GMM GROUP
Code
ode of Ethics
Group GMM Code of Ethics
INDICE
1
2
3
4
INTRODUCTION ......................................................................................................................................... 3
1.1
Background ....................................................................................................................................................... 3
1.2
Adoption............................................................................................................................................................ 3
1.3
Application field and recipients......................................................................................................................... 3
1.4
Distribution ....................................................................................................................................................... 3
1.5
Update............................................................................................................................................................... 3
1.6
Conflicting provisions of the Code of Ethics...................................................................................................... 4
PRINCIPLES AND VALUES........................................................................................................................... 4
2.1
General ethical principles.................................................................................................................................. 4
2.2
Operation principles.......................................................................................................................................... 5
CONDUCT RULES........................................................................................................................................ 6
3.1
Relations with employees ................................................................................................................................. 6
3.2
Relations with authorities, public institutions and other bodies representing the collective interests ........... 6
3.3
Relations with Customers ................................................................................................................................. 7
3.4
Relations with suppliers .................................................................................................................................... 8
3.5
Relations with contractors and consultants...................................................................................................... 8
3.6
Relations with Judiciary..................................................................................................................................... 9
3.7
Conflict of interest............................................................................................................................................. 9
3.8
Protection of individual personality .................................................................................................................. 9
3.9
Protection of health and safety over the workplace......................................................................................... 9
3.10
Account and corporate trasparency................................................................................................................ 10
3.11
Information confidentiality ............................................................................................................................. 11
3.12
Privacy policy................................................................................................................................................... 11
3.13
Protection of intellectual and industrial property .......................................................................................... 11
3.14
Enviroment protection .................................................................................................................................... 12
IMPLEMENTATION................................................................................................................................... 12
4.1
Prevention ....................................................................................................................................................... 12
4.2
Internal control system ................................................................................................................................... 13
4.3
Internal controls.............................................................................................................................................. 13
4.4
Code of Ethics violation, reports and disciplinary system............................................................................... 14
4.5
Consequences of employees violations of the Code of Ethics ........................................................................ 14
4.6
Consequences of Directors and Auditors violations of the Code of Ethics ..................................................... 15
4.7
Consequences of consultants and other third parties violations of the Code of Ethics ................................. 15
Group GMM Code of Ethics
1 INTRODUCTION
1.1
Background
This Code of Ethics has been developed to ensure that GMM Group’s fundamental ethical values are clearly
defined and constitute the corporate culture cornerstone.
Code of Ethics regulate ethical conduct in order to make the Group business transparent, even by considering the
Company commitment to contribute to the social-economic development of the territory in which it operates.
GMM S.p.A. through the Code of Ethics, draw a clear line of action, effective for all its staff, whatever the
functional and hierarchical level.
This document and the provisions contained therein also represent values and principles that characterize the
activities of the Company in the purpose to prevent the commission of crimes in compliance with the Legislative
Decree no. 231/2001.
According to Legislative Decree 231/2001., GMM S.p.A. and its subsidiaries have adopted an Organisation Model
Management and Control (hereafter "Organisational Model" or "Model") which specifies internal responsibilities,
provides for duties separation and identifies committing crimes risk areas. These Models provide requirements and
procedures to be followed in order to facilitate the implementation of this Code of Ethics.
1.2
Adoption
This Code of Ethics was adopted and accepted by a Board of Directors resolution and is implemented by the Group
companies, so it is considered ad the Group Code of Ethics.
1.3
Application field and recipients
This Code of Ethics must be abide by all employees and all the Group’s shareholders.
The Company itself provide for this Code of Ethics observance in all the established relationship.
Whoever will not accept to compliance with this Code of Ethics can no longer have any relations with the Group.
1.4
Distribution
Code of Ethics, whose principles are subject of specific training session, will be also given to all the Group internal
personnel (employees and collaborators), to the Board of Directors members, statutory auditors, the external
auditors, stakeholders, all suppliers, agents, business partners, entities that relate with the Group through forms of
inter-company aggregation, contractors and subcontractors, and to all those who work on behalf of the Group or have
relationships with it (the hereafter even “Recipients”)
Code of Ethics, edited in Italian and English, is available on the GMM SpA website in order to get the maximum
circulation.
1.5
Update
The Group Code of Ethics may be amended and integrated, also on the basis of suggestions, directions and
proposals of the Supervisory body, established in compliance with the L.D. 231/2001.
Group GMM Code of Ethics
Anyway, the Group companies must provide:
•
to ensure the regular review and updating in order to adapt it to the civil society evolution, environmental
conditions and regulations;
•
to provide appropriate support tools in order to clarify the Code provisions interpretation and
implementation;
•
to adopt an appropriate sanctions system to oppose to any violations;
•
to adopt appropriate procedures for reporting, investigation and violations treatment;
•
to ensure the identity confidentiality of anyone who reports a violation, except as required by law, and to
protect their professionalism;
•
to periodically verify the Code respect and observance.
Any changes and/or integrations to the Code of Ethics must be approved by the GMM SpA Board of Directors and
promptly communicated to the Group companies for their Board of Directors approval, as well as to the Recipients.
1.6
Conflicting provisions of the Code of Ethics
In case of conflict, Code of Ethics rules take precedence over other regulations through the Group.
The company ensures to review and updating constantly policies and procedures in order to make them compliant
with this Code of Ethics.
2 PRINCIPLES AND VALUES
2.1
General ethical principles
GMM inspires on the following ethical principles: transparency, integrity, loyalty, fairness, efficiency, spirit of
service, cooperation with colleagues, professional development, collaboration among colleagues and respect for the
persons dignity, and competition.
These principles distinguish the work of all the recipients of the provisions of the Code.
TRASPARENCY
Transparency principle requires that any act or business communication is characterized by accuracy, clarity,
completeness, consistency, and timeliness.
These principles observance implies the commitment to provide the necessary information, both inside and
outside the company, in a clear and comprehensive way, adopting communication methods which are easy to
understand even by considering the corporate know-how.
INTEGRITY
The Group is committed to behave with third parties in a fair and transparent way, avoiding to provide misleading
information or to implement behavior that can bring to an unfair advantage due to others' weak positions or lack of
competition.
Group GMM Code of Ethics
The Group is committed to establish fair trade relations with third parties, lasting relationships with Customers and
suppliers in order to maximize economic and financial results.
LOYALTY
Corporate relationship, both internal and external, have to be based on great loyalty, honoring promises and pacts,
with sense of responsability, appraising and protecting Company assets.
FAIRNESS
Fairness principle implies that all Recipients has to respect rights of each person involved, over the mere
compliance with the law and the Work Contract.
This principle observance also requires the rejection of any situation that creates discrimination against staff or
potential conflicts of interest between the Company and those who provide their services on behalf of itself.
EFFICIENCY
The efficiency principle requires that each work is performed with the best professional quality according to the
highest standards of each sector.
Services performance and delivery should always be adeguate to the customer needs and performed with the
highest cost-effectiveness standards in the used resources.
CONTROL
Control principle requires that each employee, as well as any manager of the Group respects and watch over the
compliance with the Code of Ethics by all stakeholders, internal and external, by respecting laws and regulations
governing the conduct of business with honesty, fairness and reliability,
2.2
Operation principles
The operational principles the Group refers to can be summarized as follows:
•
any transaction or action must be lawful, authorized, verifiable, documented, consistent and appropriate;
•
no-one should be able to manage a business process in complete autonomy in all its phases;
•
nobody is attributed with unlimited powers;
•
powers and responsibilities of all business areas must be clearly defined and known within the organization;
•
authorization powers must be consistent with the organizational responsibilities assigned;
•
checks are recorded.
GMM Group assumes as essential principle the compliance with laws and regulations of the countries in which it
operates, as well as internal rules and procedures.
Group GMM Code of Ethics
3 CONDUCT RULES
3.1
Relations with employees
GMM Group recognizes the centrality of human resources as a key factor for any business success, in a context of
fairness and mutual trust between employer and employees.
Personnel evaluation to be hired must be carried out by considering the matching candidate profiles, the functions
to be covered and business needs, in respect of candidates equal opportunity.
Recruitment and selection of personnel is carried out respecting the candidates privacy, based just on objectivity
and transparency criteria, ensuring equal opportunities and avoiding any form of favoritism, nepotism or other forms
of patronage.
Staff is hired with regular contract and the Group does not tolerate any form of illegal labor or exploitation of any
particular collaboration forms.
Upon the establishment of the employment each employee receives accurate information regarding:
•
characteristics of the function and tasks to be performed;
•
regulations and wage, as regulated by the national labor and business contracts;
•
rules and procedures to be adopted in order to avoid the possible health risks associated with work;
•
any other necessary and/or useful information to carry out its functions.
Information to the new employee are provided in a way that the job acceptance will be based on a real
understanding and knowledge of them.
