Gruppi di acquisto:
la centralizzazione del processo
di approvvigionamento e la logistica
dei beni sanitari
L’outsourcing del magazzino farmaceutico: fattori
critici di successo nella definizione del contratto
Maurizio Da Bove
1
•
Il progetto di razionalizzazione logistica coinvolge le ASL e l’ Azienda
Ospedaliera della provincia di Bologna. Tali aziende comprendono circa
4.500 posti letto, 12 strutture ospedaliere e circa 160 presidi
territoriali. Il consumo aggregato di farmaci e materiale sanitario è
stato di circa 240 miliardi di lire nel 1999.
•
Dal 1999 le Aziende hanno costituito una centrale interaziendale di
approvvigionamento per i farmaci ed il materiale sanitario,che opera in
staff al Collegio dei Direttori con il compitp di centralizzare e
standardizzare gli acquisti. Nel corso del 2001 gli acquisti centralizzati
ammonteranno a circa 96 miliardi, che cresceranno a circa 150 nel 2002
e a circa 190 nella situazione di regime nel 2003.
•
In un progetto di logistica che coinvolge diverse ASL, la centralizzazione
del processo di acquisto e la standardizzazione dei codici sono un
elemento fondamentale di facilitazione per la centralizzazione della
logistica
2
Situazione attuale
Reparti
Reparti
Reparti
Centralizzazione e outsourcing
Farmacia
Magazzino
Fornitore 1
Farmacia
Magazzino
Fornitore 2
Flusso dei materiali
Farmacia
Reparti
Reparti
Reparti
Farmacia
Farmacia
Farmacia
Magazzino
Fornitore 3
Magazzino
centrale in
outsourcing
Ordini/richieste
Fornitore 1
3
Fornitore 2
Fornitore 3
Reparto
- emissione delle richieste di approvvigionamento
- accettazione dei colli consegnati
- controllo entro le 24 ore della merce ricevuta
Farmacia Ospedaliera
- verifica delle richieste dei reparti e analisi della tipologia dei
materiali
- gestione del processo di acquisto
- definizione delle scorte minime che l’operatore logistico dovrà
mantenere nel magazzino
- monitoraggio e azioni correttive sul servizio reso dall’operatore
logistico
4
Operatore Logistico
- approvvigionamento
emissione delle richieste di reintegro nell’ambito delle convenzioni
stipulate dall’ Unione Centrale di acquisto o dalle singole Aziende
- gestione scorte
ricevimento e controllo in accettazione, gestione delle scadenze
stoccaggio, gestione ottimale delle scorte e delle scadenze
- distribuzione
preparazione delle richieste ricevute dalla farmacia ospedaliera
consegna al reparto ed alle strutture territoriali secondo secondo il
calendario stabilito
evasione delle urgenze
monitoraggio dell’intero flusso fisico e dei consumi
•
5
PRINCIPALI ATTIVITÀ DELL’OPERATORE LOGISTICO
APPROVVIGIONAMENTO
GESTIONE SCORTE
DISTRIBUZIONE
GESTIONE DEL FARMACO
IN REPARTO
STANDARDIZZAZIONE
• Emissione degli richieste di reintegro nell’ambito delle convenzioni stipulate
dall’Unione Locale di Acquisto (la scorta presso l’operatore è di proprietà delle
case farmaceutiche -contratto estimatorio- o delle AUSL/A.O.)
