Come risparmiare
tempo e denaro
con la gestione centralizzata
dei servizi di stampa
White Paper
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WHITE PAPER
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Making the MFPs think
Sommario
Introduzione
4-8
Benefici di una soluzione con servizi di stampa completamente gestiti
Nuovo approccio, nuove opportunità
Soluzione di stampa
Chi siamo e cosa facciamo
Soluzione di alto livello
4
5
6
8
9-13
Una soluzione di stampa per tutti i tipi di clienti
Sicurezza e gestione degli accessi
Monitoraggio e creazione di report
Gestione della stampa
Gestione della scansione
Private Cloud
YSoft Payment System
Funzionalità avanzate
Dettagli della soluzione
9
9
10
11
12
12
13
13
14-16
Dalle semplici operazioni di monitoraggio dell'utilizzo e autenticazione degli
utenti alla gestione completa dell'ambiente di stampa dell'organizzazione
Terminali
Installazioni e architetture più complesse della soluzione di stampa YSoft SafeQ
Vantaggi aziendali
14
14
16
17-18
Il nostro ambiente di stampa non è sicuro, sappiamo che vengono eseguite
molte operazioni di stampa ma non da chi e in che numero. Su quale livello
di informazioni dettagliate potremo contare con YSoft SafeQ?
Quali tipi di report potremo generare.
Riepilogo
Making the MFPs think
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Introduzione
Benefici di una soluzione con servizi di stampa
completamente gestiti
Per mantenere e rafforzare la propria competitività, ogni azienda attribuisce grande
importanza all'impiego efficiente delle risorse, nonché al miglioramento della produttività
lavorativa. I servizi MPS (Managed Print Services) consentono alle aziende di raggiungere
questi obiettivi. Un servizio MPS è quello offerto da un produttore di stampanti o un altro
fornitore per ottimizzare e gestire il processo di produzione di documenti di un'azienda in
modo da raggiungere determinati obiettivi.
– gestire e minimizzare i costi associati alla stampa
– migliorare l'efficienza e la produttività
– migliorare la sicurezza e il controllo degli accessi
– ridurre i costi amministrativi
– salvare l'ambiente
Un servizio di stampa
gestito consente di
risparmiare in media il 30%
sui costi di stampa.
Un elevato livello di sicurezza
dei documenti costituisce una
caratteristica essenziale della
soluzione MPS.
Il segmento MPS sta attualmente registrando una crescita rilevante, dovuta soprattutto
al fatto che una corretta gestione dei servizi di stampa aziendali consente di ridurre
significativamente i costi operativi. In base ai risultati di una ricerca condotta a livello
internazionale da Gartner, "il totale dei costi relativi alla stampa incide per una percentuale
che va dall'1 al 3% sulle entrate di un'azienda". La stessa analisi suggerisce che la
gestione dei servizi di stampa consente di risparmiare in media il 30% di questo importo.
Grazie all'implementazione di una soluzione centralizzata e di criteri per la gestione della
stampa a livello dell'intera organizzazione, alcune aziende hanno risparmiato fino al 60%.
Photizo Group stima per il segmento MPS una crescita annuale del 23% con un dispositivo
soggetto al contratto MPS ogni tre dispositivi di output venduti. I produttori di stampanti,
nonché di dispositivi multifunzione e per la copia offrono infatti programmi o soluzioni
MPS applicando le proprie procedure e tecnologie oppure utilizzano soluzioni di partner
di terze parti, ovvero aziende produttrici di software per le soluzioni di stampa. L'obiettivo
principale è quello di installare la quantità ottimale di dispositivi di stampa e di garantirne
l'utilizzo efficiente riducendo il più possibile i costi operativi e di manutenzione.
Sapete esattamente quanti processi di stampa e copia vengono eseguiti
nella vostra azienda?
Sapete dove e da chi vengono eseguiti?
Le stampe e le scansioni sono gestite e sicure?
Sapete quanti processi di stampa vengono eseguiti da ogni reparto
e gruppo di lavoro e quanto costano tali processi?
Questi costi vengono attribuiti al reparto che li produce?
I vostri dipendenti utilizzano le stampanti aziendali solo per scopi lavorativi?
Siete in grado di evitare lo spreco di carta e inchiostro?
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Se la risposta a tutte queste
domande è no, leggete
ulteriori informazioni sui
servizi di stampa gestiti.
Making the MFPs think
Introduzione
In base a quanto sostenuto
da All Associates, una società
di consulenza indipendente
per i servizi di stampa, i costi
indiretti sono in media dieci
volte maggiori dei costi diretti
dei servizi di stampa.
Nuovo approccio, nuove opportunità
La stampa, la copia e la scansione sono servizi essenziali per ogni società. Alle aziende
spesso mancano informazioni generali sui costi di stampa e sul numero di dispositivi
multifunzione (MFP), nonché di stampanti e fotocopiatrici disponibili nell'organizzazione.
Spesso risulta sconosciuto anche il numero di ore che il personale IT o di altro tipo dedica
alla manutenzione di questi dispositivi.