GMM is fully aware that the collaboration of highly motivated and excellent professionalism is a strategic and
paramount factor. Consequently, the Group intends to set up a coherent integrated development management
system of human resources in order to offer to all its employees, with the same conditions, the same opportunities for
improvement and professional growth.
Human resource development is based on the expertise assessment related to the current and future needs of the
business, the identification of key positions for the strategic development; it is the essential condition for the
responsibility positions allocation and for a planned growth and progressive professionalism and career.
Management has the responsibility for defining training investment and ensuring their implementationt, it is
furthermore personally involved as a trainer in specific internal initiatives.
3.2
Relations with authorities, public institutions and other bodies representing the collective
interests
All relations with state or international institutions is exclusively based on communication that allow the
information acquisition in order to assess the implications of legislative and administrative activities in the Group, to
respond to formal requests and acts of the inspection body (inquiries) or to let them know our position on relevant
metters for the Group.
For this purpose, GMM Group engages in:


establishing, without any discrimination, stable communication channels with all institutional stakeholders at
international, Community and territorial cohesion;
representing its own interests in a transparent, rigorous and consistent manner, avoiding collusive behavior.
Relations with public employees must comply with the principles and provisions dictated by the DPCM November
28, 2000 (Code of Conduct for employees of public administrations).
Group GMM Code of Ethics
With public administration representatives or employees are:

forbidden to attemp to personal relations of favor, influence or interference suitable to affect the
relationship outcome;

forbidden to offer goods or other benefits to representatives, officials or employees of public authorities,
directly or through nominees, except in the case of a gift of nominal value and in accordance with the
purposes and provided in a way that they can not take it as a request of undue favors.
Relations with the national, international or local institutions (public administration, organizations, public bodies,
officials or Public Service etc..), as well as other bodies representing collective interests, are to be mantain only to
those who are formally charged in the individual Group companies with a clear mandate.
The Group, as a Public Administration supplier, must characterize his work for honesty, accountability and
transparency.
Who receives explicit or implicit requests for benefits of any kind by persons belonging to the public administration
should immediately break off all relations with them and inform their immediate supervisor and the appropriate
control structures in charge, among which Supervisort Board in compliance with the L.D. 231/2001.
It is forbidden to:
•
keep deceptive conduct which might cause the Public Administration technical and economic assessment
error about services and products offered / supplied;
•
allocate grants, subsidies, incentives, concessions or public funding for other purposes than those for which
they were obtained.
3.3
Relations with Customers
GMM aspires to meet the best and legitimate expectations of its Customers by providing quality products and
services at competitive conditions, in accordance with rules protecting competition and the market.
In relations with Customers , all Company collaborators are committed to:
•
apply procedures to manage customer relationships in order to achieve the objective to develope and
maintain lasting relations with them;
•
not to discriminate Customers or attempt to gain an unfair advantage position of strength to their
disadvantage;
•
operate within the local laws and regulations (among which the L.D. 231/2001);
•
always respect commitments and obligations in Customer respect;
•
adopt a behavior style marked by efficiency, collaboration and courtesy;
•
provide complete and accurate information in order to allow the customer to take an informed decision;
•
require Customers to comply with the principles of this Code, even with a proper contract clause.
Group companies are committed to all requests, needs, customer issues are understood and learned to create
services that give them the greatest satisfaction.
GMM Group will not discriminate Customers and not to perform unfair practices.
Contracts and communications with Customers must be:
Group GMM Code of Ethics
•
clear and simple, with a language as much as possible close to the language used by the counterparts (for
example with public Customers , avoiding clauses comprehensible only to experts and explaining clearly each
cost item);
•
comply with standards, without elusive or improper practices;
•
complete, without overlooking any evidence that could affect the customer's decision.
Communications purposes and audiences determine, from time to time, the choice of contact channels most
suitable for theat specific content, which will take place without excessive pressure and stress and the commitment
and without using any misleading or untruthful advertising.
Finally, by the Group will promptly communicate any information relating to:
•
any amendments to the contract;
•
any changes in the economic and technical conditions of service delivery and/or sale;
•
checks results carried out in accordance with the standards required by regulatory authorities.
Customers and buyers adopt a business policy in coherence with the GMM Group one, based on the principles
dictated by the Legislative Decree no. 231/01 or other local lows, and ansure to engage in a transparent and legal
conduct.
3.4
Relations with suppliers
Rules for the suppliers selection are governed by principles which are common to the entire Group in accordance
with applicable regulations.
The supplier choice and the purchase of goods and services must be cfarried out in compliance with the principles
of transparency, competition, equal treatment of proposals and with objective assessments, on the supply
competitiveness, quality, usefulness and price.
GMM adopts objective and transparent selection criteria, required by law and the rules of procedure and does not
preclude to any vendor, with all the requirements, to compete for a contract.
In the selection of the supplier, GMM considers the capacity to ensure the implementation of company quality
systems, the availability of resources and organizational structures and the ability to satisfy confidentiality obligations.
Each selection procedure must be carried out in accordance with the competition conditions and any derogation
from this principle must be authorized and justified and otherwise complies with the applicable regulations.
GMM adopts criteria for the suppliers qualification whose objectivity and does not constitute barriers to entry
3.5
Relations with contractors and consultants
The Group conducts the identification and selection of contractors and consultants with full impartiality, autonomy
and independence of judgment.
All contractors and consultants are required to act in good faith in order to meet obligations subscribed and this
Code of Ethics. Each contractor or consultant is required to work diligently in order to protect corporate assets, by
acting responsibly and in coherence with the operating procedures established to regulate their use. Each contractor
or consultant is responsible for the protecting of the resources entrusted to him.
Group GMM Code of Ethics
3.6
Relations with Judiciary
Any Group company involved in a legal action is expressly forbidden to induce an employee (or other entity) codefendant, by violence or threat, to omit statements or to provide a distorted representation of the facts in front of
the court.
3.7
Conflict of interest
Every business decision has to be taken in the interest of the Company; everyone must therefore avoid any conflict
of interest between personal (or family) economic activities and rule in the Group, whenever it could influence their
judgement and choise indipendence.
The following situations, as an example, can lead to conflicts of interest:
•
to be one of the top managers (managing director, director, head of department) and have economic
interests on suppliers, Customers or competitors (stakeholding, professional assignments) even through
family members or relatives;
•
to deal with suppliers and with Customers at the same time working for them, even through parents and
relatives;
•
to accept money or favors from individuals or companies that make (or intend to make) business with GMM
Group.
Whenever everyone face a case of conflict of interest (even apparent) he is required to notify the manager, who,
in the manner prescribed, inform the Supervisory Committee which will evaluate on a case- by-case basis, the actual
existence.
3.8
Protection of individual personality
GMM Group pledges the shareholders life and personality security.
3.9
Protection of health and safety over the workplace
GMM Group manages its business pursuing excellence in the environmental protection and employees safety, with
the aim of continuous improvement of its performance in this area.
For this purpose, GMM Group:
•
comply with the provisions in force concerning safety and the environment;
•
promote a culture of safety by developing risk awareness and promoting responsible behavior by all
employees;
•
establish and communicate the guidelines for the implementation of environmental protection and safety
that must be followed by the companies of the Group;
•
promotes the employees participation on the risk prevention process, environmental protection and health
and safety;
•
ensures the its employees physical and moral integrity, working conditions that respect the individuals
dignity and safe and healthy workplaces, in full compliance with current legislation on the prevention of
accidents at work and protection of workers.
Group GMM Code of Ethics
Therefore the Group is committed:
•
to avoide risks;
•
to evaluate risks which can not be avoided and plan an appropriate prevention program;
•
to provide adequate prevention devices;
•
to give appropriate instructions to the workers and provide constantly updated information and training on
health and safety;
•
to check the implementation of security measures;
•
to comply with the hygiene, health and safety of in the workplace standards;
•
to involve employees in the analysis of issues related to health and safety at work and share with them the
prevention system to be implemented;
•
to protect the health and safety even through regular monitoring activities in the workplace, in order to
minimize possible dangerous behavior;
•
to ensure compliance with organizational models, even through the sanctions application.
All employees and contractors are required to adopt the preventive measures established by GMM SpA and to
comply with all the hygiene, health and safety requirements necessary to the prevention of risks related to work
activities carried out in accordance with local regulations.
3.10
Account and corporate trasparency
The Group ensures accounting information maximum transparency, accuracy and completeness; for this purpose
we strive to have a reliable accounting system that must allow to:
•
produce economic and financial reports with accuracy and promptness for both inside the Group use
(planning and control reports, specific facts analysis report, etc.) and outside use (financial statements,
information documents, etc.);
•
provide the tools to identify, prevent and manage, to the extent possible, financial and operational risks and
fraud of the Group;
•
represent properly the results of operations for the purpose of preventing and responding in a reasonable
manner, the financial risks and operational and possible fraud against the Group.
