COMMISSIONE EUROPEA
DIREZIONE GENERALE STAMPA E COMUNICAZIONE
Creazione e gestione di una rete di antenne di
informazione EUROPE DIRECT in Italia
CONVENZIONE QUADRO
DI SOVVENZIONE DI FUNZIONAMENTO
(Riferimento: GCD-A-2005/2008-IT-30A)
Indice
PREAMBOLO ............................................................................................................................................... 3
I - CONDIZIONI PARTICOLARI................................................................................................................. 4
Articolo I.1 – Oggetto..................................................................................................................................... 4
Articolo I.2 – Concessione delle sovvenzioni ................................................................................................ 5
Articolo I.3 – Durata dell'azione..................................................................................................................... 5
Articolo I.4 - Finanziamento dell’azione; carattéristiche e riferimenti del conto bancario ............................ 5
Articolo I.5. – Disposizioni amministrative generali...................................................................................... 6
Articolo I.6. Competenza giuridica e giudiziaria............................................................................................ 7
Articolo I.7 – Tutela dei dati .......................................................................................................................... 7
Articolo I.8 – Impegni della struttura ospitante.............................................................................................. 8
Articolo I.9 – Ruolo e obblighi delle parti...................................................................................................... 8
II. CONDIZIONI GENERALI ..................................................................................................................... 11
PARTE A: DISPOSIZIONI GIURIDICHE E AMMINISTRATIVE .......................................................... 11
Articolo II.1 – Responsabilità....................................................................................................................... 11
Articolo II.2 – Conflitto d'interessi............................................................................................................... 11
Articolo II.3 – Segreto d'ufficio.................................................................................................................... 12
Articolo II.4 – Pubblicità .............................................................................................................................. 12
Articolo II.5 – Valutazione........................................................................................................................... 13
Articolo II.6 – Forza maggiore ..................................................................................................................... 13
Articolo II.7 – Conclusione di contratti........................................................................................................ 13
Articolo II.8 – Cessione................................................................................................................................ 14
Articolo II.9 – Risoluzione della Convenzione ............................................................................................ 14
Articolo II.10 – Sanzioni finanziarie regolamentari ..................................................................................... 17
Articolo II.11 – Clausole aggiuntive ............................................................................................................ 17
PARTE B - DISPOSIZIONI FINANZIARIE .............................................................................................. 17
Articolo II.12 – Costi ammissibili ................................................................................................................ 17
Articolo II.13 – Domande di pagamenti ....................................................................................................... 19
Articolo II.14 – Disposizioni generali sui pagamenti ................................................................................... 20
Articolo II.15 – Determinazione della sovvenzione finale ........................................................................... 22
Articolo II.16 – Recupero............................................................................................................................. 23
Articolo II.17 – Controlli e revisioni contabili ............................................................................................. 24
FIRME ......................................................................................................................................................... 25
Creazione e gestione di una rete di antenne di informazione EUROPE DIRECT
Convenzione quadro di sovvenzione di funzionamento– Riferimento: GCD-A-2005/2008-IT-30A
1
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La presente convenzione quadro di sovvenzione di funzionamento(in prosieguo "la
convenzione quadro") è conclusa tra:
la Comunità europea, rappresentata dalla Commissione delle Comunità europee (in
prosieguo "la Commissione"), a sua volta rappresentata, per la firma della presente
convenzione quadro da:
Dastoli Pier Virgilio
capo della Rappresentanza della Commissione in Italia
da un lato,
e
Università degli Studi di Bari
Ente statale
Piazza UmbertoI, 1
70121 Bari
Partita IVA: 01086760723
(in prosieguo: "la struttura ospitante"),
rappresentata, per la firma della presente convenzione, da
Girone Giovanni
Rettore dell’Università degli Studi di Bari,
dall'altro.
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Convenzione quadro di sovvenzione di funzionamento– Riferimento: GCD-A-2005/2008-IT-30A
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Le parti hanno convenuto il Preambolo, le Condizioni particolari, le Condizioni
generali e gli Allegati seguenti, che costituiscono la presente convenzione quadro di
sovvenzione di funzionamento(in prosieguo: "la convenzione quadro").
Il Preambolo presenta il contesto della convenzione quadro istituito tra le parti nel settore
della comunicazione e dell'informazione comunitaria.
Le Condizioni particolari e le Condizioni generali illustrano l'oggetto e la durata della
convenzione quadro nonché le sue modalità di funzionamento.
Alla convenzione quadro sono allegati i seguenti documenti:
Allegato I
Piano di lavoro succinto fino alla fine del 2008
Dichiarazione sull’onore di beneficiare di prospettive finanziarie che
consentono alla struttura ospitante di accogliere l’antenna di informazione
EUROPE DIRECT fino a tale data
Le disposizioni delle Condizioni particolari, di cui il Preambolo è parte integrante,
prevalgono su quelle delle altre parti della convenzione quadro. Le disposizioni delle
Condizioni generali prevalgono su quelle degli allegati.
Con la firma, la struttura ospitante accetta le disposizioni previste dalla presente
convenzione quadro ed anche l'applicazione di tali disposizioni alle eventuali
convenzioni specifiche di sovvenzione successivamente sottoscritte dalle parti.
Negli articoli della convenzione quadro, come pure in quelli delle convenzioni specifiche
intesi ad attuarla, il termine gererico "azione" si riferisce ad un programma di lavoro
della struttura ospitante che può dar luogo ad una sovvenzione di funzionamento.
PREAMBOLO
La Commissione è responsabile dell'attuazione della strategia di informazione e di
comunicazione dalle istituzioni dell'Unione europea. La presente convenzione quadro
concerne segnatamente la concessione di sovvenzioni di funzionamento alle strutture
ospitanti le antenne di informazione EUROPE DIRECT nel periodo 2005-2008,
conformemente alla decisione della Commissione del 27 luglio 2004 1.
1
Decisione della Commissione relativa all’attuazione del quadro giuridico per assegnare sovvenzioni
alle strutture che ospitano le future antenne d’informazione EUROPE DIRECT per il periodo 2005-2008,
C(2004) 2869 del 27.7.2004.
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Questa rete di antenne è attuata con l'obiettivo di divulgare le informazioni sulle politiche
e sui programmi dell'Unione nell’ambito delle regioni in cui le antenne sono insediate.
Sotto la responsabilità della rispettiva struttura ospitante, dette antenne hanno il compito di
offrire un servizio in loco che:
– consente ai cittadini europei di ottenere informazioni, consulenza, assistenza e risposte
alle domande riguardanti la legislazione, le politiche, i programmi e le possibilità di
finanziamento dell'Unione;
– offre ai cittadini la possibilità di fornire un feedback alle istituzioni europee sotto
forma di domande, pareri e suggerimenti;
– permette alla Commissione di migliorare la diffusione di informazioni precise,
adeguate alle necessità locali.
A differenza degli altri centri di informazione gestiti dalla Commissione, destinati ad
pubblico preciso (imprese, ambienti scientifici, ecc.), questa rete si rivolge
indiscriminatamente a tutti i componenti della società che cercano informazioni in un
qualsiasi settore di attività delle Istituzioni europeece.
I - CONDIZIONI PARTICOLARI
ARTICOLO I.1: OGGETTO
I.1.1 La convenzione quadro ha l’obiettivo di definire i ruoli e le responsabilità della
Commissione e della struttura ospitante, al fine di contribuire alla realizzazione
degli obiettivi della Commissione con riguardo alla strategia di informazione e di
comunicazione, quale illustrata nel Preambolo. Le convenzioni specifiche di
sovvenzione che potranno essere sottoscritte in applicazione della convenzione
quadro concernono sovvenzioni di funzionamento.
