1 luglio 2010
White Paper
WP: Gestione Documentale
Qualche spunto per districarsi tra Document e Content Management,
Active e Transactional Content e altro ancora …
Preparato
da
Altea
(Firma)
Altea S.p.A.
Strada Cavalli 42, 28831 Feriolo di Baveno (VB)
T +39 0323 280811 F +39 0323 2808110 www.alteanet.it - [email protected]
White Paper: Gestione Documentale
SOMMARIO
1
2
PREMESSA ........................................................................................................................................... 3
ECM – Enterprise Content Mangement .............................................................................................. 3
2.1 ECM : La definizione ...................................................................................................................... 3
2.2 ECM: gli obiettivi............................................................................................................................ 4
2.3 ECM: la visione ALTEA ................................................................................................................... 4
3
ECM – Le diverse Tipologie ................................................................................................................. 4
3.1 Le diverse tipologie di “Enterprise Content” ................................................................................. 5
4
Dall’ECM al Transactional Content Management: l'unificazione di processi, contenuti e
conformità (compliance) ..................................................................................................................... 5
4.1 Automated capture ....................................................................................................................... 6
4.2 Orchestration of business processes ............................................................................................. 6
4.3 Rapid access to information in context ......................................................................................... 6
4.4 Automated retention, archive, and storage .................................................................................. 6
5
Active Content VS Transactional Content ........................................................................................... 7
7
La parola agli analisti … ....................................................................................................................... 8
7.1 Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management -10/2009 .................................... 8
7.1.1 Key Trends in the ECM Market .............................................................................................. 8
7.1.2 Hybrid Content Architectures Emerge ................................................................................. 10
7.1.3 Market Definition/Description ............................................................................................. 10
7.1.4 Vendor Strengths and Cautions (Microsoft) ........................................................................ 11
7.1.5 Vendor Strengths and Cautions (Oracle) ............................................................................. 12
7.1.6 Vendor Strengths and Cautions (SAP) .................................................................................. 12
7.2 The Forrester Wave™: Enterprise Content Management Suites - Q4 2009 ................................ 13
7.2.1 Executive Summary .............................................................................................................. 13
7.2.2 Today’s ECM MARKET: Broad , diverse , and a priority for enterprises ............................... 13
7.2.3 The four horsemen of ECM ride again, but competitors remain relevant ........................... 14
7.3 MIP – Politecnico di Milano / Rapporto 2010 sulla fatturazione elettronica in Italia ................. 15
7.3.1 La conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti contabili ............................ 15
7.3.2 Il quadro normativo ............................................................................................................. 17
8
Esempi “Transactional Content” ....................................................................................................... 18
8.1 Automatizzazione della gestione ordini ...................................................................................... 18
8.2 Automatizzazione intelligente dei processi dei documenti di acquisto ...................................... 18
9
L’offering Altea in tema gestione documentale .............................................................................. 20
9.1 Oracle UCM / ECM Suite.............................................................................................................. 20
9.1.2 Oracle ECM Suite ................................................................................................................. 21
9.1.3 Licensing Oracle ................................................................................................................... 22
9.2 Microsoft Share Point ................................................................................................................. 22
9.2.1 Le versioni ed il licensing...................................................................................................... 23
9.2.2 Share Point 2010 .................................................................................................................. 23
9.3 Esker Deliveryware ..................................................................................................................... 24
9.3.1 Rules Engine ......................................................................................................................... 25
9.3.2 Componente OCR (Optical Character Recognition) ............................................................. 25
9.3.3 Gestione dell’Otbound documentale (TCM) ........................................................................ 26
9.3.4 Licensing ESKER .................................................................................................................... 26
9.4 K-Files di NetTeam/Kelian ........................................................................................................... 26
9.4.1 La Piattaforma documentale ............................................................................................... 26
9.4.2 Conservazione sostitutiva a norma di legge ........................................................................ 27
10 Alcuni termini utili (mini-glossario) ................................................................................................... 29
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1 PREMESSA
Con il termine "Sistema di gestione dei documenti" si identifica una categoria di sistemi che serve a
organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.
Le soluzioni di gestione documentale (“Document Management System” – DMS ) sono un insieme di
strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e
scambiati all’interno di una organizzazione.
Gli applicativi che compongono questi prodotti sono in grado di catalogare, organizzare, spedire,
scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.
Mentre, da un lato, con la diffusione in ottica “dipartimentale” di tali sistemi all’interno delle aziende, si
è fatto sempre più evidente la necessità di una visione ed di un approccio strategico a livello
“Enterprise”, dall’altro la sempre maggiore diffusione e impiego di contenuti “Non strutturati” e
multimediali ha portato alla necessità di gestione estesa dei “contenuti”.
I sistemi si sono così evoluti, in funzionalità e servizi, sino a rendere necessario creare una nuova
definizione che potesse meglio rappresentare tale evoluzione, ossia: Enterprise Content Management
(ECM).
Una soluzione di Enterprise Content Management è l'insieme di strumenti che consentono la gestione
della documentazione prodotta e ricevuta all’interno di un’organizzazione, indipendentemente dal suo
formato.
2 ECM – ENTERPRISE CONTENT MANGEMENT
2.1
ECM : La definizione
Con il termine ECM (Enterprise Content Management) vengono quindi identificate le tecnologie, gli
strumenti e le metodologie usate per catturare, gestire, memorizzare, preservare e distribuire le
informazioni, i contenuti e i documenti collegati ai processi aziendali, sulla base della definizione fornita
dalla “Enterprise Content Management Association”:
“ECM is defined as the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and
deliver content and documents related to organizational processes.”
Dove :
Enterprise = unico e trasversale a tutta l’organizzazione
Content = i “dati” a definizione e supporto del business
Gli strumenti e le strategie ECM consentono la gestione unificata dei contenuti, strutturati e nonstrutturati, di una azienda indipendentemente dalla loro locazione o formato.
Contenuti Strutturati
 Processati dai sistemi
 Database
 File dati generici
 …tutti i dati che possono essere
immagazzinati in basi dati strutturate (es. DB)
Contenuti Non-Strutturati
 Utilizzati dalle persone
 Documenti in “formato immagine”, es. fax
(tiff/pdf/…)
 Office documents (es. Documenti legali,
Contratti)
 Print streams
 E-Mail
 Immagini, Grafici e disegni
 Presentazioni, Video, Rich media assets
 Web pages and content
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2.2
ECM: gli obiettivi
Gli strumenti di ECM si pongono come obiettivo prioritario quello di risolvere problemi quali:
 disporre di accesso immediato e sicuro, da qualsiasi luogo, a tutti i documenti della propria
organizzazione,
 garantire la sicurezza e la privacy di tutti i dati aziendali,
 migliorare efficienza e produttività,
 ridurre i costi operativi,
 assicurare conformità alla legislazione ed alle normative vigenti.
Obiettivo finale dell’ECM è dunque rendere possibile che tutte le informazioni aziendali, strutturate e
non, possano essere messe in “circolo” facilitandone il loro reperimento ed utilizzo in tutti i processi
aziendali.
2.3 ECM: la visione ALTEA
Altea è da tempo impegnata nell’ambito dello sviluppo di progetti ERP e Business Process Review ed è
quindi profonda conoscitrice dei processi aziendali nella maggior parte dei settori industriali e di servizi.
Altea crede fortemente nell’adozione di soluzioni ECM come strumento volti:
 all’ottimizzazione dei processi aziendali preesistenti attraverso la valorizzazione e l’utilizzo di
informazioni aziendali prima inutilizzate;
 a migliorare il supporto alle attività di decision making e controllo;
 all’integrazione o alla migliore condivisione delle informazioni tra dipartimenti e/o linee di business
tramite l’utilizzo di un repository documentale unico (o federato) e condiviso .
3 ECM – LE DIVERSE TIPOLOGIE
Secondo Forrester Research il mercato di riferimento dell’ECM può essere rappresentato in tre differenti
tipologie di impiego: transactional, business content, and persuasive. Queste possono essere
immaginate come silos di tipologie di
contenuti abbinati a specifiche esigenze di
business. Va comunque considerato che
mentre molti requisiti di business rientrano
in pieno nelle singole tipologie di contenuto,
altri possono anche passare da una
categoria di utilizzo ad un’altra.
Transactional content ECM: Le applicazioni
in quest’area supportano i processi peoplecentric allineando contenuti informativi con
i processi aziendali in corso. Permettono di
“catturare” i “transactional content” - che
includono non solo immagini da scanner ma
anche tutte le informazioni originate da
e_forms e fax, stampe generate dai sistemi
applicativi di back-office, immagini digitali,
e-mail - e di integrarli con le funzioni di
business process management (BPM) e gli
strumenti di workflow.
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Business content ECM: includono applicazioni che si focalizzano sulla fornitura di informazioni e
contenuti a sostegno della collaborazione tra i dipendenti ed al processo decisionale.
Persuasive content ECM: applicazioni che indirizzano i contenuti al fine di meglio supportare i servizi
offerti ai propri clienti, rendendo disponibili le informazioni su larga scala a prescindere dalla loro
locazione o formato.
3.1
Le diverse tipologie di “Enterprise Content”
Transactional Content
Tipi di
Contenuto
Esempi
Tecnologie
a
supporto















