia ad
oggetto eventi o fatti futuri).
-9-
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e/o la domanda che
le contiene, dovranno essere sottoscritte in presenza del
dipendente addetto a riceverle – previa identificazione del
richiedente
–
oppure
trasmesse
(via
posta,
fax,
ecc.)
all’amministrazione competente allegando la fotocopia di
un tuo documento di identità.
“...E se manca la fotocopia del documento di
identità?”
Stai tranquillo, l’amministrazione ti consentirà di regolarizzare la
tua domanda, richiedendoti di inviare una fotocopia del documento.
“...E se il mio documento non è più valido?”
Anche
consentirà
in
di
questo
caso
regolarizzare
l’amministrazione
la
tua
ti
domanda,
chiedendoti di inviare una fotocopia del documento scaduto,
accompagnata da una tua dichiarazione (resa in calce alla copia) con
cui attesti che i dati contenuti non hanno subito variazioni dalla
data del loro rilascio.
- 10 -
ATTENZIONE!
L’amministrazione è tenuta a controllare
la
veridicità delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di
atto notorio che hai presentato. Quindi… ti conviene dire la verità...
Infatti, se l’amministrazione scopre che quanto hai dichiarato
non corrisponde al vero, e se il falso dichiarato è rilevante ai
fini dell’ottenimento del beneficio richiesto, tu decadrai dal
medesimo (e se lo hai già ottenuto, l’amministrazione ne disporrà la
revoca).
Non solo! Ricorda che in ogni caso (quindi anche se la
dichiarazione falsa non è stata rilevante ai fini della
concessione del benefici0), l’amministrazione ha l’obbligo
di segnalare il fatto all’autorità giudiziaria.
Se vuoi avere qualche informazione in più,
consulta
la
guida
all’autocertificazione
www.semplificazione.provincia.tn.it .
- 11 -
sul
sito
DOVE POSSO REPERIRE I MODULI DI CUI HO
BISOGNO?
Per non farti perdere tempo correndo da un ufficio
all’altro
alla
ricerca
di
moduli
e
documenti,
l’amministrazione provinciale ha predisposto un unico
indirizzo sul suo sito internet dove puoi trovare:
i moduli per la presentazione delle domande e delle
dichiarazioni sostitutive e le eventuali istruzioni per la corretta
compilazione;
le indicazioni circa la documentazione da allegare alla
domanda.
Ricordati: puoi trovare tutti i moduli che ti servono
all’indirizzo www.modulistica.provincia.tn.it.
Tieni presente che l’amministrazione non può
gravare i cittadini di inutili incombenze: in
sostanza, non può chiederti di presentare documenti e
certificati
che
ha
già
o
che
sono
in
amministrazioni, ma è invece sempre obbligata:
- 12 -
possesso
di
altre
ad acquisire d’ufficio i documenti che attestano fatti, qualità e
stati soggettivi già in suo possesso o detenuti da altre
amministrazioni;
ad accertare d’ufficio i fatti, le qualità e gli stati soggettivi che
lei stessa o un’altra amministrazione ha il dovere di certificare.
Inoltre, l’amministrazione non può chiederti ulteriori
documenti o informazioni diverse rispetto a quelli che
essa stessa ha preventivamente definito, tranne in casi
eccezionali che devono essere sempre debitamente motivati.
COS’É LA DICHIARAZIONE DI INIZIO ATTIVITÁ?
In alcuni casi, se vuoi esercitare un’attività privata per
la quale è necessario il rilascio di un’autorizzazione, di
un permesso, di una licenza o di provvedimenti simili da
parte dell’amministrazione, e purché ricorrano
tutti i presupposti previsti dalla legge, anziché aspettare che
l’amministrazione ti conceda l’atto di consenso, potrai sostituire lo
stesso con una tua dichiarazione di inizio attività (D.I.A.) resa
all’amministrazione competente, in cui:
dichiari l’esistenza dei presupposti e dei requisiti che la legge
richiede;
autocertifichi di aver svolto e superato le eventuali prove
previste.
- 13 -
Da quel momento, potrai iniziare immediatamente
la tua attività.
ATTENZIONE!
L’amministrazione, nei 6o giorni successivi alla
presentazione della dichiarazione di inizio attività (e anche oltre, in
via di autotutela), verifica d’ufficio la sussistenza dei presupposti
e dei requisiti di legge e, se del caso, può importi il divieto di
prosecuzione dell’attività, oltre che la rimozione degli eventuali
effetti prodotti!
Non tutto è perduto però! Se, ove sia possibile, tu
conformi la tua attività e i suoi effetti alla
normativa vigente entro il termine fissato dall’amministrazione,
potrai
tranquillamente
proseguire
nell’attività
già
incominciata.
