INTEMA SANITA’ S.r.l
Manuale Utente
P R E N O T A Z I O N I S A N I T A R I E C A S S E E T I C K E T Manuale Utente Prenotazioni Sanitarie Casse e Ticket
Information Health Company
SOMMARIO
1 PREMESSA. ......................................................................................... 4 2 AVVIO DELLA PROCEDURA .............................................................. 5 2.1 Gestione Nuova Password. .................................................................................. 9 3 PRESTAZIONI E TICKET. .................................................................. 10 3.1 IMMISSIONE IMPEGNI. ..................................................................................... 11 3.2 AGGIUNGI IMPEGNO. ....................................................................................... 38 3.3 VARIAZIONE IMPEGNO. ................................................................................... 39 3.4 RIEPILOGO IMPEGNI. ....................................................................................... 49 3.5 RISTAMPA MOVIMENTO CONTABILE. ............................................................ 53 4. IMMISSIONE PRENOTAZIONE. ............................................................................... 54 4.1 PRENOTAZIONI CICLICHE. .............................................................................. 71 4.2 VARIAZIONE PRENOTAZIONE. ........................................................................ 74 4.3 Elenco prenotati di un giorno (stampa piano di lavoro ). ..................................... 76 4.4 Stampa Prenotazione. ............................................................................................. 79 4.5 RICERCA PRENOTAZIONI. ............................................................................... 80 4.6 RICERCA IMPEGNI............................................................................................ 82 4.7 AGENDA PRENOTAZIONI UNITA’ OPERATIVE. .............................................. 84 4.8 AGENDE GIORNALIERE. ....................................................................................... 93 4.9 ORARI UNITÀ OPERATIVE. ................................................................................... 95 4.10 ELENCO UNITÀ OPERATIVE E PRIME DISPONIBILITÀ. .................................. 97 5 LISTE D’ATTESA. .................................................................................................... 101 5.1 GESTIONE LISTE D’ATTESA (PREAPPUNTAMENTI). ....................................... 101 6 ATTIVITA’ LIBERO-PROFESSIONALI. .................................................................... 107 6.1 SCELTA MEDICO. ................................................................................................ 107 6.2 RIEPILOGO PRESTAZIONI ATTIVITÀ LIBERO PROFESSIONALI. .................... 110 7 FUNZIONI DI UTILITA’. ............................................................................................ 112 7.1 ATTIVAZIONE STAMPANTE. .......................................................................... 113 7.2 TARIFFARIO NAZIONALE. .................................................................................. 114 8 GESTIONE CASSA. ..........................................................................116 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 Apertura di una Sessione di un Terminale di Cassa. ........................................ 117 Chiusura di una Sessione di un Terminale di Cassa. ....................................... 119 Movimenti Contabili Diretti. ............................................................................... 121 Immissione Incasso Generico. .......................................................................... 122 Variazione/Visualizzazione Incasso. ................................................................. 130 Ristampa Incasso. ............................................................................................ 132 Immissione Rimborso. ...................................................................................... 133 Variazione/Visualizzazione Rimborso. .............................................................. 136 Intema Sanità Srl
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8.9 8.10 8.11 8.12 8.13 8.14 8.15 8.16 8.17 8.18 Information Health Company
Ristampa Rimborso. ......................................................................................... 138 Riepilogo Codici Incasso e Rimborso. .............................................................. 139 Immissione di un Movimento Contabile di Cassa Centrale. .............................. 140 Variazione o Visualizzazione di un Movimento Contabile di Cassa Centrale.... 142 Riepilogo Movimenti Contabili di Cassa Centrale. ............................................ 144 Riepilogo Movimenti Terminali di Cassa. .......................................................... 149 Riepilogo Sessioni. ........................................................................................... 153 Riepilogo Movimenti Contabili di una Sessione. ............................................... 155 Stampa Movimenti Contabili. ............................................................................ 157 Gestione Pagamenti extra-Contabili. ................................................................ 158 Intema Sanità Srl
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PREMESSA.
Il sistema, avvalendosi degli ultimi strumenti di produzione del software in
ambiente WINDOWS, implementa con una architettura client-server quelle
funzioni che intendono costituire un riferimento per le informazioni sulla ricettività
delle strutture sanitarie della ASL.
La scelta di una architettura client-server implementata su sistemi a 32bit dà
sufficienti garanzie sulle capacità di performance del sistema necessarie per
applicazioni di sportello.
La facilità d’uso, unitamente all’uso di interfacce grafiche
ad elevata
ergonomicità di utilizzo, fanno del sistema uno strumento operativo per la
programmazione delle attività delle unità operative, anche se queste si trovano in
siti geograficamente distanti, e ciò grazie alle ampie possibilità di connessione a
computer remoti. La gestione accurata dei profili operatore rende l’applicazione
in grado di gestire non solo gli accessi indesiderati ma anche la discriminazione
delle operazioni eseguibili; ciò si rende particolarmente necessario per la
gestione cassa e ticket, dove è importante determinare l’operatore che ha aperto
la cassa ed eseguito le operazioni.
L’utilizzo di data base relazionali e l’inclusione nel prodotto di un motore per la
produzione di inquiry destrutturati rende possibile ed agevole la produzione di
nuove modalità di interrogazione dei data base dell’applicazione.
Il sistema si compone dei seguenti moduli:
• prestazioni e ticket;
• prenotazioni;
• cassa;
• configurazione del sistema.
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AVVIO DELLA PROCEDURA
Le possibili modalità di avvio della procedura sono le seguenti:
1- TERMINAL SERVER: in questo caso il PC su cui si opera è un
terminale collegato ad un server, pertanto l’identificazione dell’operatore va
eseguita in avvio del Windows
Ad ogni operatore abilitato, viene assegnato un codice (nome utente) di
lunghezza di 8 caratteri ed una password (codice segreto) di accesso, anch’essa
di lunghezza di almeno 8 caratteri.
Il sistema obbliga l’operatore al cambio password al primo accesso.
Il sistema, in automatico, obbliga il cambio password ogni trenta giorni.
L’accesso al sistema è disattivato in automatico se l’utente non si collega al
sistema per un periodo superiore a 6 mesi.
Il nome utente è assegnato in modo univoco ad un operatore ed una volta
disattivato non potrà essere riassegnato ad alcun altro operatore.
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Se il sistema resta inutilizzato con sessione aperta per un periodo superiore ai 3
minuti l’applicazione in automatico disconnette l’utente, richiedendo una nuova
operazione di login per il prosieguo delle attività.
Al superamento della fase di autenticazione viene proposta la maschera di
accesso della procedura.
Doppio click
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2- CLIENT SERVER
In questo caso la prima maschera che appare alla partenza della procedura è
quella di richiesta di identificazione dell’operatore.
Ad ogni operatore abilitato, viene assegnato un codice di lunghezza variabile da
1 a 8 caratteri ed una password (codice segreto) di accesso, anch’essa di
lunghezza variabile da 6 a 8 caratteri.
E’ buona norma assegnare sia i codici che le password sfruttando tutti gli otto
caratteri a disposizione.
Subito dopo l’immissione del codice operatore, per passare all’immissione della
password occorre premere il tasto Invio
o il tasto Tab
; così
facendo viene subito controllato che il codice operatore sia fra quelli conosciuti
dal sistema.
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Dopo l’immissione della password, se questa è corretta, oltre al bottone <Esci>
vengono visualizzati altri due bottoni e precisamente <Ok> e <Nuova
Password>.
Scegliendo <Ok> si passa alla maschera successiva, mentre scegliendo <Nuova
Password> si ha la possibilità di cambiarsi la password. Quindi nel momento in
cui non si è più sicuri della segretezza della propria password, o all’atto del primo
collegamento quando la password viene comunicata dal gestore della procedura,
attraverso questa funzione ci si può assegnare una nuova password.
E’ obbligatorio, in base al DPR 318/99, variare la propria password almeno ogni mese.
La parola chiave deve essere lunga almeno 6 caratteri e deve essere diversa da quelle
precedentemente usate.
La funzione di cambio password può essere inibita all’utilizzo da parte
dell’operatore per cui può non apparire il tasto <Nuova Password>.
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2.1
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GESTIONE NUOVA PASSWORD.
Per poter cambiare la password occorre digitare la nuova due volte, sia nel
campo “Nuova Password” che nel campo “Conferma Password” e, se è stata
immessa la stessa sequenza, premendo il bottone <Ok> si ritorna sulla
maschera di Ingresso alla Procedura.
Si richiede la doppia immissione della nuova password per motivi di sicurezza, in
quanto entrambi i campi non visualizzano i caratteri immessi e quindi non
essendo possibile controllare visivamente la nuova password immessa, con una
doppia immissione si riduce la possibilità di errore.
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PRESTAZIONI E TICKET.
La gestione delle prestazioni e ticket prevede, per il caricamento delle ricette che
gli assistiti presentano agli sportelli di accettazione, lo svolgimento di una serie di
funzioni.
Per ogni ricetta vengono gestiti:
• i dati anagrafici dell’assistito;
• i dati specifici della ricetta;
• le prestazioni da eseguire.
I dati anagrafici possono essere ricavati:
• da banche dati specifiche (Anagrafe Assistiti Regionale o Anagrafe Utenti
Occasionali);
• sfruttando i dati presenti sulle ricette già immesse nel sistema.
Qualora l’assistito non sia censito è fornita la funzionalità per l’immissione dei
dati necessari.
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3.1
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IMMISSIONE IMPEGNI.
Con questa funzione si caricano nel sistema gli impegni (detti anche ricette o
impegnative) che l’assistito presenta allo sportello.
Quando si posiziona il cursore sui campi della mappa, compare una breve
descrizione del contenuto del campo. Ciò aiuterà a comprendere il significato del
campo o suggerirà i dati da inserire.
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3.1.1 ANAGRAFICA
Il primo passo è l’identificazione dell’assistito che può avvenire tramite:
1- l’inserimento del
codice Individuale
dell’assistito, (es. 1234)
2- l’inserimento del Codice fiscale nel
campo del cod. individuale o nel campo
omonimo. (es. OPEMNN49T38G843E)
3- una ricerca anagrafica sul cognome e
nome. (PINCO/PALLINO)*
(*)Tra il cognome ed il nome non si mette lo spazio
ma “/”
Una volta utilizzato uno dei suddetti sistemi di individuazione dell’assistito il
sistema controlla se l’utente è presente nell’anagrafe degli assistiti (normalmente
viene caricata l’anagrafe della Asl di appartenenza) e se lo è carica in mappa tutti
i dati che ha a disposizione.
E’ necessario verificare che tutti i campi siano compilati, e laddove manchi
qualche informazione aggiungerla (es. la Cittadinanza).
Se i dati dell’assistito non vengono ritrovati o i dati ritrovati appartengono ad altro
assistito allora è possibile che:
a) si è sbagliato a digitare il codice individuale o fiscale;
b) l’assistito non è presente in anagrafe
c) si è sbagliato a digitare il cognome
Caso a)
reinserire i codici corretti;
Caso b)
I dati si possono ricercare anche nelle Anagrafi sanitarie delle
AA.SS.LL. collegate (qualora ve ne siano): in tal caso è sufficiente scrivere
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cognome dell’assistito da ricercare e col tasto funzionale F2 si ottiene l’elenco
delle anagrafi collegate in rete, si seleziona quella di appartenenza dell’assistito
e, se presenti, si otterranno i dati anagrafici della persona col codice digitato.
In ogni caso è possibile ricercare l’assistito con una ricerca nominativa.
Per effettuare una ricerca per cognome e nome occorre inserire nel campo
“Assistito” il cognome ed il nome separati fra di loro da una barra “/”e fare un
doppio click oppure, dopo aver digitato cognome e nome, premere il tasto invio
.
E’ anche possibile effettuare delle ricerche per chiavi parziali; ad esempio
immettendo “ROS*/M* si ricercheranno tutte le anagrafiche che hanno un
cognome che inizia con “ROS” ed un nome che inizia con “M”.
Il risultato della ricerca viene presentato in una finestra da dove è possibile
scegliere con un click l’anagrafica che interessa.
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Figura 14
La ricerca viene effettuata prima nell’anagrafe degli assistiti e poi sulle
anagrafiche di tutte le ricette immesse e presenti negli archivi; se la ricerca
nell’anagrafe raggiunge un risultato, viene visualizzata la lista delle anagrafiche
che soddisfano le condizioni e mostra a fondo finestra un bottone <Impegni> ed
un bottone <Scelta Asl di Ricerca>; ciò significa che se i dati visualizzati non
soddisfano ancora i dati da ricercare è possibile continuare la ricerca fra gli
impegni, o nelle anagrafi sanitarie delle AA.SS.LL. collegate, qualora ve ne
siano.
Se i criteri di ricerca immessi non portano al riconoscimento di nessuna
anagrafica la finestra “Ricerca Anagrafica” sarà vuota e pertanto sarà necessario
registrare i dati dell’assistito.
Se l’anagrafica viene individuata attraverso la ricerca sugli impegni precedenti o
sull’anagrafe sanitaria regionale, si deve controllare che i dati collegati alla
anagrafica individuata siano invariati e rispondenti alla situazione attuale ( per es
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che il prescrivente sia lo stesso, che il numero di telefono, qualora sia indicato,
non sia cambiato altrimenti occorre modificarlo, che la condizione di esenzione
qualora indicata sia la stessa ,ecc).
Se l’assistito non si trova sull’anagrafe presente sul sistema è possibile effettuare
la ricerca sull’anagrafe delle altre AASSLL, questo se è attiva la rete regionale.
