Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
Concorso “Premiamo i risultati”
DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE
-1-
PREMESSA
Il “documento di partecipazione” ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di
miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura.
Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le
indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con
alternative di risposta e istruzioni per la compilazione.
Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del
responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all’help
desk del concorso per chiarimenti.
Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le
20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva.
La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente:
in formato PDF
entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008
con inoltro all’indirizzo di posta: [email protected].
La valutazione del documento, per l’ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la
coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a
valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare.
-2-
PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
(amministrazione/ufficio)
Soprintendenza per i Beni Architettonici e Paesaggistici di Venezia e Laguna
…………………………..…………………………………………….
Firma del responsabile della candidatura
__________________________________
-3-
PRIMA SEZIONE
ANAGRAFICA
Denominazione del Piano
__________________________________________________________________________
Responsabile:
Cognome: RIZZARDO Nome: FERDINANDO
Telefono: _041 2710143___ E-mail: [email protected]
Ruolo: direttore informatico
Referente:
Cognome:RIZZARDO Nome: FERDINANDO
Telefono: _041 2710143___ E-mail: [email protected]
Ruolo: direttore informatico
Durata dell’intervento in mesi : 6
Periodo di realizzazione:
da 01/01/2009
a 30/06/2009
Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1:
 Ammontare complessivo: €.....6500/00..................……...di cui:
- a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€...... 6.500/00.......................
- a carico di altre Fonti (indicare quali) €……………………………………………………..
 Non sono previste risorse
1
Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
-4-
SECONDA SEZIONE
SCENARIO DI RIFERIMENTO
1 ORIGINE DEL PIANO
1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in:
(sono possibili più risposte)
documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale,
altra documentazione, ecc.)
piani di miglioramento/programmi settoriali
è un’iniziativa autonoma del proponente
altro (specificare)______________________________________________________
1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da:
(sono possibili più risposte)
autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie
appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)
risultati di indagini di customer satisfaction
analisi dei reclami raccolti in modo sistematico
specifica indagine realizzata da personale interno
specifica indagine realizzata da consulenti
indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit
richiesta del vertice (politico o amministrativo)
altro (specificare)_______________________________________________
1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:
sì, già realizzate
sì, in corso
sì, già programmate
NO
Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi
Standardizzazione delle procedure e del flusso di lavoro per ottimizzare le risorse e migliorare i
rapporti con gli utenti: sono stati definiti modelli tipo da utilizzare nelle diverse procedure e sono
stati collegati i modelli e le lettere tipo ai dati provenienti dal protocollo informatico. Inserimento
nel sito web di “FAQ” - come fare per? - al fine di dare risposte al cittadino ....
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
1.4. Motivo prevalente dell’intervento:
(una sola risposta)
carenza di un servizio/processo
esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi
esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder
esigenza di ridurre i costi
esigenza di migliorare il clima organizzativo
altro (specificare)_ migliorare il servizio ai cittadini ed ottimizzare le risorse interne
-5-
1.5. Definizione del problema
Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare
evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di
interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio.
●
Nel tempo i vari uffici tecnici esprimevano all'utente risposte secondo modelli non
omogenei. Il cittadino riceveva risposte diverse a seconda del territorio in cui l'immobile
tutelato ricadeva.
La definizione di modelli e procedure standard, impedisce di incorrere in incongruenze ed
errori e riduce i tempi di risposta
●
Con l'utilizzo del protocollo informatico del MiBAC, “ESPI”, i dati immessi devono essere
di nuovo ricopiati a mano (digitati) sui vari documenti di risposta.
Il progetto propone un programma in grado di catturare i dati già immessi rendendoli
disponibili nei vari modelli (già standardizzati e predisposti) per fornire le risposte
all'utente.
Questo sistema, oltre a velocizzare le procedure, impedisce eventuali errori dovuti
all'inserimento di dati già immessi (nella fase di protocollazione informatica), infatti più
volte si inserisce un medesimo dato e più è facile incorrere in errori.
●
Un problema ricorrente negli uffici è quello legato alle scadenze: è possibile, anche a causa
di qualche banale errore, non accorgersi in tempo utile dei termini di scadenza delle
pratiche. Per incrementare l'efficacia del piano di gestione dell'ufficio si rendono necessari
strumenti per il controllo automatizzato dei tempi e delle scadenze.
Il progetto prevede di offrire agli utenti interni (operatore, tecnico e responsabile) un
sistema automatizzato per il controllo della tempistica evidenziando le pratiche in
prossimità dei tempi di scadenza e spedendo in automatico mail ai responsabili del
procedimento.
