• Farò qualche riflessione sull’impiego delle RISORSE UMANE nel management dell’emergenza • Mi riferiro’ sempre ad esperienze operative derivate dal contesto organizzativo dal quale provengo (sanitario) MAXI-EMERGENZA sovvertimento delle componenti della vita sociale approvvigionamento idrico alloggiamenti ordine pubblico assistenza sanitaria viabilità telecomunicazioni energia elettrica trasporti smaltimento rifiuti e liquami nella gestione delle emergenze… …INTERVENGONO UNITÀ OPERATIVE DI DIVERSA PROVENIENZA (FF.AA, CRI, VF, ASSOCIAZIONI DI VOLONTARIATO, ETC.) OPERANTI IN SETTORI FUNZIONALMENTE E FISICAMENTE DISTINTI, TALORA, NON UNIFORMABILI NELLE METOLOGIE E LOGICHE LAVORATIVE, NON RELAZIONABILI TRA LORO CON UN RAPPORTO DI TIPO GERARCHICO, SPESSO DOTATI DI SPECIFICI MODELLI CULTURALI E PROFESSIONALI ORGANIGRAMMA DEL DIPARTIMENTO DELLA PROTEZIONE CIVILE Comitato Operativo della Protezione Civile opera presso il Dipartimento della Protezione Civile ai fini della direzione unitaria e del coordinamento delle attività di emergenza (art. 1 DPCM 2 marzo 2002) ANAS CNMCA RID MAE Corpo Nazionale dei Vigili del Fuoco Forze di Polizia Autostrade Croce Rossa Italiana Trenitalia RFI Corpo Nazionale del Soccorso Alpino CNR Conferenza unificata Stato/Regioni/Città ed autonomie locali Capo Dipartimento Protezione Civile Organizzazioni di volontariato Forze Armate ENEL INGV Corpo Forestale dello Stato Ente Poste To the courtesy of D.ssa A. Volpini Capitanerie di Porto Ministero della Salute ENEA RAI APAT Tim Telecom Vodafone Wind ENAC a a a A a a a a aa a a A B D E G H C F N ORGANIZZAZIONE A MATRICE PC A D G B C E H F N BY MARMO ORGANIZZAZIONE A MATRICE ORGANIZZAZIONE A MATRICE ORGANIZZAZIONE A MATRICE ASPETTI CRITICI DELLE MATRICI 1. NB : I RISCHI DEL LAVORO DI GRUPPO TEAM definizione UN TEAM È COSTITUITO DA UN INSIEME DI INDIVIDUI CHE INTERAGISCONO E SI INTEGRANO TRA LORO CON UNA CERTA REGOLARITÀ, NELLA CONSAPEVOLEZZA DI DIPENDERE L’UNO DALL’ALTRO E DI CONDIVIDERE GLI STESSI OBIETTIVI COMPITO/RUOLO LA GUIDA DI SVOLGENDO UN PROPRIO SPECIFICO E RICONOSCIUTO, SOTTO UN LEADER, BASANDOSI SULLA CIRCOLARITÀ DELLA COMUNICAZIONE, PRESERVANDO IL BENESSERE DEI SINGOLI PARALLELAMENTE ALLO (CLIMA) SVILUPPO COMPONENTI E DEL GRUPPO STESSO. E MIRANDO DEI SINGOLI TEAM corollari • PER UN TEAM EFFICIENTE ED EFFICACE, È NECESSARIO CHE SI PASSI DALLA SEMPLICE INTERAZIONE AD UNA VERA E PROPRIA INTEGRAZIONE, PER CONDIVIDERE BISOGNI E RISORSE. • LA COLLABORAZIONE