Comunicare musica:
la gestione dell’ufficio stampa
Il percorso
requisiti, strumenti e compiti dell’addetto stampa
il comunicato stampa: cos’è/cosa non è, come si struttura, stile, linguaggio, tempistica
la conferenza stampa: come si organizza, l’invito, il lavoro prima e dopo la conferenza
stampa
la cartella stampa: funzioni e contenuti
l’intervista
la sera della prima
la rassegna stampa: a cosa serve e come si presenta
risorse on line, strumenti di lavoro, bibliografia
Ente lirico,
Associazione,
festival, rassegna,
stagione musicale,
ensemble, etc...
•Ufficio
stampa
•addetto stampa
responsabile
comunicazione
Stampa e mondo
dell’informazione
I requisiti
conoscenza dei principali canali di comunicazione (carta stampata e internet):
‣
quotidiani, settimanali, mensili, mensili specializzati, siti internet dei mensili, siti
internet che parlano di musica, siti internet dedicati alla calendarizzazione di
eventi musicali
‣
aggiornamento continuo su nuove testate, nascita di nuovi periodici, attivazione di
nuovi siti internet
conoscenza approfondita degli eventi musicali che si devono comunicare
buona capacità relazionale e capacità di persuasione
ottime capacità organizzative
...sorriso perenne e ...tanta pazienza!
Funzioni e obiettivi dell’ufficio stampa
•
dare visibilità alle
attività musicali
realizzate dall’ente
per cui si lavora
(festival, rassegna,
associazione, etc)
attraverso una buona
(e possibilmente
costante) presenza
sui media.
consolidare il rapporto con il pubblico già
affezionato e tenerlo costantemente aggiornato
conquistare nuove fette di pubblico
acquistare credibilità presso gli enti che
sovvenzionano l’iniziativa e suscitare
interesse da parte di potenziali nuovi
sponsor e/o finanziatori
Quali sono i compiti dell’addetto stampa?
✓creare e consolidare, presso il pubblico e il
mondo della comunicazione, l’immagine di un
festival, di una stagione concertistica, di un
ensemble, di singoli artisti, etc..
✓informare tempestivamente la stampa sulle
attività e sui progetti dell’istituzione per cui
lavora.
piano di comunicazione
comunicato stampa/conferenza
stampa
✓suscitare l’interesse di critici specializzati e
ottenere visibilità su internet e sulla carta
stampata.
recensione
✓monitorare le notizie che riguardano l’ente per
cui si lavora e che vengono man mano
pubblicate.
rassegna stampa
Altri compiti dell’addetto stampa
pianificare una campagna pubblicitaria
prenotare gli spazi di pubblica affissione
lavorare con il grafico ai materiali promozionali
(depliant, locandine, volantini)
contribuire alla redazione del programma di sala
aggiornare i contenuti del sito internet
ideare realizzare e spedire newsletter agli abbonati
Attrezzi del mestiere: il Principe degli strumenti
•
Indirizzario e contatti
indirizzi postali, numeri di telefono, indirizzo email delle redazioni cultura-spettacoli dei
quotidiani, delle riviste specializzate, di
giornalisti freelance che si occupano di musica,
di siti internet
•mailing list redazioni di quotidiani locali
•mailing list di redazioni quotidiani nazionali
•mailing list settimanali/periodici
•mailing list redazioni di mensili
•mailing liste radio/Tv
•mailing list di freelance e critici musicali
•mailing list siti internet, blog, network
•mailing list di pubblico affezionato
Il comunicato stampa (I)
•
Che cos’è?
Che funzione ha e quando si utilizza?
Con quali mezzi si comunica?
Il comunicato stampa: i tempi
Quando è necessario?
Quando si spedisce?
quando si ha qualcosa di importante da comunicare. Attenzione a non
farne abuso! Si disperdono le informazioni e si perde credibilità. Tuttavia si
possono cogliere delle occasioni per trasformare un “fatto” in notizia.
Il comunicato stampa (II)
Struttura:
luogo e data
eventuali loghi di istituzioni e sponsor
un titolo e un sommario (non più di 3-4 righe)
un testo che sia chiaro ed essenziale suddiviso in più paragrafi
eventuale breve biografia degli artisti coinvolti
numero e recapiti per informazioni e biglietti da fornire al fruitore
frase convenzionale: «con cortese invito alla diffusione e/o pubblicazione»
firma/recapito dell’addetto stampa che la testata può contattare per ulteriori informazioni e
necessità.
Lunghezza consigliata: una o due cartelle
Il comunicato stampa (III): stile e contenuti
✓informazioni basilari nelle prime righe del comunicato con chiarezza e concisione: le 5 “W” (who?, where? when?,
what?, why?)
✓capacità di individuare gli elementi più interessanti che possano “solleticare”
l’interesse del giornalista
✓usare uno stile accattivante che conferisca al cs la struttura di un “semilavorato” pronto per essere trasformato in un
articolo giornalistico. Importantissimo l’uso dei “virgolettati”. Perché?