●
Il Dirigente ed i responsabili dei procedimenti hanno difficoltà a quantificare la mole di
lavoro che grava sui diversi gruppi tecnici e riesce difficile ai fini gestionali rispondere in
tempi brevi a domande del tipo: quante pratiche svolge quel gruppo di lavoro? in quanti
giorni sono in grado di chiudere un procedimento? Si ritiene utile avere a disposizione un
sistema automatico per l'elaborazione in tempo reale di statistiche, in grado di fornire al
dirigente ed ai responsabili i carichi di lavoro e la tempistica con cui vengono espletate le
varie procedure.
●
Il cittadino ha difficoltà a seguire l'iter della pratica, attualmente gli unici mezzi disponibili
all'utente sono: o recarsi personalmente presso l'ufficio, oppure telefonare e chiedere
informazioni ai tecnici responsabili del procedimento. Il personale della Soprintendenza
viene aggravato di ulteriore lavoro per 1) cercare la pratica, 2) leggere il contenuto e 3)
verificare in quale fase del procedimento si trova la pratica, 4) fornire la risposta all'utente.
Tutto ciò implica l'immediata interruzione del proprio lavoro e dover prestare attenzione e
tempo per poter rispondere all'utente.
Il progetto mira a risolvere questi problemi 1) offrendo all'utente la possibilità di seguire, in
tempo reale l'iter della propria pratica attraverso il sito web della Soprintendenza, con
maggiore soddisfazione e minori costi, e 2) l'Amministrazione si avvantaggia potendo
dedicare le proprie energie allo svolgimento dei compiti istituzionali di competenza.
2 ELABORAZIONE DEL PIANO
-6-
2.1. La progettazione ha coinvolto:
(sono possibili più risposte)
utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene
altri portatori di interesse
responsabili del settore/dei settori su cui si interviene
personale del settore/dei settori su cui si interviene
personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento
altro………………………………………………………………..
Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento:
●
Gli utenti: attraverso il sito WEB della Soprintendenza (sezione “Collabora con la
Soprintendenza” e “Breve questionario”), e con richieste dirette, hanno manifestato
l'esigenza di essere sempre più informati sull'andamento procedurale della propria pratica.
●
I responsabili del settore: hanno evidenziato l'esigenza di essere avvertiti sui tempi di
scadenza ed inoltre hanno fatto presente che le continue interruzioni nella propria attività per
rispondere alle pur corrette esigenze degli utenti può essere fonte di distrazione dal lavoro .
●
Il personale addetto alla compilazione delle pratiche: ha collaborato direttamente al progetto
fornendo utili proposte ed indicazioni per evitare procedimenti ripetitivi ed inutili sprechi di
tempo
Il personale che sarà impegnato a realizzare l'intervento è costituito dal personale dell'Ufficio
Protocollo che inserirà i dati seguendo procedure concordate e standardizzate; dal personale
dell'Ufficio Vincoli e dal personale dei vari Gruppi Territoriali, in particolar modo dagli addetti
all'inserimento ed elaborazione delle pratiche che hanno fornito le indicazioni per migliorare le
procedure. Sarà coinvolto inoltre anche il personale del CED del MiBAC che fornisce (in forma
gratuita e con competenza e disponibilità) il servizio Hosting per il sito WEB della Soprintendenza
e che rappresenta un utile supporto per la realizzazione dei programmi.
______________________________________________________________________________
2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema
(indicatori di criticità):
(sono possibili più risposte)
dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali):
gli architetti, i proprietari ed i professionisti, hanno la necessità di seguire la tempistica dei
procedimenti (si pensi alle frequenti richieste di nulla osta lavori necessari per poter procedere
nei lavori di restauro la cui programmazione necessità di tempi certi, impegni con ditte ecc..) e
premono sui funzionari della soprintendenza attraverso telefonate e richieste di appuntamenti
per ottenere le informazioni sulla tempistica del procedimento.
dati di funzionamento (specificare quali):
è emersa la necessità di ottimizzare sempre più le risorse tecnologiche attraverso la
standardizzazione della modulistica e delle procedure evitando inutili ripetizioni nell'emissione
dei dati, infatti al ricevimento di un pratica l'ufficio protocollo immette alcuni dati (nome di chi
presenta la pratica, oggetto, mittente ecc.) e questi dati non sono immediatamente disponibili
per la produzione del documento finale.
