SIPEM
Sistema Informativo Pratiche Edilizie e
Monitoraggio municipale
MANUALE
UTENTE COMUNALE
Rev. 1.2.8
Il presente documento è attualmente in fase di lavorazione.
Ancitel, nell’ottica di una politica di continuo sviluppo, si riserva il diritto di modificarlo e migliorarlo provvedendo a pubblicare le versioni
aggiornate sul portale SIPEM.
L'utilizzo o la riproduzione, anche parziale, di testi e immagini contenute in queste pagine, è rigorosamente vietato e perseguibile a termini di legge.
SOMMARIO
1
INTRODUZIONE ........................................................................................................ 4
2
PROCEDURE E DOCUMENTAZIONE DI ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO ............ 4
2.1
3
PROCEDURA PER ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO SIPEM (IN SPERIMENTAZIONE) ................. 4
PERSONALIZZAZIONE E LINEE GUIDA DEL COMUNE ....................................... 7
3.1
LINEE GUIDA RELATIVE ALLE TIPOLOGIE DI PRATICA E RELATIVA GESTIONE. ................. 7
3.2
LINEE GUIDA PER LA PREDISPOSIZIONE DEGLI ALLEGATI. ....................................................... 7
3.3
LINEE GUIDA PER IL PAGAMENTO DEI DIRITTI DI SEGRETERIA, DI ISTRUTTORIA,
ONERI. ..................................................................................................................................................................... 8
4
REQUISITI DELLA POSTAZIONE UTENTE ............................................................. 8
ORGANIZZAZIONE DELL’INTERFACCIA UTENTE ..................................................... 9
4.1
TESTATA DELLE PAGINE WEB.............................................................................................................. 9
4.2
STRUTTURA DELLE FINESTRE............................................................................................................10
4.3
CAMPI .........................................................................................................................................................10
4.4
PULSANTI, LINK ED ICONE ..................................................................................................................12
4.5
UPLOAD DI UN FILE ...............................................................................................................................13
4.6
DOWNLOAD DI UN FILE ........................................................................................................................13
4.7
MESSAGGI DI SISTEMA ...........................................................................................................................14
4.8
FUNZIONI DI ASSISTENZA IN LINEA .................................................................................................14
4.8.1
HELP DI CAMPO E DI FUNZIONE ...................................................................................................14
4.8.2
ACCESSO RAPIDO A DOCUMENTI SPECIFICI................................................................................15
4.8.3
ULTERIORE SUPPORTO: ...................................................................................................................15
5
AMBIENTE DI LAVORO DELL’UTENTE COMUNALE ......................................... 15
5.1
AUTENTICAZIONE UTENTE COMUNALE ........................................................................................15
5.1.1
MODIFICA PASSWORD......................................................................................................................16
5.2
CONFIGURAZIONE DELL’AREA DEDICATA AL COMUNE .............................................................16
5.2.1
CONFIGURA DATI COMUNE (IBAN, PEC e LOGO)........................................................................17
5.2.2
GESTIONE DEGLI INDICATORI ......................................................................................................18
5.2.3
GESTIONE DEGLI UTENTI COMUNALI .........................................................................................18
5.3
INFORMATIVE COMUNALI ...................................................................................................................20
2
5.4
ACCESSO ALLE PRATICHE RICEVUTE ...............................................................................................22
5.4.1
CRUSCOTTO DELLE PRATICHE ......................................................................................................22
5.4.2
RICERCA DI UNA PRATICA ..............................................................................................................23
5.4.3
ACCESSO AL DETTAGLIO DI UNA PRATICA .................................................................................24
5.4.4
VERIFICA DEI PAGAMENTI .............................................................................................................24
5.4.5
PROTOCOLLAZIONE DELLA PRATICA ED ASSEGNAZIONE R.d.P. ............................................24
5.5
VARIAZIONE DI UNA PRATICA PRECEDENTEMENTE INVIATA .................................................26
5.6
ACCESSO ALLE COMUNICAZIONI INVIATE/RICEVUTE ...............................................................26
5.6.1
PROTOCOLLAZIONE DI UNA COMUNICAZIONE ........................................................................26
5.6.2
CREAZIONE DI UNA NUOVA COMUNICAZIONE .........................................................................26
5.6.3
MODIFICA DI UNA COMUNICAZIONE...........................................................................................30
5.6.4
CANCELLAZIONE DI UNA COMUNICAZIONE..............................................................................30
5.6.5
INVIO DI UNA COMUNICAZIONE ..................................................................................................30
5.7
ACCESSO AI CONTENUTI PUBBLICATI ..............................................................................................32
5.8
FUNZIONI DI ALERTING .......................................................................................................................34
6
SCADENZIARIO ........................................................................................................ 35
6.1
NUOVA SCADENZA ..................................................................................................................................35
6.2
VISUALIZZA ...............................................................................................................................................36
6.3
PROMEMORIA ..........................................................................................................................................36
6.3.1
ALERT PROMEMORIA AL LOGIN ....................................................................................................37
6.4
IMPOSTA PARAMETRI ............................................................................................................................37
7
RICERCA PRATICHE ................................................................................................ 39
8
REPORT PAGAMENTI .............................................................................................. 40
9
STATISTICHE ............................................................................................................ 41
9.1
NUMERO DI INTERVENTI ....................................................................................................................41
9.2
AGGREGATI PER TIPOLOGIA INTERVENTO ....................................................................................42
9.3
NUMERO IMMOBILI PER TIPOLOGIA ISTANZA...............................................................................43
3
1
INTRODUZIONE
Il presente documento si pone l’obiettivo di guidare i diversi utenti del Servizio SIPEM da parte del Comune e
degli altri Enti abilitati all’accesso, anche parziale, alle funzionalità offerte dal sistema fornendo tutti gli elementi
necessari per comprendere il campo di applicazione e le possibilità di contestualizzazione nell’ambito delle
specifiche realtà territoriali. Per raggiungere questi obiettivi il documento si struttura nei seguenti capitoli:
CAPITOLO
PROCEDURE E
DOCUMENTAZIONE DI
ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO
PERSONALIZZAZIONE E LINEE
GUIDA DEL COMUNE
REQUISITI DELLA POSTAZIONE
UTENTE
ORGANIZZAZIONE
DELL’INTERFACCIA UTENTE
ACCESSO AL SISTEMA
AMBIENTE DI LAVORO
DELL’UTENTE COMUNALE
2
CONTENUTI
Il Capitolo fornisce il percorso delle azioni e procedure necessarie
per l’attivazione di SIPEM.
Il Capitolo fornisce un quadro delle potenzialità di
personalizzazione di SIPEM rispetto a norme e regolamenti locali
Il Capitolo fornisce indicazioni circa le caratteristiche della
postazione utente richieste per fruire del servizio in modo
ottimale.
Il Capitolo riporta le caratteristiche standard dell’interfaccia
utente, dei controlli in essa contenuti e degli elementi a supporto
dell’utente per un efficace uso del sistema.
Il Capitolo descrive la modalità di accesso al servizio SIPEM
Il Capitolo fornisce le informazioni necessarie all’utente
Comunale per accedere ed operare all’interno di SIPEM.
PROCEDURE E DOCUMENTAZIONE DI ATTIVAZIONE DEL
SERVIZIO
2.1 PROCEDURA PER ATTIVAZIONE
SPERIMENTAZIONE)
DEL
SERVIZIO
SIPEM
(IN
Al fine di operare l’attivazione del Servizio SIPEM, in sperimentazione, nell’ambito del Comune devono essere
necessariamente svolti alcuni passi preliminari di natura sia amministrativa che di configurazione del Sistema.
Al fine di agevolare l’espletamento di tali passi da parte dei vari attori coinvolti si riporta la seguente tabella di
sintesi nella convinzione che essa possa essere un utile strumento di verifica e controllo delle attività di
predisposizione. I vari passi sono riportati in sequenza logico/temporale e per ciascuno di essi sono esplicitate le
figure coinvolte, identificate in
·
·
·
·
·
Comune - Giunta comunale/Consiglio comunale
Comune - RdS-(Responsabile del Servizio)
Comune - RdP-(Responsabile di Procedimento)
Ancitel
Ancitel-Amministratore.
