Aspetti organizzativi della
gestione dei flussi documentali
nel nuovo contesto
normativo e tecnologico
B
F
A C E
D
Gabriele Lazzi - AIPA
[email protected]
12 luglio 1999
A E H
F
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G
A E
H
G
Caso 1
“Comunicazioni burocratiche”
Da “La Repubblica”, qualche settimana fa….
Soluzione
La soluzione (fornire in tempo utile agli interessati le informazioni
necessarie per la richiesta di finanziamenti per progetti didattici)
è costituita dall’automazione del registro di protocollo ?
NO
La soluzione possibile (strumenti di diffusione rapida
dell’informazione direttamente dall’origine ai fruitori finali,
quali ad es. le “bacheche elettroniche”) si colloca tuttavia
all’interno delle problematiche di gestione documentale e si
realizza con la revisione delle modalità operative (processi)
Caso 2
DPR 509/1997
“Regolamento recante la disciplina del
procedimento di concessione di beni del
Demanio marittimo per la realizzazione di
strutture dedicate alla nautica da diporto”
Schema del procedimento semplificato
Domanda
progetto
VIA
Affissione
albo comunale
Comp. Marittimo
Invio Atti
Conferenza
Servizi
Comune
Esame Atti
Delibera o
Gara
Comunicazioni Ammin.
partecipanti
Osservazioni
Domande conc.
Delibera
Progetto
definitivo
Soluzione
La strumentazione informatica utile alla piena attuazione rapida e
trasparente del processo cosi’ semplificato (pubblicità atti e
raccolta osservazioni, conferenza di servizi..) è costituita
dall’automazione del registro di protocollo ?
NO
Le soluzioni possibili (diffusione via sito Web, accesso di
tutte le organizzazioni interessate agli atti specifici e alle
norme di riferimento, posta elettronica o mailing list per
discussione…) si collocano in gran parte all’interno delle
problematiche di gestione documentale e consentono
l’effettiva attuazione di nuove modalità operative (processi)
Caso 3
“Fisco Telematico”
Dal sito Web del Ministero….
Soluzione
Per arrivare ad una maggiore rapidità nel trattamento delle
dichiarazioni fiscali è importante l’automazione del registro di
protocollo ?
SI’
La soluzione comprende un insieme di interventi che
costituiscono una vera e propria reingegnerizzazione del
processo (ruolo “intermediari”, nuove norme, nuova
organizzazione interna..) con vari interventi tecnologici tra
cui l’automazione della protocollazione.
Essa è realizzata con un sistema specializzato
Protocollo e miglioramento dei processi
• Il protocollo informatico è finalizzato al miglioramento dei
servizi in termini di tempi, di qualità, di trasparenza…
• Per ottenere questi risultati:
– non si deve concepire il protocollo informatico solo come mera
automazione del registro di protocollo, né solo come
informatizzazione di iter procedurali sequenziali predefiniti
– non si è sufficiente (anzi può essere dannoso) applicare una
tecnologia standard ( un prodotto “certificato” da Aipa o altri) a
processi differenti (e magari mal organizzati o obsoleti)
Aspetti organizzativi del protocollo informatico
• Il protocollo informatico è finalizzato al miglioramento dei
servizi in termini di tempi, di qualità, di trasparenza…
• Per ottenere questi risultati
– le soluzioni vanno collocate nelle specifiche realtà organizzative e
operative e progettate in maniera da rispondere alle reali esigenze di
gestione della documentazione e dei flussi
– le soluzioni debbono combinare varie funzionalità (registrazione,
archiviazione e ricerca, gestione flussi..) in maniera originale
– serve quindi conoscere i processi dell’organizzazione coinvolta ed i
relativi flussi informativi, capire le esigenze, definire le soluzioni,
progettare insieme ai vari uffici
Necessità di
STUDI DI FATTIBILITA’
a notevole valenza organizzativa
Studi di fattibilità:
alcuni elementi essenziali da analizzare
• Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee
• Rapporto tra il processo di gestione dei flussi
documentali ed i principali processi di servizio
• Revisione e riorganizzazione del processo di
gestione dei flussi documentali
• Definizione delle necessità funzionali che si
affiancano al nucleo obbligatorio del protocollo
informatico e disegno dell’architettura funzionale
• Aree Organizzative Omogenee
• Gestione flussi documentali e processi di servizio
• Ridisegno processo di gestione documentale
• Componenti funzionali
Individuazione delle
Aree Organizzative Omogenee
• AOO come settore dell’organizzazione caratterizzato da
esigenze di gestione della documentazione e dei
procedimenti tendenzialmente omogenee
• AOO non ha solo unico sistema per il registro di protocollo
ma anche sistema unitario per gestione documenti,
archiviazione, diffusione informazioni verso esterno…
• AOO ha responsabilità unitaria (responsabile del Servizio)
• Compresenza di aspetti geografici e funzionali
Individuazione delle
Aree Organizzative Omogenee
prima...