-7-
Nel tempo i vari gruppi territoriali rispondevano all'utente utilizzando modelli leggermente
diversi gli uni dagli altri: mancanza di omogeneità nelle risposte. Si avverte quindi la necessità
di standardizzare la modulistica e le procedure.
A volte, anche per motivi banali, ci si accorge in maniera tardiva dei tempi di scadenza delle
pratiche: mancanza di uno strumento automatico che avvisi in tempo utile dei tempi di scadenza
Altro (specificare)
Il dirigente ed i funzionari hanno bisogno di un supporto al sistema decisionale per il buon
funzionamento dell'ente, in altre parole si sente l'esigenza di poter utilizzare i diversi giacimenti
di dati esistenti all'interno della Soprintendenza che devono essere raccolti attraverso un sistema
informativo statistico che deve essere reso disponibile in forma chiara e veloce. Infatti il
Soprintendente per poter ottimizzare la programmazione e l'organizzazione dell'Ufficio
dovrebbe poter accedere in tempo reale alle statistiche sui diversi carichi di lavoro, dei vari
gruppi o uffici, poter sapere quante pratiche gravano su quel particolare gruppo o poter
conoscere quali sono i tempi medi, massimi e minimi per espletare un dato procedimento.
Periodicamente il Ministero richiede vari dati statistici che devono essere estratti “a mano” dal
personale della Soprintendenza e, solo dopo essere stati elaborati, inviati al MiBAC. Il progetto
si propone di rendere disponibili automaticamente i dati esistenti all'interno dell'ente.
-8-
TERZA SEZIONE
CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO
1 GLI OBIETTIVI
1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area:
(scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta)
del contesto:
integrare le amministrazioni
valorizzare la comunità
rinnovare il rapporto centro/periferia
del problema:
cogliere le esigenze degli utenti
interpretare la missione
analizzare la situazione, definire obiettivi
della soluzione:
coinvolgere il personale
utilizzare tecnologie e metodi
gestire le risorse economiche
del risultato:
controllare i risultati
valutare gli effetti
consolidare e diffondere le buone pratiche
1.2 L’intervento si basa prioritariamente su:
(una sola risposta)
innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge
ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza
(es. risparmi)
gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli
direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.
modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale
modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti
altro (specificare)__________________________________________________
-9-
1.3 Descrivere gli obiettivi
Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano)
Il progetto intende principalmente:
1) migliorare l'offerta al cittadino offrendo maggiore trasparenza ed ottimizzando i tempi di
risposta <l'utente potrà seguire attraverso il sito web l'andamento delle proprie pratiche e
verificarne i tempi>;
2) offrire al personale la possibilità di inserire i dati “una sola volta” evitando inutili
ridondanze e di incorrere in banali errori, in quanto i dati immessi nel protocollo informatico
sono resi disponibili automaticamente nei vari documenti.
3) offrire ai responsabili avvisi in prossimità delle scadenze;
4) il dirigente ha uno strumento decisionale statistico per poter controllare i tempi e la mole di
lavoro dei vari gruppi con la possibilità di modificare la distribuzione dei carichi di lavoro
ed ottimizzare la programmazione.
Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in
relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni
previste)
il personale si troverà a lavorare con un medesimo “programma”, avrà disponibili i modelli
standardizzati e troverà inseriti i dati già immessi attraverso il Protocollo informatico. Potrà
visualizzare immediatamente quante sono le pratiche di propria competenza e verificarne i tempi di
scadenza. Il programma provvede ad inviare in automatico alcuni giorni prima della scadenza una
mail di avviso al personale coinvolto nel procedimento, inoltre le pratiche assumono una diversa
colorazione a seconda del passare del tempo fino a colorarsi di rosso in prossimità della scadenza
facilitando l'immediata visualizzazione delle pratiche più urgenti. Potrà scegliere (attraverso un
menù a discesa) il modello di lettera a seconda del tipo di pratica e con un clic stampare il
documento con già inseriti la maggior parte dei dati. Saranno possibili ricerche non solamente per
numero di protocollo ma anche per “oggetto” o per “proprietario” o per “mittente”.
L'utente riceverà una mail con le istruzioni per accedere all'area riservata del sito WEB della
Soprintendenza dove potrà seguire in tempo reale l'iter della propria pratica, troverà informazioni
sul tipo di procedimento, potrà verificare la tempistica, conoscere il nome ed i recapiti del
responsabile del procedimento e dei suoi collaboratori, conoscere gli orari di ricevimento.
