UNA MELA PER LA VITA
Edizione 2012
VADEMECUM OPERATIVO
Data di svolgimento
L’edizione 2012 di Una Mela per la Vita si svolgerà
Sabato 13 e domenica 14 ottobre p.v.
Qualità mele e nuovo confezionamento (1/3)
Quest’anno avremo 5 diverse varietà di mela per ogni sacchetto.
Il prodotto all’interno del sacchetto sarà così suddiviso:
2 mele per varietà, per un totale di 10 mele in ogni sacchetto. In ogni
confezione saranno presenti 3 varietà di mele rosse, per dare più colore alla
postazione.
Siamo certi che questa sia una miglioria sulla quale puntare per poter invogliare
le persone a fermarsi e scegliere le nostre mele.
Ogni varietà ha diverse caratteristiche e diversi sapori, le persone sono così in
grado di poter assaggiare più qualità e godere dei benefici che ognuna di esse
apporta al nostro organismo.
In ogni cartone saranno sempre presenti 11 sacchetti di mele.
Qualità mele e nuovo confezionamento (2/3)
Le varietà presenti in ogni sacchetto saranno:
• n. 2 mele STARK DELICIOUS: buccia rossa, polpa fine e croccante dal sapore
aromatico, contiene Vitamina A utile alla vista e fortificante per le ossa.
• n. 2 mele GOLDEN DELICIOUS: buccia gialla, polpa croccante e succosa,
sapore leggermente acidulo, contiene fruttosio, con indice glicemico più basso.
• n. 2 mele GALA: buccia rossa e sottile, polpa morbida e sapore dolce, con
proprietà depurative.
• n. 2 mele GRANNY SMITH: buccia verde, polpa croccante e molto succosa,
sapore aromatico, ideale per diete ipocaloriche perché poco zuccherina e per
chi fa sport perché ricca di magnesio.
• n. 2 mele FUJI: buccia rossa-rosata, polpa croccante e succosa e sapore dolce,
contiene Vitamina C.
Qualità mele e nuovo confezionamento (3/3)
Quest’anno, abbiamo un nuovo fornitore di mele, ma il prodotto arriverà
sempre dall’Emilia.
Questo cambiamento ci consente di avere un nuovo confezionamento che ci
permetterà di trasportare e conservare al meglio le mele.
Il nuovo sacchetto infatti, sarà studiato a misura, chiuso all’estremità
garantendo una maggior compattezza al prodotto,
ed eviterà, così, movimenti che potrebbero
rovinarne la polpa e renderne quindi impossibile
la distribuzione.
Borsina TNT
Visto il successo avuto nella passata edizione anche quest’anno i sacchetti di
mele saranno inseriti in una graziosa borsina in TNT (tessuto-non-tessuto)
riportante una personalizzazione in linea con la campagna pubblicitaria
dell’evento e il logo di AISM in modo da colorare i nostri PDS e rendere più
accattivante la confezione, come già avviene per La Gardenia dell’AISM.
Non saranno presenti sul sacchetto marchi di sponsor o di aziende partner.
Vi ricordiamo che il costo del sacchetto verrà suddiviso a metà tra Sede
Nazionale e Sezioni.
Le borsine verranno già inserite d’ufficio all’interno dei cartoni, nello stesso
numero dei sacchetti ordinati.
Costo borsina
per Sezione: € 0,15
Dimensioni sacchetto:
cm 25x30x10
Foto sacchetto:
Ordine Prodotto (1/2)
I sacchetti di mele sono confezionati in numero di 11 per ciascun cartone e 35 cartoni
per ogni pallet, per un totale di 385 sacchetti per pallet, corrispondente al
quantitativo minimo ordinabile.
Per facilitare un eventuale aumento dell’ordine di prodotto che non sia
necessariamente legato al quantitativo di 1 pallet (385 sacchetti di mele), c’è la
possibilità di ordinare il quantitativo complessivo per la Sezione secondo
multipli di 11 sacchetti, vale a dire 1 cartone, fermo restando:
- il quantitativo minimo ordinabile resterà comunque di 385
sacchetti (1 pallet)
- la quantità minima che si potrà consegnare su ciascun punto di
consegna resterà sempre di 110 sacchetti (10 cartoni)
Ordine Prodotto (2/2)
Il modulo d’ordine dovrà esserci inviato ai recapiti
indicati nel modulo entro e non oltre il 23 aprile
prossimo: in caso di mancato invio del modulo
d’ordine entro i termini indicati, come da prassi
da sempre utilizzata per gli ordini di prodotto in
occasione degli eventi nazionali, si intenderà
tacitamente confermato da parte della Sezione
il quantitativo ordinato per l’edizione 2011.
