I NOSTRI VALORI E I NOSTRI STANDARD
LA BASE DEL NOSTRO SUCCESSO
Codice etico | Terza edizione
ULTERIORE ASSISTENZA
Risorse per i nostri dipendenti
Supervisore o manager
Ufficio Etica
Per iniziare, rivolgetevi alla persona che meglio conosce
la vostra area di responsabilità: il vostro supervisore.
È possibile che in certe situazioni preferiate esporre
i vostri dubbi o domande su I nostri valori e i nostri
standard a un soggetto esterno alla vostra divisione/
sede. L’ufficio Etica è la risorsa aziendale disponibile
per rispondere alle domande o risolvere i vostri dubbi.
Vi invitiamo a rivolgervi all’ufficio Etica in qualunque
momento e per qualsiasi problema legato a I nostri
valori e i nostri standard, oppure per discutere i vostri
dubbi su possibili violazioni di standard, leggi o
regolamenti interni. Il dipendente o soggetto esterno che
solleva una questione relativa alle pratiche aziendali sarà
protetto da possibili ritorsioni. La protezione è garantita
anche a coloro che forniscono informazioni nell’ambito
di un’indagine.
Risorse umane
Per questioni relative ai dipendenti, che interessano
la direzione e/o altri dipendenti, rivolgetevi al vostro
rappresentante locale delle Risorse umane.
Direzione legale
La direzione legale può fornirvi assistenza per i dubbi
relativi a leggi e pratiche aziendali accettabili. Ogni
gruppo aziendale si avvale dei servizi di alcuni avvocati.
Direttore finanziario
Per domande relative ad aspetti finanziari, potrete
rivolgervi al Direttore finanziario assegnato alla vostra
unità aziendale.
Global Compliance (GCO)
I responsabili per la conformità a livello di divisione,
area geografica e Paese possono rispondere ai vostri
dubbi su politiche e pratiche aziendali. Potrete inoltre
richiedere assistenza ai rappresentanti di Global
Compliance (GCO), tra cui gli uffici di Etica, Privacy e
Sicurezza globale e ambiente.
PER CONTATTARE L’UFFICIO ETICA
• Numero di telefono diretto: +(1) 908 423 4478
Numero verde:
+(1) 800 990 1146
Numero di fax riservato:
+(1) 908 735 1565
• E-mail: [email protected]
AdviceLine
AdviceLine è una linea esterna riservata, offerta per
discutere dubbi e potenziali violazioni de I nostri valori e
i nostri standard. È disponibile tutti i giorni, 24 ore su 24.
Sono disponibili interpreti per assistervi.
PER CONTATTARE L’ADVICELINE
• Accesso online all’indirizzo
http://www.TheAdviceLine.com
• Numero verde diretto: +(1) 877 319 0273
• Per addebitare la chiamata al destinatario,
selezionare il numero dell’operatore telefonico
locale e richiedere il collegamento al numero
+(1) 704 323 4005
Organismo di controllo del Consiglio di amministrazione
L’Organismo di controllo del Consiglio di amministrazione ha predisposto una procedura tramite la quale i
dipendenti possono rivolgersi ad esso per presentare reclami in merito a contabilità, controlli interni o aspetti di
revisione, e che consente di sottoporre preoccupazioni su aspetti controversi di contabilità o revisione in modo
anonimo o riservato. Se desiderate presentare un reclamo o sottoporre un dubbio all’Organismo di controllo,
potete rivolgervi all’ufficio Etica o all’AdviceLine tramite i recapiti indicati in alto. La vostra segnalazione sarà
inoltrata al Presidente dell’Organismo di controllo del Consiglio.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
Cari colleghi di Merck,
è trascorso poco più di un decennio da quando Merck ha presentato per la
prima volta l’opuscolo I nostri valori e i nostri standard, nel 1999. Questi
dodici anni sono stati testimoni di un cambiamento sorprendente per la
nostra Società, il nostro settore e il mondo stesso. Abbiamo affrontato, e
continueremo ad affrontare in futuro, le sfide delle nuove tecnologie, di una
nuova leadership e nuove strutture organizzative, di nuovi modelli di business
e nuovi modi di operare a ogni livello della nostra Società.
E tuttavia, sfogliando questo opuscolo sono colpito dalla saldezza dei nostri
valori e dei nostri standard fondamentali, che continuano a guidare con
efficacia le nostre operazioni in questo ambiente in rapido cambiamento.
Onestà, integrità ed elevati standard di condotta restano tuttora i capisaldi su cui costruiamo la nuova
Merck.
La terza edizione de I nostri valori e i nostri standard ripropone questi standard e valori duraturi,
rivisitandoli in parte per affrontare nuove sfide. Ad esempio, in questa edizione troverete gli standard per
l’utilizzo dei social media e standard ampliati sulla privacy. Vi invito a consultare in modo approfondito
questa edizione de I nostri valori e i nostri standard, riflettendo su come ciascuno di noi possa
promuovere ulteriormente etica e integrità in ogni aspetto del nostro servizio verso i pazienti.
La nostra missione è quella di scoprire, sviluppare e fornire prodotti e servizi innovativi, che possano
salvare e migliorare vite. Qualunque crescita o cambiamento affronteremo, l’essenza di ciò che siamo,
incarnato dai nostri valori e dai nostri standard, resterà costante. E questi valori e standard saranno
sempre le basi più autentiche del nostro successo.
Cordialmente,
Kenneth C. Frazier
Presidente e Amministratore delegato
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
1
SOMMARIO
Introduzione.................................................................................................................................................. 4
Risorse........................................................................................................................................................... 6
I nostri clienti................................................................................................................................................ 7
Qualità di prodotti e servizi...................................................................................................................... 7
Eventi avversi o reclami sulla qualità dei prodotti............................................................................ 7
Correttezza nella comunicazione............................................................................................................. 7
Studi clinici................................................................................................................................................ 8
Integrità accademica e scientifica....................................................................................................... 9
Studi clinici successivi alla commercializzazione.............................................................................. 9
Regali ed eventi sociali............................................................................................................................ 9
Offerta di regali..................................................................................................................................... 9
Accettazione di regali......................................................................................................................... 10
Offerta di inviti a pranzi, cene o eventi sociali................................................................................. 11
Inviti a conferenze o simposi................................................................................................................. 11
Concorrenza equa................................................................................................................................... 12
Ottenere informazioni sulla concorrenza......................................................................................... 12
Protezione dei dati e privacy di pazienti e consumatori...................................................................... 13
I nostri colleghi........................................................................................................................................... 15
Il nostro ambiente di lavoro.................................................................................................................. 15
Privacy dei dipendenti........................................................................................................................ 15
Pari opportunità...................................................................................................................................... 16
Salute e sicurezza................................................................................................................................... 16
Abuso di alcol e sostanze stupefacenti............................................................................................. 17
Molestie sul posto di lavoro.................................................................................................................. 17
Violenza sul posto di lavoro.............................................................................................................. 17
Molestie sessuali................................................................................................................................ 17
Assunzione di amici e parenti............................................................................................................... 18
I nostri azionisti.......................................................................................................................................... 19
Conflitti di interesse............................................................................................................................... 19
Uso dei beni aziendali............................................................................................................................ 20
Uso personale degli strumenti di comunicazione............................................................................... 20
Uso dei social media.............................................................................................................................. 21
Protezione delle informazioni aziendali................................................................................................ 22
Accuratezza dei libri e delle scritture contabili..................................................................................... 23
Accuratezza delle divulgazioni pubbliche......................................................................................... 23
Insider trading......................................................................................................................................... 24
I nostri fornitori........................................................................................................................................... 25
Scelta dei fornitori.................................................................................................................................. 25
Rapporti con i fornitori........................................................................................................................... 25
Accettazione di regali............................................................................................................................. 25
Accettazione di inviti a pranzi, cene o eventi mondani................................................................... 26
Le nostre comunità e la società................................................................................................................ 27
Filantropia e investimenti nelle comunità............................................................................................ 27
Diritti umani........................................................................................................................................ 27
Comunicazioni pubbliche...................................................................................................................... 28
Tutela dell’ambiente............................................................................................................................... 28
Pratiche operative................................................................................................................................... 29
Benessere degli animali......................................................................................................................... 29
Pagamenti non corretti.......................................................................................................................... 29
Impiego e scelta degli agenti............................................................................................................. 30
Osservanza di leggi, norme e regolamenti.......................................................................................... 30
Leggi sulla sanità degli Stati Uniti.................................................................................................... 30
Boicottaggi.......................................................................................................................................... 31
Sanzioni economiche e altri regolamenti su importazione ed esportazione................................ 31
Attività politiche.................................................................................................................................. 31
Esprimere i propri dubbi............................................................................................................................ 32
Indagini su possibili episodi di cattiva condotta.................................................................................. 33
Anonimato e riservatezza...................................................................................................................... 33
Ritorsioni................................................................................................................................................. 34
Responsabilità della direzione nel creare una cultura aperta a discussioni e segnalazioni............. 34
Linee guida per esprimere i propri dubbi............................................................................................. 35
Linee guida per raccogliere le segnalazioni di dubbi.......................................................................... 35
Glossario..................................................................................................................................................... 37
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
3
INTRODUZIONE
SCOPO
APPLICABILITÀ
I nostri valori e i nostri standard costituiscono da sempre
le basi del successo di Merck/MSD. Essi ispirano fiducia
nella comunità medica, nei funzionari governativi, negli
enti normativi, nei mercati finanziari, nei nostri clienti e
pazienti: in tutti coloro che sono essenziali per il nostro
successo. Inoltre, questi valori ispirano fiducia nei nostri
dipendenti, creando un giusto senso di orgoglio e il
desiderio condiviso di raggiungere obiettivi ambiziosi
insieme a Merck/MSD. Certo, per noi i risultati sono
estremamente importanti. Ma riteniamo altrettanto
importante il modo in cui li raggiungiamo.
Questo Codice etico e le relative politiche aziendali
si applicano a tutti i soggetti che operano per conto
di Merck/MSD, inclusi dipendenti, dirigenti (ad es.
amministratore delegato, direttore finanziario, controller,
e così via), membri del Consiglio di amministrazione,
agenti, consulenti, collaboratori a contratto o altri, nella
loro gestione di attività legate alla Società. Qualora il
carattere straordinario della situazione affrontata da
un dipendente richiedesse una deroga agli standard
della Società, tale deroga deve essere gestita da
un manager con un adeguato grado di autorità. Ai
dirigenti o i membri del Consiglio di amministrazione
potranno essere concesse deroghe esclusivamente
dallo stesso Consiglio di amministrazione o dagli organi
delegati. Tali deroghe devono rispettare la legge ed
essere prontamente rese pubbliche ai nostri principali
interlocutori.
Gli ultimi anni hanno trasformato profondamente il
nostro modo di operare. Tuttavia, qualunque crescita o
cambiamento affronteremo, l’essenza di ciò che siamo
resterà costante: offrire prodotti e servizi distintivi e
innovativi, che salvino vite e ne migliorino la qualità.
“Non dimentichiamo mai che la
medicina è per la gente. Non mira ai
profitti. I profitti sono una conseguenza,
e se lo teniamo a mente non
mancheranno mai di presentarsi. Come
possiamo offrire il meglio della medicina
a ciascuno? Non potremo fermarci
finché non troveremo il modo di offrire a
tutti i nostri risultati migliori”.
– George W. Merck
RESPONSABILITÀ
Ciascuno di noi ha la responsabilità di ottemperare
ai valori e agli standard stabiliti nel presente Codice,
di rispettare le relative politiche aziendali e di
sollevare dubbi qualora non sia sicuro del rispetto
e dell’applicazione degli standard. Le infrazioni del
presente Codice possono comportare varie misure
correttive e, in alcuni casi, possono determinare azioni
disciplinari culminabili nel licenziamento.
DISPONIBILITÀ
Crediamo fermamente che tutti i nostri interlocutori
abbiano diritto di conoscere le nostre procedure
aziendali. L’opuscolo I nostri valori e i nostri standard è
disponibile al pubblico ed è accessibile tramite il nostro
sito web, all’indirizzo www.Merck.com.
Le parole pronunciate da George W. Merck nel 1950,
“la medicina è per la gente”, spiegano i valori e le
aspirazioni della nostra Società. A volte, tuttavia, non è
del tutto chiaro come queste parole debbano tradursi
nelle decisioni e nelle attività quotidiane di ciascuno
di noi, dipendenti di Merck/MSD. Il presente opuscolo
illustra il modo in cui vengono applicati i valori della
Società, fornendo standard di condotta da seguire nei
rapporti con i nostri principali interlocutori: clienti,
dipendenti, azionisti, fornitori e comunità.
Se avete dubbi o domande, vi invitiamo a consultare la pagina Ulteriore assistenza.
4
Merck/MSD
Merck/MSD- -Codice
Codice etico,
etico,terza
terzaedizione
edizione
Crediamo fermamente che tutti i nostri principali interlocutori
abbiano il diritto di conoscere le nostre procedure aziendali.
L’opuscolo I nostri valori e i nostri standard è disponibile al
pubblico ed è accessibile tramite il nostro sito web, all’indirizzo
www.Merck.com.
I NOSTRI VALORI E I NOSTRI STANDARD
I nostri
clienti
I nostri
colleghi
I nostri
azionisti
Le nostre comunità
e la società
I nostri
fornitori
Il nostro obiettivo
è preservare la vita
di uomini e animali,
migliorandone la qualità.
Tutte le nostre azioni
devono essere valutate
in base al successo
nel raggiungimento
di questo obiettivo.
La nostra capacità
di servire pazienti
e consumatori, che
possono trarre benefici
dall’uso appropriato
dei nostri prodotti e
servizi, riveste per noi
la massima importanza.
Ci impegniamo a offrire
il più elevato livello di
eccellenza professionale
e i migliori sistemi per
la fornitura di servizi
sanitari. Tentiamo di
identificare le esigenze
cruciali di consumatori e
professionisti del settore
sanitario, utilizzando
le nostre risorse per
rispondere a tali
necessità.
La nostra capacità di
riuscita dipende dai valori
dei nostri dipendenti:
integrità, competenza,
immaginazione, capacità,
diversità, flessibilità e
lavoro di squadra. A tal
fine, cerchiamo di creare
un ambiente di reciproco
rispetto, che incoraggi
i singoli e favorisca il
gioco di squadra; un
ambiente lavorativo che
premi l’impegno e la
performance, in grado di
rispondere alle esigenze
dei dipendenti.
Siamo consapevoli
che per raggiungere
i nostri obiettivi è
necessario mantenere
una performance
finanziaria che incoraggi
gli investimenti nella
ricerca e nello sviluppo
d’avanguardia. A sua
volta, questo ci consente
di fornire prodotti efficaci
e servizi innovativi.
Cerchiamo quindi di
fornire ai nostri azionisti
informazioni tempestive,
oneste e accurate sulla
nostra performance, e di
divulgare chiaramente
i nostri risultati in tutti i
rapporti e comunicazioni
pubbliche.
Essere un buon cittadino
d’impresa significa
rispettare tutte le leggi,
norme e regolamenti
applicabili. Inoltre, ci
mettiamo al servizio
della società, dall’ambito
locale delle comunità
in cui operiamo fino
al livello nazionale
e internazionale,
sostenendo numerosi
programmi, tra cui quelli
che mirano a migliorare
la salute e a promuovere
la sostenibilità
ambientale. Tutte le
attività della Società
sono guidate dal nostro
principio di responsabilità
aziendale, “Aiutare il
mondo a stare bene”.
Crediamo nello
sviluppo di rapporti
reciprocamente
vantaggiosi con
i nostri fornitori.
Siamo consapevoli
dell’importante ruolo che
essi rivestono nel nostro
successo, e li trattiamo
in modo onesto,
corretto e rispettoso. Ci
aspettiamo anche che
essi conducano le attività
commerciali con la nostra
Società o per suo conto
in conformità a standard
e valori allineati ai nostri.
Cerchiamo di offrire un
ambiente lavorativo
che sappia attrarre le
persone ricche di talento
e aiutarle a esprimere
appieno il proprio
potenziale. Ciascuno di
noi ha la responsabilità
di creare un clima di
fiducia e rispetto e di
promuovere un ambiente
di lavoro produttivo.
Queste responsabilità
sono incarnate dai
nostri Comportamenti
di leadership. Si veda
pagina 40.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
5
RISORSE
Nessuna linea guida, per quanto particolareggiata, può
prevedere tutte le sfide che si possono presentare nel
corso della reale attività lavorativa. Per questo motivo
vi sono altre risorse cui è possibile fare riferimento in
caso di domande o dubbi relativi al comportamento da
osservare.
Lo scopo del presente opuscolo è offrire una guida sui
nostri standard, proponendo risposte alle domande
più frequenti, e non quello di fornire una descrizione
esaustiva delle politiche e degli standard aziendali. In
questo opuscolo troverete risposte a domande reali
poste dai dipendenti. Per ulteriori informazioni su
molteplici aspetti è possibile fare riferimento alle relative
politiche aziendali. È possibile consultare tali documenti
tramite la rete Intranet (http://policy.Merck.com).
Se tali risorse non offrono risposte soddisfacenti alle
vostre domande, potete rivolgervi al vostro manager.
Sono disponibili anche altre risorse, fra cui specialisti
degli uffici legale, finanziario, Risorse umane, Global
Compliance, Etica, l’Organismo di controllo aziendale
e l’AdviceLine. (Per maggiori informazioni su come
contattare e utilizzare queste risorse, consultare la
pagina Ulteriore assistenza). Potete utilizzare queste
risorse se vi occorrono chiarimenti sulle politiche o aiuto
nel gestire le “zone grigie”, oppure se temete possibili
violazioni dei nostri standard, di leggi o regolamenti.
CRITERI DECISIONALI
I criteri decisionali possono aiutarvi a prendere
decisioni nel modo corretto. È sufficiente chiedersi:
• Si tratta di un’azione legale?
• È conforme alla lettera degli standard e delle
politiche aziendali?
• È conforme allo spirito degli standard e delle
politiche aziendali?
• Che effetto farebbe se fosse riportata sui giornali?
Sembrerebbe un’azione non appropriata o
provocherebbe imbarazzo?
Se non siete certi di quale comportamento adottare,
rivolgetevi al vostro manager e alle risorse elencate
nella pagina Ulteriore assistenza.
Per rispondere ai vostri dubbi sulla condotta lavorativa, potete
approfittare delle risorse messe a disposizione dalla Società
elencate in questo opuscolo.
D
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D
R
D
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6
Molti degli argomenti trattati non hanno
attinenza con la mia realtà. Perché dovrei
interessarmi a questo opuscolo?
Poiché questo opuscolo è rivolto all’intera
Società, alcune sezioni e alcuni argomenti
possono interessare maggiormente alcuni
reparti o funzioni piuttosto che altri. Conoscere
il funzionamento di settori della Società in cui si
opera potrebbe comunque rivelarsi utile.
Perché esiste un solo opuscolo sugli standard?
Perché non abbiamo opuscoli regionali, che
rispondano a questioni più rilevanti per certe
sedi?
I nostri valori e i nostri standard sono universali.
Ci sforziamo di condurre le nostre attività
nel rispetto dei medesimi elevati standard
etici ovunque operiamo. Allo stesso tempo,
riconosciamo che l’applicazione effettiva di
questi standard, di leggi e regolamenti potrebbe
variare in base alla sede geografica. La Società
mette a disposizione varie risorse proprio per
affrontare nel modo migliore questioni a forte
caratterizzazione geografica. Accanto a risorse
globali come Global Compliance (GCO), l’ufficio
Etica e l’AdviceLine, potete anche rivolgervi al
vostro manager, al vostro responsabile delle
Risorse umane, all’Ufficio legale di divisione,
al vostro direttore finanziario regionale e di
divisione e ai responsabili per la conformità a
livello di area geografica e Paese.