Il dirigente ed i funzionari potranno accedere da remoto alle statistiche riguardanti i diversi tipi di
pratiche divise per territori di competenza. Si potranno estrarre in tempo reale le statistiche
provenienti dai diversi giacimenti di dati esistenti e conoscere immediatamente quante pratiche
sono arrivate “dalla data alla data”, oppure quante pratiche sono state prese in carico da quel
determinato gruppo di lavoro, o ancora quali sono i tempi medi per svolgere un determinato tipo di
pratica. Il Soprintendente avrà a disposizione uno strumento statistico semplice ma di agile lettura
che permetterà di individuare le “criticità” e le “sofferenze” dell'ufficio.
1.4 Descrivere i risultati attesi
Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come
conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento
Maggiore soddisfazione da parte dell'utente
- 10 -
L'utente (in genere architetto, proprietario di immobile, notaio o professionista) sarà più soddisfatto
perché potrà controllare da casa (o dall'ufficio) l'andamento della propria pratica,
Maggiore trasparenza
L'utente, seguendo la propria pratica, verificherà le procedure e saprà subito a chi è stata affidata la
pratica quali sono i suoi collaboratori, quali gli orari di ricevimento a chi rivolgersi, quanto tempo
aspettare e troverà anche utili link alla legislazione vigente,
Risparmio di tempo
Quando il “programma” entrerà a pieno regime si prevede una riduzione dei tempi impegnati dal
personale per rispondere alle telefonate e una riduzione degli appuntamenti, in quanto l'utente potrà
constatare da solo l'andamento procedurale della propria pratica.
Maggiore controllo dei tempi e delle scadenze
il programma permette di tenere sotto controllo in maniera semplice ed intuitiva le scadenze delle
varie pratiche grazie ad una “barra del tempo” visibile all'apertura del programma che evidenzia le
pratiche in scadenza in grassetto e su campo rosso. Per evitare possibili dimenticanze il programma
provvede ad inviare automaticamente mail di avviso ai responsabili del procedimento ed ai colleghi
del gruppo di lavoro in prossimità della scadenza.
Maggiore velocità nel comporre i documenti di risposta
I documenti di risposta sono stati standardizzati e si compongono prelevando i dati direttamente dai
diversi giacimenti di dati, (protocollo informatico, archivio vincoli) della Soprintendenza,
velocizzando la composizione finale del documento stesso.
Velocità nelle ricerche
il programma prevede all'indicizzazione di vari campi rendendo possibile la ricerca di una pratica
non solamente digitando il numero di protocollo ma anche semplicemente il nome del Proprietario
o il numero civico, ecc..
Disponibilità di dati statistici ai fini di realizzare un supporto decisionale
Saranno disponibili in qualsiasi momento ed in tempo reale i dati statistici riguardanti le pratiche, i
carichi di lavoro (numero di pratiche divise per gruppo territoriale o per ufficio). Si potrà verificare
la tempistica con i tempi medi, minimi e massimi impiegati per chiudere un procedimento.
Disponibilità dei dati per le statistiche degli uffici centrali del MiBAC
Sarà possibile estrarre in automatico i dati quantitativi già elaborati secondo le specifiche indicate
dal Ministero risparmiando tempo e facilitando la comunicazione tra Soprintendenza ed Uffici
Centrali del MiBAC
Permanenza dei dati nel tempo
Il programma prevede la generazione automatica di documenti in formato documentale standard e
aperto ODF, Open Document Format, (noto con la sigla UNI CEI ISO/IEC 26300) che garantisce la
permanenza dei dati nel tempo, per cui tra 5 o 20 anni i documenti saranno ancora leggibili.
Risparmio economico
Il documenti prodotti dal programma sono gestiti utilizzando OpenOffice che non richiede
pagamenti di licenze, è distribuito in forma completamente gratuita, è scaricabile liberamente, e si
può copiare ed installare in quante postazioni si vuole (licenza GPL) contrariamente a quanto
succede utilizzando Office di Microsoft che è un prodotto proprietario e che richiede il pagamento
di costose licenze.
- 11 -
1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento
Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi.
In sintesi
Si intende realizzare un programma di gestione del flusso di lavoro da applicare a tutti i colleghi che
consenta da un lato di automatizzare le procedure secondo standard definiti, evitando inutili
ripetizioni e ridondanze, permetta il controllo della tempistica, renda disponibili i dati anche in
forma statistica per supportare un sistema decisionale articolato ed offra maggiore trasparenza verso
il cittadino rendendo l'utente finale in grado di poter seguire attraverso il Web la propria pratica
nelle varie fasi del procedimento.