La modalità è analoga alla ricerca per codice (vedi caso b.).
Se l’assistito non è presente in anagrafe (ad esempio è un fuori regione che si
presenta per la prima volta) o è un appartenente ad altra AASSLL ,occorre
immettere tutti i dati anagrafici che lo riguardano.
Nel campo “Cognome/Nome” vanno immessi obbligatoriamente il Cognome ed
il nome dell’assistito separando con una barra “/” il cognome dal nome o dai nomi
se più di uno.
Nel campo “Data di Nascita” si deve immettere obbligatoriamente la data di
nascita dell’assistito nel formato giorno mese anno (di 4 cifre) e viene calcolata in
automatico l’età.
Nel campo “Sesso” si deve immettere obbligatoriamente il sesso dell’assistito:
“M” se maschio e “F” se femmina.
Nel campo “Comune di Nascita” va immesso obbligatoriamente il comune o lo
stato estero di nascita.
Per immettere il comune basta digitare i primi caratteri della descrizione del
comune (almeno 4 o 5) o tutta la descrizione e successivamente, puntando il
mouse sul campo “Comune”, fare un doppio click (o dare invio); a questo punto
viene visualizzata una finestra riportante le descrizioni (Max 100) dei comuni che
più si avvicinano alla descrizione immessa.
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Per scegliere la descrizione che interessa basta selezionarla con un click.
Anche in questo caso il sistema richiede obbligatoriamente che il comune venga
scelto fra uno di quelli presentati nella finestra avuta con un doppio click sul
campo “Comune” e non accetta descrizioni digitate manualmente; il motivo di
questo rifiuto risiede nel fatto che scegliendo con un click il sistema è in grado di
caricare in maniera del tutto trasparente all’operatore anche il codice ISTAT del
comune.
Se l’assistito è nato all’estero è possibile immettere lo stato di nascita utilizzando
la lista che è visualizzata in ordine alfabetico con un click destro sul campo
comune. Anche in questo l’immissione dello stato estero è facilitata digitando i
primi caratteri della descrizione dello stato (almeno 4 o 5) o tutta la descrizione
così come già descritto per l’immissione del comune.
Altro campo obbligatorio è Il comune di residenza, per immetterlo si utilizza lo
stesso metodo usato per il comune di nascita.
Scelto il comune vengono avvalorati anche lo stato, la regione di appartenenza e
la Asl cui appartiene quel comune.
Il “Codice Fiscale” è obbligatorio e per immetterlo si può
-
inserirlo manualmente;
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-
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calcolarlo cliccando con il tasto destro del mouse sul campo del Codice
Fiscale (dopo aver inserito il cognome e nome, la data di nascita, il sesso
e il comune di nascita). Dopo aver cliccato viene visualizzata la maschera
calcolo codice fiscale con il codice calcolato che va comunque verificato
con l’utente e se corretto si può procedere cliccando sul tasto Si.
La via di residenza non è obbligatoria ma è buona norma immetterla.
L’Asusl di appartenenza si inserisce automaticamente con l’inserimento del
comune di residenza.
Il numero di telefono è obbligatorio e necessario per effettuare eventuali
comunicazioni all’assistito in merito alla prenotazione (es. spostamento degli
appuntamenti, etc.).
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E’ possibile memorizzare oltre il numero di telefono anche un numero di cellulare
e/o un indirizzo di posta elettronica a cui si potranno inviare promemoria o
conferme di prenotazione.
3.1.2 INSERIMENTO DATI RICETTA
Completata la compilazione della parte anagrafica la fase successiva riguarda il
caricamento
dei dati della ricetta.
Il tipo di ricetta consente di effettuare una scelta tra la vecchia ricetta e la nuova
(che compare di default). Doppio click nel campo e compare il seguente menù di
scelta
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Il numero della ricetta va inserito obbligatoriamente nel campo “Numero”; tale
campo permette di eseguire il controllo sia sull’univocità che sulla correttezza di
digitazione del numero di ricetta inserito. Cosicché, inserito il numero di ricetta il
tasto funzione F1 controlla che il numero di 16 cifre sia interamente inserito e
F3 verifica il numero di ricetta. Il numero di ricetta potrebbe essere catturato
utilizzando dei lettori di codici a barre.
Altro campo obbligatorio è quello relativo alla data della ricetta. Cliccando due
volte sul campo “Data Ricetta” si apre la maschera del Calendario la quale
visualizza il mese e l’anno corrente. Se la data della ricetta è compresa nel
periodo visualizzato basta cliccare due volte sul giorno. Se, invece, è necessario
cambiare mese e/o anno è necessario posizionarsi sul campo da modificare e
con il tasto destro del mouse il calendario va al mese e/o all’anno antecedente la
data visualizzata, mentre con il tasto sinistro del mouse il calendario va al mese
e/o all’anno successivo, dopodiché procedere al doppio click sul giorno richiesto.
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Il campo relativo all’esenzione visualizza di default la categoria Non Esente, se
invece sulla ricetta medica è presente Il tipo di esenzione per inserirlo deve
essere scelto fra quelli proposti nella lista ottenuta cliccando sul campo
“Esenzione”
Il tipo esenzione determina il costo a carico dell’assistito.
L’esenzione può
essere variata anche dopo aver immesso le prestazioni richieste dalla ricetta
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(ovviamente prima della conferma con “Ok”); in questo caso il sistema ricalcola
immediatamente il nuovo costo.
Per le esenzioni sono in vigore alcuni controlli di tipo qualitativo, come ad
esempio sull’età o sul sesso dell’assistito: un’esenzione incompatibile con l’età o
il sesso dell’assistito darà luogo ad un messaggio di errore. Ad esempio,
scegliendo l’esenzione E01 (Assistito di età superiore a 65 anni con reddito
familiare inferiore a 36.151,98 euro), se il paziente non ha compiuto i 65 anni,
sarà visualizzato il messaggio che avverte che per il tipo di esenzione è
necessario che l’assistito abbia compiuto 65 anni.
Inoltre, se il soggetto è esente per patologie diverse da quelle di cui si richiede la
prestazione si evidenzia anche in questo caso un messaggio che avverte che si
stanno prenotando prestazioni diverse dal tipo di esenzione. Il sistema in questo
caso non ne permette la registrazione,e quindi è necessario eliminare
l’esenzione per poter proseguire. Se vi sono più prestazioni di cui alcune
rientranti nell’esenzione ed altre escluse il sistema richiede se effettuare la
registrazione nonostante l’immissione di prestazioni con esenzioni di tipo diverso.
Se come esenzione si sceglie “Donna in stato di gravidanza”, il sistema (solo se
in fase di definizione dei parametri generali l’utente ha optato per questa scelta)
chiede di scegliere la settimana di gestazione, secondo la quale sarà controllata
l’esenzione su ciascun esame richiesto, in base al protocollo diagnostico degli
esami non sottoposti a partecipazione di spesa nella gravidanza.
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Per le esenzioni dipendenti dalla patologia, sarà chiesta la particolare forma
morbosa che dà diritto all’esenzione. Questa corrisponde ad un codice che può
essere digitato direttamente nella mascherina, o ricercata manualmente nella
lista con doppio click nella casella di testo.
Doppio click
Il numero di tesserino di esenzione non è obbligatorio, a meno che non lo si voglia
rendere tale.
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Il prescrivente della ricetta è obbligatorio, per immetterlo basta digitare i primi
caratteri del cognome del medico (almeno 4 o 5)
o tutto il cognome
e
successivamente, puntando il mouse sul campo “Prescrivente”, fare un doppio
click (o come sempre dare invio sul campo); a questo punto viene visualizzata
una finestra riportante le generalità cognome e nome (Max 100) dei medici che
più si avvicinano alla descrizione immessa.
Per scegliere il medico che interessa basta selezionarlo con un click.
In ipotesi di medico non censito o fuori Asl sarà sufficiente digitare il tasto destro
del mouse ed eseguire la scelta sulla figura seguente
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Anche in questo caso il sistema richiede obbligatoriamente che le generalità del
medico vengano scelte fra una di quelle presentate nella finestra avuta con un
doppio click sul campo “Prescrivente” e non accetta descrizioni digitate
manualmente; il motivo di questo rifiuto risiede nel fatto che scegliendo con un
click il sistema è in grado di caricare in maniera del tutto trasparente all’operatore
anche il codice regionale del medico.
Tutti questi campi, tranne il numero ricetta ed il tipo esenzione, vengono riempiti
automaticamente se l’assistito è presente nell’anagrafe o ha già presentato una
ricetta nel passato.
Quando tutti i dati sono stati immessi, per registrare l’impegno occorre cliccare il
bottone <Ok>.
Nella parte sottostante ai dati di ricetta vi sono tre campi la cui compilazione è
facoltativa ma sicuramente utile per mantenere nell’impegno tutta una serie di
informazioni utili. Ci si riferisce al Campo Note foglio lavoro (informazioni che una
volta inserite vengono stampate sul foglio di lavoro Es. Prende farmaco X), Note
operatore (informazioni ad uso interno rilevanti per l’operatore Es. date
indicazioni prescrittive) e Altri Dati.
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3.1.3 IMPEGNO
Ad ogni ricetta immessa viene assegnato
ANNO
un numero formato da 11 cifre di cui le
prime tre (CIFRE e/o LETTERE) sono
caratteri identificativi la struttura che ha
immesso l’impegno, le successive due
riguardano l’anno corrente e le ultime sei
sono un progressivo nell’anno. Questo
numero viene visualizzato in alto a destra
nel
campo
“Numero”
del
riquadro
“Impegno”.
La data dell’impegno è visibile nel riquadro
in alto a destra, di default è posta uguale
alla data corrente, ma se necessario (e
solo se l’operatore è abilitato) la si può
variare,
(ad
esempio
nel
caso
di
immissione di ricetta in momenti diversi da
quello della presentazione allo sportello).
Si può, inoltre, scegliere il regime di
prenotazione e/o di pagamento, cioè se le
tariffe delle prestazioni sono quelle del
Tariffario
Nazionale,
pagando
in
base
all’esenzione posseduta o a tariffa piena (in
proprio), oppure in base al Tariffario Privato
della Struttura erogante le prestazioni. In
quest’ultimo caso anche la prenotazione è
effettuata in base alle unità operative private
che
operano
all’interno
della
struttura
pubblica. Per passare da un regime all’altro
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basta
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cliccare
sulla
parola
“Regime”,
comparirà la lista da cui si potrà scegliere il
regime voluto. La stessa lista la si può
ottenere dal tasto “Regimi”.
Di default il regime sarà quello legato al Tariffario Nazionale.
Col tasto “Ambito di Ricerca” è possibile visualizzare i regimi di tutte le strutture
collegate. Ciccando si otterrà la lista delle strutture collegate tra le quali si potrà
effettuare la selezione ed ottenere poi i regimi della struttura scelta.
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3.1.4 SCELTA DELLA PRESTAZIONE DA PRENOTARE
A questo punto, dopo aver riempito i campi riguardanti l’anagrafica, la residenza
e la ricetta, è possibile caricare le prestazioni presenti sulla o sulle ricette che
l’assistito presenta allo sportello.
La prima cosa da fare è quella di scegliere la tipologia prescrittiva selezionandola
nella lista riportante tutte le Branche
Subito dopo si presenta una finestra contenente tutti gli esami o prestazioni che
è possibile scegliere:
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L’elenco degli esami è presentato in ordine alfabetico per facilitare la ricerca, il
numero di colonne è definibile in fase di configurazione della procedura.
Per selezionare l’esame che interessa basta puntarlo con il mouse e fare doppio
click, o con l’utilizzo dei tasti freccia basta evidenziarlo e dare invio.
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A questo punto l’esame verrà inserito nella prima casella disponibile (max 8)
della griglia che man mano contiene tutti gli esami prescelti ed il costo a carico
dell’assistito verrà aggiornato immediatamente.
Se la finestra degli esami di una tipologia medica contiene molti esami, (es.
Laboratorio di Analisi) diventa difficoltoso individuare in breve tempo l’esame
interessato ed allora anche qui sono stati inseriti dei criteri di ricerca per
velocizzare al massimo l’individuazione degli stessi.
E’ possibile utilizzare la ricerca “incrementale”, che consiste nel digitare il nome
dell’esame e ad ogni carattere battuto evidenzia di volta in volta l’esame che ha
come primi caratteri della descrizione quelli già immessi; in pratica man mano
che si digita il nome viene individuato l’esame che interessa.
E’ anche possibile utilizzare la stessa tecnica di ricerca già descritta per le
anagrafiche; infatti basta digitare il tasto “F2”.
Nella barra degli strumenti “Elenco Esami” presente in alto alla schermata
(occorre essere sulla finestra degli esami) è presente il Tasto “Ricerca
prestazione”.
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Esso
visualizza
la
stessa
finestra di “Cerca prestazione”
che si evidenzia con il tasto F2..
Figura 19
Il tipo di ricerca può essere effettuata tramite il tipo di descrizione dell’esame o
con il codice del Ministero della Sanità, selezionando anche come tipo di ricerca
o l’ultima branca selezionata oppure su tutte le branche del tariffario.
In questo modo tali esami saranno visualizzati prima degli altri nella prima pagina
e quindi saranno più facilmente individuabili.
Cliccando su “Stampa Prestazioni”, o col tasto funzione F3, si ottiene la stampa
di tutti gli esami prenotabili nell’ambito delle strutture collegate.
Visualizza la stessa schermata di seguito riportata.
