Planning, Costing & Analisi vendite: BOARD in
Syngenta
L’azienda
Il Gruppo Syngenta – azienda multinazionale Svizzera
formatasi nel 2000 dalla fusione tra Novartis e
AstraZeneca – con un fatturato di oltre 13 miliardi di
dollari all’anno è il primo gruppo al mondo
interamente dedicato all’agricoltura. Syngenta in
Italia, con un fatturato che supera i 200 milioni di
Euro, impiega circa 400 persone distribuite tra uffici,
siti produttivi, centri per la sperimentazione con sedi
a Milano e Casalmorano (CR).
Oltre alle attività di commercializzazione di
agrofarmaci e sementi, il Gruppo svolge in Italia
attività di ricerca e produzione di sementi di mais e
barbabietola da zucchero in parte destinate
all’esportazione. Inoltre, a Milano ha sede la
direzione del Development Centre South East Europe,
uno dei cinque centri di ricerca e sviluppo della
regione Europa, Africa e Medio Oriente.
Le profonde “radici” di BOARD in
Syngenta
In Italia la storia di BOARD comincia ancora prima
della fondazione di Syngenta nel 2000, costituitasi
attraverso la fusione tra Novartis Agribusiness e
Zeneca Agrochemicals. In quel periodo, BOARD si era
già affermato internamente in Sandoz (azienda
successivamente acquisita da Novartis) che lo
utilizzava nella divisione Agrofarmaci e Protezione
Piante per la reportistica delle Vendite e Spese per il
Reporting di Consolidamento e per il supporto al
planning. Ma la prima installazione risale già al 1994,
con la versione BOARD 2.0.
Planning,
Costing
&
Analisi
vendite: un approccio integrato
Grazie alla flessibilità e alla capacità di integrare
evolute capacità di analisi e pianificazione, l’utilizzo di
BOARD si estende nel tempo in azienda, sino a farlo
diventare lo strumento di riferimento a livello country
per le aree “Cost & Planning” e “Sales & Operation
Planning”.
“Possibilità non solo di visualizzare i dati,
ma anche di poterli modificare con facilità. Questo è il vantaggio che distingue
BOARD in modo assoluto ed è una caratteristica che, mentre con gli altri strumenti
tende a rimanere una promessa sulla carta, con BOARD è una realtà”.
Dott. Ezio de Nittis
IS Business Partner per Syngenta Crop Protection e
Syngenta Seeds Italia
Settore
Chimico
Area di Implementazione
Intero ciclo aziendale, produzione, vendita e
consegna
Delle due implementazioni, la seconda costituisce il
processo cardine della società. È infatti il sistema
grazie al quale vengono riverificate le previsioni di
vendita su base periodica per le funzioni di vendita e
marketing.
Un passaggio chiave per l’estensione di BOARD in
azienda, avviene poi nel 2011, quando Syngenta
decide di integrare su scala mondiale le forze
commerciali di Crop e Seeds. “Questa decisione
organizzativa” – commenta Ezio de Nittis, IS Business
Partner per Syngenta Crop Protection e Syngenta
Seeds Italia – “ha richiesto un’azione rapida e precisa
e uno sforzo in termini di uniformità di gestione dei
dati, proprio a due mesi dall’inizio del nostro periodo
di picco.”
Serviva quindi un sistema di reportistica che
acquisisse i dati da SAP (utilizzato in Seeds) e
presentasse statistiche di vendita per le aree Corn e
DFC e Vegetables in modalità integrata. A quel punto,
vista la flessibilità e il time to solution da sempre
garantiti dallo strumento, si decise di utilizzare
BOARD per la gestione dell’intero processo di
supporto al planning e forecasting integrando i dati
provenienti da SAP con quelli raccolti dal field.
Cost
and
Planning
(Spese)
“Si tratta di un processo di budgeting dei costi
gestionali, a servizio di oltre 30 utenti, in cui viene
fatto un forte uso delle possibilità offerte da BOARD
in termini di gestione della sicurezza e in termini di
possibilità di gestione multidimensionale del dataentry” – illustra la Maridia Banfi, Business Process
Analyst di Syngenta Italia – “Ogni responsabile
funzionale infatti vede le spese del proprio centro di
costo, mentre i responsabili di spese trasversali (le
Risorse Umane per paghe e stipendi per citare un
caso) vedono le spese su tutti i centri di costo. I dati
di budget vengono inseriti dai responsabili dei centri
di costo e dai responsabili delle spese trasversali a
seconda dei livelli di sicurezza, secondo che
rispecchiano un’organizzazione a matrice. Un vero e
proprio processo collaborativo, attraverso cui si va a
definire un budget annuale condiviso tra diverse
funzioni e a rivederlo a cadenza trimestrale.”