I.1.2 La struttura ospitante beneficiaria della sovvenzione di funzionamento presenta
ogni anno un programma di lavoro e un calendario di attuazione che devono essere
approvati dalla Commissione ai fini dell’eventuale concessione di sovvenzioni nel
corso dell’anno di cui trattasi.
Per il primo esercizio, detti documenti erano inclusi nella risposta data dalla
struttura all’invito a presentare proposte. Per gli esercizi successivi, i documenti
devono essere allegati alla domanda di rinnovo della sovvenzione di
funzionamento che la struttura ospitante invia alla Commissione, secondo le
modalità da questa stabilite. Per essere ammissibile, la domanda di rinnovo
della sovvenzione deve essere trasmessa o consegnata alla Commissione entro
e non oltre il 31 dicembre dell’anno precedente (fa fede il timbro postale o altra
prova equivalente).
I.1.3. La struttura ospitante si conforma alle indicazioni delle Istituzioni europee per
quanto riguarda la strategia di informazione e di comunicazione e le priorità
stabilite con detta strategia.
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ARTICOLO I.2 – CONCESSIONE DELLE SOVVENZIONI
I.2.1 La concessione di una sovvenzione di funzionamento è formalizzata con
l’apposizione della firma da parte delle parti contraenti ad una convenzione
specifica di sovvenzione ("convenzione specifica"), sulla base del modello
riportato nell’allegato II alla presente convenzione quadro. La convenzione
specifica è disciplinata dalle disposizioni della convenzione quadro e deve essere
firmata dai rappresentanti abilitati delle parti, alle stesse condizioni della
convenzione quadro.
I.2.2 Con la firma di una convenzione specifica, la struttura ospitante s'impegna a
realizzare il programma di lavoro sotto la propria responsabilità, alle condizioni
previste dalla convenzione specifica e dai suoi allegati e nel rispetto degli impegni
assunti ai sensi della convenzione quadro.
I.2.3 Per quanto riguarda una sovvenzione di funzionamento, la firma della convenzione
specifica non può intervenire dopo oltre quattro mesi dall’inizio dell’esercizio di
bilancio della struttura ospitante beneficiaria. Le spese ammissibili al
finanziamento non possono essere anteriori alla data in cui è stata presentata la
domanda di sovvenzione o in cui è iniziato l'esercizio finanziario della struttura
ospitante2.
I.2.4 La firma apposta dalle parti alla convenzione quadro non comporta per la
Commissione alcun obbligo di attribuzione della sovvenzione. Essa non pregiudica
la partecipazione della struttura ospitante ad altri inviti a presentare proposte delle
istituzioni dell’Unione europea per l’eventuale concessione di sovvenzioni, a
condizione che queste non riguardino le rubriche di spesa interessate dalle presenti
sovvenzioni di funzionamento.
ARTICOLO I.3 – DURATA DELL'AZIONE
I.3.1 La convenzione quadro entra in vigore alla data alla quale vi ha apposto la firma
quella delle due parti che doveva ancora firmarla.
I.3.2 Essa è conclusa per un periodo massimo di quattro anni, che inizia a decorrere
dalla data della sua entrata in vigore e termina entro il 31 dicembre 2008.
I.3.3 Le convenzioni specifiche devono essere firmate prima della data di scadenza della
convenzione quadro. Quando la realizzazione delle azioni si protrae oltre tale data,
le disposizioni della convenzione quadro restano applicabili per l'esecuzione delle
corrispondenti convenzioni specifiche.
ARTICOLO I.4 - FINANZIAMENTO DELL’AZIONE; CARATTÉRISTICHE E RIFERIMENTI DEL
CONTO BANCARIO
I.4.1. E’ necessario un cofinanziamento pari come minimo al 50% del costo totale
ammissibile delle spese di funzionamento della struttura ospitante.
2
Se l’esercizio finanziario della struttura ospitante beneficiaria non coincide con l’anno civile, occorre
adeguarvi l’intero calendario.
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Questo cofinanziamento può essere costituito sia da risorse proprie della struttura
ospitante beneficiaria, sia da altre fonti esterne di finanziamento. La struttura
ospitante beneficiaria deve giustificare ogni anno l'importo del cofinanziamento
apportato.
I contributi in natura (gli articoli e i servizi non fatturati) sono espressamente
esclusi dal suindicato cofinanziamento esterno.
I.4.2 I pagamenti sono effettuati sul conto o sottoconto bancario, in euro, della struttura
ospitante i cui dati sono riprodotti qui di seguito3::
Sanpaolo Banco di Napoli
Via Abate Gimma, 101
70122 Bari
Università degli Studi di Bari
IBAN: IT53M0101004000000020000037
Questo conto o sottoconto deve consentire di identificare i fondi versati dalla
Commissione. Se il prefinanziamento della sovvenzione versata su questo conto
frutta interessi o beneficia di vantaggi equivalenti, a norma delle leggi dello Stato
sul cui territorio esso è aperto, questi vengono recuperati dalla Commissione alle
condizioni previste all'articolo II.14, "Disposizioni generali sui pagamenti"
paragrafo 4, della presente convenzione quadro.
I.4.3. Le disposizioni relative all’invio delle relazioni e degli altri documenti relativi
all'azione come pure le modalità di pagamento della sovvenzione sono precisate
nella convenzione specifica.
ARTICOLO I.5. – DISPOSIZIONI AMMINISTRATIVE GENERALI
Ogni comunicazione relativa alla convenzione quadro o alla convenzione specifica va
effettuata per iscritto, indicando il numero della convenzione di cui trattasi, e dovrà
essere inviata ai seguenti indirizzi:
per la Commissione:
Dastoli Pier Virgilio
Capo della Rappresentanza della Commissione in Italia
Via IV Novembre, 149
00187 Roma
[email protected]
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con copia a:
Commissione europea
Direzione generale stampa e Comunicazione
Direzione PRESS/A
Unità PRESS/A.2
B – 1049 Bruxelles (Belgio)
Indirizzo per la posta elettronica: [email protected].
Si considera che la posta ordinaria è ricevuta dalla Commissione alla data in cui è
ufficialmente protocollata dalla suindicata Rappresentanza.
Per la struttura ospitante:
Girone Giovanni
Rettore dell’Università degli Studi di Bari
Università degli studi di Bari
Piazza Umberto I, 1
70121 Bari
[email protected]
ARTICOLO I.6. COMPETENZA GIURIDICA E GIUDIZIARIA
Le sovvenzioni sono disciplinate dalle disposizioni della convenzione quadro e delle
convenzioni specifiche nonché dalle disposizioni comunitarie applicabili alle
sovvenzioni.
Le decisioni della Commissione riguardanti l'applicazione delle disposizioni delle
convenzioni di cui sopra e le modalità relative alla loro attuazione possono essere
oggetto di un ricorso presentato dalla struttura ospitante presso il Tribunale di primo
grado delle Comunità europee e, in caso di appello, la Corte di giustizia delle Comunità
europee.
ARTICOLO I.7 – TUTELA DEI DATI
Qualsiasi dato a carattere personale contenuto nella convenzione quadro o nelle
convenzioni specifiche è trattato conformemente alle disposizioni del regolamento (CE)
n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio concernente la tutela delle persone
fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli
organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati. Questi dati sono trattati
unicamente nel quadro dell'esecuzione e del seguito dato dalla Commissione alla
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convenzione quadro e alle convenzioni specifiche, fatta salva la loro eventuale
comunicazione agli organi responsabili del controllo e della revisione contabile a norma
della legislazione comunitaria.
La struttura ospitante può, con domanda scritta, ottenere la comunicazione dei suoi dati
personali e correggere ogni dato erroneo o incompleto. Per qualsiasi domanda relativa al
trattamento dei suoi dati personali, la struttura ospitante può rivolgersi alla Commissione.
Per quanto riguarda il trattamento di tali dati, la struttura ospitante può in qualsiasi
momento inoltrare un ricorso presso il Garante europeo della protezione dei dati.
