Manuale Seller
Sommario
1. REGISTRAZIONE UTENTI E AZIENDE FORNITRICI .......................................... 3
1.1
Registrazione nuova utenza ........................................................................................................... 3
1.2
Autenticazione .............................................................................................................................. 10
1.3
Recupero dei dati dell’utenza ....................................................................................................... 13
1.4
Modifica dati utenza ...................................................................................................................... 13
1.5
Associazione di un utente ad una Azienda o ad un Professionista .............................................. 16
1.6
Aggiunta di un nuovo contatto da parte del referente/utente primario. ........................................ 28
1.6
Regole scelta password................................................................................................................ 42
2. QUESTIONARIO DATI AZIENDALI .................................................................... 47
2.1
Inserimento nuova domanda di qualifica: Dati aziendali .............................................................. 47
2.2
Ritiro del questionario Dati Aziendali ............................................................................................ 57
2.3 Rinnovo di una domanda di qualifica................................................................................................. 60
2.3.1) Questionario in AutoApprovazione ............................................................................................................60
2.3.2) Questionario procedura standard ..............................................................................................................60
3. QUESTIONARIO CATEGORIA .......................................................................... 63
3.1
Scelta Categorie Merceologiche ................................................................................................... 63
3.2
Compilazione questionario di categoria ........................................................................................ 67
3.3
Ritiro di una domanda di categoria ............................................................................................... 74
3.4
Rinnovo di una domanda di categoria in scadenza ...................................................................... 77
3.5
Rimozione di una categoria scaduta da parte di un fornitore ....................................................... 78
3.6
Domande di categoria Qualificate / da Integrare .......................................................................... 80
4. SCADENZARIO ................................................................................................... 80
4.1
Comunicazioni .............................................................................................................................. 86
1. REGISTRAZIONE UTENTI E AZIENDE FORNITRICI
1.1 Registrazione nuova utenza – procedura standard
Accedere al sito.Selezionare il link “REGISTRAZIONE UTENTE”:
Si apre la pagina di inserimento dei dati del nuovo utente :
Per la Pubblica Amministrazione invece il sistema visualizzerà la seguente schermata :
Per registrarsi è necessario compilare i campi presenti nella pagina. I campi con il simbolo (*) sono
obbligatori.
Per completare la registrazione è necessario accettare le condizioni contrattuali e premere il tasto
“PROSEGUI”:
Nel caso in cui si registra per la stessa azienda un secondo utente (utente secondario), e quest’ultimo
utilizza l’indirizzo e-mail dell’utente primario già registrato, (magari l’indirizzo mail è quello generico
dell’azienda a cui l’utente primario si è già associato) il sistema propone il seguente messaggio
Se invece l’utente secondario si registra con una mail differente il messaggio sarà
1.2 Registrazione nuova utenza – procedura “invito fornitore”
Questa procedura è valida solo nel caso in cui l’azienda cliente decida di implementare la funzionalità
“invito fornitore” . In questo caso qualsiasi fornitore deve essere invitato espressamente dal buyer e
non può registrarsi in autonomia utilizzando il tab Registra Utente che non è presente sulla Home Page
del sito.
Dopo l’invito il fornitore riceve una notifica via mail di seguito riportata; selezionando il link presente
nel testo della mail è possibile accedere alla pagina di registrazione dell’utente
Gentile utente ,
La informiamo che è stata generata per Lei l'utenza di accesso al Portale di Qualifica Fornitori di
AZIENDA_BUYER. Per attivare l'account La invitiamo a cliccare su
http://testvendor2.i-faber.com/vm2_..../userRegistration
Le ricordiamo che per accedere al sito dovrà utilizzare come id utente il Suo indirizzo di posta
elettronica e come password quella inserita in fase di registrazione. Per qualunque necessità di
supporto tecnico può contattare l'help desk al numero +39 02 XXX XXX / XX o inviare una mail
all'indirizzo di posta elettronica [email protected].
Cordiali saluti.
Amministratore di sistema
Il messaggio è; stato generato automaticamente dal Portale di AZIENDA_BUYER. Si prega di non
rispondere a questa e-mail.
Per registrarsi è necessario compilare i campi presenti nella pagina. I campi con il simbolo (*) sono
obbligatori.
Per completare la registrazione è necessario accettare le condizioni contrattuali e premere il tasto
“PROSEGUI”:
Il sistema mostra il messaggio di conferma della registrazione effettuata.
Da selezionare il tasto “OK”.
il sistema invia un’ulteriore mail di notifica all’utente fornitore il cui testo è qui sotto riportato
Gentile utente ,
La informiamo che è stata generata per Lei l'utenza di accesso al Portale di Qualifica Fornitori di
AZIENDA_BUYER. Per attivare l'account La invitiamo a cliccare su
http://testvendor2.i-faber.com/vm2_..../userRegistration
Le ricordiamo che per accedere al sito dovrà utilizzare come id utente il Suo indirizzo di posta
elettronica e come password quella inserita in fase di registrazione. Per qualunque necessità di
supporto tecnico può contattare l'help desk al numero +39 02 XXX XXX / XX o inviare una mail
all'indirizzo di posta elettronica [email protected].
Cordiali saluti.
Amministratore di sistema
Il messaggio è; stato generato automaticamente dal Portale di AZIENDA_BUYER. Si prega di non
rispondere a questa e-mail.
Utilizzando il link presente nella mail l’utente fornitore accede al sistema.
A questo punto l’utente può associare l’azienda (vedi paragrafo 1.3 Autenticazione)
1.3 Autenticazione
Dopo la registrazione viene inviata una e-mail all’indirizzo inserito in fase di registrazione (all’indirizzo
PEC se inserito), in cui è presente un link di attivazione dell’utenza che deve essere selezionato:
Selezionando il link presente nella mail si accede alla pagina di attivazione dell’utente in cui viene
mostrato il messaggio di notifica della corretta attivazione dell’utente stesso.
Se l’utente seleziona il link contenuto nel messaggio di notifica si accede alla HomePage del PORTALE
QUALIFICA FORNITORI.
