ARPA UMBRIA
PA P E R
PROGETTO AGENZIALE PER
ECONOMIZZARE RISME
WORK PLAN
PA P E R
PROGETTO AGENZIALE PER ECONOMIZZARE RISME
GENERALITÀ
L’evoluzione degli attuali scenari tecnologici assieme alla progressiva diminuzione delle
risorse finanziarie disponibili per la P.A. impone ormai la necessità ineludibile di intraprendere
azioni che tendano, da un lato, ad eliminare sprechi ed usi inappropriati delle risorse e, dall’altro,
la sostituzione di mezzi e strumenti tradizionali con equivalenti tecnologici a minore impatto
economico.
Vale la pena, pertanto, introdurre all’interno della Agenzia una riflessione generale riferita ai
benefici conseguenti alla digitalizzazione dei flussi documentali in considerazione dei vantaggi che
gli stessi comportano in termini di:
-
Razionalizzazione nell’utilizzo delle risorse disponibili;
-
Semplificazione dei processi, dei tempi e delle modalità di accesso alle informazioni;
-
Diminuzione dei costi.
L’applicazione di tale impostazione al tema “carta” appare tanto opportuno quanto
appropriato per una agenzia ambientale considerando che l’oggetto carta, ormai troppo
disinvoltamente abusato, ha un diretto riflesso sulle risorse naturali disponibili.
Il presente documento, ed il progetto da cui prende il nome, nascono con il preciso obiettivo
di studiare lo stato di Arpa Umbria in termini di utilizzazione del materiale cartaceo e proporre
contestualmente azioni tese a razionalizzarne l’uso interno.
Per avere una idea degli ordini di grandezza comportati, si riportano di seguito i consumi
storici in carta formato A3 ed A4 relativi agli anni 2007, 2008 e 2009. Le grandezze assolute sono
espresse in termini di risme e di fogli, considerando 1 risma = n. 500 fogli. I dati si riferiscono ai
consumi del perugino (Direzione Generale, Dipartimento e Territorio di Perugia, sito di Perugia
del Laboratorio):
2007 2008 2009 Totale Fogli Risme A4 A3 1.530 1.812 1.940 5.282 35
35
45
115
A4 765.000
906.000
970.000
2.641.000
A3 17.500
17.500
22.500
57.500
In termini monetari, stimando una media ponderata del costo risma unitario attualizzato a €
2,29 per A4 e di € 4,35 per A3 si ottengono i seguenti valori cumulati nel triennio:
€ Risme A4 A3 A4 2
A3 2007 2008 2009 Totale 1.530 1.812 1.940 5.282 35
35
45
115
3.503,70
4.149,48
4.442,60
12.095,78
152,25
152,25
195,75
500,25
Utilizzando una semplice interpolazione dei dati storici disponibili per regressione lineare, si
ottengono due curve distinte per i contingenti A4 e A3, come quelle riportate nel grafico
successivo:
Come si può notare anche ad una semplice lettura dei dati, i due contingenti evolvono con
velocità alquanto differenziate (coefficiente angolare delle rette di regressione A4 e A3).
Risme A4 e A3 ‐ Consumi storici del perugino 2007 ‐ 2009
2.500
In altri termini, nel triennio
considerato, il consumo di A4
cresce ad un tasso molto più
sostenuto rispetto quello di A3.
y = 205x + 1350,7
2.000
R
i 1.500
s
m 1.000
e
500
A4
A3
Lineare (A4)
Lineare (A3)
y = 5x + 28,333
0
2007
2008
2009
Anni
-
Stima consumo 2010 risme A4: n. 2.170,70 unità;
-
Stima consumo 2010 risme A3: n. 48,33 unità.
Se applicano alle due
equazioni i valori riferibili al
2010 (ascissa = 4), si può avere
una stima del consumo atteso
in risme per l’anno in corso
(sempre da parte dell’ambito
perugino):
I dati reali 2010 ovviamente sono disponibili solo per una parte dell’anno: più precisamente
dal 1 gennaio al 9 settembre dell’anno in corso ed i valori sono i seguenti:
- Consumo effettivo 2010 risme A4 (01/01 – 09/09): n. 1.100 unità;
- Consumo effettivo 2010 risme A3 (01/01 – 09/09): n. 20 unità.
