Microsoft PowerPoint
Francesco De Angelis
[email protected]
Programma
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Introduzione a PowerPoint
Pianificazione della presentazione
Il menù di PowerPoint
Le barre degli strumenti
Le visualizzazioni
Layout, modello struttura, modello contenuto
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Introduzione
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PowerPoint, così come Freelance di Lotus e Staroffice
gratuito, è un programma di presentazione grafica di
diapositive con testi, tabelle e grafici.
PowerPoint viene usato per presentazioni formali o
informali, riunioni e presentazioni in Internet.
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Incorpora svariati strumenti e consente di gestire
caratteri, formati, stili e colori.
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Con PowerPoint è possibile creare diapositive, pagine
Web, lucidi, note del relatore e stampati per il pubblico in
formato elettronico
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Si possono importare documenti da altri programmi di
MS Office per esempio tabelle da Word e grafici da Excel.
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Com’è una buona presentazione???
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Per la preparazione di una presentazione efficace possiamo
seguire un processo elaborato da un famoso esperto in
comunicazioni, l’americano Dale Carnegie. Carnegie
individua nel processo quattro fasi:
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–
–
–
Pianificazione,
Preparazione,
Pratica
Presentazione vera e propria
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Pianificazione
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Definire il pubblico relativamente all'argomento da trattare:
conoscenza, esperienze, esigenze, desideri e obiettivi. Porsi la
domanda: "Quali sono le conoscenze del pubblico su questo
argomento?"
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Definire lo scopo della presentazione relativamente ai
risultati da conseguire. Si desidera informare il pubblico?
Convincerlo di una tesi? Motivare i partecipanti? Insegnare
qualcosa? Per comunicare un messaggio chiaramente è
estremamente importante avere ben chiari i propri obiettivi.
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Nel creare una presentazione occorre tenere presente i propri
obiettivi e gli interessi e il livello di preparazione del pubblico. È
necessario utilizzare parole e frasi note al pubblico e tenere
sempre presente il risultato che si desidera raggiungere.
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Preparazione - 1
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