Per accedere alla piattaforma VENDOR MANAGEMENT è necessario inserire nei campi Username e
Password, rispettivamente, l’indirizzo e-mail e la password scelte in fase di registrazione
Se invece l’utente seleziona due volte il link contenuto nella notifica via e-mail, il sistema propone la
schermata di seguito riportata. In questo caso è necessario accedere al Portale Qualifica Fornitori
tramite il link utilizzato per la registrazione.
Se almeno in uno dei due campi (USERNAME, PASSWORD ) viene inserito un valore non corretto, il
sistema mostra il seguente messaggio:
1.4 Recupero dei dati dell’utenza
Nel caso in cui l’utente dimentica la password inserita in fase di registrazione è necessario accedere al
sito e selezionare il link “RECUPERO PASSWORD”:
Inserire l’indirizzo e-mail per il quale si richiede la password e premere sul tasto “CONFERMA
Il sistema in automatico invia una e-mail all’indirizzo di posta contenente la nuova password da
utilizzare per accedere all’applicazione.
Una volta effettuato l’accesso con la nuova password è possibile modificarla come indicato nel
paragrafo successivo
Il sistema mostra il seguente messaggio
.
1.5 Modifica dati utenza
Accedere al sito ed effettuare l’accesso alla piattaforma con Username e Password dell’utente per il
quale si vogliono modificare i dati. Nella parte superiore è presente il link “PREFERENZE DI SISTEMA”
che deve essere selezionato per aggiornare i dati dell’utente
Qui di seguito la pagina per la modifica dei dati dell’utente; dopo aver modificato i dati selezionare il
tasto “SALVA” per renderli attivi
Dopo la selezione del tasto “SALVA”, il sistema visualizza un messaggio di conferma delle modifiche
.
Nel caso in cui si vuole modificare la Password e non si tiene conto della regola impostata dal cliente,
nel momento in cui si seleziona il tasto “SALVA” il sistema mostra il messaggio riportato di seguito
1.6 Associazione di un utente ad una Azienda o ad un Professionista
A) AZIENDA
Accedere al sito ed effettuare l’accesso alla piattaforma con Username e Password dell’utente
primario del fornitore.
Selezionando il link “LOGIN” si apre la pagina “Piattaforma” che permette di associare l’utente ad
un’azienda di riferimento:
Se la Piattaforma di VENDOR MANAGEMENT è integrata con la Piattaforma GARE, il sistema
presenta questa pagina:
Per registrare una nuova azienda è necessario inserire:
• Nazione : quella dell’azienda che si sta associando
• Partita IVA: quella dell’azienda che si sta associando
• Ragione sociale: quella dell’azienda che si sta associando
Selezionare il tasto ‘VAI’
Se l’azienda è nuova appare il seguente messaggio:
Premendo poi il tasto “SI’” appare il messaggio :
Se invece l’azienda è già registrata appare il seguente messaggio:
La Ragione Sociale inserita è visibile nel menù a tendina delle aziende di riferimento nella sezione
“ACCEDI AL VENDOR”.
Selezionare l’ “Azienda di riferimento” e premere il tasto “ACCEDI”.
Il sistema apre automaticamente la pagina di ‘RIEPILOGO’. Per ulteriori approfondimenti sulla pagina
‘RIEPILOGO’ vedere il capitolo 2 (pag 42)
B) PROFESSIONISTI
Accedere al sito ed effettuare l’accesso alla piattaforma con Username e Password dell’utente
primario del fornitore
Selezionando il link “LOGIN” si apre la pagina “Piattaforma” che permette di associare l’utente ad
un’azienda di riferimento
Per registrare una nuova azienda è necessario inserire:
• Nazione : quella dell’azienda che si sta associando
• Partita IVA / Codice Fiscale : Partita IVA o Codice Fiscale dell’azienda che si sta associando
• Ragione sociale: quella dell’azienda che si sta associando
e selezionare il tasto ‘VAI’
Se l’azienda è nuova appare il seguente messaggio:
Premendo poi il tasto “SI’” appare il messaggio :
Se invece l’azienda è già registrata appare il seguente messaggio:
La Ragione Sociale inserita è visibile nel menù a tendina delle aziende di riferimento nella sezione
“Accedi ad una piattaforma”. Selezionare l’ “Azienda di riferimento” nella sezione ‘Accedi all’Albo’ e
premere il tasto “ACCEDI”.
Il sistema apre automaticamente la pagina di ‘RIEPILOGO’. Per ulteriori approfondimenti sulla pagina
‘RIEPILOGO’ vedere il capitolo 2 (pag 42)
C) AZIENDA CON RICHIESTA DI CRO (Codice Riferimento Operazione)
Alcuni clienti chiedono al fornitore anche l’inserimento del codice CRO (Codice Riferimento
Operazione): in questo campo sarà inserito il codice del bonifico effettuato per il pagamento del
servizio. Il sistema effettua dei controlli sul codice inserito.
Selezionando il link “LOGIN” si apre la pagina “Piattaforma” che permette di associare l’utente ad
un’azienda di riferimento
Per registrare una nuova azienda è necessario inserire:
• Nazione : quella dell’azienda che si sta associando
• Partita IVA : quella dell’azienda che si sta associando
• Ragione sociale: quella dell’azienda che si sta associando
• CRO (Codice Riferimento Operazione): codice del bonifico relativo al pagamento effettuato
Selezionare il tasto ‘VAI’
precedentemente
per rendere attiva l’associazione dell’azienda all’utente registrato
Se l’azienda è nuova appare il seguente messaggio:
Premendo poi il tasto “SI’” appare il messaggio :
Se invece l’azienda è già registrata appare il seguente messaggio:
La Ragione Sociale inserita è visibile nel menù a tendina delle aziende di riferimento nella sezione
“Accedi al Portale Fornitori”. Selezionare l’ “Azienda di riferimento” e premere il tasto “ACCEDI”.
Il sistema apre automaticamente la pagina di ‘RIEPILOGO’. Per ulteriori approfondimenti sulla pagina
‘RIEPILOGO’ vedere il capitolo 2 (pag 42)
Nella pagina di ‘RIEPILOGO’ è presente il tab ‘INFO CRO’; selezionandolo si accede ad una pagina
dove poter visualizzare tutti i codici CRO inseriti con le date di inserimento e di scadenza.