ALL'INTERNO DEL TEAM SI BASA SULLA NEGOZIAZIONE, CHE PERMETTE IL CONFRONTO E IL PASSAGGIO DAL PUNTO DI VISTA DEI SINGOLI INDIVIDUI AD UN PUNTO DI VISTA COMUNE E CONDIVISO PER REALIZZARE AL MEGLIO GLI OBIETTIVI PREVISTI. Integrazione Differenze “Tanti galli in un pollaio” “Società” animali Tutti contro tutti Tutti per tutti Stabulario Branco Ognuno per se uno per tutti C o e s i o ne By Marmo Integrazione Differenze conflittualità/antagonismo cooperatività/sinergia Tutti contro tutti Tutti per/con tutti contiguità/indifferenza conformità/sudditanza Ognuno per se Uno per tutti C o e s i o ne By Marmo TEAM TEAM BUILDING • MISSION, STRATEGIA E OBIETTIVO • MANAGEMENT E LEADERSHIP • STRUTTURA, RUOLI E COMPITI • METODO E PROCEDURE • COMUNICAZIONE • SVILUPPO • CLIMA MISSION STRATEGIA ED OBIETTIVI COSA – COME - QUANDO • IMPONGONO ATTIVO UN COMPORTAMENTO • DEVONO ESSERE BEN CONOSCIUTI (ANCHE SE NON NECESSARIAMENTE CONDIVISI). STRATEGIA ED OBIETTIVI CLIMA ORGANIZZATIVO IL CLIMA CONSISTE NELL'INSIEME DEGLI ELEMENTI, DELLE OPINIONI, DELLE PERCEZIONI DEI SINGOLI MEMBRI RISPETTO ALLA QUALITÀ DELL'AMBIENTE DEL GRUPPO E DELLA SUA ATMOSFERA. UNA LEADERSHIP PARTECIPATIVA E GLI OBIETTIVI CALIBRATI ALLE CAPACITÀ DEL GRUPPO SONO TRA I FATTORI CLIMA. CHE MAGGIORMENTE INFLUENZANO IL EPPURE…. SPESSO GLI EVENTI PRECIPITANO IN MODO TALE CHE NON SI HA IL TEMPO DI APPLICARE UNA QUALSIASI METODOLOGIA PER DEFINIRE E RISOLVERE I PROBLEMI. LE DECISIONI SPESSO DEVONO ESSERE MOLTO RAPIDE E NON C’E’ NE’ TEMPO NE’ MODO DI VALUTARE LE ALTERNATIVE PER SCEGLIERE LA MIGLIORE…. DALL’EMERGENZA AL FAILURE MANAGEMENT: SE DOVESSIMO DECIDERE ED AGIRE SOLO QUANDO POSSEDIAMO TUTTE LE INFORMAZIONI NECESSARIE RESTEREMMO PARALIZZATI. E’ SEMPRE MEGLIO AGIRE VELOCEMENTE ( ANCHE CON POCHE INFORMAZIONI E A COSTO DI SBAGLIARE ! ) PIUTTOSTO CHE ATTENDERE INFORMAZIONI COMPLETE ED ESAUSTIVE, MA TARDIVE. E’ IL CONCETTO DI FAILURE MANAGEMENT CHE PETERS COMPENDIA IN TRE PAROLE: FAIL, FORWARD, FAST (….SBAGLIA, VAI AVANTI, FA PRESTO…). SPESSO CHI OPERA NELLE ORGANIZZAZIONI FA IL CONTRARIO. PER PAURA DI SBAGLIARE NON FA E NON DECIDE NULLA. MA COSI’ POI LE COSE DIVENTANO URGENTI E SPESSO INGOVERNABILI. Gli uomini dell’emergenza devono almeno: • AVERE CONSAPEVOLEZZA E CONSIDERAZIONE DELLA PROPRIA “MISSION” E DEL PROPRIO RUOLO; • AVERE CONOSCENZE, MODELLI, VALORI ADEGUATI ; • AVERE CONSAPEVOLEZZA E CONSIDERAZIONE DEI PROPRI LIMITI • SAPER STIMARE IL RISCHIO; • SAPER AGIRE IN CONDIZIONE DI