Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
Concorso “Premiamo i risultati”
DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE
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PREMESSA
Il “documento di partecipazione” ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di
miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura.
Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le
indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con
alternative di risposta e istruzioni per la compilazione.
Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del
responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all’help
desk del concorso per chiarimenti.
Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le
20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva.
La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente:
•in formato PDF
•entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008
•con inoltro all’indirizzo di posta: [email protected].
La valutazione del documento, per l’ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la
coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a
valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare.
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PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
(amministrazione/ufficio)
Distretto Sanitario di Base di Scafa (PE)
Firma del responsabile della candidatura
__________________________________
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PRIMA SEZIONE
ANAGRAFICA
Denominazione del Piano
Riduzione degli accessi al pronto soccorso
Responsabile:
Cognome:Alderighi____ Nome: _Riccardo_______________________
Telefono:085/9898818 _____E-mail: [email protected]________________________
Ruolo: Direttore del Distretto________________________
Referente:
Cognome:Basile________________________ Nome:Silvio ________________________
Telefono: 085/8573787________________________ E-mail: [email protected]
Ruolo: medico di medicina generale
Durata dell’intervento in mesi : _12_________
Periodo di realizzazione:
da 01---/-01--/2009
a 31---/-12--/2009
Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1:
 Ammontare complessivo: €.............................................................……...di cui:
- a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€........................................................
- a carico di altre Fonti (indicare quali) €……………………………………………………..
 Non sono previste risorse
1
Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
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SECONDA SEZIONE
SCENARIO DI RIFERIMENTO
1 ORIGINE DEL PIANO
1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in:
(sono possibili più risposte)
documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale,
altra documentazione, ecc.)
piani di miglioramento/programmi settoriali
è un’iniziativa autonoma del proponente
 x altro (specificare) Piano Sanitario regionale 2007-2010
1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da:
(sono possibili più risposte)
autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie
appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)
risultati di indagini di customer satisfaction
analisi dei reclami raccolti in modo sistematico
specifica indagine realizzata da personale interno
specifica indagine realizzata da consulenti
indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit
x richiesta del vertice (politico o amministrativo)
x altro (specificare) Migliorare l’appropriatezza dell’uso delle risorse
1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:
sì, già realizzate
x sì, in corso
sì, già programmate
NO
Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi
Riduzione delle liste d’attesa attraverso la teleprenotazione degli esami.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
1.4. Motivo prevalente dell’intervento:
(una sola risposta)
carenza di un servizio/processo
esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi
esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder
 esigenza di ridurre i costi
esigenza di migliorare il clima organizzativo
x altro (specificare)_ utilizzo appropriato dei servizi
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1.5. Definizione del problema
Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare
evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di
interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio.
Uno dei problemi più attuali in sanità è rappresentato dall'uso appropriato delle risorse e dal fatto
che troppi interventi vengono effettuati in pronto soccorso mentre potrebbero e dovrebbero trovare
una risposta nel territorio.
Per fare in modo che i cosiddetti codici bianchi e verdi non raggiungano il pronto soccorso viene
ipotizzata una rete di strutture territoriali aperte 24 ore su 24 per sette giorni alla settimana.
Di questo hanno parlato in questi giorni il ministro del welfare On Sacconi e i sottosegretari On
Fazio e On Martini.
L'utap di Scafa ormai attiva da un anno è una struttura territoriale aperta per 24 ore per tutti i giorni
della settimana,nelle struttura è sempre presente un medico (dalle ore 8 alle ore 20 dal lunedì al
venerdì un medico di assistenza primaria dalle 20 alle 8 e nei giorni festive e prefestivi dalle ore 8
alle ore 20 un medico di continuità assistenziale) inoltre durante la giornata è presente personale
segretariale e infermieristico.
Vogliamo dimostrare come una organizzazione di questo tipo sia in grado di ridurre gli accessi nel
pronto soccorso dei codici verdi e bianchi e vogliamo realizzare questo progetto proprio per cercare
di dare una certezza alla nostra ipotesi.
Il problema e’ quello di limitare l’accesso al pronto soccorso dell’ospedale della
nostra zona, dei codici bianchi e verdi , evitare ricoveri impropri e aumentare la soddisfazione
dell’utenza da parte dell’utap di Scafa
______________________________________________________________________________
2 ELABORAZIONE DEL PIANO
2.1. La progettazione ha coinvolto:
(sono possibili più risposte)
X utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene
altri portatori di interesse
responsabili del settore/dei settori su cui si interviene
personale del settore/dei settori su cui si interviene
x personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento
altro………………………………………………………………..
Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento:
Gli utenti vengono coinvolti in una campagna di sensibilizzazione sull’uso appropriato del pronto
soccorso . Il personale del Nucleo Cure Primarie della Val Pescara attraverso il coordinamento
nella gestione telefonica dell’urgenza
2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema
(indicatori di criticità):
(sono possibili più risposte)
dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali):
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___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
dati di funzionamento (specificare quali):
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
xAltro (specificare)
__viene continuamente segnalato come la mancanza di filtro della domanda e l’inadeguatezza
del territorio nel dare una risposta alle piccole urgenze determina un’eccessivo ricorso al pronto
soccorso dei codici bianchi e verdi , provoca un uso inappropriato dei servizi e uno spreco di
risorse______________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___
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TERZA SEZIONE
CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO
1 GLI OBIETTIVI
1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area:
(scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta)
del contesto:
integrare le amministrazioni
valorizzare la comunità
rinnovare il rapporto centro/periferia
del problema:
cogliere le esigenze degli utenti
interpretare la missione
analizzare la situazione, definire obiettivi
della soluzione:
coinvolgere il personale
utilizzare tecnologie e metodi
gestire le risorse economiche
del risultato:
x controllare i risultati
x valutare gli effetti
x consolidare e diffondere le buone pratiche
1.2 L’intervento si basa prioritariamente su:
(una sola risposta)
innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge
ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza
(es. risparmi)
gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli
direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.
 modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale
 x modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti
altro (specificare)__________________________________________________
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1.3 Descrivere gli obiettivi
Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano)
Aumento della soddisfazione dell'utenza
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in
relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni
previste)
Campagna di educazione rivolta alla popolazione nell’uso appropriato dei servizi.