Inoltre è possibile aggiungere, nell’apposito campo, il nuovo codice CRO se il precedente è scaduto;
per rendere attive le modifiche è necessario premere il tasto ‘INSERISCI’
Il sistema mostrerà il seguente messaggio:
1.6
Aggiunta di un nuovo contatto da parte del referente/utente primario.
Il sistema prevede che possa essere aggiunto un ulteriore utente (utente secondario) all’azienda
fornitrice già registrata ed associata ad un utente referente/utente primario .
L’aggiunta di un contatto secondario ad un’impresa già registrata nell’applicazione può essere effettuata
con due differenti modalità:
A) l’utente secondario non registrato richiede l’associazione all’azienda fornitrice per la quale si
è già registrato l’utente primario (referente);
L’utente secondario si registra nell’applicazione seguendo la procedura di “REGISTRAZIONE UTENTE”
standard (vedi pag.6). Una volta autenticato inserisce la Partita IVA corrispondente all’azienda alla
quale vuole essere associato, come da procedura standard.
Premere il tasto “VAI”
Il sistema mostra il seguente messaggio. Premere il tasto ‘SI’
Il sistema ci mostra un ulteriore messaggio a cui dare ‘OK’ :
Premendo ‘OK’, l’utente primario della stessa azienda riceve una mail o una PEC (Posta Elettronica
Certificata,se inserita in fase di registrazione nell’apposito campo) che comunica la richiesta di
affiliazione dell’utente secondario.
Per completare l’abilitazione, l’utente primario deve accedere all’applicazione e confermare
l’associazione dell’utente all’azienda
Nella sezione ‘Gestione utenti’ è presente la notifica di richiesta dell’utente secondario in stato ‘Da
Confermare’.
Per confermare l’associazione, l’utente primario preme il pulsante “MODIFICA” (simbolo matita)
Tasto MODIFICA
il sistema mostra la seguente pagina ovvero quella in cui l’utente primario ha la possibilità di confermare
l’associazione tramite il tasto “CONFERMA”.
I dati già presenti sono i seguenti:
• Associato all’azienda: Nome dell’azienda a cui l’utente secondario si è associato
• Abilitato: Campo già valorizzato – l’utente primario può togliere la “spunta” per non
associare l’utente secondario all’azienda.
• Stato: ‘DA CONFERMARE’ (lo stato sarà modificato dopo la selezione del tasto CONFERMA).
L’utente secondario (che ha chiesto l’abilitazione) può essere già associato ad un altro fornitore.
In questo caso il sistema prevede un’ulteriore conferma da parte dell’utente primario.
Scegliendo “SÌ” lo stato dell’utente secondario diventa “ABILITATO”
il sistema mostra la seguente schermata
A questo punto il sistema invia automaticamente una notifica all’utente secondario per avvisarlo che è
stato Abilitato
B) l’utente primario aggiunge l’utente secondario. In questo caso il nuovo utente può
anche non essere ancora registrato nell’applicazione.
B.1) Utente secondario non ancora registrato
L’utente primario (referente dell’azienda fornitrice) accede al sito con le proprie credenziali . Seleziona il
link “Preferenze di sistema”; nella sottosezione ‘Gestione utenti’ preme il tasto ‘AGGIUNGI’ per
aggiungere un nuovo utente secondario.
Il sistema visualizza la seguente maschera in cui l’utente primario inserisce l’indirizzo e-mail dell’utente
secondario e l’azienda alla quale vuole associarlo (tramite il menu a tendina). Successivamente deve
premere il tasto “ASSOCIA
Viene mostrato il seguente messaggio di conferma che l’utente non è ancora registrato
nell’applicazione:
Scegliendo “SÌ” verrà inviata al nuovo utente una e-mail di richiesta di associazione
:
Il testo della mail è il seguente :
Gentile utente,
La informiamo che marco verdi Le ha inviato una richiesta di associazione all'azienda
TESTSOLVE sul Portale di Qualifica Fornitori di AZIENDA_BUYER .
Nel caso Lei non sia ancora registrato, per procedere selezioni il seguente link ………… e
successivamente il pulsante Registrazione utente. Una volta registrato richieda l'associazione
all'azienda TESTSOLVE tramite pagina "Piattaforma".
Nel caso, invece, in cui Lei sia già registrato, potrà confermare l'associazione tramite il menu
"Preferenze di Sistema", sezione "Gestisci Profilo".
Per qualunque necessità di supporto tecnico può contattare l'help desk al numero +39 02….. o
inviare una mail all'indirizzo di posta elettronica ………..
A questo punto l’utente secondario che ha ricevuto l’e-mail dovrà registrarsi all’applicazione utilizzando
il link presente nella mail seguendo la procedura di “REGISTRAZIONE UTENTE” standard (vedi pag.6).
Una volta che l’utente secondario si è registrato è necessario che richieda l’associazione all’azienda alla
quale l’utente primario lo ha invitato tramite la pagina “Piattaforma”.
Premere il tasto “VAI”
Il sistema mostra il seguente messaggio. Premere il tasto ‘SI’
Il sistema ci mostra un ulteriore messaggio a cui dare ‘OK’ :
Premendo ‘OK’, l’utente primario della stessa azienda riceve una mail o una PEC (Posta Elettronica
Certificata,se inserita in fase di registrazione nell’apposito campo) che comunica la richiesta di
affiliazione dell’utente secondario.
Per completare l’abilitazione, l’utente primario deve accedere all’applicazione e confermare
l’associazione dell’utente all’azienda
Nella sezione ‘Gestione utenti’ è presente la notifica di richiesta dell’utente secondario in stato ‘Da
Confermare’.
Per confermare l’associazione, l’utente primario preme il pulsante “MODIFICA” (simbolo matita)
Tasto MODIFICA
il sistema mostra la seguente pagina ovvero quella in cui l’utente primario ha la possibilità di confermare
l’associazione tramite il tasto “CONFERMA”.