• Ricevimento e controllo in accettazione, gestione delle scadenze
• Stoccaggio, gestione ottimale delle scorte e delle scadenze
• Preparazione consegne sulla base delle richieste ricevute dalla farmacia
ospedaliera (obiettivo: ridurre al minimo le scorte presso l’ospedale)
• Consegna al reparto (in media 2 volte la settimana) e alle strutture territoriali
• Evasione delle urgenze
• Monitoraggio dell’intero flusso fisico e dei consumi
• Installazione di armadi informatizzati presso il reparto (responsabilità
dell’AUSL)
• Integrazione e monitoraggio delle giacenze e dei flussi tra magazzino centrale e
periferico
• Predisposizione on-line della proposta d’ordine per il reparto sulla base della
giacenza e dei con
consumi
storici
• Coordinamento
la Commissione
Terapeutica con l’obiettivo di fornire un
supporto per:
– Analizzare periodicamente il catalogo e il listino
– Identificare le referenze “marginali”
– Comprendere le ragioni dei bassi volumi su specifiche referenze (es. terapia
specifica, patologie rare, pochi punti ordinanti, molti prodotti equivalenti…)
6
A tendere è prevedibile un’integrazione lungo la supply chain ospedaliera:
la filiera attuale prevede un magazzino polmone del produttore che
rifornisce i magazzini centrali dei depositari, che a loro volta possono
rifornire dei magazzini regionali, dai quali i prodotti vengono consegnati
alle farmacie ospedaliere. Soltanto queste ultime sono sotto il controllo
e la responsabilità delle Aziende Sanitarie
questa filiera evolverà in una più corta, in cui il magazzino polmone del
fornitore rifornirà direttamente il magazzino centrale dell’outsourcer,
eliminando le doppie movimentazioni ed i relativi costi connessi al
passaggio dei prodotti attraverso il magazzino del depositario ed il
magazzino di farmacia. In questa configurazione l’outsourcer e le
Aziende Sanitarie condividono la responsabilità ed il controllo delle
scorte
7
SCENARIO 1
SCORTE SEPARATE
Outsourcer Logistico
Produttore
/
Depositario
Città di Bologna
Bologna Nord
Bologna Sud
Imola
A.O. San Orsola
Passaggio
di proprietà
della merce
Reparti
Reparti
Reparti
• Il processo d’ordine al
fornitore rimane in capo alla
singola struttura ospedaliera
• La fatturazione è tradizionale
8
SCENARIO 2
CONTRATTO ESTIMATORIO/CONSIGNMENT STOCK
Outsourcer Logistico
Reparti
Produttore /
Depositario
AUSL/AO
Provincia di
Bologna
Reparti
Reparti
• Il processo d’ordine al
fornitore è delegato
all’outsourcer logistico
• La fatturazione è periodica
9
Passaggio
di proprietà
della merce
DEFINIZIONE
DI “TERZIARIZZAZIONE”
La terziarizzazione (outsourcing) si configura come il processo attraverso il quale
le aziende assegnano stabilmente (per un periodo contrattualmente definito) a
fornitori esterni la gestione operativa di una o più funzioni logistiche (ad esempio:
trasporto primario, distribuzione finale, stoccaggio, allestimento ordini,...) o di
insiemi di attività logistiche concatenate in interi processi aziendali, a cui sono
aggregabili altre attività prossime alle attività logistiche (ad esempio: imballaggio
e personalizzazione dei prodotti, assicurazione merci, sdoganamento, controlli
qualità, operazioni amministrative, ...)
B. Rothery, I, Robertson
10
OUTSOURCING
definire il processo da terziarizzare
preparare il piano di progetto e risorse
definire i termini di accordo
definire le caratteristiche di servizio
modello valutazione
proposta/relazione
dichiarazione
specifiche di servizio
politiche per risorse
umane, asset, tariffe
Specifiche
capitolato
11
•
Definizione delle macro-attività del servizio logistico
•
Identificazione delle risorse caratteristiche del servizio per ciascuna
macro-attività
•
destinatari del servizio (descrizione utenti finali)
• luoghi di erogazione del servizio
• tempistica del servizio (descrizione degli elementi temporali di
rilievo)
• asset richiesti per la fornitura del servizio
• materiali diretti e indiretti impiegati
• costi (dettaglio costi principali, etc.)
• volumi relativi al servizio da erogare (clienti serviti, ordini, prelievi,
rifornimenti, spedizioni etc.)
• specifiche tecniche e standard di riferimento
• organizzazione (struttura organizzativa, addetti, posizione, job
description, profilo etc.)
12
CON CHI TERZIARIZZARE ?