Immagini da scanner
Computer Reports
Forms
FAX
Corporate Records
Fatture
Prestiti
Crediti
Dichiarazioni fiscali
Imaging
E-forms
Document output mngt
Workflow / BPM
Business Content




Documenti Office
Contenuti WEB
Corporate Records
Messaggi (blog/discussion)










Offerte
Documentazione tecnica
Materiale per Training
Business Plan
Contratti
Document Management
Records Management
Web Content Management
Team Collaboration
Workflow
Persuasive Content


















Contenuti WEB
Cataloghi Prodotto
Media (immagini e video)
Garanzie
Blogs (anche esterni)
Self-Service Clienti
eCommerce
Marketing multi canale
Comunicazioni aziendali
Extranet
Web Content Management
Personalization
Campaign Management
Digital Asset Management
Document output mngt
Web Analytics
Portal
4 DALL’ECM AL TRANSACTIONAL CONTENT MANAGEMENT: L'UNIFICAZIONE DI PROCESSI,
CONTENUTI E CONFORMITÀ (COMPLIANCE)
In risposta alla continua evoluzione delle esigenze del mercato e della tecnologia, le aziende richiedono
approcci sempre più integrati e completi per indirizzare le loro applicazioni mission-critical. Queste
esigenze hanno favorito la convergenza delle capacità di ECM e BPM, creando una nuova categoria di
applicazioni che richiedono l'unificazione di processi, contenuti e conformità (compliance) chiamato
Transactional Content Management (TCM).
Questi rendono possibile contestualmente un nuovo livello di consapevolezza e di ottimizzazione nella
gestione e orchestrazione dei processi di business.
Consentendo di inserire direttamente nelle attività di processo l'intera gamma di informazioni
strutturate e non strutturate, le applicazioni TCM permettono una visione completa sulle azioni e sulle
informazioni necessarie per prendere le corrette decisioni aziendali.
Forrester Research definisce i contenuti transazionali come contenuto che "hanno origine fuori da una
organizzazione originati da entità esterne - clienti o partner - e si basa su workflow definiti o su modelli
di Business Process Management (BPM) per guidare i processi aziendali transazionali di back-office. In
alcuni casi, il contenuto non solo innesca i processi interni, ma è la base stessa per la transazione."1
Le applicazioni Transactional Content Management unificano due tecnologie essenziali, consentendo
alle aziende di creare applicazioni in grado di gestire in modo coeso processi, contenuti e conformità
(compliance).
1
Forrester Research defines transactional content as content that “originates outside an organization from external parties –
customers or partners – and relies on workflow or business process management (BPM) to drive transactional, back-office
business processes. In some cases, the content not only triggers internal processes, but is the basis for the transaction itself.”
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Le soluzioni di TCM devono, di norma, rendere disponibili le seguenti componenti:




Automated capture
Orchestration of business processes
Rapid access to information in context
Automated retention, archive, and storage
4.1
Automated capture
Le soluzioni di acquisizione dei documenti hanno la capacità di trasformare i documenti in ingresso in
dati aziendali utilizzabili e “indirizzarli” verso, a supportare, l’appropriato processo di business.
Maggiori sono le informazioni che possono essere acquisite (captured) e archiviate elettronicamente in
un unico repository, tanto più i contenuti acquisiti acquistano valore e tanto più diventa facile
automatizzare i processi aziendali. I “contenuti” in ingresso (“Incoming content”) si rendono disponibili
in forme diverse: carta, fax, moduli elettronici, e-mail, dati XML; report generati dal computer (cfr.
COLD/ERM2), come pure e documenti elettronici (cfr. Microsoft Office).
La componente di “Document Capture” identifica il tipo di documento, estrae e convalida i dati
necessari e rende disponibile i documenti ed i dati “estratti” al processo di business individuato ed al
sistema di Content (Document) Mangement aziendale.
4.2
Orchestration of business processes
Una volta che i documenti sono stati catturati ed immagazzinati in un repository, questi possono essere
resi disponibili per essere trattati, anche in modalità automatica, nei processi di business di riferimento,
consentendo alle organizzazioni di diminuire drasticamente i tempi di lavorazione, migliorare il servizio
ai clienti e ridurre al contempo gli errori.
La componente di BPM (Business Process Management) rende possibile automatizzare le attività in
precedenza svolte in modo manuale ed include, in quantità e qualità diverse, funzionalità atte a:

Coordinare le attività e le azioni di persone e sistemi,

Applicare regole di Business (Business Rules) ai flussi documentali e di processo;

Abilitare l’integrazione con le LOB application (ERP, CRM, Office, ..)

Assicurare il rispetto delle policies di Record Management & Retention,

Applicare modelli predefiniti ai contenuti acquisiti per creare comunicazioni altamente
personalizzate (es. le lettere del servizio clienti).
4.3
Rapid access to information in context
La disponibilità dei contenuti in formato “digitale” assicura agli utenti aziendali una visione a 360 gradi
dei dati aziendali e delle transazioni di business. Le diverse funzioni aziendali possono cercare,
visualizzare e “annotare” i documenti. Questo tipo di accesso offre vantaggi quali la collaborazione per
migliorare il processo decisionale e assicurare una migliore assistenza ai clienti.
4.4
Automated retention, archive, and storage
Sono funzionalità che consentono di gestire, o supportare, il processo di archiviazione di “contenuti”
(records e non-records) che non rappresentano più un “valore” di business.
Inoltre applicare una “buona” strategia di archiviazione, considerato il volume e la dimensione dei
“contenuti” in questione, può assicurare risparmi significativi, spostando i documenti archiviati dalla su
dispositivi di archiviazione ad alte prestazioni a dispositivi di storage meno “performanti”.
2
Computer Output to Laser Disc (COLD), now also called Enterprise Report Management (ERM), systems were used to capture,
archive, store, and retrieve large-volume data such as accounting reports, loan records, inventories, shipping and receiving
documents, and customer bills. (from ...en.wikipedia.org/wiki/COLD/ERM)
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5 ACTIVE CONTENT VS TRANSACTIONAL CONTENT
Nello schema sono riassunti gli aspetti che caratterizzano i sistemi di Content Management “classici”,
che definiremo “Active”3 e i sistemi “Transactional”, come sopra definiti.
Active Content
Caratteristiche
Reale Valore
Scopo
Dati
Consumo






Document Management
WEB Content Management
È nel contenuto
Creazione di contenuti
Condivisione della conoscenza
Difficili da estrarre o categorizzare
 Numerose revisioni
 Condivisione diffusa
Transactional Content




Capture
Imaging & Workflow
È nella transazione
Supportare, registrare o verificare
una transazione
 Disponibilità di schemi per estrarre
i dati durante il processo di
gestione
 Singola o limitate versioni
 Accesso preferenziale mediante
applicazioni di livello enterprise
Nello schema seguente le due classi di soluzioni vengono posizionate rispetto al numero degli utenti del
sistema ed al volume dei “contenuti” trattati, riportando anche, come riferimento esemplificativo,
diverse tipologie di contenuti e/o processi.
Schema di posizionamento delle due classi di soluzioni.
3
La classificazione Active e Transactional viene ereditata dalla classificazione utilizzata da Oracle per distinguere
tra la soluzione ECM “base” (basata su UCM) e la soluzione “estesa” (in cui alla componente UCM viene aggiunta
la “componente “IPM”).
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7 LA PAROLA AGLI ANALISTI …
7.1
Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management -10/2009
This Magic Quadrant4 represents a snapshot of the ECM market at a particular point in time. Gartner
advises readers not to compare the placement of vendors in prior years as this market is changing –
vendor acquisitions, partnerships, solutions development and alternative delivery models are evidence
of this – and the criteria for selecting and ranking vendors continue to evolve.
Our assessments take into account
vendors’ current product offerings and
overall strategies, as well as their
planned initiatives and product road
maps. We also consider how well
vendors are driving market changes and
adapting
to
changing
market
requirements. This Magic Quadrant will
help CIOs and business and IT leaders
who are developing ECM strategies to
assess whether vendors have the right
products and enterprise platforms to
support them.
ECM technology has changed greatly in
recent years, with broader suite
functionality, better process control,
improved ease of use and a stronger
focus on records. As a result, we strongly
advise
organizations
with
ECM
technologies that are more than five
years old, or with multiple products
across departments and geographies, to
re-evaluate their content architecture.
Use this Magic Quadrant to understand the ECM market and how Gartner rates vendors and their
packaged products. Draw on this research to evaluate vendors based on a customized set of objective
criteria. Gartner advises organizations against simply selecting vendors that appear in the Leaders
quadrant. All selections should be buyer-specific, and vendors from the Challengers, Niche Players or
Visionaries quadrants may be better matches for your business goals and solution requirements.
7.1.1
Key Trends in the ECM Market
Among the primary trends that IT architects and planners and business leaders must consider as they
develop content management strategies and determine their strategic partners are the following.
ECM is now part of IT infrastructure and delivered by infrastructure vendors such as HP, IBM, Oracle,
Microsoft and SAP. Inquiries received by Gartner suggest that enterprise architects and IT planners are
increasingly looking to standardize on one or more of these vendors’ strategic platform offerings to
support multiple content applications.
Integration and federation of content repositories is now critical. Content Management
Interoperability Services (CMIS), the Web services protocol jointly developed and proposed by EMC,
4
Il documento completo, come quello successivamente citato (“Forrester Wave”), è disponibile al link:
http://www.emc.com/products/category/content-management.htm
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IBM, Microsoft and others, may succeed where others have failed. It is designed to provide a vendorneutral way of developing applications that can access content stored in any CMIS-compliant repository.
Web channel technologies that deliver improved experiences, customer conversions and loyalty are a
primary focus of many enterprises. The influence of the chief marketing officer in directing spending on
marketing machines that capitalize on Web content management (WCM), digital asset management
(DAM), Web analytics, portals, e-forms, document composition features, social communities, mobile
device support and business process management (BPM) is now obvious. The ability to deliver more
compelling, dynamic, personalized and media-rich content to any audience on any device, and to
measure more accurately the value of the interrelationships of people, processes and content, has led
to a breakaway from the ECM suite: “WCM for marketing.”
Application specificity, based on evolving buying centers. Fewer ECM vendors will focus on bundling
generalist functions (such as imaging, library services and document collaboration), leaving these
functions to infrastructure vendors. Most vendors will instead focus on adding value by bundling specific
functions as “base configurations” – vertical or horizontal solutions that are integrated with industry,
ERP or CRM applications. Composite content applications are how ECM vendors will deliver value to
business buyers. Broadly, such solutions fall into three categories, according to the technologies most
often involved in their development. Very few vendors have a market-leading emphasis on, and ability
in, all three categories. The three categories are as follows:

Transactional content management solutions focus on imaging, workflow/BPM, archive, records
management and e-forms. Content contained within these solutions tends to be static. Processes
tend to be long-running and have a high number of forms or documents that demand scalability, life
cycle control and human approval (primarily on exceptions). An application interface is almost
certain.

Collaborative content management solutions focus on compound content object control and library
services; document collaboration; workflow automation with alerts, calendaring and task-tracking;
browser or portal viewing; and markup, annotation and version control. The focus is on high-value
people being involved in the project-based or long-running development and delivery of high-value
content and on optimizing the processes, interfaces and objectives that relate them.

Contextual content management solutions focus on sets of Web channel technology, such as WCM,
DAM, portals, e-forms, Web analytics, social software, XML authoring, rich media management and
mobile device support, and on optimizing them to serve as Web-delivered engagement platforms
for a variety of industry-focused solutions.
Alternative delivery models. More companies and governments want new methods of obtaining ECM
capability, including SaaS and open-source software. These new methods will grow in comparison to
conventional delivery, but will not eclipse it. Emerging “solutions as a service” or hosted composite
content applications represent the best conversion leverage from on-premises to cloud-based content
for business buyers looking to keep costs low and take advantage of optimal combinations of
technology, location and process logic. Many suite vendors will deliver SaaS as a satellite offering.
The influence of metadata is becoming clearer, whether abstracted from existing paper and digital
documents or added when authored, and whether tied to a formal taxonomy or tagged informally by
users. As more content objects, ranging from small XML components to larger rich-media files, need to
be managed better, the concept of granularity – in the content itself, in the policies and rules associated
with content “processability,” and in user information (wants/needs, presence, location) – is a key
planning consideration for enterprises seeking fuller leverage of information as assets. The more
descriptors a content object has, the more likely it is to deliver more value in various contexts.
Enhanced usability for nontechnical target audiences. It is now normal for user interfaces for content
contribution, consumption and collaboration to be competitive differentiators. More capabilities are
becoming easier to access and use, and they include a vast array of modular functions that can be
turned on or off as required. Although an ideal “content client” has yet to emerge, usability and the enduser acceptance are becoming key criteria for selection.
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The continued influence of the midmarket as a buying center – particularly for composite content
applications in healthcare,government, financial services, higher education and invoice automation – is
bringing higher revenue to even some of the larger ECM vendors. Those that focus here have seen
significant growth year over year. Here is also an early opportunity for SaaS and open-source vendors to
gain traction and visibility.
7.1.2
Hybrid Content Architectures Emerge
Gartner’s analysis shows that organizations of all sizes and in all geographies are considering Microsoft
Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) because of the breadth of capabilities it offers, and because
Microsoft is already one of their strategic infrastructure providers. As SharePoint takes hold in an
organization, users naturally begin exploring its suitability for a wider range of content management
applications and its potential as a replacement for existing solutions. But organizations requiring
advanced content management capabilities and process-centric applications will need to augment
SharePoint’s capabilities with partner offerings or deploy MOSS 2007 alongside an ECM system, rather
than as a replacement for it.
For organizations where broader information consistency and consistent semantic representations are
critical, strategy will become somewhat more complicated. Issues like federated search, metadata
strategies, and interoperability between content and records management systems will be critical
considerations in SharePoint deployments. Although ECM vendors are touting their ability to integrate
with SharePoint, it often isn’t integration as much as copying files over. When evaluating integration,
always attempt to have “one version of the truth.” Having one document in SharePoint and a supposed
duplicate in an ECM system invites data integrity issues – if the documents actually aren’t the same,
which is the right one? Many enterprises have failed at content management and might be better
advised to determine whatpercentage of content not to manage and to use a resource for that purpose.
A “draft layer” of content at the infrastructure level, with life cycle assignment only upon content
creation and a promotion path to the repository of record, makes for a likely preliminary hybrid content
architecture plan.
7.1.3
Market Definition/Description
ECM defined as a strategy can help enterprises take control of their content and, in so doing, boost
productivity, encourage collaboration and make information easier to share.
ECM defined as software consists of applications that interoperate, but that can be sold and used
separately.
Gartner defines today’s ECM suites as encompassing the following six core components:

Document management for check-in/check-out, version control, security and library services for
business documents.

Document imaging for capturing, transforming and managing images of paper documents.

Records management for long-term archiving, automation of retention and compliance policies,
and ensuring legal, regulatory and industry compliance.

Workflow for supporting business processes, routing content, assigning work tasks and states, and
creating audit trails.

WCM for controlling the content of a website through the use of specific management tools based
on a core repository. It includes content creation functions, such as templating, workflow and
change management, and content deployment functions that deliver prepackaged or on-demand
content to Web servers.

