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Gestione delle attività a cura del Referente di Sede
Guida Rapida Versione 1.0
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Gestione del Plico telematico – Guida rapida
V 1.0
1 INDICE
1.
INTRODUZIONE ..................................................................................................................................... 3
2
Informazioni sintetiche per la gestione del Plico telematico................................................................ 4
2.1
Collegarsi al SIDI e download del Plico Telematico....................................................................... 4
2.2
Trasferire il Plico sulla postazione allestita nella sede di esame .................................................. 4
2.3
Eseguire il Plico sulla postazione allestita nella sede di esame .................................................... 4
2.4
Effettuare il test di corretto funzionamento plico e postazione .................................................. 4
2.5
Rilascio in SIDI del Codice di controllo COD3 ................................................................................ 4
2.6
Inserimento del Cod03 sulla postazione di lavoro ........................................................................ 4
2.7
Stampa e custodia delle chiavi commissione................................................................................ 5
2.8
Stampa delle prove scritte il giorno dell’esame............................................................................ 5
3
SIDI - Download del plico telematico .................................................................................................... 6
4
Il plico telematico sulla postazione allestita nella sede di esame (plico stand-alone) ......................... 9
4.1
Test dell’applicazione.................................................................................................................. 11
5
Verifica del COD2 e Produzione COD3 in ambiente Sidi ..................................................................... 14
6
Stampa delle chiavi commissione dalla postazione in sede di esami ................................................. 16
7
Piegatura e custodia delle stampe chiavi commissione ..................................................................... 19
8
Il giorno dell’esame ............................................................................................................................. 21
9
Sessione Sperimentale Plico Telematico............................................................................................. 23
9.1
10
Questionario sessione sperimentale........................................................................................... 25
9.1.1
Questionario Prima Prova Scritta........................................................................................ 25
9.1.2
Questionario Seconda Prova Scritta ................................................................................... 26
Servizi di Supporto e Assistenza Plico Telematico .......................................................................... 27
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1. INTRODUZIONE
Con la definizione di “Plico telematico” si intende rappresentare il nuovo processo di
trasmissione telematica delle tracce criptate delle prove scritte di esame, attraverso una
apposita applicazione rilasciata sul portale SIDI, nella sezione riservata agli Esami di Stato.
Il Plico telematico interessa tutti gli istituti superiori di II grado, sedi di esami di stato: scuole
statali, scuole paritarie e legalmente riconosciute, scuole annesse a convitti e conservatori di
tutte le province.
Nel plico di ciascuna istituzione scolastica sono contenute, in formato crittografato, le prove
scritte d’esame di ciascuna sede e di ciascuna commissione.
Il plico può essere gestito esclusivamente dai Referenti Plico telematico (o Referenti di sede), la
cui abilitazione sia precedentemente avvenuta con successo attraverso le apposite funzionalità
del SIDI – Gestione Utenze – Referente Plico telematico (Plico Telematico Guida Rapida- Gestione
del REFERENTE DI SEDE.pdf)
Con la presente guida accompagneremo i Referenti di sede dal download del Plico telematico
fino alla stampa delle prove scritte d’esame, descrivendo il processo organizzativo e i passi
operativi necessari per una corretta gestione del plico stesso.
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2 Informazioni sintetiche per la gestione del Plico telematico
Il Plico telematico viene reso disponibile a ciascun Referente di sede precedentemente profilato, sul
portale SIDI – Esami di Stato- Plico telematico.
