37° Congresso Nazionale ANMDO - Bologna, 9 giugno 2011
La logistica leggera all'interno delle strutture ospedaliere: sistemi
centralizzati di gestione
Maurizio Massanelli – Manutencoop F.M. S.p.A.
La logistica all’interno dell’ospedale
L’ospedale è un luogo caratterizzato da flussi imponenti di
persone, cose e informazioni.
OBIETTIVO
applicare i principi della logistica ad uno degli ambiti più delicati
della macchina pubblica interpretando le attività di un ospedale
come
un insieme di processi finalizzati a portare al cittadino utente
servizi e prodotti generici o specifici per le sue necessità.
La logistica all’interno dell’ospedale: Il modello organizzativo
Un primo tema strategico per l’innovazione della logistica in ambito sanitario
riguarda due dimensioni di scelta inerenti il modello organizzativo da adottare:
 il livello di accentramento:
Alcune strutture sanitarie si stanno muovendo verso modelli logistici fortemente
accentrati (ad esempio gruppi di acquisto, Aree Vaste, magazzini centralizzati
ecc.) con una serie di vantaggi, quali sfruttamento di economie di scala, di
spazio e di specializzazione, migliore integrazione delle attività, maggiore
standardizzazione, ottimizzazione della gestione delle scorte, sgravio di lavoro a
vantaggio di professionalità cliniche;
 il grado di esternalizzazione:
Tutte le attività del ciclo logistico “no core” possono essere affidate ad un partner
esterno. Le esperienze di esternalizzazione possono riguardare diversi aspetti della
logistica, dalla gestione dei magazzini, a quella dei trasporti di beni e persone,
alla distribuzione/raccolta interna ai reparti
La logistica all’interno dell’ospedale
I flussi logistici all’interno dell’ospedale sono originati principalmente da:
1.
Movimentazione di beni (farmaceutici, economali e igienico sanitari, dispositivi medici,
ferri chirurgici, cartelle cliniche (referti esami), vitto, biancheria, rifiuti, materiale biologico
ecc. da e per aree interne e da e per esterno)
2.
Movimentazione di pazienti non problematici (da e per sala operatoria/reparto di
degenza, strutture di diagnostica, presidi esterni, obitorio)
Ai quali occorre aggiungere i flussi dovuti ai visitatori
Tali movimentazioni sono generate da:
1.
Attività sanitarie (‘core’) diagnosi e cura
2.
Attività di supporto non sanitarie (‘no core’)
Servizi di Ristorazione
Il servizio prevede l’espletamento
delle seguenti attività logistiche:

Ricezione e stoccaggio delle
derrate alimentari nel caso di
cucina interna

Ricezione di pasti preconfezionati
nel caso di cucina esterna

Trasporto del vitto ai reparti
mediante utilizzo di carrelli
variamente attrezzati, recupero e
lavaggio carrelli sporchi.