Supponendo che la utilizzazione annuale di carta si distribuisca in modo uniforme lungo tutti
i mesi ed attribuendo per
Stima consumi carta anno 2010 ‐ ambito perugino
eccesso tutto il consumo
reale ai primi otto mesi
dell’anno, la proiezione dei
2.500,00
dati precedenti su tutti e
2.000,00
R
dodici i mesi (n/8 x 12), si
i 1.500,00
ottiene una stima del
Stima per Regressione s
Lineare su dati storici
consumo finale 2010 di
m 1.000,00
1.650
e
30
unità
Stima su dati reali gennaio e
500,00
settembre
rispettivamente per A4 e
A3, valori decisamente
0,00
diversi da quelli ottenuti in
A4
A3
base alla interpolazione dei
Tipo risma
dati riferiti al consumo
storico dell’ultimo triennio
(inferiori di oltre il 23% per A4 e di oltre il 37% per A3).
3
I risultati che si ottengono analizzando lo scenario di Terni (consumi storici di Dipartimento,
Territorio e sito laboratorio di Terni) sono rappresentati dalle successive tabelle:
2007 2008 2009 Totale Fogli Risme A4 A3 200 650 715 1.565 5
15
10
30
A4 100.000
325.000
357.500
782.500
A3 2.500
7.500
5.000
15.000
In termini monetari, stimando una media ponderata del costo risma unitario attualizzato a €
2,29 per A4 e di € 4,35 per A3 si ottengono, per il ternano, i seguenti valori cumulati nel triennio:
2007 2008 2009 Totale € Risme A4 A3 A4 200 650 715 1.565 5
15
10
30
458,00
1.488,50
1.637,35
3.583,85
A3 21,75
65,25
43,50
130,50
La situazione non è tendenzialmente molto dissimile da quella già vista nel perugino: crescita
veloce dei consumi in A4 e
Risme A4 e A3 ‐ Consumi storici del ternano 2007 ‐ 2009
sostanziale appiattimento della curva
900
della A3. Peraltro, se si effettua un
800
y = 257,5x + 6,6667
raffronto del consumo medio annuo
700
R
600
pro-capite tra Perugia e Terni per il
i
500
A4
s
periodo considerato, stimando in
400
A3
m
circa 200 unità la consistenza media
300
e
Lineare (A3)
200
degli operatori del perugino ed in
y = 2,5x + 5
Lineare (A3)
100
circa 60 quella del ternano, si
0
ottengono valori molto vicini: 8,80
2007
2008
2009
risme medie annue a testa a Perugia e
Anni
8,69 a Terni. La proiezione
sull’esercizio 2010 delle rette di regressione produce le seguenti stime del consumo di carta per
Terni:
- Stima consumo 2010 risme A4: n. 1036,67 unità;
- Stima consumo 2010 risme A3: n. 15,00 unità.
Anche in questo caso, sono disponibili i dati reali riferiti al consumo dei primi 8 mesi
dell’anno:
-
Consumo effettivo 2010 risme A4 (01/01 – 09/09): n. 400 unità;
Consumo effettivo 2010 risme A3 (01/01 – 09/09): n. 10 unità.
4
Supponendo, come prima, che la utilizzazione annuale di carta si distribuisca anche a Terni in
modo uniforme lungo tutti i
Stima consumi carta anno 2010 ‐ ambito ternano
mesi dell’anno, la proiezione dei
dati precedenti su tutti e dodici i
1.200,00
mesi (n/8 x 12), permette di
1.000,00
R
ottenere una stima del consumo
800,00
i
Stima per Regressione finale 2010 di 600 e 15 unità
s
600,00
Lineare su dati storici
rispettivamente per A4 e A3. Il
m
400,00
Stima su dati reali gennaio e
primo
valore
(A4)
è
settembre
200,00
decisamente diverso da quello
0,00
ottenuto
in
base
alla
A4
A3
interpolazione dei dati riferiti al
Tipo risma
consumo storico dell’ultimo
triennio (inferiore di oltre il
42%).
Anche volendo considerare nel modello tutta l’imprecisione possibile nella elaborazione delle
stime e la influenza di variabili (come ad esempio la stagionalità) volutamente escluse, parrebbe
abbastanza probabile l’ipotesi di una inversione di tendenza (diminuzione netta nel
consumo di carta) o, quanto meno, una considerevole frenata (rallentamento nel tasso di
crescita) nei ritmi di crescita tra il triennio appena trascorso ed il 2010, ipotesi, peraltro, plausibili
se si tiene conto dei processi di informatizzazione che da qualche tempo si sono messi in piedi
per automatizzare una serie di procedure interne (vedi gestione del personale ed altre).