ARTICOLO I.8 – IMPEGNI DELLA STRUTTURA OSPITANTE
La struttura ospitante firmataria della convenzione quadro s’impegna a:
– rispettare gli obiettivi generali esposti nel Preambolo;
– rispettare gli impegni assunti nell’ambito della presente convenzione quadro e delle
convenzioni specifiche di applicazione;
– operare concretamente con tutti i mezzi a sua disposizione per raggiungere i suindicati
obiettivi generali comuni;
– mantenere relazioni di reciproca collaborazione e provvedere a scambi regolari di
informazioni con la Commissione, su questioni d'interesse comune nell’ambito delle
presenti convenzioni;
– dar prova di trasparenza in materia di gestione e di tenuta dei conti relativi all’azione;
– collaborare pienamente ai controlli annuali o specifici sull'esecuzione della
convenzione quadro e/o delle convenzioni specifiche.
ARTICOLO I.9 –– RUOLO E OBBLIGHI DELLE PARTI
I.9.1. Ruolo e funzioni delle antenne di informazione EUROPE DIRECT, sotto la
responsabilità della struttura ospitante beneficiaria
Per raggiungere gli obiettivi illustrati nel Preambolo della presente convenzione
quadro e valorizzare i mezzi messi a sua disposizione, l’antenna svolge le seguenti
funzioni sotto la responsabilità della struttura ospitante beneficiaria, nel rispetto
delle informazioni e delle raccomandazioni della Commissione europea e in
collaborazione con le Rappresentanze di quest’ultima negli Stati membri.
1.
Informazioni
L’antenna fornisce un servizio in loco adattato alle necessità dell’area
interessata, che permette ai cittadini ivi residenti di ottenere informazioni,
consulenze e risposte ai quesiti che si pongono su normativa, politiche,
programmi e iniziative dell'Unione nonché, eventualmente, sulle possibilità
di finanziamento a questi collegate come pure sui punti di contatto nel paese.
A tal fine l’antenna:
– mette a disposizione dei cittadini i seguenti mezzi (elenco non esaustivo):
• un servizio di risposte alle loro domande, con la creazione di un
servizio di documentazione e di accoglienza del pubblico;
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• la possibilità di utilizzare telefoni, materiale informatico (con
connessione Internet, stampante, ecc.) e apparecchiature televisive,
preferibilmente collegate al servizio “Europa via satellite”;
– utilizza e incoraggia il pubblico ad utilizzare :
• il centro di contatto EUROPE DIRECT ed i suoi servizi via Internet, l’email nonché il numero verde unico 00 800 6 7 8 9 10 11, accessibile dai
25 Stati membri;
• i siti web, specialmente Europa, e le banche dati ad accesso gratuito;
– sensibilizza gli ambienti locali e regionali alle politiche ed ai programmi
dell’Unione, diffondendo informazioni, pubblicazioni e documentazione
(segnatamente con la messa a disposizione nei suoi locali oppure con la
distribuzione a istituzioni pubbliche della regione come le scuole o le
biblioteche), organizzando eventi e informando i media;
– interviene in modo proattivo presso i diversi operatori locali e regionali,
promuovendone la partecipazione ai programmi comunitari;
– ove necessario, orienta le richieste del pubblico verso altre fonti di
informazione più appropriate.
2.
Cooperazione con altri vettori di informazione attivi nella regione
L’antenna coopera con le altre reti di informazione e di sviluppo, nazionali o
comunitarie, attive nella regione e in altri Stati membri.
3.
Feedback alle istituzioni europee
L’antenna fornisce un regolare feedback alle istituzioni dell'Unione,
trasmettendo loro con i mezzi più appropriati le domande, i pareri e i
suggerimenti più significativi.
I.9.2 Ruolo e obblighi della struttura ospitante beneficiaria
Per ciascuna antenna, la struttura ospitante:
1.
sostiene gli oneri amministrativi e finanziari relativi alla gestione e al
funzionamento dell’antenna di informazione EUROPE DIRECT (inclusi i costi
di diffusione della documentazione per via elettronica o per posta);
2.
dispone di un fondo di rotazione che le consente di sostenere le spese correnti
dell’antenna;
3.
controlla che l’antenna persegua l’obiettivo stabilito conformememte alle
mansioni suindicate. Più specificamente, essa deve garantire che l’antenna di
informazione EUROPE DIRECT svolga il compito affidatole, di divulgare le
informazioni sulle attività dell’Unione europea, senza essere considerata o
utilizzata come un canale per diffondere informazioni non connesse con tale
mansione;
4.
mette a disposizione dell’antenna:
– uno spazio dotato di ampia visibilità e di facile accesso al pubblico, che
comprenda perlomeno un’area destinata al ricevimento e all’esposizione
della documentazione, una sala per la consultazione del materiale di
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documentazione, una stanza per le proiezioni video e un locale per il
deposito delle pubblicazioni divulgative
– una sala riunioni che possa accogliere gruppi di almeno venti persone;
– il seguente materiale logistico di base (elenco non esaustivo): telefono,
fax, fotocopiatrice, lettore di CD-ROM, videoproiettore, PC potenti con
connessione Internet;
– personale qualificato sufficiente per svolgere i compiti dell’antenna
durante le ore di apertura;
5.
designa un agente qualificato a tempo pieno come responsabile del
funzionamento dell’antenna;
6.
utilizza la denominazione EUROPE DIRECT e le altre forme di identificazione
fornite dalla Commissione per l’antenna, segnalandone l’esistenza con ogni
altro mezzo atto a renderla riconoscibile;
7.
é responsabile dell’efficace attuazione dell’azione, conformemente al
programma di lavoro concordato per la rispettiva antenna;
8.
risponde alle richieste di informazione della Commissione, con riguardo alle
relazioni previste, a eventuali valutazioni o ad altre domande specifiche;
9.
consente alle Istituzioni europee di valutare i servizi forniti dall’antenna.
I.9.3 Ruolo e obblighi della Commissione
Il ruolo e gli obblighi della Commissione possono essere così riassunti, essa :
1.
effettua la gestione amministrativa e finanziaria delle sovvenzioni. Ciò
comprende in particolare:
– per l’anno 2005:
• la pubblicazione dell'invito a presentare proposte;
• il ricevimento e il trattamento dei fascicoli di candidatura
• la selezione delle strutture ospitanti beneficiarie
• la concessione delle sovvenzioni e l'informazione dei candidati,
strutture ospitanti beneficiarie o meno;
• la firma della presente convenzione quadro di sovvenzione di
funzionamento e della convenzione di sovvenzione specifica per
l’anno 2005;
• il versamento del prefinanziamento della sovvenzione di
funzionamento annua;
• la valutazione dell’efficacia dell’antenna ed il seguito da darvi;
• la raccolta, l’esame e l’approvazione delle relazioni e dei documenti
previsti all’articolo II.13 "Domande di pagamenti" paragrafo 2, alle
condizioni indicate;
• la liquidazione della sovvenzione per l’anno 2005 sulla base delle
relazioni e dei documenti da essa approvati;
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– per gli anni successivi, fino al 2008 incluso, se la struttura ospitante
chiede il rinnovo della sovvenzione annua di funzionamento, e fatta salva
la messa a disposizione degli stanziamenti:
• il ricevimento e il trattamento dei fascicoli di rinnovo e dei rispettivi
allegati;
• la concessione della sovvenzione annua di funzionamento;
• la firma della convenzione annua specifica;
• la valutazione dell’efficacia dell’antenna ed il seguito da darvi;
• la raccolta, l’esame e l’approvazione delle relazioni e dei documenti
previsti all’articolo II.13 "Domande di pagamenti" paragrafo 2, alle
condizioni indicate;
• la liquidazione della sovvenzione annua sulla base delle relazioni e dei
documenti da essa approvati;
2.
garantisce l’attuazione degli opportuni controlli e la supervisione delle
attività della struttura ospitante.