Distribuzione vitto ai degenti

Fornitura ai reparti di generi
alimentari extra
ATTIVITA’ NON SANITARIE
Servizi di lavaggio/noleggio biancheria
Il servizio prevede l’espletamento delle
seguenti attività logistiche:
Raccolta
e
distribuzione
di
biancheria nei singoli reparti, unità
operative, servizi.
Gestione dei guardaroba interni alle
strutture sanitarie.
Forniture e distribuzione di articoli
monouso.
ATTIVITA’ NON SANITARIE
Servizio sterilizzazione
Il servizio prevede l’espletamento delle
seguenti attività logistiche:
Gestione magazzino dispositivi medici sterili
personalizzati (corredi tessili e ferri chirurgici).
Gestione del trasporto dei dispositivi ai
reparti e sale operatorie
ATTIVITA’ NON SANITARIE
Trasporto pazienti
Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti attività logistiche:
trasporto del paziente per consulenze cliniche, esecuzione di
esami specialistici
trasporto del paziente per l’esecuzione di esami radiologici
(radiografie, tac, risonanza magnetica, ecografia ecc.)
trasporto intraospedaliero per trasferimento di reparto
trasporto da e per sala operatoria di pazienti non problematici
trasporto salme
ATTIVITA’ NON SANITARIE
Trasporto materiale biologico
Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti attività
logistiche:
 Movimentazione di prodotti biologici: materiali biologici
finiti ad uso umano, compresi sieri e vaccini, prodotti
secondo requisiti sanciti dalla normativa vigente e
trasportati dietro approvazione o permesso dell’Autorità
Sanitaria;
 Movimentazione di campioni diagnostici: comprendono
tutti i materiali di origine umana, inclusi escreti, sangue e
suoi componenti, tessuti e fluidi tissutali, raccolti a scopo
diagnostico.
 Movimentazione di sostanze infettive: sono i materiali
contenenti microorganismi vivi quali batteri, virus, rickettsie,
parassiti, funghi o tossine da essi prodotti,noti o ritenuti
causa probabile di malattia infettiva nell’uomo o negli
animali.
ATTIVITA’ NON SANITARIE
Trasporto farmaci/dispositivi medici/materiale
economale/referti
Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti
attività logistiche:
trasporto e consegna farmaci dalla farmacia
dell’ospedale ai reparti
Trasporto
e consegna farmaci da magazzini
esterni a farmacie ospedaliere e reparti
Trasporto e consegna dispositivi medici e ausili
trasporto e consegna materiale economale
Movimentazione
referti, lastre ecc.
e gestione cartelle cliniche,
ATTIVITA’ NON SANITARIE
Trasporto rifiuti RSU/Speciali
Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti
attività logistiche:
 Movimentazione
di rifiuti sanitari pericolosi a
rischio infettivo, codificati come CER 18.01.0;
 Movimentazione
di rifiuti pericolosi a rischio
infettivo provenienti da attività di ricerca medica
e veterinaria o dei canili della Azienda USL,
codificati come CER 18.02.02;

Movimentazione di tutte le altre tipologie di rifiuto
a rischio infettivo;