E’ possibile, una volta selezionato l’esame, avere tutte le informazioni che lo
riguardano cliccando su “Dati Prestazione”.
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Le informazioni visualizzate sono:
• il codice,
• la descrizione completa,
• le indicazioni prescrittive, cioè quelle che deve seguire il paziente prima
dell’esecuzione dell’esame, (per visualizzarle è necessario cliccare sul rigo
dell’Unità operativa presso cui si vuol eseguire l’esame),
• i prezzi dei vari tariffari,
• le unità operative che eseguono l’esame, nella struttura collegata le priorità
gestite per la prestazione (con un doppio click sul rigo della priorità si ha
l’elenco delle Unità Operative che eseguono la prestazione)
• le prestazioni cardini collegate, cioè le prestazioni che devono essere
prenotate contemporaneamente alla prestazione di cui stiamo visualizzando
i dati. Le unità operative che per la prestazione visualizzata definiscono dei
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cardini vengono riportate in blu, e per avere l’elenco dei cardini occorre dare
un doppio click sulla descrizione della U.O.
• un bottone Disponibilità che permette di avere, se cliccato, per le diverse
Unità operative, l’indicazione delle prime tre date utili per la prenotazione, la
durata prevista dell’esame e, se c’è, il peso di prenotazione.
• un bottone Scelta Presidio che permette di scegliere e di cercare tra le
altre strutture della Asl o anche della regione, se collegate, l’elenco delle
strutture dove l’esame può essere eseguito e le disponibilità per singola
struttura.
Sempre dalla maschera Elenco esami compare la seguente videata
La funzione l’elenco dei Profili Diagnostici consente di avere una descrizione
completa degli esami in elenco per ciascun codice di esenzione per patologia; in
particolare
selezionando il codice interessato, a destra della lista saranno
visualizzati gli esami appartenenti a quel gruppo.
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Dall’elenco si possono deselezionare gli esami da non inserire in elenco e poi,
premendo il tasto OK, gli esami ‘vistati’ sono inseriti nella griglia sottostante. Se
le prestazioni selezionate sono più di 8 (il numero massimo di esami per ricetta),
sono inseriti i primi 8 e negli eventuali altri inserimenti ne verranno considerati
altri 8 e così via e quelli già inseriti non saranno più visualizzati nell’elenco del
singolo profilo.
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La griglia contenente gli esami è costituita da nove colonne: la quarta contiene il
numero di ripetizioni (la quantità), la quinta il codice regionale, la sesta la
descrizione, la settima il prezzo e la nona il Codice Ministeriale; inoltre sulla parte
destra (dopo il prezzo) nell’ottava colonna, viene riportato un bottone <C> per
ogni esame presente.
La seconda colonna, a sinistra del codice riporta per ogni esame il codice
dell’esenzione per il pagamento del ticket. In generale coincide con quello
riportato sull’impegno, ma nel caso di “Donna in Gravidanza” oppure per quelle
esenzioni dipendenti dalla patologia, il sistema effettua un controllo a livello di
singolo esame, quindi il codice riportato potrebbe essere diverso a seconda se
l’esame e’ esente o no. L’operatore può comunque variarlo cliccando sul codice
e scegliendo l’esenzione ritenuta corretta dalla lista che si presenterà a video.
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La terza colonna riporta la priorità assegnata alla prestazione, se si desidera
cambiarla occorre dare un doppio click in corrispondenza della prestazione e
sarà visualizzata un form per la scelta della priorità.
Il bottone <C>, se cliccato, produce la cancellazione dell’esame dalla griglia.
La variazione del numero di esami si ottiene andando a cambiare il contenuto
della colonna contenente la quantità e produce immediatamente l’aggiornamento
del prezzo dell’esame e del costo a carico dell’assistito.
Facendo un click sul prezzo di un esame è possibile accedere (è consentito solo
agli operatori dell’ufficio cassa) ad una finestra attraverso la quale è possibile
intervenire sia sul prezzo dell’esame che sul prezzo delle ripetizioni oltre quelle
standard.
Questa funzione viene utilizzata soltanto quando c’è qualche differenza di prezzo
tra quanto riportato dal sistema ed il prezzo effettivo della prestazione, ad
esempio in fase di variazione del tariffario.
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Come vedremo in seguito, quando illustreremo la maschera di visualizzazione e
variazione di un impegno, il prezzo variato di un esame comparirà in rosso e si
potrà sempre risalire al prezzo originale.
E’ possibile specificare se l’impegno immesso è per una prenotazione da
sportello o telefonica, selezionando dal menu “Varie” la funzione “Tipo
Immissione Impegno”. La scelta rimane fissa fino a quando non si varia.
In qualsiasi momento, per ripulire tutti i campi della maschera dai dati immessi,
basta cliccare il bottone <Altro Assistito>.
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3.1.5 IMMISSIONE DI PIU’ RICETTE PER LO STESSO ASSISTITO
Subito dopo la scelta e la conferma della prestazione (tasto “OK”.) il bottone che
prima era <Ok> diventerà <Altra Ricetta>. Cliccando sul bottone <Altra Ricetta>
si richiede l’immissione di un’altra ricetta dello stesso assistito, per cui tutta la
parte anagrafica rimarrà invariata mentre la parte riguardante le prestazioni verrà
ripulita dai dati della ricetta precedente.
Se si clicca una volta sulla griglia contenente gli esami è possibile riottenere
direttamente l’ultima lista visualizzata senza dover riselezionare la tipologia
prescrittiva. Questa funzionalità è utile soprattutto nel caso in cui è necessario
inserire più ricette di laboratorio.
Cliccando sul bottone <Prenotazione> si passa alla fase di prenotazione delle
prestazioni.
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3.2
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AGGIUNGI IMPEGNO.
Questa funzione può essere utilizzata nel caso in cui si desidera aggiungere ad
una o più ricette già caricate di un assistito ancora altre ricette (una o più), e si è
usciti dalla maschera di “Immissione impegno” che attraverso il bottone <Altra
Ricetta> permette di caricare più ricette per lo stesso assistito.
Può essere richiamata direttamente da “Menu Prestazioni”, “Variazione
Impegno”, oppure se ci si riferisce all’ultimo impegno immesso si può cliccare
direttamente sul tasto
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3.3
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VARIAZIONE IMPEGNO.
Questa funzione si utilizza nel caso in cui si desidera variare i dati presenti su di
un impegno.
Per attivare la funzione basta selezionare dal menù “Prestazioni” la voce
“Variazione Impegno” e digitare, alla richiesta del sistema, un numero di
impegno.
Il sistema dà la possibilità di
ricercare l’impegno inserendo il
numero come riportato Anche
su questa mappa cliccando sul
campo
contenente
il
codice
della struttura si ottiene la lista
di tutte le strutture collegate,
dalla quale si può selezionare la
struttura
che
ha
immesso
l’impegno. Di default la struttura
è la propria. La ricerca si può
fare anche inserendo il numero
della ricetta nel campo Codice a
barre.
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La maschera che appare sul video riporta tutte le informazioni caricate all’atto
dell’immissione impegno con i dati di prenotazione, se esistenti.
E’ da precisare che qualsiasi modifica effettuata viene archiviata, per cui è
possibile risalire, in qualsiasi momento, al dato originale e all’operatore che ha
effettuato le modifiche.
Nel riquadro presente in maschera in alto a destra, riguardante i dati
dell’impegno, vengono visualizzati:
• il numero di impegno;
• lo stato, (0-Impegnato, 2-Prenotato, 9-Annullato);
• il numero del movimento contabile (se è stato emesso) con il tipo (R ricevuta, F - fattura; Z – ricetta a zero; P – pagamento postale; B –
pagamento bancario; M – pagato al medico (per Attività Libero
Professionale); H – registrazione pagamento in differita).
• il numero di prenotazione (se è stato prenotato);
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• il tipo inserimento (1-da sportello, 2-telefonica);
• la data di immissione;
• il regime di pagamento (Tariff. Naz., Pag. in proprio, oppure Pronto
Soccorso, ecc.).
Se il numero di impegno appare su fondo verde, allora significa che sull’impegno
sono state inserite delle note esplicative, che è possibile visualizzare ed anche
variare, puntando con il mouse il campo “Numero impegno” e facendo click,
oppure scegliendo la scheda “Note”.
Figura 34
Se invece il fondo del campo del numero impegno non è verde, si possono
inserire delle note cliccando il campo.
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I dati anagrafici, di residenza, della ricetta ed altri ancora vengono visualizzati ed
è possibile variarli, su schede che si aprono cliccando sui loro titoli. La modifica
dei dati anagrafici è possibile solo per gli operatori autorizzati a questa funzione.
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E’ possibile, utilizzando gli appositi bottoni, aggiungere un altro impegno a quello
visualizzato, oppure inserire i dati della Mobilità Sanitaria.
La griglia degli esami è stata ampliata, rispetto a come viene presentata
nell’immissione impegno, per permettere la visualizzazione dei dati di
prenotazione, per cui sono state aggiunte altre tre colonne che possono
contenere l’unità operativa, la data e l’ora di prenotazione.
Se una prestazione non è stata eseguita lo si evidenza cliccando sul codice
esame. Lo sfondo diverrà di colore rosso.
E’ possibile far ritornare un esame allo stato di eseguito, cliccando sul codice con
sfondo rosso.
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Dire che un esame non è stato eseguito è uno dei fattori che possono far
scaturire delle differenze sul costo della ricetta; in questo caso compaiono sullo
schermo al di sotto della griglia ed in linea con il campo “importo a carico
assistito” altri due campi indicanti la differenza (a carico assistito o a carico ente)
ed il nuovo costo della ricetta, inoltre, sui terminali di cassa (non su quelli dei
reparti) compare un bottone con la dicitura
<Emissione N.C.> se occorre
emettere una Nota di Credito o <Emissione F.A.> se occorre emettere una
Fattura Aggiuntiva.
Ovviamente cliccando su questo nuovo bottone si emette il movimento contabile
relativo.
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In tutti i casi le variazioni nell’ambito della stessa sessione di cassa, rispetto
all’emissione dell’ultimo movimento di fatturazione eseguito sull’impegno, fanno
sempre scaturire una variazione dell’ultimo movimento di fatturazione e non un
nuovo movimento.
E’ altresì vero, che qualsiasi variazione in giornate successive rispetto
all’emissione dell’ultimo movimento di fatturazione di un impegno o comunque in
una sessione di cassa diversa da quella di emissione, fa sempre scaturire un
nuovo movimento di fatturazione nella forma di una N.C. o di una F.A.
Se lo sfondo del campo prezzo di un esame contenuto nella griglia si presenta in
rosso, allora il prezzo rispetto al valore iniziale, è stato variato.
Come è possibile effettuare questo tipo di variazioni lo abbiamo già visto
nell’illustrazione della funzione “Immissione Impegno” e con le stesse modalità è
possibile farlo con questa funzione.
Per sostituire un esame, mantenendo inalterati i dati di prenotazione (questo è
valido solo per gli esami a prenotazione numerica), occorre fare doppio click
sulla descrizione dell’unità operativa presente sulla griglia ed appariranno tutti gli
esami che quell’unità operativa è in grado di svolgere, cliccando su di un esame
si effettua la sostituzione.
Anche questa operazione può far scaturire degli effetti contabili.
Se l’esame non è stato ancora prenotato e l’impegno non è stato ancora pagato,
lo si può sostituire anche cliccando sull’esame stesso.
Se si aggiunge una prestazione e si desidera inserirla in un gruppo di prestazioni
già prenotate per una determinata Unità Operativa occorre:
• inserire la prestazione;
• effettuare l’aggiornamento dell’impegnativa;
• dare un singolo click sulla nuova prestazione;
• premere “F1”, per avere il seguente form.
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Se si vuole aggiungere un nuovo esame si opera come già spiegato nella
funzione di “Immissione Impegno” partendo dalla scelta della tipologia medica. Si
può variare anche l’esenzione del singolo esame agendo sul campo posto a
sinistra della quantità.
Anche queste operazioni possono far scaturire degli effetti contabili.
E’ possibile cancellare un esame agendo sul bottone <C> relativo, che compare
solo se l’esame non è stato pagato o prenotato; questa funzione è equivalente
nel risultato al mettere nello stato di non eseguito un esame, ma è differente
nella sostanza, in quanto si vuole correggere un errore riguardante un esame
non riportato in ricetta che è cosa differente da un esame richiesto in ricetta e
non eseguito per un motivo qualsiasi.
Anche questa operazione può far scaturire degli effetti contabili.
E’ possibile variare il numero di ripetizioni, là dove questo è previsto, agendo
sul campo quantità posto a sinistra del codice dell’esame che si intende variare.
Anche questa operazione può far scaturire degli effetti contabili.
Qualsiasi variazione eseguita è resa effettiva cliccando sul bottone <Aggiorna>.
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E’ possibile portare allo stato “Annullato” un impegno cliccando sul bottone
<Cancella>. E’ importante tenere presente che non si può cancellare un
impegno prenotato o fatturato.
Anche questa operazione può far scaturire degli effetti contabili.
Con il bottone <Prenotazione> si passa alla fase di prenotazione, sia per
intervenire sui dati di prenotazione e sia per effettuare prenotazioni di esami e
prestazioni ancora non prenotati.
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3.4 RIEPILOGO IMPEGNI.
La funzione viene richiamata dal menù “Prestazioni” scegliendo la voce “Impegni
Immessi nel Giorno”. Compare l’elenco degli impegni immessi nel giorno
corrente.