In termini strettamente monetari, ai meri oneri della carta visti in precedenza, vanno sommati
anche quelli eventualmente prodotti a favore del fornitore del nolo in termini di superamento
periodico (annuo) del plafond ricompreso nel nolo.
Le direttrici di fondo di questo percorso, proseguendo, se verrà confermata, nella linea di
tendenziale diminuzione dei consumi, sono due:
-
da un lato, si cercherà di capire attraverso quali strumenti e procedure contingentare
individualmente la utilizzazione della risorsa al fine di contenere i consumi e
disincentivare l’abuso e/o l’uso anomalo o non necessario;
-
dall’altro, si studieranno nuovi metodi e strumenti tecnologici atti, laddove possibile, a
trasferire i contenuti informativi da supporti tradizionali a supporti elettronici.
S T RU M E N T I D I OT T I M I Z Z A Z I O N E , M O N I TO R A G G I O E C O N T RO L L O
I recenti cambiamenti introdotti in tema di gestione del parco stampanti della Agenzia, che è
passato da forma “in proprietà” a “noleggio”, formula già adottata per le fotocopiatrici, da parte
di un unico fornitore (aggiudicatario di apposita gara) unitamente alla totale omogeneità
monomarca sia di stampanti che di fotocopiatrici, permette di ipotizzare accorgimenti di
ottimizzazione dell’uso e strumenti tecnologici in grado di monitorare individualmente
l’utilizzazione di dette periferiche.
In relazione al primo punto, si sta studiando la possibilità di imporre apposite politiche
generalizzate di utilizzazione ottimizzata del parco stampanti. Tipico è il caso, ad esempio, delle
modalità di trattamento predefinito della carta: pur essendo dotati, per requisito esplicito richiesto
in sede di gara, tutti gli apparati della funzione “stampa fronte/retro”, per impostazione di
fabbrica le stampe vengono gestite tutte in modalità “foglio singolo”. L’utente può sempre
decidere di stampare in “fronte/retro”, ma attraverso la richiesta esplicita di modifica delle
proprietà inerente a quella specifica coda di stampa. L’ipotesi che si sta perseguendo è quella di
5
invertire l’opzione di default: gli apparati restano stabilmente configurati sul “fronte/retro”,
fatta salva la possibilità di modifica verso “foglio singolo” da parte dell’utente.
In relazione al secondo punto, invece, si tratta di individuare una piattaforma software che
consenta di:
-
centralizzare la gestione utente del parco periferiche;
-
inibire la possibilità di lanciare stampe e/o effettuare fotocopie senza precedente
autenticazione (potenzialmente implicita nel caso di stampe qualora il software supporti
una integrazione abbastanza intima con il protocollo LDAP si Active Directory, sempre
esplicita nel caso di fotocopia);
-
attribuire a ciascun utente un univoco PIN (Keycode, Password o altro) nel caso in cui la
piattaforma non supporti LDAP / Active Directory;
-
stabilire plafond/periodo individuali per ogni singolo utente con valori soglia massima;
-
memorizzare, per ciascuna sessione (di stampa e/o fotocopiatura) i parametri di uso da
parte di quel singolo utente (formato, quantità, tipologia);
-
consentire interrogazioni in tempo reale del repository di memorizzazione;
-
produrre reportistica adeguata.
Ovviamente, l’adozione di simili strumenti andrebbe preceduta da un’attenta misurazione
degli impatti utente potenziali e da adeguata comunicazione nei confronti degli stessi al fine di
esercitare il massimo effetto in termini di deterrente psicologico.
Inoltre, prima di optare per questa ipotesi, andranno condotti specifici approfondimenti
con il fornitore, peraltro già sollecitato nel merito, in relazione agli aspetti tecnico-economici
comportati dall’eventuale adozione di tali strumenti.
I P OT E S I R E L A T I V E A L L A D I G I TA L I Z Z A Z I O N E D I D O C U M E N T I
Per affrontare concretamente questo filone, e nelle more degli approfondimenti che sono
stati avviati da qualche mese con Postecom in relazione all’archiviazione sostitutiva, si ritiene
proficuo trattare alcuni temi specifici rispetto ai quali si intravvedono ampi margini di intervento
anche organizzativo a fronte di impatti economici nulli o molto contenuti.