Movimentazione dei rifiuti assimilabili a rifiuti solidi
urbani.
ATTIVITA’ NON SANITARIE
Criticità della logistica all’interno dell’ospedale
MOLTO FREQUENTEMENTE OGNI
FLUSSO E’ ORGANIZZATO IN
MODO AUTONOMO
Criticità della logistica all’interno dell’ospedale
All’interno di un reparto la molteplicità di flussi di tipo non sanitario interagisce in
modo “pesante” sulla attività sanitaria di diagnosi e cura dei pazienti durante tutto
l’arco della giornata. Questi flussi sono legati a vincoli di diverso tipo:
 tipologia e volume dei beni da trasportare e possibilità di trasporto
misto;
 strutturali (presenza di ascensori ad hoc per il trasporto, presenza di
impianti automatizzati di trasporto orizzontale, presenza di punti di
stoccaggio
interni
ai
reparti,
all’interno
dell’ospedale
o
esterni/centralizzati, utilizzo di carrelli specializzati per alcuni trasporti,)
 Igienici (divisione dei percorsi e dei carrelli tra “sporco” e “pulito”);
 organizzativi (orari di intervento fissi e difficilmente modificabili).
La logistica all’interno dell’ospedale: obiettivi
In una gestione così complessa come quella relativa all’ambito ospedaliero, risulta di
fondamentale importanza l’analisi e l’ottimizzazione di questi processi logistici con
l’obiettivo di:
 rendere più snella ed efficiente la catena distributiva dei beni movimentati in
ambito sanitario, dall’approvvigionamento alla distribuzione, al fine di ottimizzare
orari e numero di personale esterno nei reparti;
 monitorare tipologia e quantità di beni movimentati/consegnati per minimizzare
giacenze e scaduti/resi;
 identificare le aree di miglioramento strutturale e qualitativo presenti nella
gestione della logistica delle strutture sanitarie
 minimizzare i possibili errori a livello operativo delle attività non sanitarie e
contribuire alla diminuzione dei possibili errori in ambito clinico come ad esempio
errori di trascrizione, consegna e somministrazione;
 garantire la completa tracciabilità lungo tutto il percorso di fornitura dei servizi, e
con essa definire una “catena delle responsabilità” che possa aiutare a rendere più
chiare situazioni a volte anche di natura legale.
Analisi delle efficienze ottenibili 1/2
Ottimizzare ed integrare i flussi logistici significa intervenire in modo coerente e
coordinato sul modello organizzativo e sui processi operativi, in particolare le
attività da svolgere sono:
1.
ASCOLTO ORGANIZZATIVO: ascolto degli operatori, individuazione ed analisi delle
esigenze degli operatori sanitari in funzione delle specificità di ciascun reparto e
della tipologia di paziente trattato;
2.
FLUSSI: analisi e costruzione di una matrice dei flussi, rimodulazione degli stessi in
funzione
delle
richieste
dei
reparti
e
della
verifica
della
integrabilità/sovrapponibilità degli stessi;
3.
ORARI:
ridisegno
degli
orari
di
consegna
in
funzione
sovrapponibilità/integrabilità dei flussi – simulazioni dell’effetto sui reparti
4.
REPARTO; analisi dell’ottimizzazione del lay-out interno del reparto con
l’individuazione dei punti di consegna migliori e dei percorsi ottimali per i flussi
“sporco” - “pulito”
della
Analisi delle efficienze ottenibili 2/2
5.
PERSONALE: analisi ed ottimizzazione del personale addetto alle movimentazioni
con la definizione di squadre logistiche multiskill in grado di movimentare beni
anche di tipo diverso ma contigui per metodologia di movimentazione - ad
esempio farmaci e strumentario chirurgico sterile, kit sterili per sala operatoria in
ambito di percorsi “puliti” oppure biancheria sporca, rifiuti, carrelli vitto con
avanzi dei pasti per i percorsi “sporchi” ;
6.
MAGAZZINO: analisi del magazzino, delle giacenze degli indici di rotazione dei
prodotto, della eventuale centralizzazione e definizione di un modello di
trasporto più adeguato alle esigenze dei reparti;
7.
SERVIZIO: individuazione di specifici KPI finalizzati alla valutazione delle
performance prestazionali strutturati in un sistema di controllo a diversi livelli
gerarchici in grado di fornire sia valutazioni globali rispetto agli obiettivi del
servizio, sia la disamina analitica della singola attività logistica.
Ottimizzazione dei flussi logistici in ambito sanitario
Materiale Biologico
Vitto
pulito
sporco
Rifiuti
Pulizie
Biancheria
I sistemi informativi di supporto:
La creazione di una Centrale di governo e coordinamento dei trasporti che deve contare,
oltre che sulle responsabilità attribuite in modo chiaro e preciso alle varie figure coinvolte,
proprio su un sistema informativo quale collettore unico e primario di tutti i flussi di
informazioni, procedure e regole che caratterizzano l’erogazione dei servizi, ottimizzando il
rapporto tra ricchezza di informazione e contrazione del tempo necessario per prendere