Informare gli utenti delle alternative al pronto soccorso , formare gli operatori dell’utap al triade
telefonico_______________________________________________________________________
1.4 Descrivere i risultati attesi
Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come
conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento
Diminuire drasticamente gli accessi al pronto soccorso della nostra zona per quanto riguarda i
codici verdi e bianchi, ottenenere una riduzione dei costi relativi ai ricoveri impropri.
Miglioramento dei servizi erogati e della soddisfazione dell’utenza
______________________________________________________________________________
1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento
Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi.
L’obiettivo e’ quello di realizzare sul territorio l’apertura di un punto di accesso attivo 24 ore su 24,
sette giorni su sette , per i codici verdi e bianchi, evitando in questo modo lunghe code d’attesa al
Pronto soccorso di Popoli (PE).
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
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2 LE ATTIVITA’ PREVISTE
2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna
attività
Fasi
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Attività
Output attesi
Numero incontri
formativi 3
A Formare il personale
Organizzare un evento formativo
Realizzare l’evento formativo
Applicare il triage telefonico
Fase 2
Fase 3
utap
impegnato
numero opusco- percentuale di famiglie assistiti
li
stampati dai medici utap che ri10000
cevono l'opuscolo 70%
Progettare un opuscolo informativo
Stampare l’opuscolo
Diffondere l’opuscolo agli utenti
C organizzare presso l’utap di scafa di un
ambulatorio per piccole urgenze
Fase 1…
Personale
nell'evento
100%
B Informare la popolazione
Fase 1…
Fase 2
Fase 3
Indicatori di realizzazione
stilare una lista delle attrezzature e dei presidi necessari per l’ambulatorio
“piccole urgenze”
acquistare il materiale
organizzare la turnazione dei medici
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ore di attivita'
numero interventi effettuati nell'
dell'ambulatorio ambulatorio
codici verdi e
bianchi 60
Fasi
Attività
Output attesi
N° di moduli compilati 100%
dei pazienti che hanno avuto la
prestazione
D) raccolta dati degli interventi effettuati
Fase 1…
Fase 2
Fase 3
Fase 4
definire le modalità di raccolta dati sui programmi gestionali dei medici
utap
verificare che il sistema sia implementabile
iniziare l’inserimento dei dati
analisi dei dati
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Indicatori di realizzazione
Costruire
un
modulo per la
raccolta dati.
Sperimentare il
modulo.
Costruzione di
una banca dati.
Report
sugli
interventi
effettuati.
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto
Risultati attesi
(vedi domanda 1.4)
Diminuire
drasticamente
gli
accessi al pronto soccorso della
nostra zona per quanto riguarda i
Indicatore (descrizione e unità di
misura)
Accessi al pronto soccorso di Popoli
Target
-20%
codici verdi e bianchi,
Aumento della soddisfazione aumento
del rapporto tra + 10 *
dell'utenza
domanda soddisfatta e domanda
reale
Nota: Faremo richiesta al centro
elaborazione dati aziendale , di
fornire informazioni sugli accessi
al pronto soccorso di Popoli dei
codici verdi e bianchi
3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE
3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano
Si
X No
3.2 Se si, indicare:
N. componenti del gruppo di lavoro
____________________
Caratteristiche del gruppo di lavoro
Ruolo
Compiti
Gg/impegno
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Dirigenti
Funzionari
Altro personale
3.3. Indicare l’eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell’amministrazione
(specificare numero, ruolo e funzioni)
___no___________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
- 14 -
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI
4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti)
Faremo richiesta al centro elaborazione dati aziendale , di fornire informazioni sugli accessi al pronto soccorso di Popoli dei codici verdi e bianchi
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza
_______no_______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE
5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici dell’ufficio/amministrazione
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività
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Le attivita’ saranno coordinate dal referente dell’UTAP
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
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5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti
rispetto ai risultati attesi.
Cronoprogramma_______________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l’intervento e i suoi esiti
Fare una pubblicazione specifica _sui risultati raggiunti
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i
risultati attesi
La criticita’ e’ rappresentata dalla raccolta dati. Evitare la autoreferenzialità
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO
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7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano
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id
Attività
Genn0
9
Concorso premiamo i risultati
Febb09 Mar09 Apr09 Mag09 Giu09
Formare il personale
1
Organizzare un evento
2
Realizzare l’evento formativo
3
Applicare il triage telefonico
Informare la popolazione
1
Progettare un opuscolo informativo
2
Stampare l’opuscolo
3
Diffondere l’opuscolo agli utenti
Organizzare presso l’utap
di Scafa un ambulatorio
per piccole urgenze
2
Stilare una lista delle attrezzature e dei
presidi necessari per l’ambulatorio di
piccole urgenze
Acquistare il materiale
3
Organizzare la turnazione dei medici
1
Raccolta dati degli
interventi effettuati
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Lug09
Ago09
Sett09
Ott09
Nov09
Dic 09
1
2
3
4
Definire le modalita’ di raccolta
dati sui programmi gestionali dei
medici UTAP
Verificare che il sistema sia
implementabile
Iniziare l’inserimento dei dati
Analisi dei dati
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