Sono un manager; uno dei miei dipendenti ha
sottoposto alla mia attenzione una questione
etica. Non sono certo di come gestire la
situazione. Quale risorsa posso utilizzare?
Nella maggior parte dei casi, la soluzione
migliore è rivolgersi come prima cosa al
proprio manager. Inoltre, l’ufficio Etica è
a vostra disposizione per assistervi nella
gestione di questioni etiche, e potrà aiutarvi
a trovare la soluzione alla vostra situazione o
preoccupazione specifica.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
I NOSTRI CLIENTI
QUALITÀ DI PRODOTTI E SERVIZI
Ci impegniamo a soddisfare e superare le esigenze
dei pazienti e i requisiti normativi in merito a ricerca,
sviluppo, produzione, confezionamento, verifica,
distribuzione e commercializzazione dei nostri prodotti.
Per qualità si intende la capacità di soddisfare in modo
costante e tempestivo le richieste dei clienti, fornendo
loro prodotti e servizi di alta qualità secondo i tempi
previsti. I nostri clienti sono pazienti, consumatori,
professionisti che operano nel settore sanitario,
istituzioni sanitarie, enti governativi, grossisti e
distributori.
Il miglioramento della qualità in tutti i settori della nostra
attività, a partire dalla ricerca di nuovi farmaci nei nostri
laboratori fino all’uso da parte dei pazienti dei nostri
prodotti e servizi, è essenziale per offrire prodotti e
servizi innovativi in grado di migliorare la qualità di vita.
Il raggiungimento dei nostri scopi e obiettivi qualitativi
dipende dalla nostra abilità di comprendere e rispettare
le esigenze dei clienti nei diversi settori di attività.
D
R
Siamo in ritardo sul programma e decisamente
sotto pressione. Possiamo modificare qualche
fase di lavorazione per accelerare la produzione?
Probabilmente no. Sebbene cerchiamo di
ottimizzare i processi di fabbricazione per
renderli i più efficienti possibili, dobbiamo
sempre utilizzare i canali adeguati per
ottenere l’approvazione a modificare le
esistenti procedure di fabbricazione. Alcune
fasi potrebbero essere richieste dalle agenzie
regolatorie governative. Altre potrebbero
essere necessarie per soddisfare i nostri
standard di qualità. È possibile che alcune fasi,
all’apparenza superflue, rivestano un ruolo
critico per la qualità. Se avete ulteriori domande
o suggerimenti su come migliorare un processo,
rivolgetevi al vostro manager o al responsabile
delle Operazioni di qualità della vostra sede
prima di intraprendere alcuna azione.
Eventi avversi o reclami sulla qualità dei prodotti
Ciascuno di noi contribuisce all’impegno costante di
Merck/MSD nel promuovere la salute umana. Una delle
nostre principali responsabilità è quella di informare la
Società su eventuali eventi avversi (EA) o reclami sulla
qualità dei prodotti (RQP). Ciascuno di noi è tenuto a
segnalare eventuali EA o RQP associati all’utilizzo di
nostri prodotti, inclusi farmaci su prescrizione e da
banco e prodotti per la salute animale.
Ci impegniamo a fornire prodotti, servizi e informazioni di alta
qualità.
D
R
Durante una festa, uno degli invitati mi ha
segnalato un effetto collaterale di un nostro
farmaco. Sono tenuto a riferirlo alla Società?
Sì, dovete riferire immediatamente l’incidente.
Nell’interesse della sicurezza dei pazienti,
dobbiamo essere a conoscenza di tutte le
segnalazioni di eventi avversi. Rivolgetevi a
un rappresentante del team DPOC (Designated
Point of Contact, referente incaricato) al
massimo entro 24 ore da quando avete
ricevuto la segnalazione dell’evento avverso.
I rappresentanti del team DPOC sono riportati
all’indirizzo http://ghh.merck.com/gma/dpoc.
html. In alternativa, potete rivolgervi al vostro
manager o all’ufficio Etica, che vi indirizzeranno
alla risorsa appropriata.
CORRETTEZZA NELLA COMUNICAZIONE
La vita dei pazienti dipende non solo dalla qualità dei
nostri prodotti e servizi, ma anche dalla qualità delle
informazioni che forniamo alla comunità medica e al
pubblico. Le informazioni fornite ai clienti sui nostri
prodotti e servizi, tra cui disponibilità e consegna degli
stessi, devono essere utili, accurate, supportate da prove
scientifiche ove pertinente e presentate in modo onesto,
corretto e attraverso i canali appropriati. Di conseguenza,
le comunicazioni pubblicitarie riguardanti farmaci
su prescrizione, biofarmaci e vaccini che includono
indicazioni d’uso e raccomandazioni di dosaggio,
devono anche riportare (salvo diverse indicazioni di
leggi o regolamenti) una breve descrizione degli effetti
collaterali, di precauzioni, avvertenze e controindicazioni,
come pure dell’efficacia del prodotto per gli usi indicati
descritti.
Nelle nostre comunicazioni pubbliche non promuoviamo
un prodotto per un uso non ancora approvato dalle
Autorità competenti. Con ciò non si intende porre dei
limiti a un corretto e completo scambio di informazioni
scientifiche relativamente a un prodotto, né alla
comunicazione delle scoperte scientifiche ai mezzi di
comunicazione ordinari e specializzati.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
7
I NOSTRI CLIENTI
D
R
D
R
D
8
Sono un informatore scientifico per uno dei
nostri prodotti farmaceutici, e so che non
dovrei incoraggiare o promuovere l’impiego
del prodotto in maniera non conforme a quella
autorizzata ufficialmente. Se un medico mi pone
domande in merito, posso informarlo su studi
e su altri dottori che prescrivono il prodotto per
tale impiego?
In generale, i nostri informatori scientifici
non devono fornire direttamente ai medici
informazioni non conformi all’impiego del
prodotto autorizzato ufficialmente. Dovreste
informare il medico che Merck/MSD non
raccomanda l’uso del prodotto per fini diversi
da quelli autorizzati ufficialmente. Tuttavia,
se il medico desidera ulteriori informazioni
sull’argomento, potete segnalare la sua richiesta
al dipartimento dei Servizi medici. In determinate
e limitate circostanze, questo dipartimento
è autorizzato a comunicare tali informazioni
direttamente ai medici.
Come devo gestire le richieste di campioni
all’apparenza inadeguate, ad esempio la richiesta
di JANUVIA® da parte di un ortopedico?
Se avete motivo di credere che l’utilizzo dei
campioni da parte del medico non sia conforme
alle politiche della Società, vi invitiamo a
verificare con il medico il motivo della sua
richiesta. Se ritenete la richiesta inadeguata,
ad es. i campioni non saranno utilizzati dal
medico sui suoi pazienti per valutare il prodotto
nella pratica effettiva, potete rifiutare di fornire
i campioni. L’uso inappropriato di campioni
farmaceutici viola la politica aziendale e
potrebbe essere illegale. Dovreste comunicare
al medico la politica sui campioni della Società
e segnalare la richiesta del medico al vostro
manager, affinché approfondisca la questione.
Tra i nostri clienti, collaboro con
un’organizzazione che ha un proprio codice
etico. In alcuni casi, tale codice prevede che i
fornitori si conformino ai suoi standard. Quale
codice devo rispettare?
Merck/MSD tiene in grande considerazione la protezione della
salute e della sicurezza di coloro che partecipano agli studi clinici.
Queste due bambine rientravano negli studi per il SINGULAIR®, il
trattamento di Merck/MSD per l’asma nei pazienti dai 12 mesi d’età
e per le riniti allergiche stagionali nei pazienti dai 2 anni d’età.
R
In qualità di dipendenti Merck/MSD, dovete
applicare i nostri standard in tutte le situazioni
lavorative. Come Società farmaceutica, abbiamo
un codice molto dettagliato e standard elevati.
Potrebbero tuttavia presentarsi situazioni in cui
i requisiti dei clienti siano più rigorosi dei nostri,
come un totale divieto di offrire o accettare
regali o anche modeste forme di intrattenimento.
In questi casi, dovreste rispettare gli standard dei
clienti oltre a quelli della nostra Società.
STUDI CLINICI
Gli studi clinici hanno lo scopo di verificare la sicurezza
e l’efficacia dei nostri prodotti su persone che accettano
volontariamente di partecipare agli studi. È quindi
molto importante che tali studi vengano condotti con
la massima attenzione per la salute e la sicurezza dei
partecipanti, nell’interesse della scienza e della Società.
Sono disponibili direttive e standard particolareggiati
sugli studi clinici e sui prodotti relativi ai protocolli.
D
R
Lavoro nel dipartimento vendite e marketing; un
medico mi ha chiesto se può utilizzare i nostri
campioni per condurre un piccolo studio clinico
su un gruppo di pazienti. È consentito?
No: i campioni non possono essere utilizzati
per studi clinici. Sono disponibili direttive e
standard particolareggiati sugli studi clinici e
sui protocolli. Sebbene la Società solitamente
fornisca i prodotti alle sedi preposte in
conformità al protocollo sugli studi clinici
sponsorizzati dalla Società, tali prodotti sono
generalmente forniti attraverso il gruppo
aziendale che gestisce lo studio (ad es. MRL) e
non tramite il dipartimento vendite e marketing.
Potete rivolgervi al dipartimento medico o al
responsabile di conformità della vostra area
geografica o del vostro Paese per richiedere
ulteriori informazioni.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
Integrità accademica e scientifica
Comprendiamo e rispettiamo il ruolo della ricerca
indipendente scientifica e accademica, e il dibattito a
favore del progresso medico, scientifico e umano. Di
conseguenza, in tutti i tentativi di ricerca sponsorizzati
da Merck/MSD eviteremo di influenzare in modo
inadeguato i risultati e le conclusioni di tali ricerche. La
ricerca clinica dovrà essere condotta sotto la direzione di
personale medico e scientifico qualificato, nel rispetto di
standard elevati di etica medica e clinica.
La stretta collaborazione e interazione con la comunità
medica e scientifica è essenziale per la nostra missione:
migliorare la vita umana fornendo alla società medicinali
nuovi ed efficaci, tra cui vaccini. Tutte queste interazioni
devono ispirarsi al seguente principio:
Tutte le attività sponsorizzate o sostenute
da Merck/MSD o da Società affiliate che
coinvolgono la comunità medica e scientifica
dovrebbero essere coerenti con i codici di
settore, avere scopi commerciali ben articolati
ed essere implementate secondo gli standard
più elevati di etica e integrità, nel massimo
rispetto per la salute e la sicurezza del
paziente.
Studi clinici successivi alla commercializzazione
Gli studi clinici successivi alla commercializzazione ci
aiutano a conoscere meglio la sicurezza e l’efficacia dei
nostri prodotti. Offrono informazioni importanti ai medici
esercitanti, alle organizzazioni sanitarie e ad altre figure
decisionali per promuovere un uso appropriato dei
nostri prodotti.
D
R
Un medico mi ha informato che riceve da un
concorrente una somma per ogni prodotto
prescritto. Posso comportarmi anch’io così?
No, questa pratica non è accettabile. Tuttavia,
in realtà il medico potrebbe partecipare in
buona fede a uno studio clinico successivo alla
commercializzazione. In tal caso, potrebbe essere
adeguato ricompensare il medico per il carico di
lavoro aggiuntivo durante la partecipazione allo
studio, ma questa ricompensa è indipendente
dalle prescrizioni che egli effettua.
D
R
Credo che potrei essere in grado di convincere
un cliente importante, un medico, a prescrivere
un nostro prodotto anziché un prodotto
concorrente se lo incoraggiassi a condurre
uno “studio di osservazione” per acquisire
esperienza con il prodotto. È una pratica
accettabile?
No. I programmi di osservazione che
coinvolgono i nostri prodotti non possono
essere utilizzati allo scopo di indurre i medici
a far adottare o mantenere l’uso dei nostri
prodotti da parte dei pazienti. Analogamente, i
programmi di osservazione non possono essere
utilizzati qualora possano essere interpretati in
tal senso. I programmi di osservazione devono
essere utilizzati solo per ottenere dati che aiutino
Merck/MSD e i medici a migliorare la cura dei
pazienti attraverso l’osservazione diretta dell’uso
del prodotto in ambiente clinico. Per identificare
l’esigenza di raccolta dei dati e per spiegare nel
dettaglio come saranno utilizzati i risultati del
programma devono essere stipulati contratti e
protocolli scritti con il medico.
REGALI ED EVENTI SOCIALI
Offerta di regali
Crediamo fermamente nella competizione basata
sui meriti dei nostri prodotti e servizi, e desideriamo
evitare l’insorgere del pur minimo dubbio di condotta
inadeguata tra i nostri clienti. L’offerta di regali, in
denaro oppure no, inclusi servizi, ai clienti solleva
importanti interrogativi sul reale o potenziale conflitto
di interessi. Di conseguenza, l’offerta di regali è proibita
salvo qualora si conformi alle eccezioni specifiche
descritte di seguito. Sappiamo che, in certe culture e
in alcune circostanze, è abitudine offrire regali ed è
gradito riceverli. In tali circostanze la decisione deve
essere soppesata attentamente, ed è necessario ottenere
l’approvazione scritta dal proprio manager prima di
procedere.
Clienti medici:
Poiché desideriamo salvaguardare la fiducia della
gente nella libertà decisionale dei medici, che basano
le proprie decisioni esclusivamente sui vantaggi per la
salute del paziente, non offriamo regali o altri incentivi
ai nostri clienti medici. Come parte della formazione
sui nostri prodotti, potremmo offrire ai medici regali
occasionali di carattere informativo e pratico, a
condizione che non siano di valore e siano pertinenti
alla pratica medica, ad es. manuali medici e altri articoli
che rivestano un autentico valore informativo, e purché
siano ammessi dalle leggi locali. È inoltre possibile
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
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I NOSTRI CLIENTI
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Possiamo accettare pranzi, cene o modeste forme di
intrattenimento, se conformi ai criteri di Merck/MSD.
offrire regali occasionali di valore nominale (ad es.
penne, blocchi per appunti, calendari, ecc.), purché siano
correlati alla pratica medica. È bene ricordare che alcune
sedi prevedono politiche più restrittive in base alla
legislazione locale o agli standard di settore in merito
all’offerta di regali ai medici. Per maggiori informazioni,
rivolgetevi all’Ufficio legale della vostra sede o area
geografica.
Un mio cliente è anche un caro amico, e ci
scambiamo regolarmente regali di valore in
occasione delle festività. Posso continuare a
comportarmi in questo modo?
La Società non scoraggia i dipendenti
dall’avere rapporti di amicizia con i partner
commerciali, ma richiede discrezione e
giudizio in tali situazioni. In alcune situazioni,
il regalo può essere considerato appropriato
se “personale”, non a spese di Merck/MSD e
se non viene percepito come un conflitto di
interessi. È necessario chiarire la relazione con
il vostro manager. Il vostro manager valuterà
la situazione e deciderà come gestire qualsiasi
potenziale conflitto di interessi in modo coerente
con la relativa politica aziendale. Potrebbe
essere necessario assegnare il cliente a un altro
dipendente della Società.
Altri clienti:
Oltre ai rapporti con i medici, intratteniamo rapporti
anche con altri clienti importanti, tra cui grossisti,
distributori e rivenditori. Per quanto riguarda questi
clienti, gli unici regali consentiti sono oggetti di valore
nominale. L’offerta di regali a tali clienti deve rispettare
le leggi locali, le politiche della Società e gli standard
di settore applicabili. Per maggiori informazioni
e assistenza, rivolgetevi all’Ufficio legale e/o al
responsabile di conformità della vostra sede.
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Sono stato invitato al matrimonio di un cliente
importante. Nella mia cultura, in queste
occasioni è abitudine regalare denaro agli sposi.
Come mi devo comportare?
I regali, in denaro o altra forma, sono vietati.
Rivolgetevi al vostro manager se ritenete che
questa rappresenti un’eccezione alla politica
della Società.
Il primario di cardiologia di un ospedale
importante ha richiesto una donazione di
attrezzature per la nuova unità di cardiologia
dell’ospedale. Una donazione di questo tipo
rappresenterebbe una violazione dei nostri
standard aziendali?
La Società potrebbe ritenere appropriato
e desiderabile contribuire a migliorare la
qualità delle strutture sanitarie locali. Tuttavia,
dovete verificare che sia rispettato il processo
appropriato per la vostra area geografica.
Rivolgetevi al vostro responsabile di conformità
per richiedere assistenza.
Funzionari o dipendenti governativi: regali, inviti a
pranzi e cene, eventi sociali o altri benefici
Nella maggior parte dei Paesi è proibito offrire
denaro o un corrispettivo di valore per ottenere o
conservare gli affari. Ricordate che nella maggior
parte dei casi i clienti medici della Società sono
considerati funzionari governativi. Per questo
motivo, per offrire ai funzionari governativi regali,
inviti a pranzo o cena, eventi sociali, onorari per
la partecipazione ai congressi o simposi, o altri
benefici simili, occorre un’ulteriore valutazione
per assicurarsi che non venga fornito alcun
pagamento o beneficio inappropriato. Inoltre,
la Società desidera evitare comportamenti che
possano anche solo sembrare non corretti. La
legislazione relativa ai regali e agli eventi sociali
che possono essere considerati appropriati per le
categorie menzionate è complessa e può variare
non solo da Paese a Paese, ma anche all’interno di
uno stesso Paese (es. leggi locali in contrasto con
leggi nazionali). È quindi necessario consultare
il responsabile di conformità locale e nazionale
prima di offrire un regalo o un invito a eventi
sociali o di qualunque altro genere a funzionari
governativi.
Accettazione di regali
L’accettazione di regali è più comune quando si
tratta con i fornitori. Direttive particolareggiate
sull’accettazione dei regali sono pertanto riportate nella
sezione I NOSTRI FORNITORI, a pagina 25.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
Offerta di inviti a pranzi, cene o eventi sociali
È possibile offrire occasionalmente inviti a pranzo, a
cena o a eventi sociali, alle seguenti condizioni:
• l’invito è fatto nell’ambito di un rapporto lavorativo
corretto;
• l’invito è un corollario a un’attività o a una
discussione professionale o formativa;
• l’invito è consentito dalla legge;
• l’invito non è contrario alle prassi del settore;
• l’invito non è contrario alle politiche e alle procedure
della Società;
• l’invito non è percepito come un tentativo di
influenzare in modo non corretto le decisioni
aziendali; e
• se fosse reso pubblico, l’invito non sarebbe motivo
di imbarazzo per la Società.
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Nel mio paese portare un medico al ristorante
per discutere dei nostri prodotti è un
comportamento comune. È consentito dalle
politiche aziendali?
Il luogo migliore per discutere dei nostri
prodotti è lo studio del medico, l’ospedale o
altri ambienti clinici. In alcuni casi, potrebbe
essere appropriato discutere dei prodotti in
ambienti diversi. Se ritenete che tale discussione
sia giustificata, dovete prima ottenere
l’approvazione da parte del vostro manager,
che dovrebbe specificare le circostanze speciali
esistenti in modo tale da adottare le procedure di
controllo e supervisione adeguate.