4
ID
Passo
Attore
Descrizione
1
Delibera di
Giunta/Consiglio
comunale di adesione
al servizio
Comune-Giunta
comunale e
Consiglio comunale
Attività esterna al Sistema. La Giunta/Consiglio
comunale delibera gli indirizzi generali per l’adesione al
servizio SIPEM dando mandato al Dirigente di
sottoscrivere il contratto
2
Determina dirigenziale Comune- RdS
di approvazione
tecnica dell’adesione
al servizio
Attività esterna al Sistema. Il Responsabile del servizio
sottoscrive
la
determinazione
dirigenziale,
opportunamente vistata dalla Ragioneria Generale, per la
congruità tecnica ed economica dell’adesione al servizio
SIPEM
Sottoscrizione delle
Commissioni di
adesione al servizio
Comune- RdS
Attività esterna al Sistema. Il Responsabile del servizio
sottoscrive le commissioni di adesione per la fruizione
del servizio SIPEM. Nell’ambito delle sottoscrizioni
vengono raccolti da ANCITEL tutti i dati necessari per
l’attivazione del servizio e viene identificato il
Responsabile di Servizio. Relativamente a quest’ultimo il
Comune fornisce tutte le informazioni necessarie per la
creazione dell’account PEC e per le configurazioni
iniziali dell’utenza SIPEM.
Creazione dell’account
PEC assegnata al
Comune per utilizzo
SIPEM
ANCITEL
Attività esterna al Sistema. Viene attivata la procedura
per la creazione dell’account PEC da assegnare al
Responsabile di Servizio identificato.
Creazione utenza
SIPEM assegnata a
RdS e comunicazione
delle credenziali
AncitelAmministratore
Attività sul Sistema. L’amministratore SIPEM crea un
utenza dedicata al Responsabile di Servizio ed inserisce
nell’anagrafica di tale utente tutti i dati obbligatori
richiesti da SIPEM (utilizzando le informazioni raccolte
in convenzione).
Inserimento indirizzo
PEC assegnato al
Comune.
AncitelAmministratore
Attività sul Sistema. L’amministratore inserisce in
SIPEM l’indirizzo PEC cui SIPEM invierà pratiche e
comunicazioni dirette al Comune.
Attivazione del RdS
AncitelAmministratore
Verifica Anagrafica
R.d.S
Comune- RdS
L’amministratore, al termine delle attività di verifica
della documentazione, comunica all’RdS:
- Login/PW dell’account SIPEM
- Login/PW dell’account PEC
Attività sul Sistema. Il RdS accede alla propria
anagrafica
e
verifica
che
i
dati
inseriti
3
4
5
6
7
8
9
5
dall’Amministratore siano corretti ed aggiornati.
10
Inserimento IBAN per
pagamento diritti di
segreteria.
Comune- RdS
Attività sul Sistema. L’RdS inserisce (e mantiene
aggiornato) il Codice IBAN utilizzato dal Comune in
oggetto per ricevere i proventi dei diritti di segreteria.
Configurazione
gestione indicatori
Comune- RdS
Attività sul Sistema. L’utente del Comune accede alla
funzione preposta e definisce, per ciascuna tipologia di
pratica uno stato di avanzamento a colori, è possibile
distinguere con colori diversi, fino a 10 indicatori di stato
della pratica.
Caricamento del Logo
del Comune
Comune- RdS
Attività sul Sistema. L’RdS procede al caricamento del
logo del Comune di propria competenza.
Pubblicazione FAQ,
Normative, materiale
Comune- RdS
Attività sul Sistema: L’RdS redige e pubblica FAQ ,
Normative ed ulteriori documenti di interesse per gli
utenti SIPEM (Professionisti). In tale sede il Comune
richiamerà anche gli standard (formato e dimensione dei
file) a cui i professionisti si dovranno attenere in fase di
predisposizione delle pratiche utilizzando SIPEM
Accesso alla casella
PEC assegnata per
attivazione
Comune- RdS
Attività esterna al Sistema. L’RdS accede alla Casella
PEC a lui assegnata al fine di attivarla. A tale scopo può
utilizzare un qualsiasi strumento adatto allo scopo (es:
WEBMAIL).
Creazione utenti
comunali (R.d.P. ed
utenti sola lettura)
Comune- RdS
Attività sul Sistema. L’Utente RdS utilizzando funzioni
apposite crea le utenze SIPEM associate a figure interne
al Comune (Responsabili di Servizio, Sindaco ed altri
utenti abilitati alla lettura). SIPEM invierà una mail
contenente le credenziali di accesso (login Password) per
l’utenza creata all’indirizzo indicato.
APERTURA AREA
COMUNE AI
PROFESSIONISTI
Comune- RdS
Attività sul Sistema. L’RdS dopo aver verificato che
tutti i passi sopra riportati sono stati correttamente
espletati effettua l’apertura del servizio. Si tratta di un
passo fondamentale in quanto solo dopo tale operazione
è permesso ai professionisti predisporre pratiche in
SIPEM da inviare al Comune.
Comunicazione della
disponibilità del
Servizio
Comune- RdS
Attività esterna al Sistema. L’amministrazione
comunale e per essa il Responsabile di Servizio rende
pubblica la nuova modalità di presentazione e gestione
dei procedimenti edilizi mediante avvisi pubblici ed altri
strumenti di notifica informale.
11
12
13
14
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16
17
6
3
PERSONALIZZAZIONE E LINEE GUIDA DEL COMUNE
Il servizio SIPEM è fondato su un sistema che ha come presupposto una standardizzazione su base nazionale
delle istanze e delle relazioni tecniche che si legano ai procedimenti edilizi. Tale presupposto costituisce elemento
fondamentale di qualificazione del servizio in quanto si muove nella logica di favorire la semplificazione
amministrativa pur nel rispetto delle autonomie degli Enti locali e delle Regioni.
Proprio per favorire la convergenza delle esigenze di standardizzazione con quelle che si legano alle peculiarità
normative e regolamentari che scaturiscono dalle competenze di gestione territoriale di Regioni e Comuni sono
state identificate modalità di personalizzazione di SIPEM da parte dei Comuni che aderiranno.
Tali personalizzazioni saranno espresse attraverso linee guida redatte e pubblicizzate dal Comune: si riportano di
seguito i principali ambiti di espressione di tali linee guida.
Data la complessità nel combinare le condizioni di standardizzazione necessarie per la qualità del progetto con
quelle di personalizzazione avanzate dai Comuni tale operazione, sulla base delle proposte dei Comuni stessi sarà
valutata congiuntamente ad Ancitel, al fine di identificare la soluzione più rispondente ai requisiti auspicati..
3.1 LINEE GUIDA RELATIVE ALLE TIPOLOGIE DI PRATICA E RELATIVA
GESTIONE.
Per quanto riguarda i procedimenti adottati, il Comune potrà pubblicare all’interno dell’applicativo SIPEM o
mediante link al sito istituzionale del Comune:
·
gli ambiti di applicazione delle tipologie di procedimento previste dalle norme nazionali, definiti in base
alle leggi regionali ed ai regolamenti nazionali
·
eventuali specificazioni degli interventi ammessi per ciascuna tipologia di procedimento,
·
specificazioni dei criteri da assumere nell’identificazione del procedimento da adottare nel caso di
interventi misti o complessi
3.2 LINEE GUIDA PER LA PREDISPOSIZIONE DEGLI ALLEGATI.
In tale ambito si procederà fra l’altro:
·
alla definizione delle tipologie di allegati documentali in relazione alle tipologie di intervento;
·
alla identificazione di quali categorie di allegato devono intendersi strettamente obbligatorie e quali lo
sono in modo condizionato all’intervento;
·
alla individuazione della dimensione massima accettata per gli allegati documentari.
7
3.3 LINEE GUIDA PER IL PAGAMENTO DEI DIRITTI DI SEGRETERIA, DI
ISTRUTTORIA, ONERI.
SIPEM permette di pubblicare direttamente o mediante link al sito del Comune le modalità di computo e
corresponsione dei diritti di segreteria, di istruttoria e gli oneri di concessione. Pertanto ciascun Comune potrà
pubblicare all’interno di SIPEM, nell’Area “Informative Comunali”, le informazioni corrispondenti alle
specifiche modalità adottate nel Comune stesso.
In esito a tale pagamento il Comune potrà avere evidenza dei pagamenti effettuati, anche al fine di accertarne la
congruità, in quanto le ricevute di tali pagamenti saranno scansionate e caricate separatamente per ciascuna
tipologia di pagamento dal professionista competente per l’istanza attraverso un upload degli stessi previsto fra
gli allegati di SIPEM.
SIPEM offre altresì al Professionista ed al Comune la opportunità di trasferire le somme dovute in valore
cumulato (diritti di segreteria, di istruttoria ed oneri di concessione) attraverso il servizio di pagamento erogato da
Geoweb.
4
REQUISITI DELLA POSTAZIONE UTENTE
Di seguito la tabella che specifica i requisiti minimi di sistema:
Caratteristica
Descrizione
Connessione
Internet
Al fine di assicurare un accesso ottimale al sistema tutte le postazioni utente devono disporre
di connessione internet di banda sufficiente, almeno pari a Adsl 640kbps/256kbps (requisito
minimo).