Ricorda però che in caso di dichiarazioni mendaci o di false
attestazioni che siano state determinanti al fine di ammetterti
all’esercizio dell’attività dichiarata, non ti è concessa la
possibilità di conformare la medesima e i suoi effetti alla legge.
- 14 -
COS’É IL SILENZIO – ASSENSO?
Qualora tu richieda l’autorizzazione all’esercizio di
una determinata attività,
presupposti
per
ma
utilizzare
non
la
ricorrano
i
D.I.A.
e
l’amministrazione non adotti il provvedimento nei termini
prestabiliti, in molti casi il suo silenzio verrà interpretato come un
assenso e la tua domanda si intenderà quindi automaticamente
accolta.
È fatta salva, ovviamente, la facoltà dell’amministrazione di agire in
via di autotutela, anche dopo la formazione del silenzio – assenso.
ATTENZIONE!
Restano escluse dall’applicazione della dichiarazione di
inizio attività e del silenzio – assenso alcune tipologie di atti previste
espressamente dalla legge provinciale.
Se vuoi sapere se ci sono gli estremi per presentare la dichiarazione
di inizio attività, oppure se la mancata risposta da parte
dell’amministrazione
ad
una
tua
istanza
equivale
ad
un
accoglimento della domanda (silenzio – assenso), consulta il sito
www.semplificazione.provincia.tn.it
(rispettivamente
alle
voci:
dichiarazione inizio attività e silenzio - assenso) e troverai gli
elenchi dei casi in cui i due istituti trovano applicazione.
- 15 -
COSA POSSO FARE SE L’AMMINISTRAZIONE NON
INTENDE ACCOGLIERE LA MIA RICHIESTA?
Nei procedimenti ad istanza di parte,
l’amministrazione
chiamata
ad
adottare
il
provvedimento richiesto, qualora intenda rigettare la
tua istanza, è obbligata a dartene tempestivo preavviso
(cd. preavviso di rigetto), comunicandoti preventivamente le
motivazioni che sono di ostacolo all’accoglimento della domanda
e concedendoti 10 giorni di tempo per presentare osservazioni
scritte e l’eventuale documentazione relativa.
Tale comunicazione sospende il termine per la
conclusione del procedimento, che riprenderà a decorrere
dalla data di presentazione delle tue osservazioni o, in
mancanza, dalla scadenza del termine di 10 giorni che ti è stato
assegnato per manifestare le tue ragioni. Nel provvedimento finale,
l’amministrazione è obbligata a motivare l’eventuale mancato
accoglimento delle tue osservazioni.
ATTENZIONE!
L’istituto in esame non trova un’applicazione
generalizzata. Alcune tipologie di atti sono infatti espressamente
escluse dalla legge provinciale (procedure concorsuali, procedure di
- 16 -
natura agevolativa e contributiva, procedimenti in materia
previdenziale e assistenziale). È dunque bene informarsi!
COME FACCIO A SAPERE CHE IL PROCEDIMENTO
CHE MI RIGUARDA HA AVUTO INIZIO?
L’amministrazione ha il dovere di dare
notizia al soggetto interessato dell’avvio del
procedimento mediante comunicazione personale.
Di solito si tratta di una lettera ordinaria, in cui devono essere
indicati, fra l’altro, la struttura competente ad adottare il
provvedimento finale, il responsabile del procedimento (così il
cittadino sa chi contattare in caso di bisogno o per avere
informazioni sulla sua pratica), l’ufficio presso cui l’interessato
potrà visionare gli atti del procedimento ed il termine entro cui
esso dovrà concludersi, oltre ai rimedi cui egli potrà ricorrere in
caso di inerzia dell’amministrazione.
- 17 -
...E SE VOGLIO CONSULTARE DOCUMENTI
AMMINISTRATIVI?
La legge ti riconosce il diritto di accesso ai
documenti amministrativi. L’accesso può riguardare tutti i
documenti amministrativi, purché siano materialmente già esistenti
presso
l’amministrazione
(non
potrai
quindi
chiedere
all’amministrazione di ricercare o elaborare dati per te) e non
rientrino fra le tipologie di atti espressamente escluse.
Vuoi avere qualche esempio di documenti cui
non puoi accedere? Eccoti accontentato...
- documenti coperti da segreto per espressa
previsione di legge o regolamento;
- documenti relativi a procedimenti tributari;
-
documenti amministrativi che contengono informazioni sullo
stato di salute o di carattere psico-attitudinale relative a terzi;
-
documenti relativi alla situazione finanziaria, economica e
patrimoniale di persone, di imprese e di gruppi;
-
documenti concernenti la vita privata o la riservatezza di
persone fisiche, di persone giuridiche, di gruppi, di imprese e
di associazioni (interesse epistolare, professionale, finanziario,
industriale e commerciale);
- 18 -
-
segnalazioni di privati, a meno che le stesse non siano state
utilizzate ai fini dell’attività amministrativa.