Per
maggior
chiarezza,
ed
evitare
quindi
fraintendimenti, Vi chiediamo di inviare in ogni caso il
modulo compilato anche nel caso voleste confermare il
quantitativo ordinato nella passata edizione.
Materiale Promozionale (1/3)
Per pubblicizzare l’evento, sarà come di consueto messo a disposizione di tutte le
Sezioni il materiale promozionale cartaceo, ordinabile tramite l’apposito modulo
( vedi pagina seguente).
Si potranno richiedere poster (dim. 70x100 cm) e locandine (dim. 33x48 cm).
Siamo in attesa di una conferma dalle aziende partners per sapere se vorranno
inserire un loro volantino promozionale, vi faremo sapere al più presto, quindi, se
il pieghevole si troverà già confezionato all’interno del sacchetto di mele oppure
sarà da distribuire con il sacchetto al momento della donazione.
Per le Sezioni che volessero avere uno strumento personalizzato con informazioni
a carattere locale, metteremo a disposizione un file di un volantino A5 (dim. 15x21
cm) che potrete far personalizzare e stampare dal vostro tipografo di fiducia.
Il volantino e le immagini di tutti gli altri materiali saranno disponibili su intranet
al percorso:
Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi
Mela per la Vita 2012 Modulistica
Una Mela per la Vita
Una
Materiale Promozionale (2/3)
Tramite questo modulo potrete inoltre ordinare i blocchetti delle
ricevute (
vedi paragrafo specifico) e i gusci da distribuire ai
giornalisti delle redazioni locali di giornali, radio e tv presenti nel
vostro territorio.
Vi ricordiamo che questo materiale è gratuito per le Sezioni ad
eccezione dei blocchetti ricevute per i quali è previsto un contributo
di 0,50 € cad ( vedi specifico paragrafo)
Nel caso di mancato ordine da parte della Sezione verrà confermato
d’ufficio il quantitativo della passata edizione dell’evento per poster
e locandine, mentre per le ricevute verrà inviato un
quantitativo proporzionale al numero di sacchetti ordinato.
Se non desiderate ricevere blocchetti ricevute poiché ne avete
ancora dalle altre manifestazioni Vi chiediamo di barrare 0 sulla
casella corrispondente.
Il presente modulo è scaricabile sul nostro sito intranet al percorso Home Page
Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per
la Vita 20112 Modulistica ed è da inviare alla Sede Nazionale entro e non
oltre il 6 Luglio 2012
Materiale Promozionale (3/3)
Spot TV e Radio
Quest’anno verranno riproposti, dopo rivisitazione, gli spot TV e Radio girati per
l’edizione 2010 che vedono come testimonial Massimiliano Rosolino, Gianluca
Zambrotta e Gabriele Greco.
Una volta prodotti, li metteremo a disposizione su intranet. Lo spot TV sarà in
bassa risoluzione per la sola visualizzazione: nel caso abbiate bisogno dei formati
in alta risoluzione da inviare alle emittenti locali, potete rivolgervi a Karin
Siciliano. Lo spot Radio sarà invece scaricabile direttamente in formato mp3 e
potrà essere inviato alle emittenti locali con cui avrete preso contatti.
Potrete trovare i file al percorso:
Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi
Mela per la Vita 2012 Spot
Una Mela per la Vita
Una
Contestualmente saranno rese disponibili anche le immagini dei testimonial che
hanno girato lo spot
Materiale per ufficio stampa
Cartella Stampa
Per contenere i costi e accelerare i tempi di distribuzione dei materiali alle
testate locali, come nella passata edizione, vi verranno inviati dalla Sede
Nazionale, senza alcuna spesa, i “gusci” delle cartelle stampa VUOTI mentre i
Comunicati stampa verranno inseriti appena pronti sulla rete Intranet al
percorso
Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi
Una Mela per la Vita 2012 Cartella Stampa
Una Mela per la Vita
Vi chiediamo di indicare il numero di gusci desiderato nel modulo del
Materiale Promozionale in modo che il materiale venga spedito unitamente a
Locandine e Manifesti.
TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (1/4)
La fase di compilazione del piano di carico/scarico del prodotto è una delle
più delicate e incide in modo determinante sull’organizzazione finale
dell’evento: per questo motivo è molto importante che forniate nei tempi
indicati i dati richiesti, in quanto richiedono lunghe elaborazioni effettuabili
solo una volta che saremo in possesso dei dati completi di tutte le Sezioni.