Processore
Pentium 3 o superiore;
Memoria
RAM
512mb sono consigliati; 1GB preferibile o superiore
Periferiche
Per consentire le operazioni di autenticazione forte (prevista per i professionisti) e firma
digitale dei documenti, i PC devono prevedere almeno una porta USB disponibile per
l’alloggiamento del dispositivo in dotazione. Inoltre, sempre per quanto concerne la postazione
del professionista è da prevedere la disponibilità locale o remota di un dispositivo di stampa e
di uno scanner.
Sistema
Operativo
Windows 2000, XP, Vista, 7 (32 o 64 bit ove previsto)
Browser
La postazione utente deve essere dotata di Browser per la navigazione Internet. Si consiglia in
particolare l’utilizzo di Firefox 3.x. - Explorer 7 e 8 e versioni superiori.
ATTENZIONE: Il collegamento Internet utilizzato dai professionisti o dal Comune può
costituire un “collo di bottiglia” in termini di rapidità dell’operazione di upload/download degli
allegati. Inoltre, al fine di velocizzare le suddette attività è necessario che l’utente operi tutte le
8
possibili ottimizzazioni (ad esempio nella conversione di mappe da formato Autocad a PDF) e
compressioni sui file prima di caricarli su SIPEM.
Al fine di permettere la produzione/consultazione dei file scambiati, le postazioni utente dovrebbero essere
dotate dei principali tool di office automation nonché di lettori/editor di file PdF e di qualsiasi altro formato
accettato dal Comune. Il professionista deve quindi fare riferimento alla documentazione pubblicata dal Comune
in relazione ai termini di utilizzo del SIPEM. All’interno di tale documentazione il Comune riporterà i formati
accettati.
ATTENZIONE: Il non rispetto, da parte della postazione utente, dei requisiti sopra indicati può
avere impatti sulla qualità di fruizione del servizio SIPEM.
ORGANIZZAZIONE DELL’INTERFACCIA UTENTE
Al fine di velocizzare l’apprendimento, da parte dell’utente finale, e di incrementare l’usabilità del sistema e
quindi come risultato finale l’efficienza complessiva dell’interazione “uomo-macchina”, le varie funzionalità
presenti in SIPEM aderiscono a degli standard di omogeneità predefiniti in fase di progettazione. Questo si
traduce nel ricorso a componenti visuali omogenee (dal punto di vista dell’utilizzo), utilizzate in qualità di
costituenti base dell’interfaccia utente, in tutti quei punti dove una tale politica risulta applicabile. Di contro il
ricorso a componenti “non standard” è limitato ai soli casi ove tale approccio non risultava percorribile.
I paragrafi che seguono descrivono le caratteristiche salienti delle pagine web che costituiscono l’interfaccia
grafica di SIPEM, nella convinzione che una volta appreso il loro funzionamento sarà poi semplice ed intuitivo,
per l’utente muoversi all’interno del sistema ed utilizzare le varie funzioni.
4.1 TESTATA DELLE PAGINE WEB
La “testata” di ogni pagina visualizzata da SIPEM contiene una doppia fila di comandi: I menù ed i link a
funzioni di carattere generale.
·
Link a funzioni generali: con riferimento alla figura sono quelli riportati in alto a destra, subito dopo i
dati di identificazione dell’utente connesso. Questi link permettono di attivare delle funzioni di carattere
generale (log-out, contattare il supporto etc..).
9
·
Barra dei Menù: con riferimento alla figura essa è costituita dai comandi riportati in basso a sinistra. I
menù visualizzati variano a seconda dell’utente connesso mostrando solo ed esclusivamente le funzioni
previste dal suo ruolo specifico (es.: accesso ai cruscotti, ad ambienti di configurazione etc..).
4.2 STRUTTURA DELLE FINESTRE
Allo scopo di facilitare la navigazione da parte dell’utente, ogni interfaccia grafica presenta:
·
Un frontespizio contenente il nome della funzione stessa ed una serie di dati sintetici che permettono
di riconoscere con certezza a quale entità dell’archivio (pratica, comunicazione etc) tale funzione è
applicata.
·
Un’area operativa contenente i controlli utilizzati nell’ambito della specifica funzione (campi, tasti,
elenchi).
Nei casi particolarmente complessi l’area operativa è sotto strutturata in “schede”tematiche.
Le schede raggruppano informazioni e funzioni semanticamente correlate e permettono all’utente di procedere
“per gradi”, semplificando in tal modo l’interazione con il sistema.
Per attivare la visualizzazione di una scheda specifica dello schedario basterà effettuare un click sulla sua
etichetta, l’ordine di accesso alle varie schede è solitamente non prestabilito. Qualora, nel passaggio da una
scheda all’altra, l’operazione vada ad interrompere un’operazione di inserimento/modifica di dati già iniziata, il
Sistema restituirà un apposito messaggio di avvertimento.
4.3 CAMPI
Le etichette dei campi sono riportate sempre a sinistra del campo stesso. Nel caso in cui tali campi siano
obbligatori a destra delle etichette compare un asterisco.
CAMPI “DATA”
I campi deputati ad accogliere valori di tipo “Data”, prevedono un formato di tipo “gg-mm-aaaa” con:
10
·
gg= giorno, numerico a due cifre;
·
mm= mese, numerico a due cifre;
·
aaaa = anno, numerico a quattro cifre;
Tranne nei casi in cui ciò non è di effettiva utilità (es.: le date di nascita), l’immissione di valori all’interno di
questi campi è supportata da una funzione di tipo “calendario” come quella qui di seguito riportata:
La funzione “calendario” è attivabile mediante il clic del mouse sul campo deputato ad accogliere valori di tipo
“Data”, oppure qualsiasi altro metodo che attivi il focus sul campo deputato ad accogliere valori di tipo “Data”.
CAMPI DI LOCALIZZAZIONE
Il sistema utilizza un raggruppamento di quattro campi a tendina per l’inserimento di: Nazione, Regione,
Provincia, Comune.
I campi in oggetto sono logicamente correlati tra di loro e consentono di raccogliere i dati di localizzazione
costringendo l’utente ad operare una compilazione in senso “gerarchico” ovvero a partire dalla Nazione per
finire al Comune. Ad ogni inserimento effettuato in un campo, i valori di quello gerarchicamente inferiore
vengono dinamicamente aggiornati in modo coerente (es: selezionando la regione “Lazio” i valori presenti
all’interno del campo “provincia” vengono automaticamente posti a “Roma”, “Viterbo”, “Rieti”, “Latina”).
L’inserimento deve procedere progressivamente dal livello gerarchicamente superiore a quello inferiore. Il
sistema non consente un inserimento in senso inverso o parziale.
Qualora la nazione prescelta non corrisponda all’Italia, il riempimento dei campi Regione, Provincia, Città, civico
e CAP risulta “non applicabile” e tali campi non vengono visualizzati. In tal caso per convenzione l’utente
inserisce tutti i dati di localizzazione (che saranno specifici della nazione in oggetto), all’interno del campo
“indirizzo” (qualora sia presente nb: in tal caso questo campo dovrà accogliere anche i dati relativi a particella
toponomastica, civico, zip code etc..).
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4.4 PULSANTI, LINK ED ICONE
TASTI DI NAVIGAZIONE
Una serie di tasti standard presenti sulle interfacce utente permette la navigazione tra le maschere laddove tra
quest’ultime si prevede un legame in termini di flusso operativo dell’utente. Essi si presentano all’utente nella
seguente forma:
Relativamente alla visualizzazione degli elenchi, invece, i comandi di navigazione compaiono in basso a destra
così come illustrato qui di seguito.
TASTO DI SALVATAGGIO
Ogni funzione che prevede l’inserimento di dati in archivio di SIPEM è dotata di tasto di salvataggio. Esso si
presenta all’utente nella seguente forma:
Premendo questo tasto, SIPEM esegue i controlli di formato e coerenza sui valori immessi, segnalando all’utente,
con apposito messaggio, che l’operazione è andata a buon fine oppure che sono stati riscontrati
incoerenze/errori.
TASTO DI CANCELLAZIONE
Ogni funzione che prevede l’inserimento di dati nell’archivio di SIPEM è dotata anche di tasto per la loro
rimozione. Ovviamente questo tasto rimane attivo solo nel caso in cui l’oggetto inserito si trova in uno stato
compatibile con la possibilità di cancellazione.
ICONA DI ELIMINAZIONE DA ELENCO
Spesso le funzioni di SIPEM consentono di effettuare delle operazioni di eliminazione operando direttamente
su un elenco. In tal caso basterà cliccare sull’icona che si presenta nel seguente modo
affinché venga eliminato
dal database l’intero record associato alla voce corrispondente nell’elenco.