II. CONDIZIONI GENERALI
PARTE A: DISPOSIZIONI GIURIDICHE E AMMINISTRATIVE
ARTICOLO II.1 - RESPONSABILITÀ
II.1.1 La struttura ospitante è l’unica responsabile del rispetto degli obblighi giuridici che
le incombono.
II.1.2 In nessun caso ed a nessun titolo la Commissione può essere ritenuta responsabile
nell’eventualità in cui nell'ambito delle convenzioni specifiche venga presentato un
reclamo relativo ad eventuali danni provocati nella realizzazione dell'azione.
Pertanto, la Commissione non ammette alcuna richiesta di risarcimento o di
rimborso connessa ad un reclamo di tal tipo.
II.1.3 Salvo in caso di forza maggiore, la struttura ospitante è tenuta a porre rimedio ad
ogni danno causato alla Commissione in seguito alla realizzazione dell’azione o a
manchevolezze in tale realizzazione.
II.1.4 La struttura ospitante è la sola responsabile nei confronti dei terzi, anche per
quanto riguarda danni di qualsiasi tipo che possono essere causati a questi ultimi
durante l'esecuzione dell'azione.
ARTICOLO II.2 – CONFLITTO D'INTERESSI
La struttura ospitante si impegna ad adottare tutte le misure necessarie per prevenire
qualsiasi rischio di conflitto d’interessi, suscettibile di influenzare l'esecuzione
imparziale ed oggettiva della convenzione quadro e/o delle convenzioni specifiche. Un
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conflitto di interessi può essere segnatamente provocato da un interesse economico, da
affinità politiche o nazionali, da ragioni familiari o affettive o da ogni altra comunanza
d'interessi.
Ogni situazione che crea un conflitto d'interessi o che può portare ad una simile
situazione in fase di esecuzione della convenzione quadro e/o delle convenzioni
specifiche deve essere immediatamente notificata per iscritto alla Commissione. La
struttura ospitante si impegna ad adottare senza indugio le misure necessarie per ovviare
alla situazione. La Commissione si riserva il diritto di verificare l’idoneità di queste
misure e può esigere, se necessario, che la struttura ospitante adotti misure supplementari
entro il termine all’uopo stabilito.
ARTICOLO II.3 - SEGRETO D'UFFICIO
La Commissione e la struttura ospitante si impegnano a mantenere il segreto d'ufficio su
ogni documento, informazione o altro materiale in nesso diretto con l'oggetto della
convenzione quadro e/o delle convenzioni specifiche che sia stato debitamente
qualificato come riservato e la cui diffusione possa causare pregiudizio all'altra parte. Le
parti restano vincolate a tale obbligo anche dopo la data di scadenza della convenzione
quadro.
ARTICOLO II.4 - PUBBLICITÀ
II.4.1 Salvo richiesta contraria da parte della Commissione, in ogni comunicazione o
pubblicazione della struttura ospitante relativa all'azione, anche in occasione di una
conferenza o seminario, è necessario indicare che essa riguarda un'azione alla quale
la Comunità ha accordato un sostegno finanziario.
In ogni comunicazione o pubblicazione della struttura ospitante,
indipendentemente dalla forma e dal supporto su cui è presentata, occorre indicare
che essa impegna unicamente il suo autore e che la Commissione non è
responsabile dell'eventuale uso che può essere fatto delle informazioni contenute in
tale comunicazione o pubblicazione.
II.4.2 La struttura ospitante autorizza la Commissione a pubblicare, sotto qualsiasi forma
e su qualsiasi supporto, Internet compresa, le seguenti informazioni:
- il nome e l’indirizzo della struttura ospitante beneficiaria,
- l'oggetto della sovvenzione,
- l'importo accordato e il tasso di finanziamento rispetto al bilancio di
funzionamento della struttura ospitante beneficiaria.
Dietro richiesta motivata e debitamente giustificata della struttura ospitante, e con
riserva di un’esplicita approvazione della Commissione, è possibile derogare a tale
pubblicità nei casi in cui la diffusione di dette informazioni rischia di pregiudicare
la sicurezza o gli interessi commerciali della struttura ospitante.
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ARTICOLO II.5 - VALUTAZIONE
Quando la Commissione procede alla valutazione intermedia o finale dell'incidenza di
un’azione rispetto agli obiettivi del programma comunitario in questione, la struttura
ospitante si impegna a mettere a disposizione della Commissione e/o delle persone che
ne hanno da questa ricevuto il mandato i documenti o le informazioni necessari per
condurre a buon fine tale valutazione ed a concedere loro il diritto di accesso previsto
all'articolo II.17.
ARTICOLO II.6 – FORZA MAGGIORE
II.6.1 Per forza maggiore si intende qualsiasi situazione o evento imprevedibile ed
eccezionale, indipendente dalla volontà delle parti e non attribuibile a una loro
colpa o negligenza, che impedisce ad una di queste di adempiere ad uno degli
obblighi previsti dalla convenzione stessa, senza possibilità di ovviare a tale
impedimento nonostante tutta la diligenza dispiegata. La parte inadempiente non
può far valere come casi di forza maggiore manchevolezze o ritardi (se non
derivano da un caso di forza maggiore) nella disponibilità di attrezzature o
materiali, vertenze di lavoro, scioperi o difficoltà finanziarie.
II.6.2 Se una delle parti della convenzione si trova in un caso di forza maggiore, ne
avvisa senza indugio l'altra parte mediante lettera raccomandata con ricevuta di
ritorno, o con un mezzo equivalente, precisando la natura, la durata probabile e gli
effetti prevedibili di tale avvenimento.
II.6.3 Nessuna delle parti è considerata inadempiente se non ha rispettato uno degli
obblighi previsti dalla convenzione perché impedita da un caso di forza maggiore.
Le parti adottano tutte le misure necessarie per ridurre al minimo gli eventuali
danni risultanti da un caso di forza maggiore.
ARTICOLO II.7 - CONCLUSIONE DI CONTRATTI
II.7.1 Quando, ai fini della realizzazione di un'azione, la struttura ospitante deve
concludere dei contratti che costituiscono spese figuranti in una delle voci dei
costi diretti ammissibili nel bilancio di previsione dell’azione allegato alla
convenzione specifica, essa è tenuta a vagliare vari candidati potenziali
concorrenti e ad aggiudicare il contratto all'offerta economicamente più
vantaggiosa, ossia a quella che presenta il miglior rapporto qualità-prezzo, nel
rispetto dei principi di trasparenza e di parità di trattamento dei potenziali
contraenti e dopo aver verificato l'assenza di conflitti d'interessi.
II.7.2 È possibile procedere alla conclusione dei contratti di cui al paragrafo 1
unicamente nei casi seguenti:
a) il contratto può riguardare solo l'attuazione di una parte limitata dell'azione;
b) la conclusione di contratti deve essere giustificata con riguardo alla natura
dell'azione e alle esigenze della sua realizzazione;
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c) i compiti in questione sono indicati negli allegati della convenzione specifica
che descrive il programma di lavoro e le stime dei costi corrispondenti sono
esplicitamente previste nel bilancio previsionale;
d) se non prevista nella domanda di sovvenzione, l'eventuale conclusione di
contratti durante l'attuazione del programma di lavoro è subordinata
all'approvazione preliminare della Commissione, espressa per iscritto;
e) la struttura ospitante ha la responsabilità esclusiva dell'esecuzione del
programma di lavoro e del rispetto delle disposizioni previste dalla
convenzione quadro e dalle corrispondenti convenzioni specifiche. La struttura
ospitante si impegna ad adottare le disposizioni necessarie affinché il
contraente dell’appalto rinunci a fare valere qualsiasi diritto nei confronti della
Commissione a titolo della convenzione quadro e/o delle convenzioni
specifiche ;
f) la struttura ospitante si impegna ad applicare nei confronti del contraente le
condizioni ad essa applicabili a norma degli articoli II.1, II.2, II.3, II.4, II.5,
II.8 e II.17 della convenzione quadro.