A causa della mancanza di queste informazioni e del controllo centralizzato dei costi
relativi alla stampa, le aziende ignorano le enormi potenzialità legate al risparmio dei costi.
In base all'analisi condotta da Gartner, tutti i costi relativi alla stampa possono essere
suddivisi in:
– Costi diretti (acquisto di stampanti, materiali di consumo e manutenzione)
– Costi indiretti (consumo energetico, rifiuti, tempo del personale che si
occupa del supporto tecnico)
È possibile risparmiare ottimizzando il numero e il tipo di stampanti, nonché implementando
una soluzione MPS e impostando un semplice flusso di lavoro di stampa. In questo modo
è ad esempio possibile impedire l'utilizzo della stampa a colori più costosa, promuovere
l'uso della stampa fronte/retro e/o ridurre il numero di stampe indesiderate consentendo
agli utenti di annullare la stampa di documenti non corretti prima che vengano stampati. Il
contenimento dei costi diretti è abbastanza intuibile a prima vista e facilmente raggiungibile
in un periodo di tempo relativamente breve.
Il valore davvero strategico del cambiamento che l'implementazione di una soluzione MPS
determina nell'ambiente di stampa riguarda i costi indiretti, ovvero soprattutto il tempo
del personale IT o di quello che si occupa del supporto tecnico, le cui responsabilità
includono in genere il monitoraggio delle stampanti condivise. Occorre inoltre
Ottimizzazione dell'ambiente
di stampa
9:1
3:1
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Introduzione
considerare i cosiddetti costi alternativi (o costi-opportunità) rappresentati dalla produttività
inferiore dei dipendenti che lavorano con un sistema di stampa non gestito rispetto
a quella dei dipendenti di un'azienda che implementa il flusso di lavoro di un'applicazione
per la stampa e/o la gestione dei documenti che consente di migliorare la produttività del
personale e l'efficienza dei processi aziendali.
Soluzione di stampa
La caratteristica fondamentale della soluzione di stampa e la differenza di approccio
rispetto al semplice acquisto di stampanti in base alle attuali esigenze è rappresentata
dalla natura virtuale del software. Il software non fa parte dei diversi dispositivi ma
è un'applicazione server.
Una soluzione di stampa
basata su server consente
di controllare ogni
operazione di stampa,
copia e scansione eseguita
all'interno dell'azienda.
Oltre ai vari programmi per gli aspetti operativi e procedurali, in ogni server aziendale
vengono eseguiti anche i database utente. Questi database vengono gestiti e aggiornati
aggiungendo informazioni rilevanti sullo staff aziendale. Poiché la soluzione di stampa
è in genere integrata in questi stessi database, può utilizzare tali informazioni e/o associarle
a qualsiasi altra informazione. Grazie a questo concetto, la soluzione di stampa conosce
i dipendenti della società e sa a quale gruppo o reparto appartengono e/o a quali progetti
stanno lavorando.
Quando tutti i dispositivi di stampa all'interno dell'azienda vengono connessi (tramite
indirizzi IP) alla soluzione basata su server, si ottiene la centralizzazione dell'ambiente
di stampa che può così essere controllato e amministrato centralmente e consente
la creazione di diversi flussi di lavoro avanzati come illustrato nello schema seguente.
Ambiente server
Integrazioni
Workstation
Stampa
Sistema di
distribuzione
LDAP
Active Directory
File server
(scansione)
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SSO di terze parti
(accesso a MFP)
Sistemi
di pagamento
DMS
(scansione)
Infrastruttura di rete
Trasferimento dati,
sicurezza
SAP/ERP
(creazione report)
Sistemi di fatturazione
(fatturazione progetto)
Stampanti, MFP
Stampa, copia,
scansione
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Introduzione
Dominio di YSoft SafeQ (campo arancione) nel segmento MPS
GESTIONE PARCO
DISPOSITIVI
GESTIONE
UTENTI
GESTIONE
DOCUMENTI
MONITORAGGIO MATERIALI
DI CONSUMO
FUNZIONALITÀ
AUTOMAZIONE SCANSIONE
GESTIONE DISPOSITIVI
STAMPA BASATA SU REGOLE
SISTEMA DI GESTIONE
RECAPITI (DMS)
MONITORAGGIO TONER
PRINT ROAMING
FAX LAN
AVVISI DISPOSITIVO
MONITORAGGIO STAMPA
SCANSIONE OCR
MONITORAGGIO UTILIZZO
MONITORAGGIO COPIA/
SCANSIONE
CONNESSIONI DI TERZE PARTI
GESTIONE UTENTI
ADDEBITO AGLI UTENTI
QUOTE
CONTROLLO ACCESSI
INTEGRAZIONI
YSoft SafeQ
FATTURAZIONE PROGETTO
IMPLEMENTAZIONE
E DISTRIBUZIONE
GESTIONE IDENTITÀ
SISTEMI DI FATTURAZIONE
AMBIENTE DI RETE
SISTEMI DI PAGAMENTO
SISTEMI ERP
SERVIZIO DI ASSISTENZA
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Introduzione
Chi siamo e cosa facciamo
YSoft è una società in espansione che opera a livello mondiale offrendo soluzioni
software e hardware per la gestione dei sistemi di stampa che consentono alle aziende
e alle organizzazioni di qualsiasi dimensione di controllare i costi riprografici e ridurre gli
sprechi.