Le fasi da seguire per un corretto svolgimento delle attività sono le seguenti:
2.1 Collegarsi al SIDI e download del Plico Telematico
Collegamento al portale SIDI – I tuoi servizi – Gestione Anno Scolastico Esami di Stato – Plico Telematico
– Download del file <codice istituto.exe> (ad esempio “AGIS00100X.exe”) (in questa fase effettuare
SOLO il download, non selezionare ESEGUI/RUN)
2.2 Trasferire il Plico sulla postazione allestita nella sede di esame
Se il file non è stato scaricato direttamente sulla postazione di lavoro allestita nella sede di esami,
occorre trasferirlo mediante chiavetta USB e copiarlo sul desktop della postazione in sede di esame
2.3 Eseguire il Plico sulla postazione allestita nella sede di esame
Sulla postazione eseguire il file <codice istituto.exe> con doppio click sulla relativa icona
2.4 Effettuare il test di corretto funzionamento plico e postazione
Effettuare il test guidato dall’applicazione per la verifica della postazione di lavoro dedicata, che
prevede la gestione dei codici di controllo COD1 e COD2
2.5 Rilascio in SIDI del Codice di controllo COD3
Tornare in ambiente SIDI – Esami di Stato – Plico Telematico - Verifica COD2 e Produzione COD3:
a. fornire il COD2 come richiesto
b. ottenere il COD3
2.6 Inserimento del Cod03 sulla postazione di lavoro
Tornare sulla postazione allestita in sede di esame e fornire all’applicazione <codice istituto.exe> il
COD3 ottenuto dal SIDI. Il COD3 del primo referente della scuola che lo ottiene (Referente primario)
serve per la stampa delle chiavi commissione. NOTA BENE: eventuali codici di lunghezza inferiore a
cinque cifre dovranno essere completati a sinistra con gli zeri mancanti.
I referenti delle altre sedi di esame eseguono gli stessi passi per concludere positivamente il test di
download ed esecuzione del plico telematico. Non avranno il pulsante attivo per la stampa delle
chiavi commissione
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2.7 Stampa e custodia delle chiavi commissione
Il Referente primario stampa le chiavi commissione e conclude le attività con la chiusura di ciascun
foglio stampato con le chiavi commissione, seguendo le istruzioni riportate sul foglio stesso.
L’applicazione Plico Telematico stampa tutte le chiavi commissione per ogni sede e per ogni
commissione d’esame dello stesso Istituto Scolastico.
Le chiavi stampate debbono essere custodite dal Dirigente Scolastico (o suo delegato) fino al giorno
degli esami. Sarà quindi il Dirigente Scolastico (o suo delegato) a consegnare le chiavi ad ogni
Referente di sede.
2.8 Stampa delle prove scritte il giorno dell’esame
Il giorno degli esami il Referente di sede consegna al presidente o ai Presidenti della Commissione la
busta contenente la chiave commissione che ha preventivamente ritirato dal Dirigente Scolastico (o
suo delegato).
Il MIUR comunica, la mattina dell’esame, attraverso i canali opportunamente scelti, la chiave
ministero.
Il Presidente di Commissione accede all’applicazione Plico Telematico, inserisce la chiave
commissione e la chiave ministero necessarie per la decriptazione delle prove.
Seleziona la prova di interesse e la manda in stampa nel numero di copie necessario.
Le operazioni descritte si ripetono per la seconda e per l’eventuale quarta prova scritta.
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3 SIDI - Download del plico telematico
Il Referente di sede accede al portale SIDI http://portale.pubblica.istruzione.it- I tuoi servizi – Gestione
Anno Scolastico - Esami di Stato – Plico telematico – Download Plico Telematico - ed effettua il
download del plico sul desktop (consigliato) o su una cartella a sua scelta.
Il sistema avvisa che, quando si aprirà la finestra di dialogo per effettuare il download, non dovrà
assolutamente essere attivato il pulsante RUN/Esegui (il plico deve essere salvato sul computer)
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Non usare il pulsante “Run” o “Esegui” in fase di download!
Prestare quindi attenzione e attivare solo il pulsante “Save” o “Salva”
Effettuare quindi il salvataggio del file preferibilmente sul Desktop o su una altra cartella a scelta.
Una volta effettuato il download si deve cliccare sul pulsante “Conferma Download”.