INVITI A CONFERENZE O SIMPOSI
Le nostre attività prevedono l’organizzazione e la
partecipazione a programmi formativi che consentano lo
scambio di informazioni mediche e scientifiche. Siamo
consci dell’importanza di garantire che tali attività siano
svolte in modo corretto e professionale, allo scopo di
migliorare la qualità delle cure per i pazienti. Tuttavia,
i nostri standard non necessariamente tengono conto
di tutte le norme locali. Qualora queste fossero più
restrittive delle regole aziendali, occorre osservare la
legislazione locale.
Gli incontri scientifici e formativi da noi promossi sono
volti innanzitutto a migliorare la cura dei pazienti. Di
conseguenza, l’ordine del giorno deve essere adatto
ai partecipanti e agli obiettivi scientifici prefissi. La
sede dell’incontro deve essere scelta in base alla
facilità di essere raggiunta dai partecipanti, del costo
e dell’appropriatezza al tipo di incontro e di pubblico.
Le decisioni in merito alla sponsorizzazione devono
rispettare le leggi locali, le politiche e le direttive
della Società a livello locale o di area geografica;
dobbiamo inoltre tenere in considerazione l’eventuale
partecipazione di dipendenti o rappresentanti
governativi, che in generale richiede ulteriore assistenza
e attenzione.
Non offriamo la copertura delle spese di viaggio per gli
accompagnatori dei partecipanti.
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Paghiamo le spese di viaggio a un’importante
opinion leader che interverrà a una conferenza
sponsorizzata dalla Società. Questa persona
desidera essere accompagnata dal marito, a
proprie spese. È permesso?
Il coniuge o il compagno possono recarsi sul
luogo della conferenza, purché ciò non avvenga
a spese della Società. Tutte le spese relative
al viaggio, all’alloggio, ai pasti o a altri costi
associati alla presenza dell’accompagnatore non
devono essere a carico della Società. Inoltre,
l’accompagnatore non può partecipare a sessioni
o a incontri in cui vengono discusse questioni
ufficiali.
Possiamo accettare la richiesta di un medico di
fornirgli due biglietti in classe economica invece
di un biglietto di classe Business per recarsi a
una conferenza?
No, non è possibile. L’invito è rivolto al
medico e la Società si fa carico di coprire
esclusivamente le spese direttamente associate
alla partecipazione della persona invitata.
Possiamo farci carico delle spese di
partecipazione a una riunione di un medico che
prende parte al processo di approvazione di un
nuovo farmaco?
Le leggi e le normative che regolano attività di
questo tipo sono complesse e variano in base a
molti fattori, tra cui:
• Il medico è un dipendente pubblico?
• Il medico prende decisioni nel processo di
approvazione regolatore?
• Ci sono prodotti di Merck/MSD in attesa di
registrazione?
• Si ha la sensazione di un’influenza
inappropriata?
È necessario effettuare una valutazione del
coinvolgimento coerente con le procedure da noi
stabilite, per decidere se la Società debba pagare
le spese di viaggio. Per ulteriore assistenza,
rivolgetevi al vostro responsabile di conformità
locale o regionale.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
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I NOSTRI CLIENTI
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Talvolta, i medici che invitiamo ai simposi non
si presentano o non partecipano a tutti gli eventi
nei quali sono attesi. Come dovrei gestire queste
situazioni?
Al momento di invitare un medico a un
simposio, dovreste discutere delle nostre
aspettative in merito alla partecipazione a eventi
specifici. Se la presenza di un medico diventa
un problema, dovreste prima discutere con
il medico a proposito del valore dell’evento,
per assicurarvi che questi comprenda cosa si
sta perdendo non partecipando pienamente.
Ricordate, tuttavia, che non potete controllare
la partecipazione dei medici a tali eventi. Se
la presenza del medico continua a essere un
problema, dovreste discutere della questione
con il vostro manager per decidere se sia il caso
di invitare il medico a eventi futuri.
CONCORRENZA EQUA
Crediamo fermamente che i clienti e la società nel
suo complesso traggano beneficio dall’esistenza di
un mercato equo, aperto e libero. Lavoriamo quindi
in condizioni di concorrenza sulla base dei pregi dei
prodotti e dei servizi che offriamo, e non stringiamo
accordi con i concorrenti allo scopo di stabilire i prezzi
o di limitare la libertà di commercio in altro modo. I
principi di concorrenza equa da noi adottati richiedono
che:
• non condividiamo né scambiamo con i concorrenti
informazioni relative a prezzi o offerte. Tali informazioni
includono: direttive sui prezzi, sconti, promozioni,
royalty, garanzie, termini e condizioni di vendita. Se
un concorrente si offre volontariamente di comunicare
tali informazioni, indipendentemente dalla situazione
(durante una riunione dell’associazione di categoria
o nella sala d’aspetto di un medico), dobbiamo
immediatamente interrompere la conversazione e
informarne la direzione legale. Sebbene privo di
secondi fini, uno scambio di informazioni di questo
tipo potrebbe essere interpretato come un tentativo di
fissare i prezzi o di manipolare le offerte;
• portiamo avanti una sostenuta politica di concorrenza
in tutti i mercati e per tutti i clienti. Non stipuliamo
nessun accordo, né specifico né di massima, con i
concorrenti per quanto riguarda clienti, distributori o
zone di competenza;
• non forniamo informazioni errate o distorte sui prodotti
o servizi di un concorrente.
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Lavoriamo in modo onesto e corretto, confidando sui meriti dei
nostri prodotti e servizi.
I nostri standard di concorrenza equa corrispondono
spesso alla legislazione locale in quasi ogni Paese in
cui operiamo, e vi sono ulteriori requisiti legali che
dobbiamo rispettare. Ogni manager deve far sì che i
dipendenti che lavorano nei settori marketing, vendite
e acquisti siano a conoscenza dello spirito e della
lettera dei nostri standard e delle vigenti leggi sulla
concorrenza.
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Durante una riunione dell’associazione di
categoria, diversi partecipanti hanno iniziato
a discutere le strategie di determinazione dei
prezzi. Come mi devo comportare?
Quando tra concorrenti vengono discusse
questioni quali la strategia dei prezzi, è
possibile che si verifichi una determinazione
dei prezzi o una collusione, o che l’episodio
venga interpretato come tale. Per questo
motivo, molti Paesi proibiscono la discussione
dei prezzi tra concorrenti. Se vi trovate
in una situazione simile, dovete scusarvi
e lasciare immediatamente la riunione.
Informate tempestivamente la direzione legale
dell’accaduto.
Ottenere informazioni sulla concorrenza
Portiamo avanti una concorrenza corretta e onesta.
Non cerchiamo di ottenere informazioni di mercato
attraverso travisamento, furto, violazione della privacy o
coercizione.
In generale, è possibile ottenere informazioni sulla
concorrenza da fonti accettabili come clienti, consulenti e
anche gli stessi concorrenti, in circostanze adeguate. Ad
esempio, potete ottenere informazioni sulla concorrenza
(i) da fonti di informazione e altre fonti pubbliche, come
dichiarazioni finanziarie redatte dagli enti regolatori
preposti, (ii) esaminando i prodotti e i materiali
disponibili sul mercato dei nostri concorrenti, (iii) dai
clienti dei nostri concorrenti (salvo qualora non sia loro
consentito divulgare informazioni sulla concorrenza),
oppure (iv) dalle presentazioni dei concorrenti a
conferenze e fiere di settore.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
• Non dovreste incoraggiare i dipendenti Merck/MSD,
che hanno lavorato in precedenza per nostri clienti
o concorrenti, a violare un contratto o un obbligo di
riservatezza in merito a informazioni non pubbliche
del concorrente. Poiché è difficile sapere esattamente
quali obblighi di riservatezza siano stati concordati,
scoraggiamo fortemente la pratica di chiedere a
dipendenti Merck/MSD che in precedenza lavoravano
per un concorrente di fornire informazioni sul proprio
ex-datore di lavoro.
• Non dovreste consentire a dipendenti Merck/MSD,
come subordinati o consulenti di marketing, di fornire
una visione distorta di sé o del proprio lavoro per
ottenere informazioni sulla concorrenza. Il rapporto
con Merck/MSD dovrà essere reso pubblico se si
ritiene plausibile che la fonte non condividerebbe tali
informazioni, qualora fosse a conoscenza del rapporto
con Merck/MSD.
• Non dovete accettare informazioni sui prezzi o altre
informazioni sensibili direttamente da un concorrente.
Le leggi locali possono fornire definizioni differenti di ciò
che costituisce un’informazione pubblica e una riservata,
per cui assicuratevi che il vostro comportamento rispetti
anche i requisiti locali. Inoltre, le norme sull’acquisizione
di informazioni in relazione a aste governative sono
spesso più rigorose. Rivolgetevi al vostro manager o alla
direzione legale per maggiori informazioni.
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Abbiamo appena assunto una persona che
lavorava presso un concorrente. Che tipo di
informazioni può fornire sul suo precedente
datore di lavoro?
Non dobbiamo consentire che il nuovo
dipendente fornisca, o che gli venga
chiesto di fornire, alcun tipo di informazioni
confidenziali sul precedente datore di lavoro.
Se un ex-dipendente di Merck/MSD fornisse
tali informazioni a un concorrente, non ci
sentiremmo certo a nostro agio. Inoltre, vi
sono implicazioni legali relative alle rivelazioni
di informazioni confidenziali di altre aziende.
Per ulteriori informazioni, rivolgetevi al vostro
manager o alla direzione legale.
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Un cliente di vecchia data, che è anche un amico,
recentemente mi ha rivelato un’informazione
non ancora di dominio pubblico sulla data di
rilascio del nuovo farmaco di un concorrente.
Posso comunicare questa informazione ad altre
persone del mio dipartimento? Che cosa dovrei
fare se sapessi che il medico ha ottenuto questa
informazione durante una riunione di consulenti?
Se vi rendete conto, o appare chiaro dalle
circostanze, che l’informazione fornita dal cliente
gli era stata rivelata in maniera confidenziale,
ad esempio durante una riunione di consulenti,
dovreste cambiare argomento di conversazione.
Non potrete comunicare l’informazione ad altre
persone del vostro dipartimento, ma dovreste
portare la conversazione all’attenzione del vostro
manager, che ne discuterà con la direzione
legale, se necessario. Se l’informazione fosse di
pubblico dominio, non ci sarebbero problemi a
discuterne apertamente, nel rispetto di tutte le
politiche relative alle discussioni sui prodotti.
PROTEZIONE DEI DATI E PRIVACY DI PAZIENTI E
CONSUMATORI
Crediamo che sia importante rispettare la privacy di
tutti coloro con i quali operiamo. Questo è specialmente
vero per quanto riguarda clienti, pazienti e partecipanti a
studi clinici. Alcune volte, una legittima attività di ricerca
o commerciale potrebbe richiedere la consultazione
della cartella clinica di un paziente o la raccolta di dati
personali. Il nostro impegno verso la privacy è definito
da alcuni principi operativi, che includono, tra gli altri:
• Necessità – dobbiamo identificare lo scopo
commerciale per il quale utilizzare o raccogliere
informazioni personali, e, per quanto possibile,
utilizzare informazioni non identificabili;
• Informativa e Scelta – dobbiamo informare
adeguatamente i soggetti prima della raccolta di
informazioni personali su di loro. Inoltre, in generale
dobbiamo offrire agli individui il diritto di rifiutare o di
opporsi all’utilizzo delle proprie informazioni personali;
• Integrità dei dati – le informazioni personali devono
essere conservate in modo accurato, completo e
aggiornato, come indicato negli accordi e nelle
dichiarazioni;
• Sicurezza e Trasferimento – dobbiamo adottare
precauzioni ragionevoli per proteggere le informazioni
personali da perdita, uso improprio e accesso non
autorizzato, divulgazione, alterazione e distruzione.
Inoltre, il trasferimento di dati tra Paesi diversi richiede
ulteriori precauzioni e considerazioni.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
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I NOSTRI CLIENTI
La protezione della privacy delle informazioni personali
è anche materia di legge in quasi ogni Paese in cui
operiamo. Oltre agli standard previsti dalla nostra
Società, dobbiamo rispettare tutti i requisiti legali. Per
ulteriori informazioni, rivolgetevi all’Ufficio Privacy.
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Che cosa s’intende esattamente con la
definizione di “Informazioni personali”?
Nonostante la definizione esatta di Informazioni
personali sia variabile di Paese in Paese,
generalmente si riferisce a un’informazione
che identifica direttamente un individuo, o
che potrebbe essere usata a tale scopo. Tra gli
esempi citiamo nome e iniziali, data di nascita,
recapiti, immagini, informazioni biometriche,
sulle condizioni di salute, generiche o riguardanti
caratteristiche personali. Tuttavia, questo elenco
non è esaustivo: potete trovare informazioni
dettagliate nelle politiche aziendali.
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Sto pianificando un simposio e vorrei invitare
clienti provenienti da diversi Paesi. Ho bisogno
di accedere alle informazioni sui clienti di Paesi
esteri per poter spedire gli inviti. Devo prendere
delle precauzioni speciali per il trasferimento
delle informazioni fuori dai confini nazionali?
Molti Paesi hanno leggi sulla privacy e
la protezione dei dati che si applicano al
trasferimento o all’accesso alle informazioni
personali degli individui, a prescindere dal
fatto che siano clienti, consumatori, pazienti,
dipendenti o legati in altro modo a Merck/
MSD. In alcuni casi, anche per il trasferimento
dei nomi degli individui da un Paese all’altro
potrebbe essere necessaria un’autorizzazione o
un’attenzione speciale. Prima di agire, consultate
il rappresentante dell’Ufficio Privacy del Paese
dal quale desiderate trasferire le informazioni.
Devo dimostrare l’efficacia dei miei sforzi
di vendita per quanto riguarda il più grande
ospedale della regione. I medici interni
all’ospedale si sono offerti di condividere con
me le copie degli archivi delle prescrizioni
contenenti informazioni personali sui pazienti.
Posso accedere a questi archivi?
Le leggi che disciplinano la protezione delle
informazioni personali da parte dei farmacisti
variano da un Paese all’altro, tuttavia in alcuni
Paesi i farmacisti devono ricevere il consenso
esplicito dai pazienti per poterne divulgare le
informazioni personali. Nei Paesi in cui non
esiste questa legge, si applicano i principi di
Necessità, Informativa e Scelta sulla privacy.
Questi principi stabiliscono che possiamo
raccogliere o ricevere soltanto le informazioni
personali minime di cui abbiamo bisogno per
motivi legali, che la persona coinvolta deve
essere informata dal farmacista dell’intenzione
di divulgare tali informazioni, spiegandole
come intendiamo utilizzarle, e posto che la
suddetta persona non abbia niente da obiettare.
Rivolgetevi ai rappresentanti dell’Ufficio legale
o Privacy per assicurarvi che l’accesso ai dati
rispetti le leggi locali e le nostre politiche.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
I NOSTRI DIPENDENTI
IL NOSTRO AMBIENTE DI LAVORO
Cerchiamo di offrire un ambiente lavorativo che
sappia attrarre le persone ricche di talento e aiutarle a
esprimere appieno il proprio potenziale. Ciascuno di
noi ha la responsabilità di creare un clima di fiducia
e rispetto e di promuovere un ambiente di lavoro
produttivo. Queste responsabilità sono descritte nei
Comportamenti di leadership (si veda pagina 40) che
costituiscono la base delle politiche, delle pratiche e dei
processi relativi alle risorse umane. I Comportamenti di
leadership forniscono indicazioni sul comportamento
che ci si aspetta dai dipendenti.
Incoraggiamo una comunicazione aperta e siamo pronti
ad ascoltare le idee e i dubbi degli altri: offriamo e
accettiamo opinioni costruttive.
Privacy dei dipendenti
Rispettiamo la privacy e la dignità dei nostri colleghi
e garantiamo la riservatezza delle informazioni
sui dipendenti. La Società raccoglie e trattiene le
informazioni personali necessarie a sostenere la
fornitura di benefici, compensi o stipendi, nonché
per altri motivi, richiesti per legge e conformi alle
informative sulla privacy che forniamo ai dipendenti.
Proteggeremo le informazioni personali dei dipendenti
usandole solo per fini aziendali legittimi, in conformità
a tutte le leggi pertinenti. L’impegno per la protezione
della privacy dei dipendenti si estende oltre il periodo di
impiego e include le informazioni sugli ex-dipendenti.
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Mio fratello è un consulente finanziario e
vorrebbe offrire servizi finanziari ai dipendenti
della Società presso la sede in cui lavoro. Mi
ha chiesto di fornirgli i nomi e i recapiti dei
dipendenti della mia sede. Posso fornirgli queste
informazioni?
Le informazioni di contatto dei dipendenti sono
personali e protette dalle nostre politiche in tutte
le sedi in cui i dipendenti lavorano e secondo
le leggi di molti Paesi. Le nostre normative
sulla privacy dei dipendenti non consentono la
divulgazione delle informazioni a parenti o amici
per motivi personali o professionali. Qualsiasi
divulgazione delle informazioni personali del
dipendente deve avvenire in conformità alle
nostre politiche, alle nostre normative sulla
privacy dei dipendenti e alle leggi pertinenti.
Nell’ottemperare a questi obblighi seguiamo i
principi di Necessità sulla privacy.
Ci impegniamo a mantenere un ambiente di lavoro in cui non vi
siano molestie e in cui tutti i dipendenti vengano rispettati.
La privacy delle comunicazioni dei dipendenti, inclusi
l’utilizzo di e-mail e Internet/intranet è soggetto alle
necessità operative e commerciali della Società, nonché
alle leggi locali. Abbiamo la responsabilità di monitorare
le tecnologie di proprietà della Società utilizzate per la
posta elettronica, Internet e altre comunicazioni, e per
indagare sull’utilizzo non conforme alle leggi locali.
Nell’ottemperare a questi obblighi seguiamo i principi di
Necessità sulla privacy.
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La Società monitora attivamente l’accesso
a Internet o le nostre e-mail? Se sì, in quali
circostanze?
La Società accede ai suoi sistemi di
comunicazione per molteplici motivi aziendali.
Per esempio, il personale della Società addetto
alle attività e alla rete può accedere alle e-mail
nel corso della normale manutenzione del
sistema, dell’amministrazione della rete o della
risoluzione dei problemi. Inoltre, la direzione
può autorizzare il monitoraggio delle e-mail
per scoprire se vengono utilizzate in modo
inappropriato o in caso di furto della proprietà
intellettuale della Società o per altri motivi
aziendali, in conformità alle leggi locali. In base
alle circostanze, possono rendersi necessarie
la lettura o la divulgazione delle e-mail.
Analogamente, in quanto parte della normale
amministrazione del sistema informatico, ove
consentito dalla legge, la Società si occupa di
gestire i registri sull’attività di utilizzo di Internet,
che il personale autorizzato può usare per
indagare su problemi di prestazioni, incidenti
relativi alla sicurezza (es. intrusioni nel sistema/
nella rete, uso inappropriato o attacchi di virus) o
per altri scopi aziendali.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
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I NOSTRI DIPENDENTI
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Per consuetudine, pubblichiamo le date di
compleanno dei dipendenti sulla bacheca
dell’ufficio. È accettabile?
Pubblicando le date di compleanno, state
divulgando informazioni personali che alcuni
dipendenti potrebbero non voler rendere note.
Prima di aggiungere all’elenco le informazioni
private di un dipendente, dovreste avere il suo
permesso.