Per ogni impegno vengono riportati:
• il progressivo all’interno della maschera (se seguito da un asterisco, vuol
dire che l’impegno è stato immesso a seguito di una chiamata telefonica);
• il cognome e il nome dell’assistito;
• la data di nascita dell’assistito;
• il numero dell’impegno;
• il numero della prenotazione, se è stata effettuata;
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• il tipo di documento contabile, R - ricevuta, F - fattura; Z – ricetta a zero; P
– pagamento postale; B – pagamento bancario; M – pagato al medico (per
Attività Libero Professionale); H – registrazione pagamento in differita);;
• il numero del documento contabile;
• l’importo del documento contabile;
• l’operatore che ha registrato l’impegnativa.
Cliccando sull’intestazione di ciascuna colonna si cambia l’ordinamento dei dati,
ad esempio cliccando su “Assistito” la lista si presenta ordinata alfabeticamente
per Cognome e Nome, cliccando su “Prenotazione” gli assistiti saranno
visualizzati in ordine di prenotazione e così via.
Cliccando sul tasto “Stampa” si stampa la lista degli impegni visualizzati.
Se si vogliono visualizzare gli impegni immessi in un giorno diverso dal corrente,
si sceglie la data interessata dalla maschera che compare premendo il tasto
“Calendario”.
E’ possibile spostarsi sui mesi o sugli anni per ricercare il giorno da selezionare.
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Cliccando con il tasto sinistro del mouse sulla casella dei mesi si passa al mese
successivo, mentre se si clicca con il destro si passa al mese precedente.
Analogamente se si clicca sulla casella dell’anno: con il sinistro si passa all’anno
successivo, con il destro al precedente.
Scelto il mese e l’anno, cliccando due volte sul giorno desiderato lo si seleziona
e si passa automaticamente alla maschera che visualizza tutti gli impegni
immessi in quel giorno.
Cliccando sul rigo riportante un impegno si passa direttamente alla funzione di
“Variazione Impegno”.
Cliccando sul bottone “Criteri di Selezione” si ottiene una maschera sulla quale
è possibile indicare quali criteri si vogliono adottare nella lista, ad esempio se
visualizzare solo gli impegni assunti telefonicamente o solo quelli da sportello o
entrambi, solo quelli prenotati o quelli non prenotati, quelli validi e/o gli annullati,
solo quelli già pagati dagli utenti e/o anche quelli non incassati.
Gli operatori abilitati possono visualizzare quelli immessi da un singolo
operatore, altrimenti ogni operatore vedrà solo i propri, inoltre se abilitato potrà
scegliere di vedere tutti gli impegni o solo quelli per interni, cioè i pazienti
ricoverati, o solo per pazienti esterni.
Dalla maschera precedente si possono rilevare i criteri utilizzati di default.
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3.5 RISTAMPA MOVIMENTO CONTABILE.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Prestazioni” scegliendo la voce
“Ristampa Movimento Contabile” ed immettendo subito dopo il numero di
ricevuta o fattura che si intende ristampare (a seconda che il pagamento
dell’impegno generi una ricevuta o una fattura).
Anche qui cliccando su “Ultimo immesso” il sistema visualizzerà il numero
dell’ultima ricevuta emessa (se a destra è stato specificato che si vuole la
ristampa di una ricevuta) o dell’ultima fattura (se si è cliccato su “Fattura”).
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4. IMMISSIONE PRENOTAZIONE.
Alla fase di prenotazione si può accedere sia dalla funzione “Immissione
Impegno” che “Variazione Impegno” utilizzando il tasto <Prenotazione>.
La maschera visualizzata riporta i dati dell’assistito e le sue generalità,
mentre la casella “Prenotazione” è vuota ma subito dopo la conferma del primo
appuntamento visualizzerà il numero d’ordine assegnato alla prenotazione.
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Il riquadro “Impegni” riporta l’elenco degli impegni le cui prestazioni sono
oggetto di questa operazione di prenotazione.
Questo simbolo
posto di fianco a “Unità Operative” permette di allargare la
finestra delle Unità quando l’elenco supera le righe visualizzabili., senza, quindi,
usare la barra di trascinamento laterale
La griglia verde riporta, oltre alla “Descrizione delle Unità Operative” che
possono svolgere le prestazioni da prenotare, anche la Prima data disponibile
per l’esecuzione delle stesse.
Sotto l’elenco delle Unità Operative viene riportato l’elenco delle “Prestazioni
Prenotabili per Unità Operativa”, che inizialmente è vuoto.
Questo elenco viene riempito automaticamente facendo un doppio click su di un
rigo dell’elenco delle Unità Operative (poco consigliabile perché in tutti i casi
viene inoltrata una richiesta al server per avere anche le date dell’agenda).
Cliccando con il pulsante destro del mouse sull’Unità Operativa si evidenzia un
sottomenù a tendina dal quale è possibile effettuare la triplice scelta:
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1- prenotare direttamente la prima data disponibile (F1);
2- visualizzare le prestazioni eseguibili dall’UO (F2);
3 – Visualizzare l’intera agenda (F3);
4 – Prenotazione Urgente (F4);
5 – Griglia Unità Operative (F5)
Utilizzando il tasto destro del mouse o il doppio click è possibile visualizzare i dati
della prestazione quali: prezzo, codice ministeriale ecc.
Di lungo sulla destra è posizionata una lista riguardante l’agenda dell’Unità
Operativa, contenente tutte le date disponibili per poter fissare un appuntamento.
Qualora le date visualizzate non siano sufficienti, cliccando sul segno “>” si
otterranno altre date disponibili successive a quelle già visualizzate
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Sotto questa lista è riportato il numero di prestazioni da prenotare, che viene
scalato man mano che si effettuano le prenotazioni.
Cliccando sulla data prescelta e prima di eseguire la registrazione nella griglia
centrale che contiene il riepilogo di tutti gli appuntamenti fissati, compare la
schermata che evidenzia le indicazioni prescrittive.
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Di seguito la griglia che riepiloga gli appuntamenti.
Utilizzando questa griglia (il menu viene visualizzato utilizzando il tasto destro del
mouse) è possibile:
• F1 per forzare l’orario dell’appuntamento
• F2 immettere delle note particolari che verranno stampate sul foglio di
lavoro dell’ambulatorio o servizio diagnostico dove verranno eseguite le
prestazioni
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• F3 visualizzare i dati dell’appuntamento
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• F4 viene visualizzata l’agenda disponibile ma questa sarà colorata di giallo
ad indicare che non si può fare altro che prendere visione delle date senza
modificarle.
• F5 consente la registrazione degli accessi di cui si parlerà in seguito.
• La dicitura Aggiorna prenotazione permette di aggiungere (se la
prestazione è eseguibile in quella U.O. e se c’è ancora posto) una o più
prestazioni correlate alla prenotazione già effettuata senza modificare la
data dell’appuntamento, l’orario e il numero di prenotazione.
Per cancellare un appuntamento basta fare un doppio click sulla prima colonna in
corrispondenza della lettera “C”.
Subito sotto il riepilogo appuntamenti è posizionata una griglia dove è possibile
visualizzare:
• le prestazioni prenotate
• le prestazioni non prenotate
• le prestazioni prenotate e non
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Partendo dalla griglia che visualizza le “Prestazioni NON Prenotate” è possibile
richiedere la disponibilità (F1 o doppio click)., per una data prestazione, sulla
struttura che è stata impostata per l’operatore o che è stata prescelta attraverso
l’utilizzo delle funzioni “Scelta Presidio” o “Ambito Territoriale”,
L’elenco delle disponibilità vengono visualizzate sulla griglia posta sul fondo della
maschera.
Se sulla griglia vengono visualizzate delle date che si ritengono utili per fissare
un appuntamento è sufficiente cliccare sulla data prescelta ed in automatico si
evidenzieranno i tasti F1 per Prenotare o F2 per visualizzare e scegliere le fasce
orarie.
Tra la maschera
e quella
sono presenti i seguenti
bottoni:
<Scelta Presidio> che permette di scegliere altre Unità prenotabili nell’ambito
della ASL e/o della Regione.
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<Indicazioni Prescr.> visualizza le indicazioni prescrittive da comunicare
all’utente. Questa possibilità è utile soprattutto nel caso di prenotazione
telefonica, infatti negli altri casi le indicazioni sono stampate sulla prenotazione.
Come si vede nella maschera si rapporta l’indicazione all’esame in relazione al
codice di indicazione, (Es. cod 076 Visita cardiologica= Portare eventuale
documentazione clinica….)
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<Promemoria> consente di visualizzare ed avere in stampa il promemoria per il
pagamento.
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<Stampa> viene utilizzato per stampare i dati della prenotazione. E’ possibile
stampare solo una delle prenotazioni eliminando il segno
<Cancella Prenotazione> se utilizzato cancella tutti gli appuntamenti già fissati.
< Uscita > se utilizzato, chiude la fase di prenotazione e ritorna alla funzione da
cui si era partiti per eseguire la prenotazione. Se non sono stati prenotati tutti gli
esami, il sistema chiede la conferma dell’Uscita.
Supponiamo di giungere alla prenotazione provenienti dall’Immissione Impegno:
tutte le liste prima illustrate sono vuote tranne quella delle Unità Operative che
contiene l’elenco di tutte quelle della struttura collegata in grado di eseguire
almeno una delle prestazioni da prenotare.
Se non ci sono Unità Operative nella struttura in grado di svolgere le prestazioni,
il sistema propone direttamente quelle disponibili nell’ambito delle altre strutture
collegate.
Se una prestazione viene eseguita da più Unità Operative queste saranno tutte
incluse nell’elenco e sarà l’operatore ad indicare quale effettuerà la prestazione.
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In fase di scelta della data da prenotare è possibile scegliere anche l’orario di
esecuzione della prestazione. Cliccando il tasto destro del mouse compare il
menù che permette la scelta suddetta.
F2 e compare la seguente schermata
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Cliccando sulla fascia oraria desiderata la si seleziona, ed automaticamente
viene fissato l’appuntamento.
Immediatamente il numero delle prestazioni da prenotare viene scalato dal
numero di prestazioni non ancora prenotate e sull’ultima lista, quella di riepilogo,
viene inserita una riga contenente:
• il giorno della settimana,
• la data,
• l’ora,
• l’Unità Operativa, dell’appuntamento.
Queste operazioni descritte vanno ripetute per ogni U.O. fino a quando il numero
di prestazioni da prenotare diventa zero; comunque è consentito effettuare delle
prenotazioni parziali in cui non tutte le prestazioni sono prenotate.
In genere, dopo una prenotazione l’agenda dei giorni disponibili scompare; se
invece si prenota una prestazione che richiede un numero di ripetizioni variabile
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(piano terapeutico), l’agenda non scompare ed è possibile prenotare tutte le
varie ripetizioni in diversi giorni.
Si può verificare che nello scegliere una U.O. questa risulti senza esami
prenotabili, cioè la lista posta a fianco è vuota, cosa che succede quando vi sono
più U.O. in grado di eseguire la stessa prestazione e tutte le prestazioni
eseguibili da quella U.O sono già state prenotate.
E’ prevista anche la funzione di “Forzatura Prenotazione”: si può forzare
l’esecuzione delle prestazioni di un’Unità Operativa nella data che si preferisce.
Alla forzatura sono abilitati gli operatori di sportello che spesso devono accettare
il pagamento di ricette le cui prestazioni sono state già eseguite e la
prenotazione viene utilizzata come funzione di registrazione.
La funzione può essere richiamata posizionandosi su una data qualsiasi
dell’agenda, ottenuta selezionando con un click il rigo della lista di riepilogo
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riportante l’Unità Operativa su cui si intende effettuare la forzatura. Con il tasto
funzione F1 si esegue la forzatura come si evidenzia nella figura sopra riportata.
La finestra “Forzatura Prenotazione” che compare richiede in input la data e
l’orario in cui si intende effettuare le prestazioni; si registra il tutto con l’utilizzo del
tasto <Ok>.
La selezione del giorno rende effettive le scelte effettuate nella fase di
prenotazione ed assegna un numero d’ordine all’operazione; questo numero
permette di richiamare la “Variazione Prenotazione” direttamente dal menù
senza prima passare dalla “Variazione Impegno”.
Con la <Stampa>, vengono stampati tanti fogli di prenotazione quante sono le
Unità Operative interessate ed inoltre compare, se non è stato emesso già in
precedenza il movimento contabile, una finestra denominata “Riepilogo Impegni
da Incassare”.
Figura 50
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in cui viene riportato:
• l’elenco degli impegni con il loro importo;
• il totale da pagare;
ed occorre digitare:
• l’indicazione se occorre stampare o meno il documento contabile (dipende
se l’assistito paga subito o in seguito) tenendo presente che viene stampata
una ricevuta per ogni impegno in elenco;
• l’importo corrisposto dall’assistito, non obbligatorio;
• una casella alla sinistra del numero di impegno che permette di segnalare
quale degli impegni elencati si vuole incassare (nell’esempio solo il primo in
quanto l’altro manca di un dato obbligatorio).
Si esce dalla maschera di riepilogo impegni da incassare con un click sul tasto
<Continua> se si vuole incassare o <Annulla> se si vuole rimandare l’incasso.
Come possiamo vedere in figura alla fine viene assegnato un numero alla
prenotazione, che in questo caso è composto da diversi impegni.
Si esce dalla maschera di prenotazione facendo un click sul tasto <Uscita>.
Supponiamo di giungere alla prenotazione provenienti dalla Variazione Impegno,
in questo caso il sistema è in grado di raggruppare tutti gli impegni di un assistito
collegati a quello in variazione e propone la prenotazione di tutte le prestazioni di
tutti gli impegni.