ARTICOLO II.8 - CESSIONE
Non è consentito cedere i crediti detenuti nei confronti della Commissione.
A titolo eccezionale, in casi debitamente giustificati, la Commissione può autorizzare la
cessione ad un terzo, in misura integrale o parziale, delle convenzioni specifiche e degli
eventuali pagamenti che ne derivano, previa domanda scritta e motivata della struttura
ospitante in tal senso. La Commissione deve esprimere il suo eventuale accordo scritto
prima della cessione prevista. In mancanza dell'autorizzazione di cui sopra o in caso
d'inosservanza delle condizioni cui è subordinata, la cessione non è opponibile alla
Commissione e non ha alcun effetto nei suoi confronti.
In nessun caso detto trasferimento può liberare la struttura ospitante dai suoi obblighi nei
confronti della Commissione.
ARTICOLO II.9 - RISOLUZIONE DELLA CONVENZIONE
II.9.1 Da parte della struttura ospitante beneficiaria
La struttura ospitante può recedere in qualsiasi momento dalla convenzione quadro
presentando per iscritto un preavviso di 60 giorni. In tale ipotesi, s’impegna a
condurre a termine l'esecuzione delle convenzioni specifiche la cui data d'entrata in
vigore è anteriore alla data d'effetto della risoluzione della convenzione quadro.
In casi debitamente giustificati, la struttura ospitante può rinunciare alla
sovvenzione e recedere dalla convenzione specifica in corso d’esecuzione,
presentando per iscritto un preavviso di 60 giorni con l'indicazione della
motivazione, senza essere tenuta a versare alcuna indennità. In mancanza di
motivazione o in caso di rifiuto da parte della Commissione della motivazione
presentata, la risoluzione da parte della struttura ospitante è ritenuta abusiva, con le
conseguenze previste al paragrafo 4, quarto comma, del presente articolo.
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II.9.2 Da parte della Commissione
La Commissione può decidere in qualsiasi momento di porre fine alla convenzione
quadro ed alle convenzioni specifiche in corso d’esecuzione, senza dover pagare
alcuna indennità, presentando per iscritto un preavviso di 60 giorni. In tale ipotesi,
la Commissione si impegna ad onorare gli obblighi derivanti dall'esecuzione delle
convenzioni specifiche la cui data di entrata in vigore è anteriore alla data d'effetto
della risoluzione della convenzione quadro, nella misura in cui tale esecuzione dà
luogo a spese ragionevoli previste da dette convenzioni specifiche, tranne nei casi
in seguito descritti.
La Commissione può decidere di porre fine alla convenzione quadro ed alle
convenzioni specifiche in corso d’esecuzione, senza dover pagare alcuna indennità,
nei seguenti casi:
a) quando una modifica di carattere giuridico, finanziario, tecnico, organizzativo o
di controllo della struttura ospitante si ripercuote in modo sostanziale sulla
convenzione quadro o sulle convenzioni specifiche o rimette in questione la
decisione di concedere la convenzione quadro o le relative sovvenzioni;
b) quando la struttura ospitante non adempie ad uno degli obblighi essenziali che le
incombono in base alle disposizioni della convenzione quadro o delle
convenzioni specifiche, compresi i loro allegati;
c) in caso di forza maggiore, notificato a norma dell'articolo II.6;
d) quando la struttura ospitante è dichiarata in stato di fallimento o è oggetto di una
procedura di liquidazione o di altra procedura analoga;
e) quando la struttura ospitante è condannata, con sentenza passata in giudicato,
per un qualsiasi reato attinente all'etica professionale o commette una grave
colpa in materia professionale, constatata con ogni mezzo giustificato;
f) quando, per ottenere la sovvenzione prevista in una convenzione specifica, la
struttura ospitante dichiara il falso o presenta relazioni non rispondenti al vero;
g) quando la struttura ospitante, intenzionalmente o per negligenza, ha commesso
un'irregolarità sostanziale nell'esecuzione della convenzione quadro o delle
convenzioni specifiche a questa collegate nonché in caso di frode, corruzione o
di altra attività illecita da parte della struttura ospitante che lede gli interessi
finanziari delle Comunità europee. Costituisce un’irregolarità sostanziale ogni
violazione di una disposizione della convenzione o di una disposizione
normativa provocata da un atto o da una omissione della struttura ospitante che
ha o può avere l’effetto di arrecare pregiudizio al bilancio comunitario.
II.9.3 Modalità di risoluzione
La procedura di risoluzione viene iniziata mediante lettera raccomandata con
ricevuta di ritorno o con un mezzo equivalente.
Nei casi indicati al paragrafo 2, lettere a), b), e d), del presente articolo, la struttura
ospitante dispone di un termine di 30 giorni per presentare le proprie osservazioni e
per adottare gli eventuali provvedimenti necessari per assicurare la continuità del
rispetto degli obblighi ad essa imposti dalla convenzione. In mancanza di
accettazione di dette osservazioni da parte della Commissione, tramite conferma
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scritta entro i 30 giorni successivi alla data in cui ha ricevuto le osservazioni della
struttura ospitante beneficiaria, la procedura di risoluzione continua.
Nei casi in cui è stato dato il preavviso, la risoluzione è effettiva alla scadenza del
termine di preavviso, che inizia a decorrere dalla data in cui è stata ricevuta la
lettera di risoluzione.
In mancanza di preavviso nei casi di cui al paragrafo 2, lettere c), e), f) e g), del
presente articolo, la risoluzione è effettiva a decorrere dal giorno successivo alla
data di ricevimento della lettera di risoluzione.
II.9.4 Effetti della risoluzione
In caso di risoluzione di una convenzione specifica, i pagamenti della
Commissione sono limitati ai costi ammissibili effettivamente sostenuti dalla
struttura ospitante alla data effettiva della risoluzione, nel rispetto delle
disposizioni dell'articolo II.15. Non sono presi in considerazione i costi relativi agli
impegni già assunti ma da attuare dopo la data di risoluzione.
La struttura ospitante dispone di un termine di 60 giorni, a decorrere dalla data in
cui prende effetto la risoluzione della convenzione specifica notificatagli dalla
Commissione, per presentare una domanda di pagamento finale conformemente
alle disposizioni dell'articolo II.13, paragrafo 2. Qualora non riceva detta domanda
di pagamento finale entro il termine prescritto, la Commissione non procede al
rimborso delle spese sostenute dalla struttura ospitante fino alla data di risoluzione
e recupera eventualmente ogni importo la cui utilizzazione non è giustificata da
relazioni di attività e da rendiconti finanziari entro il termine di cui all’articolo I.4,
paragrafo 2, “Pagamento del saldo” delle convenzioni specifiche approvate dalla
Commissione.
Eccezionalmente, allo scadere del preavviso di cui al paragrafo 3 del presente
articolo, nei casi in cui la Commissione pone termine a una convenzione specifica
in quanto la struttura ospitante non ha presentato le relazioni annue di attività e i
rendiconti finanziari annui definitivi previsti dalle convenzioni e non ha ancora
ottemperato a questo obbligo nei due mesi che seguono il sollecito notificatogli per
iscritto dalla Commissione mediante raccomandata con ricevuta di ritorno o con
mezzo equivalente, la Commissione non procede al rimborso delle spese sostenute
dalla struttura ospitante sino alla data di conclusione dell’azione e recupera se
necessario gli importi la cui utilizzazione non sia giustificata da relazioni d'attività
e rendiconti finanziari da essa approvati.