I dati già presenti sono i seguenti:
• Associato all’azienda: Nome dell’azienda a cui l’utente secondario si è associato
• Abilitato: Campo già valorizzato – l’utente primario può togliere la “spunta” per non
associare l’utente secondario all’azienda.
• Stato: ‘DA CONFERMARE’ (lo stato sarà modificato dopo la selezione del tasto CONFERMA).
L’utente secondario (che ha chiesto l’abilitazione) può essere già associato ad un altro fornitore.
In questo caso il sistema prevede un’ulteriore conferma da parte dell’utente primario.
Scegliendo “SÌ” lo stato dell’utente secondario diventa “ABILITATO”
il sistema mostra la seguente schermata
A questo punto il sistema invia automaticamente una notifica all’utente secondario per avvisarlo che è
stato Abilitato
B.2) Utente secondario già registrato
L’utente primario (referente dell’azienda fornitrice) accede al sito con le proprie credenziali . Seleziona il
link “Preferenze di sistema” il sistema visualizza la pagina mostrata di seguito.
Nella sezione ‘Gestione utenti’ l’utente primario preme il pulsante “AGGIUNGI” per aggiungere un
nuovo utente secondario
Il sistema visualizza la seguente maschera in cui l’utente primario inserisce l’indirizzo e-mail dell’utente
secondario e seleziona l’azienda alla quale vuole associare lo stesso (tramite il menu a tendina). Preme
poi il tasto “ASSOCIA” :
Un messaggio conferma che l’utente secondario è già registrato nell’applicazione:
Scegliendo “SÌ” viene inviata una e-mail all’utente secondario:
Il cui Testo è il seguente:
Gentile utente,
La informiamo che marco verdi Le ha inviato una la richiesta di associazione all'azienda
TESTSOLVE sul Portale di Qualifica Fornitori di AZIENDA_BUYER .
Nel caso Lei non sia ancora registrato, per procedere selezioni il seguente link ………… e
successivamente il pulsante Registrazione utente. Una volta registrato richieda l'associazione
all'azienda TESTSOLVE tramite pagina "Piattaforma".
Nel caso, invece, in cui Lei sia già registrato, potrà confermare l'associazione tramite il menu
"Preferenze di Sistema", sezione "Gestisci Profilo".
Per qualunque necessità di supporto tecnico può contattare l'help desk al numero +39 02….. o
inviare una mail all'indirizzo di posta elettronica ………..
A questo punto è necessario che l’utente secondario confermi l’invito ad associarsi all’azienda
dell’utente primario: deve accedere all’applicazione con le proprie credenziali e selezionare il link
“Preferenze di sistema”, il sistema visualizza la pagina “GESTIONE PROFILO” in cui è presente una
sezione dedicata alle “Relazioni dell’utente con le altre aziende” dove è visibile appunto la sua
relazione con l’azienda a cui l’utente primario ha chiesto l’associazione.Per confermare l’associazione
con la nuova Azienda l’utente secondario deve premere il pulsante “CONFERMA”:
Il sistema visualizza il seguente messaggio di conferma che l’associazione è stata effettuata
correttamente:
:
1.7
Regole scelta password
Qui di seguito sono riportate le regole di scelta della password in fase di registrazione dell’utente in
base alla configurazione scelta dal cliente per il quale ci si deve registrare.
-
Il requisito minimo di caratteri per la password previsto dalla normativa sulla privacy è 8. Nel caso
in cui non si sia fatta questa scelta il sistema mostra il seguente messaggio:
-
Conferma nuova password : Se in fase di Registrazione l’utente inserisce, nel campo ‘Conferma
nuova password’, una password differente da quella inserita nel campo Password
Il sistema visualizza il messaggio mostrato di seguito
-
Inserire la password in base alla configurazione scelta dal cliente ; esistono tre livelli di
configurazione differenti :
Livello 0 : Nessun vincolo sulla scelta della password; il sistema accetta qualsiasi password inserita in
fase di registrazione.
Livello 1 : Da inserire una password che contenga almeno un numero, almeno un carattere maiuscolo
e un carattere minuscolo; in caso nella scelta della password non si siano seguite le regole sopra
indicate, il sistema mostra il seguente messaggio:
Livello 2 : Da inserire una password che contenga almeno un numero, almeno un carattere
maiuscolo,almeno un carattere minuscolo e un carattere speciale [per es. trattino (-), underscore (_),
chiocciola (@), punto esclamativo (!), punto interrogativo (?) ] ; la password non può contenere più di tre
caratteri consecutivi già presenti nello username . Vediamo il caso seguente :
username = [email protected]
password = Welcome1!
Questa password non viene accettata dal sistema perché contiene tre caratteri consecutivi uguali a
quelli inseriti già nello username. In questo caso il sistema mostra il seguente messaggio di errore:
-
Durata massima della password lato fornitore (in giorni): il cliente ha inserito la durata massima
della password dopo la quale il sistema invia una notifica per il rinnovo della stessa, a partire
da 7 giorni prima della scadenza, in fase di login viene mostrato il seguente messaggio:
Premendo il tasto “SI” viene presentata una maschera per l’aggiornamento della password
contenente tre caselle di testo per inserire la vecchia password, la nuova password e la conferma
della nuova password.
-
vecchia password
-
nuova password
-
conferma nuova password
Premendo il pulsante “Conferma” la piattaforma effettuerà il controllo tra le “n” password già utilizzate
recentemente e la verifica di tutti i vincoli legati ai parametri di configurazione.
In particolare
-
se l’utente inserisce una password già utilizzata tra le precedenti “n” (dove “n” è il parametro “Numero
minimo di password non ripetute” presente nel tab “variabili di sistema” del menù Preferenze di
sistema) compare il messaggio “La password inserita è già stata utilizzata precedentemente”.
A questo punto l’utente preme il tasto “OK” per chiudere il messaggio e inserisce una nuova password
-
se l’utente viola o il vincolo sulla lunghezza minima o sulla complessità della password viene mostrato
invece il relativo messaggio
È’ presente anche la funzionalità di “blocco password” nel caso in cui vengano effettuati più di due tentativi di
accesso con password errata. In questo caso verrà mostrato il seguente messaggio.