Più in dettaglio
Si intende realizzare un sistema di gestione del flusso di lavoro composto da un programma con
interfaccia WEB, che colleghi i dati immessi sul protocollo informatico ESPI, e consenta al
personale incaricato al trattamento delle pratiche di:
1. visualizzare tutte le pratiche di competenza organizzate per numero di protocollo e data di
arrivo,
2. poter effettuare ricerche anche per “oggetto”, “proprietario”, “numero civico”, ecc...
3. visualizzare immediatamente le pratiche “in scadenza” (evidenziate su campo colorato in
giallo ed in grassetto), quelle “già chiuse” (su campo grigio), quelle “da classificare” (in
rosso su campo bianco) e quelle “scadute” (su campo rosso)
4. essere avvisato mediante mail dell'avvicinarsi delle scadenze (si è scelto di inviare avvisi in
automatico 10 giorni prima della scadenza dei termini, ma si può scegliere quanti giorni in
anticipo rispetto ai tempi di scadenza si vuol essere avvisati)
5. la gestione avanzata dei tempi che tenga conto della sospensione e ripresa di una pratica con
la memorizzazione delle motivazioni della sospensione
6. il controllo se l'edificio risulta di interesse culturale (vincolato) verificando i dati tramite il
collegamento al database dell'“archivio vincoli” della Soprintendenza per i Beni
Architettonici e paesaggistici di Venezia e Laguna
7. la creazione automatica di lettere con inseriti i dati provenienti dal protocollo informatico
secondo modelli standardizzati
8. la creazione di documenti finali in formato documentale standard ODF (Openoffice)
9. formazione automatica di statistiche sulle pratiche esportabili in formato ODF (Openoffice)
10. invio in automatico di mail al proprietario dell'immobile e/o all'architetto che presenta la
pratica con le istruzioni per potersi collegare al sito WEB della soprintendenza, e su come
accedere all'area riservata per poter seguire l'iter della propria pratica
11. Gli utenti potranno collegarsi al sito e richiedere la registrazione per poter accedere ai dati
della pratica. Inseriranno i propri dati anagrafici e a seguito di conferma riceveranno via email la password per l’accesso ai dati della pratica selezionata. In particolare potranno
vedere la descrizione del procedimento con le date previste dalla Legge ed i relativi link ai
riferimenti giuridici, visualizzeranno il nome dell'architetto responsabile del procedimento, i
nomi dei propri collaboratori, ed i relativi riferimenti telefonici (comprese le relative email), e potranno seguire, in tempo reale, le tappe del procedimento (cioè conoscere in
qualunque momento a che punto è la loro pratica)
- 12 -
2 LE ATTIVITA’ PREVISTE
2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna
attività
Fasi
Attività
Output attesi
Fase 1
presentazione al personale del progetto con particolare accento sugli obbiettivi
forte motivazione
Fase 2
Utilizzo del programma con le nuove funzionalità per la generazione automatica
dei modelli standardizzati
maggiore velocità minori errori
nell'eseguire
le soddisfazione
pratiche
Fase 3
attivazione delle fasi avanzate per il controllo dei tempi e invio di mail di avviso attenzione
in prossimità delle scadenze dei termini previsti
priorità
Fase 4
Attivazione del sistema avanzato di ricerca delle pratiche per “oggetto”, veloce
“proprietà”, “mittente” ecc..
