Agenzia di Assistenza Tecnica agli Enti Locali
della Provincia di Lecce
Gli Strumenti di Comunicazione
In collaborazione con
IMPRESA INSIEME
Responsabili URP della Provincia di Lecce
Lecce, 4 marzo 2004
Certificazione RESP.URP
4 marzo 2004
Il programma
T
M
T
M M
M M
t
t
1
2
1.
2.
3.
4.
5.
T
T
M M
M M
t
3
T
M
t
4
t
5
ruolo e funzione dell’URP,
piano di comunicazione,
organizzazione della comunicazione,
strumenti della comunicazione,
sistemi di rilevazione dei bisogni di comunicazione.
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La metodologia
T
M
M
Lo spazio progettuale
analisi
benchmarking
t
progettazione
M
M
metodologo
metodologo
t
T
tutor di processo
docente tematico
i committenti, gli esperti, i testimoni, gli opinion leader
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La progettualità
si formalizza il ruolo
si formula il piano di comunicazione
si regola l’organizzazione
si progettano gli strumenti
si progetta il sistema di ascolto
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l’organizzazione e le leggi
la comunicazione e i piani
l’organizzazione del
lavoro e l’informatica
gli strumenti di comunicazione
i sistemi di ascolto
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la progettazione, la comunicazion, la negoziazione
L’apprendimento
L’approccio
T
M
T
MM
t
da funzione
T
MM
t
T
MM
t
T
MM
t
a sistema
M
t
da ente
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a territorio
Il quarto modulo
•gli strumenti di comunicazione
•i team per la costruzione degli strumenti
•le figure professionali, l’uso della stampa
•le tecniche e gli strumenti della comunicazione e
dell’informazione
•l’utilizzo delle nuove tecnologie, qualità della
comunicazione
pubblica su internet
•le tecniche di elaborazione dei messaggi e prodotti di
comunicazione
•i new media
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Il corso si conclude con……………..
PROVA FINALE DI PROFITTO
Su:
1. Conoscenze: la comunicazione integrata
2. Competenze: l’esercizio del ruolo
3. Progettualità: il progetto per il proprio ente
4. Comunicazione: le modalità di negoziazione
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L’eredità del gruppo di progetto
Comunicazione
istituzionale
Comunicazione
organizzativa
Comunicazione
interna
URP
Comunicazione
del miglioramento
Ascolto
Comunicazione
del servizio
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La comunicazione dell’Ente e del Territorio
SQU IN Z AN O
TR EP U ZZ I
GUA GN AN O
SU RB O
LEC C E
CA MP I SA LEN T IN A
NOV OLI
SAL IC E SA LEN T IN O
CA RM IA NO
AR NE SAN O
VEGL IE
VER N OLE
LIZ Z AN EL LO
MON T ER ON I DI LE CC E
SAN C ES AR IO D I LEC C E
CA VAL LIN O
POR T O C ESA R EO
SAN PI ET R O IN L AM A
CA ST R I D I L EC C E
LEV ER AN O
MEL EN D UG NO
LEQU IL E
COP ER T IN O
CA PR AR IC A D I LEC C E
SAN D ON AT O D I LEC C E
CA LIM ER A
MAR T IG NA NO
ST ER N AT IA
CA RP IGN AN O S ALE NT I NO
MAR T AN O
ZO LLI NO
GALA T IN A
NA RD O'
SOLE T O
OT RA NT O
CA ST R IGN AN O D E' GR EC I
CA NN OL E
COR IG LIA NO D 'OT R AN T O
MEL PIG NA NO
CU R SI
BAGN OL O D EL SA LEN T O
SOGL IAN O C AV OU R
GALA T ON E
PAL MA RI GGI
AR AD EO
GIU RD IG NA N O
MAG LIE
SEC LI '
MU R O L EC CE SE
UGG IAN O L A C H IE SA
GIU GGIA NE LL O
CU T R OF IAN O
NE VIAN O
MIN ER V IN O D I L EC C E
SAN N IC OLA
SAN AR IC A
SC OR RA NO
TU GL IE
GALL IPO LI
COL LE PAS SO
POGGI AR D O
BOT R UG NO
SAN C AS SIAN O
PAR AB IT A
ALE ZI O
SAN T A C ES AR EA TE R ME
NOC IG LIA
ORT E LLE
SU PER SA NO
SU RA NO
CA SAR AN O
MAT I NO
SPON GA NO
DI SO
CA ST R O
MON T ES AN O SA LEN T IN O
TA VIA NO
RU F F AN O
AN DR AN O
MEL ISS AN O
MIG GIAN O
RA CA LE
TA UR IS AN O
ALL IST E
COMUNI DELLA RETE DEGLI U.R.P. DELLA PROVINCIA DI LECCE
SPEC C H IA
TR IC AS E
UGE N TO
AC QU AR IC A D EL C APO
TI GGIA NO
ALE SSAN O
ADERENTI AL PROGETTO R.I.S.O.
NON ADERENTI AL PROGETTO R.I.S.O.