decisioni e fronteggiare necessità e imprevisti. Caratteristiche fondamentali del sistema
informativo sono:
 massima integrabilità con tutti i sistemi si rendano necessari per un corretto espletamento
delle attività. L’integrazione infatti permette di trasferire le informazioni fra un processo e
l’altro in modo efficiente, permettendo al processo successivo di prendere il controllo della
situazione senza aggravi alle attività degli operatori;
piattaforma di accesso unica, comune per tutti i servizi che, indipendentemente dal
“motore” di elaborazione dei dati (applicativi specifici per le diverse tipologie di informazioni
da gestire), sia in grado di garantire l’univocità di accesso alle informazioni, siano esse
provenienti dall’espletamento delle attività di movimentazione, che dal sistema di
tracciabilità dei trasporti, da sistemi di gestione di magazzino ecc.
 sistema geograficamente distribuito in ambiente Web in grado di “collegare” tutti i
soggetti coinvolti nella gestione, indipendentemente dalla localizzazione geografica delle
loro postazioni e dal ruolo ricoperto nella gestione dei servizi..
 monitoraggio dell’andamento dei processi con il massimo grado di usabilità ed
immediatezza.
La logistica all’interno dell’ospedale: sistemi informativi
La logistica all’interno dell’ospedale: sistemi di tracciabilità
L’utilizzo e l’integrazione delle componenti tecnologiche (bar code, RFID, dispositivi di
localizzazione satellitare, ecc.) permette una efficiente tracciabilità (interna ed esterna) e
consente di semplificare le operazioni di lettura, archiviazione e trasferimento dei dati
garantendo:
tracciabilità completa del servizio;
controllo specifico ed in continuo delle attività;
sicurezza e trasparenza dei dati;
garanzia di rispetto della pianificazione;
possibilità di ‘assorbire’ senza scompensi
eventuali attività non programmate.
La tracciabilità deve essere intesa come lo strumento necessario per una efficiente e sicura
gestione dei beni. Sapere in ogni momento che cosa, dove e chi, significa avere il controllo
puntuale ed immediato dei beni da trattare. Avere un controllo immediato dei beni significa
sicurezza. Avere un controllo puntuale dei beni significa efficienza ed efficienza significa gestione
attenta dei costi.
La logistica all’interno dell’ospedale: le sinergie
Attraverso analisi finalizzate alla individuazione delle opportunità di
razionalizzazione di percorsi, mezzi, orari e personale è possibile diminuire
l’impatto delle attività non prettamente sanitarie sull’operatore sanitario e sul
paziente. L’applicazione di un modello organizzativo trasversale e l’affidamento
ad un operatore unico rende possibili ed applicabili:
 razionalizzazione dei flussi logistici da e per i reparti;
 unica regia della logistica che gestisce tutte le movimentazioni in maniera
sinergica;
 matching delle esigenze del fruitore con le competenze del fornitore;
 riduzione delle ore lavorate e/o aumento delle attività potenzialmente
eseguibili a parità di ore lavorate da parte del fornitore;
 riduzione disagio per i reparti (meno persone che si muovono all’interno del
reparto);
 supporto alla riduzione del rischio clinico nel caso di trasporto farmaci e
materiale biologico;
 riduzione del tempo del personale sanitario dedicato a ricezione e
movimentazione beni
 riduzione della spesa per l’Azienda Sanitaria.
La logistica all’interno dell’ospedale: conclusioni
Ogni struttura sanitaria/ospedaliera è caratterizzata da:
 scelte organizzative consolidate nel tempo;
 budget che tende a diminuire di anno in anno;
 livelli di criticità variabili a seconda della tipologia di paziente da gestire
(“cronico”, in emergenza, ecc..
Per individuare la soluzione ottimale per ogni realtà è necessario realizzare
un’analisi sull’organizzazione e sulla infrastruttuttura tecnologica esistenti al
fine di individuare le criticità e i punti di forza su cui innestare una proposta
in grado di ottenere il miglior risultato in termini di efficienza e rapporto
costi/benefici.
La logistica all’interno dell’ospedale: conclusioni
I vantaggi derivanti dall’introduzione di modelli, processi e tecnologie
nella logistica sanitaria sono riassumibili principalmente in:
Riduzione della spesa per beni economali di vario genere;
Riduzione dei tempi infermieristici dedicati alla ricezione e stoccaggio
di beni economali e farmaceutici;
Oltre a:
Miglior controllo e monitoraggio dei consumi attraverso la tracciabilità
completa del percorso logistico dei beni;
 Possibilità di calcolo della spesa per singolo paziente;
 Ridimensionamento delle scorte di reparto;
 Maggiore utilizzo di automazione e di strumenti informatici.
Grazie per l’attenzione
Altre informazioni sul sito
www.manutencoop.it