Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazione
del Comune di Roma
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VALORI, OBIETTIVI E INFORMAZIONI
“La Comunicazione Interna
per migliorare
la qualità dei Servizi”
Terzo Tavolo sulla Comunicazione - Roma, 26 maggio 2008
Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazione
del Comune di Roma
LA DIRETTIVA DEL MINISTRO
PER LA FUNZIONE PUBBLICA
del 7 febbraio 2002
La Direttiva Frattini ha finalmente riconosciuto anche alla
Comunicazione Interna un ruolo essenziale e complementare rispetto
alla Comunicazione Esterna:
“La Comunicazione Interna e la produzione di messaggi complessi
verso l’esterno rappresentano momenti differenti della stessa
funzione…”
“Una buona Comunicazione Interna…favorisce la crescita di un senso
di appartenenza positivo alla dimensione del lavoro pubblico e
contribuisce a porre su nuove basi l’immagine della sfera pubblica”.
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Personale e strutture del Comune di Roma
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Dotazione organica
In servizio
•
Macrostrutture:
Dipartimenti
20
Municipi
19
Uffici extradipartimentali * 15
Agenzie
2
Uffici e Servizi oltre 1.250 sedi
circa 33 mila
circa 26,5 mila
(*)Avvocatura, Ragioneria Generale, Sopraintendenza ai Beni Culturali, Polizia Municipale, ecc
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“La Comunicazione Interna
per migliorare la qualità dei servizi”
• Il progetto è nato dopo la partecipazione al primo
“Laboratorio Nazionale sulla Comunicazione Interna”
organizzato - per conto del Dipartimento della Funzione
Pubblica - dal Formez di Napoli. (novembre 2004 - marzo
2005)
• Obiettivo principale del Laboratorio Formez:
sperimentare due modelli di autovalutazione della qualità
della Comunicazione Interna.
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ll Laboratorio Nazionale
sulla Comunicazione Interna
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Nei 10 Enti partecipanti (in precedenza selezionati dal Formez) è stato
costituito un Comitato di autovalutazione, composto da funzionari esperti
di Comunicazione.
Il Comitato del Comune di Roma era composto da 12 funzionari. Coordinati
dalla P. O. della Comunicazione erano espressione dei Dipartimenti, Municipi
ed Uffici extradipartimentali. I 12 componenti hanno realizzato la
sperimentazione attraverso la somministrazione ed analisi di due tipi di
questionari. A conclusione dei lavori la P. O. ha stilato la Relazione
conclusiva.
Il Formez ha curato la pubblicazione di tutti lavori e la loro diffusione in un
convegno internazionale (Napoli, Castel dell’Ovo, 21 giugno 2005).
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I risultati della sperimentazione
Dal Laboratorio è emersa anche la conferma che nel Comune di Roma
l’elevato numero e l’eterogeneità delle macrostrutture e l’autonomia
riconosciuta ai 19 Municipi avrebbero comunque impedito di affrontare
in maniera puntuale, contestuale ed organica la definizione dei punti di
forza e di debolezza della Comunicazione Interna.
Per cui sarebbe stato di fatto impossibile realizzare uno specifico (ed
unico) Piano di Comunicazione Interna, che avesse valenza per tutto
l’Ente Locale.
Conseguentemente, è nata l’idea di realizzare in ogni macrostruttura
i necessari monitoraggi, utili per la definizione di altrettanti “schemi” di
piano di Comunicazione Interna; da sottoporre all’approvazione da parte
della massima Dirigenza.
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IV U. O. “Comunicazione Istituzionale”
Dirigente: dottoressa Paola CONTI
Attività principali:
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gestione home-page del portale istituzionale www.comune.roma.it
periodici: L’Evento (mensile di comunicazione turistico - culturale)
InComune (bimestrale di Comunicazione Interna)
produzione e stampa di pubblicazioni richieste da altre macrostrutture
Coordinamento Responsabili Urp Municipi e Dipartimenti
Coordinamento, pianificazione attività di Comunicazione
interna e Benessere Organizzativo
Organizzazione, realizzazione progetti del Servizio Civile
Nazionale sulla Comunicazione
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Gli obiettivi del progetto (1)
Obiettivi strategici
1)
- Progressiva, completa mappatura dell’attività di
Comunicazione Interna nelle diverse macrostrutture del
Comune di Roma.
2) - Predisposizione di altrettanti “schemi” di piano di
Comunicazione Interna, come prevede la Direttiva Frattini
del 7 febbraio 2002.
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Gli obiettivi del progetto (2)
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Ottimizzare l’efficacia e l’efficienza dei prodotti-servizi;
Realizzare procedure di Comunicazione Interna codificate ed
efficaci;
Garantire un’ampia e capillare circolazione delle informazioni sulle
attività e sui processi lavorativi;
Promuovere, fra gli operatori interni, lo sviluppo del senso di
appartenenza all’ente;
Promuovere un più attivo coinvolgimento del Personale nel
processo di cambiamento e di condivisione delle nuove e/o
rinnovate missioni istituzionali del Comune;
Incentivare l’utilizzazione ottimale delle tecnologie informatiche e
delle banche dati;
Contribuire al superamento della cultura burocratica e sviluppare le
tecniche ed i sistemi di ascolto;
Potenziare le capacità di organizzazione, gestione ed incidenza
dell’Ufficio Comunicazione Interna.