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L’attività di collegamento al SIDI per il download può essere svolta da qualunque
postazione in rete
Ciascun plico viene confezionato con nome uguale al codice dell’istituto principale
(<codice istituto.exe> ) e contiene tutte le prove scritte di ogni sede di esame e di ogni
commissione operante per lo stesso istituto
Se il download è stato effettuato su una postazione diversa da quella allestita nella sede
di esame, il file dovrà essere copiato su una pennetta USB e trasferito sulla postazione
allestita nella sede di esame
Tutti i Referenti di sede della stessa istituzione scolastica possono effettuare il download
del plico telematico. Qualora ciò non avvenga per qualsiasi motivo, il file scaricato potrà
comunque essere copiato da un referente su tutte le postazioni di lavoro nelle diverse
sedi di esame
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4 Il plico telematico sulla postazione allestita nella sede di esame (plico
stand-alone)
Abbiamo visto che il plico telematico può essere scaricato su una postazione diversa da quella allestita
nella sede di esame. In tal caso si dovrà procedere, mediante trasferimento su chiavetta USB, con la
copia del file dalla postazione originaria alla postazione allestita nella sede di esame (copiare
preferibilmente il file sul desktop).
Vi ricordiamo che le postazioni scelte per la gestione del plico telematico nella sede di
esame debbono avere i seguenti requisiti minimi:
•
•
•
sistema operativo Windows XP, o Windows Vista, o Windows 7
Acrobat Reader 9 installato (è possibile scaricarlo anche dal sito internet del MIUR)
collegamento attivo con una stampante in grado di stampare almeno 8 ppm in
formato A4, con una risoluzione in bianco e nero di almeno 300 DPI.
Il Dirigente scolastico o il capo di istituto paritario daranno disposizioni sulle postazioni di
lavoro sulle quali vengono installati i “plichi telematici” possa o possano accedere solo il
referente o i referenti di sede.
È comunque vietata l’installazione dei “plichi telematici” su apparecchiature informatiche
diverse dai personal computers da utilizzare per la stampa dei testi delle prove
Con la definizione di plico stand-alone si intende il plico già trasferito sulla postazione
allestita nella sede di esame (dopo il download effettuato dal SIDI tramite collegamento in
rete).
Dopo aver copiato il file del plico telematico sulla postazione dedicata, doppio click sull’icona del plico
telematico per eseguire l’applicazione.
L’applicazione Plico Telematico effettua il test della postazione di lavoro per la verifica
dei requisiti richiesti
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Nella schermata proposta dal sistema, se presenti diverse scelte di sede e di commissioni, selezionare
quella relativa alla propria sede e commissione.
Con il pulsante “Informazioni” è possibile accedere alla lista dei documenti informativi a supporto delle
attività e selezionare per la stampa o la visualizzazione quelli di interesse:
Quando si attiva la stampa dei documenti è possibile selezionare, nella finestra di
dialogo, la stampante da un elenco delle stampanti proposto dal sistema
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4.1 Test dell’applicazione
L’applicazione deve effettuare il test sulla postazione nella sede di esame per verificare sia la corretta
installazione del plico stesso, sia la rispondenza della postazione ai requisiti richiesti e il suo corretto
funzionamento. Attivare il pulsante “TEST”.
 Fase 1 di Test : Inserire la chiave commissione e la chiave ministero come indicato nelle
istruzioni
Quando vengono correttamente inserite le chiavi di test, l’applicazione sblocca il pulsante “Stampa” per
la stampa del Documento di verifica 1.
Quando si attiva il pulsante “stampa” è possibile selezionare, nella finestra di dialogo,
la stampante da un elenco delle stampanti proposto dal sistema
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Verificare la stampa:
 se la stampa non è avvenuta con successo, premere il pulsante “Stampa Fallita”, verificare tutti
gli elementi come suggerito nella schermata seguente e poi riprovare, attivando il pulsante
“Ripeti Test”
 se la stampa è avvenuta con successo, premere il pulsante “Conferma Stampa” ed inserire il
codice di controllo COD1 (presente nella stampa), nel campo corrispondente.