TASTO DI INVIO
Le maschere, a partire dalle quali si può effettuare un Invio (questa operazione in generale prevede la creazione e
l’invio di una Mail PEC ad un ben preciso destinatario), contengono un pulsante dedicato a tale operazione.
Ovviamente esso rimane attivo solo nei casi in cui l’oggetto specifico si trova in uno stato che prevede la
possibilità di invio.
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ICONA DI COMPLETAMENTO
In alcuni ambiti è utile indicare all’utente il fatto che una specifica operazione è stata compiuta o meno (es la
compilazione di una scheda , inserire allegati etc..) in questi casi SIPEM visualizza il simbolo di “spunta”
segnalare operazioni già effettuate.
per
LINK
Laddove possibile SIPEM visualizza in formato di hyperlink gli Identificativi SIPEM (di seguito sinteticamente
“ID SIPEM”) delle varie Entità memorizzate all’interno del proprio archivio. Cliccando su tali link l’utente può
accedere alle funzioni di visualizzazione del dettaglio cui si riferiscono. Questa caratteristica facilita molto la
navigazione “incrociata” tra le funzioni rendendo possibili con semplici “click”, rapidi passaggi da una entità (es.
una Pratica) all’altra (es. Comunicazioni).
4.5 UPLOAD DI UN FILE
In varie sezioni dell’applicazione sussiste la necessità di effettuare l’upload su SIPEM di file presenti sulla
postazione dell’utente (es. documenti, moduli, allegati etc..). A tal fine viene utilizzata una funzione di
caricamento “standard” avente la seguente forma:
Attraverso il tasto sfoglia l’utente attiva una maschera che consente di individuare il file da caricare presente sulla
sua postazione. Il tasto sottostante invece permette di caricare e salvare il file selezionato nell’archivio SIPEM.
4.6 DOWNLOAD DI UN FILE
In molte sezioni il Sistema prevede anche la possibilità di scaricare sul PC dell’utente un file precedentemente
caricato (su SIPEM). In particolare, in caso di elenchi di documenti, il nome dei file viene visualizzato in modo
tale che avvicinando il cursore del mouse esso cambia modalità di visualizzazione assumendo la seguente forma
. Cliccando sul file in oggetto viene quindi visualizzata la finestra che segue:
Tramite essa l’utente può:
·
Aprire il file visualizzandolo tramite l’editor associato alla tipologia (Opzione “Apri”).
·
Effettuare il salvataggio sul proprio PC (Opzione “Salva”).
·
Annullare le suddette operazioni (Opzione “Annulla”).
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4.7 MESSAGGI DI SISTEMA
E’ previsto che il sistema presenti a video adeguata messaggistica al verificarsi di eventi non previsti come ad
esempio nel caso in cui l’utente decida di non portare a termine una operazione iniziata (es la modifica di dati). I
messaggi vengono presentati all’interno di finestre standard che richiedono una conferma. Nella tabella che
segue si riportano i principali tipi di messaggio riscontrabili in SIPEM.
Messaggio
Descrizione
Questo messaggio compare quando l’esito di un salvataggio o il
caricamento di un file è andato a buon fine.
Questo messaggio compare quando si tenta di attivare un’altra
funzione prima di aver salvato le modifiche apportate ai dati.
Questo messaggio compare quando l’operazione di accesso al
sistema mediante Username e Password fallisce a causa di errori
nella digitazione di tali valori.
Questo messaggio compare quando l’operazione di acquisizione dei
dati o di documenti (file) nel sistema produce un errore generico.
Messaggi come questo compaiono all’atto del salvataggio quando,
nell’ambito di un inserimento, SIPEM riscontra che vi sono errori
circa il formato dei valori immessi all’interno di un determinato
campo della maschera.
4.8 FUNZIONI DI ASSISTENZA IN LINEA
L’utente del servizio SIPEM può disporre di un ambiente WEB integrato che lo supporta ed assiste nel corso
della propria attività al fine di garantire una fruizione ottimale dell’applicazione abbattendo il rischio di errori e/o
interpretazioni non corrette della semantica associata alle informazioni gestite.
A tal fine il sistema propone un insieme di Help in linea e funzioni di supporto che l’utente può attivare in ogni
momento e da ogni funzionalità principale. Tali funzioni vengono qui di seguito sinteticamente descritte.
4.8.1 HELP DI CAMPO E DI FUNZIONE
Al singolo campo visualizzato è associato un help specifico contenente una descrizione testuale della semantica
del dato in esso riportato. L’attivazione di tale descrizione è possibile cliccando sul simbolo “i” a fianco del
campo stesso.
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Fanno eccezione i campi relativamente ai quali si ritiene superflua tale descrizione. Anche i pulsanti che attivano
le principali funzioni sono documentati nel medesimo modo.
4.8.2 ACCESSO RAPIDO A DOCUMENTI SPECIFICI
L’utente ha facoltà di visualizzare l’elenco della documentazione pubblicata in SIPEM dall’amministratore e/o
dai Comuni che risulta essere correlata alla specifica funzione che sta utilizzando in quel momento. (ad esempio
dalla maschera degli allegati si può visualizzare in questo modo il documento nel quale il Comune specifica il
contenuto delle varie categorie, i formati richiesti etc ).
La suddetta correlazione tra documento e funzione SIPEM è stabilita utilizzando le informazioni di
classificazione che gli utenti abilitati (amministratore, RdS) inseriscono al momento della pubblicazione.
4.8.3 ULTERIORE SUPPORTO:
Ad ulteriore supporto, è presente un link per accedere alla versione aggiornata del Manuale utente.
5
AMBIENTE DI LAVORO DELL’UTENTE COMUNALE
In SIPEM l’ambiente di lavoro dedicato al dipendente del Comune prevede le seguenti aree-funzionali
·
Funzioni di autenticazione.
·
Funzioni di configurazione dell’area dedicata al Comune (riservata ad RdS).
·
Funzioni di pubblicazione di documenti all’interno dell’area dedicata al Comune (riservata ad RdS).
·
Funzioni di gestione degli utenti RdS ed utente “sola lettura” (riservata ad RdS).
·
Funzioni di accesso e protocollazione delle pratiche ricevute.
·
Funzioni di accesso, protocollazione, creazione e gestione delle Comunicazioni
5.1 AUTENTICAZIONE UTENTE COMUNALE
Gli utenti comunali ovvero: iI Responsabile di Servizio, il Responsabile di Procedimento e gli utenti abilitati in
sola lettura accedono al SIPEM, http://sipem.ancitel.it/security.do?metodo=paginaLogin, immettendo le
proprie credenziali di accesso (Username e Password) all’interno dei campi corrispondenti dalla pagina di login e
premendo il tasto “accedi al sistema”.
15
L’utente ha facoltà di richiedere al sistema la comunicazione della propria Password di accesso qualora l’abbia
dimenticata.
La disconnessione si ottiene invece cliccando sul link “Esci”, in alto a destra sopra la testata della pagina web.
ATTENZIONE: Nel caso in cui la sessione dell’utente rimanga inattiva per più di 20 minuti, il
sistema effettuerà la disconnessione automatica dell’utente.
5.1.1 MODIFICA PASSWORD
Tutti gli utenti il cui accesso al sistema avviene per mezzo di Login (utente e Password) possono modificare la
propria password tramite l’apposita funzione.
5.2 CONFIGURAZIONE DELL’AREA DEDICATA AL COMUNE
Quando il Comune aderisce al Servizio SIPEM, l’Amministratore opera l’abilitazione di un area ad esso dedicata
all’interno del sistema e procede ad inserire alcune configurazioni iniziali. A valle di questa operazione il
Responsabile di Servizio individuato dovrà a sua volta accedere a SIPEM e completare la fase di
configurazione inserendo informazioni di sua pertinenza.
Queste configurazioni sono propedeutiche all’abilitazione del Comune (apertura del servizio agli utenti
professionisti) ma devono anche essere costantemente mantenute aggiornate dall’RdS al fine di garantire un
16
corretto funzionamento di SIPEM nell’ambito del Comune specifico (devono essere aggiornate in caso di
subentro di nuove esigenze o modifiche del contesto iniziale).
Al fine di operare una corretta configurazione del sistema l’RdS può disporre, oltre che degli strumenti “in linea”,
anche dell’assistenza di un servizio di help desk;
ATTENZIONE: Il Responsabile di Servizio ha la piena responsabilità di mantenere la coerenza
delle configurazioni SIPEM nel tempo. Un mancato allineamento di tali dati può provocare
problemi anche rilevanti.
