openMAG 3
Guida utente
Opendoc Srl
v. 0.5 draft – 17-10-2010
Copyright © 2010 Opendoc Srl – Tutti i diritti sono riservati a norma di legge. Nessuna parte di questa guida può essere
riprodotta con sistemi elettronici , meccanici o altri, senza l’autorizzazione dell’autore.
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openMAG 3 - Guida utente
1. Introduzione
OpenMAG (OM) è l’applicazione di Opendoc per la creazione e la gestione dei metadati per gli oggetti
digitali secondo lo schema XML MAG dell’ICCU1.
OM consente di gestire tutte le fasi di produzione successive all’acquisizione degli oggetti digitali.
In particolare OM gestisce i seguenti processi:

inserimento metadati descrittivi o loro importazione (via file CSV)

importazione oggetti digitali (master e derivati)

gestione oggetti digitali in più cartelle

creazione oggetti digitali derivati (solo immagini)

gestione procedure controllo di qualità

gestione nomenclatura oggetti digitali

gestione struttura documenti

esportazione metadati e relativi oggetti digitali in formato XML-MAG
OM è disponibile in tre versioni:

Free Edition (FE): permette di gestire fino a un massimo di 5 documenti; permette di lavorare su singole
postazioni senza condivisione della base dati;

Base Edition (BE): permette di lavorare su singole postazioni senza condivisione della base dati;

Advanced Edition (AE): permette di lavorare in rete con condivisione della base dati e del repository
degli oggetti digitali.
OM supporta i tipi di oggetti digitali ammessi dallo schema MAG e in particolare:

formati immagini (sezione <img>): jpeg, tiff, gif, png, pdf

formati audio (sezione <audio>): WAV, MP3, MPEG, Real Audio, MIDI

formati video (sezione <video>): Real Video, Windows Media Video, MPEG, AVI, ASF)

formati OCR (sezione <ocr>): txt, html, pdf, rtf, doc2

formati DOC (sezione <doc>): txt, html, pdf, rtf, doc
2. Installazione
2.1.1 Contenuto del pacchetto di distribuzione
Il pacchetto di distribuzione contiene i seguenti elementi:

OpenMAG_n.n.n.exe: è l'installer dell'applicazione openMAG;

sql (cartella): contiene gli script di creazione e setup del database (solo AE);

istruzioni.txt: il documento di istruzioni per l'installazione.

docs (cartella): contiene la guida utente (openMAG3_guida_utente.pdf) e il modello di importazione
in batch (openMAG_batch_import_template.csv)
OpenMAG Advanced Edition richiede l'installazione di un software DBRMS non compreso nel pacchetto di
distribuzione.
Si consiglia l'uso di MYSQL Community Edition e del relativo ODBC connector.
Questi componenti sono scaricabili gratuitamente dal sito dev.MySQL.com:

MySQL Community Edition (http://dev.mysql.com/downloads/mysql/4.1.html)

MySQL Connector/ODBC (http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/3.51.html)
OpenMAG è stato testato con le seguenti versioni software:

Windows: MySQL 4.0.16 con MySql Connector 3.51.27
1 Per un introduzione allo schema MAG vedere il documento di presentazione del Comitato Metadati Amministrativi
Gestionali (MAG) all’indirizzo http://www.iccu.sbn.it/genera.jsp?id=99.
2 La visualizzazione dei formati PDF, DOC ed RTF richiede l'installazione sulla workstation di applicazioni di terze parti (non
comprese nell'installazione)
2

Linux: MySQL 4.1.14 con MySql Connector 3.51.27
2.1.2 Setup database (solo versione AE)
2.1.2.1 Installazione MySQL Community Edition
L'installazione deve essere eseguita da utente con privilegi di amministratore.
Dal prompt di Windows, far partire MySQL come servizio:

C:\Programmi\mysql\bin\mysql> mysqld --install
2.1.2.2 Creazione database "openmag" (su server/client Windows)
Copiare la directory di distribuzione 'sql' in C:\TEMP e verificare che MySQL sia stato installato in
C:\Programmi\MySQL; per la creazione del database digitare i seguenti comandi dalla shell:

C:\> cd TEMP\sql

C:\> \Programmi\mysql\bin\mysql -u root

mysql> source CreateUser.sql

mysql> quit

C:\> \Programmi\mysql\bin -u openmag

mysql> source CreateTables.sql

mysql> source CreateIndexes.sq
In caso di problemi, lanciare lo script DropTables.sql per cancellare il contenuto di tutte le tabelle.
2.1.2.3 Installazione e configurazione Driver ODBC
Installare il driver ODBC da un account utente con privilegi di amministratore.
Aprire il pannello di controllo “Origine dati” (in Pannello di Controllo > Strumenti di amministrazione > Origine
dati).
Nella sezione “DSN utente” aggiungere una nuova data source di tipo MySQL ODBC. Configurare la nuova
data source nel seguente modo:

Data Source Name: openmag

Description: openmag

Server: <host-che-ospita-il-database> (inserire “localhost” se il database è sulla stessa macchina
dell’applicazione OM oppure immettere l’IP o il nome del server di rete dove si trova il database)

User: openmag

Password: (nessuna)