…dopo
SUPERAMENTO FRAMMENTAZIONE ATTUALE
• Aree Organizzative Omogenee
• Gestione flussi documentali e
processi di servizio
• Ridisegno processo di gestione documentale
• Componenti funzionali
Il processo di “gestione
documentale” ed il suo rapporto
con i processi operativi primari
GESTIONE DOCUMENTALE
SISTEMA ORGANIZZATIVO
GESTIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO
PROCESSO DI SUPPORTO n (es. personale)
PROCESSO DI SUPPORTO 1 (es. logistica)
Gestione documentale e rapporto con i processi primari:
elementi da analizzare
• Importanza dello scambio di corrispondenza “certificata”
rispetto ad altre esigenze informative e comunicative
(accesso a fonti informative, condivisione informazioni..)
• Conseguenze sui processi della introduzione della
posta elettronica e di altri strumenti di comunicazione
(siti Web, mailing-list, newsgroup..)
• Utilizzo di modulistica specializzata
• Presenza di processi operativi massivi che possono
richiedere canali specializzati (es. dichiarazioni fiscali)
• Esigenze coperte da applicazioni tradizionali
• ….
• Aree Organizzative Omogenee
• Gestione flussi documentali e processi di servizio
• Ridisegno processo di
gestione documentale
• Componenti funzionali
Ridisegno dei processi
per la gestione dei
flussi documentali
• Definizione del processo base
– ricezione varie tipologie di posta, protocollazione, assegnazione, ricerca…
• Definizione processi e servizi avanzati
– archiviazione corrente e storica, ricerca, gestione informazioni di contesto
(procedimenti, strutture..)…
• Definizione rapporto con fruitori servizi
– verso l’interno dell’AOO, verso altre AOO dell’amministrazione, verso le altre
amministrazioni, verso l’esterno
• Attribuzione di responsabilità e definizione di regole
(ad es. per classificazione, accesso..)
• Organizzazione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico
• …..
Componenti funzionali
Gestione completa
tramite workflow
Ausilio all’assegnazione
PROCEDIMENTI
e PROCESSI
Trasparenza
(URP, servizi a esterno)
Gestione conoscenza
Accesso a documentazione
Inserimento in fascicolo
Nucleo
minimo
GESTIONE
(registro, segn.)
DOCUMENTALE
Archiviazione
ottica, cartacea, mista
elettronica, cartacea da esterno PA o altre amministrazioni
non strutturata, semistrutturata (moduli)
• Aree Organizzative Omogenee
• Gestione flussi documentali e processi di servizio
• Ridisegno processo di gestione documentale
• Componenti funzionali
Individuazione
componenti funzionali
Gestione completa
tramite workflow
Gestione conoscenza
Accesso a documentazione
Ausilio all’assegnazione
Nucleo
minimo
(registro, segn.)
Trasparenza
(URP, servizi a esterno)
Inserimento in fascicolo
Archiviazione
ottica, cartacea, mista
Tipologie organizzative e architettura funzionale:
alcuni criteri base
• Amministrazioni che erogano direttamente servizi
– Peso dominante registrazione di protocollo e gestione workflow,
eventuale importanza di canali ad hoc, rapporto con applicazioni e
banche dati, da valutare secondo i casi l’autenticazione posta …
• Amministrazioni che regolano, autorizzano, controllano...
– Peso notevole di registrazione di protocollo e sia gestione
documentale che workflow, importanza diffusione informazioni di
base, importanza posta elettronica certificata...
• Amministrazioni di indirizzo
– Peso dominante di molteplicità di canali informativi e di gestione
documentale, peso rilevante comunicazione informale, esigenze di
riservatezza...