•
checks that allow reasonably safeguard the value of assets and loss protection.
Each economic and financial relevant operation must be duly recorded, and for each entry there must be adequate
documentation in order to be able to check and certify characteristics, motivations and consistency. Recording and
reporting criteria and must be consistent with each other in order to provide a uniform basis for assessment,
management and communication of the transactions executed by the Group.
Supervisors must ensure that every transaction is documented and that documentation is properly stored, in
accordance with local regulations, as well as internal ones (policies, plans and procedures). Therefore, each
transaction has to allow to identify the subject who authorized, performed, recorded and checked.
Group's employees who realize any omissions, falsifications or negligence in accounting or in the documents on
which accounting is based are required to report facts to their supervisor or to the Supervisory Board.
Internal and external auditors must have free access to data, documents and information necessary to perform
their activities.
Group GMM Code of Ethics
The members and the Board of Directors must ensure the fair working of the corporate bodies in compliance with
the provisions of laws and the Statute.
3.11
Information confidentiality
GMM Group pladge confidentiality of information and documents in its possession. All information and
documentation acquired in the performance held by the Group are to be considered as confidential.
Each Recipient abstain from spreading and using for personal use the available information due to his role, without
prejudice to the compliance with the information and access rules and regulations.
It is not allowed to use confidential information and documentation to get a personal benefit, direct or indirect.
However, everyone has to behave cautiously in order to avoid that unauthorized subjects have access to
confidential information, both at work and outside it.
3.12
Privacy policy
All information and data available to GMM Group are treated on a confidential basis and in compliance with the
privacy protection law. For this aim the Group adopts the necessary technical and organizational solutions to ensure
the security and confidentiality of the processed data.
In the metter of data treatment it is mandatory for anyone to comply with special security measures laid down in
the Security Plan Document (DPS) in order to prevent the risk of external intrusion, disallowed usage, loss (even
accidental) of data, and to minimize the risk of non compliance with the Legislative Decree no. 231/2001.
The Group consider data protection as guaranteed if it is preserved:
•
confidentiality, that ensures data is accessible just to authorized subjects;
•
integrity, which safeguards data completeness and transfer methods;
•
availability, that ensues that authorized users can access data and elements that treat them when necessary.
3.13
Protection of intellectual and industrial property
GMM Group pladges as a fundamental part of the company's assets, held confidential information and industrial
property rights on ideas developed within or outside the organization and ensures the ability to obtain or legally get
patents and other industrial/intellectual property rights.
Employees and consultants are required to observe the rules of special care in communicating with other
employees, consultants or third parties such confidential information.
GMM Group also acts in full respect of the industrial and intellectual property rights lawfully on third parties, as
well as laws, regulations and agreements even international.
In particular, all Recipients must:
•
respect the legitimate third parties’ industrial and intellectual property rights, including software,
electronic/telematics databases and any activity related to the use of systems or the Internet;
•
refrain from unauthorized use of these rights, aware that them violation can have negative consequences for
the Company.
Group GMM Code of Ethics
3.14
Enviroment protection
The GMM is sensitive to environmental issues and is aware of the strategic role of the environment as a tool for
business development. In addition, it ensures in the adoption of strategies aimed to continuous improvement of
results on environmental protection and management, focusing on pollution prevention and minimization of
environmental risks, and acting in accordance with the following principles:
•
sustainable management of natural resources and energy enhancing employment, paying particular
attention to waste reduction, rational use by consumer and increasing renewable sources usage;
•
design and implementation of production processes and business with criteria designed to prevent pollution,
reduce environmental impacts, preventing possible accidents, protecting employees health and safety and
the public, by using for this purpose any better available technique and verifying the reliability in operation
and maintenance;
•
maintenance and support commitment to continuous results improvement on environmental protection and
management, establishing environmental objectives and adopting improvement programs aimed, in
particular, to optimize efficiency in the collection and distribution of water resources, to minimize odor
emissions, atmospheric and electromagnetic emissions control and reduction, the containment of waste in
the gas distribution network and minimizing the visual impact and noise pollution caused by the company
plants, reduction, recovery and recycling of waste products;
•
use of appropriate monitoring tools and monitoring systems for the key environmental aspects generated by
the assets of the Company and the improvement programs adopted;
•
operate through a security and environmental management integrated system, inside and outside the
workplace;
•
compliance with environmental legislation assurance and safety regulations and regularly updated on
developments in the legislative and regulatory environment;
•
awareness-raising, education and appropriate training to various levels of staff, to ensure the involvement of
all human resources, in order to achieve high levels of professionalism and quality of service on safety issues,
health and environment, pursuing the growth of the sense of responsibility for the entire company;
•
establishing and maintaining a dialogue, supported by the commitment to full cooperation with local
realities, with representative bodies, with corporate structures and any other interested parties, both
internal and external, through a periodic reporting information and communication clear and transparent
corporate strategies and achievements in the field of safety, health and environmental protection.
The sense of responsibility, behavior and attitudes taken towards the business aspects relating to the proper
management of environmental, health and safety are an integral part of each employee tasks and they are, therefore,
a significant element of performance evaluation of each employee or third parties.
4 IMPLEMENTATION
4.1
Prevention
In compliance with laws and regulations and in order to reach the efficiency, fairness, transparency and quality of
corporate activities on planning and management, the Group GMM adopts organizational and management measures
designed to prevent illegal or otherwise contrary to this Code of Ethics by any person acting for the Group.
The Group adopts a GMM delegation system of powers and functions, providing in explicit and specific tasks
allocation to persons with suitable skills and expertise.
Group GMM Code of Ethics
4.2
Internal control system
GMM Group considers as a corporate fundamental element control culture, which contributes to increase business
operations efficiency and effectiveness in respect of the Group's collaborators are adequately sensitized.
With Internal Control System we mean the set of tools and processes necessary useful to guide, manage and track
company activities to ensure with reasonable certainty:
•
corporate objectives achievement;
•
corporate assets protection;
•
behavior and processes adoption to ensure compliance with law and internal guidelines;
•
efficiency, effectiveness and cost effectiveness of business activities;
•
information reliability and accuracy, including accounting and financial ones, both within the Company and
disclosed to third parties;
•
corporate information confidentiality that has not been disclosured to the public
The Board of Directors is responsible for the Internal Control System, it determines the guidelines and periodically
assesses the adequacy and effectiveness even with the support of the Supervisory Board.
Every organizational area is competent in the Internal Control System proper functioning for all processes which
they are responsible for: it is therefore the responsibility of all employees of the Group, as part of the functions
carried out by each of them.
4.3
Internal controls
One of the duties od each Director is to promote Code of Ethics awareness and sensitize all employees on ethical
issues.
GMM and the subsidiaries adopted an Organisation Model as required by the L.D. 231/2001. The Model
application ensures the Company to perform its business in compliance with laws and this Code; and it i salso helpful
to timely avoid risk situations.
In particular, in compliance with the decree, the Supervisory Board is required to:
•
support the Company for the correct application of the Code of Ethics principles and standards conduct
contained;
•
monitor the business enviroment and assess the degree of Code of Ethics’ principles implementation;
•
stimulate procedures diffusion to ensure the concrete realization the Code of Ethics purposes and principles;
•
determine the Code of Ethics principles and criteria violations and suggest possible penalties by respecting
employment contracts;
•
monitor and evaluate process control in compliance with the D. 231/01 and the related risk management.
Anyone who realize any Code of Ethics violation must immediately inform the Supervisory Body.
Group GMM Code of Ethics
4.4
Code of Ethics violation, reports and disciplinary system
All stakeholders, both internal and external, are required to report in writing any violation of the Code.
Anonymous reports are not allowed.
Any Code of Ethics’ violations reports can be addressed directly to the Supervisory Board and to the own
responsable.
The Supervisory Board will separately listen to the report author and the person responsible for the alleged
violation.
The reports, which are clearly unfounded are sanctioned.
The Supervisory Board ensures to protect submitters against possible retaliations, and to keep confidential their
identity, unless specific legal obligations.
Code of Ethics and procedures, for the which non-compliance are provided sanction, should be specifically
included in the company's disciplinary rules, or at least formally declared binding for all Recipients and exposed in
places accessible to all, showing explicitly penalties associated with different violations.
Code of Ethics is formally delivered to every new employee and accepted by subscription thus making it formally
binding, Code of Ethics is also published on the Group website and on the corporate intranet.
Compliance with the Code of Ethics should be considered as a fundamental obligation for all the shareholders, in
addition to the general loyalty and fairness duties. Therefore, compliance with this Code is therefore, a significant
element of good faith within the contract execution.
Will be subject to discipline those who:
•
acts in violation of the Code of Ethics;
•
require others to violate the Code of Ethics;
•
do not report a Code of Ethics violation;
•
do not cooperate with the competent authorities in tests for possible Code of Ethics violation;
•
carry out retaliatory actions against colleagues who have reported a violation.