Se nessuna prestazione è prenotata la situazione che si presenta è identica a
quella già descritta in precedenza quando alla prenotazione ci si arriva
dall’Immissione Impegno.
Se alcune o tutte le prestazioni sono prenotate, allora il numero delle prestazioni
da prenotare può essere diverso o uguale a zero e la lista contenente i dati
riepilogativi delle prenotazioni di ogni Unità Operativa contiene uno o più righe.
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A questo punto le modalità di prenotazione di prestazioni non prenotate sono le
stesse già viste in precedenza, cioè facendo doppio click sul rigo della lista di
riepilogo dei dati di prenotazione, così come abbiamo già visto è possibile
annullare la prenotazione delle prestazioni legate ad una singola U.O.
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4.1
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PRENOTAZIONI CICLICHE.
Per prenotare su più giorni, quando cioè si deve prenotare una prestazione che
richiede un numero di ripetizioni variabile (piano terapeutico), come ad esempio
le prestazioni di Fisioterapia, si può utilizzare la “Prenotazione Ciclica”.
Quando si clicca sull’Unità Operativa per avere il calendario delle date disponibili
compare la seguente maschera:
Il numero di accessi proposto e la data di partenza, che è posta di default alla
prima data disponibile, si possono variare (utilizzando, se si vuole, il calendario
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ottenuto cliccando sulla data), così si può variare la cadenza, che stabilisce ogni
quanti giorni si deve ripetere la prestazione. Ad esempio la cadenza proposta di
1 vuol dire che gli accessi alla struttura si vogliono effettuare ogni giorno, la
cadenza 2 ogni due giorni e così via. Una volta stabiliti i criteri della prenotazione
si preme il tasto <Calcola> ed il sistema proporrà nella colonna a destra una
serie di giorni utili per la prenotazione. Nella colonna a sinistra sono presenti i
giorni disponibili.
Se i giorni calcolati soddisfano le esigenze dell’assistito, premendo il tasto
<Registra>, si procederà alla registrazione della prenotazione, una per ogni
giorno scelto, altrimenti si potranno togliere i giorni che non vanno bene,
cliccando a destra sul giorno da togliere, e aggiungendo quelli scelti dalle date
proposte a sinistra, cliccando sul giorno prescelto. Si procederà poi alla
registrazione.
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E’ sempre comunque possibile procedere nel modo consueto scegliendo le date
dal calendario normale.
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4.2
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VARIAZIONE PRENOTAZIONE.
Alla funzione di prenotazione ci si arriva anche utilizzando la “Variazione
Prenotazione” del menù “Prestazioni”. Viene richiesta l’immissione del numero di
prenotazione
Se si fa un doppio click sul campo contenente il codice della struttura si ottiene
l’elenco di tutte le strutture collegate, tra le quali è possibile scegliere quella che
ha effettuato la prenotazione.
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Anche qui cliccando su “Ultimo immesso” il sistema visualizzerà il numero
dell’ultima prenotazione fatta.
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4.3
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ELENCO PRENOTATI DI UN GIORNO (STAMPA PIANO DI LAVORO ).
Con questa funzione, richiamabile dal titolo di menù “Prestazioni”, è possibile
conoscere l’elenco dei prenotati, in un dato giorno, presso una Unità Operativa.
Viene proposta la data corrente, che può però essere variata e si sceglie il
reparto interessato (se si sceglie * si indicano tutti i reparti).
Come per gli altri campi data, cliccando due volte su di esso compare la
maschera del calendario con la possibilità di scegliere velocemente il giorno che
interessa.
La maschera che si presenta è come quella che segue solo che la lista è vuota in
quanto occorre prima scegliere, aprendo la lista in alto, l’unità operativa di cui si
vuole l’elenco dei prenotati.
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Dopo questa operazione compare la mappa che segue, in cui vengono
visualizzati tutti gli assistiti prenotati, in ordine di prenotazione, con le prestazioni
che devono eseguire e l’orario in cui debbono presentarsi.
Onde evitare di tornare sulla maschera precedente per immettere di nuovo il
giorno, da questa maschera utilizzando i bottoni <Data Successiva> e <Data
precedente> o <Calendario> è possibile scandire i giorni successivi e precedenti
in cui l’Unità Operativa è attiva.
Con il tasto <Stampa> è possibile stampare la lista che è a video, con <Stampa
Tutti> quella di tutte le U.O del servizio.
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Con la scelta “Con esami” è possibile specificare se la lista a video, ed
eventualmente in stampa, la si vuole riportante o meno per ogni assistito gli
esami da effettuare.
La lista senza esami è utile perché riporta solo l’ordine di prenotazione e le
generalità dell’assistito, per cui può essere utilizzata per essere affissa al
pubblico.
Dalla lista senza esami si può escludere il numero di telefono (per motivi di
privacy) e/o stamparla in caratteri più grandi per essere meglio leggibile.
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4.4 STAMPA PRENOTAZIONE.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Prestazioni” scegliendo la voce
“Ristampa Prenotazione” ed immettendo subito dopo il numero di prenotazione
che si intende stampare.
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4.5
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RICERCA PRENOTAZIONI.
La funzione viene richiamata dal menù “Prestazioni” scegliendo la voce “Ricerca
Prenotazioni”. Compare la maschera seguente in cui è possibile digitare il
cognome e nome (o parte di essi) separati da “/” nel campo “Cognome/Nome”,
eventualmente la data di nascita, e l’intervallo di date entro cui effettuare la
ricerca. Se si cancella la data fine, le prenotazioni saranno ricercate a partire
dalla data inizio in poi.
La ricerca viene effettuata sia sulle prenotazioni che sui preappuntamenti (Liste
di Attesa).
Per ogni ricerca vengono visualizzati le prime 20 posizioni ritrovate, se occorre
aumentare questo limite si deve modificare il campo “Max Righe Ricerca”.
La ricerca viene avviata o dando invio o cliccando con il mouse sul pulsante
“Ricerca”.
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Cliccando due volte su una prenotazione si passa automaticamente alla funzione
di Prenotazione.
Ciccando due volte su un preappuntamento viene proposta la maschera di
gestione dei preappuntamenti.
La ricerca viene effettuata tra le prenotazioni fatte sulla struttura locale. Per
cercarle in ambiti diversi si sceglie dalla finestra ‘Strutture eseguenti’, la struttura
su cui si vuole effettuare la ricerca.
Eseguita la ricerca, anche se si esce dalla funzione, si può ritornare alla lista già
visualizzata cliccando su <Ultima Ricerca>.
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4.6
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RICERCA IMPEGNI.
La funzione viene richiamata dal menù “Prestazioni” scegliendo la voce “Ricerca
Impegni”.
La ricerca si può effettuare per codice regionale o digitando il cognome e nome
(o parte di essi con il carattere ’ * ‘) nei relativi campi o per numero di impegno o
per codice fiscale o per numero di ricetta.
La ricerca viene avviata cliccando con il mouse sul pulsante “Ricerca”.
Si ottiene la lista di tutti gli impegni che soddisfano i criteri di ricerca.
Cliccando col tasto destro del mouse sulla riga dell’impegno che interessa si
ottiene il menù delle possibili scelte:
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Ad esempio selezionando il primo rigo, o utilizzando il tasto funzionale F1, sono
visualizzate le prestazioni richieste nell’impegno scelto.
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4.7
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AGENDA PRENOTAZIONI UNITA’ OPERATIVE.
La funzione viene richiamata dal menù “Prestazioni” scegliendo la voce “Agenda
Prenotazioni U.O.”. Dalla maschera che compare è possibile scegliere l’unità
operativa di cui si vogliono le prenotazioni selezionandola dalla lista ottenuta
cliccando sul riquadro superiore. L’elenco presentato, ottenuto cliccando sul
tasto <Agenda Prenotazioni>, fornisce la lista, a partire dalla data corrente, del
numero delle prenotazioni già fatte e delle disponibilità residue. A seconda del
tipo di prenotazione si avranno le informazioni sul numero, sul tempo prenotato
e/o sul peso delle prenotazioni.
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Il tasto <Elenco Prestazioni Eseguite> consente di ottenere la lista delle
prestazioni eseguite dall’Unità Operativa selezionata.
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Una volta ottenuto l’elenco è possibile stamparlo usando il tasto <Stampa>.
I criteri di selezione permettono poi di cambiare la data a partire dalla quale si
vuole l’elenco, e/o di avere solo i giorni che hanno ancora disponibilità o solo
quelli che hanno almeno una prenotazione.
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Gli altri criteri presenti servono ad ottenere l’elenco delle prestazioni erogate in
Regimi diversi dal Tariffario Nazionale (la lista dei regimi, da cui selezionare
quello voluto, si ottiene con un doppio click sul campo), e/o appartenenti ad una
particolare codifica (anche qui l’elenco si ottiene con un doppio click), oppure di
avere solo le Unità Operative dei medici che operano in Intramoenia, o solo
quelle relative al servizio per interni o per esterni o entrambe.
Gli operatori abilitati possono visualizzare anche le agende di altre strutture,
selezionandole tramite la lista ottenuta col tasto <Ambito di Ricerca>.
Dall’Agenda Prenotazioni è possibile avere anche il dettaglio delle fasce orarie
del giorno selezionato. Questa informazione si ottiene posizionandosi sul giorno
voluto e premendo il tasto funzionale F1.
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I tasti F2/F3 permettono di bloccare o sbloccare le prenotazioni del giorno o dei
giorni selezionati.
I tasti F5/F6 permettono di stampare la lista di lavoro del giorno o dei giorni
selezionati.
Utilizzando tasto F6, che compare solo per gli operatori abilitati, si avrà la mappa
seguente, che consentirà sia la segnalazione degli accessi alla struttura
eseguente le prestazioni prenotate, da parte degli utenti prenotati e sia la
registrazione dell’equipe che ha eseguito le prestazioni.
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Le possibilità offerte per immettere l’equipe che ha effettuato la prestazione sono
due.
La prima consiste nell’inserire per ogni assistito l’equipe che ha eseguito la
prestazione e per far questo basta dare un doppio click sul rigo che riporta i dati
interessati.
La seconda consiste nel definire prima un’equipe standard e successivamente
con un solo comando, per tutti gli assistiti presenti nella lista, registrare l’equipe
eseguente.
L’equipe standard rimane sempre registrata e può essere utilizzata anche per
giorni diversi.
L’“Equipe è Definita” , se compare, l’etichetta verde che indica che per questa
Unità Operativa è stata già definita una equipe standard, e per vedere la sua
composizione basta dare un doppio click.
Per definire o variare una equipe standard occorre utilizzare il tasto <Definizione
Equipe> e si avrà la seguente maschera:
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Per definire una Equipe occorre inserire tutti i medici ed il personale di supporto
che vi partecipa, inoltre è possibile specificare la priorità standard rilevata e le
eventuali note da inserire per ogni assistito.
Per inserire i componenti dell’equipe occorre scegliere il tipo componente
Medico/Personale di Supporto, inserire il cognome ed il nome (si possono
effettuare ricerche immettendo parte del cognome e poi dando un invio o un
doppio click) , specificare se si tratta del capo equipe o meno tenendo presente
che il capo equipe deve essere unico ed utilizzando il tasto <Aggiungi>.
Dopo aver completato l’immissione dei dati per registrare il tutto occorre
utilizzare il tasto <Registra>.
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La maschera che si presenta, nel caso in cui si vuole inserire o variare il singolo
assistito, utilizzando il doppio click sul rigo interessato è la seguente:
In alto vengono riportate le generalità dell’assistito che si è prescelto e vengono
inoltre visualizzate, senza possibilità di variazione, le note immesse in fase di
prenotazione.
Questa maschera viene presentata sia in fase di nuova immissione, nel qual
caso i campi da inserire sono vuoti o in fase di modifica, nel qual caso i campi
contengono già dei dati.
I dati da inserire sono:
• la priorità riscontrata;
• l’equipe eseguente;
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• le eventuali note dopo aver eseguito la prestazione.
Per inserire i componenti dell’equipe occorre scegliere il tipo componente
Medico/Personale di Supporto, inserire il cognome ed il nome (si possono
effettuare ricerche immettendo parte del cognome e poi dando un invio o un
doppio click) , specificare se si tratta del capo equipe o meno tenendo presente
che il capo equipe deve essere unico ed utilizzando il tasto <Aggiungi>.
Dopo aver completato l’immissione dei dati per registrare il tutto occorre
utilizzare il tasto <Registra>.
I bottoni <Copia> ed <Incolla> servono a velocizzare le immissioni per più
assistiti in quanto è possibile copiare i dati dell’equipe in una memoria
temporanea ed utilizzarli per un altro assistito.
F7 consente di visualizzare i dati agenda
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4.8 AGENDE GIORNALIERE.
La funzione viene richiamata dal menù “Prestazioni” scegliendo la voce “Agende
Giornaliere”.
Permette la stampa dei prenotati nel periodo scelto. E’ praticamente la stessa
stampa che si può ottenere dalla funzione precedente, solo che mentre per
quella si ottengono i prenotati della singola Unità Operativa, in questa si ha la
stampa di tutte le Unità che hanno almeno un prenotato nel periodo evidenziato.
Se non si vogliono stampare tutte le unità operative, basta cancellarle col tasto
‘Canc’ dopo averle selezionate.
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Gli operatori abilitati possono ricercare e stampare anche le liste di altre strutture
utilizzando l’<Ambito di Ricerca>.
