Manuale di gestione documentale per l’Area Organizzativa Omogenea
Centro di Assistenza Multicanale di Bari
Premessa
L’Agenzia delle Entrate si è dotata di un Manuale per la gestione documentale (di
seguito, Manuale di Ente) in cui sono definiti i principi generali e le regole, comuni a
tutte le aree organizzative omogenee dell’Agenzia, per la tenuta dei registri di
protocollo e per gestione dei flussi documentali.
Il Manuale di Ente individua, inoltre, gli ambiti per i quali la definizione delle regole di
dettaglio, valide all’interno della singola AOO, è attribuita ai singoli responsabili delle
aree organizzative omogenee.
Il presente documento raccoglie le scelte organizzative e le disposizioni relative alla
gestione dei flussi documentali valide per l’Area Organizzativa Omogenea “CENTRO
DI ASSISTENZA MULTICANALE DI BARI” (codice AOO: AGECAMBA) e costituisce parte
integrante del Manuale di gestione dell’Agenzia delle Entrate.
1. DEFINIZIONE DELL’AOO
L’Area Organizzativa Omogenea “AGECAMBA” comprende le seguenti articolazioni
organizzative interne


V7436 Coordinamento team di assistenza ( AGECAMBA )
Nr. 6 TEAM ASSISTENZA
2. RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Il responsabile della gestione documentale dell’AOO è Delli Santi Gennaro, nella sua
qualità di direttore ad interim del Centro di Assistenza Multicanale di Bari.
Il responsabile svolge le funzioni previste dal Manuale di Ente.
Il vicario del Responsabile della gestione documentale è Vito Debellis, funzionario
delegato del Direttore.
2.1. Delegato del Responsabile del Servizio di gestione documentale
I Signori Rutigliano Michele, Davide Cosimo sono individuati quali delegati del
responsabile del Servizio di gestione documentale per i seguenti compiti operativi:


attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzione del sistema di
protocollo informatico e di gestione documentale assegnando i relativi
“ruoli” agli utenti dell’AOO;
autorizzare le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo.
3. INVIO DI DOCUMENTAZIONE ALL’AOO
La trasmissione di documenti e corrispondenza al CENTRO DI ASSISTENZA
MULTICANALE DI BARI può avvenire in una delle seguenti modalità:

utilizzando il servizio postale e indirizzando la documentazione ai seguenti
indirizzi:



 Piazza G. Massari, 50 – 70122 Bari.
inviando un messaggio di Posta Elettronica Certificata all’indirizzo indirizzo
[email protected];
inviando un messaggio di posta elettronica ordinaria all’indirizzo indirizzo
[email protected];
trasmettendo i documenti via fax al seguente numero: 0650763017.
4. REGISTRI
All’interno dell’AOO è operativo un Registro Ufficiale di protocollo destinato a
registrare le comunicazioni ricevute e spedite dalla AOO.
Un Registro della corrispondenza interna alla AOO_RCI ;
Sono inoltre operativi, fino al 31 dicembre 2015, i seguenti registri interni, utilizzati
per tracciare le comunicazioni che si svolgono tra strutture interne dell’AOO:


Registro_delle_disposizioni_organizzative_RDO ;
Registro_per_la_gestione_del_personale_RP.
Infine, all’interno della AOO sono istituiti, su autorizzazione del Coordinatore della
Gestione documentale, i seguenti registri particolari

Registro “PRATICHE CONSULENTI”,
destinato alla registrazione delle pratiche lavorate (comunicazioni, cartelle, etc.).
5. FLUSSI DOCUMENTALI
5.1. Flussi documentali in ingresso
5.1.1. Ricezione e protocollazione
La gestione della corrispondenza ricevuta dall’AOO avviene secondo un modello di
protocollazione distribuita presso le seguenti Unità Organizzative di protocollo:
a) Segreteria dell’Ufficio;
b) Coordinamento team di assistenza;
c) nr. 6 Team Assistenza.
La U.O. indicata nella lettera a) assicura la protocollazione nella stessa giornata di
ricezione di tutta la corrispondenza in ingresso ricevuta entro le ore 12,00.
La corrispondenza pervenuta all’AOO oltre gli orari indicati nel paragrafo precedente
sarà oggetto di protocollazione entro il primo giorno lavorativo successivo alla
ricezione, salvo quanto indicato nel Manuale di gestione documentale dell’Agenzia
delle Entrate per la protocollazione differita (punto 4.1.2.1).
5.2. Flussi documentali in uscita
5.2.1. Protocollazione e spedizione
La gestione della corrispondenza in uscita dalla AOO avviene secondo un modello di
protocollazione accentrata presso un’unica Unità Organizzativa di protocollo
individuata presso il Centro di Assistenza Multicanale di Bari.
La Segreteria assicura la protocollazione in uscita e la relativa spedizione di tutta la
documentazione che viene consegnata per la spedizione entro le ore 12,00. La
corrispondenza pervenuta alla Segreteria oltre il suddetto orario sarà oggetto di
protocollazione entro il primo giorno lavorativo successivo alla ricezione.
L’U.O. di protocollo assicura la protocollazione in uscita e la relativa spedizione di
tutta la documentazione che viene consegnata per la spedizione entro le ore 12,00.
La corrispondenza pervenuta alla Segreteria oltre il suddetto orario sarà oggetto di
protocollazione entro il primo giorno lavorativo successivo alla ricezione.
6. PROTOCOLLAZIONE DI EMERGENZA
In caso di indisponibilità del sistema centralizzato di protocollazione (anche in
modalità di emergenza web) la protocollazione, in entrata e in uscita, proseguirà, in
modalità di emergenza, secondo una delle seguenti modalità:
a) Protocollazione di emergenza web, resa automaticamente disponibile per
tutto l’Ente nel caso di temporanea indisponibilità di alcune funzioni del
sistema centrale di protocollo e gestione documentale;
b) Protocollazione in modalità stand alone, presso postazioni dedicate nel caso
di assoluta indisponibilità del sistema centrale di protocollo e gestione
documentale.
Per tutta il periodo nel quale è necessario fare ricorso alla protocollazione di
emergenza verranno prodotte apposite registrazioni di protocollo “di emergenza”
che, al ripristino delle normale funzionalità del sistema di protocollo e gestione
documentale, verranno riversate nel Registro Ufficiale di protocollo.
Nel caso in cui sia necessario fare ricorso alla protocollazione di emergenza stand
alone il Responsabile della gestione documentale ne dà avviso scritto indirizzato
(anche mediante posta elettronica) ai responsabili delle articolazioni interne
dell’AOO.
La protocollazione di emergenza in modalità stand alone avverrà presso le seguenti
postazioni situate presso la Segreteria dell’Ufficio al 3° piano stanze 13 e 14.
Cessate le condizioni che hanno determinato il ricorso alla protocollazione di
emergenza, il responsabile della gestione documentale o un suo delegato
comunicano la cessazione del servizio di protocollazione di emergenza stand alone
con le stesse modalità con le quali il servizio era stato attivato.
L’avviso di attivazione e cessazione del servizio di protocollazione di emergenza stand
alone vengono registrati nel sistema di protocollo.