Rapporti di prova del Laboratorio Multisito
Come è noto, il Rapporto di Prova (RdP) costituisce l’output specifico del Laboratorio Multisito.
Prima di affrontare direttamente il tema, occorre anche qui comprendere gli aspetti dimensionali
del fenomeno.
I due siti (PG e TR) del Laboratorio hanno prodotto, nel 2009, rispettivamente 9.009 e 4.840
RdP, per complessivi 13.849 unità. Considerando che la consistenza media di un singolo RdP è di
circa 5 pagine, compresa la nota di trasmissione, e che di ognuno vengono prodotte almeno due
copie, produce una stima del volume cartaceo minimo da RdP pari a 138.490 fogli (12,37% del
totale dei volumi totali consumati nel 2009).
6
Ulteriori considerazioni si possono trarre se si effettua un’analisi più approfondita stratificando
gli RdP per committente. la successiva tabella riporta la numerosità dei RdP 2009 per
macroraggruppamenti di committenza ordinati in senso decrescente:
Committenti anno 2009 ARPA ASL, Ospedali e altri SSN Altre Pp. Aa. (Regione, Provincie, Comuni, CC, ISPRA, ecc…) Altri Privati Totali Frequenze Frequenze Frequenze assolute relative cumulate 7.552
54,53 54,53
5.127
37,02 91,55
585
4,22 95,78
585
4,22 100,00
13.849
100,00 La prima considerazione che si può trarre è che oltre la metà dei RdP sono indirizzati dal
Laboratorio verso altre strutture
interne dell’Agenzia. Per ciò che
4,22%
4,22%
attiene ai RdP inoltrati all’ester54,53%
37,02%
no, la stragrande maggioranza
(oltre 1/3 del totale generale) è
ARPA
inoltrato alle ASL o ad altre
ASL e altri SSN
strutture del SSN. In modo
Altre Pp. Aa.
equidistribuito, il residuo è
Altri Privati
smistato verso altri enti della
della P. A. e verso la committenza privata. Riassumendo, oltre il
95% del totale è rivolto verso le
Pp. Aa.: di questi, il 54,53% è
endodiretta ed il 41,24% è esodiretto. Questa situazione, in relazione al tema di cui al presente
draft, permette di individuare possibili trattamenti differenziati in relazione ai precedenti
raggruppamenti:
1) - trattamento dei RdP endodiretti: come detto, si tratta degli esiti dei campioni inviati al
Laboratorio da Clienti interni dell’Agenzia. Il processo di trattamento analitico del campione è
gestito in modo puntuale attraverso una complessa procedura informatizzata che ne tratta
l’intero ciclo di vita e che prevede una serie di profili differenziati con specifici livelli di
accesso. In altri termini, sia il ciclo di vita del campione che il suo output finale – il RdP –
sono in qualche modo certificati e “segnati” digitalmente attraverso una serie di “firme
deboli”. Ai fini di comunicazione interna, pertanto, potrebbe non ravvisarsi la necessità né di
sottoporre il RdP a ulteriori processi di stampa e successive segnature del cartaceo né di posttrattare il RdP con “firma forte” ai fini della sua validità intrinseca. In altri termini, tutta
l’aliquota endodiretta (54,53% del totale 2009) si sarebbe potuta arrestare allo stadio di RdP
elettronico ed essere inoltrata via e-mail interna senza ulteriori formalità (considerando la
circolazione esclusivamente intranet del messaggio, la e-mail interna può essere considerata
certa ed affidabile).