Dovrà essere utilizzata la funzionalità di ‘Recupero password’ per ripristinare l’accesso alla piattaforma.
Se l’utente inserisce correttamente la password senza violare le regole il sistema mostra il seguente
messaggio:
2. QUESTIONARIO DATI AZIENDALI
2.1 Inserimento nuova domanda di qualifica: Dati aziendali
Accedere al sito ed effettuare l’accesso alla piattaforma con Username e Password dell’utente.
Selezionare l’ “Azienda di riferimento” e premere il tasto “ACCEDI”.
:
Si apre la pagina di ‘RIEPILOGO’ relativa alle domande di qualifica:
Per compilare il questionario generale relativo ai Dati aziendali premere il tasto ‘MODIFICA’ nella
sezione “Dati Aziendali” in corrispondenza della Domanda generale in stato ‘BOZZA’. A fianco della
domanda generale il sistema riporta la percentuale di completamento (Completamento 7%) che
dipende dal numero di domande obbligatorie inserite dal cliente nel questionario generale e dalle
risposte riportate in automatico dal sistema prendendole dai dati inseriti dall’utente in fase di
registrazione ed associazione azienda.
Selezionando il tasto ‘VISUALIZZA’ si può vedere la lista delle domande e delle risposte del
questionario “Dati Aziendali”.
Dopo aver selezionato il tasto ‘MODIFICA’, si apre la pagina di compilazione del questionario
riguardante i Dati Aziendali.
Il questionario “Dati Aziendali” è diviso in 7 diverse sottosezioni che potrebbero essere differenti per
cliente:
• Dati Anagrafici: Generali
• Dati Anagrafici: Sedi
• Dati Anagrafici: Altre Sedi
• Tipologia di Attività
• Struttura Organizzativa e Societaria
• Qualità Ambiente e Sicurezza
•
Dichiarazioni
Di fianco ad ogni sezione è presente un pallino con una colorazione differente:
-rosso: nel questionario sono presenti domande obbligatorie da compilare; dopo aver completato la
compilazione delle stesse, il pallino assumerà la colorazione verde
-arancione: quando non sono state compilate tutte le domande obbligatorie nella stessa sezione
-verde: quando sono state compilate tutte le domande obbligatorie nella stessa sezione
Quando il colore è verde, sarà possibile accedere alla sezione successiva premendo il tasto “Avanti”.
Per i questionari molto lunghi il cliente può scegliere di visualizzare le domande su più pagine.
Nota bene: Le risposte del questionario vanno sempre salvate in Bozza prima di cambiare sezione o
Pagina
Se sono presenti più pagine
nel questionario
Quando è stata compilata l’ultima sezione e quindi anche i pallini di fianco alle sezioni sono tutti verdi,
premere il tasto “PROSSIMO STEP” per completare i passi successivi necessari per la presentazione
del questionario.
Il sistema visualizza la pagina ‘Gestione dati del firmatario’: qui vengono presentati i dati dell’utente
primario. I campi con il simbolo (*) sono obbligatori. Il campo ‘Fotocopia documento identità’ potrebbe
essere obbligatorio in questo caso è necessario inserire l’allegato.
E’ possibile modificare i dati visualizzati nella pagina inserendo quelli del firmatario.
E’ obbligatorio scegliere, dal menù a tendina ‘Carica aziendale’, la carica aziendale, in questa tendina
può essere visibile il Titolare/Rappresentante Legale o il Procuratore/Delegato.
Le modifiche apportate ai dati saranno attive premendo il tasto ‘Salva’ .
Per passare allo step successivo, dalla pagina Gestione dati del firmatario l’utente seleziona il tasto
“PROSSIMO STEP” il sistema visualizza la pagina “Upload Dati Aziendali”.
A sistema sono presenti due procedure di Presentazione della domanda di qualifica del questionario
generale :
1) Il fornitore può, a sua discrezione, scaricare il documento PDF che mostra il riepilogo delle risposte
fornite nel questionario solo per visualizzare e archiviare quanto compilato. In questo caso premere il
tasto “Scarica PDF”
Per presentare la domanda di qualifica premere il tasto ‘Presenta domanda di qualifica’
Vediamo la pagina qui sotto riportata:
2) Il fornitore deve obbligatoriamente scaricare il documento PDF premendo il tasto “Scarica PDF” , che
mostra il riepilogo delle risposte fornite nel questionario. A questo punto è necessario salvare il file PDF
in locale, firmarlo e allegarlo nuovamente tramite il pulsante “Carica” per procedere con la
presentazione.
Il file PDF si comporta come segue :
-
Se è stata richiesta e attivata da parte del buyer la procedura del documento PDF con firma
digitale, appena caricato il file, il sistema mostrerà il seguente simbolo
firmato digitalmente)
(file caricato
Se il caricamento del file PDF non fosse effettuato con firma digitale apparirà il messaggio
Nel caso in cui il file PDF caricato e firmato digitalmente non sia coincidente con quello
scaricato si riceverà il seguente avviso:
Nel caso in cui il file PDF caricato e firmato digitalmente coincida con quello scaricato si
riceverà il seguente avviso : “Upload del file completato, procedere presentando il questionario”
Premendo il tasto “SÌ” sarà comunque possibile procedere con la presentazione della domanda
-
Se viene firmato e allegato tramite il pulsante “Carica”,il sistema ci manda nella pagina di
‘Riepilogo’ dove si può trovare un quadratino colorato in corrispondenza della domanda del
questionario generale:
(quadratino rosso) se il file PDF viene scaricato e salvato in una cartella diversa da quella
proposta dal sistema. In questo caso il file perde il suo nome originale e quindi viene
riconosciuto dal sistema come diverso, può essere firmato non digitalmente, salvato in
formato PDF e allegato nuovamente tramite il tasto “Carica”. E’ possibile procedere con la
qualifica delle categorie.
(quadratino verde) se il file PDF viene scaricato e salvato nella cartella proposta dal sistema.
In questo caso il file conserva il suo nome originale e quindi il sistema lo riconosce come
coincidente con quello scaricato.
Premendo il tasto “SÌ” sarà comunque possibile procedere con la presentazione della domanda.