INCERTEZZA; • SAPER AGIRE IN CONDIZIONE DI STRESS PROLUNGATO; • SAPER AGIRE DI INIZIATIVA (IN MANCANZA DI ORDINI, PIANI, PROTOCOLLI); • SAPER AGIRE DA “LEADER” E DA “GREGARI” (IN OGNI CASO COOPERANTI, MAI CONCORRENTI) • NON AVER PAURA DELLE RESPONSABILITA’; • SAPER COMUNICARE. La qualità delle organizzazioni dipende innanzitutto dalla qualità degli uomini che la compongono BRIGADA DE SANIDAD Grazie per l’attenzione LA GUERRA E LE EMERGENZE INCENDI DISPONIBILITA’ DI MASSE INQUADRATE FORZE MILITARI EPIDEMIE GUERRA CRISI / CROLLO DEI SISTEMI SOCIALI ABBANDONO AREE URBANE ELEVATA MOBILITA’ SOCCORSI INQUINAMENTO ASSETTI SPECIALISTICI Genio, Sanità, ecc. RIPRISTINO NORMALITA’ Il “metodo” militare può essere “esportabile”? Mission operativa delle FFAA: Prevalere con l’impiego “razionale” della “forza” contro forze/eventi avversi fino al limite delle proprie energie/risorse e oltre… Caratteristiche delle FFAA: valori,tradizioni, etica,stile rigida gerarchia/disciplina regolamenti e procedure etc. DUNQUE? PROBLEMA: QUESTIONE DA RISOLVERE PARTENDO DA ELEMENTI NOTI MEDIANTE IL RAGIONAMENTO E PER LA QUALE SI PROPONGONO SOLUZIONI. L’etimologia di problema e progetto ci porta a qualcosa che si spinge in avanti, verso una visione futura. Proiettare se stessi e la propria immaginazione verso altri tempi, altri luoghi, altre situazioni. PROBLEM SETTING: PROCESSO TEORICO E PRATICO CHE SERVE A TRASFORMARE UN DISAGIO IN UN PROBLEMA, IN UNA QUESTIONE BEN DEFINITA. PROBLEM SOLVING: TRASFORMA IL PROBLEMA BEN DEFINITO IN UN PROGETTO, DA GESTIRE SECONDO LE TECNICHE DEL PROJECT MANAGEMENT. TEOREMA: PROPOSIZIONE CHE VIENE DIMOSTRATA MEDIANTE UN RAGIONAMENTO FONDATO SU IPOTESI O PROPOSIZIONI ASSUNTE COME VERE O SU PROPOSIZIONI PRECEDENTEMENTE DIMOSTRATE. ALGORITMO: PROCEDURA O FORMULA PER RISOLVERE UN PROBLEMA. NELLE SCIENZE MATEMATICHE E INFORMATICHE UN ALGORITMO GENERALMENTE INDICA UNA PICCOLA PROCEDURA PER RISOLVERE UN PROBLEMA RICORRENTE O UNO SCHEMA UNIFORME PER RISOLVERE UNA CLASSE DI PROBLEMI. ENIGMA: BREVE COMPONIMENTO IN PROSA O IN VERSI DOVE, IN TERMINI OSCURI, AMBIGUI O ALLEGORICI, SI ESPRIME UN CONCETTO O UNA PAROLA DA INDOVINARE. ASPETTI CRITICI DELLE MATRICI I PROTOCOLLI E LE PROCEDURE PER IL FUNZIONAMENTO DELLE MATRICI DEVONO ESSERE COSTRUITI PER CONSENSO, OSSIA ATTRAVERSO UN PROCESSO DI PROGETTAZIONE COMUNE E DI NEGOZIAZIONE AMPIA FRA I PARTECIPANTI ASPETTI CRITICI DELLE MATRICI IL LAVORO MATRICIALE RAPPRESENTA UN METODO DI RISOLUZIONE DEI PROBLEMI