Il Responsabile di Servizio è anche chiamato a pubblicare in SIPEM (utilizzando le previste funzioni) tutto il
materiale documentale necessario agli utenti per orientarsi ed effettuare un corretto utilizzo in ambito locale del
sistema. Il presente paragrafo riporta la descrizione delle funzioni di configurazione disponibili al Responsabile
di Servizio per operare quanto sopra esposto.
La configurazione del Servizio (si vedano i passi 10, 11 e 12 della check list) avviene mediante i pulsanti
dell’apposito menu “Configurazione”:
5.2.1 CONFIGURA DATI COMUNE (IBAN, PEC e LOGO)
Il Responsabile di Servizio, all’atto della configurazione iniziale, immetterà i dati di IBAN, PEC e logo del
Comune, come mostrato da figura
Una volta inseriti tutti i dati richiesti, al fine di abilitare definitivamente il Comune in SIPEM, il responsabile del
servizio dovrà cliccare sul pulsante verde (vedi figura):
NB: L’operazione di abilitazione può essere effettuata una volta solamente. Una volta abilitato, il Comune non
potrà più essere disabilitato dal responsabile di servizio.
17
5.2.2 GESTIONE DEGLI INDICATORI
E’ la voce di menu “Gestione Indicatori” e si accede tramite il seguente percorso
Cliccando la voce di menu apre il seguente form:
La funzione degli indicatori, 10 in totale, agevolano l’operatore comunale a classificare, con diverso colore e
descrizione, lo stato di lavorazione delle pratiche.
5.2.3 GESTIONE DEGLI UTENTI COMUNALI
E’ la voce di menu “Gestione utenti” e si accede tramite il seguente percorso
18
Questa voce di menu apre il seguente form
Che mostra tutti gli utenti comunali presenti in SIPEM; i dati mostrati sono
·
Username;
·
Ruolo;
·
Cognome;
·
Nome.
Inoltre vengono mostrate due colonne, per ogni record, con l’evidenza dello stato dell’utente e la possibilità di
abilitarlo o disabilitarlo; i simboli mostrati nelle due colonne vengono decodificati nella seguente legenda:
Attraverso il pulsante “Nuovo utente” si apre il form per l’inserimento di un nuovo utente; tale pagina viene
mostrata dappresso:
19
Il form consente di inserire i principali dati anagrafici e di assegnare al nuovo utente il ruolo con cui esso lavorerà
dentro SIPEM.
Cliccando su ciò che viene mostrato nella colonna “Username” viene aperto il form di modifica dei dati inseriti
precedentemente per l’utente scelto
Con conseguente possibilità di salvare le modifiche apportate.
5.3 INFORMATIVE COMUNALI
Questa funzionalità, volta a consentire la pubblicazione di contenuti da parte del Comune, si raggiunge attraverso
il seguente percorso:
20
La funzionalità “Gestisci” consente all’operatore comunale di pubblicare le informative comunali necessarie
all’espletamento della pratica ad esempio allegati obbligatori e opzionali, delibere e regolamenti.
Le informazioni mostrate sono:
·
Titolo;
·
Data;
·
Autore/Fonte.
Con il tasto “Crea Nuova” si ha la possibilità di inserire, attraverso pagina specifica, una nuova informativa:
Come si vede, il form consente di descrivere l’informativa, anche mediante un abstract dell’informativa stessa.
La gestione delle informative comunali prevede anche la possibilità di entrare in modifica su informative già
presenti, questo può essere fatto cliccando sul link presente nella colonna “Titolo” aprendo così il form preposta,
la quale mostra il dettaglio dell’ informativa:
21
Con questo form, oltre a modificare i dati immessi, si possono aggiungere o rimuovere dei file allegati ed
aggiungere link o immagini; inoltre, sempre con questo form, si può cancellare l’informativa selezionata.
La funzione di “Ricerca in altri Comuni”, permette la consultazione della documentazione pubblicata da altri
Comuni, aderenti al Servizio inserendo i criteri impostati nel form (vedi figura sotto).
5.4 ACCESSO ALLE PRATICHE RICEVUTE
L’utente può accedere alle pratiche ricevute dal Comune in modo massivo, attraverso un cruscotto, oppure
singolarmente, tramite funzioni di visualizzazione del dettaglio. In entrambi i casi egli potrà visualizzare le sole
Pratiche di propria competenza.
Ovviamente l’utente del Comune non ha facoltà di creare una nuova istanza.
5.4.1 CRUSCOTTO DELLE PRATICHE
La funzione di visualizzazione massiva delle Pratiche tramite cruscotto si attiva dal menù “Cruscotti”,
selezionando la voce “Pratiche”.
22
Attraverso il cruscotto l’utente può visualizzare, in formato tabellare (elenco):
·
tutte le Pratiche ricevute dal Comune.
La scelta delle colonne rappresentate nel cruscotto è tale da permettere un’identificazione certa degli elementi,
con evidenza del colore attribuito allo stato di lavorazione delle pratiche.
Le pratiche vengono presentate all’utente ordinate automaticamente in senso cronologico per data. Cliccando
sull’intestazione della singola colonna è possibile effettuare un nuovo ordinamento dell’elenco.
Le pratiche contrassegnate dallo sfondo grigio, sono le pratiche create prima della data del passaggio alla
Modulistica Unica. Per queste pratiche è possibile solo scaricare i documenti e gli allegati associati, resta possibile
lo scambio delle comunicazioni.
ATTENZIONE: la presenza di alcune di queste informazioni è vincolata alle operazioni di
acquisizione dell’Istanza da parte del Comune (es.: assegnazione del Protocollo e del Responsabile
di Procedimento R.d.P). Ne consegue che alcune di queste informazioni non risultano sempre
valorizzate.
5.4.2 RICERCA DI UNA PRATICA
Il cruscotto delle pratiche elenca tutte (e solo) le pratiche presenti nell'archivio SIPEM relativamente alle quali
l’utente ha diritto di visibilità. Attraverso la funzione di ricerca egli può filtrare gli elementi visualizzati ottenendo
una lista maggiormente ristretta e rispondente alle impostazioni di filtro impostate.
23
5.4.3 ACCESSO AL DETTAGLIO DI UNA PRATICA
L’utente può accedere al dettaglio di una qualsiasi delle pratiche riportate all’interno del cruscotto semplicemente
cliccando sull’Identificativo SIPEM riportato nella prima colonna.
In risposta a tale operazione, il Sistema attiva il pannello di gestione pratica che riporta le varie diramazioni
funzionali applicabili alla pratica, condizionatamente allo stato in cui essa si trova.
ATTENZIONE: Una volta che il Comune ha aderito al servizio SIPEM, l’RdS deve accedere alla
casella PEC che gli è stata assegnata ed aggiornarne le credenziali. Questa operazione è
indispensabile al fine di attivare la suddetta casella ed in definitiva per poter ricevere le pratiche dai
professionisti. Nel caso in cui tale operazione non venisse effettuata, eventuali invii effettuati via
SIPEM dagli utenti professionisti sono destinati a fallire.
5.4.4 VERIFICA DEI PAGAMENTI
Dopo aver attivato il dettaglio della pratica specifica, l’utente comunale può verificare la regolarità dei pagamenti
effettuati nel seguente modo:
·
Diritti di segreteria: l’utente accede tramite pannello di gestione della pratica alla sezione “Pagamenti”
dove può visualizzare una tabella contenente i versamenti effettuati relativamente a questa voce. Nel
caso in cui il pagamento sia stato effettuato esternamente a SIPEM egli può visualizzare il bollettino che
attesta l’avvenuto versamento.
5.4.5 PROTOCOLLAZIONE DELLA PRATICA ED ASSEGNAZIONE R.d.P.
In relazione alla procedura di protocollazione si evidenzia che SIPEM con la procedura a seguito descritta
permette l’inserimento dei dati di protocollo. In base a quanto accertato, in fase di test i Comuni si potranno
trovare nelle seguenti condizioni:
1. Comuni dotati di sistemi di protocollazione automatica che opera anche per le PEC in entrata
2. Comuni dotati di sistemi di protocollazione automatica che non tratta le PEC in entrata o privi di sistemi
di protocollazione automatica
Nel primo caso l’utente comunale dovrà acquisire i dati di protocollo prodotti automaticamente mediante
consultazione del relativo sistema e dovrà curare il reinserimento degli stessi dati in SIPEM.
Nel secondo caso, a seguito dell’acquisizione della PEC in entrata, l’utente comunale dovrà predisporre la stampa
(della 1° o di tutte le pagine dell’istanza), farsi assegnare i dati di protocollazione dall’ufficio competente e
conseguentemente curare il reinserimento degli stessi dati in SIPEM.
Infine in caso di protocollazioni in uscita (da PEC Comune a PEC professionista)si procederà , sia pure in senso
inverso ma analogamente.