Al fine di rendere quanto più efficiente il servizio di consegna del prodotto
vogliamo sottolineare alcune fondamentali indicazioni:
• Il quantitativo minimo scaricabile per ciascun punto di consegna sarà
di 10 cartoni, ovvero 110 sacchetti.
• Le consegne del prodotto potranno essere effettuate nei giorni giovedì 11
e venerdì 12 ottobre agli indirizzi che ci indicherete e sabato 13 e
domenica 14 ottobre direttamente sulle piazze dove allestirete i punti di
solidarietà. Chiediamo a tutte le Sezioni di attenersi rigorosamente a queste
indicazioni e di non richiedere la consegna del prodotto prima di
quanto previsto.
TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (1/3)
Confermiamo il coinvolgimento del trasportatore Stemar anche per questa
edizione della manifestazione
In caso di consegna di un grosso quantitativo di cartoni, provvedete a
coinvolgere quanti più volontari possibile che possano occuparsi dello
scarico: l’autista del camion, sebbene sensibilizzato affinché dia il proprio aiuto
in questa operazione, non può farsi carico da solo dell’intero scarico del prodotto.
Una persona in più da parte del trasportatore sugli automezzi impiegati per la
consegna comporta un aggravio di costi supplementari. Vi ricordiamo che le
dimensioni di ciascun cartone sono 60x40x28 cm per un peso complessivo di circa
21 kg.
• Nel caso abbiate bisogno di consegne in diverse città/paesi della vostra
provincia cercate di concentrare gli appuntamenti nell’arco di un solo
giorno, in modo che gli automezzi impiegati non debbano fare molteplici uscite
per portare a termine tutte le consegne
TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (2/3)
• Evitare, se possibile, scarichi di prodotto nella stessa localitàindirizzo in due giorni diversi (specialmente per le consegne del sabato e
la domenica): cercate di organizzarVi affinché il prodotto, durante la notte,
possa essere stoccato in un luogo vicino alla piazza in cui è presente il punto di
solidarietà
• Qualora venga richiesto da parte della Sezione un servizio
supplementare per la consegna al di fuori delle modalità
concordate con il trasportatore che comporta costi extra, tali costi, una
volta verificata la reale necessità del servizio richiesto, saranno addebitati
direttamente alla Sezione.
TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (4/4)
Da inviare compilato in
ogni sua parte alla
Sede Nazionale entro
e non oltre il 20
luglio 2012
Il presente modulo è scaricabile
sul nostro sito intranet al
percorso Home Page
Comunicazione e Raccolta Fondi
Una Mela per la Vita Una
Mela per la Vita 2012
Modulistica
PRODOTTO NON CONFORME
Qualora al momento dello scarico del prodotto riscontriate delle differenze rispetto ai
quantitativi concordati o problemi relativi alla qualità del prodotto, Vi chiediamo di
adottare la seguente procedura:
• Accettare con riserva la merce dal trasportatore, segnalandolo chiaramente sulla bolla
di consegna insieme al motivo della riserva
• Contestualmente segnalare telefonicamente alla Sede Nazionale il problema riscontrato:
la Sede Nazionale potrà inviare, in base alla gravità della contestazione ricevuta, un
controllo di qualità direttamente presso le vostre Sedi per verificare l’effettivo danno e
determinarne le cause
• Nel caso di prodotto non conforme, danneggiato o comunque in condizioni da non poter
essere distribuito nelle piazze, documentare con fotografie il danno ricevuto e quantificare
il numero di confezioni di prodotto non utilizzabili
• Inviare la Vs. contestazione per iscritto alla Sede Nazionale, completa di fotografie e
della quantificazione del prodotto danneggiato entro e non oltre il 19 ottobre 2012:
contestazioni successive a tale data non potranno essere prese in considerazione
• Tenere a disposizione il materiale contestato per eventuali successivi controlli da parte
del fornitore.
ELENCO CITTA’ E PIAZZE
L’elenco delle città e delle piazze ha due principali utilizzi:
- è essenziale per garantire la copertura assicurativa di tutti i
punti di solidarietà che organizzerete ( vedi specifico
paragrafo)
- è inoltre importantissimo per tutta l’attività di
comunicazione a sostegno dell’evento e per fornire agli
utenti che si collegheranno al nostro sito internet un
riferimento preciso su dove potranno trovare i volontari AISM
nei giorni dell’evento nella vostra Provincia.
Vi chiediamo di inviarci questo modulo entro il prossimo 7
settembre: nel caso si dovessero verificare delle modifiche
successive a questa data, comunicatecele tempestivamente in
modo da tenere sempre aggiornato l’elenco completo.