Scorecard
clienti
posizione
finanziaria
“Tra le applicazioni sviluppate, una è dedicata al
Finance che utilizza BOARD per una scorecard di
valutazione di solvibilità dei clienti che si basata sul
calcolo dei comuni indici come DSO o DPO. –
prosegue Banfi – “Il personale Finance e Credito
raccoglie dati patrimoniali dei clienti con l’obiettivo,
grazie a una serie di procedure, di attribuire un
punteggio al cliente per capirne la solidità finanziaria.
Questi dati vanno ad alimentare il sistema dei dati di
vendita e dei sistemi di pagamento.”
Sales and
(SOP)
Operation
Planning
L’applicazione BOARD, internamente denominato
SOP, legge ed elabora i dati di vendita a scopo di
analisi statistica. Il Sales dashboard viene
rappresentato con BOARD Standard per quanto
riguarda gli utenti presenti in sede e con BOARD Web
per gli utenti esterni (agenti). Ovviamente, ogni
venditore ha una profilazione di sicurezza specifica,
che limita le sue capacità di inserimento e
visualizzazione dati a clienti, aree, prodotti per i quali
è responsabile.
Il processo di planning si articola in due distinte fasi,
“Un’innovazione introdotta lo scorso anno
è il monitoraggio delle previsioni con un
processo di Forecast Accuracy, in cui si
analizzano, a distanza di tre mesi, le previsioni dei tre mesi antecedenti rispetto al
venduto e se si sono effettivamente avvicinate alla realtà”.
Marina Banfi
Business Process Analyst di Syngenta Italia
Settore
Chimico
Area di Implementazione
Intero ciclo aziendale, produzione, vendita e
consegna
The new world of BI & CPM
in cui i dati vengono raccolti a diversi livelli di
aggregazione:
rispetto al venduto e se si sono effettivamente
avvicinate alla realtà.”
1) Sull’anno corrente, si raccolgono le previsioni dalla
forza vendita, con un alto livello di dettaglio. I dati
raccolti riguardano la quantità di prodotto richiesta in
una certa area geografica di vendita, e vengono
utilizzati per ottimizzare la Supply Chain sia in termini
di disponibilità dei prodotti a magazzino, sia in
termini di ottimizzazione della profittabilità, quando
non sia possibile rispondere in modo completo a tutte
le richieste provenienti dal mercato.
“In tutto questo – prosegue Maridia Banfi – BOARD
supporta l’intero ciclo aziendale, dalla produzione alla
vendita e alla consegna, permettendo al management
di avere sempre a disposizione non solo i dati
necessari, ma anche precise informazioni riguardo ai
dati stessi e al loro collegamento con le decisioni
precedentemente prese. La differenza è percepibile
in qualsiasi meeting, dove diventa possibile trarre
conclusioni seduta stante e condividere e
documentare quanto stabilito per azioni future. Non
un mero software che fornisce i dati, ma un valido
supporto ai processi collaborativi di decision making.”
2) Sull’anno successivo fino al 27esimo mese, è il
personale di Marketing a operare su previsioni a un
livello più alto, prendendo in considerazione solo il
prodotto e l’area di vendita, senza le ulteriori
informazioni di dettaglio.
Le revisioni sui dati vengono eseguite entro il terzo
giorno lavorativo del mese. A quel punto, è compito
delle varie funzioni aziendali quali Crop Manager,
Area Manager, Marketing Manager e così via, inserire
le variazioni necessarie, in positivo o in negativo,
secondo i parametri richiesti (prodotto per prodotto,
mese per mese ecc). Successivamente, durante le
riunioni in cui intervengono Finance, Vendite e Supply
Chain, si decide se accettare o meno tali variazioni. Il
passo finale è poi la stesura del nuovo piano validato
e comprensivo delle modifiche. Tale piano sarà
inviato alla Supply Chain per l’eventuale modifica
della produzione e alla Logistica per la verifica dei
prodotti che sono a magazzino o addirittura per
l’invio diretto del prodotto stesso se questo è
disponibile.