Per
saperne
di
più,
www.semplificazione.provincia.tn.it
puoi
(alla
visitare
voce:
il
sito
accesso
alla
documentazione amministrativa – normativa), e consultare il testo
integrale del Regolamento per la disciplina delle modalità di
esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti
amministrativi (Decreto del Presidente della Provincia 5 luglio
2007, n. 17-97/Leg.).
Ricordati! Non tutti possono prendere visione o
estrarre copia di un documento amministrativo.
L’accesso infatti non è consentito a chi sia solo
curioso o voglia esclusivamente controllare l’operato
dell’amministrazione: potrai quindi esercitare questo diritto
solo se lo stesso è per te necessario per curare o per difendere un
interesse giuridico. Quindi, prima di presentare una richiesta di
accesso, è bene tu sia sicuro di possedere i requisiti necessari!
Inoltre, la legge provinciale chiarisce il rapporto fra il diritto di
accesso e la tutela della riservatezza, stabilendo che il primo
prevale sulla seconda tutte le volte in cui sia necessario visionare o
estrarre copia di documenti amministrativi al fine di difendere
- 19 -
uno o più interessi giuridici. Restano comunque oggetto di
particolare tutela i dati giudiziari, i dati sensibili o i dati
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale di un
individuo.
“Dove posso trovare i moduli per la richiesta di
accesso a un documento amministrativo?”
Niente paura, troverai tutta la modulistica necessaria per
esercitare il diritto di accesso all’indirizzo www.modulistica.tn.it,
(seguendo il percorso: ricerca moduli per argomento – accesso ai
documenti amministrativi – istanza di accesso), oppure accedendo
direttamente al sito www.semplificazione.provincia.tn.it (seguendo
il percorso: accesso alla documentazione amministrativa –
modulistica per il cittadino).
“...E se l’amministrazione non risponde alla mia
richiesta di accesso?”
Ricorda che, decorsi 30 giorni dalla data in cui
l’amministrazione ha ricevuto la tua richiesta di accesso senza che la
stessa abbia provveduto, la tua richiesta si intende rifiutata
(silenzio – rigetto).
“...E io che cosa posso fare?”
Non ti preoccupare!
In caso di diniego (espresso o tacito) o di
differimento (rinvio dell’accesso ad un momento
- 20 -
successivo) da parte dell’amministrazione, potrai presentare
ricorso in sede giurisdizionale davanti al T.R.G.A. (Tribunale
Regionale di Giustizia Amministrativa) di Trento oppure presentare
ricorso gerarchico alla Giunta provinciale.
In alternativa a quest’ultimo, potrai infine rivolgerti al
difensore civico, che ha il potere di sollecitare l’amministrazione
a riesaminare la propria decisione. E se l’amministrazione non darà
conferma motivata del proprio diniego o del differimento entro 30
giorni dal ricevimento della comunicazione da parte del difensore
civico, l’accesso al documento amministrativo ti dovrà essere
consentito.
COME POSSO DIALOGARE CON
L’AMMINISTRAZIONE SE ABITO FUORI CITTÁ?
L’amministrazione provinciale cerca di venirti incontro
anche in
questo
intensificare
caso!
e
La legge vuole infatti
favorire
lo
scambio
di
informazioni da e verso il cittadino.
Per questo la Provincia:
ha potenziato gli sportelli periferici provinciali di
assistenza e di informazione (dieci sportelli presenti in ogni
Comprensorio o Comunità di valle), ai quali ci si può rivolgere
per ottenere:
- 21 -
•
ASSISTENZA nella comprensione delle leggi, disposizioni
normative ed amministrative della Provincia riguardanti le
autorizzazioni, le concessioni, l'erogazione di servizi, gli
incentivi, le provvidenze ed i finanziamenti;
•
COLLABORAZIONE
nella
corretta
compilazione
della
modulistica e delle domande attinenti le singole procedure
amministrative;
•
ACCETTAZIONE di richieste di autorizzazione, concessione, di
domande di agevolazioni, incentivi, o servizi con rilascio di
ricevuta. É compito dell'operatore far pervenire le richieste e le
domande all’ufficio provinciale competente, evitando così
spostamenti e disagi al cittadino;
•
NOTIZIE sull’iter e sull’esito delle richieste ed istanze inoltrate
alla Provincia autonoma di Trento;
•
INFORMAZIONI sulle attività e sul funzionamento della
Provincia Autonoma di Trento;
sta lavorando per rendere ancora più efficienti e funzionali
le strutture periferiche provinciali, allo scopo di renderle
all’altezza del compito e delle funzioni loro assegnate.
- 22 -