Per completare l’operazione premere il tasto “PRESENTA DOMANDA DI QUALIFICA”.
Un messaggio ne conferma la presentazione:
Nella sezione “RIEPILOGO” del TAB Dashboard, viene visualizzata la domanda correttamente
presentata:
2.2 Ritiro del questionario Dati Aziendali
Accedere al sito ed effettuare l’accesso alla piattaforma con Username e Password dell’utente
Selezionando il link “LOGIN” si apre la pagina “Piattaforma”. Scegliere l’ “Azienda di riferimento”
nella sezione “ACCEDI AL VENDOR” e premere il tasto “ACCEDI”.
Il sistema apre automaticamente la pagina “RIEPILOGO” in cui è presente la sezione “Dati Aziendali”
Se il Questionario dei “Dati Aziendali” è stato presentato tramite il tasto “PRESENTA DOMANDA DI
QUALIFICA” (vedi cap. 2.1) e quindi la “Nuova domanda generale” risulta in stato “Presentata”, la
stessa può essere modificata premendo il pulsante “RITIRA” che si trova nella stessa pagina;
quest’azione non può essere intrapresa se lo stato della domanda è “Presentata (presa in carico)” dal
cliente invece di “Presentata”:
Selezionando il pulsante “RITIRA” il sistema visualizza il seguente messaggio:
Premendo il tasto ‘SI’ il sistema visualizza il messaggio di conferma del Ritiro della domanda; si
richiede di dare ‘OK’ al messaggio seguente:
Lo Stato della domanda cambia tornando in “BOZZA”. Ora è possibile aggiornare il questionario e
successivamente ripresentarlo premendo il tasto “MODIFICA”. Per ripresentare la domanda di qualifica
vedi cap 2.1
Selezionando il tasto “MODIFICA” il sistema mostra la seguente schermata :
2.3 Rinnovo di una domanda di qualifica
2.3.1) Questionario in AutoApprovazione
Nel caso di Questionario in Autoapprovazione lato buyer, dopo la prima presentazione del questionario
il sistema mostrerà il pulsante “RIPRESENTA” e sarà quindi sempre possibile modificare le informazioni
contenute nel questionario Dati aziendali. Si richiede di selezionare l’apposito pulsante
“RIPRESENTA”, visibile nella seguente schermata. Il sistema segue il flusso del prgf. 2.1.
2.3.2) Questionario procedura standard
Alla scadenza del Questionario generale, il sistema invia una notifica all’utente di riferimento ; entrando
a sistema nella sezione “RIEPILOGO” troviamo il nuovo stato “Scaduta” riferito al questionario Dati
Aziendali. Per Ripresentare il questionario si richiede di selezionare l’apposito pulsante “RIPRESENTA”
visibile nella seguente schermata:
Selezionando il pulsante “RIPRESENTA” il sistema mostra il seguente messaggio:
Selezionando il tasto “SI” viene visualizzato il messaggio :
Premendo “OK” il sistema visualizza la schermata seguente in cui è possibile procedere con la
modifica dei dati del Questionario premendo il tasto “MODIFICA”.
Dopo aver effettuato le modifiche, è opportuno salvarle utilizzando il tasto “Salva Bozza”; per
proseguire con la presentazione del questionario generale selezionare il tasto “PROSSIMO STEP”, il
sistema segue il flusso del prgf. 2.1
3. QUESTIONARIO CATEGORIA
3.1 Scelta Categorie Merceologiche
Accedere al sito ed effettuare l’accesso alla piattaforma con Username e Password dell’utente
Selezionando il link “LOGIN” si apre la pagina “Piattaforma”. Scegliere l’ “Azienda di riferimento”
nella sezione “ACCEDI AL VENDOR” e premere il tasto “ACCEDI”.
Il sistema apre automaticamente la pagina “RIEPILOGO”.
Prima di compilare il questionario di Categoria è necessario scegliere le categorie merceologiche di
appartenenza. Dalla pagina ‘RIEPILOGO’ è possibile premere il tasto “AGGIUNGI CATEGORIE”:
Il sistema visualizzerà la sezione seguente che contiene l’albero delle categorie:
Il sistema ci propone tre tipi di ricerca :
1. effettuare una ricerca per nome categoria (Cerca per nome) tramite il motore di ricerca
interno se si conosce il nome esatto della categoria.
In questo caso dare l’ok e il sistema effettuerà la ricerca
2. effettuare una ricerca per codice associato alla categorie (Cerca per codice categoria)
tramite il motore di ricerca interno se si consce il codice o la chiave esatta della
categoria.
In questo caso dare l’ok e il sistema effettuerà la ricerca
3. navigare l'albero delle categorie nella sezione ‘Selezione categorie’; l’albero potrebbe
essere composto da vari livelli, è quindi necessario selezionare la freccetta di fianco al
nome della singola categoria per accedere al livello inferiore; all’ultimo livello hanno di
fianco un quadratino selezionabile : spuntare il/i quadratini delle categorie per le quali ci
si vuole candidare.
Dopo aver scelto le categorie premere il pulsante “Aggiungi Selezionate”
La/le categoria/e viene aggiunta nell’ ’Elenco categorie del fornitore‘ del fornitore; tutte le categorie
risultano in stato "BOZZA".
Per procedere con la compilazione del questionario di categoria, è necessario selezionare la categoria
d’interesse e premere il tasto "Prossimo step".
Nella schermata seguente il sistema ci propone la lista delle domande del questionario per la categoria
selezionata in precedenza; la categoria scelta è visualizzata nel menù a tendina “Categoria”. E’
possibile modificare la scelta della categoria semplicemente selezionando un’altra categoria dal menù a
tendina. A questo punto il sistema ci proporrà le domande del questionario relative all’ultima categoria
scelta nel menù.
3.2 Compilazione questionario di categoria
Per ogni categoria merceologica si potrebbe trovare una lista di domande differenti. E’ necessario
presentare la domanda di qualifica per ogni singola categoria merceologica da qualificare.