Una volta ricevuta una Pratica l’operatore comunale procede al popolamento dei soli campi che risultano editabili
ovvero:
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·
·
Il numero di protocollo in ingresso che si desidera assegnare
La data di protocollazione
Per compiere questa operazione egli deve:
1. accedere al dettaglio della istanza
2. accedere alla scheda “Pratica” dell’istanza e riempire i campi Data Protocollo/Numero
Protocollo presenti in basso
3. Premere il pulsante “Protocolla Pratica.
Si noti che queste sono le uniche informazioni che l’utente comunale (RdS/RdP) può inserire relativamente ad
una pratica e naturalmente una volta immesse risulteranno visibili (ma non modificabili) anche al professionista
che l’ha presentata.
25
5.5 VARIAZIONE DI UNA PRATICA PRECEDENTEMENTE INVIATA
Dal punto di vista dell’utente Comunale una variazione viene trattata in SIPEM in modo non differente da
qualsiasi altra pratica. Quando una pratica già inviata dà vita ad una variazione, la testata di quest’ultima non solo
visualizza il suo identificativo SIPEM, ma anche l’identificativo SIPEM della pratica da cui è nata.
5.6 ACCESSO ALLE COMUNICAZIONI INVIATE/RICEVUTE
L’accesso alle Comunicazioni, da parte del Comune, avviene come definito all’interno del paragrafo “10.1
ACCESSO ALLE COMUNICAZIONI INVIATE/RICEVUTE”.
5.6.1 PROTOCOLLAZIONE DI UNA COMUNICAZIONE
Le comunicazioni in entrata al Comune (create e spedite dal Professionista) o quelle in uscita da esso sono
sottoposte a protocollazione.
L’assegnazione del protocollo e della data di protocollo avviene ovviamente accedendo alla funzione di
visualizzazione del dettaglio della comunicazione, scheda dati generali.
In particolare l’utente comunale deve compilare i campi Numero Protocollo e Data Protocollo e poi premere il
pulsante salva protocollo.
Ovviamente nel caso di comunicazioni “in uscita” tale operazione può essere compiuta direttamente quando si
crea la comunicazione.
Una volta inseriti i valori saranno visibili, ma non modificabili, anche al professionista.
5.6.2 CREAZIONE DI UNA NUOVA COMUNICAZIONE
A differenza delle Pratiche, per le quali è previsto che il solo utente di tipo “Professionista” possa crearne ed
inviarne al Comune, per quanto concerne le comunicazioni invece il mittente può essere, a seconda del caso sia il
Professionista che l’utente del Comune di tipo “operativo” (ovvero “Responsabile di Procedimento” o
“Responsabile di Servizio”). Naturalmente le tipologie di Comunicazione che si applicano ai due profili sono
insiemi distinti che tuttavia condividono in buona parte la medesima modalità di generazione ed invio (la
protocollazione è appannaggio del solo Comune).
26
Operativamente il flusso di compilazione di una nuova Comunicazione, da parte dell’utente, prevede i
seguenti passi:
1. Accede al dettaglio di una Pratica che si trova in stato “Consegnata” e tramite il pannello di gestione
attiva la funzione che permette di creare una Comunicazione associata.
2. Attiva la funzione di creazione nuova comunicazione:
a.
Seleziona la tipologia di comunicazioni tra quelle disponibili
b. Inserisce (eventualmente) una nota testuale descrittiva
c. Salva
3. Accede nuovamente al dettaglio della comunicazione e per completarla:
a. Scarica in locale, sul proprio PC il template del modulo associato alla tipologia di comunicazione
prescelta.
b. Compila il suddetto modulo in ogni sua parte, lo firma digitalmente e lo carica in SIPEM (N.B. :
nel caso in cui la comunicazione preveda anche la firma dell’Avente Titolo il modulo deve
essere stampato e sottoposto in firma a quest’ultimo, quindi riconvertito in forma elettronica e
firmato digitalmente da professionista).
c. Carica in SIPEM gli eventuali allegati se richiesti dalla comunicazione in oggetto.
4. Invia la comunicazione
Per quanto riguarda la fase di protocollazione: il Comune inserisce il Numero e la data di protocollo nell’ambito
dei passi 2-4 per le comunicazioni in uscita, a valle del passo 4 (ovvero alla ricezione) nell’ambito di
comunicazioni “In entrata”.
ATTENZIONE: Si tenga presente che sia il modello della comunicazione che i documenti allegati
rivestono un ruolo fondamentale in quanto sono gli stessi che SIPEM allega in automatico alla mail
PEC inviata al destinatario. Per tanto le informazioni ivi contenute sono quelle che hanno valore
legale per eventuali controversie.
Qui di seguito viene descritta la procedura per compilare ed inviare una comunicazione.
Il primo passo è quello di accedere alla pratica cui la comunicazione si riferisce e visualizzare il pannello di
gestione.
27
ATTENZIONE: Il tasto “Comunicazioni” è visibile all’interno del pannello di gestione solo dopo
la pratica cui esso si riferisce è stata ricevuta e protocollata dal Comune.
Premendo il tasto “Comunicazioni” presente nel pannello e successivamente il tasto “Crea Nuova” presente in
basso a destra nella schermata visualizzata si accede alla funzione di compilazione della comunicazione.
Come anticipato, tale funzione si presenta graficamente composta da due schede distinte: Dati Generali e
Allegati .
SCHEDA: DATI GENERALI
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Essa visualizza la tipologia di comunicazione (la scelta avviene nel campo “Oggetto” che riporta l’elenco delle
comunicazioni abilitate per l’utente in oggetto. In particolare in questo elenco sono riportati i nomi delle suddette
comunicazioni in formato sintetico) ed un campo testuale attraverso il quale l’utente inserisce eventualmente un
breve messaggio di sintesi.
SCHEDA: ALLEGATI
La scheda permette di accedere all’elenco degli allegati documentali associati alla specifica comunicazione.
L’utente può procedere al caricamento dei file richiesti (tra cui il modulo che contiene la comunicazione stessa)
utilizzando la funzione di upload che in corrispondenza di ciascuna riga si attiva premendo sul tasto “Allega file”.
FUNZIONALITA’ PER LE COMUNICAZIONI
Le funzionalità per le comunicazioni, in relazione alla condizione operativa in cui esse si trova, sono le
seguenti:
Condizione
Funzionalità delle comunicazioni
Compilazione di una
nuova
Comunicazione
La funzione in oggetto presenta tutti i campi vuoti e tramite la scheda “Dati
Generali” richiede all’utente di specificare la tipologia di comunicazione che vuole
creare tra quelle ammesse.
Completamento di
una comunicazione
La funzione in oggetto presenta i campi popolati con i valori precedentemente
immessi dall’utente. In particolare la scheda “ALLEGATI” riporta l’elenco dei
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non ancora inviata
documenti richiesti dal Comune per la specifica tipologia. Il sistema visualizza tutti i
documenti che il professionista ha eventualmente allegato fino a quel momento. Ad
eccezione della tipologia di comunicazione, tutti i dati/documenti caricati possono
essere rimossi/modificati.
Consultazione di una
Comunicazione
inviata.
La funzione prevede la sola consultazione delle informazioni e dei documenti
presenti nelle due schede di cui si compone. In particolare, per quanto riguarda gli
allegati, SIPEM permette all’utente di scaricare tali file.
In questa fase nella casella PEC del destinatario è presente un messaggio di Posta
Elettronica Certificata associato alla Comunicazione e contenente documenti (file)
identici a quelli presenti nell'archivio documentale di SIPEM.
ATTENZIONE: Relativamente all’invio di comunicazioni al professionista da parte di un
Comune, SIPEM si affianca agli usuali canali tradizionali ma non li sostituisce pienamente a meno
che il dipendente comunale non apponga la firma digitale ai documenti ad esse allegati. In assenza
di ciò le comunicazioni dal Comune al Professionista effettuate via SIPEM devono necessariamente
intendersi aventi carattere “informale”.
5.6.3 MODIFICA DI UNA COMUNICAZIONE
Per ovvi motivi non è possibile effettuare modifiche sulle comunicazioni ricevute, per quanto riguarda invece
quelle da inviare, l’utente può procedere, progressivamente, in momenti temporalmente distinti al loro
completamento ed inoltro. In particolare egli può effettuare la modifica di una Comunicazione purché essa non
sia ancora stata inviata al Destinatario. Le modifiche possono essere apportate selezionando la Comunicazione in
oggetto dal cruscotto delle Comunicazioni in uscita ed accedendo al suo dettaglio.
5.6.4 CANCELLAZIONE DI UNA COMUNICAZIONE
La rimozione da SIPEM di una comunicazione ancora da inviare è possibile accedendo al suo dettaglio e
premendo il tasto “Rimuovi Comunicazione” presente in basso. La suddetta rimozione sarà di tipo fisico, per cui,
una volta effettuata non sarà in alcun modo possibile ripristinare dati e funzioni.