The Supervisory Board is responsible for ensuring that recipients comply with rules contained in this Code of Ethics
and if it is found, by analyzing gathered evidence, any violation, proposes penalties depending on the violation
seriousness, in accordance with the Organizational Models provisions.
Any adverse consequence on those who in good faith has made a report.
4.5
Consequences of employees violations of the Code of Ethics
Any Code of Ethics violation performed by employees will be considered as an non-fulfilment of the employment
contract or however an illicit behavor as dictated by the art. 2104 of the Civil Code.
Violation of this Code principles cause immediate disciplinary proceedings, irrespective of establishing a penal
lowsuit where the conduct also constitutes a criminal offense.
Sanctions will be adopted, where necessary, in full compliance with the laws and with employment contract.
Group GMM Code of Ethics
4.6
Consequences of Directors and Auditors violations of the Code of Ethics
In case of breach by the leaders we will apply the most appropriate measures, in accordance with the Directors
collective labor agreement.
4.7
Consequences of consultants and other third parties violations of the Code of Ethics
Every contract of professional collaboration and the provision of goods, services and labor, will provide a
dissolution or refund clauses for any violations of this Code.
Codice Etico
del GRUPPO GMM
Codice Etico Gruppo GMM
INDICE
1
2
3
4
INTRODUZIONE.......................................................................................................................................... 3
1.1
Premessa ........................................................................................................................................................... 3
1.2
Adozione ........................................................................................................................................................... 3
1.3
Ambito di applicazione e destinatari del Codice Etico ...................................................................................... 3
1.4
Diffusione .......................................................................................................................................................... 3
1.5
Aggiornamento.................................................................................................................................................. 4
1.6
Conflitti del Codice Etico ................................................................................................................................... 4
PRINCIPI E VALORI DI RIFERIMENTO ......................................................................................................... 4
2.1
Principi etici generali ......................................................................................................................................... 4
2.2
Principi operativi ............................................................................................................................................... 5
REGOLE COMPORTAMENTALI ................................................................................................................... 6
3.1
Rapporti con i dipendenti.................................................................................................................................. 6
3.2
Rapporti con autorità ed istituzioni pubbliche ed altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi ............. 7
3.3
Rapporti con i Clienti ......................................................................................................................................... 8
3.4
Rapporti con i fornitori...................................................................................................................................... 8
3.5
Rapporti con collaboratori e consulenti............................................................................................................ 9
3.6
Rapporti con l’Autorità Giudiziaria.................................................................................................................... 9
3.7
Conflitto di interessi .......................................................................................................................................... 9
3.8
Tutela della Personalità Individuale ................................................................................................................ 10
3.9
Salvaguardia della Salute e della Sicurezza sul luogo di lavoro....................................................................... 10
3.10
Trasparenza contabile e societaria.................................................................................................................. 11
3.11
Riservatezza delle informazioni....................................................................................................................... 11
3.12
Tutela della privacy ......................................................................................................................................... 12
3.13
Tutela della proprietà intellettuale e industriale ............................................................................................ 12
3.14
Tutela dell’ambiente ....................................................................................................................................... 12
MODALITÀ DI ATTUAZIONE..................................................................................................................... 13
4.1
Prevenzione..................................................................................................................................................... 13
4.2
Sistema di controllo interno............................................................................................................................ 14
4.3
Controlli interni ............................................................................................................................................... 14
4.4
Violazione del Codice Etico, segnalazioni e sistema sanzionatorio................................................................. 15
4.5
Conseguenze della violazione del Codice Etico da parte dei dipendenti ........................................................ 15
4.6
Conseguenze della violazione del Codice Etico da parte dei Dirigenti, degli Amministratori e dei Sindaci.... 16
4.7
Conseguenze della violazione del Codice Etico da parte dei collaboratori, consulenti e altri terzi ................ 16
Codice Etico Gruppo GMM
1 INTRODUZIONE
1.1
Premessa
Il presente Codice Etico è stato elaborato per assicurare che i valori etici fondamentali del Gruppo GMM siano
chiaramente definiti e costituiscano l’elemento fondante della cultura aziendale.
Il Codice Etico disciplina le condotte rilevanti sotto il profilo etico con lo scopo di rendere trasparente l'attività del
Gruppo e di indirizzarne lo svolgimento, in considerazione anche dell'impegno della Società a contribuire allo sviluppo
socio economico del territorio in cui svolge la propria attività
GMM S.p.A. attraverso il Codice Etico di Gruppo, traccia una linea di condotta ben precisa, valevole per tutto il suo
personale, a qualunque livello funzionale e gerarchico, la cui osservanza dovrà rivestire carattere di obbligatorietà.
Il presente documento e le prescrizioni ivi contenute rappresentano inoltre i valori e i principi caratterizzanti
l’attività delle Società al fine di prevenire la commissione di atti illeciti come previsti nei reati di cui al D.Lgs. 231/2001.
Ai sensi del D.Lgs. 231/2001, GMM S.p.A. e le sue controllate italiane hanno adottato un proprio Modello di
Organizzazione Gestione e Controllo (di seguito anche “Modello Organizzativo” o “Modello”) il quale specifica le
responsabilità interne, prevede la separazione dei compiti e individua le aree a rischio di commissione dei reati di cui
alla citata normativa. Tali Modelli forniscono prescrizioni e procedure cui attenersi al fine di agevolare il rispetto di
quanto contenuto nel presente Codice Etico.
1.2
Adozione
Il presente Codice Etico è stato adottato e recepito con deliberazione del Consiglio di Amministrazione di ciascuna
società del Gruppo e può pertanto essere considerato il Codice Etico di Gruppo.
1.3
Ambito di applicazione e destinatari del Codice Etico
Il presente Codice Etico deve essere osservato da tutti i dipendenti e da coloro che interagiscono con le società del
Gruppo a qualunque titolo e per qualsiasi motivazione.
A sua volta la Società si impegna a richiamare l’osservanza delle disposizioni del presente Codice in tutti i rapporti
da essa instaurati.
Chi non accetterà di osservare il presente Codice Etico non potrà più intrattenere rapporti di qualunque natura con
la società interessata.
1.4
Diffusione
Il Codice Etico, i cui principi sono oggetto anche di sessioni formative, deve essere consegnato a tutto il personale
interno (dipendenti e collaboratori), oltre che ai componenti del CdA, ai sindaci, alla società di revisione, ai soci.
Inoltre il documento deve essere consegnato e/o promosso presso tutti i fornitori delle società del Gruppo, gli agenti, i
partner commerciali, i soggetti che tramite forme di aggregazione inter-societarie si rapportano con le società del
Gruppo e successivamente danno esecuzione ai contratti, gli appaltatori e subappaltatori, e comunque a tutti coloro
che operano per conto del Gruppo o intrattengono rapporti con lo stesso (da ora in poi anche “Destinatari”).
Il Codice Etico, redatto in lingua italiana ed inglese, è messo a disposizione sul sito di GMM S.p.A. al fine di darne
massima diffusione.
Codice Etico Gruppo GMM
1.5
Aggiornamento
II Codice Etico di Gruppo potrà essere modificato e integrato, anche sulla scorta dei suggerimenti, di indicazioni e
proposte che potranno essere formulate dall'Organismo di Vigilanza costituito ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
Le società del Gruppo dovranno in ogni caso provvedere:
•
ad assicurarne la periodica revisione ed aggiornamento al fine di adeguarlo all'evoluzione della sensibilità
civile, delle condizioni ambientali e delle normative;
•
a predisporre appropriati strumenti di supporto per fornire chiarimenti in merito all'interpretazione e
all'attuazione delle disposizioni del Codice;
•
ad adottare un sistema di sanzioni appropriato per colpire le eventuali violazioni;
•
ad adottare adeguate procedure per la segnalazione, l’investigazione ed il trattamento di eventuali
violazioni;
•
ad assicurare la riservatezza sull’identità di chi segnala eventuali violazioni,
•
fatti salvi gli obblighi di legge, e a tutelarne la professionalità;
•
a verificare periodicamente il rispetto e l’osservanza del Codice.
Ogni eventuale variazione e/o integrazione del Codice Etico di Gruppo sarà approvata dal Consiglio di
Amministrazione di GMM S.p.A. e prontamente comunicata alle società del Gruppo per una loro successiva
approvazione attraverso deliberazione del Consiglio di Amministrazione, oltre che a tutti i Destinatari.
1.6
Conflitti del Codice Etico
In caso di conflitto tra le presenti norme ed altri regolamenti interni al Gruppo prevarranno quelle del Codice Etico.
La Società assicura la revisione e l’aggiornamento costante delle politiche e delle procedure al fine di renderle
omogenee e coerenti con il presente Codice Etico.