Dopo aver risposto alle domande, è opportuno salvarle utilizzando il tasto “Salva Bozza”; per
proseguire con la presentazione del questionario di categoria selezionare il tasto “PROSSIMO STEP”,
Il sistema visualizza la pagina ‘Gestione dati del firmatario’: qui vengono presentati i dati dell’utente
primario. I campi con il simbolo (*) sono obbligatori. Il campo ‘Fotocopia documento identità’ potrebbe
essere obbligatorio in questo caso è necessario inserire l’allegato.
E’ possibile modificare i dati visualizzati nella pagina inserendo quelli del firmatario.
E’ obbligatorio scegliere, dal menù a tendina ‘Carica aziendale’, la carica aziendale, in questa tendina
può essere visibile il Titolare/Rappresentante Legale o il Procuratore/Delegato.
Le modifiche apportate ai dati saranno attive premendo il tasto ‘Salva’ .
Per passare allo step successivo, dalla pagina Gestione dati del firmatario l’utente seleziona il tasto
“PROSSIMO STEP” il sistema visualizza la pagina “Upload Categoria Merceologica”.
A sistema sono presenti due procedure di Presentazione della domanda di qualifica del questionario
generale :
1) Il fornitore può, a sua discrezione, scaricare il documento PDF che mostra il riepilogo delle risposte
fornite nel questionario solo per visualizzare e archiviare quanto compilato. In questo caso premere il
tasto “Scarica PDF”
Per presentare la domanda di qualifica premere il tasto ‘Presenta domanda di qualifica’
Vediamo la pagina qui sotto riportata:
2) Il fornitore deve obbligatoriamente scaricare il documento PDF premendo il tasto “Scarica PDF” , che
mostra il riepilogo delle risposte fornite nel questionario. A questo punto è necessario salvare il file PDF
in locale, firmarlo e allegarlo nuovamente tramite il pulsante “Carica” per procedere con la
presentazione.
Il file PDF si comporta come segue :
-
Se è stata richiesta e attivata da parte del buyer la procedura del documento PDF con firma
digitale, appena caricato il file, il sistema mostrerà il seguente simbolo
firmato digitalmente)
(file caricato
Se il caricamento del file PDF non fosse effettuato con firma digitale apparirà il messaggio
Nel caso in cui il file PDF caricato e firmato digitalmente non sia coincidente con quello
scaricato si riceverà il seguente avviso:
Nel caso in cui il file PDF caricato e firmato digitalmente coincide con quello scaricato si
riceverà il seguente avviso : “Upload del file completato, procedere presentando il questionario”
Premendo il tasto “SÌ” sarà comunque possibile procedere con la presentazione della domanda
-
Se il file PDF, viene firmato e allegato tramite il pulsante “Carica”, a questo punto il sistema
visualizza il tasto “PRESENTA DOMANDA DI QUALIFICA” che è necessario premere per
la presentazione della domanda di categoria. Dopo aver premuto il tasto il sistema ci
manda nella pagina di ‘Riepilogo’ dove si può trovare un quadratino colorato in
corrispondenza della domanda del questionario generale:
(quadratino rosso) se il file PDF viene scaricato e salvato in una cartella diversa da quella
proposta dal sistema. In questo caso il file perde il suo nome originale e quindi viene
riconosciuto dal sistema come diverso, può essere firmato non digitalmente, salvato in
formato PDF e allegato nuovamente tramite il tasto “Carica”. E’ possibile procedere con la
qualifica delle categorie.
(quadratino verde) se il file PDF viene scaricato e salvato nella cartella proposta dal sistema.
In questo caso il file conserva il suo nome originale e quindi il sistema lo riconosce come
coincidente con quello scaricato.
In entrambi i casi per completare l’operazione è necessario premere il tasto “PRESENTA DOMANDA
DI QUALIFICA”.
Un messaggio ne conferma la presentazione:
Premendo il tasto “OK” il sistema,
-
nel caso in cui ci siano altre categorie per cui presentare la domanda di qualifica, il sistema
visualizza di nuovo la pagina ‘Dati di categoria’ in cui sono presenti le domande del
questionario relative alla categoria successiva; il sistema presenterà questa pagina tante volte
quante sono le categorie selezionate in precedenza e visibili scorrendo il menù a tendina
presente in questa pagina.
-
nel caso in cui non ci siano altre categorie per cui presentare la domanda di qualifica il sistema
visualizza il seguente messaggio:
Nella sezione “RIEPILOGO” del TAB Dashboard, viene visualizzata la domanda correttamente
presentata in stato di “ In Attesa” :
3.3 Ritiro di una domanda di categoria
Accedere al sito ed effettuare l’accesso alla piattaforma con Username e Password dell’utente
Selezionando il link “LOGIN” si apre la pagina “Piattaforma”. Scegliere l’ “Azienda di riferimento”
nella sezione “ACCEDI AL VENDOR” e premere il tasto “ACCEDI”.
Il sistema apre automaticamente la pagina “RIEPILOGO”, in cui è presente la sezione “Nuove domande
di qualifica”. Se nella sezione “Nuove domande di qualifica” è presente una categoria già presentata
per la qualifica (vedi cap. 3.2) che risulta in stato “In attesa”, le domande possono essere modificate
premendo il pulsante “RITIRA” che si trova nella stessa pagina; quest’azione non può essere intrapresa
se lo stato della domanda è “In attesa (presa in carico)” dal cliente invece di “In attesa”:
Selezionando il pulsante “RITIRA” il sistema visualizza il messaggio mostrato di seguito:
Premendo il tasto ‘SI’ il sistema visualizza il messaggio di conferma del Ritiro della domanda; si
richiede di dare ‘OK’ al messaggio seguente:
Lo Stato della domanda cambia tornando in “BOZZA”. Ora è possibile aggiornare il questionario di
qualifica e successivamente ripresentarlo premendo il tasto “MODIFICA”. Per ripresentare la domanda
di qualifica vedi cap. 3.2
3.4 Rinnovo di una domanda di categoria in scadenza
Quando una domanda di qualifica di categoria è in scadenza, 30 giorni prima o sulla base di quanto
previsto per la specifica istanza, viene inviata al fornitore una notifica o un messaggio PEC (per i
fornitori che hanno attivato la PEC). La domanda di qualifica può essere rinnovata mediante il tasto
“RIPRESENTA” in corrispondenza della domanda da aggiornare (Dashboard sezione “QUALIFICATE”):
Selezionando il tasto “RIPRESENTA” il sistema ci mostra il seguente messaggio
Selezionando il tasto “SI” viene mostrato il messaggio
Premendo “OK” il sistema mostra la schermata in cui la domanda di categoria torna in stato “Bozza” ed
è possibile aggiornare il questionario di qualifica e successivamente ripresentarlo premendo il tasto
“MODIFICA”. Per ripresentare la domanda di qualifica vedi cap. 3.2
3.5 Rimozione di una categoria scaduta da parte di un fornitore
Nella Dashboard è possibile vedere le domande di categoria che sono Scadute o In Scadenza come
mostrato nella seguente schermata. Nella stessa schermata è presente il tasto “RIMUOVI”.