PR ESIC C E
COR S AN O
GAGL IAN O D EL C AP O
SAL VE
MOR C IAN O DI LE UC A
PAT U '
CA ST R IGN AN O D EL C APO
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Contenuti e strumenti
Cosa e
Istituzionale
con che cosa
Interna
Organizzativa
di Servizio
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Non
confondere lo
strumento con
il contenuto
La progettualità collettiva
Enumerare gli strumenti dei piani
Dividerli tra i gruppi (URP di POLO)
Formalizzare il progetto
Gestire il progetto dal 4 al 31 di marzo
Presentare il progetto il 31
Fare l’analisi fino al 15
Fare il benchmarking fino al 24
Fare la preprogettazione e la progettazione
fino al 31
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Il progetto
Metodologia
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perchè
Questo schema in power point
serve per:
rammentare il percorso progettuale da
seguire, per rappresentare i risultati del
lavoro svolto in ciascuna delle fasi previste,
per abituarsi a rappresentare il frutto del
proprio lavoro e renderlo fruibile ai diversi
interlocutori che si incontrano. Va seguito
da una relazione perché risulti chiaro a chi
non può assistere alla proiezione
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Gruppo di lavoro :
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Scenario
1.
2.
3.
4.
Sollecitazioni
Opportunità
Criticità
Vincoli
Serve per chiarire il problema che giustifica il
progetto e a predisporre alla negoziazione
dell’obiettivo (testo “Progettare per apprendere”)
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Sollecitazioni
Inserire ciò dall’esterno dell’organizzazione
sollecita un cambiamento: es: le leggi, la
tecnologia, la società, la competitività, i
finanziamenti, gli attori sociali, la stampa,
ecc
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Opportunità
Inserire tutto ciò che dall’interno
dell’organizzazione è visto come un
miglioramento, es: una nuova strategia,
un vantaggio economico, un bisogno di
migliore vivibilità interna o sociale, la
risposta ad un bisogno latente non
dichiarato, una scelta di immagine o il
rafforzamento di una identità, ecc
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Criticità
Scrivere le problematiche evidenti che vanno
affrontate e risolte, almeno quelle che risultano
più apparenti. Esse saranno poi approfondite
con l’analisi, ma all’inizio questo esercizio serve
per rilevare le percezioni di partenza, quelle
che motivano l’avvio di un progetto. Es:
inefficienze, bassa qualità, insoddisfazione
dell’utenza o dei collaboratori, alto costo
dell’attività, cultura inadeguata, scarsa
professionalità, carenza di organico,
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Vincoli
Scrivere i limiti entro cui il progetto si deve
muovere e che sono da considerarsi “paletti” da
non superare o condizioni di sbarramento da
superare con attenzione, es: il budget
disponibile, le regole interne, la strategia di cui
tener conto, le modalità di comunicazione da
adottare nei riguardi di alcuni interlocutori
interni o esterni, ecc
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Obiettivo del progetto
È il risultato dell’attività progettuale che il
gruppo negozia con il committente in
ragione delle risorse a disposizione e
dell’idea che si è fatto del problema da
affrontare e della sua possibilità per farlo
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TEMPI e FASI
ANALISI
Fase 1
BENCHMARKING
Fase 2
PREPROGETTAZIONE
Fase 2
Data di avvio del
progetto
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PROGETTAZIONE
Fase 4
ANALISI
Rilevare lo status quo
Cosa si fa
Chi lo fa
Come lo fa
Come lo valutano coloro a cui è diretto
Quanto costa
Chi lo gestisce
Quanto è conforme alle leggi
Quanto è conforme con le strategie
Quale priorità assume
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ANALISI
L’analisi documentale
Intervista
Il questionario
Il focus group
Per gli interlocutori interni ed esterni:
Preparare una lettera di presentazione e
predisporre una lista di domande
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BENCHMARKING
Rilevare le esperienze altrui per ricavarne spunti di
riflessione e stimoli alla progettualità
Siti
Telefono
Lettera
Visita
Chi lo ha fatto, come lo ha fatto, quanto è
costato, quanto tempo è stato impiegato, in
quale strategia si è collocato, chi è stato lo
sponsor, dove è stato raccontato
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PREPROGETTAZIONE
Formulare alcune ipotesi progettuali:
Cosa è,
Quale finalità raggiunge
Chi lo farà
In quanto tempo lo farà
Quanto costerà
Chi lo gestirà
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PROGETTAZIONE
Determinare con esattezza le ipotesi praticabili
Cosa è,
Quale finalità raggiunge
Chi lo farà
In quanto tempo lo farà
Quanto costerà
Come si può finanziare
Chi lo gestirà
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APPRENDIMENTO
Cosa ho appreso
Cosa ha appreso l’organizzazione
Cosa ha appreso il contesto
Quali sono le persone coinvolte
- all’interno dell’organizzazione,
- sul territorio locale
- altrove
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Apprendimento atteso
Come si progetta
Come si lavora in gruppo
Come si presenta
Come si negozia
Come si fa rete
Come si è consulente
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