2 PRINCIPI E VALORI DI RIFERIMENTO
2.1
Principi etici generali
Il Gruppo GMM si ispira ai seguenti principi etici: trasparenza, integrità, lealtà, correttezza, efficienza, spirito di
servizio, collaborazione tra colleghi, valorizzazione professionale, collaborazione tra colleghi e rispetto della dignità
della persona, concorrenza.
In particolare, l’operato di tutti i Destinatari del Codice è caratterizzato da:.
TRASPARENZA
II principio della trasparenza richiede ed impone che ogni atto o comunicazione aziendale sia caratterizzato da
veridicità, chiarezza, completezza, uniformità e tempestività.
Codice Etico Gruppo GMM
L'osservanza di tale principio implica l’impegno a fornire le dovute informazioni, sia all'esterno che all'interno delle
Società del Gruppo, in modo chiaro e completo, adottando modalità comunicative che siano di facile e immediata
comprensione, anche in considerazione del know-how aziendale.
INTEGRITÀ
Nei rapporti con i terzi il Gruppo si impegna ad agire in modo corretto e trasparente evitando di fornire
informazioni ingannevoli e di porre in essere comportamenti tali da cui possa trarsi indebito vantaggio da altrui
posizioni di debolezza o di non conoscenza.
Il Gruppo, nella ricerca della massimizzazione dei propri risultati economici e finanziari è impegnato a stabilire
corrette relazioni commerciali con i terzi e rapporti duraturi con clienti e fornitori.
LEALTÀ
I rapporti con l’esterno, le relazioni con i propri Collaboratori e quelle tra questi ultimi devono essere caratterizzati
dalla massima lealtà, dal rispetto delle promesse e dei patti, dal senso di responsabilità nonché dalla valorizzazione e
salvaguardia del patrimonio aziendale.
CORRETTEZZA
II principio di correttezza implica il rispetto da parte di tutti i Collaboratori, nell'espletamento nella propria attività
lavorativa e professionale, dei diritti di ciascun soggetto coinvolto, al di là della mera osservanza della Legge e del
Contratto di Lavoro.
Il rispetto di questo principio impone anche il rifiuto di qualsiasi situazione che crei discriminazione nei confronti
del personale, o possibili conflitti di interesse tra la Società e coloro che prestano la propria attività nell'interesse della
medesima.
EFFICIENZA
II principio dell'efficienza richiede che in ciascuna attività lavorativa sia posta la migliore qualità professionale
secondo gli standard più avanzati di ciascun settore e profilo di attività.
Nelle prestazioni e nell'erogazione dei servizi dovranno sempre essere perseguiti l’impegno ad offrire un servizio
adeguato alle esigenze del cliente e gli standard più avanzati di economicità nella gestione delle risorse impiegate.
CONTROLLO
Il principio del controllo richiede che ciascun dipendente, così come ogni Dirigente o collaboratore delle società del
Gruppo rispetti e vigili sulla corretta osservanza del Codice Etico da parte di tutti i destinatari, interni ed esterni,
rispettando le leggi e i regolamenti applicabili che disciplinano la conduzione degli affari, con onestà, correttezza ed
affidabilità.
2.2
Principi operativi
I principi operativi cui il Gruppo intende costantemente riferirsi possono essere così sintetizzati:
Codice Etico Gruppo GMM
•
ogni operazione, transazione, azione deve essere legittima, autorizzata, verificabile, documentata,
coerente e congrua;
•
nessuno deve poter gestire in completa autonomia un processo aziendale in tutte le sue fasi;
•
a nessuno vengono attribuiti poteri illimitati;
•
i poteri e le responsabilità di tutte le funzioni aziendali devono essere chiaramente definiti e noti
all’interno dell’organizzazione;
•
i poteri autorizzativi e di firma devono essere coerenti con le responsabilità organizzative assegnate;
•
i controlli effettuati vengono registrati.
Il Gruppo GMM assume, altresì, come principio imprescindibile nello svolgimento della propria attività l’osservanza
delle leggi e dei regolamenti vigenti nei Paesi in cui opera, nonché delle norme e delle procedure societarie.
3 REGOLE COMPORTAMENTALI
3.1
Rapporti con i dipendenti
Il Gruppo GMM riconosce la centralità delle risorse umane, quale principale fattore di successo di ogni impresa, in
un quadro di lealtà e fiducia reciproche tra datore e prestatori di lavoro.
La valutazione del personale da assumere deve essere effettuata tenendo conto della corrispondenza dei profili dei
candidati rispetto alle funzioni da ricoprire e alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità tra tutti i
soggetti interessati.
La ricerca e selezione del personale da assumere è effettuata, rispettando la privacy dei candidati, unicamente in
base a criteri di oggettività e trasparenza, garantendo pari opportunità ed evitando qualsiasi forma di favoritismo,
nepotismo o forme di clientelismo.
II personale è assunto con regolare contratto e non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare né alcuno
sfruttamento di forme di collaborazione particolari.
All’atto della costituzione del rapporto di lavoro ciascun collaboratore riceve accurate informazioni relativamente:
•
alle caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere;
•
gli elementi normativi e retributivi, come regolati dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro e dai
contratti aziendali;
•
alle norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute, associati all'attività
lavorativa;
•
ad ogni altra informazione necessaria e/o utile all’espletamento delle proprie funzioni.
Tali informazioni sono presentate al collaboratore in modo che l’accettazione dell'incarico sia basata su
un'effettiva comprensione e conoscenza delle stesse.
Il Gruppo GMM è pienamente consapevole che la collaborazione di persone altamente motivate e di eccellente
professionalità costituisce un fattore strategico di fondamentale importanza. Conseguentemente, il Gruppo intende
porre in essere un coerente sistema integrato di gestione e sviluppo delle risorse umane che permetta di offrire a tutti
i propri collaboratori, a parità di condizioni, le medesime opportunità di miglioramento e di crescita professionale.
L'elemento centrale del sistema di gestione e sviluppo delle risorse umane è costituito dalla valutazione delle
competenze in relazione alle esigenze attuali e future del business, e dall’individuazione delle posizioni chiave per lo
Codice Etico Gruppo GMM
sviluppo strategico; esso costituisce il presupposto essenziale per l’attribuzione di incarichi di responsabilità all’interno
dell’organizzazione aziendale, e per una crescita pianificata e progressiva della professionalità e della carriera.
Il Management ha la responsabilità di definire gli investimenti formativi e di assicurarne la realizzazione, sia
impegnandosi personalmente come formatore interno in specifiche iniziative, sia come punto di riferimento costante
per il trasferimento di know-how ed esperienza ai propri collaboratori.
3.2
Rapporti con autorità ed istituzioni pubbliche ed altri soggetti rappresentativi di interessi
collettivi
Ogni rapporto con le istituzioni di Stato o internazionali è riconducibile esclusivamente a forme di comunicazione
volte a consentire l’acquisizione di informazioni al fine di valutare le implicazioni dell’attività legislativa e
amministrativa nei confronti del Gruppo, a rispondere a richieste formali e ad atti di sindacato ispettivo
(interrogazioni, interpellanze, ecc.) o comunque a rendere nota la posizione su temi rilevanti per il Gruppo.
A tal fine, il Gruppo GMM si impegna a:
•
instaurare, senza alcun tipo di discriminazione, canali stabili di comunicazione con tutti gli interlocutori
istituzionali a livello internazionale, comunitario e territoriale;
•
rappresentare i propri interessi in maniera trasparente, rigorosa e coerente, evitando atteggiamenti di
natura collusiva.
I rapporti con i dipendenti pubblici devono essere conformi ai principi e alle previsioni dettati dal D.P.C.M. 28
novembre 2000 (Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni).
Nei confronti di rappresentanti o di dipendenti delle Pubbliche Amministrazioni sono vietate

la ricerca e l’instaurazione di relazioni personali di favore, influenza, ingerenza idonee a condizionare,
direttamente o indirettamente, l’esito del rapporto;

le offerte di beni o di altre utilità a rappresentanti, funzionari o dipendenti delle pubbliche
amministrazioni, anche per interposta persona, salvo che si tratti di doni di modico valore e conformi agli
usi e sempre che non possano essere intesi come rivolti alla ricerca di indebiti favori.
I rapporti con le istituzioni (Pubblica Amministrazione, Organizzazioni, Enti Pubblici, Ufficiali o Incaricati di Pubblico
Servizio etc.) a livello nazionale, internazionale o locale, nonché con altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi,
sono demandati esclusivamente a chi è formalmente incaricato nelle singole società del Gruppo con esplicito
mandato.
Il Gruppo, in qualità di fornitore della Pubblica Amministrazione, che dunque intrattiene rapporti con i suoi
funzionari, deve caratterizzare il suo operato per onestà, senso di responsabilità e trasparenza.