Document-centric collaboration for document sharing and supporting project teams.
Core components of an ECM suite are:
Document management. Advanced capabilities such as compound document support and content
replication score more highly than do basic library services.
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Document imaging. For this component we require a vendor to offer two things: (1) document capture
(scanning hardware and software, optical and intelligent character recognition technologies and formprocessing technology) performed either using native capabilities or through a formal partnership with a
third-party solution provider such as Kofax, EMC (Captiva) or Datacap; (2) the ability to store images of
scanned documents in the repository as “just another” content type in a folder, and route them through
an electronic process.
Records management. The minimum requirement is an ability to enforce retention of critical business
documents based on a records retention schedule. Higher ratings are given for certified compliance with
standards such as the Department of Defense (DoD) Directive 5015.2-STD, The National Archives (TNA),
the Victorian Electronic Records Strategy (VERS) and Model Requirements for the Management of
Electronic Records (MoReq).
Several ECM vendors qualify for independent analysis of their records management functionality.
Workflow. The minimum requirement is simple document review and approval workflow. Higher points
are given to vendors with graphical process builders, and serial and parallel routing.
Several ECM vendors qualify for independent analysis of their workflow automation or BPM
functionality.
Web content management. The minimum requirement is a formal partnership with a WCM provider.
Native capabilities score more highly than partnerships.
Several ECM vendors qualify for independent analysis of their WCM functionality.
Document-centric collaboration. Document sharing, project team support and support for ad hoc,
threaded discussions about documents.
7.1.4
Vendor Strengths and Cautions (Microsoft)
MOSS 2007 has been very successful in gaining seats and “mind share” for Microsoft, as well as for many
of its partners – and even its competitors. The next release is due in the first half of 2010.
SharePoint is primarily a document management and collaborative content management platform, but
its influence in the global ECM market cannot be overstated.
Strengths
Because MOSS 2007 goes well beyond basic content management into portal, search and collaboration
technologies, it has attracted a large following since its release almost three years ago. Few Gartner
inquiries about ECM fail to touch on SharePoint, partly because of Microsoft’s successful “seeding”
strategy of including core library services in Windows SharePoint Services (WSS) that are “free” and easy
to use.
Thanks to Microsoft’s position as a “stack” vendor, MOSS 2007 has attracted a very large ecosystem,
with many thirdparty software vendors building extensions and system integrators generating big
business around deployments and customizations.
SharePoint has caused many enterprises to focus on an ECM strategy. This influence has also been felt
by the other vendors in the market, which either position their products as logical supplements in a
hybrid content architecture based on SharePoint, or shift their product messaging toward
verticalmarket solutions that deliver value owing to their specificity to domains where Microsoft does
not compete.
Cautions
MOSS 2007 has records management and archiving limitations, modest WCM capabilities, and limited
BPM/imaging capabilities for building composite content applications.
Customer feedback regarding large, decentralized deployments of MOSS 2007 indicates a need for
improvements in scalability, deployment management, latency and replication functionality.
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Although SharePoint’s flexibility is a benefit, it also creates challenges as enterprises struggle to build
the right technical and information architectures. Microsoft has published guidance and made resources
available to address this issue, but the breadth of MOSS 2007’s capabilities and the sometimes inflated
expectations of sponsors can lead to deployment and governance concerns.
7.1.5
Vendor Strengths and Cautions (Oracle)
Oracle has been expanding its ECM market footprint while building content management functionality
into its enterprise business applications. Oracle ECM Suite includes document management, WCM,
records management, imaging and process management.
Though it does have transactional content management functionality – including synergies with its own
ERP and CRM applications – Oracle is widely considered to be more of a collaborative and contextual
content vendor.
Strengths
Oracle Universal Content Management (UCM) is a mature, wellintegrated product suite that provides
“productized” integrations with Oracle applications. With Oracle Fusion Middleware, it has integration
with a broad set of complementary technologies, such as BPM, BI, portals and enterprise search.
The size and capabilities of Oracle’s sales force, product development and support organizations give it
significant opportunities to grow its content management business and increase its market share. Sales
incentives for performance in these areas appear to be helping to build momentum.
Customer loyalty is high – Oracle customers often ask first whether Oracle already offers, or will soon
deliver, products in any particular ECM component category.
Cautions
Although Oracle has presented a cohesive vision for content as part of infrastructure, it has been less
clear in its vision for collaboration and social software offerings (Oracle WebCenter and Beehive, for
example) and their ties to UCM. All were developed using Oracle Fusion Middleware, but integration is
still needed, and Web 2.0 capabilities across the products need to be rationalized. Oracle’s nextgeneration portal product, WebCenter, is promising but immature, and its collaboration product,
Beehive, is a work in progress with no clear ties to content management at a time when most ECM
vendors are adding richer collaboration and support for Web 2.0 in their core platforms.
Other vendors are commonly chosen for invoice automation and ERP integration in preference to
Oracle’s products. Oracle intends to close this gap, but its delivery of a compelling imaging and process
management solution is late.
Oracle’s customers don’t consider that it has created the same sense of community around content and
collaboration as several other leading ECM vendors have.
7.1.6
Vendor Strengths and Cautions (SAP)
SAP does not place a high priority on building the ECM functionality and credibility of its own platform.
Instead, it relies on an ecosystem of partners willing to provide a range of ECM solutions and services –
among them several of the vendors in this Magic Quadrant – to its installed base. SAP “shops,” however,
continue to rely on the NetWeaver integration platform and core document, forms and records
management functionality. SAP could prove a significant market disrupter if it were to make a strategic
acquisition of a content management vendor..
Strengths
SAP’s prominence as an infrastructure application provider is supplemented by a well-developed and
self-sustaining global partner program. SAP is also contributing to the development of CMIS, partly to
help enterprises “plug and play” other ECM services directly into its business applications.
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Renewed interest from SAP customers in regulatory compliance and governance has led to higher sales
of archiving, records management, imaging and workflow solutions. Despite its admitted weakness in
content management, SAP has a range of partner providers and levels of integration.
In terms of workflow capabilities, SAP has a number of products that can orchestrate people, processes
and information.
Cautions
SAP’s partnership with Microsoft has not fulfilled its potential. Instead of emphasizing the compelling
strengths of the various combinations – particularly those with SharePoint – the two companies relate
only in providing incremental value for SAP clients needing to provide casual users with access to SAP
functions.
SAP’s ECM strategy is to offer basic – yet not fully integrated – content management functionality (basic
document management, records management, document-centric collaboration and search) as an
extension to its business applications and NetWeaver platform. Of the four megavendors, SAP is the
only one that doesn’t offer complete ECM as a stand-alone offering. SAP has a reseller agreement with
Open Text for document archiving, and plans to extend this agreement to resell document management
and records management capabilities. This will cause further confusion and probably lead to
complexities in contracts, costs and support.
SAP continues to deliver very limited competitive ECM capability, and its ability to persuade even its
own customers to adopt the superior technology of its partners is unproven.
7.2
The Forrester Wave™: Enterprise Content Management Suites - Q4 2009
7.2.1
Executive Summary
In Forrester’s 70-criteria evaluation of eight enterprise content management (ECM) suite vendors, we
found that IBM, Oracle, EMC, and Open Text lead due to breadth and depth of functionality and a
continued focus on end-to-end ECM needs. Strong Performer Microsoft lacks depth in certain areas of
ECM, with a focus on business content rather than transactional or persuasive, but its lighter footprint
and collaboration functionality continue to give it market momentum. Other Strong Performers include
Hyland Software — traditionally focused on imaging and archiving but expanding into records
management and workflow — and HP, which has leveraged its 2008 TOWER Software acquisition and
offers document management, imaging, and records. Finally, Contender Alfresco Software, with an open
source offering, lacks overall ECM suite breadth, but it’s gained traction with enterprises looking for an
ECM alternative with a lower-cost entry point.
7.2.2
Today’s ECM MARKET: Broad , diverse , and a priority for enterprises
Organizations continue to show strong interest in enterprise content management (ECM) due to the
continuing explosion of unstructured information, such as documents, scanned images, rich media, Web
content, corporate records, emails, and other content. Investment in ECM remains a priority for I&KM
decision-makers, with 25% interested in/considering, 10% piloting, and 23% expanding or upgrading
existing ECM solutions in 2009.1 Through inquiry and interviews with ECM customers, Forrester has
found that ECM decision-makers:
Long for leaner, more agile solutions. Long, costly implementations with a heavy IT footprint have
been a hallmark of ECM. But buyers, tired of ECM shelfware, want to cut implementation times with
industry- and application-specific building blocks and easier approaches to build contextual applications
on top of their ECM systems.
Get frustrated with gaps in solution delivery. ECM technologies can yield major benefits, but without
sufficient focus on discipline and process, many enterprises struggle with implementations. Vendor
products alone won’t solve enterprise challenges or translate to ROI gains. Effective change
management and appropriate focus on supporting information architecture has lasting consequences
for the end user experience, scalability, mitigating legal risk, and deployment success. Early engagement
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with internal process experts and enterprise end users along with training and other service aspects
plays a vital role.2
Increasingly want to integrate SharePoint with other systems. ECM adoption has always been an
issue for organizations, in part due to information workers’ reluctance to change work habits and use
unfamiliar user interfaces to manage content. However, SharePoint’s viral adoption in some
organizations has presented these firms with the opportunity to better manage content residing in
other repositories by using SharePoint as a front end for content management, then offloading it to
other systems at appropriate places in the workflow.
Show more interest in collaboration functionality. Collaborative functionality and ECM increasingly go
hand in hand. Enterprises express the need for managing content for team workspaces and more socialmedia-type functionality such as wikis and tag clouds.
Need more transparency in the content contribution process. The concept of “transparent” ECM rings
true for any organization whose information workers have resisted the extra steps of uploading (and
downloading) content to repositories, or who have to explicitly designate content as a record.
Information workers would prefer to work in the tools where they are most comfortable and to have
content automatically imported into repositories where it is appropriately classified.
7.2.3
The four horsemen of ECM ride again, but competitors remain relevant
Forrester’s assessment below represents a summary of the results of this analysis. We encourage
readers to consult the Forrester Wave spreadsheet model linked to this report for a detailed
understanding of the criteria, weightings, and specific scores. The overall ECM evaluation uncovered a
market in which (see Figure 3):
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EMC, IBM, Oracle, and Open Text lead with breadth and depth. The four Leaders not only have breadth
in ECM, they also offer a wide range of tools that enable I&KM pros to manage, secure, and retain
content. Their offerings include a mix of data management, business intelligence, content integration
support, and content-centric application support. All four offer the promise of end-to-end ECM
functionality from a single vendor.
Microsoft makes inroads and gains momentum but has several functionality holes. Microsoft has
relevant ECM support, but it lacks the depth and breadth of the four Leaders. However, its extensive
collaboration footprint, growing number of technical resources, and viral spread throughout many
enterprises via departmental initiatives help keep it relevant when companies evaluate their overall
ECM strategies.8
Hyland and HP provide competitive offerings for business and transactional content. Hyland and HP
offer competitive alternatives to both EMC and IBM for I&KM pros that want document management,
imaging and capture, and records management. However, both lack strong support for persuasive
content in areas such as Web content management, document output management, and digital asset
management.
Open-source-based Alfresco challenges the proprietary players. Alfresco has traditionally focused more
on document management, imaging, and WCM rather than full ECM suite capabilities. However, its
ability to provide a low-cost alternative to the larger vendors — as well as a recent investment in
records management functionality — makes it relevant for some enterprises.
7.3
MIP – Politecnico di Milano / Rapporto 2010 sulla fatturazione elettronica in Italia
Di seguito alcuni brevi estratti dal quarto Rapporto dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e
Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano. Il rapporto illustra i risultati
ottenuti nel corso dell’Edizione 2009-2010 della Ricerca, che si è posta i seguenti obiettivi:

analizzare lo stato di diffusione delle soluzioni di Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva
(di fatture e altri documenti aziendali) e di Integrazione del Ciclo dell’Ordine in Italia, comprendendo
le ragioni alla base della scelta di adozione non adozione da parte delle organizzazioni pubbliche e
private;

individuare i principali progetti di “sistema” che favoriscono la diffusione di queste soluzioni a livello
di filiere, Pubblica Amministrazione e categorie professionali;

analizzare i benefici per le diverse categorie di attori coinvolti (aziende, Pubbliche Amministrazioni,
istituti finanziari, commercialisti, intermediari ecc.);

identificare le “best practice” a livello nazionale;

studiare il fenomeno della Fatturazione Elettronica in Europa, cogliendo gli aspetti peculiari e i casi
significativi in diversi Paesi Europei;

comprendere l’evoluzione del quadro normativo italiano ed europeo.
Il documento completo può essere richiesto sul link: www.osservatori.net/home
7.3.1
La conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti contabili
L’adozione della Conservazione Sostitutiva delle fatture e , più in generale, dei documenti contabili e
commerciali cresce, sebbene a ritmi inferiori alle attese.
Oggi stimiamo che tra 2.000 e 3.000 aziende, in Italia, stiano già adottando soluzioni di Conservazione
Sostitutiva delle fatture e di altri documenti contabili o fiscali. In particolare, poco meno della metà di
queste organizzazioni utilizza la Conservazione Sostitutiva anche (o esclusivamente) per gestire le
proprie fatture, attive o passive. Il numero dei documenti portato in Conservazione Sostitutiva tra il
2008 e il 2009 è cresciuto significativamente – in media del 40% - un fenomeno legato alla decisione di
diverse aziende che già adottavano la Conservazione Sostitutiva di estendere la dematerializzazione
anche ad altri documenti (es. al Libro Unico del Lavoro).
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Le soluzioni di Conservazione Sostitutiva delle fatture risultano spesso parte di progetti più ampi di
gestione documentale e , frequentemente, ne costituiscono una estensione. Con l’esclusione di qualche
eccezione, questi progetti non prevedono invece un’evoluzione verso modelli di Fatturazione Elettronica
“pura” a norma di legge. Al più, in qualche caso, includono funzionalità di veicolazione (o ricezione)
multi-canale, ma sempre nella logica di soluzioni “interne” finalizzate a gestire la complessità esterna
(considerata esogena rispetto ai confini dell’impresa).
I principali fattori di freno all’adozione dei progetti di Conservazione Sostitutiva sono riconducibili a una
generale percezione di “discrezionalità” della spesa e a una difficoltà nel misurare la redditività
dell’investimento.
Un importante fattore di spinta potrebbe, invece, essere costituito dal Decreto che attiva la Fatturazione
Elettronica verso la PA: la necessità di dotarsi di soluzioni o servizi per gestire anche solo una parte
limitata di relazioni e fatture (quelle verso la PA, appunto) potrebbe essere lo strumento abilitante per
diffondere cultura tra le imprese e creare la necessaria mentalità per estendere la soluzione verso altri
clienti/fornitori.
Un ruolo primario, in questo processo di diffusione, potrà essere svolto dai Commercialisti che lavorano
a stretto contatto con le realtà piccole e medie del tessuto imprenditoriale italiano, spesso come partner
di fiducia. Da un lato, infatti, essi stessi possono stimolare le imprese verso una adozione consapevole e
sempre più pervasiva di queste soluzioni (Argomento trattato nello specifico nel Cap. 3, paragrafo “Il
ruolo del Commercialista”, del Rapporto MIP).
Un secondo importante percorso evolutivo, già in atto, si sviluppa attraverso l’identificazione di tutti i
documenti che possono essere de materializzati in aggiunta alle sole fatture.
Classificazione dei documenti - Legenda.
A - E’ il cluster di documenti più adatto per iniziare ad affrontare il tema della Conservazione Sostitutiva:
poco coinvolti in processi interfunzionali, nascono spesso come “informatici”, la materializzazione
rappresenta un “costo”.
B - E’ il cluster dei documenti propri del ciclo dell’ordine: forniscono un contributo determinante ai
processi di business e l’approccio tipico prevede la dematerializzazione del processo più che dei
documenti in quanto tali.
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C - E il cluster dei documenti a supporto dei processi di business che presentano complicazioni connesse
alle conservazioni in modalità sostitutiva alla carta, non sono necessariamente riconducibili al ciclo
dell’ordine ma possono impattare in modo anche significativo su processi interfunzionali o
interorganizzativi.
D - E’ il cluster che comprende i documenti originali unici: la Conservazione Sostitutiva di questi
documenti richiede per legge l’autenticazione di conformità del documento informatico generato
con l’originale analogico da parte di un notaio (o pubblico ufficiale autorizzato), da allegare al
documento informatico stesso che viene portato in conservazione.
7.3.2
Il quadro normativo
Visione sinottica del quadro normativo di riferimento, nazionale ed europeo, su Fatturazione
Elettronica, Conservazione Sostitutiva e Dematerializzazione dei documenti.
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8 ESEMPI “TRANSACTIONAL CONTENT”
A migliore comprensione delle tematiche relative al “Transactional (Active) Content” di seguito vengono
riportati a titolo indicativo due esempi di “processo” gestito mediante un sistema di TCM.
8.1
Automatizzazione della gestione ordini
Il processo order-to-cash comprende diversi processi secondari, tra cui la ricezione degli ordini, la
registrazione degli ordini di vendita, l’approvazione degli ordini di vendita, l’evasione degli ordini, la
fatturazione e la ricezione del pagamento.
8.2
Automatizzazione intelligente dei processi dei documenti di acquisto
Automatizzare il processo di acquisto in maniera intelligente significa non sovvertire le procedure
stabilite, semplicemente le automatizza. Tale processo può essere così esemplificato.
1.
Il reparto che richiede le merci e i servizi crea una richiesta di approvvigionamento nel sistema
SAP.
2.
Il sistema crea automaticamente una richiesta di convalida di acquisto e la spedisce via e-mail
per confermare i dettagli di acquisto e l’approvazione.
3.
Il reparto acquisti crea un ordine di acquisto nel sistema SAP,
4.
che invia un fax automatizzato al fornitore.
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5.
Una copia dell’ordine di acquisto viene inviata automaticamente via e-mail al magazzino per
assicurare che sia pronta a ricevere le merci e confermare la consegna corretta.
6.
Viene, inoltre, inviato un messaggio e-mail automatizzato al reparto contabilità.
7.
Il fornitore spedisce via fax al reparto acquisti una conferma dell’ordine,
8.
che viene automaticamente ricevuta e archiviata,
9.
mentre viene inviato un’e-mail di conferma automatica al reparto che richiede le merci e i
servizi.
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9 L’OFFERING ALTEA IN TEMA GESTIONE DOCUMENTALE
9.1
Oracle UCM / ECM Suite
Oracle Universal Content Management (UCM) è la suite unificata di Oracle, una singola piattaforma che
mette a disposizione l’intero ventaglio di funzionalità ECM per la gestione di documenti e imaging, di
contenuti Web, di asset digitali, di record management e di archiviazione.
In sostanza, un’architettura che vede tutti i servizi per tutte le tipologie di contenuti in un unico sistema
web, basato su Java: un architettura che espone centinaia di servizi di content management (document
management, digital asset management e web content management) invocabili “out of the box” in
modalità SOA, fondamentale in contesti Web 2.0 (i servizi basati su Xml/Soap risolvono la parte più
difficile della programmazione in Ajax e della composizione mashup, l’accesso ai contenuti con Xml).
Questa architettura consente ai clienti di sfruttare pienamente gli investimenti di gestione dei contenuti
in tutta l’organizzazione, attraverso le varie applicazioni.
L’approccio ‘singola-architettura’ consente a Oracle Universal Content Management di gestire tutti i
contenuti e servizi che sono accessibili da un utente con una interfaccia comune, migliorando l’adozione
presso gli utenti finali, la loro efficienza e riducendo i tempi necessari per la formazione degli utenti e
amministratori.
Oracle UCM permette di gestire il “contenuto” durante tutto il suo ciclo di vita assicurando controllo e
supporto durante le fasi di:

Creazione: creazione e ‘cattura’

Gestione: storage, versione, indicizzazione,
conversione

Distribuzione sicura: ‘cleanse’, filtro, gestione
dei diritti (copia, stampa etc)