In base ai dati del 2014, la principale famiglia di prodotti YSoft, ovvero YSoft SafeQ,
viene utilizzata in 100 paesi del mondo da più di 8.000 organizzazioni, inclusi i giganti
della finanza, le aziende industriali di grandi dimensioni, le organizzazioni di servizio
e numerose altre realtà che per la maggior parte rientrano tra le 100 aziende migliori
del mondo in base alla classifica di Fortune. YSoft SafeQ consente alle organizzazioni
di gestire e ottimizzare in modo efficiente le proprie risorse riprografiche, nonché
di monitorare e contabilizzare ogni processo di stampa, copia e scansione.
YSoft ha sede a Brno nella Repubblica Ceca, ma ha uffici nelle principali aree di Europa,
Medio Oriente, America del Nord, America Latina, Asia e Australia. Grazie alla rete di
distributori e rivenditori YSoft, i prodotti e i servizi di questa società sono comunque
disponibili in tutto il mondo.
YSoft SafeQ è un'applicazione
basata su server che estende
le funzionalità standard
dei dispositivi e dell'ambiente
di stampa consentendo
di monitorare e gestire l'intero
sistema di stampa.
GREAT
BRITAIN
CZECH
REPUBLIC
HUNGARY
FRANCE
SLOVENIA
UKRAINE
USA
JAPAN
ISRAEL
UAE
SINGAPORE
PERU
AUSTRALIA
CHILE
SEDE CENTRALE
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UFFICI LOCALI
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Soluzione di alto livello
Una soluzione di stampa per tutti i tipi di clienti
YSoft SafeQ è una soluzione di stampa completa che offre una selezione molto ampia
di funzionalità e vantaggi innovativi per tutti i tipi di clienti. Gli utenti e gli amministratori
dei sistemi apprezzano particolarmente le funzionalità sviluppate da YSoft grazie
ai suggerimenti ricevuti sulle applicazioni pratiche del prodotto in settori aziendali diversi.
YSoft SafeQ consente al cliente di esercitare un controllo assoluto dell'ambiente
di stampa dell'intera organizzazione indipendentemente dalle dimensioni, dal numero
di filiali e dalla complessità della struttura aziendale.
Le funzionalità principali del prodotto YSoft SafeQ e il loro impatto sull'ambiente di stampa sono:
– Sicurezza e gestione degli accessi
– Monitoraggio e creazione di report
– Gestione dei processi di stampa
– Gestione dei processi di scansione
– Private Cloud
– YSoft Payment System
Le perdite di documenti
interni stampati mettono
seriamente in pericolo
qualsiasi organizzazione
o azienda. YSoft SafeQ
consente di controllare
completamente tutti
i documenti stampati.
Sicurezza e gestione degli accessi
La maggior parte delle aziende e delle organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni,
dal settore o dal numero di dipendenti, non ha la minima idea di chi utilizza i dispositivi
multifunzione e con che frequenza. Il rischio maggiore è rappresentato dagli accessi
a questi dispositivi impossibili da controllare a causa delle risorse limitate delle aziende.
Le informazioni sensibili e la protezione dei dati aziendali sono altri aspetti importanti che
le aziende e le organizzazioni devono affrontare. Poiché la fuga di informazioni riservate
potrebbe avere conseguenze gravissime, la protezione dei dati è una delle priorità di ogni
azienda.
L'obiettivo principale dello sviluppo della soluzione di stampa YSoft SafeQ è la soddisfazione
delle esigenze dei clienti descritte in precedenza. Grazie a YSoft SafeQ, i clienti potranno
avere il controllo completo di tutte le operazioni eseguite su ogni dispositivo multifunzione
presente nell'azienda, indipendentemente dalla posizione geografica delle filiali. Prima
di effettuare qualsiasi operazione, i dipendenti autorizzati devono innanzitutto eseguire
l'autenticazione nel dispositivo multifunzione. Per l'identificazione degli utenti vengono
utilizzate smart card (con contatto, senza contatto, magnetiche o con chip), codici PIN
oppure l'accesso mediante password. Tutti i dispositivi multifunzione rimangono bloccati
finché gli utenti non eseguono l'autenticazione e non vengono identificati. Solo dopo
l'identificazione, è possibile avviare un processo di stampa, copia o scansione.
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Soluzione di alto livello
Monitoraggio e creazione di report
Ciò che non può essere misurato non può nemmeno essere controllato e amministrato
efficacemente. La possibilità di monitorare e registrare l'uso e i costi dell'utilizzo del
dispositivo multifunzione nell'ambiente di stampa è uno dei vantaggi principali del prodotto
YSoft SafeQ. La soluzione software YSoftSafeQ consente infatti di controllare l'ambiente
di stampa e fornisce ai clienti uno strumento per l'analisi, la pianificazione e l'ottimizzazione
complete. Le aree più spesso monitorate sono quelle dei costi e della conseguente
ottimizzazione. I report di YSoft SafeQ possono analizzare i costi dell'ambiente di stampa
a livello dell'intera organizzazione, di singoli reparti e persino di singoli utenti.