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4.9 ORARI UNITÀ OPERATIVE.
Questa funzione permette la visualizzazione e la stampa degli orari settimanali
delle Unità Operative. Come settimana tipo è proposta quella corrente, ma,
volendo, si può variare per avere gli orari del periodo voluto.
Gli operatori abilitati possono ricercare e stampare anche gli orari di Unità
operative di altre strutture utilizzando l’<Ambito di Ricerca>.
Se non si vogliono stampare gli orari di tutte le unità operative, basta cancellare
quelle che non interessano col tasto ‘Canc’ dopo averle selezionate.
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Per visualizzare l’orario di una singola unità basta fare doppio click sul rigo
dell’unità prescelta e questo comparirà nella parte inferiore dello schermo.
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4.10 ELENCO UNITÀ OPERATIVE E PRIME DISPONIBILITÀ.
Con la funzione “Disponibilità a Prenotare”, richiamabile dal titolo di menù
“Prestazioni”, è possibile conoscere l’elenco delle Unità Operative su cui è
possibile effettuare prenotazioni.
Questa funzione è visualizzabile solo per operatori abilitati.
Vengono visualizzati:
• la struttura di appartenenza dell’Unità Operativa ed il regime delle tariffe;
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• il codice dell’Unità Operativa con la relativa descrizione.
Se si vogliono le prime disponibilità, basterà premere il bottone
<disponibilità>. Compariranno i primi tre giorni liberi per effettuare prenotazioni
e i giorni di attesa calcolati sulla prima data ed i giorni di attesa media calcolati
sui primi tre giorni liberi.
Se sono attivate le Liste d’Attesa sarà visualizzato anche il numero di
persona in lista.
Se si vogliono vedere le Unità Operative delle altre strutture collegate con
relative disponibilità si cliccherà sull’ <Ambito di Ricerca> con le solite
modalità.
E’ possibile ordinare l’elenco cliccando sul titolo della colonna, quindi su
“Descrizione U.O.” se lo si vuole in ordine alfabetico, su “Prima Data” se lo si
desidera in ordine di disponibilità, e così via.
Si tenga presente che queste operazioni richiedono un lungo tempo di
elaborazione
e
vanno
quindi
richieste
solo
se
si
vogliono
contemporaneamente le disponibilità di tutte le Unità, altrimenti conviene
utilizzare l’Agenda Prenotazioni.
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La scritta N.D. nelle disponibilità significa che non ci sono date disponibili.
Il bottone <Stampa> consente di stampare le informazioni riportate a video.
Laddove è attivo il programma di storicizzazione delle disponibilità, è
possibile, cambiando la data che compare in alto a destra della mappa,
ottenere la disponibilità che si aveva nel giorno richiesto.
Cliccando sul tasto <Prenotazioni Attive> si otterrà invece il numero delle
prenotazioni già fatte suddivise per fasce (entro 3 giorni, 7, 15, e così via).
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5 LISTE D’ATTESA.
5.1 GESTIONE LISTE D’ATTESA (PREAPPUNTAMENTI).
Le liste sono attivate quando i tempi d’attesa per l’esecuzione delle prestazioni
superano il numero dei giorni stabiliti a priori per l’Unità Operativa eseguente.
Questo significa che se un assistito chiede l’esecuzione di una prestazione e la
prima data disponibile non è entro i giorni stabiliti (in genere entro 60/120 giorni,
ma può anche essere zero giorni per indicare il costante utilizzo della lista), allora
il sistema non ne consente la prenotazione ma solo l’inserimento in lista d’attesa,
che sarà possibile al momento della prenotazione.
Viene calcolato il mese presunto in cui l’utente potrà effettuare la prestazione e
l’assistito dovrà essere richiamato per fissare un appuntamento.
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Il tasto <Prenotazione> può essere utilizzato per verificare se esistono delle date
libere del mese in corso e non utilizzate.
Per vedere quali sono le unità operative che prevedono la lista, si richiama la
funzione dal menù “Liste Attesa” scegliendo la voce “Gestione Liste d’attesa”.
Con questa funzione saranno visualizzate le Unità Operative per cui viene gestita
la lista.
Cliccando sul rigo dell’unità voluta si avrà l’elenco delle persone in lista così
come riportato nella seguente maschera:
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Sul primo della lista, così come viene visualizzato nell’esempio è possibile
effettuare la prenotazione utilizzando il tasto “F3”, mentre nei successivi non è
possibile.
Oltre alla prenotazione, per tutti è possibile immettere un evento, cambiare lo
stato o la priorità utilizzando il tasto “F1” , nel qual caso viene visualizzata la
seguente maschera:
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Occorre scegliere o scrivere con parole proprie il motivo che genera l’evento ed
occorre scegliere il tipo operazione da effettuare e cioè:
• immissione evento
• eliminazione dalla lista
• cambio stato
• cambio priorità
L’immissione di un evento aggiunge un ulteriore notizia alla storia degli eventi di
questa presenza in lista di attesa.
L’eliminazione dalla lista comporta la fuori uscita dalla lista, in genere questo
avviene perché nel momento in cui l’utente è contattato dichiara di non voler più
usufruire della prestazione.
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Il cambio dello stato può essere da 0 a 1, in pratica si passa dallo stato di “Attivo”
a quello di “Sospeso”. In genere questo cambio di stato avviene quando si è
impossibilitati a contattare l’utente e si ha bisogno di scorre la lista. Lo stato di
“Sospeso” rende il successivo della lista abilitato ad ottenere una prenotazione.
Il cambio di priorità (può assumere i valori da 0 a 9) si attiva quando si ha
bisogno di far passare un utente in testa alla lista per potergli dare una
prenotazione, indipendentemente dalla posizione che occupa in lista.
Scegliendo dal menù la seconda funzionalità, cioè “Ricerca prenotati in lista
d’attesa”, è possibile ricercare, fornendo i dati identificativi, le liste in cui è stato
inserito l’assistito.
La ricerca può avvenire fra le posizioni ancora attive, fra le posizioni storiche o
entrambe.
Selezionando il rigo voluto e utilizzando i tasti funzionali F1 e F2 o cliccando col
tasto di destra del mouse e scegliendo dal menù che compare, si può entrare
nella lista d’attesa per le operazioni opportune. Mentre con F3 si ritorna alla lista
di Attesa.
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6 ATTIVITA’ LIBERO-PROFESSIONALI.
Le aziende possono, a norma di legge, consentire l’esercizio di attività liberoprofessionali agli operatori che lavorano a tempo definito all’interno della
struttura.
Per poter gestire queste attività, prenotando visite o prestazioni presso le Unità
Operative abilitate, si utilizzano le stesse funzioni di gestione delle attività
interne. Bisognerà specificare però il tipo di regime, così come già spiegato in
precedenza, e/o il medico presso cui prenotare la visita.
Scegliendo l’unità operativa naturalmente saranno presentate solo le prestazioni
eseguite in quel regime da quella unità operativa.
6.1 SCELTA MEDICO.
Se si vogliono prenotare visite private si cliccherà sul tasto
“Medici A.L.P.”;
comparirà l’elenco dei medici che svolgono attività libero-professionali.
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L’elenco è in ordine alfabetico, ma lo si può ordinare con un doppio click sulla
testata della colonna secondo la quale si vuole ordinare.
Si sceglie il medico dalla lista posizionandosi sulla riga e dando invio.
L’elenco degli esami presenterà solo quello o quelli erogati dal medico
selezionato.
La mappa di immissione impegno presenterà qualche differenza rispetto alla
solita:
• nel campo “Regime” sarà presente il regime di pagamento (ogni medico ha un
suo tariffario);
• il campo “Esenzione”, che non è più necessario, visto che si paga secondo un
Tariffario privato, sarà sostituito da un campo che conterrà il nome del medico
scelto.
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Si procederà come al solito poi per la prenotazione e/o il pagamento di quanto
dovuto.
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6.2 RIEPILOGO PRESTAZIONI ATTIVITÀ LIBERO PROFESSIONALI.
Per avere il riepilogo delle prestazioni erogate dai medici come attività liberoprofessionale si sceglierà dal menu “Cassa Centrale” (solo per gli operatori
abilitati) la funzione “Riepilogo prestazioni effettuate”.
Il riepilogo si può ottenere per tutti i medici oppure per un solo medico,
selezionandolo dalla lista a video, che si può ordinare cliccando sulla testata..
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I criteri di selezione permettono,
inoltre, di visualizzare le prestazioni
erogate per periodi diversi dalla data
corrente, che è quella di default, o di
avere solo le prestazioni liquidate o
non liquidate o tutte, sia in entrata che
in uscita.
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7 FUNZIONI DI UTILITA’.
Le funzioni di utilità sono rilevabili dal Menù “Varie”.
Dell’ “Uso dei Codici Mnemonici” e del “Tipo Immissione Impegno” si è già
parlato precedentemente (nell’Immissione Impegno).
Con la funzione Tipo scelta prestazione è possibile impostare la funzione di
scelta prestazione non per descrizione ma per unità operative.
L’ ”Uso Prefisso Prestazioni” consente, se lo si vuole, di vedere le prestazioni in
un ordine diverso sia da quello alfabetico che per codice. Infatti si possono
scegliere le prestazioni che si vogliono vedere per prime nell’elenco esami, in
genere le più frequentemente prescritte, e le si prefissa con un asterisco (questa
scelta la si fa in fase di installazione). Ciò consente, attivando questa funzione
(scegliendo “Sì” dal Menù), di avere un elenco con ai primi posti le prestazioni
scelte, senza doversi spostare sulla lista.
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7.1
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ATTIVAZIONE STAMPANTE.
A volte può essere utile disattivare la stampante, come nel caso in cui si
immettono impegni già incassati dai Centri Prelievo. Per fare ciò è sufficiente
cliccare sul “No” della funzione “Attivazione Stampante”. Da quel momento non
verrà emessa alcuna stampa. Volendo ripristinare la stampa, basterà cliccare sul
“Sì” e scegliere la stampante dall’elenco di quelle installate sul PC e proposto a
video.
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7.2 TARIFFARIO NAZIONALE.
La funzione di gestione del Tariffario consente di avere informazioni aggiuntive
sulle prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale erogabili nell’ambito del
Servizio sanitario nazionale, sia che si riferiscano al Tariffario di cui al Decreto
Ministeriale del 22 luglio 1996 (G.U. n. 216 del 14/09/1996), con relativi allegati,
sia del vecchio Tariffario del 7 novembre 1991. In quest’ultimo caso, inoltre, si ha
la corrispondenza, laddove esiste, tra le vecchie e le nuove prestazioni.
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8 GESTIONE CASSA.
Organizzazione della cassa.
La gestione della cassa viene vista sotto i seguenti aspetti:
• Movimenti contabili fra Cassa Centrale ed altre entità esterne
(Banca,
Economato, etc..);
• Movimenti contabili attraverso i Terminali di Cassa aperti al pubblico;
• Movimenti contabili interni fra Terminali di Cassa e Cassa Centrale;
Per Cassa Centrale si intende il cuore della gestione di una cassa a cui affluiscono i
flussi finanziari dai vari terminali di cassa, o da fondi di bilancio stanziati a vario titolo,
ed escono flussi finanziari verso il tesoriere, per anticipazioni varie o per dotazioni
iniziali dei Terminali di Cassa e che quindi ha una consistenza di cassa giornaliera.
Per Terminale di Cassa si intende lo sportello aperto al pubblico su cui ogni operatore
apre una propria sessione, che può avere o meno una dotazione iniziale conferita dalla
Cassa Centrale, e da dove vengono eseguite operazioni di incasso (Ticket, Diritti di
Segreteria, Cauzioni, ecc.) ed operazioni di rimborso.
Un Terminale di Cassa, fra una sessione e l’altra, non ha una consistenza propria, in
quanto la chiusura di una sessione implica il versamento del saldo di cassa in Cassa
Centrale. Una sessione tecnicamente può essere aperta per più giorni, così come è
possibile avere più sessioni nell’arco dello stesso giorno.
Esistono abilitazioni differenti fra operatori di Cassa Centrale ed operatori di Terminali di
Cassa.
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8.1
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APERTURA DI UNA SESSIONE DI UN TERMINALE DI CASSA.
Da un Terminale di Cassa non si possono effettuare operazioni contabili se prima non si
apre una Sessione di Cassa.
Una sessione può essere aperta in due modalità differenti: da un operatore di cassa
centrale, che, una volta individuato il nome del terminale ed il codice operatore che vi
deve operare, esegue un’apertura con il conferimento (se voluto) di una dotazione
iniziale; oppure dall’operatore di cassa direttamente sul terminale che intende utilizzare,
immettendo, nel caso in cui gli è stata conferita, la dotazione di cassa.
Una sessione può partire anche senza alcuna dotazione iniziale cioè con un importo
contante uguale a zero.
L’apertura di una cassa con un conferimento di una dotazione iniziale diverso da zero,
fa scattare l’emissione di due movimenti contabili entrambi di pari importo, il primo in
uscita dalla contabilità della Cassa Centrale ed il secondo in entrata sulla contabilità di
Sessione di Terminale di Cassa.
Un operatore di Cassa Centrale per effettuare un’apertura di sessione deve scegliere
dal titolo di menù “Cassa Centrale” la voce “Elenco Casse Aperte”.
Figura 94
Sulla maschera che compare vengono visualizzate tutte le sessioni aperte al momento
e per aprirne una nuova occorre cliccare <Apertura Nuova Cassa>. Comparirà una
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mappa uguale a quella seguente in cui inserire il nome del terminale, il codice
operatore.