Considerare il valore del messaggio che si desidera
comunicare.
"Perché ritengo importante questo messaggio?"
Strutturare la presentazione incentrandola su un messaggio
con punti chiave che possono in seguito essere ripresi e
supportati con esempi.
Preparare un'apertura che richiami l'attenzione del
pubblico. Utilizzare una domanda, fare un'affermazione
sorprendente o descrivere un evento correlato alla
presentazione per risvegliare l'interesse dei partecipanti.
L'apertura costituisce il 5-10% della presentazione.
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Preparazione - 2
 Definire i concetti principali del messaggio e preparare
materiale di supporto, ad esempio statistiche, dichiarazioni,
dimostrazioni e analogie. Assicurarsi che i concetti principali
comunichino un messaggio coerente. Il pubblico è in grado di
ricordare solo 4-6 diversi concetti, la cui scelta deve quindi essere
effettuata con grande attenzione. Il corpo della presentazione
costituisce l'80-85% dell'insieme.
 Preparare una chiusura incisiva, che venga ricordata a lungo e
che sia in linea con i propri obiettivi. La chiusura può essere un
riepilogo o una ripetizione del messaggio comunicato durante la
presentazione oppure una sfida lanciata al pubblico. Anche una
chiusura che riprende l'apertura è una soluzione efficace.
Indipendentemente dalla forma scelta, è necessario comunicare al
pubblico cosa si desidera da loro. La chiusura deve rappresentare
il 5-10% della presentazione.
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Pratica - 1
Sarebbe utile fare delle prove con un pubblico ristretto o un
collega e chiedere commenti e suggerimenti sul contenuto e
sullo stile della presentazione. Ecco alcuni punti importanti
da verificare:
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Il messaggio è espresso chiaramente?
I grafici e le illustrazioni sono chiari, interessanti e adatti
all'argomento trattato?
Si sono tenuti presenti gli interessi del pubblico?
La chiusura è incisiva?
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Pratica - 2
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I risultati desiderati sono stati raggiunti?
Sarebbe utile filmarsi durante le prove e rivedere quindi il filmato per
individuare atteggiamenti che possono distrarre il pubblico ed
eventuali segni di nervosismo. Il modo migliore per eliminare il
nervosismo è la fiducia, che si ottiene solo con la pratica.
Se possibile, fare più prove, mettendo in pratica diverse idee e
tecniche per la presentazione del materiale. Scegliere le tecniche
con cui ci si trova maggiormente a proprio agio.
Controllare la durata della presentazione e verificare che i tempi non
siano eccessivamente lunghi. Se appropriato, prevedere un tempo
per le domande dei partecipanti.
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Presentazione vera e propria
Per molti, la presentazione presenta dei problemi. Ecco alcuni utili
suggerimenti:
 Assumere un atteggiamento professionale. La possibilità di
effettuare la presentazione deve essere considerata un privilegio,
una responsabilità e un'opportunità.
 Sforzarsi di fare un'impressione positiva. Se possibile,
guardare negli occhi i partecipanti. Cercare di essere naturali e
assumere un atteggiamento rilassato.
 Parlare in modo naturale. Mantenere un tono semplice ma
appropriato. Parlare lentamente e sottolineare i punti più
importanti. Fare una pausa dopo ogni concetto principale, in modo
da separarlo dal resto del discorso.
 È importante essere sinceri e stabilire un rapporto con i
partecipanti. Rendere il pubblico partecipe. Porre delle
domande, in modo da assicurarsi che i partecipanti stiano
seguendo il discorso. In alcuni casi, dopo la presentazione è
possibile chiedere ai partecipanti commenti e suggerimenti,
che consentiranno di migliorare le presentazioni successive.
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Ultimi controlli …
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
Aggiungete effetti speciali solo dove volete concentrare
l’attenzione di chi vi ascolta
Se il testo da leggere è lungo meglio non applicare effetti
Meglio usare transizioni d’effetto tra le diapositive piuttosto
che riempire la presentazione di animazioni
Utilizzare il correttore automatico per evitare errori
ortografici
Aiutarsi con il puntatore se durante la presentazione è
necessario sottolineare qualche elemento
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“formattazione efficace”
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Non applicare più di due tipi di carattere per diapositiva
Segui la regola del 6 per 6: non più di sei parole per riga e
non più di sei righe per diapositiva
Seleziona il tipo di carattere adatto al pubblico: Tempus Sans
ITC è informale, Times New Roman è classico, Verdana è
adatto al Web
Seleziona sfondi scuri per una presentazione su schermo e
sfondi chiari per i lucidi
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Comandi specifici di PowerPoint
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File
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Modifica
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Imposta pagina
Presentazione Portatile
Elimina diapositiva
Visualizza
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Tipi visualizzazioni
Schema
Bianco e nero
Guide
Intestazione e piè di pagina
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Comandi specifici di PowerPoint
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Formato
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Strumenti
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Layout diapositiva
combinazione colori diapositiva
sfondo
applica modello struttura
Colori e linee
Oggetto
Opzioni
Presentazione
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tutto
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Creare la prima presentazione
• File  Nuovo  Presentazione vuota  OK  Layout
automatico  Solo Titolo  ok
• Salvare file con nome --- “PROVA”
• Chiudere presentazione
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Aprire una presentazione esistente:
Vari modi …

Cerca in: cerca in un percorso
conosciuto

Da File. In basso vengono
visualizzati gli ultimi 4 file
utilizzati

Dal pulsante cronologia per
visualizzare in ordine
cronologico i file

Da Preferiti. Se un file era stato
salvato con nome in Preferiti, lo
si può aprire cliccando su
Preferiti.
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Oggetti del titolo e del corpo
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Ogni volta che si inserisce una nuova dia, l’utente deve
scegliere un layout nella finestra di dialogo. I formati
possono variare per ogni diapositiva o possono essere
modificati per un’intera presentazione.