PARI OPPORTUNITÀ
Per raggiungere i nostri obiettivi di crescita e
di efficienza a lungo termine, dobbiamo creare
un’organizzazione in grado di rispondere rapidamente
al cambiamento e in cui tutti i dipendenti possano
sviluppare appieno il proprio potenziale. Le diversità
di background, esperienze, prospettive e talenti sono
un elemento di forza essenziale per la nostra Società
internazionale. Tutte le persone sono trattate in modo
equo e i dipendenti sono reclutati, selezionati, addestrati
e remunerati in base al merito, all’esperienza e ad altri
criteri professionali. Per ulteriori informazioni, potete
rivolgervi al vostro rappresentante delle Risorse umane
o al dipartimento aziendale per le pari opportunità.
Adottare un trattamento equo significa anche rispettare
il diritto di tutti i colleghi a dissentire o esprimere
costruttivamente un parere contrario. Ciò significa
che a volte dobbiamo essere disposti ad accettare
le situazioni, anche quando le figure decisionali non
adottano le nostre stesse posizioni. Dobbiamo ricordare
che le comunicazioni aperte, inclusa la disponibilità a
esprimere un disaccordo, sono di vitale importanza per
garantire un ambiente di lavoro positivo quanto per
raggiungere il successo a livello aziendale.
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SALUTE E SICUREZZA
Portiamo avanti le nostre attività con il massimo
riguardo per la sicurezza e la salute dei dipendenti
e per la protezione del pubblico in generale.
Ognuno di noi è responsabile del rispetto di norme
e regolamenti in materia di sicurezza, e di adottare
le precauzioni necessarie per tutelare la sicurezza
propria e dei colleghi. È necessario informare le
persone preposte di qualsiasi incidente o infortunio
sul lavoro, prendendo provvedimenti per correggere
le procedure o le condizioni non sicure, allo scopo di
migliorare costantemente la performance della Società.
Per domande specifiche sugli standard di sicurezza
è possibile contattare l’ufficio Sicurezza globale e
ambiente; è inoltre possibile consultare il sito web
all’indirizzo http://org.Merck.com/MRK/gse/abogse/
Pages/default.aspx.
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Posso specificare sesso ed età in base a cui
assegnare una posizione aperta?
Non esistono giustificazioni commerciali per
l’inserzione di posizioni in base al sesso o all’età.
Trattare le persone in modo equo, assumendole
esclusivamente in base a criteri lavorativi, è non
solo corretto, ma anche lungimirante.
L’ufficio Etica può dispensare consigli per gestire
le situazioni difficili tra colleghi?
L’ufficio Etica può dispensare consigli in modo
confidenziale e può suggerire il comportamento
da osservare per gestire situazioni difficili con i
colleghi. Se vi sentite a vostro agio, potete anche
discutere della situazione con il vostro manager
o con il dipartimento Risorse umane.
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È davvero necessario riferire anche incidenti
di lieve entità? Non vorrei compromettere le
statistiche di sicurezza del nostro impianto.
Sì. Per mantenere ottime condizioni di
sicurezza e per cercare di creare un ambiente
totalmente sicuro, eliminando le procedure e le
condizioni non sicure, è necessario informare
le persone preposte di tutti gli incidenti, per
quanto lievi, e degli infortuni sul lavoro. È
importante riferire anche di incidenti lievi o
rischiati, poiché consente di identificare i rischi
esistenti e di mettere in atto le necessarie
misure correttive prima che si verifichino
episodi di grave entità.
Il nostro impianto è dotato di direttive sulla
sicurezza secondo le quali è necessario
togliersi tutti i gioielli. Come risponderà la
Società se un dipendente rifiuta di togliere un
gioiello per motivi religiosi?
La Società desidera trovare una soluzione
ragionevole in merito al credo religioso
dei dipendenti. È possibile individuare
un’alternativa (ad es. se l’oggetto fosse
custodito al sicuro, il dipendente potrebbe
accettare). Tuttavia, qualora non si trovino
alternative soddisfacenti, le preoccupazioni
per la sicurezza devono avere la precedenza.
Se avete altre domande su cosa è accettabile,
consultate il vostro manager o le risorse
aggiuntive segnalate in questo opuscolo.
Abuso di alcol e sostanze stupefacenti
L’uso di sostanze illegali e l’abuso di bevande alcoliche
creano gravi rischi per la salute e per la sicurezza
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
sul luogo di lavoro. Il possesso, la vendita o l’uso di
sostanze illegali durante l’orario di lavoro, all’interno
delle proprietà della Società o durante eventi
sponsorizzati dalla Società, è proibito. È inoltre vietato
l’uso di bevande alcoliche durante l’attività lavorativa o
nel corso di eventi sponsorizzati dalla Società.
È importante che i dirigenti della Società vengano
tempestivamente informati sui casi di uso di droghe e
di abuso di alcol. Per informazioni sulle risorse locali
cui fare riferimento per problemi relativi all’abuso di
sostanze, consultare la pagina Ulteriore assistenza.
MOLESTIE SUL POSTO DI LAVORO
Ci impegniamo a mantenere un ambiente di lavoro in
cui non si verifichino molestie e in cui tutti i dipendenti
vengano rispettati. In molti casi, le molestie sul lavoro
sono una forma di discriminazione generalmente rivolta
a colpire in modo fisico o verbale alcune caratteristiche
dell’individuo: razza, genere, età o credo religioso.
Solitamente, le molestie sul lavoro sono azioni
inappropriate o eccessive che creano un ambiente di
lavoro intimidatorio, ostile o offensivo.
D
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È possibile mostrare manifesti politici nella
propria area personale di lavoro? E i simboli e le
immagini religiose?
I dipendenti non possono usare il posto di lavoro
per dimostrare il loro sostegno a una particolare
causa politica, a un partito o a un candidato.
Altri dipendenti potrebbero considerare
inappropriato questo comportamento, poiché
le questioni politiche sono spesso controverse
e possono essere percepite come offensive o
intimidatorie dagli altri dipendenti. Riguardo
alla volontà di mostrare simboli e immagini
religiose, rispettiamo il desiderio dei dipendenti
di esprimere il proprio credo religioso. Tuttavia,
dovremmo tenere a mente che l’eccessiva
ostentazione di preferenze personali o di simboli
religiosi, durante le cerimonie aziendali o negli
edifici della Società, potrebbe essere considerata
intimidatoria o ostile nei confronti di colleghi che
hanno un credo differente.
Violenza sul posto di lavoro
Cerchiamo di mantenere un ambiente di lavoro che
rispetti la dignità e la sicurezza di tutti i dipendenti,
che favorisca buone prestazioni lavorative e che sia
privo di qualunque tipo di violenza sul posto di lavoro.
Non tollereremo violenze, minacce, comportamenti
minacciosi e calunniosi, intimidazioni o qualsiasi altra
forma di violenza sul posto di lavoro proveniente da
qualunque soggetto. Generalmente, tra le violenze sul
posto di lavoro includiamo la condotta intimidatoria o le
molestie che inducono timori nel destinatario e creano
un ambiente di lavoro ostile o intimidatorio.
Molestie sessuali
Le molestie sessuali sono una forma di molestia
sul lavoro che lede la dignità di uomini e donne. Le
molestie sessuali includono, ma non sono limitate a,
richieste di favori sessuali in cambio di vantaggi di tipo
professionale, minacce o comportamenti ostili in caso
di rifiuto da parte della vittima, oppure contatti fisici
sgraditi.
Se pensate di essere oggetto di molestie, è necessario
informare l’offensore che le sue azioni non sono gradite.
Se non desiderate procedere in modo diretto o se non
riuscite in questo modo a risolvere il problema, potete
contattare il vostro superiore o la direzione Risorse
umane, oppure fare riferimento alle risorse elencate
nella pagina Ulteriore assistenza.
D
R
È consentito frequentare un proprio dipendente
nel caso di una relazione consensuale?
Si crea un conflitto d’interessi nell’avere
una relazione con una persona con cui
vi è un rapporto gerarchico. Anche se
pensate di mantenere un atteggiamento
imparziale, la vostra obiettività potrebbe
essere involontariamente compromessa.
Indipendentemente dalle vostre azioni reali, la
relazione probabilmente sarà percepita come
un elemento che può influenzare in modo
inappropriato la vostra capacità di giudizio.
Tali relazioni potrebbero avere conseguenze
negative sull’atmosfera del posto di lavoro e
sulla produttività. È quindi inaccettabile iniziare
o proseguire una relazione con una persona
con cui vi è un rapporto gerarchico diretto o
indiretto e della quale potreste influenzare
le valutazioni sulle performance, la politica
retributiva e le promozioni. Dovete informare
immediatamente la direzione Risorse umane.
È possibile frequentare un collega con cui
non vi sia un rapporto gerarchico diretto né
indiretto. Se scoprite di trovarvi in una situazione
sconveniente dopo che la relazione è iniziata o è
terminata, dovreste avvertire le Risorse umane.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
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I NOSTRI DIPENDENTI
D
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Talvolta, alcuni clienti medici hanno
comportamenti sessualmente provocanti nei
miei confronti durante le visite di vendita;
ritengo che tale comportamento rasenti la
molestia sessuale. Il mio lavoro dipende dalle
buone relazioni che riesco a mantenere con
questi medici, ma il loro comportamento mi fa
sentire a disagio. Come mi devo comportare?
Nessun dipendente dovrebbe tollerare le
molestie sessuali o qualsiasi altra forma di
molestia sul lavoro. Se riuscite, provate a parlare
al cliente del suo comportamento, spiegandogli
con calma che non è gradito. Qualora tale
comportamento persista, o se non volete
affrontare direttamente il medico, dovreste
parlarne con il vostro manager, le Risorse umane
o qualsiasi altra risorsa elencata nella pagina
Ulteriore assistenza.
ASSUNZIONE DI AMICI E PARENTI
Cerchiamo di assumere dipendenti che possono
contribuire al successo della nostra Società. Siamo
disposti ad assumere amici e parenti dei dipendenti
attuali e incoraggiamo la loro raccomandazione. Tuttavia,
non favoriremo i candidati che hanno amici e parenti
tra i nostri dipendenti. Assumeremo ogni candidato
in base alle sue qualifiche per la posizione aperta. La
direzione deve essere consapevole del fatto che la
raccomandazione di amici o parenti può essere percepita
come un condizionamento illegittimo del processo di
assunzione; pertanto dovrebbe mettere in atto strategie
atte a evitare l’apparente “sponsorizzazione” di un amico
o parente come candidato e le interferenze nel processo
di assunzione.
Abbiamo la responsabilità di prendere decisioni esclusivamente
in base agli interessi di Merck/MSD, senza implicazioni di carattere
personale.
D
R
Può capitare che la Società scelga un candidato
meno attraente perché parte di un “pacchetto”
che comprende anche un candidato molto
attraente?
La politica della Società mira ad assumere i
candidati che sono qualificati per il lavoro in
questione. In rari casi, ad esempio quando
due coniugi si candidano a posizioni aperte
all’interno della Società, prendiamo in
considerazione candidature in concerto. Lo
facciamo perché comprendiamo che assumere
un coniuge senza l’altro sarebbe particolarmente
problematico qualora, per esempio, fosse
necessario un trasferimento. Tuttavia, se uno dei
coniugi non possiede i requisiti necessari per la
posizione, non gli assegneremo il lavoro.
Per assicurare l’obiettività ed evitare un conflitto di
interessi, i membri di una famiglia non dovrebbero
avere relazioni dirette o indirette con altri membri
della stessa famiglia all’interno della Società. In rare
occasioni, quando si verificano circostanze particolari
che costituiscono un’eccezione a questa politica,
occorre ottenere prima l’approvazione da parte del
vicepresidente della propria divisione.
18
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
I NOSTRI AZIONISTI
CONFLITTI DI INTERESSE
Abbiamo la responsabilità nei confronti degli azionisti di
prendere decisioni esclusivamente in base agli interessi
della Società, senza implicazioni di carattere personale.
Quando siamo coinvolti, direttamente o indirettamente,
in attività esterne che potrebbero mettere a repentaglio
il nostro giudizio professionale o che potrebbero essere
interpretate in tal senso, insorge un potenziale conflitto
di interessi. Dobbiamo evitare le situazioni in cui possa
presentarsi un conflitto d’interessi, reale o presunto.
Di seguito sono menzionati alcuni esempi di conflitti di
interesse effettivi o potenziali:
• avere un interesse finanziario personale nell’attività
di un fornitore, cliente, concorrente o distributore;
• avere un parente stretto (ad es. coniuge, convivente,
parente, parente acquisito, fratello, cognato, fratello
o figlio adottivo, oppure genitore, fratello o figlio
del convivente), o qualcuno considerato alla stregua
di un familiare (es. un fidanzato), che lavora per un
fornitore, cliente, concorrente o distributore;
• ricevere un compenso, sotto qualsiasi forma, da un
fornitore, cliente, concorrente o distributore;
• avere un interesse personale o potenziale nel
guadagno in ogni transazione della Società;
• far parte di un Comitato consultivo e/o il Consiglio
di amministrazione di un’associazione o Società che
opera sul mercato/nell’industria analogamente a
Merck/MSD;
• avere un parente stretto che lavora in un’agenzia che
approva i nostri farmaci;
• assumere un dipendente/consulente a causa della
sua parentela con figure decisionali governative;
• avere un impiego esterno (retribuito o non
retribuito) presso un’organizzazione concorrente.
Qualora vi sia un conflitto di interessi, è necessario
discuterne con le persone preposte. Spesso, la semplice
divulgazione del potenziale conflitto d’interessi alla
Società è la sola azione necessaria. Se pensate che vi sia
un potenziale conflitto di interessi, dovete informarne
il vostro manager. Alcuni dipendenti, fra cui direttori,
funzionari, dirigenti e alcuni altri dipendenti, devono
redigere ogni anno un documento relativo ai conflitti
di interesse in cui descrivono tutti i conflitti che li
riguardano, effettivi o potenziali. I prestiti della Società
ai dipendenti sono questioni particolarmente delicate,
soggette a esami specifici. I prestiti della Società ai
dirigenti o ai membri del Consiglio di amministrazione
sono proibiti, salvo che non fossero già esistenti in data
30 luglio 2002.
D
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D
R
Possiedo alcune azioni di British Telecom. Poiché
BT è uno dei gestori dei servizi telefonici di cui fa
uso la Società, devo informare i miei superiori di
questo conflitto di interessi?
Se un investimento è inferiore all’1% delle
azioni in circolazione di una Società di proprietà
pubblica, quale British Telecom, secondo le
norme aziendali non vi è conflitto di interessi.
Ci sono direttive che possono aiutare a evitare
potenziali conflitti di interessi con i clienti medici
che sono anche amici intimi?
Nel momento in cui si riscontra un potenziale
conflitto di interessi, reale o presunto, avendo
un’amicizia personale con un cliente con il quale
si fanno affari, è necessario riferire al proprio
manager di queste relazioni personali. Il vostro
manager controllerà la situazione e deciderà, se
necessario, quali provvedimenti debbano essere
presi per gestire il potenziale conflitto. Sarebbe
anche opportuno rispondere alle seguenti
domande per stabilire se la vostra relazione
con un cliente possa presentare un conflitto di
interessi:
• Si tratta di un’amicizia privata o di
un’amichevole relazione professionale?
• Frequentate il cliente medico? Durante i fine
settimana? In vacanza?
• Pensate che la vostra fedeltà ai legami
personali possa annullare o apparentemente
compromettere la vostra capacità di
prendere decisioni negli interessi della
Società?
• Discutete di lavoro in ambienti non
lavorativi?
• State riferendo al cliente informazioni che
potrebbero essere considerate confidenziali
o di proprietà della Società?
• La vostra relazione compromette, o sembra
compromettere, l’obiettività del cliente nel
prendere decisioni (in caso sia un medico, le
abitudini di prescrizione dei farmaci)?
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
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I NOSTRI AZIONISTI
È importante gestire le relazioni personali con i clienti
all’insegna del buon senso. Se non siete sicuri di come
procedere, è sempre prudente discutere della situazione
con il vostro manager.
USO DEI BENI AZIENDALI
I nostri azionisti hanno il diritto di essere sicuri che i beni
della Società siano gestiti adeguatamente e utilizzati
in modo finanziariamente corretto ed efficace. In linea
generale, non è consentito utilizzare per scopi personali
le apparecchiature e le risorse tecniche della Società
(esclusi gli strumenti di comunicazione, come specificato
più avanti). Tuttavia, in alcuni casi è consentito l’utilizzo
di risorse aziendali per scopi personali. Se avete
domande in merito a tali situazioni, parlatene con il
vostro manager.
D
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Con il sostegno della Società, sto frequentando
un corso di laurea in chimica avanzata. Posso
usare le attrezzature dei laboratori aziendali per
proseguire i miei studi nel fine settimana?
No: per motivi di salute, sicurezza e altri rischi,
non è consentito utilizzare le attrezzature dei
laboratori della Società per uso personale.
Per ulteriore assistenza, rivolgetevi al vostro
responsabile di conformità locale.
USO PERSONALE DEGLI STRUMENTI DI
COMUNICAZIONE
Per raggiungere gli obiettivi aziendali, la Società ci
incoraggia a un uso efficace ed efficiente degli strumenti
di comunicazione, tra i quali e-mail, intranet e Internet,
casella vocale, telefoni, fotocopiatrici e fax. Questi
strumenti ci consentono anche di condurre attività
personali in modo efficiente; generalmente, questo è
consentito se non implica costi per la Società o se non
ha un effetto negativo sulla produttività o sull’ambiente
di lavoro. L’utilizzo deve anche essere conforme a tutti gli
altri standard e politiche esistenti in materia di strumenti
di comunicazione. Le direttive generali per i diversi
strumenti di comunicazione includono:
Telefoni: usate buon senso e giudizio quando utilizzate
i telefoni aziendali per scopi personali. Una breve
chiamata a casa è accettabile; le lunghe telefonate
all’estero non lo sono.
I nostri rapporti con i fornitori e gli appaltatori si basano su principi
di equità e correttezza.
Internet ed e-mail: il nostro utilizzo personale non
dovrebbe interferire con la produttività sul lavoro e non
dovrebbe superare un costo nominale per la Società.
Anche in questo caso, usate giudizio e buon senso.
Fare acquisti su Internet durante la pausa pranzo è
accettabile, ma non lo è trascorrere il pomeriggio a
navigare sul web.
Seguono alcuni esempi di uso inappropriato di Internet e
dei sistemi e-mail, vietati in ogni caso:
• divulgazione di informazioni riservate o proprietarie;
• scaricare o trasmettere materiale pornografico,
sessista o offensivo dal punto di vista razziale o
etnico;
• pubblicare le vostre opinioni o punti di vista
sulla Società o sui suoi affari tramite Internet a
newsgroup, chat room, blog e così via, a meno
che non possediate l’autorizzazione specifica della
Società;
• condurre attività commerciali private su Internet o
tramite i sistemi di posta elettronica.
La vostra divisione o sede specifica potrebbe prevedere
direttive più restrittive riguardo all’uso personale
degli strumenti di comunicazione. In tali casi, si
applicano gli standard più restrittivi. In tutti i casi, l’uso
personale degli strumenti di comunicazione è soggetto
alla discrezione del vostro manager. Per ulteriori
informazioni, contattate il vostro professionista locale
esperto di sistemi informatici, l’help desk dei servizi
informatici o il vostro rappresentante delle Risorse
umane.
Fax e fotocopiatrici: l’uso personale è accettabile se poco
frequente e di modesta entità. Per esempio, è possibile
fotocopiare la vostra dichiarazione dei redditi, ma fare
200 copie dei volantini per il vostro club sportivo non è
accettabile.