✓aggettivazione efficace, ma sobria
✓focalizzare il cs sull’evento che si vuole presentare senza perdersi in giri di parole e informazioni superflue
Il comunicato stampa: III
... diamoci un taglio
comunicato stampa 20/2009
I segreti della musica:
Riccardo Muti e la Camerata Strumentale «Città di Prato» in dvd
La Camerata Strumentale «Città di Prato» protagonista del dvd con Riccardo Muti in edicola con La Repubblica-L’Espresso il prossimo 11 maggio
Un altro importante traguardo raggiunto dalla Camerata Strumentale «Città di Prato». L’orchestra pratese è stata infatti selezionata dal M°
Riccardo Muti per prendere parte al grande progetto editoriale lanciato proprio in questi giorni dall’editore Repubblica-L’Espresso: una serie di
lezioni-concerto raccolte in otto dvd in edicola per otto settimane consecutive. Ogni dvd sarà anche accompagnato da un cd con l’esecuzione
integrale dell’opera.
Nel dvd in uscita l’11 maggio ritroveremo le immagini di Riccardo Muti al Teatro Politeama Pratese dove diresse, nel settembre
del 2006, la Camerata Strumentale «Città di Prato» in una affollatissima lezione-concerto sulla Sinfonia n. 8 Incompiuta di
Franz Schubert. Un grande segno di riconoscimento per l’orchestra, un caloroso segno di affetto e di stima che risale al 1997, quando lo
stesso Muti fu l’ispiratore e il promotore della nascita del complesso sinfonico pratese. Quattro anni dopo, nel 2001, Muti e la Camerata
Strumentale Città di Prato si incontrano nuovamente, questa volta al Festival di Ravenna, nel corso del quale il celebre direttore diresse due
esecuzioni della Camerata definendola “un esempio luminoso per la musica italiana”. Un rapporto privilegiato tra Muti e la formazione pratese,
dunque, che si concretizza ora in questo progetto editoriale destinato a sancire un ulteriore riconoscimento, a livello locale e nazionale, di
quanto l’orchestra ha realizzato dal 1998 ad oggi con professionalità e determinazione.
Queste le parole di Riccardo Muti pronunciate in occasione della lezione-concerto che tenne nel 2006 al Politeama Pratese con la Camerata
Strumentale «Città di Prato»:
“Il fatto che questa orchestra esista e che possa fare musica per voi e anche per la nostra nazione è un dato di estrema rilevanza.”
“Sono bravissimi, quindi abbiatene cura, perché altrimenti diventa semplicemente che ci vediamo una volta ogni tanto!...questa orchestra va
sostenuta, non solamente per Prato, ma per il nostro paese …”
Con cortese preghiera di pubblicazione
Ufficio Stampa: Pinco Pallino; mail: [email protected], cell.: 333.333333
Il recall... sorrisi e pazienza!
L’operazione definita in gergo “recall” serve per verificare l’effettivo interesse di una
testata a pubblicare la notizia che abbiamo comunicato. Consiste, dunque, nel
chiamare, dopo l’invio del comunicato stampa, le redazioni per sapere se hanno
ricevuto il materiale, se intendono pubblicare qualcosa e, in caso negativo, provare a
“conquistare” l’attenzione del giornalista con ulteriori dettagli.
La conferenza stampa
Che cos’è?
un incontro con i giornalisti in cui vengono
comunicati ai mezzi di informazione cose
importanti legate all’attività dell’ente,
dell’associazione, del festival, etc...
ad esempio
presentazione di una nuova stagione
concertistica o di un festival, evento
particolare ospitato nel cartellone, il lancio
di un nuovo progetto, la presenza di un
grande artista oppure di uno spettacolo in
prima reg./naz, incontri con artisti, registi,
cantanti.
Quando?
Solo in casi particolari quando si deve effettivamente
comunicare una notizia importante.
La conferenza stampa: come si organizza
va preparata con molta cura e con largo anticipo.
una volta prescelta una data, accertarsi che lo stesso giorno in città non ci siano altre
conferenze stampa che possano sovrapporsi per orario o per interesse a quella da noi
organizzata.
si convoca solitamente in tarda mattinata (dalle 11 in poi).
attenzione alla scelta del luogo! Perché?
l’invito, solitamente via mail, va spedito almeno una settimana di anticipo. Il giorno prima
della conferenza si fa il classico giro di telefonate (recall) per accertarsi della presenza dei
giornalisti e per farsi un’idea di quante persone saranno presenti.
l’invito è rivolto primariamente alla stampa locale (e nazionale), ma può essere allargato anche
ad altre “categorie” (gli abbonati, i partners, autorità, benemeriti).
non deve durare, per essere efficace, più di un’ora.
se i mezzi lo consentono, prevedere a fine conferenza un buffet o, in alternativa, almeno un
aperitivo.
loghi degli enti /partner che
convocano la conferenza stampa
luogo e data
Come si struttura
l’invito per una oggetto della conferenza
conferenza stampa
nomi e incarico di coloro che interverranno
recapito dell’ufficio stampa
La cartella stampa (press kit)
dossier che contiene in forma scritta
e/o multimediale tutto il materiale
necessario per illustrare alla stampa i
contenuti della conferenza.
va distribuita ai giornalisti all’inizio della conferenza stampa dopo
che ciascuno di essi si sarà accreditato, ovvero avrà segnato il proprio
nome, cognome, testata di riferimento, recapiti in un apposito elenco
preparato dall’addetto stampa.