SOSTANZIALMENTE INNOVATIVO: NON DI RADO IL LAVORO DI GRUPPO VIENE CONSIDERATO COME UNA MINACCIA AL PRINCIPIO DELL’AUTORITÀ, CON EFFETTI DERESPONSABILIZZANTI E DESTABILIZZANTI NON DOMINABILI. ORGANIZZAZIONE A MATRICE • UN ALTRO ASPETTO CRITICO DELLE MATRICI E’ QUELLO DELLA GESTIONE. • IL RESPONSABILE DEL GRUPPO DEVE SVOLGERE UNA FUNZIONE DI COORDINAMENTO, DI PRO-AZIONE E DI CONTROLLO SULLO STATO DEI LAVORI SENZA INCIDERE SUL LIVELLO DI CORRESPONSABILITÀ DI CIASCUN MEMBRO NEL PROCESSO DECISIONALE COLLEGIALE E DEVE ESSERE SCELTO NON IN FUNZIONE DEL SUO GRADO GERARCHICO MA DELLA SUA COMPETENZA IN RELAZIONE ALL’OBIETTIVO. ORGANIZZAZIONE A MATRICE LA POSIZIONE DEL RESPONSABILE E’ COMUNQUE CRITICA IN QUANTO ALLA RESPONSABILITÀ CHE QUESTI HA SUI RISULTATI NON CORRISPONDE UN POTERE FORMALE PER INCIDERE CON AUTORITÀ SULLE PRESTAZIONI. ORGANIZZAZIONE A MATRICE • UN PRIMO PASSO VERSO IL LAVORO MATRICIALE E’ RAPPRESENTATO DALLO SVILUPPO DEL SENSO DELLA “CORRESPONSABILITA” OSSIA DELLA CAPACITA’ DI CONDIVIDERE LO STESSO OBIETTIVO TRA PIU’ PERSONE; • A TAL FINE LE ORGANIZZAZIONI INTERESSATE ALLA COSTITUZIONE DI MATRICI DOVREBBERO COMINCIARE CON L’ADOTTARE CRITERI DI VALUTAZIONE DELLE PERFORMANCE DEI PROPRI DIPENDENTI NON PIU’ MIRATI SUI RENDIMENTI INDIVIDUALI QUANTO PIUTTOSTO SULLE PERCENTUALI DI REALIZZAZIONE DI OBIETTIVI DI GRUPPO. ORGANIZZAZIONE A MATRICE UN ALTRO POSSIBILE STRUMENTO DI FORMAZIONE E’ RAPPRESENTATO DALL’IMPIEGO IN COMPITI NON RIGIDAMENTE PREDETERMINANTI, E FORMALIZZATI CON SPAZI DI DISCREZIONALITA’ E DI AUTONOMIA DECISIONALE E CONSEGUENTE MINORE CONTROLLO GERARCHICO. DISASTER MANAGEMENT IL TERMINE ANGLOSASSONE PUO’ ESSERE TRADOTTO COME “GESTIONE DEI DISASTRI” O, IMPROPRIAMENTE, COME “PROTEZlONE CIVILE”. INTENTENDENDO IN TAL MODO IDENTIFICARE LE OPERAZIONI DI SOCCORSO CHE VENGONO APPRONTATE DALL’AREA ESTERNA A QUELLA COLPITA DAL DISASTRO DA PARTE DI VARIE ORGANIZZAZIONI (VIGILI DEL FUOCO, FF.AA., VOLONTARI DI PROTEZIONE CIVILE, ECC.). QUESTO IDENTIFICARE LA “PROTEZIONE CIVILE” CON IL MERO SOCCORSO NON E’ SOLTANTO UNA IMPRECISIONE SEMANTICA BENSI’ UN DIFFUSO ATTEGGIAMENTO NON CONSONO, ATTESO CHE IL CONCETTO DA SEGUIRE E’ QUELLO CHE VUOLE, INVECE, FORNIRE ALLA COMUNITA’ LOCALE GLI STRUMENTI E LE METODOLOGIE PER LA SUA AUTOPROTEZIONE. ORGANIZZAZIONE A MATRICE 5W PIANIFICAZIONE PROGRAMMAZIONE STRATEGIA TATTICA / TECNICA PERSONALE MEZZI / MATERIALI MECC. OPERATIVI ATTIVITA’ IN CONTESTO REALE SCENARI TECNOLOGIE MATERIALI Comando e