Pubblicazione: via Web, vista, ricerca nel
documento

Conservazione per conformità: dichiarazioni,
classificazione, archiviazione.
Di seguito alcune delle principali caratteristiche del
prodotto, per una migliore comprensione del
prodotto si rimanda alla documentazione allegata
all’offerta.
9.1.1.1
Content Server
Content Server costituisce il nucleo della suite per la gestione dei contenuti; Content Server fornisce un
repository flessibile, sicuro, centralizzato e basato su Web in grado di gestire tutte le fasi del ciclo di vita
dei contenuti: dalla creazione e approvazione fino alla pubblicazione, ricerca, scadenza, archiviazione ed
eliminazione.
Ogni utente può aggiungere contenuti in maniera semplice da applicazioni desktop native, gestire in
maniera efficiente i contenuti di business attraverso numerosi servizi di library e accedere sempre e
ovunque in maniera sicura ai contenuti utilizzando un browser Web.
Tutti i contenuti, a prescindere dalla loro natura, vengono archiviati nel database o su filesystem per
essere gestiti, riutilizzati e consultati. I contenuti salvati nel repository, senza differenza alcuna – e-mail,
discussioni, documenti, report, fogli di calcolo, immagini, file multimediali e altri formati digitali –
dispongono della stessa gamma di servizi avanzati di gestione documentale, tra cui:

gestione dei metadati e della classificazione dei documenti,

checkin, checkout e versioning,
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
gestione di folder logici,

sicurezza e profilazione di accesso ai documenti ,

gestione di documenti composti (o compound document) ,

gestione dei link tra documenti,

funzionalità di document collaboration,

audit trail e content tracking,

import/export dei documenti e dei metadati,

politiche differenziate di storage,

gestione archiviazione o records management,

integrazione con gli applicativi desktop di produttività individuale tramite Desktop Integration Suite,

workflow engine (vedi paragrafo dedicato),

motore di ricerca full-text e metadata-based.
Oltre alle diverse funzionalità documentali, Oracle Content Server, grazie alla sua architettura modulare
e orientato ai servizi, fornisce un framework per lo sviluppo di nuove funzionalità e logiche applicative
verticali.
9.1.1.2
Workflow Engine
Oracle Content Server è dotato di un motore interno di workflow per la gestione del routing
documentale per i processi di approvazione e revisione dei documenti.
9.1.1.3
Desktop Integration Suite
Oracle Desktop Integration Suite è un package software da installare su PC Windows che offre una serie
di applicazioni che consentono la totale integrazione fra il desktop dell’utente finale e Content Server.
9.1.1.4
Content Tracker
Content Tracker è il componente di UCM che permette di definire ed utilizzare metriche chiave per
produrre audit trails e report di analisi dell’utilizzo dei contenuti conservati sul Content Server.
9.1.1.5
Dynamic Converter
Dynamic Converter costituisce una tecnologia di trasformazione e una soluzione di publishing ondemand per documenti. Con Dynamic Converter è possibile convertire ‘al volo’ qualsiasi documento in
una pagina Web in formato HTML senza ricorrere all’applicazione utilizzata per crearlo.
9.1.1.6
Inbound Refinery
Inbound Refinery è un modulo di Content Server preposto alla gestione di tutte le conversioni eseguite
sui file in input di Content Server (ecco perché quindi “inbound”). I file vengono convertiti al momento
del check-in in funzione della tipologia di file e di regole di conversione.
Rispetto al Dynamic Converter, le conversioni Inbound Refinery vengono effettuate al momento del
check-in e non al momento della richiesta da parte dell’utente; inoltre i formati target dell’IBR sono
molteplici.
9.1.2
Oracle ECM Suite
La proposta “Oracle ECM Suite” rappresenta la
soluzione “estesa” della piattaforma ECM di Oracle e
comprende, oltre a UCM, anche “Content Conversion
Server”, “JRockit JVM”, “Imaging e Process
Management” oltre a “Universal record Mangement
(URM)” e “Information Rights Managements (IRM)”
in versione “Restricted use”. Per queste due
componenti si rimanda agli specifici capitoli
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sottostanti.
9.1.2.1 Oracle Universal Records Management – URM
Oracle Universal Records Management (URM) offre un sistema unico, scalabile e flessibile di “Records
Management” che permette di applicare in modo uniforme e trasversale le politiche di “Retention” a
tutti i tipi di contenuti, indipendentemente da dove questi risiedono. Il sistema è dotato di un motore
centrale per l’applicazione delle “policy” di registrazione e di conservazione.
9.1.2.2 Oracle Information Rights Management - IRM
Oracle Information Rights Management è la soluzione per la sicurezza delle informazioni che tutela e
tiene traccia di qualsiasi informazione digitale sensibile, ovunque questa venga archiviata e utilizzata.
A differenza dei prodotti convenzionali che gestiscono la sicurezza in un repository centrale, Oracle IRM
estende la sicurezza su ogni singola di informazione aziendale ovunque siano archiviate e utilizzate.
Le regole che definiscono quali utenti possono o meno accedere alle informazioni “sigillate” restano
separate dalle informazioni stesse; risiedono infatti in rete, sugli Oracle IRM Server appartenenti e
gestiti dall’organizzazione che possiede le informazioni. Questo comporta un ventaglio di benefici:
infatti, ovunque l’informazione venga archiviata, trasmessa o utilizzata:
Gli utenti privi di autorizzazione non possono accedervi (vantaggio principale);
Solo gli utenti autorizzati possono aprire e/o modificare l’informazione, e sulla base dei diritti a loro
assegnati (ad esempio, la possibilità di stampare informazioni particolarmente sensibili);
Tutti gli accessi, effettivi e presunti, alle informazioni “sigillate” possono essere verificati e registrati
centralmente;
L’accesso alle informazioni archiviate in remoto può essere revocato a livello centrale: ad esempio nel
momento in cui un dipendente lascia l’azienda piuttosto che al termine di un rapporto con un partner, e
anche dopo che sia stata eseguita una duplicazione remota su DVD, USB, ecc.
9.1.3
Licensing Oracle
Le componenti UCM e ECM possono essere licenziate per Utente o per Server. Possono essere gestite
modalità di licensing che prevedono un primo “acquisto” per utente ed un passaggio successivo licenze
“server” (utenti illimitati) con recupero, parziale, dell’investimento effettuato.
Le componenti IRM e URM possono essere acquisite anche indipendentemente dalla piattaforma ECM.
La componenti IRM può essere licenziata per Utente o per Server.
9.2
Microsoft Share Point
Office SharePoint Server è un’applicazione server disponibile per Windows Server 2003 e 2008.
Utilizzando i modelli di sito e altre caratteristiche di Office SharePoint è possibile creare in modo rapido
ed efficiente siti che supportano la pubblicazione di contenuto specifico, la gestione del contenuto, la
gestione dei record ed eventuali esigenze di business intelligence dell'organizzazione. Questi siti
consentono di collaborare e condividere informazioni con altre persone, sia all'interno che all'esterno
dell'organizzazione.
Tra le altre cose, è possibile utilizzare Office SharePoint Server 2007 per:
 Collaborare in modo efficace con altre persone della propria organizzazione.

Creare siti personali, in cui è possibile gestire e condividere informazioni con altri utenti e abilitare
modalità di collaborazione aziendale: wiki, blogs, workspaces e Knowledge Network (KN) su progetti
e documenti condivisi
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
File System Online e Gestione Documenti:
SharePoint è un potente file system basato su web
per la gestione e l’archiviazione dei documenti
aziendali su una piattaforma sicura e facile da
usare. Tramite questa potente caratteristica è
possibile organizzare in cartelle e sottocartelle i
documenti aziendali (informazioni, dati, manuali,
modulistica)

Possibilità di creare e gestire siti e portali web
collaborativi sia rivolti alla comunicazione e
gestione interna dei processi aziendali (Business
Process Management - BPM) sia rivolti alle
relazioni con i clienti (Customer Relationship
Management- CRM)
 Collegarsi ai sistemi aziendali, in particolare DWH,
e pubblicare con facilità report, elenchi e
indicatori di prestazione chiave (KPI).

Semplice e razionale gestione online dei contenuti
web tramite il sistema di gestione dei contenuti integrato (Content Management System - CMS)

Automazione dei processi aziendali tramite la creazione di flussi di lavoro (workflow)

Ricerca nei contenuti (anche all’interno dei documenti archiviati)
9.2.1
Le versioni ed il licensing
SharePoint è disponibile in due distinte versioni: Windows SharePoint Services (WSS 3.0) e Microsoft
Office SharePoint Server (MOSS 2007). Con il rilascio della versione 2010 WSS non si chiame più così ma
ormai si parla di Microsoft SharePoint Foundation 2010.
Windows SharePoint Services (WSS 3.0) è una soluzione software disponibile gratuitamente (senza
nessun costo aggiuntivo di licenza) su Windows Server 2003 e 2008: integra tutte le funzionalità base di
SharePoint.
Microsoft Office SharePoint Server (MOSS 2007) è la versione a pagamento di SharePoint (che comporta
anche CAL per User sulla base delle funzionalità avanzate abilitate) e offre funzionalità avanzate tra cui:

CMS avanzato (WCM)