Riepilogo delle funzionalità
di YSoft SafeQ
– Sicurezza/autenticazione
e controllo degli accessi
– Monitoraggio operativo
e creazione di report
– Amministrazione centralizzata
tramite l'interfaccia Web
di YSoft SafeQ
– Costi di distribuzione ridotti
tramite YSoft SafeQ Private
Cloud
– Produttività dei dipendenti
migliorata
Il monitoraggio può inoltre essere incentrato sull'utilizzo di ogni dispositivo multifunzione
all'interno della rete aziendale e sulla valutazione della frequenza di utilizzo. I vantaggi
di questa analisi sono di nuovo rappresentati dalla possibilità di ottimizzare e sostituire
i dispositivi che risultano più costosi con dispositivi i cui costi operativi sono inferiori.
Grazie all'applicazione client di YSoft SafeQ, prima di eseguire un'operazione di stampa,
gli utenti possono conoscere il costo del documento e confrontarlo con i costi che lo
stesso documento avrebbe se venisse stampato su altri dispositivi multifunzione.
Report predefiniti e configurabili
dall'utente consentono
di analizzare in modo semplice
e rapido tutte le operazioni
di stampa.
YSoft SafeQ è inoltre in grado di calcolare il numero di processi non stampati e convertire
queste cifre in indicatori ecologici. I clienti possono utilizzare il report Verde che include
cifre precise sul numero di alberi salvati, nonché sulla quantità di acqua e CO2 risparmiata.
I miei risparmi
Alberi
3,06/3,06
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(mese/anno corrente)
Energia (kWh)
733,89/733,89
Acqua(l)
4738,07/4738,07
CO2 (kg)
47,88/47,88
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Soluzione di alto livello
I report di gestione di YSoft SafeQ offrono ai responsabili dell'organizzazione tutte le
informazioni necessarie relative all'ambiente di stampa, su richiesta o automaticamente,
a intervalli definiti. Con un solo clic è possibile visualizzare report accattivanti e facili da
leggere che includono informazioni dettagliate, come ad esempio il carico di lavoro di
dispositivi multifunzione specifici, un elenco dei cinque utenti più attivi o i costi sostenuti
da ogni reparto.
Gestione della stampa
La gestione dell'ambiente di stampa è stata finora un'attività difficile che ha messo a dura
prova le capacità del reparto ID. Le aziende con diverse filiali remote hanno dovuto affidare
a risorse umane del reparto IT il compito di gestire collisioni e problemi verificatisi negli
ambienti di stampa delle filiali. L'amministrazione di ambienti di stampa di così grande
estensione ha rivelato quindi tutte le sue lacune in termini di efficienza soprattutto perché
non esisteva un singolo strumento in grado di monitorare e analizzare ogni operazione di
stampa, scansione e copia in tutte le filiali oltre che nella sede centrale, su base globale.
Grazie alla straordinaria funzionalità Private Cloud, i prodotti YSoft SafeQ offrono ai
clienti con molte filiali remote una soluzione intelligente e rapida per i problemi correlati
all'infrastruttura IT che devono affrontare. La centralizzazione dell'ambiente di stampa
delle filiali e della sede centrale consente di migliorare in modo significativo l'efficienza
dei processi aziendali interni e costituisce un valido aiuto per il reparto IT.
Grazie a YSoft SafeQ, è possibile implementare le modifiche e gestire contemporaneamente
l'ambiente di stampa da un'unica posizione. YSoft SafeQ garantisce una comunicazione
ottimale tra il server centrale e le posizioni remote. YSoft SafeQ consente ai clienti di
risparmiare almeno il 95% della larghezza di banda WAN garantendo la funzionalità dei
loro servizi di stampa nelle posizioni remote anche quando la comunicazione con la sede
centrale viene interrotta.
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Soluzione di alto livello
Gestione della scansione
La gestione delle scansioni di YSoft SafeQ estende le capacità di scansione dei dispositivi
aggiungendo il routing automatico dei documenti sottoposti a scansione, il monitoraggio
delle scansioni e le autorizzazioni utente per la funzionalità di scansione.
I dispositivi che includono terminali YSoft consentono agli utenti di eseguire la scansione
dei documenti nella cartella di posta in arrivo o nella home directory senza dover inserire
il proprio indirizzo di posta elettronica o il percorso della directory.
Grazie all'interfaccia Web
di YSoft SafeQ, il vostro
amministratore di sistema
può recuperare informazioni
sull'integrità e l'utilizzo
dell'ambiente di stampa
con un solo clic.
La funzionalità avanzata offerta dai terminali incorporati consente di definire più processi
di scansione inserendo le impostazioni direttamente nel dispositivo multifunzione. YSoft
SafeQ inoltre monitora e archivia i record di tutte le operazioni di scansione per i report
futuri.