A titolo di eccezione, in caso di risoluzione abusiva da parte della struttura
ospitante nonché in caso di risoluzione da parte della Commissione per i motivi di
cui al paragrafo 2, lettere e), f) o g), del presente articolo, la Commissione può
esigere il rimborso parziale o totale degli importi già versati nel quadro di una
convenzione specifica sulla base di relazioni annue di attività e di rendiconti
finanziari in precedenza da essa approvati. Il rimborso sarà proporzionato alla
gravità delle carenze constatate e sarà effettuato soltanto dopo aver consentito alla
struttura ospitante di presentare le sue osservazioni.
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ARTICOLO II.10 - SANZIONI FINANZIARIE REGOLAMENTARI
A norma del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità
europee, ogni beneficiario dichiarato gravemente inadempiente agli obblighi impostigli
dalla convenzione è passibile di sanzioni finanziarie che possono rappresentare dal 2 al
10% del valore della sovvenzione accordatagli. Tale percentuale può giungere al 4%20% in caso di recidiva nel quinquennio che segue la prima inadempienza.
L’eventuale decisione della Commissione di applicare queste sanzioni finanziarie è
notificata per iscritto alla struttura ospitante.
ARTICOLO II.11 - CLAUSOLE AGGIUNTIVE
II.11.1 Ogni modifica apportata alla convenzione quadro o ad una convenzione specifica
deve essere oggetto di una clausola aggiuntiva scritta. Nessuna intesa verbale in
tal senso è vincolante per le parti.
II.11.2 La clausola aggiuntiva non può avere per oggetto o per effetto di apportare alla
convenzione modifiche sostanziali che potrebbero rimettere in questione la
decisione di attribuzione della convenzione quadro o della sovvenzione oppure
violare il principio della parità di trattamento dei richiedenti.
II.11.3 Quando è la struttura ospitante a chiedere una modifica, essa deve inviarne il testo
alla Commissione in tempo utile prima dell'inizio dell'effetto desiderato e, nel
caso delle convenzioni specifiche, un mese prima della data di conclusione
dell'azione, tranne nei casi debitamente giustificati dalla struttura ospitante e
accettati dalla Commissione.
PARTE B - DISPOSIZIONI FINANZIARIE
ARTICOLO II.12 - COSTI AMMISSIBILI
II.12.1 Per essere considerati ammissibili al finanziamento comunitario, i costi devono
rispondere ai criteri generali indicati in appresso. Essi devono essere:
- in relazione con l'oggetto della convenzione specifica e iscritti nel bilancio di
previsione allegato alla convenzione specifica stessa;
- necessari per l'attuazione del programma di lavoro oggetto della convenzione
specifica;
- ragionevoli e giustificati nonché rispondenti ai principi della sana gestione
finanziaria, in particolare di economicità ed efficienza;
- generati durante il periodo di ammissibilità dei costi al finanziamento, quale
stabilito nella convenzione specifica;
- effettivamente sostenuti dalla struttura ospitante beneficiaria, registrati nella
contabilità di detta struttura, conformemente alle norme contabili ad essa
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applicabili, ed essere stati oggetto delle dichiarazioni previste dalla pertinente
normativa fiscale e sociale;
- identificabili e controllabili.
Le procedure di contabilità e di controllo interno della struttura ospitante devono
consentire un raffronto diretto dei costi e delle entrate dichiarati nell’ambito
dell'azione con le situazioni contabili ed i documenti giustificativi corrispondenti.
II.12.2 Nel quadro di una sovvenzione di funzionamento, sono segnatamente ammissibili
i seguenti costi di funzionamento, sempre che rispondano ai criteri definiti al
paragrafo precedente:
- i costi del personale, corrispondenti alle retribuzioni in termini reali aumentate
dei contributi sociali e degli altri costi che in base alla legge fanno parte della
remunerazione, purché non eccedano i tassi medi abitualmente applicati in
materia dalla struttura ospitante;
- le spese di viaggio e di soggiorno del personale, purché corrispondano alla
prassi consueta della struttura ospitante per le spese di trasferta e non eccedano
i tariffari approvati ogni anno dalla Commissione;
- i costi per l'acquisto di attrezzature (nuove o d'occasione), purché tali beni
siano ammortizzati secondo le norme fiscali e contabili applicabili alla
struttura ospitante e generalmente ammesse per beni della medesima natura. La
Commissione può finanziare soltanto la quota dell'ammortamento di tali beni
corrispondente al periodo di ammissibilità al finanziamento comunitario
coperto dalla convenzione, tranne nei casi in cui la natura e/o l'utilizzo del
bene in oggetto giustifica un diverso computo da parte della Commissione;
- i costi di materiali d'uso e di forniture;
- i costi dovuti ad altri contratti conclusi dalla struttura ospitante ai fini
dell'attuazione del suo programma di lavoro, purché siano rispettate le
condizioni di cui all'articolo II.7;
- i costi derivanti direttamente da esigenze imposte dalla convenzione, incluse
eventualmente le spese dei servizi finanziari;
- le spese generali.
II.12.3 Non sono considerati ammissibili i costi seguenti:
- la remunerazione del capitale;
- il debito e gli oneri ad esso relativi;
- gli accantonamenti per perdite o eventuali debiti futuri;
- gli interessi debitori;
- i crediti dubbi;
- le perdite dovute ad operazioni di cambio;
- l’IVA, tranne qualora la struttura ospitante dimostri di non essere in grado di
recuperarla;
- i costi dichiarati e assunti a carico nell'ambito di un'altra sovvenzione o di un
programma di lavoro a cui si applica una sovvenzione comunitaria;
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- le spese eccessive o sconsiderate.
II.12.4 Gli eventuali apporti in natura non corrispondono a spese effettive della struttura
ospitante e non costituiscono costi ammissibili. Nel caso di cofinanziamento sotto
forma di contributi in natura nel rispetto delle condizioni enunciate all'articolo I.4,
gli apporti così valutati sono registrati con lo stesso importo nelle spese
dell'azione come costi non ammissibili, e nelle entrate come cofinanziamento in
natura. La struttura ospitante si impegna a disporre di questi apporti alle
condizioni previste nella convenzione specifica.
ARTICOLO II.13 - DOMANDE DI PAGAMENTI
II.13.1 Prefinanziamento
Conformemente all’articolo I.4, paragrafo 1, della convenzione specifica, è messo
a disposizione della struttura ospitante beneficiaria un prefinanziamento destinato
a costituire un fondo di tesoreria per tale struttura.
II.13.2 Pagamento del saldo delle sovvenzioni
Il pagamento del saldo, che non può essere rinnovato, interviene dopo la
conclusione dell'azione in base ai costi realmente sostenuti dalla struttura
ospitante beneficiaria. Esso può assumere la forma di un recupero quando
l'importo totale dei pagamenti precedenti è superiore all'importo della
sovvenzione finale determinata conformemente alle disposizioni dell'articolo
II.15.
Alla scadenza prevista all'articolo I.5 “Presentazione delle relazioni e altri
documenti” della convenzione specifica, la struttura ospitante presenta una
domanda di pagamento del saldo corredata dei seguenti documenti:
- una relazione annua di attività definitiva sulla realizzazione dell'azione;
- un rendiconto finanziario annuo definitivo, che indica i costi ammissibili
effettivamente sostenuti, strutturati secondo l'articolazione del bilancio di
previsione;
- un riepilogo completo delle entrate e delle spese relative all'azione;
- la copia degli attestati di approvazione dei conti della struttura ospitante, alle
condizioni previste nello statuto di quest’ultima;
documenti indicati anche all’articolo I.4 paragrafo 2, "Pagamento del saldo", della
convenzione specifica.
I documenti che accompagnano la domanda di pagamento vanno preparati
rispettando le disposizioni all’uopo previste nella convenzione quadro e nella
convenzione specifica, compresi se necessario i relativi allegati.