La cartella stampa: contenuti
comunicato stampa generale (2-3 cartelle al massimo) che presenta
l’iniziativa (il progetto, lo spettacolo) nella sua globalità. Sottolineare, se è il
caso, il sostegno di partner istituzionali e degli sponsor, mettere in evidenza
le collaborazioni con altri soggetti.
eventuali dichiarazioni di taglio “politico-manageriale” di figure
istituzionali (assessore, sovrintendente, etc).
testi di presentazione di taglio artistico-culturale a firma dei più
rappresentativi referenti artistici (solitamente il direttore artistico, oppure il
regista/ideatore di uno spettacolo).
calendario succinto e completo di tutti gli appuntamenti previsti (con cast e
locandina).
biografie essenziali, ma aggiornate degli artisti coinvolti.
cd con immagini/fotografie (importante inseire i credits) e con copia
digitale dei testi stampati.
eventuale materiale promozionale già pronto (depliant, cartoline,
locandine, etc.).
Dopo la conferenza stampa...
✓si può rivedere il comunicato stampa generale in base a quello che è stato detto (soprattutto
precisazioni in caso di polemiche) e arricchirlo con eventuali dichiarazioni di coloro che sono
intervenuti.
✓spedire via mail tutta la cartella stampa ai giornalisti e alle redazioni (entro
✓recall
le 15)
L’intervista
strumento importante di comunicazione sia a
complemento della conferenza stampa, sia come
elemento aggiuntivo che completa la notizia
trasmessa con il comunicato stampa.
compito dell’ufficio stampa è sollecitare l’intervista presso la redazione
2-3 giorni prima della data fissata è necessario spedire al giornalista una
cartella stampa ad hoc che contiene un breve comunicato stampa, una
biografia aggiornata, alcune foto, una breve rassegna stampa, preferibilmente
un’altra intervista.
La sera della prima
arrivare in teatro o nel luogo deputato per lo spettacolo con congruo
anticipo (almeno un’ora prima).
rivedere l’elenco dei giornalisti accreditati che hanno
preventivamente chiesto un accredito (x2) e accertarsi che ognuno abbia un
buon posto. Riservare loro una corsia preferenziale per il ritiro dei biglietti.
in caso di ingresso gratuito o di biglietti non numerati, se si
attendono dei giornalisti, preoccuparsi di occupare dei posti appositi per la
stampa.
prepararsi ad accogliere critici e giornalisti salutandoli,
consegnando loro la cartella stampa, cercando discretamente di
capire quando uscirà l’eventuale recensione.
La rassegna stampa
Strumento fondamentale per monitorare il lavoro svolto e
valutare l’impatto della nostra strategia comunicativa
Che cos’è?
la raccolta di tutte le notizie pubblicate su carta stampata, mensili specializzati, settimanali e
internet che riguardano le iniziative e gli eventi da noi comunicati.
Si ritaglia l’articolo che interessa e si incolla su un altro foglio bianco accanto ad un’immagine
della testata in cui è comparso. In una seconda fase è consigliabile utilizzare lo scanner, in modo
tale da trasformare il supporto cartaceo in digitale.
A cosa serve una accurata rassegna stampa
strumento di riscontro di partner e sostenitori istituzionali che
hanno finanziato la nostra inziatiativa .
documentazione per gli sponsor.
documenta le reazioni della stampa specializzata nei confronti degli
artisti ospitati e quindi permette di valutare anche l’impatto delle scelte
artistiche.
ha valore istituzionale
strumento indispensabile per acquisire visibilità e credibilità.
Alcune risorse on line e strumenti di lavoro
www.medias.it
www.agendadelgiornalista.it
www.ecostampa.it
www.datastampa.it
Suggerimenti bibliografici per approfondimenti
•Mauro De Vincentiis, Teoria e pratica degli uffici stampa. Pianificare, valutare, decidere e gestire: obiettivi, strumenti e
modelli della comunicazione con i mass media, Milano, Franco Angeli, 2005.
•Paola Stringa, Che cos’è un ufficio stampa, Roma, Carocci, 2007.
•Sergio Veneziani, Organizzare l'ufficio stampa. Nuove regole e nuovi strumenti di comunicazione con i media, MIlano, Il
Sole 24 ore Pirola, 2007.
•[Comunicare spettacolo. Teatro, musica, danza, cinema. Tecniche e strategie per l'ufficio stampa, a cura di Roberto
Canziani, Milano, Franco Angeli, 2008 (2° ristampa) – già indicato nella bibliografia d’esame].