“Il tutto, avviene sempre sotto il presidio della
funzione Finance, anche perché, spesso, di fronte ad
una supply-chain con tempi tecnici molto lunghi e
tendenzialmente immutabili – afferma Maridia Banfi
– devono essere prese delle complesse decisioni di
distribuzione del materiale disponibile nel breve
termine, con l’obiettivo di ottimizzare la profittabilità
complessiva dell’azienda.”
“Un’innovazione introdotta lo scorso anno è il
monitoraggio delle previsioni con un processo di
Forecast Accuracy, in cui si analizzano, a distanza di
tre mesi, le previsioni dei tre mesi antecedenti
Progetti futuri
“Oggi” – afferma Ezio de Nittis, IS Business Partner
per Syngenta Crop Protection e Syngenta Seeds Italia
– “abbiamo avuto l’autorizzazione per procedere al
supporto locale con progetti di Forecasting e Planning
per la parte Seeds. Quindi l’obiettivo è, nei prossimi
mesi, adottare lo stesso approccio SOP (Solution
Operation Planning) che per ora è adottato solo per
l’area Crop Protection.”
Punti di forza di BOARD
“I vantaggi che ci hanno spinto a preferire BOARD
rispetto ad altri strumenti possono essere sintetizzati
affermando che “BOARD è apprezzato nel suo
insieme”. In particolare, tra gli aspetti vantaggiosi” –
afferma de Nittis – “vogliamo sottolineare quelli che
seguono.”
Rapidità di sviluppo e autonomia del
cliente
“Flessibilità dello strumento, accompagnato dal
modello di supporto, possibilità di costruire in tempi
rapidi esattamente quel che serve.
Syngenta è completamente autonoma nello sviluppo
e nella gestione dell’applicazione BOARD.”
Usabilità dei dati
“Possibilità non solo di visualizzare i dati, ma anche di
poterli modificare con facilità.
Questo è il vantaggio che distingue BOARD in modo
assoluto ed è una caratteristica che, mentre con gli
altri strumenti tende a rimanere una promessa sulla
carta, con BOARD è una realtà.”
Univocità del dato
“Con BOARD si lavora su un unico database
contenente i dati di vendita e il processo SOP, il tutto
consolidato con un’unica quadratura anziché tramite
cubi diversi. In questo modo, ogni processo legge lo
stesso dato e le analisi vengono effettuate su una
stessa base dati anziché su cubi diversi, garantendo
univocità e allineamento delle informazioni per
l’intera organizzazione” – afferma Maridia Banfi,
Business Process Analyst.
Collaborazione
“Possibilità di potersi immedesimare e comprendere
le necessità dell’utente. In una riunione tra più
persone per esempio, al lato pratico è importante che
ognuno possa osservare i dati secondo il proprio
punto di vista, in modo immediato, tramite
un’interazione diretta possibilmente effettuata nella
stessa schermata. Così BOARD diventa un supporto
alla collaborazione tra colleghi, la discussione diventa
più facile e i dati comprensibili. In assenza di questa
capacità di navigare e interagire in modo immediato
con i dati, invece, si perde questa caratteristica e la
discussione diventa più complicata e fuorviante.”
“Un altro aspetto chiave che dimostra la
facilità di utilizzo dello strumento, è il livello di indipendenza sul prodotto raggiunto
dagli utenti avanzati, che riescono a
crearsi senza nessun aiuto le analisi e i reports di cui necessitano”.
Dott. Ezio de Nittis
IS Business Partner per Syngenta Crop Protection e
Syngenta Seeds Italia
Settore
Chimico
Area di Implementazione
Intero ciclo aziendale, produzione, vendita e
consegna
Facilità di utilizzo
“Un altro aspetto chiave immutabili – afferma de
Nittis –che dimostra la facilità di utilizzo dello
strumento, è il livello di indipendenza sul prodotto
raggiunto dagli utenti avanzati, che riescono a crearsi
senza nessun aiuto le analisi e i reports di cui
necessitano.”
“Questo aspetto porta con sé tre benefici:
- Alleggerimento dell’IT: l’utente non ha più bisogno
del supporto tecnico per ottenere i risultati desiderati.
- Autonomia: l’utente è autonomo nella gestione dei
report. Per esempio, se un utente ritiene che, per
rendere una riunione efficace, occorra un diverso tipo di report, questi lo crea direttamente e lo rende
disponibile agli altri utenti.
- Tempistiche: l’esecuzione è immediata. Quando un
utente ha bisogno di un report se lo crea all’istante.”
The new world of BI & CPM