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A questo punto l’applicazione ha verificato il corretto download del plico telematico e il corretto
funzionamento della postazione allestita nella sede di esami. Rilascia quindi un nuovo codice di
controllo, il COD2
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5 Verifica del COD2 e Produzione COD3 in ambiente Sidi
Come indicato nelle istruzioni del test, il Referente di sede torna sul SIDI – Esami di Stato – Plico
Telematico – Verifica COD2 e Produzione COD3 - inserisce il codice ottenuto dal test, il COD2 e clicca sul
pulsante “conferma”.
Il SIDI è in grado controllare l’esattezza del codice inserito
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IL SIDI individua il referente che sta effettuando l’operazione. Se è il primo referente di
sede di quella scuola che inserisce il COD2, lo considera il Referente Primario e rilascia un
nuovo codice, il COD3 che gli consentirà la stampa delle chiavi commissione dalla
postazione di lavoro nella sede di esami.
Se invece non è il Referente Primario a compiere l’operazione, il SIDI rilascia comunque
un COD3, che dovrà essere inserito nell’apposito campo del plico telematico e
concluderà positivamente il test.
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6 Stampa delle chiavi commissione dalla postazione in sede di esami
Il Referente primario torna sulla postazione di lavoro, riapre il plico telematico e fornisce il COD3
ottenuto dal SIDI, nell’apposito campo. Se il codice inserito è corretto, si attiva il pulsante “Stampa
Chiavi Commissione” e se la stampa avviene correttamente il sistema invia il messaggio di operazione
riuscita:
Se presenti più stampanti, l’applicazione Plico telematico darà la possibilità di effettuare
una selezione. Assicurarsi di stampare sulla stampante collegata alla postazione di
lavoro.
La stampa riguarderà le chiavi di accesso a tutte le prove d’esame, prima, seconda e, ove
prevista, quarta, di tutti i plichi delle commissioni funzionanti nelle varie sedi che si
riferiscono alla stessa istituzione scolastica. Il Referente primario avrà quindi l’onere di
produrre la stampa con le chiavi commissione necessarie (ma non sufficienti) allo sblocco
del plico il giorno delle prove scritte
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Il buon esito della stampa chiavi commissione predispone l’applicazione per la selezione delle prove di
esame previste per quella sede, come nell’esempio che segue:
Nessuna prova scritta potrà essere stampata fino al giorno dell’esame, quando il MIUR
pubblicherà la Chiave Ministero da abbinare a ciascuna chiave commissione ottenuta dai
Referenti di Sede.
I Referenti di sede successivi al Referente “primario” otterranno dal SIDI il COD3, ma
l’applicazione plico telematico NON abiliterà per loro il pulsante “Stampa Chiave
Commissione”.
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Il test può essere ripetuto più volte. Se, per esempio, si sostituisce la stampante o il
toner sarà opportuno ripetere il test con il pulsante “Ripeti Test”.
Il pulsante “Annulla” consente di abbandonare momentaneamente l’operazione che
si sta effettuando. Quando si riaprirà il Plico si tornerà al punto nel quale si era
arrivati.
Il pulsante “Fine” abilita la schermata con le prove d’esame, come quella che vede il
Referente primario dopo aver stampato le chiavi commissione(vedi schermata).
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7 Piegatura e custodia delle stampe chiavi commissione
Il Referente Primario stampa le chiavi commissione, come nell’esempio
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Ogni foglio contenente la chiave commissione, va ripiegato secondo le apposite linee di
piegatura, in modo che rimangano visibili solo le informazioni identificative della
commissione destinataria. Le chiavi in esso riportate, invece, rimangono interne alla
piegatura. Il foglio così piegato deve essere spillato sui lati.
Le stampe dovranno essere custodite, a cura del Dirigente Scolastico o del Referente di
sede (a ciò delegato dal dirigente) e consegnate al Presidente di commissione il giorno
della prima prova scritta, il giorno della seconda e dell’eventuale quarta.