Private Cloud
La funzionalità Private Cloud consente non solo di amministrare centralmente l'intero
ambiente di stampa ma anche di raccogliere automaticamente le informazioni nell'ambiente
di stampa indipendentemente dalla stratificazione geografica di tutte le entità integrate.
Grazie a Private Cloud, i costi
di distribuzione alle filiali e quelli
di manutenzione durante il ciclo
di vita risultano inferiori di 10
e 12 volte rispettivamente.
YSoft SafeQ funziona con una speciale architettura di trasmissione dei dati in cui vengono
selezionate solo le informazioni essenziali minime, in modo che la connessione dati tra le
entità venga interrotta e utilizzata il meno possibile. YSoft SafeQ raccoglie le informazioni
pertinenti sui processi eseguiti dagli utenti dell'intero ambiente di stampa per creare
analisi e report riepilogativi disponibili ad intervalli di tempo predefiniti.
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Making the MFPs think
Soluzione di alto livello
YSoft Payment System
YSoft Payment System è una funzionalità particolarmente adatta agli istituti didattici, alle
biblioteche pubbliche oppure a qualsiasi altra organizzazione in cui i servizi di stampa,
copia e scansione devono essere pagati. Ogni utente dispone di un account di credito da
utilizzare per i processi di stampa, copia e scansione. Payment System è facile da gestire
e consente agli utenti di ricaricare il proprio account in modo semplice e rapido quando
lo desiderano.
Payment System può essere implementato come applicazione autonoma per consentire
agli utenti di ricaricare facilmente i propri account oppure come parte della soluzione
YSoft SafeQ completa. Se utilizzati insieme, Payment System e YSoft SafeQ consentono
agli studenti e al personale di pagare i servizi di stampa in modo facile e comodo, nonché
di stampare in sicurezza su qualsiasi stampante in qualsiasi punto dell'organizzazione.
YSoft Payment System può essere integrato facilmente con sistemi di credito esistenti
o gateway di pagamento di terze parti consentendo agli studenti e al personale di utilizzare
una singola smart card in grado di svolgere più funzioni, come accedere a edifici e mense
o, con YSoft SafeQ, ai servizi di stampa.
Funzionalità avanzate
Il tempo e l'efficienza dei dipendenti sono spesso tra gli aspetti più analizzati e rappresentano
la variabile del successo di qualsiasi azienda moderna. Il risparmio di tempo, la definizione
dei processi, la velocizzazione del lavoro e l'aumento dell'efficienza dei dipendenti sono
indicatori fondamentali che spingono YSoft a sviluppare e migliorare continuamente le
proprie offerte. La semplificazione e l'aumento dell'efficienza dell'ambiente di stampa
sono tra gli obiettivi principali del prodotto YSoft SafeQ, che consente a ogni singolo
utente di riconoscere e apprezzare il valore del cambiamento.
Un servizio di stampa gestito
consente di aumentare
la produttività dei dipendenti
e l'efficienza dei processi
aziendali.
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Dettagli della soluzione
Dalle semplici operazioni di monitoraggio dell'utilizzo
e autenticazione degli utenti alla gestione completa
dell'ambiente di stampa dell'organizzazione
YSoft SafeQ è sostanzialmente una soluzione software che utilizza anche componenti
hardware. Questa soluzione è basata sulle workstation degli utenti e su una rete di
stampanti tutte connesse a un server in cui è installato YSoft SafeQ. Il flusso di lavoro di
base è il seguente: dalla propria workstation l'utente invia un documento da stampare.
Il documento raggiunge il server YSoft SafeQ dove attende che l'utente esegua
l'autenticazione a una stampante qualsiasi della rete e lo stampi. YSoft SafeQ registra
informazioni sul processo che verranno utilizzate nei report successivi. Se l'utente non
esegue l'autenticazione a una stampante e non stampa il documento entro un determinato
periodo di tempo impostato dall'amministratore, il processo viene automaticamente
eliminato dal server.
YSoft SafeQ offre una soluzione
di stampa efficiente e affidabile
per le organizzazioni di grandi
dimensioni che consente
di stampare più di 2 milioni
di pagine al mese.
Terminali
Gli utenti possono eseguire l'autenticazione alle stampanti tramite i terminali YSoft SafeQ.
I terminali per l'autenticazione degli utenti rappresentano un componente essenziale della
soluzione di gestione della stampa. YSoft offre tre diversi tipi di terminale per soddisfare le
esigenze specifiche delle aziende in termini di dimensioni, settore e tipo dell'ambiente di stampa
Terminal UltraLight è il terminale più semplice sviluppato principalmente per le aziende di
piccole dimensioni per cui la sicurezza della stampa e la creazione di report sono aspetti
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Making the MFPs think
Dettagli della soluzione
prioritari. Il terminale è installato sulla stampante multifunzione che rimane bloccata finché
l’utente non esegue l’autenticazione al terminale. Terminal UltraLight offre agli utenti due
metodi di autenticazione: Smart card o PIN. Sono disponibili due modelli del terminale,
ovvero Print e Print&Copy. Il terminale Print consente di eseguire stampe protette, come
il terminale Print&Copy grazie al quale è inoltre possibile contabilizzare copie e scansioni.