Selezionando il tasto “RIMUOVI”, il sistema mostra il messagio
Selezionando il tasto “SI” il sistema elimina la domanda di categoria dall’elenco come mostrato nella
seguente schermata:
3.6 Domande di categoria Qualificate / da Integrare
Il cliente può decidere di far qualificare il fornitore su una categoria specifica; dopo aver eseguito questa
azione, la categoria viene visualizzata dal fornitore nella sezione “RIEPILOGO” in stato “Qualificate / da
integrare” .
E’ possibile decidere se rimuovere la categoria con l’apposito tasto “RIMUOVI” oppure compilare il
questionario di categoria utilizzando il pulsante “MODIFICA”. Per compilare la domanda di qualifica vedi
cap. 3.2
4. SCADENZARIO
Accedere al sito ed effettuare l’accesso alla piattaforma con Username e Password dell’utente
Selezionando il link “LOGIN” si apre la pagina “Piattaforma”. Scegliere l’ “Azienda di riferimento”
nella sezione “ACCEDI AL VENDOR” e premere il tasto “ACCEDI”.
Il sistema apre automaticamente la pagina “RIEPILOGO”. Selezionando il tab “SCADENZARIO” il
sistema apre la schermata di seguito mostrata . In questa sezione è possibile trovare la lista dei
documenti allegati dal fornitore durante la compilazione dei questionari, per i quali è stata fissata una
data/periodo di scadenza.
Nella tendina “Filtra scadenzario” sono presenti due criteri di ricerca :
•
Tutti : Selezionando questo criterio il sistema mostra tutti gli allegati sia scaduti che in scadenza.
•
Scaduti : Selezionando questo criterio il sistema mostra solo gli allegati scaduti.
Se nell’elenco “SCADENZARIO” è presente un documento in scadenza (vedi Data scadenza nella
colonna corrispondente) il sistema mostra l’azione “Aggiorna” (vedi Azioni nella colonna
corrispondente).
Selezionando il tasto “Aggiorna” il sistema ci mostra la pagina dove è possibile aggiornare il requisito.
. Si possono avere 3 tipi di aggiornamento:
1) Data di emissione: è necessario selezionare il tasto “Carica” per caricare il nuovo documento e
modificare il campo “Data di emissione” riferita al documento appena caricato. Il Periodo di validità
valorizzato nella schermata è quello impostato dal cliente .
Per rendere attive le modifiche selezionare il tasto “AGGIORNA”.
2)Periodo di scadenza: è necessario selezionare il tasto “Carica” per caricare il nuovo documento.
Per rendere attive le modifiche selezionare il tasto “AGGIORNA”.
3) Data scadenza: è necessario selezionare il tasto “Carica” per caricare il nuovo documento e
modificare il campo “Data scadenza” riferita al documento appena caricato
Per rendere attive le modifiche selezionare il tasto “AGGIORNA”.
Quando il documento presente nell’elenco “SCADENZARIO” è Scaduto il sistema ci mostra un
quadratino rosso in corrispondenza della colonna “Stato” e la “Data scadenza” nell’apposita colonna.
Il sistema potrebbe inviare delle notifiche per comunicare che il documento caricato scadrà o è già
scaduto. Vedi esempio qui sotto riportato:
Gentile utente,
La informiamo che il requisito Allegare certificato correttezza contributiva rilasciato
dall'ufficio INPS (D.U.R.C.) inserito all’interno dei questionari dell’azienda SPICES &
SPICES è scaduto il giorno 29/03/12.
È necessario pertanto procedere al rinnovo del requisito accedendo alla sezione “Scadenziario”.
Per necessità di supporto all'utilizzo della Piattaforma sono disponibili i seguenti indirizzi di
posta elettronica: [email protected] e il Customer Support al numero +39 02 XXX XXX /
XX.
Cordiali saluti,
Amministratore di sistema.
4.1 Comunicazioni
Accedere al sito ed effettuare l’accesso alla piattaforma con Username e Password dell’utente
Selezionando il link “LOGIN” si apre la pagina “Piattaforma”. Scegliere l’ “Azienda di riferimento”
nella sezione “ACCEDI AL VENDOR” e premere il tasto “ACCEDI”.
Il sistema apre automaticamente la pagina “RIEPILOGO”. Selezionando il tab “COMUNICAZIONI” il
sistema apre la seguente schermata in cui è possibile trovare tutte le notifiche inviate dal sistema.
Qui di seguito elencate le seguenti colonne :
•
Creata il: data creazione della notifica da parte del sistema
•
Inviata il: data invio della notifica da parte del sistema
•
Destinatario: indirizzo della persona a cui è stata inviata la notifica
•
Oggetto: breve descrizione della notifica
•
Stato: il colore verde del pallino indica che la notifica è stata inviata
•
Letta il: se risulta “Non letta” significa che la comunicazione non è stata aperta
se risulta “Letta” significa che la comunicazione è stata aperta
•
Visualizza: serve per visualizzare la notifica , dopo aver selezionato l’icona il sistema aggiorna
la colonna “Letta il” inserendo la data di lettura.
Dopo aver selezionato Visualizza il sistema mostra la schermata seguente
Selezionando il tasto “CHIUDI” viene mostrato l’elenco aggiornato