Per ovvi motivi non è consentito rimuovere comunicazioni in ingresso od elementi in uscita ma già condivisi con
il destinatario, ovvero che si trovano in negli stati “Invio in corso” o ”Consegnata”.
5.6.5 INVIO DI UNA COMUNICAZIONE
Una volta che una Comunicazione è stata creata e tutti i documenti richiesti sono stati allegati è possibile per
l’utente procedere alla sua spedizione.
La spedizione ha carattere formale in quanto consiste nell’invio, alla casella PEC del destinatario, di una mail
contenente tutti i documenti che costituiscono la Comunicazioni (modulo ed allegati). La spedizione della
comunicazione avviene premendo il tasto “richiedi mandato” presente in basso, all’interno della funzione di
dettaglio.
30
Prima dell’invio vero e proprio SIPEM richiede necessariamente all’utente la presa visione di un mandato di
spedizione. Il mandato di spedizione è un file generato automaticamente da SIPEM ed è costituito da:
·
Un Testo di presa visione e di delega, nei confronti di SIPEM, alla consegna dei documenti presso la
casella PEC del destinatario.
·
L’elenco dettagliato dei documenti oggetto di spedizione, inclusi i relativi “digest crittografici” (algoritmo
sha1) che ne fissa il contenuto e permette di fare riscontri sulla congruenza di quanto consegnato.
Attraverso la sottoscrizione del mandato di Spedizione l’utente che invia prende atto di ciò che sta mandando al
destinatario ed incarica espressamente SIPEM alla consegna per suo conto. Operativamente l’utente sottoscrive il
mandato selezionando il check riportato nella pagina e premendo il tasto di invio.
Una volta effettuato l'invio lo stato della comunicazione passa dapprima ad "Invio in corso" e successivamente a
"Consegnata" (una volta che SIPEM riceve la notifica breve di consegna del messaggio PEC associato alla
comunicazione ed ai controlli automatici di congruenza danno riscontro positivo), in quest'ultimo step il sistema
inoltre aggiorna la data di consegna ed archivia la ricevuta di consegna PEC (elemento avente validità legale
equiparabile ad una raccomandata con ricevuta di ritorno) .
A questo punto, pur mantenendo la medesima struttura, il dettaglio della comunicazione non permette più alcuna
modifica. In particolare:
·
Tutti i campi sono visualizzati nella sola modalità di consultazione, è possibile effettuare il solo
download dei documenti.
·
Il campo “data Consegna” viene popolato con la data di recapito del messaggio PEC nella casella del
destinatario.
ATTENZIONE: Fin quando permane nello stato di “Invio in corso” la comunicazione non
risulta accessibile nel dettaglio. Inoltre nel caso in cui l’inoltro della PEC termina con un riscontro
negativo e la soluzione del problema prevede l’intervento diretto dell’utente professionista che ha
effettuato l’invio (ad esempio la rimozione di un allegato infettato da virus) allora l’oggetto viene
posto nello stato di eccezione “invio fallito”.
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ATTENZIONE: L’invio della Mail PEC associata alla Comunicazione utilizza dei dati dell’utente
(es.: il suo Codice Fiscale) che sono riportati all’interno dell’anagrafica visibile cliccando sulla
funzione “visualizza/aggiorna i miei dati” in alto, sopra la testata, a destra. E’ di conseguenza
indispensabile che l’utente abbia inserito tali valori in SIPEM prima di utilizzare il sistema per
effettuare degli invii.
5.7 ACCESSO AI CONTENUTI PUBBLICATI
l’accesso ai contenuti pubblicati si fa attraverso il seguente percorso
Il click su questa voce di menu fa aprire una pagina dove c’è un pannello di ricerca, mostrato dappresso
Questo pannello serve per selezionare il Comune di cui si vogliono visualizzare le informative, andando a
selezionare o la Regione o la Provincia o il Comune oppure tutte e tre le scelte. Andando a premere sul tasto
cerca viene aperto un dettaglio a griglia
La possibilità di immettere tutti o nessuno e in maniera parziale i tre campi permette all’utente un filtro più o
meno ampio sui comuni da ricercare.; è possibile evitare di utilizzare tale filtro non selezionando alcuna voce.
Cliccando sul nome del Comune viene aperta una pagina di dettaglio che mostra, sempre a griglia, le informative
che fanno capo al Comune scelto:
32
Premendo adesso sul nome dell’informativa scelta all’interno della colonna “Titolo”, viene aperto il dettaglio
dell’informativa scelta, i dati mostrati sono disponibili solo in visualizzazione e non possono, quindi, subire
modifiche.
33
5.8 FUNZIONI DI ALERTING
Al fine di aggiornare tempestivamente gli utenti evitando loro l’onere di un continuo accesso al Sistema, SIPEM
invia automaticamente, in aggiunta all’usuale mail PEC che attesta e certifica l’avvenuta comunicazione, una mail
di alert alla casella di posta ordinaria dell’utente al verificarsi di uno dei seguenti eventi:
Evento
Destinatari Notifica
Pratica consegnata con successo
Professionista, RdS
Comunicazione consegnata con
successo
Mittente e Destinatario
Consegna di una Variazione
Professionista, RdS, RdP
assegnato alla pratica
originaria
Protocollazione
pratica/comunicazione in entrata al
Comune
Professionista
Pagamento
Professionista
Abort dell’invio
Note
Nel caso specifico in cui il destinatario
sia il Comune la mail viene indirizzata sia
ad RdS che ad RdP assegnato alla pratica
cui la comunicazione si riferisce
Subito dopo la fase di prenotazione di un
pagamento(prima quindi della mail con la
fattura che sopraggiunge al momento
della cattura)
viene inviata al
Professionista una mail con tutti i dettagli
del suddetto pagamento.
Quando l’invio di una
pratica/Comunicazione va in stato di
errore. Si identificano due casistiche:
·
Errore imputabile ad utente (es
rilevazione di un virus tra gli
allegati)
·
Errore non imputabile ad utente
(es: timeout su PEC).
Nel primo caso SIPEM invia un alert sia
all’amministratore che all’utente che ha
generato l’invio, nel secondo caso invece
allerterà l’amministratore affinché
intervenga per superare gli eventuali
problemi tecnici
Creazione/attivazione/disattivazione Utente in oggetto
utenti
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Gli utenti possono disattivare/attivare le suddette voci di alerting, bloccando di fatto la generazione automatica
dei messaggi configurando opportunamente una serie di opzioni presenti all’interno della propria anagrafica.
Fanno ovviamente eccezione a questa politica alcuni alert particolarmente importanti per il corretto
funzionamento del sistema e dei processi correlati (es: quelli legati alla gestione degli errori di invio).
6
SCADENZIARIO
Per scadenziario si intende quella funzionalità di SIPEM attraverso la quale l’utente comunale può inserire delle
scadenze relative ad una serie di eventi quali la ricezione di una nuova pratica e/o comunicazione, la
pianificazione di una attività personale o la segnalazione della scadenza dei termini oltre i quali scatterà il
cosiddetto “silenzio assenso” per una pratica (solo nel caso di DIA e SCIA). Sulla base di tali scadenze si
produrranno con anticipi che saranno definiti dall’utente stesso degli “alert” promemoria (vedi succ. par.6.3.1)
Nei paragrafi successivi si fornirà una descrizione puntuale di ogni voce del menu “Scadenziario”.
6.1 NUOVA SCADENZA
Selezionando la voce “Nuova Scadenza” dal menu “Scadenziario”, l’utente potrà inserire a sistema una nuova
attività personale.
L’utente dovrà inserire obbligatoriamente la data e la descrizione dell’attività ed, opzionalmente, potrà indicare se
e quanti giorni prima voglia essere avvisato dell’attività salvata a sistema.
35
Premendo il pulsante “Avanti”, l’utente visualizzerà il riepilogo di tutte le sue attività personali pianificate ancora
in essere, ovvero la cui data è posteriore alla data di interrogazione.
La tabella riepilogativa permetterà all’utente di cancellare le attività salvate o modificarne i dati a proprio
piacimento o inserirne una nuova.
6.2 VISUALIZZA
Selezionando la voce “Visualizza” dal menu “Scadenziario”, l’utente potrà visualizzare l’elenco di tutte le sue
attività personali pianificate ancora in essere, ovvero la cui data è posteriore alla data di interrogazione. Va
precisato, inoltre, che il sopraccitato elenco racchiude sia le attività per le quali è stato richiesto l’avviso di
scadenza da parte del sistema, sia quelle per le quali non è stato richiesto alcun avviso.