In presenza di più Referenti di sede e quindi, di più sedi d’esame e di più postazioni di
lavoro, il Dirigente scolastico attribuisce ad un solo Referente di sede (il Referente
primario) il compito di stampare le chiavi commissione e di inserire i fogli in apposite
buste, raggruppate per sede scolastica.
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8 Il giorno dell’esame
La mattina dell’esame, prima dell’ora fissata per l’inizio della prova (ore 8.30), il presidente o i presidenti
delle commissioni (o i rispettivi delegati) si recano nel luogo nel quale sono state allestite la o le
postazioni di lavoro contenenti i “plichi telematici”.
Il Referente di sede consegna al presidente o ai presidenti la busta contenente la chiave commissione
che ha preventivamente ritirato dal Dirigente scolastico o suo delegato.
La chiave commissione, da sola, non è sufficiente per decriptare i testi contenuti nel
plico telematico. E’ infatti indispensabile conoscere un’altra chiave, la chiave
ministero, che solo la mattina dell’esame viene comunicata a tutte le scuole,
attraverso il sito www.miur.it e altri eventuali canali individuati.
Ogni presidente di commissione, con l’assistenza del Referente, accede all’applicazione Plico telematico
dalla postazione di lavoro presente nella sede di esame, ed inserisce la chiave commissione , contenuta
nella busta e la chiave ministero, comunicata attraverso i canali opportunamente scelti dal Ministero.
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L’abbinamento delle due chiavi consente di decriptare il testo delle prove scritte da
stampare.
Per la prima prova scritta l’applicazione prospetta una sola possibilità (P000 –
ITALIANO). È sufficiente impostare il numero di copie desiderate e inviare il testo alla
stampante
Per la seconda prova scritta (come sarà per l’eventuale quarta), si ripete la sequenza
delle azioni.
La mattina dell’esame, prima dell’ora fissata per l’inizio della prova (ore 8.30), il presidente della
commissione (o il delegato) torna nel luogo nel quale è presente la postazione di lavoro con il plico
telematico, avvia l’applicazione ed inserisce la propria chiave commissione insieme alla NUOVA Chiave
Ministero, che viene comunicata la mattina stessa.
Nel caso di una quarta prova, ci sarà ancora una NUOVA Chiave Ministero da abbinare alla chiave
commissione in possesso del Presidente e del Referente di sede.
Per la seconda prova scritta, nel caso di commissioni con classi che seguono differenti
indirizzi di studio, il sistema prospetta le diverse seconde prove assegnate a ciascun
indirizzo di studi. È sufficiente selezionare le prove occorrenti ed inviarle alla
stampante
Il presidente può delegare al referente di sede l’esecuzione delle operazioni sopra
descritte, che devono comunque svolgersi sotto la sua vigilanza. Alle operazioni
assistono i rappresentanti dei candidati (almeno due per ciascuna classe commissione)
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9 Sessione Sperimentale Plico Telematico
Nel mese di Maggio, come previsto dal MIUR, sarà effettuata la SIMULAZIONE NAZIONALE del Plico
Telematico, con invio di un file criptato di prova che i Referenti di sede dovranno gestire, dal download
sul SIDI fino alla stampa delle prove (fittizie) di esame.
Le indicazioni operative per l’effettuazione della sperimentazione, dal punto di vista dei passi da seguire
per una corretta gestione, sono esattamente quelli che il Referente di sede dovrà compiere quando, a
Giugno, arriverà il plico telematico con le vere prove d’esame.
Per la sola fase sperimentale è previsto un questionario che ciascun Referente di sede dovrà compilare
sul SIDI al termine della prima e della seconda giornata delle prove scritte, nel quale indicare l’esito della
sperimentazione per ciascuna prova.
L’insieme dei questionari compilati dai Referenti di sede consentirà al MIUR di effettuare il monitoraggio
degli esiti complessivi, valutando l’efficacia degli strumenti adottati e delle indicazioni fornite e se sia
necessario porre in campo correttivi per garantire il corretto svolgimento delle prove scritte d’esame.