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Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
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Posso caricare un mio software personale sul
mio computer o smartphone aziendale?
Generalmente, questa pratica non è accettabile.
Per ridurre la probabilità di introdurre codici
che potrebbero distruggere i dati, sui computer
aziendali si possono utilizzare solo i software
forniti dalla Società. Per eventuali eccezioni è
richiesta l’approvazione preventiva da parte del
vostro manager e dell’ufficio IT; tuttavia, l’ufficio
IT non potrà offrire assistenza per i software
personali.
Occasionalmente, alcuni colleghi usano le chat
room su Internet durante l’orario di lavoro. È
consentito?
Usare le chat room su Internet con i computer
aziendali è inappropriato, a meno che non
abbiate ricevuto un’autorizzazione specifica. Se
desiderate chattare su Internet, utilizzate il vostro
computer personale in orario non lavorativo.
Posso accedere ai servizi di Internet banking da
un computer aziendale?
Sì. I dipendenti possono utilizzare Internet per
motivi personali appropriati dopo o durante
l’orario di lavoro se l’attività è poco frequente
e di lieve entità e se non interferisce con le
prestazioni lavorative. Tuttavia, se questa attività
richiede l’installazione di software aggiuntivi sul
vostro computer, dovrete avere l’approvazione
del vostro manager e dell’ufficio informatico
prima di procedere.
Se la Società ha approvato e/o pagato un
programma di studi online per un dipendente,
quali direttive si applicano al suo utilizzo di
Internet?
La Società riconosce che in certe circostanze può
essere appropriata e garantita una maggiore
libertà di utilizzo di Internet. Discutete la vostra
situazione specifica con il manager.
UTILIZZO DEI SOCIAL MEDIA
L’importanza dei social media nella conduzione degli
affari sta crescendo in modo significativo, per questo
desideriamo massimizzare le opportunità rappresentate
da questa nuova forma di comunicazione, minimizzando
i rischi e gli ostacoli. I social media includono blog,
social network (es. Twitter, Facebook, LinkedIn), wiki e
YouTube, solo per citarne alcuni.
Pur rispettando il diritto dei nostri dipendenti a
intraprendere attività personali online, siete comunque
responsabili per qualsiasi danno causato dalle vostre
attività online, durante o fuori dall’orario di lavoro, alla
Società o alla sua reputazione. Utilizzate buon senso e
discrezione per prevedere le possibili conseguenze, e
tenete conto di quanto segue:
• Pazienti, clienti, consumatori, concorrenti e
dipendenti possono avere accesso a quelli che
considerate post “personali”. Inoltre, i lettori
potrebbero essere a conoscenza del fatto che
lavorate per Merck/MSD, anche se non menzionate
direttamente la Società. Per questo motivo, usate
cautela e buon senso, anche quando discutete
di questioni aziendali pensando di agire su “basi
personali”. Ricordate anche che sarebbe opportuno
non discutere mai questioni riguardanti informazioni
riservate della Società.
• Siate aperti e onesti sul vostro rapporto con Merck/
MSD ove ciò si rivelasse rilevante per la questione.
Divulgate la vostra posizione lavorativa all’interno di
Merck/MSD e chiarite specificamente che le vostre
idee o opinioni sulla questione sono personali e non
rappresentano la posizione di Merck/MSD.
• Ricordate che i nostri valori e i nostri standard
si applicano alle attività online, incluse le nostre
responsabilità, tra cui: proteggere le informazioni
confidenziali e di proprietà della Società; rispettare
la privacy di dipendenti, pazienti e partner
commerciali; promuovere un ambiente di lavoro
positivo e aperto; evitare qualunque tipo di molestia.
Ad alcuni di noi viene chiesto in misura sempre
maggiore di prendere parte ad attività online per
conto di Merck/MSD. In tali casi, rispettate le seguenti
indicazioni:
• assicuratevi di avere l’approvazione esplicita
della direzione per prendere parte ad attività sui
social media per conto della Società. Seguite tutti
i processi di approvazione prescritti per il rilascio
delle informazioni;
• siate onesti e trasparenti su voi stessi, sul vostro
ruolo e sulle vostre responsabilità all’interno della
Società;
• rispettate tutte le procedure e politiche della Società
e le normative locali.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
21
I NOSTRI AZIONISTI
Infine, tutti noi abbiamo l’opportunità di collaborare
alla tutela della Società quando utilizziamo i social
media. Se trovate commenti (positivi o negativi) su
Merck/MSD o sui nostri prodotti che potrebbero essere
importanti, rivolgetevi a un rappresentante del team
DPOC (Designated Point of Contact, referente incaricato)
al massimo entro 24 ore da quando siete venuti a
conoscenza della questione. Ciò è importante soprattutto
nel caso di eventi avversi. Ogni segnalazione credibile
di effetti collaterali dovrebbe essere riferita all’ufficio
Sicurezza globale, affinché questo possa esaminarla
e adottare le misure necessarie. Fate riferimento
all’indirizzo http://ghh.merck.com/gma/dpoc.html per
trovare i vostri rappresentanti del team DPOC.
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Un candidato del nostro dipartimento sta per
sostenere un colloquio per una posizione aperta.
Non sono coinvolto nel processo decisionale, ma
poiché la persona in questione lavorerà a stretto
contatto con me ho condotto delle ricerche
online per conoscerla meglio. Ho scoperto
che sembra far parte di uno strano gruppo
religioso. Normalmente non ho problemi contro
le religioni diverse dalla mia, ma questo gruppo
sembra avere dei principi piuttosto strani. Dovrei
informarne il mio manager o le Risorse umane?
Alcuni fattori non rientrano nei criteri per i
quali viene selezionato il personale: tra questi
c’è anche la religione. Per prendere la loro
decisione, il manager addetto alle assunzioni
e le Risorse umane non possono tenere in
considerazione di questi fattori, quindi non c’è
bisogno di riferire ciò che avete scoperto sul
candidato. Rivolgete piuttosto l’attenzione alle
esperienze significative dell’individuo, cercando
di conservare una mentalità aperta rispetto alle
sue prestazioni, qualora venisse assunta. In
seguito potreste essere coinvolto nelle decisioni
riguardanti il candidato, quindi non dovete farvi
influenzare nel giudizio dal fatto che la persona
faccia parte di un gruppo religioso.
Utilizzando il computer di casa ho scoperto
un blog in cui vengono rivelate informazioni
riservate su Merck/MSD. Come mi devo
comportare?
La divulgazione di informazioni riservate
sulla Società è severamente proibita, poiché
nuoce gravemente al tentativo della Società
di raggiungere i propri obiettivi. Discutetene
con il vostro manager. Potete anche rivolgervi
all’AdviceLine o all’ufficio Etica, informandoli di
quanto avete scoperto.
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Gestisco un blog personale in cui parlo di
molti argomenti, e occasionalmente pubblico
commenti relativi al settore sanitario del mio
Paese. Tuttavia, queste opinioni sono personali e
non collegate con il mio lavoro per la Società. In
quale caso dovrei indicare che lavoro con Merck/
MSD?
Ponetevi queste domande: se non rivelate
il vostro coinvolgimento e il lettore del blog
dovesse successivamente scoprire la posizione
che ricoprite all’interno della Società, potrebbe
pensare che il vostro commento iniziale fosse
di parte? Oppure potrebbe credere che volevate
nascondere il vostro coinvolgimento? In tali
situazioni, dovreste prendere in considerazione
di modificare il post o rivelare il vostro
coinvolgimento. Se non siete sicuri su come
procedere, siate prudenti e svelate la vostra
posizione.
PROTEZIONE DELLE INFORMAZIONI AZIENDALI
Le informazioni sono importanti beni aziendali e come
tali devono essere protette. La perdita di informazioni
riservate può avere gravi conseguenze sulla nostra
situazione di concorrenzialità. Sono ad esempio riservate
le informazioni relative a prezzi, composizioni, risultati
delle ricerche, metodi produttivi, dati finanziari, piani e
strategie di vendita e di marketing e così via.
Nessuna informazione riservata relativa alla Società
deve essere resa pubblica senza un motivo valido e
in assenza di autorizzazione della direzione aziendale.
Ognuno di noi è responsabile della riservatezza delle
informazioni relative alla Società.
Di seguito sono riportate le direttive generali da
osservare per garantire la protezione delle informazioni
riservate relative alla Società:
• non discutere di attività aziendali riservate in
pubblico;
• utilizzare una password di protezione per i file
elettronici (e non condividerla con altri dipendenti);
• conservare le informazioni riservate in archivi e
armadi dotati di serratura;
• garantire la sicurezza delle informazioni riservate
memorizzate nei computer portatili quando si
viaggia;
• prestare attenzione durante l’uso del vivavoce e del
telefono cellulare;
• in generale, se avete dubbi sulla riservatezza
delle informazioni, trattatele come se fossero
confidenziali.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
Anche dopo l’interruzione del rapporto professionale con
la Società siamo obbligati a mantenere il riserbo sulle
informazioni aziendali e a restituire tutti i documenti e le
pratiche (incluse le informazioni memorizzate in formato
elettronico).
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Durante un viaggio in aereo ho sentito alcuni
impiegati di Merck/MSD discutere di affari
relativi alla Società. Sarei dovuto intervenire? E
in tal caso, cosa avrei dovuto fare?
Se credete che le informazioni trattate siano
confidenziali o riservate, informate gli interessati
che il loro discorso può essere sentito dagli altri
passeggeri. Ogni dipendente ha la responsabilità
di assicurare che le informazioni riservate e
proprietarie non siano rivelate in pubblico.
Come ricercatore, noto la presenza di un conflitto
tra il desiderio della Società di proteggere le
proprie informazioni proprietarie e confidenziali
e lo scambio aperto di conoscenze all’interno
della comunità scientifica. Quali sono le mie
responsabilità?
La Società rispetta e partecipa al desiderio
dei ricercatori di condividere le conoscenze
scientifiche. Per questo incoraggiamo
attivamente la pubblicazione delle scoperte
scientifiche. Tuttavia, poiché i fondi per le
nostre ricerche provengono esclusivamente
dalla vendita dei prodotti, prima di renderle
note al pubblico e alle aziende farmaceutiche
concorrenti è essenziale proteggerle con un
brevetto. Prima di diffondere qualsiasi risultato
o informazione scientifica basata sul lavoro
condotto presso Merck/MSD, i ricercatori devono
prima ottenere l’approvazione dal vicepresidente
di divisione oppure dall’OSTIC (Ufficio per
l’autorizzazione alla divulgazione di informazioni
tecniche e scientifiche).
ACCURATEZZA DEI LIBRI E DELLE SCRITTURE
CONTABILI
Prendiamo le decisioni in base alle informazioni
registrate a ogni livello della Società. Le informazioni
inaccurate o incomplete possono determinare decisioni
errate e conseguenze negative, come nei seguenti
esempi:
• la registrazione non corretta delle entrate e delle
uscite porta a una rappresentazione distorta della
posizione finanziaria della Società ed è illegale;
• la redazione incompleta o inaccurata di documenti
potrebbe mettere a repentaglio la fornitura di un
prodotto, in violazione alle normative esistenti.
Siamo tenuti a registrare tutte le informazioni in modo
onesto e accurato. Ciò include, senza limitazioni, spese,
entrate, risultati dei test di ricerca, dati su produzione
e qualità e qualsiasi altra informazione aziendale. Tutte
le transazioni e i pagamenti finanziari devono essere
autorizzati e registrati. Si richiede la stretta osservanza
dei metodi di contabilità della Società, così come la
cooperazione con enti di revisione interni o esterni.
Contattate al controller di divisione oppure al direttore
della revisione aziendale per eventuali dubbi sulla
registrazione delle transazioni finanziarie.
Accuratezza delle divulgazioni pubbliche
Abbiamo la responsabilità di fornire al pubblico che
investe informazioni che riflettano il valore reale
delle nostre operazioni. Di conseguenza, tutte le
nostre divulgazioni pubbliche registrate dalle agenzie
governative o comunicate al pubblico devono essere
complete, corrette, accurate, tempestive e comprensibili.
Questo obbligo si applica a tutti i dipendenti, inclusi
i dirigenti finanziari, che hanno la responsabilità di
preparare i rapporti, incluse bozze, revisioni, firme o
certificazioni delle informazioni contenute in tali rapporti.
Dobbiamo comunicare apertamente le nostre operazioni,
senza compromettere le informazioni confidenziali e
proprietarie.
Se avete dubbi su qualunque aspetto delle dichiarazioni
della nostra situazione finanziaria, discutetene con
il vostro manager, con la direzione Finanza, Legale,
l’ufficio Etica o l’AdviceLine. Qualora un dipendente
fosse interpellato da un collega per domande o dubbi
su questioni contabili o di verifica dei conti, deve
immediatamente riferire tali domande all’ufficio Etica.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
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I NOSTRI AZIONISTI
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È dicembre e abbiamo una rimanenza del budget
annuale. Possiamo utilizzare la somma del
budget dell’anno in corso per pagare in anticipo
le attività del prossimo anno?
No. Le attività e i pagamenti devono essere
registrati nel periodo corretto. Se un’operazione
viene eseguita quest’anno, il pagamento
corrispondente deve essere registrato nelle
spese dell’anno corrente. Se invece l’attività è
prevista per l’anno successivo, anche il relativo
pagamento deve essere inserito nel budget e
nella contabilità dell’anno seguente.
Sono preoccupato del fatto che i dipendenti della
Società possano avere la tendenza a trasmettere
solo i dati sugli studi che mettono in buona luce
le nostre ricerche. Come mi devo comportare?
È giusto preoccuparsi. Questo è un problema
serio, da riferire immediatamente al manager o
alla direzione legale. Il rilascio selettivo di dati
può influire in modo negativo sulla reputazione
della Società per la ricerca della qualità e può
violare le normative governative.
È pervenuto un ordine di vendita che sarà
confermato due giorni dopo la chiusura dei libri
contabili. È possibile includere una vendita non
confermata in un periodo precedente?
INSIDER TRADING
La nostra Società si adopera per mantenere un mercato
aperto ed equo relativamente alla compravendita dei
titoli aziendali. Non possiamo acquistare né vendere
azioni Merck/MSD sulla base di informazioni che
non sono di pubblico dominio. Sono considerate
informazioni “interne” tutte le informazioni che un
investitore ragionevole considererebbe importanti
nel decidere se effettuare un investimento. Sono
informazioni di questo tipo i dati relativi ad acquisizioni
o spossessamento, le informazioni sui nuovi prodotti
o processi e i dati finanziari, quali gli utili aziendali. Le
stesse limitazioni valgono per informazioni interne che
non sono di dominio pubblico relative ad altre Società di
cui è possibile venire a conoscenza grazie alle capacità
dei nostri dipendenti.
È vietato rivelare informazioni interne che non sono di
pubblico dominio ad altre persone, interne o esterne alla
Società, senza un motivo commerciale valido e senza
l’autorizzazione della direzione aziendale.
Se si è a conoscenza di informazioni interne, è vietato
eseguire operazioni di compravendita relativamente
alle azioni interessate fino all’inizio del secondo giorno
completo di attività successivo alla divulgazione delle
informazioni. Se siete in dubbio sull’acquisto o la vendita
di azioni che violerebbero i nostri standard interni di
compravendita, consultate la direzione legale.
No. Ufficialmente, la vendita avviene solo
nel momento in cui viene confermata e le
merci sono spedite. Registrare una vendita
non confermata in un periodo precedente
corrisponde a una rappresentazione distorta
della realtà.
È possibile ritardare l’esecuzione degli ordini di
vendita fino al periodo successivo, in modo da
agevolare il raggiungimento degli obiettivi per le
entrate di quel periodo?
No. Gli ordini di vendita ricevuti devono essere
elaborati secondo le procedure operative
standard per la transazione. Ritardare
l’esecuzione degli ordini di vendita fino al
periodo finanziario successivo non è una
procedura corretta.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
I NOSTRI FORNITORI
SCELTA DEI FORNITORI
Selezioniamo le merci e i servizi sulla base del
contributo che possono apportare alla prosperità a lungo
termine della Società. Scegliamo i nostri fornitori sulla
base di prezzo, qualità, fornitura, servizio, diversità,
reputazione, procedure aziendali e ambientali. Ci
aspettiamo anche che i nostri fornitori sostengano i
principali standard lavorativi contro l’uso del lavoro
obbligato e lo sfruttamento del lavoro minorile previsti
dall’Organizzazione internazionale per il Lavoro.
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R
Sospetto che uno dei nostri fornitori si avvalga
di lavoro infantile. Come mi devo comportare?
Discutetene con il vostro manager. Potete
anche telefonare all’AdviceLine o, se preferite,
contattare l’ufficio Etica, informandoli di quanto
avete scoperto.
D
In seguito a una recente promozione, sono stato
assegnato all’acquisto delle attrezzature da
ufficio. Come dovrei valutare i fornitori?
R
Oltre ai fattori menzionati sopra, nella vostra
area geografica potrebbe sussistere un accordo
di fornitura globale che includa un “fornitore
preferito”. Per ulteriori informazioni, dovreste
chiedere assistenza al vostro rappresentante
acquisti locale o al direttore finanziario.
RAPPORTI CON I FORNITORI
I nostri rapporti con i fornitori e gli appaltatori si basano
su principi di correttezza e integrità. Rispettiamo i termini
e le condizioni degli accordi stabiliti con i fornitori e
onoriamo i nostri impegni. Ci sforziamo di effettuare
i pagamenti nei tempi prestabiliti e di proteggere le
informazioni riservate e proprietarie dei nostri fornitori.
Per assicurarci che tutti i fornitori abbiano la possibilità
di concorrere equamente, accettiamo offerte competitive
solo quando attuabili.
Posso copiare un software aziendale sul
computer di casa, se lo utilizzo solo per attività
lavorative?
Generalmente, questa prassi non è accettabile.
Dobbiamo rispettare la proprietà intellettuale
altrui (in questo caso, dei fornitori del software)
e le condizioni indicate sulla licenza delle
applicazioni software, che in genere limitano
il numero di computer su cui un’applicazione
può essere installata. Per verificare la possibilità
di installare il vostro particolare software,
consultate l’ufficio informatico.
Posso chiedere ai nostri fornitori e consulenti
di effettuare donazioni per cause sostenute
dalla Società? E per cause che sostengo a titolo
personale?
Potrebbe essere appropriato sollecitare
donazioni da parte di fornitori e consulenti.
Tuttavia, la decisione in merito dovrebbe
spettare alla direzione. Le sollecitazioni
individuali a fornitori della Società sollevano
un potenziale conflitto di interessi. Il fornitore
potrebbe sentirsi obbligato a offrire un
contributo per migliorare la propria posizione
e favorire i rapporti futuri con la Società. Non
sarebbe appropriato sollecitare fornitori e
consulenti della Società per una causa sostenuta
a titolo personale. Utilizzare l’elenco dei fornitori
della Società per scopi diversi da quelli aziendali
significa violare i nostri standard e le nostre
politiche.
Accettazione di regali1
È possibile accettare regali occasionali a titolo di
cortesia, alle seguenti condizioni:
• che il regalo sia di valore nominale (penne, blocchi
per appunti, calendari e così via);
• che l’accettazione di tali regali sia consentita dalla
legge; e
• che il regalo non sia fatto né percepito come un
tentativo di influenzare in modo non corretto
decisioni professionali.