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Realizzazione del progetto
1) - I Giovani Volontari somministrano al Personale del Municipio o del Dipartimento
da monitorare due tipi di questionari anonimi, rispettivamente agli appartenenti
alle categorie B, C e D; ed ai Dirigenti e P. O.
2) - Raccolgono i questionari. Registrano e dati e li elaborano con un apposito
programma informatico. Evidenziano i punti di forza ed i punti di debolezza dei
prodotti e dell’attività di Comunicazione Interna.
3) - Formulano una serie di proposte operative, che saranno contenute nella seconda
e terza parte della Relazione finale, che contiene uno “schema” di piano di
comunicazione interna.
4) - La Relazione finale viene consegnata a chi nella macrostruttura gestisce il potere
politico e/o gestionale per i concreti adempimenti, che riterrà più opportuni.
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La fase conclusiva
La Relazione finale è articolata in tre parti:
1) - descrizione dell’excursus “storico”, che ha portato all’idea di
realizzare il progetto nelle singole macrostrutture;
2) - descrizione dettagliata dei risultati conseguiti per effetto dell’analisi
dei punti di forza e di debolezza del sistema di comunicazione
presente;
3) - organica proposta con indicazioni e suggerimenti utili per potenziare
e migliorare la rete ed i prodotti della Comunicazione Interna
(“schema” di piano di Comunicazione Interna)
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I Partecipanti alle Selezioni
Il numero crescente di Giovani partecipanti alle selezioni conferma il grande interesse,
che il progetto ha suscitato; soprattutto (ma non soltanto) fra i laureati in Scienze
della Comunicazione.
L’interesse diffuso garantisce un elevato livello quantitativo dei candidati; e qualitativo
dei vincitori della selezione nazionale.
Edizione 2005/6 - partecipanti 78; laureati 45
(32 in Scienze della Comunicazione)
Edizione 2006/7 - partecipanti 125; laureati 83
(59 in Scienze della Comunicazione)
Edizione 2007/8 - partecipanti 175; laureati 132
(95 in Scienze della Comunicazione)
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Edizione 2005/6 - I risultati
•
Dipartimento XVII
•
Dipartimento XIV
•
Municipio “Roma 18”
Il progetto ha ottenuto la “Menzione di merito” del Premio Nazionale “SFIDE
2006”, assegnato da ANDIGEL, CENSIS, SDA BOCCONI, FORMEZ e
CONFINDUSTRIA. Attestato consegnato all’ideatore e ai quattro giovani volontari, a
conclusione del Forum PA 2006.
Le relazioni finali sono state pubblicate nel n°2 della collana edita dal Dipartimento ed intitolata
“I Quaderni della Comunicazione”.
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Edizione 2006/7- I risultati
•
Dipartimento XVI
•
Dipartimento XX
•
Municipio “Roma 6” (*)
•
Municipio “Roma 7” (**)
(*) A causa della insufficiente riconsegna dei questionari non è stato possibile attuare il progetto
(**)
A cura dei Volontari, su richiesta del Personale della UOSECS, è stata svolta
anche un’attività formativa sulla comunicazione interna, esterna ed interpersonale.
Attività del tutto volontaria, che ha destato grande interesse e particolare attenzione.
Le relazioni finali sono state pubblicate nel n°2 della collana edita dal Dipartimento ed intitolata
“I Quaderni della Comunicazione”.
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L’EDIZIONE 2008
•
La nuova edizione del progetto è stata programmata.
Sono stati contattati i Direttori di 3 Municipi e di 1 Dipartimento.
•
L’attività effettiva ha avuto inizio il 5 febbraio 2008 con il monitoraggio del
Personale del Dipartimento IV “Cultura”, seguito dall’Ufficio
extradipartimentale “Controllo Interno” (UCI) e dal Municipio “Roma 17”.
•
Sarà effettuata anche la prima “verifica” sugli effetti dell’attuazione del “piano” nel
Dipartimento XVII. Stessa verifica sarà via via effettuata nelle altre macrostrutture in cui il
progetto
si è realizzato negli anni scorsi.
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I progetti attivati dal Comune di Roma
PERIODO PROGETTI GIOVANI
Comunicazione
PROGETTI GIOVANI
2005/6
24
274
2 (*)
2006/7
12
124
1 (>)
6
2007/8
17
240
1 (>)
6
(*) 1 su Comunicazione “Esterna”; 1 su Comunicazione “Interna”
(>) 1 su Comunicazione “Interna”
6 + 4 (*)