Chi riceva richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte di soggetti appartenenti alla Pubblica
Amministrazione dovrà immediatamente sospendere ogni rapporto con essi e informare il suo diretto superiore e le
opportune strutture di controllo preposte tra cui L’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del D.Lgs. 231/01.
È fatto divieto di:
•
tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in un errore di
valutazione tecnico-economica circa i servizi e i prodotti offerti/ forniti;
•
destinare contributi, sovvenzioni, incentivi, agevolazioni o finanziamenti pubblici a finalità diverse da
quelle per le quali sono stati ottenuti.
Codice Etico Gruppo GMM
3.3
Rapporti con i Clienti
Il Gruppo GMM aspira a soddisfare le migliori e legittime aspettative dei propri Clienti fornendo loro prodotti e
servizi di qualità a condizioni competitive, e nel rispetto delle norme poste a tutela della concorrenza e del mercato.
Nell’ambito delle relazioni con i clienti, tutti i collaboratori della Società sono impegnati a:
•
applicare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i Clienti al fine di conseguire l'obiettivo di
sviluppare e mantenere con essi favorevoli e durature relazioni;
•
non discriminare arbitrariamente i Clienti né cercare di sfruttare indebitamente posizioni di forza a loro
svantaggio;
•
operare nell’ambito delle leggi e normative locali vigenti (tra cui il D.Lgs. 231/01);
•
rispettare sempre gli impegni e gli obblighi assunti nei confronti dei Clienti;
•
adottare uno stile di comportamento nei confronti della clientela improntato ad efficienza, collaborazione
e cortesia;
•
fornire informazioni accurate, complete e veritiere in modo da consentire al Cliente una decisione
consapevole;
•
richiedere ai Clienti di attenersi ai principi del presente Codice, anche con apposite clausule contrattuali.
Le Società del Gruppo si impegnano affinché tutte le richieste, le necessità, le problematiche dei clienti siano
comprese, e acquisite per realizzare servizi in grado di dare loro la massima soddisfazione.
Il Gruppo GMM si impegna a non discriminare, nello svolgimento delle proprie attività, i propri Clienti e a non
ricorrere a pratiche elusive o scorrette.
I contratti e le comunicazioni con i Clienti devono essere:
•
chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli
interlocutori (ad esempio, per la clientela diffusa, evitando clausole comprensibili soltanto agli esperti e
illustrando in modo chiaro ogni voce di costo);
•
conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;
•
completi, tali da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente.
Scopi e destinatari delle comunicazioni determinano, di volta in volta, la scelta dei canali di contatto più idonei alla
trasmissione dei contenuti, che avverrà senza eccessive pressioni e sollecitazioni e con l’impegno di non utilizzare
strumenti pubblicitari ingannevoli o non veritieri.
Infine, è cura del Gruppo comunicare in maniera tempestiva ogni informazione relativa a:
•
eventuali modifiche al contratto;
•
eventuali variazioni delle condizioni economiche e tecniche di erogazione del servizio e/o vendita;
•
esiti di verifiche compiute nel rispetto degli standard richiesti dalle Autorità di controllo.
I Clienti e/o i committenti devono adottare una politica aziendale coerente con quella del Gruppo GMM definita
sui principi di cui al Decreto Legislativo 231 del 2001 e/o di altre normative specifiche in vigore impegnandosi a tenere
comportamenti coerenti all’indirizzo di trasparenza e legalità perseguito dal Gruppo stesso.
3.4
Rapporti con i fornitori
Le modalità di selezione dei fornitori sono regolate da principi comuni a tutto il Gruppo in conformità alle norme
vigenti.
Codice Etico Gruppo GMM
La scelta del fornitore e l’acquisto di beni e servizi devono avvenire nel rispetto dei principi di trasparenza, di
concorrenza, di parità di trattamento delle offerte e sulla base di valutazioni obbiettive, in merito alla competitività,
alla qualità, all'utilità e al prezzo della fornitura.
GMM adotta criteri di selezione oggettivi e trasparenti, previsti dalla normativa vigente e dal regolamento interno
e non preclude a nessun fornitore, in possesso dei requisiti richiesti, di competere per l’aggiudicazione di un contratto.
Nella selezione del fornitore, GMM tiene conto della capacità di garantire l’attuazione dei sistemi di qualità
aziendale, della disponibilità di mezzi e strutture organizzative e della capacità di far fronte agli obblighi di
riservatezza.
Ciascuna procedura di selezione deve essere espletata nel rispetto delle più ampie condizioni di concorrenza ed
ogni eventuale deroga a tale principio deve essere autorizzata e motivata e comunque compatibile con la normativa
vigente.
La GMM adotta criteri di qualificazione dei fornitori la cui oggettività e tale da non costituire barriere all'entrata.
3.5
Rapporti con collaboratori e consulenti
Il Gruppo procede all’individuazione e alla selezione dei collaboratori e dei consulenti con assoluta imparzialità,
autonomia e indipendenza di giudizio.
Tutti coloro che collaborano a vario titolo con il Gruppo sono tenuti ad agire lealmente al fine di rispettare gli
obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal presente Codice Etico. Ogni collaboratore è tenuto ad
operare con diligenza al fine di tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le
procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo. Ogni collaboratore è responsabile della protezione
delle risorse a lui affidate.
3.6
Rapporti con l’Autorità Giudiziaria
A qualunque società del Gruppo coinvolta in un procedimento di legge è fatto espresso divieto di indurre un
dipendente (o altra figura) coimputato, con violenza o minaccia, ad omettere dichiarazioni o a fornire una
rappresentazione falsata dei fatti in sede giudiziaria.
3.7
Conflitto di interessi
Ogni decisione di business deve essere presa nell’interesse della Società; si deve pertanto evitare qualsiasi
situazione di conflitto di interesse tra attività economiche personali (o familiari) e mansioni ricoperte nel Gruppo che
possa intaccare la loro indipendenza di giudizio e di scelta.
Possono determinare conflitto di interesse, a titolo esemplificativo, le seguenti situazioni:
•
svolgere una funzione di vertice (amministratore delegato, consigliere, responsabile di funzione) ed avere
interessi economici con fornitori, clienti, o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali) anche
attraverso familiari o parenti;
•
curare i rapporti con fornitori e con i committenti e svolgere attività lavorativa presso gli stessi, anche da
parte di parenti e affini,;
•
accettare denaro o favori da persone o aziende che sono (o intendono entrare) in rapporti di affari con il
Gruppo GMM.
Codice Etico Gruppo GMM
Nel caso in cui si manifesti, anche solo all'apparenza, un caso di conflitto di interessi, il Collaboratore è tenuto a
darne comunicazione al proprio responsabile, il quale, secondo le modalità previste, informa l’Organismo di Vigilanza
che ne valuta, caso per caso, l’effettiva esistenza.
3.8
Tutela della Personalità Individuale
Il Gruppo GMM garantisce la tutela dell’incolumità e della personalità individuale di dipendenti, collaboratori, e
tutti coloro che collaborano a vario titolo con il Gruppo medesimo.
3.9
Salvaguardia della Salute e della Sicurezza sul luogo di lavoro
Il Gruppo GMM gestisce le proprie attività perseguendo l’eccellenza nel campo della tutela dell'ambiente e della
sicurezza del proprio personale, ponendosi come obiettivo il continuo miglioramento delle proprie prestazioni in
materia.
A tal fine il Gruppo GMM:
•
si impegna a rispettare le disposizioni vigenti in materia di sicurezza e ambiente;
•
si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi
e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori;
•
elabora e comunica le linee guida di attuazione della tutela dell’ambiente e della sicurezza che devono
essere seguite dalle società del Gruppo;
•
promuove la partecipazione dei dipendenti al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia
dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza;
•
garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi dipendenti e collaboratori, condizioni di lavoro rispettose
della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel pieno rispetto della normativa vigente in
materia di prevenzione degli infortuni sul lavoro e protezione dei lavoratori.
Inoltre il Gruppo si impegna a:
•
evitare i rischi;
•
valutare i rischi che non possono essere evitati e pianificare un adeguato programma di prevenzione;
•
fornire adeguati dispositivi di prevenzione;
•
impartire adeguate istruzioni ai lavoratori e fornire costantemente aggiornamento, informazione e
formazione in materia di salute e sicurezza;
•
vigilare sull’applicazione delle misure di sicurezza adottate;
•
rispettare gli adempimenti previsti dalle normative vigenti in materia di igiene, salute e sicurezza sul luogo
di lavoro;
•
coinvolgere i lavoratori nell’analisi delle problematiche attinenti la salute e la sicurezza sul lavoro e
condividere con loro il sistema di prevenzione da attuarsi;
•
preservare la tutela della salute e della sicurezza anche attraverso periodiche attività di monitoraggio nei
luoghi di lavoro, con l’obiettivo di ridurre al minimo possibili comportamenti pericolosi;
•
garantire il rispetto delle regole dei Modelli Organizzativi, anche attraverso l’applicazione di sanzioni.