Il presente modulo è scaricabile sul
nostro sito intranet al percorso Home
Page Comunicazione e Raccolta
Fondi Una Mela per la Vita Una
Mela per la Vita 2012 Modulistica
ASSICURAZIONE VOLONTARI
In occasione dei due eventi nazionali di raccolta fondi, viene stipulata dalla Sede
Nazionale una polizza assicurativa che copre tutti i punti di solidarietà che ci invierete
tramite il modulo “Città e Piazze”: non è perciò nominale e coprirà il periodo
che va dal giovedì precedente l’evento – primo giorno di scarico del
prodotto – fino al week end successivo all’evento. Questo ci permetterò di
avere la copertura assicurativa anche per tutta la settimana successiva nel
caso di ulteriori postazioni per lo smaltimento di eventuali avanzi.
L’assicurazione è composta da una polizza di Responsabilità Civile in caso di sinistro,
verso terzi e per danni a cose e una polizza Infortuni Rischi Speciali in caso di
infortunio, invalidità o decesso dei nostri volontari.
Ribadiamo quindi l’importanza della compilazione del modulo “Città e Piazze” e di
eventuali aggiornamenti successivi all’invio di tale modulo.
MATERIALI DI ALLESTIMENTO PUNTI DI SOLIDARIETA’
Come sapete è a disposizione di tutte le Sezioni un catalogo di materiali per allestire
le postazioni di raccolta fondi (tovaglie, pettorine,urne, portabadge, ecc.)
Il catalogo potete trovarlo in intranet al percorso:
Home Page --> Comunicazione e raccolta fondi --> Gadgets e Bomboniere Solidali -->
Catalogo allestimenti PDS
Per garantire la fornitura di tutti i materiali di cui avete bisogno per i vostri punti di
solidarietà, vi chiediamo di farci pervenire le vostre richieste entro venerdì 7
settembre p.v.
Per qualsiasi informazione riguardo ai materiali, potete rivolgervi a Karin Siciliano.
RICEVUTE PER LA RACCOLTA FONDI
Sia per gli eventi nazionali che nelle occasioni di eventi di raccolta fondi a livello locale
dal 2008, seguendo le indicazioni dell’Agenzia delle Onlus, sono state introdotte
specifiche ricevute a garanzia della massima trasparenza delle nostre attività
I blocchetti sono composti da 25 ricevute in triplice
copia e si possono ordinare per gli eventi nazionali
tramite il modulo d’ordine del materiale
promozionale, al costo di 0,50 € cad.
La ricevuta è da consegnare al donatore per ogni
offerta ricevuta nelle piazze: i campi obbligatori
da compilare sono quelli relativi a data ed
importo.
I dati anagrafici sono da compilare qualora il donatore esprima la volontà di ricevere
materiale informativo sull’Associazione. La copia bianca sarà da rilasciare al
donatore, la copia rosa da conservare in Sezione e la copia gialla dovrà essere inviata
alla Sede Nazionale secondo la procedura descritta di seguito.
RICEVUTE PER LA RACCOLTA FONDI
Procedura di contabilizzazione
- Una volta raccolte tutte le ricevute e le relative somme dai diversi punti di
solidarietà, nella prima note del mese di svolgimento dovrà essere indicata l’entrata
totale della raccolta fondi e dovranno essere inviate (copia gialla) alla Sede
Nazionale, contestualmente alla prima nota stessa.
- Qualora il totale della raccolta fondi messo in prima nota non coincida con la
somma degli importi di tutte le ricevute, la Sezione dovrà allegare una dichiarazione
a firma del Presidente e del Tesoriere in cui si specifica che per la differenza dei due
importi non è stata emessa ricevuta. In mancanza di questa dichiarazione verrà
sottinteso dai nostri uffici amministrativi che il totale degli importi per cui è stata
emessa ricevuta coincide con il totale della raccolta fondi.
(Rif. Circ. Prot. N. 702/10/G124 del 16/03/2010)
VERBALE APERTURA URNE
Una buona prassi da adottare per ogni evento di raccolta fondi, consiste nel
compilare un verbale di apertura delle urne secondo il modello da noi redatto.
Questo verbale ci mette al riparo da problematiche conseguenti ad eventuali
accertamenti: il Decreto Legge n.231/2001 prevede infatti la responsabilità
amministrativa con sanzioni pecuniarie anche pesanti per reati compiuti da propri
incaricati nell’interesse o vantaggio dell’Ente, sollevando l’ente da tali responsabilità
soltanto quando abbia adottato tutti i meccanismi preventivi concepiti ed attuati per
evitare la commissione del reato come, appunto, il verbale.