controllo CENTRI DI OSSERVAZIONE STUDIO / ELABORAZIONE lesson learned FASE OPERATIVA FASE CONCETTUALE ( AREA DI COMPETENZA DEL GRUPPO MATRICIALE ) ADDESTRAMENTO SIMULAZIONE BY MARMO DALL’EMERGENZA AL FAILURE MANAGEMENT: SPESSO SI VA AVANTI PER TENTATIVI E SI CERCA DI AGIRE SUBITO SUGLI EFFETTI SENZA RISALIRE ALLE CAUSE E NON SI PUO’ FARE ALTRIMENTI. SE UNA PERSONA E’ CADUTA IN ACQUA E NON SA NUOTARE, LA PRIMA COSA DA FARE E’ TIRARLA FUORI. IN UN SECONDO MOMENTO MOMENTO SI PUO’ CERCARE DI CAPIRE PERCHE’ E’ CADUTA IN ACQUA O SI PUO’ PERFINO INSEGNARLE A NUOTARE. E’ IMPORTANTE RICORDARSI DI AVER ADOTTATO UN INTERVENTO TAMPONE E DI PROCEDERE ALL’ANALISI DELLA SITUAZIONE E ALLA CORRETTA DEFINIZIONE DEL PROBLEMA. STRUMENTI DEL DISASTER MANAGEMENT PER PIANIFICARE L’EMERGENZA CI SI SERVE DI “SCENARI” CHE PREFIGURANO SITUAZIONI CRITICHE. PER VALUTARE GLI EFFETTI SUI MANUFATTI SI UTILIZZANO DISCIPLINE “DETERMINISTICHE” (SISMOLOGIA, GEOLOGIA, INGEGNERIA, ECC.). PIU’ COMPLESSA LA REDAZIONE DI SCENARI RIGUARDANTI IL COLLASSO DI SISTEMI ORGANIZZATIVI. OGGI CI SI BASA SULLA “TECNICA DELL’ORACOLO DI DELFI” ADATTATA PER I DISASTRI: UNA SORTA DI BRAINSTORMING ALLARGATO IN CUI I PARTECIPANTI - ESPERTI DI SETTORE - COMUNICANO LE LORO IDEE RIGUARDO LA PROBABILITÀ DI EVENTI FUTURI O DI SCENARI FUTURI A UN CENTRO DI COORDINAMENTO. QUESTO CENTRO FA CIRCOLARE LE IDEE TRA TUTTI I PARTECIPANTI ALLO SCOPO DI CONSEGUIRE UN AFFINAMENTO CRESCENTE DELLE CAPACITÀ DI PREVISIONE INDIVIDUALE E COLLETTIVA. ORGANIZZAZIONE A MATRICE LE ORGANIZZAZIONI A MATRICI SONO FORME PIU’ COMPLESSE DEI TEAM E DI OGNI ALTRA FORMA DI AGGREGAZIONE DI PROFESSIONALITA’ DIVERSE (COMITATI, TASK FORCES etc.) LA RAPPRESENTAZIONE GRAFICA DELLA COSTITUITA DA UN RETICOLO FORMATO: MATRICE È – VERTICALMENTE DALLE COLONNE CHE INDICANO I SETTORI SPECIALISTICO-FUNZIONALI CHE CONTRIBUISCONO ALLA MATRICE – ORIZZONTALMENTE DALLE RIGHE CHE IDENTIFICANO NEI PUNTI DI INCROCIO UNA O PIU’ PERSONE CHE COSTITUISCONO IL GRUPPO INTERFUNZIONALE. Primo “postulato” • STANTE LA DOPPIA DIPENDENZA DEI MEMBRI DELLA MATRICE (DAL RESPONSABILE DELLA MATRICE E DAL CAPO DELL’UNITÀ OPERATIVA DI APPARTENENZA), È NECESSARIA LA PRESENZA DI UN’AUTORITA’ DI VERTICE IN GRADO DI COORDINARE E GARANTIRE UN EQUILIBRIO TRA I DUE POTERI SENZA CHE UNO PREVARICHI L’ALTRO. Corollario al primo postulato DECISIVO E’ IL GRADO DI CONDIVISIONE DEGLI OBIETTIVI DEL GRUPPO DA PARTE DEI RESPONSABILI DELLE ORGANIZZAZIONI DA CUI PROVENGONO I