Database: openmag
IMPORTANTE: se OM deve essere usato anche da altri utenti del PC, è necessario ripetere la procedura anche
nella sezione "DSN di Sistema" del pannello “Origine dati”.
Figura 1 - Pannello configurazione data source ODBC
3
2.1.3 Installazione openMAG (su postazione Windows)
Lanciare l’applicazione di installazione e seguire la procedura indicata a schermo. Durante la procedura sarà
chiesto di specificare il percorso della cartella di esportazione di default.
Al termine sarà creata l’icona dell’applicazione sul desktop.
NOTA BENE: nella versione AE se il programma è installato da un utente con privilegi di amministratore e deve
essere usato anche da utenti non-amministratori, è necessario:
a) modificare manualmente le autorizzazioni della chiave di registro per mezzo del programma
regedit.exe nella sezione HKEY_LOCAL_MACHINE > Software > Opendoc > OpenMAG
b) modificare le ACL della cartella di installazione
3. Requisiti minimi di sistema
Sistema operativo

OpenMAG : W2K, XP, Vista, Windows 7 (32/64bit)

DBRMS (solo AE): W2K, XP, Vista, Windows 7 (32/64bit), Linux/Unix
Workstation

Intel Core Duo 2 GHZ
Memoria

1 GB Ram
DBRMS (solo AE)

MySql 4.1.X, MySql 5.0.X
Altri requisiti

Monitor 20”
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4. Workflow
Il processo di produzione metadati (workflow) in OM si articola nei seguenti passaggi:

Creazione nuovo documento

Importazione o creazione dati di catalogazione

Importazione oggetti digitali master/derivati

Creazione oggetti digitali derivati

Esportazione in formato XML-MAG
OM gestisce gli oggetti digitali nel suo repository e i dati di catalogazione in una base dati in formato SQL (es.
MySQL). Per produrre i metadati è dunque necessario che il materiale (oggetti digitali master/derivati e dati di
catalogazione) sia importato nel sistema o prodotto (oggetti digitali derivati e dati di catalogazione) al suo
interno.
L’applicazione permette di lavorare su un documento alla volta, sia in fase di creazione che di modifica.
Una volta inseriti nel sistema i documenti possono essere richiamati per lo operazioni di catalogazione,
revisione ed esportazione.
4.1. Creazione nuovo documento
E’ possibile creare un nuovo documento dal comando lanciato dal menu “File -> Nuovo (Ctlr + N)” o dal
pulsante “Crea nuovo documento” (icona documento) posto sulla toolbar principale.
Il comando apre una finestra dalla quale è possibile specificare le informazioni obbligatorie per la
creazione di un nuovo documento ovvero:

Titolo: titolo primario del documento;

Codice: codice univoco del documento (v. cap 4.1.1);

Livello bibliografico: livello della descrizione bibliografica; i valori sono quelli definiti dallo standard
MAG (v. pag. 47 MAG Manuale Utente 2.0.1);

Profilo progetto: profilo dati del progetto di digitalizzazione (v. cap. 4.1.3);

Profilo metadati tecnici: profilo dati che descrive le tecnologie e i processi di digitalizzazione;

Salva unità in: cartella radice del repository dove sono archiviati i file degli oggetti digitali del
documento (v. cap. 5.3);

Oggetti digitali: set degli oggetti digitali che compongono il documento (es. IMG, AUDIO, ecc.);

Completezza: dati che identificano i livello di completezza del processo digitalizzazione; i valori sono
quelli definiti dallo standard MAG (v. pag. 40 MAG Manuale Utente 2.0.1);

Diritti di accesso: dati che specificano le condizioni di accessibilità del documento; i valori sono quelli
definiti dallo standard MAG (v. pag. 39 MAG Manuale Utente 2.0.1)
Al termine dell’inserimento dei dati, premendo il pulsante “Crea”, l’applicazione creerà in automatico, nella
cartella specificata nel campo “Salva unità in” (repository file), la struttura di archiviazione degli oggetti digitali
(v. cap. 5.3).
Il nuovo documento è rappresentato nel “Pannello di struttura documento” da un’icona a forma di libro (v.
cap. 6.3).
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Figura 2 - Maschera creazione nuovo documento
4.1.1 Codice
E’ il codice univoco che identifica il documento all’interno del sistema; viene scelto dall’utente al momento
della creazione del documento e non può essere modificato successivamente. Il valore deve essere univoco
all’interno della base dati di OM.
Si consiglia di adottare un sistema di codificazione ad hoc adatto a formalizzare l’ID del documento
digitale, composto ad esempio da un prefisso e da un numero sequenziale.
I codici di identificazione del documento analogico quali ,ad esempio, il codice SBN o ISSN, possono essere
definiti in altri campi della maschera dei dati generali del documento (v. cap. 4.7.1).
4.1.2 Livello bibliografico
E’ campo che definisce il livello bibliografico del documento. I valori sono conformi alle specifiche dello
schema MAG, sezione <bib>, attributo <level> (v. pag. 47, MAG Manuale Utente 2.0.1 e pag. 1, Addenda a
manuale MAG 2.0.1 per nuovo schema con bib level per archivi) .
4.1.3 Profilo progetto
Il “Profilo progetto” raccoglie le informazioni del progetto di digitalizzazione in conformità alle specifiche dello
schema MAG, sezione <gen> (v. pag. 38, MAG Manuale Utente 2.0.1).
Le informazioni sono gestite da un apposito modulo richiamabile durante la procedura di creazione di un
nuovo documento (v. Figura 2) o successivamente selezionando il livello documento, nel pannello “Dati
generali” (v. cap. 4.7.1).
I profili vengono salvati nel DB e possono essere associati ai nuovi documenti nonché a quelli esistenti.
Il “Profilo progetto” è definito dai seguenti elementi:

