Sviluppo di un piano di comunicazione
Metodologia: Organizational Communication Plan
Obiettivi Strategici
CULTURA DELLA
COMUNICAZIONE
Monitoraggio
Audit
Progetto Condividere per Crescere
Attuazione
Progettazione e
Pianificazione
Metodo APICE
Fase1: definizione obiettivi
• Definizione degli obiettivi: tipicamente possono essere
generali, ovvero riferiti agli effetti che si vogliono ottenere
o specifici. Tra le varie finalità che un piano di
comunicazione può raggiungere vi sono quelle legate
all’immagine, alla persuasione, alla reputazione, al rinforzo
della conoscenza o all’accettazione delle informazioni
aziendali.
Obiettivi Strategici ~ Comunicazione organizzativa
Piano di
comunicazione
Interna
INTERNO
OBIETTIVI STRATEGICI
Rispondere ai bisogni di comunicazione interna non
soddisfatti, cercando di:
• Valorizzare e motivare le persone
• Promuovere il senso di appartenenza
• Condividere iniziative e obiettivi aziendali
• Rendere le persone portavoce all’esterno
• Acquisire credibilità e fiducia dei team member/famiglie
•Creare contesti adeguati per avere maggior seguito
nei processi innovativi
INTERNAL COMMUNITY INTIMACY
ESTERNO
Piano di
comunicazione
esterna
Accrescere:
•Conoscenza di prodotti, clienti, modello organizzativo
•Notorietà dell’azienda
•Identità percepita nella comunità marsicana
•Immagine e reputazione
•Percezione di integrazione nel territorio
INCREASE THE AWARENESS OF MICRON
Obiettivo strategico del piano di Comunicazione Organizzativa
DEVELOP AND SUSTAIN A LOCAL
PRO-BUSINESS ENVIRONMENT
Fase2: Audit
•
Analisi dei bisogni di comunicazione. E’ una fase cruciale, di fondamentale
importanza per la buona riuscita del piano. Durante la fase di analisi, occorre
capire quali sono i bisogni di comunicazione dei dipendenti, suddividendoli per
target e categorie. Tipicamente questa fase è svolta tramite la sottomissione
di un questionario o tramite interviste mirate. Le finalità dell’audit possono
essere di vario tipo come ad esempio quelle di valutare l’efficacia di ogni
strumento di comunicazione presente in azienda, capire il valore e
l’importanza della comunicazione interna, valutare i bisogni di informazione e
di coinvolgimento dei dipendenti, valutare il supporto strategico che la
comunicazione può fornire alla direzione. Vedremo nei prossimi capitoli un
caso concreto di attuazione di un questionario del genere presso la Micron
Italia. Grazie all’audit sulla comunicazione è anche possibile effettuare un
double check sugli obiettivi prefissati ed eventualmente modificarli in base ai
risultati dell’analisi.
2. Audit
INTERNO
ESTERNO
PIANO DI COMUNICAZIONE INTERNA
PIANO DI COMUNICAZIONE ESTERNA
AUDIT INTERNO
AUDIT ESTERNO
Valutare:
• Comunicazione esistente
• Bisogni non soddisfatti
• Problemi di comunicazione
• Efficacia di ogni strumento
• Immagine, reputazione e identità percepita
• Livello di fiducia delle persone verso l’azienda
Interviste telefoniche per capire il
posizionamento di Micron in merito a:
•
•
•
•
Notorietà
Immagine e Reputazione
Conoscenza dell’azienda
Identità percepita
Ex
Sondaggio di opinione sul territorio attraverso delle interviste
telefoniche ad un campione rappresentativo della popolazione.
Aree di indagine:
Notorietà
Reputazione
Identità
Conoscenza
Ex
Notorietà
Global Brand Awareness= top of the mind + aided recall
Top of the mind: % di individui che nomina la marca citandola
per prima parlando di una determinata categoria
Aided recall: % di individui che nomina la marca dopo essere
stati aiutati con qualche suggerimento sul prodotto o sul
tipo di modello organizzativo
Ex
Notorietà
Conoscenza totale o Global Brand Awareness (%)
100
90
35; 73
Cimitero
80
27; 65
Brand Mature
20%
30%
70
Brand dominanti
60
50
Brand
nascenti
40
30
20
10
0
0%
10%
40%
50%
60%
70%
Top of the mind o conoscenza spontanea (%)
80%
90%
100%
Fase 3 e 4: pianificazione e
attuazione delle attività di
comunicazione
1.