Si può immettere testo direttamente in visualizzazione
diapositiva o in visualizzazione struttura.

Si può aggiungere testo su una dia digitando all’interno
dell’oggetto Titolo (segnaposto), all’interno dell’oggetto
Corpo oppure mediante selezione dello strumento Testo
e digitando in qualsiasi altra posizione desiderata della
pagina.
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Modelli di struttura
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Alla creazione di una nuova DIA si può scegliere un
MODELLO STRUTTURA per dare alla DIA un aspetto
estetico più professionale in maniera semplice e
veloce.
Vediamo
come fare
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Modelli di contenuto
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PowerPoint propone numerose presentazioni suggerendo grafica e
contenuto. Questi sono detti Modelli di Contenuto e consentono di
creare velocemente una presentazione professionale per
quanto riguarda i
“contenuti”.
PowerPoint crea una
DIA titolo e delle
diapositive di appoggio con testo generico
da personalizzare.
Vediamo come
procedere …
Chiudere la presentazione senza salvare
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Visualizzazioni
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Le visualizzazioni consentono di creare e modificare una
presentazione da diversi punti di vista.
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Le principali visualizzazioni sono:
– Normale
– Struttura
– Diapositive
– Sequenza diapositive
– Presentazione diapositive
Pulsanti di visualizzazione in
basso a sinistra
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Autocomposizione Contenuto
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Fornisce il modo più rapido per creare una presentazione.
Propone idee per il contenuto, selezioni di modelli, una
guida passo per scegliere il titolo e creare diapositive.
Guida nella selezione del tipo di presentazione, dello stile,
delle opzioni di output,
fornisce suggerimenti per i titoli e per il testo delle
diapositive.
Quando autocomposizione si conclude la presentazione
viene visualizzata in modalità struttura per inserire
facilmente il testo nella dia.
Le opzioni disponibili nell’autocomposizione contenuto
possono variare e dipendono dal tipo di presentazione
scelta
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Organigrammi
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PP utilizza Microsoft Organization Chart per creare gli
organigrammi
Per lavorare sugli organigrammi è necessario aprire la
finestra di dialogo Microsoft Organization Chart . La finestra
che si attiva contiene Il menù con i comandi e la barra degli
strumenti per eseguire varie operazioni.
Si possono cambiare lo stile dell’organigramma, formattare
il testo, modificare il colore e forma degli elementi.
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Presentazione diapositive
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Attivazione – varie modalità
Il menù a scelta rapida: i comandi
La penna - colori
Altri strumenti
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Effetti Speciali
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Utilizzare gli effetti speciali in PowerPoint
Selezionare effetti di animazione
Impostare l’animazione personalizzata
Selezionare effetti di transizione delle diapositive
Provare gli intervalli di transizione
Impostare una presentazione
Nascondere una diapositiva
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ESERCIZIO - 1
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Creare una presentazione formata da tante DIA quanti sono i componenti della
vostra famiglia (anche inventata).
Ci sarà una diapositiva Titolo e una dia per ogni componente della famiglia
Aggiungere per ognuno un commento che lo descriva con dei punti elenco
Inserire delle immagini multimediali o clipart che descrivano in maniera
spiritosa ogni membro
Inserire all’inizio della presentazione una pagina in cui si riassume, con un
organigramma, tutta la famiglia
Stampare tutto su un foglio unico (se possibile)
Salvare la presentazione con il nome di “famiglia”
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ESERCIZIO - 2
Creare una presentazione (circa 6 o più diapositive) del vostro corso
Potrete inserire:
Durata del corso e prerequisiti necessari per essere ammessi
 I moduli inseriti (quali, quanti)
 Il tipo di impostazione che è stata data al corso
 Cosa dovreste fare nel mondo del lavoro, o cosa vi piacerebbe fare
(tipo di lavoro)

Inserite anche, se volete, (non è obbligatorio) clipart ad hoc, effetti,
transizioni, ecc., ma, soprattutto fate in modo che la presentazione sia
efficace seguendo le indicazioni che vi sono state illustrate.
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