Un operatore di Terminale di Cassa per effettuare un’apertura di sessione deve
scegliere dal titolo di menù “Cassa Terminale” la voce “Apertura Sessione Cassa” e
cliccare sul tasto “Apertura Cassa”.
Figura 95
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8.2
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CHIUSURA DI UNA SESSIONE DI UN TERMINALE DI CASSA.
Una sessione può essere chiusa in due modi differenti: da un operatore di cassa
centrale che deve specificare il codice operatore titolare della sessione ed il codice del
terminale a cui la sessione è legata o dall’operatore di terminale di cassa direttamente
sul terminale su cui sta svolgendo la sessione da chiudere.
Un operatore di Cassa Centrale per effettuare una chiusura di sessione deve scegliere
dal titolo di menù “Cassa Centrale” la voce “Chiusura Sessione di Terminale di Cassa”.
Compare una finestra preliminare in cui specificare il nome del terminale ed il nome
dell’operatore e successivamente dopo aver cliccato sul bottone <Chiusura Cassa>
compare la maschera di chiusura cassa vera e propria.
Un operatore di Terminale di Cassa per effettuare una chiusura di sessione deve
scegliere dal titolo di menù “Cassa Terminale” la voce “Chiusura Sessione Cassa”.
Figura 96
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La maschera di chiusura cassa si presenta uguale per entrambi i tipi di operatore, e
contiene:
• il nome del terminale;
• il codice operatore;
• la dotazione iniziale di cassa;
• il totale dei movimenti in entrata;
• il totale dei movimenti in uscita;
• il saldo di cassa;
• il dettaglio del Servizio Cassa centrale;
• il dettaglio del Servizio Cassa Economato (se gestita).
Se la cassa non “quadra”, cioè il liquido contante di cassa non coincide con il saldo
riportato in maschera, è possibile consultare tutti i movimenti effettuati nel corso della
sessione cliccando sul campo “Saldo”.
Dopo tutte le opportune verifiche, è possibile effettuare la chiusura cliccando sul bottone
<Chiusura Cassa> che produce due movimenti contabili di importo entrambi uguali al
saldo di cassa , il primo in uscita dalla contabilità di Sessione di Terminale di Cassa e
che quindi azzera il saldo finale della sessione ed il secondo in entrata nella contabilità
della Cassa Centrale.
E’ possibile visualizzare la maschera di riepilogo della Cassa anche da altre funzioni,
come si vedrà poi, e precisamente dal Riepilogo Sessioni Terminale, dal menu Cassa
Terminale, e dal Riepilogo Sessioni Terminali di Cassa dal menu Cassa Centrale.
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8.3
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MOVIMENTI CONTABILI DIRETTI.
I movimenti contabili diretti sono quelli che vengono effettuati direttamente
dall’operatore di Terminale di Cassa e non vengono generati automaticamente da
sottosistemi di cassa di cui esiste una procedura informatica.
Per esempio, l’emissione di una fattura per il pagamento o il rimborso del ticket di una
ricetta, automaticamente genera un movimento contabile per la contabilità di sessione,
mentre per effettuare una movimentazione contabile relativa al pagamento di una copia
di Cartella Clinica, non esistendo una procedura informatica per la gestione della
problematica relativa, è necessario richiamare delle funzioni generiche che emettano
movimenti di entrata o di uscita sulla contabilità di sessione.
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Pag. 121
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8.4
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IMMISSIONE INCASSO GENERICO.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Terminale” scegliendo la voce
“Immissione Incasso”, e serve per immettere un movimento in ENTRATA nella
contabilità di Sessione.
Figura 97
La maschera si presenta come due schede sovrapposte; nella prima ci sono i dati
anagrafici dell’utente intestatario dell’incasso e sulla seconda vi sono i dati contabili.
Per passare da una scheda all’altra basta far click sulla testata della scheda.
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Onde evitare di digitare i dati anagrafici, ma per ricercarli negli archivi che la procedura
gestisce è stata data la possibilità di accedere a:
l’anagrafe degli assistiti, se l’utente è anche un assistito;
l’anagrafe degli impegni, se l’utente nel passato ha presentato qualche ricetta;
l’anagrafe utenti occasionali, se l’utente nel passato è stato già censito per altro motivo.
Se si immette il codice assistito (è quello presente sia sulle ricette che sul libretto
sanitario) o il codice fiscale, la ricerca avviene nell’archivio anagrafico degli assistiti.
Se non si hanno codici a disposizione occorre lanciare una ricerca per cognome e
nome.
Per effettuare una ricerca per cognome e nome si deve inserire nel campo “Generalità”
il cognome ed il nome separati fra di loro da una barra “/”, premere il tasto di invio
oppure, puntando il mouse sul campo “Generalità”, fare un doppio click.
Figura 98
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E’ anche possibile effettuare delle ricerche per chiavi parziali ad esempio immettendo
“boc*/l*” si ricercheranno tutte le anagrafiche che hanno un cognome che inizia con
“Boc” ed un nome che inizia con “L”.
Il risultato della ricerca viene presentato in una finestra da dove è possibile scegliere
con un click l’anagrafica che interessa.
La ricerca viene effettuata prima nell’anagrafe degli utenti occasionali, poi a scelta è
possibile continuare la ricerca sia sull’anagrafe assistiti che su quella degli impegni
utilizzando i tasti in basso a destra ; se la ricerca ha esito positivo viene visualizzata la
lista di quello che è stato selezionato.
Se l’assistito manca del codice fiscale e/o del codice regionale, basterà posizionarsi
sulla riga contenente i dati anagrafici e cliccare tenendo premuto il tasto CTRL.
Comparirà una mappa che consentirà l’immissione dei dati mancanti.
Figura 99
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Se i criteri di ricerca immessi non portano al riconoscimento di neanche una anagrafica
la finestra “Ricerca Anagrafica” non compare.
Nel caso in cui l’utente non è censito occorre immettere i seguenti dati:
• il codice fiscale: non è obbligatorio;
• le generalità separando con una barra (/) il cognome dal nome: è obbligatorio;
• la data nascita: è obbligatoria;
• il sesso: è obbligatorio;
• lo stato di residenza: non è obbligatorio;
• la città di residenza: è obbligatoria;
• la via di residenza;
• il numero di telefono.
Per immettere il comune di residenza basta digitare i primi caratteri della descrizione
(almeno 4 o 5) o tutta la descrizione e successivamente, puntando il mouse sul campo
“Comune”, fare un doppio click ; così viene visualizzata una finestra riportante le
descrizione(Max 100) dei comuni che più si avvicinano alla descrizione immessa.
Per scegliere la descrizione che interessa basta selezionarla con un click.
Il sistema richiede obbligatoriamente che la scelta della descrizione del comune
avvenga fra uno di quelli presentati nella finestra avuta con un doppio click sul campo
“Comune” e non accetta descrizioni digitate manualmente; il motivo di questo rifiuto
risiede nel fatto che scegliendo con un click, il sistema è in grado di caricare in maniera
del tutto trasparente all’operatore anche il codice ISTAT del comune senza costringere
a caricarlo.
Nel caso in cui si vuole ripulire tutti i campi dell’anagrafica basta utilizzare il bottone
<Altra Anagrafica>.
La scelta sulla maschera iniziale “Persona giuridica” consente l’immissione di un
incasso quando il soggetto non è una persona fisica. In questo caso la maschera che
compare è la seguente:
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Figura 100
Non è più richiesto il codice fiscale ed il codice regionale, né la data di nascita o il
sesso. E’ invece consentita l’immissione della partita IVA.
Si può passare al caricamento dei dati contabili dopo aver immesso correttamente tutti i
campi anagrafici obbligatori.
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Figura 101
I dati contabili da immettere sono:
• il codice ed il subcodice dell’incasso che possono essere prelevati dalla lista
“Riepilogo Codici Incasso/Rimborso” ottenuta facendo doppio click sul campo
“Mov”. La descrizione, il prezzo unitario, il prezzo (calcolato come prezzo unitario
per quantità), la percentuale I.V.A. e l’importo I.V.A. (se l’incasso è soggetto ad
I.V.A.) sono visualizzati subito dopo aver digitato il codice ed il subcodice;
• il numero di volte che occorre moltiplicare il prezzo del codice incasso che si
immette. Per aumentare o diminuire il numero si può sia utilizzare lo spin posto
alla sinistra, che scrivere direttamente il numero. Questo numero può essere
inteso anche come “Quantità”.
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• solo in alcuni casi particolari, come ad esempio per gli “Incassi vari”, o comunque
per quei codici che presentano il prezzo unitario a “0”, sarà possibile immettere il
prezzo e l’eventuale percentuale IVA. Il prezzo, anche in questo caso è
determinato dal prodotto del prezzo unitario per la quantità.
• uno o due importi (nessuno dei due è obbligatorio) con la descrizione che può
essere scelta dalla lista “Riepilogo Voci Aggiuntive di Incasso”, ottenuta facendo
doppio click sul campo, oppure può essere immessa manualmente: in genere si
tratta di spese postali, di spese fisse etc.; bisogna anche specificare se questi
importi aggiuntivi sono o meno da considerare nell’imponibile Iva vistando la
casellina “Sogget. IVA”;
• le note esplicative dell’incasso. In caso di Fattura o Ricevuta la prima riga del
campo (comunque fino al primo “Invio”) è stampata nella causale del movimento
contabile, al posto della descrizione.
Figura 102
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Figura 103
Il totale incassato, ovviamente, viene calcolato in automatico.
Dopo l’immissione del codice incasso appare anche il bottone <Registra> per registrare
i dati e generare un movimento di contabilità sessione.
Ad ogni incasso viene assegnato un numero formato dall’anno e da un numero
progressivo di 6 cifre.
Dopo la registrazione, in base al tipo di incasso effettuato, può essere emessa una
stampa sotto forma di una fattura fiscale (Es. Cartelle cliniche) o di una semplice
ricevuta (Cauzioni) o può non essere emessa affatto (Ticket mensa dipendenti).
Con il bottone <Altro Movimento>, fermo restando i dati anagrafici già immessi, è
possibile immettere un altro incasso.
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8.5
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VARIAZIONE/VISUALIZZAZIONE INCASSO.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Terminale” scegliendo la voce
“Variazione/Visualizzazione Incasso” ed immettendo subito dopo il numero di incasso
che si intente variare o visualizzare. La funzione può essere anche richiamata dal
“Riepilogo Movimenti Contabili”.
Figura 104
La maschera si presenta come quella di immissione e cioè sotto forma di due schede
sovrapposte, sulla prima oltre ai dati anagrafici viene visualizzato:
• il numero assegnato all’incasso;
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• la data di immissione;
• il numero assegnato al movimento relativo generato in contabilità di sessione;
• il numero assegnato alla sessione;
• l’operatore che ha effettuato l’incasso;
• lo stato dell’incasso; 0-Valido, 9-Annullato.
I dati anagrafici presenti sulla prima scheda non possono essere variati.
Tutti i dati contabili immessi nella fase di immissione possono essere corretti e con il
bottone <Registra> si registrano le variazioni.
Con il bottone <Annulla Incasso> è possibile annullare il movimento.
Figura 105
La gestione di questa maschera è identica a quella dell’Immissione dell’Incasso.
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8.6
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RISTAMPA INCASSO.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Terminale” scegliendo la voce
“Ristampa Incasso” ed immettendo subito dopo il numero di incasso che si intende
ristampare.
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8.7
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IMMISSIONE RIMBORSO.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Terminale” scegliendo la voce
“Immissione Rimborso”, e serve per immettere un movimento in USCITA nella
contabilità di Sessione.
La maschera si presenta come due schede sovrapposte; nella prima ci sono i dati
anagrafici dell’utente intestatario del Rimborso e sulla seconda vi sono i dati contabili .
Figura 106
Le modalità di immissione dei dati anagrafici sono le medesime già illustrate
nell’immissione Incasso.
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Figura 107
I dati contabili da immettere sono:
• il codice ed il subcodice dell’incasso che possono essere prelevati dalla lista
“Riepilogo Codici Incasso/Rimborso” ottenuta facendo doppio click sul campo
“Mov” (vedi Figura successiva). La descrizione, la percentuale I.V.A. e l’importo
I.V.A. (se l’incasso è soggetto ad I.V.A.) sono visualizzati subito dopo aver digitato
il codice ed il subcodice;
• l’importo dell’incasso;
• le note esplicative.
Dopo l’immissione del codice rimborso appare anche il bottone <Registra> per
registrare i dati del rimborso e generare un movimento di contabilità sessione.
Ad ogni rimborso viene assegnato un numero formato dall’anno e da un numero
progressivo di 6 cifre.
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Con il bottone <Altro Movimento>, fermo restando i dati anagrafici già immessi, è
possibile immettere un altro rimborso.
Figura 108
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Pag. 135
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8.8
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VARIAZIONE/VISUALIZZAZIONE RIMBORSO.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Terminale” scegliendo la voce
“Variazione/Visualizzazione Rimborso” ed immettendo subito dopo il numero di
rimborso che si intente variare o visualizzare. La funzione può essere anche richiamata
dal “Riepilogo Movimenti Contabili”.
Figura 109
La maschera si presenta come quella di immissione e cioè sotto forma di due schede
sovrapposte, sulla prima oltre ai dati anagrafici viene visualizzato:
• il numero assegnato al rimborso;
• la data di immissione;
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• il numero assegnato al movimento relativo generato in contabilità di sessione;
• il numero assegnato alla sessione;
• l’operatore che ha effettuato il rimborso;
• lo stato del rimborso; 0-Valido, 9-Annullato.