Titolo: nome del progetto (mappato nell’elemento MAG <collection> - pag. 38, MAG Manuale
Utente 2.0.1);

URL progetto: pagina web di presentazione del progetto (mappato nell’elemento MAG <stprog> pag. 38, MAG Manuale Utente 2.0.1);

Agenzia: profilo dati dell’agenzia responsabile del progetto di digitalizzazione (v. cap. 4.1.4);

Collezione posseduta da: ente che possiede il fondo digitalizzato (mappato nell’elemento MAG
<library> - pag. 58, MAG Manuale Utente 2.0.1).
6
Figura 3 - Maschera gestione Profilo progetto
Un profilo non abbinato ad un documento può essere eliminato tramite l’apposito pulsante “Elimina” presente
nel pannello di indice dei progetti.
4.1.4 Profilo agenzia
Il “Profilo agenzia” raccoglie le informazioni relative ai soggetti responsabili del progetto di digitalizzazione in
conformità alle specifiche MAG, sezione <gen>, elemento <agency> (v. pag. 38, MAG Manuale Utente 2.0.1).
Le informazioni sono gestite da un apposito modulo richiamabile dal pannello “Modifica progetto” (v.
Figura 4).
Ciascun profilo può essere associato ad ogni nuovo progetto o ad uno già esistente.
Il profilo dell’agenzia è definito dai seguenti elementi:

Cod. Agenzia: il codice dell’agenzia (obbligatorio). Questo dato viene impiegato nella composizione
del nome delle cartelle e dei file XML durante l’esportazione (v. cap. 4.8.2). Si consiglia di usare, come
codice per le biblioteche e gli istituti censiti, l’identificativo dell’anagrafe ICCU (es. IT-PR0164)3;

Nome abbreviato: nome abbreviato dell’agenzia (obbligatorio). Questo dato viene impiegato
all’interno dell’applicazione e per la composizione del nome della cartella dei documenti sul disco di
lavoro (v. cap. 5.1);

Nome esteso: nome esteso dell’agenzia (obbligatorio). Il valore è mappato nell’elemento MAG
<agency> seguito dal valore del campo codice agenzia (es. Casa della musica. Archivio storico del
Teatro Regio. Sezione storica, Parma - IT-PR0164);

Descrizione: descrizione dell’agenzia. Il valore non viene attualmente usato né internamente né
nell’esportazione XML.
Figura 4 - Maschera gestione Profilo agenzia
I profili delle agenzie possono essere eliminati dall’apposito comando “Elimina” presente nel pannello di
indice, a condizione che non siano stati abbinati ad un profilo di progetto.
4.1.5 Profilo metadati tecnici
Il “Profilo metadati tecnici” raccoglie le informazioni relative al processo e alle tecnologie di digitalizzazione in
conformità alle specifiche dello schema MAG, sezioni <img>, <audio> e <video>.
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L’Anagrafe ICCU delle biblioteche è consultabile all’indirizzo http://anagrafe.iccu.sbn.it/index.html
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Le informazioni sono organizzate in ogni pannelli, ciascuno dei quali raccoglie i dati specifici di ciascun tipo
di oggetto.
Al profilo deve essere attribuito un nome per la sua identificazione.
Si consiglia di creare i profili per gruppi di oggetti digitali omogenei prodotti con le stesse tecniche e
processi.
I profili dei metadati tecnici possono essere associati al nodo documento e a ciascun nodo cartella. I dati
dei profilo associato al nodo documento si estendono in automatico a tutti gli oggetti digitali contenuti nei
nodi cartella.
4.1.5.1 Profilo tecnico immagini
Il Profilo immagini raccoglie le informazioni relative al processo e alle tecnologie di digitalizzazione delle
immagini (sezione <img>). E’ composto dai seguenti elementi:

Tipo supporto analogico: descrive le caratteristiche fisiche del supporto analogico di partenza
(mappato nell’elemento MAG <niso:sourcetype> - pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1);

Agenzia: descrive il nome della persona, società o ente produttore dell'immagine digitale, cioe
dell'entità che ha realizzato la scansione (mappato nell’elemento MAG <niso:scanningagency> pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1);

Tipo apparecchio: descrive la tipologia dell'apparecchiatura di scansione (mappato nell’elemento
MAG <niso:devicesource> - pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1);

Sistema di digitalizzazione
o
Descrizione apparecchio: contiene la descrizione dell’apparecchio di scansione. L’elemento
non è utilizzato nell’esportazione MAG;
o
Produttore apparecchio: contiene il nome del produttore del dispositivo (mappato
nell’elemento MAG <niso:scanner_manufacturer> - pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1);
o
Modello apparecchio: contiene la marca e il modello dell'apparecchiatura di acquisizione
(mappato nell’elemento MAG <niso:scanner_model> - pag. 86, MAG Manuale Utente
2.0.1);
o
Software: contiene il nome del software usato per l'acquisizione dell'immagine (mappato
nell’elemento MAG <niso:capture_software> - pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1)
Figura 5 - Pannello inserimento metadati tecnici
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4.1.5.2 Profilo tecnico audio
4.1.5.3 Profilo tecnico video
4.1.6 Oggetti digitali
Al momento della creazione di un documento è necessario specificare le risorse digitali dalle quali è
composto compilando la tabella “Oggetti digitali” (v. Figura 2). Ogni riga della tabella corrisponde ad un set
di oggetti. Per inserire un nuovo set fare clic con il tasto destro sulla tabella e selezionare il comando
“Aggiungi” (v. Figura 6).
Per ogni tipo di oggetto è obbligatorio specificare almeno un set con valore d’uso “master”.
I documenti possono essere composti da oggetti digitali di tipo diverso: ad esempio la digitalizzazione di un
compact disc può avere ad oggetto l’acquisizione dei file audio e delle pagine del libretto.
Figura 6 - Modalità di inserimento set oggetti digitali
Un set di oggetti è identificato dalle seguenti informazioni:

Tipo: tipologia degli oggetti digitali. I valori, propri dello standard MAG (v. pag. 9 Manuale Utente
2.0.1), sono img, audio, video, ocr, doc;

Nome cartella: nome della cartella all’interno della quale saranno salvati i file. Si consiglia l’uso di valori
identificativi del formato dei file (es. tif, jpg, ecc.);

Uso: l’ambito d’uso del set di oggetti. I valori, propri dello standard MAG (v. pagg. 79, 98, 116 Manuale
Utente 2.0.1), sono: master, alta risoluzione, bassa risoluzione, preview, il repository non ha il copyright
dell'oggetto digitale, il repository ha il copyright dell'oggetto digitale;

Estensione: l’estensione dei file che identifica il formato delle risorse. I valori proposti corrispondono ai
formati file supportati dallo standard MAG.
4.1.7 Altri dati
I dati sulla completezza della digitalizzazione (valore mappato nell’elemento MAG <completeness> - pag.
38, MAG Manuale Utente 2.0.1) e sui diritti di accesso (valore mappato nell’elemento MAG <access_rights>
- pag. 38, MAG Manuale Utente 2.0.1) esauriscono le informazioni obbligatorie per la creazione di un nuovo
documento.
4.2. Creazione nuovi documenti in batch
E’ possibile creare documenti in batch importando i dati da file di testo con valori separati da virgole,
tabulazioni o altri caratteri.
9
Il file di importazione deve essere strutturato nel seguente modo:

Intestazione: si consiglia di usare le intestazioni standard del Dublin Core (nel formato
dc:nome_campo) e i campi specifici della schema MAG della sezione <bib>. Nella cartella di
installazione “docs” è disponibile il modello “openMAG_batch_import_template.csv”;

record: ad ogni riga deve corrispondere un record di documento. Il carattere di fine riga deve essere
in formato Windows (CRLF);

valori: possono essere separati da un carattere tipo tabulazione, spazio, virgola, punto e virgola o altro
e qualificati tra caratteri virgolette o apici;

set caratteri: i set di caratteri riconosciuti sono Windows Latin 1 o UTF-8.
Per attivare la procedura di importazione documenti in batch, chiudere i documenti attivi e selezionare dal
menu “File”, il comando “Importazione documenti in batch”.
Dalla finestra dei parametri selezionare il file dei dati e configurare le opzioni di importazione.
Il pannello di “Anteprima” mostra le intestazioni e i dati del primo record del file. Dal pannello è possibile
configurare la modalità di mappatura tra i dati del file e i dati OM. Questa operazione viene effettuata in
automatico se le intestazioni del file di importazione sono conformi ai valori Dublin Core e MAG. E’ in ogni
caso possibile modificare la relazione selezionando un nuovo valore dal menu a tendina della cella della
colonna “Dato OpenMAG”.
Dal controllo della colonna “Importa” è possibile selezionare o deselezionare il valore da importare.
Agendo sul pulsante “Aggiorna”, dopo aver modificato i parametri di importazione, è possibile ricaricare i
dati per verificare la corretta formattazione.
Figura 7 - Maschera di creazione nuovi documenti in batch da file di testo – Passo 1
Premere il pulsante “Avanti” per accedere al passo successivo della procedura.
Ad ogni documento da importare deve essere associato il codice di identificazione interno (v. cap. 4.1.1);
questa operazione viene effettuata in automatico dal sistema: il codice viene composto combinando il
prefisso inserito dall’utente con un numero sequenziale a 5 cifre. Il codice prodotto è univoco per ciascun
documento importato e differente da quelli presenti nel database.
E’ inoltre necessario specificare i seguenti dati comuni a tutti i documenti da importare:

Livello bibliografico

Progetto

Profilo metadati tecnici
10

Salva unità in (Repository)

Set di oggetti digitali

Completezza

Diritti di accesso
Queste informazioni possono essere modificate successivamente.
Premendo il pulsante “Avanti” il sistema effettua le seguenti verifiche:

Validità dei dati nel file di importazione

Univocità dei i titoli dei documenti
In caso di errore nell’importazione è possibile tornare indietro e modificare i parametri di importazione.
Se il processo viene eseguito con successo i dati dei nuovi documenti sono inseriti nel database e le cartelle
di archiviazione sono create all’interno del repository.
Per i valori da mappare nel campo identificatore, Il sistema è in grado di riconoscere il formato dati dello
schema URI info (es. info:sbn/IT-00003 – v. pag. 40 Manuale Utente 2.0.1) e qualificare opportunamente il
valore nella colonna “tipo” del campo “Identificatore” (v. cap. 4.7.1)
Figura 8 - Maschera di creazione nuovi documenti in batch da file di testo – Passo 2
4.3. Creazione e gestione cartelle di archiviazione
Al termine del processo di creazione di un nuovo documento, l’applicazione crea una prima cartella di
archiviazione degli oggetti digitali denominata “D0001” all’interno del sistema di repository di OM4.
La cartella di archiviazione è rappresentata, nel pannello di struttura, da un’icona a forma di cartella e
convenzionalmente definita in OM come “Nodo cartella”.
E’ possibile creare altre cartelle di archiviazione nel seguente modo:

Selezionare il livello documento;

Richiamare il menu del tasto destro;

Selezionare la voce “Aggiungi nodo cartella”.
L’applicazione crea un nuovo nodo con il nome convenzionale D000[N]. E’ possibile cambiare il nome
facendo clic sull’elemento e digitando il nuovo nome.
4
Il sistema di repository di OM è descritto nel Capitolo 5.3.
11
Parte delle informazioni del set di dati gestionali ed amministrativi (v. Cap. 6.7.3) sono ereditate al momento
della creazione del nodo da quelle disponibili a livello di documento. Questo comportamento è indicato dal
valore <ereditato> riportato all’interno del campo.
Un nodo cartella può essere eliminato nel seguente modo:

Selezionare il nodo dal pannello di struttura;

Richiamare il menu del tasto destro;

Selezionare la voce “Elimina”.
Il comando elimina è disponibile solo se la cartella non contiene oggetti digitali. Per poterlo attivare è
necessario cancellare prima i file degli oggetti digitali nel seguente modo:

Selezionare la cartella;

Richiamare il menu del tasto destro;

Selezionare la voce “Apri la cartella” per aprire la finestra di sistema;

Dalla finestra di sistema eliminare i file degli oggetti digitali;

Tornare all’applicazione e attivare la procedura descritta al paragrafo precedente.
4.4. Importazione oggetti digitali
Il processo di importazione consiste nella copia degli oggetti digitali nel repository (v. cap. 5.3).
Sono disponibili due differenti procedure: importazione automatica o manuale.
La procedura di importazione automatica si attiva selezionando il nodo cartella di lavoro (es. D0001) e
premendo il pulsante “Importa oggetti digitali” presente sulla toolbar principale.
Nella finestra “Importa oggetti digitali” impostare i seguenti parametri:

Tipo operazione: selezionare la voce “Importa”;

Estrazione metadati: selezionare il controllo checkbox per attivare il processo di estrazione dei
metadati tecnici delle immagini durante la fase di importazione (opzione consigliata). Se
deselezionato il processo viene effettuato al momento dell’esportazione MAG. I metadati tecnici
estratti dalle immagini sono archiviati nel database dell’applicazione;

Avanzate: selezionare il pulsante per configurare il fattore di parallelismo (thread) nell’importazione ed
estrazione dei metadati degli oggetti digitali. L’applicazione è in grado di sfruttare i processori multicore per velocizzare il processo di analisi delle caratteristiche tecniche degli oggetti;

Istanze oggetti: selezionare dal controllo combo box l’istanza degli oggetti digitali da importare. La
prima importazione deve avere obbligatoriamente ad oggetto l’istanza master degli oggetti digitali.
Dopo aver impostato i parametri fare clic sul pulsante “Importa”. Durante il processo la progress bar,
collocata nell’angolo destro della finestra principale, indica lo stato di avanzamento dell’importazione.
Durante l’operazione è possibile continuare a lavorare sul documento aperto.
Il processo di importazione manuale consiste nella copia degli oggetti digitali all’interno del repository
tramite gli strumenti del sistema operativo (copia & incolla, trascina & rilascia). Per l’importazione manuale si
consiglia la seguente procedura:

All’interno dell’applicazione, selezionare il nodo cartella di lavoro (v. cap. 6.3);

Dal menu del tasto destro selezionare la voce “Apri la cartella”, per aprire la cartella del documento
all’interno della repository di OM;

Copiare i file degli oggetti per ciascun set nelle rispettive cartelle del documento (es. IMG > Master);

All’interno dell’applicazione, selezionare nuovamente il nodo cartella di lavoro, scegliere il set da
visualizzare e premere il pulsante “Aggiorna” dal “Pannello elenco oggetti” (v. cap. 6.4).
NOTA BENE: la procedura manuale non contempla l’estrazione dei metadati tecnici degli oggetti. Questi
saranno estratti in automatico durante la fase di esportazione MAG (v. cap. 4.8).
IMPORTANTE: al termine della procedura di importazione del set master, l’applicazione crea una lista di
oggetti corrispondenti per ogni istanza derivata definita in fase di creazione del documento. Questo perché
gli oggetti derivati devono corrispondere per quantità e nome agli oggetti master. Nella lista l’oggetto, non
ancora importato o creato per derivazione, viene rappresentato con lo stile barrato.
12
Figura 9 - Finestra “Importa oggetti digitali” con parametri per l’importazione
4.5. Derivazione oggetti digitali di tipo immagine
Dopo l’importazione del set master, è possibile creare, solo per gli oggetti di tipo immagine (IMG), istanze
derivate (ad esempio immagini a bassa risoluzione).
La procedura è attivabile solo se l’istanza da derivare è stata definita in fase di creazione del nuovo
documento (v. cap. 4.1.6) o successivamente a livello di cartella degli oggetti.
La procedura di derivazione si attiva selezionando il nodo cartella di lavoro (es. D0001) e premendo il
pulsante “Importa oggetti digitali” presente sulla toolbar principale.
Nella finestra “Importa oggetti digitali” impostare i seguenti parametri:

Tipo operazione: selezionare la voce “Deriva”;

Estrazione metadati: selezionare il controllo checkbox per attivare il processo di estrazione dei
metadati tecnici delle immagini durante la fase di derivazione (opzione consigliata). Se deselezionato
il processo viene effettuato al momento dell’esportazione MAG.
In base al formato file sono disponibili opzioni di compressione differenti.
4.5.1 Ridimensionamento
E’ disponibile una funzione per il ridimensionamento delle immagini. Le opzioni sono:

Risoluzione fissa: specificare un valore in pixel per la dimensione del lato orizzontale o verticale, il
programma opera la conversione mantenendo in proporzione l’altro lato;

Risoluzione variabile: specificare un valore di ridimensionamento in percentuale, il programma opera
la conversione mantenendo in proporzione la dimensione del lato orizzontale e verticale;

Forza DPI: inserire il valore numerico che rappresenta i DPI dell’immagine dopo l’operazione di
ridimensionamento. Ad esempio se si riduce del 50% un’immagine originale scansionata a 300 dpi, si
vorrà aggiornare il valore DPI a 150. Se non si specifica nessun valore viene mantenuto quello originale.
Dopo aver impostato i parametri fare clic sul pulsante “Deriva”. Durante il processo la progress bar, collocata
nell’angolo destro della finestra principale, indica lo stato di avanzamento dell’importazione. Durante
l’operazione è possibile continuare a lavorare sul documento aperto.
Al termine del processo premere il pulsante “Aggiorna” nel pannello “Oggetti digitali” (v. cap. 6.4) per
aggiornare l’elenco delle set di immagini derivate.
13
Figura 10 - Finestra “Importa oggetti digitali” con parametri per la derivazione
4.6. Apertura documento esistente
Per aprire un documento già inserito nel database, premere il pulsante “Apri documento esistente” (icona
documento con lente) sulla toolbar.
Dal modulo “Cerca documento” è possibile ricercare per titolo, codice, tipo, progetto di appartenenza,
agenzia.
Premendo il pulsante “Cerca”, il sistema restituisce un elenco di documenti corrispondenti alla parola
chiave inserita. La ricerca senza parametri restituisce l’elenco completo di tutti i documenti presenti nel
database.
Dall’elenco dei documenti è possibile compiere le seguenti operazioni:

Aprire un documento: selezionare il documento facendo clic sulla riga e premere il pulsante “Apri”
(non è possibile aprire più di un documento alla volta.)

Eliminare documenti: selezionare uno o più documenti facendo clic sul box di spunta all’inizio riga e
premere il pulsante “Elimina”. La funzione cancella solo i record nel database, non elimina i file degli
oggetti digitali dal repository.
14
Figura 11 - Modulo Cerca documento
4.6.1 Stato documento
In modalità di lavoro multi-postazione (solo versione AE) la colonna “Stato” dell’elenco documenti indica la
disponibilità del documento.
Gli stati sono “modificabile” e “in lavorazione”.
I documenti con stato “in lavorazione” sono aperti da altri utenti per operazioni di modifica o esportazione.
In base alla configurazione del sistema (v. cap. 6.3), l’accesso ad un documento “in lavorazione” può
essere completamente inibito.
4.7. Editing documento
Un documento aperto è pronto per essere modificato per completare le informazioni inserite in fase di
creazione o per correggere quelle già inserite.
4.7.1 Dati generali e informazioni descrittive del documento
All’apertura di un documento, o dopo la creazione di uno nuovo, nella parte destra della finestra è
visualizzato il “Pannello dati” contenente i dati generali e le informazioni descrittive del documento (v. cap.
6.7).
È possibile modificare tutti i dati inseriti nella fase di creazione ad eccezione del Codice.
Per visualizzare il Pannello dati quando non più in primo piano, è sufficiente selezionare fare clic sull’icona
che rappresenta il “Livello documento” dal “Pannello di struttura” (v. cap. 6.3).
4.7.2 Dati nodo cartella
Selezionando il “Nodo cartella” (v. cap. 6.3) dal “Pannello di struttura”, viene visualizzato sulla destra
4.8. Esportazione
4.8.1 Modalità di esportazione
4.8.1.1 Modalità “Nessun livello”
In questa modalità viene generato un unico file XML contenente solo i dati catalografici del documento e i
relativi oggetti digitali disponibili nei nodi cartella selezionati.
In questa modalità non sono esportati i dati dei livelli di struttura, né i relativi abbinamenti di oggetti digitali.
I dati catalografici del Documento sono impiegati per popolare la sezione <bib> dell’XML.
15
Casi d’uso
4.8.1.2 Modalità “Tutti i livelli in un unico XML”
In questa modalità viene generato un unico file XML per ogni sequenza gerarchica di livelli di struttura.
E’ possibile definire l’estensione dei livelli da esportare attraverso gli appositi comandi “Esporta da/a”.
I dati catalografici dei livelli selezionati sono trattati nel seguente modo:

dati primo livello (definito nel campo “Esporta da”): sono impiegati per popolare la sezione <bib>
dell’XML; i valori del campo “titolo” sono impiegati anche per popolare l’elemento <nomenclature>
della sezione <stru> dell’XML;