1
Le direttive sull’Offerta di regali sono riportate nella sezione I NOSTRI FORNITORI, a pagina 9.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
25
I NOSTRI FORNITORI
In alcuni casi, rifiutare un regalo può essere
imbarazzante o poco pratico. Nei rari casi in cui il regalo
fosse di valore, si consiglia di accettarlo in nome della
Società, informarne il proprio manager e consegnare
il regalo al Direttore finanziario regionale/locale, che
prenderà una decisione in merito.
D
R
D
R
Nella mia area geografica, è consuetudine che
i fornitori offrano ai loro clienti regali piuttosto
costosi. A causa di questa usanza, è difficile
scoraggiare i nostri fornitori dall’offrirci tali
regali.
Se i fornitori offrono regolarmente regali costosi
ai dipendenti, dovreste informarli gentilmente
che gli standard della Società non consentono
ai dipendenti di accettare tali regali. I manager
del dipartimento dovrebbero cercare di far
conoscere questi standard ai fornitori prima
che si verifichino problemi (ad es. prima di una
festività). Potreste contattare tutti i fornitori per
illustrare loro gli standard della Società e inviare
loro una copia dell’opuscolo I nostri valori e i
nostri standard. In caso di dubbi o domande in
materia, consultate il vostro manager o l’ufficio
Etica.
Recentemente ho partecipato a una conferenza
di lavoro a spese della Società; in questa
occasione, il mio nome, insieme a quelli degli
altri partecipanti, è stato automaticamente
inserito in una lotteria. Ho vinto un viaggio ai
Caraibi. Posso tenere il premio?
I dipendenti possono tenere i premi vinti alle
lotterie, a condizione che:
• un fornitore o cliente non sia lo sponsor della
lotteria (ad es. se la lotteria è sponsorizzata da
un’associazione professionale o di categoria);
• il dipendente non debba adempiere a nessun
obbligo legato alla sua vincita alla lotteria (ad
es. l’obbligo di utilizzare servizi di un’azienda
specifica o di sottoporre l’azienda sponsor
all’attenzione commerciale dei dipendenti).
Dovreste parlarne con il vostro manager, che vi
aiuterà a prendere la decisione giusta in base
alla situazione.
Accettazione di inviti a pranzi, cene o eventi mondani
I nostri standard per l’accettazione o l’offerta di inviti a
pranzi, cene o eventi mondani sono gli stessi forniti a
pagina 11:
26
Scegliamo i nostri fornitori sulla base di prezzo, qualità, fornitura,
servizio e reputazione, valutandoli alla luce del migliore interesse di
Merck.
È possibile accettare occasionalmente inviti a pranzo, a
cena o a eventi sociali, alle seguenti condizioni:
• l’invito è fatto nell’ambito di un rapporto lavorativo
corretto;
• l’invito è un corollario a un’attività o a una
discussione professionale o formativa;
• l’invito è consentito dalla legge;
• l’invito non è contrario alle prassi del settore;
• l’invito non è contrario alle politiche e alle procedure
della Società;
• l’invito non è percepito come un tentativo di
influenzare in modo non corretto le decisioni
aziendali; e
• se fosse reso pubblico, l’invito non sarebbe motivo
di imbarazzo per la Società.
D
R
Un potenziale fornitore mi ha invitato a un
evento sportivo professionale. Posso accettare?
Se l’evento sportivo è appropriato e non
eccessivo e il fornitore parteciperà con voi,
fornendovi l’opportunità di parlare di affari con
lui, la vostra partecipazione potrebbe essere
accettabile. È importante, tuttavia, che la risposta
affermativa all’invito non venga percepita come
un tentativo di influenzare in modo non corretto
le decisioni aziendali. Ad esempio,
• sono accettabili biglietti occasionali non
richiesti dal dipendente per eventi della
stagione sportiva regolare;
• play-off, quarti di finale e semifinali richiedono
un’ulteriore indagine;
• i biglietti per le finali o per campionati come la
Coppa del mondo, le Olimpiadi o Wimbledon,
sono considerati eccessivi.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
LE NOSTRE COMUNITÀ E LA SOCIETÀ
Filantropia e investimenti nelle comunità
Crediamo che una componente essenziale della nostra
responsabilità aziendale consista nel fornire sostegno
a organizzazioni filantropiche che aiutano la società, a
livello locale e internazionale. La Società offre contributi
in denaro contante sia direttamente sia attraverso The
Merck Company Foundation, e dona prodotti e altri
servizi in natura a organizzazioni e programmi qualificati
che si occupano delle esigenze della società e che
sostengono la nostra missione aziendale globale, volta al
miglioramento delle condizioni di salute.
L’iniziativa filantropica della nostra Società è guidata
da tre priorità strategiche: migliorare l’accesso alla
sanità e creare le basi per condizioni sanitarie di qualità;
rafforzare l’educazione scientifica e le opportunità
formative al fine di superare il divario nel livello
d’istruzione; rispondere alle esigenze fondamentali
delle comunità in cui Merck opera. Se necessario,
forniamo assistenza per rispondere ai grandi disastri
e alle emergenze mediche. Per maggiori informazioni,
rivolgetevi all’ufficio di Filantropia aziendale situato a
Whitehouse Station.
Diritti umani
Crediamo nella dignità fondamentale di ogni
essere umano e nel rispetto dei diritti individuali. Ci
impegniamo a rispettare i diritti umani riconosciuti dai
principi del Global Compact delle Nazioni Unite e sanciti
dalla Dichiarazione universale dei diritti umani delle
Nazioni Unite e dalle sue successive modifiche, dalla
Convenzione internazionale sui diritti economici, sociali
e culturali, dalla Convenzione internazionale sui diritti
civili e politici, dalle direttive dell’OCSE per le imprese
multinazionali e dai principali standard sul lavoro
stabiliti dall’Organizzazione internazionale sul lavoro,
sia all’interno del nostro luogo di lavoro sia nella nostra
sfera di influenza più ampia. Abbiamo messo in atto
politiche e sistemi di gestione per assicurare il nostro
rispetto di questi principi.
In tutte le nostre operazioni:
• condanniamo l’uso del lavoro obbligato e lo
sfruttamento del lavoro minorile, ed esigiamo che
anche i nostri fornitori rispettino questi principi;
• rispettiamo la libertà di associazione dei dipendenti
prevista dalla legge;
• retribuiamo i nostri dipendenti affinché possano
soddisfare i loro bisogni primari, fornendo loro
l’opportunità di migliorare le loro capacità;
• non facciamo discriminazioni a nessun livello
organizzativo in base a razza, sesso, età, credo
religioso o qualsiasi altra caratteristica protetta dalla
legge;
• forniamo un ambiente di lavoro sicuro e salutare.
Questi standard richiedono rispetto per tutti gli individui
e la considerazione degli interessi di tutti i soggetti
coinvolti nei nostri affari. Creiamo anche ambienti di
lavoro in cui sia possibile la libera discussione, nel
rispetto delle opinioni di tutti i dipendenti, e che premino
la creatività e l’innovazione. Per maggiori informazioni
sulla politica della Società in materia di diritti umani,
contattate l’ufficio Etica.
Responsabilità aziendale
Come leader a livello mondiale nel settore
sanitario, Merck/MSD si assicura continuamente
che la responsabilità aziendale sia sempre
presente nella strategia commerciale della Società,
e che si evolva parallelamente alle nostre attività.
Questo approccio ci aiuta a raggiungere il nostro
obiettivo: creare un valore condiviso, che risponda
alle esigenze della società e alle nostre attività.
Il cuore della strategia di Merck/MSD è la proposta
di valore della responsabilità aziendale: “Aiutare
il mondo a stare bene”. Le seguenti quattro aree
costituiscono la nostra strategia, suddivisa per
priorità, per migliorare il benessere globale:
1) migliorare l’accesso alla sanità; 2) dimostrare un
approccio etico e trasparente attraverso le nostre
azioni; 3) operare in un modo sostenibile per
l’ambiente; e 4) partire dall’azienda stessa, con il
benessere dei nostri dipendenti.
Il comportamento etico e trasparente è comune a
tutte le nostre aree di attività; migliorare l’accesso
alla sanità è il nostro interesse principale, data la
natura della nostra attività di scoperta e sviluppo
di vaccini e medicinali.
Per maggiori informazioni, rivolgetevi all’ufficio di
Responsabilità aziendale.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
27
LE NOSTRE COMUNITÀ E LA SOCIETÀ
Comunicazioni pubbliche
Tutte le comunicazioni con i mezzi di comunicazione
sono potenzialmente importanti, e rispecchiano
l’immagine e gli affari della Società. È essenziale che le
comunicazioni provenienti dalla Società siano coerenti,
e che tutte le leggi e normative siano rispettate. Tutte le
comunicazioni devono essere accurate, responsabili e
rispettose delle politiche mediche e legali della Società.
Le richieste di informazioni da parte del pubblico o dei
mezzi di comunicazione dovrebbero essere coordinate e
concordate con l’ufficio Comunicazioni globali.
D
R
Dovrò intervenire nell’ambito di una conferenza
a cui sarà probabilmente presente la stampa.
Come mi devo comportare nel caso in cui i
giornalisti mi chiedano informazioni dopo il mio
intervento?
I giornalisti cercano spesso di intervistare
i personaggi scientifici e i dirigenti che
intervengono a forum specializzati. Quando si
prevede la presenza dei mezzi di comunicazione
a un incontro, occorre informarne
preventivamente la direzione Comunicazioni
globali per concordare una serie di domande
e risposte. L’oratore può comunque illustrare
liberamente ai giornalisti tutti gli elementi
presentati ufficialmente durante l’incontro.
In caso di domande che esulano dai limiti di
ciò che è stato presentato in modo ufficiale,
occorre indirizzare il giornalista alla direzione
Comunicazioni globali. È possibile fornire copie
delle diapositive solamente previa autorizzazione
dei laboratori di ricerca e della direzione
Comunicazioni globali di Merck/MSD, perché si
potrebbe mettere a repentaglio la preparazione
di pubblicazioni scientifiche.
The Merck Company Foundation
The Merck Company Foundation è una fondazione
benefica privata con sede negli Stati Uniti.
Fondata nel 1957 dalla Società, la Fondazione
utilizza esclusivamente fondi dell’azienda ed è
lo strumento principale di sostegno finanziario a
organizzazioni di beneficenza, qualificate e senza
scopo di lucro. La missione della Fondazione è
quella di sostenere organizzazioni e programmi
innovativi, che: migliorano l’accesso alla sanità
e creano le basi per condizioni sanitarie di
qualità; rafforzano l’educazione scientifica e
le opportunità formative al fine di superare il
divario nel livello d’istruzione; e rispondono alle
esigenze fondamentali delle comunità in cui
Merck opera. L’Ufficio di Filantropia aziendale ha
la responsabilità di tutte le sovvenzioni elargite
da The Merck Company Foundation e di altre
sovvenzioni di beneficienza dell’azienda. Include
anche il Merck Institute for Science Education e il
Merck Childhood Asthma Network.
Tutela dell’ambiente
Proteggere l’ambiente è una delle massime priorità della
Società. Rispettiamo alla lettera tutte le normative e le
leggi in materia ambientale e ne osserviamo lo spirito;
rispettiamo l’ambiente in tutte le nazioni in cui operiamo.
Forniamo ai consumatori le informazioni necessarie
per utilizzare i nostri prodotti in modo ecologicamente
responsabile. Per domande specifiche sugli standard
di protezione ambientale di Merck/MSD è possibile
contattare l’ufficio Sicurezza globale e ambiente; è anche
possibile consultare il sito web all’indirizzo http://org.
Merck.com/MRK/gse/abogse/Pages/default.aspx.
D
R
28
La legislazione del mio Paese non vieta lo
smaltimento dei rifiuti nell’impianto stesso.
Posso eliminare i rifiuti della Società in questo
modo?
No. Lo smaltimento dei rifiuti deve essere
eseguito in conformità agli standard ambientali
della Società; le procedure variano in base al tipo
di rifiuto. Abbiamo sviluppato standard globali
di buone prassi ambientali per tutti gli impianti.
In alcuni casi, tali standard sono più rigidi delle
leggi dei singoli Paesi in materia.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
D
R
Sono il responsabile del servizio di
manutenzione degli impianti e devo acquistare i
pezzi di ricambio di tutti i materiali utilizzati, dalle
lampadine alle apparecchiature. Per rispettare
l’obiettivo aziendale di continuo miglioramento,
devo scegliere sempre la soluzione che
comporta maggiori benefici per l’ambiente?
Non necessariamente: in alcuni casi il costo della
soluzione che comporta i maggiori benefici per
l’ambiente è sproporzionato al vantaggio che
ne deriva. In generale, tuttavia, se la differenza
di costo tra le diverse soluzioni non è rilevante
e si può ottenere un reale vantaggio per
l’ambiente, si consiglia di scegliere la soluzione
che comporta i maggiori benefici per l’ambiente.
È inoltre importante valutare costi e benefici in
relazione all’intero ciclo di vita dell’articolo, dalla
produzione all’uso e allo smaltimento finale,
e non solo in base al costo d’acquisto iniziale.
Rivolgetevi al vostro responsabile Acquisti e
alla direzione Sicurezza globale e ambiente per
stabilire gli acquisti più idonei.
Ambiente, salute e sicurezza
Il team Ambiente, salute e sicurezza (EHS) della
Società s’ispira a un solo, semplice principio:
“Dimostriamo rispetto e cura per il benessere
e la salute della gente e dell’ambiente in ogni
nostra azione”.
Questo principio è rafforzato dai nostri tre valori
fondamentali:
• tutti hanno diritto a un ambiente di lavoro
sicuro e salutare;
• ci aggiudichiamo il diritto di operare
rispettando e salvaguardando l’ambiente; e
• tutti gli incidenti in materia di ambiente, salute
e sicurezza possono essere evitati.
Ciascuno di noi ha un ruolo fondamentale
nel rispettare questi impegni. Impegnandoci
costantemente a raggiungere l’eccellenza,
proteggiamo, rafforziamo e creiamo il valore della
nostra azienda.
Pratiche operative
Ci impegniamo a stabilire i riferimenti delle buone prassi
in tutte le nostre operazioni. A questo scopo, cerchiamo
di soddisfare o superare gli standard del settore, come le
buone prassi cliniche, le buone prassi di laboratorio e le
buone prassi di produzione.
Benessere degli animali
Ci impegniamo a condurre tutte le ricerche sugli animali
in modo etico e responsabile. I nostri standard sul
benessere degli animali includono le norme seguenti:
• valutiamo minuziosamente tutti gli studi sugli
animali per minimizzare l’utilizzo di animali nelle
nostre ricerche, cercando delle alternative, ove
possibile.
• rispettiamo gli standard generalmente accettati
in materia di cura degli animali. Ciò significa
che evitiamo o riduciamo al minimo il dolore o
il malessere degli animali e il numero di animali
necessari per ottenere risultati validi; inoltre,
utilizziamo gli animali solo se utili per lo studio
della salute umana o degli animali stessi o per
approfondire le conoscenze scientifiche;
• finché gli animali sono affidati alle nostre cure,
provvediamo al loro benessere e li trattiamo con
umanità.
Tutti i dipendenti coinvolti nella progettazione e
conduzione degli studi sugli animali devono essere
altamente qualificati. Devono rispettare tutti gli standard
della Società e tutte le leggi e norme pertinenti.
PAGAMENTI NON CORRETTI
Allo scopo di promuovere una buona amministrazione
e un’equa e imparziale applicazione delle leggi, non
possiamo promettere, offrire o corrispondere pagamenti
in denaro né offrire oggetti di valore ad alcun funzionario
statale o partito politico al fine di ottenere o conservare
un trattamento favorevole per la Società o di influenzare
in modo non corretto le decisioni degli organi di
governo.
I nostri standard non necessariamente tengono conto
di tutte le norme locali. Qualora queste fossero più
restrittive delle regole aziendali, occorre osservare la
legislazione locale. Se non siete certi dell’opportunità
o della legalità di un’azione, rivolgetevi alla direzione
legale. Per ulteriori informazioni, fate riferimento alla
sezione Regali ed eventi sociali a pagina 9.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
29
LE NOSTRE COMUNITÀ E LA SOCIETÀ
D
R
Mi è stato detto che devo dare una “mancia” a
un funzionario doganale per sdoganare i nostri
farmaci. Questi prodotti sono deperibili, e se non
saranno sdoganati in tempi brevi non saranno
più utilizzabili. Come mi devo comportare?
La Società non fornisce compensi a funzionari
per lo svolgimento dei compiti d’ufficio.
Rivolgetevi al vostro manager o alla direzione
legale per stabilire se esistono alternative legali
accettabili per assicurare lo sdoganamento dei
vaccini.
Impiego e scelta degli agenti
Accettiamo come collaboratori, in qualità di consulenti,
agenti, rappresentanti o distributori, esclusivamente
persone e società qualificate e che godono di buona
reputazione; il compenso pattuito deve essere
ragionevole rispetto ai servizi corrisposti.
Osservare un comportamento integro è una prassi per
tutti i dipendenti e gli agenti di Merck/MSD, qualunque
sia la sede di svolgimento delle attività aziendali, e la
mancata conoscenza di tale standard non è una scusa
accettabile per osservare un comportamento scorretto,
né è possibile giustificare tale comportamento in ragione
degli interessi della Società. Nessun comportamento
scorretto può avere risvolti positivi per la Società.
D
R
Come può la Società verificare che gli agenti
rispettino i suoi standard?
Verificare con ricerche accurate il rispetto
dei nostri requisiti da parte dell’agente è
responsabilità del dipendente che ne propone
l’impiego. Occorre almeno verificare la
reputazione dell’agente presso le aziende e
le società multinazionali con cui questi ha
avuto rapporti lavorativi in passato. Queste
informazioni devono essere riportate nel
documento di approvazione consegnato alla
direzione della Società. Inoltre, dopo la selezione
di un agente esterno è importante verificare la
ragionevolezza e la conformità delle attività e
delle spese dell’agente rispetto alle politiche
aziendali e alle leggi locali e internazionali.
Osservanza di leggi, norme e regolamenti
Essere un buon cittadino d’impresa significa impegnarsi
a osservare le leggi, norme e regolamenti applicabili
a ogni aspetto delle attività, inclusi ricerca, sviluppo,
produzione, commercializzazione, vendita e distribuzione
di farmaci per l’uomo (inclusi i campioni), prodotti per
la cura degli animali e prodotti per il settore sanitario.
Collaboriamo con tutte le agenzie regolatorie e
30
Proteggere l’ambiente è tra le massime priorità in ogni Paese in cui
opera la Società.
osserviamo tutti i requisiti normativi in ogni Paese in cui
operiamo. La Società spesso adotta codici o standard di
settore che riguardano le nostre attività. È importante
prendere familiarità con tali codici (come il Codice
PhRMA o il Codice EFPIA) e rispettarli nei casi previsti.
Leggi sulla sanità degli Stati Uniti
Il Governo federale e numerosi Governi statali degli
Stati Uniti d’America hanno sancito leggi destinate
a prevenire, rilevare e punire frodi e abusi in ambito
sanitario. Queste leggi includono il Federal Civil False
Claims Act, il Federal Program Fraud Civil Remedies
Act e leggi simili a livello statale. Secondo queste
leggi, le richieste di pagamento false o fraudolente o
rimborso delle spese sanitarie indirizzate al Governo
sono soggette al risarcimento dei danni e sono punibili
con rilevanti sanzioni penali e pecuniarie. Il False Claims
Act federale e alcuni False Claims Act statali includono
anche disposizioni che consentono ai singoli cittadini,
in possesso di prove su frodi commesse a danno del
Governo, di intentare cause di denuncia per conto del
Governo, al fine di recuperare i fondi perduti. In caso
di esito positivo di una causa di denuncia, il soggetto
che ha intentato la causa potrà ricevere una percentuale
dei fondi recuperati dal Governo. Queste leggi, inoltre,
proibiscono la ritorsione nei confronti del soggetto che
ha intentato una causa di denuncia.