Definizione degli obiettivi
Audit dei bisogni di comunicazione
2.
3.
4.
Pianificazione delle attività
Attuazione delle iniziative
5.
Monitoraggio
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Progettazione
•
Una volta rilevati gli obiettivi strategici e capiti i bisogni di comunicazione dei dipendenti
è possibile avviare la fase di progettazione tramite una gantt chart. Tale strumento è
utile per avere una visione complessiva di tutte le attività pianificate nel corso dell’anno
e quindi essere in grado di modellare le azioni previste per evitare sovrapposizioni e
massimizzare le sinergie di tutti gli strumenti pensati. E’ opportuno realizzare delle gantt
chart per ognuno degli obiettivi fissati e per ognuno dei gap emersi dall’audit sulla
comunicazione interna. Nella gantt chart saranno riportate le tempistiche di ogni attività
e gli strumenti di comunicazione necessari. Ad oggi le aziende dispongono di numerosi
strumenti di comunicazione interna che possono utilizzare per costruire un rapporto con
i propri dipendenti. Si va dalla vecchia circolare cartacea all’intranet aziendale, dal
“giornale aziendale” detto anche house-organ alle news-letter on line o inviata a casa
tramite CD-rom, dalle tradizionali bacheche alle business tv o ancora dai notiziari
cartacei alle mail scritte dal direttore generale, dalle riunioni alle convention, dai
bollettini alla radio aziendale, dai notiziari telefonici al podcasting.
In
Iniziative di Ascolto
1. Attivita’ di Brainstorming
2. Incontri degli Shift e Dpt Manager
3. Analisi delle esigenze di Comuncazione del Fab
Manager
4. Survey (readership survey, sulla comunicazione
organizzativa, sui TMM)
5. Rilancio del Programma Suggerimenti
6. Supervisor Operator Communication Balance
In
Iniziative di Condivisione
1. Rilancio del MERC
2. Media Report Bimestrale
3. Governo delle informazioni tramite la
comunicazione interpersonale
4. Training ai supervisori sulla Comunicazione
5. Focus Monitor
6. Forum MIT
7. Newsletter
Fase 5: monitoraggio
Monitoraggio
• Una volta completate tutte le azioni si può avviare la fase
di monitoraggio (di solito su base annuale) che,
utilizzando le stesse tecniche dell’analisi dei bisogni di
comunicazione permette di capire se gli obiettivi prefissati
sono stati raggiunti. A partire da questa fase è possibile
settare dei nuovi obiettivi da raggiungere. Ne consegue
che la formulazione di un piano di comunicazione interna
è un processo ciclico e non lineare che si ri-attiva
(tipicamente di anno in anno) grazie alla fase di
monitoraggio e alla definizione di nuovi obiettivi.
La Ricerca di Lazarsfeld (1 di 7)
• Ricerca di Lazarsfeld (1944): “The People's Choice. How the
Voter Makes up his Mind in a Presidential Campaign”
• Lo scopo della ricerca è individuare motivi e modalità con
cui si formano le attitudini politiche nello sviluppo della
campagna presidenziale del 1940, in una comunità dello Stato
dell'Ohio, Erie County.
• I risultati per i quali questo lavoro è rimasto nella storia
della communication research sono la "scoperta" dei leader
d’opinione e il flusso di comunicazione a due livelli
Communication balance
Modello teorico: “relazioni causali fra le proprietà
organizzative”
(2/12)
Approccio comunicativo
0,8
Fiducia/Lealta’
0,91
Percezione
/Identita’
Soddisfazione/
Empowerment
0,7
Supervisione
/ Controllo
0,19
Commitment
Il Governo delle Risorse Umane, B. Bolognini tratto da H. B. Asher, Causal modeling, Sage
University series on quantitative application in the Social Sciences