Esigenza di avere un unico interlocutore (One-stop-shopping)
• ridurre gli oneri di coordinamento
• ricerca di una maggiore l’integrazione e affidabilità
• rapporti stabili e di medio lungo periodo
Operatori
Logistici terzi
Operatori
di IT terzi
Fourth Party
Logistics
Provider
Altri fornitori
servizi
Cliente
13
• La scelta del partner dovrebbe essere legata a:
– solida e collaudata infrastruttura
• depositi di buona qualità e dimensione, collocati strategicamente
• sistema di distribuzione capillare
– volumi rilevanti ed un elevato numero di clienti
• possibilità di equilibrare le esigenze di spazi, personale,
attrezzature e flussi di trasporto
• possibilità di beneficiare delle economie di scala
– sistemi informativi, modelli operativi, procedure sofisticate e
modulari
• possibilità di trattare i diversi clienti in modo personalizzato
senza richiedere investimenti specifici rilevanti
14
CRITERI DI SELEZIONE DEL LOGISTICS SERVICE PROVIDER
• costi / tariffe
• specializzazione settoriale
• qualità dei servizi
• copertura geografica
• flessibilità / personalizzazione
• familiarità / notorietà
• dimensione
• professionalità
• livello tecnologico
• situazione finanziaria
15
Elementi essenziali del capitolato
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Oggetto del servizio
Processi chiave
Livello di servizio
Modalità di gestione
Assicurazione
Tempi e modalità di resa
Informazione su disguidi e/o avaria prodotto
Tariffe
Fatturazione
Valutazione prestazioni
Disponibilità a ispezioni
Cambiamenti organizzativi
16
• Definizione degli accordi contrattuali
– durata contrattuale, durata del preavviso, oggetto del contratto,
parametri dei livelli di servizio, incentivi/penali e clausole risolutive
legate al servizio erogato, responsabilità, trasferimenti e cessioni di
risorse (addetti, immobilizzazioni, etc.)
• Definizione delle tariffe
– criteri di determinazione delle tariffe (base di calcolo, grado di
analiticità, etc.)
– criteri di aggiornamento (indici, scostamenti attività, dinamiche
produttività, etc.)
• Definizione dei sistemi di controllo delle performance
– parametri, frequenza di rilevazione, modalità di intervento in caso
di inadeguatezza
• Possibilità di revisione e adattamento della soluzione
progettuale
17
La griglia di prequalifica
18
La prequalifica dell’operatore logistico sarà basata su requisiti di
competenza, dimensione aziendale e solidità finanziaria
Competenze
Dimensioni ed
organizzazione
• Conoscenza delle esigenze
logistiche ed informative del
farmaco e del materiale
sanitario (scadenze,
refrigerazione, urgenze, ...)
• Capacità di rispondere a le
esigenze logistiche dell’ area
metropolitana, quali scorte di
proprietà delle ASL/AO,
consegne a calendario,
volumi/frequenze di consegna
diversificate,previsione dei
fabbisogni e gestione degli
approvvigionamenti, ...)
• Capacità di soddisfare le
esigenze informative dell’
area metropolitana , nel breve
in termini di interfaccia con
sistemi eterogenei, nel medio
di sistemi coerenti con le
evoluzioni dei sistemi dei
clienti
• Base clienti di cui i l’Area
Metropolitana costituisca un
elemento importante, ma
non prevalente
• Quantità e qualità di risorse
umane sufficiente a far
fronte alle necessità dell’
avviamento
• Disponibilità ad assorbire
risorse in esubero dall’ Area
Metropolitana
• Disponibilità di risorse
qualificate per lo
svolgimento dell’ attività
• Adeguato livello tecnologico
di sistemi informatici ed
attrezzature
• Sistemi informatici avanzati
e già collaudati
19
Solidità finanziaria
• Base clienti profittevole
• Capacità di investimento
• Capacità di finanziare un margine
iniziale negativo co un cliente
importante
Il processo logistico
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USED AT:
AUTHOR:
DATE: Saturday 19 June 1999
WORKI NG
PROJECT: Model 1
REV:
DRAFT
Sunday 16 Sept ember 2001
READER
DATE CONTEXT:
TOP
RECOMMENDED
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
PUBLI CATI ON
documenti in
ingresso
confermati
documenti
accompagnatori in
ingresso
giacenza confermata con posizione
ordine farmacia
(reparto) validato
e ricevuto
documenti in ingresso
protocollati
gestire