2) – trattamento dei RdP esodiretti verso altre Pp. Aa.: per questo contingente (41,24% del
totale 2009), il ragionamento può essere condotto in analogia al precedente tranne che per il
sistema di trasporto e trasmissione. In termini di affidabilità di contenuto del RdP, da
opportuni approfondimenti condotti con esperti della materia sotto il profilo amministrativo,
il processo di “firma elettronica debole” con cui si chiudono, da uno a molti, i vari referti
analitici che vanno a comporre un singolo RdP, garantiti dall’esistenza di una procedura
informatica che prevede profili di accesso (nome utente e password) differenziati, parrebbero
più che sufficienti a certificarne autenticità e veridicità. Per ciò che attiene la nota di
trasmissione, che accompagna il singolo RdP a firma cartacea del Direttore della UOLM, può
essere o sostituita da un processo informatico a “firma elettronica forte” con certificati digitale
emesso da una CA ovvero, nel caso in cui questa attività dovesse risultare eccessivamente
7
onerosa sotto il profilo organizzativo, da un equivalente a “firma debole” come step terminale
della procedura LIMS. Considerazioni diverse, invece, vanno condotte in relazione al delivery:
la normale posta elettronica interna non può in alcun modo essere ritenuta affidabile anche
nei confronti dell’esterno, considerando la casistica di variabili incontrollabili che potrebbero
intervenire nel percorso extra Arpa e fino al destinatario. L’utilizzazione, in alternativa, della
PEC risolve anche questo ulteriore problema: per definizione, infatti, la posta certificata
assicura e certifica i seguenti aspetti:
a.
Identità (elettronica) del mittente;
b. Identità (elettronica) del destinatario;
c.
Canale di trasmissione protetto;
d. Ricevuta da parte del destinatario.
Ovviamente, per poter essere funzionante, il prerequisito essenziale è che entrambi i
terminali della comunicazione siano dotati di casella PEC: la legge italiana obbliga, da
qualche tempo, tutte le Pp. Aa. ad avere almeno una casella PEC istituzionale o, quanto meno,
a dotarsene tempestivamente.
3) – trattamento dei RdP esodiretti verso privati: l’aliquota residua (inferiore al 5% del totale
2009) è l’unica per la quale potrebbe rimanere in piedi la necessità di procedere alla stampa e
successivo trattamento tradizionale dei RdP (almeno per le persone fisiche: per le imprese è
più facile immaginare una prossima disponibilità di PEC).
In sintesi, se i dati sono attendibili e le considerazioni condotte sono condivisibili, in tempi
ragionevolmente brevi, per il 95% dei RdP potrebbe non essere più necessario procedere a
stampa e gli output potrebbero esistere solo in modalità elettronica.
Le variabili da sottoporre ad ulteriore approfondimento a questo proposito sono legate a:
a. Eventuale necessità e conseguente stima tempi/costi di adattamento
procedura LIMS;
b. Eventuale necessità di modifiche organizzative e/o regolamentari e/o del
Sistema Qualità;
c. Eventuale necessità di adeguamento interno dei processi connessi al
Protocollo ed alla Interoperabilità di protocollo via PEC.
Digitalizzazione delle comunicazioni esterne inerenti i pareri
L’Agenzia produce, dietro richiesta di altre Istituzioni, una serie differenziata di pareri con
differenti finalità. In termini molto approssimativi, l’output di questa attività rappresenta circa
20.000 fogli A4/anno (pari a 40 risme). Conducendo considerazioni simili a quelle di cui al
paragrafo precedente (processi di produzione interna, PEC istituzionali, ecc..) si può ipotizzare
un percorso attraverso il quale si arrivi ad eliminare completamente l’uso dei supporti cartacei
anche per questa fattispecie. Analogo ragionamento può essere condotto anche per ciò che
concerne le comunicazioni verso l’esterno per la gestione dell’IPPC.
Digitalizzazione comunicazioni interne connesse alla gestione del personale
8
Ormai da tempo la gestione (amministrativa ed economica) del personale agenziale si avvale di
processi informatizzati di trattamento che, oltre ai dati, si fanno carico, anche se non in modo
integrale, della documentazione che si trasferisce bidirezionalmente tra lavoratore ed ufficio: ad
esempio, cedolino mensile dello stipendio, foglio di presenza, ecc…
Altra documentazione circola ancora in modo tradizionale (tabulato mensile di presenza che è
sottoposto a vidimazione tradizionale, fogli di autorizzazione, ecc…).
Allo stato, non sono facilmente quantificabili i volumi cartacei comportati da queste attività:
risulta però auspicabile che si proceda, a questo proposito, alla trasformazione in elettronico della
documentazione che circola ancora in via tradizionale.
Ulteriori approfondimenti, in tale direzione, andranno condotti sia sotto il profilo
tecnico-economico con il fornitore unico del servizio di informatizzazione del personale
che sotto quello organizzativo in termini di impatto utente atteso.
Estensione e completamento dei processi riferibili al protocollo elettronico
La soluzione relativa al protocollo elettronico (eProt) adottata nel corso dello scorso anno ha
ormai avuto un tempo sufficiente di consolidamento e messa a punto per poter iniziare ad
utilizzarla in modo più proficuo.