Un terminale YSoft SafeQ è il
componente essenziale che
consente di approfittare della
maggior parte delle funzionalità
e dei vantaggi della soluzione di
stampa YSoft SafeQ.
Un terminale più avanzato, Terminal Professional, consente agli utenti di eseguire
l’autenticazione e di gestire le proprie stampe direttamente dal dispositivo multifunzione.
Gli utenti possono ad esempio aggiungere processi ai propri elenchi di preferiti o eliminare
processi indesiderati. Questo terminale è dotato di un touchscreen a colori e offre agli
utenti una serie di opzioni di autenticazione, inclusa la possibilità di effettuare l’accesso
mediante password. Nelle aziende che utilizzano la fatturazione a più livelli basata sul
singolo progetto, Terminal Professional consente agli utenti di applicare codici di
fatturazione ai processi di stampa. Prima di ogni operazione, un messaggio visualizzato sul
terminale chiede all’utente di inserire un codice per un progetto specifico o selezionarne
uno utilizzando la pratica opzione di ricerca.
Terminali incorporati
disponibili (2014):
– YSoft SafeQ Embedded
Terminal per Konica Minolta
– YSoft SafeQ Embedded
Terminal per Ricoh
– YSoft SafeQ Embedded
Terminal per Xerox
– YSoft SafeQ Embedded
Terminal per Sharp
– YSoft SafeQ Embedded
Terminal per Toshiba
Making the MFPs think
YSoft offre inoltre terminali incorporati specifici per determinati modelli di dispositivi
multifunzione, che vengono controllati direttamente tramite il pannello dell’interfaccia
utente del dispositivo multifunzione. Nel caso dei terminali incorporati, gli utenti eseguono
l’autenticazione utilizzando il tastierino numerico del dispositivo multifunzione per
inserire credenziali di identificazione oppure usando un lettore di smart card separato
connesso al dispositivo multifunzione. Oltre alle funzionalità relative ai processi di
stampa offerte da Terminal Professional, i terminali incorporati consentono di eseguire
varie operazioni di stampa, copia e scansione contemporaneamente, contribuendo
ad aumentare notevolmente l’efficienza e la produttività. Tutte le operazioni eseguite
contemporaneamente sul terminale possono essere fatturate singolarmente.
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Dettagli della soluzione
Installazioni e architetture più complesse della
soluzione di stampa YSoft SafeQ
YSoft offre soluzioni in grado di soddisfare le esigenze di aziende di grandi dimensioni
con più filiali remote. La gestione dell'ambiente di stampa per l'intera organizzazione può
essere eseguita da una singola posizione centralizzata indipendentemente dalla distanza
che separa l'ufficio centrale da quelli delle filiali. Questa soluzione ambiziosa può essere
realizzata grazie all'architettura più complessa di YSoft SafeQ Private Cloud.
Anche se le soluzioni aziendali sono più complesse rispetto alle installazioni standard
di YSoft SafeQ, il concetto fondamentale è lo stesso, ovvero un server centrale su cui
è installato YSoft SafeQ e attraverso il quale tutti i processi di stampa devono passare.
Questo server è denominato CML (Central Management Layer) e può essere esteso
aggiungendo fino ad altri tre server YSoft SafeQ raggruppati in un singolo cluster CML. Il
valore aggiunto di questa solida architettura è la straordinaria funzionalità di bilanciamento
del carico per cui quando un server viene utilizzato fino alla sua capacità massima, YSoft
SafeQ trasferisce automaticamente i processi di stampa in attesa a un altro server meno
utilizzato in modo da garantire la velocità di elaborazione dei processi. Lo stesso principio
vale per la funzionalità di failover. Se si verificano problemi in un server YSoft SafeQ, un
altro server nel cluster ne prende automaticamente il posto. Ciò non limita in alcun modo
gli utenti, che non si accorgono nemmeno del cambiamento.
CML è il cluster o il server centrale a cui è possibile connettere centinaia di ORS (Offline
Remote Spooler). La tecnologia ORS estende le funzioni del server YSoft SafeQ a tutte
le filiali dell'azienda fornendo ad ognuna tutte le funzionalità di YSoft SafeQ disponibili
nella sede centrale. Questa tecnologia consente di semplificare l'installazione della
soluzione di stampa in tutte le filiali aziendali perché le impostazioni di configurazione di
CML vengono trasferite automaticamente in ORS, che funziona indipendentemente dalla
sede centrale.