SINGOLI MEMBRI E CHE RAPPRESENTANO LE FONTI DA CUI LA MATRICE ATTINGE LE PROPRIE RISORSE. riflessione sul concetto di emergenza PIANIFICAZIONE EMERGENZA (non previsto) PROGRAMMAZIONE EVENTO SAPERE SAPER FARE SAPER ESSERE LEADERSHIP • VARIABILE DI SNODO TRA LE VARIABILI DI TIPO STRUTTURALE, QUALI OBIETTIVO, METODO E RUOLI, E VARIABILI DI TIPO PROCESSUALE, QUALI CLIMA, COMUNICAZIONE E SVILUPPO. • IL LEADER SI DEFINISCE IN PRIMO LUOGO COME UN PROFESSIONISTA DI RELAZIONI, ANCHE SE NON ESISTE "IL BUON LEADER" PER ANTONOMASIA, MA PIUTTOSTO SI DOVREBBERO DEFINIRE DELLE FUNZIONI DI LEADERSHIP EFFICACEMENTE SVOLTE E RUOLI DI LEADER BEN NEGOZIATI E DEFINITI. LEADERSHIP FUNZIONE “CIRCOLARE” E “DIFFUSA” A SECONDA DEGLI OBIETTIVI E DEI COMPITI DEL GRUPPO NELLE DIVERSE OCCASIONI IL LEADER ISTITUZIONALE INDIVIDUATO DALL'ORGANIZZAZIONE HA LA RESPONSABILITÀ E L'AUTORITÀ DEL RUOLO FORMALMENTE AFFIDATOGLI, MA HA ANCHE IL COMPITO DI INDIVIDUARE QUELLE PERSONE CHE DI VOLTA SARANNO PIÙ IDONEE AD AFFIANCARLO E A CUI POTRANNO ESSERE DELEGATI COMPITI E FUNZIONI NECESSARI PER IL BUON FUNZIONAMENTO DEL GRUPPO STESSO. RUOLO • L'INSIEME DEI COMPORTAMENTI CHE CI SI ATTENDE DA CHI OCCUPA UNA CERTA POSIZIONE ALL'INTERNO DEL GRUPPO STESSO. COMPITO • LA PARTE ASSEGNATA A CIASCUN MEMBRO DEL GRUPPO IN FUNZIONE DELLE SUE COMPETENZE E CAPACITÀ; • FONDAMENTALE PER UN EFFICACE SISTEMA DI RUOLI È LA COMUNICAZIONE INTERNA AL GRUPPO STESSO CHE PERMETTE CHE SI REALIZZI CORRISPONDENZA TRA ATTESE E RICHIESTE DEI SINGOLI E PRESTAZIONI E COMPORTAMENTI DEL GRUPPO. METODO MECCANISMI OPERATIVI MANSIONE. DIFFERENZIAZIONE COMUNICAZIONE • PROCESSO CHIAVE CHE PERMETTE LO SCAMBIO DI INFORMAZIONI PER IL RAGGIUNGIMENTO DEI RISULTATI. ORIENTA ED È A SUA VOLTA ORIENTATA DAL SISTEMA DI RELAZIONI E RUOLI PRESENTI NEL GRUPPO STESSO. • PRESUPPONE TRE LIVELLI: – INTERATTIVO, IMPATTA SULLA STRUTTURA RELAZIONALE DEL GRUPPO; – INFORMATIVO, È RELATIVO ALLO SCAMBIO E ALL'ELABORAZIONE DI MATERIALI E CONOSCENZE INERENTI IL LAVORO; – TRASFORMATIVO, CONCERNE GLI SCAMBI CHE PRODUCONO IL CAMBIAMENTO. • E’ IL LUOGO DI VERIFICA DEL LINGUAGGIO DEL GRUPPO E LA DEFINIZIONE DEL CODICE. SVILUPPO SI SVOLGE LUNGO DUE DIRETTRICI PARALLELE: 1. CRESCITA DELLE COMPETENZE INDIVIDUALI 2. COSTRUZIONE DEL SISTEMA DI COMPETENZE DEL GRUPPO DI LAVORO I DUE PROCESSI DOVREBBERO PORTARE DA UNA PARTE ALLO SVILUPPO DEL SINGOLO ALL'INTERNO DEL GRUPPO E DALL'ALTRA ALLA CREAZIONE ALL'INTERNO DEL GRUPPO DI UN SAPERE CONDIVISO E DIFFUSO