Sul versante eProt è possibile immaginare più di un elemento di interesse ai fini del tema in
trattazione:
- Utilizzo di procedure elettroniche per procedere allo smistamento/distribuzione interna
delle comunicazioni pervenute o nativamente in via elettronica (eliminando i processi di
stampa) o trasformate in documento elettronico previa scansione;
- Utilizzo della PEC per la trasmissione verso l’esterno delle comunicazioni prodotte
internamente.
Nel primo caso, non si ravvisano particolari prerequisiti, mentre, in relazione al secondo, vale
quanto detto in precedenza ovvero che anche il destinatario sia fornito di PEC.
In tutti i casi, andranno previamente affrontate le problematiche comportate dalla eventuale
necessità di mantenere, o meno, nel documento elettronico la segnatura di protocollo (ad
esempio la apposizione sul documento elettronico di una componente che riporti i dati
tradizionalmente contenuti nella etichetta).
Va considerato, a questo proposito, che, limitatamente al caso PEC, i riferimenti di registrazione
del documento protocollato integrano la comunicazione trasmessa via PEC: il file oggetto di
trasmissione è contraddistinto dal riferimento numerico di protocollazione e dall’oggetto con il
quale è stato registrato, eliminando, almeno in questo caso, l’esigenza di apporre componenti
grafiche come avviene con la procedura tradizionale.
Aspetti in ordine ai processi di dematerializzazione del Sistema Qualità
a) - Gestione informatica dello NC-AC: Il progetto prevede l’utilizzo di un applicativo
informatico (predisposto dal Servizio SIA) per la gestione e l’archiviazione automatizzata delle
Non Conformità, Azioni Correttive ed Osservazioni/raccomandazioni che scaturiscono da Visite
ispettive interne ed esterne e attività di sorveglianza nelle sezioni e servizi in qualità di A.R.P.A.
Umbria. La gestione consente un sistema di comunicazione elettronico (e-mail) in cui i vari
soggetti implicati nel processo di rilevazione e risoluzione delle NC, osservazioni e delle eventuali
AC vengono coinvolti appropriatamente nelle varie fasi procedimentali consentendo la completa
compilazione del modulo di registrazione informatico (attualmente cartaceo) della singola NC
e/o AC e la tenuta sotto controllo dello stato di aggiornamento dell’iter di gestione delle stesse.
b) - Distribuzione Informatica della Documentazione SGQ/A: Il progetto prevede
l’utilizzo di una applicazione web che risiede sul server ARPA dedicata alla gestione integrata di
tutto il ciclo di vita dei documenti del SGQ/A dalla stesura iniziale all’approvazione definitiva. Il
progetto è iniziato fin dal 2007. La progettazione e realizzazione dell’applicazione è stata affidata
e completata alla ditta NTS Project.
9
c) - Gestione Certificati Certificazioni Iso 9001 Fornitori Lab e Dip Pg e Tr Arpa: si tratta
dell’attivazione della gestione informatica dei certificati ISO 9001 prodotti dai fornitori inseriti
nella piattaforma d’ordine della Ditta B & C che fornisce il servizio approvvigionamento per
forniture di materiali d’uso e consumo del laboratorio di prova e dei Dipartimenti PG e TR. Il
processo consiste nei seguenti passi:
-
invio da parte della Ditta B & C dei certificati a seguito di verifica delle scadenze;
-
conservazione dei certificati;
-
aggiornamento dei certificati (sostituzione dei certificati in vigore, eliminazione dei
superati e/o integrazione di nuovi relativi a nuovi fornitori).
C O N S I D E R A Z I O N I C O N C L U S I V E E I P OT E S I D I P I A N O D I I N T E RV E N TO
L’eventuale approfondimento e/o avvio di uno dei percorsi su indicati, come si è cercato di
evidenziare, andrà attentamente ponderato non solo in termini di coefficiente costi/benefici
diretti, ma anche di oneri indiretti e di impatti organizzativi (diretti e/o collaterali), rispetto ai
quali andrà anche considerata l’eventualità di ricorrere – in alcuni casi - a seminari formativi più
o meno consistenti in relazione al tema da trattare.