individuazione
delle pratiche
velocità
pratiche
Fase 5
produzione automatica di documenti in formato ODF
utilizzo del
medesimo formato
documentale
risparmio sulle licenze
Fase 6
attivazione delle funzioni statistiche avanzate
migliore
programmazione
maggiore velocità decisionale
Fase 7
attivazione dell'area Web riservata agli utenti per seguire l'iter delle pratiche
maggiore
soddisfazione
dell'utente
dati di accesso al sito Web
Fase 8
controllo, aggiornamento e messa a punto del programma
suggerimenti per
miglioramenti
quantità
pervenuti
- 13 -
Indicatori di realizzazione
interesse all'utilizzo del
programma
e
maggiore
alle nessuna pratica scaduta
nell'eseguire
di
le
suggerimenti
2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto
Risultati attesi
(vedi domanda 1.4)
Maggiore soddisfazione da
parte dell'utente
Maggiore trasparenza
Risparmio di tempo
Maggiore controllo dei tempi e
delle scadenze
Maggiore velocità nel comporre
i documenti di risposta
Velocità nelle ricerche
Indicatore (descrizione e unità di misura)
Target
numeri degli accessi all'area WEB riservata
numeri di accesso all'area WEB riservata
minori richieste telefoniche ed appuntamenti
si accorciano i tempi di risposta
n. pratiche scadute < 3
tempi medi nell'eseguire le pratiche
maggiore soddisfazione e velocità di risposta
maggiore efficienza decisionale: velocità nel
Disponibilità di dati statistici ai risolvere i problemi di sovraccarico
fini di realizzare un supporto
decisionale
Disponibilità dei dati per le
statistiche degli uffici centrali
del MiBAC
velocità di risposta
Permanenza dei dati nel tempo
i file sono disponibili e leggibili anche a distanza
di tempo
Risparmio economico
risparmio in € rispetto all'acquisto di programmi
di Office Automation
- 14 -
Euro <9150
3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE
3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano
Si
No
3.2 Se si, indicare:
N. componenti del gruppo di lavoro
_______22___________
Caratteristiche del gruppo di lavoro
Ruolo
Dirigenti
Funzionari
Altro personale
Compiti
Soprintendente
direttore informatico
responsabile Archivi e Protocollo
funzionario amministrativo
architetto direttore coordinatore
architetto direttore coordinatore
architetto direttore coordinatore
architetto direttore coordinatore
architetto direttore coordinatore
architetto direttore coordinatore
focal point protocollo informatico
assistente tecnico
segretario amministrativo
segretario amministrativo
segretario amministrativo
segretario amministrativo
segretario amministrativo
segretario amministrativo
segretario amministrativo
segretario amministrativo
amministrativo
amministrativo
Gg/impegno
6
30
24
24
6
6
6
6
6
6
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
- 15 -
3.3. Indicare l’eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell’amministrazione
(specificare numero, ruolo e funzioni)
CED dell'ufficio centrale del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, via del Collegio Romano - Roma
- 16 -
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI
4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti)
Open Source Solutions s.a.s., via Vanzetti, 53 – 36016 Thiene (Vicenza) – Software House sviluppatore dell'applicativo opensource di gestione delle
pratiche
Tecnoteca S.r.l. - via A. Manzoni, 16 – Tavagnacco (UD) – integrazione nel sito WEB della Soprintendenza della funzionalità di visualizzazione
dello stato delle pratiche in uso
4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza
Non sono previste consulenze
___
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE
5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici dell’ufficio/amministrazione
Sarà coinvolto tutto il personale interessato coordinato dal direttore informatico che verificherà eventuali difficoltà tramite incontri periodici
settimanali con i diversi gruppi territoriali ed uffici coinvolti, sarà predisposta un'apposita area dedicata al progetto sull'intranet dell'Ufficio per la
verifica delle attività svolte quotidianamente, seguiranno training mensili.
5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività
L'attività verrà verificata periodicamente e saranno inviate mail per fissare, incontri settimanali sulle diverse postazioni a cui seguiranno incontri
periodici con cadenza almeno mensili in cui verranno definiti gli aggiornamenti individuati
- 17 -
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali
scostamenti rispetto ai risultati attesi.
Il costante monitoraggio tramite informazioni pervenute attraverso mail, l'intranet dell'ufficio ed utilizzando le funzioni statistiche previste nel
programma stesso renderà possibile la verifica dell'avanzamento del progetto durante l'attività quotidiana evidenziando eventuali problematiche che
saranno corrette e verificate la settimana successiva
5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l’intervento e i suoi esiti
Tutte le comunicazioni averranno prevalentemente attraverso E-mail ed la intranet dell'ufficio. Saranno indette riunioni periodiche per informare
tutto il personale delle fasi del progetto. Saranno fornite agli utenti esterni comunicazioni attraverso internet dei risultati raggiunti .
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i
risultati attesi
Vincere la pigrizia acquisita nel tempo dal personale abituato a procedure non standardizzate ma ormai abituali. Utilizzare il sito Web come
principale strumento si comunicazione con gli utenti. Abituare il personale al controllo statistico.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO
- 18 -
7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano
Attività
Gennaio
Febbraio
Marzo
Aprile
Maggio
Giugno
Programma Open
Solutions s.a.s.
Tecnoteca Web
Attivita Didattica
Soprintendente
|
|
|
|
|
|
Architetti
|
|
|
|
|
|
Altro Personale
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Funzionario
amministrativo
|
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
|
Responsabile
Archivio
|
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
|
Direttore
informatico
|
|| |
| |
|| |
| |
|| |
| |
|| |
| |
| | |
| |
| | |
|
- 19 -
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|