la logistica
del farmaco
e
del materiale
farmaceutico
ordine emesso ai
fornitori
mezzo con
merce da
scaricare in
ingresso
merce stoccata in modo
idoneo
documento di accompagnamento
spedizione
ordine farmacia (reparto) consegnato
documenti archiviati
ufficio ricevimento merci
responsabile controllo
personale magazzino
NODE:
A-0
TITLE:
gest ire la logistica del f armac o e del mat eriale f armaceut ico
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NUMBER:
USED AT:
AUTHOR:
DATE: Saturday 19 June 1999
WORKI NG
PROJECT: Model 1
REV:
DRAFT
Sunday 16 Sept ember 2001
READER
DATE CONTEXT:
RECOMMENDED
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
PUBLI CATI ON
ordine
emesso
ai
fornitori
A-0
giacenza confermata con posizione
documenti
accompagnatori
in ingresso
ordine
farmacia
(reparto)
validato
e
ricevuto
mezzo con merce da
scaricare in ingresso
ricevere la merce
documenti in ingresso protocollati
merce
identificata su
UdC stoccata
evadere ordine
farmacia
(reparto)
ordine farmacia
(reparto)
consegnato
documento di accompagnamento
spedizione
merce stoccata in
modo idoneo
portineria
responsabile controllo
responsabile porta scarico
documento
di
trasporto
completato
documenti
in ingresso
controllati
documenti
archiviati
amministare
merce
personale magazzino
ufficio ricevimento merci
NODE:
A0
TITLE:
gest ire la logistica del f armac o e del mat eriale f armaceut ico
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NUMBER:
documenti
in ingresso
confermati
USED AT:
AUTHOR:
DATE: Saturday 19 June 1999
WORKI NG
PROJECT: Model 1
REV:
DRAFT
Sunday 16 Sept ember 2001
READER
DATE CONTEXT:
RECOMMENDED
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
PUBLI CATI ON
ordine
emesso
ai
fornitori
A0
documenti in ingresso controllati
documenti a distribuzione
documenti
accompagnatori
in ingresso
controllare merce
in ingresso
documenti in ingresso protocollati
documenti in ingresso protocollati
scaricare merce
giacenza
confermata
con
posizione
portineria
ufficio
ricevimento
merci
responsabile
controllo
stoccare merce
personale
magazzino
NODE:
A1
TITLE:
ricev ere la merce
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merce
identificata
su UdC
stoccata
merce in ingresso
controllata ed
allocata
NUMBER:
USED AT:
AUTHOR:
DATE: Saturday 19 June 1999
WORKI NG
PROJECT: Model 1
REV:
DRAFT
Sunday 16 Sept ember 2001
READER
DATE CONTEXT:
RECOMMENDED
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
ordine
farmacia
(reparto)
validato
e
ricevuto
PUBLI CATI ON
A0
etichette spedizione
emettere
documenti
documento di
trasporto per
prelievo da
completare
liste prelievo
con vettore
identificato
prelevare
merce
merce
identificata su
UdC stoccata
documento
di
trasporto
controllato
merce
prelevata
e
spuntata
documento
di
trasporto
validato
modulo
chiamata
corrieri
colli su
UdC per
vettore
preparare
spedizione
ordine
farmacia
(reparto)
consegnato
documento
di trasporto
validato per
vettore
mezzo con merce da scaricare
in ingresso
merce
stoccata in
modo idoneo
consegnare
merce
documento di
accompagnamento
spedizione
ufficio EDP
trasportare
NODE:
A2
TITLE:
ev adere ordine f armac ia (reparto)
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USED AT:
AUTHOR:
DATE: Saturday 19 June 1999
WORKI NG
PROJECT: Model 1
REV:
DRAFT
Sunday 16 Sept ember 2001
READER
DATE CONTEXT:
RECOMMENDED
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
PUBLI CATI ON
A2
criteri di ottimizzazione
modulo chiamata corrieri
creare
richiesta
mezzi
liste prelievo
con vettore
identificato
merce prelevata e spuntata
merce prelevata
merce
identificata su
UdC stoccata
documento di trasporto controllato
effettuare
prelievo
liste prelievo
o DdT per
vettore
spuntato
controllare
prelievo
documento
di trasporto
per
prelievo da
completare
merce
pericolosa
evidenziata
liste prelievo
completata
necessità
documento
analisi
personale magazzino
emettere
documento
trasporto
responsabile controllo
ufficio EDP
NODE:
A2.2
TITLE:
documento
di trasporto
validato
prelev are merce
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NUMBER:
ufficio consegna merci
?
?
domande
?
?
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