In termini riepilogativi, si riporta la seguente ipotesi di piano di intervento da sottoporre,
anche essa, a ulteriore riflessione critica:
1) - Modificazione delle impostazioni di default (da “foglio singolo” a “fronte/retro”)
delle stampanti e degli apparati multifunzione: l’azione è già stata intrapresa ed è
attualmente in sede di dispiegamento sistematico. Il problema si è presentato di una certa
complessità attesa la necessità di definire particolari e appropriate politiche di sistema in relazione
alla modificabilità/sostituibilità degli worksheet di parametri associati ai singoli driver di stampa
per ciascuna stampante configurata sul client di ogni utente: si sono definite procedure
centralizzate che hanno evitato di dover rimuovere e reinstallare manualmente le stampanti su
ogni client, ed in modo del tutto trasparente rispetto all’utente finale. La politica è stata
sistematicamente distribuita agli apparati del piano III, II e I della sede DG ed è in via di
ultimazione anche per il piano terra della stessa sede. A seguire, sarà implementata nel polo
ternano. L’intero processo si stima possa essere concluso entro la fine di ottobre 2010.
2) – Adozione di un sistema software centralizzato di profiling, gestione e controllo
sulla utilizzazione individuale delle risorse di stampa: a questo proposito il fornitore ha
rimesso apposito preventivo il cui onere economico è risultato tanto cospicuo (oltre 24k/€) da
determinare un esito negativo in termini di fattibilità dell’intervento.
3) – Digitalizzazione dei Rapporti di prova del Laboratorio Multisito: come detto,
l’argomento va adeguatamente trattato in relazione ai seguenti aspetti:
-
Eventuale necessità e conseguente stima tempi/costi di adattamento procedura
LIMS;
-
Eventuale necessità di modifiche organizzative e/o regolamentari e/o del Sistema
Qualità;
-
Eventuale necessità di adeguamento interno dei processi connessi al Protocollo ed
alla Interoperabilità di protocollo via PEC.
In relazione al primo punto, va specificato che il sistema appare già sostanzialmente predisposto
ad accettare modifiche nella direzione auspicata. La eliminazione della stampa cartacea dei
RdP endodiretti può considerarsi fattibile in tempi brevi stanti le modifiche da apportare al
software e che riguarderebbero, essenzialmente, i seguenti punti:
10
-
Acquisizione del dato riguardante la mailbox interna del committente in sede di
accettazione del campione;
-
Produzione del solo documento PDF del RdP senza stampa cartacea;
-
Arresto, limitatamente a questo contingente, del processo di trattamento del campione
non più all’attuale livello terminale (stato = Stampa della lettera di trasmissione) ma a
quello immediatamente precedente (stato = Firma della lettera di trasmissione) con
notifica dell’evento verso la mailbox del richiedente che potrà autonomamente
consultare l’archivio informatico dei RdP tramite l’apposito applicativo già
attualmente disponibile;
Si stima che tali adattamenti possano essere completati, testati e messi in produzione
entro la fine del 2010. I costi di adattamento potrebbero essere ipotizzati in circa
7/giornate uomo di lavoro.
Per ciò che, invece, attiene i processi di trattamento alternativo dei RdP istituzionali esodiretti
(per intendersi, non quelli verso i privati che si ripete non sono ad oggi suscettibili di
dematerializzazione), la prima parte del percorso può assumere il seguente aspetto:
-
Intercettazione del dato riguardante l’indirizzo PEC del committente in sede di
accettazione del campione;
-
L’arresto, limitatamente a questo contingente, del processo di trattamento del campione
non più all’attuale livello terminale (stato = Stampa della lettera di trasmissione) ma a
quello immediatamente precedente (stato = Firma della lettera di trasmissione) con
deviazione dell’output verso il processo interno di trattamento della PEC in
uscita con consegna dell’allegato in forma PDF;
Si stima che tali adattamenti, attesa la necessità di approfondire i problemi riguardanti
l’interconnesisone LIMS – PEC, possano essere completati, testati e messi in produzione
entro il primo trimestre 2010. I costi di adattamento potrebbero essere ipotizzati in circa
15/giornate uomo di lavoro.