Se un referente ha gestito più commissioni, nel questionario sarà importante inserire il
risultato peggiore, poichè l’attenzione dei vertici del MIUR dovrà concentrarsi proprio
sugli esiti negativi, per rimuoverne le cause che li hanno determinati
Il Referente può inviare più volte il questionario, qualora ritenesse di non aver fornito
il dato corretto di feedback. Ogni nuovo invio, per la stessa prova scritta, annulla la
precedente registrazione
Nella fase di simulazione, quando ancora è possibile adottare una tempistica più
flessibile rispetto a quella prevista per la sessione ordinaria di esami, tenere conto
esattamente dell’ora nella quale si inizia il procedimento sulla postazione dedicata al
Plico, al fine di restituire un feedback corretto sui questionari (domanda: entro 30, 60,
oltre 60 minuti...)
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Il sistema preimposta un flag su “nessuna selezione” sia per il questionario della prima
prova sia per quello della seconda.
E’ necessario effettuare una selezione diversa da quella proposta
Appena stampate le due prove scritte e restituito il feedback al SIDI tramite
questionario, il file Plico Telematico DEVE ESSERE RIMOSSO da tutte le postazioni sulle
quali è stato installato. Anche tutte le stampe effettuate debbono essere cestinate
Durante la fase sperimentale sarà individuato dal sistema un Referente di sede
Primario che potrebbe tuttavia non esserlo nella gestione del Plico durante la sessione
ordinaria d’esame.
Per la sessione ordinaria d’esame, il processo sarà avviato ex novo, quindi con un
nuovo Plico e una nuova individuazione del Referente Primario e degli altri Referenti,
con diversi codici di controllo e nuove chiavi commissione.
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9.1 Questionario sessione sperimentale
Per rendere tempestivamente efficaci i monitoraggi a valle della sperimentazione, ogni Referente di
sede, a conclusione delle operazioni di stampa di ciascuna prova scritta, dovrà collegarsi al SIDI,
http://www.portale.pubblica.istruzione.it – I tuoi servizi – Esami di Stato – Plico Telematico –
Questionario sessione sperimentale.
9.1.1
Questionario Prima Prova Scritta
È obbligatorio rispondere ad una sola delle domande proposte per la prima prova scritta e poi cliccare
sul pulsante “Salva questionario”.
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9.1.2
Questionario Seconda Prova Scritta
Dopo aver effettuato tutto il ciclo operativo previsto per la stampa della seconda prova scritta, ogni
Referente di sede dovrà compilare il questionario, come indicato nel capitolo precedente, avendo cura
però di rispondere nella specifica area prevista per la seconda prova e cliccando poi sul pulsante “Salva
questionario”.
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10 Servizi di Supporto e Assistenza Plico Telematico
Durante tutto il periodo di sperimentazione e gestione del plico telematico, sarà disponibile, per
approfondimenti e casistiche particolari, un’Area Tematica dedicata al Plico Telematico sulla
piattaforma Sidilearn, servizio del portale SIDI, http://portale.pubblica.istruzione.it – Formazione –
Sidilearn.
E’ attivo anche il servizio di tutoring raggiungibile tramite forum e messaggistica di piattaforma oppure
direttamente all’indirizzo [email protected].
I documenti a supporto e tutte le informazioni aggiornate sono pubblicati anche sul portale SIDI –
Procedimenti Amministrativi – Esami di stato Plico Telematico:
http://portale.pubblica.istruzione.it/portal/page?_pageid=53,2210059&_dad=portal&_schema=PORTAL
In caso di difficoltà tecniche è disponibile il service desk al numero 800.903080
Vi ricordiamo che presso gli Uffici Scolastici Regionali e Provinciali sono operativi i Nuclei di supporto
dedicati all’assistenza alle scuole durante le fasi operative dell’esecuzione del Plico telematico.
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