Codice Etico Gruppo GMM
Tutti i dipendenti e i collaboratori hanno l’obbligo di adottare le misure di prevenzione stabilite da GMM S.p.A. e
di osservare tutte le prescrizioni in materia di igiene, salute e sicurezza necessarie al fine della prevenzione dei rischi
connessi alle attività lavorative svolte, conformemente alla normativa vigente.
3.10 Trasparenza contabile e societaria
Il Gruppo assicura che le informazioni contabili siano caratterizzate dalla massima trasparenza, accuratezza e
completezza; a tal fine, si adopera di un sistema amministrativo-contabile affidabile che consenta di:

produrre reportistica economica, patrimoniale e finanziaria accurata e tempestiva, destinata sia all’uso
interno al Gruppo (report per la pianificazione e il controllo, report di analisi di fatti specifici..etc.) sia
all’esterno (bilanci, documenti informativi, etc.);
•
fornire gli strumenti per identificare, prevenire e gestire, nei limiti del possibile, rischi di natura finanziaria
e operativa e frodi a danno del Gruppo;
•
rappresentare in maniera corretta i fatti di gestione con il fine di prevenire e far fronte, in modo
ragionevole, ai rischi di natura finanziaria e operativa, nonché le possibili frodi a danno del Gruppo.
•
effettuare controlli che permettano ragionevolmente di garantire la salvaguardia del valore delle attività e
la protezione dalle perdite.
Ogni operazione avente rilevanza economica, finanziaria o patrimoniale deve avere una registrazione adeguata e
per ogni registrazione vi deve essere un adeguato supporto documentale, al fine di poter procedere, in ogni
momento, all’effettuazione di controlli che ne attestino le caratteristiche, le motivazioni e la correttezza. I criteri di
registrazione e di reporting devono risultare coerenti fra loro al fine di fornire una base omogenea per la valutazione,
la gestione e la comunicazione delle operazioni eseguite dal Gruppo.
I soggetti responsabili devono vigilare a che ogni operazione compiuta sia comunque documentata e che la relativa
documentazione sia conservata in modo corretto, in conformità alla normativa vigente oltre che alla
regolamentazione interna (politiche, piani, regolamenti e procedure). Inoltre ogni operazione deve consentire
l’individuazione del soggetto che ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione.
I dipendenti del Gruppo che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni, trascuratezze della contabilità o
della documentazione su cui le registrazioni contabili si fondano sono tenuti a riferire i fatti al proprio superiore o
all’Organismo di Vigilanza.
I Revisori sia interni che esterni devono avere libero accesso ai dati, ai documenti ed alle informazioni necessarie
per lo svolgimento della loro attività.
I soci e il CdA devono assicurare il regolare funzionamento degli organi sociali nel rispetto di quanto previsto dalla
legge e dallo statuto.
3.11 Riservatezza delle informazioni
Il Gruppo GMM assicura la riservatezza delle informazioni e della documentazione in proprio possesso. Tutte le
informazioni e la documentazione in possesso del Gruppo sono da considerarsi riservate.
Ogni Destinatario del presente Codice Etico si astiene dal diffondere e dall'utilizzare, a scopo personale, le
informazioni di cui dispone per ragioni d'ufficio, fermo restando il rispetto delle norme e dei regolamenti posti a tutela
del diritto di informazione e di accesso.
È vietato, inoltre, utilizzare informazioni e documentazione riservate per trarre vantaggi personali, diretti o
indiretti.
Codice Etico Gruppo GMM
In ogni caso, tutti devono porre in essere le cautele necessarie ad evitare che le informazioni siano rese accessibili
al personale non autorizzato sia sul posto di lavoro che al di fuori dello stesso.
3.12 Tutela della privacy
Tutte le informazioni e i dati a disposizione del Gruppo GMM vengono trattati nel rispetto della riservatezza e delle
disposizioni in materia di tutela dei dati personali. A tal fine il Gruppo utilizza le necessarie soluzioni tecniche ed
organizzative per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati.
In particolare, per quanto concerne il trattamento dei dati è fatto obbligo a chiunque di rispettare le particolari
misure di sicurezza previste dal Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS) al fine di prevenire il rischio di
intrusioni esterne, di utilizzi non consentiti, di perdite di dati anche accidentali, nonché a ridurre i rischi di
commissione dei reati di cui al D.Lgs. 231/2001.
La protezione dei dati e degli elementi associati si considera garantita se viene preservata:
•
la riservatezza, la quale assicura che i dati siano accessibili esclusivamente dai soggetti autorizzati;
•
l’integrità, ovvero la salvaguardia della completezza dei dati e dei metodi di trasferimento;
•
la disponibilità, che assicura che gli utenti autorizzati abbiano accesso ai dati e agli elementi che li trattano
quando necessario.
3.13 Tutela della proprietà intellettuale e industriale
Il Gruppo GMM tutela, quale parte fondamentale del patrimonio aziendale, le informazioni riservate in proprio
possesso ed i diritti di proprietà industriale sulle idee sviluppate all’interno e/o all’esterno dell’organizzazione
aziendale, e si assicura la possibilità di ottenere e/o correttamente acquisire su di esse brevetti e altri titoli di proprietà
industriale e/o intellettuale.
I dipendenti ed i consulenti sono tenuti ad osservare regole di speciale prudenza nel comunicare ad altri
dipendenti, consulenti o soggetti terzi tali informazioni riservate.
Il Gruppo GMM agisce inoltre nel pieno rispetto dei diritti di proprietà industriale ed intellettuale legittimamente
in capo a terzi, nonché delle leggi, regolamenti e convenzioni, anche in ambito internazionale.
In particolare tutti i Destinatari dovranno:
•
rispettare i legittimi diritti di proprietà industriale ed intellettuale di terzi, ivi compresi software, banche
dati elettroniche e/o telematiche e di ogni attività che possa esplicarsi tramite l’utilizzo di sistemi o
internet;
•
astenersi dall'uso non autorizzato dei suddetti diritti, nella consapevolezza che la violazione degli stessi
può avere conseguenze negative per la Società.
3.14 Tutela dell’ambiente
Il Gruppo GMM è attento alle problematiche ambientali ed è consapevole del ruolo strategico dell'ambiente quale
strumento di valorizzazione aziendale. Inoltre, si impegna nell'adozione di strategie volte al miglioramento
continuativo dei risultati nel campo della protezione e gestione dell'ambiente, concentrando gli sforzi sulla
prevenzione dell'inquinamento e la minimizzazione dei rischi ambientali, e operando in linea con i seguenti principi:
Codice Etico Gruppo GMM
•
gestione sostenibile delle risorse naturali e dell’energia valorizzandone l’impiego, prestando particolare
attenzione alla riduzione degli sprechi, all'uso razionale da parte del consumatore e incrementando il
ricorso alle fonti rinnovabili;
•
progettazione e implementazione dei processi produttivi e delle attività aziendali con criteri atti a
prevenire l’inquinamento, ridurre gli impatti ambientali, prevenire possibili eventi accidentali,
salvaguardare la salute e la sicurezza dei dipendenti e della popolazione, adottando a tal fine ogni migliore
tecnica disponibili sui mercato e verificandone l’affidabilità nella conduzione e manutenzione degli
impianti;
•
mantenimento e sostegno dell’impegno al miglioramento continuo dei risultati nel campo della
protezione e gestione dell'ambiente, definendo obiettivi ambientali e adottando programmi di
miglioramento volti, in modo particolare, all'ottimizzazione dell'efficienza nella captazione e distribuzione
della risorsa idrica, alla minimizzazione delle emissioni odorigene, al controllo e alla riduzione delle
emissioni atmosferiche ed elettromagnetiche, al contenimento degli sprechi nella rete di distribuzione del
gas e alla minimizzazione dell'impatto visivo e acustico causato dagli impianti aziendali, alla riduzione,
recupero e riutilizzo dei rifiuti prodotti;
•
utilizzo di adeguati strumenti di controllo e sistemi di monitoraggio sui principali aspetti ambientali
generati dalle attività dell'Azienda e sui programmi di miglioramento adottati;
•
operare attraverso un sistema il più possibile integrato di gestione della sicurezza e dell'ambiente, interno
ed esterno ai luoghi di lavoro;
•
garanzia del rispetto della legislazione ambientale e di sicurezza vigente e il costante aggiornamento sugli
sviluppi del panorama legislativo e normativo ambientale;
•
sensibilizzazione, formazione e addestramento opportuno dei vari livelli del personale, per ottenere il
coinvolgimento di tutte le risorse umane, al fine del raggiungimento di elevati tenori di professionalità e
qualità delle prestazioni sulle tematiche di sicurezza, ambiente e salute, perseguendo la crescita della
consapevolezza e del senso di responsabilità dell'intera Azienda;
•
instaurazione e mantenimento di un dialogo, sostenuto dall'impegno alla massima collaborazione, con le
realtà locali, con gli enti rappresentativi, con le strutture societarie e con qualunque altra parte
interessata, sia interna che esterna..