YSoft SafeQ Private Cloud
– Tecnologia intelligente
– Architettura solida e scalabile
– Distribuzione semplificata
a tutte le filiali
nel mondo
YSoft SafeQ Private Cloud è una tecnologia intelligente che consente di centralizzare
l'amministrazione dell'intero ambiente di stampa, nonché di raccogliere automaticamente
le informazioni da tutte le filiali indipendentemente dalla loro posizione geografica. YSoft
SafeQ utilizza una speciale architettura di trasmissione dei dati in cui vengono trasmesse
solo le informazioni essenziali minime, in modo che la connessione dati tra tutte le filiali
venga utilizzata il meno possibile. YSoft SafeQ raccoglie le informazioni pertinenti sui
processi eseguiti dagli utenti dell'intero ambiente di stampa e le usa per creare analisi
e report riepilogativi disponibili ad intervalli di tempo predefiniti.
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Making the MFPs think
Dettagli della soluzione
YSoft SafeQ Private Cloud garantisce una comunicazione ottimale tra il server centrale
e le posizioni remote. Le aziende possono risparmiare almeno il 95% della larghezza
di banda WAN garantendo la funzionalità dei loro servizi di stampa nelle posizioni remote
anche quando la comunicazione con la sede centrale viene interrotta.
Ticket processo
Sistema di
distribuzione automatico
YSoft SafeQ ORS
installato in ogni filiale
Tutte le impostazioni di
configurazione vengono
eseguite da una
posizione centrale
Ufficio di una filiale
Il ticket del processo include
le credenziali utente, il nome
e le dimensioni del processo
di stampa, nonché il numero
preciso di pagine (nessun dato
sensibile o di grandi dimensioni)
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Vantaggi aziendali
Il nostro ambiente di stampa non è sicuro, sappiamo
che vengono eseguite molte operazioni di stampa
ma non da chi e in che numero. Su quale livello di informazioni
dettagliate potremo contare con YSoft SafeQ? Quali tipi
di report potremo generare?
Grazie ai vantaggi aziendali che la soluzione YSoft SafeQ è in grado di assicurare,
è possibile monitorare la quantità esatta di pagine sottoposte a processi di stampa, copia
e scansione su ogni dispositivo multifunzione e stampante desktop in base all'utente,
al reparto o al progetto. Si tratta di una soluzione di gestione della stampa perfetta per
controllare le operazioni di stampa aziendali, aumentare la produttività, proteggere le
informazioni sensibili e ridurre i costi di stampa complessivi.
I report e le statistiche risultanti, che includono dati su utenti, reparti e progetti, consentono
di definire i criteri aziendali per le operazioni di stampa e l'utilizzo più efficiente di stampanti
e dispositivi multifunzione. Precisa valutazione dei costi, sicurezza elevata, disponibilità
garantita e funzionalità avanzate per la digitalizzazione dei documenti sono solo alcuni dei
vantaggi offerti da YSoft SafeQ.
"Con le nostre informazioni
sensibili finalmente al sicuro,
abbiamo raggiunto un livello di
fiducia completamente nuovo".
Primož Žibert
Reparto IT,
Banca UniCredit.
Monitoraggio e contabilizzazione
di tutte le operazioni di
stampa e copia
Costi di stampa e copia inferiori
Miglioramento della produttività
dei dipendenti
Sicurezza dei documenti riservati
Risparmi significativi
Ottimizzazione dell'ambiente
di stampa
È possibile risparmiare fino al 30% riducendo i processi di stampa non necessari
ed evitando di sprecare toner e carta.
Semplificazione della gestione
dei sistemi di stampa
Sicurezza
Con YSoft SafeQ i documenti non vengono stampati finché l'utente non esegue
l'autenticazione alla stampante e non possono quindi essere visti da nessun altro.
Semplicità
Per eseguire l'autenticazione alla stampante, è sufficiente passare la smart card o il badge
aziendale.
Convenienza
È possibile inviare documenti alla stampante dalla propria workstation e quindi stamparli
ovunque all'interno dell'azienda.
Protezione dell'ambiente
È possibile evitare lo spreco di carta ed energia.
Interfaccia Web di YSoft SafeQ
YSoft SafeQ consente al personale IT di monitorare e gestire l'intero sistema di stampa
da un'interfaccia Web accessibile da qualsiasi punto della rete di stampa.
Private Cloud
Amministrazione e monitoraggio centralizzati del servizio di stampa nell'intera
organizzazione, incluse le filiali, mediante un'unica interfaccia Web.
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WHITE PAPER
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Making the MFPs think
Riepilogo
Perché YSoft SafeQ?
YSoft SafeQ è una soluzione di stampa intelligente che fornisce a tutti i tipi di clienti funzionalità
e tecnologie uniche che consentono di ridurre i costi, migliorare l'efficienza e semplificare
i processi in ogni azienda. La maggior parte delle aziende non conosce bene il proprio
ambiente di stampa, i costi che comporta e le possibili ottimizzazioni. YSoft SafeQ offre ai
clienti molto di più di un portfolio di base che riflette le loro attuali esigenze, consentendo
di semplificare i processi di stampa, copia e scansione che vengono eseguiti abitualmente.
