CIRCOLARE N.141/2008
L’USO”
DPC e WEB-DPC ULTERIORI “ISTRUZIONI PER
A distanza di quasi un mese dall’attivazione del nuovo programma per la
gestione dei prodotti in DPC e facendo seguito alla Circolare Provinciale n. 138
del 30 ottobre u.s., riteniamo utile riprendere alcuni concetti, molti dei quali
non nuovi nella Distribuzione per Conto, e fornire alcuni chiarimenti.
Innanzitutto raccomandiamo ai Colleghi di affrontare ogni nuovo
inserimento tenendo ben presente il legame indissolubile “ricettafarmaci da ordinare”.
Infatti, dovendo fornire i dati secondo art. 50,
è evidente che ad ogni progressivo ricetta (i due codici a barre in alto
sulla destra) dovrà corrispondere una ben definita prescrizione.
Non sono quindi possibili ordini cumulativi per più ricette contenenti
identiche prescrizioni, né scambi di ricette.
E’ evidente che di fronte a
ordinativi sbagliati, sarà necessario effettuare un reso e ripetere l’ordine
con l’inserimento corretto dei dati richiesti.
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Da una analisi dei resi effettuati dall’inizio del mese, abbiamo riscontrato
i seguenti problemi: errato inserimento della quantità richiesta, errato
inserimento prodotto, scambio ricetta-farmaco prescritto. Data la
farraginosità del meccanismo di reso (ottenimento autorizzazione ASL,
operatività su Web Dpc, allestimento DDT, accordi con il grossista) e le
complicazioni create a livello di magazzino, ci sembra superfluo
raccomandare attenzione nell’inserimento dei dati.
Ricordiamo che nel programma attuale la procedura di resi si attiva
mediante il passaggio attraverso la funzione “Consultazione” → “Vedi
ricetta”
“Modifica”
e
il
percorso
“Elimina”
o
“Diminuisci”.
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L’annullamento dell’ordine, teoricamente possibile entro alcuni minuti
dalla conferma dell’invio al grossista, deve essere in realtà sempre
verificato contattando telefonicamente Nord Est Farma, anche se
l’operazione di annullo è stata effettuata immediatamente. Abbiamo in
effetti verificato che spesso il grossista riceve e processa l’ordinativo
anche dopo pochi secondi dall’invio da parte della farmacia. Le persone
addette alla gestione dei farmaci in DPC sono il Sig. Luciano Terzo tel.
0444-250145 e la Sig.ra Serena Carraro tel. 0444-250155.
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Le stesse persone vanno contattate anche prima di effettuare i resi, al
fine di poter concordare il giro di consegna più opportuno e di poter
avvisare il responsabile di magazzino. Il reso merce dovrà ovviamente
rispettare le temperature di conservazione previste e la bolla dovrà
specificare che si tratta di un reso DPC (ed eventualmente l’indicazione
“farmaco da frigo”). Nella causale non dovrà essere riportata
l’indicazione “reso per accredito”, bensì la causale inserita in fase di
eliminazione ricetta o diminuzione quantità prodotti. Ricordiamo che
nell’effettuare il reso va inserito il numero di DDT della farmacia e NON
del grossista.
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Il pacco con la merce resa, come in passato, andrà allestito
separatamente dagli altri resi commerciali (per i clienti NEF) e dovrà
riportare la dicitura “All’attenzione dell’ufficio DPC- sig. Luciano
Terzo”.
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Ricordiamo che la consegna dei farmaci richiesti avviene nei tempi
previsti per ordini inviati entro le ore 11.30 del mattino o entro le ore
18.30 del pomeriggio. Tuttavia, in presenza di richieste realmente
urgenti, è possibile, entro certi limiti, oltrepassare tali orari contattando
telefonicamente NEF che si adopererà per il buon esito della richiesta.
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Per problemi di natura tecnico-professionale è possibile contattare anche
la Dr.ssa Daniela Bontempo allo 0444-250110.
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Rassicurando alcuni Colleghi confermiamo che non è possibile con il
nuovo programma che per errore vengano effettuati doppi ordini sulla
medesima ricetta, tant’è che il sistema avvisa l’utente anche qualora la
ricetta sia già stata inserita da un’altra farmacia di una qualsiasi ASL
della provincia.