dati altri livelli: sono estratti solo i valori del campo “Titolo” per popolare l’elemento <nomenclature>
della sezione <stru> dell’XML; con l’opzione “” sono altresì estratti i valori del campo “Creatore” ed
accorpati ai valori del campo “Titolo”.
Gli oggetti digitali disponibili nei nodi cartella ma non abbinati ai livelli di struttura, non sono esportati.
I livelli di struttura senza abbinamenti non sono esportati.
I dati catalografici dell’Documento, ad eccezione dei dati generali relativi al progetto e propri della
sezione <gen>, non sono esportati.
Casi d’uso
4.8.1.3 Modalità “Tutti i livelli in singoli XML”
In questa modalità vengono generati tanti singoli file XML quanti sono i livelli di struttura selezionati.
L’operazione prevede la definizione dell’estensione dei livelli da esportare attraverso gli appositi comandi
“Esporta da/a”.
I livelli di struttura senza abbinamenti non sono esportati.
I dati catalografici dell’Documento, ad eccezione dei dati generali relativi al progetto e propri della
sezione <gen>, non sono esportati.
I file XML generati non contengono informazioni di collegamento tra loro.
4.8.2 Struttura cartelle di esportazione
5. Glossario
5.1. Documento
Con il termine documento si indicano le tipologie
5.2. Oggetti digitali
5.3. Repository oggetti digitali e cartelle di archiviazione
Tutti gli oggetti digitali di un documento sono organizzati (durante la fase di importazione
automatica/manuale o di derivazione) nel repository di OM ovvero in un sistema di cartelle sul disco di lavoro
selezionato.
Il repository di OM può risiedere su qualunque disco della workstation di lavoro o può essere collocato su di
un disco condiviso in rete locale.
Al momento della creazione di nuovo documento la struttura delle cartelle di archiviazione, modellata sulla
tipologia di oggetti digitali propri del documento, viene creata dall’applicazione all’interno della cartella
radice del repository.
La cartella radice all’interno della quale vengono create le cartelle dei documenti viene selezionata
dall’utente durante la procedura di installazione di OM.
E’ possibile definire un repository differente per ogni documento.
Lo schema seguente descrive la struttura delle cartelle di archiviazione:
16
Figura 12 - Schema struttura repository
NOTA BENE: Nel repository sono archiviati solo gli oggetti digitali. I metadati (descrittivi, gestionali amministrativi
e di struttura) sono gestiti nel database.
6. Interfaccia e comandi
6.1. Convenzioni interfaccia
All’interno dell’applicazione sono in vigore le seguenti convenzioni:

Stile grassetto etichette: indica che il campo è a compilazione obbligatoria;

Tasto tabulazione: permette di muoversi dal campo selezionato a quello successivo per l’inserimento in
sequenza dei dati;
6.2. Toolbar
Nella toolbar principale sono disponibili i comandi:

Nuovo documento

Apri documento esistente

Salva

Chiudi documento

Elimina documento

Importa oggetti digitali

Esportazione MAG
Figura 13 - Toolbar comandi
17
Nel menu File sono disponibili i comandi:

Nuovo documento

Apri documento

Importazione metadati descrittivi
6.3. Pannello struttura
Il pannello in alto a sinistra riporta la struttura del documenti inserito in OM.
Ogni documento è strutturato nei seguenti elementi:

Livello documento (LV0): identifica la radice del documento che raggruppa i dati generali e comuni a
tutti i sotto elementi (icona libro). Viene generato in automatico alla creazione di un nuovo
documento;

Nodo cartella (NC): identifica la directory nel repository all’interno della quale sono archiviati gli
oggetti digitali (icona cartella). Il primo nodo viene generato in automatico alla creazione di un nuovo
documento. Per generare un nuovo nodo fare clic con il tasto destro sul nodo documento e
selezionare dal menu la voce “Aggiungi nodo cartella”;

Livello struttura (LVN): identifica i livelli di struttura logica del documento (icona segnalibro). Per
generare un livello di struttura selezionare il nodo genitore (ad es. il nodo cartella o un livello di
struttura), fare clic con il tasto destro e selezionare dal menu la voce “Aggiungi elemento di livello [N]”;

Nodo abbinamento (NA): identifica l’abbinamento di oggetti digitali per un nodo di struttura (icona
oggetto digitale). Per generare un nodo abbinamento selezionare un nodo di struttura a cui si riferisce,
fare clic con il tasto destro e selezionare dal menu la voce “Aggiungi abbinamento [tipo oggetto
digitale]. E’ possibile creare abbinamenti solo per i tipi di oggetti digitali definiti al momento della
creazione di un nuovo documento (v. cap. 4.1.6). Per ogni livello di struttura è possibile creare un solo
abbinamento per tipo di oggetti digitali. Tra parentesi sono indicati i numeri di sequenza degli oggetti
digitali abbinati (inizio e fine);
Figura 14 - Albero struttura documento
6.4. Pannello elenco oggetti
Il “Pannello elenco oggetti” è collocato nella finestra principale, in basso a sinistra. L’area mostra la sequenza
degli oggetti digitali importati organizzati per tipo (es. immagini, audio, video, ecc.) e per uso-formato (es.
master – TIF, bassa risoluzione – JPG). Si attiva selezionando un nodo cartella e rimane visualizzato fino alla
selezione di un altro nodo cartella.
Sulla base dei set di oggetti definiti in fase di creazione del documento (v. cap. 4.1.6) o delle successive
modifiche (v. cap. 4.7.2), l’interfaccia mostrerà le icone di selezione del tipo di oggetto e, per ciascun tipo, un
controllo combo box per richiamare le istanze per un dato uso-formato. Facendo clic sulle icone tipo oggetto,
il pannello mostra gli oggetti relativi suddivisi per uso-formato.
Facendo clic sul pulsante “Aggiorna” la lista degli oggetti viene ricaricata e aggiornata. La funzione è utile
al termine dei processi di importazione e di derivazione.
L’elenco degli oggetti presenta le seguenti informazioni:
18