Le aree principali in cui YSoft SafeQ tenta di migliorare i processi aziendali sono:
– Sicurezza e gestione degli accessi
– Monitoraggio e creazione di report
– Gestione dei processi di stampa
– Gestione dei processi di scansione
– Private Cloud
– YSoft Payment System
Un comportamento responsabile da parte degli utenti, l'impostazione di regole di stampa,
nonché informazioni precise sui volumi, sui tempi e sugli utenti costituiscono il primo
passaggio verso un miglioramento più importante dell'ambiente di stampa di un'azienda. Gli
ambienti di stampa diventano così efficienti e ragionevolmente economici. Oltre al rapido
rendimento del capitale investito nel prodotto YSoft SafeQ, un vantaggio indiscutibile
è rappresentato dall'approccio ambientale di questa soluzione. La sensibilizzazione nei
confronti dell'ambiente è importante in ogni singolo individuo ma raggiunge dimensioni
significative nelle aziende in cui i risparmi di carta, toner e altri beni possono avere
conseguenze molto più determinanti sull'ambiente.
YSoft SafeQ è un prodotto sviluppato per i clienti che desiderano offrire agli abituali utenti
dei dispositivi multifunzione una semplicità d'uso maggiore, nonché migliorare la sicurezza
dei dati stampati. La sicurezza dei dati, nonché la possibilità di eseguire scansioni
premendo un solo pulsante e di condividere documenti all'interno dei gruppi di lavoro
contribuiranno a semplificare lo svolgimento delle attività quotidiane. YSoft SafeQ include
numerose funzionalità avanzate in grado di soddisfare anche il cliente più esigente.
La decisione di acquistare il prodotto YSoft SafeQ rappresenta un investimento strategico
in grado di garantire risultati immediati e a lungo termine che verranno apprezzati non solo
dai responsabili dell'azienda, ma anche dagli utenti.
Conoscete esattamente il numero di stampe e copie eseguite nella vostra azienda?
Sapete dove vengono eseguite e da chi?
I processi di stampa e scansione sono gestiti e sicuri?
Sapete quanti processi di stampa vengono eseguiti da ogni reparto e gruppo di
lavoro e quanto costano tali processi?
Questi costi vengono attribuiti al reparto che li produce?
I vostri dipendenti utilizzano le stampanti aziendali solo per scopi lavorativi?
Siete in grado di evitare lo spreco di carta e inchiostro?
Making the MFPs think
Se la risposta
a tutte queste
domande
è no...
La soluzione è
YSoft SafeQ
Inserire la soluzione
e la proposta di valore
di YSoft SafeQ.
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Per ulteriori informazioni
ysoft.com
Passaggi successivi
Contattate il rappresentante di YSoft locale per:
Pianificare una serie di incontri in cui discutere delle vostre esigenze aziendali specifiche
Stabilire un piano per implementare la soluzione più adatta a voi per il presente e il futuro
Identificare l'approccio ambientale che consenta alla vostra organizzazione di risparmiare risorse e denaro
Repubblica Ceca
Regno Unito
YSoft Corporation, a.s.
Technology Park
Technická 2948/13
616 00 Brno
Czech Republic
Rappresentante YSoft:
Mr. Nick Parkes 2, Wharfside
Sandwell Green, Oldbury
West Midlands, B69 2BU
United Kingdom
YSoft Asia Pacific Pte. Ltd.
152 Beach Road
#18-03 Gateway East
Singapore 189721
Republic of Singapore
Tel: +420 533 031 500
Per i partner: https://portal.ysoft.com
E-mail: [email protected]
Tel: +44 7768 617406
E-mail: [email protected]
Tel: +65 62993638
E-mail: [email protected]
Polygon House
Doudlebská 1699/5 (7° piano)
140 00 Praga 4
Czech Republic
Tel: +420 230 230 900
Stati Uniti d'America
YSoft North America, Inc.
1452 Hughes Road
Suite 110
Grapevine, TX 76051
USA
Tel: +1 888 76 19 977
E-mail: [email protected]
Ungheria
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Infopark, Building I
Infopark Sétány 1
1117 Budapest
Hungary
Tel: +36 20 577 85 14
E-mail: [email protected]
FrancieRegus Le Colisée,
10 Avenue du l’Arche 92419
La Défense – France
Tel: +33(0)1.46.91.88.88
E-mail: [email protected]
Israele
YSoft Israel Ltd.
Aminadav 23 Street
67898 Tel Aviv
Israel
Tel: +97 25 45 33 66 49
E-mail: [email protected]
Medio Oriente
Giappone
YSoft Japan Ltd.
KFM Building, 10th Floor
658-0032 Koyocho Higashinada Kobe,
Hyogo
Japan
Tel: +81 78 89 15 930
E-mail: [email protected]
Francia
YSoft Middle East
PO Box 500560
Office 410
4th Floor
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Dubai Internet City
Dubai
UAE
Tel: +971 4 423 9049
E-mail: [email protected]
America Latina
YSoft Latin America
2000 Ponce de Leon Blvd
Suite 509
Coral Gables, FL 33134
USA
Tel: +1 305-979-0006
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Australia
YSoft Australia Pty Ltd
Shop 2, 98 Starkey Street
Killarney Heights, NSW 2087
Australia
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