Boicottaggi
Poiché la sede della Società si trova negli Stati Uniti
d’America, tutte le attività della stessa e delle filiali
estere devono ottemperare alle leggi degli Stati Uniti
relative al boicottaggio, che in generale proibiscono il
rifiuto di intrattenere attività commerciali con un altro
Paese, società o persona. Queste leggi riguardano
principalmente il boicottaggio arabo di Israele. Tuttavia,
è possibile che sorgano di tanto in tanto situazioni
analoghe. Le leggi sul boicottaggio vietano diverse
attività, tra cui:
• fornire informazioni sul rapporto passato, presente
o futuro di Merck/MSD o di qualsiasi persona con
i Paesi interessati dal boicottaggio o con società in
lista di proscrizione; e
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
• pagare, onorare o confermare lettere di credito
contenenti disposizioni sul boicottaggio.
La legge prevede inoltre che alcune richieste di
informazioni sul boicottaggio debbano essere notificate
al Governo statunitense. Data la complessità della
legislazione in merito, in caso di richieste di questo tipo
è necessario informare tempestivamente la direzione
legale.
Sanzioni economiche e altri regolamenti su
importazione ed esportazione
Non è consentito esportare o vendere farmaci o
prodotti in assenza di appropriata approvazione da
parte dei laboratori di ricerca e del Comitato di verifica
dello sviluppo clinico e regolamentare di Merck/MSD.
Inoltre, i farmaci o prodotti devono soddisfare i requisiti
legali di fabbricazione previsti dal Paese produttore e
dai Paesi in cui saranno esportati, nonché i requisiti
legali statunitensi. Infine, non è consentito importare o
esportare prodotti da e verso Paesi contro cui gli Stati
Uniti hanno decretato l’embargo (ad es. Sudan e Cuba).
Non è consentito importare o esportare da o verso alcuni
individui o organizzazioni con cui le agenzie governative
statunitensi proibiscono i contatti.
D
R
D
R
Come possiamo giustificare il rifiuto di inviare
medicinali a persone che ne hanno bisogno,
e che vivono in paesi politicamente osteggiati
dagli Stati Uniti?
Osserviamo tutte le normative e le leggi applicabili in ogni aspetto
della nostra attività, incluse produzione, commercializzazione e
ricerca.
Attività politiche
La buona cittadinanza d’impresa richiede di non
influenzare in modo illegale o scorretto il processo
politico nelle comunità in cui operiamo. Data la
complessità e la diversità di leggi e regolamenti relativi
alle attività politiche aziendali, le sovvenzioni politiche
e altre attività collegate possono essere intraprese solo
previa approvazione dell’ufficio di Consulenza generale.
In qualità di privati cittadini, possiamo prendere parte
alle attività politiche e anche sovvenzionare i candidati
o i partiti desiderati. Tuttavia, non possiamo utilizzare
l’orario di lavoro, proprietà o risorse aziendali per le
nostre attività politiche.
Per mantenere il diritto di operare negli Stati
Uniti, siamo obbligati a rispettare tutte le leggi
statunitensi relative alle nostre operazioni,
qualunque sia il nostro grado di accordo con
esse. Alcune leggi statunitensi, come quelle
relative ai controlli sull’esportazione, non si
applicano però all’esterno degli Stati Uniti. In
alcune circostanze, è possibile richiedere alle
agenzie governative statunitensi pertinenti
l’approvazione a rifornire di medicinali Paesi e
entità soggetti a restrizioni.
Nel Paese in cui opero, è illegale osservare
le normative statunitensi sull’embargo
commerciale verso certi Paesi. Come dovrei
gestire questa situazione?
La conformità transnazionale ai regolamenti
sull’embargo è una questione complessa,
che varia da Paese a Paese. È consigliabile
consultare la direzione legale per ogni dubbio in
materia.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
31
ESPRIMERE I PROPRI DUBBI
Assumiamo dipendenti di carattere fidato e assennato,
che riteniamo in grado di agire in modo responsabile.
Tuttavia, potrebbero presentarsi situazioni in cui si renda
necessario sollevare dubbi su un comportamento che
viola valori e standard della Società. Qualora ravvisaste
un comportamento di questo tipo, siete obbligati a
discuterne con i soggetti appropriati. In questo modo
garantirete alla Società la possibilità di indagare sui
vostri dubbi e di risolvere il problema. La procedura di
segnalazione è flessibile, e consente di comunicare i
propri dubbi attraverso vari canali. In molte situazioni,
rivolgersi al proprio manager sarà la prima e migliore
delle soluzioni. Per maggiori informazioni, consultate la
pagina Ulteriore assistenza.
D
R
È possibile rivolgersi all’ufficio Etica o all’ufficio
Ombudsman per discutere problemi in completa
riservatezza. L’AdviceLine garantisce il più completo
anonimato, ed è gestita da un ente esterno.
D
R
• L’ufficio Etica è a disposizione di tutti i dipendenti
del mondo per risolvere problemi e raccogliere
segnalazioni di dubbi di carattere etico. L’ufficio
Etica è responsabile del Programma Ombudsman e
dell’AdviceLine.
• L’AdviceLine è a disposizione di tutti i dipendenti
del mondo 24 ore su 24, sette giorni su sette, ed è
gestita da un’organizzazione esterna. I dipendenti
possono mantenere l’anonimato nei loro contatti
telefonici o online con l’AdviceLine. Se il contatto
è telefonico, l’operatore di AdviceLine non fornirà
consigli diretti al dipendente, ma trasmetterà le
informazioni all’ufficio Etica, fornendo al dipendente
un numero di pratica e una data di richiamo. Le
domande e le questioni segnalate all’AdviceLine
saranno sottoposte all’esame dell’ufficio Etica,
ma non saranno trasmessi dati che consentano di
identificare il segnalante senza il suo permesso.
L’ufficio Etica offre ai dipendenti varie alternative
per ricevere assistenza. Potete contattare
l’AdviceLine tramite Internet, all’indirizzo
http://www.TheAdviceLine.com.
È possibile contattare l’AdviceLine anche
dall’estero, selezionando il numero diretto
statunitense +(1) 704 323 4005. Inoltre,
è possibile chiamare il numero verde
+(1) 877 319 0273, rivolgendosi al proprio
operatore telefonico e richiedendo il codice
d’accesso per USA Direct oppure AT&T. In
alternativa, i codici d’accesso gratuiti per
chiamare dal vostro Paese sono disponibili
anche sul sito web di AT&T, all’indirizzo
http://www.att.com.
Qual è la differenza tra il Programma
Ombudsman, l’ufficio Etica e l’AdviceLine? Come
faccio a sapere a quale risorsa dovrei rivolgermi?
Il vostro primo e principale punto di riferimento
è il vostro supervisore o il vostro manager.
Tuttavia, può accadere che si preferisca
interpellare una risorsa esterna alla propria
divisione o sede: la Società fornisce a tale
scopo risorse alternative, come l’ufficio Etica,
l’AdviceLine e il Programma Ombudsman.
Dal Paese in cui vivo, non posso effettuare
telefonate a carico del destinatario verso gli
Stati Uniti. Significa che non potrò contattare
l’AdviceLine?
D
R
Come funziona AdviceLine?
L’AdviceLine è gestita da un soggetto terzo, e
all’inizio le risposte saranno fornite in lingua
inglese. È possibile richiedere di parlare con
un operatore nella propria lingua: durante
la telefonata sarà a vostra disposizione un
interprete. Per motivi di sicurezza, potrebbe
esservi richiesto di fornire il nome della Società.
Gli operatori hanno dimestichezza con molte
questioni di carattere etico e vi rivolgeranno
alcune domande per approfondire il problema,
ottenere maggiori informazioni sulla situazione e
preparare un rapporto.
• Il Programma Ombudsman promuove il trattamento
equo e positivo dei dipendenti offrendo un
canale alternativo per risolvere dubbi di carattere
lavorativo, inclusi comportamenti non conformi a
politiche, pratiche, valori e standard della Società. Il
programma intende offrire un “porto sicuro”, in cui
tali questioni possano essere trattate in riservatezza
e senza timore di ritorsioni.
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Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
Dopo aver fornito i dettagli della questione, al
dipendente sarà comunicato un numero di pratica.
Il numero di pratica è assegnato in modo univoco a
ciascuna chiamata. Se si preferisce non comunicare il
proprio nome, il numero di pratica consente di stabilire
un collegamento anonimo tra il chiamante e la Società.
Oltre al numero di pratica, al dipendente sarà fornita
una data dalla quale si potrà essere aggiornati sulla
propria segnalazione. Solitamente, il termine è di 30
giorni. Il dipendente potrà ricontattare l’AdviceLine a
partire da tale data, comunicando il numero di pratica.
È importante ricontattare l’AdviceLine, perché nel caso
di una segnalazione anonima questo è il solo modo per
comunicare con il dipendente, al quale potrebbe essere
necessario chiedere ulteriori informazioni. Quando il
dipendente ricontatta l’AdviceLine, gli operatori gli
chiederanno ulteriori informazioni, se necessario, oppure
comunicheranno le azioni intraprese in merito alla sua
segnalazione.
D
R
La Società incoraggia i dipendenti a segnalarsi a
vicenda?
Il nostro obiettivo ultimo è promuovere e
mantenere un posto di lavoro in cui i nostri
valori e i nostri standard siano rispettati.
Quando manchiamo tale obiettivo, la Società
incoraggia i dipendenti a individuare e risolvere
questioni di carattere lavorativo prima che
diventino autentici problemi, e sicuramente
prima che si elevino al grado di violazioni
della legge o rischi per la salute e la sicurezza.
Talvolta, può essere appropriato esprimere
i propri dubbi direttamente all’interessato,
offrendogli un’occasione per chiarire il proprio
comportamento. Qualora il dipendente non si
senta a proprio agio nel gestire la situazione
in modo autonomo, si consiglia di rivolgersi
al proprio manager o supervisore oppure alle
risorse elencate nel presente opuscolo. La
Società mette inoltre a disposizione l’AdviceLine,
un servizio completamente anonimo e
disponibile 24 ore su 24, sette giorni su sette.
INDAGINI SU PRESUNTI EPISODI DI CATTIVA
CONDOTTA
La Società prende in seria considerazione tutte le
denunce di cattiva condotta. Indagheremo in modo
riservato su tutte le segnalazioni di presunta cattiva
condotta per valutare se siano state violate leggi,
regolamenti, politiche o procedure.
D
R
Non conosco nessuno che abbia contattato
l’ufficio Etica o l’AdviceLine. Quanti sono in
realtà i dipendenti che si rivolgono all’ufficio
Etica? Quali tipi di problemi vengono segnalati?
L’ufficio Etica gestisce da 1.000 a 1.200 pratiche
l’anno relative a segnalazioni, dubbi o denunce
di comportamenti inadeguati dal punto di vista
etico. La maggior parte delle pratiche interessa
i rapporti tra dipendenti e superiori, potenziali
conflitti di interesse e mancata osservanza delle
politiche aziendali.
La riservatezza con cui gestiamo il processo di
segnalazione e indagine in ambito etico è dimostrata da
quanto raramente si venga a conoscenza delle denunce
di presunta cattiva condotta.
D
R
In ciascuno dei Paesi in cui operiamo possono
insorgere numerose sfide etiche strettamente
legate all’area geografica. In quale modo la
Società si assicura di avere le competenze locali
per risolvere tali questioni?
La Global Compliance (GCO) ha responsabili
di conformità a livello di divisione, Paese e
regione, che hanno esperienza in merito a tutte
le aree geografiche e funzionali in cui operiamo.
Questi sono in grado di esaminare la vostra
questione in accordo alle disposizioni locali o
regionali rilevanti. Potete rivolgervi a loro per
porre domande, chiedere consiglio o segnalare
preoccupazioni. Inoltre, in ogni Paese è presente
un ufficio Risorse Umane.
ANONIMATO E RISERVATEZZA
Quando vi rivolgete all’ufficio Etica per segnalare una
questione potrete decidere di mantenere l’anonimato,
sebbene sia preferibile fornire il proprio nome per
facilitare la comunicazione. Qualora scegliate di
identificarvi, l’ufficio Etica farà ogni ragionevole sforzo
per mantenere riservata la vostra identità, nel grado
ammesso dalla conduzione di un’indagine approfondita
ed equa che potrebbe rendersi necessaria a norma di
legge. Per consentire all’ufficio Etica di mantenere la
riservatezza, tuttavia, è necessario che siate voi stessi
a comportarvi con la massima discrezione, evitando
di discutere la vostra segnalazione all’ufficio Etica con
colleghi e collaboratori.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
33
ESPRIMERE I PROPRI DUBBI
I dipendenti possono segnalare i propri dubbi in
modo anonimo anche tramite l’AdviceLine, una linea
telefonica gestita da una società esterna. Ai chiamanti
che desiderano mantenere l’anonimato viene fornito
un numero di pratica, con il quale sono invitati a
ricontattare l’AdviceLine entro un determinato periodo
per ricevere aggiornamenti o per fornire informazioni
supplementari, che potrebbero essere necessarie per
condurre indagini appropriate in materia. Per maggiori
informazioni sull’AdviceLine, visitate il sito web
dell’ufficio Etica all’indirizzo http://ethics.Merck.com.
D
R
Se segnalo una preoccupazione all’ufficio Etica
o tramite il Programma Ombudsman, sarà
considerata automaticamente anonima?
Alcuni dipendenti confondono riservatezza e
anonimato. Potete segnalare una preoccupazione
senza identificarvi, mantenendo in tal modo
l’anonimato. Tuttavia, se vi identificate
compiremo ogni sforzo per mantenere riservata
la vostra identità. Le questioni segnalate
all’ufficio Etica saranno mantenute riservate
salvo qualora comportino rischi potenziali per
un individuo o per la Società, oppure qualora
si rendano necessarie alcune divulgazioni per
condurre le indagini. Il nostro fax è situato in
una zona sicura, e adottiamo varie procedure
per salvaguardare la vostra riservatezza. Qualora
abbiate segnalato una questione che possa
comportare rischi potenziali per un individuo
o per la Società, l’ufficio Etica vi informerà
che la vostra riservatezza potrebbe non essere
garantita. La divulgazione sarà effettuata solo
per esigenze di investigazione e solo nel grado
necessario.
RITORSIONI
I dipendenti che effettuano segnalazioni aiutano la
Società a intervenire e risolvere i problemi prima che
questi peggiorino. Non sarà tollerata alcuna forma
di ritorsione nei confronti di dipendenti che hanno
segnalato in buona fede le proprie preoccupazioni su
pratiche aziendali. Segnalare una preoccupazione “in
buona fede” significa compiere un tentativo autentico di
fornire informazioni sincere e precise, anche se queste
dovessero dimostrarsi errate in seguito. Qualora un
dipendente segnali un proprio dubbio in buona fede
oppure fornisca informazioni nell’ambito di un’indagine,
il suo comportamento non potrà essere causa di rifiuto
di benefit, licenziamento, retrocessione, sospensione,
34
minacce, molestie o discriminazione. Analogamente,
i colleghi a diretto contatto con il dipendente che ha
segnalato la preoccupazione dovranno continuare
a trattarlo in modo cortese e rispettoso, evitando
di adottare comportamenti che possano alienare o
intimidire il collega.
Questa protezione è garantita anche a chi fornisce
informazioni nell’ambito di un’indagine.
Qualora voi o altri abbiate subito ritorsioni, siete
invitati a riferire tali comportamenti al vostro
supervisore o all’ufficio Etica. La Società prende in seria
considerazione le denunce di ritorsione, e valuterà con
attenzione tutte le segnalazioni di ritorsione e di azioni di
tentata, minacciata o reale ritorsione.
La Società si riserva tuttavia il diritto di adottare misure
disciplinari nei confronti di chiunque muova false
accuse, fornisca alla Società informazioni distorte o
osservi un comportamento scorretto.
D
R
Ho assistito a un episodio di cattiva condotta,
ma ho timore a segnalarlo perché temo
ritorsioni. Quali misure adotterà la Società per
proteggermi?
Se riferite la vostra preoccupazione con
sincerità e in buona fede, adotteremo tutte le
misure necessarie per proteggervi da eventuali
ritorsioni. Le misure specifiche variano in base
ai singoli casi, e possono includere la sanzione
dei dipendenti responsabili di atteggiamenti
di ritorsione, il costante monitoraggio della
situazione e altre misure preventive. Se
ritenete di essere stati vittime di un episodio di
ritorsione, contattate immediatamente l’ufficio
Etica.
RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE NEL CREARE
UNA CULTURA APERTA A DISCUSSIONI E
SEGNALAZIONI
La paura di ritorsioni è tra le ragioni principali della
mancata segnalazione di episodi di cattiva condotta. È
responsabilità di ciascuno di noi creare un’atmosfera
che consenta di affrontare apertamente questioni che
possano influenzare la reputazione della Società, e che
favorisca la segnalazione di eventuali episodi di cattiva
condotta. I manager, in particolare, devono favorire
un clima di discussione e confronto, soprattutto nelle
situazioni che appaiono controverse agli occhi dei
dipendenti, in quanto possibili violazioni degli standard
aziendali o della legislazione vigente.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
Una comunicazione aperta tra manager e dipendenti
è essenziale per creare una cultura che ammette e
promuove la denuncia delle violazioni. Per promuovere
un ambiente di lavoro basato su una comunicazione
aperta, i manager possono:
• discutere regolarmente valori e standard della
Società durante le riunioni di gruppo;
• mostrarsi disponibili all’ascolto dei dipendenti e
mantenere un atteggiamento aperto;
• ricordare periodicamente ai dipendenti di segnalare
eventuali dubbi a voi, in qualità di manager, o ad
altre risorse della Società;
• sostenere i dipendenti che decidono di rivolgersi
ad altre risorse aziendali invece di contattare voi
direttamente.
LINEE GUIDA PER ESPRIMERE I PROPRI DUBBI
Sollevare dubbi su possibili episodi di cattiva condotta
non è mai facile. Richiede coraggio e integrità. Di seguito
elenchiamo alcune considerazioni generali su come
affrontare il vostro dubbio con la direzione:
1. Concordate un appuntamento a un’ora precisa per
discutere la questione con il vostro manager o altra
risorsa aziendale.
2. Affrontate la questione con calma e professionalità.
3. Mettete in evidenza i rischi per la Società e l’impatto
potenziale del particolare episodio di cattiva
condotta.
4. Se è il vostro caso, riconoscete che potreste non
avere tutte le informazioni o fatti rilevanti per la
questione.
5. Esprimete le eventuali preoccupazioni sulla
riservatezza della vostra segnalazione. (Se vi
preoccupa la riservatezza, prestate attenzione al
condividere informazioni con altri colleghi che
potrebbero inavvertitamente divulgarle).
6. Ringraziate l’interlocutore per il tempo e l’attenzione
dedicati al problema.
Naturalmente, ciò che conta non è seguire nel dettaglio
queste linee guida, ma l’atto stesso della segnalazione
delle vostre preoccupazioni, nel modo a voi più
congeniale. Segnalando un dubbio in modo sincero e
veritiero, contribuite a proteggere la Società, il vostro
posto di lavoro e, in definitiva, voi stessi e i vostri
colleghi. Segnalando ciò che non va, contribuite in prima
persona al seguire il giusto percorso.