I dati anagrafici presenti sulla prima scheda non possono essere variati.
Tutti i dati contabili immessi nella fase di immissione possono essere corretti e con il
bottone <Registra> si registrano le variazioni.
Con il bottone <Annulla> è possibile annullare il rimborso.
Figura 110
La gestione di questa maschera è identica a quella dell’Immissione del Rimborso.
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8.9
Information Health Company
RISTAMPA RIMBORSO.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Terminale” scegliendo la voce
“Ristampa Rimborso” ed immettendo subito dopo il numero di rimborso che si intente
ristampare.
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Pag. 138
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8.10
Information Health Company
RIEPILOGO CODICI INCASSO E RIMBORSO.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Terminale” scegliendo la voce
“Riepilogo Codici Incasso/Rimborso”
Essa fornisce l’elenco dei codici e subcodici con descrizione di tutte le voci che sono
ammesse all’incasso o al rimborso.
Se sono gestiti sia il Servizio Cassa che il Servizio Economato, cliccando sul bottone
apposito si potranno visualizzare i codici della Cassa (che vengono presentati di
default) o quelli dell’Economato.
Figura 111
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Pag. 139
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8.11
Information Health Company
IMMISSIONE DI UN MOVIMENTO CONTABILE DI CASSA CENTRALE.
Questa funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Centrale” scegliendo la
voce “Immissione Movimento Contabile”.
Figura 112
La maschera che si presenta contiene:
• la descrizione del soggetto creditore o debitore, da immettere facoltativamente;
• il codice del movimento, da immettere obbligatoriamente, e che si può selezionare
dall’elenco ottenuto cliccando due volte sul campo;
• la descrizione del movimento, che compare subito dopo aver digitato il codice;
• le note esplicative del movimento;
• l’importo del movimento, da immettere obbligatoriamente e diverso da zero.
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Pag. 140
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Il segno dell’operazione che si effettua, cioè se è un movimento in entrata o in uscita,
viene determinato in base al codice movimento che si immette; tutti i tipi di movimenti
effettuabili da una Cassa Centrale sono precedentemente classificati ed associati ad
un codice.
Dopo aver immesso un codice ed un importo compare in maschera il bottone
<Registra> con cui è possibile registrare il movimento.
Ad ogni movimento contabile viene assegnato un numero formato dall’anno di due cifre
e da un progressivo nell’ambito dell’anno di sei cifre.
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Pag. 141
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8.12
Information Health Company
VARIAZIONE O VISUALIZZAZIONE DI UN MOVIMENTO
CONTABILE DI CASSA CENTRALE.
Questa funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Centrale” scegliendo la
voce “Variazione/Visualizzazione Movimento Contabile” ed immettendo subito dopo il
numero di movimento contabile che si intente variare o visualizzare. La funzione può
essere anche richiamata dal “Riepilogo Movimenti Contabili”.
Figura 113
La maschera visualizzata contiene:
• il numero movimento contabile;
• la data immissione;
• lo stato, 0-Valido e 9-Annullato;
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Pag. 142
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• la descrizione, se immessa, del soggetto interessato al movimento;
• il codice e la descrizione del movimento;
• l’importo;
• le note.
Dopo aver effettuato le variazioni è possibile registrarle cliccando sul bottone
<Registra>.
Il movimento si può annullare cliccando sul bottone <Annulla Movimento>.
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Pag. 143
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8.13
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RIEPILOGO MOVIMENTI CONTABILI DI CASSA CENTRALE.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Centrale” scegliendo la voce
“Riepilogo Movimenti Contabili (Saldo Cassa)”.
Figura 114
E’ possibile visualizzare e stampare tutti i movimenti in entrata o in uscita oppure
entrambi.
Con il tasto “Criteri di Selezione” è possibile stabilire dei criteri di selezione per scegliere
di visualizzare soltanto alcuni movimenti. Inoltre si può decidere di avere una
visualizzazione sintetica dei dati, come mostrato nella figura precedente, o analitica,
come mostrato nella mappa seguente.
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Pag. 144
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Figura 115
Per ogni movimento vengono riportati:
• il numero progressivo e l’indicazione “E” o “U” (entrata o uscita);
• il codice movimento;
• la data di immissione;
• l’importo;
• la descrizione;
• i primi caratteri immessi nelle note esplicative.
Vistando le opzioni “Servizio Cassa” e/o “Servizio Economato”, se quest’ultimo è
gestito, si avranno solo i movimenti appartenenti all’uno o all’altro Servizio.
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Facendo click su di un movimento della lista si richiama automaticamente la funzione di
Variazione/Visualizzazione del Movimento Contabile.
Sul fondo della maschera vengono riportati il Saldo di Cassa, ed i totali relativi ai
movimenti in Entrate ed in Uscita.
Figura 117
E’ possibile stabilire i seguenti criteri di visualizzazione:
• soltanto i movimenti in entrata, in uscita o entrambi;
• visualizzare tutti i dati dei movimenti o soltanto alcuni;
• limitare il periodo di registrazione dei movimenti ad un intervallo di tempo;
• visualizzare soltanto i movimenti con un determinato codice.
Premendo il bottone “Nuovo Criterio” si annullano i criteri precedentemente immessi.
Sui campi data relativi al periodo (come su tutti i campi data della procedura) è possibile
richiamare il calendario cliccando 2 volte con il tasto sinistro del mouse.
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Pag. 146
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Figura 118
Cliccando con il tasto sinistro del mouse sulla casella dei mesi si passa al mese
successivo, mentre se si clicca con il destro si passa al mese precedente.
Analogamente se si clicca sulla casella dell’anno: con il sinistro si passa all’anno
successivo, con il destro al precedente.
Cliccando due volte sul giorno desiderato lo si seleziona.
Se si clicca due volte sul campo “Codice Movimento” si ottiene una maschera di aiuto
con la lista di tutti i movimenti possibili e si può selezionare quello desiderato, tra quelli
del Servizio Cassa o quelli del Servizio Economato:
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Figura 120
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8.14
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RIEPILOGO MOVIMENTI TERMINALI DI CASSA.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Centrale” scegliendo la voce
“Riepilogo Movimenti Terminali di Cassa”.
Figura 121
E’ possibile visualizzare e stampare tutti i movimenti in entrata o in uscita oppure
entrambi.
Con il tasto “Criteri di Selezione” è possibile stabilire dei criteri di selezione per scegliere
di visualizzare soltanto alcuni movimenti. Inoltre si può decidere di avere una
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Pag. 149
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visualizzazione sintetica dei dati, come mostrato nella figura precedente, o analitica
(con o senza anagrafica), come mostrato nella mappa seguente..
Figura 122
Per ogni movimento vengono riportati:
• il codice del movimento, il sottocodice e l’indicazione “E” o “U” (entrata o uscita);
• l’importo;
• la descrizione;
• l’Iva;
• la data di immissione;
Facendo click su di un movimento della lista si richiama automaticamente la funzione di
Variazione/Visualizzazione del Sottosistema del Movimento.
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Pag. 150
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Sul fondo della maschera vengono riportati il Saldo di Cassa, ed i totali relativi ai
movimenti in Entrate ed in Uscita.
Figura 123
E’ possibile stabilire i seguenti criteri di visualizzazione:
• soltanto i movimenti in entrata, in uscita o entrambi;
• visualizzare tutti i dati dei movimenti o soltanto alcuni;
• limitare il periodo di registrazione dei movimenti ad un intervallo di tempo;
• visualizzare soltanto i movimenti con un determinato codice.
Sui campi data relativi al periodo (come su tutti i campi data della procedura) è possibile
richiamare il calendario cliccando 2 volte con il tasto sinistro del mouse (vedi Riepilogo
Movimenti Contabili di Cassa Centrale.).
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Pag. 151
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Se si clicca due volte sul campo “Codice Movimento” si ottiene una maschera di aiuto
con la lista di tutti i movimenti possibili e si può selezionare quello desiderato, tra quelli
del Servizio Cassa o quelli del Servizio Economato:
Figura 124
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8.15
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RIEPILOGO SESSIONI.
La funzione viene richiamata sia dal titolo di menù “Cassa Centrale” che “Cassa
Figura 125
Terminale” scegliendo la voce “Riepilogo Sessioni”.
Se richiamata da “Cassa Centrale” visualizza tutte le sessioni già chiuse di tutti i
terminali di cassa, mentre se viene richiamata da “Cassa Terminale” visualizza tutte le
sessioni avvenute sul terminale da cui si richiama la funzione.
Posizionandosi, inoltre, sulla singola sessione e premendo il tasto F2 si ottiene un
riepilogo analogo a quello ottenuto con la chiusura della cassa.
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Pag. 153
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Le sessioni aperte e non ancora chiuse si possono visualizzare utilizzando la funzione
di Cassa Centrale di “Elenco Casse Aperte” cliccando sulla Cassa desiderata.
Per ogni sessione vengono riportati:
• il terminale su cui è stata svolta;
• la data e l’ora di apertura;
• l’operatore che l’ha svolta;
• il totale dei movimenti in Entrata;
• il totale dei movimenti in Uscita, tranne l’ultimo movimento di versamento a Cassa
Centrale;
• il Saldo di sessione, che ovviamente non contiene l’ultimo movimento di
versamento a Cassa Centrale.
Cliccando sul rigo riportante una sessione si passa direttamente alla funzione di
“Riepilogo dei Movimenti di una Sessione”.
Utilizzando i criteri di selezione è possibile avere la lista delle sessioni di cassa
avvenute su uno specifico terminale o effettuate da un singolo operatore
(indipendentemente o meno dal terminale).
Figura 126
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Pag. 154
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8.16
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RIEPILOGO MOVIMENTI CONTABILI DI UNA SESSIONE.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Terminale” scegliendo la voce
“Riepilogo Movimenti di una Sessione”: in questo caso visualizza i movimenti contabili
della sessione aperta che si sta svolgendo sul terminale da cui si richiama la funzione.
Lo stesso risultato si ottiene se la funzione viene richiamata dalla maschera di
“Chiusura Sessione” cliccando sul campo riportante il Saldo.
Se invece questa funzione viene richiamata dalla maschera “Riepilogo Sessioni”, i dati
riportati si riferiscono ad una sessione aperta e già chiusa in precedenza.
Figura 127
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Pag. 155
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Nella parte alta della maschera che compare vengono riportati i dati di Sessione e cioè:
• il terminale su cui si svolge o si è svolta;
• la data di apertura;
• l’operatore che la svolge o l’ha svolta;
• il numero identificativo che viene assegnato alla sessione.
E’ possibile visualizzare e stampare tutti i movimenti in entrata o in uscita oppure
entrambi, distinguendo o meno tra movimenti del Servizio Cassa e del Servizio
Economato.
Per ogni movimento vengono riportati:
• il tipo (indicazione “E” o “U” (entrata o uscita));
• il codice movimento;
• l’importo;
• la descrizione;
• il sottosistema che ha generato il movimento contabile;
• la chiave del movimento;
• la data di immissione.
Facendo click su un movimento della lista si richiama automaticamente la funzione di
Variazione/Visualizzazione del sottosistema che ha originato il movimento, che si potrà
variare solo se si riferisce ad una sessione aperta.
Sul fondo della maschera vengono riportati il Saldo di Cassa, ed i totali relativi ai
movimenti in Entrate ed in Uscita.
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8.17
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STAMPA MOVIMENTI CONTABILI.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Varie” scegliendo la voce “Stampa
Movimenti Contabili”: permette di stampare in tempo differito i documenti contabili.
E’ possibile stampare solo le fatture o solo le ricevute, o entrambe, emesse in un
determinato periodo di tempo.
Figura 128
Se si vuole stampare solo un tipo di movimento è possibile fornire il numero della fattura
(o della ricevuta) da cui iniziare e quello dell’ultimo documento da stampare.
Si può altresì indicare il numero totale di documenti (fatture, ricevute o entrambe) di cui
si vuole la stampa.
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8.18
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GESTIONE PAGAMENTI EXTRA-CONTABILI.
Questa funzione permette la registrazione di quei pagamenti che non vengono fatti
tramite la cassa, ma attraverso altre modalità, come il pagamento tramite banca, posta,
o per la mera registrazione dell’avvenuta effettuazione delle prestazioni, nel caso, ad
esempio, di esenti totali che non sono passati dalla cassa.
La funzione viene richiamata dal titolo di menù “Cassa Terminale” scegliendo la voce
“Gestione Pagamenti extra-contabili” e poi Immissione movimento extracontabile.
Figura 129
A questa maschera si arriva anche dalla prenotazione cliccando il tasto <Pag.Altern.>.
In questo caso la mappa sarà gia piena, nell’altro caso bisognerà inserire il numero di
prenotazione per avere i dati.
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Figura 130
Si seleziona l’impegno per cui si vuole segnalare l’avvenuto pagamento, si inseriscono i
dati mancanti, cioè il tipo e la data di pagamento e si verifica, nel caso di importi diversi
da zero, la corrispondenza tra quanto dovuto e quanto pagato, con la possibilità di
aggiungere note e segnalazioni.
Alla variazione si arriva o direttamente dall’inserimento, se ci si accorge subito di aver
sbagliato qualcosa, o dal menù “Cassa Terminale” scegliendo la voce “Gestione
Pagamenti extra-contabili” e poi Variazione movimento extracontabile.
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Figura 131
Immettendo o il numero di movimento o il numero di prenotazione o l’impegno,
sarà possibile, ricercare e poi variare il movimento emesso
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