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E’ opportuno che le ricette aperte vengano chiuse contestualmente alla
consegna dei farmaci ai pazienti, o comunque in tempi brevi, anche in
considerazione del fatto che la fatturazione terrà conto delle sole ricette
già chiuse.
A questo proposito l’Ufficio DPC della ASL 6 Capofila
Provinciale, al fine di ottenere un corretto flusso dei dati chiede alle
farmacie la massima collaborazione in questa fase iniziale nel far
rientrare tutti gli ordinativi effettuati nella fatturazione dello
stesso mese.
In pratica i Colleghi, quando possibile, a fronte di
richieste non urgenti effettuate a ridosso della fine del mese, potrebbero
rinviare l’ordine al mese successivo; ovviamente quando in possesso di
ricette già aperte, quindi con ordine già effettuato, dovrebbero contattare
il paziente affinché il ritiro dei farmaci sia sollecito o comunque effettuare
in ogni caso la chiusura della ricetta. L’esigenza è solo momentanea e
sarà nostra cura informarvi allorquando il sistema sarà sufficientemente
rodato ed in piena efficienza da rendere inutili queste precauzioni.
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Ricordiamo che a partire da questo mese NEF non invierà più alle
farmacie il consueto riepilogo che costituiva una sorta di prefattura. Il programma attuale effettua comunque in automatico la
fatturazione di tutte le ricette chiuse nel mese di competenza.
Ovviamente le ricette ancora aperte verranno proposte alla fatturazione
nel mese successivo. Al momento della fatturazione è possibile
deselezionare (togliere) eventuali ricette che mancassero di qualche
prerequisito sfuggito a precedenti controlli, come l’assenza nota AIFA o
la mancanza della firma del medico. In questo caso la ricetta potrà essere
reinserita (successivamente alla correzione) in altra fatturazione.
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Per omogeneità e ulteriore controllo consigliamo di numerare le ricette
della DPC seguendo l’ordine di elencazione in fattura, quindi dopo aver
emesso la fattura stessa.
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La fatturazione con Web Dpc può essere effettuata dal giorno 20 del
mese in corso (per favorire i Colleghi nei periodi di chiusura per ferie)
al 15 del mese successivo (come previsto dall’accordo DPC);
all’approssimarsi della data ultima di fatturazione, il sistema avverte
l’utente. Ovviamente, di norma la fatturazione va fatta dopo l’ultimo
giorno del mese nell’intervallo che va dal 1^ al 5^ giorno del mese
successivo (consegna ricette convenzionata), quindi per le ricette
dell’attuale mese di novembre, da lunedì 1 a venerdì 5 dicembre p.v. Il
periodo di “non possibilità” di fatturazione (dal 15 al 20 del mese
successivo) è in funzione del fatto che in questo intervallo hanno luogo le
operazioni di ordinaria manutenzione e controllo del programma,
necessarie per la perfetta efficienza del sistema.
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Web Dpc prevede nella fatturazione un’unica modalità di esigibilità
dell’IVA, uguale per tutte le farmacie, cioè l’Iva ad esigibilità
immediata. Non si è ritenuto opportuno per il momento richiedere
modifiche, non solo per non affrontare ulteriori costi, ma soprattutto
perché con questa modalità è meglio garantito il rispetto degli
adempimenti tributari. Inoltre dobbiamo anche considerare la regolarità
dei pagamenti da parte delle ASL vicentine e la modesta (almeno per la
gran parte delle farmacie) entità degli importi IVA che i Colleghi devono
mensilmente corrispondere.
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Dato che Web Dpc effettua su server anche le operazione di
fatturazione, è possibile che si verifichino dei rallentamenti del sistema
qualora più farmacie effettuino in contemporanea più operazioni di
fatturazione e/o di attività ordinaria. Pertanto è consigliabile effettuare
l’operazione di fatturazione anche in orari inusuali.
Cordiali saluti
IL SEGRETARIO
Dr. Enrico Pietrogrande
IL PRESIDENTE
Dr. Alberto Fontanesi