Business Intelligence con KPI (Key Performance Indicator) e Dashboards

Enterprise Integration

Excel Services

Infopath Services
9.2.2
Share Point 2010
Nel corso del mese di maggio 2010 (data uffiale di rilascio 12 maggio) è stata rilasciata la release 2010 di
Share Point. I prodotti e le tecnologie di SharePoint 2010 includono:
Microsoft SharePoint Foundation 2010 SharePoint Foundation è la tecnologia utilizzata per tutti i siti
di SharePoint. Questa tecnologia è disponibile gratuitamente e nelle versioni precedenti era denominata
Windows SharePoint Service. SharePoint Foundation consente di creare in modo rapido molti tipi di siti
nei quali è possibile collaborare a pagine Web, documenti, elenchi, calendari e dati.
SharePoint Server 2010 SharePoint Server è un prodotto server basato sulla tecnologia SharePoint
Foundation, in grado di offrire una struttura coerente e familiare per gli elenchi e le raccolte, nonché per
l'amministrazione e la personalizzazione dei siti. SharePoint Server include tutte le caratteristiche di
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SharePoint Foundation e caratteristiche aggiuntive quali la gestione del contenuto aziendale, la business
intelligence, la ricerca di contenuti aziendali e i profili personali utilizzabili tramite i siti personali.
SharePoint Designer 2010 SharePoint Designer è un programma gratuito per la progettazione, la
realizzazione e la personalizzazione di siti Web eseguiti su SharePoint Foundation e SharePoint Server.
Grazie a SharePoint Designer 2010 è possibile creare pagine Web di grande impatto o soluzioni efficaci
per i flussi di lavoro e inoltre progettare l'aspetto e il funzionamento di un sito Web. I siti creati possono
spaziare dai siti del team che gestiscono piccoli progetti ai portali gestiti da dashboard per le grandi
organizzazioni.
SharePoint Workspace 2010 SharePoint Workspace è un programma desktop che consente di
disconnettere dalla rete il contenuto dei siti di SharePoint e collaborare a tale contenuto con altri utenti
mentre si è offline. Dopo avere apportato le modifiche desiderate insieme ad altri membri del team,
sarà possibile sincronizzare nuovamente il contenuto nel sito di SharePoint.
9.3
Esker Deliveryware
Esker DeliveryWare è una soluzione strategica che permette lo scambio di documenti e informazioni
rivoluzionando la comunicazione e i processi aziendali basati sulla carta. DeliveryWare consente di
automatizzare lo scambio dei documenti aziendali tra clienti, business partner e fornitori
indipendentemente dalla loro origine, dal formato o dalla loro destinazione.
Più efficace e facile da gestire di una soluzione mono funzione come un fax server, una soluzione per
gestire il workflow, l'imaging, l'archiviazione o la formattazione, Esker DeliveryWare combina in una
singola piattaforma tutte queste diverse funzionalità, e altre, per ottimizzare la distribuzione delle
comunicazioni aziendali critiche. DeliveryWare rivoluziona il concetto di gestione dei processi
documentali.
Esker DeliveryWare è in grado di automatizzare senza difficoltà qualsiasi processo documentale
catturando, personalizzando, trasformando, inoltrando e inviando dati e documenti aziendali
indipendentemente dalla provenienza a qualunque destinatario. Tutti i documenti in ingresso, dai fax
alle e-mail e documenti scansionati, vengono automaticamente catturati e gestiti rendendo Esker
DeliveryWare un'unica soluzione che consente di gestire in modo centralizzato tutta la comunicazione
aziendale elettronica in base alle vostre esigenze specifiche.
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9.3.1
Rules Engine
Esker DeliveryWare automatizza la cattura, il riconoscimento, la formattazione/conversione, l’inoltro e
la consegna dei documenti provenienti da qualunque applicazione aziendale. Il cuore di Esker
DeliveryWare è un potente motore di regole aziendali. L’Esker DeliveryWare Rules Engine è una
tecnologia testata e brevettata che automatizza e ottimizza i processi aziendali legati ai documenti. Le
regole Esker DeliveryWare possono essere sviluppate per replicare esattamente i processi documentali
esistenti, come la gestione degli ordini di vendita, il recupero crediti, gli acquisti e la fatturazione
elettronica. La gestione manuale lenta dei documenti viene eliminata.
9.3.2
Componente OCR (Optical Character Recognition)
Oltre ad accettare le stringhe elettroniche di dati, Esker DeliveryWare può catturare i fax in ingresso e i
documenti acquisiti. Qualsiasi documento aziendale ben strutturato può essere gestito, come le fatture,
gli ordini di acquisto,...
Il modulo Esker DeliveryWare Image Recognition utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per
riconoscere il contenuto dei documenti che viene poi utilizzato per inoltrare il documento oppure per
produrne uno nuovo. Oltre all’OCR, il modulo Image Ricognition fornisce il riconoscimento ottico dei
simboli (OMR), il riconoscimento dei codici a barre e il riconoscimento della calligrafia (ICR
riconoscimento intelligente dei caratteri).
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9.3.3
Gestione dell’Otbound documentale (TCM)
Esker DeliveryWare può inviare i documenti e i dati estratti:
A destinazioni multiple :persona, sistema di archiviazione (interno, ma anche esterni) , altre
applicazioni;
Utilizzando mezzi di invio multipli :fax, e-mail, SMS, stampa, archiviazione, pubblicazione
Web,Mail on Demand, o Fax on Demand;
In vari formati : PDF, HTML, TIFF, text, XML. Esker DeliveryWare permette alle aziende di
conservare, interrogare, rintracciare e recuperare tutti i documenti inviati da un’applicazione
aziendale indipendentemente dal canale di distribuzione. Esker DeliveryWare permette il
recupero e la visualizzazione semplici dei dati e documenti archiviati. Gli utenti delle
applicazioni desktop come Microsoft Word o Microsoft Excel possono accedere a Esker
DeliveryWare nello stesso modo in cui accedono alle stampanti - ma scelgono un mezzo d’invio
piuttosto che una stampante. Per gli utenti delle applicazioni desktop, utilizzare Esker
DeliveryWare è semplice come stampare.
9.3.4 Licensing ESKER
Esker ha un licenziamento legato, principalmente, al volume dei documenti trattati.
9.4
K-Files di NetTeam/Kelian
9.4.1
La Piattaforma documentale
K-Files è la soluzione completa
per il Document & Workflow
Management
interamente
fruibile da interfaccia web,
fornita in modalità ASP e con
modello a canone di servizio. KFiles permette il controllo
completo dei processi di
gestione
documentale ed
archiviazione sostitutiva a
norma di legge. La soluzione è
basata su una suite di moduli
funzionali tra loro integrati.
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Qualora richiesto dal cliente il modulo di archiviazione e di gestione documentale, in alternativa al
servizio erogato in ASP, può essere installato sui sistemi del cliente.
9.4.1.1
I servizi
Sistema evoluto e sofisticato per l’archiviazione dei documenti;
Conservazione Sostitutiva a norma di legge;
Il Data Center: una banca per i documenti;
Nessun investimento di infrastruttura: spazio virtualmente illimitato;
Strumenti avanzati di classificazione dei documenti;
Collegamenti a catena tra i documenti;
Funzioni di ricerca avanzate (fascicolo, commessa, centro di costo etc.);
Appliance Gateway predisposto per l’acquisizione e distribuzione dei documenti;
Motore integrato per il Business Process Management
9.4.1.2 Le funzionalità
Il sistema K-Files permette l’acquisizione di documenti cartacei attivando la relativa funzionalità di
scansione, o di qualsiasi altro documento prodotto o ricevuto in formato elettronico. Tra i principali
documenti si elencano: PDF, TIFF, documenti Office quali Word, Excel, PowerPoint ed eventualmente
anche documenti di altro genere relativamente alla corrispondenza o altro.
I documenti inseriti in K-Files, indifferentemente se provenienti da supporto cartaceo, elettronico o
spool, vengono inseriti nelle relative classi documentali. I vari documenti possono essere legati tra di
loro mediante la definizione di strutture logiche. Ad esempio il fascicolo “Clienti” potrebbe contenere
fatture, corrispondenza, solleciti e contratti inerenti a quel particolare cliente. E’ possibile anche un
legame trasversale tra documenti diversi, creando così una legame logico tra due o più documenti.
L’archivio documentale risiederà in data center e sarà sempre raggiungibile dal Cliente tramite le login e
password assegnate. Il trasferimento dei documenti tra la sede del Cliente ed il data center avverrà su
canale Internet securizzato tramite VPN.
9.4.2
Conservazione sostitutiva a norma di legge
La soluzione proposta opererà secondo le specifiche richiesta dalla normativa e consentirà quindi di
creare gli opportuni lotti di conservazione a norma di legge, normalizzati tramite l’applicazione di marca
temporale e firma digitale da parte del responsabile della conservazione sostitutiva.
In tal senso, è autorizzata l’esecuzione di tutti gli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative
vigenti in merito ed in particolare la delibera AIPA 42 del 13/12/2001, Decreto del Ministero
dell’Economia e Finanze del 23/1/2004 ed
infine la delibera CNIPA 11 del 19/2/2004.
Le normative citate sono naturale
conseguenza ed approfondimento del
testo unico 445/2000 ed vedono infine il
compendio nel cosiddetto Codice
dell’Amministrazione Digitale (CAD) del
3/2005.
Una volta che i documenti siano
conservati nell’archivio documentale in
data center, potrà perciò essere avviata la
procedura di conservazione, completata
la quale gli originali cartacei potranno
essere distrutti.
La procedura è attivata dall’interfaccia web dell’archivio ed è completamente trasparente per l’utente
responsabile della conservazione, che dovrà semplicemente inserire la chiave di firma sul proprio PC e
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identificare i documenti da conservare. I lotti di conservazione a norma verranno così creati sull’area
disco remota dedicata al Cliente, da cui potranno essere riversati quando necessario.
I documenti conservati resteranno comunque sempre ricercabili e consultabili nell’archivio documentale
in linea.
Il modulo di “Conservazione sostitutiva” consente in sostanza di :
Selezionare lotti di documenti dal sistema K-Files per avviarli alla procedura di conservazione