6.3 PROMEMORIA
Selezionando la voce “Promemoria” dal menu “Scadenziario”, l’utente visualizzerà una tabella riepilogativa
relativa alle nuove pratiche e/o comunicazioni ricevute, alle attività personali in prossimità di scadenza, alle
pratiche e/o comunicazioni in prossimità della scadenza dei termini relativi al cosiddetto “silenzio assenso” (solo
DIA e SCIA).
36
Premendo il pulsante “Avanti”, l’utente sarà reindirizzato al cruscotto delle pratiche.
Premendo il pulsante “Visualizza Dettagli” in corrispondenza di una delle voci presenti nella tabella riepilogativa,
l’utente sarà indirizzato verso il cruscotto ad essa relativo, opportunamente filtrato: ad esempio premendo il
pulsante in corrispondenza della voce “Nuove Pratiche”, l’utente visualizzerà solo ed esclusivamente l’elenco
delle pratiche che possono essere ritenute “nuove”, ovvero che rientrano nei parametri impostati per il Comune
di appartenenza (vedi paragrafo 6.4).
6.3.1 ALERT PROMEMORIA AL LOGIN
Subito dopo aver riconosciuto l’utente a fronte della procedura di login, SIPEM caricherà i cosiddetti
“Promemoria”, ovvero effettuerà una ricerca relativa alle pratiche e/o comunicazioni in prossimità di scadenza (i
termini relativi al cosiddetto “silenzio assenso”, le prossime scadenze delle attività personali dell’utente che si è
loggato, le pratiche e/o comunicazioni che sono state appena ricevute e quindi, sono in attesa di
protocollazione). Se tale ricerca restituirà un qualche risultato, l’utente sarà reindirizzato verso la tabella
riepilogativa menzionata al paragrafo precedente, dove potrà agire come riterrà più opportuno. In ogni caso,
SIPEM segnalerà la presenza di “Promemoria” attivi con un segnale lampeggiante posto in alto nel menu
orizzontale.
6.4 IMPOSTA PARAMETRI
Selezionando la voce “Imposta Parametri” dal menu “Scadenziario”, visualizzerà, se presenti, l’elenco dei
parametri comunali relativi ad una determinata tipologia di pratica (DIA, SCIA, ecc.) o potrà procedere con
l’inserimento di nuovi parametri.
37
Premendo il pulsante “Inserisci Parametro”, infatti, l’utente visualizzerà una maschera ove potrà selezionare la
tipologia di pratica che vorrà parametrizzare ed esplicitare il valore dei parametri presenti.
Per ogni tipologia di pratica possono essere impostati due parametri:
·
“Promemoria pratiche da protocollare”, indica il quantitativo (in giorni) entro cui una pratica può essere
intesa come “nuova”, ovvero una pratica che deve essere sottoposta all’utente comunale affinché possa
essere protocollata.
·
“Promemoria comunicazioni da protocollare”, è un parametro analogo al precedente ma relativo alle
comunicazioni.
Nel caso in cui la tipologia di pratica selezionata dovesse essere DIA o SCIA, saranno visualizzati due ulteriori
parametri:
·
“Giorni silenzio assenso”, indica il termine ultimo (in giorni) entro il quale il Comune può sollevare una
qualche obiezione al richiedente, oltre tale termine la pratica e/o comunicazione dovrà essere ritenuta
corretta.
·
“Promemoria verifica pratiche”, indica il termine (in giorni) entro il quale l’utente indica al sistema di
voler essere avvisato circa la scadenza oltre la quale sopraggiungerà il “silenzio assenso”.
Premendo il pulsante “Salva”, l’utente visualizzerà l’elenco delle tipologia di pratica per le quali sono stati indicati
i parametri.
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La tabella riepilogativa permetterà all’utente di cancellare o modificare i parametri configurati o inserirne di
nuovi.
7
RICERCA PRATICHE
La funzione facilita la ricerca della singola pratica inserendo i criteri impostati (vedi figura). cliccando sul tasto
“Avanti” si accede alla singola pratica.
Nel caso di una ricerca multipla, la ricerca si effettua con i criteri impostati nel form.
39
8
REPORT PAGAMENTI
La reportistica dei pagamenti è uno strumento messo a disposizione dell’utente comunale al fine di controllare il
corretto pagamento delle diverse istanze di pratica.
Selezionando la voce “Report Pagamenti ” dal menu orizzontale, l’utente visualizzerà una maschera all’interno
della quale sarà possibile impostare dei filtri per l’estrazione dei pagamenti effettuati.
La ricerca sarà puntuale se verrà esplicitato un preciso “id Pratica” o generica nel caso in cui vengano indicati il
“Tipo Istanza” o il “Canale pagamento”. Sarà anche possibile esplicitare un determinato intervallo temporale
all’interno del quale effettuare la ricerca, fermo restando che quest’ultimo non potrà superare i 30 giorni e che, se
non esplicitato, farà riferimento al mese precedente la data di interrogazione.
Premendo il pulsante “Avanti” sarà visualizzata una tabella contenente tutti i pagamenti aderenti ai criteri di
ricerca precedentemente impostati.
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La tabella riepilogativa, oltre a riportare i dati essenziali del pagamento (la data, l’importo, il tipo pratica, ecc.),
permetterà all’utente di accedere direttamente al cruscotto della singola pratica per visionarne il contenuto, o di
visualizzare le eventuali ricevute allegate al pagamento stesso.
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STATISTICHE
Si intende per elaborazioni statistiche quelle elaborazioni dei dati SIPEM, che permettono una contabilità
aggregata per Comune, rispetto ad uno specifico riferimento temporale, del numero dei casi rilevati attraverso il
sistema stesso.
Nei paragrafi successivi si fornirà una descrizione puntuale di ogni indicatore statistico.
L’accesso alle statistiche si fa attraverso il seguente percorso:
9.1 NUMERO DI INTERVENTI
Entrando nell’area “Numero di Interventi” sarà possibile inserire dei filtri per l’elaborazione delle statistiche
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Sarà possibile inserire un intervallo per la data protocollo ed inoltre sarà possibile scegliere di elaborare statistiche
per il numero di interventi relativi all’Avente Titolo Principale, al Professionista oppure all’Impresa Esecutrice.
Premendo sul pulsante “Cerca” verranno elaborate le statistiche e mostrati i risultati
Una volta elaborati i dati statistici è possibile visualizzare il riepilogo dei dati inseriti come l’intervallo della data
protocollo scelto e il Comune di appartenenza e a che data sono relative le statistiche.
Nell’esempio sopra è stato scelto il numero di interventi relativi all’avente titolo principale ma anche il numero di
interventi per il professionista o impresa esecutrice si presenterà sotto questa forma.
Infine si può notare che è possibile anche l’esportazione su uno dei file visualizzati nell’immagine, ovvero in file
.csv, .xls oppure .pdf
9.2 AGGREGATI PER TIPOLOGIA INTERVENTO
Entrando nell’area “Aggregati per Tipologia Intervento” sarà possibile inserire dei filtri per l’elaborazione delle
statistiche.
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Sarà possibile inserire un intervallo per la data protocollo, successivamente premendo sul pulsante “Cerca”
verranno elaborate le statistiche e mostrati i risultati.
Una volta elaborati i dati statistici è possibile visualizzare il riepilogo dei dati inseriti come l’intervallo della data
protocollo scelto e il Comune di appartenenza e a che data sono relative le statistiche.
Per ogni tipologia di intervento viene mostrato quanti sono stati gli interventi, quante sono state le imprese
impegnate, il numero di edifici residenziali e il numero di edifici mono-bifamiliari.
Infine si può notare che è possibile anche l’esportazione su uno dei file visualizzati nell’immagine, ovvero in file
.csv, .xls oppure .pdf.
9.3 NUMERO IMMOBILI PER TIPOLOGIA ISTANZA
Entrando nell’area “Aggregati per Tipologia Intervento” sarà possibile inserire dei filtri per l’elaborazione delle
statistiche.
Sarà possibile inserire un intervallo per la data protocollo, successivamente premendo sul pulsante “Cerca”
verranno elaborate le statistiche e mostrati i risultati.
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Una volta elaborati i dati statistici è possibile visualizzare il riepilogo dei dati inseriti come l’intervallo della data
protocollo scelto e il Comune di appartenenza e a che data sono relative le statistiche.
Per ogni tipologia pratica vengono mostrati il numero di interventi per il Comune di appartenenza, il numero di
interventi nella provincia del Comune di appartenenza, il numero di interventi nella regione del Comune di
appartenenza ed infine il numero di interventi totale in Italia.
Infine si può notare che è possibile anche l’esportazione su uno dei file visualizzati nell’immagine, ovvero in file
.csv, .xls oppure .pdf.
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