In relazione al Sistema Qualità interno, infine, dette modifiche possono essere ovviamente
recepite a condizione di aggiornare la documentazione inerente le procedure dove e per quanto
necessario. Le modifiche da apportare sono relative al fatto che il formato elettronico dei RdP
deve mantenere gli stessi requisiti previsti per la forma cartacea (identificazione, protezione da
modifiche indesiderate, evidenza dell’iter di approvazione, ecc…). Percorso analogo va disegnato
anche per la distribuzione dei RdP: se si utilizzano sistemi informatici il processo va ricondotto a
precise responsabilità in ordine al documento in sè, alle sue modalità di distribuzione ed al
controllo dello stato di aggiornamento dei documenti eventualmente modificati. Inoltre devono
essere definite le responsabilità di chi deve installare, configurare e verificare gli account ed i
profili di accesso alle eventuali procedure software aggiuntive eventualmente necessarie. Si stima
che tale percorso possa esser concluso entro il 31 dicembre 2010.
4) - Digitalizzazione delle comunicazioni esterne inerenti i pareri e le comunicazioni
verso l’esterno per la gestione dell’IPPC: nel primo caso vi sono notevoli analogie con
l’argomento precedente riguardante i RdP istituzionali esodiretti. Il secondo caso, qualora
richieda comunicazioni esodirett ma verso soggetti non istituzionali, presuppone che detti attori
siano a loro volta dotati di PEC, pena la improcedibilità della trasmissione. Gli strumenti
tecnologici per poter disegnare un percorso relativo a questo punto sono già nelle disponibilità
dell’Agenzia (vedi successivo punto 6). Pertanto, le uniche variabili da considerare concernono
quasi esclusivamente gli eventuali adattamenti organizzativi a tal fine necessari. Si presume che,
con l’opportuno coinvolgimento delle figure chiave e degli operatori interessati, il processo
possa essere attuato entro il 31 dicembre 2010.
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5) - Digitalizzazione comunicazioni interne connesse alla gestione del personale:
processo in corso. Per eventuali stime di completamento, si rende necessario eseguire ulteriori
approfondimenti sia sotto il profilo tecnico-economico con il fornitore unico del servizio di
informatizzazione del personale che sotto quello organizzativo in termini di impatto utente
atteso. Anche in questo caso, si stima che il percorso possa essere compiuto entro il 31
dicembre 2010.
6) - Estensione e completamento dei processi riferibili al protocollo elettronico ed alla
integrazione con la PEC istituzionale: il processo è stato già completato ed il sistema consente
da subito la c.d. gestione protocollo-PEC “one click” (è sufficiente acquisire al protocollo
elettronico un documento per poterlo inviare con un’unica operazione via PEC). Come nel caso
del punto precedente 4), le uniche variabili da considerare concernono quasi esclusivamente gli
eventuali adattamenti organizzativi a tal fine necessari. Si presume che, con l’opportuno
coinvolgimento delle figure chiave e degli operatori interessati, il processo possa essere attuato
entro il 31 dicembre 2010.
7) - Estensione e completamento dei processi di dematerializzazione riferibili al
Sistema Qualità:
Gestione informatica delle NC-AC: allo stato, l’applicativo, avviato nel 2008 con la
definizione di una specifica Istruzione Operativa e prove di verifica effettuate di concerto
con il SIA, è sospeso. La ripresa, e conseguentemente i tempi per l’applicazione definitiva,
vanno concordati con il SIA e sicuramente si prevede almeno una sostanziale modifica
dell’applicativo dovuta all’uso del nuovo data base di gestione del personale. I costi sono
relativi all’impegno del personale interno.
Distribuzione Informatica Della Documentazione SGQ/A: allo stato, è quasi
completata la fase di popolamento del database necessaria per procedere alla
sperimentazione. Con determina n. 86/2010 è stato deciso l’utilizzo di un supporto esterno (
ditta AQE srl) del costo di 3.000,00 tutt’ora attivo. Si pensa di espletare tale fase entro il
31/12/2010. Per dare l’avvio a regime al sistema, deve essere di nuovo attivata la ditta
fornitrice. Per ora non sono previste modifiche da effettuare all’applicativo, anche se è
naturalmente possibile che possano scaturire nel momento della vera attivazione.
Gestione Certificati Certificazioni ISO 9001 Fornitori Lab e Dip Pg e Tr Arpa: da
attuare sicuramente entro la fine del 2010. I costi al solito del personale interno cioè noi. La
ns previsione è di poter estendere tale gestione anche ai certificati di altri fornitori così detti
“critici” utilizzati da ARPA ma che non fanno parte del contratto della Ditta B & C.
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