II senso di responsabilità, il comportamento e gli atteggiamenti assunti nei confronti degli aspetti aziendali relativi
alla corretta gestione delle problematiche ambientali, di salute e di sicurezza costituiscono parte integrante della
mansione di ciascun dipendente e sono, pertanto, elemento significativo di giudizio sulle prestazioni di ciascun
dipendente e sulla qualità di quelle rese da terzi.
4 MODALITÀ DI ATTUAZIONE
4.1
Prevenzione
Nel rispetto delle normative e leggi vigenti e nell’ottica della pianificazione e della gestione delle attività aziendali
tese all’efficienza, alla correttezza, alla trasparenza e alla qualità, il Gruppo GMM adotta misure organizzative e di
gestione idonee a prevenire comportamenti illeciti o comunque contrari alle regole del presente Codice Etico da parte
di qualunque soggetto che agisca per il Gruppo.
Il Gruppo GMM adotta un sistema di deleghe di poteri e funzioni, prevedendo in termini espliciti e specifici
l’attribuzione degli incarichi a persone dotate di idonea capacità e competenza.
Codice Etico Gruppo GMM
4.2
Sistema di controllo interno
Il Gruppo GMM reputa come elemento fondamentale in azienda la cultura del controllo, che contribuisca al
miglioramento dell'efficienza ed efficacia delle operazioni aziendali e relativamente alla quale i Collaboratori del
Gruppo siano adeguatamente sensibilizzati.
Per Sistema di Controllo Interno si intende l’insieme degli strumenti e processi necessari o utili a indirizzare, gestire
e verificare le attività dell'Azienda al fine di assicurare con ragionevole certezza:
•
il raggiungimento degli obiettivi aziendali;
•
la salvaguardia dei beni aziendali;
•
l’adozione di comportamenti e processi che garantiscano il rispetto della normativa vigente e alle direttive
interne;
•
l'efficienza, l'efficacia e l'economicità delle attività aziendali;
•
l’affidabilità e l’accuratezza delle informazioni, anche contabili e finanziarie, sia all’interno dell’Azienda
che divulgate a terze parti;
•
la riservatezza delle informazioni aziendali che non siano state oggetto di diffusione al pubblico
Il Consiglio di Amministrazione è responsabile del Sistema di Controllo Interno, ne determina le linee di indirizzo e
ne verifica periodicamente l'adeguatezza e l'effettivo funzionamento anche tramite l’Organismo di Vigilanza..
La responsabilità circa il corretto funzionamento del Sistema di Controllo Interno è propria di ciascuna struttura
organizzativa per tutti i processi di cui ha la responsabilità gestionale: conseguentemente la responsabilità è di tutti i
Collaboratori del Gruppo, nell’ambito delle funzioni da ciascuno di essi svolte.
4.3
Controlli interni
E’ compito di ciascun Amministratore e Dirigente promuovere la conoscenza del Codice Etico e sensibilizzare tutti i
Collaboratori sulle questioni etiche.
GMM S.p.A. e le società controllate hanno adottato il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del
D.Lgs. 231/2001 che prevedono misure idonee a garantire lo svolgimento delle attività nel rispetto della legge e delle
regole di comportamento contenute nel presente Codice Etico, e a individuare ed eliminare tempestivamente le
situazioni di rischio.
In particolare all’Organismo di Vigilanza, istituito ai sensi del Decreto, è richiesto di:
•
assistere la Società per la corretta applicazione dei principi e dei criteri di condotta contenuti nel Codice
Etico;
•
monitorare il clima aziendale e accertare il grado di applicazione dei principi enunciati nel Codice Etico;
•
stimolare la diffusione di procedure atte a garantire la concreta realizzazione degli scopi e l’osservanza dei
principi del Codice Etico;
•
accertare i casi di violazione dei principi e dei criteri di condotta del Codice Etico e proporre alla Società
eventuali provvedimenti sanzionatori, nel rispetto dei contratti di lavoro;
•
monitorare e valutare i processi di controllo ex D.Lgs. 231/01 e la correlata gestione dei rischi.
Chiunque venga a conoscenza di una violazione al presente Codice Etico, è tenuto a darne immediata informazione
all’Organismo di Vigilanza.
Codice Etico Gruppo GMM
4.4
Violazione del Codice Etico, segnalazioni e sistema sanzionatorio
Tutti i soggetti interessati, interni ed esterni, sono tenuti a segnalare per iscritto, le eventuali inosservanze del
Codice. Non sono ammesse segnalazioni anonime.
Eventuali segnalazioni di violazioni del Codice Etico possono essere indirizzate dai Destinatari direttamente
all’Organismo di Vigilanza e al proprio diretto Responsabile tenuto a trasferire l’informazione alle funzioni competenti
di GMM S.p.A.
L’Organismo di Vigilanza ascolterà separatamente l’autore della segnalazione e il soggetto responsabile della
pretesa violazione.
Le segnalazioni che risultino palesemente infondate sono soggette a sanzioni.
L’Organismo di Vigilanza si impegna a tutelare gli autori delle segnalazioni contro eventuali ritorsioni cui possono
andare incontro, e a mantenerne riservata l’identità, salvo specifici obblighi di legge.
Il Codice Etico e le procedure, il cui mancato rispetto si intende sanzionare, vanno espressamente inseriti nel
regolamento disciplinare aziendale, o comunque formalmente dichiarati vincolanti per tutti i Destinatari, nonché
esposti in luogo accessibile a tutti, evidenziando esplicitamente le sanzioni collegate alle diverse violazioni.
Il Codice Etico, il cui rispetto si intende salvaguardare, è formalmente consegnato al dipendente al momento
dell’assunzione e da quest’ultimo accettato a mezzo sottoscrizione rendendolo in tal modo formalmente vincolante; il
Codice Etico è inoltre pubblicato sul sito internet del Gruppo.
L’osservanza del Codice Etico deve essere ritenuta obbligazione fondamentale per tutti gli shareholder, e si
aggiunge ai doveri generali di lealtà e correttezza, e come tale direttamente riconducibile a quelle di esecuzione del
contratto secondo buona fede da parte dei Destinatari nei confronti del Gruppo
Saranno soggetti a provvedimenti disciplinari coloro che:
•
compiano azioni in violazione del Codice Etico;
•
richiedano ad altri di violare il Codice Etico;
•
non segnalino una violazione del Codice Etico;
•
non collaborino con gli organi competenti nelle verifiche di possibile violazione del Codice Etico;
•
effettuino azioni di ritorsione contro colleghi che abbiano segnalato una violazione.
L’Organismo di Vigilanza è incaricato di verificare che i destinatari ottemperino alle norme contenute nel presente
Codice Etico e nel caso si riscontri, tramite l’analisi delle evidenze raccolte, una violazione delle stesse, propone la
comminazione di eventuali sanzioni proporzionalmente alla gravità della violazione stessa, in conformità alle
previsioni dei Modelli Organizzativi.
Nessuna conseguenza negativa deriva in capo a chi abbia in buona fede effettuato una segnalazione.
4.5
Conseguenze della violazione del Codice Etico da parte dei dipendenti
Ogni violazione del Codice Etico da parte dei dipendenti sarà ritenuta un inadempimento delle obbligazioni
derivanti dal contratto di lavoro o illecito disciplinare, ai sensi dell’art. 2104 del Codice Civile.
La violazione dei principi contenuti nel presente Codice dà luogo al procedimento disciplinare immediato, a
prescindere dall'eventuale instaurazione di un giudizio penale nei casi in cui il comportamento stesso costituisca
anche reato.
I provvedimenti sanzionatori saranno adottati, laddove necessario, nel pieno rispetto delle leggi e dei contratti di
lavoro.
Codice Etico Gruppo GMM
4.6
Conseguenze della violazione del Codice Etico da parte dei Dirigenti, degli Amministratori e dei
Sindaci
In caso di violazione da parte dei dirigenti si provvederà ad applicare le misure più idonee, in conformità a quanta
previsto dal Contratto Collettivo Nazionale dei Dirigenti delle imprese aderenti alle Associazioni della Confederazione
Nazionale dei Servizi.
4.7
Conseguenze della violazione del Codice Etico da parte dei collaboratori, consulenti e altri terzi
Nell'ambito dei contratti di collaborazione professionale e fornitura di beni, servizi e lavoro, saranno inserite
clausole risolutive e risarcitorie espresse in relazione ai comportamenti che siano risultati contrari ai principi del
presente Codice.