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Non essendo necessaria una revisione esterna dei conti dell'azione4, la struttura
ospitante deve certificare essa stessa che i documenti finanziari trasmessi alla
Commissione sono conformi alle disposizioni finanziarie della convenzione
quadro e della convenzione specifica, che i costi dichiarati sono reali e che sono
state dichiarate tutte le entrate.
Ricevuti tali documenti, la Commissione dispone del periodo di esame indicato
all’articolo I.4 paragrafo 2, “Pagamento del saldo” della convenzione specifica
per:
- approvare la relazione finale sulla realizzazione dell'azione;
-
chiedere alla struttura ospitante documenti giustificativi o altre informazioni
complementari che essa ritiene necessari per poter approvare la relazione;
- respingere la relazione e chiedere che le sia presentata una nuova relazione.
In mancanza di reazione scritta da parte della Commissione entro la scadenza del
suddetto periodo di esame, si ritiene approvata la relazione. L'approvazione della
relazione che accompagna la domanda di pagamento non comporta il
riconoscimento della sua regolarità o dell'autenticità, completezza e correttezza
delle dichiarazioni e informazioni in essa contenute.
Le richieste relative ad informazioni complementari o ad una nuova relazione
sono notificate alla struttura ospitante per iscritto. La struttura ospitante
beneficiaria dispone del periodo previsto all’articolo I.4, pagarafo 2, della
convenzione specifica per trasmettere le informazioni o i nuovi documenti
richiestigli.
Se sono state richieste informazioni complementari, il termine per l’esame viene
prorogato del periodo occorrente per ottenere tali informazioni.
In caso di rifiuto e di richiesta di una nuova relazione, questa è soggetta alla
procedura di approvazione descritta nel presente articolo.
In caso di nuovo rifiuto, la Commissione si riserva la possibilità di porre fine alla
convenzione specifica sulla base dell'articolo II.9, paragrafo 2, lettera b).
ARTICOLO II.14: DISPOSIZIONI GENERALI SUI PAGAMENTI
II.14.1 La Commissione effettua i pagamenti in euro. L'eventuale conversione in euro
degli importi reali dei costi viene compiuta al tasso del giorno, pubblicato sulla
Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, oppure, in mancanza di questo, al tasso
contabile mensile stabilito dalla Commissione e pubblicato sul suo sito Internet il
giorno in cui la Commissione emette l'ordine di pagamento, salvo disposizioni
specifiche previste nelle Condizioni particolari della convenzione quadro o nella
convenzione specifica.
4
L'approvazione dei conti alle condizioni previste dallo statuto dell’organismo intermedio ha valore di
relazione di controllo e di verifica contabile.
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I pagamenti della Commissione si considerano eseguiti alla data in cui sono
addebitati sul suo conto.
II.14.2 La Commissione può sospendere in qualsiasi momento il termine di pagamento di
cui all'articolo I.4, paragrafo 2, “Pagamento del saldo” della convenzione
specifica, notificando alla struttura ospitante che la sua domanda di pagamento
non è ricevibile in quanto non conforme alle disposizioni della convenzione,
oppure perché devono essere presentati documenti giustificativi adeguati, oppure
per attuare ulteriori verifiche essendovi il sospetto che alcune spese figuranti in
tale domanda non siano ammissibili.
La Commissione può sospendere i pagamenti in qualsiasi momento anche in caso
di violazione constatata o presunta delle disposizioni della convenzione quadro o
della convenzione specifica da parte della struttura ospitante, segnatamente in
base ai risultati delle revisioni contabili e dei controlli previsti all'articolo II.17.
La Commissione notifica tale sospensione alla struttura ospitante mediante lettera
raccomandata con ricevuta di ritorno, o con un mezzo equivalente. La sospensione
ha inizio dalla data alla quale la Commissione invia la suddetta lettera di notifica.
Il termine di pagamento residuo riprende a decorrere dalla data di registrazione
della domanda di pagamento correttamente formulata, dal ricevimento dei
documenti giustificativi richiesti, o dalla fine del periodo di sospensione notificato
dalla Commissione.
II.14.3 Alla scadenza del termine di pagamento previsto all'articolo I.4, paragrafo 2,
"Pagamento del saldo" della convenzione specifica, e fatto salvo il paragrafo 2 del
presente articolo, la struttura ospitante può chiedere entro due mesi dalla data alla
quale ha ricevuto il pagamento tardivo che le sia versato un interesse di mora al
tasso applicato dalla Banca centrale europea alle sue operazioni principali di
rifinanziamento in euro, maggiorato di tre punti e mezzo. Il tasso di riferimento a
cui applicare la maggiorazione è il tasso in vigore il primo giorno del mese nel
quale scade il termine di pagamento, pubblicato sulla Gazzetta ufficiale
dell'Unione europea, serie C. Tale disposizione non si applica alle
amministrazioni pubbliche nazionali degli Stati membri dell'Unione europea che
beneficiano di una sovvenzione di funzionamento.
Gli interessi di mora si applicano al periodo trascorso tra la data di scadenza del
termine di pagamento, esclusa, e la data del pagamento di cui al paragrafo 1 del
presente articolo, inclusa. Questi interessi non sono considerati un'entrata ai fini
della determinazione della sovvenzione finale di cui all'articolo II.15, paragrafo 4.
La sospensione del pagamento da parte della Commissione non può essere
considerata un ritardo nel pagamento.
II.14.4 La struttura ospitante è tenuta a notificare alla Commissione l'importo degli
eventuali interessi, o vantaggi equivalenti, derivanti dai prefinanziamenti che essa
ha ricevuto dalla Commissione. Tale notifica va effettuata annualmente se gli
interessi in questione costituiscono importi considerevoli, e in ogni caso al
momento della domanda di pagamento del saldo che liquida il prefinanziamento.
Questi interessi non sono considerati un'entrata dell'azione ai sensi dell'articolo
II.15, paragrafo 4, ma rientrano in un eventuale ordine di recupero emesso dalla
Commissione a norma dell'articolo II.16.
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II.14.5 La struttura ospitante dispone di un termine di due mesi a decorrere dalla data di
notifica da parte della Commissione dell'importo della sovvenzione finale che
determina l'importo del pagamento del saldo o dell'ordine di recupero a norma
dell'articolo II.15, oppure, se manca la data in cui è stato ricevuto il pagamento
del saldo, per chiedere per iscritto informazioni sulla determinazione della
sovvenzione finale, motivando le eventuali contestazioni. Passato questo termine,
tali domande non sono più prese in considerazione. La Commissione si impegna a
rispondere per iscritto, entro due mesi dal ricevimento della domanda di
informazioni, motivando la sua risposta. Questa procedura non osta alla
possibilità per la struttura ospitante di promuovere un ricorso contro la decisione
della Commissione in applicazione dell'articolo I.6 “Competenza giuridica e
giudiziaria“. Conformemente alle disposizioni della pertinente normativa
comunitaria, tali ricorsi devono essere inoltrati entro un termine di due mesi dalla
notifica della decisione al ricorrente o, in assenza di notifica, dal giorno in cui
questi ne ha avuto conoscenza.
ARTICOLO II.15 - DETERMINAZIONE DELLA SOVVENZIONE FINALE
II.15.1 Fatte salve le informazioni ottenute successivamente in applicazione dell'articolo
II.17, la Commissione stabilisce l'importo della sovvenzione finale da accordare
alla struttura ospitante in base ai documenti indicati all'articolo II.13, paragrafo 2,
“Pagamento del saldo delle sovvenzioni”, da essa approvati.
II.15.2 In nessun caso l'importo complessivo versato dalla Commissione alla struttura
ospitante può superare l'importo massimo della sovvenzione stabilito all'articolo
I.3 "Finanziamento del programma di lavoro" della convenzione specifica, anche
se i costi reali globalmente ammissibili supera l’importo complessivo dei costi
ammissibili stimati del bilancio previsionale allegato alla convenzione specifica.