D
R
Ho il sospetto che si sia verificato un episodio
di cattiva condotta nel mio reparto, ma non ho
tutte le prove necessarie a dimostrarlo. Devo
segnalare comunque l’episodio o aspetto di
avere maggiori informazioni?
Quando segnalate una vostra preoccupazione,
non ci aspettiamo che siate in possesso di tutte
le informazioni. Forniteci tutte le informazioni
in vostro possesso e affidate alla Società il
compito di indagare sulla questione. Non cercate
di condurre un’indagine per vostro conto, ma
riferite piuttosto le vostre preoccupazioni in
tempi rapidi alle risorse appropriate.
LINEE GUIDA PER RACCOGLIERE LE SEGNALAZIONI
DI DUBBI
La vostra reazione alla segnalazione di un dubbio
da parte di un dipendente è molto importante.
Può incoraggiare la creazione di un ambiente
di comunicazione aperta, in cui i dipendenti si
sentono autorizzati a discutere questioni importanti,
oppure inibire le comunicazioni future e influenzare
negativamente il morale sul posto di lavoro. Elenchiamo
di seguito alcune idee generali su come rispondere alla
segnalazione di un dubbio da parte di un dipendente:
1. Fate in modo di avere tempo a sufficienza per
discutere adeguatamente la segnalazione. In
caso contrario, pianificate un altro momento e
comunicate al dipendente che desiderate spostare
l’appuntamento per dedicare alla sua segnalazione
tutta l’attenzione necessaria. Incontrate il
dipendente in una sede che vi consenta di parlare in
modo privato e indisturbato, come il vostro ufficio o
una sala conferenze.
2. Ascoltate e prestate tutta l’attenzione possibile.
Cercate di evitare atteggiamenti difensivi, di
interrompere la discussione o di difendere la Società
o altri soggetti prima di aver ascoltato tutti i fatti.
3. Mantenete un atteggiamento calmo e professionale.
4. Chiedete chiarimenti e informazioni aggiuntive,
ma senza intimidire o mettere sulla difensiva il
dipendente. Informazioni aggiuntive utili sono
l’identificazione di altri soggetti che condividono
la preoccupazione o che potrebbero essere a
conoscenza della situazione, il numero di casi in
cui il dipendente ha osservato il comportamento,
eventuali documenti a sostegno della
preoccupazione e i nomi di altri soggetti con cui il
dipendente abbia eventualmente condiviso il suo
dubbio. Questo ultimo punto è molto importante
per contribuire a salvaguardare la riservatezza del
dipendente che effettua la segnalazione.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
35
5. Non siete tenuti a fornire una risposta immediata.
Spesso, è meglio riflettere sulle preoccupazioni del
dipendente e rispondere in un momento successivo,
dopo aver raccolto le proprie idee sulla questione.
6. Comunicate al dipendente che la Società prende
in seria considerazione le segnalazioni di cattiva
condotta, e che la questione sarà sottoposta
all’attenzione di personale qualificato. Assicurate
al dipendente che risponderete alla sua questione
entro un tempo ragionevole, solitamente di 30
giorni.
7. Ringraziate il dipendente per aver sottoposto la
questione alla vostra attenzione.
Il seguito che darete alla vicenda e il modo in cui
tratterete il dipendente sono importanti quanto la vostra
reazione immediata.
In base alla natura della preoccupazione, potreste
coinvolgere altre risorse aziendali per risolvere o
condurre indagini in merito. Potreste condurre ricerche
sulle politiche aziendali, coinvolgere il livello direzionale
appropriato o un esperto in materia per risolvere la
situazione. Se la preoccupazione sollevata riguarda una
potenziale violazione di conformità, dovreste rivolgervi
al vostro responsabile di conformità locale per farvi
consigliare su come esaminare adeguatamente le
questioni segnalate. In alcuni casi, è preferibile affidare
la conduzione delle indagini a un responsabile dei reparti
Conformità o Risorse Umane anziché al manager cui è
stata segnalata la questione. In ogni caso, se decidete
di coinvolgere altre risorse aziendali, come le Risorse
Umane, l’ufficio Etica, il responsabile di conformità a
livello di divisione, Paese o area geografica, la direzione
legale o altre risorse, fatelo immediatamente. Quando
avrete tutte le informazioni per procedere, agite in
tempi brevi per risolvere rapidamente la questione.
Assicuratevi di documentare le vostre azioni e decisioni,
e le eventuali informazioni che via via otterrete.
36
Entro 30 giorni dalla segnalazione, il manager che
l’ha raccolta oppure l’incaricato alle indagini dovrà
fornire una risposta al dipendente che ha sollevato la
questione, anche se non ci sono nuove informazioni
da condividere, e continuare poi ad aggiornare il
dipendente a intervalli di 30 giorni. In molti casi, potreste
non essere in grado di fornire al dipendente informazioni
sostanziali sulla questione. È nondimeno importante
fornire un aggiornamento sul processo, per dimostrare
al dipendente che il problema è trattato con la dovuta
considerazione. Questo incoraggerà il dipendente a
segnalare preoccupazioni in futuro e contribuirà a
creare una cultura aperta a discussioni e segnalazioni.
Quando aggiornate il dipendente, cogliete l’occasione
per chiedergli se ha subito forme di ritorsione per aver
espresso la sua preoccupazione.
Tenete a mente che molti dipendenti che segnalano
preoccupazioni sono molto sensibili a gesti di mancato
rispetto o ritorsione percepiti dopo aver riferito
un episodio di cattiva condotta. È di fondamentale
importanza continuare a trattare i dipendenti con dignità
e rispetto, anche con i seguenti atteggiamenti:
• valutarlo in base alla performance attuale;
• assegnargli compiti rilevanti;
• condividere con lui le informazioni necessarie per
lavorare in modo efficace;
• coinvolgerlo negli eventi sociali;
• trattarlo con gentilezza e mantenere un
comportamento in linea con l’atteggiamento che
tenevate prima della segnalazione;
• sottolineare l’importanza della segnalazione durante
la valutazione di performance successiva.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
GLOSSARIO
Beni aziendali
I beni aziendali sono beni di valore di proprietà della Società. Includono beni fisici (come materiali, forniture, prodotti,
attrezzature e denaro), intangibili (come informazioni, valore del marchio e tempo dei dipendenti) e le informazioni riservate.
Buona fede
Segnalare una preoccupazione “in buona fede” significa compiere un tentativo autentico di fornire informazioni sincere e
precise, anche se queste dovessero dimostrarsi errate in seguito.
Comitato esecutivo (CE)
Il Comitato esecutivo è la direzione superiore di Merck/MSD, che comprende in generale i referenti diretti principali
dell’amministratore delegato. Questi dirigenti, che rappresentano diverse aree della Società, si incontrano a scadenze regolari
per valutare i progressi della Società rispetto a obiettivi e risultati prefissati.
Condotta etica
Una condotta che non solo si conforma alle leggi applicabili, ma salvaguarda o rafforza la reputazione della Società,
solitamente adempiendo o superando le responsabilità nei confronti dei principali interlocutori.
Conflitti di interesse
Un conflitto di interesse è una situazione in cui gli interessi personali di un dipendente sono in conflitto, reale o apparente,
con gli interessi della Società. Il risultato è la compromissione, reale o apparente, della capacità del dipendente di prendere
decisioni indipendenti e obiettive per conto della Società. I conflitti di interesse solitamente nascono da interessi finanziari,
familiari o da altri rapporti stretti, oppure da interessi o attività esterne.
Corruzione
Offrire alcunché di valore personale a un soggetto con un ruolo decisionale al fine di ricevere un trattamento di favore,
solitamente per assicurarsi o mantenere un vantaggio commerciale o per ottenere un vantaggio improprio. La corruzione può
assumere la forma di strumenti di valore monetario, come denaro, oppure di qualsiasi oggetto di valore (ad es. viaggi, servizi,
sconti, regali e così via).
Eventi avversi
Un segno, sintomo o malattia negativo o indesiderato esperito da un paziente specifico durante l’utilizzo di un prodotto Merck/
MSD, collegato o no all’uso del prodotto. Gli eventi avversi possono includere effetti collaterali indesiderati, peggioramento di
condizioni preesistenti, tossicità (insorgere di nuova malattia), danni o decesso, reazioni allergiche o assenza di efficacia.
Frode
La frode è un termine legale definito in modo differente in ogni Paese. Solitamente riguarda un’azione condotta in modo
disonesto, con l’inganno e l’intenzione di ottenere un vantaggio immeritato.
Funzionario governativo
Un funzionario, rappresentante o dipendente di qualsiasi governo o qualsiasi dipartimento o agenzia dello stesso, o qualsiasi
ente commerciale in cui un ente governativo ha un interesse proprietario o su cui esercita altro tipo di controllo. Include anche
gli esponenti di partiti politici e i candidati a incarichi politici.
Informazioni confidenziali o proprietarie
Informazioni di carattere tecnico, scientifico o commerciale che non sono di pubblico dominio né ragionevolmente accertabili.
Ecco alcuni esempi di informazioni riservate: informazioni su contratti in corso o di prossima adozione; date di lancio e
approvazione; elenchi e informazioni relative a clienti, consumatori, pazienti e fornitori; date di archiviazione; informazioni
finanziarie; invenzioni; strategie e piani di marketing; prezzi e costi; dati normativi; informazioni su ricerca e sviluppo; segreti
commerciali come formule, processi e know-how; prodotti e sviluppi imprevisti.
Insider trading
L’acquisto o la vendita di azioni o titoli della Società sulla base di informazioni non di pubblico dominio.
Molestie
La molestia sul posto di lavoro indica qualsiasi atto che crei un ambiente di lavoro intimidente, ostile oppure offensivo.
Principali interlocutori
Individui o gruppi verso i quali la Società ha una responsabilità. Solitamente, si considerano interlocutori principali i seguenti
cinque gruppi: clienti (inclusi pazienti e consumatori), dipendenti, azionisti, fornitori e società/comunità nelle quali operiamo.
Reclamo sulla qualità di un prodotto
Il Reclamo sulla qualità di un prodotto è una comunicazione che descrive un difetto potenziale relativo a identità, potenza,
qualità o purezza di un prodotto dopo la sua commercializzazione o distribuzione a un cliente per l’uso. I Reclami sulla qualità
di un prodotto possono riguardare le modifiche nell’aspetto di un prodotto, incluso confezionamento, potenza, qualità, metodo
di fornitura, sicurezza, purezza o efficacia del prodotto.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
37
INDICE
Agenti, uso e selezione, 30
Integrità accademica, 9
Alcol, 16, 17
Integrità scientifica, 9
Ambiente di lavoro, 15
Internet, 15, 20, 21
Privacy dei dipendenti, 15, 16
Intrattenimento, accettare e offrire forme di, vedere Regali
Protezione, 34
Inviti, vedere Regali
Libri e scritture contabili, 23
Ambiente, 28, 29
Divulgazioni pubbliche, 23, 24
Attività politiche, 31
Attrezzature d’ufficio, uso personale di, 20, 21
Mezzi di comunicazione, 21, 22, 28
Azioni, altre società, 19
Molestie sessuali, 17, 18
Azionisti, 19, 20
Molestie, 17, 18
Beni aziendali, uso di, 20
Norme, import/export, 31
Biglietti, vedere Regali
Pari opportunità, 25, 26
Boicottaggi, 31
Principi di leadership, 41
Computer e software, 20, 21, 25
Privacy, 13, 14, 15, 16
Comunicazioni pubbliche, 28
Protezione dei dati, 13, 14
Concorrenti
Qualità di prodotti e servizi, 7
Conflitto di interessi, 11, 19, 20
Reclami sulla qualità dei prodotti, 7
Corruzione, 9, 10
Regali
Criteri decisionali, 6
Biglietti, 26
Diritti umani, 27
Conferenze/simposi, 11, 12
Discriminazione, vedere Pari opportunità
Offerta e ricezione di regali, 9, 10, 25, 26
Pranzi, cene ed eventi sociali, 11, 11, 26
Dubbi
Relazioni
Cattiva condotta, segnalare, 33
Esprimere, 32, 33, 34, 35
Azionisti, 19
Raccogliere, 35, 36
Colleghi, 15, 17, 18
Ritorsioni, 34
Comunità e società, 27, 28, 29
E-mail, vedere Internet
Familiari e personali, 18, 19
Eventi avversi, 7
Fornitori, 19, 25, 26
Eventi sociali, vedere Regali
Medici e clienti del settore sanitario, 9, 10, 14, 18, 19, 20
Fornitori, vedere Relazioni con i fornitori
Relazioni sentimentali, 17
Frequentare un collega, 17
Richieste di campioni, 8
Governo, 13, 32, 33, 34
Salute, vedere Ambiente, salute e sicurezza
Impegno alla riservatezza verso i dipendenti, 15, 33, 34
Sicurezza, 16, 29
Impiego
Socializzare con i colleghi, vedere Socializzazione
Amici, 18
Socializzazione, 18, 19
Parenti, 18
Sostanze stupefacenti, illegali, 16, 17
Parità, 17, 18
Studi clinici e protocolli, 8
Incidenti, vedere Sicurezza
Informazioni concorrenziali, 12, 13
Concorrenza equa, 12
Studi clinici successivi alla commercializzazione, 9
Tangenti, 9, 10, 29, 30
Violenza sul posto di lavoro, 17
Informazioni riservate, 13, 22, 23
Insider trading, 24
38
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
RISERVATEZZA
La Società non tollererà alcuna forma di ritorsione nei confronti
di dipendenti che hanno segnalato le proprie preoccupazioni su
pratiche aziendali. Il dipendente che segnala una preoccupazione
sulle pratiche aziendali sarà protetto da possibili ritorsioni.
Questa protezione è garantita anche a chi fornisce informazioni
nell’ambito di un’indagine. Merck/MSD si riserva tuttavia il diritto di
adottare misure disciplinari nei confronti di chiunque muova false
accuse, fornisca alla Società informazioni distorte o osservi un
comportamento scorretto.
Quando vi rivolgete all’ufficio Etica per segnalare una questione
potrete decidere di mantenere l’anonimato, sebbene sia preferibile
fornire il proprio nome. Qualora scegliate di identificarvi, l’ufficio
Etica farà ogni ragionevole sforzo per mantenere riservata la
vostra identità, nel grado ammesso dalla conduzione di un’indagine
approfondita ed equa che potrebbe rendersi necessaria a norma di
legge. Per consentire all’ufficio Etica di mantenere la riservatezza,
tuttavia, è necessario che siate voi stessi a comportarvi con la
massima discrezione, evitando di discutere la vostra segnalazione
all’ufficio Etica con colleghi e collaboratori.
Per maggiori informazioni sulla segnalazione di preoccupazioni, vedere pagina 32.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
39
APPENDICE
COMPORTAMENTI DI LEADERSHIP DI MERCK
Concentrare la nostra attenzione sui clienti,
inclusi i pazienti
Essere attenti
ai clienti e ai
pazienti
• Concentrare gli sforzi dell’intera organizzazione per
conferire valore ai clienti, inclusi i pazienti, comprendendo
e soddisfacendo le loro esigenze.
Prendere decisioni rapide e disciplinate
Prendere decisioni
• Prendere decisioni tempestive al giusto livello sulla base di
informazioni corrette, e sostenere tali decisioni.
rapide e
disciplinate
Agire con coraggio e schiettezza
Agire con
• Parlare apertamente, onestamente e con convinzione;
avere il coraggio di correre i giusti rischi e prendere
decisioni difficili.
schiettezza e
coraggio
Formare il talento
• Formare il talento con le capacità e le diversità necessarie
per avere successo nei nostri mercati; ispirare, premiare,
e progredire per assicurasi che ogni individuo raggiunga il
suo potenziale; effettuare richiami forti se necessario.
Formare
i talenti
Dimostrare etica e integrità
Dimostrare
• Aderire agli standard più elevati di comportamento etico e
leale in tutte le interazioni e richiedere agli altri l’adozione
di questi stessi standard; agire in conformità a tutte le
leggi, le politiche e le normative; identificare e affrontare le
questioni etiche senza esitazioni nel momento stesso in cui
insorgono.
etica e
integrità
Ottenere risultati
• Stabilire standard di performance chiari; superare
gli ostacoli; ritenere noi e gli altri responsabili del
conseguimento dei risultati.
Ottenere
risultati
Favorire la collaborazione
Favorire
la
collaborazione
40
• Ascoltare attivamente e cercare di comprendere le varie
prospettive; lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi
comuni della nuova Merck.
Merck/MSD - Codice etico, terza edizione
RINGRAZIAMENTI
Desideriamo ringraziare le centinaia di dipendenti
Merck/MSD in ogni parte del mondo che hanno
contribuito al processo di stesura del presente
opuscolo.
Le vostre opinioni sono state inestimabili per rendere
questo documento utile su scala mondiale, in grado
di rispondere a dubbi ed esigenze di tutti i dipendenti
Merck/MSD.
I NOSTRI VALORI
MIGLIORARE LA VITA UMANA
Il nostro obiettivo è preservare la vita degli esseri umani, migliorandone la qualità. Lavoriamo
anche per migliorare la vita degli animali. Tutte le nostre azioni devono essere valutate in base
al successo nel raggiungimento di questi obiettivi.
ETICA E INTEGRITÀ
Ci impegniamo a operare nel rispetto dei più elevati standard etici e di integrità. Siamo
responsabili verso i nostri clienti, i dipendenti Merck, gli ambienti in cui operiamo e le società
che serviamo in tutto il mondo. Nell’adempimento delle nostre responsabilità, non accettiamo
compromessi di carattere etico o professionale. Le nostre interazioni con tutti i segmenti della
Società devono essere trasparenti e rispecchiare gli standard elevati che dichiariamo.
INNOVAZIONE
Ci impegniamo a raggiungere l’eccellenza scientifica ai massimi livelli. La nostra ricerca è
guidata dall’impegno di conservare la salute umana e animale e la qualità di vita. Ci sforziamo
di determinare le esigenze cruciali di consumatori e clienti, e attraverso una costante
innovazione sfidiamo noi stessi a soddisfare quelle esigenze.
ACCESSO PER TUTTI
Aspiriamo a migliorare la salute e il benessere delle persone in tutto il mondo allargando
l’accesso ai nostri farmaci e vaccini. Creare nuove terapie è solo il primo passo per
combattere le malattie e promuovere il benessere su scala globale. Il successo sarà raggiunto
solo quando chiunque abbia bisogno dei nostri farmaci e medicinali possa ottenerli. Negli Stati
Uniti e all’estero, abbiamo sviluppato numerosi programmi per aiutare a migliorare l’accesso
ai nostri prodotti, affinché tutti ne possano beneficiare ovunque risiedano.
DIVERSITÀ E LAVORO DI SQUADRA
La nostra capacità di riuscita dipende dai valori dei nostri dipendenti: integrità, competenza,
immaginazione, capacità, diversità, flessibilità e lavoro di squadra. A tal fine, cerchiamo
di creare un ambiente di reciproco rispetto, che incoraggi i singoli e favorisca il gioco di
squadra; un ambiente lavorativo che premi l’impegno e la performance, in grado di rispondere
alle esigenze dei dipendenti. Premiamo l’impegno e la performance e siamo sensibili alle
esigenze dei nostri dipendenti e delle loro famiglie.
Stampato su carta riciclata. Stampato negli Stati Uniti d’America
Merck & Co., Inc., Whitehouse Station, New Jersey, Stati Uniti d’America