Sequenza: l’ordine di sequenza degli oggetti. Al momento dell’importazione la sequenza degli oggetti
corrisponde alla modalità di ordinamento alfabetico discendente (v. cap. 4.3);

File: il nome del file dell’oggetto;

Nomenclatura: il nome dell’oggetto attribuito dall’utente attraverso il “Pannello ispezione oggetti” (v.
cap. 6.5).
Figura 15 - Pannello elenco e ispezione oggetti digitali
Dall’elenco degli oggetti è possibile effettuare le seguenti funzioni:

Modificare la sequenza degli oggetti: selezionare un file
19
6.5. Pannello ispezione oggetti
6.6. Panello abbinamento
6.7. Pannello dati
Il pannello dati viene visualizzato nella parte destra della finestra principale dell’applicazione. Presenta le
informazioni relative a tre tipi di elementi: il documento, la cartella di archiviazione dei file e i livelli di struttura.
Il pannello è suddiviso in sezioni che contengono aree informative specifiche. Per espandere o collassare il
contenuto di una sezione fare clic sul pulsante a forma di freccia collocato a fianco del nome della sezione.
Nei campi del pannello è attiva la funzione di autocompletamento, che facilita la compilazione nel caso di
digitazione di valori ricorrenti.
6.7.1 Pannello dati documento
Il “Pannello dati documento” gestisce i dati generali e le informazioni descrittive e amministrative del
documento. Si attiva selezionando dal “Pannello struttura”, l’icona che rappresenta il “Livello documento”.
Le sezioni che conpongono questo pannello sono:

Dati generali: raggruppa le informazioni richieste al momento della creazione di un nuovo documento;

Titolo e identificatore

Responsabilità e diritti

Descrizione e lingua

Data e copertura

Tipo e formato

Fonte e relazione

Diritti

Inventario e collocazione

Sistemi di catalogazione specializzata

Seriali e unità componenti
20
Figura 16 - Pannello dati per il livello documento
6.7.2 Pannello dati livello struttura
Il “Pannello dati livello struttura” gestisce i dati descrittivi del livello di struttura selezionato. Si attiva
selezionando dal “Pannello struttura”, l’icona che rappresenta il “Livello struttura”.
In questo pannello è disponibile la funzione di copia dei dati dal corrispondente campo del livello genitore
(ad eccezione dei campi della sezione “Titolo e identificatore”). La funzione si attiva facendo clic sul pulsante
“Auto” collocato a fianco del campo. I dati vengono ereditati solo dal livello padre (immediatamente
precedente), se questo non contiene valori, il campo rimane vuoto. La funzione è disponibile a partire dal
primo livello di struttura che quindi può ereditare i dati dal livello documento.
Le sezioni disponibili per questo pannello sono le stesse del “Pannello dati documenti” ad eccezione della
sezione “Dati generali”.
6.7.3 Pannello dati nodo cartella
Il “Pannello dati nodo cartella” gestisce i dati gestionali e amministrativi della cartella di archiviazione degli
oggetti digitali. Si attiva selezionando dal “Pannello struttura”, l’icona che rappresenta il “Livello nodo
cartella”.
A livello di ogni nodo cartella possono essere definite le seguenti informazioni:

Descrizione: raccoglie le informazioni di descrizione del contenuto della cartella. Il dato compare nella
relativa colonna della maschera di esportazione;

Livello bibliografico

Profilo metadati tecnici

Oggetti digitali

Completezza

Diritti di accesso

Istituzione
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Parte delle informazioni del set di dati gestionali ed amministrativi (v. Cap. 6.7.3) sono ereditate al momento
della creazione del nodo da quelle disponibili a livello di documento. Questo comportamento è indicato dal
valore <ereditato> riportato all’interno del campo.
Per una descrizione dettagliata di questi elementi consultare il Capitolo 4.
NOTA BENE: Il nome del nodo cartella viene creato in automatico dall’applicazione e può essere
modificato facendo clic sul nome dell’elemento nel “Pannello struttura” e digitando un nuovo valore.
6.8. Maschera esportazione MAG
La “Maschera di esportazione” viene richiamata a video facendo clic sul pulsante “Esportazione MAG”
presente sulla toolbar (v. Cap. 6.2).
La maschera è composta di seguenti elementi:

Documento: è il selettore/indicatore del documento da esportare. E’ disabilitato se la maschera viene
richiamata quando nell’applicazione è aperto un documento.

Cartella esportazione: è il selettore che consente di specificare la cartella di esportazione dove sono
salvati i file esportati. Il valore di default è quello specificato dall’utente al momento dell’installazione
del programma;

Selezione cartelle: è il selettore delle cartelle da esportare.Nella tabella sono riportati i dati di
identificazione delle cartelle di archiviazione disponibili
Figura 17 - Maschera esportazione MAG
22
7. Mappatura campi OM con elementi MAG
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