II.15.3 Qualora i costi reali ammissibili al termine dell'azione risultino inferiori al totale
delle spese ammissibili stimate, la partecipazione della Commissione è limitata
all'importo calcolato applicando la percentuale di sovvenzione comunitaria, di cui
all'articolo I.3 della convenzione specifica, ai costi reali ammissibili approvati
dalla Commissione.
II.15.4 La struttura ospitante accetta che la sovvenzione sia limitata all'importo
necessario per conseguire l'equilibrio tra le entrate e le spese del suo bilancio di
funzionamento relativo alla realizzazione del programma di lavoro nel quadro di
una sovvenzione di funzionamento, e che in nessun caso essa gli procuri un
profitto.
Nel quadro di una sovvenzione di funzionamento, il profitto si definisce come
l'eccedenza eventuale dell'insieme delle entrate reali di funzionamento della
struttura ospitante rispetto ai costi reali di funzionamento complessivi.
Le entrate reali da considerare sono quelle accertate, generate o confermate alla
data in cui è stabilita la domanda di pagamento del saldo da parte della struttura
ospitante per i finanziamenti esterni alla sovvenzione, alle quali si aggiunge
l'importo della sovvenzione determinato applicando i principi di cui ai paragrafi 2
e 3 del presente articolo. Ai fini del presente articolo, si prendono in
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considerazione soltanto i costi reali dell'azione o del bilancio di funzionamento
corrispondenti alle categorie di costi previste nel bilancio di previsione allegato
alla convenzione specifica. In ogni caso, i costi non ammissibili sono finanziati
mediante risorse non comunitarie
Ogni eccedenza così determinata comporta una riduzione, sino alla debita
concorrenza, dell'importo della sovvenzione.
II.15.5 Ferma restando la possibilità di risolvere la convenzione specifica a norma
dell'articolo II.9, e fatta salva la possibilità per la Commissione di applicare le
sanzioni di cui all'articolo II.10, la Commissione può ridurre la sovvenzione
inizialmente prevista in caso di realizzazione mancata, imperfetta, parziale o
tardiva dell'azione. La riduzione è pari alla percentuale necessaria per raggiungere
la debita concorrenza della realizzazione effettiva dell'azione, alle condizioni
previste dalla convenzione quadro e dalle convenzioni specifiche.
II.15.6 Sulla base dell'importo della sovvenzione finale così determinata e dell'importo
cumulato dei pagamenti precedentemente effettuati a titolo della convenzione, la
Commissione stabilisce l'importo del pagamento del saldo a concorrenza degli
importi ancora dovuti alla struttura ospitante. Quando l'importo cumulato dei
pagamenti precedentemente effettuati supera l'importo della sovvenzione finale, la
Commissione recupera l'importo in eccesso.
ARTICOLO II.16 - RECUPERO
II.16.1 Quando alla struttura ospitante sono stati versati importi non dovuti o quando una
procedura di recupero è giustificata in base alle condizioni della convenzione
quadro e/o di una convenzione specifica, la struttura ospitante si impegna a
versare alla Commissione gli importi in questione, alle condizioni ed entro la
scadenza da questa stabilite.
II.16.2 Se la struttura ospitante non esegue il pagamento alla data di scadenza stabilita
dalla Commissione, questa maggiora gli importi dovuti degli interessi di mora
calcolati al tasso di cui all'articolo II.14, paragrafo 3. Gli interessi di mora si
applicano al periodo trascorso tra la data di scadenza stabilita per il pagamento,
esclusa, e la data in cui la Commissione ha ricevuto il pagamento integrale degli
importi ad essa dovuti, inclusa. Questa disposizione non si applica alle
amministrazioni pubbliche nazionali degli Stati membri dell'Unione europea che
beneficiano di una sovvenzione.
Ogni pagamento parziale è imputato anzitutto sulle spese e sugli interessi di mora
e successivamente sull'importo in conto capitale.
II.16.3 La Commissione può recuperare gli importi di cui è creditrice, non pagati alla
data di scadenza, mediante compensazione degli importi da essa dovuti a qualsiasi
titolo alla struttura ospitante, informandola in anticipo per raccomandata con
ricevuta di ritorno o equivalente. Non è necessario l'accordo preliminare della
struttura ospitante.
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II.16.4 Le spese bancarie occasionate dal recupero delle somme dovute alla Commissione
sono a carico esclusivo della struttura ospitante.
II.16.5 La struttura ospitante è informata del fatto che, a norma dell'articolo 256 del
trattato che istituisce la Comunità europea, la Commissione può formalizzare la
constatazione di un obbligo pecuniario a carico di persone che non siano Stati,
mediante una decisione che costituisce titolo esecutivo. Questa decisione può
essere oggetto di un ricorso presso il Tribunale di primo grado delle Comunità
europee.
ARTICOLO II.17 - CONTROLLI E REVISIONI CONTABILI
II.17.1 La struttura ospitante s'impegna a fornire alla Commissione, e a qualsiasi altro
organismo esterno che ne ha da questa ricevuto il mandato, le informazioni
necessarie per accertare la corretta realizzazione dell'azione e il rispetto delle
disposizioni della convenzione quadro e/o delle convenzioni specifiche.
II.17.2 Per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data in cui le è stato pagato il
saldo degli importi dovuti per la corrispondente azione, la struttura ospitante tiene
a disposizione della Commissione tutti i documenti originali, in particolare
contabili e fiscali, oppure, in casi eccezionali debitamente giustificati, le copie
autenticate dei documenti originali relativi a ciascuna convenzione specifica.
II.17.3 La struttura ospitante accetta che la Commissione, direttamente con l’invio di suoi
agenti oppure tramite qualsiasi altro organismo esterno a tal fine abilitato, possa
effettuare una revisione contabile sull’utilizzazione delle sovvenzioni concesse.
Questi controlli possono essere compiuti per tutto il periodo di esecuzione delle
convenzioni specifiche, fino al pagamento del saldo, e per un periodo di cinque
anni a decorrere dalla data di pagamento del saldo delle azioni corrispondenti.
Eventualmente, i risultati delle revisioni contabili possono condurre a decisioni di
recupero da parte della Commissione.
II.17.4 La struttura ospitante s'impegna ad assicurare al personale della Commissione, ed
ai terzi che ne hanno da questa ricevuto il mandato, adeguato diritto di accesso ai
siti e ai locali in cui sono realizzate le azioni nonché a tutte le informazioni, anche
su supporto elettronico, necessarie per condurre a buon fine tali revisioni
contabili.
II.17.5 A norma dei regolamenti n. 2185/96 (CE, Euratom) del Consiglio e n. 1073/1999
(CE) del Consiglio e del Parlamento europeo, anche l'Ufficio europeo per la lotta
antifrode (OLAF) può effettuare controlli e verifiche in loco secondo le procedure
previste dalla legislazione comunitaria al fine di tutelare gli interessi finanziari
delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità. Eventualmente, i
risultati di tali controlli possono condurre a decisioni di recupero da parte della
Commissione.
II.17.6 Per quanto riguarda i controlli e le revisioni contabili, la Corte dei conti europea
dispone dei medesimi diritti della Commissione ed in particolare del diritto di
accesso.
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Convenzione quadro di sovvenzione di funzionamento– Riferimento: GCD-A-2005/2008-IT-30A
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FIRME
Per la struttura ospitante:
Per la Commissione:
Girone Giovanni
Dastoli Pier Virgilio
Rettore dell’Università degli studi di Bari
Capo della Rappresentanza della
Commissione in Italia
.................................................................
..................................................................
[firma]
[firma]
Fatto a ......................................................
Fatto a .......................................................
(luogo, data)
(luogo, data)
In duplice esemplare, in Italiano
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