Il verbale dovrà essere allegato al bilancio di ogni singola manifestazione di raccolta
fondi e mandato in copia per conoscenza alla Sede Nazionale.
Potete trovare la circolare e la modulistica relativa in intranet al percorso:
Home Page
Manuali
Eventi di piazza
BILANCIO DELL’EVENTO
Al termine dell’evento la Sede Nazionale deve redigere il bilancio consuntivo
dell’evento, costituito non solo dalle entrate per il prodotto distribuito e dalle spese
sostenute a livello nazionale, ma anche da tutte le entrate
da offerte libere o a fronte di altri gadget e materiali da
voi distribuiti durante le giornate di Una Mela per la Vita,
nonché le spese sostenute dalle singole Sezioni.
E’ quindi molto importante che una volta raccolti i dati
da tutte le vostre postazioni redigiate e trasmettiate alla
Sede Nazionale il bilancio dell’evento per la vostra
Provincia, seguendo le indicazioni del modulo qui a
fianco.
Per l’edizione 2012 di Una Mela per la Vita vi chiediamo
di compilarlo e trasmettercelo entro il 26 ottobre p.v.
Il presente modulo è scaricabile sul nostro sito intranet al percorso Home Page Comunicazione e
Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita 2012 Modulistica
QUESTIONARIO POST-EVENTO
Al termine dell’evento verrà come di consueto messo a disposizione di tutte le
Sezioni un questionario per conoscere le vostre opinioni e i vostri suggerimenti al fine
di migliorare di anno in anno l’organizzazione e lo svolgimento della manifestazione.
Il questionario sarà disponibile sul sito intranet al percorso riportato qua sotto, a
partire da pochi giorni dopo Una Mela per la Vita: vi chiediamo di compilarlo e
trasmettercelo entro il 26 ottobre p.v.
Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita
Mela per la Vita 2012 Modulistica (pubblicato post – evento)
Una
COINVOLGIMENTO DI VOLONTARI MINORENNI
Durante gli eventi nazionali potete avvalervi anche di volontari minorenni. In questo
caso è necessario far compilare ai genitori una specifica autorizzazione con
contestuale impegno di volontariato del minorenne e consenso informativo ai fini
della privacy. Potete trovare i modelli dei documenti su intranet al percorso:
Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi
Mela per la Vita 2012 Modulistica
Una Mela per la Vita
Una
COMUNICATO RICERCA SUGLI ANIMALI
Durante i giorni dell’evento Vi consigliamo di fornire a ciascuna postazione di raccolta
fondi alcune copie della scheda esplicativa delle attività di ricerca finanziate da AISM
e FISM e delle modalità con cui si procede eventualmente ad esperimenti sugli
animali, in modo da avere pronta una risposta precisa e coordinata su tutto il
territorio ad eventuali contestazioni da parte di associazioni di animalisti. Potete
trovare il documento in intranet al percorso:
Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi
Mela per la Vita 2012 Modulistica
Una Mela per la Vita
Una
CALENDARIO SCADENZE VERSO LA SEDE NAZIONALE
ATTIVITA'
APR
Invio modulo d'ordine del prodotto
23
Invio modulo d'ordine materiale promozionale
Invio modulo piano di scarico prodotto
Invio modulo elenco città e piazze
Richiesta materiali di allestimento pundi di solidarietà
SVOLGIMENTO MANIFESTAZIONE
Termine per eventuali contestazioni di prodotto non conforme
Invio bilancio consuntivo dell'evento (+ verbale apertura urne)
Invio questionario post-manifestazione
MAG
GIU
LUG
AGO
SET
OTT
6
20
7
7
13-14
19
26
26
STAFF EVENTI DI RACCOLTA FONDI
Coordinatore:
ROBERTA CAPONI
A chi rivolgersi:
FRANCESCA SCALI– tel. 010/2713217 – email: [email protected]
- Materiale promozionale, Ricevute, Trasporto e scarico prodotto, Contestazioni prodotto non
conforme, Città e piazze, Consulenza a Sezioni per evento
KARIN SICILIANO – tel. 010/2713248 – email: [email protected]
- Campagna pubblicitaria, Ricerca spazi pubblicitari, Spot TV e Radio, Materiali allestimento
PdS, SMS solidale, Concorso, Consulenza a Sezioni per evento
ROSSANA RAVINA – tel. 010/2713221 – email: [email protected]
- Ricerca spazi pubblicitari, Partnership con Associazioni, Consulenza a Sezioni per evento