Elaborare i lotti documentali, apponendo infine la firma e la marca temporale al lotto.
Produrre tutti i file di controllo ed eccezione previsti dalle norme vigenti.
Preparare il package finale pronto alla masterizzazione si CD o DVD
Effettuare la procedura di “Esibizione a norma” dei documenti, così come previsto dalle
normative.
9.4.2.1 Conservazione sostitutiva con assunzione di responsabilità (Servizio in outsourcing)
Il servizio di conservazione sostitutiva può essere erogato in outsourcing, una modalità che assicura
vantaggi in termini di:
eliminazione degli investimenti in infrastrutture tecniche;
eliminazione dei costi operativi compresi i costi di application maintenance;
riduzione del time-to-market.
Il servizio in outsourcing K-Sost consente di accedere al servizio sostenendo costi legati a canoni,
proporzionati a volumi dei documenti processati, e di sfruttare al meglio le competenze e le tecnologie
che sottendono il processo di conservazione sostitutiva.
Al fine di garantire all’azienda cliente un buon controllo del servizio in outsourcing, il “delegato”
concorda un
modello
di
governance
dell’intero
processo, che
consente di
avere visibilità
dei
diversi
stadi
di
elaborazione.
Dettaglio dei servizi inclusi nel contratto di outsourcing.
Acquisizione e controllo dei flussi di documenti da conservare.
Gestione del processo di conservazione tramite un workflow automatizzato.
Riversamento diretto e produzione dei supporti ottici.
Produzione di supporti ottici autoconsistenti e consultabili senza necessità di software
addizionale.
Consegna dei supporti ottici al cliente.
Gestione del processo di verifica periodica della consistenza e dell’integrità dell’archivio
sostitutivo.
Esecuzione delle attività di riversamento sostitutivo, qualora richiesto.
Esibizione dei documenti a fronte di richieste del cliente o delle autorità competenti.
Stesura e mantenimento del Manuale della Conservazione.
Gestione dell’archivio sostitutivo con ridondanza geografica su un sito collocato ad oltre 100Km
di distanza dal sito principale.
Assunzione e delega del ruolo di Responsabile della Conservazione.
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10 ALCUNI TERMINI UTILI (MINI-GLOSSARIO)
Certificati elettronici Gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai
titolari e confermano l'identità informatica dei titolari stessi.
Certificato
qualificato
Il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva n.
1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all'allegato II della
medesima direttiva.
Certificatore
Il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri
servizi connessi con queste ultime.
Chiave privata
L'elemento della coppia di chiavi asimmetriche, utilizzato dal soggetto titolare, mediante il
quale si appone la firma digitale sul documento informatico.
Chiave pubblica
L'elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con il
quale si verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle
chiavi asimmetriche.
Conservazione
sostitutiva
La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla
legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento
informatico.
Si intende per documento una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia
esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004).
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con
quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all'amministrazione pubblica di
risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è
particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge,
conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni
soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato
digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e
la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la
paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla
marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
Documento
informatico
La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente e/o fiscalmente
rilevanti
Dematerializzazione La dematerializzazione dei documenti è il processo mediante il quale gli atti transazionali
(compravendite, incassi, pagamenti, ecc.) tra due o più soggetti e, in generale, quelli
riguardanti la formazione di documenti rilevanti sotto il profilo giuridico, si realizzano
senza altro supporto che quello informatico e/o telematico per l'acquisizione degli
elementi costitutivi, l'elaborazione, l'archiviazione, il trasporto e la conservazione, con
pieno valore tra le parti e verso i terzi.
Il risultato è una stringa digitale che soddisfa i requisiti tecnici e legali previsti per ciascun
tipo di documento elettronico nominato (per esempio, la "fattura elettronica") o, in
termini più estesi, le convenzioni stabilite dalla comunità nella quale il documento assume
pieno valore.
Fattura Elettronica
Con fattura elettronica si identifica un documento informatico registrato in forma digitale
attraverso modalità specifiche che permettono di salvaguardare l’integrità dei contenuti e
l’univocità del soggetto che ha emesso la fattura, senza la necessità della stampa su carta.
I requisiti della fatturazione elettronica sono garantiti dall’apposizione della marcatura
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temporale e della firma elettronica .
Per lotti di documenti viene assegnato lo stesso riferimento temporale. La firma
elettronica qualificata è costituita da un insieme di dati, opportunamente associati tra
loro, che garantisce la paternità unica di chi ha redatto la fattura elettronica.
Una fattura così costituita ha pieno valore legale come previsto dall’articolo 2702 del
Codice Civile.
Firma digitale
Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi
crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di
rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico
o di un insieme di documenti informatici.
Firma elettronica
qualificata
La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la
connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione informatica, creata con
mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai
quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati
successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata
mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, cioè l'apparato strumentale
usato per la creazione della firma elettronica.
Firma elettronica
L'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione
logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica.
Gestione informatica L’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla
dei documenti
classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento e conservazione dei
documenti formati o acquisiti dall’azienda, nell’ambito del sistema di classificazione e
archiviazione adottato, effettuate mediante sistemi informatici.
Identificazione
informatica
L’insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto che ne
distinguono l’identità nei sistemi informativi.
Lettura ottica
La lettura ottica è un processo che consiste nel rilevare i dati presenti su moduli cartacei e
trasformarli in formato elettronico, evitando il ricorso all'inserimento manuale delle
informazioni.
Lettura ottica di
documenti
strutturati
Un documento strutturato è di fatto un modulo in cui il layout e la disposizione delle
informazioni non varia tra gli esemplari della medesima tipologia o classe.
Ad esempio un modulo di iscrizione è un buon esempio di documento strutturato: lo
spazio per accogliere nome, cognome, il codice fiscale, la data, e tutte le altre informazioni è sempre lo stesso e non varia da modulo a modulo.
Per queste tipologie di documenti sono state utilizzate avanzate tecnologie di
riconoscimento ottico (es. OCR, ICR, OMR, BCR) e sofisticate funzioni di image processing
per realizzare algoritmi che consentono di automatizzare l’intero processo di acquisizione
dei dati.
Lettura ottica OCR
Optical Character Recognition (Riconoscimento Ottico dei Caratteri): riconoscere e
convertire caratteri stampati in testo elaborabile;
Lettura ottica ICR
Intelligent Character Recognition (Riconoscimento Intelligente dei Caratteri): riconoscere
e convertire caratteri manoscritti in testo elaborabile;
Lettura ottica OMR Optical Marks Recognition: verificare se le caselle di marcatura sono vuote, segnate o
piene, convertendo queste informazioni in dati;
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Lettura ottica BCR
Bar-code Recognition (Riconoscimento Codici a Barre): riconoscere codici a barre lineari e
bidimensionali decodificandoli in testo elaborabile;
Lettura ottica di
documenti nonstrutturati
Un documento non strutturato è un documento in cui ci sono presenti dati ben precisi,
ma con posizione ed layout non noto a priori e che può variare notevolmente tra
documento e documento della stessa tipologia.
Classico esempio è rappresentato dalle fatture: sebbene si sappia a priori che in ciascuna
fattura sono presenti la ragione sociale del fornitore, il numero progressivo, la data,
l’imponibile, l’iva ed il totale, non si sa in anticipo dove questi dati si trovino. Infatti il loro
posizionamento non è standardizzato, ma ciascun fornitore che liberamente variare font,
elementi grafici, ombreggiature e colori.
L’approccio che viene utilizzato per risolvere questa problematica, piuttosto che partire
da una definizione spaziale, parte da una definizione logica del dato. In pratica, i dati da
leggere vengono definiti, e quindi identificati, mediante una serie di attributi specifici,
quali, ad esempio, parole chiave ad essi prossime, tipo di formattazione attesa, posizione
relativa, presenza o assenza di elementi grafici, etc.
Nel caso del dato partita iva di una fattura, ad esempio, sarà possibile riconoscerlo, e
quindi ricavarne il valore, istruendo il sistema a trovare una sequenza di 11 caratteri
numerici (o 2 lettere seguite da 11 caratteri numerici), in prossimità (sopra, sotto, a
destra, a sinistra) delle parole “P.IVA” o “Partita Iva” o “PARTITA IVA”, etc.
Possono, ovviamente, essere utilizzate tutte le tecnologie di riconoscimento ottico (es.
OCR, ICR, OMR, BCR) viste in precedenza.
Validazione (o
“marcatura”)
temporale
Il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti
informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi.
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